Prosedur Dan Pengawasan Penjualan Kredit Guna Meningkatkan Efektivitas Dan Efisiensi Usaha Di PT Coca Cola Bottling Indonesia Medan

(1)

Dame Betti Vnolia Sinaga : Prosedur Dan Pengawasan Penjualan Kredit Guna Meningkatkan Efektivitas Dan Efisiensi Usaha Di PT Coca Cola Bottling Indonesia Medan, 2010.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM S-I EKSTENSI MEDAN

SKRIPSI

PROSEDUR DAN PENGAWASAN PENJUALAN KREDIT

GUNA

MENINGKATKAN EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI USAHA

DI PT COCA COLA BOTTLING INDONESIA MEDAN

DIAJUKAN OLEH:

NAMA : DAME BETTI VINOLIA SINAGA

NIM : 050522146

DEPARTEMEN : AKUNTANSI

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

(2)

PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi ini yang berjudul:

“Prosedur dan Pengawasan Penjualan Kredit Guna Meningkatkan

Efektivitas dan Efesiensi Usaha di PT Coca Cola Bottling Indonesia Medan”,

Adalah benar hasil karya saya sendiri dan judul yang dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasi atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi level Program S1 Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Semua sumber data dan informasi yang diperoleh telah dinyatakan dengan jelas dan benar adanya. Apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh universitas.

Medan, 29 Mei 2009 Yang membuat pernyataan,

Dame Betti Vinolia

(3)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala berkat dan kasih karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Prosedur dan Pengawasan Penjualan Kredit Guna

Meningkatkan Efektivitas dan Efesiensi Usaha di PT Coca Cola Bottling

Indonesia Medan” sebagai salah satu syarat kelulusan dalam menyelesaikan

pendidikan program S1 Ekstensi Fakultas Ekonomi Departemen Akuntansi di Universitas Sumatera Utara.

Penulis telah belajar dan berusaha untuk membuat skripsi ini memiliki kualitas ilmu yang baik dan bermanfaat. Penulis menyadari adanya kekurangan dalam penulisan skripsi ini dan jauh dari kesempurnaan. Dengan hati dan pikiran terbuka penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun sehingga menjadi lebih baik dalam penyusunan dimasa mendatang.

Penulis menyadari sepenuhnya telah memperoleh bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak secara moral, materil dan ilmu pengetahuan. Oleh karena itu dengan setulus hati penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Arifin Akhmad, MSi., selaku Ketua Departemen Akuntansi dan Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE,M.Acc.,Ak., selaku Sekretaris Departemen Akuntansi.

(4)

4. Bapak Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak dan Ibu Dra. Salbiah, Ak selaku dosen penguji.

5. Bapak pimpinan serta seluruh staff karyawan PT. Coca Cola Bottling Indonesia Medan

6. Kedua orangtuaku terkasih A. Sinaga dan L. Br Pasaribu (+) dan kakak/abang R. Br. Sinaga, B. Br. Sinaga, R. Sinaga, M. Br. Sinaga, SPd, adikku Susi F Sinaga, SPd, Sertina R Sinaga, terimakasih buat doa, dukungan dan perhatian selama penyelesaian studi. Serta Robert M Rumahorbo yang telah setia menemaniku. Semuanya sungguh berarti bagiku.

7. Semua teman-temanku jurusan akuntansi ekstensi FE USU angkatan 2005.

Semoga karya ilmiah ini bermanfaat bagi semua pihak yang membacanya. Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih.

Medan, 29 Mei 2009 Penulis

Dame Betti Vinolia Sinaga

(5)

ABSTRAK

Penelitian ini adalah untuk mengetahui dan memberikan gambaran nyata mengenai hal prosedur dan pengawasan penjualan kredit dalam peningkatan efektivitas dan efisiensi usaha, sehingga diharapkan akan dapat membandingkan teori yang diperoleh dari bangku kuliah dengan praktek yang ada dilapangan.

Dalam penelitian ini, penulis menggunakan teknik Deskriptif. Jenis data yang digunakan adalah data primer dan sekunder. Adapun metode penganalisaan data yang digunakan adalah metode analisis deskriptif yaitu metode yang dilakukan dengan cara mengumpulkan, menyusun, menafsirkan dan mengklasifikasikan data sehingga memberikan keterangan yang lengkap bagi pemecahan masalah yang dihadapi.

Berdasarkan hasil penelitian ini, diperoleh bahwa perusahaan dalam kegiatannya pada produksi minuman ringan telah menjalankan program perencanaan dan produktivitas dengan se-efektif dan se-efisien mungkin

(6)

ABSTRACT

This research is to know and give the real information in about procedure dan supervise the credit selling in improving the effectivity and efficiency of the labour. So that, it’s expected to be able to compare the theory obtained from collage with field practice.

In this research, writer used the Descriptive technique. The kinds of data are primary and secondary data. The method used in analyzing the data is descriptive analysis which by are collecting, compiling, interpreting and classifying the data in order to give information to save the financial problem complete.

Base on this research result, obtained by that the company’s activity in producing soft drinks has done the good planning program and productivity as effective and efficiense precisely, quickly, trustworthy and accuraty

(7)

DAFTAR ISI

BAB II TINJAUAN PENELITIAN A. Pengertian Dan Konsep Penjualan Kredit ... 5

B. Pengertian dan Penggolongan Piutang ... 8

C. Prosedur Terjadinya Penjualan dan Piutang ... 9

D. Pengawsan Penjualan dan Piutang ... 14

a. Lingkungan Pengendalian ... 17

b. Sistem Akuntansi ... 18

c. Prosedur Pengendalian ... 19

E. Hubungan Penjualan Kredit dengan Analisa Umur Piutang ... 22

F. Hubungan Penjualan Kredit dengan Laporan Keuangan ... 25

G. Kerangka Konseptual ... 28

BAB III METODE PENELITIAN A. Tempat Dan Waktu Penelitian ... 29

B. Jenis dan Sumber Data ... 29

(8)

D. Teknik Analisa Data ... 30

BAB IV HASIL PENELITIAN A. Data Penelitian ... 31

1. Sejarah Perusahaan ... 31

2. Struktur Organisasi ... 31

3. Hubungan Penjualan Kredit dengan Produksi ... 35

4. Hubungan Penjualan Kredit Dengan Laporan Keuangan .. 37

5. Hubungan Penjualan Kredit Dengan Analisa Umur Piutang ... 37

B. Analisis Hasil Penelitian ... 38

1. Kebijakan Kredit ... 38

2. Prosedur Penjualan Kredit ... 40

3. Pengawasan Penjualan Kredit ... 42

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 45

B. Saran ... 47

(9)

DAFTAR GAMBAR

Nomor J u d u l Halaman

Gambar 2.1 Neraca ... 26

Gambar 2.2 Laba Rugi ... 27

Gambar 2.3 Kerangka Konseptual ... 28

(10)

DAFTAR TABEL

Nomor J u d u l Halaman

Tabel 2.1 Tabel Analisa Umur Piutang ... 23

Tabel 4.1 Tabel Jangka Waktu Jatuh Tempo ... 34

(11)

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Secara umum perusahaan mempunyai tujuan untuk memperoleh laba yang jumlahnya maksimal demi tercapainya kelangsungan hidup suatu perusahaan, dan untuk mencapai tujuan perusahaan tersebut diperlukan kebijakan manajemen dalam menetapkan sistem administratif yang efektif dan efisien.

