PENGUSULAN HIBAH SECARA UMUM MELALUI SIMLIT ABMAS
14.2 Prosedur Penggunaan SIM LITABM AS untuk M anajemen Perguruan Tinggi dan Kopertis
Akses SIM LITABAS (ht t p:/ / simlit abmas.dikt i.go.id) oleh Pimpinan PT at au Pimpinan di t ingkat Kopert is dapat dilakukan melalui t ahapan berikut .
1. Klik menu “ ” dan pilih menu M anajemen PT at au M anajemen Kopert is sebagai berikut .
2. M asukkan “ Nama User” , “ Passw ord” , dan hasil penjumlahan angka kemudian klik Login. Pilih menu “ M anajemen Perguruan
Tinggi” at au “ M anajemen Kopertis” Klik menu “ ”
140
3. Set elah berhasil memasuki SIM LITABM AS maka Pengguna Pimpinan PT at au Kopert is memasuki beranda dengan informasi dan t ampilan sebagai berikut .
Secara default sepert i yang ditunjukkan pada gambar diatas t erlihat beranda manajemen secara umum menampilkan beberapa dat a dan informasi penelit ian (desent ralisasi dan kompet it if nasional), pengabdian kegiat an kepada masyarakat , dan PKM . Unt uk dapat mengakses dat a at au informasi lebih lengkap dari t ampilan beranda dapat dipilih dengan mengklik langsung bagian dari tulisan ket erangan dat a atau mengklik ikon yang dimaksud. Penjelasan dan fungsi tulisan ket erangan data atau ikon yang dimaksud dapat dilihat pada t abel berikut .
Ketik “ Nama User” Ketik “ Passw ord” Isi hasil penjumlahan Klik “ Login”
Tabel Ket erangan Ikon
No Ikon Penjelasan
1 M enampilkan grafik t otal usulan baru dan
lanjut an Penelit ian Desent ralisasi
2 M enampilkan grafik t otal usulan baru dan
lanjut an Penelit ian Kompet it if Nasional
3 M enampilkan grafik t ot al usulan baru dan
lanjutan Pengabdian Kepada M asyarakat
4 M enampilkan grafik t ot al usulan PKM
5 Filt er t ampilan dat a berdasar t ahun usulan
6 Filter t ampilan dat a berdasar t ahun
pelaksanaan
7 M engembalikan t ampilan aw al
8
Unduh dan membaca file rekap (PDF) usulan lanjut an dan usulan baru untuk seluruh skema hibah penelit ian desent ralisasi dan kompet it if nasional, pengabdian kegiat an kepada masyarakat , dan PKM
9
Pilihan menampilkan grafik dengan t ambahan ket erangan nilai dari t otal usulan baru dan lanjutan
Sebagai cont oh untuk dapat menampilkan dan melihat dat a yang lebih det il dari hibah desent ralisasi yait u dengan cara memilih dan mengklik t ulisan “
” . Jika Proses pemilihan melalui klik berhasil maka akan dit andai dengan berubahnya warna tulisan t ersebut menjadi merah sepert i yang t erlihat pada gambar berikut .
Sebagai contoh, dat a at au inf ormasi yang akan diperoleh dalam Penelitian Desent ralisasi adalah sepert i gambar berikut .
Pilih dan klik “ Penelit ian Desentralisasi”
142
Berikut adalah tot al daft ar pengusul yang t elah diklik dari angka dalam kolom “ Usulan” .
M elalui pilihan klik angka dalam kolom “ Didanai” maka akan ditampilkan daft ar pengusul yang didanai saja.
