BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.3. Deskripsi Data
4.3.1. Pentingnya Monitoring dan Evaluasi
Berdasarkan hasil wawancara dengan narasumber WDP, diperoleh keterangan yang sangat penting terkait hal yang menjadi dasar keberadaan Staf Monev di Perkumpulan Strada. Dasar pertama keberadaan tim monitoring dan evaluasi terdapat dalam buku 2 yaitu Implementasi Rencana Strategis Perkumpulan Strada Tahun 2016-2024 khususnya di BAB VII tentang Kebijakan Monitoring dan Evaluasi Renstra/Rencana Operasional (hal. 43). Di dalam buku 2 tersebut dijelaskan terdapat 5 (lima) Kebijakan Monitoring dan Evaluasi yaitu:
1. Monitoring dan Evaluasi Internal (Monevin) dilaksanakan terpusat oleh Tim Monevin.
2. Tim Monevin berfungsi menilai aktivitas Renstra/Renop dari seluruh koordinator pelaksanaan Renstra/Renop tingkat Cabang maupun Direktorat dan berkoordinasi dengan Bagian Keuangan tentang penggunaan anggaran serta melaporkan seluruh aktivitas/kegiatan kepada Direktur.
3. Bila setelah dilakukan visitasi hasil aktivitas koordinator perlu disempurnakan maka Tim Monev meminta tindakan koreksi
74
maksimal 2 (dua) minggu untuk menyempurnakan aktivitas kegiatan dan dokumen yang disepakati kedua belah pihak. 4. Ketua Tim Monevin melaporkan hasil kegiatan Renstra/Renop
kepada Direktur melalui Sekretaris Direktorat.
5. Tim Monevin menjalankan tugas untuk memonitor, mengidentifikasi dan menilai:
a. Komitmen pelibatan seluruh guru dan karyawan serta siswa (sesuai dengan programnya) dalam melaksanakan program atau memanfaatkan investasi yang telah dilakukan.
b. Persentase kemajuan Implementasi program, kemajuan fisik, dan kesesuaiannya dengan rencana kegiatan, serta pengelolaan program.
c. Capaian indikator keberhasilan (rate of success) kinerja Renstra. Capaian indikator keberhasilan ditentukan dari rasio antara jumlah indikator yang mencapai target dengan jumlah indikator yang ditetapkan.
d. Masalah-masalah yang dihadapi oleh unit kerja, termasuk upaya-upaya yang telah dilakukan untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, sehingga dapat diberikan masukan untuk perbaikan Implementasi pada tahap berikutnya.
e. Dampak dan keberlanjutan Renstra. Penilaian aspek ini ditujukan pada kejelasan dampak kinerja dan dampak keberlanjutan Renstra. Secara umum aspek yang perlu
75
mendapatkan jaminan keberlanjutan, yaitu kegiatan pengembangan berupa best practices.
f. Tim Monevin dan Auditor melaporkan seluruh kegiatan aktivitas setiap koordinator 2 (dua) kali setahun bulan Oktober dan April serta merekomendasikan keberlanjutan aktivitas kepada Direktur.
g. Hasil Monevin menggunakan penilaian kualitatif (komentar terkonsolidasi secara deskriptif dan penyampaian temuan ketidaksesuaian) serta kuantitatif (angka) untuk setiap kriteria. Adapun ketentuan penilaiannya adalah 1 = sangat buruk; 2 = buruk; 3 = cukup; 4 = baik; 5 = sangat baik. Dasar yang kedua terdapat dalam struktur organisasi Perkumpulan Strada yang ditetapkan oleh Pengurus Perkumpulan Strada tahun 2016 (Gambar 4.1). Staf Monev merupakan jabatan struktural yang baru dan sejajar dengan jabatan Sekretaris Direktorat dan Audit Internal. Sehingga jika dilihat dari struktur organisasi Perkumpulan Strada terdapat dalam kotak yang sama dan langsung bertanggung jawab kepada Direktur.
