VII. PENGELOLAAN UAB ”TIRTA KENCANA”
7.1. Manajemen UAB ”Tirta Kencana”
7.1.2 Pengorganisasian UAB ”Tirta Kencana”
Menurut pengorganisasian Terry (1960) adalah suatu tindakan mengusahakan hubungan kelakuan yang efektif antara orang-orang, hingga mereka dapat bekerjasama secara efisien dan demikian memperoleh kepuasan pribadi dalam hal melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran tertentu. Menurut Marshall (1992) pengorganisasian adalah proses membangun hubungan formal di antara orang dan sumber untuk mencapai tujuan. Proses tersebut didasarkan pada 5 (lima) prinsip organisasi yaitu kesatuan perintah, jarak waktu, pendelegasian kewenangan, keseragaman penugasan dan fleksibilitas. Proses pengorganisasian mencakup 5 (lima) langkah yaitu menentukan tugas atau pekerjaan yang harus diselesaikan atau dicapai, pembagian tugas pokok ke dalam kegiatan individu, penugasan kegitan secara khusus pada masing-masing individu, menyediakan sumber-sumber yang diperlukan dan merencanakan hubungan organisasi yang diperlukan.
Dalam upaya pengorganisasian, pemimpin organisasi atau manajer harus memilih struktur yang tepat atau sesuai. Struktur organisasi ditunjukkan ke dalam bentuk diagram organisasi. Struktur organisasi secara khusus menunjuk siapa melakukan apa dan bagaimana mencapai atau menyelesaikan tugasnya. Langkah organisasi memerlukan petunjuk untuk mencapai hasil perencanaan. Ada beberapa aspek untuk pengorganisasian yaitu waktu, struktur, jalur perintah, derajat sentralisasi dan peran khusus.
Pimpinan organisasi dalam manajemen waktu harus memutuskan apa yang dilakukan, dimana, bagaimana dan oleh atau dengan siapa. Manajemen waktu adalah proses mengawasi, menganalisa dan memperbaiki rencana sampai bekerja. Perencanaan secara efektif adalah ketrampilan yang memerlukan waktu untuk meraihnya. Waktu adalah sumber tak terbarukan, sekali lewat maka hilanglah waktu itu. Pemimpin harus dapat memprioritaskan dan mengganti tugas yang kurang penting dengan yang paling penting. Tujuan harus specific (khusus), measurable (terukur), attainable (dapat dicapai), realistic (realistik), dan timely (berdasar waktu) atau di sebut SMART.
Bekerja secara efektif adalah membangun perasaan kerjasama dan efektifitas adalah dikaitkan dengan meletakkan orang yang tepat untuk melakukan pekerjaan yang benar. Jadi, struktur dapat didefinisikan sebagai sistem hubungan kerja, kelompok pekerjaan dan kewenangan. Ada 4 (empat) elemen pokok dalam merancang struktur organisasi yaitu;
1. Pengkhususan pekerjaan–apa yang dilakukan oleh tiap-tiap bagian adalah bertanggungjawab untuk apa.
2. Departemen atau bagian–pengelompokkan pekerjaan dan tanggung jawab dalam satu sektor dengan koordinasi pencapaian tujuan.
3. Ruang pengawasan-suatu batasan berapa banyak peranan pekerjaan harus ada di masing-masing bagian dan peran yang mana memerlukan koordinasi olhe satu pimpinan .
4. Pendelegasian kewenangan–penugasan hak-hak untuk mengambil keputusan tanpa harus ada persetujuan dari atasan.
Hasil dari struktur organisasi akan beragam tergantung keempat elemen tersebut di atas. Suatu organisasi dengan kewenangan desentralisasi dan bagian
yang sangat heterogen akan berbeda wujudnya dari yang sentralisasi dan bagian yang sangat homogen. Begitu organisasi mendelegasikan kewenangan secara otomatis ada mata rantai perintah atau komando jalur resmi atau formal yang mengkhususkan kewenangan, tanggung jawab, dan hubungan komunikasi dari atas ke bawah dalam satu organisasi (Ivancevich, Donnelly & Gibson, 1980). Jika manejemen adalah berkaitan dengan pencapaian tujuan organisasi secara maksimal dan obyektif dengan dan melalui orang lain. Perluasan organisasi manajemen dicirikan oleh beberapa strategi, jarak waktu pengawasan yang panjang, demokrasi dan otonomi. Pelaksanaan manajemen tidak dapat dikurangi ke seperangkat standar pengarahan yang akan bekerja untuk semua organisasi secara berkesinambungan. Bagaimanapun juga, semua pimpinan atau manajer dari organisasi menghadapi tantangan yang sama untuk mengatur waktunya, tujuannya dan sumber-sumbernya dalam rangka untuk memenuhi tugas-tugas dan melaksanakan gagasan-gagasannya (Waldron, 1994).