Klik angka dalam kolom “ Usulan” untuk melihat total
daftar pengusul
Klik angka dalam kolom “ Didanai” untuk melihat detail total daft ar pengusul
yang didanai
Klik “ ” untuk
menampilkan data dalam bentuk grafik
Pilih skema penelitian yang akan ditampilkan
Daft ar judul penelit ian
Tampilan berdasarkan filt er tahun usulan atau pelaksanaan Pilihan status usulan yang akan
ditampilkan (baru, lanjutan, didanai dan tidak lolos)
Unduh proposal dan status usulan (baru, lanjutan, danai, atau t idak lolos)
Daft ar ket ua peneliti Unduh dan simpan dafatr pengusul
Proses penampilan juga dapat dilakukan dalam grafik dengan memilih filt er berdasarkan data atau informasi yang diinginkan. Berikut adalah contoh t ampilan graf ik unt uk dengan filter penelitian desent ralisasi, t ahun usulan 2013, t ahun pelaksanaan 2014 dan juga dit ampilkan jumlah usulannya (baru, lanjut an, baru didanai, dan lanjut an didanai). Secara umum, fitur akses dan tampilan pada beranda “ M anajemen Kopert is” adalah sama, namun yang membedakan hanyalah t ingkat akses Pimpinan Kopert is dapat melihat dat a at au profil informasi lebih luas yait u mencakup seluruh PT Swast a yang berada di wilayah Kopert is t ersebut .
144
Pilihan Desent ralisasi
Warna-w arna legenda menunjukkan status usulan
Usulan Lanjutan Pilihan Tahun Usulan
Pilihan Tahun Pelaksanaan
M enampilkan jumlah di setiap Usulan Baru Usulan Lanjutan didanai Usulan Baru didanai
Tampilan grafik t otal usulan di dalam satu wilayah Kopertis
Total usulan dalam angka
Dalam M anajemen Kopert is, difasilit asi dengan ikon pencarian “ ” yang difungsikan untuk melakukan proses pecarian PT dengan cara menget ikkan kat a kunci yang diyakini sebagai ident it as dari PT t ersebut (misal: kode PT, Nama PT, dan Lokasi PT). Untuk mengkat ifkannya dilakukan dengan mencent ang pada kot ak ikon pencarian sehingga st at us berubah menjadi “ ” . Sehingga proses pencarian dilakukan dengan menget ik pada kolom yang sudah t ersedia sepert i gambar berikut .
Tampilan tabel total usulan di dalam satu wilayah Kopert is
Klik “ ” untuk mengakt ifkan tabel
Isi dengan mengetikkan kata kunci pencarian PT
Sorot PT yang dicari dan klik ikon “ ” untuk menet apkan pilihan
Ikon “ ” untuk menetapkan dan ikon “
” untuk membatalkan pilihan
146
Gambar berikut adalah t ampilan perguruan yang t elah dit emukan.
M anajemen PT dan Kopert is di dalam SIM LITABM AS dilengkapi dengan manajemen monitoring. Sehingga Pimpinan di PT dan Kopert is dapat memant au proses-proses pengelolaan hibah t ersebut dalam pelaksanaan seleksi, pelaksanaan t ahapan dan alokasi dana hibah yang meliput i kegiat an penelit ian (Desent ralisasi dan Kompet itif Nasional), Pengabdian Kegiat an Kepada M asyarakat , dan PKM . Semacam dengan fasilit as yang ada di beranda, dat a dan informasi dapat disajikan dalam bentuk angka, t abel at au bentuk grafik yang dilengkapi dengan angka. Unt uk mengakses fit ur t ersebut dapat dilakukan dengan memilih menu “ ” seperti pada gambar berikut .
Untuk melakukan monitoring, Pimpinan PT dan Kopert is dapat memilih salah satu tahapan monit oring yaitu Pelaksanaan Seleksi, Pelaksanaan Tahapan Hibah atau Alokasi.
M onit oring Pelaksanaan Seleksi m eliputi tahapan Desk Evaluasi, Pembahasan Proposal, serta Kelayakan dan M onev Terpusat yang dapat dilihat pada t ampilan berikut .
Untuk mengakt ifkan Pelaksanaan Seleksi dapat dilakukan dengan memilih salah satu t ahapan yang dimaksud. Gambar dibaw ah adalah menampilkan t ahapan Desk Evaluasi.
Contoh rekap dat a usulan dalam tahapan Desk Evaluasi sebagai berikut . M onitoring Pelaksanaan
Seleksi
Klik “ ” unt uk melihat detil jumlah usulan di tiap skema usulan
Klik skema yang dimaksud unt uk memperoleh rekap data usulan di tiap skema usulan
148
Gambar dibaw ah adalah cont oh t ampilan pengusul yang lolos dalam t ahapan seleksi.
