V. GAMBARAN UMUM USAHA
5.6. Struktur Organisasi Unit Peternakan Darul Fallah
Unit Peternakan Darul Fallah berada langsung di bawah Yayasan PP Darul Fallah. Dafarm yang merupakan unit pengolahan susu adalah bagian dari Unit Peternakan dibawah kepemimpinan manajer unit peternakan. Berikut adalah struktur organisasi Unit Peternakan Darul Fallah.
Masak susu hingga 85°C selama ± 5 menit
Masukan starter yoghurt sebanyak 3-5 persen dari volume susu Masukan susu ke dalam wadah kapasitas 22 liter
Dinginkan hingga 45ºC
Inkubasi selama minimal 12 jam pada suhu ruang
Tambahkan larutan gula dengan perbandingan 1:1
Aduk dan disaring agar menyatu
Tambahkan perasa buah dan nata de coco yang diiris tipis
65 Gambar 9. Struktur Organisasi Unit Peternakan PP Darul Fallah
Sumber: Data Primer (diolah), 2009
Unit pengolahan susu merupakan bagian dari Unit Peternakan Darul Fallah. Saat ini Unit Peternakan Darul Fallah dipimpin oleh Bapak Nursyamsu. Bapak Iman bertindak sebagai wakil namun pada tataran teknis lebih berperan sebagi penasehat dan konsultan. Pelaksanaan teknis dilapangan seluruhnya dipegang oleh supervisor.
Supervisor membawahi karyawan bagian budidaya dan karyawan bagian pengolahan susu. Karyawan budidaya terdiri dari lima orang. Tiga orang mengurus sapi perah dan dua orang karyawan mengurus kambing perah. Pada unit pengolahan susu, supervisor membawahi karyawan bagian teknis produksi dan distribusi. Masing-masing dipegang oleh satu orang karyawan. Tenaga kerja borongan berjumlah delapan orang. Kebutuhan tenaga kerja tersebut tergantung pada banyaknya volume yoghurt yang diproduksi.
Pemilik Unit Peternakan
Pengurus Yayasan PP Darul Fallah
Usaha Budidaya Sapi Perah dan Kambing Perah
Karyawan Bagian Teknis Produksi
Karyawan Bagian Distribusi Karyawan Bagian Budidaya
Tenaga Kerja Borongan
Manajer Unit Peternakan Ir. H. Nursyamsu Mahyuddin, MSi
Wakil Manajer Unit Peternakan
Ir. Iman Hilman, MM
Supervisor Unit Peternakan
Nurul Rachmawati
VI. ANALISIS LINGKUNGAN USAHA 6.1. Analisis Lingkungan Internal
Analisis lingkungan internal merupakan analisis yang dilakukan untuk mengetahui faktor-faktor internal yang terdiri dari kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh Dafarm. Aspek lingkungan internal yang akan dikaji meliputi manajemen, pemasaran, keuangan dan akuntansi, produksi dan operasi, serta sumber daya manusia.
6.1.1. Manajemen
Pada analisis lingkungan internal dikaji lima aspek manajemen yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan staf, pemberian motivasi dan pengendalian.
a. Perencanaan
Dafarm memiliki visi dan misi usaha. Hal ini menunjukkan bahwa Dafarm memiliki perencanaan jangka panjang sebagai bagian dari cita-cita dan tujuan usaha di masa yang akan datang. Namun demikian hal tersebut belum banyak diupayakan melalui realisasi perencanaan jangka pendek. Secara umum, Dafarm belum melakukan fungsi perencanaan seperti yang seharusnya. Hal ini terlihat dari belum adanya perencanaan usaha yang tersusun jelas dan tertulis, baik untuk perencanaan jangka pendek maupun jangka menengah.
b. Pengorganisasian
Unit peternakan yang sekaligus membawahi pengolahan susu, sejak awal berdirinya pada tahun 2007 mengalami tiga kali pergantian kewenangan manajemen. Pada tahun 2009, kepemimpinan baru terhitung dimulai sejak bulan April. Perbedaan kewenangan manajemen mengakibatkan perbedaan kebijakan dan tata pengelolaan. Pergantian tersebut menyebabkan belum mantapnya kondisi manajemen internal unit pengolahan susu Dafarm terutama dalam hal koordinasi. Pada dasarnya Dafarm belum memiliki pengelola kompeten yang benar-benar fokus menangani usaha. Hal ini menyebabkan fungsi pengorganisasian Dafarm belum berjalan dengan baik. Pembagian kerja pada unit peternakan masih tumpang tindih. Meskipun sudah menetapkan pembagian pekerjaan (job
67 terjadi. Manajer unit peternakan memimpin beberapa unit usaha. Demikian pula dengan supervisor yang memiliki tugas rangkap yakni selain mengelola seluruh unit peternakan baik divisi budidaya maupun pengolahan, pencatatan dan administrasi juga menjadi tanggung jawab supervisor.
