PENGOLAHAN KOLEKSI KARYA ILMIAH DOSEN DAN MAHASISWA PADA REPOSITORY PERPUSTAKAAN INSTITUT TEKNOLOGI DEL
DI DESA SITOLUAMA, LAGUBOTI KABUPATEN TOBA SAMOSIR
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sains Informasi (S.S.I) dalam bidang Program Studi
Ilmu Perpustakaan dan Informasi Oleh:
DEVI RIBEKKA SIMARMATA NIM: 170723003
PROGRAM STUDI S1 ( EKSTENSI) ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2019
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Skripsi : Pengolahan koleksi karya ilmiah Dosen dan Mahasiswa pada Repository Perpustakaan Institut Teknologi Del di desa Sitoluama, Laguboti kabupaten Toba Samosir
Oleh : Devi Ribekka Simarmata NIM : 170723003
PERNYATAAN ORISINALITAS
Karya ini adalah karya orisinalitas dan belum pernah disajikan sebagai suatu tulisan untuk memperoleh suatu klasifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain.
Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan tanda kutip.
Medan, Agustus 2019 Penulis
Devi Ribekka Simarmata 170723003
i ABSTRAK
Simarmata, Devi Ribekka .2018. Pengolahan Koleksi Karya Ilmiah Dosen dan Mahasiswa pada Repository Perpustakaan Institut Teknologi Del di desa Sitoluama, Laguboti Kabupaten Toba Samosir. Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sumatera Utara.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengolahan koleksi Pengolahan Koleksi Karya Ilmiah Dosen dan Mahasiswa pada Repository Perpustakaan Institut Teknologi Del. Jenis penelitian ini adalah kualitatif. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode wawancara. Hasil penelitian ini menunjukan bahwa proses pengolahan koleksi karya ilmiah dimulai dari proses pengadaan hingga koleksi dilayankan ke pengguna perpustakaan, Dalam pengatalogan, perpustakaan Institut Teknologi Del berpedoman pada AACR 2 (Aglo American Cataloguing Ruler 2), Peraturan Katalogisasi Indonesia dan Daftar Tajuk Subjek, serta pedoman lain yang digunakan dalam pengatalogan subjek/klasifikasi adalah Dewey Decimal Classification (DDC) edisi ke 23.
Dalam pengolahan koleksi tercetak menggunakan Compact Disk (CDRom), sedangkan untuk elektronik menggunakan SIPP Del (Sistem Informasi Perpustakaan) dengan menggunakan SLIMS dan untuk Repository Institut Teknologi Del menggunakan D-Space. Untuk prosedur kerja pada Perpustakaan Institut Teknologi Del dilakukan pengolahan koleksi mulai dari Pembongkaran dan Penjilidan, Scanning Koleksi, Editing, dan Uploading.
Kata kunci: Pengolahan Koleksi, Karya Ilmiah.
iii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “ Pengolahan koleksi karya ilmiah Dosen dan Mahasiswa pada Repository Perpustakaan Institut Teknologi Del di desa Sitoluama, Laguboti Kabupaten Toba Samosir.” Skripsi ini diselesaikan sebagai salah satu persyaratan untuk meraih gelar Sarjana Sains Information (S.S.I) dalam bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi pada Fakultas Ilmu Budaya.
Penulis juga tidak lupa mengucapkan banyak terima kasih kepada Orang Tua dan keluarga tercinta yang selalu memberikan dukungan baik dari segi apapun serta doa yang selalu menyertai hingga terselesaikannya skripsi ini sesuai dengan yang diharapkan.
Pada kesempatan ini penulis juga ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak yang telah membantu keberhasilan penyusunan skripsi ini baik secara langsung maupun tidak langsung. Penulis mengucapkan terima kasih sebesar besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Budi Agustono, M.S. Selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya USU.
2. Ibu Dra. Eva Rabita, M.Hum Selaku Ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya, sekaligus Penguji II, dimana telah membantu dan memberikan saran kepada penulis.
iv
3. Bapak Ishak, S.S., M.Hum, Selaku Sekretaris Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya, dan sekaligus Penguji I, dimana telah membantu dan memberikan saran kepada penulis.
4. Bapak Drs. Belling Siregar, S.S, M.Lib Selaku Pembimbing, dimana beliau telah banyak memberikan bimbingan. Rasa penghormatan dan terima kasih atas waktu, dukungan, petunjuk dan nasihatnya kepada penulis.
5. Seluruh Dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang telah mendidik penulis selama ini.
6. Ibu Tiurma Lumban Gaol, S.P. M.P. selaku Kepala Perpustakaan Institut Teknologi Del yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan penelitian,Serta kepada seluruh staf Perpustakaan Institut Teknologi Del yang telah membantu penulis ketika melakukan penelitian.
7. Kepada Staf Pegawai Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang telah membantu dalam mengurus surat-surat yang berhubungan dengan penyusunan skripsi.
8. Buat orang yang terdekat saya kakak-kakak ku yang tersayang kak evelina, dan kak Sahbaniah yang biasa dipanggil buk SP, yang selalu mendukung dan membantu dalam menyusun skripsi ini.
9. Kepada Sahabat ku Meiyana yang setia menjadi sahabat terbaik saya dari awal kuliah dan semoga ke depannya juga, terimakasih sudah selalu mendukung dan membantu dalam menyusun skipsi ini.
v
10. Dan buat Oneng terimakasih banyak yang telah banyak berkorban, terimakasih atas doa dan dukungan nya, dan sudah sabar, pengertian, Perhatian kepada penulis.
Akhir kata, penulis juga menyadari masih banyak terdapat kesalahan dan kekurangan dalam penulisan. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan penulisan ini. Penulis juga berharap skripsi ini dapat bermanfaat dan dapat digunakan sebaik-baiknya untuk ilmu pengetahuan, terima kasih.
Medan, Agustus 2019 Penulis
Devi Ribekka Simarmata 170723003
vi DAFTAR ISI
ABSTRAK ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL ... vii
DAFTAR GAMBAR ... viii
BAB I PENDAHULUAN ... 1.1. Latar Belakang Masalah ... 1
1.2. Rumusan Masalah... 6
1.3. Tujuan Penelitian ... 6
1.4.Manfaat Penelitian ... 6
1.5. Ruang Lingkup ... 7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 2.1. Karya Ilmiah ... 8
2.1.1. Pengertian Karya Ilmiah ... 8
2.1.2. Jenis Karya Ilmiah ... 9
2.2. Pengolahan Karya Ilmiah ...11
2.3. Pengolahan Karya Ilmiah Tercetak ...12
2.3.1. Inventarisasi ... 14
2.3.2. Katalogisasi ... 16
2.3.3. Klasifikasi ...18
2.3.4. Pembuatan kelengkapan koleksi ... 21
2.3.5. Penyimpanan dan penyusunan koleksi ... 22
2.4. Pengolahan Karya Ilmiah Elektronik ... 24
2.4.1. Proses Digitalisasi Dokumen... 24
2.4.2. Proses Penyimpanan ... 27
2.4.3. Proses Pengaksesan dan Temu kembali Dokumen ... 28
2.5. Repository ... 30
2.5.1. Pengertian Repository ... 30
2.5.2. Fungsi Repository ... 32
2.5.3. Tujuan Repository... 33
BAB III METODE PENELITIAN ... 3.1.Metode Penelitian ... 35
3.2. Lokasi Penelitian ... 35
3.3. Karakteristik Informan ... 36
3.4. Teknik Pengumpulan Data ...36
3.5. Instrumen Penelitian ...37
3.6. Teknik Analisis Data ... 38
3.7. Keabsahan Data ... 41
vii
BAB IV ...
