misalnya ada perlengkapan tank yang menjadi asesoris mobil-mobil pejabat atau temannya pejabat. Bukan Alutsista yang makin siap tempur tetapi aset pribadi komandan satuan yang makin banyak asesorisnya. Pengawasan dengan cara konvensional (mengandalkan manusia dan kertas) sebagaimana yang selama ini dilakukan, sudah tidak mungkin lagi diterapkan. Pengawasan mutlak harus dilakukan dengan memanfaatkan teknologi informasi yakni dengan membuat sistem informasi yang memungkinkan pengawas (inspektur), pejabat atasan atau semua pemangku kepentingan dalam hal suku cadang, mengecek situasi suku cadang di semua gudang, mulai dari gudang pusat sampai dengan gudang satuan, secara on line.
KODIFIKASI MATERIIL.
Ketika barang dan personel sudah didorong makin kedepan (berada di satuan terdepan) dan ketika pengelolaan suku cadang sudah bisa dilaksanakan secara
on line, maka hal tersebut harus dibantu dengan satu
terobosan lagi yakni “penggunaan istilah/terminologi yang sama” dalam menyebut suatu suku cadang/ materiil. Salah satu fakta yang terjadi saat ini adalah bahwa kita masih menyebut materiil dengan “nama dagang”nya, misalnya : kampas kopling, magazen, kabel data dan sebagainya. Tetapi perlu diingat bahwa ketika kita memasukkan nama tersebut dalam suatu sistem informasi suku cadang, hal tersebut sangat mungkin akan menjadi masalah karena kendaraan yang kita pakai, misalnya, bukan hanya satu jenis kendaraan, sehingga kampas kopling tadi harus diperjelas untuk kendaraan merk apa, varian yang mana, tahun berapa pembuatannya, serta data lain yang diperlukan untuk memperjelas penyebutan suku cadang. Belum lagi jika kita harus menjelaskan hal tersebut kepada orang yang tidak bisa berbahasa Indonesia, makin runyam komunikasinya. Sehingga kesimpulannya : diperlukan bahasa yang universal dalam dunia logistik, terutama bidang materiil.
Harus dipahami juga, bahwa kodifikasi materiil ini
bukan sekedar mengadopsi pemberian part number
(PN) yang diterbitkan oleh pabrik pembuat materiil.
Setiap pabrik memang sudah membuat konsep tentang PN tersebut, sehingga ketika diperlukan pengadaan suku cadang, kita tinggal menyebutnya sesuai nomor kode yang tertuang dalam daftar PN. Masalahnya adalah bahwa setiap pabrik akan membuat daftar PN sesuai kepentingannya, sedangkan TNI AD menggunakan materiil dari beberapa produsen. Diperlukan bahasa yang lebih universal dari sekedar part number. Bahasa tersebut sudah dirintis oleh Puskod Baranahan Kemhan dengan masuk menjadi anggota dalam perserikatan negara-negara pengguna katalogisasi/kodifikasi sistem NSN di dunia.5
Kodifikasi dapat dikatakan sebagai langkah transformasi penting yang harus dilakukan oleh TNI AD dibidang materiil/logistik. Langkah ini sangat berguna dalam mekanisme internal TNI AD, khususnya dalam menyamakan bahasa (penyebutan) setiap materiil. Di samping itu kebijakan kodifikasi ini juga akan menjadi salah satu langkah maju bagi logistik TNI AD karena dengan demikian logistik TNI AD akan mempunyai bahasa yang sama dalam operasi (interoperability) dengan logistik matra lain, maupun dengan logistik dari negara-negara sahabat.
MEWUJUDKAN SISTEM YANG “SEKETIKA,
TRANSPARAN DAN UNIVERSAL”.
