1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan
Dewasa ini persaingan perusahaan semakin meningkat baik perusahaan
negara maupun swasta. Adanya persaingan tersebut menuntut perusahaan
harus secara cepat dan tepat dalam menentukan strateginya agar dapat
mencapai tujuan yang diinginkan perusahaan.
Perusahaaan Daerah Air Minum (PDAM) merupakan salah satu
BUMD yang bergerak dibidang Pelayanan Air Minum kepada masyarakat di
suatu wilayah tertentu. Tentunya keberadaan BUMD dalam memberikan
perannya bagi perekonomian tidak diragukan lagi. Namun dengan adanya
perubahan yang ketat dalam perekonomian, Era Sistem Informasi dan Global
sekarang ini, BUMD seperti perusahaan swasta lainnya menghadapi tantangan
yang lebih besar. Tantangan tersebut antara lain semakin tingginya tuntutan
masyarakat akan kinerja yang lebih baik di masa mendatang. Dalam
menghadapi tantangan tersebut BUMD diharapkan mampu mempertahankan
kinerjanya dan mampu bersaing untuk itu harus meningkatkan efisien,
efektifitas, kinerja dan produknya.
PDAM Kabupaten Kebumen merupakan salah satu bentuk BUMN
yang memegang monopoli pemenuhan air diwilayah Kebumen. Tujuan
pendiriannya adalah untuk memenuhi pelayanan dan kebutuhan akan air
bersih bagi masyarakat dan merupakan salah satu sumber pendapatan daerah
(Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomer 47 Tahun 1999).
Perusahaan diharapkan mampu untuk memenuhi kebutuhan dan
keinginan pelanggan. Suatu perusahaan dikatakan berhasil jika kualitas
pelayanan yang diberikan dan informasi mengenai PDAM menimbulkan suatu
kepuasan terhadap pelanggan.
Fokus dari Organisasi pemerintah bukan pada pencapaian finalsial
saja, namun lebih menitik beratkan pada pelanggan yang dalam hal ini adalah
masyarakat. Dimana masyarakat merupakan konsumen yang perannya sangat
penting sebagai pemegang kendali perusahaaan. Maka dari itu PDAM dituntut
2
mana akan membawa konsekuensi terhadap eksistensi PDAM untuk jangka
panjang.
Kualitas adalah tingkat mutu yang diharapkan dan pengendalian
keragaman dalam mencapai mutu tersebut untuk memenuhi kebutuhan
konsumen.
Dengan demikian kepuasan dan ketidakpuasan merupakan
perbandingan antara harapan pelanggan dan kenyataan dari kualitas pelayanan
yang dirasakan oleh pelanggan yang menjadi tujuan perusahaan agar selalu
dipuaskan.
Pelayanan adalah setiap tindakan atau kegiatan yang dapat ditawarkan
oleh suatu pihak kepada pihak lain, yang pada dasarnya tidak berwujud dan
tidak mengakibatkan kepemilikan apapun. Sedangkan kepuasan menurut
Garpesz (1997:34) dapat didefinisikan sebagai suatu keadaan dimana
kebutuhan, keinginan dan harapan pelanggan dapat terpenuhi melalui produk
yang dikonsumsi.
Dari uraian diatas, masa dapat melihat pentinnya akan suatu
pemenuhan kebutuhan pelanggan. Maka penulis tertarik untuk mengadakan
penelitian dan membuatan website mengenai Analisis Proses Administrasi
Keuangan Pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten
Kebumen .
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah
1. Belum adanya sistem informasi CRM yang berpusat pada pelanggan
untuk mendukung kegiatan dministrasi dan promosi oleh bagian
marketing PDAM Kebumen.
2. Belum adanya sistem infomasi yang mendukung promosi, Mesangan
ulang kepada pihak konsumen sehingga menciptakan loyalitas kepada
pelayanan PDAM Kebumen
1.3. Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan
1.3.1. Maksud
3
Laporan praktek kerja lapangan ini diharapkan bermanfaat sebagai
bahan pertimbangan dan penentu langka-langkah demi kemajuan
perusahaan tempat kerja lapangan.
Laporan ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan analisis
penelitian lebih lanjut dan sebagai bahan referensi bagi penulis yang
mengambil amsalah yang sama.
1.3.2. Tujuan
Adapun tujuan dari penyusunan Laporan Kuliah Kerja Lapangan ini
antara lain:
1. Untuk membuat website perusahaan yang mana dapat
menyampaikan informasi-informasi kepada pelanggan, dan
karyawan yang bekerja di Perusahaan Daerah Air Minum
(PDAM) Kabupaten Kebumen.
2. Untuk mengetahui seberapa besar pengaruh kualitas website
terhadap pengunjung website yang akan dibuat.
3. Untuk mengetahui perkembangan-perkembangan Perusahaan
Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Kebumen yang dicapai.
1.4. Metode Pengembangan Sistem
Metode atau paradigma perangkat lunak yang digunakan yaitu dengan
metode prototype (Prototyping Paradigma) karena metode ini terdiri dari
tahap-tahap yang memberikan kemudahan jika pada satu tahap tidak sesuai
maka dapat kembali ke tahap sebelumnya serta pengujian dilakukan oleh
4
1.5. Batasan masalah
Penelitian ini dibatasi pada Bagaimana menganalisis proses Administrasi
Keuangan Pada Perusahaan daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten
Kebumen .
- Subjek penelitian ini adalah Perusahaan daerah Air Minum
(PDAM) Kabupaten Kebumen, pengambilan data-data untuk
menganalisis Bagian Administrasi Keuangan perusahaan.
- Praktek kerja lapangan ini hanya mengelola data pelanggan yang
bekerja sama
dengan pihak PDAM
- Analisis ini dibangun dengan menyesuaikan kebutuhan di PDAM
Kebumen
- Analisis Proses ini mengunakan prosedur dan struktur database yang
5
1.6. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan
Praktek Kerja lapangani ini dilakukan di :
Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Kebumen, yang
1
sekumpulan unsure atau elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam
melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.
Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada
dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya negara.
Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen kesatuan lain seperti profinsi
yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu negara dimana yang berperan
sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada dinegara tersebut.
Jogiyanto H.M (1989, hal:1) suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur
yang saling berhubungan , berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Abdul Kadir (2003, hal: 54) sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau
terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan.
Definisi sistem menurut para ahli :
1. Ludwig Von Bartalanfy
Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi
diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.
2
Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.
3. L. Ackof
Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari
bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.
4. L. James Havery
Menurutnya sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu
rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud
untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah
ditentukan.
5. John Mc Manama
Menurutnya sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari
fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk
mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efesien.
6. C.W Churchman
Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk
melaksanakan seperangkat tujuan.
7. J.C Hinggins
Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang saling berhubungan.
8. Edgar F Huse dan James L. Bowdict
Menurutnya system adalah suatu seri atau rangkaian bagian-bagian yang saling
berhubungan dan bergantung sedemikian rupa sehingga apat berinteraksi dan saling
pengaruh dari satu bagian akan mempengaruhi keseluruhannya.
Syarat-syarat system:
3
2. Elemen system harus mempunyai rencana.
3. Adanya hubungan diantara elemen system.
4. Unsure dasar dari proses (arus infirmasi, energy dan material ) lebih penting dari
pada elemen system.
5. Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.
Secara garis besar, system dapat dibagi dua:
a. Sistem Fisik (PHYSICAL SYSTEM) :
Kumpulan elemen-elemen atau unsure-unsur yang saling berinteraksi satu sama
lain secara fisik serta dapat diidentifikasikan secara nyata tujuan-tujuannya.
Contoh:
o System transportasi, elemen : petugas, mesin, organisasi yang menjalankan
transportasi
o System komputer, elemen : peralatan yang berfungsi bersama-sama untuk
menjalankan pengolahan data.
b. Sistem Abstrak (ABSTRACT SYSTEM) :
System yang dibentuk akibat terselenggaranya ketergantungan ide, dan tidak dapat
diidentifikasikan secara nyata, tetapi dapat diuraikan elemen-elemennya.
Contoh:
System Teologi, hubungan antara manusia dengan Tuhan.