Dasar yang ketiga terdapat di buku 3 yaitu Rambu-rambu Implementasi Renstra Tahun 2016-2024 khususnya BAB V tentang Monitoring dan Evaluasi (halaman 22). Monitoring dan evaluasi pada buku 3 ini dimaksudkan sebagai pedoman pelaksanaan bagi Tim Monev tingkat Kantor Strada Pusat. Sedangkan setiap pemimpin unit
76
pelaksana Renstra (KSP, KSC, Sekolah) wajib melakukan pengawasan ketan. Dalam BAB V ini terdiri dari 8 (delapan) hal yaitu: 1. Monitoring
a. Pengertian Monitoring
Monitoring adalah aktivitas memantau suatu program dan Implementasinya secara teratur dan terus-menerus dengan cara mendengar, melihat, mengamati, mencatat keadaan dan perkembangan program tersebut. Sedangkan pengertian evaluasi adalah kegiatan untuk mengetahui apakah tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai dan sesuai dengan rencana, serta mengetahui dampak dari pencapaian tujuan tersebut. Monitoring diperlukan agar kesalahan awal dapat segera diketahui dan dapat dilakukan tindakan perbaikan. b. Tujuan Monitoring
1) Menjamin kesesuaian pelaksanaan kegiatan dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya dengan cara memantau perkembangan kegiatan tersebut.
2) Menemukan kesalahan sedini mungkin sehingga mengurangi risiko yang lebih besar.
3) Melakukan tindakan perbaikan dan atau modifikasi terhadap perencanaan apabila diperlukan.
77
2. Evaluasi
a. Pengertian Evaluasi
Evaluasi merupakan kegiatan untuk mengetahui apakah tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai dan sesuai dengan rencana, serta untuk mengetahui dampak dari pencapaian tersebut.
b. Tujuan Evaluasi
1) Menentukan pencapaian kinerja pelaksanaan program. 2) Mengukur efisiensi dan manfaat biaya
3) Mengukur dampak pelaksanaan program.
4) Memberikan masukan/rekomendasi apakah kegiatan akan dihentikan, diperbaiki, dimodifikasi, dikembangkan, atau ditingkatkan.
3. Siklus Monev
Divisi Monev dimaksudkan sebagai suatu “lembaga penjaminan mutu”. Proses penjaminan mutu dalam manajemen organisasi dilakukan melalui Plan (perencanaan), Do
(pelaksanaan), Check (evaluasi), dan Action (aksi).
Plan mencakup seluruh sistem perencanaan, do adalah
pelaksanaan dan Implementasi sistem perencanaan yang ditetapkan, check menggambarkan mekanisme monitoring dan evaluasi terhadap Implementasi Renstra, dan action
78
monitoring dan evaluasi. Siklus ini menjadi keharusan dalam Implementasi Renstra.
Gambar 4.2: Siklus Monev
Gambar 4.2 menggambarkan siklus manajemen monitoring dan evaluasi. Kegiatan tersebut berlangsung secara terus-menerus dari perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi, adanya umpan balik, kemudian tindakan.
4. Aspek Monev
Instrumen Monitoring dan Evaluasi meliputi dua hal yaitu monitoring Implementasi Renstra (IR) dan monitoring Pencapaian Target Kinerja.
a. Aspek-aspek Implementasi Renstra yang dimonitor mencakup:
1) Kesesuaiannya dengan rencana/program Renstra.
2) Kesesuaiannya dengan batas waktu yang telah ditetapkan. 3) Pemanfaatan investasi/sumber daya.
Perencanaan Tindakan Pelaksanaan Umpan balik Monitoring Evaluasi
79
4) Strategi langkah-langkah kegiatan.
5) Kerjasama/kolaborasi panitia pelaksana Renstra. 6) Transparansi pengelolaan program.
7) Kemajuan fisik (bangunan) atau prestasi akademik dan non-akademik.
8) Inisiatif dalam mengatasi kendala pelaksanaan. 9) Komitmen pelibatan komunitas unit kerja. 10) Evaluasi secara berkala.
b. Aspek-aspek pencapaian target kinerja yang dimonitor: 1) Persentase pencapaian target kinerja.
2) Capaian kinerja berbasis pencapaian target tahun sebelumnya (baseline).
3) Informasi pencapaian target didukung bukti/eviden. 4) Perubahan (fisik, prestasi, etos kerja, jumlah, nilai). 5) Keberlanjutan program Renstra berikutnya.
c. Pembobotan Penilaian
Pembobotan penilaian aspek Implementasi Renstra (IR) sebesar 20% dan Pencapaian Kinerja Renstra sebesar 80%. 5. Waktu Pelaksanaan Monev
Monitoring dilaksanakan secara terus-menerus selama pelaksanaan program, sedangkan evaluasi dilakukan setiap akhir pelaksanaan program.
