PROGRAM EXTENSION MEDAN
PENERAPAN ELECTRONIK DATA PROCESSING DENGAN
SISTEM MICROSOFT ACCOUNTING SYSTEM (MAS)
DALAM PENGOLAHAN DATA AKUNTANSI PADA
PT. SATYATAMA GRAHA TARA CABANG
SUMATERA UTARA
S K R I P S I
Oleh :
RIDHO AYU ARDILLA
NIM : 030522222
FAKULTAS EKONOMI
PERNYATAAN……….. i
KATA PENGANTAR ……… ii
ABSTRAK ……….. v
ABSTRACTION ……… vi
DAFTAR ISI……… vii
DAFTAR GAMBAR ………. ix
BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4
BAB II : LANDASAN TEORI A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ... 6
B. Pengertian Sistem Pengolahan Data Elektronic ... 7
C. Penggolongan dan Komponen-komponen Komputer .... 8
D. Metode Proses Data Dalam Proses EDP System ... 20
E. Akuntansi dan Elektronik Data Processing System ... 22
F. Kerangka Konseptual ... 26
BAB III : METODE PENELITIAN A. Tempat dan Waktu Penelitian ... 28
B. Sumber dan Jenis Data ... 28
C. Tehnik Pengumpulan Data ... 28
1. Sejarah Singkat Perusahaan……….…….. 30 2. Struktur Organisasi ……….…….. 30 3. Penerapan Komputer Dalam Akuntansi Dan
Informasi……….… 35
4. Penerapan Microsoft Accounting System pada
Perusahaan ………..…….. 40 B. Hasil Penelitian………. 47 1. Penerapan Komputer Dalam Akuntansi Dan Informasi... 47
2. Penggunaan Microsoft Accounting System pada Perusahaan……… 49
3. Hasil Observasi ………..……… 50
BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan……… 54
B. Saran ……….. 55
Gambar II-1. Skma Komponen Dalam Komputer……….. 10 Gambar II-2. Komponen-komponen Dalam CPU……… 16 Gambar II-3. Struktur Organisasi Pengolahan Data Elektronik……….. 26
Gambar II-4. Paradigma Penelitian………..… 27 Gambar IV-1. Struktur Organisasi PT. Satyatama Graha Tara Appraisal
Cabang Medan……… 31
A. Latar Belakang Masalah
Tujuan utama akuntansi adalah untuk memberikan informasi keuangan
yang digunakan pihak manajemen perusahaan maupun pihak-pihak diluar
perusahaan dalam rangka pengambilan keputusan. Bagi manajer perusahaan,
akuntansi adalah alat untuk memberikan informasi tentang kejadian-kejadian yang
bersifat financial dalam suatu periode tertentu. Dengan demikian manajemen
mampu menguasai keadaan perusahaan dan dapat menguasai jalannya perusahaan.
Dengan semakin berkembangnya perusahaan, maka akan diikuti pula
dengan semakin kompleksnya data yang diolah. Sehingga setiap perusahaan yang
ingin maju akan berusaha untuk memenuhi prinsip tepat waktu, tepat guna, tepat
sasaran dan dapat dipercaya dalam pengolahan data perusahaannya dalam rangka
pencapaian tujuan perusahaan dengan efektif dan efisien. Dengan demikian
kebanyakan perusahaan baik yang berskala kecil maupun yang berskala besar
dapat memanfaatkan dan mempergunakan teknologi yang ada, yakni penggunaan
komputer dalam pengolahan data akuntansi yang mempunyai
keunggulan-keunggulan dari pada pengolahan data akuntansi yang dilaksanakan secara
manual.
Pemilik dan pihak manajemen sekarang ini selalu mengharapkan
penggunaan komputer menjadi unsur yang sangat diperlukan sebagai pendukung
keakuratan. Dalam perusahaan yang menggunakan komputer, pemrosesan data
dapat terlaksana secara tepat karena komputer telah memiliki kemampuan teknis
untuk mengolah data berdasarkan program-program yang dimasukkan ke
dalamnya. Agar informasi yang diperoleh dalam penggunaan komputer sebagai
alat bantu itu baik dan memadai, maka diperlukan adanya sistem akuntansi pada
komputer yang disusun dengan baik. Sistem akuntansi yang baik itu mampu
menyediakan informasi yang tepat pada waktunya, mengamankan harta
perusahaan dan mengefisienkan biaya perusahaan.
Aplikasi dan instalasi komputer serta pengoperasiannya dalam perusahaan
adalah berbeda-beda, disebabkan karena perbedaan jenis dan kompleksitas
perangkat yang digunakan. Pengoperasian komputer mempunyai dampak yang
cukup berarti terhadap cara pengoperasian perusahaan, pengambilan keputusan
dan pendayagunaan fungsi akuntansi di samping pengaruh terhadap pemrosesan
data dan penyimpanan data.
Penerapan pemakaian Elektronik Data Processing dalam pengolahan data
akuntansi tentunya juga memerlukan suatu pengawasan intern atas komputer itu
sendiri. Untuk itu manajemen harus menetapkan pengawasan intern yang
memadai agar pengolahan data akuntansi tersebut menghasilkan informasi aktual
yang dapat dipercaya. Dalam hal ini perlu diadakan evaluasi pengawasan intern
dalam sistem pengolahan data dengan menggunakan alat bantu komputer yang
bertujuan untuk menemukan bukti-bukti yang harus dikumpulkan berdasarkan
kecukupan yang ada dan teknik evaluasi pengawasan intern dalam sistem
mendapatkan informasi mengenai sistem akuntansi dan memastikan bahwa sistem
tersebut sesungguhnya beroperasi sesuai dengan rencana.
PT. Satyatama Graha Tara Cabang Sumatera Utara yang mana kegiatan
usahanya adalah dibidang jasa konsultan property. Besarnya volume kegiatan
dalam operasional sehari-hari yang berhubungan langsung ataupun tidak langsung
dengan para pemakai jasa, sehingga sangat dibutuhkan data dan informasi yang
cepat, tepat dan akurat dalam penyajiannya. Dalam proses electronik data
processing dimulai dari pengentrian data kemudian diproses di bagian elektronik
data processing dengan menggunakan sistem Microsoft Accounting System
(MAS). Untuk mencapai tujuan di atas maka PT. Satyatama Graha Tara Cabang
Sumatera Utara menggunakan sistem komputerisasi Mas dalam menunjang
kegiatan usaha sehari-harinya termasuk dalam pengolahan data buku besar dan
pelaporan.
Berdasarkan uraian di atas, penulis menyadari betapa besar manfaat
komputer untuk membantu manajemen dalam menjalankan kegiatan perusahaan.
Dengan alasan-alasan yang dikemukakan di atas, kiranya perlu diadakan
penelitian yang dituangkan dalam skripsi penulis dengan judul “Penerapan Electronik Data Processing dengan Sistem Microsoft Accounting System (MAS) Dalam Pengolahan Data Akuntansi Pada PT. Satyatama Graha Tara Cabang Sumatera Utara”.
B. Perumusan Masalah
Cabang Sumatera Utara maka dalam penelitian ini penulis merumuskan
permasalahan sebagai berikut : “Apakah penerapan electronik data processing
dengan menggunakan sistem MAS (Microsoft Accounting System) dalam
pengolahan data akuntansi yang diterapkan pada PT. Satyatama Graha Tara
Cabang Sumatera Utara telah benar-benar efektif dan efisien serta dapat
memberikan informasi akuntansi yang tepat dan akurat bagi pimpinan.”
C Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan utama dalam melakukan penelitian ini
adalah :
1. Untuk mengetahui secara jelas bagaimana penggunaan EDP dengan
Microsoft Accounting System (MAS) dalam pengolahan data akuntansi
pada PT. Satyatama Graha Tara Cabang Sumatera Utara.
2. Untuk mengetahui dan memahami bagaimana penerapan pengendalian
intern perusahaan.
Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian adalah sebagai berikut :
1. Bagi penulis, untuk menambah wawasan dan pengetahuan serta
pengalaman mengenai komputer dan penggunaannya dalam praktek
nyata di lapangan.
2. Bagi perusahaan, dapat memberikan sumbangan pemikiran bagi
manajemen PT. Satyatama Graha Tara Cabang Sumatera Utara agar
3. Bagi masyarakat dan lingkungan akademis, sebagai bahan rujukan bila
ingin membahas dan memahami lebih jauh tentang penggunaan
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan bagian yang terpenting dari
informasi yang diperlukan pihak manajemen, agar dapat menghasilkan informasi
yang sesuai dengan suatu perusahaan. Menurut Marshall dan Paul John (2004 : 2)
memberikan pengertian sebagai berikut : “Sistem informasi akuntansi adalah
rangkaian dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang
berinteraksi untuk mencapai tujuan.”
