a) Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Database digunakan untuk Memudahkan pencarian dan penggunaan data - data sehingga pekerjaan menjadi lebih cepat dan efisien yang dilakukan melalui pengumpulan,
penyusunan, penyimpanan, pemeliharaan/perawatan, serta tertib
administrasi data baik yang merupakan informasi data, dokumen, maupun gambar berupa hard copy maupun soft copy.
b) Model Prosedur Pengelolaan Database
LOGO dan KOP UNIT SPAM:
PENGELOLAAN ASPEK NON TEKNIS NO. POS 13 JUDUL POS Pengelolaan Database (Database Management) REVISI KE: HALAMAN: 1. Tujuan
Memudahkan pencarian dan penggunaan data - data sehingga pekerjaan menjadi lebih cepat dan efisien yang dilakukan melalui pengumpulan, penyusunan, penyimpanan, pemeliharaan/perawatan, serta tertib administrasi data baik yang merupakan informasi data, dokumen, maupun gambar berupa hard copy maupun soft copy.
2. Ruang Lingkup
a. mengumpulkan dan memutakhirkan (updating) data; b. melakukan pengelompokkan data sesuai kebutuhan;
c. melakukan sistem administrasi data (penyimpanan dan pengamanan data); dan
d. menyusun pelaporan. 3. Definisi
3.1 Data
hasil pengukuran atau pengamatan suatu variabel yang bentuknya dapat berupa angka, kata-kata atau citra.
3.2
Pengelolaan data
serangkaian perlakuan terhadap data untuk tujuan tertentu. 3.3
Sistem pengelolaan data
suatu sistem yang digunakan untuk membuat/menyusun dan merawat data-data serta menggunakan data-data-data-data tersebut sehingga memperoleh informasi dari data tersebut.
3.4
Perangkat lunak (software)
suatu rangkaian program, prosedur, algoritma, dan sistem pendokumentasian (data based) yang berhubungan dengan operasi dari sistem pemprosesan data yang digunakan dalam pengoperasian komputer dan/atau aplikasi elektronik lainnya.
106
3.5
Perangkat keras (hardware)
salah satu komponen dari sebuah komputer yang sifat alatnya bisa dilihat dan diraba secara langsung atau yang berbentuk nyata, yang berfungsi untuk mendukung proses komputerisasi.
3.6 Soft copy
file atau dokumen yang sebelumnya dibuat menggunakan komputer kemudian disimpan di media penyimpanan (cd, flashdisk atau media penyimpanan lainya) .
3.7
Hardcopy
sebuah dokumen dalam bentuk cetak/sudah dicetak, seperti laporan dan lain-lain.
3.8
Sistem teknologi informasi
suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang mendukung operasi dan manajemen suatu organisasi dengan menggunakan perangkat lunak, perangkat keras dan jaringan sistem dengan teknologi tertentu.
3.9
SCADA (Supervisory Control And Data Acquisition)
sistem computer yang memonitor dan mengontrol suatu proses/ rangkaian proses dari operasi sarana dan prasarana SPAM secara terintegrasi dan terpusat secara otomatis.
3.10
LAN (Local Area Network)
sistem jaringan suatu jaringan komputer yang saling terhubung antara satu komputer dengan komputer lainnya dalam area yang terbatas.
3.11
Pemantauan
kegiatan memantau kemajuan sebuah kegiatan agar tetap berjalan dalam prosedur yang telah ditetapkan.
3.12 Evaluasi
kegiatan untuk menilai, memperbaiki dan meningkatkan seberapa jauh sebuah kegiatan dapat berjalan secara efektif, efisien dan optimal seperti yang telah dirumuskan bersama.
3.13
Pelaporan
kegiatan pengumpulan dan penyajian data kinerja dan informasi
penyelenggaraan SPAM untuk mengetahui kemajuan pekerjaan dan kualitas pelayanan air minum serta dijadikan dasar untuk perbaikan pelayanan sesuai prosedur yang berlaku.
107
4. Referensi/Dokumen Terkait
Referensi atau dokumen yang berkaitan dengan prosedur ini adalah:
a. Peraturan Pemerintah Nomor 16 Tahun 2005 tentang Pengembangan Sistem Penyediaan Air Minum.
b. Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor
PER/04/MEN/1980 tentang Syarat-Syarat Pemasangan dan Pemeliharan Alat Pemadam Api Ringan.
c. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 18/PRT/M/2007 tentang Penyelenggaraan Pengembangan Sistem Penyediaan Air Minum.
5. Perlengkapan K3L (Kesehatan dan Keselamatan di Lingkungan Kerja) Perlengkapan K3L yang digunakan disesuaikan dengan kegiatan masing-masing.
6. Uraian Prosedur
6.1 Pengumpulan, pemutakhiran data dan informasi
Tahap pengumpulan, pemutakhiran data dan informasi meliputi:
mengumpulkan dan memutakhirkan (update) data teknis (unit air baku, unit produksi, unit distribusi, unit pelayanan) dan data non teknis (unit pengelolaan), yang meliputi data umum dan administrasi, data keuangan, data manajemen, data produk hukum dan lain – lain.
