BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.5. Repository
2.5.3. Tujuan Repository
Repository merupakan hal yang penting bagi suatu perguruan tinggi yang membantu dalam pengelolaan aset kelembagaan sebagai bagian dari strategi informasi mereka. Repository membantu institusi untuk mengembangkan pendekatan yang terkoordinir dan logis untuk mengumpulkan, mengidentifikasi, menyimpan dan temu kembali aset intelektualnya.Adapun tujuan utama sebuah perpustakaan perguruan tinggi memiliki repository menurut Jain dan Anurag (2008, 4) adalah :
1. to create global visibility for an institution’s scholarly research;
2. to collect content in a single location;
3. to provide open access to institutional research output by self- archiving it;
4. to store and preserve other institutional digital assets, including unplublished or otherwise easily lost (“grey”) literature (e.g. theses or technical reports).
Pernyataan di atas dapat diartikan bahwa tujuan utama repository adalah sebagai
berikut :
1. menciptakan visibilitas secara global untuk penelitian ilmiah sebuah lembaga pendidikan / institusi;
2. mengumpulkan konten / isi dalam satu lokasi;
3. memberikan akses terbuka untuk hasil penelitian institusional;
4. menyimpan dan melestarikan aset digital kelembagaan lainnya, termasuk literatur yang tidak dipublikasikan atau mudah hilang ("grey literature”
misalnya tesis atau laporan teknis).
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Metode Penelitian
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Menurut Sinulingga (2011 : 23)
“penelitian deskriptif ialah suatu jenis penelitian yang bertujuan untuk mendeskripsikan secara sistematik, faktual, dan akurat tentang fakta˗fakta dan sifat˗sifat suatu objek atau populasi tertentu”.
Sedangkan Sugiyono (2013 : 225) menyatakan bahwa:”Penelitian kualitatif adalah penelitian yang pengumpulan data dilakukan pada natural setting (kondisi yang alamiah), sumber data primer, dan teknik pengumpulan data lebih banyak berperan pada observasi serta (participant observation), wawancara mendalam (in deph interview) dan dokumentasi”.
Maka dari pengertian di atas, peneliti mendeskripsikan pengolahan koleksi karya ilmiah dosen dan mahasiswa pada repository perpustakaan Institut Teknologi Del di Desa Sitoluama, Laguboti kabupaten Toba Samosir melalui wawancara untuk kemudian diintepretasikan.
3.2 Lokasi Penelitian
Lokasi penelitian dilakukan di Perpustakaan Institut Teknologi Del di Desa Sitoluama, Laguboti Kabupaten Toba Samosir.
3.3 Karakteristik Informan
Dalam menentukan informan, peneliti menggunakan teknik purposive sample, yaitu penarikan sampel yang dilakukan dengan memilih subjek berdasarkan kriteria spesifik dan tujuan yang ditetapkan.Informan memiliki posisi terpenting sebagai nara sumber dalam penelitian. Identifikasi informan dilakukan sesuai dengan karakteristik tertentu yang dimiliki sesuai dengan fokus penelitian sehingga kriteria sampel yang diperoleh sesuai dengan penelitian yang akan dilakukan.
Informan dalam penelitian ini adalah kepala perpustakaan dan staff perpustakaan di perpustakaan Institut Teknologi Del.
Tabel 3.1 Data Pegawai ( Informan ) Perpustakaan IT Del
No INFORMAN
PENELITIAN
BAGIAN KERJA
1. Informan I Kepala Perpustakaan
2. Informan II Pengolahan
3. Informan III Pengolahan Repository
3.4 Teknik Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini peneliti menggunakan beberapa teknik pengumpulan data. Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Wawancara
Wawancara merupakan proses tanya jawab diantara dua orang atau lebih yang bertujuan untuk mendapatkan informasi secara detail. Dalam penelitian ini, peneliti melakukan wawancara dengan menggunakan pedoman yang disusun menurut setting pertanyaan tertentu.
2. Observasi
Observasi adalah suatu proses mengamati dan kemudian memahami pengetahuan dari sebuah fenomena berdasarkan pengetahuan dan gagasan yang sudah diketahui sebelumnya, untuk mendapatkan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk melanjutkan suatu penelitian. Dalam penelitian ini observasi yang akan dilakukan yaitu mengamati objek perpustakaan Institut Teknologi Del yang akan dievaluasi
3. Dokumentasi
Dokumentasi adalah menyediakan bukti yang akurat dengan menampilkan dokumen sebagai metode pelengkap dari metode observasi dan wawancara.