Menurut James A Hall (2001 : 7) bahwa : “Sistem informasi adalah sebuah
rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi
dan didistribusikan kepada para pemakai.” Sementara itu George H. Bodnar dan
William S. Hopwood (2000 : 1) menyatakan bahwa : “Sistem informasi akuntansi
(SIA) adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan, yang diatur
untuk mengubah data menjadi informasi, informasi itu dikomunikasikan kepada
beragam pengambilan keputusan.”
Dari kutipan di atas jelas diketahui bahwa di dalam sistem akuntansi yang
perlu mendapat perhatian utama adalah mengumpulkan data agar sesuai dengan
informasi yang diperlukan sebagai alat untuk menggunakan buku-buku yang
dituliskan dengan tangan, mesin ataupun dengan alat elektronik lainnya.
Sistem informasi akuntansi memproses data yang diterima untuk
menghasilkan dokumen, laporan dan informasi lainnya dalam satuan mata uang
dalam satu periode, besarnya hutang kepada pemasok pada satu titik tertentu.
Sebagian informasi digunakan untuk mengetahui besarnya penyimpangan satu pos
biaya dari anggaran yang telah ditetapkan dan akhirnya informasi itu digunakan
untuk mengambil keputusan.
B. Pengertian Sistem Pengolahan Data Elektronic
Sistem akuntansi komputer atau sistem akuntansi otomatis elektronik
adalah pengolahan data akuntansi yang jumlahnya besar dengan peralatan
akuntansi seperti komputer.
Metode ini lebih cepat dari pengolahan data dengan manual. Peralatan
otomatis tersebut memungkinkan sistem akuntansi memperoleh, memproses dan
mendistribusikan jumlah informasi yang besar terutama setiap bentuk bisnis.
Proses pengolahan data akuntansi akan dapat dilakukan dengan lebih cepat bila
digunakan komputer, hal ini dapat terjadi karena kemampuan komputer mengolah
data lebih efektif dibandingkan manusia.
Menurut Cushing (2002, hal. 110), menjelaskan bahwa komputer adalah :
Suatu alat elektronik dengan kecepatan yang tinggi mampu melaksanakan perhitungan dengan operasi yang logis serta menyimpan dan melaksanakan instruksi yang akan memungkinkannya untuk melakukan serangkaian operasi tanpa campur tangan manusia.
Sedangkan menurut Lonkutoy (2002, hal. 612) menyatakan bahwa
komputer adalah : “Serangkaian mesin yang saling bekerja sama dengan
terkoordinasi secara penuh di bawah pengawasan suatu program yang disimpan ke
Berdasarkan kedua definisi tersebut di atas diambil kesimpulan bahwa
komputer merupakan suatu alat pembantu yang mampu untuk melaksanakan
tugas-tugas pengolahan data dan bekerja atas dasar program sebagai suatu
rangkaian instruksi. Selain itu komputer juga mempunyai pengertian yang lebih
kompleks dan lebih luas baik ditinjau dari segi tata kerja ataupun proses serta
manfaat dan sebagainya.
Komputer mempunyai ciri-ciri yang menurut Erwan Arbie (2001, hal. 161)
adalah sebagai berikut :
1. Mempunyai konstruksi kerja secara elektronis.
2. Bekerja di bawah kontrol “Operating Systems” dan melaksanakan tugas berdasarkan instruksi-instruksi yang disebut dengan “program”.
3. Merupakan suatu sistem yakni suatu rangkaian komponen- komponen peralatan dan fasilitas.
4. Mempunyai memory/memorizing capacity dalam apa yang disebut internal storage sebagai tempat penyimpanan data.
Mesin komputer bekerja secara elektrinis dan otomatis dengan kecepatan
yang tinggi serta mempunyai kemampuan untuk memecahkan persoalan yang
sangat rumit. Di samping itu memiliki kemampuan besar dalam hal pengolahan
data yang disertai pemecahannya secara matematis.
C. Penggolongan dan Komponen-komponen Komputer
Pada dasarnya komputer menurut Erwan Arbie (2001, hal. 170) dapat
diklasifikasikan melalui aspek-aspek tertentu yang terdapat di dalam komputer itu
sendiri yakni :
1. Komputer yang dibuat berdasarkan jenis data yang diolah seperti : a. Digital Komputer, yaitu sejenis komputer yang dibuat untuk
mengolah data kwantitatif berupa angka-angka atau huruf.
c. Hybrid Komputer, yaitu jenis komputer yang dipakai untuk mengolah data kwantitatif maupun kwalitatif. Mungkin data yang diolah merupakan data kwantitatif sedangkan hasilnya merupakan data kwalitatif ataupun sebaliknya.
2. Komputer yang dibuat menurut bidang masalah.
a. General Purpose Computer, yaitu suatu komputer yang tidak didisain secara khusus untuk menangani suatu aplikasi tertentu. b. Special Purpose Computer, yaitu komputer yang dibuat
berdasarkan pengolahan specific, misalnya untuk Office/Accounting System saja seperti bursa, saham data entry, komputer pacuan kuda dan lainnya.
3. Komputer yang dibuat menurut kemampuannya.
Dalam arti kemampuan komputer pada umumnya adalah kemampuan “memory dan operating System” dari komputer tersebut. adapun kemampuan komputer untuk menyimpan data ataupun instruksi yang berada pada otak memory adalah C.P.U. Sedangkan yang dapat lebih mudah diukur secara kwantitatif adalah memorinya.
Kemampuan komputer ini terbagi atas tiga jenis yaitu : a. Small – Scale Computer (4 KB sampai dengan 16 KB) b. Medium – Scale Computer (32 KB sampai dengan 64 KB) c. Large – Scale Computer (128 KB di atas).
4. Komputer yang dibuat menurut ukuran physik.
Komputer dapat pula dibedakan berdasarkan ukuran besar (maxi computer) dan juga berdasarkan ukuran kecil (mini computer). Berdasarkan ukuran physik komputer tersebut maka komputer dapat dikelompokkan atau dibedakan sebagai berikut :
a. Maxi Computers b. Mini Computers c. Micro Computers.
Bagian-bagian yang diartikan sebagai komponen fungsional yang menurut
teknologi sering dipakai di dalam dunia komputer diperinci sebagai berikut :
1. Input unit alat pembaca data
2. Central Processing Unit alat pengelola utama
3. Memory / Storage Unit alat penyimpan dat
4. Output Unit alat penghasil
Untuk mendapatkan kejelasannya maka sistem komputer yang dibentuk
Gambar II-1
Skema komponen dalam komputer
Sumber : Erwan Arbie (2001, hal. 183)
1. Input Unit
Bagian peralatan komputer yang bertugas untuk membaca data adalah
input unit. Komunikasi dengan suatu alat elektronic data processing
dimungkinkan melalui suatu alat pembaca data atau input unit yang secara
langsung dihubungkan dengan sistem komputer. Data yang disiapkan untuk
diolah, pertama dipindahkan ke dalam media yang selanjutnya akan dibaca
oleh alat pembacanya yaitu input device, dimana data yang dibawa diteruskan
ke dalam memory / storage unitnya dengan perantaraan Central Processing
Unit.
Istilah input di dalam sistem komputerisasi biasanya terdiri dari 2 jenis
pengertian yaitu :
a. Input adalah kata pengganti dari data artinya : apabila menyebut istilah
input, maka yang dimaksud adalah data. INPUT
UNIT
CENTRAL PROCESSING UNIT
OUTPUT
UNIT
MEMORY/
STORAGE
b. Input device ialah : alat yang menerima input dan kemudian membacanya
dan diteruskan kepada stotage unit. Jadi input device adalah alat pembaca
input.
Proses pengolahan data secara elektronis untuk menghasilkan suatu
informasi hanya dapat diperoleh melalui suatu alat yang mampu melakukan
pembacaan atas data yang bergungsi sebagai input atau masukan yang akan
diolah.
Menurut Anies Basamalah (2000, hal. 5) pengolahan data elektronik
adalah : “Serangkaian kegiatan dengan menggunakan komputer untuk mebgibah
informasi yang masih mentah (data) menjadi informasi yang berguna sesuai
dengan tujuannya.”
Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood (2000, hal. 2)
memberikan pengertian bahwa : “Ekeltronik Data Processing adalah
pemanfaatan teknologi komputer untuk melakukan pengolahan data
transaksi-transaksi dalam suatu organisasi.”
Dari dua pengertian di atas dapat dijelaskan bahwa sisten pengolahan data
elektronik itu memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
1. Pengolahan data atau pemrosesan data dilakukan dengan bantuan komputer
2. Dalam pengolahan data, komputer ini telah terbatas.
Berdasarkan uraian di atas dapat dinyatakan pengolahan data secara
otomatis mengikuti seperangkat instruksi dan erangkaian kegiatan terperinci
Komputer hanya akan bekerja sesuai dengan instruksi yang dinyatakan dalam
bahasa program yang telah diinput dalam komputer.
Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood (2000, hal. 5) yang
menjadi rangkaian kegiatan ini adalah sebagai berikut :
a. Proses masukan (inputting)
b. Penyimpanan (storing)
c. Pengolahan (processing).
d. Proses menghasilkan keluaran (outputting)
e. Pengendalian (controlling).
Berikut ini uraian dari rangkaian kegiatan dalam peralatan komputer yang
menjadi suatu alat elektronik data processing dalam perusahaan yaitu sebagai
berikut :
a. Proses masukan (inputting), yaitu mengumpulkan dan mencatat transaksi
atau fakta-fakta yang terjadi dalam perusahaan (organisasi). Pemasukan data
inilah yang disebut inputting.
b. Penyimpanan (storing), yaitu penyimpanan data atau informasi sehingga
pada waktu yang lain, pemakaiannya dapat menggunakan kembali data atau
informasi untuk diproses lebih lanjut atau sekedar melihat data informasi
tersebut, fasilitas penyimpanan yang merupakan salah satu kebalikan dari
penggunaan komputer yang mungkin bagi pemakainya untuk mengerjakan
c. Pengolahan (processing), yaitu memanipulasi masukan untuk menjadi
keluaran serangkaian kegiatan yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan
tertentu. Dalam hubungan dengan komputer maka pengolahan berarti
manipulasi (pemakaian atau menggunakan) masukan untuk dijadikan
keluaran sesuai dengan yang diharapkan.
d. Proses menghasilkan keluaran (outputting), yaitu menghasilkan informasi
yang berguna seperti dalam bentuk hasil cetakan (print out), neraca atau
disimpan ke dalam disket atau media yang penyimpan data lainnya.
e. Pengendalian (controlling), yaitu mengarahkan pola dan urut-urutan
sehingga keempat operasi yang disebut di atas dapat terlaksana sesuai
dengan yang dikehendaki oleh perusahaan atau organisasi yang
bersangkutan. Dengan kata lain pengendalian bertujuan untuk mengarahkan
perilaku ke arah pencapaian tujuan organisasi. Pengendalian ini
memungkinkan kegiatan orang-orang dan operasi di dalam organisasi
diarahkan ke aras tercapainya tujuan organisasi.
Manajemen memerlukan sistem pengendalian yang memadai agar
keakuratan, kelengkapan dan kehandalan EDP (elektronik data processing) dapat
membuat informasi yang dihasilkan tersebut tidak kehilangan manfaat dan dapat
tetap terpercaya. Di dalam operasonya komputer sebagai alat data dan manusia
sebatas sebagai pelaksana yang mengarahkan komputer dengan menghasilkan
program yang akan digunakan. Dengan demikian penerapan pengolahan data
secara elekteronik yang baik tentu didukung oleh suatu sistem pengolahan yang
Menurut Marshall dan Paul John (2004, hal. 3) unsur-unsur pengolahan
data akuntansi dengan menggunakan komputer terdiri atas :
a. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi.
b. Prosedur-prosedur, baik secara manual maupun yang terotomatisasi yang melibatkan dalam pengumpulan, pemrosesan dan penyimpanan data tentang aktivitas-aktivitas perusahaan. c. Data tentang proses-proses bisnis perusahaan.
d. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi atau perusahaan
e. Infrastruktur teknologi informasi termasuk komputer, peralatan pendukung dan peralatan untuk komunikasi jaringan.
Unsur vital dalam pemrosesan data adalah software yang berfungsi
sebagai pengelola aliran-aliran data dari jaringan komunikasi. Software
melaksanakan fungsi-fungsinya yaitu pengendalian, pengelolaan jaringan,
pengiriman data atau file, pendeteksi dan pengendali atas kesalahan serta
keamanan data.
2. Central Processing Unit (CPU)
Central Processing Unit merupakan otak dari pada komputer yang mana
merupakan pusat pengolahan serta pusat pengontrolan dari seluruh sistem
komputer yang sedang melaksanakan pekerjaannya. Sebagai otak dari suatu
sistem komputer maka central processing unit terdiri dari 5 bagian berdasarkan
fungsinya :
a. Main Memory Section (internal strorage unit )
Main memory section merupakan bagian untuk menyimpan data yang
diproses, yang sudah diproses dan instruksi-instruksi untuk bagian yang lain
dari CPU. Setiap lokasi penyimpan dalam main memory section mempunyai
Kode atau alamat ini digunakan untuk memanggil data tertentu maka
sebelumnya harus ditentukan alamat / kode data tersebut terlebih dahulu.
b. Arithmatic Logic Section
Arithmatic logic section merupakan bagian dari CPU yang berfungsi untuk
melakukan kegiatan perhitungan dan logika perhitungan seperti penambahan,
pengurangan, perkalian, pembagian.
c. Control Section
Bagian ini untuk mengkoordinasikan dan mengatur semua kegiatan dalam
sistem EDP dilakukan agar terdapat keserasian kerja antara setiap alat. Fungsi
bagian ini dilakukan dengan cara menentukan program komputer mana yang
akan dikerjakan lebih dahulu mengatur alat input / output memasukkan dan
mengeluarkan data dari tempat penyimpanan.
d. Memory / Storage Unit
Memory / Storage Unit adalah tempat menampung atau tempat untuk
menyimpan dta atau program yang merupakan suatu elektronic filling cabinet
dalam suatu komputer sistem.
e. Output Unit
Output unit ini adalah unit yang menerima informasi dari CPU dan
merubahnya ke dalam bentuk yang dapat dibaca. Output unit merupakan alat
yang akan bertugas untuk mengeluarkan hasil pengolahan dari CPU melalui
main storage. Istilah output unit di dalam sistem komputerisasi juga terdiri
1. Output adalah kata pengganti dari pada hasil pengolahan, apakah
informasi atau hasil lainnya.
2. Output device ialah alat yang menerima hasil pengolahan dari CPU
melalui main storage dan akan menghasilkan output
Kesatuan dari keempat komponen di atas membentuk suatu sistem
komputer, bermakna bahwa komputer merupakan jalinan atau rangkaian dari
sejumlah peralatam-peralatan yang saling berhubungan dan membentuk suatu
kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
Keseluruhan fungsi CPU dapat digambarkan dalam satu skema yaitu
sebagai berikut :
Gambar II-2
Komponen-komponen dalam CPU
Memori/Storage Unit
CPU
Sumber : Arbie (2001, hal. 193)
Dengan terdapatnya komponen-komponen CPU sebagaimana yang
digambarkan di atas maka CPU mempunyai perincian dalam fungsi-fungsinya
sebagai berikut :
Arithmetic & Logical
Unit
Control Unit (section)
a. Addressing Main Storage yang artinya CPU dapat memanggil kembali data
serta instruksi bila diperlukan dalam rangka pengolahan dan dapat pula
menentukan lokasi di dalam Main Storage untuk data dan instruksi tersebut.
b. Storing Information yakni CPU mempunyai kemampuan untuk menjemput
data dari Input Device dan menempatkannya ke dalam main storage, dan
selanjutnya akan diteruskan kepada output device.
c. Arithmetic Processing of Data yang berarti CPU mempunyai kemampuan
mengerjakan perhitungan melalui control section yang sesuai dengan
instruksi.
d. Logical Operation yakni CPU mengerjakan pula pelaksanaan comparing,
selecting, moving, sorting dan sebagainya sesuai dengan pemberian instruksi
melalui control section.
e. Squencing Instruction dimana CPU mampu mengontrol kegiatan pengolahan
melalui instruksi yang diberikan dalam hal benar atau tidaknya logika atau
program yang diberikan.
f. Fungsi lain dari pada CPU adalah dapat melakukan start ataupun men-stop
kegiatan input dan output devices yang dipergunakan selama berlangsungnya
proses.
Control Section/ Unit
Control section/unit merupakan bagian dari CPU yang mempunyai tugas
sebagai berikut :
c. Mengendalikan dan membimbing pengiriman data atau informasi ketika
berlangsungnya proses pengolahan antara storage unit dan arithmetic logical
unit.
d. Melakukan bimbingan data secara physik oleh ALU
Untuk melaksanakan suatu pengolahan data sesuai dengan tugas-tugasnya,
Control Section mempunyai langkah-langkah pelaksanaan sebagai berikut :
a. Melakukan start atas input dan output unit
b. Menyiapkan lokasi dalam storage unti bagi data atau instruksi yang akan
ditempatkan
c. Melakukan pengawasan atas kalkulasi yang dilaksanakan Arithmetic Logical
Unit (ALU).
d. Mengawasi pengiriman informasi dari Storage unit keoutput unit.
e. Menghentikan seluruh sistem komputer setelah proses pengolahan selesai.
Arithmetic Logical Section (ALU).
