a) Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Barang Gudang digunakan untuk Mengendalikan dan mengamankan barang persediaan untuk operasional SPAM sesuai dengan kebutuhan. b) Model Prosedur Pengelolaan Barang Gudang
LOGO dan KOP UNIT SPAM:
PENGELOLAAN ASPEK NON TEKNIS NO. POS
14
JUDUL POS
Pengelolaan Barang Gudang
REVISI KE: HALAMAN: 1. Tujuan
Mengendalikan dan mengamankan barang persediaan untuk operasional SPAM sesuai dengan kebutuhan.
2. Ruang Lingkup
Lingkup kegiatan pengelolaan barang gudang meliputi : a. melakukan penerimaan barang;
b. melakukan pencatatan barang; c. melakukan penyimpanan barang; d. memelihara barang;
e. mengeluarkan barang dari gudang;
f. melakukan pengembalian barang (apabila diperlukan); g. menginventarisasi barang;
h. melakukan stok opname barang; dan i. menyusun pelaporan.
3. Definisi 3.1
Barang
setiap benda bergerak maupun tidak bergerak yang dapat
diperdagangkan, dimanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. 3.2
Barang gudang
barang persediaan untuk kebutuhan operasional SPAM yang dapat disimpan di dalam maupun di luar gudang.
3.3 Gudang
tempat penyimpanan barang/material/asset dalam suatu ruangan yang terlindungi yang dapat melindungi dan menghindari barang tersebut dari kerusakan dan gangguan pencurian.
3.4
Pengelolaan barang gudang
kegiatan pendataan, penyimpanan, pemantauan, dan pemeliharaan
barang–barang, serta mengendalikan dan proses administrasi
113
3.5
Inventarisasi (inventory)
kegiataan pendataan dan penyusunan daftar asset/barang persediaan secara terperinci yang dimiliki perusahaan.
3.6
FIFO (First-In-First-Out)
suatu inventory (daftar terperinci dari barang persediaan) yang mengasumsikan bahwa barang pertama kali tersimpan adalah yang pertama kali di keluarkan dari penyimpanan/gudang.
3.7
Sistem pengelolaan barang
suatu sistem yang digunakan untuk menyusun dan memelihara barang - barang serta menggunakan barang - barang tersebut sehingga masih dalam kondisi yang baik dan siap untuk digunakan.
3.8
Sistem informasi
suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang
mendukung operasi dan manajemen suatu organisasi dengan
menggunakan perangkat lunak, perangkat keras dan jaringan sistem dengan teknnologi tertentu.
3.9
Pemantauan
kegiatan memantau kemajuan sebuah kegiatan agar tetap berjalan dalam prosedur yang telah ditetapkan.
3.10 Evaluasi
kegiatan untuk menilai, memperbaiki dan meningkatkan seberapa jauh sebuah kegiatan dapat berjalan secara efektif, efisien dan optimal seperti yang telah dirumuskan bersama.
4. Referensi/Dokumen Terkait
Referensi/dokumen yang berkaitan dengan prosedur ini meliputi:
a. Peraturan Pemerintah Nomor 16 Tahun 2005 tentang Pengembangan Sistem Penyediaan Air Minum
b. Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
c. Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor
PER/04/MEN/1980 tentang Syarat-Syarat Pemasangan dan
Pemeliharan Alat Pemadam Api Ringan
d. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 18/PRT/M/2007 tentang Penyelenggaraan Pengembangan Sistem Penyediaan Air Minum
e. Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor
PER/15/MEN/VIII/2008 tentang Pertolongan Pertama pada
Kecelakaan di Tempat Kerja
f. Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor
PER/08/MEN/VII/2010 tentang Alat Pelindung Diri
g. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 47 Tahun 1999 tentang Pedoman Penilaian Kinerja Perusahaan Daerah Air Minum
114
5. Perlengkapan K3L (Kesehatan dan Keselamatan di Lingkungan Kerja) Perlengkapan K3l yang diperlukan meliputi:
a. Alat Pemadam Api Ringan (APAR)
berfungsi penanganan apabila terjadi kebakaran kecil. b. Kotak Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan (P3K)
kotak yang berisi obat-obatan dan peralatan yang menunjang kegiatan pertolongan pertama pada kecelakaan yang berisi antara lain perban, obat merah dan lain-lain.
c. Alat Pelindung Diri (APD)
kelengkapan yang wajib digunakan saat bekerja sesuai bahaya dan risiko kerja untuk menjaga keselamatan pekerja itu sendiri dan orang di sekelilingnya. Kewajiban itu sudah disepakati oleh pemerintah melalui Departement Tenaga Kerja Republik Indonesia.