Adapun pengorganisasian UAB ”Tirta Kencana” menyangkut kepemimpinan, keanggotaan, aturan atau norma yang berlaku, petugas teknis administrasi maupun operasional sarana prasarana dan partisipasi anggota. Pengorganisasian di dalam lembaga ini ditujukan untuk menghimpun semua potensi dan seluruh komponen masyarakat secara sinergis guna menyelenggarakan organisasi dengan baik. Penghimpunan potensi secara sinergis itu direalisasikan dengan membagi komponen-komponen kegiatan yang dibutuhkan ke dalam kelompok untuk mencapai tujuan. Dalam konteks manajemen, pengorganisasian adalah pembagian kerja ke dalam struktur dengan tugas yang melekat pada bagian-bagian yang ada. Adanya tugas dimaksudkan untuk membagi tugas mulai dari ketua hingga personil di bawahnya. Selain itu pengorganisasian ini juga dapat dimaknai sebagai upaya melakukan koordinasi sumber daya manusia yang didukung dengan sarana dan prasarana yang ada. Dalam bagian organizing ini, satu hal yang penting adalah menempatkan orang yang tepat di tempat yang tepat. Selanjutnya, kelancaran kegiatan organisasi terjadi apabila didukung oleh seluruh anggotanya. Dalam pelaksanaannya, keterlibatan anggota dalam organisasi belum nampak atau masih minim. Hal ini berdampak pada hasil yang dicapai menjadi kurang maksimal. Bapak Ttk sebagai
mantan ketua RW 07 Jetisharjo menuturkan pengalamannya berkaitan dengan awal berdirinya UAB ”Tirta Kencana, usaha pengelolaan air bersih berbasis masyarakat sebagai berikut:
...setelah pelaksanaan proyek selesai oleh Dinas Kimpraswil secara resmi diserahkan pada kami (masyarakat Jetisharjo) kebetulan waktu itu saya sebagai ketua RW. Selanjutnya untuk kelancaran dalam pelayanan dan mengelola tidak mungkin saya kerjakan sendiri, saya menunjuk beberapa warga yang bersedia ikut membantu mengurusi usaha air kampung ini ...
Meskipun UAB ”Tirta Kencana” ketika pertama kali terbentuk belum sebagaimana layaknya sebuah organisasi formal, namun demi kelancaran pelayanan kepada pelanggan, Ketua RW 07 menunjuk beberapa warga untuk membantu menjalankan usaha tersebut. Adapun warga yang terpilih bertugas menjalankan aktifitasnya sebagai berikut:
1. Bendahara, pekerjaan yang harus dilakukan adalah mencatat penerimaan retribusi dan pengeluaran setiap bulan.
2. Petugas pencatat water meter, bertugas untuk mencatat jumlah pemakaian air oleh setiap pelanggan.
3. Petugas penarik iuran/retribusi, yaitu setiap bulan bertugas menarik retribusi dari pelanggan dari rumah ke rumah (secara door to door). Hasil rekap pencatatan water meter kemudian disetorkan pada bendahara
4. Petugas yang menghidupkan dan mematikan mesin, 3 kali dalam sehari sekaligus menjaga rumah pompa serta membersihkan reservoir (1x/bln)(wawancara dengan bapak Sh).
