Berikut ini program peningkatan kapasitas yang sebaiknya dijalankan Biro Humas, Ditjen Gakkum, dan Ditjen KSDAE:
1. Pelatihan komunikasi media
Pelatihan komunikasi media adalah pelatihan untuk meningkatkan pemahaman dan kemampuan peserta bagaimana berkomunikasi dengan media atau pekerja media agar informasi dari Biro Humas, Ditjen Gakkum, dan Ditjen KSDAE lebih berpeluang disiarkan oleh media.
Staf Biro Humas, Ditjen Gakkum, dan Ditjen KSDAE yang perlu mengikuti pelatihan ini adalah mereka yang tupoksinya harus berkomunikasi dengan media dan para pejabat eselon 2.
Materi pelatihan:
a. Pengetahuan mengenai media massa dan jurnalisme, termasuk peran dan tanggung jawab media massa
b. Menulis siaran pers
c. Memberikan jumpa pers dan media briefing
d. Memberikan wawancara kepada media massa (cetak dan elektronik) 2. Pelatihan menyusun kampanye media
Pelatihan ini melengkapi pelatihan No 1 di atas. Jika memungkinkan pelatihan No 1 dan No 2 bisa dilaksanana berurutan. Kampanye media adalah kegiatan komunikasi dengan media untuk satu isu tertentu dengan tujuan agar isu itu dalam jangka waktu tertentu mendapat liputan media yang masif. Misalnya, kampanye media untuk isu tumbuhan dan satwa liar (TSL). Peserta pelatihan akan belajar bagaimana menyusun program kampanye media terkait isu TSL. Peserta akan mempraktikkan menyusun rencana secara bertahap dan keluaran dari pelatihan adalah program kampanye media. Atau kampanye mendukung Taman Nasional Kerinci Seblat.
3. Pelatihan Sebagai Juru Bicara
Pelatihan ini lebih spesifik menyiapkan Kepala Biro Humas, staf Ditjen Gakkum, dan staf Ditjen KSDAE terutama eselon 2, Kepala Balai Gakkum, Kepala Balai KSDA, Kepala Balai Taman Nasional sebagai juru bicara yang akan selalu berkomunikasi menyampaikan informasi penting kepada media.
Peserta pelatihan akan belajar memahami kerja media terutama dalam wawancara. Peserta kemudian belajar dan meningkatkan kapasitasnya dalam bicara kepada publik (public speaking) secara umum dan kepada media (seperti memberikan jumpa pers dan memberikan wawancara).
Setelah mengikuti pelatihan ini peserta akan lebih baik dalam bicara kepada para jurnalis apakah secara one-on-one atau dalam jumpa pers atau media briefing. Peserta akan menjadi juru bicara Ditjen Gakkum dan Ditjen KSDAE di tingkat nasional (pejabat eselon 2) dan di daerah (Kepala Balai Gakkum, Kepala Balai KSDA, Kepala Balai Taman Nasional).
4. Memaksimalkan situs web PPID, Ditjen Gakkum dan Ditjen KSDAE
PPID, Ditjen Gakkum, dan Ditjen KSDAE sudah memiliki situs web sayang belum dimaksimalkan, terutama sebagai piranti komunikasi dengan media yang lebih aktif. Biro Humas membuat term of reference (ToR) untuk pengembangan situs web dan mencari konsultan ahli untuk pengembangan situs web berdasarkan ToR itu.
RISET
Riset yang dimaksud di sini bukanlah riset terkait dengan isu atau program Ditjen Gakkum/Ditjen KSDAE. Riset adalah cara yang sistimatis mendapatkan dan mengumpulkan informasi dan data untuk kebutuhkan program komunikasi media Biro Humas, Ditjen Gakkum, dan Ditjen KSDAE.
Semua aktivitas komunikasi yang strategis membutuhkan informasi dan data awal. Informasi dan data awal itu didapatkan melalui riset. Biro Humas, Ditjen Gakkum dan Ditjen KSDAE harus memasukkan riset terkait dengan komunikasi terutama terkait komunikasi dengan media massa - adalah bagian penting dari strategi komunikasi.
