Sistem Informasi Manajemen Pendidikan Di PQEC Institute

(1)

iii

KATA PENGANTAR

Puji serta rasa syukur panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan

karunia-Nya, shalawat dan salam semoga tercurah selalu kepada jungjunan Nabi

Besar Muhammad SAW beserta keluarganya, para sahabat, serta umatnya, atas

selesainya penelitian, penulisan, dan penyusunan skripsi dengan judul “Sistem

Informasi Manajemen Pendidikan di PQEC Institute”.

Tentunya dalam proses penelitian, penulisan serta penyusunan skripsi ini

banyak kendala yang dihadapi penulis, namun berkat bantuan yang diberikan oleh

berbagai pihak terutama ibuku tercinta, kakak dan adikku tersayang, dosen

pembimbing, maupun teman-teman, akhirnya penulis dapat menyelesaikan skripsi

ini.

Berkaitan dengan hal di atas maka tidaklah berlebihan bila penulis dalam

kesempatan ini mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang sebesar-besarnya

atas bantuan yang telah diberikan oleh berbagai pihak. Dengan ini penulis

mengucapkan terima kasih dan penghargaan dari dasar hati yang paling dalam

kepada:

1. Yang terhormat Dr. Arry Akhmad Arman selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu

Komputer, Universitas Komputer Indonesia (Unikom), yang telah mengeluarkan

(2)

iv

2. Yang terhormat Dadang Munandar, S.E. M.Si., selaku Ketua Program Studi

Manajemen Informatika Unikom sekaligus sebagi dosen wali, yang telah

memberikan dukungan, motivasi, serta pengajaran yang baik selama penulis

melaksanakan perkuliahan.

3. Yang terhormat Sintya Sukarta, S.T, M.T., selaku dosen pembimbing penulisan

skripsi, yang telah memberikan bantuan, pikiran, waktu, dan tenaganya, serta

selalu tersenyum dalam proses bimbingan yang menambah motivasi peneliti.

4. Yang terhormat seluruh Bapak dan Ibu dosen tetap dan Bapak dan Ibu dosen Luar

Biasa Program Studi Manajemen Informatika, Unikom, yang telah memberikan

dukungan, tenaga, waktu, pikiran, serta pengajaran yang baik selama penulis

melaksanakan perkuliahan.

5. Yang terhormat Bapak Suherlan dan Ibu Herawati, selaku Kepala Sekolah dan

sekretaris PQEC Institute beserta pihak PQEC yang telah memberikan waktu,

tenaga, dan pikiran, serta pengajaran yang baik dalam memberikan motivasi dan

arahan kepada peneliti.

6. Yang amat sangat peneliti sayangi dan cintai seluruh anggota keluarga, terutama

mamah dan Bapak yang terus sabar mengurus, menyayangi, memberi nasehat

serta menghadapi anaknya yang bandel dan keras kepala. Dan juga kepada kakak

dan adik, Mas Ika dan Aska yang telah memberikan dukungan dan motivasi.

7. Yang penulis banggakan teman-teman Manajemen Informatika angkatan 2007,

yang telah memberikan motivasi, dukungan, dan kegembiraannya dalam setiap

(3)

v

8. Yang penulis cintai, teman-teman tersayang(chaca, lulu, imas, nenk, ika, dan

moey)beserta anak MI-7 lainnya yang telah memberikan bantuan, dukungan,

motivasi, serta kegembiraan dalam setiap kesempatan yang kita jalani bersama.

Ayo kapan jalan – jalan lagi?

9. Tidak lupa kepada teman – teman yang rela “bertukar coding” ( Rauf, Irman,

Taufik, Imas, Faisal). Terimakasih coding – coding, bantuan meng-coding dan

sarannya sehingga bisa terbentuk program yang saya buat.

10.Terima kasih pula kepada a‟Ikhy si super sabar ngadepin dewi yang mood-nya

naik turun gara – gara ngerjain skripsi, dan juga bantuan moril dan materiil serta

do‟a dari aa‟ sehingga dewi bisa ngerjain skripsi ini.

Tiada manusia yang sempurna. Untuk itu, kritik serta saran yang sifatnya

membangun, dan mendorong penulis untuk lebih baik, sangat penulis harapkan

sebagai acuan dalam pembuatan laporan ini dan laporan-laporan lainnya.

Atas bantuan semua pihak, baik yang terkait secara langsung maupun tidak

langsung, peneliti ucapkan terimakasih banyak.

Akhirnya, harapan besar peneliti, laporan ini dapat memebrikan guna dan

manfaat, khususnya bagi penulis dan umumnya bagi pembaca.

Bandung,Agustus 2011

(4)

Divisi Pengembangan dan Penelitian MADCOMS. 2004. Aplikasi PHP dan MySQL untuk membuat Website Interaktif.Andi. Yogyakarta.

Divisi Pengembangan dan Penelitian MADCOMS.2009. Student Book Series: Adobe

Dreamweaver CS4.Andi.Yogyakarta

Fathansyah, Ir. 2007.Basis Data. Informatika:Bandung

Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Andi:Yogyakarta

Kadir, Abdul. 2008. Dasar Pemograman Web Dinamis Menggunakan Php.

Andi:Yogyakarta

Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt.2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi Andi

publisher:Yogyakarta

Rizky, Soetam. 2008. Panduan Belajar SQL Server Expressedition. Prestasi

Pustaka:Jakarta

Sasono, Adi. 1998. Solusi islam atas problematika umat(ekonomi, pendidikan dan

dakwah) Gema Insani Pers:Jakarta

Sofana, Iwan. 2008. Membangun Jaringan Komputer. Informatika:Bandung

Tim Pengembang Dan Ilmu Pendidikan FIP – UPI.2007 Ilmu Dan Aplikasi Pendidikan

IMTIMA: Jakarta

Sumber dari internet

Dengen Dyna Marisa Kh ,Nataniel.2009. Sistem Informasi Akademik Berbasis Web SMP

(5)

SKRIPSI

Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Kelulusan

Pada Program Studi Strata Satu Sistem Informasi

Disusun oleh :

DEWI DAHNIAR PURBAWANGI 10507286

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

(6)

Nama : Dewi Dahniar Purbawangi

NIM : 10507286

T.T.L : Cimahi, 02 Oktober 1989

Jenis Kelamin : Perempuan

Agama : Islam

Alamat di Bandung : Gg.Abdullah no:89 Cibabat Cimahi

No Hp : 085720262642

Email : dee_fallikeme@yahoo.com

Judul Skripsi : SISTEM INFORMASI MAAJEMEN PENDIDIKAN DI

PQEC INSTITUTE

Jurusan : Sistem Informasi

(7)

124

Setelah penulis melakukan penelitian di lembaga pendidikan dan

keterampilan PQEC Institute terhadap sistem informasi manajemen pendidikan

yang menekankan kepada pendaftaran dan proses bayaran siswa, Absensi siswa,

kenaikan level, dan kelulusan maka penulis dapat menarik kesimpulan dan saran

kepada pihak PQEC Institute adalah sebagai berikut

6.1. Kesimpulan

Berdasarkan uraian-uraian dan pembahasan pada bab sebelumnya, maka

dapat di simpulkan beberapa hal sebagai berikut :

1. Dengan adanya sistem informasi manajemen pendidikan ini telah

membantu setiap proses yang berkaitan dengan manajemen pendidikan

terinput kedalam database sistem informasi manajemen pendidikan.

2. Sistem informasi ini telah membantu dalam penginputan data siswa dan

proses pencarian data termasuk data siswa baru, data pendaftar, data iuran

bulanan siswa, data kenaika level dan data kelulusan sehingga pencarian

datanya dapat dilakukan dengan cepat dan dapat meminimalisasi

terjadinya kehilangan data.

3. Sistem informasi manajemen pendidikan yang dibuat telah membantu

dalam proses pembuatan laporan yang terkait dengan proses manajemen

pendidikan di PQEC institute juga dapat selesai dengan cepat dan

(8)

6.2. Saran

Agar kerja dari sistem informasi manajemen pendidikan PQEC ini lebih

optimal, maka penulis memberikan beberapa saran, yaitu:

1. Diharapkan sistem informasi manajemen pendidikan ini cakupan

permasalahannya lebih luas lagi jadi permasalahannya tidak hanya

pendaftaran siswa, iuran bulanan, kenaikan level dan kelulusan tapi dapat

ditambahkan proses – proses yang terkait dengan permasalahan yang ada di

PQEC Institute seperti data pengajar, jadwal pengajaran dsb .

