BAB IV ORGANISASI PENELITIAN DAN JADWAL PENELITIAN
4.3 Profil SDM UT
Sumber daya di UT terdiri dari staf akademik dan administrasi atau staf pendukung. Staf akademik atau dosen didefinisikan sebagai profesi guru dan peneliti yang memiliki tanggungjawab untuk mengembangkan, dan mentransfer ilmu pengetahuan melalui pendidikan dan penelitian serta pengabdian kepada masyarakat.
Staf akademik di UT termasuk yang full time atau dosen tetap dan dosen part time. Dosen tetap adalah staf akademik yang memiliki status sebagai pegawai UT, sebaliknya dosen part time merupakan staf akademik yang berasal dari institusi atau perguruan tinggi negeri lain yang dilibatkan dalam penulisan bahan ajar (modul), penilai ujian dan tutor.
Sedangkan staf administrasi bertindak sebagai staf yang bertanggungjawab untuk mendukung kegiatan staf akademik. Yang disebut staf administrasi meliputi tenaga ICT, staf perpustakaan, staf laboratorium, dan fungsi-fungsi lain (cameraman, pengarah film, penata lampu, programer multimedia, penata suara, dan pendukung artis).
Berdasarkan status dan lokasi penempatannya, karyawan UT dapat dibedakan menjadi staf akademik dan staf administrasi. Karyawan ditempatkan di kantor pusat atau di Unit Program Belajar Jarak Jauh (UPBJJ). Total karyawan di kantor pusat sebanyak 870 orang, dan di UPBJJ sebanyak 971 orang, sehingga total karyawan adalah 1841 orang. Jumlah staf akademik baik di Pusat dan di UPBJJ adalah 794 orang, sedangkan staf administrasi sebanyak 1047. Gambar 7 menunjukkan jumlah karyawan di UT.
Gambar 7. Jumlah Karyawan
Proses rekruitmen di UT dengan pendekatan bottom-up, artinya ketika di UT membutuhkan karyawan baru, kepala unit akan mengajukan permintaan kepada pimpinan, berdasarkan kualifikasi pendidikan dan jumlah. Kemudian hal ini akan dibahas bersama dengan Kementrian Pendidikan Nasional, karena status karyawan UT adalah PNS. Jika disetujui, maka UT akan mengadakan proses seleksi. Kandidat yang diterima akan ditempatkan pada unit yang membutuhkan.
Pada staf administrasi yang telah bekerja pada satu unit selama delapan tahun akan dirotasi. Kebijakan tersebut dilaksanakan sebagai bagian dari reward and punishment system dan juga promosi. Rotasi juga dilatarbelakangi oleh kekurangan SDM pada posisi tertentu dan untuk memperluas pengetahuan karyawan terhadap pekerjaan serta menghindari ketidakpuasan kerja.
Dalam rangka peningkatan kualitas SDM, berbagai bentuk pelatihan diadakan di UT. Pengembangan karir dimana didalamnya menyangkut pelatihan dan pengembangan serta pendidikan staf administrasi menunjukkan bahwa perhatian kepada karyawan telah memberikan manfaat untuk menunjang ketrampilan mereka. (Lampiran 2).
Pelatihan yang diberikan kepada staf administrasi bermacam-macam sesuai dengan tugas yang ada di UT, mulai dari pelatihan manajemen, komputer, keuangan, produksi media hingga kesekretariatan. Masing-masing bentuk pelatihan memiliki tujuan dan manfaat yang berguna bagi peningkatan ketrampilan dan keahlian karyawan. Sebagai contoh, pelatihan web design diharapkan dapat menambah keterampilan bagi staf administrasi dalam hal pekerjaan sehari-hari. Pelatihan produksi video televisi, bertujuan agar peserta dapat membuat homepage dengan program dreamwaver. Sedangkan pelatihan pengendalian mutu cetak, memiliki tujuan agar peserta dapat mengerti cara mempersiapkan sebuah pekerjaan cetak yang bermutu.
Bagi staf administrasi pelatihan tersebut diharapkan dapat memberikan banyak manfaat demi peningkatan kualitas kehidupan kerja khususnya dan pengembangan diri karyawan. Berkaitan dengan kualitas kehidupan kerja karyawan Tabel berikut ini menunjukkan Gambaran dari ke sembilan faktor-faktor kualitas kehidupan kerja yang diimplementasikan di UT.