Seperti apa riset terkait strategi komunikasi media massa? Misalnya, riset sederhana menganalisis stakeholder media massa atau contoh lain adalah riset sederhana menyusun profil media nasional dan media daerah.
Riset-riset itu bisa dikerjakan pihak ketiga misalnya lembaga penelitian di universitas.
Riset seperti apa yang dibutuhkan akan ditentukan oleh program komunikasi media massa. Biro Humas sebagai awak yang bertanggung jawab menjalankan program komunikasi harus menentukan informasi dan data yang dibutuhkan dan siapa yang mengerjakan riset untuk mendapatkan informasi dan data itu. Berikut ini riset yang perlu untuk memaksimalkan strategi media ini:
Media assessment dibutuhkan agar Biro Humas, Ditjen Gakkum dan Ditjen KSDAE semakin memahami kondisi dan situasi terkini media massa di Indonesia dan bagaimana media massa meliput persoalan penegakan hukum lingkungan dan kehutanan. Riset ini akan memetakan massa media nasional dan lokal. Assessment atau riset ini akan dikerjakan oleh pihak ketiga bisa lembaga penelitian di perguruan tinggi atau perusahaan public relation dalam jangka waktu dua bulan. Tim assessment akan menerapkan metodologi kualitatif maupun kuantitatif, dan content analysis.
Content analysis secara kuantitatif fokus untuk berita-berita terkait dengan penegakan hukum lingkungan dan kehutanan. Assessment secara kuantitatif untuk memahami persepsi, pengetahuan dan pemahaman para pekerja media yang di-assess terutama untuk isu penegakan hukum lingkungan dan kehutanan. Media yang menjadi sasaran assessment ini: 10 media nasional (3 surat kabar harian, 1 majalah berita mingguan, 3 tabloid mingguan, 1 televisi, 2 media online) dan 10 media lokal di wilayah Balai Gakkum, Balai KSDA, dan Balai Taman Nasional berada.
2. Membangun database media
Kegiatan ini bisa dikerjakan oleh pihak ketiga maupun staf Biro Humas dengan bantuan dari staf komunikasi Ditjen Gakkum dan Ditjen KSDAE. Tim akan mengumpulkan informasi mengenai semua media yang aktif meliput dan menyiarkan informasi di Indonesia, di tingkat nasional maupun lokal atau media nasional maupun media lokal. Tim akan menyusun database semua media nasional dan media lokal di wilayah kerja Balai Gakkum, Balai KSDA, dan Balai Taman Nasional.
PEMANTAUAN
Program komunikasi termasuk Program Ditjen Gakkum dan Ditjen KSDAE yang tidak berhubungan dengan komunikasi secara alami membutuhkan pemantauan. Awak yang bertanggung jawab atas program wajib memantau apakah tujuan program komunikasi sudah tercapai. Jika sudah tercapai, apakah perlu menetapkan tujuan yang baru dan lebih jauh lagi? Jika belum tercapai harus dicari mengapa dan setelah didapat jawaban mengapa belum tercapai apakah program harus dievaluasi atau dimodifikasi. Pemantauan menjadi bagian tidak terpisahkan dari evaluasi yang kemudian akan menghasilkan modifikasi atau penyesuaian program untuk bisa mencapai tujuan. Dan, pemantauan membutuhkan riset sederhana. Misalnya, riset analisis isi (contentanalysis) media massa target terutama untuk berita-berita terkait dengan isu yang ditangani Biro Humas.
Dari riset analisis isi itu Biro Humas, Ditjen Gakkum dan Ditjen KSDAE bisa mendapatkan gambaran seberapa paham awak media akan isu itu, bagaimana media membingkai informasi yang didapat dari Biro Humas atau Ditjen Gakkum atau Ditjen KSDAE maupun nara sumber lainnya. Hasil riset itu akan sangat membantu Biro Humas menyusun program komunikasi untuk media massa.
Pemantauan program komunikasi saat ini menjadi lebih mudah dengan adanya pihak ketiga yang menyediakan jasa pemantauan media massa termasuk analisis isi maupun tone dari berita. Tidak hanya berita media cetak, tapi juga berita media elektronik dan online. Ditjen Gakkum sudah berlangganan layanan Indinesia Indicator (http://www.indonesiaindicator.com/) untuk memantau media. Ada baiknya, Biro Humas yang berlangganan jasa pemantauan media.