Penulis melakukan penelitian pada PT Coca Cola Bottling Indonesia Medan, suatu perusahaan milik Asing yang beroperasi di bidang produksi minuman ringan. Penulis fokuskan hanya pada pemasaran yaitu pada transaksi penjualan sehingga pendapatannya bersumber dari hasil penjualan. Dalam pencapaian target laba, setiap saat perusahaan harus berusaha agar volume penjualannya dapat meningkat, baik melalui penjualan tunai maupun penjualan kredit.

(12)

yakni karena langganan tidak membayar hutangnya atau langganan sudah bangkrut, atau sebab-sebab lain.

Apabila manajemen suatu perusahaan dapat menerapkan suatu kebijakan prosedur dan pengawasan penjualan dengan baik, maka frekwensi terjadinya kemacetan piutang akan dapat dikurangi, sehingga perusahaan masih memiliki piutang tak tertagih kemungkinan besar hanya diakibatkan kondisi pelanggan yang tidak dapat dihindari. Dengan demikian dalam setiap perusahaan sangat diperlukan tindakan kebijakan manajemen dalam mengelola data-data tentang pelanggan, saldo piutang, prosedur piutang baik dalam pencatatan piutang, penagihan piutang, penilaian piutang serta pengawasan intern terhadap piutang untuk menekan terjadinya jumlah piutang tak tertagih atau piutang ragu-ragu agar jumlah tagihan yang tidak dapat diterima perusahaan dari pelanggan sesuai jumlah piutang semestinya.

Menurut prinsip akuntansi, piutang tak tertagih akan dibebankan menjadi beban operasi. Bila beban operasi semakin meningkat, laba perusahaan akan menurun. Jika jumlah piutang perusahaan terealisasi atau bersih sehingga investasi perusahaan akan berkurang dan hal ini tentu merugikan bagi perusahaan, otomatis efektifitas dan efisiensi perusahaan tidak berjalan dengan semestinya.

Apabila prosedur dan pengawasan piutang direncanakan dengan seksama, maka kemungkinan besar piutang dapat tertagih akan terealisasi dalam jumlah yang relatif besar. Keadaan ini akan meningkatkan keuntungan perusahaan dan membantu modal kerja perusahaan dalam menjalankan operasi perusahaan.

(13)

3

transaksi-transaksi yang sering terjadi. Pengawasan adalah segala sesuatu yang termasuk dalam aktivitas perusahaan apakah pelaksanaan perusahaan sesuai dengan perencanaannya dan apakah telah diadakan pengamanan terhadap harta benda usaha.

Mengingat pentingnya masalah penjualan kredit dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi usaha pada perusahaan, oleh karena itu penulis merasa tertarik membahasnya dalam skripsi yang berjudul “Prosedur Dan Pengawasan

Penjualan Kredit Guna Meningkatkan Efektivitas Dan Efisiensi Usaha Di PT

Coca Cola Bottling Indonesia Medan”.

B. Perumusan Masalah

Adapun yang menjadi perumusan masalah dari kegiatan penelitian ini adalah:

1. Apakah prosedur penjualan kredit yang digunkana telah sesuai dengan ketentuan yang diterapkan oleh perusahaan dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi perusahaan?

2. Apakah pengawasan piutang yang diterapkan perusahaan telah sesuai dengan ketentuan di dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi perusahaan?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan penelitian:

(14)

2. Untuk mengetahui apakah prosedur dan pengawasan piutang yang diterapkan perusahaan telah sesuai di dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi perusahaan.

Manfaat penelitian:

1. Bagi penulis, untuk menambah pengetahuan tentang masalah prosedur dan pengawasan piutang baik dalam kerengka teoritis maupun dalam penerapannya di perusahaan.

2. Bagi perusahaan yang diteliti, sebagai sumbangan pemikiran yang bermanfaat untuk dapak menerapkan prosedur dan pengawasan piutang secara memadai sesuai prinsip akuntansi yang berlaku umum.

(15)

5

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian dan konsep penjualan kredit

Penjualan adalah tujuan umum atau tujuan utama setiap perusahaan yang didirikan, dari penjualan tersebut akan diperoleh keuntungan atau singkatnya uang tunai berupa kas. Kas yang diperoleh yang artinya dilakukan penjualan secara tunai, sedangkan penjualan secara kredit akan didapatkan piutang dan setelah ditagih dan akhirnya juga menjadi uang kas, Hanya saja memakan waktu untuk beberapa hari, minggu, bulan, dan mungkin juga tahunan.

Ada berbagai jenis penjualan yang terjadi yaitu : a. Penjualan tunai

b. Penjualan kredit c. Penjualan titipan d. Penjualan angsuran

e. Penjualan sewa/ jual atau leasing.

(16)

luar biasa. Selanjutnya beberapa tahun kemudian merambah ke Indonesia dengan hasil yang menakjubkan.

Penulis mengartikan bahwa penjualan kredit akan menghasilkan piutang atau piutang dagang, Cuma saja piutang tersebut tidak melebihi 1 (satu) tahun. Untuk lebih jelasnya penulis akan mengutip dari berbagai sumber apa yang dimaksud dengan penjualan,dan penjualan kredit.

“Menurut Sumarsono SR (2004:160) pada saat perusahaan menjual barang dagangnya, maka diperoleh pendapatan. Jumlah yang dibebankan kepada pembeli untuk barang-barang yang diserahkan merupakan pendapatan perusahaan yag bersangkutan. Untuk perusahaan dagang yang digunakan untuk mencatat penjualan barang dagang disebut penjualan”.

Dari uraian diatas maka dapat diketahui bahwa penjualan untuk memperoleh pendapatan, dan pendapatan tersebut untuk kelangsungan hidup perusahaan. Untuk lebih jelasnya lagi penulis akan hubungkan apa saja yang berhubungan erat atau syarat penjualan atau konsep penjualan. Penjualan dapat terjadi jika sepakat antara pembeli barang dengan konsumen, selanjutnya apa saja yang disepakati yaitu harga dan mutu, jika keduanya sesuai, terjadilah penjualan baik tunai maupun kredit. Selanjutnya ada berbagai konsep dan cara penjualan yaitu :

a. 2/10, n/30 b. Sales return c. Sales discount

(17)

7

f. Free on board

g. Cost,freight, and insurance (CIF)

Dimulai 2/10, n/30, sampai dengan CIF merupakan konsep-konsep penjualan atau merupakan hal-hal yang berhungan erat dengan penjualan. Untuk lebih jelasnya penulis akan jelaskan satu persatu pengertian diatas.

2/10, n/30 yang artinya bahwa penjual dan pembeli sepakat bahwa pembayaran dilakukan setelah barang diserahkan 10 (sepuluh) hari dan diberikan potongan 2%, akan tetapi jika pembayaran dilakukan diatas 10(sepuluh) hari dan maksimal 30 (tiga puluh) hari tidak diberikan discount lagi.

Sales return adalah penjualan yang mana konsumen tidak merasa puas mungkin karena kualitas atau kuantitas sehingga barang yang telah terjual dikembalikan sehingga buku besar sales return tersebut harus didebet sebagai tandingan kredit yang bisa kas dan bisa piutang. Sales return merupakan potongan penjualan yang diberikan akibat pembeli membeli dalam jumlah banyak atau pembeli melakukan pembayaran secara tunai. Maka jurnal pembayaran seharusnya Rp 10.000.000 cukup dibayar Rp 9.700.000 yaitu diberikan potongan atau discount 3%.

Fransco gudang pembeli maksudnya barang yang terjual diangkut sampai gudang pembeli, Semua biaya sampai jaminan kerusakan biasanya tanggung jawab penjual sehingga pembeli membayar jika barang sudah aman sampai gudang, dijamin tidak rusak dan lain-lain sampai gudang pembeli.