3.5 Instrumen Penelitian
Dalam penelitian kualitatif, yang menjadi instrumen utama adalah peneliti.
Menurut Sugiyono (2013 : 306) “penelitian kualitatif sebagai human instrument memiliki fungsi menetapkan fokus penelitian, memilih informan sebagai sumber data, melakukan pengumpulan data, analisis data, menafsirkan data, dan membuat kesimpulan dari temuannya”. Selain itu, peneliti juga menggunakan pedoman wawancara dalam mengumpulkan data.
Instrumen penelitian yang digunakan oleh peneliti yaitu dengan menggunakan :
1. Pedoman wawancara Pedoman wawancara adalah panduan dalam melakukan kegiatan wawancara yang terstruktur dan telah ditetapkan oleh pewawancara dalam mengumpulkan data-data penelitian.
Pedoman wawancara berisi hal-hal pokok yang akan dinyatakan kepada informan. Pedoman bersifat fleksibel dan tidak mengikat.
2. Perekam suara Perekam suara digunakan untuk merekam hasil wawancara dengan peneliti, karena catatan atau ingatan masih terbatas sehingga perlu adanya perekam suara.
3.6 Teknik Analisis Data
Penelitian ini dikumpulkan dan dianalisis secara deskriptif kualitatif.
Peneliti menggunakan analisis data model kualitatif dari Miles dan Hubberman
yang membagi langkah˗langkah dalam kegiatan analisis data ke dalam beberapa bagian antara lain:
1. Pengumpulan Data (Data Collection)
Pada analisis model pertama dilakukan pengumpulan data hasil wawancara, hasil observasi, dan berbagai dokumen berdasarkan kategorisasi yang sesuai dengan masalah penelitian yang kemudian dikembangkan penajaman data melalui pencarian data selanjutnya.
2. Reduksi Data (Data Reduction)
Reduksi data adalah suatu bentuk analisis yang menajamkan, menggolongkan, mengarahkan, membuang data yang tidak perlu, dan mengorganisasikan data dengan cara sedemikian rupa sehingga simpulan final dapat ditarik dan diverifikasi (Miles dan Huberman, 2007 : 16).
3. Penyajian Data(Data Display)
Sajian data adalah suatu rangkaian organisasi informasi yang memungkinkan kesimpulan riset dapat dilakukan. Penyajian data dimaksudkan untuk menemukan pola˗pola yang bermakna serta memberikan kemungkinan adanya penarikan simpulan serta memberikan tindakan (Miles dan Huberman, 2007 : 84).
4. Penarikan Kesimpulan/Verifikasi (Conclusions)
Penarikan kesimpulan merupakan bagian dari suatu kegiatan konfigurasi yang utuh (Miles dan Huberman, 2007 : 18). Kesimpulan˗kesimpulan juga diverifikasi selama penelitian berlangsung.
Gambar 3.1 : Teknik Analisis Data Model Miles dan Huberman
Dalam penelitian ini, panduan proses analisis data yang digunakan antara lain:
1. Dari hasil wawancara, observasi, dan pencatatan dokumen, dibuat catatan lapangan secara lengkap.
2. Berdasarkan catatan lapangan, selanjutnya dibuat reduksi data. Reduksi data berupa pokok˗pokok temuan yang penting.
3. Dari reduksi data kemudian diikuti penyusunan sajian data yang berupa cerita sistematis dengan suntingan peneliti supaya maknanya lebih jelas dipahami. Sajian data ini dilengkapi dengan faktor pendukung antara lain metode, skema, bagan, tabel, dan sebagainya
4. Berdasarkan sajian data tersebut, kemudian dirumuskan kesimpulan sementara. Kesimpulan sementara senantiasa akan terus berkembang
sejalan dengan penemuan data baru dan pemahaman baru, sehingga akan di dapat suatu kesimpulan yang sesuai dengan keadaan sebenarnya.
