BAB III METODE PENELITIAN
4.5 Pengolahan Karya ilmiah Tercetak
Kegiatan pengolahan koleksi perpustakaan dilakukan sejak bahan pustaka diterima di perpustakaan sampai dengan siap dipergunakan oleh pemakai.
Kegiatan kerja pengolahan karya ilmiah meliputi katalogisasi, klasifikasi, pembuatan kelengkapan koleksi, penyimpanan dan penyusunan koleksi. Di bawah ini akan diuraikan pengolahan koleksi Karya Ilmiah tercetak di Perpustakaan IT Del.
4.5.1 Pedoman Pengatalogan
Katalogisasi merupakan suatu proses membuat wakil buku-buku atau bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan. Dalam melakukan pengatalogan deskriptif dibutuhkan suatu pedoman.
“ Untuk menentukan tajuk subjek karya ilmiah tercetak, daftar tajuk subjek apakah yang digunakan?”.
Berikut jawaban yang dikemukakan I2 : (Staff bagian Pengolahan )
Menyatakan bahwa mereka menentukan tajuk subjek dari koleksi Karya Ilmiah berpedoman pada LCSH (library of Congres Subject Heading) edisi ke- 29.
Dan dalam melakukan pengatalogan deskriptif koleksi karya ilmiah pedoman yang digunakan adalah:
1. Anglo American Cataloguing Rules 2nd Edition (AACR 2) 2. Peraturan Katalogisasi Indonesia
3. Daftar Tajuk Seragam untuk Nama-Nama Geografi dan Badan Koorporasi Indonesia
Berdasarkan pendapat tersebut koleksi karya ilmiah pada perpustakaan IT Del dapat diketahui bahwa mereka menjadikan LCSH (Library of Congres Subject Heading) edisi ke-29 sebagai pedoman untuk menentukan tajuk subjek koleksi karya ilmiah Penggunaan LCSH (Library of Congres Subject Heading) sebagai pedoman telah menjadi standar internasional oleh seluruh perpustakaan, terkhusus untuk perpustakaan perguruan tinggi.
Dan dalam pengatalogan deskriptif koleksi karya ilmiah pada Perpustakaan IT Del sama dengan pedoman yang digunakan dalam pengatalogan deskriptif adalah
Anglo American Cataloguing Rules 2nd Edition (AACR 2), Peraturan Katalogisasi Indonesia, dan Daftar Tajuk Seragam untuk Nama-Nama Geografi dan Badan Koorporasi Indonesia. Dalam hal ini pengolahan yang dilakukan sudah berpedoman kepada peraturan pengatalogan yang digunakan secara internasional dan nasional.
4.5.2 Pedoman Pengklasifikasian
Hasil dari kegiatan klasifikasi ini adalah penentuan dan pembuatan nomor kelas koleksi/informasi (buku yang lain) menurut isi atau subjeknya, sehingga informasi yang isinya sama terkumpul pada tempat yang sama atau terkelompokkan menurut bentuk tertentu. Ada beberapa macam sistem klasifikasi yang banyak digunakan oleh perpustakaan-perpustakaan di dunia, yaitu Dewey Decimal Classification (DDC) ,Universal Decimal Classificatio (UDC) ,
Library of Congress Classification (LCC) , Colon Classification (CC) , dan lain sebagainya.
“Dalam melakukan pengklasifikasian dibutuhkan suatu pedoman, lalu pedoman apa sajakah yang digunakan dalam pengklasifikasian koleksi karya ilmiah tercetak?”
Berikut ini jawaban yang dikemukakan oleh I2 : (Staf bagian Pengolahan)
Pedoman yang digunakan dalam kegiatan pengklasifikasian koleksi karya ilmiah menggunakan Dewey Decimal Classification (DDC) edisi ke- 23.
Dari uraian pendapat di atas dapat diketahui bahwa pedoman yang
digunakan untuk mengklasifikasi koleksi karya ilmiah adalah Dewey Decimal Classification (DDC) edisi ke-23. Hal ini dilakukan untuk sistem yang sudah berlaku secara internasional dan menggunakan pedoman yang mutakhir. Pedoman tersebut sesuai untuk perpustakaan perguruan tinggi.
Prosedur kerja yang dilakukan dalam pengolahan koleksi karya ilmiah adalah sebagai berikut:
1. Membuat deskripsi bibilografi dengan mengisi lembar kerja (worksheet).
2. Penanggungjawab layanan teknis memeriksa deskripsi bibliografi apakah sudah benar sesuai dengan peraturan yang ditetapkan.