2. Untuk peneliti selanjutnya agar sistem informasi ini dikembangkan sehingga

menyempurnakan sistem yang terlebih dahulu dibuat sehingga lebih dapat

mempermudah bagi penggunanya seperti pengolahan laporan – laporan yang

ditujukan kepada Head Master.

3. Mengembangkan sistem tersebut berbasis client – server, khususnya untuk

sistem informasi pendaftaran dan proses bayaran siswa, kenaikan level, dan

kelulusan, sehingga proses – proses tersebut tidak hanya di PQEC Institute

(9)

89

Implementasi merupakan bagian dimana hasil dari setiap tahapan analisis

dan perancangan akan diterapkan dalam sebuah program. Berikut ini akan

dipaparkan mengenai, implementasi perangkat lunak, implementasi perangkat

keras, implementasi basis data, implementasi antar muka, implementasi

instalasi program dan penggunaan program.

5.1.1. Batasan Implementasi (optional)

Tahap implementasi Sistem Informasi manajemen pendidikan

merupakan kelanjutan dari tahap perancangan, sehingga implementasi ini

harus didasarkan pada perancangan yang telah dilaksanakan sebelumnya.

Batasan implementasi ini dapat ditinjau dari 2 aspek, yaitu aspek perangkat

lunak dan aspek perangkat keras.

5.1.2. Implementasi Perangkat Lunak

Berikut ini adalah implementasi perangkat lunak yang digunakan untuk

menjalankan sistem informasi manajemen pendidikan di PQEC Institute

a. Sistem Operasi (OS) : Windows Xp Profesional

b. Pemrograman : PHP

(10)

5.1.3. Implementasi Perangkat Keras

Pada implementasi perangkat keras, kebutuhan perangkat keras

minimum yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:

1. Server

a. Processor : Intel dual core

b. Harddisk : 120 Gb Kebutuhan minimal untuk web ini 150Mb

c. RAM : 1 Gb

d. Mouse, keyboard dan monitor

2. Client

a. Processor : Pentium IV

b. Harddisk : 40 Gb

c. RAM : 512 Mb

d. Mouse, keyboard dan monitor

e. Switch 8 port

f. Kabel UTP 100 Mbps

g. RJ 45

h. Lan card

5.1.4. Implementasi Basis Data (Sintaks SQL)

Pembuatan basis data dilakukan dengan menggunakan bahasa SQL,

dimana DBMS yang digunakan adalah MySQL. Implementasi dengan

mengunakan xampp php myadmin adalah sebagai berikut :

-- phpMyAdmin SQL Dump

(11)

-- version 3.2.4

-- http://www.phpmyadmin.net

-- Host: localhost

-- Server version: 5.1.41

-- PHP Version: 5.3.1

Database: `simpen`

CREATE DATABASE `simpen` DEFAULT CHARACTER SET latin1

COLLATE latin1_swedish_ci;

USE `simpen`;

-- Table structure for table `data_siswa`

CREATE TABLE `simpen`.`data_siswa` (

`nis` VARCHAR( 11 ) NOT NULL ,

`nama` VARCHAR( 20 ) NOT NULL ,

`sex` VARCHAR( 6 ) NOT NULL ,

`agama` VARCHAR( 10 ) NOT NULL ,

`tempat_lahir` VARCHAR( 10 ) NOT NULL ,

`tanggal_lahir` DATE NOT NULL ,

`alamat` TEXT NOT NULL ,

`alamat_ortu` TEXT NOT NULL ,

`pendidikan_terakhir` VARCHAR( 30 ) NOT NULL ,

`nama_ortu` VARCHAR( 25 ) NOT NULL ,

`pekerjaan_ortu` VARCHAR( 15 ) NOT NULL ,

`tanggal_masuk` VARCHAR( 5 ) NOT NULL ,

`bulan_masuk` INT NOT NULL ,

(12)

`foto` VARCHAR( 50 ) NOT NULL ,

`status` VARCHAR( 20 ) NOT NULL ,

PRIMARY KEY ( `nis` )

-- Table structure for table `data_bayaran`

CREATE TABLE `simpen`.`data_bayaran` (

`no_bayar` INT( 11 ) NOT NULL AUTO_INCREMENT ,

`kelas` VARCHAR( 11 ) NOT NULL ,

`bulan_bayar` VARCHAR( 10 ) NOT NULL ,

`tahun_bayar` VARCHAR( 4 ) NOT NULL ,

`tgl_bayar` DATE NOT NULL ,

PRIMARY KEY ( `no_bayar` )

) ENGINE = MYISAM ;

--- Table structure for table `tabel_jadwal`

CREATE TABLE `simpen`.`tabel_jadwal` (

`jadwal_kelas` VARCHAR( 6 ) NOT NULL ,

`ruang` VARCHAR( 12 ) NOT NULL ,

`level` VARCHAR( 20 ) NOT NULL ,

`kode_ruang` VARCHAR( 5 ) NOT NULL ,

`hari` ENUM(„senin‟,selasa‟,‟rabu‟,‟jumat‟,‟kamis‟,‟sabtu‟)NOT NULL ,

`jam` ENUM(‟09.00-12.00‟,‟15.00-18.00‟) NOT NULL ,

PRIMARY KEY ( `jadwal_kelas` )

) ENGINE = MYISAM ;

-- Table structure for table `tabel_kelas`

CREATE TABLE `simpen`.`tabel_kelas` (

(13)

`jadwal_kelas` VARCHAR( 6 ) NOT NULL ,

`periode` INT( 11 ) NOT NULL ,

`tahun` INT( 11 ) NOT NULL ,

`status_kelas` VARCHAR( 20) NOT NULL ,

PRIMARY KEY ( `kode_kelas` )

) ENGINE = MYISAM ;

-- Table structure for table `detail_nilai`

CREATE TABLE `simpen`.`detail_nilai` (

`kode_materi` VARCHAR( 3 ) NOT NULL ,

`nilai` INT( 11 ) NOT NULL ,

`no_kelulusan` VARCHAR( 12 ) NOT NULL ,

PRIMARY KEY ( `kode_materi` )

) ENGINE = MYISAM ;

-- Table structure for table `tabel_lulus`

CREATE TABLE `simpen`.`tabel_lulus` (

`kode_kelulusan` INT(11 ) NOT NULL ,

`periode_ujian` VARCHAR( 11 ) NOT NULL ,

`nis` VARCHAR( 11) NOT NULL ,

PRIMARY KEY ( `kode_kelulusan` )

) ENGINE = MYISAM ;

-- Table structure for table `data_naik_level`

(14)

`no_test` INT(11 ) NOT NULL ,

`tanggal_test` DATE NOT NULL ,

`nilai_oral_test` INT( 11) NOT NULL ,

`dari_kelas` VARCHAR( 6) NOT NULL ,

`ke_kelas` VARCHAR( 6) NOT NULL ,

PRIMARY KEY ( `no_test` )

) ENGINE = MYISAM ;

-- Table structure for table `data_admin`

CREATE TABLE `simpen`.`data_admin` (

`user_name` VARCHAR(16) NOT NULL ,

`user_pass` VARCHAR( 40) NOT NULL ,

`level`ENUM('front office','sekretariat','keuangan') NOT NULL ,

) ENGINE = MYISAM ;

5.1.5. Implementasi Antar Muka

Berikut ini adalah tampilan antar muka Sistem Informasi manajemen

(15)

Tabel 5.1 Implementasi Antar Muka Sistem Informasi manajemen pendidikan PQEC Institute

Tampilan Antar Muka Keterangan

Tampilan index/

Login .Form ini

digunakan untuk

fasilitas login

pengguna

Tampilan index

sekretariat. Form

ini merupakan

tampilan awal bagi

sekretariat untuk

melanjutkan ke

(16)

Tampilan tampil

data siswa. Form

ini menampilkan

data – data siswa

yang terdaftar di

PQEC Institute

Tampilan untuk

melihat data kelas.

Form ini

digunakan untuk

memilih data kelas

mana yang akan

dilihat.

