Spesimen Rikhus Reservoir 2017 berupa serum (tikus dan kelelawar), organ ginjal
(tikus), organ paru (tikus), swab trakhea (kelelawar), ektoparasit (tikus dan kelelawar), punch
jaringan (tikus dan kelelawar) dan awetan basah (tikus dan kelelawar). Masing-masing spesimen tersebut memiliki metode penyimpanan dan pengepakan yang berbeda.
Spesimen serum dan swab trakhea kelelawar digunakan untuk deteksi agen penyakit
berupa virus. Oleh karena itu, untuk meminimalisir kerusakan antibodi pada serum serta kerusakan RNA virus pada VTM, maka proses penyimpanan sementara serta metode
pengepakan spesimen ini harus mengikuti standar cold chain. Spesimen lainnya seperti
ektoparasit, punch jaringan dan spesimen awetan basah tidak memerlukan standard cold chain.
Semua spesimen dikirimkan ke Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Vektor dan Reservoir Penyakit (B2P2VRP), Salatiga.
1. Proses Persiapan
a. Pembekuan Gel pack
Sebelum digunakan, semua gel pack harus dibekukan terlebih dahulu di freezer
minimal 12 jam. Semakin lama dibekukan, gel pack semakin baik dalam menyimpan
dingin. Pada saat proses di laboratorium lapangan, ambil 3-5 buah gel pack dan
masukkan dalam kardus styrofoam. Gunakan wadah ini sebagai penyimpanan
sementara serum selama di laboratorium lapangan. Sisanya digunakan untuk
mengganti gel pack yang mulai mencair apabila diperlukan.
b. Mengisi Formulir TK.5 (Form Pengiriman dan Penerimaan Spesimen) dan Formulir TK.11 (Form spesimen).
Formulir TK.5 dan TK.11 dimasukkan ke dalam paket pengiriman.
2. Proses Pengepakan Spesimen dengan Cold Chain
Spesimen yang memerlukan penanganan dan pengepakan secara cold chain meliputi:
a. Spesimen serum tikus b. Spesimen serum kelelawar c. Spesimen paru-paru tikus
d. Spesimen swab trachea kelelawar
Alat dan bahan:
1) Spesimen serum tikus
2) Spesimen serum kelelawar
3) Spesimen swab trachea
kelelawar
4) Spesimen paru-paru tikus
5) Cardboard cryobox
6) Gel pack beku 7) Styrofoam kardus
8) Termometer
9) Sarung tangan nitril
10) Lakban 11) Plastik klip
12) Stiker logo Rikhus 13) Stiker logo Kemenkes 14) Stiker fragile
15) Stiker jangan dibalik 16) Stiker penerima 17) Stiker pengirim
18) Form TK.5 (Pengiriman Spesimen) 19) Form TK.11 (Form Spesimen)
Cara Kerja:
1) Personel pengepak spesimen menggunakan sarung tangan nitril
2) Cryotube serum tikus maupun kelelawar, tube swab trakea dan paru-paru dipastikan telah dilabel dan disegel parafilm.
3) Cryotube serum dan tube paru-paru dimasukkan dalam cardboard cryobox, per box untuk satu jenis spesimen per titik. Beri tulisan jenis spesimen dan kode wilayah
pada tutup cardboard cryobox. Masukkan cardboard cryobox dalam plastik klip
4) Untuk spesimen swab trachea, tube disatukan dengan diikat karet kemudian
dimasukkan plastik klip.
5) Susun cardboard cryobox (3 buah), swab trachea dan gel pack beku ke dalam
styrofoam box.
6) Masukkan termometer
7) Masukkan Form TK.05 dan Form TK.11 (lembar untuk tim teknis) yang telah
dimasukkan plastik ke dalam styrofoam box.
8) Tutup kardus styrofoam dengan benar. Tempel stiker penerima dan stiker pengirim
berisi alamat tujuan dan identitas pengirim (nama& alamat), dan identitas sampel (provinsi, kabupaten, & ekosistem), lapisi dengan lakban bening. Tempel stiker logo
rikhus, stiker logo Kemenkes, stiker fragile, dan stiker jangan dibalik.
9) Paket diserahkan kepada PJO kabupaten untuk disimpan sementara di lemari pendingin sebelum diambil oleh tim teknis pusat (B2P2VRP).
