Bab 5: Cetak biru strategis TIK
5.2 Desain Cetak Biru
5.2.5 Pengadaan
5.2.5.3 Roadmap untuk mencapai target akhir pengadaan TI
Charter inisiatif untuk pembuatan eCatalog menunjukkan langkah-langkah yang dibutuhkan untuk mengubah pemesanan produk hardware dan software.
GAMBAR 76: CHARTER CHECKLIST UNTUK E-CATALOG
Kepala Pengadaan TI Organisasi Pengadaan Pusat Peran yang ada Peran yang baru
Laporan tidak langsung untuk menentukan prioritas sumber dan memperoleh persetujuan
Standard Products Procurement Coordinator Special Products Procurement Coordinator TI Contracts Manager Managed Services Category Manager Standard Products Category Manager Special Products Category Manager Consultant/SI Category Manager Mencakup jaringan, telekomunikasi dan pemeliharaan layanan Mencakup laptop, PC, peripheral, SW end-user dll. Mencakup server, HW
data center, enterprise
SW Mencakup
pengembangan dan pemeliharaan aplikasi
ILUSTRATIF
1 Pelaporan tidak langsung dari Category Manager ke Kepala TI Unit Eselon 1 hanya terjadi jika terdapat konsultan atau integrator sistem yang digunakan oleh tim TI Unit Eselon 1
Kepala Pusintek
Kepala TI Ditjen1
618 618 618 ▪ Membuat e-catalogue untuk seluruh produk TI standar (hardware dan software)
Objektif:
Latar belakang
Ringkasan tindakan yang diajukan
Dampak dan IKU
▪ Tiap Unit Eselon 1 dan Pusintek bekerja dengan model dan vendor yang berbeda untuk produk-produk yang standar, seperti laptop, sistem operasi, anti-virus, dst.
▪ Harga yang dibayarkan untuk produk-produk yang serupa sangat bervariasi antara satu Unit Eselon 1 dengan Unit Eselon 1 yang lain ▪ Tiap pembelian yang baru
membutuhkan proses pengadaan yang komplit dari awal, termasuk seleksi vendor
Faktor keberhasilan
Struktur tata kelola Prinsip desain utama
Outcome utama
1
▪ Rata-rata harga hardware standar ▪ Rata-rata harga software standar
3
• Kepala TI Kemenkeu memimpin upaya pengembangan e-catalogue
8
• Tim TI Unit Eselon 1 dan Pusintek harus berkolaborasi menentukan spesifikasi bagi produk-produk standar
• Category Managers akan
bertanggung jawab atas proses seleksi vendor
• Proses-proses yang jelas harus ditetapkan untuk mendapatkan persetujuan atas pembelian
5
▪ Spesifikasi produk end-user standar– 2014
▪ Spesifikasi produk infrastruktur standar– 2015
▪ E-catalogue dengan produk standar– 2016
7
▪ E-catalogue harus digunakan untuk
membeli dan menyebarkan semua produk standar
▪ Katalog harus menyediakan pilihan model (dan spesifikasi) yang terbatas bagi tiap produk
▪ Vendor harus ditetapkan terlebih dahulu supaya tiap permohonan hanya membutuhkan persetujuan dan pemesanan
2
▪ Membuat daftar produk standar dan berbagai spesifikasi yang digunakan ▪ Membuat daftar spesifikasi standar
dan model produk
▪ Mengembangkan platform elektronik (TI) dengan katalog model produk
6
▪ Jumlah berbagai model produk (untuk fungsi yang sama)
4
• Category managers bertanggung jawab
atas seleksi vendor untuk produk
9
• Kepala TI Unit Eselon 1 yang menyetujui spesifikasi produk standar
10
Pembuatan e-catalogue TI
77
GAMBAR 77: PRINSIP DESAIN E-CATALOG
GAMBAR 78: CHARTER TIMELINE UNTUK E-CATALOG
Charter inisiatif tentang kontrak pemeliharaan menunjukkan langkah-langkah yang dibutuhkan untuk mengkonsolidasi seluruh kontrak lintas Unit Eselon I dan pemindahan tanggung jawab kepada Pusintek.
