Untuk Memenuhi Syarat-syarat Mencapai Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan
Disusun Oleh :
Bambang Suryo Putro
NIM.105025001009
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
SYARIF HIDAYATULLAH
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh :
Bambang Suryo Putro
NIM. 105025001009
Dibawah Bimbingan
Mukmin Suprayogi, M.Si
NIP. 19620301 199903 1001
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
SYARIF HIDAYATULLAH
Perpustakaan Pengguna telah diajukan dalam sidang munaqasyah Fakultas Adab dan
Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta pada hari Jum’at, 18 Juni
2010 skripsi ini telah ditrima sebagai salah satu syarat untuk mencapai gelar sarjana ilmu
perpustakaan (S.IP) pada program studi perpustakaan.
Jakarta, Juni 2010
SIDANG MUNAQOSYAH
Ketua Sidang Sekertaris Sidang
Drs. Rizal Saiful-Haq, MA Pungki Purnomo, MLIS
NIP. 195301 919950 4001 NIP. 196412 15199903 1005
Penguji Pembimbing
Ade Abdul Haq, M.Hum Mukmin Suprayogi, M.Si
Aplikasi Library Automation Project (LAP) adalah program aplikasi data base
perpustakaan yang dibuat dengan menggunakan Software Microsoft Office Access.
Fasilitas menu yang disajikan pada aplikasi ini yaitu: Form pengadaan koleksi, pengolahan data koleksi, form data anggota perpustakaan, peminjaman dan pengembalian koleksi (sirkulasi), dan penelusuran koleksi perpustakaan. Aplikasi Library Automation Project (LAP) setidaknya sudah digunakan oleh 7 perpustakaan yang meliputi Perpustakaan Sekolah, Perpustakaan Universitas dan Perpustakaan Departemen. Yang menjadi sampel dalam penelitian ini adalah Perpustakaan Sekolah Islam Fitrah Al-Fikri Depok, Perpustakaan Universitas Satyagama Jakarta Barat dan Perpustakaan Departemen Perdagangan RI Jakarta.
Dari hasil penelitian ini menunjukkan bahwa peran sistem Library Automation
Project dalam meningkatkan efektivitas kinerja pustakawan di perpustakaan pengguna
cukup memuaskan, kemudian manfaat sistem Library Automation Project bagi
pengguna/pustakawan ialah mempermudah dan mempercepat kinerja pustakawan/pengelola perpustakaan sehingga lebih efektif dan efesien dalam melakukan
tugasnya, dan kendala bagi perpustakaan pengguna aplikasi sistem Library Automation
sayang dan curahan rahmat kepada umatnya. Hanya dengan izinnyalah sehingga penulis
dapat menyelesaikan skripsi ini. Shalawat serta salam senantiasa tercurahkan kepada
junjungan Nabi Muhammad SAW, yang teladan dan mulia. Serta membawa petunjuk
bagi manusia kepada jalan yang benar, bagi para sahabat dan pengikutnya yang
senantiasa hingga akhir zaman.
Banyak hambatan dan rintangan yang penulis hadapi dalam melakukan penulisan
skripsi ini, alhamdullilah skripsi ini dapat diselsaikan dengan segenap kemampuan dan
kekurangan yang masih harus di gali oleh penulis. Penulis sadar bahwa setiap penulisan
tak luput jauh lebih sempurna. Untuk itulah sumbangsih pemikiran dalam bentuk kritik
dan saranlah yang sangat membantu penulis.
Tulisan ini merupakan buah dari ketulusan berbagai pihak yang telah membantu
serta memotivasi kepada penulis untuk menyelesaikannya. Maka untuk itulah penulis
layak menghanturkan ucapan trimaksih kepada :
1. DR. Abdul Wahid Hasyim, M.Ag selaku dekan Fakultas Adab dan Humaniora
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Drs. Rizal Siful Haq, MA Selaku ketua jurusan Ilmu Perpustakaan dan Pungki
Purnomo, MLIS selaku sekertaris jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif
banyak ilmu pengetahuan yang sangat berguna kepada penulis.
5. Ade Nurmala SE, Perpustakaan Perguruan Tinggi (Perpustakaan Universitas
Satyagama Jakarta Barat) pustakawan/pengelola adalah Bpk. Agus Wijanarko SIP
dan Perpustakaan Lembaga Departemen (Perpustakaan Departemen Perdagangan
RI Jakarta) pustakawan/pengelola adalah Ibu Andinta SIP. Yang sudah
memberikan izin dan meluangkan waktunya untuk memberikan informasi dan
masukan kepada penulis ketika melakukan penelitian diperpustakaan tersebut.
6. Ayah dan Ibu tercinta yang selalu memberikan kasih sayang serta dorongan baik
berupa materil dan moril yang tak terhingga begitu besarnya kepada penulis.
7. Para alumni JIP UIN Syahida yang telah sukses dalam karirnya, serta
teman-teman seperjuangan IPI angkatan 2005 yaitu Agus, Ardian, Andita, Dewi, Dwi,
Davi, Erna, Eka, Imas, Mutia, Nasrul, Irvan, Khafi, Ridho, Rohim, Yulmawan,
Zaki dan serta ade kelas yang tidak dapat sebutkan satu persatu.
8. Kedua kaka Dina dan Dewi yang telah memberikan motivasi kepada penulis,
ketika mengalami titik jenuh dalam menulis. Sehingga penulis terdorong untuk
menyelesaikan skripsi tepat pada waktunya.
9. Semua pihak yang telah membantu ketika penulis mengalami kendala yang
mendadak, sehingga dapat memberikan bantuannya maka penulis banyak
Jakarta, Mei 2010
ABSTRAKSI………..………..………. i
KATA PENGANTAR ………..………..……….. ii
DAFTAR ISI………..………..………. v
DAFTAR GAMBAR………. vii
DAFTAR TABEL ………. viii
DAFTAR LAMPIRAN………. ix
BAB I. PENDAHULUAN………..………..………... 1
A. Latar Belakang Masalah…..…………..……….… 1
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah………....………. 3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ……….………. 4
D. Pendekatan Penelitian ……… 4
E. Metode Penelitian………....………... 5
F. Sistematika Penulisan………. 7
BAB II. TINJAUAN LITERATUR……….……… 9
A. Sistem Otomasi Perpustakaan.………..…………... 9
B. Tujuan Sistem Informasi Perpustakaan.…………...…………... 14
C. Unsur-Unsur Sistem Otomasi Perpustakaan.…………... 15
D. Cakupan Sistem Otomasi Perpustakaan.………... 21
B. Pengolahan Data Koleksi Perpustakaan ………….………... 28
C. Pengolahan Data Anggota Perpustakaan………….……….. 28
D. Peminjaman dan Pengembalian Koleksi (Sirkulasi)……….. 29
E. Penelusuran Koleksi Perpustakaan……… 30
BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN……….. 32
A. Peran Sistem Aplikasi Library Automation Project Dalam Meningkatkan Efektivitas Kinerja Pustakawan Pada Perpustakaan Pengguna……. 32
B. Manfaat sistem Library Automation Project bagi pengguna/pustakawan dalam mejalankan tugasnya ....……….. 44
C. Kendala dan Kelemahan Dalam Pelaksanaan Pengelolaan Perpustakaan Dengan Menggunakan Sistem Aplikasi Library Automation Project 47 BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN……… 58
A. Kesimpulan………...……….………. 58
B. Saran ……..………..………. 59
Gambar 2 Form Pengolahan Data Koleksi………...………. 28
Gambar 3 Form Input Data Anggota………...……….………. 29
Gambar 4 Form Sirkulasi………...………... 30
Gambar 5 Penelusuran Koleksi ………...………... 31
Gambar 6 Form Pengadaan Koleksi dan Laporan ………...…………. 34
Gambar 7 Form Pengolahan Data Koleksi………...………. 36
Gambar 8 Form Input Data Anggota ………...………. 37
Gambar 9 Form Sirkulasi ………...………... 39
Gambar 10 Menu Utama, Penelusuran Judul,Subyek dan Pengarang ... 41
Gambar 11 Hasil Penelusuran Koleksi... 41
Tabel 2 Penggunaan Aplikasi Database Perpustakaan ... 44
Tabel 3 Penggunaan Aplikasi Sistem LAP Dalam Kegiatan Rutinitas Perpustakaan... 44
Tabel 4 Manfaat Penggunaan Aplikasi LAP ... 46
Tabel 5 Penggunaan Aplikasi Sistem LAP... 47
Tabel 6 Alasan Menggunakan Aplikasi Sistem LAP ... 48
Tabel 7 Kendala Dalam Penerapan LAP ... 49
Tabel 8 Rencana Untuk Mengganti Aplikasi ……….. 51
Tabel 9 Pengetahuan User Tentang Aplikas………. 53
Tabel 10 Peran Sistem Otomasi ………. 54
Tabel 11 Sistem Penelusuran ………. 55
Fitrah Al-Fikri.
2. Transkrip Wawancara Dengan Pustakawan/Pengelola Perpustakaan Universitas
Satyagama.
3. Transkrip Wawancara Dengan Pustakawan/Pengelola Perpustakaan Departemen
Perdagangan RI Jakarta.
4. Transkrip wawancara Dengan User/Pengunjung Perpustakaan Universitas Satyagama
Jakarta Barat.
5. Transkrip wawancara Dengan User/Pengunjung Perpustakaan Departemen
Perdagangan RI Jakarta.
6. Surat keterangan telah selsai melakukan penelitian pada perpustakaan sekolah Islam
Fitrah Al-Fikri, Perpustakaan Universitas Satyagama, Perpustakaan Departemen
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Untuk mewujudkan dan mensukseskan pembangunan disetiap sektor
kegiatan pada era globalisasi seperti sekarang ini, kebutuhan masyarakat akan
informasi semakin meningkat. Kemajuan dalam Tenknologi Informasi (TI)
disemua bidang serta terjadinya globalisasi informasi yang melanda akan
menimbulkan ledakan informasi yang sangat besar. Untuk mengantisipasi
kemajuan dibidang TI ini perlu didukung oleh lembaga informasi yang baik, agar
informasi tersebut terorganisasi dan dapat disajikan kembali sesuai dengan
kebutuhan masyarakat luas.
Salah satu lembaga informasi yang mampu menunjang kepentingan
masyarakat luas adalah perpustakaan yang berfungsi sebagai sumber informasi.
Pengembangan yang menandai sebagai upaya peningkatan mutu pelayanan dan
penyebaran informasi literatur.
Perpustakaan sebagai pusat sumber informasi dan ilmu pengetahuan, juga
berfungsi untuk menyebarluaskan informasi. Fungsi ini merupakan kekuatan,
karena sebagai tempat rujukan bagi para pencari ilmu, pendidik dan masyarakat
informasi lainnya. Namun fungsi tersebut sangat dipengaruhi oleh kecepatan
penyebarluasan informasi dan kecepatan masyarakat dalam mengakses informasi
tersebut.
Perkembangan teknologi informasi saat ini sudah terbukti dapat
dan profesi tidak terlepas dari pemanfaatan teknologi informasi. Demikian pula
perpustakaan sangat diuntungkan dengan keberadaan teknologi ini, yang mana
pengelolaan perpustakaan dilakukan secara tradisional, dan saat ini telah ditunjang
oleh serba otomatis.
Sistem manajemen perpustakaan merupakan suatu hal yang sangat
menentukan atas keberhasilan kinerja sebuah perpustakaan, dimana peran
pustakawan dituntut harus dapat melayani keperluan pengguna perpustakaan,
seperti permintaan akses yang lebih cepat ke informasi yang mereka butuhkan.
Keberadaan teknologi informasi merupakan alat bantu bagi pustakawan dalam
memberikan layanan yang cepat dan tepat bagi pengguna perpustakaan dalam
mendapatkan informasi. Aplikasi produk Tenknologi Informasi (TI) menawarkan
kemudahan bagi pustakawan dalam mengelola dan memberikan layanan informasi
perpustakaan.
Salah satu aplikasi data base perpustakaan adalah Library Automation
Project (LAP) yang dikembangkan oleh Julyanus Ginting S.IP (Alumnus Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Jakarta). Program aplikasi database perpustakaan yang
dibuat menggunakan Software Microsoft Office Access. Database ini cukup
sederhana dan mudah untuk digunakan, fasilitas yang terdapat dalam program
database ini cukup membantu pustakawan dalam mengelola perpustakaannya,
seperti: pengolahan data, peminjaman dan pengembalian koleksi (sirkulasi),
administrasi anggota dan penelusuran koleksi.
Selain menyajikan fasilitas untuk pangkalan data buku (collections),
membuat laporan. Fasilitas lain seperti pembuatan label, barcode, statistik, kartu
anggota, kartu katalog yang sudah disesuaikan dengan Perpustakaan Nasional
Indonesia. Hal ini menjadi nilai tambah tersendiri yang jarang dijumpai pada
aplikasi database lainnya. Kemudahan juga diberikan bagi pengguna program
untuk memodifikasi, bahkan merancang sendiri sebuah aplikasi yang sesuai
dengan kebutuhan.
Berdasarkan uraian di atas, penulis merasa tertarik untuk mengkaji lebih
dalam dan mengadakan peneilitian tentang ”Efektivitas Penerapan Sistem
Library Automation Project (LAP) pada Perpustakaan Pengguna.”
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut di atas, penulis perlu memberikan
batasan dan perumusan masalah bagi penelitian ini.
1. Pembatasan Masalah
Agar penelitian ini lebih terarah dan jelas, maka penulis akan membatasi
obyek penelitian hanya pada tingkat efektivitas sistem Library Automation Project pada perpustakaan pengguna.
2. Perumusan Masalah
Proses perumusan masalah merupakan tahapan penting dalam proses
penelitian. Permasalahan yang akan dicapai dalam penelitian menjadi lebih jelas
dan fokus. Dengan demikian hasil yang dicapai menjadi maksimal. Adapun
a. Bagaimanakah peran sistem Library Automation Project dalam meningkatkan efektivitas kinerja pustakawan di perpustakaan
pengguna?
b. Sejauh mana manfaat sistem Library Automation Project bagi
pengguna/pustakawan dalam menjalankan tugasnya?
c. Apa saja kendala dan kekurangan yang dihadapi dalam penerapan
sistem Library Automation Project pada perpustakaan pengguna?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk memperoleh gambaran umum
mengenai:
1. Efektivitas sistem Library Automation Project pada perpustakaan
pengguna.
2. Manfaat sistem Library Automation Project bagi pengguna/pustakawan
dalam menjalankan tugasnya
3. Kendala dan kekurangan Library Automation Project bagi perpustakaan
dalam penerapannya
Ada dua manfaat yang pemakai harapkan dari hasil peneltian ini yaitu:
1. Penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan yang konstruktif
sekaligus evaluasi bagi pembuat dan pengguna aplikasi Library
Automation Project.
2. Menambah wawasan dan ilmu pengetahuan bagi penulis dalam bidang
D. Pendekatan Penelitian
Adapun pendekatan penelitian yang penulis gunakan adalah kualitatif.
Pendekatan Kualitatif adalah penelitian yang bermaksud untuk memahami
fenomena tentang apa yang dialami oleh subyek penelitian secara holistik, dan
dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa. Pada suatu kontek
khusus yang alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode alamiah.1
E. Metode penelitian
Penelitian ini menggunakan metode penelitian deskriftif kualitatif yaitu
menggambarkan kenyataan yang terjadi bersifat umum dan kemungkinan masalah
yang dihadapi dan solusinya2. Dalam penelitian ini penulis melakukan beberapa
tahapan yaitu :
1. Informen Penelitian
Informen penelitian adalah informasi tentang data-data yang ada mengenai
aplikasi LAP yang diperoleh penulis dari pengembang aplikasi tersebut yaitu
saudara Julyanus Ginting S.IP. dan beberapa pustakawan pengguna aplikasi LAP
yakni pustakawan dari Perpustakaan SIF Al-Fikri Depok, Perpustakaan
Universitas Satyagama Jakarta Barat dan Perpustakaan Departemen Perdagangan
RI Jakarta,
2. Teknik Pengumpulan Data
Dalam memperoleh data yang diperlukan dalam penelitian ini, penulis
menggunakan beberapa teknik pengumpulan data yaitu:
1
Moleong, Lexy J. Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung: PT. Remaja Rusdakarya, 2009). Hal. 13
2
a. Wawancara, yaitu memberikan pertanyaaan langsung kepada
pustakawan/pengelola yang menangani dalam penerapan aplikasi sistem
Library Automation Project, dimana pertanyaan-pertanyaan tersebut nantinya menjadi penentu bagi penulis dalam membuat kesimpulan dari
penelitian ini.
b. Observasi, yaitu mengadakan pengamatan langsung terhadap lokasi yang
akan diteliti.
3. Teknik Pengolahan Data
Pengolahan data dilakukan dengan beberapa tahap, yaitu:
a. Editing, yakni mempelajari kembali berkas-berkas data yang telah diperoleh, sehingga keseluruhan berkas-berkas data tersebut dapat
diketahui dan dinyatakan baik dan dapat dilanjutkan untuk proses
selanjutnya.
b. Tabulasi, yaitu mentabulasikan atau memindahkan jawaban-jawaban
responden ke dalam tabulasi atau tabel yang kemudian dibahas sesuai
dengan topik pembahasan, dan selanjutnya menarik kesimpulan dari
pembahasan yang telah disesuaikan dengan jawaban-jawaban dalam
wawancara.
4. Teknik Analisa Data
Dalam proses analisa data ini penulis akan menyesuaikan data hasil
wawancara dengan pokok-pokok pembahasan untuk mencari sebuah kesimpulan
yang dapat menjawab atau menjelaskan terhadap permasalahan yang dibahas,
F. Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan dalam penulisan, maka penulis menggunakan
sistematika penulisan sebagai berikut:
BAB I. Pendahuluan
Berisikan latar belakang permasalahan, pembahasan masalah, perumusan
masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penelitian,
sistematika penulisan.
BAB II. Tinjauan Literatur
Memuat kajian teori yang berhubungan dengan tema sistem otomasi
perpustakaan, tujuan sistem informasi perpustakaan, unsur-unsur sistem
otomasi perpustakaan, cakupan sistem otomasi perpustakaan, penerpan
sistem otomasi perpustakaan.
BAB III. Gambaran Umum tentang Aplikasi Library Automation Project
Berisi tentang gambaran Pengadaan Koleksi, Pengolahan Data Koleksi
Perpustakaan, Pengolahan Data Anggota Perpustakaan, Peminjaman dan
Pengembalian Koleksi (Sirkulasi), Penelusuran Koleksi Perpustakaan
BAB IV. Hasil Penelitian dan Pembahasan
Berisi tentang Peran Sistem Aplikasi Library Automation Project
Dalam Meningkatkan Efektivitas Kinerja Pustakawan Pada
Kelemahan Dalam Pelaksanaan Pengelolaan Perpustakaan Dengan
Menggunakan Sistem Aplikasi Library Automation Project.
BAB V. Penutup
Merupakan kesumpulan dari penyajian hasil penelitian yang
dikemukakan oleh penulis, dan penulis memberikan saran-saran yang
merupakan masukan dan sumbangan pemiliran.
Daftar Pustaka
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Sistem Otomasi Perpustakaan
1. Definisi Sistem
Definisi sistem dibagi menjadi dua pendekatan yaitu penekanan pada
prosedur dan penekanan pada komponen. Definisi sistem yang lebih menekankan
pada prosedur adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Kemudian definisi sistem yang menekankan
pada komponen adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan tertentu1. Konsep sistem juga dijelaskan oleh Bonar
Simangunsing yang mengungkapkan bahwa sistem adalah suatu totalitas yang
terdiri dari komponen-komponen dan unsur-unsur yang saling berinteraksi menuju
suatu tujuan tertentu yang terdiri dari beberapa subsistem yang berdiri sendiri
namun saling berkaitan atau bagian dari supersistem yang merupakan induknya,
semuanya terpadu membentuk totalitas2. Sistem memiliki beberapa karakteristik,
yaitu:
a) Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,
yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.
Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem
1
Sopiansyah Jaya Putra dan A’ang Subiyakto, Pengantar Sistem Informasi (Jakarta: UIN Jakarta
Press, 2006), h.25-26
2
atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun
kecilnya selalu mengandung komponen-komponen atau
subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk
menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara
keseluruhan. Jadi dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada
subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya, tentunya
tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak
sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.
b) Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem (Boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu
kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem
tersebut.
c) Lingkungan Luar Sistem (Environments)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem
yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.
Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan
dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan
luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, karena akan
d) Penghubung (Interface) Sistem
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem
dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan
sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.
Keluaran (output) dari suatu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung
satu subsistem berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk
satu kesatuan
e) Masukan (Input) Sistem
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem.
Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan
masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diperoses mendapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam
sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan
untuk mengoperasikan komputer dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
f) Keluaran (Output) Sistem
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat
merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem.
yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang
informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
g) Pengolah (Process) Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah
masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran
berupa barang jasi. Sistem akuntansi akan mengolah dat-data transaksi
menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang
dibutuhkan oleh manajemen.
h) Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem
tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan
sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan
berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Perbedaan suatu sasaran
(objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup
yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya
sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau
Berdasarkan penjabaran pengertian sistem diatas, maka penulis
menyimpulkan bahwa sistem merupakan suatu bentuk sempurna jaringan
kerja yang memiliki komponen-komponen sebagai pendukungnya dalam
mencapai sasaran dan tujuan tertentu.
2. Definisi Otomasi (Automation)
Peter Salim mengemukakan bahwa pengertian otomasi (automation)
adalah merupakan teknik atau sistem menjalankan atau mengendalikan proses
alat-alat serba otomatis dengan alat elektronis untuk mengurangi penggunaan
tenaga manusia3. Salim kemudian memberikan pengertian otomasi dalam
kamusnya yang lain yaitu, otomasi merupakan perkembangan dan penggunaan
peeralatan secara mekanis yang dikombinasikan dengan sistem pengawasan
otomatis atau terotomatis4.
Otomasi perpustakaan menurut Sulityo Basuki adalah penerapan teknologi
informasi untuk kepentingan perpustakaan serta konsep proses atau hasil membuat
mesin swatindak atau swakendali dengan menghilangkan campur tangan manusia
dalam proses tersebut5. Dalam hal ini penulis memberi suatu kesimpulan bahwa
otomasi perpustakaan merupakan aplikasi atau penerapan teknologi informasi dan
komunikasi pada perpustakaan secara keseluruhan maupun pada bidang-bidang
tertentu saja yang dapat mengurangi tenaga manusia dalam hal ini pustakawan
dalam melakukan pekerjaan atau tugasnya sehari-hari di perpustakaan.
3
Peter Salim, Salim’s Ninth Collegiate English-Indonesian Dictionary (Jakarta: Modern English
Press, 2000), h.124
4
Peter Salim, The Contemporary English-Indonesian Dictionary (Jakarta: Modern English Press,
1991)
5
Sulistyo Basuki, Preodisasi Perpustakaan Indonesia (Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 1994),
3. Definisi Sistem Otomasi Perpustakaan
Sistem otomasi perpustakaan (library automation system) adalah
seperangkat aplikasi komputer untuk kegiatan di perpustakaan terutama bercirikan
penggunaan pangkalan data ukuran besar, dengan kandungan cantuman tekstual
yang dominant, dan dengan fasilitas utama dalam hal menyimpan, menemukan,
dan menyajikan informasi6.
B. Tujuan Sistem Informasi Perpustakaan
Menurut John Corbin, tujuan sistem otomasi perpustakaan antara lain7:
1. Mempercepat layanan informasi yang diberikan
2. Meringankan beban tugas pustakawan/staf perpustakaan terhadap pekerjaan
yang bersifat pengulangaan dan rutin (klerikal).
3. Menghemat waktu dan tenaga.
4. Meningketkan kerjasama antar layanan/bagian ataupun antar perpustakaan.
5. Memberikan hasil kerja konsisten
6. Memberikan layanan yang lebih efektif kepada pemakai
Kemudian menurut Sulistyo Basuki8, bahwa tujuan sistem otomasi
perpustakaan adalah sebagai berikut:
1. Memudahkan integrasi berbagai kegiatan perpustakaan
2. Memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan perpustakaan
3. Membantu menghindari deplikasi kegiatan di perpustakaan
6
Putu Laxman Pendit, Perpustakaan Digital dari A Sampai Z (Jakarta: Cita Karyakarsa Mandiri,
2008), h.222
7
John Corbin, Managing the Library Automation Project. (Canada: Oryx Press, 1985) h.18-19
8
4. Menghilangkan pekerjaan yang bersifat mengulang (repelitif)
5. Membantu perpustakaan memperluas jasa perpustakaan
6. Menimbulkan berbagai peluang untuk memasarkan jasa perpustakaan
7. Dapat meningkatkan efesiensi
C. Unsur-Unsur Sistem Otomasi Perpustakaan
Dalam sebuah sistem otomasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau
syarat yang paling mendukung dan terkait satu dengan lainnya. Ada tujuh unsur
dalam otomasi perpustakaan yang memiliki hubungan yang saling terkait yakni:
user (pengguna), hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak), network (jaringan), data, metadata dan manual9.
1. Pengguna (User)
Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem otomasi
perpustakaan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu
dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang
meliputi pustakawan atau staf perpustakaan yang nantinya sebagai operator
atau teknisi serta para anggota perpustakaan. Apa misi organisasi mereka?
Apa kebutuhan informasi mereka? Seberapa jauh pengetahuan mereka tentang
komputer? Bagaimana sikap mereka? Apakah pelatihan dibutuhkan? Itu
adalah beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam mengembangkan
sebuah sistem otomasi perpustakaan. Otomasi perpustakaan baru bisa
dikatakan baik bila memenuhi kebutuhan pengguna baik staf maupun anggota
9
Ikhwan Arif, Konsep dan Perencanaan dalam Otomasi Perpustakaan (Malang: Makalah
perpustakaan. Dan tujuan dari pada sistem otomasi perpustakaan adalah untuk
memberikan manfaat kepada pengguna.
Konsultasi dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan
mereka. Namun perlu hati-hati pada penilaian keliru yang dilakukan oleh
pengguna mengenai kebutuhan dan persepsi tentang apa yang bisa dan tidak
bisa dilakukan oleh suatu sistem komputer. Staf yang bersangkutan harus
dilibatkan mulai dari tahap perencanaan dan pelaksanaan sistem. Masukan
dari masing-masing staf harus dikumpulkan untuk menjamin kerjasama
mereka. Tenaga-tenaga inti yang dilatih untuk menjadi operator teknisi dan
administrator sistem harus diidentifikasikan dan dilatih sesuai bidang yang
akan dioperasikan.
2. Perangkat Keras (Hardware)
Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data
menjadi informasi secara cepat dan tepat. Pendapat lain mengatakan bahwa
komputer hanya sebuah komponen fisik dari sebuah sistem komputer yang
memerlukan program untuk menjalankannya.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa komputer adalah sebuah alat
dimana kemampuannya sangat tergantung pada manusia yang mengoperasikan
dan software yang digunakan.
Kecenderungan perkembangan komputer:
1. Ukuruan fisik mengecil dengan kemampuan yang lebih besar
2. Harga terjangkau (murah)
4. Transfer pengiriman data yang lebih cepat dengan adanya jaringan
Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan
staf yang bertanggung jawab atas pemilihan dan evaluasi hardware
sebelum transaksi pembelian. Adanya staf yang bertanggung jawab adalah
untuk mengurangiketergantungan terhadap pihak lain dan menghindari
dampak buruk yang mungkin timbul. Hal lain adalah adanya dukungan
teknis serta garansi produk dari vendor penyediaan komputer.
3. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk
mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai.
Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam
berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam
waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih
handal, dan dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user)
Untuk mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik dari luar maupun dalam negeri dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga
yang bervariasi. Di perpustakaan software yang dikenal antara lain CDS/ISIS,
WINISIS yang mudah didapat dan freeware daru UNESCO atau dari beberapa
perguruan tinggi sekarang telah banyak membuat dan mengembangkan sistem
perpustakaannya sendiri seperti SIMPUS 2000 di UGM, SIPISIS di IPB.
Masih banyak lagi perguruan tinggi dan institusi pengembang software yang mengembangkan sistem informasi perpustakaan dengan kemampuan yang
operasional perpustakaan, mulai dari pengadaan, katalogisasi, inventarisasi,
keanggotaan, penelusuran, pengolahan terbitan berkala, sirkulasi, dan
pekerjaan lain dalam lingkup operasi perpustakaan.
