TUGAS AKHIR
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KAS PADA KANTOR
KOORDINASI PERGURUAN TINGGI SWASTA
WILAYAH I SUMATERA UTARA
Oleh :
SYNTHIA KARLINDA 112102161
PROGRAM STUDI D3 AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN 2014
i
limpahan rahmat, rejeki dan ridho-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
tugas akhir yang berjudul “Sistem Informasi Akuntansi Kas Pada Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta wilayah I Sumatera Utara”. Dimana tujuan dari pembuatan tugas akhir ini adalah guna memenuhi salah satu syarat
untuk menyelesaikan kelulusan pendidikan program Diploma pada Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Judul yang ditulis oleh penulis
untuk tugas akhir ini adalah “Sistem Informasi Akuntansi Kas Pada Kantor
Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta Wilayah I Sumatera Utara”.
Penulis menyadari adanya kekurangan dan kelemahan dalam penulisan
Tugas Akhir ini dikarenakan adanya keterbatasan waktu, informasi yang didapat,
serta pengetahuan penulis sendiri. Maka dari itu, penulis mengharapkan adanya
kritikan dan masukan, serta saran yang membangun dari berbagai pihak terutama
kalangan akademi guna melengkapi dan menyempurnakan. Tugas Akhir ini
selama proses penyelesaiannya Tugas Akhir ini banyak menghadapi kendala,
namun semua itu dapat dihadapi karena bantuan yang tulus dari berbagai pihak
yang kerap kali membantu penulis selama proses penulisan tugas Akhir
berlangsung.
Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih yang
sebanyak-banyaknya kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac. Ak, CA, selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
ii
2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, selaku Ketua Program Studi Diploma III
Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak, selaku Sekretaris Program Studi
Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
Utara.
4. Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak, selaku Dosen Pembimbing penulis
yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan
bimbingan, arahan, dan koreksi dalam proses penyelesaian tugas akhir,
sehingga penulisan tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.
5. Bapak Prof. Dian Armanto, M.Pd., MA., M.Sc., Ph.d, selaku Koordinator
Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta Wilayah I Sumatera Utara, yang
telah memberikan penulis izin riset di Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi
Swasta Wilayah I Sumatera Utara.
6. Ibu Rahmayati S.H, M.AP, selaku Kepala Bagian Umum Kantor Koordinasi
Perguruan Tinggi Swasta Wilayah I Sumatera Utara.
7. Ibu Dra. Leli Efriana, M.AP, selaku Kepala Sub Bagian Kepegawaian Kantor
Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta wilayah I Sumatera Utara.
8. Ibu Nurcahaya, SE, M.Si, Kepala Sub Bagian Keuangan Kantor Koordinasi
Perguruan Tinggi Swasta Wilayh I Sumatera Utara beserta para stafnya.
9. Kepada kedua orang tua saya ayahanda H. Yusli dan ibunda Hj. Dardanilla
serta saudara-saudara yang telah memberikan kasih sayang, semangat,
memberikan banyak doa, dukungan, dan nasihat kepada saya, sehingga saya.
Akhir kata penulis memanjatkan doa dan syukur kehadirat Allah SWT atas
segala bantuan dan rahmatnya yang telah diberikan, semoga akan memperoleh
iii
balasan yang berlipat ganda dariNya, dan Semoga tugas akhir ini dapat
bermanfaat bagi yang menggunakannya, dan menjadi amal ibadah bagi penulis.
Medan, Agustus 2014 Penulis,
112102161 Synthia Karlinda
iv DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... vii
DAFTAR GAMBAR ... viii
BAB I : PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3
1. Tujuan Penelitian ... 3
2. Manfaat Penelitian ... 3
D. Rencana Penulisan ... 4
1. Jadwal Survei/Observasi ... 4
2. Rencana Isi ... 5
BAB II : KANTOR KOORDINASI PERGURUAN TINGGI SWASTA WILAYAH I SUMATERA UTARA ... 7
A. Sejarah Ringkas ... 7
B. Struktur Organisasi ... 9
C. Uraian Tugas (Job Description) ... 11
D. Jaringan Kegiatan ... 23
E. Kinerja Terkini ... 24
F. Rencana Kegiatan ... 24
v
BAB III : SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KAS PADA KANTOR KOORDINASI PERGURUAN TINGGI
SWASTA WILAYAH I SUMATERA UTARA ... 27
A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ... 27
B. Komponen Sistem Informasi Akuntansi ... 28
C. Tujuan dan Peranan Sistem Informasi Akuntansi ... 29
1. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ... 29
2. Peranan Sistem Informasi Akuntansi ... 30
D. Sistem Informasi Akuntansi yang Digunakan oleh Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta Wilayah I Sumatera Utara ... 30
E. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas ... 31
1. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas ... 32
2. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas... 32
F. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta Wilayah I Sumatera Utara ... 32
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN ... 38
A. Kesimpulan ... 38
B. Saran ... 39
DAFTAR PUSTAKA ... 41
vi
DAFTAR TABEL
Nomor Judul Halaman
1.1 Tabel jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir ... 5
2.1 Visi dan Misi KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara ... 8
2.2 Tujuan dan Kebijakan Mutu KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara .... 8
2.3 Job Description KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara 2014 ... 11
2.4 Rencana Kegiatan KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara ... 24
3.1 Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas ... 34
vii
DAFTAR GAMBAR
Nomor Judul Halaman
2.1 Struktur Organisasi KOPERTISWilayah I Sumatera Utara ... 10
3.1 BaganProsedur Penerimaan Kas Kantor Koordinasi Perguruan
Tinggi Swasta Wilayah I Sumatera Utara ... 35
3.2 BaganProsedur Pengeluaran Kas Kantor Koordinasi Perguruan
Tinggi Swasta Wilayah I Sumatera Utara ... 36
1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah
Saat ini di Indonesia perkembangan akan ilmu pengetahuan dan teknologi
semakin lama semakin pesat perkembangannya terutama mengenai sistem
informasinya.Ini membuat perusahaan atau lembaga pemerintah harus dapat
memaksimalkan dan harus mampu mengimbangi dengan perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi tersebut.
Lembaga/instansi pemerintah pun sangat membutuhkan sistem informasi
akuntansi. Adanya sistem informasi akuntansi ini, lembaga pemerintah dapat
menghasilkan suatu informasi yang dapat membantu pihak-pihak yang terkait
dalam mengambil keputusan.Sistem informasi ini juga diharapkan dapat
mengurangi kesalahan yang terjadi, terutama sistem informasi akuntansi
mengenai kas (penerimaan kas dan pengeluaran kas) saat menghasilkan
informasi keuangannya dapat sesuai dengan standar akuntansi.
Kas merupakan hal yangpaling penting dalam setiap transaksi perusahaan
ataupun lembaga.Untuk itu diperlukan suatu sistem informasi akuntansi kas
yang mengatur mengenai penerimaan dan pengeluaran kas yang dirancang
sedemikian rupa sehingga setiap arus transaksi yang berhubungan dengan kas
dapat dicatat dengan baik.
Sistem informasi akuntansi jugasangat berperan, karena dapat memberikan
informasi yang diperlukan pihak manajemen. Selain itu, dapat memberikan
bantuan dalam menyajikan suatu pertanggung jawaban keuangan bagi
dan perhitungan laba rugi.Berdasarkan informasi yang diberikan akuntansi,
manajemen dapat mengambil keputusan dan kebijakan serta pengawasan untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Agar informasi yang dimaksud benar
dan tepat penyajiannya, maka syaratnya adalah menyusun prosedur yang baik.
Penulis melakukan penelitian pada Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi
Swasta Wilayah I Sumatera Utara yang beralamatkan di Jalan Setia Budi
Tanjung sari Medan.Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta Wilayah I
Sumatera Utara merupakan lembaga pemerintah yang bergerak di bidang
pendidikan dan kebudayaan.Penulis melakukan penelitian di bidang keuangan
yaitu bagian dimana pencatatan kas dilakukan.Kantor Koordinasi Perguruan
Tinggi Swasta Wilayah I Sumatera Utara sebagai salah satu lembaga/instansi
pemerintah tidak terlepas dari transaksi penerimaan dan pengeluaran kas
dimana volume transaksi yang terjadi sangat besar dan cepat.Kas sebagai alat
pembayaran yang likuid harus dikelola dengan baik untuk menghindari
penyelewengan dan penyimpangan.Penyelewengan dan penyimpangan kas
dapat dihindari dengan adanya suatu sistem informasi akuntansi penerimaan
dan pengeluaran kas yang baik.Dengan adanya sistem informasi akuntansi,
maka hal-hal yang merugikan perusahaan dapat dihindari dan diminimalisisasi.