3.7 Uji Keabsahan Data
Dalam penelitian ini, uji keabsahan data yang digunakan oleh peneliti adalah dengan teknik triangulasi.Menurut Pawito (2007 : 100)“Teknik triangulasi dilakukan untuk menguji data yang diperoleh dari satu sumber atau dibandingkan dengan data yang diperoleh dari sumber lain agar diketahui tingkat validitas dan reliabilitas data dengan menggunakan metode yang berbeda”.
Metode tringulasi merupakan salah satu metode yang paling umum digunakan dalam uji validitas penelitian kualitatif, tringulasi dilakukan berdasarkan wawancara dengan informan dan studi dokumentasi oleh peneliti dalam mengamati kejadian atau fakta yang ada di lapangan.
Beberapa proses triangulasi yang dilakukan antara lain:
1. Triangulasi Data
Triangulasi data menggunakan berbagai sumber data seperti dokumen, hasil wawancara, dan hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti di perpustakaan Institut Teknologi Del.
2. Triangulasi Teori
Triangulasi teori menggunakan berbagai teori untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan sudah memenuhi syarat. Pada penelitian ini
penggunaan teori telah dijelaskan di bab II untuk digunakan dan menguji terkumpulnya data tersebut.
3. Triangulasi Metode
Triangulasi metode dilakukan dengan cara membandingkan informasi atau data dengan cara yang berbeda, dalam penelitian ini, peneliti menggunakan metode observasi dan wawancara. Peneliti melakukan observasi serta didukung dengan wawancara dengan informan yang sudah ditentukan di perpustakaan Institut Teknologi Del.
Triangulasi sebagai salah satu tehnik pemeriksaan data secara sederhana dapat disimpulkan sebagai upaya untuk mengecek data dalam suatu penelitian, dimana peneliti tidak hanya menggunakan satu sumber data, satu metode pengumpulan data atau hanya menggunakan pemahaman pribadi peneliti saja tanpa melakukan pengecekan kembali dengan penelitian lain.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
Penelitian ini dilakukan dengan metode wawancara, metode tersebut dilakukan dengan wawancara terstruktur dimana pertanyaan diajukan secara tertulis untuk dijawab oleh responden. Maka pada bab berikut akan dijabarkan hasil dari penelitian yang dilakukan dan pembahasannya.
4.1 Kategori
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dari penelitian tentang Pengolahan koleksi karya ilmiah dosen dan mahasiswa pada repository Perpustakaan Institut Teknologi Del, penulis menghasilkan beberapa kategori.
Kategori ini dipilih berdasarkan data yang relevan dengan pokok pembahasan dan menunjukan hubungan antar bagian-bagian yang diteliti. Adapun kategori yang akan digunakan dalam pembahasan penelitian tersebut adalah:
1. Jenis Koleksi Karya Ilmiah
2. Prosedur penerimaan koleksi karya ilmiah dosen dan mahasiswa 3. Prosedur Inventarisai koleksi karya ilmiah dosen dan mahasiswa 4. Pengolahan koleksi karya ilmiah tercetak
5. Pengolahan koleksi karya ilmiah elektronik 6. Penyebaran dan Akses temu kembali karya ilmiah 7. Pemanfaatan kembali karya ilmiah.
4.2 Jenis Koleksi Karya Ilmiah
Karya ilmiah merupakan salah satu jenis koleksi di perpustakaan perguruan tinggi yang terdiri dari laporan penelitian atau dokumen- dokumen yang merupakan hasil kajian, karya ilmiah, makalah seminar, dan sebagainya.
“ Darimana sajakah koleksi karya ilmiah Perpustakaan IT Del di peroleh?”
Berikut ini jawaban yang dikemukakan oleh I1 :
(Kepala Perpustakaan)
Koleksi Karya ilmiah pada Perpustakaan Institut Teknologi Del diperoleh dari karya ilmiah seperti tugas akhir, skripsi, hasil penelitian, karya ilmiah dosen, yang dihasilkan di Institut Teknologi Del dan wajib diserahkan ke perpustakaan dalam bentuk tercetak dan file elektronik (CD).
Dari jawaban di atas dapat diketahui bahwa koleksi Karya Ilmiah Perpustakaan IT Del yang dijadikan koleksi repository diperoleh dari karya ilmiah yang dihasilkan oleh Dosen dan Mahasiswa IT Del dan wajib diserahkan ke perpustakaan dalam bentuk tercetak dan file elektronik (CD).