(18)

Cost, freight dan asurance adalah biaya, ongkos angkut dan asuransi yang artinya jika terjadi penjualan maka siapa yang menanggung semua ini karena jika pembeli yang menanggung hal tersebut berbeda artinya dengan penjual yang menanggung..

B. Pengertian dan Penggolongan Piutang

Piutang timbul dari penjualan kredit, maka menurut Kieso (2002:386), “Piutang merupakan klaim terhadap pihak lain, apakah klaim tersebut berupa uang, barang atau jasa”.

Pendapat lainnya dikemukakan oleh Mulyadi (2001:409) yang menyatakan “Piutang merupakan klaim kapada pihak lain atas uang, barang atau jasa yang dapat diterima dalam jangka waktu satu tahun, atau dalam siklus kegiatan perusahaan”.

Dari definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa piutang adalah tagihan atas segala sesuatu yang merupakan hak perusahaan baik berupa uang, barang maupun jasa kepada pihak lain setelah perusahaan melaksanakan dengan penerimaan sejumlah uang.

(19)

9

Dalam buku Standar Akuntansi Keuangan (2002:93) “Piutang dikategorikan kedalam dua kelompok, yaitu:

1. Piutang usaha yaitu meliputi piutang yang timbul karena penjualan produk atau penyerahan jasa dalam rangka kegiatan usaha normal perusahaan.

2. Piutang lain-lain yaitu piutang yang timbul dari transaksi di luar kegiatan usaha normal perusahaan.

Kedua jenis piutang ini harus disajikan secara terpisah di neraca dan diidentifikasikan secara jelas.

C. Prosedur Terjadinya Penjualan dan Piutang

Secara garis besar, piutang dapat terjadi karena dua jenis transaksi, yaitu transaksi penjualan kredit dan transaksi lainnya. Piutang yang terjadi dari transaksi penjualan kredit yang umumnya sebagai sumber utama piutang, biasanya meliputi penjualan produk yang menjadi kegiatan utama perusahaan. Prosedur penjualan kredit melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar penjualan kredit yang terjadi dapat diawasi dengan baik. Bagian-bagian yang terlibat dalam prosedur penjualan kredit adalah Bagian-bagian pesanan, penjualan, bagian kredit, bagian pengiriman dan bagian billing.

(20)

Adapun prosedur mengenai transaksi-transaksi tersebut tidak diuraikan di sini karena dalam penulisan skripsi ini penulis menekankan kepada pembahasan atas penjualan kredit dan piutang.

Menurut Mulyadi (2001:5) “Prosedur adalah suatu urutan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Sedangkan pengertian penjualan kredit menurut Mulyadi (2001:202) “Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli”.

Setiap menerima pesanan dari pelanggan maka untuk memenuhi pesanan penjualan harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari bagian kredit. Bagian kredit akan menganalisa pesanan penjualan tersebut apakah diterima atau ditolak. Selanjutnya keputusan pemberian kredit dikirim ke bagian pesanan penjualan.

(21)

11

Dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin pelangganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang, jadi menurut penulis prosedur itu adalah suatu pekerjaan sambung menyambung yang dikerjakan berulang-ulang dan melibatkan beberapa orang yang saling terkait. Jika salah satu dihilangkan maka akan terjadi kesalahan yang dampaknya bisa fatal dan membahayakan perusahaan. Misalkan jika terjadi penjualan dan salah satu tidak dilibatkan yaitu bagian gudang penyimpanan barang maka jumlah akhir barang yang dijual jumlahnya tidak sesuai dengan yang diangkut keluar. Sedangkan pengertian penjualan kredit menurut Mulyadi (2001:202) penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli.

Setelah penulis menjelaskan pengertian penjualan kredit maka selanjutnya penulis akan jelaskan pula prosedur penjualan kredit. Sebenarnya prosedur penjualan kredit dengan penjualan tunai tidaklah jauh berbeda karena prosedur penjualan tunai langsung menjadi kas, sedangkan penjualan kredit sebelum menjadi kas maka terlebih dahulu dicatatkan sebagai piutang selanjutnya akan menjadi kas setelah penagihan. Dan persetujuannya lebih mudah dan singkat pada penjualan tunai ketimbang penjualan kredit.

(22)

dengan baik. Bagian-bagian yang terkait dalam prosedur penjualan adalah bagian pesanan penjualan, bagian kredit, bagian gudang, bagian pengiriman, dan bagian billing/penagihan.

Fungsi dari tiap-tiap bagian ini adalah:

1. Bagian Pesanan Penjualan (Sales Order Departement)

Dalam perusahaan kecil, fungsi pesanan penjualan dapat dipegang oleh seorang karyawan dalam bagian penjualan. Tetapi dalam perusahaan besar bagian pesanan penjualan merupakan suatu bagian yang berdiri sendiri dibawah bagian penjualan. Untuk keadaan tersebut, bagian pesanan penjualan mempunyai fungsi sebagai berikut:

a. Mengawasi semua pesanan yang diterima.

b. Memeriksa surat pesanan yang diterima dari langganan atau salesman dan melengkapi informasi yang kurang yang berhubungan dengan spesifikasi produk dan tanggal pengiriman.

c. Meminta persetujuan penjualan kredit dari bagian kredit.

d. Menentukan tanggal pengiriman. Apabila gudangnya lebih dari satu menentukan dari gudang mana akan dilakukan pengiriman.

e. Membuat surat perintah pengiriman (Shipping orders) dan back orders beserta tembusan-tembusannya.

(23)

13

g. Mengadakan hubungan dengan pembeli mengenai barang-barang yang dikembalikan oleh pembeli, membuat catatan dan mengeluarkan bukti memorial (journal voucer) untuk bagian piutang.

h. Mengawasi pengiriman barang-barang contoh (sampel)

2. Bagian Kredit

Dalam prosedur penjualan, setiap pengiriman barang untuk memenuhi pesanan pembeli yang syaratnya kredit, harus mendapatkan persetujuan dari bagian kredit. Agar dapat memberikan persetujuan, bagian kredit menggunakan catatan yang dibuat oleh bagian piutang untuk tiap-tiap langganan mengenai sejarah kreditnya, jumlah maksimum dan ketepatan waktu pembayarannya. Persetujuan dari bagian kredit biasanya ditujukan dalam formulir surat perintah pengiriman yang diterima dari bagian pesanan penjualan.

3. Bagian Gudang

Dalam hubungannya dengan penjualan, bagian gudang bertugas untuk menyiapkan barang seperti yang tercantum dalam surat perintah pengiriman. Barang-barang ini diserahkan kebagian pengiriman untuk dibungkus dan dikirimkan ke pembeli.

4. Bagian Pengiriman

(24)

barang-barang kepada penjual yang keadaannya tidak sesuai dengan yang dipesan. Pengiriman barang ini dilakukan apabila ada debit memo untuk retur pembelian.

5. Bagian Billing (Pembuatan Faktur atau Penagihan)

Tugas bagian faktur adalah: Membuat (menerbitkan) faktur penjualan dan tembusan-tembusannya (kadang-kadang tidak membuat faktur tetapi melengkapi data harga dan perkalian faktur).

a. Menghitung biaya kirim penjualan dan Pajak pertambahan Nilai b. Memeriksa kebenaran penulisan dan perhitungan-perhitungan dalam

faktur.

Formulir yang digunakan dalam prosedur pesanan penjualan adalah surat perintah pengiriman (Shipping order) dengan beberapa tembusan yang masing-masing mempunyai fungsi sendiri-sendiri. Formulir yang digunakan dalam prosedur pembuatan faktur adalah faktur (invoice) beserta tembusan-tembusannya.