Catatan penting khusus spesimen yang mengikuti standard cold chain (serum):
Saat di lokasi pengumpulan data
a. Setiap kali selesai proses di laboratorium lapangan, spesimen serum harus
langsung dibawa untuk disimpan sementara di lemari es pada suhu 4⁰C (lemari es
biasa, bukan di freezer) sambil menunggu petugas pengambil spesimen (PJO).
b. Apabila dalam kondisi tidak tersedia lemari es, sampel disimpan sementara dalam
kardus styrofoam berisi gel pack beku. Selama proses penyimpanan sementara, gel
pack yang mulai mencair diganti secara berkala dengan yang baru.
c. Ketua tim berkoordinasi dengan PJO kabupaten untuk proses penjemputan spesimen ke lokasi.
d. Petugas pengambil spesimen akan mengambil spesimen dari lokasi puldat untuk dikumpulkandi kabupaten, di kulkas yang telah disediakan untuk menunggu petugas penjemput dari pusat.
Saat di penyimpanan sementara di kabupaten
a. Sesampainya di tempat penyimpanan sementara di kabupaten, PJO membuka paket berisi serum untuk dimasukkan dalam lemari pendingin.
b. Spesimen serum dalam cardboard cryobox, tanpa dibuka, disimpan dalam lemari es
pada suhu 4⁰C.
c. Gel pack disimpan dalam freezer (-20⁰C).
3. Pengepakan Spesimen Non-Cold Chain
Spesimen non-cold chain meliputi:
a. Spesimen ginjal tikus b. Spesimen ektoparasit tikus c. Spesimen ektoparasit kelelawar d. Spesimen punch telinga tikus e. Spesimen punch sayap kelelawar
Alat dan bahan:
a. Spesimen ginjal tikus b. Spesimen ektoparasit tikus c. Spesimen ektoparasit kelelawar d. Spesimen punch telinga tikus e. Spesimen punch sayap kelelawar f. Styrofoam box
g. Sarung tangan nitril
h. Kardus packing bersekat
i. Form TK.5 (Form Pengiriman spesimen)
j. Form TK.11 (Form spesimen)
k. Stiker logo Rikhus
l. Stiker logo Kemenkes
m. Stiker fragile (jangan dibanting)
n. Stiker jangan dibalik o. Stiker penerima p. Stiker pengirim
Cara kerja:
a. Personel pengepak menggunakan sarung tangan nitril.
b. Spesimen ektoparasit dan ginjal: Pastikan telah dilabel dan disegel dengan
parafilm, kemudian dimasukkan dalam kardus packing bersekat per jenis spesimen
(ginjal tikus, ektoparasit tikus, ektoparasit kelelawar) dan per titik. Beri keterangan jenis spesimen dan kode wilayah pada tutup kardus.
c. Spesimen punch jaringan: Pastikan telah dilabel dan disegel parafilm, kemudian
dimasukkan dalam cardboard cryobox (tikus & kelelawar bisa dijadikan satu per
titik). Beri keterangan jenis spesimen dan kode wilayah pada tutup kardus. d. Susun semua spesimen dalam styrofoam box
e. Masukkan Form TK.5 dan TK.11 (lembar untuk tim teknis) dalam plastik, kemudian sertakan ke dalam box.
f. Styrofoam box direkatkan dengan lakban coklat kemudian tulis kode wilayah, tempel stiker penerima dan stiker pengirim, stiker logo rikhus, stiker logo
Kemenkes, stiker fragile, dan stiker jangan dibalik.
4. Pengepakan Spesimen Awetan Basah Alat dan bahan:
a. Spesimen awetan basah tikus b. Spesimen awetan basah kelelawar c. Sarung tangan nitril
d. Masker 7502
e. Goggles
f. Drum plastik (canoe drum)
g. Kapas/ tisu gulung h. Plastik ukuran besar i. Spidol marker j. Tali/ karet
k. Form TK.5 (Pengiriman Spesimen) l. Form TK.11 (Form spesimen) m. Stiker logo Rikhus
n. Stiker logo Kemenkes o. Stiker jangan dibalik
p. Stiker fragile
q. Stiker penerima r. Stiker pengirim
Cara kerja:
a. Personel pengepak menggunakan sarung tangan nitril, masker 7502, dan goggles.