Bagian ini mempunyai peranan penting dalam CPU untuk melaksanakan
penjumlahan, pengurangan, pembagian, perkalian, menyatukan data, mengurutkan
data, memilih data dan sebagainya. Dalam pelaksanaan tugasnya ALU membagi
jenis operasi dalam 4 kelas yaitu :
a. Logical Operations
b. Decimal-Arithmetic yang dihubungkan dengan aplikasi bisnis.
c. Fixed-point arithmetic, dihubungkan dengan aplikasi ilmiah
Main Storage
Main storage sebagai tempat data dan instruksi dibagi dalam 4 bagian
yakni:
1. Input Storage Area
2. Program Storage Area
3. Working Storage Area
Berdasarkan pembagian tersebut maka setiap bagian dari storage area
mempunyai fungsi sebagai berikut :
1. Input Storage Area, merupakan area dari input storage yang dipersiapkan
untuk menampung data dan sekaligus membacanya dari input unit
2. Working Storage Area, merupakan tempat bagi Arithmetic Logical Unit
mengadakan coretan seta perhitungan
3. Program Storage Area, merupakan pembantu dari Control Section serta tempat
bagi instruksi untuk pengolahan
3. Memory / Storage Unit
Di dalam sistem komputer, Storage Unit adalah berfungsi sebagai tempat
menampung maupun menyimpan data yang berbentuk electrinic filling cabinet.
Penempatan Storage Unit dalam sistem komputer tidak sama untuk setiap jenis
komputer. Ada yang ditempatkan di dalam satu bangunan dengan CPU dan ada
pula yang memuat penempatannya terpisah dengan CPU.
4. Output
D. Metode Proses Data Dalam Proses EDP System Metode proses data pada dasarnya ada 2 cara yaitu :
a. Secara kelompok perkelompok (Batch processing)
b. Secara satu persatu (On-line processing)
Proses data secara perkelompok adalah cara memproses data dimana
transaksi yang dikumpulkan sampai saat tertentu untuk kemudian diproses
bersama-sama.
Sedangkan yang dimaksud dengan on-line processing adalah : cara
memproses data dimana transaksi yang terjadi langsung dimasukkan ke komputer
dan sekaligus diproses.
Kedua cara proses data tersebut dapat juga dikombinasikan sehingga ada
tiga cara (metode) untuk memproses data yaitu :
1. Terminal entry / on-line processing disebut juga on-line real time processing.
Dalam cara ini data dimasukkan lewat terminal setiap kali tersedia data dan
langsung diproses oleh komputer
2. Terminal entry / Batch Processing
Dalam cara ini data dimasukkan lewat terminal setiap kali tersedia data. Data
yang masuk ini tidak langsung diproses tetapi dikumpulkan dulu dalam satu
file. Sesudah sampai pada waktunya, file itu akan diproses oleh komputer
3. Batch entry / Batch processing
Dalam cara ini data yang ada dikumpulkan dalam suatu kelompok (batch)
kemudian pada saat (mix) tertentu data itu dimasukkan ke dalam komputer
Ketiga cara proses data di atas bila dirinci lebih lanjut akan nampak seperti
uraian berikut ini :
Terminal entry / on-line processing yaitu dalam cara ini setiap data yang ada
(single transaction) segera dimasukkan ke komputer lewat terminal untuk
diproses dengan demikian terminal merupakan alat masukan (input). Disamping
itu hasil keluaran (output) dari data / transaksi yang diproses juga akan nampak
pada terminal, sehingga terminal itu juga merupakan alat output. Agar transaksi
yang dimasukkan, sebelum diproses akan dilakukan pengecekan, validitas,
sehingga dapat diketahui jika ada kesalahan. Biasanya bila transaksinya
dimasukkan itu tidak valid, maka pesan tentang kesalahan itu akan nampak pada
layar monitor.
Terminal entry / on-line processing ini dapat dilakukan dengan empat cara
yang berbeda sebagai berikut :
1. Transaksi yang dimasukkan ke komputer akan diproses sampai selesai,
termasuk up-date (penyesuaian) dalam master file atau data base.
2. Transaksi yang dimasukkan ke dalam komputer akan diproses bersama
dengan menyesuaikan (permanent file) akan disesuaikan (up-date) setiap
periode tertentu.
3. Transaksi yang dimasukkan ke komputer akan segera diproses sampai selesai
sedangkan proses penyesuaian data reference dilakukan secara periodik.
4. Transaksi (data) yang terjadi akan segera diproses oleh komputer tanpa
E. Akuntansi dan Elektronik Data Processing System
Akuntansi mempunyai hubungan yang erat dengan sistem pengolahan data
elektronik yaitu dalam arti pemanfaatan EDP sistem untuk mengolah data
akuntansi. Berikut ini akan dikemukakan terlebih dahulu pengertian dan definisi
akuntansi. Secara umum akuntansi merupakan bahasa yang dapat memberikan
informasi tentang kondisi ekonomi suatu bisnis dan hasil usahanya pada suatu
waktu dan periode tertentu.
Sedangkan menurut Accounting Principles Board melalui pernyataan
nomor 4, yang dikutip dan diterjemahkan oleh Sofyan Syafri Harahap (2003, hal.
48) mendefinisikan akuntansi sebagai berikut :
Akuntansi adalah suatu kegiatan jasa. Fungsinya adalah memberikan informasi kuantitatif, umumnya dalam ukuran uang, mengenai suatu badan ekonomi yang dimaksudkan untuk digunakan dalam pengambilan keputusan ekonomi, sebagai dasar dalam memilih diantara beberapa alternatif.
Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa akuntansi tidak terbatas
pada pencatatan belaka, tetapi meliputi kegiatan lain seperti teknik pengawasan,
interprestasi laporan keuangan, prinsip-prinsip penyajian informasi yang
menghasilkan laporan keuangan. Cara-cara melaporkan fakta-fakta usaha yang
ditujukan untuk menghasilkan informasi keuangan yang akurat sebagai laporan
bagi pihak-pihak yang berkepentingan dalam pengambilan keputusan atas hal-hal
yang berkaitan dengan jalannya operasi perusahaan.
Elektronik digital komputer tidak dapat dipisahkan dari sistem informasi
akuntansi, karena informasi akuntansi merupakan bagian yang terpenting dari
informasi yang diperlukan oleh manajemen, agar dapat menghasilkan informasi
Barry E. Cushing (2002 : 3) mendefinisikan sistem informasi akuntansi
yaitu,
Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu sumber daya manusia dan modal dalam suatu organisasi yang bertugas untuk menyiapkan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari kegiatan pengumpulan dan pengolahan dan transaksi.
Akuntansi, sistem informasi akuntansi dan EDP system mempunyai kaitan
erat yang tidak terpisahkan. Sistem akuntansi dalam bisnis, digunakan untuk
memberikan data. Data diartikan fakta yang belum diorganisasi. Data berguna
sebagai bahan dasar yang objektif (relatif) di dalam proses penyusunan
kebijaksanaan keputusan oleh pimpinan, sedangkan dalam ilmu sistem informasi
akuntansi, yang dimaksud dengan data hanya dibatasi pada fakta akuntansi yang
bersifat keuangan.
Sistem informasi akuntansi, suatu kerangka kerja yang terintegrasi di dalam
perusahaan yang menggunakan sumber-sumber fisik untuk mentransformasikan
data ke dalam informasi keuangan untuk :
a. Kegiatan informasi dan pengolahan aktivitas-aktivitas perusahaan.
b. Pelaporan pencapaian perusahaan kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
Sistem akuntansi yang disusun untuk suatu perusahaan dapat diproses
dengan cara manual dan dengan cara elektronik yaitu dengan menggunakan
komputer, banyak kelebihan yang diberikan komputer yang merupakan
kelemahan manual, terutama dalam melaksanakan tugas memproses data dan
melaporkan berbagai akuntansi manual adalah:
a. Hampir keseluruhan data yang diproses bersifat keuangan dan pemrosesannya
c. Sistem penganggaran dan system standard cost terbatas penekanannya hanya
pada data keuangan dan tidak dapat ditujukan untuk menyediakan informasi
bagi proses pengambilan keputusan di kalangan intern manajemen.
Sistem akuntansi merupakan langkah dalam memproses data akuntansi
seperti laporan keuangan, langkah tersebut sampai sekarang tidak terpengaruh
dengan munculnya komputer, karena memproses data masih mengikuti double
entry untuk menyusun laporan keuangan yang standar di dalam dunia usaha.
Komputer melakukan hampir seluruh langkah yang dapat digambarkan sebagai
berikut :
1. Data (transaksi)
Data (transaksi) merupakan kejadian ekonomi yang bersifat moneter yang
menyebabkan terjadinya perubahan atas perkiraan-perkiraan harta, hutang, modal,
pendapatan atau biaya.
2. Bukti asli.
Transaksi mengakibatkan terciptanya bukti asli. Bukti asli tersebut
diantaranya dapat berupa order pembelian, order pesanan, daftar jam kerja, slip
setoran dan check.