Tampilan tampil

data kelas. Form

menampilkan data

kelas berdasarkan

kelas yang telah

(17)

Tampilan form

kenaikan level.

berfungsi untuk

memeriksa siswa

yang bersangkutan

memiliki

tunggakan atau

tidak.

Tampilan input

data kenaikan

level. Form ini

untuk menginput

data kenikan level

siswa

Tampilan

pemilihan tampil

data kelulusan

(18)

Tampilan input

nilai ujian siswa.

Form ini

digunakan untuk

menginput data

kelulusan dan

data nilai dari

ujian kelulusan

Tampilan buat

kelas. Form ini

untuk memetakan

siswa baru

kedalam kelas

berdasarkan

(19)

Tampilan index

front office. Form

ini merupakan

tampilan awal

dari menu front

office

Tampilan untuk

input laporan

pendaftar

perbulan. Form

ini untuk

menentukan

laporan pendaftar

perbulan yang

(20)

Tampilan untuk

input pendaftar

baru. Form ini

berfungsi untuk

menginput data

siswa baru saat

pendaftaran.

Tampilan laporan

pendaftar

perbulan. Form

ini

memperlihatkan

laporan pendaftar

berdasarkan bulan

yang telah

(21)

Tampilan laporan

pendaftar

perbulan( untuk

dicetak)

Tampilan cetak

(22)

Tampilan index

untuk bagian

keuangan. Form

ini merupakan

halaman awal

bagi

Bag.Keuangan.

Tampilan form

input transaksi

(23)

Tampilan

input utuk

melihat data

bayaran

siswa

5.1.6. Implementasi Instalasi Program

Pada implementasi instalasi program di bawah ini akan dijelaskan

mengenai cara untuk menginstal Sistem Informasi manajemen pendidikan,

yaitu sebagai berikut:

1. install XAMPP ke salah satu drive harddisk dikomputer server lalu

simpan folder “simpen” di C:\XAMPP\htdoc dan databasenya di

C:\xampp\mysql\data

2. Buka Xampp lalu aktifkan tombol Apache dan MySQL. Buka

mozilla atau web browser lain kemudian masukan alamat ini

http://localhost/simpen/index.php

3. Konfigurasikan kabel utp straight lalu sambungkan ke switch yang

sudah terhubung dengan komputer server dan komputer client yang

lain. Lalu konfigurasikan alamat masing – masing Komputer. Bila

sudah terhubung satu – sama lain maka kompter client dapat

(24)

5.1.7. Penggunaan Program

Setelah dilakukan instalasi. Pengguna bisa mengunakan web browser

yang ada misalkan Mozilla, google chrome, Opera dan Internet Explorer.

Login pengguna disini digunakan untuk masuk ke sistem baik untuk Login

front office, login sekretariat, dan login bag.keuangan.

Gambar 5.1 Login Sistem

Setelah Login pada sistem, sekretariat pada sistem ini bisa mengisi

mengolah data siswa, Absensi siswa,dan mengolah data kelulusan. Untuk

front office, pada sistem ini bisa mengolah data pendaftaran, laporan pendaftar

perbulan dan cetak formulir. Untuk bag. Keuangan, pada sistem ini bisa

menginput transaksi bayaran bulanan siswa dan menampilkan data bayaran

siswa perbulan.

(25)

Proses Dimulai dari mengisikan data siswa pada proses pendaftaran yang

dilakukan oleh front office. Isikan data seperti pada gambar 5.3 sehingga

mengasilkan master data siswa kelas yang diinputkan seperti pada gambar:

Gambar 5.3 Form registrasi

setelah mengisi form registrasi dan berhasil maka akan lanjut ke proses

(26)

Gambar 5.4 tampilan kartu level dan bayaran sebelum di cetak

Setelah mencetak kartu bayaran dan kartu level front office memetakan siswa baru

ke kelas sesuai jadwal dan periode yang di ambil seperti pada gambar 5.5

Gambar 5.5 Tampilanform buat kelas

Dari data pendaftar yang telah di masukan maka akan menghasilkan data master

(27)

Gambar 5.6 Tampilanform data siswa

Pada form data siswa terdapat fasilitas pencarian data siswa, cetak laporan

pendaftar dan edit data siswa. Bila memilih pencarian data siswa user dapat

memasukan nis siwa yang akan dicari.

Gambar 5.6.a Tampilan pencarian data siswa

Setelah memasukan nis lalu pilih tombol submit untuk melakukan pencarian bila

data ditemukan maka akan muncul data siswa yang di cari.

Gambar 5.6.b Tampilan data siswa berhasil ditemukan

Untuk fasilitas edit siswa pada form data siswa user dapat memilih data siswa

(28)

Gambar 5.6.c Tampilan data siswa yang akan diedit

Setelah memilih data siswa yang akan diedit maka muncul form edit data siswa.

Pada form tersebut user dapat meng-edit data siswa. Bila telah selesai maka dapat

memilih tombol edit.

Gambar 5.6.d Tampilan data siswa yang berhasil diedit

Untuk menampilkan laporan data pendaftar perbulan maka front office dapat

memilih bulan dan tahun untuk melaporkan pendaftran kepada head master,

(29)

Gambar 5.7 Laporan pendaftar perbulan

Setelah memilih bulan dan tahun lalu tekan tombol tampilkan maka akan

seperti pada gambar gambar 5.8 berikut:

Gambar 5.8 Cetak laporan pendaftar perbulan

Untuk proses pembayaran iuran bulanan siswa maka admin yang berhak

mengakses form pembayaran adalah bagian keuangan. Setelah Bag.Keuangan

(30)

Gambar 5.9 tampilan menu bagian keuangan

Untuk input transaksi pembayaran iuran bulanan siswa maka dapat membuka

form payment form seperti pada gambar 5.10 ,user dapat mengisi nis siswa

yang membayar iuran beserta bulan dan tahun pembayaran.

Gambar 5.10 Tampilan form bayaran

(31)

Untuk menampilkan transaksi pembayaran bulanan siswa berkala maka dapat

memilih tangal pembayaran lalu tekan tampilkan lalu muncul data transaksi

berdasarkan tanggal yang dipilih.

Gambar 5.11 tampilan pilih tanggal data bayaran iuran bulan siswa

Gambar 5.11.a tampilan data bayaran iuran bulanan siswa

Pada form data bayaran iuran bulanan siswa terdapat dua fasilitas yaitu edit

dan hapus transaksi. User dapat mengedit transaksi apabila terdapat kesalahan

penginputan transaksi.

(32)

Untuk tampilan menu sekretariat dapat di akses setelah admin berlevel sekretariat

berhasil login ke sistem.berikut tampilan menu sekretariat yang dapat dilihat pada

gambar 5.12 sebagai berikut:

Gambar 5.12 tampilan menu sekretariat

Selanjutnya sekretariat dapat mengolah data kenaikan level, data siswa, dan

kelulusan siswa. Untuk mengolah data kenaikan level dapat masuk ke form

kenaikan level sepeti pada gambar 5.13 sebagai berikut:

Gambar 5.13 tampilan Form kenaikan level siswa

Disini user dapat memasukan nis untuk memeriksa tunggakan dari siswa yang

(33)

Gambar 5.13.a tampilan cek tunggakan siswa

Apabila tidak memiliki tunggakan maka dapat memilih tombol lanjutkan untuk

melanjutkan proses menginput data kenaikan level siswa.

Gambar 5.13.b tampilan input data kenaikan level siswa

Selanjutnya sekertariat dapat melihat data kenaikan level siswa. Pada form ini

terdapat fasilitas cari data kenaikan level siswa dengan memasukan nis siswa.

(34)

Gambar 5.14.a tampilan bukti kenaikan level siswa untuk di cetak

Sekretariat juga dapat mengolah data kelulusan dengan menginput nilai ujian

siswa terlebih dahulu sebelum data disimpan ke database. Tampilanya dapat

dilihat pada gambar 5.15 sebagai berikut:

Gambar 5.15 tampilan Form input nilai ujian siswa

Tampilan laporan data kelulusan untuk dilaporkan kepada head master dapat

(35)

Gambar 5.16 tampilan Form data kelulusan siswa

Pada form data kelulusan siswa terdapat fasilitas cetak laporan kelulusan,

cetak nilai, edit dan cetak sertifikat.