Untuk mengkoordinir seluruh kegiatan di UAB ”Tirta Kencana” membutuhkan seorang pemimpin yang mampu memahami kondisi sosial masyarakat setempat. Selama ini kepemimpinan UAB ”Tirta Kencana” masih menyatu dengan kepengurusan RW. Jabatan yang rangkap tersebut, berdampak dalam menjalankan kegiatan menjadi kurang fokus dan maksimal dalam mengembangkan usaha ini. Hal ini dikarenakan satu sisi sebagai penguasa wilayah (ketua RW) di sisi lain sebagai ketua UAB ”Tirta Kencana”. Berdasarkan hasil wawancara dengan tokoh masyarakat bapak Sd yang menuturkan pendapatnya bahwa:
... posisi tersebut menyebabkan anggota pasif dalam menyampaikan pendapatnya tentang Tirta Kencana , ya ada rasa takut atau sungkan. Kalau ada anggota yang kurang puas dengan pekerjaan, sering menyampaikan di forum RT ...
Pergantian pengurus UAB”TK” saat ini belum memiliki persyaratan khusus, pergantian pengurus berdasarkan hasil kesepakatan masyarakat. Berikut hasil wawancara dengan lurah Cokrodiningratan terkait dengan pergantian pengurus ”Tirta Kencana bapak Wd berikut:
... proses pemilihan ketua UAB TK belum memiliki persyaratan tertentu bagi calon ketua. Persyaratan yang ada diberlakukan bagi calon ketua RW antara lain calon ketua penduduk setempat, minimal tinggal selama 5 tahun berturut-turut. Siapapun yang terpilih kami serahkan pada masyarakat setempat mengingat UAB TK merupakan usaha mereka. Kami berharap ketua yang baru atau yang terpilih dapat memberikan pelayanan dengan baik dalam hal kemasyarakatan maupun dalam memenuhi kebutuhan air bersih bagi warganya ...
Dari aspek kepengurusan bahwasanya organisasi UAB ”Tirta Kencana” dalam menjalankan fungsinya sebagai sebuah struktur kelembagaan sebagai berikut :
1. Organisasi di bentuk oleh masyarakat tanpa ada elemen pemerintah dan berjalan secara kekeluargaan dan langsung dikontrol oleh masyarakat setempat.
2. Susunan pengurus dalam organisasi semuanya berasal dari susunan pengurus yang ada dalam kepengurusan RW 07 Jetisharjo. Mulai terdiri dari ketua, kemudian koordinator yang membawahi bagian administrasi, bagian keuangan, serta petugas operasional.
3. Untuk masalah sarana dan prasarana yang kurang memadai atau rusak, pengurus aktif atau gencar melakukan upaya mencari bantuan dana pemerintah.
Saat ini UAB ”Tirta Kencana” telah menjalankan fungsinya, namun ada beberapa hal kendala yang sulit dipahami oleh anggota seperti berikut: 1) ketua tidak memberikan respon yang baik ketika masyarakat membutuhkan informasi berkenaan perkembangan organisasi ini, 2) ketua dianggap oleh angota kurang
mampu dalam membimbing masyarakat akan pentingnya organisasi ini untuk masa yang akan datang. Hal ini terbukti dengan sikap tertutup ketua organisasi terhadap informasi yang diperlukan dalam pengembangan organisasi ini, 3) kurang transparan dari pengurus kepada anggota mengenai permasalahan operasional organisasii ini. Hal ini tercermin dari sikap ketua yang kurang mendudukan posisinya sebagai koordinator usaha air, namun cenderung memposisikan dirinya sebagai kepala wilayah, 4) hal lain yang tidak kalah penting adalah minimnya wawasan pengurus dalam memahami tata cara organisasi, terutama dalam hal manajemen keuangan sehingga menimbulkan kecurigaan anggota tentang pengguanaan atau pengelolaan uang.
Dari aspek partisipasi, saat ini bentuk partisipasi anggota masih terbatas, seperti dalam pemilihan koordinator, kegiatan menjaga dan memperbaiki lingkungan termasuk sumber air maupun sarana prasarana. Apabila dicermati, ada kecenderungan pengurus kurang percaya apabila anggota ikut atau dilibatkan dalam kegiatan-kegiatan perencanaan, karena ada keraguan atas kemampuan anggota dalam memberikan pendapat tentang usaha pengelolaan air bersih.