Sistem pengolahan data dewasa ini sudah memasuki era yang semakin rumit
dan komplek. Baik didalam hal pengoperasian database, komponen terminal serta
peralatan lainnya. Sejalan dengan itu masalah kecepatan dalam bidang pengolahan
data, penghematan waktu dan efisiensi tenaga, penghindaran atas segala kesalahan
adalah merupakan aktivitas-aktivitas yang diharapkan dapat tercapai secara
sempurna melalui pengoperasian suatu instalasi komputer. Kenyataan ini
secara sempurna dan mantap yang diikuti dengan penerapan disiplin baru,
terutama bagi suatu perusahaan /instansi yang telah memutuskan untuk
memanfaatkan jasa komputer.
Penentuan atas lokasi suatu organisasi pengolahan data elektronis di dalam
perusahaan/instansi akan dipengaruhi oleh banyak hal seperti sifat instansi dan
organisasi maupun lingkup geografis perusahaan tersebut. Pengaruh tersebut juga
meluas kepada kerja yang didukung serta tingkat perkembangan komputerisasi
dan penguasaan aspek-aspek komputer bagi pelaksana yang akan menangani
komputerisasi tersebut. Penentuan lokasi itu juga tidak terlepas dari pengaruh
keinginan pemimpin instansi atau perusahaan yang bersangkutan.
Penentuan letak atau lokasi organisasi EDP System juga dipengaruhi oleh
ukuran besar atau kecilnya perusahaan/instansi tersebut. Pada dasarnya suatu
struktur organisasi Pengolahan Data Elektronis dapat digambarkan dalam suatu
Gambar II-3
Struktur Organisasi Pengolahan Data Elektronis
F. Kerangka Konseptual
Hadirnya EDP akan meningkatkan efisiensi perusahaan, mendukung
terciptanya alat bantu untuk pengawasan operasional perusahaan secara elektronik
yang dalam pelaksanaannya mendukung keakuratan data akuntansi. Dengan EDP
bermanfaat bagi perusahaan dalam membantu terlaksananya pengawasan,
terutama dalam pengolahan data akuntansi, dapat dilakukan dengan sistem
komputer secara otomatis yang menyimpan data dan kemampuan dapat
mengambil keputusan secara akurat.
Direktur Data
Scedulator Leuranan Analyst
Operators Data Entry
Oparator
Data Control Clents
Berdasarkan landasan teori dan masalah penelitian, maka dibuat kerangka
konseptual sebagai berikut :
Gambar II-4. Paradigma Penelitian
Data Transaksi
Meliputi :
a. Ketepatan waktu b. Input control
E D P
MAS Software
Informasi Akuntansi
Meliputi :
a. Apakah tepat waktu ? b. Akurat ?
c. Terpenuhi kebutuhan informasi ?
Hasil Laporan
a. Laporan Neraca b. Laporan Laba Rugi c. Laporan Arus Kas d. Laporan Perubahan Ekuitas
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian dilaksanakan di PT. Satyatama Graha Tara Cabang Sumatera
Utara yang terletak di Jalan Iskandar Muda No. 97 Babura Medan Baru. Waktu
penelitian dimulai pada bulan Maret 2007.
B. Sumber dan Jenis Data
Jenis data yang dikumpulkan bersifat kualitatif dan kuantitatif yang
bersumber dari data primer dan data sekunder.
1. Data primer merupakan data yang diperoleh langsung dari perusahaan
sebagai objek penelitian, atau dari perusahaan yaitu PT. Satyatama Graha
Tara Cabang Sumatera Utara tentang penerapan system EDP dalam
pengolahan data akuntansi.
2. Data sekunder yaitu data yang diperoleh dari sumber atau data yang telah
terdokumentasi seperti sejarah singkat perusahaan, struktur perusahaan dan
laporan keuangan serta dokumen lain yang mendukung.
C. Teknik Pengumpulan Data
Ada 3 teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini
yaitu :
a. Teknik observasi
c. Teknik dokumantasi yaitu dilakukan dengan mengumpulkan data yang
berkaitan dengan masalah dalam penelitian ini yangberasal dari buku-buku,
majalah-majalah, modul perusahaan serta sumber lainnya yang mendukung
penulisan skripsi ini.
D. Teknik Analisis Data
Dalam hal ini penelitian menggunakan tekhnik analisis statisistik deskriptif.
Sugiyono (2002, hal 142) mengemukakan bahwa statistik deskriptif adalah
“statistik yang digunakan untuk menganalisa data dengan cara mendeskriptifkan
atau menggambarkan data yang telah terkumpul sebagaimana adanya tanpa
bermaksud mambuat kesimpulan yang berlaku untuk umum dan generalisasi”.
Statistik deskriptif yang peneliti gunakan adalah dengan menghitung nilai
rata-rata/mean dengan rumus:
∑ Xi X =
N
Dimana : X = rata-rata hasil observasi
∑ Xi = Total skor hasil observasi
BAB IV
DESKRIPSI DATA DAN PEMABAHASAN
A. Data Penelitian
1. Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Satyatama Graha Tara beralamat di wisma Kodel Lt. 9, Jalan H.R.
Rasuna Said, Kav. B-4 Jakarta Selatan, yang didirikan berdasarkan akte notaris
Haji G.T. Alamsyah Harahap, SH No. 60 pada tanggal 27 Juli 1985, beralamat di
Gedung Kerta Niaga, Jl. Roa Malaka Selatan No. 35, Jakarta Kota dan perubahan
serta tambahannya dengan cabang-cabang di seluruh Indonesia termasuk cabang
di Medan. PT. Satyatama Graha Tara Appraisal Cabang Medan mulai didirikan
pada tanggal 1 April 1989 beralamat di Jl. Iskandar Muda No. 97 Babura –
Medan Baru.
Perusahaan ini bergerak di bidang jasa konsultan properti, melayani
konsumen dalam penilaian agunan, penyusunan studi kelayakan, pengawasan dan
pembuatan proposal UKL-UPL.
2. Struktur Organisasi
Organisasi dapat diartikan sebagai suatu lembaga atau kelompok
fungsional yang terdiri dari sekelompok orang yang mana berkerjasama untuk
mencapai tujuan tertentu. Struktur organisasi ini sendiri menunjukkan kerangka
dan susunan perwujudan pola tetap hubungan diantara fungsi, bagian ataupun
posisi, maupun orang yang menunjukkan kedudukan, tugas dan wewenang serta
Adapun struktur organisasi yang digunakan oleh PT. Satyatama Graha
Tara Appraisal Cabang Medan adalah garis dan staff seperti pada perusahaan
lainnya yang dibuat sesuai dengan keadaan yang ada yang berkaitan dengan
kebutuhan yang diarahkan bagi kelanjutan jalannya roda organisasi. Berikut akan
disajikan gambar struktur organisasi PT. Satyatama Graha Tara Appraisal Cabang
Medan
Gambar IV-1 Struktur Organisasi
PT. Satyatama Graha Tara Appraisal Cabang Medan
CABANG MEDAN Kepala Cabang
Manager / Supervisor Proyek
Supporting Supervisor Marketing
Appraiser : Staff Teknik
Staf :
1. Sekretaris 2. Kasir 3. Office Boy Wakil Kepala
Cabang
Pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing fungsi organisasi pada
PT. Satyatama Graha Tara Appraisal Cabang Medan adalah sebagai berikut :
a. Kepala Cabang
Tugas pokoknya :
1). Bertanggung jawab pada keadaan operasional perusahaan
2). Mewakili perusahaan di dalam maupun di luar perusahaan karena
kewajibannya atas nama perusahaan
3). Membuat rencana anggaran biaya bersama-sama dengan Kepala
Keuangan.
4). Menandatangani seluruh dokumen dan surat baik yang keluar maupun
masuk di perusahaan.
5). Menjalankan seluruh hak dan kewajiban yangtelah berlaku di perusahaan.
6). Membuat peraturan untuk kebijakan perusahaan.
b. Wakil Pimpinan Cabang
Tugas pokoknya :
1). Mewakili Kepala Cabang menemui klien apabila berhalangan hadir
2). Membantu Kepala Cabang mengawasi keadaan perusahaan
3). Menandatangani laporan pekerjaan untuk bidang pengawasan dan studi
kelayakan.
4). Sebagai pemasaran di dalam perusahaan.
c. Manager / Supervisor Proyek
Tugas pokoknya :
1). Menandatangani laporan pekerjaan penilaian yang telah dikerjakan oleh
2). Memberi teguran dan petunjuk penyelesaian laporan dan teknis yang akan
dikerjakan oleh surveyor.
3). Menilai suatu agunan berdasarkan nilai pasar atau nilai biaya asset
tersebut.
4). Menentukan surveyor yang akan menilai suatu agunan
5). Menentukan anggaran biaya yang harus dibayar untuk satu kali proyek.
