TEORI DAN KAJIAN-KAJIAN LEPAS
2.3 Teori Sistem Terbuka
Teori Sistem Terbuka melihat perlakuan organisasi terhasil dari jalinan interaksi antara komponen organisasi dengan persekitaran dalaman dan persekitaran luaran. Dalam membuat penyelidikan terhadap pengelolaan aktiviti kerja organisasi, terdapat lima subsistem yang menyumbang kepada kebekerkesanan organisasi, kelima-lima subsistem ini sering bergerak secara sepadu atau serentak. Subsistem-subsistem tersebut adalah:-
a. Subsistem produktiviti: Memerihalkan bagaimana sesuatu tugas itu dilaksanakan
b. Subsistem kesanggaan (supportive): Pemerihalan kerja yang berkaitan dengan kesanggaan jalinan hubungan dan
sokongan keperluan bahan-bahan, pengukuhan iklim yang bersesuaian dan jalinan hubungan dengan persekitaran.
c. Subsistem selenggaraan: Memerihalkan aktiviti penyelarasan peranan yang dimainkan oleh anggota kerja;
d. Subsistem penyesuaian: Memerihalkan penyesuaian untuk perubahan
e. Subsistem kepengurusan: Memerihalkan proses penyelarasan dan kawalan kepelbagaian subsistem yang ada dalam
organisasi.
Sandaran teori-teori organisasi terdahulu seperti teori pengurusan klasik, lebih tertumpu kepada subsistem yang pertama, iaitu produktiviti dan subsistem yang kelima, iaitu kepengurusan. Tumpuan penyelidikan sebegini melihat organisasi sebagai satu sistem yang berbentuk mekanistik dalam persekitaran yang stabil. Manakala dalam pendekatan teori sistem terbuka, fokus bukan sahaja kepada kepengurusan organisasi dan produktiviti, tetapi juga memberi tumpuan pada pengukuhan jalinan hubungan dengan persekitaran (subsistem kesanggaan) dan jalinan hubungan dengan persekitaran dalaman dan pembangunan sumber kemanusiaan (subsistem penyelenggaraan).
Begitu juga dengan penekanan pengurusan dengan gelagat penyesuaian anggota kerja terhadap perubahan-perubahan persekitaran atau
subsistem penyesuaian (Katz & Kahn 1978). Kepentingan interaksi dengan persekitaran dalaman dan luaran adalah dua pendekatan yang membezakan pendekatan ini dengan perspektif lain, khususnya perspektif kritikal dalam penyelidikan komunikasi dalam sesebuah organisasi. Falcione, Sussman dan Herden (1987) menegaskan persepsi seseorang anggota kerja organisasi banyak dipengaruhi oleh pengalamannya dengan persekitaran sama ada di peringkat individu, kumpulan atau secara menyeluruh (Climate is a property of subsystems in organizations. Subsystems may consist of organizational members taken individually, in groups formed on any basis, or as a whole (hlm.199). Dengan kata lain, iklim adalah merupakan salah satu subsistem dalam organisasi, ianya dibentuk secara menyeluruh sama ada diperingkat individu, kumpulan dan organisasi.
Beberapa konsep penting yang dibincangkan dalam teori sistem terbuka cuba memerihalkan bagaimana sesuatu organisasi dikelolakan dengan berkesan. Berdasarkan kepada rajah 2.1 di bawah, dapat diperihalkan bagaimana unsur-unsur persekitaran dalaman dan luaran yang mempengaruhi proses kerja dan gelagat anggota kerja sesebuah organisasi. Kesepaduan dan penyelarasan aktiviti pengelolaan kerja adalah pemangkin utama terhadap peranan yang dimainkan oleh setiap bahagian atau subsistem dalam sesebuah organisasi. Setiap bahagian dalam kesatuan ini adalah saling bergantungan (interdependence) agar keputusan yang lebih baik dapat dicapai berbanding dengan agen yang bergerak secara sendiri. Mengikut Harrison (1994) terdapat lapan unsur utama yang menjadikan panduan dalam membuat analisis terhadap organisasi berdasarkan pendekatan sistem terbuka. Unsur-unsur
tersebut adalah input, output, teknologi, persekitaran, matlamat dan strategi, gelagat dalam proses kerja, budaya dan struktur.