Proses pengadaan Alutsista modern TNI AD saat ini masih terus berlangsung. Diharapkan dalam 2 sampai dengan 3 tahun kedepan semua Alutsista yang proses pengadaannya sedang berlangsung saat ini, akan selesai mengikuti uji terima sebagai bagian akhir dari proses pengadaan. Pada saat yang sama diharapkan TNI AD sudah memiliki sistem pemeliharaan yang sesuai. Fitur dari sistem pemeliharaan sebagaimana dijelaskan sebelumnya adalah sistem pemeliharaan yang
“seketika, transparan dan universal”. “Seketika” artinya
kebutuhan akan pemeliharaan (termasuk perbaikan) harus sesegera mungkin dikerjakan. “Transparan” berarti segala aspek dalam kegiatan pemeliharaan termasuk penggunaan anggaran dan stok suku cadang yang ada di gudang merupakan sesuatu yang bukan rahasia bagi para pemangku kepentingan dalam bidang pemeliharaan. “Universal” berarti bahasa (terminologi) yang digunakan dalam kegiatan pemeliharaan merupakan bahasa yang universal yang digunakan oleh seluruh logistician di dunia internasional.
Fitur “seketika” harus didukung dengan ketersediaan personel, peralatan dan suku cadang yang memadai dan didorong ke depan. Dalam hal personel, ketika Alutsista sudah dinyatakan diterima dan kemudian memperkuat kemampuan TNI AD, seharusnya sudah
ada personel ahli yang melekat pada organisasi satuan dengan Alutsista baru. Jika belum bisa dilaksanakan perubahan organisasi secara struktural, paling tidak personel tersebut dilekatkan (attached) dengan status BP. Dalam 2 sampai 3 tahun kedepan, Sopsad bersama Srenad dan Slogad hendaknya mampu merumuskan bentuk organisasi yang terbaik yang memungkinkan kesiapan materiil dengan menambahkan unsur ahli/ profesional masuk pada organisasi satuan.
Guna menjamin ketersediaan suku cadang, diharapkan adanya koordinasi yang sinergis antara staf logistik dengan staf perencanaan di Mabesad, Mabes TNI maupun Kemhan, sebagai Unit Organisasi (UO) yang mempunyai wewenang dalam pengadaan Alutsista. Staf logistik hendaknya mampu merumuskan kebutuhan pengadaan secara komprehensif, merumuskan kebutuhan bukan hanya pengadaan Alutsistanya semata tetapi juga kebutuhan untuk melakukan pemeliharaan selama masa operasional Alutsista tersebut. Demikian juga dengan staf perencanaan yang musti mampu memproyeksikan anggaran sampai beberapa waktu kedepan guna menjamin terpeliharanya Alutsista. Transparansi dalam kegiatan pemeliharaan hanya bisa diwujudkan dengan bantuan teknologi informasi yang memungkinkan adanya pemantauan pelaksanaan pemeliharaan dan penggunaan suku cadang secara on
line oleh para pemangku kepentingan. Fasilitas untuk
memantau situasi stok suku cadang ini diberikan kepada
staf Kasad, Danpussen dan Balakpus yang terkait, serta kepada Panglima dan Komandan satuan. Rancangan sistem informasi ini hendaknya direncanakan secara mendalam dan untuk efisiensi anggaran sistem ini dapat dikembangkan dari fasilitas yang sudah ada saat ini seperti jaringan e-militer.
Sistem informasi yang dikembangkan di atas sekaligus mengakomodasi kepentingan kodifikasi materiil. Bahasa yang digunakan dalam sistem informasi bukan lagi bahasa awam (bahasa dagang) seperti yang terjadi saat ini, melainkan penyebutan materiil dengan kode berupa angka sejumlah dijit tertentu. Jika kita mengikuti apa yang telah dilaksanakan oleh Puskod Baranahan saat ini, maka sistem kodifikasi yang digunakan adalah sistem NCS (NATO Codification
System) yang berorientasi pada kodifikasinya NATO,
dengan menyebut materiil dengan kode 13 dijit angka.6 Namun persoalan tentang metode kodifikasi yang akan diberlakukan ini, harus juga menjadi keputusan yang strategis oleh seluruh pihak (Menhan, Panglima TNI dan Kas Angkatan), agar tidak terjadi perubahan kebijakan ditengah jalan akibat kelemahan sistem yang diberlakukan.