Berdasarkan hal tersebut diatas, penguji perlu menguji keefektifan sistem
informasi akuntansi pada penerimaan dan pengeluaran kas dalam salah satu
lembaga pemerintah ini.Maka penulis merasa tertarik untuk
mengadakanpenelitian dan menyajikannya dalam bentuk tugas akhir yang
3
Swasta Wilayah I Sumatera Utara”. B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan diatas, maka
permasalahan dalam penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut : Apakah
Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta Wilayah I Sumatera Utara sudah
menerapkan sistem informasi akuntansi dalam kasnya?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian yang dapat diperoleh setelah melakukan penelitian
adalah:
a. Sistem informasi akuntansi yang digunakan oleh Kantor Koordinasi
Perguruan Tinggi Swasta Wilayah I Sumatera Utara dan sejauh mana
sistem informasi akuntansi tersebut diterapkan,
b. Untuk mengetahui bagaimana sistem penerimaan dan pengeluaran kas
pada Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta Wilayah I Sumatera
Utara,
c. Untuk dapat melihat dan memahami secara langsung bagaimana
praktek pelaksanaan sistem informasi akuntansi kas pada Kantor
Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta Wilayah I Sumatera Utara,
d. Peranan sistem informasi akuntansi dalam meningkatkan efektivitas
terhadap penerimaandan pengeluarankas Kantor KoordinasiPerguruan
Tinggi Swasta Wilayah I Sumatera Utara.
2. Manfaat Penelitian
sebagai berikut :
a. Menambah wawasan dan pengetahuan penulis tentang sistem informasi
akuntansi yang digunakan oleh Kopertis Wilayah I Sumatera Utara,
b. Sebagai pemahaman bagi penulis untuk mengaplikasikan teori-teori
yang didapat diperkuliahan kedalam organisasi atau perusahaan,
c. Sebagai bahan masukan bagi lembaga pemerintah untuk
menyempurnakan sistem informasi akuntansi kas pada Kantor
Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta Wilayah I Sumatera Utara,
d. Sebagai bahan referensi dan pertimbangan bagi peneliti lain yang
berkaitan dengan sistem informasi akuntansi.
D. Rencana Penulisan
Rencana penulisan adalah uraian tentang penyusunan tugas akhir secara
singkat dan jelas. Sistematika penulisan dalam penyusunan tugas akhir ini
terdiri dari jadwal penelitian dan laporan penelitian.
1. Jadwal Survei/Observasi
Jadwal penelitian dilakukan saat penulis telah selesai melakukan
magang di Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta Wilayah I
Sumatera Utara yang dilaksanakan tanggal 12 Maret 2014 s/d 23 April
2014, kemudian dilanjutkan dengan penyusunan laporan tugas akhir
sampai dengan selesai. Jadwal penelitian dan penyusunan tugas akhir ini
terdiri dari berbagai kegiatan yang dilakukan oleh si penulis mulai dari
pengesahan penulisan tugas akhir sampai dengan pengesahan tugas
5
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
NO. KEGIATAN
JUNI JULI
MINGGU KE
I II III IV I II 1. Pengesahan Penulisan Tugas Akhir
2. Pengajuan Judul
3. Permohonan Izin Riset
4. Penunjukan Dosen Pembimbing
5. Pengumpulan Data
6. Penyusunan dan Bimbingan Tugas
Akhir
7. Pengesahan Tugas Akhir
2. Rencana Isi
Penyusunan laporan penelitian ini terdiri dari empat bab, yaitu
pendahuluan, profil instansi (Kantor Koordinasi perguruan Tinggi Swasta
Wilayah I Sumatera Utara), topik penelitian, dan penutup dimana satu
sama lain saling berkaitan.
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini merupakan bab permulaan yang menguraikan
tentang latar belakang masalah,rumusan masalah, tujuan
dan manfaat penelitian, dan sistematika penulisan tugas
akhir yang terdiri dari jadwal penelitian dan pelaporan
BAB II : KANTOR KOORDINASI PERGURUAN TINGGI SWASTAWILAYAH I SUMATERA UTARA
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarahsingkat
instansi, struktur organisasi, job description,uraian tugas,
jaringan kegiatan, kinerja terkini, danrencana kegiatan
Kantor Koordinasi Perguruan TinggiSwasta Wilayah I
Sumatera Utara.
BAB III :SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KAS PADA
KANTORKOORDINASI PERGURUAN TINGGI
SWASTA WILAYAH I SUMATERA UTARA
Dalam bab ini penulis akan mencoba menganalisa dan
mengevaluasi pengertian sistem informasi akuntansi,
komponen sistem informasi akuntansi, tujuan dan peranan
sistem informasi akuntansi, sistem informasi yang
digunakan oleh Kantor Koordinasi perguruan Tinggi Swasta
Wilayah I Sumatera Utara, sistem informasi akuntansi
penerimaan dan pengeluaran kas, dan prosedur penerimaan
dan pengeluaran kas.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Merupakan bagian akhir dari penyusunan tugas akhir yang
terdiri dari kesimpulan serta saran yang dihasilkan dari
penelitian ini. Dilengkapi dengan daftar pustaka sebagai
sebapenelitian ini. Dilengkapi dengan daftar pustaka
sebagai referensi dari kesimpulan yang diperlukan dalam
7 BAB II
KANTOR KOORDINASI PERGURUAN TINGGI SWASTA WILAYAH I SUMATERA UTARA
A. SejarahRingkas
Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta (KOPERTIS) Wilayah I
merupakan salah satu instansi vertikal di daerah sebagai perpanjangan tangan
Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan Dan
Kebudayaan.Kopertis dibentuk pertama kali pada tahun 1972, berdasarkan
Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 054/0/1972
tanggal 25 Maret 1972 yang meliputi wilayah I s/d VII.Untuk Kopertis
Wilayah I, memiliki wilayah kerja yang meliputi Provinsi Aceh, Sumatra
Utara, Sumatra Barat dan Riau.Pada tahun 1990, Kopertis telah
dikembangkan menjadi 12 wilayah yang terdiri dari Kopertis Wilayah I s/d
XII dan Kopertis Wilayah I meliputi Wilayah Provinsi Aceh dan Sumatra
Utara yang tercantum sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan
Kebudayaan RI No. 0135/0/1990. Tahun 2013 Kopertis Wilayah I hanya
meliputi Provinsi Sumatera Utara saja karena Provinsi Aceh telah berdiri
sendiri, menjadi Kopertis Wilayah XIII, sesuai dengan Permendikbud No.1
Tahun 2013.
Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta Wilayah I Sumatera Utara
saat ini dipimpin oleh seorangKoordinator yaitu Bapak Prof. DianArmanto.,
M.Pd.,MA.,MSc.,Ph.D.
Adapun visi dan misi Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta
Tabel 2.1
Visi dan Misi Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta Wilayah I Sumatera Utara
Sumber : KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara
VISI : Menjadi katalisator peningkatan manajemen penyelenggaraan Pendidikan Tinggi melalui kegiatan pengawasan, pengendalian dan pembinaan PTS di Wilayah I Provinsi Aceh dan Sumatera Utara
MISI : • Mendorong terlaksananya penyelenggaraan Pendidikan Tinggi pada PTS Wilayah I yang sehat dan memiliki daya saing • Meningkatkan kualitas PTS di Wilayah I melalui pengawasan
dan pengendalian penyelenggaraan kegiatan Pendidikan Tinggi • Meningkatkan kualitas PTS di wilayah I melalui kegiatan
pembinaan penyelenggaraan kegiatan Pendidikan Tinggi • Menumbuhkembangkan proses pengawasan, pengendalian, dan
pembinaan penyelenggaraan Pendidikan Tinggi PTS di Wilayah I Provinsi Aceh – Sumatera Utara
Tabel 2.2
Tujuan dan Kebijakan Mutu KOPERTIS WILAYAH I Sumatera utara Sumber : KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara
TUJUAN
KEBIJAKAN MUTU
:
:
• Meningkatkan kinerja Kopertis Wilayah I melalui pelayanan prima untuk mendorong penyelenggaraan Pendidikan Tinggi oleh PTS di Provinsi Aceh dan Sumatera Utara
• Meningkatkan kemampuan PTS dalam
penyelenggaraan Pendidikan Tinggi
• Meningktakan sistem pengawasan penyelenggaraan Pendidikan Tinggi pada PTS di Kopertis Wilayah I • Meningkatkan sistem pengendalian penyelenggaraan
kegiatan Pendidikan Tinggi di Wilayah I
• Meningkatkan kualitas PTS di Wilayah I melalui pembinaan penyelenggaraan Pendidikan Tinggi
• Meningkatkan kualitas PTS di Wilayah I melalui pemberian bantuan untuk menunjang penyelenggaraan Pendidikan Tinggi
• Meningkatkan sinergi pengawasan penyelenggaraan Pendidikan Tinggi di Wilayah I
• Meningkatkan sinergi pengendalian penyelenggaraan Pendidikan Tinggi di Wilayah
9
B. Struktur Organisasi
Defenisi Organisasi adalah suatu wadah atau suatu badan kegiatan
sekelompok orang-orang yang bekerja sama dalam usahanya untuk mencapai
tujuan organisasi tersebut. Dalam wadah kegiatan itu setiap orang harus jelas
tugas, wewenang dan tanggung jawabnya, sehingga bila organisasi tersebut
ingin mencapai hasil yang terbaik haruslah dilaksanakan secara efektif dan
terarah.
Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan
kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana
hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Struktur organisasi juga merupakan
alat untuk membantu manajemen dalam mencapai tujuannya. Struktur
organisasi dapat memiliki pengaruh yang besar pada anggotanya. Pengaruh
struktur organisasi terhadap kepuasan dan kinerja karyawan mengarah pada
suatu kesimpulan yang sangat jelas. Struktur organisasi menjelaskan
bagaimana tugas kerja akan dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan
secara formal.
Hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian ataupun posisi maupun
orang-orang yang menunjukkan kedudukan tugas, wewenang dan tanggung
jawab yang berbeda-beda.Untuk mendapatkan suatu organisasi yang baik,
terlebih dahulu harus diterapkan sebuah kerangka kerja antar bagian yang
saling berhubungan dengan bagian lainnya dan setiap bagian harus mampu
mempertanggung jawabkan hasil kerja bagiannya.
Adapun struktur organisasi di Kopertis Wilayah I dapat terlihat seperti
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Kopertis Wilayah I Sumatera Utara Sumber : KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara
Koordinator
Prof. Dian Armanto, M.Pd., MA., M.Sc., Ph.D
Sekretaris Pelaksana
Drs. Rudy K Nababan, M.Si
Kabid Kelembagaan
11
C. Uraian Tugas (Job Description)
Kopertis Wilayah I yang bergerak dalam bidang pendidikan, dipimpin oleh
seorang Koordinator yang mempunyai tugas memperlancar jalannya
operasional instansi dan dibantu oleh staff yang masing-masing memiliki
tugas tersendiri.
Adapun tugas – tugas pokok masing-masing staff yang ada pada Kopertis
Wilayah I sesuai dengan Permendikbud No.1 Tahun 2013 dapat diuraikan
sebagai berikut :
Tabel 2.3
Job Description KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara Sumber : KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara 1. Koordinator
Deskripsi Tugas
a. Melaksanakan perumusan kebijakan pengawasan, pengendalian dan pembinaan perguruan tinggi swasta (PTS) dalam penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi dan kelembagaan serta pengembangan ketenagaan;
b. Melaksanakan koordinasi pengawasan, pengendalian dan pembinaan (Wasdalbin) PTS;
c. Melaksanakan koordinasi pelaksanaan pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi di PTS;
d. Melaksanakan koordinasi pengembangan penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi antar PTS;
e. Melaksanakan koordinasi pelaksanaan pemantauan dan evaluasi kelembagaan dan ketenagaan di PTS;
f. Melaksanakan koordinasi pengembangan kelembagaan di PTS;
g. Melaksanakan koordinasi pembinaan dan pengembangan ketenagaan di PTS;
h. Melaksanakan kerjasama antar PTS, antara PTS dan PTN, antara PTS dengan lembaga lain baik di dalam maupun di luar negeri, dalam rangka penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi serta pengembangan kelembagaan dan ketenagaan;
i. Melaksanakan koordinasi penyusunan petunjuk operasional (PO) dan Rencana Kerja Anggaran Rencana Kerja Anggaran (RKA) Kopertis; j. Melaksanakan koordinasi pelaksanaan program kerja, evaluasi, dan
k.Melaksanakan pengembangan sistem informasi Kopertis;
l. Melaksanakan pemeliharaan dokumentasi dan sistem informasi Kopertis;
m.Melaksanakan koordinasi penyusunan pelaporan BMN melalui Sistem Informasi Manajemen Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK-BMN);
n.Melaksanakan pengembangan BMN;
o.Melaksanakan koordinasi penyusunan laporan kinerja instansi pemerintah (LAKIP);
p.Melaksanakan koordinasi penyusunan laporan penyerapan anggaran melalui program Aplication Forcasting System (AFS).
2. Sekretaris Pelaksana
Deskripsi Tugas
a. Melaksanakan penyusunan rencana dan program kerja tahunan Sekretariat Pelaksana;
b. Melaksanakan penyusunan program kerja tahunan Koordinator Kopertis;
c. Melaksanakan kegiatan Wasdalbin PTS;
d. Melaksanakan fasilitasi dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan akademik pada PTS;
e. Melaksanakan fasilitasi dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan pada PTS;
f. Melaksanakan fasilitasi, pemantauan, dan evaluasi pelaksanaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat;
g. Melaksanakan fasilitasi, pemantauan, dan evaluasi kelembagaan pada PTS;
h. Melaksanakan fasilitasi, pemantauan, dan evaluasi kerja sama pada PTS;
i. Melaksanakan fasilitasi, pemantauan, dan evaluasi ketenagaan pada PTS;
j. Melaksanakan penyusunan petunjuk operasional (PO) dan Rencana Kerja Anggaran Rencana Kerja Anggaran (RKA) Kopertis;
k. Melaksanakan program kerja, evaluasi, dan penyusunan laporan pelaksanaan RKA Kopertis;
l. Melaksanakan penyusunan bahan pengembangan sistem informasi Kopertis;
m. Melaksanakan pemeliharaan dokumentasi dan sistem informasi Kopertis;
n. Melaksanakan penyusunan laporan Barang Milik Negara (BMN); o. Melaksanakan penyusunan bahan pengembangan BMN;
p. Melaksanakan penyusunan laporan kinerja instansi pemerintah (LAKIP);
13
r. Melaksanakan pengembangan dan pengelolaan sistem informasi pengawasan, pengendalian, dan pembinaan PTS;
s. Melaksanakan visitasi dan evaluasi kelembagaan dalam pemberian rekomendasi akreditasi PTS;
t. Melaksanakan pemberian pertimbangan bagi penerima bantuan dan hibah pada PTS;
u. Melaksanakan pemberian bantuan penelitian desentralisasi dan pengabdian kepada masyarakat;
v. Melaksanakan penyusunan pedoman pelaksanaan visitasi akreditasi PTS;
w.Melaksanakan kegiatan teknis pembinaan PTS;
x. Melaksanakan urusan kepegawaian, keuangan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan Kopertis;
y. Melaksanakan penyusunan laporan program kerja Sekretariat Pelaksana dan mempersiapkan laporan pelaksanaan program kerja Koordinator Kopertis. Melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan petunjuk pimpinan.
3. Bidang Akademik Kemahasiswaan dan Ketenaga Kerjaan
Deskripsi Tugas
a. Melakukan penyusunan program kerja tahunan bidang akademik pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat), kemahasiswaan dan ketenagaan;
b. Melakukan penyusunan bahan pelaksanaan Wasdalbin PTS bidang Akademik, Kemahasiswaan dan Ketenagaan;
c. Melakukan penyusunan bahan fasilitasi dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan akademik pada PTS;
d. Melakukan penyusunan bahan fasilitasi dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan pada PTS;
e. Melakukan penyusunan bahan pengembangan dan pengelolaan sistem informasi Wasdalbin PTS bidang Akademik, Kemahasiswaan dan Ketenagaan;
f. Melakukan penyusunan bahan pelatihan, penataran, workshop dan seminar bidang Akademik, Kemahasiswaan dan Ketenagaan;
g. Melakukan penyusunan bahan kegiatan teknis bidang Akademik, Kemahasiswaan dan Ketenagaan;
h. Melakukan penyusunan bahan pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan akademik, kemahasiswaan dan ketenagaan pada PTS;
i. Melaksanakan kegiatan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan bidang Akademik dan Kemahasiswaan;
j. Menyusun laporan pelaksanaan program dan anggaran bidang akademik, kemahasiswaan dan ketenagaan;
Bidang Akademik, Kemahasiswaan, dan Ketenagaan terdiri dari : a. Seksi Akademik dan Kemahasiswaan
Deskripsi Tugas
1) Melakukan peyiapan bahan program kerja dan anggaran tahunan Seksi Akademik dan Kemahasiswaan;
2) Melakukan penyiapan bahan penerbitan surat edaran bidang Akademik dan Kemahasiswaan;
3) Melakukan peyiapan bahan pelaksanaan Wasdalbin PTS bidang Akademik, Kemahasiswaan;
4) Melakukan peyiapan bahan fasilitasi dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan akademik pada PTS;
5) Melakukan peyiapan bahan fasilitasi dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan pada PTS;
6) Melakukan peyiapan bahan pengembangan dan pengelolaan sistem informasi Wasdalbin PTS bidang Akademik dan Kemahasiswaan;
7) Melakukan peyiapan bahan pemberian bantuan beasiswa (BBM/PPA/beasiswa lainnya) bagi mahasiswa;
8) Melakukan peyiapan bahan penerbitan surat keterangan perpindahan mahasiswa;
9) Melakukan peyiapan bahan pembuatan kontrak pendanaan penelitian mahasiswa;
10) Melakukan peyiapan bahan kegiatan teknis bidang Akademik dan Kemahasiswaan;
11) Melakukan peyiapan bahan pelatihan, penataran, workshop dan seminar bidang Akademik dan Kemahasiswaan;
12) Melakukan penyiapan bahan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan bidang Akademik dan Kemahasiswaan; 13) Membuat prosedur kerja Seksi Akademik dan Kemahasiswaan; 14) Menyusun laporan pelaksanaan kinerja dan anggaran tahunan
Seksi Akademik dan Kemahasiswaan;
15) Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen Seksi Akademik dan Kemahasiswaan;
16) Melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan petunjuk pimpinan.