Di samping pengurus, dalam organisasi UAB ”Tirta Kencana” terdapat juag tenaga teknis dan administrasi yang memberikan pelayanan kepada anggota, dengan menggunakan sarana prasarana yang ada, seperti pompa, pipa, bak penampungan air (reservoir), tabung desinfektan dan mesin pengontrol pemakaian air. Operasionalisasi alat-alat tersebut dilakukan oleh 2-3 teknisi. Skema operasionalisasi peralatan dan distribusi air dari sumber sampai ke pelanggan dapat dilihat pada gambar 3 berikut ini
Gambar 3. Skema Operasionalisasi Peralatan dan Pendistribusian Air
Sumber mata air yang dikelola oleh UAB ”Tirta Kencana” saat ini ada 2, satu sumber mata air terletak di atas tebing dan yang lain terdapat di bawah sungai. Teknik yang dipergunakan untuk mengalirkan air dari kedua sumber tersebut adalah sebagai berikut:
1. Dari sumber mata air 1 (letaknya lebih tinggi), air dialirkan ke bak penampung (reservoir), sehingga tidak diperlukan pompa hanya menggunakan tenaga beda tempat (elevasi).
2. Dari sumber mata air ke II (letaknya lebih rendah), air dipompa dan dialirkan ke bak penampung I. Pompa dilengkapi peralatan khusus sehingga mampu berhenti secara otomatis jika bak penampung I penuh.
3. Bak penampung I tersebut, selanjutnya diberi desinfektan (guna mematikan kuman berbahaya) dengan konsentrasi rendah. Desinfektan ditempatkan pada
Mata Air I (lebih tinggi dari bak penampung I)
Air di pompa (ke bak penampung I)
Mata Air II (lebih rendah dari bak penampung I)
Bak penampung I (terletak di bawah
lokasi konsumen) Tabung khusus berisi
desinfektan (kaporit air berkonsentrasi rendah) yang diteteskan ke bak penampungan. Didistribusi ke konsumen tidak menggunakan pompa,
dgn. tenaga elevasi (perbedaan tinggi tempat)
Air di pompa ke bak penampung II & III Bak penampung II (terletak di atas lokasi konsumen) Alat kontrol pemakaian air (water meter) Alat kontrol pemakaian air (water meter) Bak penampung III (terletak di atas
tabung khusus, yang cara kerjanya dialirkan melalui kran yang dapat diatur jumlahnya
4. Dengan menggunakan pipa dua buah, air dari bak penampung I dipompa dengan mengunakan pompa secara seri, masing-masing ke bak penampung II dan III yang terletak di dekat lokasi konsumen
5. Dari bak penampungan II dan III ini selanjutnya air didistribusikan ke anggota/pelanggan masing-masing dengan terlebih dulu melalui alat pengukur aliran (water meter). Dengan demikian jumlah penggunaan air dari masing-masing pelanggan/konsumen dapat diketahui dengan tepat jumlahnya.
Untuk operasionalisasi sarana prasarana yang ada dilakukan oleh 2 (dua) orang petugas atau teknisi yaitu teknisi A dan B. Kedua teknisi bertanggungjawab atas operasionalisasi kerjanya. Teknisi A, tugasnya adalah menghidupkan dan mematikan pompa atau kontrol pompa air setelah alat otomatis dipasang; pemberian desinfektan sesuai perintah ketua, dan melakukan tindakan pengamanan darurat instalasi air bersih ”Tirta Kencana” (mata air, pemipaan)
Dalam pengorganisasin UAB ”Tirta Kencana” juga dapat dimaknai sebagai upaya melakukan koordinasi sumber daya manusia yang didukung dengan sarana dan prasarana yang ada. Seperti upaya yang dilakukan untuk meningkatkan kualitas air dengan pemberian desinfektan yang dilakukan sejak tahun 2006. Pemberian desinfektan dilakukan karena memperoleh bantuan dari salah satu pergurua tinggi internasional (AIT-Thailand). Dengan adanya alat tersebut masyarakat terjamin tingkat kesehatannya. Berikut penuturan salah satu anggota ibu Ad tentang kualitas air UAB ”Tirta Kencana” sebagai berikut:
... sebelum berlangganan air dari UAB Tirta Kencana , saya telah berlanggan air dari PDAM, tapi saya tidak puas karena air yang saya dapatkan kurang bagus warnanya keruh dan kadang bau kaporit, maka saya beralih menggunakan atau berlanggan air dari UAB Tirta Kencana, airnya bersih dan tidak bau kaporit ...