Selain itu, pustakawan juga tetap memantau segala kegiatan yang dilakukan di lingkungan IT Del dan selalu berkoordinasi dengan tiap-tiap jurusan atau program studi yang ada di lingkungan IT Del dengan tujuan agar setiap hasil karya yang dihasilkan baik oleh mahasiswa maupun dosen diserahkan ke perpustakaan untuk dapat didokumentasi.
Dari hasil wawancara penulis dengan Kepala Perpustakaan yang termasuk koleksi Karya Ilmiah Dosen dan Mahasiswa pada Perpustakaan Institut
Teknologi Del adalah :
1. Karya ilmiah dosen dan peneliti 2. Skripsi dan Tugas akhir
3. Hasil penelitian
Dari Laporan Kepala Perpustakaan IT Del dapat diketahui bahwa jumlah koleksi Karya ilmiah tercetak pada Perpustakaan IT Del adalah sebanyak 2.039 eksemplar, Sedangkan koleksi Karya Ilmiah elektronik sebanyak 1.537 eksemplar yang rinciannya dapat dilihat pada tabel berikut:
NO. URUT KATEGORI DOKUMEN JUMLAH
1. Events IT Del 97
2. IT Del Books 395
3. Lecture Papers 97
4. Student Papers 757
5. Scientific Orations 19
6. Tugas Akhir 683
Jumlah 2.048
Tabel-4.1 : Jumlah Koleksi Digital (IT Del Repository) Sumber: Kepala Perpustakaan IT Del 2019
Berdasarkan Tabel 4.1 koleksi karya ilmiah elektronik (repository) di Perpustakaan IT Del adalah tugas akhir mahasiswa, skripsi mahasiswa dan hasil laporan penelitian dosen . Semua koleksi elektronik Perpustakaan IT Del dapat
dilihat dan diakses pada situs web repository yaitu ri.del.ac.id .
4.3 Prosedur Penerimaan Karya ilmiah
Langkah awal yang harus dilakukan terhadap koleksi karya ilmiah yang sudah diterima adalah pemeriksaan agar tidak terjadi kekeliruan. Pada Perpustakaan IT Del, penerimaan koleksi Karya ilmiah dilakukan oleh bagian keanggotaan .
“Bagaimana prosedur kerja yang dilaksanakan dalam pemilihan koleksi grey Karya ilmiah”?.
Berikut ini jawaban yang dikemukakan oleh I1 :
(Kepala Perpustakaa)
Adapun prosedur kerja yang dilakukan dalam proses penerimaan koleksi karya ilmiah dosen dan mahasiswa tercetak dan elektronik adalah sebagai berikut:
1. Mahasiswa menyerahkan karya ilmiah dalam bentuk tercetak dan file elektronik (CD) ke bagian keanggotaan. Kemudian staf bagian keanggotaan memeriksa kesesuaian dokumen tercetak dengan file elektronik (CD).
2. Apabila terdapat ketidaksesuaian susunan dokumen tercetak dan file elektroniknya maka dokumen tersebut akan dikembalikan kepada mahasiswa tersebut untuk diperbaiki.
3. Jika susunan dokumen tercetak dan file elektronik sesuai maka kepada yang bersangkutan diberikan surat keterangan.
4. Setelah itu dokumen tercetak diserahkan ke bagian pengadaan dan file elektronik (CD) diserahkan ke bagian produksi digital.
Alur kerja/prosedur penerimaan koleksi karya ilmiah di atas dapat digambarkan pada skema berikut :
Tidak
Gambar 4.1: Alur Kerja Penerimaan Koleksi Karya Ilmiah Perpustakaan IT Del
4.4 Prosedur Inventarisasi karya ilmiah
Setelah dokumen tercetak dan file elektronik diserahkan ke bagian pengadaan maka proses selanjutnya adalah menginventarisasi dokumen tercetak sedangkan file elektronik diserahkan ke bagian produksi digital untuk diolah lebih lanjut. Sebelum di inventarisasi setiap koleksi Karya ilmiah yang diterima diberi stempel/cap milik dan cap inventarisasi. Berikut ini dapat dilihat stempel inventaris Perpustakan IT Del.