4.1 Kategori ... 43
4.2 Jenis Koleksi Karya ilmiah ... 44
4.3 Prosedur Penerimaan Karya ilmiah ... 46
4.4 Prosedur Inventarisasi Karya ilmiah ... 48
4.5 Pengolahan Karya ilmiah Tercetak ... 50
4.5.1.Pedoman Pengatalogan ... 51
4.5.2 Pedoman Pengklasifikasian ... 52
4.5.3 Titik Akses ... 54
4.5.4 Prosedur Pembuatan Kelengkapan Koleksi ... 54
4.5.5 Pengolahan dengan komputer ( entri data) ... 55
4.6 Pengolahan Koleksi Karya Ilmiah Elektronik ... 56
4.6.1.Prosedur Pengolahan Karya Ilmiah Elektronik ... 58
4.6.2 Isi Dokumen yang dilayankan ... 62
4.6.3 Format File ... 63
4.6.4 Langkah-langkah Penelusuran... 63
4.6.5 Titik Akses ... 65
BAB V KESIMPULAN DAN... 5.1 Kesimpulan ...69
5.2 Saran... 71
DAFTAR PUSTAKA ... 72 LAMPIRAN
viii
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1 Jumlah Koleksi Digital ( IT Del Repository ) ... 45 Tabel 4.2 Proses digitalisasi koleksi karya ilmiah ... 60
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.1 Alur kerja penerimaan Koleksi Karya Ilmiah ... 47
Gambar 4.2 Stempel/cap milik Perpustakaan IT Del ... 48
Gambar 4.3 Stempel/cap milik Inventarisasi IT Del ... 48
Gambar 4.4 Alur kerja Inventarisasi koleksi karya ilmiah ... 50
Gambar 4.5 Daftar Karya ilmiah Mahasiswa ... 57
Gambar 4.6 Daftar Karya ilmiah Dosen ... 57
Gambar 4.7 Alur kerja Pengolahan Repository IT Del ... 59
Gambar 4.8 Halaman utama Sipp Del ... 65
Gambar 4.9 Halaman utama Repository IT Del ... 66
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Karena tuntutan perkembangan jaman dimana teknologi informasi merupakan hal yang semakin penting, perpustakaan sebagai salah satu pusat informasi yang bertugas mengumpulkan, mengolah serta menyajikan bahan pustaka untuk kepentingan para pemakai perpustakaan diharapkan dapat melaksanakan tugas tersebut dengan semaksimal mungkin.
Peran perpustakaan telah berkembang menjadi pusat komunitas, artinya masyarakat dapat berkumpul di perpustakaan dalam rangka pengembangan pengetahuan dan budaya melalui berbagai aktifitas keilmuan dan social.
Perpustakaan berdasarkan UU No. 43 Tahun 2007 Pasal 1 butir 1 berbunyi; “Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, atau karya rekam secara professional dengan sistem baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka”.
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan institusi pengelola koleksi perpustakaan yang idealnya dilakukan secara profesional dengan menerapkan sistem yang telah ditetapkan guna memenuhi kebutuhan penggunanya.
Perpustakaan sering dikatakan sebagai “jantung” pada setiap institusi, oleh karenanya keberadaan perpustakaan di perguruan tinggi menduduki posisi yang sangat strategis dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Perpustakaan perguruan tinggi baik itu berupa perpustakaan jurusan,
fakultas, universitas, institut, sekolah tinggi, politeknik maupun akademi memiliki tugas dan fungsi yang harus dilaksanakan.
Sutarno (2003 : 35), menyatakan ”Keberadaan, tugas dan fungsi perpustakaan tersebut dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat”.Perpustakaan perguruan tinggi sebagai perpustakaan penelitian harus menyediakan berbagai macam medium informasi ilmiah baik itu dalam bentuk publikasi primer, publikasi sekunder maupun publikasi tersier.
Tugas dari perpustakaan Perguruan Tinggi adalah memberikan jasa yang mendukung proses pelaksanaan pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat pada umumnya, dengan cara memutakhirkan koleksi baik tercetak maupun digital demi mendukung dan mengembangkan kualitas program kegiatan Perguruan Tinggi tempatnya bernaung.
Hasil karya nyata dari proses pembelajaran di Perguruan Tinggi adalah karya ilmiah berupa skripsi, tesis, disertasi, hasil penelitian dan lain-lain merupakan asset yang berharga bagi institusi Perguruan Tinggi, oleh karenanya hasil karya ilmiah tersebut perlu dikelola dan dilestarikan.
Pemakai perpustakaan dapat memperoleh informasi ilmiah lewat skripsi,tesis, disertasi, laporan penelitian serta sumber-sumber lain. Koleksi perpustakaan berupa skripsi, tesis, disertasi serta laporan penelitian dikenal juga dengan local content atau grey literature.
Lewat koleksi perpustakaan yang berupa grey literature tersebut pemakai perpustakaan dapat menjadikannya sebagai bahan rujukan, mengerjakan tugas
kuliah, untuk kepentingan penelitian dan lain-lain. Untuk kepentingan penelitian pemakai perpustakaan dapat menggunakan koleksi tersebut untuk mempelajari penelitian sebelumnya yang menyerupai penelitian yang dilakukannya sehingga mendapatkan pengetahuan mengenai metode apa yang seharusnya dipakai, bahan- bahan yang dibutuhkan serta kesimpulan-kesimpulan yang didapat sebagai bahan perbandingan penelitian yang akan dilakukannya.
Perpustakaan Institut Teknologi Del sebagai salah satu perpustakaan perguruan tinggi juga dituntut untuk dapat memenuhi kebutuhan para pemakai perpustakaan.Selain koleksi utamanya yang berupa buku, koleksi perpustakaan yang berupa karya ilmiah merupakan hal yang menarik para pemakai perpustakaan untuk mengunjungi perpustakaan. Di Institut Teknologi Del bagi mahasiswa program sarjana (S-1) dan diploma ( D-III) yang akan menyelesaikan program studinya, dapat membuat skripsi dan Tugas Akhir.
Karya ilmiah dibutuhkan pemakai perpustakaan untuk mencari informasi serta penting bagi para peneliti untuk mencari bahan rujukan.Untuk itu karya ilmiah juga perlu diolah dengan baik dan benar sehingga dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.
Pengolahan koleksi berupa skripsi, deskripsi karya, tesis dan disertasi dimaksudkan agar dapat dengan mudah, cepat, tepat, dicari dan ditemukan kembali juga memudahkan penelusuran lewat katalog serta pencarian di rak.
Selain memudahkan pengguna juga memudahkan petugas perpustakaan dalam hal shelving yaitu penjajaran koleksi di rak.Perpustakaan Institut Teknologi Del tidak luput dari keharusan untuk melengkapi koleksi Karya Ilmiah.
Hal ini erat hubungannya dengan fungsi perpustakaan perguruan tinggi sebagai pusat deposit terbitan Institut Teknologi Del baik berbentuk tercetak maupun elektronik. Sesuai dengan fungsinya, perpustakaan berperan dalam pengolahan koleksi perpustakaan.
Melalui observasi awal, jumlah koleksi Karya ilmiah tercetak saat ini sebanyak 2.037 eksemplar dan elektronik sebanyak 1.378 eksemplar yang terdiri dari skripsi, kertas karya, materi perkuliahan, karya ilmiah dosen, seminar, laporan penelitian dan prosiding. Koleksi karya ilmiah ini terdapat dalam dua bentuk yaitu tercetak dan elektronik. Dalam pengolahan karya ilmiah tercetak dilakukan sama halnya dengan pengolahan buku (monograf).
Setelah karya ilmiah diterima langsung diberikan stempel/cap milik perpustakaan, kemudian diinventarisasi dengan memberikan nomor klasifikasi sampai proses shelving. Sedangkan untuk bentuk elektroniknya, karya ilmiah dikonversi ke bentuk digital kemudian dibuat metadata dan ditempatkan pada database perpustakaan yang dapat diakses melalui internet.
Koleksi elektronik tersedia pada repository yang dapat diakses melalui situs web ri.del.ac.id, repository perpustakaan IT Del dibuat pada tahun 2017 tetapi masih belum dapat diakses secara terbuka. Namun perpustakaan Institut Teknologi Del masih membatasi pengguna yang dapat mengunduh dalam situs web yaitu hanya mahasiswa dan dosen Institut Teknologi Del yang terdaftar sebagai anggota (member) perpustakaan. Karya akademik yang bersifat ilmiah yang dihasilkan oleh perguruan tinggi jika tidak dikelola dengan baik, maka akan menjadi persoalan dalam penyebaran informasi yang terkandung di dalam karya
ilmiah tersebut.
Berdasarkan latar belakang di atas maka penulis tertarik untuk mengetahui lebih mendetail mengenai pengolahan koleksi karya ilmiah yang dimiliki Perpustakaan Institut Teknologi Del. Untuk itu penulis menetapkan judul penelitian “PENGOLAHAN KOLEKSI KARYA ILMIAH DOSEN DAN MAHASISWA PADA REPOSITORY PERPUSTAKAAN INSTITUT TEKNOLOGI DEL DI DESA SITOLUAMA, LAGUBOTI KABUPATEN TOBA SAMOSIR”.
Penetapan Perpustakaan Institut Teknologi Del sebagai unit analisis dikarenakan Perpustakaan Institut Teknologi Del memiliki ketersediaan koleksi karya ilmiah bukan hanya dalam bentuk tercetak saja tetapi juga dalam bentuk elektronik.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang dikemukakan di atas, maka yang menjadi rumusan masalah penelitian ini ;
1. Bagaimanakah Pengolahan koleksi karya ilmiah dosen dan mahasiswa pada repository perpustakaan Institut Teknologi Del ?