Adapun bentuk dari alat tersebut untuk operator atau teknisi adalah:
m) Safety helmet atau pelindung kepala berfungsi sebagai
pelindung kepala dari benda yang bisa mengenai kepala secara langsung.
n) Boot shoes atau sepatu boot berfungsi sebagai alat pengaman saat bekerja di tempat yang becek ataupun berlumpur. Kebanyakan di lapisi dengan metal untuk melindungi kaki dari benda tajam atau berat, benda panas, cairan kimia, dan sebagainya.
o) Safety shoes atau sepatu pelindung seperti sepatu biasa, tapi dari bahan kulit dilapisi metal dengan sol dari karet tebal dan kuat. Berfungsi untuk mencegah kecelakaan fatal yang menimpa kaki karena tertimpa benda tajam atau berat, benda panas, cairan kimia, dan sebagainya.
p) Gloves atau sarung tangan berfungsi sebagai alat pelindung tangan pada saat bekerja di tempat atau situasi yang dapat mengakibatkan cedera tangan. Bahan dan bentuk sarung tangan di sesuaikan dengan fungsi masing-masing pekerjaan.
q) Ear plug/ear muff atau penutup telinga berfungsi sebagai pelindung telinga pada saat bekerja di tempat yang bising.
r) Respirator atau masker berfungsi sebagai penyaring udara yang dihirup saat bekerja di tempat dengan kualitas udara buruk (misal berdebu, zat-zat kimia beracun, dan sebagainya) .
s) Wearpack atau pakaian pelindung berfungsi alat pelindung dari kotoran yang menempel pada pakaian dinas atau pakaian kantornya.
d. Rambu – rambu keselamatan (safety sign) disekitar area kerja. 6. Uraian Prosedur
6.1. Persiapan
Tahap persiapan meliputi:
a. menetapkan stok minimum persediaan barang; dan b. mencatat barang pada kartu barang.
6.2. Inventarisasi dan stock opname persediaan (stok) barang
Tahap inventarisasi dan stock opname persediaan barang meliputi: a. menginventarisasi barang yang ada di gudang;
b. melakukan stock opname barang yang ada di gudang; dan c. membuat laporan persediaan stock barang digudang.
115
6.3. Pengadaan barang (apabila stok barang tidak mencukupi) Tahap pengadaan barang meliputi:
a. mengajukan permohonan barang-barang yang dibutuhkan. 6.4. Pemeriksaan kondisi barang gudang
Tahap pemeriksaan kondisi barang gudang meliputi: a. memeriksa kondisi persediaan barang baru; dan
b. memeriksa kondisi persediaan barang bekas. 6.5. Pemeliharaan barang
Tahap pemeliharaan barang meliputi:
a. melindungi barang dari panas dan hujan; b. membersihkan barang secara periodik.
6.6. Penerimaan barang masuk
Tahap penerimaan barang masuk meliputi: a. menerima daftar pesanan barang;
b. menerima barang masuk sesuai dengan daftar pesanan barang; c. memeriksa kuantitas dan kualitas; dan
d. membuat daftar barang masuk sesuai dengan barang yang diterima. 6.7. Penyimpanan barang
Tahap penyimpanan barang meliputi:
a. Menyimpan barang sesuai dengan kelompok/jenis barang. b. Membuat inventarisasi barang baru.
6.8. Stock opname persediaan barang
Tahap stock opname persediaan barang meliputi:
a. menginventarisasi stock barang yang ada di gudang; dan b. membuat laporan persediaan stock barang digudang.
6.9. Persetujuan pengeluaran barang dari gudang
Tahap persetujuan pengeluaran barang dari gudang meliputi:
a. menerima surat permohonan pengeluaran barang persediaan dari bagian yang berwenang;
b. mengklarifikasi dan mengkonfirmasikan surat permohonan
pengeluaran barang;
c. memeriksa ketersediaan barang yang dibutuhkan; dan d. membuat surat persetujuan pengeluaran barang.
6.10. Penolakan pengeluaran barang
Tahap penolakan pengeluaran barang meliputi:
i. menolak permintaan dan pengeluaran barang, apabila tidak ada permohonan resmi.
