Good Corporate Governance 2015
X TRANSPARANSI KONDISI KEUANGAN DAN NON KEUANGAN BANK, LAPORAN PELAKSANAAN GCG DAN PELAPORAN INTERNAL
Dalam rangka penyediaan dan yang dimaksud, Bank Victoria tidak penah melanggar dan/atau pelanggaran BMPK sebagaimana ketentuan yang diatur oleh Bank Indonesia.
Adapun penyediaan dana kepada pihak terkait dan penyediaan dana besar posisi 31 Desember 2015 adalah sebagai berikut:
Penyediaan Dana Jumlah Nominal
(Rupiah)
Kepada Pihak Terkait 6,319,603,795
Kepada Debitur Inti: 5,955,106,225,687
Individu 247,140,845,471
Group 5,707,965,380,216
X TRANSPARANSI KONDISI KEUANGAN DAN NON KEUANGAN BANK, LAPORAN PELAKSANAAN GCG DAN PELAPORAN INTERNAL
Transparansi kondisi keuangan dan non keuangan Bank Victoria mengacu dan tunduk pada ketentuan dan peraturan perbankan yang berlaku, dengan memperhatikan dan menerapkan prinsip kehati – hatian melalui prinsip mengenal nasabah maupun pengelolaan risiko operasional, risiko hukum dan risiko reputasi sesuai peraturan dan pedoman yang telah dimiliki Bank.
Bank Victoria telah mengungkapkan kondisi keuangan dan non keuangan secara lengkap dalam Laporan Publikasi dan Laporan Tahunan maupun laporan lainnya.
Akses Informasi dan Data Perusahaan
Bank Victoria telah menyediakan informasi kepada stakeholders yang memungkinkan Stakeholders menggunakan haknya. Penyebaran informasi Bank antara lain dilakukan melalui media sebagai berikut: 1. Media elektronik seperti situs dan email ([email protected]) untuk menyampaikan informasi
yang relevan termasuk laporan tahunan. Stakeholders yang ingin mendapatkan informasi Terkait Bank secara berkala melalui email tersebut dapat mendaftarkan identitas dan alamat email pada mailing list melalui situs Bank Victoria (www.victoriabank.co.id)
2. Dalam situs www.victoriabank.co.id juga telah disediakan bagian khusus informasi Pemegang saham, berbagai laporan dan publikasi yang dengan mudah dapat diunduh oleh Stakeholders.
3. Informasi mengenai perkembangan harga saham Bank Victoria dapat diakses melalui website Bursa Efek Indonesia (www.idx.co.id).
4. Informasi melalui media lainnya, antara lain email, majalah/ buletin internal, poster dan banner. Informasi-informasi yang disajikan dalam website senantiasa diperbaharui secara berkala.
Shares Option
Shares option adalah opsi untuk membeli saham oleh anggota Dewan Komisaris, Direksi dan Pejabat Eksekutif yang dilakukan melalui penawaran opsi saham dalam rangka pemberian kompensasi yang telah diputuskan dalam Rapat Umum Pemegang Saham. Sampai dengan 31 Desember 2015, Bank Victoria tidak melakukan shares option.
Buy Back Share dan Buy Back Obligasi Bank
Buy Back Shares atau Buy Back obligasi adalah upaya Bank untuk mengurangi jumlah saham atau obligasi yang telah diterbitkan Bank dengan cara membeli kembali saham atau obligasi tersebut yang tata cara pembayarannya dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Sampai dengan 31 Desember 2015, tidak terdapat buy back shares maupun buy back obligasi yang dilakukan oleh Bank.
Rasio Gaji Tertinggi dan Terendah
Rasio gaji tertinggi dan terendah antara Dewan Komisaris, Direksi, Tim Manajemen dan Karyawan Bank Victoria selama2015 tergambar dari tabel di bawah berikut.
Good Corporate Governance 2015
73/78
Uraian Rasio
Gaji pegawai tertinggi dan terendah 18 : 1 Gaji Direksi tertinggi dan terendah 2 : 1 Gaji Komisaris tertinggi dan terendah 2 : 1 Gaji Direksi tertinggi dan Pegawai Tertinggi 2,5 : 1 Hubungan (Komunikasi) Investor dan Media
Bank Victoria berusaha membangun komunikasi dengan para stakeholders melalui berbagai media termasuk Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), publikasi Laporan Keuangan baik triwulanan maupun tahunan, menyelenggarakan public expose merupakan salah satu media yang dimanfaatkan oleh Bank Victoria, baik informasi keuangan maupun non keuangan. Selain itu, Bank Victoria secara rutin memiliki situs www.victoriabank.co.id yang dapat diakses untuk memperoleh informasi lainnya.
Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing System)
Bank telah mengimplementasikan sistem pelaporan pelanggaran (whistleblowing policy) melalui kebijakan dan mekanisme whistleblowing yang diterapkan Bank sebagai rangkaian dari kebijakan dan prosedur anti fraud.
Dalam rangka meningkatkan efektifitas penerapan sistem pengendalian fraud dan mendeteksi kejadian fraud, Bank menetapkan kebijakan whistleblowing yang merupakan kebijakan terpisah dari Pedoman Penyelesaian Pengaduan Nasabah. Kebijakan whistleblowing merupakan bentuk komitmen Bank dalam menerapkan strategi anti fraud dan sebagai panduan bagi stakeholders dalam mekanisme pengaduan pelanggaran dan menjamin adanya proteksi bagi pelapor.
Bank berkewajiban menerima pengaduan pelanggaran baik dari pihak internal maupun eksternal termasuk mantan karyawan Bank. Pengaduan pelanggaran tersebut wajib diselesaikan oleh Bank baik dari pelapor yang mencantumkan identitasnya dengan jelas dan benar ataupun yang bersifat tanpa identitas namun disertai dengan bukti awal adanya pelanggaran.
Pengelolaan Whistleblowing System
Pengaduan pelanggaran dikelola oleh Unit Anti fraud sebagai unit sebagai tim Whistleblowing System yang berada didalam Biro Hukum dan Remedial dan bertanggung jawab secara langsung kepada Direktur Utama serta memiliki jalur komunikasi secara langsung kepada Dewan Komisaris.
Berdasarkan mekanisme whistleblowing yang diterapkan Bank, setiap pengaduan pelanggaran akan diverifikasi oleh Unit Anti Fraud dalam laporan tertulis yang ditujukan kepada Direktur Utama dan atau Dewan Komisaris secara langsung atau melalui Kepala Divisi Biro Hukum & Remedial. Apabila hasil verifikasi menunjukkan adanya indikasi pelanggaran yang disertai dengan bukti-bukti yang cukup, maka pengaduan akan diproses ke tahap investigasi sesuai jenis pengaduan dan pelaku pelanggaran.
Pelaku pelanggaran yang telah terbukti berdasarkan hasil investigasi, akan diproses sesuai dengan peraturan yang berlaku dan apabila terbukti adanya pelanggaran oleh pegawai yang mengarah ke tindak pidana, maka akan dilanjutkan proses hukum yang berlaku kepada lembaga penegak hukum dengan Direksi sebagai pejabat penyerah perkara. Pemantauan tindak lanjut dan penyampaian tanggapan atas pengaduan pelanggaran akan dilakukan oleh Unit Anti Fraud.
Dalam rangka perlindungan terhadap pelapor (whistleblower protection), Bank akan memberikan perlindungan penuh baik untuk pihak internal maupun eksternal Bank, baik bagi pelapor maupun saksi yang berpartisipasi dalam proses investigasi, penyelidikan dan penyidikan termasuk sidang terhadap perkara yang menjadi perhatian publik. Kerahasiaan identitas pelaporan hanya dimungkinkan untuk diungkapkan apabila diperlukan dalam proses investigasi lanjutan dan untuk mematuhi hukum dalam proses penyidikan pihak berwajib.
Penanganan Pelaporan Pelanggaran
Apabila pelaporan yang diterima terindikasikan pelanggaran Fraud, maka penerima laporan Tim Anti Fraud dan Direktur Utama, memberikan inisiasi kepada Tim Anti-Fraud. Sedangkan, jika Pelaporan yang
Good Corporate Governance 2015
74/78
diterima merupakan kategori pelanggaran non-Fraud maka Penerima laporan (Tim Anti Fraud dan Direktur Utama) akan memberikan inisiasi tindak lanjut kepada unit terkait.
Media Pelaporan
Bank Victoria menerapkan beberapa cara mengirimkan laporan terkait dengan yang diduga terlibat dengan pelanggaran yang terjadi. Cara-cara penyampaian laporan pelanggaran tersebut adalah sebagai berikut:
1. Untuk pengaduan pelanggaran yang diduga dilakukan oleh karyawan Bank, penyampaian pengaduan pelanggaran ditujukan kepada Tim Anti Fraud. Pelaporan pelanggaran dapat dilakukan secara lisan, dengan surat, email atau sms (short message services) kepada Unit Anti Fraud pada alamat sebagai berikut:
Email: [email protected] SMS/Handphone: 08118707649
2. Untuk pengaduan pelanggaran yang diduga dilakukan oleh anggota Dewan Komisaris atau keluarganya, maka laporan ditujukan kepada Direktur Utama dengan alamat email [email protected]
3. Sedangkan untuk pengaduan pelanggaran yang diduga dilakukan oleh anggota Direksi atau keluarganya, laporan pengaduan ditujukan kepada Dewan Komisaris dengan dengan alamat email [email protected]
4. Jika terlapor merupakan anggota Tim Anti Fraud maka laporan dugaan terjadinya pelanggatan dikirimkan langsung kepada Direktur Utama.