Formulir-formulir diatas terkadang dibuat terpisah tetapi mungkin juga pembuatannya dilakukan sekaligus dalam hal ini dikatakan formulir mengenai prosedur pesanan dan pembuatan faktur.

D. Pengawasan Penjualan dan Piutang

(25)

15

Menurut Sofyan Safri (2000:10) menyatakan “Pengawasan adalah segala usaha dan kegiatan, dan menilai kenyataan yang sebenarnya mengenai pelaksanaan tugas atau kegiatan apakah sesuai dengan semestinya”.

Pengawasan dapat dilakukan sebelum atau sesudah suatu kegiatan yang dilaksanakan, atau sedang dilaksanakan. Pengawasan mengisyaratkan umpan maju (feed forward) yaitu bahwa tujuan, rencana, kebijakan dan standar yang telah ditetapkan dan dikomunikasikan kepada para manajer yang bertanggung jawab terhadap pencapaian tujuan.

Secara garis besar tujuan dari pengawasan adalah sebagai berikut:

1. Untuk melakukan penentuan apakah tujuan organisasi yang telah dicapai sesuai dengan rencana atau program yang telah ditetapkan. 2. Untuk melakukan penilaian apakah tugas sesuai dengan peraturan dan

kebijakan yang telah digariskan atau prosedur-prosedur yang berlaku. 3. Untuk penilaian apakah sumber daya manusia, perawatan dan biaya

yang ada telah digunakan secara efisien tanpa pemborosan.

Perlu ada teknik dalan melakukan pengawasan, hal ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas sebagai pedoman untuk memperbaiki kebijaksanaan kredit dan penagihan yang sudah ada.

Ada dua teknik pengawasan piutang yang dapat dilakukan, yaitu: a. Periode penagihan rata-rata

Periode penagihan rata-rata (average collection period) mengukur perputaran piutang, yang dihitung dalam dua tahap, yaitu:

(26)

2. Piutang dibagi dengan penjualan harian rata-rata untuk memperoleh jumlah hari dimana penjualan terikat pada piutang.

b. Daftar umur piutang yang tidak tertagih

Daftar umur piutang adalah suatu daftar mengenai saldo piutang pada buku tambahan piutang pada suatu tanggal tertentu. Daftar ini memberikan saldo piutang setiap pelanggan dan dibagi dalam kelompok umur yang berbeda. Dari daftar ini dapat diketahui keadaan komposisi piutang secara umum dan juga secara individu, juga dapat memperlihatkan pelanggan yang lambat dalam membayar. Dengan demikian perusahaan harus menyelidikinya untuk memastikan bahwa syarat-syarat telah ditetapkan dengan baik, begitu juga dengan penagihan.

Daftar umur piutang yang tidak tertagih harus disusun agar dapat diketahui berapa lama piutang tersebut tertunggak. Tujuan penyusunan laporan daftar umur piutang tak tertagih agar dapat diketahui untuk membiayakan piutang atau adjustmen dalam penyusunan laba rugi , demikian juga piutang yang cukup lama tidak tertagih harus dihapus.

(27)

17

Dari kutipan mulyadi tersebut dapat diketahui bahwa internal central atau pengendalian intern atau pengawasan menerapkan empat kelompok yaitu:

a. Menjaga kekayaan organisasi

b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi c. Mendorong efektifitas dan efesiensi perusahaan d. mendorong dipatuhi kebijakan menajemen

Sedangkan pengertian dari pengendalian intern atas piutang sendiri adalah segala upaya dan tindakan yang dilakukan oleh pihak manajemen guna menghindari segala kegiatan terhadap penyalahgunaan dan penyelewengan yang berhubungan dengan piutang, atau dengan kata lain suatu kegiatan pengendalian dalam rangka melindungi piutang. Hal ini perlu dilakukan karena piutang merupakan salah satu jenis aktiva lancar yang dimiliki perusahaan yang harus diawasi dengan baik karena menunjukkan satu bagian yang besar dari harta likuid perusahaan. Apabila penanganan terhadap piutang ini kurang baik maka penyelewengan terhadap piutang ini akan rentan terjadi.

Namun untuk mencapai keberhasilan tujuan pengendalian intern diatas terhadap beberapa unsur pokok yang dapat menentukan keberhasilan pengendalian intern, unsur pokok tersebut yaitu :

a. Lingkungan Pengendalian

(28)

Faktor-faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian tersebut diantaranya adalah:

1. Manajemen dan gaya operasinya 2. Struktur organisasi satuan usaha

3. Berfungsinya dewan komisaris dan komite-komite yang terbentuk 4. Metode pemberian wewenang dan tanggung jawab

5. Metode pengendalian manajemen dalam membantu dan menindak lanjuti kinerja, termasuk audit intern

6. Kebijakan dan praktek personalia

7. Berbagai faktor ekstern yang mempengaruhi operasi dan praktek satuan usaha, seperti pemeriksaan yang dilakukan oleh badan legislatif dan pemerintah.

Lingkungan pengendalian mencerminkan keseluruhan sikap, kesadaran dan tindakan dari dewan komisaris, manajemen, pemilik dan pihak lain mengenai pentingnya pengendalian dan tekanannya pada satuan usaha yang berkelanjutan.

b. Sistem Akuntansi

(29)

19

”Suatu organisasi formulir, catatan dan laporan keuangan yang disusun sedemikian rupa sehingga dapat memberikan informasi keuangan yang memudahkan manajemen mengambil keputusan sehubungan dengan pengelolaan perusahaan”.

Sistem akuntasi yang efektif memperlihatkan pembuatan metode dan catatan yang akan memungkinkan hal-hal sebagai berikut :

a. Mengidentifikasikan dan mencatat semua transaksi yang sah

b. Menggambarkan transaksi secara tepat waktu dan cukup rinci sehingga memungkinkan pengelompokan transaksi secara semestinya untuk pelaporan keuangan

c. Mengukur nilai transaksi dengan cara yang memungkinkan pencatatan nilai keuangan yang layak dalam laporan keuangan

d. Menentukan periode terjadinya transaksi untuk memungkinkan pencatatan nilai keuangan yang layak dalam laporan keuangan

e. Menyajikan dengan semestinya transaksi dan pengungkapannya dalam laporan keuangan.

c. Prosedur Pengendalian

(30)

pengendalian dan sistem akuntansi. Secara umum prosedur pengendalian dapat dikelompokkan ke dalam prosedur yang bersangkutan dengan :

a. Otorisasi yang semestinya atas transaksi dan kegiatan

b. Pemisahan tugas yang mengurangi kesempatan yang memungkinkan seseorang dalam posisi yang dapat melakukan dan sekaligus menutupi kekeliruan atau ketidakberesan dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari. Oleh sebab itu, tanggung jawab untuk memberikan otorisasi transaksi, mencatat transaksi dan menyimpan aktiva perlu dipisahkan di tangan karyawan yang berbeda.

c. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu pencatatan secara semestinya transaksi dan peristiwa, misalnya dengan memantau penggunaan dokumen pengiriman barang yang bernomor urut cetak.

d. Pengamanan yang cukup atas akses dan penggunaan aktiva perusahaan dan catatan, misalnya penetapan fasilitas yang dilindungi dan otorisasi untuk akses ke program dan arsip data komputer.

