BIDANG INFORMASI DAN JARINGAN LABORATORIUM
B. SEKSI JARINGAN LABORATORIUM
2. Penguatan Laboratorium Penguji Benih
Kegiatan penguatan laboratorium penguji benih merupakan kegiatan penerapan sistem manajemen mutu laboratorium Balai Besar PPMB-TH untuk menjamin bahwa laboratorium selalu menjaga kompetensinya sesuai dengan kriteria akreditasi. Dalam rangka memelihara status akreditasi yang diberikan oleh KAN, kegiatan laboratorium Balai Besar PPMB-TPH pada tahun 2016 meliputi audit internal, revisi dokumen sistem manajemen mutu, kaji ulang manajemen, pengajuan permohonan re-akreditasi dan asesmen.
2.1. Audit Internal
Audit internal dilaksanakan pada 21 – 22 Juni 2016 sesuai engan Surat Tugas Kepala Balai Besar PPMB-TPH Nomor: 33A.KP.340/C.3.BBMB/ 01/2016 tanggal 18 Januari 2016 tentang tim audit internal laboratorium penguji benih Balai Besar PPMB-TPH. Pembukaan audit dipimpin oleh Manajer Mutu (Kepala Bidang Informasi dan Jaringan Laboratorium) bertempat di aula Balai Besar PPMB-TPH (Gambar IV.B.9).
Hasil audit menunjukkan adanya 28 ketidaksesuaian yang terdiri dari : a. Kategori 2 sebanyak 12 ketidaksesuaian (2 aspek manajemen dan 10
aspek teknis)
b. Kategori 3 sebanyak 16 ketidaksesuaian (5 aspek manajemen dan 11 aspek teknis)
Seluruh ketidaksesuaian tersebut telah selesai diperbaki pada 30 September 2016.
Gambar IV.B.9. Pembukaan audit internal laboratorium penguji benih Balai Besar PPMB-TPH tahun 2016
2.2. Revisi Dokumen Sistem Mutu
Pada tahun 2016 ini perubahan dokumen dilakukan sebagai tindakan perbaikan hasil audit internal dan kaji ulang dokumen. Dokumen mutakhir yang beredar di Balai Besar PPMB-TPH merupakan dokumen edisi 3 dengan tanggal revisi 30 Agustus 2016.Dokumen yang mengalami revisi adalah panduan mutu, dokumen prosedur dan instruksi kerja (Tabel IV.B.2).
BALAI BESAR PPMB-TPH 4 -19 Tabel IV.B.2. Daftar dokumen sistem mutu yang direvisi tahun 2016
No. Bagian
Dokumen Jenis Revisi
Panduan Mutu
Xi Memutakhirkan sasaran mutu tahun 2016
PM 4.1 Perubahan nama jabatan Administrasi Teknis menjadi PJ. Administrasi.
Menghapus wewenang Manajer Teknis tentang verifikasi LLHP dan sertifikat ISTA
Lampiran 3 Perubahan dan penambahan personel dalam struktur organisasi
Dokumen Prosedur
DP 20 Penyesuaian dengan struktur organisasi yang baru dengan menghapus jabatan Deputi Manajer Mutu
DP 25 dan
26 Penambahan klausul tentang verifikator pengujian kadar air dan kemurnian oleh Pengawas Benih Tanaman yang ditunjuk DP 37 Penyederhanaan prosedur pengujian nematode terbawa benih DP 41 Perubahan frekuensi pengecekan grinding mills dan oven dari
enam bulan sekali menjadi setahun sekali
Instruksi Kerja
IKP 11 Penambahan klausul tentang pemantauan sampel yang diterima dan batas waktu pelaporan hasil uji di laboratorium bakteri
IKP 13 Penambahan klausul tentang pemantauan sampel yang diterma pada pengujian nematode terbawa benih
IKP baru Pengujian deteksi Produk Rekayasa Genetika (PRG)
2.3. Kaji Ulang Manajemen
Kaji ulang manajemen laboratorium penguji benih Balai Besar PPMB-TPH dlaksanakan pada 1 Nopember 2016 di aula Balai Besar PPMB-TPH. Kaji ulang manajemen dipimpin oleh Kepala Balai Besar PPMB-TPH sebagai Manajer Puncak (Gambar IV.B.10).
Manajer Mutu menyampaikan pencapaian sasaran mutu tahun 2016 seperti dalam Tabel 3. Dari delapan sasaran mutu, terdapat kegiatan yang tidak dapat dilaksanakan yaitu penyelenggaraan pelatihan pengambilan contoh. Hal ini dkarenakan adanya self blocking pada anggaran yang tersedia. Hasil evaluasi menunjukkan bahwa sasaran mutu tahun 2016 dapat tercapai.
Setelah melalui diskusi, maka sasaran mutu tahun 2017 adalah sebagai berikut :
a. Mengikuti uji profisiensi ISTA, 3 kali. b. Melaksanakan audit internal, 1 kali.
c. Melaksanakan kaji ulang manajemen, 1 kali.
d. Melaksanakan/mengikuti pelatihan sistem mutu, 1 kali.
e. Melaksanakan pelatihan pengujian bakteri terbawa benih (in-house
training), 1 kali.
f. Registrasi personel pada Lembaga Sertifikasi Personel, 15 orang. g. Pengembangan dan validasi metode, 13 judul.
BALAI BESAR PPMB-TPH 4 -20 Gambar IV.B.10. Kaji ulang manajemen Laboratorium Penguji Benih Balai
Besar PPMB-TPH tahun 2016 Tabel IV.B.3. Pencapaian sasaran mutu tahun 2016
No. Sasaran Mutu Pencapaian Keterangan
Ya Tidak
1. Kalibrasi peralatan (7 lab) √ 2. Mengikuti uji profisiensi ISTA (2
kali) √
Mengikuti 4 kali uji profisiensi ISTA 3. Melaksanakan kaji ulang
dokumen (1 kali) √
Edisi revisi terakhir 30 Agustus 2016 4. Melaksanakan audit internal (1
kali) √
5. Melaksanakan pengujian untuk pemeliharaan ruang lingkup
akreditasi (7 lab) √
6. Menyelenggarakan pelatihan pengambilan contoh (in-house
training)
X
Karena adanya self
blocking anggaran
7. Kaji ulang manajemen (1 kali) √ 8. Pelaksanaan pengembangan
dan validasi metode (13 unit) √
2.4. Permohonan Re-akreditasi
Proses re-akreditasi dimulai dari pengajuan permohonan melalui program KAN-MIS (Komite Akreditasi Nasional-Management Information System). Pengecekan status akreditasi, pengajuan permohonan, pengiriman dokumen dan komunikasi lainnya dilakukan melalui program KAN-MIS dengan tampilan antara lain seperti Gambar IV.B.11.
BALAI BESAR PPMB-TPH 4 -21 Gambar IV.B.11. Tampilan akun Balai Besar PPMB-TPH di KAN-MIS saat
pengajuan permohonan re-akreditasi
Proses re-akeditasi dimulai setelah dilakukan proses pembayaran biaya asesmen dan iuran tahunan dengan tagihan dan bukti pembayaran seperti pada Gambar IV.B.12. Proses re-akreditasi terbagi dalam empat
BALAI BESAR PPMB-TPH 4 -22 tahap yaitu (1) registrasi, (2) persetujuan kontrak, (3) audit kecukupan dan (4) asesmen lapangan.
Gambar IV.B.12. Tagihan dan bukti pembayaran biaya asesmen dan iuran tahunan
2.5. Asesmen Lapangan
Asesmen lapangan dilakukan pada 6 – 7 Desember 2016, dengan tiga asesor KAN yaitu Saptowo J. Pardal (Asesor Kepala, bidang mikrobiologi dan bioteknologi), Dewi Kusumawardani (Asesor Anggota, bidang manajemen) dan Aziz Purwantoro (Asesor Anggota, bidang mutu benih). Dari proses asesmen selama dua hari tersebut, asesor memberikan ringkasan hasil temuan ketidaksesuaian sebagai berikut :
a. Secara umum laboratorium Balai Besar PPMB-TPH telah mengimplementasikan sistem manajemen mutu berdasarkan SNI ISO/IEC 17025:2008 dengan baik dan konsisten, didukung oleh komitmen pimpinan dan personel yang memadai.
b. Namun demikian, ada beberapa hal yang belum sesuai. Dari hasil asesmen ulang ini telah ditemukan ketidaksesuaian sebanyak 17, yang terdiri dari 4 aspek manajemen dan 13 aspek teknis. Kategori temuan 2 sebanyak 14 dan kategori 3 sebanyak 3 ketidaksesuaian.
c. Ketidaksesuaian pada aspek manajemen meliputi pengendalian dokumen, subkontrak pengujian, pembelian jasa dan perbekalan dan penanganan pengaduan.
d. Ketidaksesuaian pada asepek teknis meliputi personel, metode uji dan validasi metode, peralatan, ketertelusuran pengukuran, penanganan barang yang diuji, jaminan mutu hasil pengujian dan pelaporan hasil. Seluruh ketidaksesuaian tersebut harus dapat diselesaikan paling lambat pada 17 Maret 2017 agar laboratorium penguji benih Balai Besar PPM-TPH dapat tetap dalam status diakreditasi oleh KAN sesuai denganSNI ISO/IEC 17025:2008.
BALAI BESAR PPMB-TPH 4 -23