Tata Kelola CTO

Bab 12: Mewujudkan Transformasi

12.2 Pembentukan Central Transformation Office (CTO) di Kemenkeu

12.2.2 Tata Kelola CTO

Bentuk organisasi untuk CTO ditunjukkan di gambar di bawah ini. Tata kelola CTO akan berbeda dengan unit Eselon I maupun unit lain di Kementerian dan dirancang untuk memberdayakan CTO dengan kemandirian, objektivitas dan kewenangan. Prinsip-prinsip utama yang mengawal desain dan struktur CTO meliputi

■

CTO harus terpisah dari seluruh unit Eselon I. Unit tersebut harus melaporkan langsung ke Menteri agar lebih efektif dan mandiri. Selain itu, kepala CTO harus dianggap setara dengan pimpinan unit Eselon I dan mampu berinteraksi dengan mereka sebagai rekan sejawat.

■

CTO adalah struktur permanen dalam Kemenkeu. CTO tidak boleh dijadikan ke dalam struktur satuan tugas atau tim (kecuali untuk sementara untuk menunggu pembentukannya selesai). Utamanya hal ini dilakukan untuk memberi legitimasi dan kewenangan pada CTO saat bekerja dengan unit Eselon I lainnya. Sebuah struktur permanen juga akan memudahkan CTO

164 untuk menciptakan sebuah nilai jual dari peluang pengembangan karier guna menarik SDM terbaik ke dalam Kementerian.

■

Jabatan yang ada di CTO merupakan posisi purnawaktu dan permanen dengan penunjukan yang jelas bagi individu yang akan ditugaskan ke dalam unit ini. Jabatan ini bersifat resmi yang akan direkam ke dalam catatan kinerja masing-masing individu dan tidak akan menghambat masa depan karier senior mereka di Kemenkeu. Sebaliknya, pengalaman telah menunjukkan bahwa anggota unit kerja umumnya mendapatkan prospek pengembangan dan promosi yang lebih baik karena pengembangan kapabilitas yang intensif dan pembelajaran yang mereka terima selama menjabat serta interaksi yang baik dengan para pimpinan tertinggi. Akhirnya, CTO menganut model kepegawaian yang ramping dan fleksibel, dengan pemanfaatan sumber daya dan individu yang efisien demi mencapai hasil maksimum untuk organisasi.

■

CTO sebaiknya hidup hanya selama transformasi berlangsung – rencana mandat untuk CTO hanya hingga tahun 2019, dengan opsi untuk memperbarui mandat tersebut jika ada kebutuhan di masa mendatang. Kami telah melihat dari contoh-contoh global bahwa dengan keberhasilan pelaksanaan inisiatif yang direncanakan untuk tahun 2019, mungkin masih ada peluang tambahan untuk mengubah tujuan atau memfokuskan kembali mandat CTO pada gelombang atau upaya transformasi berikutnya di Kemenkeu.

GAMBAR 134 – CTO AKAN MELAPOR LANGSUNG KE MENTERI KEUANGAN DAN MEMILIKI 4

BAWAHAN LANGSUNG

Karena beragamnya mandat, pegawai CTO perlu memikul berbagai peran dan tanggung jawab. Oleh sebab itulah, CTO perlu merekrut personil yang memiliki keahlian dan kapabilitas fungsional yang beragam.

Tanggung jawab dan kualifikasi untuk Kepala Central Transformation Office

■

Bertanggung jawab langsung kepada Menteri Keuangan untuk keseluruhan strategi, pengelolaan dan organisasi CTO.

■

Memastikan pelaksanaan dan pengelolaan kinerja dari inisiatif cetak biru dan Beachhead.

■

Memberikan arahan dan bimbingan dalam pemecahan masalah untuk tim Counterpart pelaksana di unit-unit Eselon I.

STRUKTUR A

Delivery Office adalah unit yang berdiri sendiri untuk memastikan independensi DG Kepala Central Transformation Office P e m im pi n ini s ia ti f P e m im pi n ini s ia ti f Kepala PMO ▪ Memecah masalah, memantau, memantau dan memprioritaskan serta mengeskalasi isu Menteri Program Officers DJP DJBC DJA ▪ Mengomunikasikan perkembangan dan memastikan dukungan dari stakeholder Change Management Kepala Seksi Analis 1 Analis 2 Sekretariat ▪ Menyiapkan performance dashboard dan melakukan analisis terpilih Reporting Kepala Seksi Analis anggaran Analis 1 Analis 2 IT Programmer DJPb Setjen TI DG DG

Kepala CTO adalah rekan dari pimpinan Eselon 1 Garis laporan langsung

ke Menteri Executive Officer ▪ Memimpin implementasi desain lembaga Organizational Transformation Kepala Seksi Analis 1 Analis 2 Kepala PMO adalah

rekanan pimpinan Eselon 2 merangkap CTO program office guna memastikan koordinasi lintas unit Eselon 1

165

■

Mengawasi implementasi dan eksekusi sistem pengelolaan kinerja yang ketat untuk memantau, memonitor dan melaporkan pelaksanaan cetak biru.