Pembagian tugas pada tataran teknis sudah cukup baik. Tugas karyawan bagian teknis produksi adalah menangani pembuatan yoghurt. Mulai dari penyiapan bahan baku hingga yoghurt siap untuk dikemas. Bagian distribusi bertugas untuk mengirimkan yoghurt kepada para pelanggan. Sedangkan pekerja borongan hanya bertugas mengemas produk yakni memasukan larutan yoghurt ke dalam plastik dan kemudiannya mengikatnya secara manual.
c. Pengelolaan Staf
Pengelolaan staf pada Dafarm sudah cukup baik. Lingkungan usaha yang kondusif di lingkungan pesantren dan tenaga kerja yang umumnya berasal dari lingkungan dan almamater yang sama menyebabkan hubungan kerja dan komunikasi terjalin dengan baik. Permasalahan yang muncul diselesaikan secara kekeluargaan.
Pendisiplinan karyawan dilakukan dengan penetapan jadwal masuk kerja dan jumlah hari kerja. Karyawan tetap bekerja selama enam hari kerja dan libur pada hari Minggu, sedangkan pekerja borongan bekerja sesuai dengan banyaknya volume yoghurt yang diproduksi. Apabila pesanan tidak banyak, maka produksi akan disesuaikan dengan kebutuhan, sehingga pekerja borongan tidak seluruhnya bekerja.
Jam kerja unit pengolahan susu dimulai pada pukul 08.00 WIB sampai dengan pukul 17.00 WIB dengan waktu istirahat selama satu jam yaitu pukul 12.00 hingga pukul 13.00 WIB. Jam kerja tersebut berlaku bagi pekerja tetap sedangkan untuk pekerja borongan, lama bekerja tergantung kepada banyaknya yoghurt yang dikemas. Rata-rata jam kerja pekerja borongan untuk 100 liter yoghurt adalah kurang lebih setengah hari, yakni dari pukul 08.00 hingga pukul 17.00 WIB.
d. Pemberian Motivasi
Upaya motivasi yang dilakukan oleh Dafarm kepada para karyawan adalah dengan pemberian insentif di sampingmemberikan gaji pokok setiap bulannya. Karyawan tetap unit peternakan baik pada divisi pengolahan susu maupun pada
divisi budidaya memperoleh tunjangan berupa beras sebanyak 10 liter perbulan untuk masing-masing karyawan, istri/suami dan anak. Tunjangan tidak diberikan kepada anak dari karyawan yang sudah bekerja. Selain itu, Dafarm memberikan tunjangan kesehatan bagi para karyawannya. Karyawan yang sakit memperoleh biaya pengganti pengobatan. Tunjangan lainnya berupa THR (Tunjangan Hari Raya) yang diberikan Dafarm pada saat menjelang hari raya.
e. Pengendalian
Fungsi pengendalian Dafarm dilakukan dengan melakukan kontrol dan evaluasi kerja dalam bentuk pertemuan rutin dengan para karyawan. Rapat dilakukan sekali dalam sepekan yaitu pada hari Rabu. Dalam pertemuan tersebut dibahas bebagai hal mengenai permasalahan dan kendala terutama yang berkaitan dengan keuangan. Adanya pertemuan rutian tiap pekan merupakan upaya pengendalian yang cukup baik. Namun demikian keberhasilan yang dicapai dari upaya pengendalian tersebut belum maksimal. Hal ini dikarenakan upaya kontrol yang dilakukan tidak diterapkan pada tataran teknis seperti kontrol terhadap manajemen produksi, administrasi usaha dan sebagainya.