Rajah 2.1 : Organisasi sebagai Sistem Terbuka ( Sumber: Harison, 1994)
Unsur input merangkumi maklumat, pengetahuan, bahan mentah, wang, sumber-sumber manusia, peralatan dan autoriti sah yang diperolehi daripada persekitaran yang secara langsung menyumbang kepada pengeluaran output organisasi.Input memainkan peranan untuk memberikan penjelasan terhadap keadaan persekitaran, khususnya terhadap permasalahan awalan dan tahap penyediaan maklumat untuk tujuan pembuatan keputusan.
Unsur kedua pula adalah output yang berbentuk barangan atau perkhidmatan yang dihasilkan oleh organisasi untuk kegunaan persekitaran
INPUT OUTPUT
Matlamat
dan Strategi Budaya
Teknologi Struktur
Gelagat dan proses kerja PERSEKITARAN
objek atau perkara yang dihantar dan disalurkan keluar kepada masyarakat.
Transformasi merupakan proses pengambilan input dan menjadikannya sebagai output. Proses ini merangkumi rangkaian yang dibentuk melalui subsistem-subsistem yang beroperasi secara bersama dan teknologi yang digunakan, berupa peralatan dan teknik yang digunakan untuk menghasilkan output. Sesuatu maklum balas yang diberi oleh pengguna terhadap output boleh berbentuk positif (positive feedback loops) atau negatif (negative feedback loops) di mana ia akan mempengaruhi peningkatan atau penurunan penggunaan oleh pengguna. Dalam pada itu, sesebuah organisasi boleh menjalankan operasinya dengan cara mengekalkan imbangan syarikat atau lebih dikenali sebagai homeostasis. Unsur wholeness merujuk kepada idea, pandangan dan percaya yang menyeluruh.
Manakala unsur persekitaran pula di bahagikan kepada dua iaitu persekitaran kerja (task environment) dan persekitaran umum. Persekitaran kerja adalah persekitaran dalaman yang secara langsung mempunyai kaitan dengan operasi harian organisasi, seperti sumber kewangan, pembekal, pengedar, pelanggan, kesatuan sekerja dan pesaing. Manakala persekitaran umum pula adalah terdiri dari suasana luaran yang memberi impak jangkapanjang kepada persekitaran kerja organisasi, seperti kedudukan ekonomi, sistem perundangan, demografi penduduk, sistem politik dan budaya dimana organisasi beroperasi.
Unsur seterusnya dalam pendekatan sistem terbuka adalah matlamat dan strategi. Unsur ini melihat bagaimana proses membuat keputusan organisasi dilakukan. Begitu juga dengan fokus pada proses kerja yang selari
dengan halatuju organisasi, yakni dengan menyatakan matlamat dan objektif organisasi yang ingin dicapai. Tumpuan penyelidikan juga bermatlamat untuk meninjau bagaimana proses penggubalan strategi kerja ke arah pencapaian matlamat yang telah dibentuk secara bersama. Mengikut Harrison lagi (1994), selain dari pengubalan strategi secara bersama (pengurusan/pekerja) pendekatan ini meletakan keutamaan dalam penyediaan peruntukan, keutamaan beroperasi dan jalinan hubungan organisasi dengan persekitaran dalaman dan luarannya.
Manakala unsur gelagat dan proses pula memerihalkan pola perlakuan, interaksi serta jalinan hubungan antara kumpulan-kumpulan dan individu.
Perlakuan interaksi diperihalkan berdasarkan tahap kerjasama, penyelarasan, kawalan dan ganjaran terhadap gelagat kerja. Begitu juga dengan penggunaan pengaruh serta kuasa, kepenyeliaan serta kepimpinan, proses penyelesaian masalah serta membuat keputusan, dan penilaian. Unsur budaya adalah salah satu unsur penting dalam memerihalkan organisasi. Antaranya adalah perkongsian norma, nilai-nilai, percaya terhadap simbol-simbol seperti identiti organisasi (logo, slogan-slogan, kempen-kempen periklanan, penampilan fizikal organisasi, dan upacara atau acara. Unsur terakhir yang diketengahkan dalam teori sistem terbuka adalah struktur, unsur ini melihat pada aspek jalinan hubungan antara individu, kumpulan dan organisasi. Dalam aspek ini, tanggungjawab kerja dibentuk melalui deskripsi tugas, autoriti, tanggungjawab, dan keistimewaan kedudukan. Begitu juga dengan mekanisma penyelarasan seperti penubuhan serta perjalanan mesyuarat dan perbincangan dalam
kumpulan, mekanisma pembangunan sumber manusia seperti pemberian ganjaran, penilaian prestasi, dan pola jalinan hubungan.