Model Umum Sistem
- Input Proses Output
4
- Program perhitungan basic kita masukan, setelah dijalankan maka kita
dapatkan hasilnya.
- Data mahasiswa (nama, nilai) diproses menjadi daftar nilai semester
(berupa laporan).
2.1.1. Elemen Sistem
Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan,
masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik
serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang
membentuk sebuah sistem :
1. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin
banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem.
Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja,
tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.
2. Masukan
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem
dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa
hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak.
Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh
yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa
pelanggan).
5
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi
dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lbih bernilai, misalnya
berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak
berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia,
proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa
aktivitas pembedahan pasien.
4. Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem
informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan,
dan sebagainya.
5. Batas
Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan
daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi,
ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola
mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain.
Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian
pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja
batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan
mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke
publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.
6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan
menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan
6
Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan
tujuan.
7. Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem.
Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa
merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang
merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak
mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan
tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup
sistem.
2.1.2. Karakterisitik Sistem
Menurut [Jog05] suatu system mempunyai karakteristik atau cici-ciri tertentu
yaitu sebagai berikut:
a. Komponen Sistem (Component)
Pada suatu system terdiri dari beberapa atau sejumlah komponen
yang saling berhubungan atau berinteraksi antara komponen yang satu
dengan komponen yang lainnya atau bekerja sama untuk membentuk suatu
kesatuan dan dalam komponen sistem ini atau elemem-elemen sistem ini
dapat berupa sub system yang lebih kecil.
b. Batasan Sistem (Bounday)
Batasan sistem merupakan garis besar abstraksi yang memisahkan
antara sistem dan lingkungannya, batasan system ini juga menunjukan
ruang lingkup (Scope) dari system tersebut.
7
Lingkungan luar dari suatu system adalah apapun yang terdapat
diluar batas sistem dari sistem yang mempunyai operasi sistem, lingkungan
luar sistem yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan
demikian harus tetap dijaga dan dipelihara.
d. Masukan Sistem (Interface)
Penghubung sistem merupakan suatu media antara satu sub sistem
dengan yang lainya, melalui penghubung ini memungkinkan
sumber-sumber mengalir dari satu sub sistem ke yang lainnya.
e. Masukan Sistem (Input)
Masukan atau input merupakan energy yang dimasukan kedalam
sistem, masukan ini dapat berupa energy manusia, data model, bahan baku,
layanan atau lainnya. Input atau masukan dapat diklasifikasikan menjadi
tiga kategori yaitu : serial input, probable input, dan feedback input.
f. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran sistem merupakan hasil dari energi yang diolah dan
diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna, pembuangan keluaran
sistem dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau menuju
kepada suatu sistem, definisi lain ialah output merupakan hasil dari proses
yang merupakan tujuan dari keberadaan sistem.
g. Pengelolaan Sistem ( Proses)
Pengelolaan atau proses merupakan perubahan dari masukan atau
input menjadi keluaran proses ini mungkin dilakukan oleh mesain, orang
atau komputer.
8
Sasaran dari suatu system sangat menentukan sekali masukan yang
dibutuhkan sistem serta keluaran yang akan dihasilkan suatu sistem, serta
dikatakan berhasil jika mengenai sasaran atau tujuannya, karena tujuan ini
merupakan target atau sasaran akhir yang akan dicapai oleh suatu system.
2.1.3. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat dikelompokan menjadi beberapa sudut pandang diantaranya:
1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem abstrak (abstract system) adalah sistem yang berisi gagasan atau
konsep, misalnya sistem teologi yang berisi gagasan tentang hubungan manusia dan
tuhan. Sedangkan sistem fisik (physical system) adalah sistem yang secara fisik dapat
dilihat, misalnya sistem komputer, sistem sekolah, sistem akuntansi dan sistem
transportasi.
2. Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik
Sistem deterministik (deterministic system) adalah suatu sistem yang operasinya
dapat diprediksi secara tepat, misalnya sistem komputer. Sedangkan sistem probabilistik
(probabilistic system) adalah sistem yang tak dapat diramal dengan pasti karena
mengandung unsur probabilitas, misalnya sistem arisan dan sistem sediaan, kebutuhan
rata-rata dan waktu untuk memulihkan jumlah sediaan dapat ditentukan tetapi nilai yang
tepat sesaat tidak dapat ditentukan dengan pasti.
9
Sistem tertutup (closed system) adalah sistem yang tidak bertukar materi,
informasi, atau energi dengan lingkungan, dengan kata lain sistem ini tidak berinteraksi
dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan, misalnya reaksi kimia dalam tabung yang
terisolasi. Sedangkan sistem terbuka (open system) adalah sistem yang berhubungan
dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan, misalnya sistem perusahaan
dagang.
4. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem Alamiah (natural system) adalah sistem yang terjadi karena alam, misalnya
sistem tata surya. Sedangkan sistem buatan manusia (human made system) adalah sistem
yang dibuat oleh manusia,misalnya sistem komputer.
5. Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks
Berdasarkan tingkat kerumitannya, sistem dibedakan menjadi sistem sederhana
(misalnya sepeda) dan sistem kompleks (misalnya otak manusia).
2.2. Pengertian Informasi
Pengertian informasi menurut [JOG05] adalah data yang diolah menjadi bentuk yang
lebih berguna dan penting bagi yang menerimanya.
Sumber dari informasi adalah data, yang kemudian diolah dengan criteria tertentu
untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Data adalah suatu kenyataan yang
menggambarkan suatu kejadian dan menjadi kesatuan yang nyata. Kejadian adalah sesuatu
yang terjadi pada saat tertentu yang menyangkut perubahan nilai yang disebut transaksi.
Sedangkan kesatuan nyata adalah berupa suatu objek yang nyata yang terjadi pada saat
10
diolah terlebih dahulu untuk mendapatkan suatu informasi, kualitas informasi yang
diharapkan tergantung tiga hal pokok:
a. Akurat
Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan, tidak biasa, tidak
menyesatkan, dan mencerminkan maksud serta tujuan.
b. Tepat waktu
Berarti informasi yang sampai ke penerima tidak terlambat, karena informasi
adalah landasan untuk mengambil suatu keputusan, untuk itu diperlukan suatu
teknologi yang mengelola dan mengirim informasi dengan cepat dan tepat.
c. Relevan
Berarti informasi mempunyai manfaat dan berguna bagi pemakainya, karena batas
relevansi seseorang berbeda, maka informasi bisa dikatakan berguna jika
bebar-benar berguna dan dibutuhkan pemakainya.
2.3. Pengertian Sistem Informasi
Menurut [AZH00] sistem informatika adalah sebagai kumpulan atau group dari satu
siste atau bagian atau komponen apapun baik phisik maupun non phisik yang saling
berhubungan sat sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan
yaitu mengolah data menjadi informasi berarti dan berguna.
Adapun menurut Robert A. Latch dan K.Roscoe Pavis dalam Jogiyanto :
Sistem Informatika adalah sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian mendukung operasi bersifat majerial dan kegiatan strategi dari
suatu organisasi dam menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan laporan yang
11
2.4. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
2.4.1 Metode Pendekatan Sistem
Piranti lunak saat ini seharusnya dirancang dengan memperlihatkan hal- hal seperti
scalability, security dan ekseksi yang siap digunakan walaupun dalam kondisi yang sulit
selain itu aritekturnya harus didefinisikan dengan jelas, agar setiap kesalahan dapat
mudah ditemukan dan diperbaiki oleh oranglain. Selain programmer aslinya. Keuntungan
lain dari perencanaan arsitektur yang matang untuk dimungkinkannya penggunaan
kembali modul atau komponen untuk aplikasi piranti lunak lain yang membutuhkan
fungsionalitas yang sama.
Metode yang digunakan penulis dalam perancangan sistem informasi adalah metode
penelitian deskriptif yaitu merupakan penjabaran dari metode ilmiah yang memiliki tujuan
untuk membuat gambaran secara sistematis, factual dan akurat mengenai fakta fakta dan
sifat sifat suatu penelitian tertentu.
2.4.3. Metode Pengembangan Sistem
Metodologi pengembangan sistem yang digunakan adalah metode analisis dan desain
terstruktur (structured system analysis design) dengan teknik penggabungan dua
pendekatan yaitu pendekatan terstruktur dan pendekatan klasik berupa Lyfe cycle.