(31)

21

Berkaitan dengan pemakaian komputer dalam sistem informasi akuntansi dewasa ini maka perusahaan juga harus menerapkan pengawasan dilingkungan sistem yang terkomputerisasi. Menurut Wing Wahyu Winarno (2001:20) ada dua pengawasan dilingkungan ini yaitu :

a. Pengawasan aplikasi atau sering juga disebut dengan pengawasan transaksi merupakan pengawasan yang dirancang untuk menjamin bahwa semua transaksi sudah mendapat otorisasi dan semua transaksi sudah dicatat, diklasifikasi, diproses dan dilaporkan dengan teliti dan benar.

b. Penagawasan umum, ditujukan untuk mengawasi berbagai prosedur kegiatan atau aktiva yang tidak secara langsung tercakup dalam pengawasan aplikasi.

Pengawasan aplikasi meliputi tiga jenis pengawasan yaitu : 1. Pengawasan Masukan

Merupakan pengawasan yang ditujukan untuk kegiatan pencatatan transaksi saja. Dengan pengawasan ini diharapkan setiap transaksi dicatat dengan teliti, lengkap dan tepat waktu.

2. Pengawasan Proses

(32)

a. Cek logika proses (processing logic checks), b. Kontrol setiap proses (run-to-run controls), c. Cek file dan program (file and program checks), d. Keterkaitan telusuran audit (audit trail linkages). 3. Pengawasan Keluaran

Dirancang untuk menjamin keluaran yang dihasilkan oleh sistem sudah lengkap, benar dan didistribusi kepemakai yang berhak. Pengawasan ini meliputi dua kegiatan, yaitu mengkaji hasil pengolahan dan pengawasan distribusi laporan.

Pengawasan umum dirancang untuk melengkapi pengawasan aplikasi. Pengawasan ini meliputi berbagai prosedur, kegiatan dan penggunaan aktiva, yang belum tercakup dalam pengawasan aplikasi yang terdiri dari : a. Praktek manajemen yang sehat, meliputi perencanaan, penganggaran,

pemilihan karyawan dan pengawasan atau supervisi terhadap karyawan b. Pengawasan operasional yang bertujuan meningkatkan efisiensi

pekerjaan tiap karyawan. Pengawasan ini meliputi tiga tahapan, yaitu : 1. Standar teknis

2. Penilaian prestasi

3. Pengambilan keputusan terutama sebagai tindakan korektif.

E. Hubungan Penjualan Kredit Dengan Analisa Umur Piutang

(33)

23

penjualan. Tetapi tidak smua penjualan dapat dikatakan akan menjadi cash, karena ada diskon dalam penjualan, return penjualan, piutang tak tertagih dan penghapusan piutang. Untuk hal diatas tentu harus dipisahkan antara net sales dengan penjualan kredit. Untuk mandapatkan hasil net sales maka jumlah penjualan dikurangi dengan sales return dan sales discount. Untuk mengetahui berapa piutang yang dibiayakan, piutang yang dihapuskan dan kapan atau berapa lama baru dihapuskan maka dibuatkan klasifikasinya atau itulah yang dimaksud dengan daftar umur piutang.

Contoh :

TABEL ANALISA UMUR PIUTANG

YANG BELUM TERTAGIH ( 000 )

900.000 350.000 1.100.000 520.000

Total AR tak tertagih 2.870.000

Tabel 2.1. Tabel Analisa Umur Piutang

Dari analisa diatas :

(34)

belum jatuh tempo atau piutang lain-lain atau piutang dagang. Misalnya, kepada karyawan, jadi yang perlu dibiayakan sebagai biaya dalam laporan laba rugi adalah lebih besar. Jurnal untuk membiayakan piutang adalah sebagai berikut ; Debit Beban piutang tak tertagih Rp. 520.000

Kredit Alokasi piutang tak tertagih

Setelah itu mungkin saja sebagian tertagih tertagih dan sebagian semakin sulit untuk ditagih. Maka, ada rencana untuk dihapuskan atau write off, ada dua cara yaitu :

a. Langsung b. Tidak langsung

Langsung :

Debit Beban piutang tak tertagih Rp 520.000 Kredit Piutang

Tidak Langsung :

Debit Beban piutang tak tertagih Rp 520.000 Kredit Alokasi piutang tak tertagih

Debit Alokasi piutang tak tertagih Rp 520.000 Kredit Piutang

(35)

25

Debit Piutang Rp 520.000 Kredit Alokasi pengisihan piutang

Debit Piutang Rp 520.000 Kredit Beban penyisihan piutang

Dilanjutkan dengan:

Debit Kas Rp 520.000 Kredit Piutang

Dengan piutang yang tidak tertagih dalam jangka waktu 1 sampai dengan 10 hari, diberikan teguran pertama, dan jangka waktu 11 sampai dengan 20 hari diberikan peringatan yang lebih keras dan akhirnya setelah jangka waktu 21 sampai dengan 30 hari diberikan teguran yang cukup keras dari pihaknya.

Dari ke-empat kelompok piutang tak tertagih tersebut sebaiknya tidak lagi diberikan kredit, walaupun diberikan kredit tetapi piutang yang lama harus dihitung keseluruhan dan dicicil dahulu dan piutang selanjutnya harus memakai jaminan.

Dari daftar piutang tak tertagih tersebut dapat diketahui secara persentase jumlah piutang yang macet, yang agak macet dan juga banyak lagi informasi dari daftar tersebut yang perlu dijelaskan.

F. Hubungan Penjualan Kredit dengan Laporan Keuangan

(36)

Sales, Sales return, sales discount, transportation in / out dan lain-lain hanya saja perkiraan tersebut terbagi dua yaitu :

Perkiraan Real dan perkiraan Nominal. Yang real atau perkiraan tetap, masuk ke neraca dan yang nominal atau sementara masuk ke laba rugi.

Jika, piutang tersebut masih dibiayakan maka posisi di neraca sebagai berikut :

Perusahaan EYZ

NERACA

HARTA

Harta Lancar

Piutang Rp 2.870.000 :

Alokasi peny.piutang Rp 520.000 + Rp 2.350.000

UTANG + MODAL

Gambar 2.1. Bentuk Neraca

Jika piutang tersebut telah dihapuskan maka posisi di neraca seebagai berikut :

Perusahaan XYZ

NERACA

Harta

Piutang Rp 2.350.000 Harta Lancar :

(37)

27

Sedangkan poosisi penjualan kredit pada laporan Laba Rugi, baik unai, kredit adalah sebagai berikut :

Perusahaan XYZ

Laporan Laba Rugi (000)

Penjualan (tunai, kredit, dll) Rp 14.570.000 Pembelian Discount Rp (10.000)

Rp 70.000

Persediaan untuk di jual Rp 2.120.000 +

Persediaan akhir Rp 120.000

Harga pokok penjualan Rp 2.000.000

-

Laba kotor Rp 12.000.000

Beban angkut keluar Beban operasi :

Laba operasi Rp 10.000.000

Rp 2.000.000 -

Other income /expenses

Net income Rp 11.000.000

Rp 1.000.000 +

(38)

Nilai angka-angka yang ada pada laporan keuangan tersebut sudah barang tentu diambil atau diangkat dari Trial Balance, sedangkan angka trial balance diangkat dari ledger, ledger diangkat dari jurnal dan jurnal didukung oleh bukti asli atau Evident. Agar terlihat adanya internal control atau lebih mendalam internal check maka ledger piutang dari jurnal sedangkan hedger pembantu piutang dari Evident.

E. Kerangka Konseptual

Dalam rangka pencapaian peningkatan efektivitas dan efisiensi perusahaan, pemilik dan pihak manajemen mengharapkan prosedur dan pengawasan penjualan kredit dalam hal ketepatan dan keakuratan untuk mengolah informasi menjadi unsur yang sangat diperlukan sebagai pendukung utama dari peningkatan efektivitas dan efisiensi perusahaan.

