Dasar Hukum:
1. UU No. 17 tahun 2003 tentang Keuangan Negara 2. PP No. 90 tahun 2010 tentang RKAKL
3. Perpres No. 131 Tahun 2014 tentang Perubahan Status IAIN SU menjadi UIN SU 4. PMA No. 10 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama 5. PMA No. 81 tahun 2013 y.o PMA No. 14 tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja
IAIN SU
6. KMA No.168 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur di Lingkungan Kementerian Agama
Kualifikasi Pelaksana 1. Memiliki Pemahaman
tentang Peraturan Perundang-Undangan dibidang Administrasi Umum 2. Memiliki Kemampuan
menyusun konsep;
Keterkaitan: Unit eselon I terkait Peralatan/perlengkapan kerja:
1. Perabot Kantor; 2. Alat Tulis Kantor; 3. Komputer dan Printer
Peringatan: Percatatan dan Pendataan:
Jika tidak dilaksanakan menyalahi peraturan menteri agama dan tugas fungsinya.
Nomor SOP
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA Tanggal Pembuatan 15 Desember 2014
UIN SUMATERA UTARA Tanggal Revisi
SATUAN PEMERIKSA INTERN Tanggal Efektif 2 Januari 2015
ADMINISTRASI UMUM Disahkan Oleh Kepala SPI
SOP RENCANA DAN PROGRAM KERJA
No Aktivitas Sekretaris Adm. Pelaksana Mutu Baku Ket
umum APK Anggaran Pel. Perlengkapan Persyaratan/ Waktu Output
1. Mempelajari laporan
pelaksanaan tugas Adm. Umum
Disposisi Ka.SPI
kepada Ses.SPI menit 15
2. Menugaskan Adm. umum untuk menyusun rencana kerja setiap unit dan sub unit.
Bahan rencana
kerja menit 30 Perenca naan
kegiatan
3. Menugaskan pelaksana
untuk menyiapkan bahan Bahan rencana kerja menit 120 TOR dan RAB
4. Menerima bahan dan
kelengkapan pelaksanaan kegiatan
TOR dan RAB 30
menit Bahan
5. Mengusulkan pelaksanaan kegiatan kpd Sekretaris SPI
Perencanaan
kegiatan menit 120 Kegiatan
6. Adm. umum
melaksanakan kegiatan dan Pel. Anggaran menyerahkan dana kegiatan kepada Adm. umum
pendanaan
kegiatan menit 60 Dok. Pelaksa
naan kegiatan 7. Adm. Umum melaporkan
kegiatan ke Sekretaris Laporan kegiatan 6 hari kerja
setelah kegiatan Hasil kegiatan/ laporan 8. Sekretaris menyampaikan laporan kegiatan kepada Ka.SPI
Bahan dari unit
terkait 60
menit Hasil kegiatan/ laporan
Dasar hukum: Kualifikasi Pelaksana:
1. UU No. 17 tahun 2003 tentang Keuangan Negara 2. PP No.90 tahun 2010 tentang RKAKL
3. PP No. 27 tahun 2014 tentang Pengelolaan BMN
4. Perpres No. 131 Tahun 2014 tentang Perubahan Status IAIN SU menjadi UIN SU 5. PMA No. 10 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama 6. PMA No. 14 tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja IAIN SU
7. PMA No.168 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur di Lingkungan Kementerian Agama
8. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No. PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan 4. S1 5. memiliki pemahaman tentang administrasi BMN 6. memiliki kemampuan menyiapkan Bahan Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
1. Biro Keuangan dan BMN
2. Biro Umum 1. Komputer 2. ATK
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:
3. Jika tidak dilakukan penyiapan bahan, maka penyusunan evaluasi manajemen perkantoran, evaluasi ketatalaksanaan, penyusunan juklak/juknis ketatalaksanaan, pembinaan ketatalaksanaan, dan SIM SPI tidak dapat dilaksanakan.