2. Apakah pedoman yang digunakan dalam pengolahan koleksi karya ilmiah pada repository perpustakaan Institut Teknologi Del?
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui proses pengolahan koleksi karya ilmiah dosen dan mahasiswa pada repository perpustakaan Institut Teknologi Del.
2. Utuk mengetahui pedoman yang digunakan dalam pengolahan koleksi karya ilmiah dosen dan mahasiswa pada repository perpustakaan Institut Teknologi Del.
1.4 Manfaat Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan bermanfaat bagi:
1. Perpustakaan Institut Teknologi Del, untuk dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam pengolahan koleksi karya ilmiah dosen dan mahasiswa.
2. Peneliti selanjutnya, hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan rujukan bagi penelitian selanjutnya dengan topik yang berhubungan.
3. Peneliti, untuk menambah pengetahuan dan wawasan, serta pemahaman tentang pengolahan koleksi karya ilmiah dosen dan mahasiswa.
1.5 Ruang Lingkup
Untuk memudahkan penyelesaian penelitian ini dan sebagai pedoman penulisan, penulis memberikan batasan pada pengolahan koleksi karya ilmiah dosen dan mahasiswa di Perpustakaan Institut Teknologi Del yang meliputi proses inventarisasi, katalogisasi, klasifikasi, pembuatan kelengkapan koleksi, penyusunan koleksi, pengolahan dengan komputer, pengaksesan dan temu kembali serta hanya pengolahan koleksi karya ilmiah dosen dan mahasiswa saja.
BAB II
KAJIAN TEORITIS
2.1 Karya Ilmiah
2.1.1 Pengertian Karya Ilmiah
Karya tulis ilmiah merupakan suatu tulisan yang berisi suatu permasalahan yang ditulis dan diungkapkan dengan metode-metode ilmiah yang sesuai dengan kaidah penulisan karya tulis ilmiah tertentu. Karya tulis ilmiah berisi data dan fakta maupun hasil penelitian seseorang yang ditulis secara runut dan sistematis.
Menurut Bambang Dwiloka RR, (2005 : 1) Koleksi Khusus Karya Ilmiah Karya ilmiah atau tulisan ilmiah adalah karya seorang ilmuan yang ingin mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni yang diperolehnya melalui kepustakaan, kumpulan pengalaman, penelitian, dan pengetahuan orang lain sebelumnya.
Sedangkan menurut EkoSusilo Madyo, (2012 :11) . Karya tulis ilmiah merupakan suatu karangan atau tulisan yang diperoleh sesuai dengan sifat keilmuannya dan didasari oleh hasil pengamatan, peninjauan, penelitian dalam bidang tertentu, disusun menurut metode tertentu dengan sistematika penulisan yang bersantun bahasa dan isinya dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya/
keilmiahannya.
Berdasarkan pendapat – pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa Karya tulis ilmiah merupakan suatu karya penelitian, penelitian tersebut misalnya dilakukan untuk mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, dll. Data yang didapatkannya melalui kajian pustaka, mengumpulkan pengalaman penelitian, dan bisa juga dari pengetahuan orang lain yang di sajikan dengan fakta maupun dengan tulisan yang menggunakan bahasa baku dan isinya dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya.
2.1.2 Jenis Karya Ilmiah
Pada umumnya dokumen karya ilmiah tidak dapat dipinjamkan dan hanya boleh di baca di tempat saja. Skripsi, kertas karya, tesis, disertasi, dan laporan penelitian merupakan beberapa contoh dokumen karya ilmiah.
Menurut Rompas yang dikutip oleh Huda (2007, 19) menggolongkan koleksi karya ilmiah ke dalam: karya tulis ilmiah, yang dapat berupa penelitian, survey dan evaluasi, karya persyaratan akademisi dapat berupa skripsi, kertas karya, tesis dan disertasi, dan laporan-laporan penelitian. Dari segi informasi yang terkandung, karua ilmiah merupakan informasi yang dipilih dan orisinil, objektif dan mutakhir.
Sedangkan dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004, 55) disebutkan bahwa: karya ilmiah meliputi semua karya ilmiah dan laporan penelitian yang dihasilkan oleh suatu perguruan tinggi.
Jenis karya ilmiah adalah berupa Skripsi, Tesis, Disertasi, atau berupa laporan penelitian (research report) bagi lembaga yang membiayai penelitian tersebut.
Ada juga karya ilmiah yang dimuat di majalah, jurnal, atau makalah untuk seminar. Akan tetapi, umumnya karya ilmiah di Perguruan tinggi, menurut (Arifin, 2003 : 1), dibedakan menjadi makalah, kertas karya, skripsi, tesis¸ dan disertasi :
a. Makalah adalah karya tulis ilmiah yang menyajikan suatu masalah yang pembahasannya berdasarkan data lapangan yang bersifat empiris- objektif. Makalah menyajikan masalah dengan melalui proses berpikir deduktif atau induktif.
b. Kertas kerja Seperti halnya makalah, adalah juga karya tulis yang menyajikan sesuatu berdasarkan data di lapangan yang bersifat empiris
objektif. Analisis dalam kertas lebih mendalam daripada analisis dalam makalah. Kertas kerja tulis, misalnya: untuk disajikan dalam suatu seminar atau lokakarya.
c. Skripsi adalah karya tulis ilmiah yang mengemukakan pendapat penulis berdasarkan pendapat orang lain. Pendapat yang diajukan harus didukung oleh data dan fakta empirisobjektif, baik berdasarkan penelitian langsung (observasi lapangan, atau percobaan laboratorium) maupun penelitian tidak langsung (studi kepustakaan). Skripsi biasanya ditulis untuk melengkapi syarat guna memperoleh gelar kesarjanaan (S1).
d. Tesis adalah karya tulis ilmiah yang sifatnya lebih mendalam dibandingkan dengan skripsi. Tesis mengungkapkan pengetahuan baru yang diperoleh dari penelitian sendiri. Karya tulis ini akan memperbincangkan pengujian terhadap satu atau lebih hipotesis dan ditulis oleh mahasiswa program pasca sarjana, untuk melengkapi syarat guna memperoleh gelar magister (S2).
e. Disertasi adalah karya tulis yang mengemukakan suatu dalil yang dapat dibuktikan oleh penulis berdasarkan data atau fakta yang sahih (valid) Dengan analisis yang terinci. Disertasi berisi suatu temuan penulis sendiri, yang berupa temuan original. Jika temuan original ini dapat dipertahankan oleh penulisnya dari sanggahan penguji, penulisnya berhak menyandang gelar doktor (S3).
2.2 Pengolahan Karya Ilmiah
Kegiatan pengolahan dilakukan sejak bahan pustaka masuk ke perpustakaan sampai siap untuk dimanfaatkan oleh pengguna. Hal ini sesuai dengan yang dikemukakan oleh Sutarno (2005 : 103) bahwa “pengolahan atau processing koleksi perpustakaan merupakan serangkaian pekerjaan dilakukan sejak bahan pustaka diterima di perpustakaan sampai siap dipergunakan oleh pemakai”.
Adapun kegiatan pengolahan koleksi meliputi: pengadaan, inventarisasi, pengorganisasian dan penyimpanan koleksi, pengolahan dokumen elektronik serta pengaksesan dan temu kembali dokumen tersebut. Kegiatan pengolahan bertujuan agar semua koleksi dapat ditemukan atau ditelusuri dan dipergunakan dengan mudah oleh pemakai.
Menurut Sutarno (2005: 104) “kegiatan pengolahan bahan pustaka meliputi pekerjaan: membuat identifikasi informasi, katalogisasi, klasifikasi, pembuatan kelengkapan koleksi, penyusunan koleksi, dan pengolahan dengan komputer”.
Sedangkan menurut Qalyubi dkk (2003 : 125) yaitu “yang dimaksud dengan kegiatan pemrosesan atau pengolahan bahan pustaka adalah suatu kegiatan yang meliputi kegiatan-kegiatan: inventarisasi, klasifikasi, pembuatan catalog, penyelasaian dan penyusunan buku di rak”.
Berdasarkan pendapat-pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa kegiatan pengolahan bahan pustaka meliputi inventarisasi, katalogisasi, klasifikasi
pembuatan kelengkapan koleksi, penyusunan koleksi ke rak, dan pengolahan dengan komputer . Hal ini sama halnya dengan pengolahan koleksi karya ilmiah.
Sedangkan untuk memulai kegiatan pengolahan koleksi karya ilmiah maka dibutuhkan perancangan sistem digitalisasi koleksi karya ilmiah.