Skema mengenai kerangka konseptual dapat dilihat pada Gambar 1 berikut ini.

Gambar 2.3. Kerangka Konseptual

PT Coca Cola Bottling Indonesia Medan

Penjualan

Kredit Piutang

Pedagang dan Plaza/Restoran Distributor Tunggal

PT. CCBI

(39)

29

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian untuk penulisan skripsi ini berlangsung dari bulan januari 2009 yang dilakukan di PT Coca Cola Bottling Indonesia Medan Jalan Medan Belawan Km.14 Mabar.

B. Jenis dan Sumber Data

Adapun jenis data yang dikumpulkan adalah jenis data kualitatif dan data kuantitatif yang bersumber dari data primer dan data sekunder

1. Data primer adalah data yang belum diolah yang diperoleh langsung dari oblek penelitian. Antara lain berupa : prosedur piutang yang terdiri dari prosedur penjualan kredit, pencatatab piutang, penagihan piutang, penilaian piutang dan sistem pengawasan intern piutang perusahaan serta hasil wawancara lainnya yang terkait dengan penelitian.

(40)

Dalam penelitian ini yang menjadi sumber informasi data adalah dari pihak-pihak yang berkaitan dengan bagian keuangan dan akuntansi, khususnya pada bagian akuntansi piutang.

C. Metode Pengumpulan Data

Adapun metode analisis data yang digunakan adalah metode deskriptif, yaitu metode analisa yang digunakan dengan mengadakan pengumpuulan data yang berkaitan dengan penelitian kemudian disusun, diinterpretasikan scara jelas dan dianalisis sehingga memberikan keterangan yang logis bagi pemecahan masalah yang dihadapi.

D. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang dipergunakan oleh penulis adalah :

a. teknik wawancara, yaitu dengan melakukan interview secara langsung dengan pihak perusahaan, khususnya bagian akuntansi piutang.

(41)

31

BAB IV

HASIL PENELITIAN

A. Data Penelitian

1. Sejarah perusahaan

PT. Coca cola Bottling Indonesia adalah Peusahaan Industri minuman ringan di Indonesia yang sahamnya mayoritas milik asing Australia. Pada tahun 1967 bernama PT.BRASSERIES DEL Indonesia milik Prancis, sejak 1981 perusahaan ini diambil alih oleh PT.Perusahaan Bir Indonesia dan diganti nama menjadi PT.Multi Bintang Indonesia yang sahamnya mayoritas milik Belanda. Kemudian 1988 perusahaan ini dialihkan lagi oleh Van java Indonesia dan 1997 Dijual lagi kepada PT.Coca cola Bottling Indonesia. Sampai saat ini 2009.

2. Struktur Organisasi

PT.Coca cola Bottling Indonesia Menganut Struktur Organisasi Fungsional yang dikenal pada perusahaan ini namanya struktur Fungsion. Dimulai dari pimpinan tertinggi PT CCBI adalah Presiden Direktur yang berpusat di Jakarta lalu diikuti atau membawahi menjadi 5 pemimpin yaitu :

(42)

Kelima Direktur ini membawahi pimpinan sejenis sampai terendah (lihat struktur organisasi pada halaman berikut). Mulai dari kelima direktur tersebut bagaikan tanda panah atau tombak langsung dari Jakarta sampai Medan, dan masing-masing Direktur yang lima ini tidak mempunyai garis hubungan antara direktur yang satu dengan yang lain, melainkan setiap direktur membawahi direktur sejenis mulai dari National area, Regional area sampai ke Lokal area. Produksi Medan bertanggung jawab pada lokal Area lalu dari lokal Area bertanggung jawab pada Regional Area dan Regional Area bertanggung jawab pada Nasional Area.

Struktur Fungsional Coca-cola

NaNN

Gambar 4.1 Struktur Fungsional Coca-cola

Presiden Direktur

Finance Directur Production Directur Marketing Directur HRD SDM

Finance Directur

Production Directur

Marketing Directur

HRD

SDM

(43)

33

Struktur fungsional National bertempat di Kantor Pusat Jakarta Wisma Pondok Indah II 14th – 15 th Floor Jln Sultan Iskandar Muda Kav.V IA. Pondok Pinang Kebayoran Lama Jakarta Selatan.

Untuk wilayah kerja regional dapat dikelompokkan dalam :

Regional Sumut, Regional Jawa, Regional Sulawesi, Regional Irian, dan Regional Kalimantan.

Sedangkan untuk wilayah kerja Lokal Area dapat dikelompokkan dalam :

Lokal Area Medan – Aceh – Palembang – dan lain-lain. Untuk masing-masing tugas dari kelima Direktur lokal ini bertanggung jawab pada President Direktur di Jakarta (pusat).

(44)

karena bisa saja giro maupun cek yang diterima distributor Coca cola dari relasinya langsung diberikan pada ke PT. Coca Cola Bottling Indonesia. Untuk lebih singkatnya prosedur penjualan kredit yang dibuat PT. Coca Cola Bottling Indonesia cukup ringkas yaitu hanya satu tempat menjual produk yaitu distributor tunggal Coca cola di Medan. Untuk setiap produk yang ditawarkan tentu beda nilai jual dan tingkat daya beli konsumen di pasar, berdasarkan itu PT. Coca Cola Bottling Indonesia membedakan jangka waktu jatuh tempo sesuai dengan produk masing-masing, seperti terlihat dalam tabel berikut :

No Nama Produk Giro / cek

1 Fanta 20 hari

2 Coca cola 18 hari

3 Sprite 18 hari

4 Fres tea dan prodak lain 15 hari

Tabel. 4.1 Tabel Jangka waktu jatuh tempo penjualan sesuai produk

Menurut data yang ada telah dikumpulkan penulis, bahwa produk yang paling memiliki daya jual tinggi adalah minuman coca cola kemudian disusl fanta, sprite, Fres tea dan pro

Penjualan kredit terbesar dimulai dari: 1. Produk Coca cola

2. Fanta 3. Sprite

(45)

35

Penjualan produk dari PT. Coca Cola Bottling Indonesia belum pernah terganggu walupun banyak saingan dari produk lain misalnya Aqua, teh Botol,dan lain-lain. Maka produk PT. Coca Cola Bottling Indonesia ini memiliki segmen tertentu. Misalkan orang bererkumpul tempat tertentu, yang kelasnya tinggi bukan minum aqua tetapi Fanta atau Coca cola. Demikian juga Area pameran dan seterusnya orang lebih bergengsi minum produk PT. CCBI seperti Fanta,Coca cola dan lainnya. Maka program penjualan PT CCBI belum terganggu karena semua penjualan dibayar dibawah 30 hari.Contoh jumlah produksi perhari 32.000 krat, satu krat 24 botol jika penjualan per botol saja rata-rata Rp 1.000 maka total jual /hari.

32.000 krat x 24 btl x Rp. 1.000 = Rp. 768.000.000,-/hari

Untuk satu bulan 20 hari x Rp. 768.000.000,- = Rp. 15.360.000.000,- Untuk satu tahun 12 bulan x Rp.15.360.000.000,- = Rp.184.320.000.000,-

3. Hubungan Penjualan Penjualan Kredit dengan Produksi

PT. Coca Cola Bottling Indonesia ini seluruh penjualannya diawasi oleh Marketing, Finance manager, Eximinari Audit secara untuk penjualan setiap hari atau rutin ada internal audit rutin. Exeminari dapat membuat perbandingan Finish Good awal dibanding Finish Good akhir, dibanding produk total dan penjualan total. Dalam arti jumlah yang disajikan harus sama karena jika tidak sama maka akan diketahui bahwa ada kecurangan dalam transaksi tersebut. Contoh cadangan Finish Good awal 15.000 krat, produksi 32.000 krat penjualan 43.000 krat maka Finish Good akhir adalah 4.000 krat.