b. Seksi Ketenagaan
Deskripsi Tugas
1) Melakukan penyusunan program kerja dan anggaran tahunan Seksi Ketenagaan;
2) Melakukan penyiapan bahan penerbitan surat edaran bidang ketenagaan Ketenagaan;
15
4) Melakukan penyiapan bahan usul pemberian tugas belajar dan tugas belajar atas biaya sendiri dalam dan luar negeri bagi dosen tetap yayasan;
5) Melakukan penyiapan bahan usul pemberian tunjangan tugas belajar bagi dosen tetap yayasan;
6) Melakukan penyiapan bahan usul perpanjangan tugas belajar bagi dosen tetap yayasan;
7) Melakukan penyiapan bahan usul pengaktifan kembali setelah tugas belajar bagi dosen PNS dipekerjakan dan dosen tetap yayasan;
8) Melakukan penyiapan bahan usul pemberian izin belajar atas biaya sendiri bagi dosen PNS dipekerjakan dan dosen tetap yayasan;
9) Melakukan penyiapan bahan usul penerbitan rekomendasi kunjungan ke luar negeri (seminar, workshop, konferensi, simposium) bagi dosen PNS dipekerjakan dan dosen tetap yayasan;
10) Melakukan penyiapan bahan penilaian angka kredit (PAK) jabatan akademik Asisten Ahli, Lektor, Lektor Kepala, dan Guru Besar dosen tetap yayasan;
11) Melakukan penyiapan bahan penerbitan keputusan PAK dan kenaikan jabatan akademik Asisten Ahli dan Lektor dosen tetap yayasan;
12) Melakukan penyiapan bahan usul PAK jabatan akademik Lektor Kepala dan Guru Besar dosen tetap yayasan ke Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kemdikbud;
13) Melakukan penyiapan bahan penerbitan keputusan inpassing dan kenaikan pangkat penyetaraan dosen tetap yayasan jabatan akademik Asisten Ahli dan Lektor;
14) Melakukan penyiapan bahan usul inpassing dan kenaikan pangkat penyetaraan dosen tetap yayasan jabatan akademik Lektor Kepala golongan ruang IV/a ke atas ke Biro Kepegawaian Setjen Kemdikbud;
15) Melakukan penyiapan bahan verifikasi dan validasi data sertifikasi dosen;
16) Melakukan penyiapan bahan sosialisasi sertifikasi dosen;
17) Melakukan penyiapan bahan pengumuman dosen tetap yang lulus sertifikasi dosen;
18) Melakukan penyiapan bahan usul perubahan NUPN menjadi NIDN;
19) Melakukan penyiapan bahan usul pindah antar perguruan tinggi swasta bagi dosen tetap yayasan;
20) Melakukan penyiapan bahan usul pindah antar Kopertis bagi dosen tetap yayasan;
22) Melakukan penyiapan bahan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan bidang ketenagaan;
23) Melakukan pengumpulan aktif mengajar dosen;
24) Melakukan pengumpulan laporan beban kerja dosen (BKD) semesteran dan daftar hadir pegawai;
25) Melakukan penyusunan prosedur kerja Seksi Ketenagaan;
26) Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen Seksi Ketenagaan;
27) Melakukan penyusunan laporan kinerja dan anggaran tahunan Seksi Ketenagaan;
4. Bidang Kelembagaan dan Sistem Informasi
Deskripsi Tugas
a. Melakukan penyusunan program kerja dan anggaran tahunan bidang Kelembagaan dan Sistem Informasi;
b. Melakukan penyusunan bahan pelaksanaan Wasdalbin bidang Kelembagaan dan Sistem Informasi;
c. Melakukan penyusunan bahan fasilitasi dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan bidang Kelembagaan dan Sistem Informasi;
d. Melakukan penyusunan bahan pengembangan dan pengelolaan sistem informasi Wasdalbin PTS bidang Kelembagaan dan Sistem Informasi;
e. Melakukan penyusunan bahan fasilitasi, pemantauan, dan evaluasi pelaksanaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat;
f. Melakukan penyusunan bahan fasilitasi, pemantauan, dan evaluasi kelembagaan pada PTS;
g. Melakukan penyusunan bahan fasilitasi, pemantauan, dan evaluasi kerja sama pada PTS;
h. Melakukan penyusunan bahan sosialisasi pelatihan, penataran,
workshop dan seminar bidang Kelembagaan dan Sistem Informasi; i. Melakukan penyusunan bahan kegiatan teknis bidang Kelembagaan
dan Sistem Informasi;
j. Melakukan penyusunan bahan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan bidang Kelembagaan dan Sistem Informasi;
k. Melaksanakan pengelolaan data dan informasi Kopertis dan PTS; l. Melakukan penyusunan laporan kinerja dan anggaran Bidang
Kelembagaan dan Sistem Informasi;
m.Melaksanakan penyusunan bahan pengembangan dan pengelolaan sistem informasi pengawasan, pengendalian, dan pembinaan PTS; n. Melaksanakan visitasi dan evaluasi kelembagaan dalam pemberian
rekomendasi akreditasi PTS;
o. Melaksanakan pemberian bantuan penelitian desentralisasi dan pengabdian kepada masyarakat;
17
akreditasi PTS;
q. Melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan petunjuk pimpinan.
Bidang Kelembagaan dan Sistem Informasi terdiri dari : a. Seksi Kelembagaan dan Kerja Sama
Deskripsi tugas
1) Melakukan penyiapan bahan program kerja dan anggaran tahunan Seksi Kelembagaan dan Kerjasama;
2) Melakukan penyiapan bahan penerbitan surat edaran bidang Kelembagaan dan Kerjasama;
3) Melakukan penyiapan bahan pelaksanaan Wasdalbin bidang Kelembagaan dan Kerja Sama;
4) Melakukan penyiapan bahan pengembangan dan pengelolaan sistem informasi Wasdalbin PTS bidang Kelembagaan dan Kerja Sama;
5) Melakukan penyiapan bahan fasilitasi, pemantauan, dan evaluasi pelaksanaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat;
6) Melakukan penyiapan bahan fasilitasi, pemantauan, dan evaluasi kelembagaanpada PTS;
7) Melakukan penyiapan bahan fasilitasi, pemantauan, dan evaluasi kerja sama pada PTS;
8) Melakukan penyiapan bahan laporan kinerja dan anggaran Bidang Kelembagaan dan Kerja Sama;
9) Melakukan penyiapan bahan visitasi dan evaluasi kelembagaan dalam pemberian rekomendasi akreditasi PTS;
10) Melakukan penyiapan bahan pemberian bantuan penelitian desentralisasi dan pengabdian kepada masyarakat;
11) Melakukan penyusunan pedoman pelaksanaan visitasi akreditasi PTS;
12) Melakukan penyiapan bahan visitasi PTS dalam pemberian rekomendasi izin penyelenggaraan perguruan tinggi baru, program studi baru, perubahan bentuk, dan pindah lokasi PTS;
13) Melakukan penyiapan bahan pemberitahuan masa berlaku akreditasi PTS;
14) Melakukan penyiapan bahan rekomendasi dan usul penyelenggaraan PJJ;
15) Melakukan penyiapan bahan usul penyelenggaraan perguruan tinggi di luar domisili;
16) Melakukan penyiapan bahan mediasi permasalahan-permasalahan PTS;
17) Melakukan penyusunan laporan data akreditasi program studi dan PTS pertriwulan;
18) Melakukan penyiapan bahan sosialisasi pelatihan, penataran,
19) Melakukan penyiapan bahan kegiatan teknis bidang Kelembagaan dan Kerja Sama;
20) Melakukan penyiapan bahan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan bidang Kelembagaan dan Kerja Sama;
21) Melakukan penyusunan prosedur kerja Seksi Kelembagaan dan Kerja Sama;
22) Melakukan penyusunan laporan kinerja dan anggaran tahunan Seksi Kelembagaan dan Kerja Sama;
23) Melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan petunjuk pimpinan.