Pemesanan Spesifikasi
Keadaan yang diinginkan Keadaan saat ini
▪ Tiap permintaan atau pemesanan berujung pada proses lelang dan kontrak
▪ Batasan minimum terkait hal apa saja yang dipesan pegawai (pengadaan dilakukan oleh TI)
▪ Semua produk dipesan oleh pegawai TI/pengadaan di Unit Eselon 1 dan Pusintek
▪ Tidak ada pembahasan tingkat Kemenkeu perihal spesifikasi produk ▪ Tim TI Unit Eselon 1 mengembangkan
sendiri spesifikasi produknya
▪ Vendor-vendor sudah ditetapkan terlebih dahulu sehingga unit pengadaan hanya perlu melakukan pemesanan kepada vendor bila suatu produk dipesan oleh pengguna
▪ Memberlakukan batasan yang ketat perihal apa saja yang dapat dipesan pegawai: batasi pilihan spesifikasi untuk tiap produk
▪ Permohonan untuk produk-produk non-standar harus disertai dengan evaluasi apakah ada produk-produk standar dalam katalog yang bisa dipesan sebagai gantinya untuk memenuhi kebutuhan tersebut ▪ E-catalogue dikembangkan supaya pegawai dapat
meminta dan memesan produk-produk standar ▪ Kepala TI Kemenkeu memantau produk-produk dengan
biaya besar (cth. server) dan mengorganisir jalannya pembahasan tingkat Kemenkeu dengan Unit Eselon 1 lain untuk mengidentifikasi peluang standardisasi ▪ Spesifikasi untuk seluruh Kemenkeu yang diadopsi
untuk produk-produk standar (mis: Laptop, anti-virus) Pembuatan e-catalogue – perubahan pada model operasional
TI 6 43 Tahun 2014 2015 2016 High-level milestones
▪ Membuat daftar produk-produk standar dan ragam
spesifikasi yang digunakan
▪ Membuat daftar spesifikasi produk end-user standar
▪ Menginisiasi diskusi perihal adanya peluang
standardisasi dan roadmap transisi bagi produk-produk infrastruktur
▪ Menyeleksi dan mengevaluasi vendor-vendor untuk
produk-produk end-user yang terstandarkan
▪ Membuat persyaratan teknis dan fungsional untuk
e-catalogue dan mengonfirmasikannya dengan seluruh stakeholder
▪ Memetakan proses-proses untuk selanjutnya
diberikan persetujuan dan melakukan pemesanan lewat e-catalogue
▪ Membuat daftar spesifikasi produk end-user yang
standar
▪ Menginisiasi proses seleksi vendor untuk
produk-produk infrastruktur yang terstandarkan
▪ Menerapkan e-catalogue berisikan seluruh produk
end-user
▪ Menambahkan produk-produk infrastruktur ke dalam
e-catalogue
Initiative Charter
78
GAMBAR 79: CHECKLIST UNTUK CHARTER KONTRAK PEMELIHARAAN
GAMBAR 80: PRINSIP DESAIN KONTRAK PEMELIHARAAN
622 622 622
▪ Mengonsolidasikan seluruh kontrak pemeliharaan di bawah Pusintek Objektif:
Latar belakang
Ringkasan tindakan yang diajukan
Dampak dan IKU ▪ Kegiatan pemeliharaan saat ini
terbagi antara Unit Eselon 1 dan Pusintek
▪ TI Kemenkeu belum memperoleh manfaat dari konsolidasi kontrak (biaya, kualitas) tersebut
Faktor keberhasilan
Struktur tata kelola Prinsip desain utama
Outcome utama 1
▪ Biaya pemeliharaan keseluruhan bagi TI Kemenkeu
3
• Kepala Pusintek bertanggung jawab untuk IKU pemeliharaan 8
• Menunjuk category manager pada unit pengadaan TI yang dapat bekerja dengan vendor pemeliharaan
• Mengalihkan kepemilikan penuh atas aset infrastruktur kepada Pusintek
5
▪ Tanggung jawab pemeliharaan dipegang oleh Pusintek - 2014 ▪ Konsolidasi kontrak pemeliharaan–
2015 7
▪ Seluruh kegiatan pemeliharaan merupakan tanggung jawab Pusintek
▪ Pengadaan TI memimpin proses seleksi dan dapat mengadakan kontrak multi-year
▪ Vendor harus memenuhi SLA minimal sebagai bagian dari kontrak
2
▪ Menyusun katalog seluruh kegiatan pemeliharaan di TI Kemenkeu ▪ Mengidentifikasi vendor yang berkapabilitas dalam memenuhi SLA untuk pemeliharaan ▪ Menetapkan vendor pemenang
kontrak untuk mengonsolidasikan kegiatan pemeliharaan 6
▪ Jumlah gangguan atau eror berulang diakibatkan oleh kurangnya pemeliharaan
4
• Category manager memimpin proses
seleksi vendor 9
• Tim TI Unit Eselon 1 dan Pusintek memberi data dan feedback kinerja untuk vendor
10 Konsolidasi kontrak pemeliharaan
TI
7
Kontrak Tanggung jawab
Keadaan yang diinginkan Keadaan saat ini
▪ Seluruh kontrak diadakan untuk satu tahun
▪ Kualitas pemeliharaan beragam di seluruh bagian organisasi ▪ Setiap Unit Eselon 1 terlibat dalam
kontrak dengan vendor-vendor berbeda
▪ Tanggung jawab aset infrastruktur terbagi antara Unit Eselon 1 dan Pusintek
▪ Kegiatan pemeliharaan terbagi antara Unit Eselon 1 dan Pusintek
▪ Memungkinkan kontrak multi-year untuk memperoleh manfaat biaya (dengan persyaratan kerja telah memenuhi SLA)
▪ Menetapkan standar SLA dan kinerja untuk pemeliharaan
▪ Konsolidasi kontrak untuk kegiatan serupa di seluruh organisasi TI
▪ Kepemilikan aset infrastruktur dialihkan ke Pusintek, untuk dipusatkan di kantor Pusintek
▪ Konsolidasi seluruh kegiatan pemeliharaan di bawah Pusintek
Konsolidasi kontrak pemeliharaan– perubahan pada model operasional
TI
79
GAMBAR 81: TIMELINE UNTUK CHARTER PEMELIHARAAN KONTRAK