Adpun tahap-tahapnya sebagai berikut:
1. Rekayasa Sistem (Engineering System)
Hal ini sangat penting dilakukan ketika perangkat lunak harus berkomunikasi dengan
perangkat keras, orang dan basisdata yaitu mengetahui elememn elemen yang hendak
12
pengumpulan kebutuhan pada level sistem dengan sedikit perancangan dan analisis.
2. Analisis Sistem (System Analiysis)
Menganalisa dari data yang ada serta mengumpulkan kebutuhan kebutuhan sistem
yang akan dibangun. Analisa ini menggunakan tool flowmap berjalan.
3. Desain sistem (System Design)
Perancangan ini menggunakan tool berupa flowmap usulan, diagram konteks,
diagram arus data, rancangan database dan file, rancangan data, rancangan struktur
program, rancangan procedural, dan rancangan antar muka.
4. Penulisan Program(Coding)
Selanjutnya mengubah desain menjadi bentuk yang dimengerti oleh komputer, maka
dilakukan penulisan jika desainnya detail maka penulisan program dapat dicapai.
5. Pengujian(Testing)
Setelah penulisan program selesai dan program dapat berjalan, testing dapat dimulai
dengan memfokuskan pada logika internal dan perangkat lunak dan mencari segala
sesuatu kemungkinan kesalahan dan memeriksa apakah perangkat lunak tersebut
selesai dan sesuai dengan hasil yang diinginkan.
6. Pemeliharaan (Maintenance)
Perangkat lunak yang sudah jadi mungkin ditemukan kesalahan atau ada hal yang
baru yang akan ditambah, maka tahap pengembangan dilakukan dimasa
pemeliharaan.
2.4.4. Alat Bantu Analisis
1) Flow Map
Flowmap merupakan metode untuk menggambarkan tahap-tahap pemecahan
13
dimengerti, mudah digunakan dan standar. Tujuan utama penggunaan flow map
adalah untuk menggambarkan suatu tahapan penyelesaian masalah secara
sederhana, terurai, rapi dan jelas dengan menggunakan simbol-simbol yang standar
untuk mengidentifikasikan serta dapat mengevaluasi suatu permasalahan yang
diharapkan dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
2) Diagram Kontek
Diagram konteks merupakan pola penggambaran yang berfungsi untuk
memperlihatkan Interaksi Sistem Informasi tersebut dengan lingkungan dimana
sistem tersebut ditempatkan. Dalam penggambaran ini, sistem dianggap sebagai
sebuah objek yang tidak jelaskan secara rinci karena yang ditekankan adalah
interaksi sistem dengan lingkungan yang akan mengaksesnya.
Dalam pembentukan diagram konteks, perlu diperhatikan hal-hal sebagai
berikut:
1. Kelompok pemakai, baik pihak internal atau eksternal perusahaan, dan
departemen terkait, dimana sistem itu akan digunakan harus diidentifikasikan
secara rinci dan jangan sampai ada yang terlewatkan.
2. Kemungkinan kejadian-kejadian yang akan terjadi dalam penggunaan sistem
harus diidentifikasikan secara lengkap.
3. Arah anak panah yang menunjukan aliran data jangan sampai terbalik agar
dapat memberikan pemahaman yang benar terhadap seluruh proses sistem yang
akan dibentuk.
4. Setiap kejadian digambarkan dalam bentuk tekstual yang sederhana dan mudah
dipahami oleh pembuat sistem
14
Data flow diagram atau DFD merupakan peralatan yang berfungsi untuk
menggambarkan secara rinci sistem sebagai jaringan kerja, antar fungsi yang
berhubungan satu sama lain dengan menunjukan dari dan kemana data mengalir
serta penyimpanannya.
4) Kamus Data
Kamus data (data dictionary) adalah katalog fakta tentang datadan
kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data berfungsi untuk
menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan dalam menggambarkan dalam data
flow diagram, mendeskripsikan nilai dan satuan yang relevan terhadap data yang
mengalir dalam sistem tersebut.
5) Perancangan Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan
satu dengan lainnya, tersimpan disimpanan luar komputer dan digunakan perangkat
lunak tertentu untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen
yang sangat penting di sistem informasi, karena berfungsi sebagai basis penyedia
informasi bagi para pemakainya. Penerapan database dalam sistem informasi
disebut dengan database system. Database system (sistem basis data) ini adalah
suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan yang lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa
aplikasi yang bermacam-macam didalam suatu organisasi. Alat bantu yang
digunakan penulis dalam perancangan basis data adalah normalisasi, dan tabel
ralasi.
15
Normalisasi merupakan peralatan yang digunakan untuk melakukan proses
pengelompokan data menjadi tabel-tabel yang menunjukan entitas dan
relasinya.
Secara umum proses normalisasi dibagi dalam 3 (tiga) tahap, yaitu bentuk tidak
normal (unnormal), bentuk normal pertama (1NF), bentuk normal kedua (2NF),
bentuk normal ketiga (3NF) biasanya sudah akan diperoleh tabel yang optimal.
1) Bentuk tidak Normal (Unnormal)
Pada tahap ini, semua data yang ada direkam tampa format tertentu.
Data bisa jadi mengalami duplikasi.
2) Bentuk Normal Pertama (1NF)
Pada tahap ini, bibentuk tabel-tabel yang menampung data yang ada dan
dikelompokan berdasarkan suatu karakteristik tertentu. Pada tahap ini
harus diusahakan ada field dalam satu tabel yang berulang.
3) Bentuk Normal Kedua (2NF)
Pada tahap ini dilakukan penentuan field kunci dari masing-masing
tabel. Kunci tersebut harus unik dan dapat mewakili tabel.
4) Bentuk Normal Ketiga (3NF)
Pada tahap ini, dilakukan penentuan relasi antara tabel-tabel tertentu.
b. Tabel Relasi
Tabel relasi secara sederhana dapat dikatakan sebagai suatu database yang
didalamnya terdapat tabel-tabel yang saling berelasi satu sama lain. Relasi antar
BAB III
PROFIL PERUSAHAAN
3.1. Tinjauan Umum Perusahaan
1. Sejarah Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Kebumen
Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Kebumen merupakan
Perusahaan Milik Pemerintah Kabupaten Kebumen yang bergerak dalam bidang
pelayanan air minum kepada masyarakat disuatu wilayah tertentu.
PDAM Kabupaten Kebumen semula berkedudukan di Gombong yang
merupakan instalasi system air bersih peninggalan Belanda (beroperasi sejak tahun
1916), dan dalam Pemerintahan Republik Indonesia sistem air bersih ini langsung di
kelola oleh Pemda TK II Kebumen. Perkembangan lebih lanjut sistem air bersih di
Gombong ini dijadikan BUMD yang didirikan dengan Peraturan Daerah Kabupaten
Dati II Kebumen Nomor 4 Tahun 1978.
Selain keberadaan PDAM Kabupaten Kebumen di Gombong, berdasarkan
Surat Keputusan Menteri Pekerjaan Umum Nomor : 42/KPTS/1987 tanggal 2
Februari 1987, dibentuk Badan Pengelola Air Minum (BPAM) Kabupaten
Kebumen yang bertugas mengelola proyek sistem air bersih untuk Kabupaten
Kebumen di Kebumen.
Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Kebumen Dati II Kebumen Nomor
8 Tahun 1993 dibentuklah PDAM Kabupaten Kebumen yang merupakan
penggabungan antara PDAM Kabupaten Kebumen di Gombong dan BPAM
Daerah Kabupaten Kebumen Nomor 2 Tahun 2002 dan terakhir kali dirubah
berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Kebumen Nomor 13 Tahun 2010.
2. Visi PDAM Kabupaten Kebumen
- Penyediaan Air Minum yang bersih, sehat, cukup dan kontinue
3. Misi PDAM Kabupaten Kebumen
- Berorientasi pada pemenuhan kebutuhan pelanggan
- Memberikan keuntungan yang wajar bagi stakeholder
- Mengembangkan Sumber Daya Manusia
- Melaksanakan Manajemen terbuka
- Peduli terhadap kepentingan masyarakat dan lingkungan
4. Tugas Pokok PDAM Kabupaten Kebumen
- Melaksanakan usaha penyediaan air minum yang bersih dan sehat bagi
masyarakat
- Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Bupati di bidang pelayanan air
minum.
