digunakan untuk memastikan pelaksanaan pekerjaan non fisik dapat berjalan sesuai prosedur dan sasaran perencanaan awal. b) Model Prosedur Pengawasan Pekerjaan Non Fisik
LOGO dan KOP UNIT SPAM:
PENGELOLAAN ASPEK TEKNIS NO. POS
4
JUDUL POS
Pengawasan Pekerjaan Non Fisik
REVISI KE: HALAMAN: 1. Tujuan
Untuk memastikan pelaksanaan pekerjaan non fisik dapat berjalan sesuai dengan prosedur dan sasaran perencanaan awal.
2. Ruang Lingkup
Lingkup kegiatan pengawasan pekerjaan non fisik meliputi:
a. mempersiapkan kegiatan pengawasan pekerjaan non fisik dengan menyiapkan panitia pengawas pekerjaan berdasarkan SK DIREKSI;
b. melaksanakan kegiatan pengawasan administrasi, melakukan
pengawasan pekerjaan serta menyelenggarakan rapat-rapat; dan c. melakukan kegiatan pelaporan.
3. Definisi 3.1
Pekerjaan non fisik
jasa konsultan, tenaga ahli, dan jasa lainnya. 3.2
Unit pengelolaan
sarana dan prasarana SPAM yang telah terbangun siap dioperasikan dengan membentuk organisasi penyelenggara SPAM yang dapat melibatkan peran serta masyarakat dalam pengelolaan SPAM berupa pemeliharaan, perlindungan sumber air produksi, penertiban sambungan liar, dan sosialisasi dalam penyelenggaraan pengembangan SPAM.
3.3
Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan
barang/jasa. 3.4
Pengadaan barang/jasa
kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa oleh
Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi lainnya
yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai
30
3.5
Penyedia barang/jasa
badan usaha atau orang perseorangan yang menyediakan
barang/pekerjaan konstruksi/ jasa konsultansi/jasa lainnya. 3.6
Dokumen pengadaan
dokumen yang ditetapkan oleh ULP/Pejabat Pengadaan yang memuat informasi dan ketentuan yang harus ditaati oleh para pihak dalam proses pengadaan barang/jasa.
3.7
Kontrak pengadaan barang/jasa (kontrak)
perjanjian tertulis antara PPK dengan Penyedia Barang/Jasa atau pelaksana swakelola.
3.8
Jasa konsultansi
jasa layanan profesional yang membutuhkan keahlian tertentu diberbagai bidang keilmuan yang mengutamakan adanya olah pikir (brainware). 3.9
Pemantauan
kegiatan memantau kemajuan sebuah kegiatan agar tetap berjalan dalam prosedur yang telah ditetapkan.
3.10
Pelaporan
kegiatan pengumpulan dan penyajian data kinerja dan informasi penyelenggara SPAM untuk mengetahui kemajuan pekerjaan dan kualitas hasil pelayanan serta dijadikan dasar untuk perbaikan pelayanan sesuai prosedur yang berlaku.
4. Referensi/Dokumen Terkait
Referensi/dokumen yang berkaitan dengan prosedur ini meliputi:
a. Peraturan Pemerintah Nomor 16 Tahun 2005 tentang Pengembangan Sistem Penyediaan Air Minum.
b. Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
c. Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor
PER/04/MEN/1980 tentang Syarat-syarat Pemasangan dan
Pemeliharan Alat Pemadam Api Ringan.
d. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 18/PRT/M/2007 tentang Penyelenggaraan Pengembangan Sistem Penyediaan Air Minum.
e. Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor
PER/15/MEN/VIII/2008 tentang Pertolongan Pertama pada
Kecelakaan di Tempat Kerja.
f. Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor
PER/08/MEN/VII/2010 tentang Alat Pelindung Diri.
g. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 07/PRT/M/2011 tentang Standar dan Pedoman Pengadaan Pekerjaan Konstruksi dan Jasa Konsultansi.
31
5. Perlengkapan K3L (Kesehatan dan Keselamatan Kerja di Lingkungan) Perlengkapan K3L yang digunakan meliputi:
a. Alat Pemadam Api Ringan (APAR)
berfungsi penanganan apabila terjadi kebakaran kecil. b. Kotak Pertolongan Pertama pada Kecelakaan (P3K)
kotak yang berisi obat-obatan dan peralatan yang menunjang kegiatan pertolongan pertama pada kecelakaan yang berisi antara lain perban, obat merah dan lain-lain.
6. Uraian Prosedur 6.1 Persiapan
Tahap persiapan meliputi:
a. menyiapkan Panitia Pengawas Pekerjaan/Tim Teknis berdasarkan SK Direksi.