Perancangan sistem digitalisasi karya ilmiah bertujuan untuk memudahkan pengelolaan file elektronik dokumen karya ilmiah, menghemat ruang penyimpanan dan perawatan karya ilmiah yang selama ini disimpan dalam format tercetak, memudahkan penyebaran dan akses terhadap dokumen karya ilmiah bagi pengguna perpustakaan (Ishak, 2005)
2.3 Pengolahan Karya Ilmiah Tercetak
Supaya koleksi karya ilmiah dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali maka perlu diadakan pengolahan terlebih dahulu. Kegiatan pengolahan bahan pustaka menurut Sutarno (2005: 104) “kegiatan pengolahan bahan pustaka meliputi pekerjaan: membuat identifikasi informasi, katalogisasi, klasifikasi, pembuatan kelengkapan koleksi, penyusunan koleksi, dan pengolahan dengan komputer”.
2.3.1 Inventarisasi
Inventarisasi koleksi adalah kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka ke dalam buku inventarisasi (buku induk) sebagai tanda bukti pembendaharaan perpustakaan. Inventarisasi ini merupakan kegiatan yang mencatat koleksi bahan pustaka sebagai bukti bahwa koleksi tersebut milik perpustakaan yang
bersangkutan. Dalam melakukan pencatatan ini harus ditetapkan macam dan ukuran kolom-kolom dalam buku inventaris dan petunjuk untuk mengisinya.
Melaksanakan pemberian tanda hak milik perpustakaan (dengan stempel atau cara lain) pada tiap bahan pustaka yang diterima, baik untuk keperluan perpustakaan maupun yang diwajibkan oleh perguruan tinggi yang bersangkutan.
Menurut Sutarno NS (2006, 182) menyatakan bahwa: “Kegiatan inventarisasi atau registrasi bahan pustaka adalah suatu kegiatan yang mencatat identitas bahan pustaka pada buku induk atau kartu indeks (cardek) dan sejenisnya ataupun secara elektronik ke pangkalan data komputer”.
Berikut data pustaka yang didaftarkan pada buku induk meliputi:
1. Nama pengarang.
2. Judul buku.
3. Tanggal diterima di perpustakaan.
4. Tahun terbit.
5. Edisi.
6. Nama penerbit.
7. Tempat dan tahun terbit.
8. Sumber (membeli, sumbangan atau lainnya).
9. Keterangan lain yang dianggap perlu (seperti harga, jumah eksamplar, dan seri).
Tata laksana kerja inventarisasi bahan pustaka menurut Milburga (2000:
75) inventarisasi dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Mencatat buku/bahan pustaka satu persatu mulai dari penerimaan yang paling awal sampai dengan penerimaan yang paling akhir.
2. Mencatat mulai dari kolom nomor urut dengan angka nomor yang terkecil, dilanjutkan dengan nomor urut seterusnya setiap kali menerima buku atau bahan pustaka baru.
3. Kolom tanggal diisi dengan tanggal saat pencatatan penerimaan bahan pustaka tersebut.
4. Kolom asal buku diisi dengan keterangan:
1) Nama toko buku atau penerbit, bila buku-buku tersebut berasal dari pembelian.
2) Nama Perseorangan/badan atau instansi/lembaga, bila buku-buku itu berasal dari hadiah
3) Nama perpustakaan, apabila buku-buku itu berasal dari pertukaran koleksi dari perpustakaan lain.
5. Kolom pengarang diisi dengan nama pengarang dengan buku yang dicatat
6. Kolom judul diisi dengan judul buku yang sedang diinventarisasi 7. Kolom jumlah eksemplar diisi keterangan jumlah eksemplar.
8. Kolom harga satuan diisi dengan harga setiap eksemplar buku, apabila buku itu berasal dari pembelian.
9. Kolom jumlah harga diisi jumlah harga dari keseluruhan jumlah eksemplar buku yang bersangkutan
10. Kolom jenis buku diisi dengan jumlah eksemplar masing-masing jenis buku yang sedang diinventarisasi.
11. Kolom bahasa diisi dengan jumlah eksemplar yang setiap bahan dari buku yang sedang diinventarisasi.
12. Kolom nomor inventarisasi diisi dengan nomor inventarisasi yang sudah ditentukan untuk setiap eksemplar buku.
13. Kolom nomor pustaka diisi dengan nomor pustaka berdasarkan isi buku menurut Dewey.
14. Kolom keterangan diisi dengan keterangan-keterangan mengenai keadaan buku yang diinventarisasi
15. Setelah kolom inventarisasi hampir habis, sebelum ganti halaman dicatat rekapitulasi buku-buku yang telah dicatat dengan perincian tentang jumlah eksemplar, judul, harga seluruh buku yang dibeli, seperti tercatat pada halaman tersebut, jenis buku serta macam bahasanya dan lain-lain. Kemudian hasil rekapitulasi tersebut dipindahkan ke halaman berikutnya pada baris paling atas.
Menurut Bafadal (2001 : 46) kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam rangkaian kegiatan inventarisasi bahan pustaka meliputi :
1. Memberi stempel pada buku
Setiap bahan pustaka yang datang harus diperiksa. Dalam pemeriksaannya hendaknya diteliti nama pengarang, judul karangan, edisi, serta bentuk fisiknya. Setelah selesai diperiksa dan ternyata benar maka setiap bahan pustaka tersebut distempel dengan stempel inventaris perpustakaan.
a. Setiap bahan pustaka yang distempel dengan stempel perpustakaan sebagai tanda pengenal. Yang perlu distempel adalah halaman-halaman tertentu, seperti halaman judul, daftar isi bab per bab. Hal ini tergantung kepada kebijakan pustakawannya masing- masing.
b. Buku-buku yang telah distempel perpustakaan, perlu juga distempel dengan stempel inventaris yang memuat kolom isian inventaris dan tanggal menginventaris. Biasanya stempel inventaris ini distempelkan dibalik halaman judul.
2. Mendaftar bahan pustaka
Bahan-bahan yang telah distempel segera diinventariskan ke dalam buku inventaris. Dalam penginventarisasiannya diusahakan dibagi menurut cara pengadaannya. Bahan pustaka yang diperoleh dari bantuan pemerintah hendaknya diinventariskan dalam buku inventaris bantuan pemerintah.Bahan pustaka yang diperoleh dari hadiah dan sebagainya.
Kegiatan inventarisasi dilakukan setelah pengadaan koleksi selesai dikerjakan yaitu pada waktu koleksi diterima. Kegiatan ini merupakan bagian pekerjaan yang penting untuk proses pengolahan bahan pustaka karena dengan menginventarisasi koleksi dapat diketahui berapa jumlah pertambahan koleksi setiap tahunnya dan jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan.
Proses kegiatan inventarisasi bertujuan agar perpustakaan dapat mengontrol kepemilikannya, dapat membuat laporan, statistik untuk mengetahui jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan pada kurun waktu tertentu. Ada beberapa hal yang perlu dicatat dalam inventarisasi yang meliputi judul,
pengarang, penerbit, tahun terbit, harga, asal pembelian/hadiah, bahasa, dan jumlah eksemplar.
2.3.2 Katalogisasi
Katalogisasi merupakan suatu proses membuat wakil buku-buku atau bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan. Menurut Sutarno (2005 : 105)
“katalogisasi adalah membuat katalog setiap koleksi dengan memuat deskripsi atas fisik buku/bahan pustaka secara lengkap mencakup antara lain pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, jumlah halaman, kolasi, ilustrasi dan lain sebagainya.”
Pada dasarnya katalog perpustakaan memiliki dua fungsi, yaitu sebagai daftar inventaris bahan pustaka dari suatu atau kelompok perpustakaan dan sebagai sarana temu balik bahan pustaka.
Adapun tujuan dari pembuatan katalog perpustakaan menurut Kao (2001), adalah sebagai beikut:
1. Memungkinkan seseorang menemukan sebuah buku yang diketahui pengarangnya, judulnya atau subyeknya.
2. Menunjukkan buku yang dimiliki perpustakaan dari pengarang tertentu, berdasarkan subyek tertentu, atau dalam jenis literature tertentu.
3. Membantu dalam pemilihan buku berdasarkan edisinya atau berdasarkan karakternya.
4. Berfungsi sebagai sarana yang sangat diperlukan oleh staf perpustakaan di bagian pengadaan, pengatalogan, kontrol inventarisasi dan pekerjaan- pekerjaan referensi.
