Opsi 10: Pemisahan mekanis dan pengeringan biologis sampah organik basah diikuti dengan gasifikasi atau pirolisis untuk
9. Persyaratan Kelembagaan dan Rencana Pelaksanaan
KPS merupakan suatu pengaturan kontraktual jangka panjang antara sektor publik dan swasta. Seringkali KPS dicirikan dengan banyaknya pemangku kepentingan yang terlibat baik formal maupun informal, misalnya:
Gambar 9.1: Para Pemangku Kepentingan KPS
Pengelolaan jangka panjang dari para pemangku kepentingan inilah yang memberikan tuntutan kepada pemerintah: baik dari tahap awal hingga pengambilan keputusan di sekitar serta pada saat pelaksanaan KPS, serta untuk masa operasional jangka panjang begitu proyek tersebut dilaksanakan. Bagi sektor publik pada tahap awal, situasi ini seringkali berarti menghadapi peserta tender yang berpengalaman dan canggih di satu sisi, namun kurang pengalaman atau keahlian pada staffnya sendiri. Peran dari penasihat transaksi berpengalaman untuk sektor publik dapat menjadi amat penting untuk membantu mengamankan kesepakatan yang seimbang dan berkesinambungan.
Juga dalam jangka panjang, tantangannya adalah bagaimana sektor publik dapat menjaga dan mengelola secara efisien dan efektif berbagai pengaturan yang rumit dalam jangka 25 tahun atau lebih.
Sementara setiap proyek memiliki isunya masing-masing, juga para pemangku kepentingan dan pengaturan, kompleksitas keseluruhan dari pengaturan kontrak ini – baik jangka pendek maupun jangka panjang – dapat amat luas, yang mencakup misalnya:
Konsesi antara pemerintah dengan sektor swasta
Kesepakatan pemegangan saham (shareholding) bagi investor sektor swasta
Kesepakatan peminjaman dana dengan bank maupun hutang untuk dipinjamkan kepada proyek Kontrak pembangunan oleh sektor swasta dengan kontraktor untuk pengembangan fasilitas Kontrak operasional dan pemeliharaan dengan operator
Gambar 9.2 di bawah ini memperlihatkan bagaimana kesepakatan-kesepakatan ini dapat dijabarkan dalam diagram finansial proyek KPS yang umum dilakukan.
Gambar 9.2: Struktur Kontrak KPS
9.2 Persyaratan Jangka Pendek
Sebagai calon pemberi dana (grantor) bagi kontrak KPS, periode hingga pengadaan/implementasi proyek adalah salah satu titik yang mengharuskan Kota Batam untuk mengambil dan mengkomunikasikan sejumlah keputusan.
Kebutuhan untuk dukungan advisori yang sesuai pada tahapan ini seringkali harus melibatkan banyak penasihat di bidang yang berbeda-beda, seperti:
Overall Transaction Adviser (Penasihat Transaksi Umum, sernigkali juga mencakup peran Financial Adviser/Penasihat Keuangan): Berpengalaman dan memiliki pengetahuan mengenai proses pengenalan kepada
sektor swasta dan transaksi yang terlibat, dan dampak dari keputusan reformis terhadap kemampuan untuk menarik pembiayaan swasta.
Technical Adviser(s) (Penasihat Teknis): Memiliki pengalaman langsungd an pengetahuan rekayasa/engineering, operasional dan aspek teknis lain dari sampah padat dan sektor WTE dalam KPS, juga mampu memberikan saran terkait kondisi aset yang ada, kebutuhan rehabilitasi dan persyaratan investasi baru. Mengingat isu pelindian yang dilaporkan dari TPA terhadap ekosistem pantai disekitarnya, penilaian lingkungan lebih lanjut perlu dan harus dilaksanakan serta identifikasi risiko.
Legal Advisers (Penasihat Hukum): Memiliki pengalaman langsung dan pengetahuan terkait kerangka hukum dan praktik terbaik internasional (best international practice) dalam penyusunan legislasi dan kontrak.
Tim advisor berpengalaman yang solid dapat meningkatkan peluang keberhasilan secara signifikan.
Dari perspektif Kota Batam, akan terdapat kebutuhan untuk menentukan siapa yang memiliki kewenangan terkait untuk mengadakan para penasihat ini, berinteraksi dan mengarahkan mereeka, serta mengambil keputusan dengan cepat terkait isu dan pertanyaan yang muncul seputar transaksi. Ini akan mencakup:
Menetapkan parameter tender (bidding) di mana sektor swasta akan merespon (misalnya tingkat tarif, jumlah subsidi pemerintah – jika relevan, isu/parameter teknis, dst.).
Menyepakati alokasi risiko dan dokumen tender final untuk dikeluarkan kepada para peserta tender.
Menyepakati kriteria evaluasi untuk seleksi (shortlisting) awal dan, pada tahap akhir tender, untuk pemilihan pemenang tender.
Menandatangani kontrak dengan pemenang kontrak – dan dengan jelas memutuskan dan memberikan kewenangan di awal mengenai siapa yang akan menandatangani atas nama pemerintah.
Hal ini akan memerlukan otorisasi atau resolusi spesifik bagi Kota Batam dan tingkat pemerintah lainnya. Proses yang paling efektif adalah di mana poin kebijakan kunci pemerintah dipetakan, lalu delegasi kewenangan sejak awal diberikan untuk memberdayakan sub-komite kecil untuk berinteraksi dan mengambil keputusan yang jelas dalam masa antara titik kunci (dan melaporkan kepada pemerintah secara berkala dengan waktu yang sudah ditentukan). Akan tetapi, garis kewenangan yang jelas dan ditentukan sejak awal serta pengambilan keputusan oleh pemerintah harus benar-benar diperhatikan.