Khusus mengenai produksi, Dafarm belum melakukan manajemen produksi yang baik pada kegiatan produksinya. Hal ini terlihat dari belum adanya jadwal khusus terperinci mengenai pelaksanaan produksi. Hal ini menyebabkan Dafarm seringkali tidak dapat mengontrol ketersediaan stok barang untuk memenuhi permintaan distributor.
6.1.2. Pemasaran
Aspek pemasaran dikaji melalui pendekatan bauran pemasaran. Bauran pemasaran yang dijalankan oleh Dafarm adalah sebagai berikut:
1. Produk
Dafarm memproduksi yoghurt dalam bentuk stik dengan beberapa pilihan rasa yaitu vanila, strawberi, jeruk, anggur, dan leci. Produk ditawarkan dalam dua ukuran yaitu netto 45 ml dan 80 ml. Produk tersebut dikemas dalam plastik berukuran 20x3 cm dan 20x5 cm tanpa label sebagai kemasan primer. Kemudian produk dikemas dalam kemasan sekunder berlabel dengan isi sebanyak 20 stik untuk yoghurt dengan netto 45 ml dan masing-masing 10 stik untuk yoghurt
69 bentuk irisan tipis berbentuk korek api. Penambahan nata de coco ini menjadi ciri khas dari produk yoghurt stik yang diproduksi oleh Dafarm.
Berdasarakan undang-undang No. 7 tahun 1998 tentang pangan, label suatu produk harus memuat sekurang-kurangnya keterangan mengenai:
a. Nama produk
b. Daftar bahan yang digunakan c. Berat bersih atau isi bersih
d. Nama dan alamat pihak yang memproduksi e. Keterangan tentang halal
f. Tanggal, bulan dan tahun kedaluwarsa.
Produk yang dihasilkan oleh Dafarm telah memenuhi beberapa ketentuan syarat pelabelan yaitu memiliki nama produk, berat bersih produk, nama produsen, dan telah memiliki sertifikasi halal. Sertifikat halal diperoleh dari MUI Propinsi Jawa Barat dengan nomor 01041028021107. Di sisi lain, produk Dafarm masih memiliki kekurangan dalam hal kelengkapan pelabelan yakni belum tertera daftar bahan yang digunakan, tanggal kedaluwarsa dan belum memiliki izin dari BPOM. Menurut hasil wawancara dengan pihak manajemen, izin edar produk dari BPOM saat ini sedang diusahakan, namun mengalami proses yang cukup rumit dan memakan waktu yang relatif lama.
Dafarm telah memiliki izin TDI (Tanda Daftar Industri) yang diperoleh dari Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Bogor dengan nomor 53/21/TDI-Agro&HH/B/X/08. Nomor TDI tersebut telah tercantum pada kemasan sekunder produk.
2. Harga
Penetapan harga jual produk sangatlah penting. Yoghurt dengan netto 45 ml dijual dengan harga Rp. 300 dan Rp 350 bagi para agen. Kemudian agen menjual yoghurt ke konsumen seharga Rp. 500. Untuk yoghurt ukuran 80 ml, harga yang ditetapkan adalah Rp. 600 dan Rp. 700 dengan harga jual bagi konsumen akhir Rp. 1000. Harga tersebut cukup bersaing bagi para distributor Dafarm. Dalam hal ini agen diberikan margin keuntungan yang cukup besar sehingga menarik minat para agen untuk menjual yoghurt yang dihasilkan oleh Dafam. Berikut Tabel 18 menunjukkan rincian harga jual yoghurt Dafarm.
70 Tabel 18. Daftar Harga Jual Yoghurt Dafarm Tahun 2009
No. Ukuran produk (ml) Harga (Rp) Jenis pelanggan/distributor
1. 45 300 Agen 1 2. 45 350 Agen 2 3. 45 500 Konsumen akhir 4. 80 600 Agen 1 5. 80 700 Agen 2 6. 80 1000 Konsumen akhir
Sumber: Data Primer (2009)
Penetapan harga yoghurt bagi para agen tergantung pada saluran distribusi yang digunakan. Harga Rp. 300 diperuntukkan bagi saluran distribusi yang didalamnya terdapat agen dan sub agen. Sedangkan bagi agen yang langsung menjualnya kepada retailer dan konsumen akhir, Dafarm menetapkan harga produk sebesar Rp. 350 dengan harga jual Rp. 500 bagi konsumennya. Hal tersebut berlaku juga untuk yoghurt dengan netto 80 ml. Selain kedua saluran distribusi tersebut, Dafarm juga menjual secara langsung yoghurt kepada konsumen akhir dengan harga Rp. 500 dan Rp. 1000 untuk masing-masing yoghurt ukuran kecil dan besar.