Melihat fungsi dan tujuan katalog perpustakaan di atas, maka jelas katalog bagi suatu perpustakaan sangat penting. Dalam melakukan kegiatan katalogisasi digunakan pedoman yang sudah baku dan biasa dipergunakan perpustakaan, baik
dari Perpustakaan Nasional maupun lembaga yang lain, baik nasional atau internasional. Misalnya:
1. Anglo American Cataloguing Rules 2nd Edition (AACR 2)
2. Pedoman Tajuk Subjek
3. Thesaurus
Hasil katalogisasi adalah kartu-kartu katalog yang memuat semua deskripsi setiap koleksi/informasi. Menurut Bafadal (2005 : 90) ada lima kelompok keterangan yang harus tertera pada katalog, yaitu:
1. Tajuk entri utama yang berupa nama keluarga pengarang atau nama utama pengarang (heading).
2. Judul buku, baik judul utama buku maupun sub judul (title statement).
3. Keterangan tentang kota terbit, nama penerbit, dan tahun terbit (imprint).
4. Keterangan tentang jumlah halaman, ukuran buku, ilustrasi, indeks, tabel, bibliografi, dan ependik (collation).
5. Keterangan singkat mengenai seri penerbitan, judul asli, dan pengarang aslinya (apabila buku tersebut merupakan terjemahan).
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa informasi yang dicantumkan dalam katalog adalah:
1. Nomor panggil atau call number (nomor kelas ditambah 3 huruf dari tajuk entri utama dan huruf pertama dari judul)
2. Tajuk entri utama
3. Judul dan pernyataan penanggung jawab 4. Edisi,
5. Keterangan tentang publikasi (tempat terbit, penerbit, tahun terbit)
6. Informasi tentang deskripsi fisik (keterangan ilustrasi, ukuran buku, daerah keterangan tentang seri penerbitan)
7. Catatan tentang informasi yang tidak termasuk dalam deskripsi di atas (judul asli, bibliografi, indeks)
8. Informasi tentang nomor standar
9. Informasi tentang entri tambahan (tracing).
2.3.3 Klasifikasi
Klasifikasi berasal dari kata classification, dari kata kerja to classify. Yang artinya menggolongkan dan menempatkan benda-benda yang sama di suatu tempat. Menurut Sutarno NS (2006, 180) mengklasifikasi adalah "Kegiatan menganalisis bahan pustaka dan menentukan notasi yang mewakili subjek bahan pustaka dengan menggunakan sistem klasifikasi tertentu". Sistem klasifikasi akan sangat membantu bagi petugas dalam menyusun koleksi agar lebih rapih dan teratur. Pada prinsipnya klasifikasi atau pemberian kode notasi harus diusahakan agar dapat membantu pemakai agar lebih mudah mencari dan menemukan apa yang mereka perlukan.
Katalogisasi subjek/klasifikasi merupakan proses katalogisasi yang berhubungan dengan penentuan subjek bahan pustaka, termasuk didalamnya klasifikasi dan penentuan tajuk subjek. Untuk mengelompokkan atau mengklasifikasi pustaka, pustakawan harus mengetahui subjek/isi dari pustaka tersebut dengan menganalisis dan menentukan subjek dari pustaka tersebut terlebih dahulu.
Ada beberapa unsur dari sebuah buku yang dapat memberi petunjuk tentang subjek buku tersebut, yaitu judul buku, pengantar, daftar isi, pendahuluan, bibliografi, dan indeks.
Pada umumnya klasifikasi ialah suatu kegiatan pengelompokkan buku atau bahan pustaka menurut isinya.Kegiatan klasifikasi ini terdiri dari penentuan tajuk subjek dan nomor kelas.
Menurut Suwarno (2007: 66) Secara umum klasifikasi terbagi dalam dua jenis, yaitu:
1. Klasifikasi artifisial (artificial classification), yaitu klasifikasi bahan pustaka berdasarkan sifat-sifat yang secara kebetulan ada pada bahan pustaka tersebut. Misalnya berdasarkan warna buku atau tinggi buku.
2. Klasifikasi fundamental (fundamental classification), yaitu klasifikasi bahan pustaka berdasarkan isi atau subjek buku, yaitu sifat yang tetap pada bahan pustaka meskipun kulitnya berganti-ganti atau formatnya diubah. Klasifikasi fundamental ini yang sering digunakan perpustakaan saat ini.
Sedangkan menurut Sutarno (2005 : 105) “klasifikasi adalah pekerjaan mengelompokkan seluruh koleksi menurut kelas/kelompok tertentu. Biasanya menurut subjek atau isi buku.”
Dari kedua uraian di atas dapat disimpulkan bahwa klasifikasi adalah suatu kegiatan atau proses memilih dan mengelompokkan buku-buku perpustakaan atau bahan pustaka lainnya berdasarkan sistem tertentu serta diletakkannya secara bersama-sama di suatu tempat.
Tujuan dilakukannya klasifikasi adalah untuk mengorganisasikan bahan pustaka dengan sistem tertentu sehingga mudah diketemukan dan dikembalikan
pada tempat penyimpanan. Menurut Darmono (2007 : 115) tujuan klasifikasi dapat dirinci, sebagai berikut:
1. Menghasilkan urutan yang berguna
Tujuan utama klasifikasi adalah menghasilkan urutan atau susunan bahan pustaka yang berguna bagi staf perpustakaan maupun bagi pemakai perpustakaan.
2. Penempatan yang tepat
Bila bahan pustaka diperlukan pemakai, pustaka yang diinginkan mudah diketemukan serta mudah dikembalikan oleh petugas ke tempat yang pasti sesuai dengan sistem klasifikasi yang digunakan.
3. Penyusunan Mekanis
Bahan pustaka baru mudah disisipkan diantara bahan-bahan pustaka yang sudah dimiliki. Demikian pula penarikan bahan pustaka (karena dipinjam) tidak akan mengganggu susunan bahan pustaka di jajaran.
Dalam klasifikasi bahan pustaka ada beberapa langkah yang perlu diperhatikan agar diperoleh hasil yang menguntungkan bagi pemakai jasa perpustakaan maupun bagi pustakawan. Menurut Hamakonda yang dikutip Darmono (2007:117) langkah-langkah tersebut adalah:
1. Pertama-tama bahan pustaka diklasir berdasarkan subyeknya, kemudian bentuk penyajiannya. Ada perkecualian untuk bahan pustaka tentang kesusastraan, dengan bentuk lebih diutamakan daripada subyeknya.
2. Bahan pustaka perlu diklasir sesuai dengan apa yang menjadi maksud dan tujuan pengarang.
3. Bahan pustaka perlu diklasir berdasarkan subyek yang paling khusus.
4. Apabila bahan pustaka dapat ditempatkan pada dua nomor kelas yang sama-sama tepat, klasirlah bahan pustaka tersebut pada kelas yang paling bermanfaat bagi pemakai jasa perpustakaan dan pustakawan.
5. Apabila bahan pustaka membahas dua subyek atau lebih dan keduanya saling berhubungan, maka bahan pustaka tersebut diklasir pada subyek yang lebih dipentingkan oleh pengarangnya. Untuk menentukan subyek mana yang menjadi titik tekan dari pengarang bisa dilihat dari subyek mana yang lebih banyak dibahas.
6. Apabila bahan pustaka membahas suatu subyek dari dua aspek atau lebih (hanya inter disipliner), klasirlah bahan pustaka tersebut pada aspek yang paling diutamakan di dalam pembahasannya.
7. Apabila bahan pustaka membahas suatu subyek yang belum atau tidak terdapat nomor kelasnya di dalam, bagan (sistem klasifikasi), klasirlah
bahan pustaka tersebut pada nomor kelas yang paling dekat dengan subyek tersebut dan jangan membuat nomor sendiri.
Ada beberapa macam sistem klasifikasi yang banyak digunakan oleh perpustakaan-perpustakaan di dunia, yaitu Dewey Decimal Classification ( DDC), Universal Decimal Classificatio (UDC) , Library of Congress Classification ( LCC) , Colon Classification (CC) , dan lain sebagainya. Hasil dari kegiatan klasifikasi ini adalah penentuan dan pembuatan nomor kelas koleksi/informasi (buku yang lain) menurut isi atau subjeknya, sehingga informasi yang isinya sama terkumpul pada tempat yang sama atau terkelompokkan menurut bentuk tertentu.
2.3.4 Pembuatan Kelengkapan Koleksi
Setelah selesai diinventarisasi, dikatalog dan diklasifikasi, maka selanjutnya dilakukan pembuatan kelengkapan koleksi, mulai dari label, kartu buku, slip tanggal kembali. Menurut Sutarno (2005 : 106) “Kelengkapan koleksi bahan pustaka antara lain label, kartu buku, kantong buku, slip buku, slip tanggal, kartu katalog (judul, pengarang tambahan, subjek, seri, dan kartu katalog tambahan), sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perpustakaan.”