Disain sistem informasi logistik di atas tidak bisa dikembangkan secara parsial. Kita bisa belajar dari pengalaman pengembangan aplikasi SIMAK BMN yang diterapkan di lingkungan Kemhan/TNI saat ini. Sistem ini didisain oleh Kemhan dengan anggaran yang
RIWAYAT HIDUP SINGKAT PENULIS
I. Data Pokok.1. Nama : Eko Susetyo
2. Pangkat/NRP : Kolonel Kav/1910040920768 3. Tempat/Tgl. Lahir : Tuban/22-07-1968
4. Agama : Islam 5. Status : Kawin 6. Sumber Pa/Th : Akmil/1991
7. Jabatan : Aslog Kasdam IX/Udayana
II. Pendidikan. A. Dikbangum. 1. Akmil : 1991 2. Sussarcabkav : 1992 3. Selapakav : 2000 4. Seskoad : 2005
5. Sesko Australia (ACSC) : 2007
III. Riwayat Jabatan.
1. Dantontank Yonkav-8 Divif 2 Kostrad 2. Pasiops Yonkav-8 Divif 2 Kostrad 3. Dankitank Yonkav-8 Divif 2 Kostrad 4. Gumil Gol. VI Deptikstaf Pusdikkav 5. Dandenkav-2 Dam VI/Tpr
6. Pabandyajianbangdik Seskoad 7. Dandenmadam Jaya
8. Dandim-0503/JB Dam Jaya
9. Padya-2/Dalugri Spaban V/Dalada Slogad 10. Aslog Kasdam IX/Udy
cukup mahal, tetapi ironisnya, karena beberapa sebab, Kementrian Keuangan sebagai Pengelola Barang Milik Negara belum mengakui sistem ini sebagai sistem yang legal untuk menyatakan berapa nilai BMN Kemhan/ TNI. Untuk menilai asset Kemhan/TNI, justru Kemkeu dan BPK masih lebih percaya pada perhitungan yang dilaksanakan secara manual.
KESIMPULAN.
Kelemahan yang ada pada sistem pemeliharaan yang berlaku saat ini harus segera dibenahi untuk menyiapkan sistem pemeliharaan baru yang sesuai dengan tuntutan kesiapan Alutsista modern yang akan segera memperkuat kemampuan TNI AD. Ide pokok peningkatan kualitas pemeliharaan adalah dengan menambah jumlah personel ahli yang melekat di satuan dan mendesentralisasi kewenangan penggunaan suku cadang kepada para komandan satuan.
Pengendalian kegiatan pemeliharaan harus dilaksanakan dengan bantuan sistem informasi yang dapat diakses oleh para pemangku kepentingan mulai dari tingkat Mabesad sampai dengan satuan pengguna. Content dalam sistem informasi ini sudah mengakomodasi sistem kodifikasi materiil, sehingga terminologi yang digunakan merupakan bahasa universal bagi dunia logistik.
Pembentukan sistem tersebut seharusnya dilaksanakan paralel dengan proses pengadaan Alutsista, sehingga akan siap dalam 3 tahun kedepan. Staf terkait di Mabesad mengupayakan akselerasi penyiapan sistem berbasis kodifikasi materiil, berkoordinasi dengan staf di Mabes TNI dan Kemhan RI terutama di Puskod Baranahan, sehingga sistem pemeliharaan yang seketika,
transparan dan universal dapat diwujudkan.
Endnotes.
1. Headquarters Department of the US Army Washington, DC, Army Materiel Maintenance Policy, 20 September 2007.
2. Keputusan Dirpalad nomor Skep/205/XII/2003 tanggal 30 Desember 2003 tentang Bujukin tentang Peralatan, hal 14.
3. Keputusan Kasad nomor Kep/2/I/2007 tanggal 23 Januari 2007 tentang Orgas Hubdam dan Keputusan Kasad nomor Kep/46/XII/2006 tanggal 26 Desember 2006 tentang Orgas Paldam
4. Keputusan Kasad nomor Kep/46/XII/2006 tanggal 26 Desember 2006 tentang Orgas Paldam.
5. Puskod Baranahan Kemhan RI, Buletin Kodifikasi Edisi 37/2012 hal 32.
6. Puskod Baranahan Kemhan RI, Manfaat NSN Pada Proses Logistik-Jembatan Menunju Logistik Modern.
PENDAHULUAN.