5. Fungsi PDAM Kabupaten Kebumen
- Pengelolaan dan Pembinaan Perusahaan menurut kebijaksanaan yang ditetapkan
oleh Bupati sesuai kebijaksanaan umum Pemerintah Daerah;
- Pengkoordinasian segala usaha dan kegiatan peningkatan pelayanan penyediaan
air minum untuk masyarakat;
- Pengawasan segala usaha dan kegiatan pengawawsan teknis dan administrasi
atas pelaksanaan tugas pokok;
6. TUJUAN DAN SASARAN
1.) Tujuan
a. Memenuhi kebutuhan air minum yang memenuhi syarat-syarat
kesehatan bagi masyarakat di daerah;
b. Memberikan kontribusi pada [endapatan daerah;
c. Menunjang pembangunan daerah; dan
d. Menunjang pembangunan nasional.
2.) Sasaran
- Terwujudnya Masyarakat Kebumen yang sehat melalui Pelayanan Air
Bersih yang memenuhi Standar Kesehatan.
- Terpenuhinya Pelayanan Air Bersih yang Cukup dan merata dengan mutu
Kualitas dan Kuantitas yang Optimal dari Unit Pelayanan PDAM untuk
masyarakat Kabupaten Kebumen.
3.2. Struktur Organisasi Perusahaan
Untuk mengelolah Perusahaan Daerah Air Minum dengan baik dan optimal, terutama
terhadap semua masyarakat yang menggunakan air dari PDAM, maka perusahaan
menerapkan manajemen yang dituangkan dalam bentuk struktur organisasi, dimana
merupakan sarana yang sangat penting untuk menjalankan fungsinya.
Adapun struktur organisasi ini sendiri dapat dikatakan sebagai suatu kerangka
yang mewujudkan suatu pola tetapi dari hubungan antara kedudukan dan peranan
dalam suatu kerja sama. Bentuk struktur organisasi yang dimiliki oleh PDAM
STRUKTUR ORGANISASI
Gambar: Struktur Organisasi PDAM Kebumen
CABANG- SUBAG
KABAG UMUM KABAG HUBLANG KABAG TEKNIK
DEWAN PENGAWASAN
3.1. Deskripsi Kerja
Adapun tugas masing masing bagian :
Badan Pengawas
1. Badan Pengawas mempunyai tugas pokok :
a. Mengawasi kegiatan Direktur
b. Memberikan pendapat dan saran kepada Bupati terhadap pangangkatan Direktur,
rencana program kerja, rencana anggaran perusahaan, perubahan status kekayaan
PDAM, rencana pinjaman dan ikatan hokum dengan pihak lain serta terhadap
laporan neraca dan perhitungan laba/rugi.
Badan pengawas mempunyai wewenang :
a. Memberikan peringatan kepada Direktur yang tidak melaksanakan tugas sesuai
dengan program kerja yang telah ditetapkan
b. Memeriksa Direktur yang diduga merugikan PDAM
2. Direktur
Direktur mempunyai tugas pokok memimpin, mengelola, mengendalikan dan
mengembangkan PDAM
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud ayar (1), Direktur mempunyai fungsi
:
a. Perencanaan dan penyusunan program kerja, rencana anggaran perusahaan jangka
pendek dan menengah
b. Pembinaan pegawai perusahaan
c. Pengurusan pengelolaan kekayaan PDAM
e. Penyelenggaraan administrasi umum dan keuangan
f. Penyampaian laporan berkala seluruh kegiatan perusahaan termasuk Neraca dan
Perhitungan rugi/laba
g. Mewakili PDAM baik didalam maupun diluar pengadilan
Direktur mempunyai wewenang ;
a. Memgangkat dan memberhentikan pegawai PDAM dengan persetujuan Bupati
b. Mengangkat pegawai untuk menduduki jabatan di bawah Direktur
c. Menandatangani pinjaman dengan persetujuan Bupati
d. Menandatangani ikatan hukum dengan pihak lain dengan persetujuan Bupati
3. Bagian Administrasi Umum
Bagian Administrasi Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas pokok
membantu Direktur dalam melaksanakan tugas pokok perusahaan dibidang
administrasi umum dan kepegawaian.
Bagian Administrasi Umum dan Kepegawaian dipimpin oleh seorang Kepala
Bagian yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab
kepada DIrektur.
Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud ayat (1), Bagian
Administrasi Umum dan Kepegawaian mempunyai fungsi :
a. Pelaksanaan pembinaan kearsipan dan administrasi kepegawaian
b. Pelaksanaan urusan rumah tangga, perlengkapan dan inventaris perusahaan/kantor
c. Pelaksanaan tata usaha dokumen persuratan perusahaan
d. Penyelenggaraan kegiatan bidang pengadaan barang
Bagian Administrasi Umum dan Kepegawaian terdiri dari :
a. Sub Bagian Administrasi Umum
c. Sub Bagian Gudang
d. Sub Bagian Pengelolaan Data Elektronik
Tugas tugas Sub Bagian
a. Sub Bagian Administrasi Umum mempunyai tugas melaksanakan urusan surat
menyurat, kearsipan, humas, urusan rumah tangga, menyusun stastistik, dokumentasi
perjalanan dinas, urusan protocol, pemeliharaan inventaris kantor, mengurus
administrasi pembelian barang barang kebutuhan perusahaan dan melaksanakaan
pengadaan barang barang yang dibutuhkan oleh perusahaan
b. Sub Bagian Kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan administrasi, kesejahteraan
dan pembinaan pegawai, mengelola administrasi mutasi dan tata usaha kepegawaian
c. Sub Bagian Gudang mempunyai tuga mengatur, menginventarisasi barang barang
milik perusahaan, mengurus administrasi penerimaan dan pengeluaran barang
barang digudang serta mengurus penyediaan, penerimaan dan penyimpanan barang
barang di gudang
d. Sub Bagian Pengelolaan Data Elektronik mempunyai tugas melaksanakan
pengelolaan data dan system informasi secara elektronik, merawat, mengembangkan
system dan atau program pengolahan data dengan computer.
4. Bagian Keuangan
Bagian Keuangan mempunyai tugas pokok membentu Direktur dalam melaksanakan tugas
pokok perusahaan di bidang keuangan
Bagian Keuangan dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang dalam melaksanakan tugasnya
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Direktur.
Untuk menyelenggarakan tugas sebagai dimaksud, Bagian keuangan mempunyai fungsi:
a. Pelaksanaan administrasi keuangan;
c. Perencanaan sumber-sumber pendapatan dan belanja perusahaan;
d. Pengkoordinasian dengan pihak terkait untuk kelancaran penagihan piutang pada
pelanggan dan untuk penyelesaian lebih lanjut;
Bagian Keuangan terdiri dari:
a. Sub Bagian Kas dan Penagihan;
b. Sub Bagian Perencanaan Anggaran;
c. Sub Bagian Pembukuan.
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang dalam
melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
Keuangan.
Tugas-tugas Sub Bagian:
Sub Bagian Kas dan Penagihan mempunyai tugas menerima, mengeluarkan dan
mengurus uang perusahaan di bank, membuat laporan situasi keuangan perusahaan,
memeriksa, meneliti dan melaksanakan penagihan rekening dari pelanggan, penutup aliran
bagi pelanggan yang melakukan pelanggaran;
Sub Bagian Perencanaan Anggaran mempunyai tugas mempersiapkan rencana
anggaran pendapatan dan belanja perusahaan serta mengatur sistem kontrol terhadap
pelaksanaan anggaran perusahaan;
Sub Bagian Pembukuan mempunyai tugas mengkoordinir dan mengendalikan pembukuan
atas transaksi keuangan, menyusun laporan harta perusahaan, membantu merumuskan
anggaran perusahaan, mengumpulkan dan menganalisa unsure biaya pokok produksi dan
5. Bagian Hubungan Langganan
Bagian Hubungan Langganan mempunyai tugas pokok, membantu Direktur
dalam melaksanakan tugas pokok perusahaan di bidang hubungan langganan. Bagian
Hubungan Langganan dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang dalam
melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Direktur.