6.2 Pengawasan administrasi
Tahap pengawasan administrasi meliputi: a. mempelajari dokumen kontrak;
b. memeriksa persyaratan pendahuluan yang ditetapkan dalam kontrak seperti kantor dan proses mobilisasi personel (tenaga ahli, tenaga supporting dll) serta peralatan dan perlengkapan kerja yang diperlukan dan melaporkannya pada direksi/satuan kerja/proyek; c. memeriksa segala sesuatu yang berhubungan dengan admnistrasi
proyek dan kondisi/ permasalahan teknis;
d. memeriksa dokumen pembayaran yang diajukan konsultan dan membuat rekomendasi khususnya progress atau kemajuan pekerjaan dengan usulan pembayaran;
e. menyiapkan laporan bulanan pada status pekerjaan dan kualitas pekerjaan;
f. memberikan laporan secara periodik kepada direksi yang terdiri dari kemajuan pekerjaan, laporan bulanan dan proceeding kegiatan; dan g. menyiapkan catatan pekerjaan tambah/kurang, dan amandemen
kontrak jika ada.
6.3 Pengawasan pekerjaan
Tahap pengawasan pekerjaan meliputi:
a. melakukan pengawasan pekerjaan dengan mengikuti kerangka acuan kerja (KAK), proposal teknis, kontrak dan time schedule;
b. memeriksa semua usulan teknis yang akan dilaksanakan;
c. menyiapkan pedoman dan rekomendasi metodologi pekerjaan yang disesuaikan dengan rencana dan schedule yang telah dibuat;
d. memeriksa laporan dan menyimpan file dokumen pembayaran/ komplain dari penyedia jasa;
e. menyiapkan langkah-langkah dan tindakan yang diperlukan untuk mencegah/ mengantisipasi keterlambatan menyelesaikan pekerjaan; f. memeriksa hasil pelaksanaan pekerjaan dan menyetujui
lapaoran-laporan yang telah dibuat;
g. melakukan pengecekan untuk memastikan pertanggungjawaban Penyedia Jasa terhadap jadual dan rencana kerja yang telah disetujui; h. melakukan pengecekan dan pengawasan kualitas dan kuantitas
32
i. melakukan pengawasan terhadap kegiatan survei/ penyelidikan/ penelitian lapangan (sesuai dengan keperluan); dan
j. mengawasi kegiatan-kegiatan workshop, lokakarya, seminar, Focus Group Discussion (FGD) atau kegiatan lainnya yang menunjang pelaksanaan kegiatan.
6.4 Rapat-rapat
Tahap rapat-rapat meliputi:
a. menyelenggarakan rapat koordinasi; b. menyelenggarakan rapat lapangan; c. menyelenggarakan rapat internal; dan
d. menyelenggarakan presentasi/ pemaparan yang dipaparkan oleh penyedia jasa.
6.5 Pelaporan
Tahap pelaporan meliputi:
a. menyiapkan laporan-laporan pengawasan kegiatan; b. membuat laporan mutu kontrak;
c. membuat laporan pekerjaan progres selesai yang disertai dengan
lampiran laporan-laporan yang diperlukan seperti laporan
pendahuluan, laporan antara, laporan draft final dan laporan final serta laporan proceeding sesuai dengan KAK dan kontrak yang sepakati; dan
d. menyiapkan laporan serah terima pekerjaan/berita acara serah terima.
7. Lampiran
Lampiran yang digunakan meliputi:
a. Formulir Isian (FI) tentang Organisasi Tim Pengawas Pekerjaan b. Formulir Isian (FI) tentang Panitia Penerima Hasil Pekerjaan c. Formulir Isian (FI) tentang SPMK
d. Formulir Isian (FI) tentang Laporan Pengawasan e. Formulir Isian (FI) tentang Pekerjaan Tambah Kurang f. Formulir Isian (FI) tentang Amandemen Kontrak
g. Formulir Isian (FI) tentang Laporan Kemajuan Pekerjaan (Progress) h. Formulir Isian (FI) tentang Berita Acara Serah Terima Pekerjaan i. Formulir Isian (FI) tentang Daftar Hadir Rapat
j. Formulir Isian (FI) tentang Notulensi Hasil Rapat k. IK Pembuatan Laporan
l. IK K3L APAR
m. Amandemen Kontrak n. Dokumen Kontrak o. SK Tim Teknis
p. Perpres tentang Pengadaan Barang dan Jasa q. Laporan Kemajuan Pekerjaan (Progress Laporan) r. Berita Acara Selesai Pekerjaan
33
LOGO dan KOP UNIT SPAM:
PENGELOLAAN ASPEK TEKNIS NO. POS
4
JUDUL POS
Pengawasan Pekerjaan Non Fisik
REVISI KE: HALAMAN:
Alur Proses Dokumen
Pendukung/Laporan Pelaksana • Direksi • PPK • Asisten Inspektur Perencanaan & Pelaksanaan Konstruksi/ Staf Yang Terkait • PPK • Tim Teknis Persiapan :
• menyiapkan Panitia Pengawas
Pekerjaan/Tim Teknis berdasarkan SK Direksi. • FI Panitia Penerima Hasil Pekerjaan • FI SPMK • IK K3L APAR • Dokumen Kontrak • SK Tim Teknis • Perpres Tentang Pengadaan Barang dan Jasa Mulai Pengawasan administrasi:
• mempelajari dokumen kontrak;
• memeriksa persyaratan pendahuluan yang ditetapkan dalam kontrak seperti kantor dan proses mobilisasi personel (tenaga ahli, tenaga supporting dll) serta peralatan dan perlengkapan kerja yang diperlukan dan melaporkannya pada direksi/satuan kerja/proyek;
• memeriksa segala sesuatu yang
berhubungan dengan admnistrasi
proyek dan kondisi/permasalahan
teknis;
• memeriksa dokumen pembayaran yang
diajukan konsultan dan membuat
rekomendasi khususnya progress atau kemajuan pekerjaan dengan usulan pembayaran;
• menyiapkan laporan bulanan pada
status pekerjaan dan kualitas
pekerjaan;
• memberikan laporan secara periodik
kepada direksi yang terdiri dari
kemajuan pekerjaan, laporan bulanan dan proceeding kegiatan; dan
• menyiapkan catatan pekerjaan
tambah/kurang, dan amandemen
kontrak jika ada.