6). Bertanggung jawab terhadap kualitas pekerjaan di lapangan secara
menyeluruh.
d. Kepala Keuangan, Supporting
Tugas pokoknya :
1). Mengawasi arus keuangan dari kantor cabang ke pusat
2). Mengawasi dan mengatur pembiayaan dan pembayaran baik untuk kantor
cabang maupun dengan pihak ketiga.
3). Melaksanakan verifikasi nota dan tagihan.
4). Melaksanakan pembayaran tagihan proyek
5). Menyusun anggaran serta mengatur penyediaan dana pembayaran
6). Penagihan rekening telepon, listrik dan air.
7). Memeriksa laporan keuangan dari kantor cabang dan menyampaikan
laporan keuangan ke kantor pusat.
e. Sekretaris
Tugas pokoknya :
1). Administrasi surat menyurat
4). Membantu kepala cabang dalam menghubungi klien untuk proyek
5). Notulen rapat
6). Membuat laporan produksi setiap satu periode.
f. Kasir
Tugas pokoknya :
1). Melaksanakan verifikasi nota dan tagihan
2). Membayar semua pengeluaran yang ada di dalam anggaran yang telah
dibuat oleh Kepala Keuangan
3). Membuat cash flow setiap harinya.
4). Administrasi keuangan dan control pembayaran
5). Perlengkapan kantor
6). Penjualan dan pelayanan konsumen.
g. Staf Teknik
Tugas pokoknya :
1). Menilai suatu agunan dalam satu kali proyek
2). Melaporkan hasil survey terhadap suatu agunan dalam bentuk laporan
yang telah ditandatangani oleh Manajer proyek
3). Menghubungi klien yang akan di survey agunannya.
h. Marketing
Tugas pokoknya :
1). Menyelenggarakan penjualan jasa untuk mendapatkan proyek
2). Melakukan folow up kepada bagian Account Officer di setiap bank yang
telah memiliki kerjasama dengan perusahaan.
4). Mengawasi pekerjaan staf teknik
5). Melakukan pendekatan ke klien-klien.
i. Office Boy
Tugas pokoknya :
1). Kebersihan kantor
2). Melayani karyawan dan tamu
3). Mengantarkan laporan ke bank atau ke klien
4). Menarik giro dan menukarkan kliring
5). Teknisi untuk membuat laporan.
3. Penerapan Komputer Dalam Akuntansi Dan Informasi
Era globalisasi mempengaruhi perekonomian hampir semua negara.
Evolusi dalam teknologi informasi dan komunikasi telah mendorong kemajuan
teknologi, produk, dan proses, serta terbentuknya masyarakat informasi.
Konsekwensi dari era kompetisi dunia usaha menjadi semakin ketat tampil
adaptif terhadap perubahan yang terjadi dengan melakukan perbaikan strategi dan
operasi perusahaan sudah merupakan tuntutan yang tidak terelakkan bagi dunia
usaha. Informasi akuntansi menjadi salah satu unsur strategi bagi pengambilan
keputusan suatu perusahaan. Kerumitan pengolahan transaksi keuangan
membutuhkan dukungan teknologi komputer yang memungkinkan pengolahan
data akuntansi secara cepat, relevan dan akurat.
Pengembangan penggunaan komputer pada PT. Satyatama Graha Tara
seluruh bagian yang merupakan bagian terpenting dalam operasi perusahaan yang
sebelumnya telah mendapat pendidikan dan pelatihan dari pemerintah dalam
program pengembangan keahlian dan keterampilan, dimana perusahaan ini dalam
pengawasan dan pembinaan DEPPERINDAG. Melalui program ini perusahaan
dikenalkan dengan program komputer khusus dalam mengolah data-data
akuntansinya.
Pengembangan komputer di dalam perusahaan meliputi unsur hardware,
software dan brainware-nya.
1. Hardware
Fasilitas hardware yang telah dikembangkan dapat dikatakan cukup
memadai dalam mengolah data perusahaan. Sesuai dengan perkembangan
teknologi masa sekarang ini, kapasitas RAM yang besar dapat mempercepat
proses pengolahan data-datanya (input).
Untuk mendukung pengolahan data dengan sistem komputerisasi
perusahaan menggunakan komputer. Adapun konfigurasi perangkat yang
dimiliki PT. Satyatama Graha Tara Appraisal Cabang Medan :
a. Komputer dilengkapi dengan printer Cannon BJC 8200 atau Cannon BJ
2000 SP.
b. Konfigurasinya terdiri dari CPU, Keyboard, dan dilengkapi dengan Hard
Disk berkemampuan 20 kilobyte serta Processor Pentium III dan RAM
128 MB.
Konfigurasinya sama dengan diatas namun dilengkapi oleh modem
2. Software
Software yang digunakan sebagai merupakan aplikasi komputer akuntansi
yaitu program MAS dan Operating System Windows ditambah dengan
program aplikasi yang telah dimodifikasi oleh programer. Berikut akan
dijelaskan secara singkat sehubungan dengan program MAS.
PT. MAS adalah perusahaan dengan kegiatan khusus mengembangkan
program akuntansi dan menangani penerapan komputerisasi untuk akuntansi
perusahaan. Sejak berdirinya 8 April 1984, PT. MAS (d/h. Micro Computer
Center) dibawah pimpinan Hasnil Wunady, MBA sebagai Presiden Direktur,
telah aktif melayani ribuan perusahaan pelanggan yang menggunakan program
MAS Accounting Software.
Dengan penguasaan yang mendalam, pengalaman dan team brainware
yang profesional, PT. MAS lebih mampu dan terandalkan untuk mengatur
komputerisasi akuntansi untuk bidang usaha apapun, keunggulan MAS
Accounting Software telah dikenal secara luas di Indonesia sejak 1984 dengan
ribuan customer base yang aktif memakainya. Selain itu lebih terjamin bagi
kesinambungan sistem akuntansi perusahaan pelanggan dengan inovasi
produk yang kontiniu mengikuti perkembangan mutakhir teknologi komputer
dan software.
Tidak semua data akuntansi dikelola dengan memakai program MAS,
melainkan ada beberapa input yang harus dikelola oleh program lain. Seperti
halnya dalam pengelompokan ada perhitungan piutang, perusahaan
Hal ini bukan dikarenakan tidak tersedianya fasilitas perhitungan piutang pada
program MAS.
Selain itu, perusahaan juga memakai fasilitas Database pada MS-Access
untuk perhitungan penyesuaian persediaan setiap akhir bulannya. Database
yang telah dimodifikasi tersebut mampu memberikan nilai akhir setiap jenis
persediaan bilamana diperlukan. Perhitungan nilai persediaan ini juga
didukung oleh proses manual (pemakaian kartu persediaan) yang nantinya
digunakan sebagai input pemrosesan data lebih lanjut pada MS-Access.
3. Brainware
PT. Satyatama Graha Tara Appraisal Cabang Medan Tbk khususnya
bagian keuangan yang diberikan tugas untuk mengoperasikan pengolahan data
secara elektronika ini umumnya telah dilatih melalui training-training yang
ada di dalam dan luar negeri. Training tersebut diadakan oleh pemerintah,
dimana training yang dilakukan umumnya menyangkut taknis operasi,
pembuatan program, dan sistem analisa dalam perusahaan. Selain training,
karyawan juga dilengkapi dengan buku-buku panduan dan prosedur
pengoperasian komputer.
Kesulitan-kesulitan masih sering ditemui di bagian tertentu meskipun
telah dibekali kemampuan dalam mengoperasikan komputer. Hal ini
disebabkan karena masih adanya kemampuan dalam mengoperasikan
komputer untuk program-program tertentu yang memang kurang dibutuhkan
dalam pekerjaan. Selain itu hal ini juga disebabkan karena belum adanya
prosedur rotasi penugasan untuk personal/operator komputer, sehingga para
dengan bagian mana ditempatkan. Disisi lain hal ini berdampak positif karena
membiasakan operator bekerja aktif dan mahir dalam menginput data
bagiannya sehingga kemungkinan kesilapan dapat dihindari. Ketiadaan
prosedur rotasi penugasan ini disebabkan karena masih terbatasnya operator
yang dimiliki oleh perusahaan.
Pemrosesan data umumnya digunakan dengan pendekatan sistem on-line
(real time), dimana data yang ada langsung dimasukkan lewat terminal dan
diproses oleh komputer sehingga dapat menghasilkan informasi yang
dibutuhkan. Selama pemrosesan data berlangsung, dilakukan review data yang
masuk untuk mengetahui kesalahan dalam pemasukan data. Jika terdapat
kesalahan maka harus di-edit. Kemudian berdasarkan data tersebut pihak
manajemen mengambil keputusan. Fasilitas seperti ini tersedia dalam program
MAS.
Prosedur yang dilakukan perusahaan telah didesain sedemikian rupa
sehingga seluruh rutinitas perusahaan yang berhubungan dengan akuntansi
telah berhubungan langsung dengan komputer, yang artinya pengolahan data
secara manual telah diambil alih dengan sistem komputerisasi.