b. Seksi Sistem Informasi
Deskripsi Tugas
1) Melakukan penyiapan bahan rencana kerja dan anggaran tahunan Seksi Sistem Informasi;
2) Melakukan penyiapan bahan penerbitan surat edaran bidang Informasi;
3) Melakukan penyiapan bahan pengelolaan dan pengoperasian Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT);
4) Melakukan pemeliharaan sistem PDPT; 5) Melakukan penyiapan data PDPT;
6) Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen PDPT;
7) Melakukan penyiapan bahan pengelolaan dan pengoperasian sistem informasi kepegawaian (SIMPEG) Kopertis;
8) Melakukan pemeliharaan SIMPEG Kopertis;
9) Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen SIMPEG Kopertis;
10) Melakukan penyiapan bahan pengelolaan dan pengoperasian Website
Kopertis (INHERENT, laman Kopertis, server, dokumen/data elektronik);
11) Melakukan penyiapan bahan pengelolaan jurnal ilmiah; 12) Melakukan penyiapan bahan direktori PTS;
13) Melakukan penyiapan bahan pembinaan sistem informasi Kopertis kepada PTS;
14) Melakukan verifikasi data dosen; 15) Melakukan verifikasi data mahasiswa; 16) Melakukan verifikasi data PTS; 17) Melakukan verifikasi ijazah;
18) Melakukan penyiapan bahan pelatihan, penataran, workshop dan seminar kegiatan sistem informasi Kopertis Wilayah I;
19) Melakukan penyusunan prosedur kerja Seksi Sistem Informasi;
20) Melakukan penyusunan laporan pelaksanaan rencana kerja dan anggaran Bidang Kelembagaan dan Sistem Informasi;
19
5. Bagian Umum
Deskripsi tugas
a. Melaksanakan penyusunan program kerja dan anggaran tahunan Bagian Umum;
b. Melaksanakan penyusunan bahan program kerja dan anggaran tahunan Sekretariat Pelaksana;
c. Melaksanakan penyusunan bahan program kerja tahunan Koordinator Kopertis;
d. Melaksanakan urusan kepegawaian, keuangan, dan ketatausahaan; e. Melaksanakan penyusunan bahan Sistem Manajemen Mutu (SMM); f. Melaksanakan pengelolaan BMN;
g. Melaksanakan koordinasi penyusunan prosedur kerja Kopertis;
h. Melaksanakan penyusunan pelaksanaan program kerja dan anggaran Bagian Umum;
i. Melaksanakan penyusunan bahan laporan pelaksanaan program kerja Sekretariat Pelaksana dan Koordinator Kopertis;
j. Melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan petunjuk pimpinan.
Bagian Umum terdiri dari : a. Sub Bagian Kepegawaian
Deskripsi Tugas
1) Melakukan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan Subbagian Kepegawaian;
2) Melakukan penyiapan bahan penerbitan surat edaran bidang Kepegawaian;
3) Melakukan penyiapan bahan usul formasi dan pengadaan pegawai;
4) Melakukan penyiapan rekapitulasi kehadiran pegawai;
5) Melakukan penyiapan bahan usul pengangkatan calon pegawai negeri sipil dan pengangkatan menjadi pegawai negeri sipil bagi calon pegawai negeri sipil;
6) Melakukan penyiapan bahan usul prajabatan calon pegawai negeri sipil;
7) Melakukan penyiapan bahan usul permintaan nomor induk pegawai (NIP) dan Kartu Elektronik Pegawai (KPE);
8) Melakukan penyiapan bahan usul permintaan kartu isteri (KARIS) dan kartu suami (KARSU);
9) Melakukan penyiapan bahan penetapan daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3) pegawai;
10) Melakukan penyiapan bahan pengambilan sumpah/janji jabatan pegawai negeri sipil dan naskah berita acara serah terima jabatan;
(DUK) pegawai dan dosen PNS dipekerjakan;
12) Melakukan penyiapan bahan penilaian angka kredit (PAK) jabatan akademik Asisten Ahli, Lektor, Lektor Kepala, dan Guru Besar dosen PNS dpk;
13) Melakukan penyiapan bahan penerbitan keputusan PAK dan kenaikan jabatan akademik Asisten Ahli dan Lektor dosen PNS dpk;
14) Melakukan penyiapan bahan usul PAK jabatan akademik Lektor Kepala dan Guru Besar dosen PNS dpk ke Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kemdikbud;
15) Melakukan penyiapan bahan usul kenaikan pangkat pegawai Kopertis dan dosen PNS dpk;
16) Melakukan penyiapan bahan usul pindah antar instansi/alih status PNS dari instansi lain menjadi dosen dpk di lingkungan Kopertis Wilayah I;
17) Melakukan penyiapan bahan usul pindah antar instansi/alih status dosen PNS dpk ke instansi lain;
18) Melakukan penyiapan bahan usul pindah antar unit kerja atau antar instansi pegawai Kopertis Wilayah I;
19) Melakukan penyiapan bahan usul perbantuan, penarikan dari perbantuan, dan pengaktifan kembali setelah perbantuan pegawai dan dosen PNS dpk ke instansi lain;
20) Melakukan penyiapan bahan usul pemberhentian dari jabatan organik bagi dosen PNS dpk yang diangkat menjadi pejabat Negara, Anggota KPU, dan lain-lain;
21) Melakukan penyiapan bahan usul pengaktifan kembali pegawai dan dosen PNS dpk setelah selesai menjadi pejabat Negara, Anggota KPU, dan lain-lain;
22) Melakukan penyiapan bahan usul peserta diklatpim pegawai; 23) Melakukan penyiapan bahan usul peserta diklat teknis pegawai; 24) Melakukan penyiapan bahan usul penerbitan rekomendasi untuk
mengikuti seleksi studi lanjut bagi pegawai;
25) Melakukan penyiapan bahan usul pemberian tugas belajar, tugas belajar atas biaya sendiri, perpanjangan tugas belajar dalam dan luar negeri, dan pengaktifan kembali setelah tugas belajar bagi pegawai Kopertis Wilayah I;
26) Melakukan penyiapan bahan usul pemberian izin belajar atas biaya sendiri bagi pegawai;
27) Melakukan penyiapan bahan usul pemberian cuti di luar tanggungan Negara, perpanjangan cuti di luar tanggungan Negara, dan pengaktifan kembali setelah cuti di luar tanggungan Negara
28) Melakukan penyiapan bahan usul mutasi pegawai Kopertis; 29) Melakukan penyiapan bahan usul kenaikan gaji berkala (KGB); 30) Melakukan penyiapan bahan usul KP4;
21
ijazah;
32) Melakukan penyiapan bahan usul peserta ujian dinas;
33) Melakukan penyiapan bahan usul permintaan kartu TASPEN; 34) Melakukan penyiapan bahan usul permintaan asuransi kesehatan
(ASKES);
35) Melakukan penyiapan bahan usul masa persiapan pensiun;
36) Melakukan penyiapan bahan usul pemberhentian dan pemensiunan pegawai;
37) Melakukan penyiapan bahan cuti tahunan pegawai;
38) Melakukan penyiapan bahan pembinaan aparatur (BINAP); 39) Melakukan penyiapan bahan usul pemberian hukuman disiplin
pegawai dan dosen PNS dipekerjakan;
40) Melakukan penyiapan bahan analisis jabatan (ANJAB) pegawai; 41) Melakukan penyiapan bahan usul pemberian rekomendasi atau
surat keterangan pengurusan pasport, surat pernyataan aktif mengajar, dan lain-lain;
42) Melakukan penyiapan bahan usul pemberian satya lencana; 43) Melakukan pengumpulan aktif mengajar dosen;
44) Melakukan penyiapan bahan usul peningkatan kesejahteraan pegawai;
45) Melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis dan sosialisasi peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian;
46) Melakukan penyusunan prosedur kerja Subbagian Kepegawaian; 47) Melakukan pengumpulan peraturan perundang-undangan di
bidang kepegawaian;
48) Melakukan pengumpulan dan penyimpanan prosedur kerja di lingkungan Kopertis;
49) Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan surat dan dokumen bidang kepegawaian;
50) Menyusun laporan kinerja dan anggaran Subbagian Kepegawaian;
51) Melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan petunjuk pimpinan.