Berdasarkan pemerihalan lapan unsur yang dicadangkan dalam penyelidikan organisasi mengikut pendekatan Teori Sistem Terbuka, jelas menunjukkan bahawa teori ini sangat sesuai dijadikan sebagai panduan asas penyelidikan dalam meninjau iklim dan perlakuan komunikasi yang diamalkan oleh organisasi kajian. Selaras dengan teori ini, organisasi boleh dilihat sebagai sistem terbuka atau sistem tertutup. Openness atau keterbukaan memerihalkan tentang darjat penerimaan perubahan yang berlaku dalam sistem. Manakala konsep interdependence pula adalah kebergantungan interaksi antara bahagian bagi memudahkan proses penukaran dan penyelarasan input kepada output yang diinginkan. Mengikut Harrison (1994) setiap komponen dalam organisasi saling kait-mengait dan saling mempengaruhi dalam aktiviti kerja mereka untuk mencapai matlamat penubuhan organisasi.
Selari dengan itu, komunikasi melibatkan proses pertukaran maklumat dan transmisi makna adalah asas utama dalam menilai operasi sesuatu sistem sosial atau organisasi (Katz & Kahn, 1978). Isu-isu komunikasi yang diketengahkan oleh teori ini adalah pada kepentingan maklumat dan jalinan hubungan. Dalam usaha tersebut, persoalan utama penyelidikan adalah bagaimana maklumat terbentuk daripada persekitaran, saluran komunikasi apakah yang paling berkesan untuk menyalurkan maklumat ke dalam organisasi, dan bagaimana maklumat disebarkan, difahami dan seterusnya diperihalkan (Euske & Roberts,1987).
Berbanding dengan teori-teori klasik, asas penyelidikan hanya tertumpu pada saluran-saluran formal komunikasi, arah-aliran mesej dan rangkaian komunikasi. Begitu juga dengan unsur-unsur komunikasi kawalan seperti aliran maklumat dari atas dan dari bawah berdasarkan struktur kerja (Euske &
Roberts,1987). Manakala pendekatan hubungan kemanusiaan melihat interaksi dengan rakan sekerja dan penyelia sebagai tidak formal, gaya komunikasi yang mengamalkan keterbukaan, percaya, pengiktirafan dan kesanggaan dalam proses kerja.
Katz dan Kahn (1978) menyatakan teori ini adalah antara teori terawal yang melihat kepentingan komunikasi dalam proses pengelolaan kerja. Selain melihat kepentingan aliran komunikasi di semua peringkat kerja sama ada aliran menegak, mendatar dan bersilang, teori ini juga melihat pengaruh maklumat persekitaran luaran terhadap pencapaian organisasi, khususnya impaknya kepada proses pengelolaan kerja. Rogers dan Agarwala (1976) “One essential unsurt of a system is communication, which links the parts or subsystems, so as to facilitate their interdependence. This focus on interaction as the lifeblood of a system.”(hlm.49). Dengan kenyataan ini jelas menunjukkan bahawa interaksi adalah asas penting dalam melihat sistem komunikasi sesebuah organisasi kerja.
Kajian oleh Ireland, Auken dan Lewis (1978) juga menegaskan bahawa dalam mengkaji iklim sesebuah organisasi, Teori Sistem Terbuka lebih sesuai digunakan. Ireland, Auken, dan Lewis (1978) pula menegaskan..an organization’s psychogical climate is developed when unique belief systems,
brought to the organization in the form of individual employees, interact with the organization’s formalised values, attitudes, norms, leadership styles, and structure (hlm.4). Mengikut mereka iklim adalah tanggapan secara langsung atau tidak langsung oleh anggota kerja terhadap karekteristik interaksi kerja.
Karekteristik interaksi dikatakan mempunyai pengaruh yang signifikan terhadap perlakuan komunikasi dalam proses pengelolaan kerja. Penggunaan teori ini sebagai asas dalam penyelidikan iklim komunikasi juga disokong oleh Rogers dan Agarwala (1976); Goldhaber (1991); Neher (1997); Miller (1999); dan Shockley-Zalabak (2002).