Komputer sebagai alat bantu dalam pengambilan keputusan memegang
peranan penting dalam aktivitas perusahaan. Dalam memilih komputer yang
sesuai perusahaan harus melihat beberapa besar keuntungan dan biaya yang
dikeluarkan. Selain itu, pengembangan dan jenis-jenis mesin pengolah data
yang akan digunakan turut diperhatikan.
menyelenggarakan kegiatan akuntansinya, walaupun sistem akuntansi tersebut
belum sepenuhnya dilakukan dengan sistem komputerisasi. Merujuk dari
siklus akuntansi yang telah mengikuti prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku
secara umum, terutama dalam hal akuntansi keuangannya telah dilaksanakan
sesuai dengan Standard Akuntansi Keuangan (SAK) yang berlaku.
4. Penerapan Microsoft Accounting System pada Perusahaan
PT. Satyatama Graha Tara Appraisal Cabang Medan menyadari bahwa
dalam era globalisasi dibarengi dengan persaingan yang semakin ketat,
penguasaan informasi teknologi mutlak diperlukan untuk meningkatkan
efisiensi dan daya saing perusahaan. Kini dengan semakin terjangkaunya
penerapan komputer, perusahaan dapat meningkatkan sistem informasi
manajemen dengan memulai komputerisasi akuntansi menyeluruh dengan
biaya yang relatif murah, sehingga para manager dapat mengambil keputusan
yang lebih cepat dan tepat karena tersedianya informasi yang lebih lengkap,
akurat dan up to date.
Untuk itu PT. Satyatama Graha Tara Appraisal Cabang Medan
menerapkan konputerisasi akuntansi dengan Microsoft Accounting System
yang lebih efisien dan menguntungkan karena :
a. Meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja
b. Manajemen informasi yang lebih baik
c. Meningkatkan cash flow dan keuntungan perusahaan
Perusahaan menggunakan Microsoft Accounting System Software yang
dapat memberikan jaminan kesuksesan komputerisasi akuntansi dengan
menawarkan Best Product, Best Quality dan Best Service.
a. Best Product, maksudnya yaitu bahwa :
1). Program yang sudah siap pakai sehingga dapat diterapkan langsung
perusahaan
2). Telah disesuaikan dengan kondisi Indonesia, Standar Akuntansi
Keuangan dan Undang-undang PPh 1994.
3). Program dan laporan dalam bahasa Indonesia.
4). Program yang bekerja secara terpadu (full integrated)
5). Program yang dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan
perusahaan.
6). Dapat dihandalkan untuk pemakaian jangka panjang
7). Tersedia laporan dalam bulanan dan tahunan, seperti penjualan,
Pembelian dan lain-lain.
8). Dapat menghasilkan data untuk Intenal dan Eksternal
9). Harga yang lebih bersaing jika dibandingkan dengan High End
Accounting Software lainnya.
b. Best Quality
1). Program ditulis dengan bahasa Microsoft Visual Basic for
Application (VBA), bahasa komputer yang paling populer di dunia
2). Memakai database yang paling canggih untuk single user PC dan
Multi User System dengan Novell Netware atau Microsoft Windows
2003 dalam LAN / WAN.
MAS Professional versi Windows memakai database Microsoft
Access, database yang terpopuler di dunia untuk System Operasi
Windows. MAS Enterprise versi windows memakai databasse
Microsoft SQL Server 2000. database yang terbaik price / performace
untuk Windows 2003.
c. Best Service.
1). Training pemakaian software di tempat pelanggan (khusus multi user)
atau pengarahan dan training pemakaian di tempat MAS (untuk single
user).
2). Membantu mencari kesalahan yang disebabkan oleh data entry.
3). Dapat memberi training kembali staff baru, jika staff lama berhenti
4). Memberikan dukungan purna jual yang terbaik.
Adapun cakupan program yang terdapat dalam program Microsoft
Accounting System yang diterapkan oleh perusahaan diantaranya yaitu :
a. Finance
Untuk mengontrol keuangan perusahaan termasuk buku hutang, piutang,
kas, buku besar dan arus kas . Mencakup 5 modul: AR, AP, CL, GLCC,
CF.
b. Jasa Basic
Untuk bidang usaha jasa tidak termasuk pengontrolan pembelian dan
c. Jasa Pro
Untuk bidang usaha jasa termasuk pengontrolan pembelian dan
pemakaian bahan baku, Mencakup 8 Modul: MM, AR, AP, MP, BI, CL,
GLCC, CF.
d. Tranding
Untuk bidang usaha trading yang membeli barang dagangan untuk pasar
domestik tanpa purchase / sales order. Mencakup 8 modul: IN, AR, AP,
SI, PU, CL, GL, CF.
e. Distribution
Untuk bidang usaha distribution yang membeli barang lokal dan luar
negeri dan menjual untuk pasar domestik dan luar negeri dengan mata
uang asing dan Rupiah. Mencakup 10 modul: IN, AR, AP, SI, PU, CL,
GL, CF, SO, PO (multi currency)
f. Project Accounting
Untuk bidang usaha kontraktor yang membangun proyek sesuai dengan
pesanan dari developer. Mencakup 11 Modul: AR, AP, CL, GLCC, CF,
MM, MO, MP, FA, BI, PC.
g. Industri / Manufacturing
Untuk bidang usaha manufacturing yang memproduksi barang menurut
Job Costing atau massal dan juga melakukan penjualan. Mencakup 14
modul: IN, AR, AP, SO, SI, CL, GLCC, CF, MM, MO, MP, MR, FA, JC.
h. Hrm Bulanan
lembur, monitor aktivitas kerja, produktivitas, histori kerja dll untuk
karyawan bulanan.
i. Hrm Bulanan + Harian
Mencakup perhitungan PPh 21 (final), dengan metode gross, gross up,
netto. Termasuk resume karyawan, kontrol pinjaman karyawan,
pengobatan, jamsostek, absensi, lembur, monitor aktivitas kerja,
produktivitas, histori kerja dll untuk karyawan bulanan dan harian.
j. General Ledger
Untuk mengontrol jurnal buku besar dan menghasilkan laporan Keuangan
seperti Neraca Saldo, Neraca, Laba/Rugi, dan Rasio Keuangan untuk 99
departemen, Fasilitas Cost Center dan Multi Currency
Adapun penggunaan program yang disediakan dalam Microsoft
Accounting System (MAS) yang diterapkan PT. Satyatama Graha Tara
Appraisal Cabang Medan diantaranya yaitu ;
1. MAS Project Accounting yang meliputi modul Account Payable, Cash
Ledger, General Ledger, Material Purchase Order, Material
Management, Accounts Receivable, Cash Flow, Fixed Assets, Billing
dan Project Costing.
2. MAS Jasa Basic yang meliputi modul Account Payable, Cash Ledger,
General Ledger dan Cash Flow.
3. MAS HRM Bulanan + Harian meliputi modul HRM karyawan bulanan
dan HRM karyawan harian.
4. MAS General Ledger yaitu General Ledger dengfan Cost Center dan
Berikut akan disajikan contoh gambar bagan arus penerapan program
Microsoft Accounting System (MAS) untuk memproses data akuntansi cash flow
yang ada pada PT. Satyatama Graha Tara Appraisal Cabang Medan
Gambar IV-2
Penggunaan Program Microsoft Accounting System (MAS) Pada PT. Satyatama Graha Tara Appraisal Cabang Medan
Untuk Memproses Data Akuntansi Cash Flow
Diketahui bahwa akuntansi keuangan merupakan suatu aktivitas yang
berhubungan dengan pencatatan transaksi perusahaan yang bersifat finansial dan
membuat laporan atas transaksi tersebut. Dalam hal ini PT. Satyatama Graha Tara
Appraisal Cabang Medan menggunakan program Microsoft Accounting System
(MAS) menjadi laporan keuangan. Dengan dimanfaatkannya program ini, maka
Tahap yang harus dilalui dalam menyelesaikan siklus akuntansi melalui
komputer dengan memakai program Microsoft Accounting System (MAS)
adalah :
a. Membuat beberapa konfigurasi yang dibutuhkan, misalnya menentukan
jumlah digit yang diperlukan, nama perusahaan, alamat dan jenis perkiraan.
b. Membuat dan mengisi nomor perkiraan, nama perkiraan dan kode perkiraan.
c. Dengan adanya daftar nomor perkiraan, selanjutnya sudah dapat memulai
kegiatan sehari-hari dengan memasukkan data-data harian ke file jurnal yang
ada di menu utama. Apabila data yangtelah diisi tidak balance atau apabila
data-data jurnal yang dimasukkan terdapat kesalahan, komputer juga
menyediakan menu koreksi atas jurnal yang telah diisi.
d. Program ini juga menyediakan menu untuk mencetak buku besar dan buku
besar pembantu melalui menu proses posting.
e. Untuk mencek kembali apakah saldo semua perkiraan balance atau belum,
selanjutnya dapat mencetak neraca saldo / neraca percobaan. Hal-hal yang
dapat menyebabkan saldo pada neraca percobaan tidak balance antara lain :
1). Salah ketika memasukkan saldo awal.