80
6. Instrumen Monev
Instrumen monitoring dan evaluasi meliputi:
a. Berita Acara Pelaksanaan Monev Renstra. (Form. 01) b. Rubrik Instrumen Monev. (Form. 02)
c. Lembar Monitoring Pencapaian Target Kinerja. (Form. 03) d. Lembar Evaluasi dan Refleksi Kinerja Renstra. (Form. 04) 7. Pelaporan Monev
Penilaian hasil Monev menggunakan skala kualitatif dan kuantitatif untuk setiap kriteria. Adapun ketentuan penilaian Implementasi Renstra: 1 = sangat buruk; 2 = buruk; 3 = cukup; 4 = baik; 5 = sangat baik.
8. Evaluasi dan Refleksi
Untuk mendapatkan informasi dan menarik pelajaran dari pengalaman melaksanakan Renstra, maka perlu diadakan evaluasi dan refleksi dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. Memperlihatkan keberhasilan dan kegagalan.
b. Menunjukkan di mana dan bagaimana perlu dilakukan perubahan/penyelarasan.
c. Menentukan bagaimana kekuatan atau potensi dapat ditingkatkan.
81
e. Memberikan informasi untuk membuat perencanaan tindak lanjut dan pengambilan keputusan.
f. Membantu melihat konteks yang lebih luas serta dampaknya. Ketiga dasar tersebut yang menyebabkan keberadaan Staf Monev di Perkumpulan Strada sangat perlu dan penting. Keberadaan Staf Monev adalah menjamin perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan yang dilakukan sesuai dengan tupoksi yang telah ditetapkan.
Selain kepada narasumber WDP, peneliti juga menanyakan hal yang sama kepada seluruh narasumber. Berdasarkan hasil wawancara dengan keempat kepala sekolah semua menyatakan bahwa monitoring dan evaluasi di Perkumpulan Strada sangat penting dengan berbagai sebab. KS 1 dan KS 2 menyatakan sangat penting karena membantu dalam mengawal Implementasi Renstra di sekolah. KS 3 dan KS 4 menyatakan keberadaan monitoring dan evaluasi sangat penting karena Staf Monev bisa menjadi alat kontrol Strada Pusat ke sekolah dan memberikan rekomendasi terhadap kesulitan dalam Implementasi Renstra. Hal ini sesuai dengan tujuan monitoring dan evaluasi yang terdapat di buku 3.
Menurut narasumber PS, KBS dan KBP juga menyatakan bahwa Staf Monev sangat diperlukan di Perkumpulan Strada. Namun ada temuan yang sangat menarik terkait dengan alasannya. PS
82
menyatakan bahwa sangat diperlukan karena tugas Staf Monev sangat banyak dan jika diserahkan pengawas sekolah akan kurang maksimal. “Kalau menurut saya sangat diperlukan, karena memang tugas monev
itu banyak. Kalau diserahkan kepada pengawas maka yang saya rasakan kurang konsen dengan kegiatan monev tersebut. Perlu ada orang khusus yang menggantikan Staf Monev di KSP…”
Sedangkan KBS menyatakan sangat diperlukan dan dalam pelaksanaannya bisa digabungkan dengan tugas pengawas sekolah supaya lebih tertangani dengan baik, terutama intensitas kunjungan.
“… tetapi dengan pengalaman saat ini pelaksanaan monev kan digabungkan dengan tugas pengawas perjenjang percabang. Menurut saya ini akan lebih baik karena bisa lebih tertangani dengan baik di setiap cabang dan perjenjang…”
Narasumber terakhir yaitu KBP juga menyatakan hal yang sama yaitu keberadaan Staf Monev sangat diperlukan dan seharusnya dikombinasikan antara offline dan online terlebih di masa pandemi ini. Dalam FGD pertanyaan ini juga ditanyakan oleh peneliti dan hasilnya masih menunjukkan konsistensi jawaban yang sama ketika wawancara pribadi dari setiap narasumber. Semua narasumber menyatakan bahwa keberadaan Tim Monev sangat penting dan diperlukan di Perkumpulan Strada.