Perlindungan Bagi Pelapor (Whistleblower)
Manajemen sangat menyarankan agar identitas Pelapor/Whistleblower dicantumkan, karena memudahkan untuk mendapatkan klarifikasi dan memudahkan Pengelola Whistle Blowing System (Tim Anti Fraud) untuk melakukan tindak lanjut investigasi pelanggaran tersebut. Kerahasiaan identitas Pelapor/Whistleblower akan dijaga kerahasiaannya oleh Pengelola Whistle Blowing System (Tim Anti Fraud) dan dijamin oleh Direksi dan Dewan Komisaris. Identitas Pelapor/Whistleblower ini juga diperlukan untuk menyampaikan hasil tindak lanjut penanganan dugaan laporan pelanggaran yang disampaikan Pelapor/Whistleblower. Dengan demikian, Pelapor/Whistleblower dapat mengetahui bahwa hasil pelaporannya tidak sia-sia. Untuk keperluan tersebut, diharapkan setidak-tidaknya, Pelapor/Whistleblower memberikan alamat surat atau email, atau nomor telepon atau telepon genggam dalam laporannya, untuk keperluan komunikasi lebih lanjut.
Laporan Anonim akan tetap diterima, akan tetapi tidak disarankan karena akan mempersulit komunikasi dengan Pelapor/Whistleblower terkait tindak lanjut dugaan pelanggaran tersebut.Terhadap laporan Anonim akan diseleksi dan ditindaklanjuti berdasarkan pertimbangan:
Tingkat potensi risiko dugaan pelanggaran yang dilaporkan;
Kredibilitas dan integritas dari substansi laporan dugaan pelanggaran;
Kemungkinan untuk memperoleh klarifikasi atau melaksanakan tindak lanjut dari terjadinya dugaan pelanggaran dari sumber-sumber lain.
Setiap laporan yang masuk, akan ditampung dan dilakukan penyaringan. Terhadap laporan yang diyakini keakurasiannya, maka dilakukan tindaklanjut oleh penerima pelaporan. Terhadap laporan yang tidak diyakini keakurasiannya, maka akan diabaikan dan disisihkan sebagai laporan yang tidak perlu ditindaklanjuti. Terhadap Pelapor/Whistleblower, apabila pelanggaran yang dilaporkan tidak terbukti melalui penyelidikan yang dilakukan oleh Tim Anti fraud maka tidak dikenakan sanksi.
Kepada Pelapor/Whistleblower yang beritikad baik, Bank Victoria memberikan jaminan perlindungan sebagai berikut:
1. Penyediaan saluran komunikasi Pelaporan (lisan, telepon, email) yang bebas dan rahasia ataupun penyediaan Ombudsman yang independen dan rahasia. Melalui saluran komunikasi ini. Pelapor akan mendapatkan informasi tindak lanjut penanganan laporan dugaan pelanggaran yang disampaikan;
Good Corporate Governance 2015
75/78
2. Jaminan kerahasiaan identitas Pelapor, terkecuali bila jika terdapat tuntutan hukum mengharuskan identitas ini menjadi dibuka di hadapan hakim;
3. Perlindungan dari tindakan balasan dari si Terlapor atau organisasi yang dilaporkan, perlindungan ini dapat meliputi:
Perlindungan fisik baik terhadap diri sendiri maupun keluarganya;
Perlindungan terhadap harta benda miliknya dan milik keluarganya atas terror ataupun pembalasan yang harus dialaminya
Perlindungan administratif yang berupa penundaan kenaikan pangkat, pemecatan, pengucilan di tempat kerja, mutasi yang tidak layak, termasuk kepastian kerja danlainnya;
Perlindungan hukum, dalam proses litigasi di Pengadilan Negeri, termasuk biayanya, dan bila perlu termasuk perlindungan melalui Lembaga Perlindungan Saksi dan Korban (LPSK).
Jaminan perlindungan ini dilaksanakan oleh Tim Anti Fraud sesuai dengan mekanisme yang berlaku.