Untuk menyelenggarakan tugas, Bagian Hubungan Langganan mempunyai fungsi:
a. Penampungan dan penyelesaian pengaduan dari pelanggan;
b. Penyelenggarakan tugas-tugas pelayanan pelanggan dan pengelolaan data langganan;
c. Pemeriksaan data penggunaan air berdasarkan meter air dan pencatatan meter air;
d. Persiapan, pengoreksian data-data untuk pembuatan rekening.
Bagian Hubungan Langganan terdiri dari:
a. Sub Bagian Langganan
b. Sub Bagian Pembaca Meter;
c. Sub Bagian Rekening.
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang
dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala
Bagian Hubungan Langganan.
Tugas-tugas Sub bagian:
a. Sub Bagian Pelayanan Langganan mempunyai tugas melaksanankan pemasaran,
memberikan pelayanan kepada para pelanggan dan calon pelanggan, mengurus dan
mengelola data pelanggan serta memberikan informasi yang perlu diketahui oleh
b. Sub Bagian Pembaca Meter mempunyai tugas mencacat dan memeriksa data
penggunaan air oleh pelanggan, mengadakan pengawasan meter pada pelanggan,
menampung dan menyelesaikan pengaduan pelanggan tentang pemakaian air dan
mencacat serta melaporkan kerusakan meter air;
c. Sub Bagian Rekening mempunyai tugas mengkoordinasikan, mengawasi atas
pelaksanaan proses pembuatan rekening dan mengadakan penelitian kembali rekening
yang telah dibuat.
6. Kabag Teknik
Bagian Teknik mempunyai tugas pokok membantu Direktur dalam
melaksanakan tugas pokok perusahaan dibidang teknik. Bagian Teknik dipimpin oleh
seorang Kepala Bagian yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan
bertanggung jawab kepada Direktur.
Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana yang dimaksud, maka Bagian
Teknik mempunyai fungsi:
a. Menjaga kelangsungan dan kualitas produksi serta kelancaran pendistribusian;
b. Pengaturan pemasangan jaringan distribusi;
c. Pengkoordinasian dan pengendalian kegiatan-kegiatan di bidang perencanaan
teknik, konstruksi, produksi, distribusi dan perawatan teknik serta
pemeliharaan instalasi produksi, sumber mata air dan sumber air permukaan
tanah.
Bagian Teknik terdiri dari:
a.Sub Bagian Produksi;
b.Sub Bagian Perencanaan;
c.Sub Bagian Transmisi dan Distribusi;
Masing-masing Sub Bagian sebagaimana dimaksud, dimana dipimpin
oleh seorang Kepala Sub Bagian yang dalam melaksanakan tugasnya berada di
bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian teknik.
Tugas-tugas Sub Bagian:
a. Sub Bagian Produksi mempunyai tugas merencanakan pengembangan
produksi air, melaksanakan analisa kimia dan bakteriolagi untuk menghasilkan
kualitas yang standar, mengawasi penggunaan bahan kimia dan bahan lain
oleh laboratorium untuk proses produksi, memeriksa proses pengolahan air di
unit pengolahan dan sumber air, membuat laporan tentang jumlah air yang
diproduksi dan air yang didistribusi dan air yang didistribusikan serta menjaga
dan memelihara sumber-sumber air beserta instalasinya dan kebersihan
lingkungan instalasi;
b. Sub Bagian Perencanaan mempunyai tugas mempersiapkan program
pengembangan sumber air, system transmisi dan distribusi berikut
perlengkapan dan peralatan yang diperlukan, menyusun anggaran biaya,
program kerja, jadwal pelaksanaan pekerjaan dan membuat gambar-gambar
konstruksi beserta detailnya serta penelitian dan pengembangan serta
mengevaluasi pelaksanaan pekerjaan dan bertanggung jawab terhadap
pelaksanaan gambar konstruksi di lapangan, membuat laporan-laporan yang
berkaitan dengan bidang teknik;
c. Sub Bagian Transmisi dan Distribusi mempunyai tugas menyusun rencana
survey kobocoran pipa transmisi / distribusi dan meter air, melaksanakan
perbaikan, penggantian pipa dan meter air, pemasangan pipa dan sambungan
rumah, mengadakan pencegahan pemasangan liar, menjaga kelangsungan dan
sambungan meter air dan mengadakan perbaikan tera meter, penyegelan dan
pembongkaran meter air;
d. Sub Bagian Perawatan mempunyai tugas melaksanakan pemeliharaan dan
perbaikan gedung dan bangunan-bangunan di lingkungan kantor maupun di
lingkungan bangunan air, perbaikan dan perawatan peralatan teknik maupun
mekanikal.
Satuan Pengawasan Intern mempunyai tugas membant Direktur dalam
melaksanakan tugas pengawasan intern di bidang pengawasan administrasi
umum, kepegawaian, keuangan dan teknik serta kegiatan operasional.
Satuan Pengawasan Intern sebagaimana dimaksud, dibentuk dan diatur
dengan Surat Keputusan Bupati:
1) Pada PDAM dapat dibentuk Cabang perusahaan yang berkedudukan di
Ibukota Kecamatan atau tempat lain yang ditunjuk oleh Direktur atas
persetujuan Bupati melalui Badan Pengawas
2) Pendirian Cabang Perusahaan sebagaimana dimaksud, diatur dan atau
ditetapkan dengan Keputusan Bupati, atas usul Direktur dan
pertimbangan Badan Pengawas
3) Cabang PDAM dipimpin oleh seorang Kepala Cabang yang
berkedudukan setingkat Kepala Bagian, yang dalam melaksanakan
tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Direktur.
7. Direktur Tekhik
Tugas Pokoknya:
a) Mengkoordinir dan mengendalikan kegiatan-kegiatan bidang perencanaan
b) Mengkoordinir dan mengendalikan pemeliharaan instalasi, produksi, sumber
mata air permukaan tanah
c) Mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan pengujian peralaatan teknik dan
bahan-bahan kimia.
Direktur Teknik terdiri dari:
1) Bagian Produksi
Tugas Pokoknya:
a) Koordinator dan pengawasan kegiatan dari seksi-seksi di bawahnya
b) Merencanakan pengembangan produksi air dan melaksanakan analisa kimia
dan baktereologi sehingga mutu air yang dihasilkan dapat dipertanggung
jawabkan.
c) Memperkirakan kebutuhan dan mengawasi penggunaan bahan kimia dan bahan
lain oleh laboratorium untuk proses produksi
d) Menjaga agar terdapat persediaan bahan-bahan tersebut secukupnya dan
melaporkan jumlah air yang diproduksi dan air yang didistribusikan
Bagian Produksi Terdiri dari:
1) Seksi Sumber
Tugas Pokoknya:
a) Menjaga kualitas dan kuantitas dan kelancaran produksi air dari
sumber-sumber air
b) Menjaga dan memelihara sumber-sumber air beserta instalasinya
2) Seksi Pengolahan
Seksi pengolahan mempunyai tugas pokok sebagai berikut: menjamin kualitas,
menjalankan, memelihara dan mengamankan peralatan instalasi pengolahan air
dan menjaga lingkungan instalasi
3) Seksi Laboratorium
Seksi laboratorium Mempunyai tugas pokok sebagai berikut; melakukan
penelitian dan analisa lobaratorium agar terjamin mutu air yang memenuhi
standar, menjaga kualitas produksi air serta mengontrol dan memelihara
peralatan laboratorium
2) Bagian Transmisi dan Distribusi
Bagian Transmisi dan Distribusi mempunyai tugas antara lain melaksanakan
survey, pengumpulan data, pengawasan, perbaikan, pengetewsan sarana dan
prosarana yang berhubungan dengan transmisi dan distribusi.