Hasil pemantauan bisa juga berasal dari mekanisme grievance yang disediakan oleh KHLK sebagai kementerian atau Ditjen Gakkum dan Ditjen KSDAE.
Secara periodik, awak komunikasi membuat rangkuman hasil pemantauan dari berbagai sumber. Rangkuman pemantauan ini bermanfaat juga untuk awak program lainnya, bukan hanya untuk awak komunikasi. Rekomendasi dari pemantauan akan menjadi materi untuk evaluasi.
EVALUASI
Evaluasi penting terutama untuk memastikan apakah tujuan program komunikasi media sudah tercapai. Jika sudah tercapai apakah perlu ada modifikasi atau penyesuaian program untuk tujuan yang baru? Jika tidak tercapai, mengapa dan bagaimana program harus disesuaikan atau dimodifikasi?
Beberapa informasi evaluasi harus melalui proses riset, misalnya bentuk riset survei mengukur apakah target audiens sudah mengerti sampai mengukur impact atau dampak.
Evaluasi harus diikuti dengan perubahan program dengan menyesuaikan tujuan baru atau memodifikasi terkait dengan kekurangan yang ada.
Dokumen strategi komunikasi media ini bukan dokumen statis. Staf di Biro Humas dengan dibantu staf komunikasi dari Ditjen Gakkum dan Ditjen KSDAE, harus memperbaharui terutama strategi
komunikasi terkait dengan program dokumen ini periodik (misalnya enam bulan sekali atau bahkan ketika ada perubahan besar) apakah perubahan di eksternal maupun internal organisasi. Idealnya setiap ada perubahan program kerja, maka program komunikasi media harus diperbaharui.
Dokumen ini masih harus dilengkapi oleh staf komunikasi bersama staf yang bertanggung jawab pada program-program Ditjen Gakkum maupun Ditjen KSDAE.
Seluruh staf Ditjen Gakkum dan Ditjen KSDAE akan mendapatkan manfaat dengan membaca dokumen ini.
Dan, dokumen ini sifatnya adalah dokumen internal sehingga tidak untuk disebarkan ke luar KLHK.
Strategi Komunikasi Media ini akan bermanfaat jika dieksekusi atau dijalankan, selain melengkapi bagian yang membutuhkan riset atau survei sederhana. Berikut ini beberapa saran agar Strategi Komunikasi Media ini memberikan manfaat maksimal.
1. Mensosialisasikan Strategi Komunikasi Media ini ke bagian-bagian lain, bukan hanya bagian yang bertanggung jawab menghadapi dan berkomunikasi dengan media. Ada bagian dalam Strategi Komunikasi Media ini berkaitan dengan program kerja. Sebaiknya pejabat eselon dua harus membaca Strategi
Komunikasi Media ini sehingga bisa memahami ketika mereka harus berhubungan dengan media.
2. Menyusun database media. Untuk menyusun dan melengkapi database media bagian komunikasi harus membuat survei atau riset sederhana. Riset atau survei sederhana ini bisa dikerjakan sendiri atau meminta lembaga penelitian komunikasi dari perguruan tinggi untuk mengerjakan itu.
3. Menyusun protokol komunikasi dengan media. Berdasarkan evaluasi, Biro Humas, dua ditjen atau KLHK sebagai institusi belum ada protokol komunikasi resmi (berdasarkan SK menteri atau peraturan menteri) bagaimana berkomunikasi atau berhadapan dengan media. Protokol komunikasi ini antara lain mengatur: semua staf Biro Humas, Ditjen KSDAE/Gakkum menggunakan email resmi (dengan domain @klhk.go.id), tidak ada lagi komunikasi resmi menggunakan email gratisan seperti email Gmail. Protokol komunikasi media ini juga mengatur siapa saja yang bisa memberikan wawancara, apakah eselon 1 saja atau bisa juga eselon 2 atau bahkan eselon di bawah dengan persetujuan atasan. Apakah Ditjen KSDAE atau Ditjen Gakkum atau Biro Humas atau bahkan KLHK membutuhkan juru bicara?