(46)

Produksi

Jumlah 47.000 Krat

32.000 Krat +

Penjual

Finish Good Akhir 4.000 Krat 43.000 Krat -

Kemudian juga untuk mengetahui berapa banyak yang harus diproduksi agar stok tidak terlalu banyak digudang maka dibutuhkan juga kerja sama dengan agen tunggal PT. Coca Cola, sehingga diketahui berapa banyak produk terjual dan jenis apa yang dikurangi atau ditambahi dan untuk informasi-informasi lainnya. Sebagai gambaran, dimisalkan penjual minta 47.000 krat dari distributor tunggal, dan kemudian PT. Coca Cola Bottling Indonesia harus tetap menyisakan produk 8.000 Krat sebagai cadangan dan sudah ada Produk awal 4.000 krat maka berapa lagi jumlah produk yang di harus diproduksi baru..

Jlh permintaan dari distributor 47.000 krat Jlh yg disediakan sebagai cadangan 8.000 krat

Jlh produk yg harus diproduksi 55.000 krat +

Jlh persediaan awal

Jlh yg harus diproduksi baru 51.000 krat 4.000 krat -

(47)

37

4. Hubungan Perjualan Kredit dengan Laporan Keuangan.

Semua perjualan kredit akan lancar tanpa ada hambatan, dan semua jenis produk yang dimiliki oleh PT. Coca Cola Bottling Indonesia di lakukan dengan tepat jika tidak ada hambatan dalam perlunasan piutang. Penjualan dibawahnya satu bulan misalnya 20 hari dianggap Tunai. Dengan demikian distributor dapat memutar uang yang diperoleh dari pelanggan untuk beberapa hari khususnya penjualan tunai. Hal seperti ini dilakukan PT. Coca Cola Bottling Indonesia karena dalam pembelian bahan untuk kebutuhan perusahaan tersebut juga mendapat keringanan baik dari bahan lokal dalam maupun bahan impor.

Walaupun penjualan dengan pembayaran 20 hari dianggap tunai akan tetapi pada laporan keuangan kelihatan piutang khususnya di Neraca dan sebagai gantinya penjualan dilaba rugi tidak bisa dimasukkan sebagai kas di neraca karena Giro maupun cek yang ada belum diuangkan. Kelihatan pula Laporan umur piutang yang tidak tertagih demikian juga beban. Untuk kedua penambahan ini tidak kelihatan yang artinya belum dibiayakan maupun piutang yang dihapuskan.

Demikian juga pada laporan laba rugi tidak kelihatan adanya penjualan dikembalikan dan potongan penjualan, artinya PT. Coca Cola Bottling Indonesia tidak perlu meningkatkan penjualan karena adanya rekap penjualan tetap lancar, kenapa demikian karena pembelian disemua prodak merupakan rangkaian untuk konsumen.

5. Hubungan Penjualan Kredit Dengan Analisa Umur Piutang.

(48)

tesebut belum tertagih dan apa masalahnya dan piutang tersebut harus dianalisa. Didalam analisa umur piutang kelihatan piutang mana yang belum tertagih dan berapa lama belum tertagih, dengan demikian piutang mana yang harus dibiayakan dan piutang mana yang harus dihapuskan. Data diatas hanya dapat diambil dari laporan analisa umur piutang. Sebenarnya dari laporan analisa umur piutang masih banyak data untuk mengambil keputusan misalnya jenis cek, giro darai bank mana atau pengusaha mana yang curang mengeluarkancek atau giro tersebut.

Selanjutnya diperinci lagi untuk masing-masing produksi agar lebih mudah pengawasan produk tersebut.Contoh tabel piutang:

Tabel Piutang

Tabel. 4.2 Tabel Piutang

B. Analisa Hasil Penelitian

1. Kebijakan kredit.

Kebijakan penjualan kredit yang diterapkan oleh PT. Coca Cola Bottling Indonesia adalah sebagai berikut:

(49)

39

Secara teorinya kebijakan kredit yang diterapkan perusahaan berbagai macam, Cuma saja penjualan yang tidak diiringi dengan uang kas, walaupun satu hari sudah dianggap kredit maka harus dicatat sbb:

Debit Piutang Usaha...Rp xxx

Kredit Piutang Penjualan...Rp xxx

Jika diberikan discount harus dicatat sebagai berikut : Debit Potongan Penjualan...Rp xxx

Kredit Piutang Usaha...Rp xxx

Jika dikembalikan harus dicatat sebagai berikut :

Debit Penjualan return...Rp 100 (angka contoh) Kedit Piutang Usaha...Rp 100

Jika pada saat penjualan diberikan kode 2/10, n/30, maka jurnalnya sebagai berikut :

Debit Piutang usaha...Rp 100 (angka contoh) Kredit Penjualan...Rp 100

Pada saat pembayaran dibawah jangka waktu 10 hari jurnalnya sbb : Debit KAS... Rp 98

Debit Potongan Penjualan... Rp 2

(50)

Jika pembayaran diatas sepuluh hari maka jurnalnya adalah : Debit Kas Rp 100

Kredit Piutang Usaha Rp 100

Walaupun kebijakan PT. Coca Cola Bottling Indonesia pembayaran dibuat atau maksimal 20,18 dan 15 dianggap lunas tetapi tetap juga dikatakan penjualan kredit karena penjualan yang diterima Cek atau pun Giro yang belum diuangkan sama dengan piutang, Kebijakan PT.Coca Cola Bottling Indoneisa ini hanya untuk khusus agen tunggal distributor sedangkan distributor agen tunggal membuat kebijaksanaan tersendiri yang tidak dicampuri oleh PT. Coca Cola Bottling Indonesia baik mengenai penjualan maupun penagihan piutang.

2. Prosedur Penjualan Kredit

(51)

41

Secara teorinya transaksi penjualan kredit akan melibatkan berbagai bagian agar terhindar dari berbagai kesalahan maupun kecurangan misalnya, permintaan barang dari luar harus melalui marketing lebih dahulu, marketing juga akan melihat kemampuan perusahaan yang akan membeli barang tersebut berapa lama dia sanggup membayar, bagaimana kelangsungan hidup perusahaan tersebut. Jika dianggap layak maka marketing akan membuat rekomendasi keberbagai bagian yaitu bagian piutang, bagian pembukuan, bagian gudang, untuk perintah barang keluar dan security untuk pintu gerbang keluar dan juga harus mengetahui jumlah barang yang keluar sesuai perintah marketing. Jika barang keluar sudah tercatat pada piutang maka harus juga dilampiri giro atau cek yang terjamin bahwa cek tersebut akan bisa di-cash-kan. Surat permintaan saja tidaklah menjamin pembayaran melainkan harus dilampiri kemampuan pembayaran.

Sedangkan kebijaksanaan yang diambil oleh manajemen PT.Coca Cola Bottling Indonesia adalah sangat ringkas yaitu semua permintaan dari agen tunggal Coca Cola langsung diperoses. Pada marketing akan membuat surat rangkap seperti lembaran surat perintah barang keluar dari gudang, lembaran piutang dan untuk security pintu gerbang masuk pabrik benar barang yang diangkut jumlahnya, sudah tentu jika dikumpul balik surat permintaan dari agen tunggal beserta bukti pertinggal dimarketing dan pembukuan piutang dilampiri giro, beserta surat perintah keluar barang harus tidak boleh selisih, harus sama jumlah yang diangkut dengan yang tercatat di surat perintah keluar.

