PANDUAN M ONITORING DAN EVALUASI PROGRAM PENGABDIAN KEPADA M ASYARAKAT
5.2 Tatacara Saat Pelaksanaan M one
Tat acara pelaksanaan monev kegiatan pengabdian kepada m asyarakat mengikuti panduan yang ditet apkan oleh Dit lit abmas Dit jen Dikt i. Tat acara monev pengabdian kepada masyarakat diat ur dengan urut an berikut .
a) Ket ua Lembaga Pengabdian kepada M asyarakat (LPM / LPPM ) at au yang mewakili, yang dit unjuk oleh Dit lit abm as Dikt i sebagai t uan rumah, membuka kegiat an secara resmi. b) Pihak perguruan t inggi penyelenggara monev menyediakan pet ugas pendamping
(administ rat if) kegiatan monev.
c) Pengaturan urut an kegiat an yang dimonev diserahkan sepenuhnya kepada panitia perguruan t inggi yang diberi t anggungjawab, dengan mengikut i at uran yang telah dit entukan.
d) Perguruan t inggi yang ditunjuk sebagai koordinator t empat pelaksanaan monev w ajib menyediakan semua peralat an pendukung kegiat an M onev (komput er/ laptop, LCD
project or, print er, kert as, dan lain-lain) yang diperlukan dalam menunjang pelaksanaan monev.
e) Pemonev sebagai w akil dari Dit lit abmas Dit jen Dikt i memberi penjelasan singkat tent ang maksud dan tujuan sert a tat acara monev.
f) Pemonev memandu pelaksanaan monev sesuai dengan jadw al dan urut an t im pelaksana kegiat an pengabdian yang sudah ditet apkan.
g) Pemonev memberikan penilaian set elah proses monev at as set iap judul pengabdian selesai dilakukan.
h) Pemonev t idak diperkenankan membuat krit eria sendiri yang t idak pernah dibahas dalam koordinasi penyamaan persepsi at au dicant umkan dalam pedoman monev.
i) Pemonev melaksanakan monev sesuai jadw al yang t elah disepakat i dan t idak diperkenankan untuk memadat kan acara monev.
j) Set iap pemonev harus menjalankan pedoman M onev (panduan umum, t at acara, dan et ika pemonev) sesuai dengan hasil saat koordinasi penyamaan persepsi.
k) Pemonev dan Pimpinan Lembaga Pengabdian kepada M asyarakat (LPM / LPPM ) at au pihak yang dit unjuk secara resmi oleh pihak perguruan t inggi wajib menandat angani Berit a Acara monev.
l) Ket ua pelaksana mempresent asikan hasil kegiat annya selama maksimum 10 menit , kemudian dilanjut kan dengan diskusi dengan pemonev selama maksimum 10 menit (alokasi w akt u setiap judul kegiat an adalah maksimum 20 menit ).
m) Setiap pelaksana kegiat an pengabdian memiliki kesempatan yang sama untuk mempresent asikan hasil kegiat annya. Jika sampai bat as akhir w akt u pelaksanaan monev masih ada tim yang t idak hadir, maka t idak ada lagi kesempat an bagi t im untuk melakukan present asi.
n) Pelaksana harus membawa semua bukt i fisik yang dapat menunjukkan kemajuan pelaksanaan pekerjaan, berupa dokument asi foto, video, protot ip, perangkat lunak, atau peralatan yang dibuat .
o) Atas seijin pemonev, misal karena kesibukan akademiknya, ket ua t im diperkenankan melakukan pert ukaran jadw al present asi dengan t im lainnya.
p) Anggota tim pelaksana kegiatan lain dapat menghadiri presentasi dan mengikuti acara diskusi.
q) Pelaksanaan monev bersifat t erbuka dan dapat diikut i oleh t im pelaksana lain sesuai kapasit as ruang pelaksanaan monev.
r) Wakt u pelaksanaan monev set iap hari adalah pukul 08.00-18.00, dan dapat diperpanjang sesuai kesepakat an bersama sampai dengan pukul 20.00.
s) Bagi perguruan t inggi yang t idak dikunjungi untuk pelaksanaan monev kar ena alasan- alasan t ert entu, penilaian dilakukan berdasar Laporan Kemajuan yang telah diunggah.
t) Set elah pelaksanaan monev, ket ua pelaksana pengabdian w ajib membuat dan mengunggah laporan akhir Pengabdian kepada M asyarakat dalam format PDF ke SIM - LITBAM AS dengan ukuran file maksimal 5 M B m engikut i Panduan pada Lampiran 2. Evaluasi laporan akhir menjadi dasar unt uk menilai keberhasilan program yang didanai, dan menjadi komponen penilaian dalam penet apan kelayakan kelanjut an pengabdian kepada masyarakat di t ahun berikut nya.
64
5.3Ketentuan dan Etika Pemonev
Untuk menjaga kualit as dan keberlangsungan kegiat an pengabdian kepada masyarakat , pemonev harus memperhat ikan dan menjalankan etika pemonev. Uraian et ika bagi pemonev adalah sebagai berikut .
1. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi kegiat an pengabdian kepada masyarakat dit ekankan pada dua hal, yaitu:
a. penilaian kemajuan pelaksanaan pekerjaan dan prediksi, kapan sisa pekerjaan pengabdian yang belum t erlaksana akan diselesaikan. Capaian kegiatan adalah persent ase pekerjaan yang t elah dikerjakan oleh t im pelaksana; dan
b. penilaian kreat ivit as dit ekankan pada upaya ident ifikasi kelayakan kegiat an pengabdian t ersebut untuk pendanaan t ahun berikut nya.
2. Pemonev m enyampaikan saran penyempurnaan unt uk menambah w awasan dan kinerja pelaksanaan pengabdian.
3. Pemonev menggunakan form at penilaian yang t elah disediakan Dit lit abm as melalui SIM - LITABM AS.
4. Pemonev harus memahami panduan monev, memat uhi t ata cara monev, dan menjaga int egrit as diri dan kredibilit as sebagai pemonev.
5. Pemonev t idak diperkenankan menyampaikan informasi apapun t erkait hasil monev. 6. Pemonev menyerahkan kembali semua bukti hasil kemajuan pelaksanaan pekerjaan tim
pengabdian kepada masyarakat yang berupa dokument asi foto, video, prot otip, perangkat lunak, peralat an at au produk lain yang dihasilkan.
7. Pemonev memberikan informasi kepada Perguruan Tinggi yang dimonev t ent ang batas w akt u pengumpulan laporan akhir pengabdian kepada masyarakat , pent ingnya laporan akhir sebagai salah sat u komponen penilai kelayakan keberlanjut an kegiat an untuk t ahun berikutnya, bentuk laporan, sert a konsekuensi yang akan dit anggung oleh t im pelaksana dan lembaga jika laporan t idak dikumpulkan sampai bat as wakt unya.
8. Pemonev t idak dibenarkan menerima grat if ikasi, honorarium, at au bentuk hadiah lain dari Perguruan Tinggi yang dit unjuk sebagai penyelenggara monev.
9. Pemonev menerima honorarium dari Ditlitabmas yang besarannya disesuaikan dengan pagu yang berlaku.
5.4Tugas Pemonev
Tugas Tim Pemonev dalam monev pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat di perguruan t inggi adalah sebagai berikut .
1. M elakukan pert emuan pendahuluan/ t erbat as dengan Ket ua Lembaga Pengabdian kepada M asyarakat LPM / LPPM selaku koordinator pelaksanaan monev w ilayah.
2. M enginformasikan susunan dan tugas t im pemonev dan rencana pelaksanaan monev kepada pimpinan perguruan t inggi (sesuai surat ijin yang t elah dikirim oleh Ditlitabmas). 3. M elaksanakan acara pembukaan yang dihadiri oleh pimpinan/ st af perguruan t inggi
penyelenggara dan pesert a untuk menjelaskan t eknis pelaksanaan monev.
4. M elakukan monev t erhadap pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat dengan mencermat i present asi setiap pelaksana, membuat skor penilaian, membuat rekapit ulasi nilai, sert a bilamana perlu melakukan verifikasi dat a dan informasi ke lapangan, berdiskusi
dengan t im pelaksana kegiat an, dan memberikan saran pemecahan masalah yang dihadapi.
5. M elakukan penilaian dan memasukkan dat a hasil penilaian ke dalam SIM -LITABM AS. 6. M embuat cat atan hasil pengamatan t erhadap t im pelaksana yang bersifat “ rahasia” untuk
disampaikan kepada Direkt ur Dit lit abmas melalui Kasubdit Program dan Evaluasi.
7. M enandat angani Berit a Acara Pelaksanaan M onev Program Pengabdian kepada M asyarakat bersama dengan Ketua Lembaga Pengabdian kepada M asyarakat LPM -LPPM Perguruan Tinggi yang dit unjuk sebagai t uan rumah penyelenggaraan monev.
8. M elaksanakan tugas dan t anggungjawab selaku Pemonev dan kepakarannya sesuai dengan ket ent uan yang t elah dit et apkan.
9. M enjunjung t inggi norma, et ika, dan nilai-nilai akademis selama pelaksanaan monev.
5.5Tugas Pendamping Tim M onitoring dan Evaluasi
Tim pendamping, yang mendampingi Tim Pemonev selama kegiat an monev, mengemban t ugas-tugas berikut .
1. M elakukan koordinasi dengan Perguruan Tinggi/ Kopert is selaku koordinator dalam t ahapan persiapan dan pelaksanaan monev.
2. M empersiapkan bahan-bahan monev sepert i borang, aplikasi, dan bahan-bahan lainnya. 3. M engumpulkan dan membawa dat a dan informasi hasil monev.
4. M enyiapkan dan membawa Berit a Acara Hasil M onev yang t elah dit andat angani. 5. M endampingi Pemonev selama kegiat an berlangsung.
6. Bekerjasama dengan Perguruan Tinggi/ Kopert is untuk kelancaran pelaksanaan monev. 7. M enyelesaikan administ rasi keuangan, transport asi, akomodasi t im monev.