4. Di dalam Strategi Komunikasi Media ada usulan beberapa topik pelatihan untuk meningkatkan kapasitas staf yang akan selalu berhubungan dengan media. Salah satunya adalah pelatihan menulis siaran pers. Ada baiknya pelatihan menulis siaran pers juga diikuti staf lapangan karena merekalah yang tahu informasi menarik dari lapangan. Idealnya semua usulan pelatihan diprogramkan dalam setahun ke depan. 5. Rencana program media yang disajikan di dalam tabel belum ada penanggung jawab pelaksananya. Agar aktivitas komunikasi itu bisa berjalan, staf yang bertanggung jawab menjalankan Strategi Komunikasi
Media ini harus menentukan penanggung jawab setiap aktivitas. Tabel itu harus dilengkapi juga dengan periode waktu pelaksanaan.
6. Dari evaluasi kelembagaan, saat ini kewenangan untuk berhubungan atau berkomunikasi dengan media ada di Biro Humas bukan di direktorat jenderal. Sebaiknya membuat kesepakatan bagaimana Biro Humas berhubungan dengan direktorat jenderal. Harus ditetapkan apakah hanya Biro Humas saja yang boleh dan bisa berhubungan dengan media atau apakah direktorat jenderal bisa juga berhubungan dengan media tanpa melalui Biro Humas.
7. Bagian yang berhubungan dengan media tidak cukup kalau tingkatannya hanya eselon III. Idealnya bagian yang berhubungan dengan media minimal eselon I. Atau bisa juga ditetapkan di setiap direktorat jenderal ada divisi di bawah dirjen/sekretaris dirjen yang bertanggung jawab berhubungan dengan media agar arus informasi ke publik melalui media massa lebih lancar dan secara substansi menjadi lebih optimal.
8. Saat ini setiap ditjen memiliki website dan akun media sosial masing-masing. Website dan akun media sosial ini dikelola oleh staf di ditjen masing-masing bukan menjadi tanggung jawab Biro Humas. Biro Humas memiliki website sendiri. Jika memang ditetapkan seperti itu, website Ditjen KSDAE dan Ditjen Gakkum harus direvisi sehingga lebih efisien dan efektif untuk media atau piranti komunikasi, termasuk komunikasi dengan media. Saat ini website belum dimanfaatkan maksimal termasuk fitur-fitur atau saluran-saluran sebagai piranti komunikasi dengan media. Harus ditetapkan juga apakah hanya ada satu situs web untuk KLHK dan setiap ditjen bisa membuat subdomain saja.
9. Idealnya KLHK sebagai lembaga memiliki strategi komunikasi (umum). Strategi Komunikasi Media ini adalah salah satu bagian dari strategi komunikasi itu. Strategi komunikasi format lengkap ini akan terdiri dari: strategi komunikasi internal, protokol komunikasi internal (termasuk memanfaatkan teknologi digital), strategi komunikasi eksternal, protokol komunikasi eksternal, strategi komunikasi media, strategi media sosial, dan program-program setiap bagian.
10. Kementerian harus menetapkan siapa yang akan menjalankan Strategi Komunikasi Media ini (termasuk setelah digabung dengan strategi media sosial). Saran, sebaiknya bagian yang menjalankan Strategi Komunikasi Media ini ada di setiap ditjen. Biro Humas hanya memfasilitasi dan mendukung saja. Ketika Biro Humas sudah menyepakati program-program komunikasinya, maka Biro Humas bisa menjadi bagian yang mendukung. Agar Strategi Komunikasi Media ini bisa dijalankan maksimal, Ditjen KSDAE dan Gakkum harus membentuk satu bagian khusus yang bertanggung jawab menjalankan Strategi Komunikasi Media ini dengan bantuan Biro Humas.