3. Jika benar tentukan tajuk subjek berdasarkan LCSH .
4. Jika masih salah dikembalikan kepada kataloger untuk diperbaiki.
5. Setelah diperbaiki tentukan tajuk subjek.
6. Berdasarkan subjek ditentukan notasi atau nomor kelas buku dengan menggunakan DDC.
7. Menuliskan nomor panggil (call number) pada setiap eksemplar buku.
8. Entri data buku baru ke dalam pangkalan data.
9. Membuat label dan kelengkapan buku.
10. Serahkan buku ke bagian pengolahan karya ilmiah.
Prosedur kerja tersebut dijadikan sebagai panduan untuk melaksanakan pengolahan bahan karya ilmiah, dengan demikian pegawai bagian pengolahan mengetahui apa saja yang harus mereka lakukan dalam pengolahan.
4.5.3 Titik Akses
Penelusuran koleksi Karya ilmiah tercetak dapat dilakukan dengan beberapa cara misalnya menelusur berdasarkan subjek atau dengan menggunakan mesin pencari yang dapat ditelusuri dengan beberapa titik akses.
“ Apa saja yang dijadikan titik akses dalam penelusuran koleksi karya ilmiah perpustakan IT Del ?”
Berikut ini jawaban yang dikemukakan oleh I2 : (Staf bagian Pengolahan)
Yang dapat dijadikan titik akses dalam penelusuran koleksi karya ilmiah adalah pengarang, judul, dan subjek.
Dari jawaban di atas dapat diketahui bahwa nama pengarang, judul, dan subjek dapat dijadikan titik aksed dalam penelusuran koleksi karya ilmiah tercetak. Dalam hal ini hanya tiga titik akses karena kata kunci dan nomor kelas tidak dijadikan titik akses.
4.5.4 Prosedur Pembuatan Kelengkapan Koleksi
Setelah melakukan berbagai kegiatan pengolahan maka selanjutnya adalah pembuatan kelengkapan koleksi. Pada Perpustakaan IT Del kegiatan pembuatan kelengkapan koleksi disebut penyelesaian fisik akhir buku.
”Bagaimana prosedur kerja pembuatan kelengkapan koleksi karya ilmiah tercetak?”
Berikut ini jawaban yang dikemukakan oleh I2 :
(Staf Bagian Pengolahan)
Hal-hal yang dilakukan dalam pembuatan kelengkapan koleksi adalah mengetikkan label yang dilekatkan pada punggung buku. Pengetikkan label ini masih menggunakan mesin tik. Kemudian label ini ditempelkan berjarak 3 cm dari bawah buku. Selesai diberi label kemudian disampul.
Semua koleksi karya ilmiah pada Perpustakaan Institut Teknologi Del tidak diberi slip tanggal pengembalian karena koleksi tersebut tidak untuk dipinjamkan.
Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa kegiatan yang dilakukan dalam pembuatan kelengkapan koleksi karya ilmiah tercetak meliputi pembuatan label buku dan penyampulan. Pada koleksi ini tidak dibuatkan slip tanggal pengembalian karena koleksi ini tidak untuk dipinjamkan kepada pengguna atau tidak dapat digunakan di luar perpustakaan.
4.5.5 Pengolahan dengan Komputer (Entri Data)
Selanjutnya tajuk subjek dan nomor kelas dari koleksi grey literature ditentukan maka proses selanjutnya adalah melakukan pemasukan/entri data berupa deskripsi fisik, tajuk subjek, dan nomor kelas dimasukkan/dientri ke dalam database secara lengkap. Dalam kegiatan ini dapat menggunakan beberapa sistem.
“ Dalam pedoman apa sajakah yang digunakan dalam melakukan entri data?”
Berikut ini jawaban yang dikemukakan oleh I2 : (Staf bagian Pengolahan)
“Dalam melakukan entri data, pustakawan menggunkan Compact Disk System Integrated System ( CD/ISIS)”.
Berdasarkan pendapat diatas dapat diketahui bahwa data-data deskripsi
fisik dari koleksi karya ilmiah dimasukkan/dientri secara lengkap dalam komputer yang menggunakan Compact Disk System Integrated System ( CD/ISIS). Hal ini digunakan karena perpustakaan IT Del sudah melakukan automasi perpustakaan.