Gambar 5.16.a tampilan cetak laporan kelulusan siswa

(36)

Gambar 5.16.c tampilan edit data nilai ujian siswa

Gambar 5.16.d tampilan sertifikat kelulusan siswa yang akan di cetak

5.2 Pengujian

Pada pengujian perangkat lunak ini, menggunakan metode pengujian Black

box. Black box adalah pengujian aspek fundametal sistem tanpa memperhatikan

struktur logika internal perangkat lunak. Metode ini digunakan untuk mengetahui

(37)

5.2.1 Rencana Pengujian

Rencana pengujian yang akan digunakan pada Sistem Informasi

manajemen pendidikan di PQEC Institute adalah sebagai berikut :

Tabel 5.2 Rencana pengujian Sistem Informasi manajemen pendidikan di PQEC

No Requirement yang diuji Butir Uji

1 Login Admin Melakukan login

2 Form registrasi Pengisian data siswa

Form bayaran Pengisian data kelas

Form buat kelas Pembuatan data kelas

Form input nilai ujian siswa Pengisian data nilai ujian

Form kenaikan level siswa Pengisian data kenaikan level siswa

3 Laporan pendaftar perbulan Menampilkan lap.pendaftar berkala

Data siswa Menampilkan data siswa

Data kelas Menampilkan data kelas

Data kenaikan level siswa Menampilkan data kenaikan level siswa

Data kelulusan siswa Menampilkan data kelulusan siswa

Data bayaran iuran bulanan Menampilkan data bayaran bulanan siswa

4 Logout Melakukan logout

5.2.2 Kasus dan Hasil Pengujian

Berikut ini adalah penjelasan hasil pengujian dengan teknik pengujian black box

(38)

Tabel 5.3 Kasus dan hasil pengujian Informasi manajemen pendidikan di PQEC (jika data benar)

Tampil pesan”login

berhasil”. lalu masuk

ke halaman index.

Sesuai

Semua Field Yang

Pada Form Login”

Sesuai

4 Mengakses alamat tanpa login

terlebih dahulu

Tampil pesan” Anda

tidak berhak

mengakses halaman

ini. Silahkan login

terlebih dahulu.”

Sesuai

Form

registrasi

1 Input data siswa

(validasi inputan nama, agama,

dsb yang berformat huruf dan

beberapa karakter)

Data yang dimasukan

ke teksfield berupa

angka dan karakter

tidak muncul,kecuali

karakter titik(.),

strip(-), dan spasi.

Sesuai

2 Input data siswa klik tombol

tambah(jika data benar)

Tampil pesan “data

berhasil disimpan”

Sesuai

3 Input data siswa klik tombol

tambah(jika

data tidak lengkap)

Tampil pesan” Proses

pendaftaran

dibatalkan. Data yang

anda isikan tidak

valid.

(39)

Kesalahan yang

terjadi :data harus

terisi”

Form

bayaran

1 Input data bayaran klik tombol

lanjut (bila data lengkap)

Tampil pesan” data berhasil disimpan”

Sesuai

lanjut (bila data tidak lengkap)

pembayaran

anda isikan tidak

valid.

Kesalahan yang

terjadi :…”

Sesuai

lanjut (bila nis tidak terdapat di

database)

Tampil pesan” nomor

induk yang anda

masukan tidak

terdapat di tabel

kelas”

Sesuai

Form

buat kelas

1 Input data kelas klik tombol

lanjut (bila data lengkap)

Tampil pesan” data sukses disimpan”

Sesuai

2 Input data kelas klik tombol

lanjut (bila data tidak lengkap)

input data kelas

anda isikan tidak

valid.

1 Input data nilai ujian siswa klik

tombol simpan (bila data

lengkap)

Tampil pesan”data berhasil disimpan”

Sesuai

(40)

siswa tombol simpan(bila data tidak

lengkap)

anda isikan tidak

valid.

Kesalahan yang

terjadi :….”

3 Input data nilai ujian siswa klik

tombol simpan (bila nis tidak

terdapat di database)

Tampil pesan“Data

Siswa Tidak Di

Temukan !!!”

tunggakan (bila nis benar)

Masuk ke halaman

selanjutnya untuk di

proses

Sesuai

2 Input nis klik tombol cek

tunggakan (bila nis tidak benar

atau kosong )

Tampil pesan” nomor

induk yang anda

masukan tidak

terdapat di tabel

kelas”

Sesuai

3 Input data kenaikan level siswa

klik tombol simpan (bila data

lengkap)

Tampil pesan”data berhasil disimpan”

Sesuai

4 Input data kenaikan level siswa

klik tombol simpan (bila data

tidak lengkap)

anda isikan tidak

valid.

1 Input data untuk menampilkan

laporan klik tombol simpan (bila

data lengkap)

Tampil data pendaftar

perbulan

Sesuai

laporan klik tombol simpan (bila

Tampil pesan” roses

(41)

data tidak lengkap) anda isikan tidak

1 Pencarian data siswa(bila nis

ada)

Tampil pesan”data berhasil di temukan”

lalu data yang dicari

di tampilkan

Sesuai

2 Pencarian data siswa(bila nis

tidak ada di database)

Tampil pesan”data kosong”

Sesuai

3 Klik tombol Edit data siswa Data dari database

akan ditampilkan dan

bisa diubah,

kemudian muncul

pesan “Data sukses diedit!”dan data yang telah diubah

tersimpan kembali ke

database

Sesuai

4 Sortir data siswa berdasarkan

status

(bila data yang di maksud ada)

Menampilkan data

siswa berdasarkan

status

5 Sortir data siswa berdasarkan

status

(bila data yang di maksud tidak

ada)

laporan klik tombol submit (bila

data lengkap dan data yang

dimaksud ada)

Menampilkan data

kelas

(42)

data lengkap dan data yang

dimaksud tidak ada)

Tampil pesan”data

kosong”

Sesuai

data tidak lengkap)

anda isikan tidak

valid.

laporan klik tombol

tampilkan(bila data lengkap dan

data yang dimaksud ada)

Menampilkan data

yang dimaksud

Sesuai

laporan klik tombol tampilkan

(bila data lengkap dan data yang

dimaksud tidak ada)

Tampil pesan”data

kosong”

data tidak lengkap)

anda isikan tidak

valid.

laporan klik tombol

Menampilkan data

yang dimaksud

laporan klik tampilkan (bila data

(43)

lengkap dan data yang dimaksud

tidak ada)

data tidak lengkap)

anda isikan tidak

valid.

laporan klik tombol

Menampilkan data

yang dimaksud

Sesuai

laporan klik tampilkan (bila data

lengkap dan data yang dimaksud

tidak ada)

Menampilkan data

yang dimaksud

Sesuai

data tidak lengkap)

anda isikan tidak

valid.

Kesalahan yang

terjadi : …”

Sesuai

Logout Klik tombol logout Tampil pesan” logout

berhasil”

sesuai

5.2.3 Kesimpulan Hasil Pengujian

Berdasarkan hasil pengujian yang telah dilalukan dapat dilihat bahwa

(44)

(45)

38

4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang

utuh ke dalam bagian–bagian komponennya. Maksudnya adalah untuk

mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan–permasalahan kesempatan,

hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan

perbaikan–perbaikan.

Analisis sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih

jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut dan masalah yang dihadapi sistem.

Analisis tersebut dapat dijadikan landasan usulan perancangan analisis sistem

yang sedang berjalan yang dilakukan berdasarkan urutan kejadian yang ada dan

dari urutan kejadian tersebut dapat dibuat diagram alir dokumen (flowmap). Di

dalam analisis sistem terdapat beberapa langkah dasar yang harus dilakukan

adalah sebagai berikut:

a. Mengidentifikasi masalah yang sedang terjadi

b. Memahami kerja dari sistem yang ada

c. Analisis sistem yang berjalan

(46)

4.1.1.Analisis Dokumen

Analisis dokumen menggambarkan bagaimana dan untuk apa saja

dokumen-dokumen digunakan dalam sistem informasi manajemen pendidikan.

Untuk itu analisis dokumen merupakan salah satu yang dapat membantu dalam

perancangan sistem selanjutnya. Adapun analisis dokumen dapat dilihat dibawah

ini:

1. Nama Dokumen : Formulir registrasi

Deskripsi : Formulir yang diisi oleh siswa baru yang berisikan

tentang data siswa keseluruhan.