■

Mengawasi pelibatan stakeholder dengan para pimpinan tertinggi di Kementerian.

■

Mengoordinasikan upaya sosialisasi pesan-pesan utama cetak biru di seluruh jajaran Kementerian dan di dalam unit Eselon I

■

Memperlihatkan sifat-sifat kepemimpinan yang kuat, memiliki rekam jejak atas pelaksanaan dan implementasi program transformasi, disegani dan dihormati oleh para pimpinan unit Eselon1 serta akrab dengan lingkungan Kementerian Keuangan dan internal Eselon I

Tanggung jawab dan kualifikasi untuk Program Officers

■

Menjadi mitra bertukar pikiran dengan Kepala PMO di masing-masing unit Eselon I prioritas untuk memecahkan masalah jajaran tertinggi atau tantangan implementasi

■

Memastikan kedisiplinan dalam pemantauan dan monitoring agar memungkinkan transparansi pelaksanaan dalam masing-masing unit Eselon I

■

Mengeskalasi isu-isu utama ke Kepala CTO dan Menteri/Steering Committee pada waktu yang tepat agar segera mendapatkan keputusan dan resolusi untuk masalah tersebut

■

Menyaring dan mengevaluasi program atau inisiatif baru yang diajukan di dalam unit Eselon I

■

Memberi dukungan koordinasi jika diperlukan untuk inisiatif-inisiatif lintas unit Eselon I(mis. fungsi-fungsi Perbendaharaan)

■

Memperlihatkan keahlian pemecahan masalah strategis dengan berkolaborasi dengan para pimpinan unit Eselon I, memiliki rasa kepemimpinan yang tinggi dan keahlian pengelolaan program untuk memberikan bimbingan kepada para rekan-rekannya di PMO Unit Eselon I dalam mengelola portofolio inisiatif, serta keahlian yang mumpuni dalam pengelolaan stakeholder

Tanggung jawab dan kualifikasi untuk Change Management Officers

■

Mengelola dan mengeksekusi strategi pelibatan dan komunikasi dengan stakeholder internal untuk menyebarkan cerita perubahan, memberikan perkembangan terbaru dalam waktu yang tepat dan memicu semangat para pegawai atau upaya transformasi yang sedang berjalan

■

Mendukung pelibatan dan komunikasi dengan stakeholder eksternal utama, termasuk diskusi dengan stakeholder prioritas/sensitif dalam koordinasinya dengan unit Eselon I dan Biro KLI.

■

Mengidentifikasi, melatih dan mengkoordinasi kegiatan para Agen Perubahan di dalam CTO, PMO dan unit Eselon I

■

Mengumpulkan umpan balik dan perkembangan terbaru atas transformasi dan melaporkannya ke para pimpinan tertinggi

■

Memperlihatkan kepribadian dan keahlian komunikasi yang menonjol; memiliki kreativitas dan keahlian strategis, analitis dan organisasional yang kuat dan berpengalaman dalam strategi humas, perancangan rencana komunikasi strategis serta pengelolaan stakeholder yang kompleks Tanggung jawab dan kualifikasi Reporting Officers

■

Membuat dan memutakhirkan performance dashboard dan mekanisme pelaporan secara berkala

■

Menyediakan dukungan teknis pada tim PMO Eselon I prioritas untuk memastikan bahwa pelaporan diselesaikan tepat waktu dan dengan cara yang benar

■

Menyusun dan mensintesiskan laporan perkembangan dua mingguan kepada Menteri dan para pimpinan tertinggi

■

Melakukan analisis ad-hoc mendalam, mis. investigasi tren, identifikasi isu-isu utama, mengantisipasi tantangan implementasi

■

Memiliki keahlian pemantauan dan analisis data, keterampilan menulis laporan serta berpengalaman dalam mengelola program/proyek transformasi yang besar dan kompleks

166 Tanggung jawab dan kualifikasi untuk Organizational Transformation Officers

■

Mengelola keseluruhan implementasi perubahan Organisasi Kemenkeu sebagaimana ditentukan oleh Tim Pimpinan Tertinggi

■

Menjadi kontak utama bagi MenPAN, LAN, dan BKN mengenai masalah organisasi dan personil

■

Mengelola transisi organisasi dengan kepekaan terhadap kebutuhan dan keluhan para stakeholder

■

Memberikan update reguler tentang kemajuan negosiasi dan intervensi pimpinan tertinggi yang diperlukan

■

Memiliki latar belakang yang kuat atas transformasi organisasi atau pengelolaan SDM, berpengalaman dalam mengelola program transformasi yang kompleks, dan pengelolaan stakeholder internal