BAB I PENDAHULUAN
2.2 Teori Informasi Organisasi
Teori informasi organisasi memiliki kedudukan penting dalam ilmu komunikasi karena menggunakan komunikasi sebagai dasar atau basis bagaimana mengatur atau mengorganisasikan manusia dan memberikan pemikiran rasional dalam memahami bagaimana manusia berorganisasi. Menurut teori ini, organisasi bukanlah struktur terdiri atas sejumlah posisi dan peran, tetapi merupakan kegiatan komunikasi sehingga sebutan yang lebih tepat sebenarnya adalah organizing atau mengorganisasi (yang menunjuk proses) daripada organization atau organisasi, karena organisasi adalah suatu yang ingin dicapai melalui proses komunikasi yang berkelanjutan.
Karl Weick mengembangkan suatu pendekatan untuk menjelaskan proses organisasi dalam mengumpulkan, mengelola dan menggunakan informasi yang diterimanya. Karl Weick berpendapat bahwa, melihat organisasi sebagai suatu sistem yang menerima berbagai informasi yang membingungkan dan multitafsir dari lingkungannya berusaha untuk memahaminya87. Dengan demikian, menurut teori ini, organisasi dalam perkembangannya akan mengalami evolusi seiring dengan upaya organisasi untuk memahami diri sendiri dan lingkungannya.
Pendapat dari Karl Weick mengajukan satu istilah kunci, yaitu ekuivokalitas ( berasal dari kata equivocality) yang berarti ketidakpastian atau sulit dimengerti (komplikasi, tidak jelas, membingungkan dan multitafsir
87
(ambigu) serta sulit diperkirakan. Menurut Weick, semua informasi dari lingkungan dalam derajat tertentu, adalah tidak pasti, tidak jelas dan membingungkan, dan kegiatan organisasi dirancang untuk mengurangi ketidakpastian tersebut88.
Menurut beberapa ahli teori komunikasi organisasi menggambarkan organisasi sebagai suatu sistem yang hidup (living system) yang melakukan proses kegiatan untuk mempertahankan keberadaan dan mejalankan fungsinya89. Suatu organisasi harus memiliki suatu prosedur untuk mengelola seluruh informasi yang ingin diterima atau dikirimkan untuk mencapai tujuannya. Organisasi adalah sistem karena terdiri atas orang-orang atau kelompok yang saling berhubungan. Mereka saling bergantung satu sama lain untuk mencapai tujuan mereka.
Fokus dari teori komunikasi organisasi adalah komunikasi informasi, hal yang sangat penting dalam menentukan keberhasilan suatu organisasi. Sangatlah jarang satu orang atau satu bagian pada perusahaan memiliki seluruh informasi yang diperlukan untuk dapat menyelesaikan tugasnya. Informasi yang dibutuhkan berasal dari berbagai sumber. Namun dengan demikian, tugas mengelola atau memproses informasi tidaklah sekedar bagaimana memperoleh informasi, bagian tersulit adalah bagaimana memahami informasi dan mendistribusikan informasi yang diterima itu dalam organisasi.
88
Ibid.,hlm. 32
89
Teori informasi organisasi menjelaskan bagaimana organisasi memahami informasi yang membingungkan dan multi-tafsir. Teori ini memfokuskan perhatiannya pada proses mengorganisasi anggota suatu organisasi untuk mengelola informasi daripada struktur organisasi90.
Tahapan dalam pengorganisasian disebutkan Weick menjadi 3 bagian penting:91
1. Tahap pemeranan (enactment), para anggota organisasi menciptakan ulang lingkungan mereka dengan menentukan dan merundingkan sebuah peristiwa.
2. Tahap seleksi, aturan-aturan dan siklus komunikasi digunakan untuk menentukan pengurangan yang sesuai dalam ketidakjelasan.
3. Tahap retensi, memungkinkan organisasi menyimpan informasi mengenai cara organisasi memberikan respons terhadap suatu situasi.
Setelah dilakukan penyimpanan, para anggota organisasi menghadapi sebuah masalah pemilihan. Yaitu menjawab pertanyaan-pertanyaan berkenaan dengan kebijakan organisasi. Misal, ”haruskah kami mengambil tindakan berbeda dari apa yang telah kami lakukan sebelumnya?”.
Organisasi bergerak dari proses pengorganisasian ke proses lain dengan cara yang sudah tertentu: penentuan; seleksi; penyimpanan; dan pemilihan. Subkelompok individual dalam organisasi terus menerus melakukan kegiatan
90
Ibid., hlm.35
91 Masmuh, Drs. Abdullah. 2013 Komunikasi Organisasi Dalam Perspektif Teori Dan Praktek. Malang. UMM Press. Hlm. 179
di dalam proses-proses ini untuk menemukan aspek-aspek lainnya dari lingkungan. Meskipun segmen-segmen tertentu dari organisasi mungkin mengkhususkan pada satu atau lebih dari proses-proses organisasi, hampir semua orang terlibat dalam setiap bagian setiap saat. Pendek kata di dalam organisasi terdapat siklus perilaku.
Siklus perilaku adalah kumpulan-kumpulan perilaku yang saling bersambungan yang memungkinkan kelompok untuk mencapai pemahaman tentang pengertian-pengertian apa yang harus dimasukkan dan apa yang ditolak. Di dalam siklus perilaku, tindakan-tindakan anggota dikendalikan oleh aturan-aturan berkumpul yang memandu pilihan-pilihan rutinitas yang digunakan untuk menyelesaikan proses yang tengah dilaksanakan (penentuan, seleksi, atau penyimpanan). Terdapat beberapa asumsi yang mendasari ini yaitu92.