Fungsi :Mengetahui data siswa

Rangkap : Satu

Sumber Data : Siswa

Ke : Front office

Atribut : nama lengkap, jenis kelamin, agama, tempat lahir,

tanggal lahir, alamat, pendidikan terakhir, alamat

orang tua/wali, nama orang tua/wali, pekerjaan

orang tua/ wali, tanggal masuk, pilihan jadwal

2. Nama Dokumen : Data Siswa

Deskripsi : Rekap arsip data siswa berdasarkan formulir

registrasi yang telah diisi oleh siswa

Fungsi : Arsip data siswa yang terdapat pada PQEC

(47)

Sumber Data : Formulir registrasi

Ke : sekretariat

Atribut : nama lengkap, jenis kelamin, agama, tempat lahir,

tanggal lahir, alamat, pendidikan terakhir, alamat

orang tua/wali, nama orang tua/wali, pekerjaan

orang tua/ wali, tanggal masuk, pilihan jadwal,foto

3. Nama Dokumen : Data pendaftar

Deskripsi : Data yang berisi jumlah pendaftar dalam setiap

bulan

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah pendaftar dalam setiap

hari

Rangkap : 1

Sumber Data : Front office

Ke : sekretariat

Atribut : tanggal pendaftaran, nama pendaftar,pilihan jadwal

4. Nama Dokumen : Kartu bayaran

Deskripsi : kartu bayaran bulanan siswa

Fungsi : untuk validasi bayaran siswa

Rangkap : 1

Sumber Data : front office

(48)

Atribut : nama, alamat, jadwal, tanggal, bulan, besar, tanda

tangan administrasi, level siswa

5. Nama Dokumen : laporan data siswa

Deskripsi : data - data siswa yang ada d PQEC

Fungsi : untuk mengetahui data - data siswa yang ada d

PQEC

Rangkap : 1

Sumber Data : front office

Ke : head master

Atribut : bulan, tahun, sesi, kelas, jumlah

6. Nama Dokumen : data naik level

Deskripsi : data yang berisi kenaikan level siswa

Fungsi : arsip data naik level

Sumber Data : sekretariat

Atribut : nama, tanggal, sesi, dari kelas, ke kelas, nilai

7. Nama Dokumen : sertifikat

Deskripsi : bukti kelulusan

Fungsi : tanda lulus dari PQEC

Rangkap : 1

(49)

Atribut : no kelulusan, nama, sesi, materi, nilai, index,

pernyataan

8. Nama Dokumen : lap.kelulusan

Deskripsi : laporan berisi data kelulusan untuk diserahkan

kepada Head master

Fungsi : untuk mengetahui jumlah siswa yang lulus pada

ujian pada periode tertentu

Sumber Data : sekretariat

Atribut : nama

4.1.2.Analisis prosedur yang sedang berjalan

Analisis prosedur merupakan kegiatan menganalisis prosedur-prosedur

kerja yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun hasil dari kegiatan

analisis ini berupa gambaran nyata dari urutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan

oleh unit - unit organisasi khususnya dalam kegiatan-kegiatan yang berhubungan

dengan pengolahan data.

Analisis prosedur yang berjalan menguraikan secara sistematis aktivitas -

aktivitas yang terjadi dalam sistem informasi manajemen pendidikan di

PQEC,diantaranya:

a. Prosedur pendaftaran siswa baru dari sistem informasi yang berjalan

1. Front office memberikan formulir kepada calon siswa untuk diisi oleh

calon siswa. Pada formulir juga disertakan penjelasan mengenai uang

(50)

ketika mendaftar. Berdasarkan penjelasan yang telah dilampirkan uang

pendaftaran sebesar Rp. 130.000,00

2. Setelah formulir diisi dan di serahkan kembali ke front office,

kemudian front office Menambahkan data form isi ke arsip pendaftar

dan arsip siswa

3. Setelah itu front office membuat kartu bayaran dan kartu level yang

kemudian di serahkan kepada calon siswa.

4. Setelah proses pendaftaran selesai sekretariat memetakan siswa baru

ke dalam data kelas yang kemudian data tersebut di arsipkan

5. Front office membuat laporan data pendaftar (berkala biasanya

perbulan) untuk diserahkan ke head master

6. Lalu sekretariat Membuat lap.data kelas yang diperbaharui

4.1.2.1.Flow Map

Flowmap adalah diagram alir yang menggambarkan pergerakan

proses diantara unit kerja yang berbeda–beda, sekaligus menggambarkan

arus dari dokumen, aliran data fisik, entitas–entitas sistem informasi dan

(51)

Data pendaftar

Proses pendaftaran calon siswa pada sistem yang berjalan

Head Master

Lap.data kelas Lap.data kelas Menambah data

pendaftar ke arsip pendaftar

Gambar 4.1flowmap pendaftaran siswa pada sistem informasi yang berjalan

Ket: A.siswa= arsip data siswa A.kelas=arsip data kelas

(52)

Prosedur iuran bulanan siswa dari sistem informasi yang berjalan

1. Siswa menyerahkan kartu bayaran beserta uang bayaran. Untuk siswa

pada level NC1 uang bayaran bulanan sebesar Rp.35.000. Uang

bayaran pada setiap level memiliki selisih 2000 rupiah.

2. Bag. Keuangan menerima kartu bayaran dan uang bayaran lalu

memvalidasi kartu bayaran

3. Setelah itu bag. keuangan mendata transaksi bayaran siswa ke dalam

arsip data bayaran siswa yang kemudian kartu bayaran valid di

serahkan kembali kepada siswa

(53)

b. Prosedur kenaikan level pada sistem informasi yang berjalan

1. Siswa menyerahkan kartu bayaran dan kartu level ke sekretariat

2. Kemudian sekretariat akan mengecek kartu bayaran ada tunggakan

atau tidak.apabila ada maka sekretariat akan mengkonfirmasi

tunggakan dan mengembalikan kartu bayaran dan kartu level.

3. Bila tidak ada tunggakan maka sekretariat akan menguji siswa

secara lisan, kemudian tes tersebut di beri nilai.

4. Bila nilai kompeten maka sekretariat akan memvalidasi kartu level

dan siswa tersebut dinyatakan naik level, lalu kartu bayaran yang

telah di validasi di kembalikan ke siswa

5. Kemudian sekretariat akan mendata kenaikan level siswa ke arsip

naik level dan mengubah serta menambah data siswa naik level ke

kelas dengan level selanjutnya. Di PQEC Institute terdapat 7

tahapan level NC1 dengan waktu tempuh 1 bulan, NC2 dengan

waktu tempuh 1 bulan, NC3 dengan waktu tempuh 1 bulan, E1

dengan waktu tempuh 2 bulan, E2 dengan waktu tempuh 2 bulan,

Intermediate dengan waktu tempuh 2 bulan, dan Advance dengan

waktu tempuh 2 bulan

6. Bila nilai siswa tersebut belum kompeten maka sekretariat akan

(54)

Proses Naik Level pada Siswa data siswa naik level ke

kelas dengan level selanjutnya

A.kelas

Kartu level valid

Nilai

A.kelas

Data kenaikan level A.kelas Data kenaikan level

Kartu level valid

Gambar 4.3flowmap naik level siswa pada sistem informasi yang berjalan Ket: A.kelas= arsip data kelas

(55)

c. Prosedur kelulusan pada sistem informasi yang berjalan

1. Apabila siswa yang telah mencapai level advance maka ia berhak

mengikuti ujian kelulusan.

2. Pengajar memberikan soal ujian kepada siswa

3. Soal yang telah diisi oleh siswa diserahkan kembali ke pengajar

untuk di koreksi dan diberi nilai

4. Pengajar memberikan nilai ujian siswa ke sekretariat untuk didata.

5. Kemudian sekretariat membuat data kelulusan, sebagai acuan

untuk membuat sertifikat kemudian data kelulusan di arsipkan.