3. Distribusi
Distributor merupakan pihak yang membantu perusahaan untuk mempromosikan, menjual, dan mendistribusikan barang-barang kepada pembeli akhir. Dafarm dibantu oleh agen, sub agen dan retailer dalam memasarkan produknya. Saat ini, yoghurt Dafarm dipasarkan di daerah Bogor, Jakarta, Depok, Tanggerang, dan Bekasi.
Sebagian besar yoghurt Dafarm yakni hingga 95 persen dipasarkan melalui para agen dan sub agennya. Sedangkan lima persen sisanya dipasarkan langsung kepada konsumen akhir. Saluran distribusi yoghurt yang diproduksi Dafarm terdiri dari 3 saluran. Saluran pertama memberikan kontribusi kurang lebih sebesar 60 persen, saluran kedua sebesar 35 persen dan saluran ketiga yakni yang langsung kepada konsumen akhir sebanyak lima persen. Saluran distribusi Dafarm diperlihatkan pada Gambar 10 sebagai berikut:
60% Dafarm Retailer Sub Agen Agen 1 Konsumen Retailer Konsumen Agen 2
71
35%
5%
Gambar 10. Saluran Distribusi Yoghurt Dafarm
Sumber: data primer, 2009
Saluran distribusi yang terdapat sub agen didalamnya dikelola oleh satu orang sebagai agen dan lima orang lainnya sebagai sub agen. Dari sub agen tersebut produk kemudian disalurkan kepada retailer yang biasanya adalah sekolah dan warung-warung. Secara keseluruhan saat ini Dafarm memiliki satu agen tipe 1, empat agen tipe 2 dan lima sub agen dengan beberapa sekolah dan warung sebagai
retailer.
Penjualan kepada konsumen akhir dilakukan hanya apabila ada pengunjung dan masyarakat sekitar yang langsung datang ke lokasi produksi. Saluran distribusi ini memberikan margin penjualan terbesar bagi Dafarm, namun jumlah penjualan langsung tersebut masih sangat rendah yakni hanya berkisar lima persen. Hal ini dikarenakan lokasi produksi yang jauh dari pemukiman.
Sistem penjualan yang diberlakukan bagi para distributor adalah sistem putus. Produk yang telah dipesan tidak dapat dikembalikan namun dapat ditukar apabila terjadi ketidaksesuaian dan kekeliruan. Barang yang rusak dan tidak laku dijual sepenuhnya menjadi tanggungan distributor. Distributor harus melunasi seluruh pesanannya pada peringiman produk selanjutnya.
4. Promosi
Kegiatan promosi belum banyak dilakukan oleh Dafarm. Pada awal pendirian usaha. Dafarm melakukan promosi produk dengan menggunakan brosur dan
leaflet. Dafarm pernah mengikuti pameran yang diadakan oleh Dinas
Perindustrian dan Perdagangan, namun hanya bersifat insidentil. Pada saat ini promosi yoghurt dilakukan melalui informasi dari mulut ke mulut yang dilakukan oleh para distributor Dafarm.
Modal awal pendirian usaha pengolahan susu berasal dari anggaran Yayasan PP Darul Fallah. Setahun setelah pendirian unit pengolahan susu, Unit Peternakan Darul Fallah pada tahun 2008 memperoleh dana hibah untuk pengembangan usaha dari LM3 (Lembanga Mandiri, Mengakar, di Masyarakat). Dana tersebut sebesar seratus juta rupiah yang dipergunakan untuk pengembangan unit peternakan termasuk unit pengolahan susu. Dana tersebut digunakan untuk pembelian investasi berupa mesin pengolahan serta kendaraan untuk distribusi. Pencatatan keuangan Dafarm belum tersusun rapi. Pencatatan keuangan berupa catatan penjualan harian sederhana dan catatan produksi sederhana. Pelaporan keuangan hanya berupa keuntungan penjualan bulanan yang ditulis sederhana tanpa adanya pencatatan rugi laba terperinci.