No Aktivitas Adm. Umum Pelaksana Sekretaris Persyaratan/ Mutu Baku Ket
Perlengkapan Waktu Output
1. Menginventarisis BMN yang
ada di setiap ruangan Daftar Barang Ruangan 2 hari Terhimpun nya bahan tentang
BMN 2. Mengetik DBR untuk setiap
ruangan, dan melakukan
perubahan DBR secara
periodik.
Bahan tentang barang yang sudah dihimpun
1 hari Bahan yang
sudah diolah 3. Melakukan penilaian kondisi
barang dan membuat daftar kebutuhan barang inventaris
Daftar Barang
Ruangan 1 hari Daftar Kebutuhan
Barang 4. Membukukan barang ke dalam
buku inventaris barang Daftar Barang 1 hari Daftar Inventaris
Barang
5. Melaporkan kepada sekretaris Daftar Inventaris Barang 1 hari Laporan Daftar Inventaris
Barang
6. Mengarsipkan dan membuat laporan akhir tahun keadaan barang inventaris
Laporan Daftar
Inventaris Barang 1 hari Laporan diarsikan
dengan rapi
dan mudah di temukan apabila diperlukan
UIN SUMATERA UTARA Tanggal Revisi
SATUAN PEMERIKSA INTERN Tanggal Efektif 2 Januari 2015
ADMINISTRASI UMUM Disahkan Oleh Kepala SPI
SOP PELAKSANAAN ADMINISTRASI BARANG MILIK NEGARA
Tidak
Dasar Hukum:
1. UU No. 17 tahun 2003 tentang Keuangan Negara 2. PP No.90 tahun 2010 tentang RKAKL
3. Perpres No. 131 Tahun 2014 tentang Perubahan Status IAIN SU menjadi UIN SU 4. PMA No. 10 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama 5. PMA No. 14 tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja IAIN SU
6. PMA No.168 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur di Lingkungan Kementerian Agama
7. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No.
PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan
Kualifikasi Pelaksana 1. Memiliki Pemahaman tentang Peraturan Perundang-Undangan dibidang perlengkapan 2. Memiliki Kemampuan menyusun konsep; Keterkaitan:
Satuan Organisasi /Satuan Kerja Peralatan/perlengkapan kerja: 4. Perabot Kantor;
5. Alat Tulis Kantor; 6. Komputer dan Printer. Peringatan:
Jika tidak dilaksanakan menyalahi peraturan menteri agama dan tugas fungsinya. Percatatan dan Pendataan:
Nomor SOP
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA Tanggal Pembuatan 15 Desember 2014
UIN SUMATERA UTARA Tanggal Revisi
SATUAN PEMERIKSA INTERN Tanggal Efektif 2 Januari 2015
ADMINISTRASI UMUM Disahkan Oleh Kepala SPI
SOP PELAKSANAAN TATA ARSIP, TATA PERSURATAN DAN STATISTIK
No Aktivitas Adm. Umum Pelaksana Sekretaris Persyaratan/ Mutu Baku Ket.
Perlengkapan Waktu Output
1. Menerima disposisi dari
Sekretaris Peraturan
Perundang-Undangan
30 menit Dipahaminya tata arsip,tata persuratan dan statistik 2. Mempelajari, menelaah &
meneruskan disposisi Peraturan
Perundang-Undangan
1 hari Disusunnya
rancangan kegiatan
3. Mengoreksi dan memaraf
konsep Bahan rancangan
kegiatan
120
menit Disempurnakan nya konsep
4. Menerima konsep Bahan
rancangan kegiatan
60 menit Net dan Pengantar diterima Sekretaris
5. Memaraf dan
Menandatangani draft Konsep/ net surat/laporan 30 menit Konsep/Net surat/ laporan yang sudah
di paraf dan ditandatangani
tidak
Dasar hukum: Kualifikasi Pelaksana:
1. UU No. 17 tahun 2003 tentang Keuangan Negara 2. PP No.90 tahun 2010 tentang RKAKL
3. Perpres No. 131 Tahun 2014 tentang Perubahan Status IAIN SU menjadi UIN SU 4. PMA No. 10 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama 5. PMA No. 14 tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja IAIN SU
6. PMA No.168 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur di Lingkungan Kementerian Agama
7. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No.
PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan
1. S1 2. memiliki pemahaman tentang administrasi 3. memiliki kemampuan menyiapkan Bahan Keterkaitan:
1. Bagian di lingkungan Biro Organisasi dan Tata Laksana
2.Biro Umum
Peralatan/Perlengkapan: 1. Komputer
2. ATK
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:
No Aktivitas Pelaksana Sekretariat Pelaksana Persyaratan/ Mutu Baku Ket
Perlengkapan Waktu Output
1. - Koordinasi Pelaksanaan kebersihan - Koordinasi keamanan ruangan - Persiapan keperluan rapat - Persiapan sarana kerja pegawai
1 hari
2. - Monitoring pelaksanaan kebersihan kantor
- Monitoring pelaksanaan keamanan - Menyiapkan segala sesuatu yang
berkaitan dengan pelaksanaan rapat - Menyiapkan sarana kerja yang
dibutuhkan pegawai
3. Melaporkan kepada Sekretariat tentang pelaksanaan kebersihan, keamanan, rapat, dan keperluan pegawai
Bahan yang
sudah siap 1 hari Tersampai kannya
bahan
UIN SUMATERA UTARA Tanggal Revisi
SATUAN PEMERIKSA INTERN Tanggal Efektif 2 Januari 2015
ADMINISTRASI UMUM Disahkan Oleh Kepala SPI
Ya
Dasar hukum: Kualifikasi Pelaksana:
1. UU No. 17 tahun 2003 tentang Keuangan Negara 2. PP No.90 tahun 2010 tentang RKAKL
3. Perpres No. 131 Tahun 2014 tentang Perubahan Status IAIN SU menjadi UIN SU 4. PMA No. 10 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama 5. PMA No. 14 tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja IAIN SU
6. PMA No.168 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur di Lingkungan Kementerian Agama
7. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No.
PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan
1. S1
2. memiliki pemahaman
tentang administrasi kepeg
3. memiliki kemampuan
menyiapkan vahan
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
1. Biro Umum;
2. Biro Kepegawaian 1. Komputer 2. ATK
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:
No Aktivitas Pelaksana Pelaksana Sekretariat Persyaratan/ Mutu Baku
Perlengkapan Waktu Output
1. Membuat DUK pegawai Daftar
inventarisasi bahan
3 hari Terhimpun
nya bahan 2. Membuat/mengetik
usulan mutasi,
pin-dah,kenaikan
pang-kat,pensiun pegawai
Bahan yang
sudah dihimpun 5 hari Terolah nya bahan
3. Penyelesaian DP3
pejabat, menyiap-kan basis data pegawai dan mem-buat kartu cuti pegawai,
Bahan yang
sudah diolah 1 hari Terketik nya bahan
4. Melaporkan kepada
Sekretariat Bahan sudah siap yang 1 hari Tersampai kannya
bahan
5. Mengarsipkan/menyim pan dosier masing-masing pegawai
Bahan yang
sudah siap 1 hari Tersimpan nya bahan
Nomor SOP
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA Tanggal Pembuatan 15 Desember 2014
UIN SUMATERA UTARA Tanggal Revisi
SATUAN PEMERIKSA INTERN Tanggal Efektif 2 Januari 2015
ADMINISTRASI UMUM Disahkan Oleh Kepala SPI
SOP PENGADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
UIN SUMATERA UTARA Tanggal Revisi
SATUAN PEMERIKSA INTERN Tanggal Efektif 2 Januari 2015
ADMINISTRASI UMUM Disahkan Oleh Kepala SPI
SOP PENGURUSAN ADMINISTRASI ANGGARAN
Dasar hukum: Kualifikasi Pelaksana:
1. UU No. 17 tahun 2003 tentang Keuangan Negara 2. PP No.90 tahun 2010 tentang RKAKL
3. Perpres No. 131 Tahun 2014 tentang Perubahan Status IAIN SU menjadi UIN SU 4. PMA No. 10 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama 5. PMA No. 14 tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja IAIN SU
6. PMA No.168 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur di Lingkungan Kementerian Agama
7. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No.
PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan
1. S1
2. memiliki pemahaman tentang administrasi keuangan
3. memiliki kemampuan
menyiapkan bahan
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
1. Biro Keuangan dan BMN
2. Pengelola anggaran masing-masing bagian biro Organisasi dan Tata Laksana 1. Komputer 2. ATK
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:
1.
No Aktivitas Pelaksana Pelaksana Sekretariat Persyaratan/ Mutu Baku
Perlengkapan Waktu Output Ket
1. Menyusun matrik jadwal rencana pengajuan anggaran
Jadwal
kegiatan 3 hari Terhimpun nya bahan
2. Merekap jenis kegiatan
dan anggaran
ber-dasarkan RKAKL SPI.
Bahan yang sudah dihimpun 5 hari Terolahnya bahan 3. Menyiapkan SPP,SPTB
dan Berita Acara
Pembayaran dan
membukukan pe-ngajuan dan pencairan anggaran
Bahan yang
sudah diolah 1 hari Terketiknya bahan
4. Melaporkan SPP, SPTB, BAP serta pembukuan pengajuan dan pencairan
anggaran kepada
Sekretaris
Bahan yang
sudah siap 1 hari Tersampai-kannya
bahan
5. Membuat dan mengetik laporan realisasi anggaran setiap bulan, triwulan dan akhir tahun
Bahan yang
sudah siap 1 hari Tersimpan-nya bahan
tidak
Dasar hukum: Kualifikasi Pelaksana: 1. UU No. 17 tahun 2003 tentang Keuangan Negara
2. PP No.90 tahun 2010 tentang RKAKL
3. Perpres No. 131 Tahun 2014 tentang Perubahan Status IAIN SU menjadi UIN SU 4. PMA No. 10 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama 5. PMA No. 14 tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja IAIN SU
6. PMA No.168 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur di Lingkungan Kementerian Agama
7. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No.
PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan
1. S1
2. memiliki pemahaman tentang tata persuratan 3. memiliki kemampuan
menyiapkan Bahan
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
1. Bagian di lingkungan Biro Organisasi dan Tata Laksana
2.Biro Umum 1. Komputer 2. ATK
3. Lembar disposisi
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:
No Aktivitas Pelaksana Pelaksana Sekretaris Persyaratan/ Mutu Baku Ket
Perlengkapan Waktu Output
1. Menerima dan
menga-gendakan surat masuk Surat masuk 60 menit Terhimpun nya surat
2. Memilah sesuai sifat dan jenis surat, dilengkapi dengan lembar disposisi untuk surat penting Surat yang sudah dihimpun 60 menit Terklasifikasi nya surat 3. Menyimpan lembar disposisi
sesuai tanggal penyelesaian surat
Bahan yang
sudah siap 30 menit Tersimpan nya lembar
disposisi 4. Memberikan penomoran dan
menggandakan surat keluar Bahan yang sudah siap 30 menit Ternomori dan tergandakann
ya surat 5. Mengirim surat keluar sesuai
alamat. Surat yang sudah siap 30 menit Terkirimnya surat
6. Menyimpan surat sesuai
klasifikasi arsip Surat yang sudah siap 30 menit Tersimpan nya surat
7. Menyimpan lembar kartu
kendali sesuai klasifikasi 30 menit
8. Melaporkan kepada
Sekretaris SPI Bahan yang sudah siap 60 menit Tersampaikan nya bahan
9. Membuat laporan monitoring
surat masuk dan surat keluar sesuai jenis surat tiap bulan.
Bahan yang
sudah siap 1 hari Terlaporkan nya
tugas-tugas Nomor SOP
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA Tanggal Pembuatan 15 Desember 2014
UIN SUMATERA UTARA Tanggal Revisi
SATUAN PEMERIKSA INTERN Tanggal Efektif 2 Januari 2015
ADMINISTRASI UMUM Disahkan Oleh Kepala SPI
SOP PENGURUSAN SURAT
tidak
UIN SUMATERA UTARA SATUAN PEMERIKSA INTERN
ADMINISTRASI UMUM
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif 2 Januari 2015
Disahkan oleh Kepala SPI
SOP PENYUSUNAN PEDOMAN KETATALAKSANAAN
Dasar Hukum: Kualifikasi:
1. Perpres No. 131 Tahun 2014 tentang Perubahan Status IAIN SU menjadi UIN SU 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden
Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia.