6. Sertifikat kemudian di serahkan ke Head master untuk di

(56)

Proses kelulusan pada sistem yang berjalan

Gambar 4.4 flowmap kelulusan siswa pada sistem informasi yang berjalan

(57)

4.1.2.2.Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan pola penggambaran yang berfungsi untuk

memperlihatkan interaksi SI tersebut dengan lingkungan dimana sistem tersebut

ditempatkan. Serta untuk menentukan jangkauan dari system. Diagram konteks

sistem informasi manajemen pendidikan yang sedang berjalan di PQEC adalah

sebagai berikut:

Sistem informasi yang berjalan

Gambar 4.5 diagram konteks pada sistem informasi yang berjalan

4.1.2.3.Data Flow Diagram

DFD (data flow diagram) menggambarkan suatu sistem yang telah ada

atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa

(58)

1. Data Flow Diagram Level 1 Sistem informasi manajemen pendidikan yang Naik Level pada

Siswa

(59)

2. Data Flow Diagram Level 2 proses 1 (pendaftaran siswa baru) pada sistem

yang sedang berjalan.

Calon_siswa pendaftar ke arsip

pendaftar

Form_isi

(60)

3. Data Flow Diagram Level 2 proses 2 (iuran bulanan siswa) pada sistem yang

sedang berjalan.

2.1 Validasi

kartu bayaran

siswa

2.2 Mendata

proses bayaran ke

arsip

Arsip_bayaran_siswa_perbulan Kartu_bayaran

Kartu_bayaran_valid

Data_bayaran_siswa

(61)

4. Data Flow Diagram Level 2 proses 3 (proses naik level siswa) pada sistem yang sedang berjalan.

siswa lisan siswa lalu menilainya siswa naik level ke kelas dengan level

selanjutnya

Arsip data kenaikan level Kartu_level,kartu_bayaran

(62)

5. Data Flow Diagram Level 2 proses 4 (proses kelulusan siswa) pada sistem yang

Gambar 4.10 DFD level 2 proses 4 (proses kelulusan) pada sistem informasi yang berjalan

4.1.3. Evaluasi sistem yang berjalan

Banyak permasalahan dan kendala yang terdapat dalam sistem informasi

manajemen pendidikan di PQEC Institute. Jika tidak segera mendapatkan solusi

yang baik maka sistem ini akan berjalan di tempat dan ke depannya akan

menghambat kinerja dari sistem tersebut.

Berikut adalah beberapa masalah yang ada di dalam sistem dan solusi yang

(63)

Table 4.1 evaluasi sistem yang berjalan

NO Permasalahan Solusi

1 Pengolahan data siswa, data iuran bulanan, dan

data kenaikan level dan data kelulusan yang

terkait dengan sistem manajemen pendidikan

masih belum terkomputerisasi, media

penyimpanan data yang belum terintegrasi

sehingga sering terjadi penyimpanan data yang

sama berulang kali

Mengintegrasikan

seluruh sistem ke

dalam satu database

2 Tidak praktisnya pendataan siswa,masih terjadi

kesalahan dalam proses pencatatan data siswa,

sulitnya melakukan pencarian data karena

membutuhkan waktu yang lama karena hanya

menggunakan sistem pengarsipan dokumen.

Membuat sistem

yang dapat

melakukan

pencarian data, ,

mengubah data dsb.

3 Pengolahan secara manual menyebabkan

pembuatan laporan berjalan lambat dan terkadang

terdapat kesalahan.

Membuat system

yang dapat

melakukan

pembuatan laporan.

4.2 Perancangan Sistem

Setelah dilakukan tahap analisis, tahap selanjutnya adalah perancangan

sistem dilakukan berdasarkan kebutuhan manajemen dan memperbaiki kelemahan

(64)

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan perancangan sistem ini yaitu untuk menghasilkan perancangan

pengolahan data manajemen pendidikan siswa yang berbasis client-server dengan

memberikan gambaran secara umum kepada pemakai. Adapun tujuan utama suatu

rencana perancangan sistem yang baru ini yaitu :

1. Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem.

2. Dapat mengefisienkan waktu.

3. Memperkecil kesalahan dan permasalahan yang timbul didalam proses

pengolahan data.

4. Agar sistem komputerisasi dapat lebih meningkatkan efektifitas dan efisiensi

kerja pada bagian administrasi.

5. Hasil program pengolahan datanya akan lebih efisien, efektif dan mudah

digunakan.

4.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan

Gambaran umum tentang sistem yang diusulkan dalam proses

perancangan sistem ini yaitu penulis akan membangun suatu sistem informasi

manajemen pendidikan yang berfungsi sebagai penyedia layanan untuk para staff

PQEC Institute untuk meningkatkan kinerja sehingga pemrosesan data bisa lebih

cepat, efektif dan efisien seteah dirancangnya sistem informasi ini.

4.2.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Perancangan prosedur merupakan awal dari pembuatan suatu sistem yang

didalamnya terdapat proses-proses yang akan diperlukan dalam pembuatan sistem.

(65)

memperbaiki dan meningkatkan kerja sistem tersebut dari sistem sebelumnya.

Perancangan prosedur ini akan di jelaskan dengan menggunakan flowmap,

diagram konteks, DFD, kamus data sebagai solusi dari permasalahan yang ada di

dalam sistem.

4.2.3.1 Flow Map

Diagram alir data (flowmap) merupakan gambaran hubungan antara entity

yang terlihat berupa aliran-aliran dokumen yang ada. Bagian alir dokumen disebut

juga bagian alir formulir tang merupakan bagian alir yang menunjukan arus dari

(66)

Proses Pendaftaran Siswa pada Sistem yang diusulkan

Input data form isi Form Isi bayaran & kartu

level Cetak formulir

memasukan siswa ke kelas

Update Formulir

(67)

Kartu bayaran

Proses iuran bulanan siswa pada sistem yang diusulkan

BAK

Kartu bayaran(valid)

sekertariat siswa

Validasi kartu bayaran Input data bayaran

SI.MPen

Kartu bayaran Kartu bayaran

Kartu bayaran

Bukti bayaran

Cetak bukti pembayaran Bukti bayaran

(68)

Proses kenaikan level dan kelulusan pada sistem yang diusulkan

Sekretariat Siswa

Tidak

ya

Input data kenaikan level Konfirmasi lisan siswa &

menilainya

Kartu level

SI.MPen

Kartu level Kartu level

Kartu level siswa naik level ke kelas dengan level

selanjutnya

Cetak bukti naik level

Bukti naik level Kartu level(valid)

Bukti naik level

(69)

Proses kelulusan pada sistem yang berjalan Si.MPen Input data nilai

siswa

Cetak lap.kelulusan

Lap.kelulusan

Sertifikat valid

mencetak sertifikat

Sertifikat valid

(70)

4.2.3.2 Diagram Konteks

Diagram Konteks merupakan alat untuk memodelkan sistem secara global

atau secara garis besarnya saja. Tujuannya adalah untuk memperlihatkan proses

yang berinteraksi dengan lingkungannya. Ada pihak luar atau lingkungan yang

memberikan masukan data dan ada pihak yang memberikan keluaran sistem.

Dalam hal ini pihak luar sering disebut sebagai terminator, yaitu suatu perangkat

orang atau organisasi. Diagram Konteks menerangkan keterkaitan antara

entitas-entitas dalam suatu sistem. Disini dapat kita lihat pihak luar atau lingkungan yang

memberikan masukan data dan ada pihak yang memberikan keluaran sistem pada

sistem informasi manajemen pendidikan (SIMPen) pada PQEC Institute yang

diusulkan.

SI.MPen Siswa

Head Master

Pengajar Lap.data_kelas, lap.pendaftaran_perbulan,

lap.kelulusan, sertifikat

lap.data_nilai kartu bayaran,

kartu level

kartu bayaran, kartu level, kartu bayaran valid,bukti bayaran , kartu level valid,bukti_naik_level

Calon_Siswa Form_isi

Formulir, kartu_level,kartu_bayaran

(71)

Deskripsi Entitas Eksternal

Entitas eksternal yang terdapat di dalam perangkat sistem ini adalah siswa,

pengajar, dan Head Master. Semua entitas luar ini terlibat dengan kegiatan

manajemen pendidikan yang ada di PQEC.

Deskripsi Proses

Entitas luar siswa memberikan masukan ke dalam proses berupa formulir

isi, kartu bayaran, dan kartu level. Sementara proses memberikan keluaran berupa

formulir, kartu bayaran, kartu level, kartu bayaran valid, kartu level valid. Entitas

luar yang kedua adalah pengajar, entitas luar ini hanya memberikan masukan saja

ke dalam proses berupa laporan data nilai, Entitas luar yang terakhir adalah Head

master, entitas luar ini hanya menerima laporan yang dikeluarkan oleh sistem

laporan tersebut berupa laporan data kelas, laporan pendaftar perbulan , laporan

kelulusan serta sertifikat.