Stempel/cap milik Perpustakaan IT Del
Gambar 4.2. Stempel/cap milik Perpustakaan IT Del Stempel/cap inventaris Perpustakaan IT Del
Gambar 4.3. Stempel/cap inventaris Perpustakaan IT Del
Setelah koleksi karya ilmiah diberi stempel, selanjutnya dilakukan proses inventarisasi.
“ Bagaimana Proses Inventarisasi yang dilakukan di Perpustakaan IT PERPUSTAKAAN IT Del
No. Panggil Sumber Diperiksa
Del?”
Berikut ini jawaban yang dikemukakan oleh I1:
(Kepala Perpustakaan)
Proses inventarisasi yang dilakukan sesuai dengan peraturan pengolahan buku (monograf) mulai dari pemberian stempel/cap milik perpustakaan, stempel inventaris, nomor inventaris, nomor barcode, kemudian memasukkan data inventarisasi dokumen ke komputer. Yang dicatat pada inventarisasi koleksi karya ilmiah ialah:
1. Nomor akses, 2. Nomor barcode,
3. Tanggal, bulan, dan tahun
4. Pengarang/penanggung jawab karya, 5. Judul lengkap,
6. Impresum (penerbit, kota terbit, dan tahun terbit) 7. Cetakan/edisi
8. Volume/jilid
9. Bentuk terbitan (karya ilmiah, hasil penelitian, skripsi) 10. Jumlah
11. Keterangan
Dari hasil keterangan di atas dapat dinyatakan bahwa proses inventarisasi koleksi karya ilmiah yang dilaksanakan pada Perpustakaan IT Del sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh Perpustakaan IT Del.
Gambar 4.4. Alur Kerja/Prosedur Inventarisasi Koleksi Karya Ilmiah Perpustakaan IT Del
4.5 Pengolahan Karya ilmiah Tercetak
Kegiatan pengolahan koleksi perpustakaan dilakukan sejak bahan pustaka diterima di perpustakaan sampai dengan siap dipergunakan oleh pemakai.
Kegiatan kerja pengolahan karya ilmiah meliputi katalogisasi, klasifikasi, pembuatan kelengkapan koleksi, penyimpanan dan penyusunan koleksi. Di bawah ini akan diuraikan pengolahan koleksi Karya Ilmiah tercetak di Perpustakaan IT Del.
4.5.1 Pedoman Pengatalogan
Katalogisasi merupakan suatu proses membuat wakil buku-buku atau bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan. Dalam melakukan pengatalogan deskriptif dibutuhkan suatu pedoman.
“ Untuk menentukan tajuk subjek karya ilmiah tercetak, daftar tajuk subjek apakah yang digunakan?”.
Berikut jawaban yang dikemukakan I2 : (Staff bagian Pengolahan )
Menyatakan bahwa mereka menentukan tajuk subjek dari koleksi Karya Ilmiah berpedoman pada LCSH (library of Congres Subject Heading) edisi ke- 29.
Dan dalam melakukan pengatalogan deskriptif koleksi karya ilmiah pedoman yang digunakan adalah:
1. Anglo American Cataloguing Rules 2nd Edition (AACR 2) 2. Peraturan Katalogisasi Indonesia
3. Daftar Tajuk Seragam untuk Nama-Nama Geografi dan Badan Koorporasi Indonesia
Berdasarkan pendapat tersebut koleksi karya ilmiah pada perpustakaan IT Del dapat diketahui bahwa mereka menjadikan LCSH (Library of Congres Subject Heading) edisi ke-29 sebagai pedoman untuk menentukan tajuk subjek koleksi karya ilmiah Penggunaan LCSH (Library of Congres Subject Heading) sebagai pedoman telah menjadi standar internasional oleh seluruh perpustakaan, terkhusus untuk perpustakaan perguruan tinggi.
Dan dalam pengatalogan deskriptif koleksi karya ilmiah pada Perpustakaan IT Del sama dengan pedoman yang digunakan dalam pengatalogan deskriptif adalah
Anglo American Cataloguing Rules 2nd Edition (AACR 2), Peraturan Katalogisasi Indonesia, dan Daftar Tajuk Seragam untuk Nama-Nama Geografi dan Badan Koorporasi Indonesia. Dalam hal ini pengolahan yang dilakukan sudah berpedoman kepada peraturan pengatalogan yang digunakan secara internasional dan nasional.