1. Organisasi berada dalam suatu lingkungan informasi.
Asumsi pertama menyatakan bahwa organisasi berada dalam satu lingkungan informasi, ini berarti bahwa bergantung pada informasi untuk dapat berfungsi secara efektif dan cukup dapat mencapai tujuannya.
2. Informasi yang diterima organisasi berbeda dalam hal tingkat kepastiannya. Asumsi kedua yang dikemukakan Weick menyatakan bahwa informasi yang diterima suatu organisasi berbeda-beda dalam hal tingkat kepastiannya.
92
Dengan kata lain, suatu informasi dapat memiliki lebih dari satu makna sehingga dapat menimbulkan multi tafsir.
3. Organisasi berusaha mengurangi ketidakpastian informasi.
Dalam upaya mengurangi ambiguitas informasi, maka asumsi Weick ketiga mengemukakan bahwa organisasi terlibat dalam proses informasi untuk mengurangi ketidakpastian informasi.
Dari teori informasi organisasi Karl Weick, dapat peneliti kaitkan dengan penelitian peneliti kaji adalah bahwa konsep dasar dari teori ini sejalan dengan tujuan audit komunikasi, yaitu mencari tahu dan menghilangkan ketidakjelasan dari informasi awal yang nantinya hasil ini akan menentukan apakah tindakan ini akan kita lakukan kembali atau tidak menggunakannya kembali dan mekanisme ini dilakukan secara berulang.
2.2.1 Budaya Organisasi
Budaya organisasi merupakan kebiasaan, tradisi, dan tata cara umum dalam melakukan sesuatu dan sebagian besar berasal dari pendiri organisasi. Secara tradisional pendiri organisasi memiliki pengaruh yang besar terhadap buadaya awal organisasi. Mereka memiliki visi tentang akan menjadi apa organisasi itu nantinya. Mereka juga tidak memiliki kendala karena kebiasaan atau ideology sebelumnya93. Apabila organisasi dapat mencapai kesuksesan, maka visi pendiri tersebut selanjutnya dianggap
93 Danang Sunyoto.2012.Manajemen Sumber Daya Manusia.CAPS(Center for Academic Publishing Service).Yogyakarta.hlm.227
sebagai faktor penentu utama keberhasilan organisasi. Pada titik ini seluruh kepribadian para pendiri jadi melekat dalam budaya organisasi94.
Menurut Schein, Budaya organisasi sebagai suatu pola dari asumsi-asumsi dasar yang ditemukan, diciptakan, atau dikembangkan oleh suatu kelompok tertentu dengan maksud agar oganisasi belajar mengatasi atau menanggulangi masalah-masalahnya yang timbul akibat adaptasi eksternal dan integrasi yang sudah berjalan cukup baik. Dengan demikian, budaya organisasi perlu diajarkan kepada anggota-anggota baru sebagai cara yang benar untuk memahami, memikirkan, dan merasakan berkenaan dengan masalah-masalah tersebut95.
Budaya organisasi yang efektif membantu organisasi mengantisipasi dan beradaptasi dengan perubahan lingkungan96. Perubahan organisasi atau organizational change mengacu pada perubahan yang tidak terencana maupun perubahan terencana dalam struktur organisasi, teknologi, dan orang-orang(Greenberg dan Baron,2003). Organisasi berhadapan dengan banyak kekuatan yang mendorong perlunya perubahan. Kekuatan-kekuatan untuk melakukan perubahan dapat berasal dari dua sumber, yaitu sumber internal dan sumber eksternal (Kreitner dan Kinicki,2005)97. Kekuatan internal, kekuatan ini yang berasal dari dalam organisasi, kekuatan-kekuatan internal ini untuk melakukan perubahan dapat berasal dari
94 Ibid.,hlm228
95 Edgar H, Schein.1991. Organizational Culture and Leadership.San Fransisco: Oxford Jossey-Bass Publisher.hlm.22
96Op.,cit. hlm.229
masalah-masalah sumber daya manusia dan perilaku atau keputusan manajerial. Masalah-masalah sumber daya manusia meliputi kebutuhan karyawan tidak terpenuhi, ketidakpuasan kerja, absensi dan perputaran karyawan yang tinggi, rendahnya produktivitas, serta partisipasi atau saran. Kekuatan eksternal merupakan kekuatan yang berasal dari luar organisasi, kekuatan eksternal yang memiliki pengaruh untuk melakukan perubahan meliputi98 :
1. Karakteristik demografi antara lain perubahan tenaga kerja yang lebih beragam dan adanya kepentingan bisnis untuk mengelola keragaman secara efektif.
2. Kemajuan teknologi yaitu adanya pengembangan dan penggunaan teknologi informasi merupakan salah satu faktor yang mendorong perubahan pada berbagai organisasi di seluruh Dunia.
3. Perubahan pasar, yaitu muncul perubahan ekonomi global yang menuntut setiap perusahaan untuk mengubah strategi bisnis mereka.
4. Tekanan sosial dan politik, yaitu tekanan-tekanan yang diciptakan oleh peristiwa sosial dan politik.