Bagian Transmisi dan Distribusi dari terdiri dari:
a) Seksi Distribusi dan Penyambungan
Tugas Pokoknya:
1) Mengadakan perbaikan dan pemeliharaan pipa distribusi
2) Melakukan pemasangan pipa dan sambungan rumah
3) Menjaga kelancaran dan kelangsungan distribusi
4) Mengatur, menyelenggarakan fungsi pipa jaringan dan pelayanan adanya
gangguan
5) Menyelenggarakan pengaturan aliran air secara merata kepada pelanggan
b) Seksi Meter Air
Tugas Pokoknya:
1) Mengumpulkan data dan informasi juklah sambungan meter air
2) Mengadakan perbaikan dan meter air
c) Seksi Perawatan Mekanik Listrik
Tugas Pokoknya:
1) Menyelenggarakan pembuatan alat-alat dan bahan untuk keperluan system
jaringan transmisi dan distribusi
2) Mengawasi penggunaan dan penyimpanan serta menguji peralatan mekanik
3) Bagian Perrencanaan dan Pengawasan
Mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Direktur Teknik dalam bidang
perencanaan dan pengawasan.
Bagian Pengawasan dan Perencanaan terdiri dari;
a. Seksi Perencanaan Teknik
Tugas Pokoknya:
1) Mengumpulkan data teknik dan informasi untuk pengembangan jaringan
distribusi
2) Mengadakan survey dan menyusun rencana anggaran biaya
3) Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas gambar-gambar kontribusi
beserta detailnya
b. Seksi pengawasan Teknik
Mempunyai tugas pokok mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan pekerjaan
teknik sesuai dengan ketentuan yang berlaku, mengadakan evaluasi dan
pelaksanaan gambar kontruksi di lapangan.
1. Unsur Staf
a. Satuan Pengawasa Intern
Mempunyaintugas membantu Direktur dalam melaksanakan tugas pokok
perusahaan daerah dalam bidang pengawasa yang menjadi tanggung jawabnya.
1) Pengawas Audit Intern
Tugas Pokoknya:
a) Mengadakan pemeriksaan atau kebenaran administrasi umum dan
kepegawaian serta administrasi keuangan.
b) Memberikan saran dan pertimbangan tentang tata cara pembuatan
laporan perusahaan.
2) Pengawas Teknik
Tugas Pokoknya:
a) Mengadakan pengawasan baik langsung maupun tidak langsung atas
pelaksanaan pekerjaan teknik perusahaan.
b) Mengadakan pendataan dan memberikan saran atau pertimbangan atas
terjadinya hambatan-hambatan dalam pelaksanaan pekerjaan.
3) Pengawas Hubungan
Mempunyai tugas pokok mengadakan pengawasan administrasi yang
berhubungan dengan para pelanggan dan mengadakan evaluasi atas terjadinya
penyimpangan yang dilakukan oleh pelanggan.
b. Bagian-bagian
1) Bagian Penelitian dan pengembangan \Mempunyai tugas membantu Direktur
umum dalam melaksanakan tugas pokok perusahaan daerah dalam bidang
penelitian dan pengembangan yang menjadi tanggung jawabnya.
Bidang Penelitian dan Pengembangan terdiri dari:
a) Seksi Pengembangan prasarana teknik
Mempunyai tugas pokok menghimpun dan menganalisa data teknik
sebagai dasar perencanaan operasional pengembangan perusahaan serta
b) Seksi Pengembangan Keuangan
Mempunyai tugas menghimpun dan menganalisa data sebagai dasar
perencanaan operasional pengembangan perusahaan.
2. Unsur Pelaksanaan
a. Cabang Perusahaan
Cabang perusahaan dipimpin oleh kepala cabang yang berkedudukan sama
dengan kepala bagian dan dalam menjalankan tugasnya bertanggung jawab
kepada Direktur Utama.
Kepala Cabang perusahaan berwenang menyelenggarakan pengelolaan
perusahaan daerah baik administrasi maupun teknik kecuali pengelolaan
kepegawaian, baak dan keuangan perusahaan.
Cabang Perusahaan terdiri dari:
1) Sub Seksi Administrasi
Tugas Pokoknya:
1) Menyelenggarakan semua aktivitas kegiatan administrasi pada kantor
cabang perusahaan sesuai dengan wewenangnya.
2) Melaksanakan kebersihan dan keamanan kantor serta
menyelenggarakan kerumahtanggaan kantor cabang perusahaan.
3) Mengkoordinir pelaksanaan pemakaian dan perawatan kendaraan
Dinas, Bangunan gedung, peralatan kantor dan sarana kantor yang lain
yang ada pada kantor cabang.
4) Menghimpun dan melaksanakan pembuatan laporan yang diperlukan.
2) Sub Seksi Inkaso
1) Mengurus dan menerima pembayaran rekening air, non air dan
rekening lainnya.
2) Menghimpun cacatan administrasi dan pembuatan laporan penerimaan
harian, laporan harian kas dan membuat daftar tunggakan serta
melaksanakan laporan yang diperlukan.
3) Sub seksi Langganan
Tugas Pokoknya:
1) Mengadakan penerangan atau penyuluhan kepada masyarakat
mengenai tata cara menjadi pelanggan, peraturan-peraturan baru yang
berhubungan dengan pelanggan dengan memanjang perluasan
pengembangan pelayanan.
2) Menghimpun pelaksanaan registrasi langganan
3) Memeriksa dan meneliti hasil pencatatan dan penggunaan berdasarkan
meter air dan memproses pembuatan rekening air dan non air serta
membuat rekapitulasi
4) Sub Seksi Teknik
Tugas pokoknya:
a) Mengkoordinir dan menyelenggarakan kegiatan produksi air dan
pendistribusian air kepada pelanggan secara merata dan terus menerus
serta menjadi kualitas dan kuantitas air minum.
b) Mengkoordinir dan melaksanakan survey, merencanakan dan
menghitung biaya terhadap permohonan sambungan baru,
pengembangan jaringan baru, melaksanakan pemasangan sambungan
baru, penyegelan atau penutupan sambungan dan menyambung
letak jaringan pipa, katup-katup dan lain-lain jenis pipa ukuran dan
panjang pipa.
c) Mengkoordinir dan melaksanakan pengawasan, memelihara dan
perbaikan terhadap jaringan pipa, katup-katup, mesin-mesin, peralatan
mesin yang sudah terpasang, bekerja sama dengan pemeliharaan
teknik.
d) Menghimpun data dan informasi mengenai jumlah sambungan aktif
atau tidak aktif dan letak hydrant kebakaran tekanan air di berbagai
wilayah pelayanan serta pencatatan kegiatan administrasi teknik.
e) Menghimpun dan membuat laporan yang diperlukan
b. Unit Pelayanan
Dipimpin oleh Seorang Kepala Unit dan berkedudukan sama dengan kepala seksi
atau kepala sub seksi atau kepala sub bagian atau kepala sub bidang yang berada
bibawah dan bertanggung jawab kepada kepala cabang perusahaan.
Tugas Pokoknya:
a) Membantu kepala cabang di bidang tugasnya
b) Mengendalikan segala kegiatan administrasi dari teknik
c) Mengatur, mengendalikan dan melaksanakan administasi umum
dan mengatur fungsi pelayanan.
d) Melaksanankan pencatatan registraasi langganan dan mengurus
pembayaran rekening air, non air dan rekening lainnya.
e) Menyelenggarakan proses produksi, distribusi air secara merata
dan terus menerus serta menjaga kualitas dan kuantitaas air minum
f) Melaksanakan pengoperasian, merawat dan memperbaiki
g) Melaksanakan perbaikan dan perawatan kendaraan, bangunan,
BAB IV
ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN
4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan
Pada sub bab ini akan dijelaskan mengenai hasil analisis terhadap sistem analisis
yang sedang berjalan pada PDAM Kebumen Jawa Tengah. Adapun untuk analis yang
dilakukan yakni analisis dokumen dan analisis proses atau prosedur kerja.