6.11. Pengeluaran barang dari gudang
Tahap pengeluaran barang dari gudang meliputi:
a. mengeluarkan barang persediaan sesuai dengan kebutuhan;
b. mengeluarkan barang dari gudang dengan menerapkan konsep fifo; c. menyimpan arsip bukti permintaan dan pengeluaran barang (bppb);
dan
116
6.12. Pelaporan
Tahap pelaporan meliputi:
a. membuat laporan pengelolaan barang gudang. 7. Lampiran
Lampiran yang diperlukan meliputi:
a. Formulir Monitoring (FM) tentang Barang Masuk dan Keluar b. Formulir Monitoring (FM) tentang Serah Terima Barang c. Formulir Monitoring (FM) tentang Ketersediaan Barang d. Formulir Monitoring (FM) tentang Pemeriksaan Barang e. Formulir Isian (FI) tentang Daftar Material/Barang Gudang f. Formulir Isian (FI) tentang Daftar Kebutuhan Barang
g. Formulir Isian (FI) tentang Daftar Inventarisasi Barang h. IK Inventarisasi Barang
i. IK K3L APD
j. IK K3L APAR
117
LOGO dan KOP UNIT SPAM:
PENGELOLAAN ASPEK NON TEKNIS NO. POS
14
JUDUL POS
Pengelolaan Barang Gudang
REVISI KE: HALAMAN:
Alur Proses Dokumen
Pendukung/Laporan Pelaksana • Supervisor Pergudangan /Logistik • Staf Inventarisasi Aset • Staf Penerimaan Barang • Staf Penerimaan Barang • Staf Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Umum • Staf Pembelian Barang
Inventarisasi dan stock opname
persediaan (stok) barang :
• menginventarisasi barang yang ada di gudang;
• melakukan stock opname barang yang ada di gudang; dan
• membuat laporan persediaan stok barang digudang. • FI Daftar Barang Gudang • IK Inventarisasi barang • IK K3L APD • IK K3 APAR Mulai Persiapan :
• menetapkan stok minimum
persediaan barang; dan
• mencatat barang pada kartu barang.
Pemeriksaan kondisi barang
gudang :
• memeriksa kondisi persediaan barang baru; dan
• memeriksa kondisi persediaan barang bekas. • FI Daftar Barang Gudang • IK K3L APD • IK K3L APAR • IK Pembelian Barang • POS Pengelolaan Barang Bekas Stock Barang Mencukupi? Ya Tidak Pengadaan barang : • mengajukan permohonan barang-barang yang dibutuhkan. B A
118
Alur Proses Dokumen
Pendukung/Laporan Pelaksana • Supervisor Pergudangan /Logistik • Staf Penerimaan Barang • Staf Inventarisasi Aset • Supervisor Pergudangan /Logistik • Staf Inventarisasi Aset Pemeliharaan barang :
• melindungi barang dari panas dan hujan ; dan
• membersihkan barang secara
periodic.
B A
Penerimaan barang masuk :
• menerima daftar pesanan barang;
• menerima barang masuk sesuai
dengan daftar pesanan barang;
• memeriksa kuantitas dan kualitas; dan
• membuat daftar barang masuk
sesuai dengan barang yang diterima.
Penyimpanan barang :
• menyimpan barang sesuai dengan kelompok/jenis barang;
• membuat inventarisasi barang baru; dan
• mengambil sampel air baku untuk
diperiksa di laboratorium bag.
produksi secara berkala masing-masing pompa. • POS Penerimaan Barang • FM Pemeriksaan Barang • FI Daftar Kebutuhan Barang • IK K3L APAR • IK K3L APD • FI Daftar Inventarisasi Barang • IK Inventarisasi/ Opname Barang • IK K3L APAR • IK K3L APD
Stock opname persediaan barang : • menginventarisasi stok barang yang
ada di gudang; dan
• membuat laporan persediaan stock barang digudang.
•
119
Alur Proses Dokumen
Pendukung/Laporan Pelaksana • Supervisor Pergudangan /Logistik • Staf Pengeluaran Barang • Supervisor Pergudanga/ Logistik • Staf Pengeluaran Barang Persetujuan pengeluaran barang dari
gudang :
• menerima surat permohonan
pengeluaran barang persediaan
dari bagian yang berwenang;
• mengklarifikasi dan
mengkonfirmasikan surat
permohonan pengeluaran barang;
• memeriksa ketersediaan barang
yang dibutuhkan; dan
• membuat surat persetujuan
pengeluaran barang. Ada Permohonan Resmi? Tidak Ya Penolakan pengeluaran barang: • menolak permintaan dan pengeluaran barang. • FM Barang Masuk dan Keluar dari Gudang • FI Daftar Inventarisasi Barang di Gudang • IK Inventarisasi/ Opname Barang • IK K3L APAR • IK K3L APD C • IK Pembuatan Laporan • IK K3L APAR Selesai Pelaporan :
• membuat laporan pengelolaan
barang gudang.
Pengeluaran barang dari gudang :
• mengeluarkan barang persediaan
sesuai dengan kebutuhan;
• mengeluarkan barang dari gudang dengan menerapkan konsep FIFO; • menyimpan arsip Bukti Permintaan
dan Pengeluaran Barang (BPPB); dan
• mencatat pengeluaran barang
120
Keterangan :
alur proses selanjutnya
batasan tugas sesuai dengan jabatan kerja dan/atau area kerja suatu kegiatan/ pekerjaan yang dilakukan dan pengecekan menggambarkan suatu keputusan yang diambil
konektor ke halaman berikutnya
tanda pekerjaan POS tersebut mulai atau selesai dokumen pendukung/laporan Disusun Supervisor/Manajer Terkait Diperiksa Dirtek/Dirum/Manajer Terkait Disetujui Direktur/Dirut Tanggal
121