II. TINJAUAN PUSTAKA
2.2 Administrasi Kependudukan
2.2.1. Ruang Lingkup Administrasi
Menurut Ulbert (1999) administrasi publik adalah administrasi yang dilakukan untuk mengatur urusan-urusan yang menyangkut kepentingan umum suatu negara. Administrasi negara atau administrasi publik adalah seluruh kegiatan yang dilakukan untuk melaksanakan kebijaksanaan pemerintah dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat yang meliputi: administrasi militer, dan administrasi sipil. Administrasi sipil adalah seluruh kegiatan yang dilakukan oleh departemen dan non departemen mulai dari kegiatan kelurahan sampai kegiatan MPR (Majelis Permusyawaratan Rakyat).
Pelayanan publik merupakan kegiatan pelayanan yang disediakan oleh pemerintah kepada warga negaranya, baik secara langsung (melalui sektor publik) atau dengan cara membiayai pemberian pelayanan swasta. Istilah ini dikaitkan dengan konsensus sosial yang dimana biasanya kegiatan ini diwujudkan melalui
pemilihan demokratis. Pelayanan ini harus tersedia untuk semua kalangan tanpa memandang pendapatan mereka dan pelayanan ini disediakan secara umum atau dibiayai secara umum. Russel dalam Rahman (2017), mendefinisikan administrasi publik berdasarkan empat kategori yaitu sebagai berikut:
1. Definisi berdasarkan kategori politik
Dalam kategori politik melihat administrasi publik sebagai apa yang dilakukan pemerintah baik secara langsung maupun tidak langsung guna mengetahui suatu tahapan siklus pembuatan kebijakan publik, implementasi kepentingan publik dan sebagai kegiatan yang dilakukan kolektif karena tidak dapat dilakukan secara individual.
2. Definisi kategori hukum atau legal
Administrasi publik dilihat dari penerapan hukum, sebagai regulasi, sebagai kegiatan pemberian sesuatu dari penguasa kepada rakyatnya, dimana pihak yang dirugikan harus tunduk menaatinya.
3. Definisi berdasarkan kategori manajerial.
Administrasi publik adalah fungsi eksekutif dalam pemerintahan, sebagai bentuk spesialisasi dalam manajemen, untuk mengetahui bagaimana mencapai hasil melalui orang lain.
4. Definisi berdasarkan kategori mata pencaharian.
Administrasi publik adalah suatu bentuk profesi mulai dari tukang sapu sampai ahli bedah di sektor publik.
Dari semua batasan yang telah dipaparkan maka ada beberapa makna penting yang harus diingat karena berkenaan dengan hakikat administrasi publik yaitu :
1. Bidang tersebut lebih berkaitan dengan dunia eksekutif meskipun juga berkaitan dengan dunia legislatif dan yudikatif.
2. Bidang tersebut berkenaan dengan formulasi dan implementasi kebijakan publik.
3. Bidang administrasi publik juga berkaitan dengan masalah manusia
4. Bidang tersebut diarahkan untuk menghasilkan publik goods and services dan bidang ini memiliki aspek teoritis dan praktis.
Terdapat empat unsur penting dalam pelayanan publik menurut Barata (2004) yaitu:
1. Penyediaan layanan, yaitu pihak yang dapat memberikan suatu layanan tertentu kepada konsumen, baik berupa layanan dalam bentuk penyediaan dan penyerahan barang ataupun jasa-jasa.
2. Penerima layanan, yaitu mereka yang disebut sebagai konsumen atau customer yang menerima berbagai layanan dari penyedia layanan.
3. Jenis layanan, yaitu layanan yang dapat diberikan oleh penyedia layanan kepada pihak yang membutuhkan layanan.
4. Kepuasan pelanggan, dalam memberikan layanan, penyedia layanan harus mengacu pada tujuan utama pelayanan, yaitu kepuasan pelanggan. Hal ini sangat penting dilakukan karena tingkat kepuasan yang diperoleh para pelanggan itu biasanya sangat berhubungan dengan standar kualitas barang ataupun jasa yang mereka nikmati.
Ciri-ciri pelayanan publik yang baik dan benar adalah memiliki unsur-unsur sebagai berikut Kasmir dalam Rahman (2017):
1. Sarana dan prasarana tersedia dengan baik.
2. Bertanggung jawab kepada setiap pelanggan dari awal proses pelayanan hingga akhir.
3. Melayani secara cepat dan tepat.
4. Mampu berkomunikasi dengan baik agar mudah di pahami.
5. Memberikan jaminan kerahasiaan setiap transaksi.
6. Memiliki kemampuan dan pengetahuan yang baik.
7. Berusaha memahami kebutuhan pelanggan.
8. Mampu memberikan kepercayaan kepada pelanggan.
9. Tersedianya karyawan yang baik.
Uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa pelayanan publik adalah bentuk pelayanan yang dilakukan oleh pemerintah baik yang berupa barang maupun jasa guna memenuhi kebutuhan masyarakat ataupun dalam rangka pelaksanaan peraturan perundang-undangan ataupun dalam rangka pelaksanaan peraturan perundang-undang dalam pedoman pada asas dan arsip pelayanan.
Peran dari administrasi publik sangat lah penting, menurut Keban (2004) mengatakan bahwa kondisi ekonomi suatu negara sangat tergantung kepada dinamika administrasi publik. Gray (1998) menyatakan bahwa peran administrasi publik dalam masyarakat sebagai berikut:
a. Administrasi publik berperan menjamin pemerataan distribusi pendapatan nasional kepada kelompok masyarakat miskin secara keadilan.
b. Administrasi secara publik melindungi hak-hak masyarakat atas kepemilikan kekayaan, serta menjamin kebebasan bagi masyarakat untuk melaksanakan tanggung jawab atas diri mereka sendiri dalam bidang kesehatan, pendidikan, dan pelayanan bagi kelompok masyarakat lanjut
usia.
c. Administrasi publik berperan dari zaman ke zaman berikutnya dan memberikan jaminan dan dukungan sumber-sumber sehingga nilai-nilai tersebut mampu tumbuh dan berkembang sesuai muatan perubahan zaman, dan dapat terus hidup secara damai, dan selaras dengan budaya lain.
Peran administrasi publik ini pada dasarnya memiliki tujuan untuk mencapai apa yang telah disepakati secara efektif dan efisien. Maka dari itu setiap kegiatan dalam administrasi publik akan diupayakan untuk tercapainya tujuan sesuai dengan yang direncanakan dan mengandung harapan ketercapaian nya dengan baik antara input dan output. Administrasi memiliki beberapa karakteristik atau ciri-ciri menurut Bailah (2019) antara lain sebagai berikut :
1. Dalam administrasi memiliki karakteristik atau ciri-ciri yang mudah dikenali.
2. Administrasi memiliki tujuan yang jelas.
3. Dalam administrasi terdiri dari dua orang atau lebih.
4. Administrasi selalu berhubungan dengan kerjasama.
5. Dalam administrasi terdapat usaha atau proses kerja dan
6. Kegiatan di dalam administrasi selalu ada kepemimpinan, bimbingan, dan pengawasan
Berikut merupakan beberapa fungsi administrasi dalam organisasi menurut Bailah (2019):
1. Perencanaan
Perencanaan atau planning adalah kegiatan yang merencanakan aktivitas administrasi, mulai dari pengumpulan data, dan pengolahan data.
2. Organizing (Penyusunan)
Organizing merupakan kegiatan menyusun dan membangun komunikasi
kerja antara anggota-anggota dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha yang dimana usaha tersebut bertujuan untuk mencapai tujuan organisasi.
3. Coordinating (Koordinasi)
Koordinasi merupakan bagian dari manajemen yang membuat aktivitas berjalan dengan baik dan jauh dari kekacauan, bentrok, dan kekosongan aktivitas yang dilaksanakan dengan menghubungkan atau menyatukan suatu pekerjaan bawahan sehingga terdapat suatu kerjasama yang terencana dalam suatu usaha untuk mencapai tujuan organisasi.
4. Reporting (Laporan)
Reporting merupakan aktivitas penyampaian perkembangan atau hasil dari
kegiatan, dengan cara memberikan laporan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi baik lisan maupun tulisan untuk mendapatkan gambaran tentang pelaksanaan tugas dari para anggota organisasi.
5. Budgeting (Penyusunan Anggaran)
Penyusunan anggaran ini merupakan aktivitas dari perencanaan dan pengelolaan keuangan atau anggaran dalam organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan.
6. Staffing (Penempatan)
Staffing adalah kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia
dan sumber daya lainnya dalam organisasi mulai dari perekrutan tenaga kerja, pengembangan, sampai perlengkapan di dalam organisasi tersebut.
7. Directing (Pengarahan atau Bimbingan)
Aktivitas ini berinteraksi dengan anggota organisasi dalam bentuk memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, agar tugas dijalankan dengan baik guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.