Disamping upaya mengkoordinir sumberdaya manusia serta didukung dengan sarana yang ada, juga diperlukan kerjasama semua warga yang ada untuk kepentingan organisasi, dalam hal menjaga sumber daya yang dimiliki seperti adanya bencana alam (banjir, tanah longsor). Tugas teknisi A mengkoordinir masyarakat untuk gotong royong atau membayar tenaga yang ada untuk
memperbaiki atau membangun sarana atau peralatan yang rusak terlanda bencana. Selebihnya, teknisi A juga melaksanakan tugas pencatatan pemakian air dari anggota setiap bulan berdasarkan water meter. Pencatatan dilakukan antara tanggal 1 sampai dengan 3. Selanjutnya hasil catatan semua pemakaian air, kemudian direkap, dan hasil rekapan disetorkan kepada bendahara.
Pemeliharaan dan perawatan peralatan dilakukan oleh teknisi A bila terjadi kerusakan pada: pompa air, pipa produksi dan distribusi, reservoir, dan mata air. Pompa air, merupakan salah satu peralatan yang bekerja secara terus menerus/non stop sehingga diperlukan perawatan dengan cara service secara rutin 1x setiap bulan secara bergantian diantara kedua pompa yang ada. Namun demikian peralatan tersebut memiliki masa (usia) pemakaian antara 5-6 tahun, seperti pipa setelah masa itu perlu diganti dengan pipa yang baru. Pipa produksi dan distribusi adalah alat terbuat dari besi dengan masa pemakaian sampai dengan 15 Tahun. Sebaiknya setelah masa tersebut perlu diganti yang baru, karena biasanya pipa telah mengalami pengeroposan akibat karatan. Untuk perawatan reservoir, dilakukan dengan cara membersihkan 1x setiap bulan. Pemeliharaan yang dilakukan pada mata air/sumber air, dengan cara melindunginya dari kemungkinan bahaya pencemaran dari akibat perilaku sanitasi masyarakat disekitarnya.
Teknisi B bertugas menghidupkan dan mematikan mesin pompa air, tiga kali dalam sehari (pagi, siang dan sore hari) sekaligus menjaga rumah pompa. Selain melaksanakan tugas yang berkaitan dengan urusan teknis, juga melaksanakan tugas non teknis yaitu menagih retribusi pada anggota yang terlambat membayar. Tugas ini dilakukan apabila anggota sampai dengan tanggal 17 belum membayar iuran bulanan. Kemudian hasil keseluruhan tagihan diserahkan kepada Bendahara paling lambat tanggal 30 setiap bulan. Sebagian uang yang terkumpul digunakan untuk membayar rekening listrik.
Sekretaris sebagai pelaksana administrasi bertugas membuat rekening tagihan air anggota; mencatat jumlah pemakaian air masing-masing anggota; membuat rekap rekening tagihan air anggota rangkap empat; membuat laporan bulanan UAB ”Tirta Kencana.” Semua laporan hasil kerja sekretaris diserahkan kepada koordinator.
Bendahara bertugas untuk menerima, membukukan, dan menyimpan uang dari hasil pembayaran rekening air seluruh anggota; membayar semua pengeluaran yang berkaitan dengan UAB ”Tirta Kencana” dengan persetujuan ketua.
Keempat petugas tersebut secara langsung bertanggung jawab kepada koordinator UAB “Tirta Kencana”. Dari hasil kerja yang dilakukan oleh masing-masing petugas, diberikan imbalan berupa honorarium yang ditetapkan oleh ketua berdasar pertimbangan kemampuan keuangan organisasi. Honorarium diberikan pada awal bulan atau setiap tanggal 5. Masing-masing teknisi memperoleh honorarium sebesar Rp. 75.000,00 (tujuh puluh lima ribu rupiah), sedang sekretaris atau petugas administrasi dan bendahara memperoleh sebesar Rp. 100.000,00 (seratus ribu rupiah). Kecuali ketua tidak mendapat honor, selain karena kemampuan keuangan organisasi juga sebagai bentuk pengabdian. Seperti dituturkan oleh bapak Md ketua UAB ”Tirta Kencana” tentang kebijakan tersebut bahwa “sebagai ketua saya memang tidak menerima honor, secara pribadi ini merupakan bentuk pengabdian saya kepada kampung Jetisharjo”.