B • FI Organisasi Tim Pengawas Pekerjaan • FI SPMK • FI Laporan Pengawasan • FI Pekerjaan Tambah Kurang • FI Amandemen Kontrak • IK K3L APAR • SK Tim Teknis • Dokumen Kotrak • Laporan Kemajuan Pekerjaan (Progress Laporan)
• Berita Acara Selesai Pekerjaan
34
Alur Proses Dokumen
Pendukung/Laporan Pelaksana • Asisten Inspektur Perencanaan & Pelaksanaan Konstruksi/ Staf Yang Terkait • PPK • Tim Teknis Pengawasan pekerjaan:
• melakukan pengawasan pekerjaan
dengan mengikuti kerangka acuan kerja (KAK), proposal teknis, kontrak dan Time Schedule;
• memeriksa semua usulan teknis yang akan dilaksanakan;
• menyiapkan pedoman dan
rekomendasi metodologi pekerjaan
yang disesuaikan dengan rencana dan schedule yang telah dibuat;
• memeriksa laporan dan menyimpan file dokumen pembayaran/komplain dari penyedia jasa;
• menyiapkan langkah-langkah dan
tindakan yang diperlukan untuk
mencegah/ mengantisipasi
keterlambatan menyelesaikan
pekerjaan;
• memeriksa hasil pelaksanaan
pekerjaan dan menyetujui lapaoran-laporan yang telah dibuat;
• melakukan pengecekan untuk
memastikan pertanggungjawaban
Penyedia Jasa terhadap jadual dan rencana kerja yang telah disetujui;
• melakukan pengecekan dan
pengawasan kualitas dan kuantitas pekerjaan sesuai dengan manajemen mutu kontrak; dan
• melakukan pengawasan terhadap
kegiatan
survei/penyelidikan/penelitian lapangan (sesuai dengan keperluan).
B C • FI Organisasi Tim Pengawas Pekerjaan • FI SPMK • FI Laporan Pengawasan • FI Pekerjaan Tambah Kurang • FI Laporan Kemajuan Pekerjaan (Progress) • IK K3L APAR • SK Tim Teknis • Perpres Pengadaan
Barang dan Jasa • Dokumen
35
Alur Proses Dokumen
Pendukung/Laporan Pelaksana • Asisten Inspektur Perencanaan & Pelaksanaan Konstruksi/ Staf yang Terkait • PPK • Tim Teknis • Asisten Inspektur Perencanaan & Pelaksanaan Konstruksi/ Staf yang Terkait • PPK • Tim Teknis Keterangan :
alur proses selanjutnya
batasan tugas sesuai dengan jabatan kerja dan/atau area kerja suatu kegiatan/ pekerjaan yang dilakukan dan pengecekan menggambarkan suatu keputusan yang diambil
konektor ke halaman berikutnya
tanda pekerjaan POS tersebut mulai atau selesai dokumen pendukung/laporan
Penyusunan laporan:
• menyiapkan laporan-laporan
pengawasan kegiatan;
• membuat laporan mutu kontrak
• membuat laporan pekerjaan progres selesai yang disertai dengan lampiran laporan-laporan yang diperlukan seperti laporan pendahuluan, laporan antara, laporan draft final dan laporan final serta laporan proceeding sesuai dengan KAK dan kontrak yang sepakati; dan
• menyiapkan laporan serah terima
pekerjaan/berita acara serah terima.
• FI Berita Acara Serah Terima Pekerjaan • FI Laporan Kemajuan Pekerjaan (Progress) • IK Pembuatan Laporan • IK K3L APAR • Berita Acara Selesai Pekerjaan Rapat-rapat :
• mempersiapkan rapat koordinasi; • mempersiapkan rapat lapangan; • mempersiapkan rapat internal; dan
• mempersiapkan rapat presentasi/
pemaparan yang dipaparkan oleh
penyedia jasa. Selesai • FI Daftar Hadir Rapat • FI Notulensi Hasil Rapat • FI Amandemen Kontrak • FI Laporan Kemajuan Pekerjaan (Progress) • IK K3L APAR • Amandemen Kontrak C
36 Disusun Supervisor/Manajer Terkait Diperiksa Dirtek/Dirum/Manajer Terkait Disetujui Direktur/Dirut Tanggal
37
5. PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR PENGAWASAN PEKERJAAN