(52)

security dan 1 lembar dipegang pembeli dan ditunjukkan pada saat keluar pintu gerbang apakah sama jumlah yang diterima dari marketing dan dibawa keluar. Bisa saja barang tersebut bukan masuk kegudang distributor Coca-cola melainkan langsung ke plaza misalnya tetapi itu akan tetap dianggap pembelian oleh distributor.

Semua cek atau giro yang jatuh tempo urusan pencairan dikerjakan bagian pembukuan yaitu kasir dan kasir pun memegang uang tunai terbatas maksimal Rp 10.000.000 (sepuluh juta rupiah) setiap hari dengan metode dana tetap. Cek tersebut masuk kerekening PT Coca Cola Bottling Indonesia.

3. Pengawasan Penjualan Kredit.

Dikatakan pengawasan penjualan kredit sudah tentu harus mengawasi, dengan adanya pengawasan berarti diusahakan tidak akan terjadi kecurangan. Jika dibuat perencanaan / planning yang cukup baik dan rapi lalu dibuat kembali program yang lengkap untuk pekerjaan tersebut tetapi walaupun perencanaan dibuat sedemikian rupa tidak akan tercapai hasil yang maksimal dija tidak adanya pengawasan. Planning harus diikuti dengan cara secermat mungkin agar terhindar dari kecurangan. Setiap transaksi secara teorinya harus terlampir bukti asli jika yang menyangkut tentang uang atau pekerjaan yang berkaitan dengan uang.

(53)

43

ditawarkan seperti ketentuan pembayaran dan lain sebagainya Selanjutnya perusahaaan akan memutuskan supplier mana yang berhak untuk untuk memasukkan barang, dan kemudian supplier terpilih akan direkomendasikan kepada bagian pembelian, dan untuk seluruh transaksi pembelian akan dilampirkan pertinggal untuk tiap-tiap bagian pembukuan, bagian gudang, dan adanya salinan untuk dipintu masuk.

Dengan adanya pertinggal diberbagai bagian maka pengawasan lebih mudah dilakukan. Demikian juga bagian lainnya jika dalam sebuah transaksi apapun tidak dilampirkan bukti asli maka kebenarannya akan sangat diragukan. Bukti asli tersebut dapat digunakan untuk membuktikan mengenai hal-hal tentang produk yang dihantar/keluarkan sehingga semua keterangan maupun harga dapat tetap diawasi.

(54)

(55)

45

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN-SARAN

Dari uraian dan analisa pada bab-bab sebelumnya, penulis akan mengambil beberapa kesimpulan dan juga sekaligus mengemukakan beberapa saran sehingga secara umum tergambar isi dari seluruh skripsi ini.

A. Kesimpulan

Judul dari tulisan ini intinya adalah prosedur, pengawasan, penjualan kredit agar efisien dan efektif atau tepat guna dan tepat waktu. . Kesimpulan yang diperoleh dari hasil penelitian terhadap sistem manajemen dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi usaha pada PT. Coca Coala Bottling Indonesia Medan adalah sebagai berikut:

(56)

2. Prosedur penjualan kredit oleh PT Coca Cola Bottling Indonesia adalah dimulai dari permintaan produk dari agen tunggal setiap hari rata-rata 30.000 (tiga puluh ribu) krat, terkadang sampai 40.000 (empat ouluh ribu) krat dan minimal 25.000 (dua puluh lima ribu) krat. Produksi dan penjualan hanya berjalan 5 hari kerja setiap minggu, setiap permintaan dari distributor sudah dilengkapi dengan cek atau giro dengan jangka waktu sesuai dengan kesepakatan antara distributor dengan PT. Coca Cola Bottling Indonesia. Setiap permintaan karena sudah diketahui dari agen tunggal tetap diproses dan disetujui,

3. Program prosedur penjualan kredit diterapkan PT. Coca cola Indonesia dibuat oleh kantor akuntan dengan tujuan agar terhindar dari berbagai macam kecurangan, akan tetapi bagaimanapun lengkapnya program yang dibuat harus diikuti pengawasan agar sesuai dengan yang diharapkan. Seluruh penjualan kredit hanya tertuju pada satu perusahaan agen tunggal yaitu distributor Coca-cola yang ada di kota Medan sehingga total penjualan PT. Coca Cola Bottling Indonesia sama dengan total pembelian distributor tersebut.

4. Kebijaksanaan perusahaan tentang efektif dan efisien sehubungan dengan penjualan kredit

(57)

47

waktu yang full, sehingga weekend benar-benar dinikmati karyawan, tentu hal ini akan berdampak positif untuk kinerja karyawan. Kemudian juga program penjualan yang dilakukan dapat dikatakan efisien karena penjualan hanya dilakukan kepada distributor tunggal. Seluruh produk dibeli oleh agen tunggal jadi PT. Coca Cola Bottling Indonesia bekerja hanya membotolkan sama dengan namanya Bottling dan sudah mempunyai segmen pasar tersendiri dengan produk PT. Coca Cola Bottling Indonesia ini.

5. Kebijakan penjualan kredit

Kebijakan penjualan kredit yang diterapkan PT Coca Cola Bottling Indonesia adalah jangka waktu maksimal 20 hari, 18 hari dan 15 hari untuk berbagai produk yang berbeda, misalnya untuk poduk minuman jenis Fanta, 18 hari untuk jenis Coca-cola, 18 hari untuk jenis Sprite dan 15 hari untuk Frestea dan produk lainya. Kebijakan ini diambil perusahaan dan pembayaran dalam jangka waktu yang telah diterapkan dianggap tunai.

B. Saran-saran

Adapun saran-saran yang diberikan oleh penulis adalah sebagai berikut : a. Mengingat sekarang ini banyaknya penjualan dilakukan secara kredit

(58)

b. Prosedur penjualan bisa lebih ringkas lagi misalnya pembayaran cukup dengan giro atau tidak terbatasnya berapa giro untuk setiap hari. Jika ada naik turun permintaan hal ini saja yang perlu pertimbangan

(59)

49

DAFTAR PUSTAKA

Belkaoui, Ahmed, 2003, Teori Akuntansi, Edisi Kedua, Penerbit Erlangga, Jakarta.

Ikatan Akuntansi Indonesia, 2002. Standar Akuntansi Keuangan, PT. Salemba Empat, Jakarta.

Jurusan Ekonomi, 2004, Buku Petunjuk Teknik Penulisan Proposal dan Penulisan Skripsi, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi USU, Medan.

Kieso, E. Donald, dan Weygandt J.Jerry and Terry Warfield, 2002. Intermediete Accounting, Eleventh Edition, John Willey and Son Inc, New York.

Mc Leod, Raymond, Sistem Informasi Manajemen, Jilid II, Penerbit Prehallindo, 2004, Jakarta.

Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi ketiga, PT. Salemba Empat, Jakarta. Skousen, K., Fred, and Sticekm Earl. 2001. Akuntansi Keuangan Menengah, Edisi

Pertama, PT. Salemba Empat, Jakarta.

Sofyan Safri. 2000. Sistem Pengawasan Manajemen, Cetakan Pertama, PT. Pustaka Quantum, Jakarta.

Sumarsono, 2004, Pengantar Akuntansi, Penerbit Erlangga, Jakarta. Wahyu Winarto, 2001, Internal Control, Penerbit Erlangga, Jakarta.

Warren, Reeve, Fess, 2005. Pengantar Akuntansi, Edisi Dua Puluh Satu, PT. Salemba Empat, Jakarta.