4.2.3.3 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram adalah suatu model logika data atau proses yang

dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang

keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data

tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada

data tersebut. Data flow diagram dapat menggambarkan penyimpanan data dan

proses yang mentransformasikan data, juga dapat menunjukan hubungan antara

(72)

1. DFD level 1 sistem informasi manajemen pendidikan yang diusulkan Naik Level pada

Siswa

Gambar 4.16 DFD level 1 pada sistem informasi manajemen pendidikan yang diusulkan

Deskripsi Entitas Eksternal

Seperti halnya diagram konteks yang terdapat pada bagian sebelumnya Entitas

eksternal DFD level 1 adalah siswa, pengajar, dan Head Master. Semua pengguna

tersebut terlibat langsung di dalam proses kegiatan manajemen pendidikan

tersebut kecuali Head Master yang hanya menerima laporan – laporan yang

(73)

Deskripsi Proses

Sistem menerima masukan berupa data siswa dari formulir pendaftaran yang telah

diisi oleh calon siswa untuk kemudian diproses. Setelah itu sistem akan mencetak

kartu bayaran dan kartu level yang kemudian di berikan kepada siswa. Kartu

bayaran digunakan oleh siswa sebagai tanda bukti bahwa siswa tersebut sudah

melakukan iuran bulanan sementara kartu level digunakan sebagai catatan

kenaikan level tiap siswa. Sistem juga menerima masukan berupa data bayaran

siswa perbulan, kenaikan level, data nilai dan data kelulusan. Sistem juga

mencetak laporan data kelas, laporan pendaftar perbulan, laporan kelulusan serta

sertifikat semuanya itu ditujukan kepada Head Master yang digunakan sebagai

pertimbangan pengambilan keputusan untuk proses kegiatan manajemen

(74)

2. DFD level 2 proses 1 (pendaftaran siswa) sistem informasi manajemen pendidikan yang diusulkan

siswa

1.2 Input data form

isi

(75)

3. DFD level 2 proses 2 (pendaftaran siswa) sistem informasi manajemen pendidikan yang diusulkan

siswa

Gambar 4.18 DFD level 2 proses 2 pada sistem informasi manajemen pendidikan yang diusulkan

4. DFD level 2 proses 3 (naik level siswa) sistem informasi manajemen

pendidikan yang diusulkan

siswa siswa naik level ke kelas dengan level

selanjutnya lisan siswa dan menilainya

(76)

5. DFD level 2 proses 4 (kelulusan siswa) sistem informasi manajemen pendidikan yang diusulkan

pengajar

Gambar 4.20 DFD level 2 proses 4 pada sistem informasi manajemen pendidikan yang diusulkan

4.2.3.4 Kamus Data

Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan

definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem

mempunyai pengertian yang sama tentang input, output dan komponen data store.

Pembentukan kamus data didasarkan pada alur data yang terdapat pada

DFD

Alur data pada DFD bersifat global (hanya menunjukkan nama alur datanya tanpa

menunjukkan struktur dari alur data). Untuk menunjukkan struktur dari alur data

secara rinci maka dibentuklah kamus data

parno.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/.../SI_10_Kamus_Data.pdf .

Adapun kamus data dapat dilihat di bawah ini :

1. Nama aliran data : Form_isi

Deskripsi : formulir yang telah di isi oleh calon siswa/siswa

Alias : formulir

(77)

Struktur data :nama, jenis_kelamin, agama, tempat_lahir,

tanggal_lahir, alamat, pendidikan_terakhir,

alamat_ortu/wali, nama_ortu/wali, pekerjaan ortu/

wali, tanggal_masuk, kode_sesi, foto

2. Nama aliran data : Data_siswa

Deskripsi : data – data mengenai siswa

Alias : -

Keterlibatan proses : P1.2 – table_data_siswa, table_data_siswa – P1.3,

table_data_siswa – P1.4, P1.4- tabel_kelas,

tabel_data_siswa – P1.5

Struktur data :nis, nama, jenis_kelamin, agama, tempat_lahir,

tanggal_lahir, alamat, alamat_ortu/wali,

pendidikan_terakhir, nama_ortu/wali,

pekerjaan_ortu /wali, tanggal_masuk, bulan_masuk,

tahun_masuk, foto, status

3. Nama aliran data : kartu_level

Deskripsi :kartu yang diberikan kepada siswa untuk validasi

kenaikan level

Alias : kartu_level_valid, data_kenaikan_level, nilai

Keterlibatan proses : P1 – siswa, siswa – P4, P4 – siswa, P1.3 – siswa, siswa – P4.1, P4.2 – siswa, P4.1 – P4.2, P4.1 – P4.3, P4.3 – P4.4, P4.4 – P4.5, P4.5 – siswa, P4.8 –

siswa, P4.6 – P4.8, P4.4 – P4.6, P4.6 –

table_naik_level, table_naik_level – P4.7, P4.7 –

table_ detail_kelas

Struktur data :no_test, nis, nama, alamat, kode_sesi,

tanggal_masuk, tanggal_tes, level, nilai_oral_test

(78)

Deskripsi :kartu bayaran yang diberikan kepada siswa untuk

validasi iuran bulanan siswa

Alias : kartu_bayaran_valid,data_bayaran

Keterlibatan proses : P1 – siswa, P2 – siswa, siswa – P2, P1.3 – siswa, siswa – P2.1, P2.1 – table_trans_bayaran, P2.1 - P2.2, P2.2 – siswa , table_trans_bayaran – P4.1

Struktur data :no_bayar, nis, nama, alamat, kode_sesi,

tanggal_masuk, tanggal_bayar, bulan_bayar,

tahun_bayar, jadwal_kelas, level

5. Nama aliran data : lap.pendaftar perbulan

Deskripsi :laporan yang berisi laporan pendaftar perbulan

yang diberikan kepada head master

Alias : -

Keterlibatan proses : P1 –head master, P1.5 –head master,

Struktur data : nis, nama, kode_sesi, tanggal_masuk

6. Nama aliran data : data_detail_jadwal

Deskripsi : data detail mengenai jadwal masuk siswa

Alias : lap.data_kelas

Keterlibatan proses : P1 –head master, table_detail_jadwal – P1.6, P1.6

–head master, table_detail_jadwal – P3.1

Struktur data : nis, nama, jadwal_kelas, hari, jam, ruang, level,

ket

7. Nama aliran data : lap.data nilai

Deskripsi : laporan yang diberikan oleh pengajar kepada

sekretariatyang berisi data nilai ujian kelulusan

siswa untuk di input ke dalam sistem

(79)

Keterlibatan proses : pengajar – P5, : pengajar – P5.1, P5.1 – table nilai, table_nilai – P5.2, table_nilai – P5.3

Struktur data :nis, nama, jadwal_kelas, kode_pelajaran,

nama_pelajaran, no_nilai, nilai, periode_ujian

8. Nama aliran data :lap. kelulusan

Deskripsi : laporan yang berisi data kelulusan siswa – siswa

yang telah mengikuti ujian yang di berikan kepada

head master

Alias : -

Keterlibatan proses : P5 - head master, P5.2 - head master

Struktur data : nis, nama, periode_ujian, jadwal_kelas

9. Nama aliran data :sertifikat

Deskripsi : tanda lulus yang diberikan kepada siswa yang telah

mengikuti ujian

Alias : -

Keterlibatan proses : P5 - head master, P5.3 - head master

Struktur data :no_kelulusan, nis, nama, periode_ujian,

nama_pelajaran, nilai

4.2.4 Perancangan Basis Data 4.2.4.1 Normalisasi

Normalisasi digunakan untuk menyusun tabel - tabel data yang diperlukan

oleh Program. Normalisasi dilakukan demi efisiensi data sehingga menghasilkan

struktur tabel yang normal. Normalisasi dilakukan untuk mengelompokan tabel

yang memiliki atribut yang banyak ke dalam tabel – tabel yang sudah

dikelompokan atribut – atributnya.