4.5.2 Pedoman Pengklasifikasian
Hasil dari kegiatan klasifikasi ini adalah penentuan dan pembuatan nomor kelas koleksi/informasi (buku yang lain) menurut isi atau subjeknya, sehingga informasi yang isinya sama terkumpul pada tempat yang sama atau terkelompokkan menurut bentuk tertentu. Ada beberapa macam sistem klasifikasi yang banyak digunakan oleh perpustakaan-perpustakaan di dunia, yaitu Dewey Decimal Classification (DDC) ,Universal Decimal Classificatio (UDC) ,
Library of Congress Classification (LCC) , Colon Classification (CC) , dan lain sebagainya.
“Dalam melakukan pengklasifikasian dibutuhkan suatu pedoman, lalu pedoman apa sajakah yang digunakan dalam pengklasifikasian koleksi karya ilmiah tercetak?”
Berikut ini jawaban yang dikemukakan oleh I2 : (Staf bagian Pengolahan)
Pedoman yang digunakan dalam kegiatan pengklasifikasian koleksi karya ilmiah menggunakan Dewey Decimal Classification (DDC) edisi ke- 23.
Dari uraian pendapat di atas dapat diketahui bahwa pedoman yang
digunakan untuk mengklasifikasi koleksi karya ilmiah adalah Dewey Decimal Classification (DDC) edisi ke-23. Hal ini dilakukan untuk sistem yang sudah berlaku secara internasional dan menggunakan pedoman yang mutakhir. Pedoman tersebut sesuai untuk perpustakaan perguruan tinggi.
Prosedur kerja yang dilakukan dalam pengolahan koleksi karya ilmiah adalah sebagai berikut:
1. Membuat deskripsi bibilografi dengan mengisi lembar kerja (worksheet).
2. Penanggungjawab layanan teknis memeriksa deskripsi bibliografi apakah sudah benar sesuai dengan peraturan yang ditetapkan.
3. Jika benar tentukan tajuk subjek berdasarkan LCSH .
4. Jika masih salah dikembalikan kepada kataloger untuk diperbaiki.
5. Setelah diperbaiki tentukan tajuk subjek.
6. Berdasarkan subjek ditentukan notasi atau nomor kelas buku dengan menggunakan DDC.
7. Menuliskan nomor panggil (call number) pada setiap eksemplar buku.
8. Entri data buku baru ke dalam pangkalan data.
9. Membuat label dan kelengkapan buku.
10. Serahkan buku ke bagian pengolahan karya ilmiah.
Prosedur kerja tersebut dijadikan sebagai panduan untuk melaksanakan pengolahan bahan karya ilmiah, dengan demikian pegawai bagian pengolahan mengetahui apa saja yang harus mereka lakukan dalam pengolahan.
4.5.3 Titik Akses
Penelusuran koleksi Karya ilmiah tercetak dapat dilakukan dengan beberapa cara misalnya menelusur berdasarkan subjek atau dengan menggunakan mesin pencari yang dapat ditelusuri dengan beberapa titik akses.
“ Apa saja yang dijadikan titik akses dalam penelusuran koleksi karya ilmiah perpustakan IT Del ?”
Berikut ini jawaban yang dikemukakan oleh I2 : (Staf bagian Pengolahan)
Yang dapat dijadikan titik akses dalam penelusuran koleksi karya ilmiah adalah pengarang, judul, dan subjek.
Dari jawaban di atas dapat diketahui bahwa nama pengarang, judul, dan subjek dapat dijadikan titik aksed dalam penelusuran koleksi karya ilmiah tercetak. Dalam hal ini hanya tiga titik akses karena kata kunci dan nomor kelas tidak dijadikan titik akses.
4.5.4 Prosedur Pembuatan Kelengkapan Koleksi
Setelah melakukan berbagai kegiatan pengolahan maka selanjutnya adalah pembuatan kelengkapan koleksi. Pada Perpustakaan IT Del kegiatan pembuatan kelengkapan koleksi disebut penyelesaian fisik akhir buku.