9.3 Persyaratan Jangka Panjang
Begitu kesepakatan komersial dan finansial telah tercapai, perusahaan KPS akan memulai pengembangan proyek. Ini merupakan titik di mana Kota Batam mulai bertanggung jawab untuk memantau (monitoring), dan pengawasan selama tahap manajemen kontrak amat krusial untuk memastikan keberhasilan proyek. Tahap pasca pengadaan dari KPS secara umum terdiri dari tiga:
Operasi
Berakhirnya/masa kadaluarsa kontrak
Sepanjang tahap manajemen kontrak, Kota Batam harus membentuk suatu strategi manajemen risiko internal yang menentukan rencana manajemen kontrak dan mengalokasikn sumber daya internal untuk berbagai tugas. Sangat penting bagi sumber daya internal untuk menjadi familiar dengan beberapa prinsip kunci kontrak KPS, termasuk informasi yang dibutuhkan dari perusahaan KPS, protocol pemerintahan, penyelesaian dan komisioning program serta protocol handback.
Pelaporan dan Monitoring Kinerja: Kontrak akan dibuat dengan informasi yang diperlukan dari perusahaan KPS beserta frekuensi dan penentuan waktunya. Begitu perusahaan KPS telah menyerahkan aset dan mulai melaksanakan layanan Pelayanan Sampah Kota, atau dalam hal kontrak operasi dan pemeliharaan, mulai melaksanakan layanannya, Kota Batam harus memulai proses untuk memonitor komisioning aset dan penyerahan layanan sebagaimana ditentukan dalam kontrak.
Administrasi Kontrak: KPS akan diatur di bawah suatu kontrak (kesepakatan proyek). Administrasi kontrak yang efektif akan mengharuskan pemahaman yang baik atas kontrak. Proses manajemen kontrak akan berubah sepanjang siklus hidup kontrak KPS dan harus direview oleh Kota Batam secara berkala untuk memastikan semua risiko dan isu yang dapat muncul telah dipertimbangkan secara matang.
Tata Kelola (Governance): Komite harus dibentuk dan baik Kota Batam maupun periusahaan KPS harus menunjuk perwakilan untuk mengawasi pelaksanaan kesepakatan proyek. Komite-komite ini harus mencakup komite kerja (yang mereview hal-hal terkait rancangan, konstruksi dan komisioning fasilitas Pengelolaan Sampah) dan komite operasi (yang merninjau hal-hal terkait layanan jasa Pengelolaan Sampah yang diberikan oleh sektor swasta.
Komisioning dan Penyelesaian: Perusahaan KPS akan diharuskan untuk menyiapkan rencana komisioning yang menggambarkan langkah-langkah yang dibutuhkan untuk mengintegrasikan penyelesaian fasilitas pengelolaan sampah dan dimulainya layanan. Kota Batam akan menyetujui rencana tersebut, memonitor progress perusahaan KPS dan menangani isu-isu yang timbul. Seringkali penasihat eksternal dilibatkan untuk membantu mengawasi kerja komisi. Komunikasi: Sementara kesepakatan/kontrak proyek akan memberikan kejelasan terkait peran dan tanggung jawab Kota Batam dan perusahaan KPS, komunikasi berkala dan terus akan memungkinkan masing-masing mitra untuk secara proaktif mengidentifikasi dan mengantisipasi isu-isu yang dapat berkembang. Hubungan kokoh yang dibangun berdasarkan komunikasi berkala akan membangun rasa percaya (trust) dan meningkatkan peluang keberhasilan proyek. Sebagaimana tampak jelas dari peran dan tugas yang disebutkan di atas, KPS tidak berarti bahwa seluruh biaya dan tanggung jawab diserahkan kepada perusahaan KPS. Kota Batam harus melaksanakan suatu peran yang didasari informasi cukup, terlibat dan berkesinambungan dalam manajemen kontrak jangka panjang. Hal ini akan memerlukan tersedianya personil Kota Batam yang spesifik walaupun tidak dalam jumlah besar. Peran potensial yang harus dibentuk mencakup:
Penasihat Komisioning: peran ini merupakan peran spesifik untuk masa pengembangan dan komisioning dari fasilitas pengelolan sampah dan biasanya dijalankan oleh seseorang dengan pengalaman dan keahlian teknis/rekayasa/kontrak. Bergantung pada opsi dan fasilitas yang dipilih, hal ini dapat memakan waktu pengembangan selama 2-3 tahun seiring dengan periode awal dimulainya operasi (start up).
Komite kerja: komite ini tidak memerlukan perekrutan khusus personil KPS, namun bisa didapat dari personil Kota Batam yang ada.
Komite operasi: komite ini juga tidak memerlukan personil KPS spesifik yang direkrut untuk tujuan ini, namun bisa diambil dari personil Kota Batam yang ada.
Monitoring KPS secara berkala: terdapat dua peran di sini, yaitu peran monitoring kinerja/finansial dan monitoring teknis. Keduanya memerlukan pengetahuan mendalam terkait ketentuan kontrak.
Sementara Kota Batam telah menjalin kontrak dengan perusahaan KPS untuk pemberian suatu layanan pengelolaan sampah (termasuk opsi teknis dan fasilitas yang relevan), tanggung jawab mendasar untuk memberikan layanan tersebut kepada masyarakat Batam berada di Kota Batam. Membentuk struktur yang sesuai untuk mendukung Kota Batam selama usia proyek akan memungkinkan Kota Batam untuk mengelola proyek tersebut dengan baik sehingga dapat menghasilkan keluaran dan hasil yang terbaik bagi masyarakat Batam.