(80)

{ nama, jenis_kelamin, agama, tempat_lahir, tanggal_lahir, alamat,

pendidikan_terakhir, alamat_ortu/wali, nama_ortu/wali, pekerjaan ortu/

wali, tanggal_masuk, kode_sesi, foto, status, nis, nama, jenis_kelamin,

agama, tempat_lahir, tanggal_lahir, alamat, alamat_ortu/wali,

pendidikan_terakhir, nama_ortu/wali, pekerjaan_ortu /wali,

tanggal_masuk, kode_sesi, bulan_masuk, tahun_masuk, nis, nama, alamat,

kode_sesi, tanggal_masuk, tanggal_tes, level, ket, nilai_oral_test,

no_bayar, nis, nama, alamat, kode_sesi, tanggal_masuk, tanggal_bayar,

bulan_bayar, tahun_bayar, jadwal_kelas, level, nis, nama, kode_sesi,

tanggal_masuk, nis, nama, jadwal_kelas, hari, kode_kelas, status_kelas,

dari_kelas, ke_kelas jam, ruang, level, jadwal_kelas, nis, nama, nis, nama,

jadwal_kelas, kode_materi, nama_materi, no_nilai, nilai, periode_ujian,

nis, nama, periode_ujian, jadwal_kelas, no_kelulusan, nis, nama,

periode_ujian, nama_materi, nilai}

2. Normalisasi pertama (1nf)

={ nama, jenis_kelamin, agama, tempat_lahir, alamat,

pendidikan_terakhir, alamat_orang_tua/wali, foto, status,

nama_orangtua/wali, pekerjaan orangtua/wali, tanggal_masuk, nis,

bulan_masuk, tahun_masuk, no_test, tanggal_test, level, nilai_oral_test,

no_bayar, tanggal_bayar, bulan_bayar, tahun_bayar, jadwal_kelas, hari,

jam, ket ,kode_kelas, status_kelas, dari_kelas, ke_kelas, ruang, nip,

nama_pengajar,no_absen tanggal_absensi, keterangan, kode_materi,

nama_materi, no_nilai, nilai, periode_ujian, no_kelulusan}

3. Normalisasi kedua(2nf)

Table_jadwal={jadwal_kelas*, ruang, level, hari, jam, ket }

(81)

Data_siswa={ nis* , nama, jenis_kelamin, agama, tempat_lahir, alamat,

pendidikan_terakhir, alamat_orang_tua/wali, nama_orangtua/wali, pekerjaan

orangtua/wali, tanggal_masuk, bulan_masuk, tahun_masuk, foto, status }

Table_kelas={kode_kelas*, jadwal_kelas**, nis**, periode, tahun,

status_kelas }

Data_naik_level={no_test*, tanggal_test, nilai_oral_test, nis**, dari_kelas,

ke_kelas }

Data_bayaran={no_bayar*, tanggal_bayar, bulan_bayar, tahun_bayar , nis**,

kode_kelas**}

Data_ujian={no_kelulusan*, periode_ujian, nis**, nilai, kode_materi**}

4. Normalisasi ketiga (3nf)

Data_siswa={ nis* , nama, jenis_kelamin, agama, tempat_lahir, alamat,

pendidikan_terakhir, alamat_orang_tua/wali, nama_orangtua/wali, pekerjaan

orangtua/wali, tanggal_masuk, bulan_masuk, tahun_masuk, foto, status }

Table_jadwal={jadwal_kelas*, kode_ruang**,kode_sesi**, ket }

Tabel_ruangan={kode_ruang*, ruang, level}

Tabel_sesi={kode_sesi*, hari, jam}

Table_kelas={kode_kelas*,jadwal_kelas**,nis**, periode,tahun,status_kelas }

Data_naik_level={no_test*,tanggal_test,nilai_oral_test,nis**,dari_kelas,

ke_kelas }

Data_bayaran={no_bayar*, tanggal_bayar, bulan_bayar, tahun_bayar , nis**,

kode_kelas**}

(82)

Data_ujian={no_kelulusan*, periode_ujian, nis**}

materi={kode_materi*, nama_pelajaran}

ket :

__* : Primary Key (Kunci Utama)

__** : Foreign Key (Kunci Tamu)

4.2.4.2 Relasi Tabel

Setelah proses normalisasi maka dibuatlah tabel relasi. Berikut tabel relasi dari

hasil normalisasi di atas :

Data_siswa

Gambar 4.21 relasi tabel

4.2.4.3 Entity Relationship Diagram

Entity Relational Diagram (ERD) adalah diagram yang memperlihatkan

(83)

antar entitas tersebut. Kerelasian antar entitas dapat dikelompokkan dalam 3 jenis,

yaitu:

1. Satu ke satu (One To One)

2. Satu ke banyak (One To Many)

3. Banyak ke banyak (many To Many)

Berikut ERD dari relasi tabel di atas :

Siswa

Gambar 4.22Entity Relationship Diagram 4.2.4.4 Struktur file

Langkah berikutnya yang harus dilakukan adalah menentukan file – file

apa saja yang harus disediakan dan akan digunakan dalam aktivitas kerja jika

sistem ini diimplementasikan. Pemilihan file yang akan dibentuk dapat ditentukan

dari skema ERD yang telah ditransformasikan ke dalam bentuk tabel yang lebih

normal.

Tabel yang sudah normal tersebut selanjutnya akan dibuatkan struktur

filenya. Struktur digunakan dalam perancangan sistem, karena struktur file akan

(84)

oleh instansi terkait beserta bagimana data tersebut akan diakses oleh pemakai

data.

Berikut struktur file dari data / tabel di atas :

1. Siswa

Nama file : data_siswa

Media penyimpanan : harddisk

Tabel 4.2 struktur file siswa

no nama item data type lebar keterangan

1 nis varchar 6 nomor induk siswa

2 nama varchar 25 nama siswa

3 jenis_kelamin varchar 6 jenis kelamin siswa

4 agama varchar 10 agama siswa

5 tempat_lahir varchar 10 tempat lahir siswa

6 tgl_lahir date tanggal lahir siswa

7 alamat text alamat siswa

8 alamat_ortu text alamat orang tua/ wali siswa

9 pendidikan_terakhir varchar 10 pendidikan terakhir siswa

10 nama_ortu/wali varchar 25 nama orang tua/wali siswa

11 pekerjaan_ortu/wali varchar 10 pekerjaan orang tua/ wali siswa

12 tanggal_masuk date tanggal mendaftar

13 bulan_masuk int 11 bulan mendaftar

14 tahun_masuk varchar 4 tahun mendaftar

15 foto varchar 50 foto siswa

16 status varchar 11 Status aktif,tidak aktif/lulus

(85)

2. Bayaran

Nama file: data_bayaran

Media penyimpanan: hardisk

Tabel 4.3 struktur file bayaran

1 no_bayar int 11 no transaksi bayaran

3 Kode_kelas varchar 5 kelas yang ditempati siswa

4 bulan_bayar varchar 8 pembayaran untuk bulan

5 tahun_bayar varchar 4 pembayaran untuk tahun

6 tanggal_bayar date tanggal transaksi bayaran

3. Jadwal

Nama file: tabel_jadwal

Tabel 4.4 struktur file jadwal

1 jadwal_kelas varchar 6 kelas yang ditempati siswa

2 kode_sesi varchar 5 sesi yang dipilih siswa

3 kode_ruang varchar 5 kode ruangan

4 ket text Keterangan dari jadwal

4. Kelas

Nama file: tabel_kelas

Tabel 4.5 struktur file kelas

1 Kode_kelas int 11 Kode kelas

(86)

4 Periode Varchar 2 Periode kelas yang diambil

5 Tahun Varchar 4 Tahun dari periode

6 Status_kelas Varchar 10 Status siswa di kelas tersebut

5. Detail nilai

Nama file: detail_nilai

Tabel 4.6 struktur file nilai

1 kode_materi varchar 3 kode pelajaran

2 nilai int 11 nilai siswa

3 No_kelulusan varchar 9 Nomer kelulusan siswa

6. materi

Nama file: materi

Tabel 4.7 struktur file pelajaran

1 kode_materi varchar 3 kode pelajaran

2 nama_materi varchar 25 nama pelajaran

7. Data Kelulusan

Nama file: table_lulus

Tabel 4.8 struktur file kelulusan

No nama item data type lebar keterangan

1 no_kelulusan varchar 9 no lulus siswa

2 Periode ujian varchar 11 Periode ujian