4.1.1. Analisis Dokumen
Analisis dokumen merupakan kegiatan menganalisis seluruh dokumen dasar yang
digunakan dan pada sebuah sistem informasi yang sedang berjalan. Adapun jenis
dokumen yang digunakan pada sistem informasi administrasi keuangan PDAM Kebumen
yang sedang berjalan dapat dilihat pada tabel 4.1 Dokumen Dasar, sebagai berikut:
Gambar: tabel 4.1 Dokumen Dasar
No
Dokumen Uraian
1. FKTP Deskripsi : Sebagai persyaratan untuk menjadi pelanggan baru.
Fungsi : Sebagai tanda pengenal pelanggan
Sumber : Pelanggan
Atribut : Nama, Alamat, Pekerjaan
2 Formulir
Pendaftaran
Deskripsi : Formulir untuk pendaftaran pelanggan baru
Fungsi : Bukti registrasi pelanggan baru
Sumber : Bagian administrasi/hublang
Jumlah_Penghuni_Tetap, Jumlah_Penghuni_TdkTetap.
3 Kwitansi
Pembayaran
Pendaftaran
Deskripsi : Bukti Pembayaran
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran biaya pendaftaran pelanggan
baru
Jumlah : 2 rangkap
Sumber : Bagian administrasi/hublang
Atribut
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran biaya pemasangan
Jumlah : 2 rangkap
Sumber : Bagian administrasi/hublang
Atribut :Nama_Pelanggan,
Alamat,Jumlah_Biaya_Pemasangan,Jumlah, Ket_Pembayaran,
Jaminan, Bea_Penyambungan,Ppn,Bea_meter, Metarai, Jumlah,
Tanggal_Pembayaran.
5 Kwitansi
Pembayaran
Rekening Air
Deskripsi : Bukti pembayaran tagihan air
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran rekening air
Jumlah : 2 rangkap
Sumber : Bagian administrasi/hublang
Atribut : Nomor_Rekening, Nama, Alamat, No_Sambungan,
Kedudukan_meter_awal, Pemakaian_air, Perincian_Harga_Air,
Dana_Meter, Bea_Pemeliharaan, Bea_administrasi, Meterai,
Jumlah_total, Tanggal_Pembayaran.
Deskripsi : Surat pemberitahuan tentang harga pemasangan
Fungsi : Sebagai bukti pemberitahuan harga pemasangan kepada
pelanggan
Sumber : Pelanggan Bagian administrasi/hublang
Atribut : No-Surat,Tanggal_Pendaftaran, Nama_Pelanggan, alamat,
Nomor_register, Jumlah_Biaya_Pemasangan
7 Rekening Deskripsi : Rekening pembayaran air
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran biaya pemakaian air
Sumber : Bagian pengolahan data
Atribut : No_Rekening, Nama_Pelanggan, Alamat, No_sambungan,
Bulan/Tahun, Nama, Tarif, Ket_Pembayaran : (BLN/THN, nomor,
tarif) Jumlah_Pemakaian, Jumlah_Tagihan,No,Nama, Alamat,
Sambungan_No,
Kedudukan_meter_Akhir, Kedudukan_meter_awal, Pemakaian_Air,
Perincian_Harga_Air, Dana_Meter, Bea_Pemeliharaan,
Bea_Administrasi, Materai, Jumlah_Total, Tanggal_Pembayaran.
8 Buku
Pelanggan
Deskripsi : Untuk mencatat data pelanggan
Fungsi : Untuk mengetahui data pelanggan
Sumber : Bagian pengolahan data
No_Sambungan, Jumlah_Penghuni_Tetap,
Jumlah_Penghuni_TdkTetap, Tanggal_Masuk.
9 Buku
Rekening
Deskripsi : Untuk mencatat Data Rekening
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran biaya
Sumber : Bagian pendaftaran
Atribut : No_Rekening, Tanggal, Nama_Pelanggan, Alamat,
No_Sambungan
10 Buku Kas
Masuk dan Kas
Keluar
Deskripsi : Laporanpemasukan dan pengeluaran kas
Fungsi : Mengetahui pendapatan dan pengeluaran
Sumber : Bagian keuangan
Atribut : No, Tanggal, Keterangan, debet, kredit, saldo
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
Analisis prosedur merupakan kegiatan menganalisis prosedur-prosedur kerja yang
terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun hasil dari kegiatan analisis ini berupa
gambaran nyata dari urutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit-unit organisasi
khususnya dalam kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan data
keuangan, dan lain-lain.
Adapun prosedur kerja pada sistem yang sedang berjalan yaitu sebagai berikut:
1) Pelanggan datang ke perusahaan dengan menunjukan KTP dan membawa
fotokopi KTP ke bagian administrasi disertai dengan formulir formulir
pendaftaran yang sudah diisi.
2) Bagian administrasi mengecek KTP dan fotokopi KTP, kemudian
mengembalikan lagi KTP kepada pelanggan.
3) Bagian administrasi mencetak kwitansi pembayaran pendaftaran (2 rangkap)
berdasarkan formulir pendaftaran dan mengarsipkan formulir pendaftaran.
4) Bagian administrasi memberikan kwitansi pembayaran rangkap kedua kepada
pelanggan dan kwitansi rangkap kesatu kebagian keuangan sebagai bahan untuk
mencatat data pemasukan ke Buku Kas Masuk dan Kas Keluar (BKMKK)
kemudian mengarsipkan formulir pendaftaran.
5) Bagian pengolahan data mencatat data pelanggan dari arsip formulir
pendaftaran dari bagian administrasi ke Buku Pelanggan (BP).
6) Bagian pengolahan data menyerahkan BP kepada Direktur . Direktur
menandatangani BP tersebut dan menyerahkannya kembali ke bagian
pengolahan data, kemudian BP tersebut diarsipkan.
7) Bagian pengolahan data membuat rekening (2 rangkap) berdasarkan arsip BP,
kemudian BP tersebut diarsipkan kembali.
8) Bagian pengolahan data memberikan rekening rangkap kesatu kepada
pelanggan dan menyerahkan rangkap kedua ke bagian keuangan untuk dicatat
ke dalam Buku Rekening (BR)..
9) Setelah adanya rekening, bagian administrasi membuat Surat Pemberitahuan
SPHP tersebut kemudian diberikan kepada pelanggan. Sedangkan arsip BP
dikembalikan kebagian pengolahan data untuk diarsipkan kembali.
10)Pelanggan membawa kembali SPHP tersebut kebagian administrasi sekaligus
membayar biaya pemasangan. Bagian administrasi kemudian membuat kwitansi
pembayaran biaya pemasangan (2 rangkap) dan mengarsipkan SPHP.
11)Bagian administrasi memberikan kwitansi rangkap kesatu kebagian keuangan
untuk dicatat ke Buku Kas (BK), sedangkan rangkap kedua diserahkan kepada
pelanggan.
12)Bagian keuangan mencatat data pemasukan ke BKMKK berdasarkan kwitansi
pembayaran pendaftaran dan kwitansi pembayaran biaya. Pemasukan dari
bagian administrasi kemudian mengarsipkan kwitansi tersebut.
13)Bagian keuangan menyerahkan BKMKK kepada Direktur. Direktur mendatangi
BKMKK tersebut kemudian menyerahkannya kembali ke bagian keuangan
untuk diarsipkan.
14)Bagian keuangan mencatat rekening pelanggan ke buku rekening berdasarkan
rekening pelanggan dari bagian pengolahan data, kemudian mengarsipkan
rekening dan buku rekening tersebut.
Adapun prosedur pendaftaran dan sambungan baru tersebut dapat dilihat
pada Flow map di bawah ini :
Keterangan:
FKTP : Fotokopi KTP
FP : Formulit pEndaftaran
SPHP : Surat Pemberitahuan Harga Pemasangan
Kwitansi BP : Kwitansi Biaya Pendafrana
BP : Buku Pelanggan
BKMKK : Buku Kas Masuk dan Kas Keluar
KBP : Kwitansi Biaya Pendaftaran
Rek : Rekening
BR : Buku Rekening
b. Prosedur Pembayaran Rekening Air
1. Pelanggan datang ke perusahaan dan menuju loket pembayaran serta menyerahkan
rekening air pelanggan.
2. Bagian loket pembayaran mengecek rekening berdasarkan Buku Rekening (BR) dan
menyerahkannya kembali ke bagian keuangan.