Selain pelatihan yang telah dilaksanakan, karyawan pun sebenarnya telah menyadari konsep kualitas kehidupan kerja atau QWL. Walaupun secara definisi karyawan tidak memahaminya, namun dalam praktek kehidupan pekerjaan di UT unsur-unsur QWL telah dijalankan. Tabel 5 memberikan gambaran bagaimana variabel dari kualitas kehidupan kerja tersebut diaplikasikan.
Tabel 5. Penerapan Kualitas kehidupan Kerja
Nama Program Implementasi Nilai QWL
Corporate Sosial Responsibility (CSR)
- Penghijauan Pohon di Sekitar UPBJJ- UT di Pulau Jawa Tahun 2011
- Pencanangan Kegiatan Program
Penghijauan dan Penataan Lingkungan UT Tahun 2011 yang diadakan di Situ Gintung
Kebanggaan
Rapat kerja Setiap unit kerja melakukan rapat sesuai kebutuhan. Setiap karyawan bebas memberikan masukan atau ide dalam penyelesaian masalah pekerjaan.
Lanjutan Tabel 5.
Nama Program Implementasi Nilai QWL
Struktur kompensasi Kompensasi didasarkan pada penilaian kinerja setiap periode tertentu serta mempertimbangkan lama bekerja.
Kompensasi yang layak
Pensiun Progam pensiun UT sudah baik, program dana musibah juga sudah baik
Keamanan kerja
Pelatihan dan pendidikan
Program-program pelatihan bagi staf administrasi sudah bervariasi (Tabel 8)
Pengembangan karier
Hubungan industrial Bila ada konflik internal, pimpinan akan menyelesaikan sesuai alur penyelesaian konflik yang ada
Penyelesaian konflik, komunikasi
Penyediaan fasilitas kesehatan
Fasilitas kesehatan sudah memadai ditandai dengan sarana klinik yang lengkap, serta adanya fasilitas untuk olahraga
Kesehatan kerja
Penyediaan fasilitas keselamatan kerja
Fasilitas keselamatan di UT sudah memadai
Keselamatan kerja
Program Rekreasi Tiap tahun diselenggarakan acara
gathering atau rekreasi yang
pelaksanaannya diserahkan kepada masing-masing unit yang ada di Pusat dan daerah. Hal ini bertujuan untuk mempererat hubungan antar karyawan sehingga akan tercipta keakraban dan meningkatkan kerja sama sebagai tim kerja
Partisipasi karyawan Kebanggaan
Sumber: Hasil Pengolahan Data Primer -2011
Dalam rangka pengembangan aspek intelektual dan akademik staf administrasi diberikan ijin untuk melanjutkan pendidikan tingginya selama yang bersangkutan mampu menjalankan tugas dan pekerjaannya dengan baik. Ijin belajar yang dimaksudkan bahwa karyawan tetap bekerja sesuai jadwal pekerjaan, dan kegiatan belajar adalah di luar jam kantor. Kuliah pada malam hari atau akhir pekan menjadi pilihan karyawan. Gambar 8 menunjukkan komposisi staf administrasi yang melanjutkan pendidikan, data pada tahun 2010 sebanyak 36 karyawan melanjutkan pendidikan, 31 orang melanjutkan ke jenjang S1, dan 5 orang ke jenjang S2. Banyak karyawan sebenarnya yang ingin melanjutkan pendidikannya, namun ada
keterbatasan kuota dari UT, karena sejak dua tahun lalu diberlakukan penyaringan dengan tes potensi akademik (TPA).
Gambar 8. Komposisi Tingkat Pendidikan staf Administrasi
sumber : data primer yang diolah, 2011
Program studi yang dipilih sesuai dengan bidang pekerjaan masing-masing karena diharapkan dapat menunjang ketrampilannya. Beberapa program pendidikan lanjut tersebut diantaranya, manajemen, akuntansi, hukum, sistem informasi, elektro, sistem informasi bisnis, desain komunikasi visual, administrasi negara dan kesehatan masyarakat. Bahkan ada salah satu staf yang melanjutkan pendidikan S2 ke Florida State University, khusus untuk mendalami bidang Instructional System yang sangat penting bagi pengembangan sistem di UT.