6.2 Pengelompokan data
Tahap pengelompokan data meliputi:
mengkategorikan data teknis dan non teknis untuk masing-masing unit kerja yaitu unit air baku, unit produksi, unit distribusi, unit pelayanan dan unit pengelolaan.
6.3 Sistem administrasi data
Tahap sistem administrasi data meliputi: a. memberi nomor dan kode data;
b. melakukan penyimpanan data hardopy dan data softcopy; c. mentransfer data hardcopy ke softcopy;
d. mengamankan data dari kerusakan/virus dan membuat back up data; e. memutakhirkan data (updating data); dan
f. memelihara server data.
6.4 Pemantauan pengelolaan database
Tahap pemantauan pengelolaan database meliputi:
a. mengidentifikasi dan memeriksa laporan pelaksanaan pengelolaan database;
b. mengidentifikasi dan memeriksa pelaksanaan kegiatan pengelolaan database; dan
c. memeriksa kesesuaian laporan pengelolaan database dengan pelaksanaan kegiatan di lapangan.
6.5 Pelaporan
Tahap pelaporan meliputi:
a. menyusun laporan pengelolaan database. 7. Lampiran
Lampiran yang diperlukan meliputi:
108
b. Formulir Isian (FI) tentang Daftar Dan Pengecekan Data c. Formulir Isian (FI) tentang Identitas Kegiatan
d. IK Penomoran dan Pengkodean Data
e. IK Penggunaan Anti Virus (Pemutakhiran dan Pemindaian Anti Virus) f. IK Pemeliharaan Server
g. IK Pemindaian /Scanning Data (Transfer Data Hardcopy Ke Softcopy) h. IK Pembuatan Laporan
i. POS Pemeliharaan Perangkat Lunak, Perangkat Keras Dan Jaringan
Perangkat
j. POS Pembangunan dan Pengembangan Sistem TI
k. Laporan Pelaksanaan Kegiatan
109
LOGO dan KOP UNIT SPAM:
PENGELOLAAN ASPEK NON TEKNIS NO. POS 13 JUDUL POS Pengelolaan Database (Database Management) REVISI KE: HALAMAN:
Alur Proses Dokumen
Pendukung/Laporan Pelaksana • Staf Pengolahan Data Base/ Staf yang Terkait • Staf Pengolahan Data Base/ Staf yang Terkait • Staf Penyajian Data • Staf Pemeliharaan Perangkat Lunak Pengumpulan, pemutakhiran data dan
informasi :
mengumpulkan dan memutakhirkan (update) data teknis (unit air baku, unit produksi, unit distribusi, unit pelayanan) dan data non teknis (unit
pengelolaan), yang meliputi data
umum dan administrasi, data
keuangan, data manajemen, data
produk hukum dan lain – lain.
• FI Daftar dan Pengecekan Data • FM Kelengkapan Data • IK K3L APAR Mulai A Pengelompokan data :
mengkategorikan data teknis dan non teknis untuk masing-masing unit kerja yaitu unit air baku, unit produksi, unit distribusi, unit pelayanan dan unit pengelolaan. • IK Penomoran dan Pengkodean Data • IK Penggunaan Scanner • IK K3L • POS Pemeliharaan Perangkat Lunak, Perangkat Keras dan Jaringan Perangkat • POS
110
Alur Proses Dokumen
Pendukung/Laporan Pelaksana • Staf Pengolahan Data Base/ Staf yang Terkait • Staf Penyajian Data • Staf Pelaporan • Staf Pemeliharaan Perangkat Lunak • Supervisor Pengolahan Data dan Perangkat Lunak • Staf Pengolahan Data Base/ Staf yang Terkait • Staf Penyajian Data • Staf Pemeliharaan Perangkat Lunak Pelaporan :
• Menyusun laporan pengelolaan
database.
• IK Pembuatan Laporan
• IK K3L
Selesai
Pemantauan pengelolaan database : • Mengidentifikasi dan memeriksa
laporan pelaksanaan pengelolaan database.
• Mengidentifikasi dan memeriksa pelaksanaan kegiatan pengelolaan database.
• Memeriksa kesesuaian laporan
pengelolaan database dengan
pelaksanaan kegiatan di lapangan.
• FI Identifikasi Kegiatan • Laporan Pelaksanaan Kegiatan • IK K3L APAR B • IK Pemeliharaan Server • IK Penggunaan Anti Virus • IK APAR • POS Pemeliharaan Perangkat Lunak, Perangkat Keras dan Jaringan Perangkat Sistem administrasi data :
a. memberi nomor dan kode data; b. melakukan penyimpanan data
hardopy dan data softcopy; c. mentransfer data hardcopy ke
softcopy;
d. mengamankan data dari
kerusakan/virus dan membuat back up data
e. memutakhirkan data (updating data); dan
111
Keterangan :
alur proses selanjutnya
batasan tugas sesuai dengan jabatan kerja dan/atau area kerja suatu kegiatan/ pekerjaan yang dilakukan dan pengecekan menggambarkan suatu keputusan yang diambil
konektor ke halaman berikutnya
tanda pekerjaan POS tersebut mulai atau selesai dokumen pendukung/laporan Disusun Supervisor/Manajer Terkait Diperiksa Dirtek/Dirum/Manajer Terkait Disetujui Direktur/Dirut Tanggal
112
14. PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR PENGELOLAAN BARANG