Sedangkan Soeatminah (1992 : 82) menyatakan bahwa memberi label buku adalah kegiatan:
1. Memberi label sandi buku yang ditempel pada punggung buku. Sandi buku menunjukkan lokasi/tempat penyimpanan.
2. Membuat kartu buku untuk setiap eksemplar dan disimpan, dalam kantong yang ditempel di dalam buku. Kartu buku digunakan untuk administrasi peminjaman.
3. Membuat label tanggal dan ditempel di dalam buku. Label tanggal digunakan untuk mencatat tanggal pinjam dan/atau kembali.
Berdasarkan pendapat di atas dapat diketahui bahwa pembuatan kelengkapan koleksi adalah suatu kegiatan dalam membuat label, kartu buku, kantong buku, slip buku, slip tanggal kembali, kartu katalog (judul, pengarang tambahan, subjek, seri, dan kartu katalog tambahan), dan kelengkapan lainnya sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perpustakaan. Dengan dibuatnya kelengkapan koleksi ini tentunya dapat memudahkan dalam penyusunan di rak, proses temu kembali bahan pustaka, dan juga proses peminjaman dan pengembalian.
2.3.5 Penyimpanan dan Penyusunan Koleksi
Bahan pustaka yang sudah selesai diolah, disimpan atau ditempatkan ke dalam jajaran rak penyimpanan koleksi sesuai dengan jenis koleksi tersebut.
Penyusunan koleksi dalam rak penyimpanan dilakukan dengan mempedomani system yang telah ditentukan perpustakaan.
Menurut Wursanto (2001, 22) menyatakan bahwa:
“Sistem penyimpanan adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam menyimpan warkat-warkat, sehingga bilamana diperlukan lagi warka-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat”.
Sedangkan Menurut Sutarno NS menyatakan bahwa:
“Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan koleksi bahan pustaka yang telah diolah/diproses menjadi koleksi perpustakaan pada rak-rak buku/pustaka berdasarkan susunan menurut kelompok macamnya dan bidang ilmunya masing-masing maupun urutan nomor penempatan (call number).
Sedangkan menurut Soeatminah (1992 : 83) Penyusunan buku adalah:
Kegiatan menempatkan buku-buku yang sudah selesai diolah dan telah dilengkapi dengan label di dalam rak/almari buku. Buku diatur sesuai dengan sandi buku, yang merupakan kode kelompok subjek/isi buku.Sandi buku biasanya terdiri dari kode klasifikasi, pengarang, dan kode judul.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa penyimpanan dan penyusunan koleksi ini adalah suatu kegiatan penyusunan dan penempatan koleksi yang sudah selesai diolah pada tempat tertentu sesuai dengan kode klasifikasi, pengarang, dan kode judul. Buku-buku yang subjek/isinya sama akan terkumpul dalam satu lokasi sehingga memudahkan pengguna perpustakaan dalam menemukan buku-buku yang dikehendakinya.
Sistem penyimpanan koleksi atau bahan pustaka di Perpustakaan maksudnya meletakan bahan koleksi ke rak-rak yang ada di perpustakaan.
Sebelum menyusun bahan pustaka di rak memperhatikan nomor panggil buku secara terperinci. Hal yang perlu diperhatikan antara lain:
1. Rak tidak diisi penuh, apabila ada penambahan dan pengembalian bahan pustaka dalam subjek yang sama tidak perlu menggeser banyak
2. Menggunakan standar bahan pustaka agar tidak roboh
3. Koleksi atau bahan pustaka tidak diletakkan miring, karena akan cepat melepaskan jilidan
4. Tidak disusun berlapis, karena menyulitkan pencarian
5. Rak yang dipesan agar mudah digeser dan mudah dipindahkan.
6. Sirkulasi udara agar baik dalam desain raknya dan mudah dibersihkan.
2.4 Pengolahan Karya Ilmiah Elektronik
Pengolahan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan dengan pengelolaan dokumen tercetak. Proses pengolahan dokumen elektronik melewati beberapa tahapan yang meliputi proses digitalisasi, penyimpanan dan pengaksesan/temu kembali dokumen. Pengolahan dokumen elektronik yang baik dan terstruktur adalah bekal penting dalam pembangunan sistem perpustakaan digital (digital library).
2.4.1 Proses Digitalisasi Dokumen
Proses digitalisasi dokumen merupakan suatu proses perubahan dari dokumen tercetak menjadi dokumen elektronik. Dalam Bambooweb Dictionary (2007 : 1) dinyatakan bahwa “digitizing or digitization is a process or turning an analog signal into a digital representation of that signal”.
Uraian di atas dapat diartikan bahwa digitalisasi adalah sebuah proses yang mengubah sinyal analog menjadi bentuk digital dari sinyal tersebut.
Selain pendapat di atas, dalam Business Dictionary (2008 : 1) dinyatakan bahwa digitalisasi adalah “integration of digital technologies into everyday life by the digitization of everything that can be digitized.”
Pendapat di atas dapat diartikan bahwa digitalisasi adalah integrasi dari teknologi digital ke dalam kehidupan sehari-hari dengan men-digitasi segala sesuatu yang dapat di- digitasi.
Dari kedua pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa digitalisasi adalah suatu proses pemberian atau pemakaian sistem digital.
Proses digitalisasi ini dapat bertujuan untuk pendidikan, penyebaran ilmu pengetahuan maupun tujuan konservasi, yaitu melestarikan peninggalan bersejarah dari bangsa kita. Melalui digitalisasi, perpustakaan dapat menyimpan ribuan bahkan jutaan karya tulis maupun karya seni tanpa dibatasi ruang dan waktu, lebih menghemat tempat penyimpanan, serta dokumen yang tersimpan dapat diakses oleh banyak orang dalam waktu bersamaan dengan cepat, tepat dan akurat. Proses digitalisasi dapat dilakukan terhadap berbagai macam bahan pustaka termasuk karya ilmiah.
Proses digitalisasi dibedakan menjadi 3 kegiatan utama, yaitu:
1. Scanning, yaitu proses memindai (men-scan) dokumen dalam bentuk cetak dan mengubahnya ke dalam bentuk berkas digital. Berkas yang dihasilkan dalam contoh ini adalah berkas PDF. Dalam bagan tersebut tampak bahwa alat yang digunakan untuk memindai dokumen adalah Canon IR2200. Mesin lain yang kapasitasnya lebih kecil dapat digunakan sesuai dengan kemampuan perpustakaan.
2. Editing, adalah proses mengolah berkas PDF di dalam komputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink, dan sebagainya. Kebijakan mengenai hal-hal apa saja yang perlu diedit dan dilindungi di dalam berkas tersebut disesuaikan dengan kebijakan yang telah ditetapkan perpustakaan. Proses OCR (Optical Character Recognition) dikategorikan pula ke dalam proses editing. OCR adalah sebuah proses yang mengubah gambar menjadi teks. Sebagai contoh, jika kita memindai sebuah halaman abstrak tesis, maka akan
dihasilkan sebuah berkas PDF dalam bentuk gambar. Artinya, berkas tersebut tidak dapat diolah dengan program pengolah kata. Untuk mengubahnya menjadi teks, dibutuhkan proses OCR. Proses OCR hanya dilakukan untuk halaman abstrak saja karena 2 (dua) alasan: Pertama, halaman abstrak perlu dikonversi menjadi teks, karena setiap kata di dalam abstrak akan diindeks menjadi kata kunci oleh software temu- kembali. Proses pengindeksan tersebut hanya dapat dilakukan terhadap dokumen dalam bentuk teks. Alasan kedua, proses OCR tidak dilakukan terhadap seluruh halaman karya akhir karena proses ini memakan waktu dan tenaga yang cukup banyak, sehingga proses digitalisasi ini tidak efisien. Memang benar bahwa ukuran berkas yang dihasilkan dari proses OCR ini akan lebih kecil dari ukuran berkas dalam bentuk gambar, namun, dengan teknologi hardisk yang semakin maju – ukuran hardisk saat ini semakin besar dan harganya semakin murah – maka alasan melakukan proses OCR untuk memperkecil ukuran berkas menjadi tidak relevan lagi disini.
3. Uploading, adalah proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke digital library. Berkas yang di-upload adalah berkas PDF yang berisi fulltext karya akhir dari mulai halaman judul hingga lampiran, yang telah melalui proses editing. Dengan demikian file tersebut telah dilengkapi dengan password, daftar isi, watermark, hyperlink, catatan kaki, dan lain-lain. Sedangkan metadata yang diisi
meliputi nama pengarang, judul, abstrak, subjek, tahun terbit, dan lain- lain. (Pendit, 2007 : 244)
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa proses digitalisasi terdiri atas 3 tahap yaitu scanning yaitu perubahan format dari bentuk tercetak ke bentuk berkas digital, editing yaitu proses mengolah berkas digital di dalam komputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink, dan uploading yaitu proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke digital library.
