Bab 6: Cetak biru Transformasi pengembangan Sumber Daya Manusia (P-SDM)
6.2 Perubahan pada Model Operasional dan Proses Bisnis
6.2.4 Strategi dan Rencana Pelatihan untuk Menunjang Perubahan
6.2.4 Strategi dan Rencana Pelatihan untuk Menunjang
Perubahan
Kemenkeu memiliki keunggulan besar dibanding kebanyakan badan sektor publik lainnya di Indonesia, di mana Kemenkeu secara konsisten berhasil memperoleh dan mempertahankan pegawai yang berkualifikasi tinggi, berbakat, dan antusias. Pegawai-pegawai di Kemenkeu cenderung puas karena mereka memiliki keahlian dan kapabilitas yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan
104 mereka dengan baik. Pernyataan ini didasarkan pada respon2 survei Indeks Kesehatan Organisasi (OHI) yang menunjukkan bahwa 88% responden percaya bahwa kompetensi yang dimiliki saat ini telah memadai bagi Kemenkeu untuk mencapai strateginya dan 84% responden percaya bahwa Kemenkeu memiliki pegawai dengan keahlian yang tepat.
Keahlian dan kapabilitas ini, yang telah dibangun selama beberapa dekade melalui serangkaian pelatihan dan pengembangan yang dilakukan secara efektif baik in-house maupun eksternal sangatlah krusial dan bermanfaat bagi Kemenkeu, khususnya dalam mengimplementasikan tahap-tahap transformasi saat ini. Di masa mendatang, diperlukan peningkatan kapabilitas secara signifikan di Kemenkeu mengingat aspirasi ambisius yang dimiliki Transformasi Kelembagaan saat ini.
Survei Kesiapan Perubahan (Change Readiness Survey) atas pegawai Eselon I-Eselon III terpilih di seluruh Kemenkeu yang telah dilaksanakan di fase Diagnosis mengindikasikan adanya kebutuhan untuk meningkatkan kapasitas perwujudan hasil (laju), kemampuan untuk bertahan hingga akhir transformasi (kepemimpinan), serta sistem dan kapabilitas yang baru. 40% responden survei tersebut menyatakan bahwa mereka percaya tidak semua pegawai di Kemenkeu telah memiliki keahlian yang tepat untuk mewujudnyatakan transformasi, dan 40% lainnya mengindikasikan bahwa sistem dan pendekatan yang baru dibutuhkan untuk menjamin bahwa para pegawai dapat menjalankan tugas dan tanggung jawab mereka dengan baik.
Saat ini, kegiatan pelatihan Kemenkeu yang diselenggarakan oleh baik Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan (BPPK) maupun tiap unit Eselon I secara umum efektif dalam meningkatkan keahlian dan kapabilitas yang dibutuhkan. Suatu evaluasi high-level atas strategi pendidikan dan pelatihan Kemenkeu menunjukkan masih adanya sejumlah peluang untuk meningkatkan strategi pendidikan dan pembangunan kapabilitas yang saat ini ada:
■
Kolaborasi yang lebih erat dengan unit-unit Eselon I untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang sesuai bagi unit Eselon I – mencakup pengembangan kepemimpinan, soft skill dan keahlian teknis■
Menjamin relevansi dari pelatihan yang diselenggarakan dan bahwa materi pelatihan tersebut dapat diaplikasikan dalam pekerjaan sehari-hari, termasuk tindak lanjut pascapelatihan untuk memantau efektivitas – kemungkinan mengikutsertakan kedua belah pihak, baik pegawai peserta pelatihan dan atasannya■
Ragam pendekatan pelatihan yang lebih luas termasuk pengembangan pendekatan-pendekatan yang digunakan seperti penugasan khusus, pemberian beasiswa belajar, dan lainnya untuk menyelenggarakan pelatihan Kemenkeu-wide bagi keahlian yang serupa – khususnya pengembangan kepemimpinan, orientasi umum dan soft skillDalam rangka mentransformasikan kinerja Kemenkeu secara signifikan di unit-unit Eselon I dan 2 prioritas, sejumlah keahlian dan kapabilitas akan terus dikembangkan, yang terstruktur pada tiga kategori besar berikut:
■
Keahlian dan kapabilitas kepemimpinan Kemenkeu-wide untuk mengembangkan calon pemimpin kementerian di masa mendatang dengan membentuk pimpinan berkelas dunia yang mempraktikkan keahlian-keahlian kepemimpinan khas yang dibutuhkan untuk memimpin Kemenkeu sesuai konteks Indonesia (sebagai contoh: kemampuan strategis dalam memecahkan masalah, pengelolaan kinerja, tim kerja yang memotiviasi, feedback dan pembinaan/mentoring)2 Survei OHI merupakan representasi Kemenkeu saat ini, yang diikuti oleh ~24.000 pegawai dari seluruh level di seluruh unit Eselon 1
105
■
Keahlian teknis spesifik Unit Eselon I yang dibutuhkan untuk meningkatkan keahlian teknis dan memodernkan proses bisnis di Unit Eselon I dan 2 (mis. keahlian menilai aset, keahlian menstrukturisasi obligasi, pengelolaan risiko terkait TI, manajemen relasi dan dukungan dengan pengguna jasa)■
Keahlian dan kapabilitas dasar (entry-level) yang akan dapat dimanfaatkan seluruh pegawai Kemenkeu apapun peran dan jabatan mereka di Unit Eselon I tempat mereka ditugaskan (mis. keahlian TI dasar, keahlian keuangan publik dasar, keahlian manajemen relasi dasar)Keahlian dan kapabilitas kepemimpinan Kemenkeu-wide akan secara khusus berfokus pada pengembangan tiga kapabilitas di bawah ini:
■
Pemikiran strategis yang mendorong pengembangan kebijakan-kebijakan yang berdampak dan berwawasan ke depan, serta peralihan pola pikir dari yang semula berfokus pada kepatuhan menuju fokus pada pemecahan masalah yang analitis■
Kapabilitas change management untuk mempengaruhi dan memberdayakan para pegawai demi mereka mengimplementasikan inisiatif transformasi serta mengubah cara mereka bekerja■
Pengelolaan kinerja yang holistik dan berfokus pada delivery dan outcome dibanding penuntasan pekerjaan rutin belakaKeahlian teknis spesifik unit Eselon I yang khas untuk jabatan-jabatan di dalam unit-unit Eselon I dan Eselon II prioritas juga telah teridentifikasi, sebagaimana yang ditunjukkan dalam contoh untuk TIk berikut.
GAMBAR 107 – CONTOH GAP KEAHLIAN DI LINGKUNGAN UNIT ESELON I DAN PUSINTEK
Customer support - PUSINTEK
Jumlah pegawai
Risiko TI - PUSINTEK
Jumlah pegawai
Kepatuhan TI - PUSINTEK
Jumlah pegawai
Jumlah pegawai yang bekerja dalam unit
Pegawai dengan keahlian menengah / tinggi 2 2 2 2 0 0 0 0 Analytical problem solving N/W security Test design IT risk mgmt. 19 19 19 19 0 18 18 18 Time & resource mgmt. Cust. Mgmt. N/W mgmt Desktop env. Mgmt. 4 4 4 0 0 0 Audit standards Policy & regulation Functional compliance
Pengembangan– Ditjen Pajak
Jumlah pegawai 49 49 49 49 17 14 16 0 Program-ming S/W Engg. methods S/W tools Testing Desain TI - DJBC Jumlah pegawai 4 4 4 4 1 0 0 0 Arch know-ledge Arch. Model-ing Analytical problem solving Arch. tools
Desain Kebijakan - DJPU
Jumlah pegawai 1 1 1 1 1 1 1 1 Facilita-tion & negotia-tion Comm. – Oral & written Knowl-edge of IT Policy design
SUMBER: Survei keahlian yang dilakukan oleh McKinsey untuk Kemenkeu
106 Kebanyakan keahlian dan kapabilitas yang teridentifikasi untuk unit-unit Eselon I dan 2 prioritas terkait dengan bagaimana menjamin efektivitas implementasi inisiatif-inisiatif transformasi. Terdapat beberapa contoh di bawah ini, di mana daftar lengkap kapabilitas yang dibutuhkan per unit Eselon I dan 2 prioritas sudah dirinci di dalam dokumen pendukung.
■
SetJen: Peningkatan keahlian pemikiran strategis dan pembuatan keputusan (mis. pengembangan kerangka kerja strategis untuk, dst) maupun peningkatan keahlian operasional teknis yang dibutuhkan untuk menjalankan fungsi-fungsi inti SetJen (mis. layanan litigasi yang disediakan oleh bagian hukum dst)■
TI: Pengelolaan risiko terkait TI dan pembangunan kapabilitas untuk menyediakan dukungan teknis yang berorientasi pelanggan (remote maupun in-person) secara tepat waktu■
SDM: Pengembangan keahlian-keahlian spesifik SDM secara luas seperti peringkat jabatan, analisis beban kerja dan pengelolaan kinerja (penetapan IKU perorangan, penetapan target, tinjauan kinerja dan dialog kinerja)■
DJP: Meningkatkan kapabilitas analitis untuk pemilihan kasus dalam model kepatuhan berbasis risiko untuk meningkatkan efektivitas penyelidikan dan audit penggelapan guna meningkatkan tingkat kesuksesan deteksi penggelepan■
DJBC: Analisis statistik untuk mengidentifikasi korelasi atau kausalitas dari data/informasi terkait transaksi, komoditas, serta pengguna jasa kepabeanan dan cukai■
DJA: Analisis dan tinjauan kinerja penganggaran untuk memperkuat alokasi anggaran berdasarkan monitoring dan evaluasi yang lebih diperkuat dan pencapaian outcome-outcome■
Fungsi-fungsi Perbendaharaan (DJPU): Keahlian menstrukturisasi obligasi dalam rangka menerapkan dan mengelola mekanisme switch/buy-back obligasi (sistem lelang)■
Fungsi-fungsi Perbendaharaan (DJKN): Keahlian pengelolaan aset seperti penilaian maupun pengelolaan portofolio modern (mis. mengkaji dan merestrukturisasi portofolio yang dibutuhkan sesuai dengan profil risiko yang diinginkan dan strategi pengelolaan fiskal nasional jangka panjang)Untuk melengkapi program pelatihan yang ada saat ini, akan dimulai dua pendekatan tambahan. Pendekatan-pendekatan ini dimaksudkan untuk memperkuat penyampaian pelatihan yang sejalan dengan prinsip-prinsip adult learning3 di mana kondisi paling baik untuk orang dewasa belajar adalah ketika pelatihan disediakan tepat pada waktunya, dan ketika ada peluang yang memadai untuk mempraktikkan materi pelatihan secara langsung.
■
Forum and fieldwork yang mengombinasikan pelatihan langsung (in-person) denganon-the-job practices serta pembinaan – menggunakan pendekatan pembelajaran dengan pengalaman untuk membangun kapabilitas secara berkelanjutan dan untuk mencapai hasil bisnis pada sata yang bersamaan. Sebagai contoh, program pengembangan field-and-forum yang terintegrasi bagi klien di bidang rekayasa dan konstruksi yang diterapkan di India telah terbukti luar biasa sukses. Beberapa forum diadakan untuk berfokus pada modul-modul pengembangan diri (mis. memimpin diri sendiri, memimpin orang lalin, memimpin perubahan, dst.) dan sebagian lainnya berfokus pada modul-modul pengembangan bisnis (mis. pembentukan nilai-nilai kewirausahaan, pengelolaan proyek, pengembangan fungsional, dst.). Forum-forum tersebut kemudian dilengkapi dengan penugasan bisnis sungguhan yang berfokus pada beragam topik (mis. mengamankan paket untuk proyek perluasan skala besar, mengidentifikasi dan mengembangkan pengguna jasa eksternal yang baru untuk sebuah unit, dst.) yang
3 Knox, A (1977), Adult Development and Learning, San Francisco, Jossey-Bass; Whitmore, J. (2002), Coaching for Performance, London; Brealy, N., Dasoz, L.A. (1999) Mentor: Guiding the Journey of Adult Learners, San Francisco, Jossey-Bass
107 memungkinkan para peserta untuk segera menerapkan hasil pembelajaran mereka dari forum guna memperoleh dampak nyata.
■
Pembelajaran berbasis teknologi yang memanfaatkan pembelajaran berbasis web (e.g., video library, modul-modul e-learning) untuk mendorong pembangunan kapasitas yang lebih bersifat “self-service” dan memperluas jangkauan program-program pelatihan, mis. melalui podcast dan sesi pembelajaran via situs (web learning session). Salah satu contoh perusahaan yang menjadi contoh sukses penyelenggaraan penerapan pelatihan tersebut adalah AXA yang melengkapi pusat pendidikan dan pelatihan mereka dengan modul-modul berbasis web yang tersedia bagi seluruh pegawai dan mereka berhasil memotong biaya pelatihan sebesar 70%. Saat ini, AXA menjalankan tiga akademi di seluruh dunia bagi para pegawainya yang meliputi WebEx Training Center yang melengkapi pengajaran akademis dengan penggunaan pembelajaran berbasis dalam porsi besar. Secara khusus, program dengan beragam topik termasuk kepemimpinan disampaikan melalui video, survei daring (online), dan mekanisme lainnya yang telah berhasil memberikan program-program dan pelatihan pengembangan yang krusial bagi pengembangan pegawai AXA.Kapabilitas-kapabilitas ini tentu saja merupakan hal baru bagi Kemenkeu dan kemungkinan besar akan membutuhkan dukungan dari pihak eksternal untuk membantu pengaturan dan pengembangannya. Cara paling praktis untuk melakukannya adalah dengan meluncurkan proyek pilot di level unit Eselon I sebelum menginvestasikan dana untuk mengembangkan portal dan sejenisnya. Di bawah ini merupakan rincian lebih lanjut tentang tiap pendekatan.
Untuk implementasi dalam waktu dekat: pendekatan pelatihan field-forum-feedback memiliki tiga perbedaan dengan program pelatihan standar pada umumnya:
■
Program pengembangan yang terintegrasi: mengombinasikan pembelajaran kelas dalam forum, fieldwork, dan feedback dan mengombinasikan modul-modul yang dinilai relevan bagi kebutuhan talent■
Aplikatif: memasukkan penugasan berbasis proyek sebagai bagian pelatihan yang dapat disesuaikan dengan pekerjaan operasional harian■
Didukung melalui feedback: memastikan pemberian feedback melalui pembinaan dan mentoring pribadiUntuk jangka panjang: pembelajaran berbasis teknologi akan mengombinasikan bentuk in-person dan bentuk berbasis teknologi untuk memenuhi kebutuhan dan mengatasi hambatan yang dialami Kemenkeu dalam menyediakan program pelatihan yang dapat menjangkau banyak orang. Pembelajaran berbasis teknologi akan membuat Kemenkeu memperoleh manfaat dari:
■
Cara yang murah dan terukur untuk menjangkau kantor-kantor (mis. video conferences, e-learning, webex sessions) dan berpotensi dilakukan dengan biaya yang lebih rendah■
Mengoptimalkan pemberdayaan teknologi untuk memperbesar dampak jangka panjang melalui tindak lanjut pascapelatihan (mis. survei elektronik, SMS pengingat) dan meningkatkan dampak■
Model kepegawaian yang “kurus dan ramping” untuk menyampaikan pelatihan sebab program pembelajaran daring akan mengurangi jumlah orang yang dibutuhkan untuk menyampaikan pelatihan langsung (in-person) secara signifikanDi samping mengembangkan dan mengimplementasikan pendekatan-pendekatan pelatihan tambahan tersebut, ada pula peluang untuk memperkuat peran BPPK sebagai badan pendidikan dan pelatihan di Kemenkeu. Terdapat tiga langkah spesifik yang akan diambil untuk mengupayakan BPPK memainan peran yang lebih besar dalam transformasi keseluruhan Kemenkeu. Langkah-langkah tersebut terperinci sebagai berikut:
■
BPPK agar menjadi Fungsi Strategis di dalam organisasi SetJen, bersamaan dengan Biro SDM dalam rangka memperkuat koordinasi dan memastikan adanya keterkaitan antarakebijakan-108 kebijakan SDM dan Pengembangan Talent serta prioritas pendidikan dan pelatihan bagi organisasi