Untuk melakukan monitoring Pelaksanaan Seleksi dalam t ahapan Pembahasan Proposal, Kelayakan dan M onev Terpusat dapat dilakukan sepert i pada t ahap Desk Evaluasi. Dan secara umum, proses monit oring pada tahapan Pelaksanaan Hibah dan Alokasi Dana dilakukan dengan cara yang sama pada dengan cara memilih fitur-fit ur unt uk menampilkan dat a at au informasi yang akan dilihat sesuai dengan rangkuman penjelasan yang ada di t abel Fit ur M anajemen Siblitamas dan Penjelasan Akses.
Unduh Rekap usulan pada tahap Desk Evaluasi
Klik “ angka” dalam kolom “ Lolos” unt uk menampilkan dat a pengusul yang lolos
Klik “ angka” dalam kolom “ Tdk Lolos” unt uk menampilkan data pengusul yang tidak lolos
Klik “ angka” dalam kolom “ Blm Proses” untuk menampilkan dat a pengusul yang belum diproses
15.1 Pendahuluan
Pemanfaat an SIM LITABM AS berbasis TIK t elah berjalan selama dua (2) t ahun lebih dan pengembangannyapun selalu dilakukan secara int ensif dalam rangka penyempurnaan sist em menuju kearah pemenuhan kebutuhan mulai dari sisi pengguna t ingkat manajemen, administ rasi dan end user yaitu dosen. SIM LITABM AS t elah mewadahi hampir seluruh pengelolaan program dan akt ivit as di lingkungan Ditlit abmas.
Berbagai fitur yang ada di SIM LITABM AS t elah dilengkapi dengan panduan-panduan dan juga t elah disosialisasikan semenjak pert engahan t ahun 2012 sampai dengan 2014 ini. M eskipun demikian, dalam implementasinya masih ditemui kendala atau kesulitan dari sisi teknis penggunaan dan operasionalisasinya. Selanjutnya, beberapa kebijakan at au at uran Dit lit abmas yang melekat dalam SIM LITABM AS juga masih ditemui kendala pemahaman oleh pengguna (user) Perguruan Tinggi di t ingkat manajemen, administ rasi dan end user..
Dalam mengantisipasi kendala-kendala tersebut, SIM LITABM AS t elah menyediakan jalur komunikasi layanan penanganan kendala dengan menggunakan sarana telepon, facsimile
atau email (simblitabmas@dikti.go.id). Hal ini dilakukan sebagai upaya untuk mengatasi kendala-kendala yang ditemui oleh pengguna di Perguruan Tinggi dapat t erselesaikan dengan baik. M eskipun demikian, dari sisi w akt u, jalur komunikasi t ersebut memerlukan penyelesain relatif lama. Selain itu, dengan banyaknya program-program baru Ditlitabmas yang telah diluncurkan melalui SIM LITABM AS t elah menambah banyaknya kendala yang dit emui. Oleh karena it u, di wakt u mendat ang dikhawat irkan kendala t ersebut t idak dapat t erselesaikan dengan baik mengingat t idak adanya sarana komunikasi yang lebih komunikat if dan lebih cepat .
Dalam rangka meningkat kan sarana yang lebih komunikat if t ersebut , SIM LITABM AS t elah melengkapi sebuah fit ur baru yang dinamakan fit ur “Pesan Pengaduan” (selanjutnya disebut “fitur pesan”) yang dapat membantu pengguna (t ingkat manajemen, administrasi dan dosen) mengirim kan pesan permasalahan/ kendala/ pert anyaan dan langsung akan t erkirim pada penanggungjawab kegiat an di t ingkat Dit litabmas sesuai dengan jenis permasahannya. Sejalan dengan hal t ersebut , penanggungjawab kegiat an di t ingkat Dit lit abmas akan dapat langsung membaca dan membalas pesan t ersebut ke penanya.
Fit ur pesan dapat digunakan oleh semua pengguna/user di semua t ingkat an di PT maupun di Dit lit abmas, mulai dari t ingkat operator sampai dengan t ingkat manajemen yang paling tinggi. Dengan demikian, t ujuan yang hendak dit ingkat kan dengan adanya f itur ini adalah: