BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Tinjauan Teori
4. Sistem Informasi
a. Definisi Sistem Informasi
Menurut Hall (2009), sistem adalah sekelompok, dua atau lebih komponen yang saling berkaitan yang bersatu untuk mencapai tujuan
yang sama. Sementara sistem informasi adalah suatu kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar untuk pengambilan keputusan yang cerdik.
Menurut McLeod (2005:9): “Sistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi. Salah satu bagian informasi yaitu sistem pemrosesan transaksi.
Menurut Abdul Kadir (2003:11), sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran pada perusahaan. Sedangkan Susanto (2013:52), menyatakan bahwa sistem informasi adalah kumpulan sub-sub sistem baik phisik maupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna.
Berdasarkan pengertian dari para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah sistem yang dirancang untuk melakukan kegiatan proses data dan pelaporan informasi baik dengan manual terkomputerisasi tentang kegiatan yang berhubungan dengan pengumpulan informasi dari mulai terjadinya transaksi, pencatatan
hingga menjadi suatu informasi yang dapat ditampilkan. Sistem informasi juga dapat disimpulkan sebagai sub-sub sistem yang paling saling bekerja sama dan bertanggung jawab untuk menyediakan informasi yang didapat dari data transaksi untuk tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengambilan keputusan oleh para pemegang saham, pemerintah, dan pihak-pihak lain di luar perusahaan (Pasaribu, 2019).
b. Fungsi dan Komponen Sistem Informasi
Menurut Romney dan Steinbart (2015:11), sistem informasi terbagi menjadi enam komponen, yaitu:
1) People, orang yang menggunakan sistem;
2) Procedures and instruction, yang digunakan untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data;
3) Data mengenai perusahaan dan aktivitas bisnis;
4) Software (perangkat lunak) yang digunakan untuk memproses data;
5) Information technology infrastructure, termasuk komputer, dan jaringan komunikasi yang digunakan di dalam sistem;
6) Internal control (pengendalian internal) dan security measures (pengukuran keamanan) dalam menyimpan data sistem.
Ada beberapa fungsi sistem informasi menurut Romney dan Steinbart (2015:11), diantaranya :
a. Mengumpulkan dan menyimpan data organisasi seperti aktivitas, sumber daya dan personel.
b. Mengolah data menjadi informasi sehingga manajemen dapat mengambil tindakan seperti perencanaan, pengeksekusian, pengendalian dan pengevaluasian terhadap aktivitas, sumber daya dan personel.
c. Memberikan pengendalian yang baik dalam rangka mengamankan aset dan data organisasi.
Adapun komponen sistem informasi menurut Azhar Susanto (2008:73-83) adalah:
1) Perangkat keras (hardware)
Spesifikasi hardware yang dipilih untuk sistem informasi yang diterapkan harus disesuaikan dengan kemampuan keuangan, situasi, kondisi dan kebutuhan manajemen perusahaan, serta sumber daya manusia yang tersedia di perusahaan tersebut yang akan menjalankan sistem informasi tersebut.
2) Perangkat lunak (software)
Dalam memilih software apa yang akan dipakai akan lebih baik memilih dulu sistem operasi apa yang akan digunakan sesuai dengan aplikasi yang akan dioperasikan. Software yang berkualitas adalah software yang berbasis jaringan yang banyak digunakan oleh orang dan perusahaan pada umumnya.
3) Brainware sistem (manusia)
Orang yang membangun dan menjalankan sistem informasi dan memiliki kompetensi (ilmu pengetahuan dan keterampilan atau keahlian). Programer harus memiliki kompetensi (ilmu
pengetahuan dan keterampilan atau keahlian) dan sesuai dengan jenjangnya mengenai sistem informasi.
4) Prosedur sistem informasi
Prosedur penting dimiliki bagi suatu organisasi agar segala sesuatu dapat dilakukan secara konsisten sesuai dengan pedoman yang harus diikuti dan dibentuk atas dasar kesepakatan dengan penetapan dan pengesahan dilakukan oleh manajemen yang berwenang. Dengan adanya prosedur yang memadai maka dapat dilakukan pengendalian terhadap aktivitas perusahaan.
5) Database sistem dan kendali (control)
Merupakan kumpulan data-data akurat, relevan, tepat waktu dan lengkap sesuai dengan kebutuhan pemakai, yang tersimpan di dalam media penyimpanan di suatu perusahaan atau di dalam perusahaan.
6) Jaringan komputer dan telekomunikasi
Komponen-komponen yang digunakan dalam jaringan komunikasi data satu sama lain harus berintegrasi secara harmonis atau bersinergi membentuk jaringan komunikasi data dalam sistem informasi.
c. Sistem Informasi Pendapatan (Revenue Cycle)
Pengertian siklus pendapatan menurut Romney (2015:413), siklus pendapatan adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus menerus dengan menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan dan menerima kas sebagai pembayaran atas penjualan tersebut.
Menurut Romney (2015:420) aktivitas bisnis siklus pendapatan adalah sebagai berikut :
1) Entri Pesanan Penjualan
Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan.. Proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap: mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan, serta memeriksa ketersediaan persediaan. Memasukkan kegiatan penting terkait yang mungkin ditangani oleh bagian pesanan penjualan ataupun oleh departemen terpisah untuk pelayanan pelanggan.
2) Pengiriman
Aktifitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut. Proses ini terdiri dari dua tahap: (1) melayani dan mengepak pesanan, (2) mengirim pesanan tersebut. 3) Penagihan dan Piutang Usaha
Aktifitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan melibatkan penagihan ke para pelanggan dan memelihara data piutang usaha. Penagihan dan pembaruan piutang usaha sebagai proses terpisah dalam praktiknya, kedua fungsi ini dilakukan oleh dua fungsi terpisah dalam departemen akuntansi.
4) Penerimaan Kas
Transaksi penerimaan kas adalah transaksi keuangan yang menyebabkan aset perusahaan berupa kas atau setara kas bertambah. Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber
utama, yaitu penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang.
Berikut ini merupakan bagan alir (flow chart)
pendapatan/penerimaan kas sederhana yang biasanya berlaku pada usaha kecil menengah (UKM).
Pegawai Aktivitas Dijalankan (berurutan, kiri-ke kanan melalui sebuah baris) Petugas Penjualan Petugas Gudang Petugas Pengiriman Akuntan Petugas Penerimaa n Kas Gambar 2.3
Flow Chart Siklus Pendapatan Sederhana
Sumber : Romney dan Steinbart, 2015
d. Sistem Informasi Pembelian/Pengeluaran (Expenditure Cycle)
Pengertian siklus pengeluaran menurut Romney (2015:463), siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi
Menyiapkan Pesanan Penjualan Kredit ? Menerbitkan Memo Kredit Menerima Pesanan Pelanggan Mengepak Pesanan Kirim ke Pelanggan Mengirim faktur ke pelanggan Memperbarui Piutang Memperbarui Piutang Menerima Uang dari Pelanggan Menyetor Kiriman Uang di Bank Stempel “Untuk Setoran”
pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan lainnya.
Berikut ini merupakan bagan alir (flow chart) pengeluaran kas sederhana yang biasanya berlaku pada usaha kecil menengah (UKM).
Pegawai Aktivitas Dijalankan (berurutan, kiri-ke kanan melalui sebuah baris) Petugas Produksi Pembelian Petugas Penerimaan Petugas Persediaan Bagian Utang Bendahara Gambar 2.4
Flow Chart Siklus Pengeluaran Sederhana
Sumber : Romney dan Steinbart, 2015
Menerbitkan Daftar Bahan
Baku Memesan Persediaan Menerima & Menghitung
Persediaan Menyimpan Persediaan Menerima Faktur dari Pemasok Memperbarui Utang Melakukan Pembayaran ke Pemasok
Menurut Considine dan Parkes (2012:481) siklus pengeluaran terdiri dari dua fase. Fase pertama adalah pembelian, dimana perusahaan berinteraksi secara terus menerus dengan pihak eksternal (supplier) untuk mendapatkan barang atau jasa. Kelanjutan dari fase pembelian adalah fase hutang, dimana tujuannya adalah membayar hutang kepada orang yang tepat, jumlah yang tepat, dan juga pada waktu yang tepat.
Berdasarkan definisi dan diagram diatas dapat disimpulkan bahwa siklus pengeluaran merupakan rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang ataupun jasa.
5. Pemanfaatan E-Commerce a. Definisi E-Commerce
Menurut Kuswiratmo (2016:163), Usaha Elektronik Commerce
(E-Commerce) atau biasanya juga dikenal dengan sebutan Online Shopping adalah pelaksanaan perniagaan berupa transaksi penjualan,
pembelian, pemesanan, pembayaran, maupun promosi suatu produk barang dan/atau jasa yang dilakukan dengan memanfaatkan komputer dan sarana komunikasi elektronik digital atau telekomunikasi data.
E-commerce atau lebih sering kita sebut penjualan dan pembelian
secara online merupakan hal yang tidak asing di kalangan usaha mikro, kecil, dan menengah. E-commerce merupakan salah satu solusi dari kendala-kendala yang dihadapi oleh UKM. E-commerce
mengubah metode bisnis tradisional dengan dan memberikan kemudahan serta fleksibilitas dalam berbisnis (M. Subekti, dkk., 2013).
E-commerce adalah proses pembelian, penjualan, mentransfer
atau bertukar produk, jasa dan atau informasi melalui jaringan komputer, termasuk internet (Evi, dkk., 2013). E-commerce sendiri meliputi seluruh proses dari pemasaran, penjualan, pengiriman, pelayanan, dan pembayaran untuk berbagai produk dan jasa yang diperjualbelikan dalam pasar global berjaringan dengan dukungan dari jaringan para mitra bisnis di seluruh dunia (Turban, 2012: 38).
Definisi e-commerce juga dikemukan oleh Humdiana & Indrayani (2005) bahwa e-commerce adalah transaksi pembelian dan penjualan, pemasaran dan pelayanan, serta pengiriman dan pembayaran produk, jasa, dan informasi di internet dan jaringan lain antara perusahaan dengan para pelanggan maupun orang yang akan terkait dengan proses internal seperti pemasok dan mitra bisnis lainnya.
Dari beberapa definisi yang dipaparkan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa e-commerce merupakan transaksi bisnis berupa pembelian dan penjualan produk, jasa, maupun informasi yang menggunakan jaringan internet.
b. Definisi Pemanfaatan E-commerce
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, pemanfaatan merupakan proses, cara, maupun perbuatan memanfaatkan. Pemanfaatan disini maksudnya adalah dapat memanfaatkan teknologi dalam proses bisnis untuk merebut pasar melalui cara-cara yang
dapat menarik konsumen, misalnya, pelayanan konsumen dengan teknologi canggih via Shopee, Instagram, Web, maupun Whatsapp.
Banyak kasus dimana pelaku bisnis berasumsi bahwa penggunaan
e-commerce hanya membuang waktu, tenaga, dan biaya.
Pemanfaatan e-commerce atau sering kita sebut dengan jual beli online bagi UKM sebenarnya akan memberikan fleksibilitas dalam produksi karena dapat memberikan informasi pengiriman yang lebih cepat kepada pelanggan, mengirimkan dan menerima penawaran secara cepat, serta dapat mendukung transaksi pembayaran elektronik (e-money). Hal inilah yang dapat memberikan dorongan bagi usaha mikro, kecil, dan menengah untuk meningkatkan daya saingnya (Ernawati, 2017).
Menurut ulasan diatas, pemanfaatan e-commerce merupakan proses pemanfaatan jaringan komputer atau internet untuk melakukan transaksi jual beli produk atau jasa serta kegiatan bisnis baik itu pemasaran, pengembangan, pembayaran, maupun pengiriman dengan tujuan meningkatkan pendapatan usaha.
6. Usaha Kecil dan Menengah (UKM)