Aaker, Jennifer and Smith, Andy. 2010. The Dragonfly Effect: Quick, Effective, and Powerful Ways to Use Social Media to Drive Social Change. San Francisco: Jossey-Bass
Berger, Bruce K. 2008. Lobbying. Di dalam Donsbach, Wolfgang (Ed). The International Encyclopedia of Communication. Massachusetts: Blackwell Publishing Ltd
The International Encyclopedia of Communication. Massachusetts: Blackwell Publishing Ltd. Day, B.A dan M.C. Monroe. 2000. Environmental Education and Communication for a Sustainable World: Handbook for International Practitioners. Washington, D.C.: Academy for Educational Development
Day, B.A. dan W.A. Smith. 1996. The Applied Behavior Change (ABC) Framework: Environmental Implications, Advances in Education, pp. 5-9
Dufour, G.H. 1864. Strategy and Tactics. Translated from French Edition by Craighill. New York: D. van Nostrand.
eption. Di dalam Donsbach, Wolfgang (Editor). The International Encyclopedia of Communication. Blackwell Publishing Ltd.
Dorfman, Lori. 2008. Media Advocacy in Health Communication. Di dalam Donsbach, Wolfgang (Editor). The International Encyclopedia of Communication. Blackwell Publishing Ltd.
Durham, Sarah. 2010. Brandraising: How Nonprofits Raise Visibility and Money Through Smart Communications. San Francisco: Jossey-Bass A Wiley Imprint
g a Multimedia Communication http://www.fao.org/3/a-y4334e.pdf> Diakses tanggal 9 Juli 2016
Gladwell, M. 2002. The Tipping Point: How Little Things Can Make a Big Difference. New York: Little, Brown & Company
Harvey, Kerric. 2014. Encyclopedia of Social Media and Politics. Los Angeles: Sage Publications, Inc.
International Encyclopedia of Communication. Massachusetts: Blackwell Publishing Ltd.
Janowitz, M. (1975). Professional models in journalism: The gatekeeper and the advocate. Journalism Quarterly, 52, 618 626
Kanter, Beth and Fine, A.H. 2010. The Networked Nonprofit: Connecting with Social Media to Drive Change. San Francisco, CA: Jossey-Bass.
Kepplinger, H.M. 2008. Media Effects. Di dalam Donsbach, Wolfgang (Ed). The International Encyclopedia of Communication. Massachusetts: Blackwell Publishing Ltd.
Kepplinger, H.M. 2008. Media Effects: Direct and Indirect Effects. Di dalam Donsbach, Wolfgang (Ed). The International Encyclopedia of Communication. Massachusetts: Blackwell Publishing Ltd.
Challenges of Canadian Edition: Volume 5, Issue 2, pp.57-74
Manheim, Jarol B. 2011. Strategy in Information And Influence Campaigns: How Policy Advocates, Social Movements, Insurgent Groups, Corporations, Governments, And Others Get What They Want. New York: Routledge
Marcus, Aaron (Editor). 2014. Design, User Experience, and Usability: Theories, Methods, and Tools for Designing the User Experience. Springer International Publishing
Mill, David. 2005. Content is King: Writing and Editing Online. Burlington, MA: Elsevier Butterworth-Heinemann.
Nielsen, Jakob dan Loranger, Hoa. 2006. Prioritizing Web Usability. Berkeley, California: New Riders. Patterson, S.J. and Radtke, J.M. 2009. Strategic Communications for Nonprofit Organizations: Seven Steps to Creating a Successful Plan. Secon Edition. Hoboken, New Jersey, Kanada: John Wiley & Sons, Inc.
Patterson, T. E. (1995). The American democracy, 7th edn. New York: McGraw-Hill
Saunders, M. 1999. Linking external communication & organization effectiveness. Organizational Development Journal, 17(4), pp. 35-40
Sheehan, Kim Bartel. 2008. Brands. Di dalam Donsbach, Wolfgang (Ed). The International Encyclopedia of Communication. Massachusetts: Blackwell Publishing Ltd
Siebert, F., Petersen, T., & Schramm, W. (1956). Four theories of the press. Urbana: University of Illinois Press
Smith, Lyn. 2008. Effective Internal Communications. London: Kogan Page Limited
Spiliotopoulos, Tasos et. al. 2010. Integrating Usability Engineering for Designing the Web Experience: Methodologies and Principles. New York: Information Science Reference.
Talib, Saman. 2014. Nongovernmental Organizations. Di dalam Kerric Harvey (Editor). Encyclopedia of Social Media and Politics. Sage Publications, Inc.
Temporal, Paul. 2015. Branding for the Public Sector: How to Develop Successful Brands in the Sector Where Image Is Power. West Sussex: John Wiley and Sons Ltd.