2.4.2 Proses Penyimpanan
Pada tahap ini dilakukan proses penyimpanan, termasuk di dalamnya adalah pemasukan data (data entry), editing, pembuatan indeks dan klasifikasi berdasarkan subjek dari dokumen. Klasifikasi dapat menggunakan UDC (Universal Dewey Classification) atau DDC (Dewey Decimal Classification) yang banyak digunakan perpustakaan-perpustakaan di Indonesia.
Menurut Wahono (2006 : 4) “ada dua pendekatan dalam proses penyimpanan, yaitu pendekatan basis file (file base approach) dan pendekatan basis data (database approach)”.
Kedua pendekatan tersebut dapat dilihat pada tabel dibawah ini:
Tabel 2.1 Perbedaan Antara File Base Approach dan Database Approach
FileBase Approach Database Approach
Data duplication Data sharing and no duplication
Data dependence Data independence Incompatible file format Compatible file format
Simple Complex
Sumber: Supriyanto dan Ahmad (2008 : 45)
Masing-masing pendekatan memiliki kelebihan dan kelemahan yang dapat dipilih berdasarkan kebutuhan.
2.4.3 Proses Pengaksesan dan Temu Kembali Dokumen
Pencarian adalah inti seberapa maju layanan dari sebuah koleksi dalam perpustakaan. Semakin mudah dan cepat anggota atau pengunjung menemukan apa yang diinginkan maka mereka akan puas, bersemangat dan kembali lagi. Inti dari proses ini adalah bagaimana kita dapat melakukan pencarian kembali terhadap dokumen yang telah disimpan.
Janusaptari (2006 : 2) menyatakan bahwa secara sederhana temu kembali informasi merupakan:
Suatu sistem yang menyimpan informasi dan menemukan kembali informasi tersebut. Secara konsep bahwa ada beberapa dokumen atau kumpulan record yang berisi informasi yang diorganisasikan ke dalam sebuah media penyimpanan untuk tujuan mempermudah ditemukan kembali. Dokumen yang tersimpan tersebut dapat berupa kumpulan record informasi bibliografi maupun data lainnya.
Selain pendapat di atas, Rachmansyah (2008 : 1) mengemukakan bahwa temu kembali informasi (information retrieval) adalah:
Ilmu pencarian informasi pada dokumen, pencarian untuk dokumen itu sendiri, pencarian untuk metadata yang menjelaskan dokumen, atau mencari di dalam database, baik relasi database yang stand-alone atau hipertext database yang terdapat pada network seperti internet atau World Wide Web atau intranet, untuk teks, suara, gambar, atau data.
Dari kedua pendapat di atas dapat diketahui bahwa temu kembali adalah proses pencarian dokumen dengan menggunakan istilah-istilah pencarian untuk mendefiniskan dokumen sesuai dengan subjek yang diinginkan.
Pada dasarnya penyimpanan informasi dan penemuan kembali informasi adalah hal yang sederhana. Misalkan terdapat tempat penyimpanan dokumen- dokumen dan seseorang pengguna (user) merumuskan suatu pertanyaan (request atau query) yang jawabannya adalah himpunan dokumen yang mengandung informasi yang diperlukan yang diekspresikan melalui pertanyaan pengguna (user) .
Pengguna (user) bisa saja memperoleh dokumen-dokumen yang diperlukannya dengan membaca semua dokumen dalam tempat penyimpanan, menyimpan dokumen-dokumen yang relevan dan membuang dokumen lainnya.
Hal ini merupakan perfect retrieval, tetapi solusi ini tidak praktis.Karena user tidak memiliki waktu atau tidak ingin menghabiskan waktunya untuk membaca seluruh koleksi dokumen, terlepas dari kenyataan bahwa secara fisik user tidak mungkin dapat melakukannya.
Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem temu kembali informasi (information retrieval system) untuk membantu user menemukan dokumen yang diperlukannya.
Dalam sistem temu kembali informasi ada dua pendekatan penelusuran yang lazim digunakan yaitu “bahasa alamiah (natural language), dan kosa kata terkontrol yang sering juga disebut controlled vocabulary”. (Hasugian, 2003 : 7).
Kedua pendekatan ini sejak semula telah digunakan secara luas dalam sistem
temu kembali informasi. Banyak database yang telah dibangun untuk digunakan sebagai sarana penelusuran eksperimen dalam rangka pembuktian efektifitas dan efisiensi dari kedua pendekatan tersebut.
2.5 Repository
2.5.1 Pengertian Repository
Perkembangan teknologi saat ini mempengaruhi masyarakat dalam mencari informasi secara cepat melalui internet, mudahnya akses ke berbagai sumber informasi melalui internet mendorong perpustakaan khususnya perpustakaan perguruan tinggi untuk menyediakan informasi dalam bentuk elektronik yang bisa diakses melalui internet.
Istilah repository institusi menurut Reitz adalah satu set layanan yang ditawarkan oleh universitas atau kelompok perguruan tinggi untuk anggota komunitas untuk pengelolaan dan penyebaran materi ilmiah dalam format digital yang diciptakan oleh institusi dan anggota masyarakat, seperti e-prints, laporan teknis, tesis, dan disertasi, data set, serta bahan ajar .
Repository juga dapat diartikan sebagai lokasi berbagai file atau database ditempatkan yang kemudian digunakan untuk didistribusikan melalui suatu jaringan spesifik. Repository dapat mengacu pada penempatan komputer yang secara langsung dapat diakses pengguna tanpa dia harus mencari atau masuk dalam keseluruhan jaringan. Singkatnya, repository berarti suatu tempat dimana segala sesuatunya disimpan untuk kemudian dapat digunakan kembali.
Secara sederhana arti dari repository adalah tempat penyimpanan dalam konteks kepustakawanan repository adalah suatu tempat dimana dokumen, informasi atau data disimpan, dipelihara dan digunakan.
Ada 4 (empat) macam repository:
1. the subject based repository 2. research repository
3. national repository system 4. institutional repository.
Institutional Repository (IR) merupakan koleksi unik yang dihasilkan oleh masyarakat Universitas berupa laporan teknis, skripsi, thesis, disertasi, bahan ajar atau karya intelektual lainnya.
Repository adalah sebuah arsip online untuk mengumpulkan, melestarikan, dan menyebarluaskan salinan digital karya ilmiah intelektual dari sebuah lembaga, khususnya lembaga penelitian.Untuk perguruan tinggi, termasuk bahan-bahan seperti artikel jurnal akademis, baik sebelum (pracetak) dan sesudah (postprints) menjalani peer review, serta versi digital tesis dan disertasi. (Sutedjo, 2014:2)
Sedangkan istilah Institutional Repository(IR) merujuk ke sebuah kegiatan menghimpun dan melestarikan koleksi digital yang merupakan hasil karya intelektual dari sebuah komunitas tertentu. Penekanan yang diberikan pada konsep “institutional” atau kelembagaan adalah untuk menunjukkan bahwa materi digital yang dihimpun memiliki keterkaitan erat dengan lembaga penciptanya (Pendit, 2008:137)
Dari beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa istilah Institutional Repository (repositori institusi, selanjutnya disingkat IR) mengacu pada penyimpanan dan preservasi informasi digital sebuah organisasi atau asset pengetahuan sebuah organisasi. Repository merupakan hasil perkembangan dari teknologi informasi di perpustakaan. Teknologi Informasi (TI) dilihat dari kata penyusunannya adalah teknologi dan informasi. TI adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dari pengirim ke penerima sehingga pengirim informasi akan lebih cepat, lebih luas sebarannya, dan lebih lama penyimpanannya.
2.5.2 Fungsi Repository
Pada sebuah perpustakaan perguruan tinggi, materi yang tersimpan pada repository dapat berupa artikel-artikel dari jurnal riset baik sebelum dicetak (preprint) ataupun setelah dicetak (postprint), format digital dari skripsi / thesis / disertasi, dan juga mungkin merupakan kumpulan data digital pada kegiatan akademik seperti dokumen administrasi, catatan perkuliahan atau materi perkuliahan lainnya. Menurut Wicaksono (2005, 5) menyatakan bahwa fungsi repository adalah :
1. Tempat menyimpan Structured Information yang dikumpulkan dari berbagai sumber informasi.
2. Sumber referensi bagi proses pembelajaran di discussion forum dan structured knowledge creation.
3. Tempat menyimpan pengetahuan yang dihasilkan pada proses pembelajaran di discussion forum dan structured knowledge creation Fungsi repository adalah sebagai tempat menyimpan data yang dikumpulkan dari berbagai sumber informasi, mengorganisasikan data dengan skema informasi, mengelola lokasi informasi untuk antarmuka, sebagai sumber referensi bagi proses pembelajaran dan sebagai tempat menyimpan pengetahuan yang dihasilkan pada proses pembelajaran
2.5.3 Tujuan Repository
Repository merupakan hal yang penting bagi suatu perguruan tinggi yang membantu dalam pengelolaan aset kelembagaan sebagai bagian dari strategi informasi mereka. Repository membantu institusi untuk mengembangkan pendekatan yang terkoordinir dan logis untuk mengumpulkan, mengidentifikasi, menyimpan dan temu kembali aset intelektualnya.Adapun tujuan utama sebuah perpustakaan perguruan tinggi memiliki repository menurut Jain dan Anurag (2008, 4) adalah :
1. to create global visibility for an institution’s scholarly research;
2. to collect content in a single location;
3. to provide open access to institutional research output by self- archiving it;
4. to store and preserve other institutional digital assets, including unplublished or otherwise easily lost (“grey”) literature (e.g. theses or technical reports).
Pernyataan di atas dapat diartikan bahwa tujuan utama repository adalah sebagai
berikut :
1. menciptakan visibilitas secara global untuk penelitian ilmiah sebuah lembaga pendidikan / institusi;
2. mengumpulkan konten / isi dalam satu lokasi;
3. memberikan akses terbuka untuk hasil penelitian institusional;
4. menyimpan dan melestarikan aset digital kelembagaan lainnya, termasuk literatur yang tidak dipublikasikan atau mudah hilang ("grey literature”
misalnya tesis atau laporan teknis).
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Metode Penelitian
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Menurut Sinulingga (2011 : 23)
“penelitian deskriptif ialah suatu jenis penelitian yang bertujuan untuk mendeskripsikan secara sistematik, faktual, dan akurat tentang fakta˗fakta dan sifat˗sifat suatu objek atau populasi tertentu”.
Sedangkan Sugiyono (2013 : 225) menyatakan bahwa:”Penelitian kualitatif adalah penelitian yang pengumpulan data dilakukan pada natural setting (kondisi yang alamiah), sumber data primer, dan teknik pengumpulan data lebih banyak berperan pada observasi serta (participant observation), wawancara mendalam (in deph interview) dan dokumentasi”.
Maka dari pengertian di atas, peneliti mendeskripsikan pengolahan koleksi karya ilmiah dosen dan mahasiswa pada repository perpustakaan Institut Teknologi Del di Desa Sitoluama, Laguboti kabupaten Toba Samosir melalui wawancara untuk kemudian diintepretasikan.
3.2 Lokasi Penelitian
Lokasi penelitian dilakukan di Perpustakaan Institut Teknologi Del di Desa Sitoluama, Laguboti Kabupaten Toba Samosir.
3.3 Karakteristik Informan
Dalam menentukan informan, peneliti menggunakan teknik purposive sample, yaitu penarikan sampel yang dilakukan dengan memilih subjek berdasarkan kriteria spesifik dan tujuan yang ditetapkan.Informan memiliki posisi terpenting sebagai nara sumber dalam penelitian. Identifikasi informan dilakukan sesuai dengan karakteristik tertentu yang dimiliki sesuai dengan fokus penelitian sehingga kriteria sampel yang diperoleh sesuai dengan penelitian yang akan dilakukan.
Informan dalam penelitian ini adalah kepala perpustakaan dan staff perpustakaan di perpustakaan Institut Teknologi Del.
Tabel 3.1 Data Pegawai ( Informan ) Perpustakaan IT Del
No INFORMAN
PENELITIAN
BAGIAN KERJA
1. Informan I Kepala Perpustakaan
2. Informan II Pengolahan
3. Informan III Pengolahan Repository
3.4 Teknik Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini peneliti menggunakan beberapa teknik pengumpulan data. Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Wawancara
Wawancara merupakan proses tanya jawab diantara dua orang atau lebih yang bertujuan untuk mendapatkan informasi secara detail. Dalam penelitian ini, peneliti melakukan wawancara dengan menggunakan pedoman yang disusun menurut setting pertanyaan tertentu.
2. Observasi
Observasi adalah suatu proses mengamati dan kemudian memahami pengetahuan dari sebuah fenomena berdasarkan pengetahuan dan gagasan yang sudah diketahui sebelumnya, untuk mendapatkan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk melanjutkan suatu penelitian. Dalam penelitian ini observasi yang akan dilakukan yaitu mengamati objek perpustakaan Institut Teknologi Del yang akan dievaluasi
3. Dokumentasi
Dokumentasi adalah menyediakan bukti yang akurat dengan menampilkan dokumen sebagai metode pelengkap dari metode observasi dan wawancara.
3.5 Instrumen Penelitian
Dalam penelitian kualitatif, yang menjadi instrumen utama adalah peneliti.
Menurut Sugiyono (2013 : 306) “penelitian kualitatif sebagai human instrument memiliki fungsi menetapkan fokus penelitian, memilih informan sebagai sumber data, melakukan pengumpulan data, analisis data, menafsirkan data, dan membuat kesimpulan dari temuannya”. Selain itu, peneliti juga menggunakan pedoman wawancara dalam mengumpulkan data.
Instrumen penelitian yang digunakan oleh peneliti yaitu dengan menggunakan :
1. Pedoman wawancara Pedoman wawancara adalah panduan dalam melakukan kegiatan wawancara yang terstruktur dan telah ditetapkan oleh pewawancara dalam mengumpulkan data-data penelitian.
Pedoman wawancara berisi hal-hal pokok yang akan dinyatakan kepada informan. Pedoman bersifat fleksibel dan tidak mengikat.
2. Perekam suara Perekam suara digunakan untuk merekam hasil wawancara dengan peneliti, karena catatan atau ingatan masih terbatas sehingga perlu adanya perekam suara.
3.6 Teknik Analisis Data
Penelitian ini dikumpulkan dan dianalisis secara deskriptif kualitatif.
Peneliti menggunakan analisis data model kualitatif dari Miles dan Hubberman
yang membagi langkah˗langkah dalam kegiatan analisis data ke dalam beberapa bagian antara lain:
1. Pengumpulan Data (Data Collection)
Pada analisis model pertama dilakukan pengumpulan data hasil wawancara, hasil observasi, dan berbagai dokumen berdasarkan kategorisasi yang sesuai dengan masalah penelitian yang kemudian dikembangkan penajaman data melalui pencarian data selanjutnya.
2. Reduksi Data (Data Reduction)
Reduksi data adalah suatu bentuk analisis yang menajamkan, menggolongkan, mengarahkan, membuang data yang tidak perlu, dan mengorganisasikan data dengan cara sedemikian rupa sehingga simpulan final dapat ditarik dan diverifikasi (Miles dan Huberman, 2007 : 16).
3. Penyajian Data(Data Display)
Sajian data adalah suatu rangkaian organisasi informasi yang memungkinkan kesimpulan riset dapat dilakukan. Penyajian data dimaksudkan untuk menemukan pola˗pola yang bermakna serta memberikan kemungkinan adanya penarikan simpulan serta memberikan tindakan (Miles dan Huberman, 2007 : 84).
4. Penarikan Kesimpulan/Verifikasi (Conclusions)
Penarikan kesimpulan merupakan bagian dari suatu kegiatan konfigurasi yang utuh (Miles dan Huberman, 2007 : 18). Kesimpulan˗kesimpulan juga diverifikasi selama penelitian berlangsung.
Gambar 3.1 : Teknik Analisis Data Model Miles dan Huberman
Dalam penelitian ini, panduan proses analisis data yang digunakan antara lain:
1. Dari hasil wawancara, observasi, dan pencatatan dokumen, dibuat catatan lapangan secara lengkap.
2. Berdasarkan catatan lapangan, selanjutnya dibuat reduksi data. Reduksi data berupa pokok˗pokok temuan yang penting.
3. Dari reduksi data kemudian diikuti penyusunan sajian data yang berupa cerita sistematis dengan suntingan peneliti supaya maknanya lebih jelas dipahami. Sajian data ini dilengkapi dengan faktor pendukung antara lain metode, skema, bagan, tabel, dan sebagainya
4. Berdasarkan sajian data tersebut, kemudian dirumuskan kesimpulan sementara. Kesimpulan sementara senantiasa akan terus berkembang