3. Bagian loket pembayaran membuat kwitansi pembayaran rekening air (2 rangkap)
berdasarkan rekening pelanggan dan menyerahkan rekening tersebut ke bagian
keuangan untuk di simpan sebagai arsip serta memberikan kwitansi Pembayaran
Rekening Air rangkap kedua kepada pelanggan sedang kwitansi rangkap pertama
4. Bagian keuangan memcatat data pemasukan berdasarkan kwitansi pembayaran
rekening dari bagian administrasi atau hublang ke Buku Kas Masuk dan Kas Keluar
(BKMKK), kemudian mengarsipkan kwitansi tersebut.
5. Bagian keuangan menyerahkan BKMKK kepada Direktur. Direktur menandatangani
BK dan menyerahkannya kembali ke bagian keuangan untuk disimpan sebagai arsip.
Adapun prosedur pembayaran rekening air tersebut dapat dilihat pada flowmap di
bawah ini:
Keterangan:
BKMKK : Buku Kas Masuk dan Kas Keluar
Rek : Rekening
Kwitansi PRA : Kwitansi Pembayaran Rekening Air
BR : Buku Rekening
c. Prosedur Pengeluaran Kas
1. Bagian keuangan membuat anggaran (2 rangkap) berdasarkan data pemasukan
pendapatan dari BKMKK, kemudian memberikan anggaran rangkap kesatu kebagian
pengolahan data dan memberikan anggaran rangkap kedua kepada bagian teknik dan
perencanaan.
2. Bagian pengolahan data menerima anggaran data dari bagian keuangan kemudian
menghitung dan mencetak biaya (2 rangkap), rangkap pertama diberikan kebagian
keuangan untuk diarsipkan, sedangkan rangkap kedua disimpan sebagai arsip.
3. Bagian teknik perencanaan menerima anggaran dari bagian keuangan kemudian
menghitung dan mencetak biaya perluasan jaringan (2 rangkap). Rangkap pertama
diberikan ke bagian keuangan unutk diarsipkan, sedangkan rangkap kedua disimpan
sebagai arsip.
4. Bagian keuangan membuat laporan anggaran (2 rangkap) berdasarkan dokumen dari
arsip biaya rekening dan biaya perluasan jaringan dan biaya pemeliharaan,
kemmudian mengarsipkan kembali dokumen tersebut.
5. Bagian keuangam menyerahkan laporan anggaran rangkap kesatu kepada Direktur
6. Bagian keuangan mencatat laporan anggaran ke BKMKK berdasarkan arsip laporan
anggaran kemudian mengarsipkan kembali laporan tersebut.
7. Bagian keuangan menyerahkan BKMKK kepada Direktur. Direktur menandatangani
BKMKK dan menyerahkannya kembali kebagian keuangan untuk disimpan sebagai
arsip.
8. Bagian keuangan membuat laporan Laba Rugi L/R (2 rangkap) berdasarkan arsip
BKMKK, kemudian mengarsipkan kembali BKMKK laporan L/R, rangkap kesatu
diserahkan kepada Direktur, sedangkan rangkap keduanya disimpan untuk diarsipkan.
Adapun flowmap pengeluaran kas yang berjalan di PDAM Kabupaten
Gambar 4.4 Flowmap Pengeluaran Kas
Keterangan;
Brek : Biaya rekening
L/R : Laba Rugi
BPJBP : biaya perluasan Jaringan dan Biaya Pemeliharaan
4.1.2.2. Diagram Kontek (Sistem yang sedang berjalan)
Adapun ruang lingkup sistem inromasi keuangan PDAM kabupaten Kebumen
yang sedang berjalan digambarkan secara global melalui diagram konteks dibawah ini:
Gambar 4.5 Diagram Konteks
4.1.2.3. Data Flow Diagram Sistem Yang Sedang Berjalan
Data Flow Diagram (DFD) merupakan bentuk model grafis dari suatu sistem yang
menunjukan aliran data dalam sistem. Adapun bentuk aliran data yang ada pada sistem
informasi administrasi keuangan PDAM Kebumen dapat dilihat pada level-level dibawah
Gambar 4.6 DFD Level 0
Dalam DFD level 0, terdapat tiga proses atau fungsi utama pada sistem informasi
administrasi keuangan PDAM Kebumen. Semua proses tersebut masih memiliki
beberapa fungsi didalamnya, sehingga untuk mengetahui fungsi-fungsi tersebut perlu
dilakukan pemecahan ( break down) terhadap semua proses tersebut. Adapun hasil
pemecahan dari kedua proses tersebut dapat dilihat pada DFD Level 1 untuk
Dari diagram diatas dapat diketahui bahwa dalam proses 1.0 masih memiliki delapan
proses atau fungsi lagi. Kedelapan proses tersebut merupakan functional primitivi
(sebuah proses yang hanya mengandung satu fungsi. Sehingga tidak perlu pemecahan
(break down) lagi.
Berikut ini adalah DFD level 1 untuk proses 2.0 dan proses 3.0 yakni hasil pemecahan
(break down) proses pembayaran rekening air dan pengeluaran anggaran kas atau
anggaran:
Gambar 4.9 DFD Level 1 proses 3.0
4.1.3. Evaluasi Sistem yang berjalan
Dilihat dari diagram diatas, dapat diketahui bahwa pada dasarnya prosedur kerja pada
sistem yang sedang berjalan telah memenuhi kebutuhan untuk berjalannya kegiatan
administrasi keuangan di PDAM Kabupaten Kebumen Jawa Tengah, akan tetapi,
berdasarkan hasil analisis dan evaluasi terhadap sistem tersebut, teridentifikasi adanya
1. Dalam proses pembayaran rekening air, staf administrasi keuangan tidak dapat
memberikan informasi secara cepat tentang jumlah tagihan rekening air pelanggan,
karena harus melakukan pencarian data pelanggan terlebih dahulu yang tersusun
secara abjad nama, sehingga pembayan rekening air dari pelanggan memerlukan
waktu yang lama..
2. Pencatatan dan penyimpanan data pembayaran rekening dari pelanggan tidak dapat
dilakukan pada saat itu juga, karena harus melalui beberapa proses pemeriksaan
terlebih dahulu oleh beberapa staf lain, sehingga proses integrasi datanya lambat dan
kurang akurat.
3. Setiap bagian kerja tidak terhubung secara langsung satu sama lainnya, sehingga
menyebabkan informasi yang dihasilkan lambat, kurang akurat, dan tidak relevan.
4.2. Usulan Perancangan Sistem
4.2.1.Tujuan Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan tahap lanjutan dari analisis sistem, dimana
pada perancangan sistem ini digambarkan tentang sistem yang akan dibangun.
Dalam membangun suatu rancangan sistem tidak lepas dari adanya analisis
terhadap suatu sistem, karena perancangan sistem dibangun berdasarkan hasil
analisis suatu sistem.
Pada tahap perancangan sistem, secara prosedur kerja pada dasarnya sama
dengan prosedur kerja pada sistem yang sedang berjalan. Akan tetapi akan
terdapat perubahan dalam beberapa hal terutama dalam penggunaan media
4.2.2.Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Perancangan prosedur ini dibagi ke dalam tiga proses yakni prosedur pendaftaran
atau sambungan baru, prosedur pembayaran rekening air, dan prosedur
pengeluaran anggaran/kas. Berikut adalah penjelasan dari masing-masing proses
tersubut:
a.) Prosedur Pendafataran Sambungan Baru
1) Pemohon datang ke bagian administrasi mengambil formulir pendaftaran
dan mengisinya, kemudian memberikan formulir tersebut kepada pegawai
administrasi disertai KTP dan Fotokopi KTP pemohon.
2) Bagian administrasi mengecek KTP dan formulir dari pemohon kemidian
menginputkan data pemohon berdasarkan Formulir dan KTP dari pemohon
ke dalam database dan menyerahkan kembali KTP tersebut kepada
pelanggan, kemudian mengarsipkan formulir dan fotokopi KTP dari
pemohon.
3) Bagian administrasi mencetak kwitansi pembayaran biaya pendaftaran
kemudian di berikan kepada pelanggan.
4) Bagian administrasi mencetak surat perintah survey kemudian
memberikannya kebagian teknik dan perencanaan.
5) Bagian teknik dan perencanaan melakukan survey dan menghitung biaya
pemasangan, kemudian memberikan data biaya pemasangan tersebut ke
bagian administrasi.
6) Bagian administrasi menginput data biaya pemasangan dari bagian teknik