6.1.4. Produksi
Bahan baku susu yang digunakan dalan pengolahan yoghurt berasal dari unit peternakan Darul Fallah dan peternak mitra yang berlokasi di Kunak Lewiliang. Dafarm melalui divisi budidaya menghasilnya susu sapi murni rata-rata 70 liter per hari. Volume susu tersebut tidak dapat memenuhi kebutuhan unit pengolahan karena sebagian besar susu dialokasikan untuk memenuhi perminataan konsumen susu murni. Untuk memenuhi kebutuhan bahan baku yoghurt pihak manajemen membeli kekurangan susu dari peternak mitra yang merupakan anggota KPS Bogor.
Bahan penolong dalam produksi yoghurt adalah gula, nata de coco
esense/flavor, dan starter Lactobacillus bulgaricus dan Streptococcus thermophilus. Gula dan esense beraroma buah diperoleh dari mitra toko
langganan, sedangkan nata de coco diperoleh dari unit usaha lain di lingkungan PP Darul Fallah. Nata de coco tersebut dikirim sudah dalam bentuk potongan-potongan tipis berukuran kecil untuk kemudian langsung dicampurkan kedalam yoghurt. Sedangkan untuk starter diperoleh dari Balai Penelitian Bioteknologi Tanaman Pangan dan Sumberdaya Genetik yang berlokasi di Cimanggu, Bogor.
Proses produksi yoghurt dilakukan setiap dua hari sekali atau tiga kali dalam seminggu. Kegiatan produksi tersebut dilakukan tanpa penjadwalan khusus, melainkan disesuaikan dengan pesanan dari distributor.
73 6.1.5. Sumberdaya Manusia
Unit Peternakan Darul Fallah dikepalai oleh seorang manajer dan wakil manajer yang sekaligus membawahi unit pengolahan susu. Sumber daya manusia pada unit peternakan pada tingkat karyawan terbagi menjadi dua divisi yaitu karyawan bagian budidaya dan karyawan bagian pengolahan susu.
Dafarm merupakan salah satu pelaku usaha susu olahan yang belum lama berdiri. Oleh karenanya pekerja yang dimiliki masih terbatas. Jumlah pekerja pada divisi pengolahan susu terdiri dari pekerja tetap dan borongan. Karyawan tetap terdiri dari supervisor yang merangkap sebagai administrasi dan keuangan, bagian teknis produksi, serta loper susu (bagian distribusi). Masing-masing pekerjaan tersebut ditangani oleh satu orang karyawan. Pekerja borongan terdiri dari delapan orang yang bertugas untuk pengemasan manual.
Latar belakang pendidikan manajer dan wakil manajer unit peternakan adalah pasca sarjana. Manajer dan wakil manajer bertugas untuk mengatur dan melakukan kontrol serta evaluasi. Rangkap jabatan dan kesibukan manajer dan wakil manajer di luar Dafram menyebabkan sedikitnya alokasi waktu untuk pengelolaan unit peternakan. Penanganan di lapangan baik untuk bagian budidaya maupun unit pengolahan susu sepenuhnya ditangani oleh supervisor. Latar belakang pendidikan supervisor adalah SMU.
Kompleksitas pengelolaan usaha peternakan dan pengolahan susu sangat membutuhkan sumberdaya manusia yang berpengalaman dan kompeten. Namun Unit Peternakan Darul Fallah saat ini memiliki keterbatasan SDM untuk memimpin dan mengelola usaha. Dengan demikian kendala yang dihadapi saat ini adalah Dafarm belum memiliki SDM yang fokus mengelola usaha dan memiliki kompetensi di bidangnya.
Pada bagian teknis, karyawan teknis produksi dan distribusi berlatar belakang pendidikan SMU. Kemampuan tenaga kerja tersebut sudah cukup sesuai karena sudah memiliki keterampilan teknis yang baik. Sedangkan pekerja borongan terdiri dari remaja wanita dan ibu-ibu yang memiliki latar belakang pendidikan sederajat SD dan SMP.
Dafarm tidak memiliki kualifikasi khusus dalam hal perekrutan tenaga kerja. Saat ini Dafarm lebih cenderung memberdayakan masyarakat lingkungan pesantren
dan beberapa santri lulusan pesantren untuk menjadi tenaga kerja pada bagian unit usaha pengolahan susu.