Sosialisasi Whistleblowing System
Pengelola Whistleblowing System bertanggung jawab untuk melakukan sosialisasi, pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi Standar Operasional Prosedur (SOP) Whistleblowing System dengan tujuan untuk memastikan sasaran yang diinginkan ini tercapai. Demi mencapai hal tersebut, Pengelola Whistleblowing System wajib melaksanakan hal-halsebagai berikut:
1. Melakukan program promosi dan sosialisasi secara ekstensif dan intensif sehingga diperoleh pemahaman yang benar terhadap pelaksanaan prosedur Whistleblowing ini;
2. Menyelenggarakan tata laksana organisasi sedemikian rupa sehingga kerahasiaan Pelapor tetap terjamin, tetapi laporan pelanggaran yang disampaikan juga dapat ditangani dengan baik serta terdokumentasi dengan baik;
3. Melakukan laporan setiap semester kepada Direksi tentang pelaksanaan program Whistleblowing System terkait laporan dugaan pelanggaran meliputi sekurang-kurangnya;
Apakah prosedur Whistleblowing System dapat diterapkan dengan baik dan mendapatkan sambutan yang positif dari pegawai ataupun para pemangku kepentingan lainnya?
Apakah prosedur Whistleblowing System cukup efektif dalam melakukan deteksi dini dan pencegahan penyimpangan ataupun pelanggaran?
Apakah terdapat suatu pola pelanggaran tertentu yang sering berulang? Apakah kira-kira penyebabnya?
Saran perbaikan untuk meningkatkan efektifitas penerapan Whistleblowing System dalam mencapai sasaran penciptaan iklim kerja yang terbuka, tulus dan bertanggung jawab.
Sepanjang 2015, Bank Victoria telah melakukan sosialisasi Whistleblowing System di internal Bank Victoria. Kegiatan sosialisasi tersebut disampaikan kepada seluruh karyawan pada forum training/workshop Anti Fraud yang diadakan sebanyak 6 (enam) kali. Selain itu, untuk dapat menjangkau seluruh stakeholder Bank Victoria, sosialisasi Whistleblowing System juga dilakukan melalui website Bank dan berbagai media, seperti buletin internal, poster, sosialisasi etika maupun presentasi langsung kepada unit kerja terkait.
Laporan Whistleblowing System Tahun 2015
Sepanjang 2015, Bank Victoriatidak menerima pelaporan pengaduan terkait whistleblowing.
Corporate Social Responsibility (CSR)
Corporate Social Responsibility (CSR) merupakan salah satu dari penerapan GCG yang utama di Bank Victoria. Bank Victoria berkomitmen bahwa tanggung jawab sosial perusahaan (corporate social responsibility/CSR) merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari kegiatan operasional perusahaan. Perusahaan menyadari bahwa kinerja perusahaan tidak hanya diukur dari aspek ekonomi saja, akan tetapi juga kinerja sosial maupun lingkungan. Kesadaran ini didasarkan bahwa keberlanjutan perusahaan (corporate sustainability) tercermin dalam konsep triple bottom line yaitu people, profit, dan planet. Corporate Social Responsibility (CSR) merupakan salah satu dari penerapan GCG yang utama di Bank Victoria. Dewan Komisaris menilai bahwa pelaksanaan CSR sudah cukup efektif dan bagi Bank.
Good Corporate Governance 2015
76/78
Pelaksanaan CSR meliputi CSR terkait dengan lingkungan hidup; CSR terkait dengan ketenagakerjaan, kesehatan, dankeselamatan kerja; CSR terkait dengan pengembangan sosial dan kemasyarakatan; serta CSR terkait dengan tanggung jawab kepada konsumen. Pada tahun 2015, penggunaan dana untuk kegiatan pengembangan sosial kemasyarakatan mencapai sebesar Rp 39.000.000 meningkat dibandingkan tahun 2014 yang sebesar Rp 32.815.750.
Pelaksanaan Kegiatan CSR di Bank Victoria berpedoman pada SK Direksi No.170/SK-DIR/06/14 tanggal 26 Juni 2016, tentang Corporate Social Responsibility (CSR) Beasiswa PT Bank Victoria International Tbk dan Memo Internal Divisi Human Capital Management No.061/HCM-DIR/04/14 tanggal 29 April 2014, Perihal Pengajuan Usulan Corporate Social Responsibility (CSR) 2014 Beasiswa Pendidikan.
Program kegiatan CSR di Bank Victoria terbagi dalam 3 (tiga) bidang kegiatan, yaitu:
1. Program Pendidikan, yang diberikan dalam bentuk beasiswa kepada anak-anak Almarhum Karyawan Bank Victoria dalam rangka membantu dan meringankan biaya sekolah agar dapat melanjutkan ke jenjang pendidikan yang lebih tinggi.
2. Program Kesehatan, yang dilaksanakan dalam bentuk donor darah bekerja sama dengan Palang Merah Indonesia.
3. Program Keagamaan, yang dilaksanakan dalam rangka memperingati Hari Raya Keagamaan dan diberikan dalam bentuk santunan kepada panti asuhan dan bantuan peralatan kerja bagi masyarakat yang membutuhkan.