b. Spesimen awetan basah yang telah ditiriskan dari formalin dan dibalut kain kasa dimasukkan dalam plastik klip dan diikat. Perlakuan ini dilakukan pada tiap ekor tikus maupun kelelawar.
c. Masukkan semua spesimen dalam drum plastik. Awetan basah tikus dan kelelawar dipisah pada drum yang berbeda. Satu drum digunakan untuk 2 titik ekosistem. d. Masukkan pula Form TK.5 dan Form TK.11 (lembar untuk tim teknis) yang telah
dimasukkan ke dalam plastik, lalu tutup erat.
e. Pada tutup canoe drum, beri keterangan jenis spesimen dan kode wilayah. Tempelkan stiker penerima dan pengirim.
f. Pada dinding luar canoe drum, tempel stiker logo rikhus dan stiker logo Kemenkes,
stiker fragile, dan stiker jangan dibalik.
g. Spesimen dikirim setelah pengambilan sampel di dua titik dalam satu ekosistem selesai.
5. Pengepakan formulir a. Bahan dan alat
1) Form T.1 /K.1 (Formulir Ekosistem Tikus /Kelelawar) 2) Form TK.2 (Formulir Koordinat GPS)
3) Form T.3 /K.3 (Formulir Lokasi Penangkapan Tikus/Kelelawar) 4) Form K.4 /K.4 (Formulir Koleksi Tikus /Kelelawar)
5) Form TK.8 (Berita Acara Serah Terima Limbah) 6) Form TK.9 (Berita Acara Pemusnahan Limbah) 7) Form TK.10 (Berita Acara Serah Terima Spesimen) 8) Map plastik
9) Plastik tebal 10) Lakban
b. Cara kerja
1) Pastikan ketua tim telah melakukan verifikasi internal pada semua form.
2) Satukan formulir menurut jenisnya (dibedakan antara tikus /kelelawar) dalam map plastik. Satu map plastik untuk semua form dalam satu titik ekosistem.
3) Tulis kode wilayah pada plastik.
4) Masukkan semua form (map) ke dalam plastik tebal.
5) Tempelkan stiker penerima dan pengirim. Tempel stiker logo Rikhus dan logo Kemenkes.
6) Rekatkan dengan lakban bening
7) Paket siap dikirimkan. Semua formulir yang disebutkan dalam alat bahan dipak dan dikirim satu kali setelah seluruh titik pengumpulan data berakhir.
6. Proses Pengiriman
Proses pengiriman dilakukan oleh personel penanggung jawab pengiriman sampel, melalui agen ekspedisi dengan membawa svena keterangan dari pusat apabila diperlukan.
1. Paket cold chain tidak dikirimkan, melainkan akan dijemput oleh tim teknis pusat.
Ketua tim berkoordinasi dengan Penanggung Jawab Operasional (PJO kabupaten) untuk mengambil paket dari lokasi puldat ke penyimpanan sementara di lemari pendingin propinsi.
2. Paket non-cold chain dikirimkan setiap selesai satu titik ekosistem. Paket diambil
bersamaan dengan pengambilan paket cold chain, kemudian PJO bertanggung jawab mengirimkan paket menggunakan ekspedisi.
3. Paket C (spesimen awetan basah) dikirimkan selama tiga kali pengiriman (tiap 2 titik pengumpulan data).
4. Paket D (formulir) dikirimkan sekali pada akhir pengumpulan data.
Paket Semua spesimen Rikhus 2016 dikirimkan ke alamat kantor B2P2VRP Salatiga. Alamat tujuan:
Pengirim :
Gambar ..44...Identitas pe
Gambar 43. Alamat tujuan pengiriman spesimen
PAKET RESERVOIR
KEPADA YTH.
KEPALA BALAI BESAR PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN VEKTOR DAN RESERVOIR PENYAKIT (B2P2VRP)
JL. HASANUDIN 123 SALATIGA, JAWA TENGAH 50721 TELP (0298) 327096 PENGIRIM NAMA : NO. TELP/ HP : ALAMAT : PROVINSI ... ... KAB/KOTA... TIPE EKOSISTEM...
Gambar 44. Alamat tujuan pengiriman spesimen