3. Perpres No. 58 Tahun 2008 tentang Perubahan Kesembilan atas Peraturan Presiden Nomor 10 Tahun 2005 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian Negara Republik Indonesia.
4. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. 5. PMA No. 10 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama 6. PMA No. 14 tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja IAIN SU
7. PMA No.168 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur di Lingkungan Kementerian Agama
8. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No.
PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
2. Unit eselon I;
3. TU UIN SU 4. Komputer
Peringatan: Pencatatan dan
Pendataan
No. Aktivitas Ka. SPI Keterangan Sek. SPI Pelaksana Persyaratan/ Mutu Baku Ket Perlengkapan Waktu Output
1. Menerima, meneliti
dan menindaklanjuti disposisi Ka. SPI
Disposisi Kepala SPI kepada Sekretaris SPI 2. Menyerahkan kepada pelaksana untuk menyusun konsep ketatalaksanaan 15 menit 3. Menerima dan mengoreksi kerjaan pelaksana dan membubuhkan paraf 1 hari 4. Mengajukan kepada
Ka. SPI untuk diteliti, distujui dan diparaf
Bahan dari unit
terkait 1 bulan Konsep Hasil
Analisis Kebijakan
5. Menyerahkan surat
ke sek. SPI untuk diproses administrasi dan dikirim
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA UIN SUMATERA UTARA
SATUAN PEMERIKSA INTERN ADMINISTRASI UMUM
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan 15 Desember 2014 Tanggal Revisi
Tanggal Efektif 2 Januari 2015
Disahkan oleh Kepala SPI
SOP PENGADMINISTRASIAN KEGIATAN
Dasar Hukum: Kualifikasi:
1. Perpres No. 131 Tahun 2014 tentang Perubahan Status IAIN SU menjadi UIN SU 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden
Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia.
3. Perpres No. 58 Tahun 2008 tentang Perubahan Kesembilan atas Peraturan Presiden Nomor 10 Tahun 2005 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian Negara Republik Indonesia.
4. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. 5. PMA No. 10 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama 6. PMA No. 14 tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja IAIN SU
7. PMA No.168 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur di Lingkungan Kementerian Agama
8. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No.
PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
1. Unit eselon I;
2. TU UIN SU 1. Komputer 2. Flashdisk
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan
No. Aktivitas Ka SPI Keterangan Sekretaris Pelaksana Persyaratan/ Mutu Baku Ket Perlengkapan Waktu Output
1. Menerima perintah untuk melaksanakan kegiatan tertentu
Disposisi UIN SU kepada Kepala SPI 2. Meneliti kegiatan
tertentu apakah bisa dibiayai sesuai POK
Surat kepala SPI untuk mengumpul-kan bahan dari unit terkait yang relevan
1 bulan Bahan atau data terkait 3. Membuat pengajuan
pencairan dana sesuai kegiatan yang akan dilaksanakan
Bahan atau data
terkait 60 menit Bahan atau data terkait
beserta anggaran 4. Menyampaikan kepada Sekretaris utnuk direviu/disetujui tentang rencana pengajuan pencairan dana untuk kegiatan yang akan dilaksanakan
Bahan atau data terkait beserta anggaran
15 menit Bahan yang sudah dikoreksi
5. Sekretaris meneliti dan
membubuhkan paraf Bahan yang sudah dikoreksi 1 bulan Konsep Hasil Analisis
Kebijakan 6. Mengajukan kepada
Ka. SPI untuk ditandatangani
Konsep Hasil
Analisis Kebijakan 1 hari Berkas pengadministra
sian kegiatan 7. Menerima berkas pengajuan dan menyampaikan kepada pelaksana terkait Berkas pengadministrasian kegiatan 30 menit