b. Sub Bagian Keuangan
Deskripsi Tugas
1) Melakukan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan Subbagian Keuangan;
2) Melakukan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan Sekretariat Pelaksana;
3) Melakukan penyiapan bahan penerbitan surat edaran bidang Keuangan;
4) Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran gaji pegawai; 5) Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran uang makan
pegawai;
pegawai;
7) Melakukan penyiapan bahan pembayaran biaya operasional kendaraan dinas;
8) Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran biaya perjalanan dinas;
9) Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran tunjangan profesi dan kehormatan dosen PNS dan dosen tetap yayasan;
10) Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran beasiswa mahasiswa yang studi lanjut S1, S2 dan S3 dalam dan luar negeri;
11) Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran bantuan beasiswa kepada mahasiswa;
12) Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran dana hibah; 13) Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran kegiatan-kegiatan
di lingkungan Kopertis;
14) Melakukan penyiapan bahan usul pembayaran pajak;
15) Melakukan penyiapan rekonsiliasi laporan keuangan ke KPPN; 16) Melakukan penyiapan laporan triwulan ke Bapeda Propinsi; 17) Melakukan penyiapan laporan keuangan ke Ditjen Dikti;
18) Melakukan penyiapan laporan penyerapan anggaran ke Menteri Keuangan;
19) Melakukan penyiapan laporan e-monitoring keuangan;
20) Melakukan penyiapan laporan kinerja anggaran ke Ditjen Dikti; 21) Melakukan penyiapan laporan SIMKEU Kemdibud;
22) Melakukan penyiapan laporan anggaran Direktorat Tendik Ditjen Dikti;
23) Melakukan penyiapan laporan kinerja anggaran ke Ditjen Dikti; 24) Melakukan penyiapan laporan keuangan persemester dan
triwulan ke Ditjen Dikti;
25) Melakukan penyiapan bahan tuntutan ganti rugi (TGR);
26) Melakukan penyusunan bahan petunjuk operasional (PO) dan Rencana Kerja Anggaran Kementerian/Lembaga (RKAKL); 27) Melakukan penyiapan bahan TOR dan Rencana Anggaran Biaya
(RAB);
28) Melakukan penyiapan bahan penyerapan anggaran melalui program Aplication Forcasting System (AFS);
29) Melakukan pengisian kembali uang persediaan (revolving);
30) Melakukan penyusunan bahan laporan kinerja instansi pemerintah (LAKIP);
31) Melakukan penyusunan prosedur kerja Subbagian Keuangan; 32) Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen keuangan; 33) Melakukan penyusunan laporan kinerja dan anggaran Subbagian
Keuangan dan Kopertis;
23
c. Sub Bagian Tata Usaha
Deskripsi tugas
1) Melakukan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan Subbagian TataUsaha;
2) Melakukan penerimaan surat masuk;
3) Melakukan penyiapan bahan pelaksanaan keprotokolan;
4) Melakukan pengaturan keamanan dan ketertiban lingkungan Kopertis;
5) Melakukan pengaturan penggunaan kendaraan dinas; 6) Melakukan pengaturan pengemudi kendaraan;
7) Melakukan pengaturan ruangan, sarana dan prasarana kantor; 8) Melakukan pengaturan konservasi energi;
9) Melakukan penyiapan bahan kehumasan; 10) Melakukan penyiapan bahan bantuan hukum;
11) Melakukan pemeliharaan dan perawatan taman, gedung, ruangan, barang inventaris kantor, sarana dan prasarana;
12) Melakukan penyiapan bahan usul pengadaan barang dan jasa; 13) Melakukan pendistribusian barang inventaris kantor;
14) Melakukan pendistribusian barang persediaan; 15) Melakukan pendataan barang inventaris kantor; 16) Melakukan pendataan Barang Milik Negara (BMN);
17) Melakukan penyiapan bahan usul penghapusan barang inventaris kantor;
18) Melakukan entri data BMN ke Sistem Informasi Manajemen Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK-BMN);
19) Melakukan penyusunan laporan BMN secara periodik (triwulan, semesteran, dan tahunan);
20) Melakukan penyusunan bahan sosialisasi, pelatihan, penataran,
workshop dan seminar ketatausahaan;
21) Melakukan penyusunan prosedur kerja Subbagian Tata Usaha; 22) Melakukan penyusunan laporan kinerja dan anggaran Subbagian
Tata Usaha;
23) Melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan perintah pimpinan.
D.Jaringan Kegiatan
Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta (KOPERTIS) Wilayah I
merupakan salah satu instansi vertikal di daerah sebagai perpanjangan tangan
Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan Dan
Kebudayaan.Bertanggung jawab terhadap pembinaan dan pengawasan seluruh
E. Kinerja Terkini
Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai tujuan instansi tersebut. Untuk mencapai tujuan tersebut dengan
maksimal diperlukan pembagian tugas di setiap bagian yang ada ataubiasa
disebut dengan job description.
Kopertis Wilayah I Sumatera Utara yang sudah melakukan pembagian
tugas di setiap bagiannya.Namun kinerja terkini Kopertis Wilayah I Sumatera
Utara tidak hanya di dukung oleh pembagian tugas di setiap bagian saja,
tetapi juga dengan membagi tugas di setiap bagian tersebut kepada setiap
pegawai yang bekerja di bagian tersebut. Caranya adalah dengan mengubah
uraian tugas menjadi beban kerja lalu dihitung dengan standar kemampuan
rata – rata per pegawai perbulan atau pertahun.Jadi kinerja terkini kopertis
Wilayah I Sumatera Utara didasarkan pada kinerja pegawainya perbulannya
atau pertahunnya.
F. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara adalah :
Tabel 2.4
Rencana Kegiatan KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara 2014 Sumber : KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara
NO
. Nama Kegiatan Tanggal Pelaksanaan
1. Sosialisasi penugasan penelitian dan
pengabdian pada masyarakat 19 Juni
2. Pengelolaan sertifikasi Dosen semester ganjil
dan genap 4 – 5 April
3. Pemilihan Dosen berprestasi tingkat
KOPERTIS Wilayah I 7 – 8 Juli
25
dilingkungan KOPERTIS Wilayah I &
6 – 8 Oktober
5. Rapat koordinasi PTS dilingkungan KOPERTIS
Wilayah I 25 – 27 Agustus
6. TOT jabatan fungsional dosen dan angka
kreditnya di lingkungan KOPERTIS Wilayah I 11 – 13 Agustus
7.
Workshop jabatan fungsional Dosen dan angka kreditnya bagi Dosen PTS KOPERTIS Wilayah I
28 – 29 Agustus
8.
Workshop jabatan fungsional Dosen dan angka kreditnya bagi dosen PTS KOPERTIS Wilayah I ( daerah Tapsel dan sekitarnya )
14 – 15 Agustus
9.
Peningkatan kemampuan Dosen dalam penulisan artikel ilmiah bagi Dosen PTS Wilayah I
27 – 29 Agustus
10.
Pelatihan penyusunan proposal kegiatan pengabdian pada masyarakat bagi Dosen PTS KOPERTIS Wilayah I
19 – 21 Agustus
11.
Workshop peningkatan tatakelola Perguruan Tinggi dalam akreditasi Program Studi bagi PTS KOPERTIS Wilayah I ( tahap I )
7 – 9 Juli
12.
Workshop peningkatan tatakelola Perguruan Tinggi dalam akreditasi Program Studi bagi PTS KOPERTIS Wilayah I ( tahap II )
10 – 12 Juli
13. Workshop penyusunan RKAKL DIPA bagi
pegawai KOPERTIS Wilayah I 8 – 10 September
14. Workshop penyusunan LAKIP KOPERTIS
Wilayah I 13 – 15 September
15.
Workshop penyelesaian penetapan
inpassing/penyetaraan pangkat Dosen bukan PNS pada Perguruan Tinggi
18 – 20 September
16.
Workshop penyusunan dokumen usulan penghapusan di lingkungan KOPERTIS Wilayah I
17.
Workshop pengelolaan data EPSBED/PDPT bagi operator PTS di lingkungan KOPERTIS Wilayah I
6 – 8 Oktober
18.
Workshop pengingkatan tatakelola Perguruan Tinggi dalam akreditasi Institusi Perguruan Tinggi bagi PTS KOPERTIS Wilayah I
14 – 16 Juli
KOPERTIS Wilayah I ( tahap I )
20. Sosialisasi sertifikasi Dosen bagi Dosen PTS
KOPERTIS Wilayah I ( tahap II ) 2 – 3 Juli
21. Sosialisasi pengenalan program Mahasiswa
Wirausaha ( PMW ) 8 – 9 Juli
22. Bantuan program Mahasiswa Wirausaha
10 Juli &
5 – 12 Agustus
23. Monitoring dan evaluasi pelaksanaan program
Mahasiswa Wirausaha 20 – 22 Oktober
24. Festival seni tari budaya Sumatera Utara bagi
Mahasiswa PTS KOPERTIS Wilayah I 11 – 13 Agustus
25.
Pelatihan penulisan karya tulis ilmiah
Mahasiswa PTS KOPERTIS Wilayah I dalam rangka Pers Kampus
23 – 24 September
26. Festival Seni Suara ( menyanyi solo ) bagi
Mahasiswa PTS KOPERTIS Wilayah I 6 – 8 Agustus
27. Olimpiade Matematika bagi Mahasiswa PTS KOPERTIS Wilayah I
28. Olimpiade Fisika bagi Mahasiswa PTS KOPERTIS Wilayah I
29. Olimpiade Kimia bagi Mahasiswa PTS KOPERTIS Wilayah I
30. Olimpiade Biologi bagi Mahasiswa PTS KOPERTIS Wilayah I
31.
Olimpiade ONMIPA ( Matematika, Fisika, Kimia, dan Bilogi) tingkat Regional
KOPERTIS Wilayah I dan PTN
21 – 22 April
32. Debat Bahasa Inggris untuk Mahasiswa PTS KOPERTIS Wilayah I 20 – 22 Mei
33.
Debat Bahasa Inggris Mahasiswa tingkat
Regional PTS KOPERTIS Wilayah I dan PTN 10 – 12 Juni
34. Penyelenggaraan pemilihan Mahasiswa berprestasi 12 – 13 Mei
35. Pelatihan peningkatan karakter bagi Mahasiswa
PTS KOPERTIS Wilayah I 7 – 8 Oktober
36. Pelatihan peningkatan karakter bagi Mahasiswa
bidang Kesehatan PTS KOPERTIS Wilayah I 9 – 10 Oktober
37.