2). Salah ketika memperbaiki saldo awal.
Tetapi memasukkan jurnal ataupun menghapus jurnal tidak akan
menyebabkan neraca percobaan tidak balance, begitu juga dengan menghapus
nomor perkiraan, bila telah diketahui sumber kesalahan, selanjutnya tinggal
f. Sebelum mencetak laporan keuangan, harus melakukan beberapa penyesuaian
terhadap perkiraan agar laporan keuangan dapat menggambarkan keadaan
yang sebenarnya.
g. Setelah itu dapat mencetak laporan keuangan yaitu :
1). Laporan Neraca
2). Laporan laba Rugi
3). Laporan arus Kas
4). Laporan perubahan Modal
5). Catatan atas Laporan Keuangan.
B. Hasil Penelitian
1. Penerapan Komputer Dalam Akuntansi Dan Informasi
PT. Satyatama Graha Tara Appraisal Cabang Medan merupakan perusahaan
yang tergolong besar dengan aktivitas yang sangat kompleks, dimana dalam
aktivitasnya memerlukan pengolahan data yang sangat tepat, cepat dan aman.
Untuk itu pula perusahaan dalam setiap aktivitasnya telah menggunakan
komputer. Hal ini menurut penulis sangat baik, selain dapat mempercepat segala
kegiatan, juga dapat dengan cepat memberikan informasi yang dibutuhkan baik
bagi pihak yang ada di dalam perusahaan maupun pihak-pihak yang ada di luar
perusahaan.
Komputer yang digunakan perusahaan menurut penulis merupakan
komputer dengan jenis komputer yang lengkap terdiri dari CPU, Keyboard, dan
Cannon BJ 2000 SP yang sangat sesuai dengan kebutuhan perusahaan dengan
aktivitas yang sangat kompleks. Selain itu seluruh komputer juga dilengkapi
dengan fasilitas internet, sehingga memudahkan bagi setiap pemakai komputer di
perusahaan untuk mengetahui perkembangan ekonomi atau bidang lain yang ada
di seluruh dunia.
Memang masih ada juga kesulitan bagi seorang pegawai untuk
mengoperasikan komputer bagian tertentu yang memang bukan pekerjaannya,
karena para pegawai hanya tahu menginput satu jenis data yang menjadi
wewenangnya saja yaitu yang berhubungan dengan bagian mana ditempatkan. Hal
ini menurut pimpinan perusahaan untuk membiasakan pegawai bekerja aktif dan
mahir dalam menginput data bagiannya saja sehingga pegawai terbiasa
mengerjakan apa yang menjadi tugasnya, dengan maksud kemungkinan kesilapan
atau kesalahan dalam bekerja dapat dihindari
Dalam pengolahan data akuntansi yang dilakukan perusahaan telah didesain
sedemikian rupa yang artinya pengolahan data secara manual telah diambil alih
dengan sistem komputerisasi. Sistem akuntansi yang dijalankan PT. Satyatama
Graha Tara Appraisal Cabang Medan mengikuti aturan-aturan yang berlaku secara
umum dalam hal menyelenggarakan kegiatan akuntansinya sepenuhnya
dilakukan dengan sistem komputerisasi dan telah mengikuti prinsip-prinsip
akuntansi yang berlaku secara umum, terutama dalam hal akuntansi keuangannya
telah dilaksanakan sesuai dengan Standard Akuntansi Keuangan (SAK) yang
2. Penggunaan Microsoft Accounting System pada Perusahaan
Seperti yang penulis uraikan sebelumnya bahwa pengolahan data meliputi
pengumpulan dan pemrosesan data untuk menghasilkan informasi yang
dibutuhkan. Pengolahan ini dapat dilakukan dengan manual ataupun dengan
menggunakan komputer. Dalam memilih alternatif ini, salah satu hal yang perlu
dipertimbangkan adalah perbandingan manfaat yang diperoleh dan biaya yang
dikeluarkan untuk menghasilkan informasi tersebut.
Dengan menggunakan sistem komputer program Microsoft Accounting
System (MAS), para pengguna sangat terbantu dalam pemrosesan data-data
akuntansinya. Komputer memproses dengan cepat data-data yang dimasukkan,
dan dengan menggunakan program Microsoft Accounting System (MAS),
pengguna tidak lagi menggunakam hitungan manual untuk mengetahui laba/rugi
perusahaan. Semua diproses melalui komputer dari mulai pencatatan jurnal
sampai menjadi laporan keuangan.
Sementara pemrosesan itu sendiri meliputi proses pengklasifikasian,
pengikhtisaran untuk selanjutnya menghasilkan repot-repot (laporan) yang
diinginkan. Dalam melaksanakan proses pengolahan data akuntansi dengan
menggunakan komputer sebagai alatnya, PT. Satyatama Graha Tara Cabang
Sumatera Utara telah merancang sistem komputer akuntansi dengan membagi
sistem tersebut ke dalam berbagai sistem yang saling berhubungan sehingga
pelaksanaan sistem komputer akuntansi di perusahaan menjadi tepat guna dan
3. Hasil Observasi
Penerapan electronik data processing dengan sistem Microsoft Accounting
System (MAS) dalam pengolahan data akuntansi pada PT. Satyatama Graha Tara
Cabang Sumatera Utara dapat dianggap sudah berjalan dengan baik walaupun
masih terdapat sedikit kekurangan terutama pada hal pengentrian data / input data.
Hal ini dikarenakan pada saat pengentrian sering mengalami kekeliruan yang
disebabkan oleh banyak faktor.
Dari segi penerapan sistem Microsoft Accounting System (MAS) dalam
pengolahan data akuntansi terutama terhadap pelaksanaan transaksi dan
pengolahan data akuntansi sudah termasuk baik dan memadai, dikarenakan sistem
MAS yang ada telah dilengkapi dengan perangkat hardware dan software yang
baik serta didukung oleh operator yang berpengalaman, hal tersebut di atas
berdasarkan hasil observasi penulis yang disajikan dalam bentuk tabulasi berikut
Tabel II-2 Lembar Observasi
No Instrumen Observasi Nilai
1 System EDP sudah diterapkan di perusahaan 3 2 Penerapan EDP menggunakan Microsoft Accounting System
(MAS) telah dapat membantu perusahaan untuk lebih efektif dan efisien dalam kegiatan perusahaan.
3
3 System EDP dengan program Microsoft Accounting System (MAS) memberikan kemudahan-kemudahan bagi karyawan untuk mencari informasi secara tepat dan cepat
3
4 Semua bagian dalam perusahaan telah menggunakan komputer dalam operasinya sehari-hari
2
5 Penggunaan komputer mencerminkan keefektifan dalam memberikan informasi akuntansi perusahaan
3
6 Program komputer yang telah diterapkan sangat mendukung dalam pengambilan keputusan terutama dalam bidang keuangan perusahaan
2
7 Komputer yang digunakan perusahaan selalu up-date dan mendukung keakuratan informasi yang dihasilkannya
3
8 Komputer membantu dalam mengeluarkan keakuratan dalam pelaporan keuangan perusahaan
3
9 Fasilitas program yang dirancang atau digunakan untuk pengolahan data persediaan sudah memenuhi kebutuhan aktivitas perusahaan
2
10 Pimpinan perusahaan selalu mempertimbangkan perkembangan program komputer sehubungan dengan pengolahan data akuntansi perusahaan
2
Xi = 26 26
Dalam pelaksanaan penelitian yang penulis lakukan analisis data melalui
lembaran observasi dari bagian akuntansi dengan terlebih dahulu disusun kriteria
panjang interval dari jawaban observasi, yaitu:
Rentang Panjang kelas interval =
Banyaknya kelas interval
Data terbesar – Data terendah =
4 - 1 =
4
= 0,75
Nilai 0,75 diatas selanjutnya dilihat masuk dalam kategori tertentu
yang menjadi dasar penyusunan interval yaitu sebagai berikut :
Tabel IV-3
Dari hasil observasi diatas, selanjutnya dihitung rata-rata untuk
mengetahui analisis penerapan electronik data processing dengan sistem
Microsoft Accounting System (MAS) dalam pengolahan data akuntansi pada PT.
Satyatama Graha Tara Cabang Sumatera Utara tergolong sangat memadai,
memadai, kurang memadai dan tidak memadai, dengan rumus sebagai berikut:
Dari hasil perhitungan diatas dapat diketahui bahwa rata-rata observasi
diperoleh 2,6 ini menunjukkan pada posisi 2,51 – 3,25 yang artinya adalah bahwa
analisis penerapan electronik data processing dengan sistem Microsoft
Accounting System (MAS) dalam pengolahan data akuntansi pada