”Bagaimana prosedur kerja pembuatan kelengkapan koleksi karya ilmiah tercetak?”
Berikut ini jawaban yang dikemukakan oleh I2 :
(Staf Bagian Pengolahan)
Hal-hal yang dilakukan dalam pembuatan kelengkapan koleksi adalah mengetikkan label yang dilekatkan pada punggung buku. Pengetikkan label ini masih menggunakan mesin tik. Kemudian label ini ditempelkan berjarak 3 cm dari bawah buku. Selesai diberi label kemudian disampul.
Semua koleksi karya ilmiah pada Perpustakaan Institut Teknologi Del tidak diberi slip tanggal pengembalian karena koleksi tersebut tidak untuk dipinjamkan.
Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa kegiatan yang dilakukan dalam pembuatan kelengkapan koleksi karya ilmiah tercetak meliputi pembuatan label buku dan penyampulan. Pada koleksi ini tidak dibuatkan slip tanggal pengembalian karena koleksi ini tidak untuk dipinjamkan kepada pengguna atau tidak dapat digunakan di luar perpustakaan.
4.5.5 Pengolahan dengan Komputer (Entri Data)
Selanjutnya tajuk subjek dan nomor kelas dari koleksi grey literature ditentukan maka proses selanjutnya adalah melakukan pemasukan/entri data berupa deskripsi fisik, tajuk subjek, dan nomor kelas dimasukkan/dientri ke dalam database secara lengkap. Dalam kegiatan ini dapat menggunakan beberapa sistem.
“ Dalam pedoman apa sajakah yang digunakan dalam melakukan entri data?”
Berikut ini jawaban yang dikemukakan oleh I2 : (Staf bagian Pengolahan)
“Dalam melakukan entri data, pustakawan menggunkan Compact Disk System Integrated System ( CD/ISIS)”.
Berdasarkan pendapat diatas dapat diketahui bahwa data-data deskripsi
fisik dari koleksi karya ilmiah dimasukkan/dientri secara lengkap dalam komputer yang menggunakan Compact Disk System Integrated System ( CD/ISIS). Hal ini digunakan karena perpustakaan IT Del sudah melakukan automasi perpustakaan.
4.6 Pengolahan Koleksi Karya ilmiah Elektronik
Koleksi karya ilmiah elektronik biasanya disimpan di repository, repository adalah sebuah tempat online untuk mengumpulkan, mengatur dan menyebarkan informasi dalam bentuk digital yang merupakan hasil dari institusi khususnya hasil riset dari institusi.
Dalam melakukan pengolahan repository juga membutuhkan suatu pedoman berikut ini pendapat yang dikemukakan oleh bagian pengelola reporitory perpustakaan IT Del.
Berikut ini jawaban yang dikemukakan oleh I3 : (Staff bagian Pengolahan Repository):
”Untuk membuat deskripsi metadata koleksi/materi digital(elektronik) Pengelolaan menggunakan pedoman repository Perpustakaan Institut Teknologi Del Pada SIPP Del kami menggunakan aplikasi perpustakaan Slims sedangkan untuk repository menggunakan Dspace”.
Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa pengolahan koleksi repository IT Del dapat dilakukan dengan baik ini terlihat dengan adanya pedoman atau standar yang digunakan oleh bagian repository IT Del yang dijadikan sebagai pedoman atau acuan.
Sebelum melakukan proses digitalisasi Perpustakaan IT Del membuat
daftar laporan karya ilmiah dalam format excel untuk lebih memudahkan pustakawan dalam melakukan proses digitalisasi. Berikut format karya ilmiah Dosen dan mahasiswa dapat dilihat pada gambar 4.5 dan gambar 4.6 .
Gambar 4.5 Daftar Karya ilmiah Mahasiswa
Gambar 4.6 Daftar Karya ilmiah Dosen
4.6.1 Prosedur Pengolahan karya ilmiah Elektronik
Dalam proses digitalisasi koleksi karya ilmiah melalui 4 tahapan yaitu pembongkaran, scanning, editing, uploading. Pertama dilakukan pembongkaran
Dalam proses digitalisasi koleksi karya ilmiah melalui 4 tahapan yaitu pembongkaran, scanning, editing, uploading. Pertama dilakukan pembongkaran