Penyelenggaraan pekan olahraga mahasiswa
27 BAB III
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KAS PADA KANTOR KOORDINASI PERGURUAN TINGGI SWASTA WILAYAH I SUMATERA UTARA A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
“Sistem adalah sekelompok elemen yang erat hubungannya satu dengan
lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu, dan
setiap sistem dibuat untuk menangani suatu yang berulangkali atau secara
rutin terjadi (Halim, 1994 : 16)”.
“Akuntansi adalah suatu suatu sistem informasi yang dapat memberikan
laporan kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai kegiatan/aktivitas
ekonomi dan kondisi suatu perusahaan/organisasi (Warren, Reece, Fess, 2008 : 10)”.
“Sistem akuntansi adalah organisasi formulir,catatan dan laporan yang
dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang
dibutuhkan manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi,
2001 : 3)”.
Sistem Informasi Akuntansi adalah susunan berbagai catatan, peralatan,
termasuk komputer dan perlengkapannya, serta alat komunikasi, dan
berkenaan dengan komponen atau sumber daya yang dimiliki oleh suatu
perusahaan atau instansi dalam mengolah data keuangan. Pelaksanaan dan
laporannya yang terkoordinasikan secara erat yang didesain untuk
mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan
Menurut Suwardjono (2002 : 75), “kas adalah uang atau alat pembayaran lain yang dapat disamakan dengan uang dan dapat digunakan secara bebas
untuk membiayai operasional suatu perusahaan atau instansi”.
Sistem Informasi Akuntansi Kas merupakan sistem informasi yang
digunakan untuk mengumpulkan dan mengklasifikasikan, memproses,
menganalisa dan mengkomunikasikan informasi kas yang dibutuhkan untuk
pengambilan keputusan dalam mengelola keuangan.
B. Komponen Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Azhar Susanto (2008 : 16) adalah :
“Dalam sebuah informasi akuntansi yang terintegrasi dalam sebuah sistemyang bekerja secara harmonis dalam rangka menghasilkan informasi yang dapat diandalkan oleh para pemakai, dalam konsep sistem informasi akuntansi yang harus diintegrasikan adalah semua unsur dan subunsur yang terkait dalam membentuk suatu sistem informasi akuntansi yang berkualitas. Unsur-unsur tersebut juga disebut sebagai komponen sistem informasi akuntansi yang terdiri dari hardware, software, brainware, prosedur, database dan jaringan komunikasi”.
Adapun komponen sistem informasi akuntansi menurut Azhar Susanto
(2008:73-83) adalah:
1. Hardware (perangkat keras)
Peralatan phisik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan,
memasukkan, memproses, menyimpan, dan mengeluarkan hasil
pengolahan data dalam bentuk informasi.
2. Software (perangkat lunak)
Kumpulan dari program-program yang digunakan untuk menjalankan
komputer atau aplikasi tertentu pada komputer.
29
Sumber daya manusia yaitu bagian terpenting dari komponen sistem
informasi akuntansi.
4. Prosedur
Rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secaraberulang-ulang
dengan cara yang sama.
5. Basis data
Suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga
memudahkan proses pencarian informasi.
6. Jaringan komputer dan komunikasi data.
Komponen-komponen yang digunakan dalam jaringan komunikasi data
satu sama lain harus berintegrasi secara harmonis atau bersinergi
membentuk jaringan komunikasi data dalam sistem informasi akuntansi.
C. Tujuan dan Peranan Sistem Informasi Akuntansi
Adapun tujuan dan peranan sistem informasi akuntansi adalah sebagai
berikut :
1. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Tujuan utama suatu sistem informasi akuntansi adalah menyediakan
informasi bagi manajemen untuk perencanaan dan pengendalian. Dengan
demikian sistem informasi akuntansi secara keseluruhan haruslah
menjamin bahwa sasaran setiap subsistem pokok dilaksanakan sesuai
dengan harapan manajemen. Karenanya, sistem informasi akuntansi harus
dapat memberikan pelayanan informasi untuk mendukung
Menurut Horngren dalam bukuHalim (1994 :23)adalah :
“Tujuan dari suatu sistem informasi akuntansi adalah untuk
menghasilkan laporan keuangan dan laporan-laporan lainnya yang
dapat digunakan oleh para manajer, para kreditur, dan orang-orang
yang berkepentingan untuk mengevaluasi perusahaan maupun instansi
pemerintah”.
2. Peranan Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi berperanan penting untuk menghasilkan
informasi akuntansi keuangan bagi kepentingan pihak eksternal
perusahaan ataupun organisasi, yaitu para pemegang saham, supplier,
investor, bank, fiskus dan pegawai. Informasi akuntansi keuangan oleh
pihak tersebut akan digunakan untuk pegangan menilai kewajaran usaha
perusahaan maupun instansi pemerintah. Peranan lainnya sistem informasi
akuntansi, yaitu untuk menghasilkan informasi akuntansi manajemen bagi
pihak internal, yaitu berbagai tingkat pimpinan perusahaan maupun
instansi untuk pegangan menilai efesiensi dan efektivitas perusahaan yang
dikelolanya.
Jadi dapat disimpulkan bahwa peranan sistem informasi akuntansi
adalah untuk memberikan gambaran kepada pihak ekstern dan intern
mengenai informasi keuangan perusahaan maupun instansi pemerintah
serta seluruh aktivitas dalam mencapai tujuan yang ditetapkan.
31
Kantor Koordinasi perguruan Tinggi Swasta wilayah I Sumatera Utara
merupakan suatu instansi pemerintah yang bergerak di bidang pendidikan,
maka sistem informasi yang digunakannya merupakan sistem informasi
akuntansi kepemeririntahan, yaitu suatu sistem informasi akuntansi yang
berasal dari Kementerian Keuangan.
“Akuntansi Kepemerintahan merupakan bagian dari akuntansi untuk
organisasi nonprofit (not-for-profit organization) yaitu untuk unit non
organisasi seperti pemerintah, rumah sakit, sekolah, universitas, yayasan, dan
sebagainya (Suwardjono, 2002 : 40)”.
Sistem Informasi akuntansi yang terbaru yang digunakan dalam mengatur
kas baik penerimaan maupun pengeluaran adalah “SILABI”namun sampai saat ini programnya belum berjalan pada Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi
Swasta Wilayah I Sumatera Utara.
E. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas
Kas merupakan aktiva yang bersifat liquid dan mudah yang digunakan dan
dipindahkan. Untuk itu kas perlu dijaga agar dapat dikontrol penggunaannya
sehingga tidak terjadi penyelewengan. Definisi kas menurut Zaki Baridwan (2001 : 86):“Kas adalah alat pertukaran yang dapat diterima untuk pelunasan utang, dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan sebesar
nominalnya, juga simpanan dalam atau tempat-tempat lain yang dapat
diambil sewaktu-waktu”.
Adapun sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas
1. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas
Kas adalah segala sesuatu ( baik yang berbentuk uang atau bukan ) yang
dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban
pada nilai nominalnya. Sistem informasi akuntansi merupakan sistem yang
menangani transaksi-transaksi yang berhubungan dengan penerimaan kas
yang terjadi secara rutin pada suatu perusahaan atau instansi pemerintah.
2. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
Didalam perusahaan ataupun instansi pemerintah, pengeluaran kas
merupakan suatu transaksi yang sering terjadi. Dana-dana yang dikeluarkan
oleh perusahaan ataupun instansi pemerintah misalnya digunakan untuk
biaya menyelenggaran suatu kegiatan, pemeliharaan, biaya gaji / upah
pegawai dan pengeluaran lainnya.
Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa pengeluaran kas adalah
transaksi-transaksi yang mengakibatkan berkurangnya saldo-saldo kas tunai,
milik perusahaan maupun instansi pemerintah baik yang berasal dari
pembelian tunai, pembayaran utang, pengeluaran transfer maupun
pengeluaran-pengeluaran lainnya. Pengeluaran kas dapat berupa uang
logam, cek atau wesel pos, uang yang dikeluarkan melalui bank atau
langsung dari piutang.
F. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada Kantor Koordinasi Perguruan tinggi Swasta Wilayah I Sumatera Utara
“Prosedur adalah suatu urutan kegiatan krerikal, biasanyamelibatkan
33
menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi
berulang-ulang (Mulyadi, 2008 : 5)”.
Sistem informasi akuntansi dan prosedur sangat erat hubungannya yaitu
sebagai suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan
disusun dengan suatuskema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu
kegiatan atau fungsi utama perusahaan/instansi. Dan prosedur adalah suatu
urutan pekerjaan terikat biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu
bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam
terhadap transaksi-transaksi perusahaan/instansi yang sering terjadi.
Prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan Kantor Koordinasi Perguruan
Tinggi Swasta Wilayah I Sumatera Utara meliputi serangkaian proses
pencatatan, pengikhtisaran, sampai dengan pelaporan keuangan yang
berkaitan dengan penerimaan kas serta pertanggungjawaban kembali, proses
inidapat dilakukan secara manual ataupun menggunakan sistem
terkomputerisasi.
Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta Wilayah I Sumatera Utara
tidak memiliki pendapatan dari hasil penjualan seperti perusahaan dagang,
karena Kantor Koordinasi perguruan Tinggi Swasta Wilayah I sumatera Utara
bukanlah merupakan perusahaan dagang (manufaktur). Semua kas yang
diterima murni dari APBN (Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara).
Penerimaan dana melalui KPKN (Kantor Perbendaharaan dan Kas Negara).
Prosedur pengeluaran kas pada Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi
swasta Wilayah I Sumatera Utara meliputi serangkaian proses baik manual
transaksi atau kejadian keuangan serta pelaporan keuangan dalam rangka
pertanggungjawaban yang berkaitan dengan pengeluaran kas pada Kantor
Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta Wilayah I Sumatera Utara.
Adapun prosedur penerimaan dan pengeluaran kas yang dilaksanakan oleh
KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara secara lebih rinci meliputi :
Tabel 3.1
Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas Sumber : KOPERTIS Wilayah I Sumatera Utara
Prosedur Penerimaan kas Prosedur Pengeluaran Kas
a. Apabila ingin mengadakan kegiatan
operasional, recana harus terdaftar padaAPBN (Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara).
b. Pihak Kopertis wilayah I Sumatera
Utara mengirimkan rencana Anggaran ke DIPA (Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran) .
c. Setelah diteliti, pihak KPKN (Kantor
Perbendaharaan dan Kas Negara) akan menyetujui rencana Anggaran tersebut.
d. Pihak KPKN mengirimkan
cek/mentransfer langsung kepada
Kopertis yang nilainya sesuai dengan Anggaran yang diajukan sebelumnya.
e. Kopertis melampirkan dokumen bukti
penerimaan uang/cek.
f. Mencatat pada buku besar di Bagian
Keuangan jumlah cek yang diterimadari KPKN.
g. Cek/Dana tersebut dikelola oleh pihak
Kopertis ( Bagian Keuangan Kopertis) untuk membiayai semua kebutuhan / kegiatan operasional Kopertis.
h. Bagian Keuangan membuat
pembukuan atas pemakaian cek/dana tersebut.
i. Pembukuan tersebut berisi tentang
Realisasi Anggaran yang akan diserahkan kepada APBN setiap bulannya sebagai pertanggungjawaban Kopertis.
j. Jika terjadi kelebihan dana, maka dana
tersebut akan dikembalikan lagi ke KPKN.
a. Menerima berkas/kwitansi
tagihan pembayaran.
b. Melampirkan dokumen
pendukung pengeluaran uang.
c. Membuat bukti pengeluaran
kas/cek dan mencetaknya.
d. Memaraf / meminta tanda tangan
pengesahan persetujuan pembayaran di buktipengeluaran
kas.
e. Meminta pengesahan pejabat
yang berhak menyetujui pembayaran di bukti pengeluaran kas.
f. Mencatat pada buku kas atau
buku besar keuangan setiap jumlah pengeluaran.
g. Membuat surat perintah
pembayaran dan surat perintah membayar selanjutnya pengeluaran kas dikeluarkan berdasarkan DIPA
h. Membuat laporan dalam bentuk
35
(setelah disetujui)
Gambar 3.1
Bagan Prosedur Penerimaan Kas Kantor KoordinasiPerguruan Tinggi Swasta Wilayah I Sumatera Utara
Kegiatan
APBN Kopertis Mengajukan
Rencana Anggaran melalui DIPA
Mengirimkan Cek
KOPERTIS WILAYAH I
SUMUT
Melampirkan Bukti Penerimaanan
kas Mencatat di Buku
Besar Keuangan Kopertis
Pengelolaan Dana Oleh
Kopertis
Pembukuan
Realisasi Anggaran KPKN
Gambar 3.2
Bagan Prosedur Pengeluaran Kas Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta Wilayah I Sumatera Utara
Menerima berkas tagihan pembayaran
Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran
Membuat bukti pengeluaran kas
Memaraf/meminta tanda tangan pengesahan pembayaran peluaran
Meminta pengesahan pejabat yang berhak menyetujui
pembayaran
Mencatat pengeluaran di Buku Besar keuangan
Membuat Laporan Realisassi Anggaran
Berdasarkan DIPA kas dialokasikan sesuai dengan
37
Dokumen-dokumen pendukung yang digunakan pada prosedur akuntansi
pengeluaran kas pada Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta Wilayah I
Sumatera Utara terdiri atas:
1) Kwintansi pembayaran dan bukti penerimaan lainnya merupakan dokumen
sebagai tanda bukti pembayaran.
2) Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) yang diterbitkan oleh bendahara /
pejabat Kopertis yang memiliki kewenangan.
3) Bukti transfer merupakan dokumen atau bukti apabila pembayaran
dilakukan melalui transfer.
4) Buku besar pengeluaran kas merupakan catatan yang diselenggarakan oleh
fungsi akuntansi untuk mencatat atau menggolongkan semua transaksi atas
kejadian yang berhubungan dengan pengeluaran kas.
5) Buku besar pembantu merupakan catatan yang diselenggarakan oleh
fungsi akuntansi untuk mencatat transaksi-transaksi dan kejadian yang
38
sebelumnya, maka penulis akan mencoba menarik kesimpulan dan mengajukan
saran-saran yang mungkin akan bermanfaat dan berguna pada KOPERTIS
Wilayah I Sumatera Utara.
A. Kesimpulan
Setelah penulis membahas secara teoritis dan kemudian membandingkan
dengan hasil penelitian yang dilakukan pada Kantor koordinasi Perguruan
Tinggi Swasta Wilayah I Sumatera Utara, maka dapat diambil beberapa
kesimpulan yaitu sebagai berikut:
1. Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta Wilayah I Sumatera Utara
dalam menerapkan sistem informasi akuntansi kas menggunakan Sistem
InformasiAkuntansi oleh Pemerintah yaitu Kementerian Keuangan,
2. Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta Wilayah I Sumatera Utara
sudah menerapkan Sistem Informasi Akuntansi dalam mengatur
penerimaan maupun pengeluaran kasnya sejak tahun 2005. Namun sistem
dari kementerian keuangan yang terbaru saat ini yaitu “SILABI”
programnya belum berjalan,
3. Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Wilayah I Sumatera Utara dalam
memperoleh kas, yaitu murni dari APBN karena Kantor
KoordinasiPerguruan Tinggi Wilayah I Sumatera Utara bukanlah sebuah
39
4. Prosedur Penerimaan dan pengeluaran kas telah dilaksanakan dengan baik
oleh Kantor Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta Wilayah I
Sumatera Utara dimana bukti–bukti penerimaan dan pengeluaran kas
dilaporkan dan disimpan oleh yang berwenang, serta telah dilakukan
pencatatan langsung dari penerimaan dan pengeluaran kas.
B. Saran
Berdasarkan semua penelitian yang telah dilakukan oleh penulis maka
disini penulis mencoba memberikan saran yang mungkin dapat membantu
bagi kemajuan Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Wilayah I Sumatera
Utara:
1. Pihak Kantor Koordinasi perguruan Tinggi Swasta Wilayah I Sumatera
Utara harus melakukan peningkatan sistem informasi akuntansi pada
kasnya diperiode yang akan datang. Dimana sistem terbaru yang
dikeluarkan oleh kementerian Keuangan tersebut akan sangat bermanfaat
sebagai umpan balik untuk memudahkan dalam mengolah informasi dalam
penerimaan dan pengeluaran kas.
2. Untuk menghindari terjadinya kecurangan dan penyelewengan kas pada
Kantor Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta Wilayah I Sumatera Utara
sebaiknya semua kwitansi yang telah dibayar, dicatat dalam suatu daftar
menurut waktu pengeluarannya dan diparaf oleh si penerima kwitansi
tersebut dan disesuaikan dengan tanggal dan nama pada kwitansi agar
3. Jika memungkinkan sebaiknya dilakukan pemeriksaan secara berulang
agar prosedur penerimaan dan pengeluaran kas di Kantor Koordinasi
41
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki, 2001, Sistem Penyusunan dan Prosedur, Edisi Kelima, BPEUKM, Jakarta.
Fathoni, Abdurrahman, 2006, Metode Penelitian dan Tekhnik Penyusunan Skripsi, Rineka Cipta. Jakarta.
Halim, Abdul, 1994, Bunga Rampai, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama,Cetakan Pertama, BPFE-YOGYAKARTA, Yogyakarta.
Hall, James. A, 2011, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi keempat, SalembaEmpat,Jakarta.
Mulyadi, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Tiga, Cetakan Ketiga, Salemba Empat, Jakarta.
Mulyadi, 2008, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Keempat, PenerbitSalemba Empat, Jakarta.
Sanusi, Anwar, 2013, Metodologi Penelitian Bisnis, Cetakan Ketiga, Salemba Empat, Jakarta.