Suatu software dikembangkan melalui suatu pengamatan dari suatu sistem kerja yang berjalan, untuk menilai suatu software tentu saja banyak criteria yang harus diperhatikan. Beberapa kriteria untuk menilai software adalah sebagai berikut:
a. Kegunaan: Fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan
dan menghasilkan informasi tepat pada waktu (realtime) dan
relevan untuk proses pengambilan keputusan.
b. Keandalan: Mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekuensi
besar dan terus-menerus
c. Kapasitas: Mampu menyimpan data dalam jumlah besar dengan
kemampuan temu kembali yang cepat
d. Sederhana: Menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan
mudah dan interaktif dengan pengguna
e. Fleksibel: Dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem operasi dan
institusi serta memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.
f. Memilih dan membeli perangkat lunak merupakan suatu proses
tersedianya dukungan pemakai, karena diperlukan banyak
pelatihan dan pemecahan masalah sebelum sistem tersebut dapat
berjalan dengan baik. Salah satu cara untuk memastikan dukungan
sejumlah perpustakaan. Sekelompok besar penguna biasanya
menjustifikasikan layanan dukungan pelanggan sebagai hal yang
subtansial. Selain pengguna dapat saling membatu dalam
pemecahan masalah. Spesifikasi perangkat keras harus memenuhi
kebutuhan-kebutuhan minimum operasi perangkat lunak.
4. Jaringan (Network)
Jaringan komputer telah menjadi bagian dari otomasi perpustakaan karena
perkembangan yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta adanya
kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi.
Komponen perangkat keras jaringan antara lain: komputer sebagai server dan
lain, Network Interface Card (LAN Card Terminal Kabel), Jaringan telepon atau radio, modem.
Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer adalah:
a. Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan (LAN, WAN)
b. Lokasi dari hardware: Komputer, kabel, panel distribusi, dan
sejenisnya
c. Protocol komunikasi yang digunakan
d. Menentukan staf yang bertanggung jawab dalam pembangunan
jaringan
5. Data
Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai
kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan,
angka, maupun simbol khusus. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields,
records, file dan database.
Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data
tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan
informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam
priode waktu sebelumnya, karenan itu ditambahkan sebuah penyimpanan data
file (data file storage) ke dalam model sistem informasi, dengan begitu
kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah
dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.
6. Metadata
Metadata merupakan istilah baru dan bukan merupakan konsep baru di
dunia pengelola informasi. Perpustakaan sudah lama menciptakan metadata
dalam bentuk pengkatalokan koleksi.
Definisi metadata sangat beragam, ada yang mengatakan bahwa “data
tentang data” atau “informasi tentang informasi”, pengertian dari beberapa
definisi tersebut bahwa metadata adalah sebagai bentuk pengindentifikasian,
penjelasan suatu data, atau diartikan sebagai struktur dari sebuah data.
Dicontohkan metadata dari katalog buku terdiri dari: judul, pengarang,
penerbit, subyek dan sebagainya.
7. Manual
Manual atau biasa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana
memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat
menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak. Banyak perihal perangkat
keras maupun sistem tidak berjalan dengan optimal karena dokumentasi yang
tidak memadai atau pengguna tidak mengerti manual yang disediakan. Manual
harus dibaca dan dimengerti walau serumit apapun. Manual adalah kunci bagi
kelancaran sistem
Manual atau prosedur dapat juga mencakup kebijakan-kebijakan
khususnya dalam lingkungan jaringan dimana pemasukan dan pengeluaran
data membutuhkan format komunikasi bersama. Pertemuan-pertemuan
mungkin perlu sering diadakan diantara anggota-anggota jaringan untuk
menentukan standar-standar dan prosedur-prosedur.
D. Cakupan Sistem Otomasi Perpustakaan
Sebuah sistem otomasi perpustakaan mencakup beberapa aspek bidang
kerja pada perpustakaan. Dengan penerapan otomasi perpustakaan, aspek bidang
kerja perpustakaan tersebut dapat berjalan lebih efektif dan efesien dalam
kaitannya dengan pelayanan terhadap pengguna (user). Sistem otomasi pada
perpustakaan mencakup diantaranya:
1. Pengadaan (acquisition), yaitu semua kegiatan yang akan berkaitan dengan pengadaan bahan pustaka yang dilakukan baik melalui pembelian, pertukaran
maupun berupa hadiah. Termasuk di dalamnya kegiatan pengecekan
bibliografi (pre order bibliographic checking) yang dilakukan sebelum
pemesanan dan penerimaan bahan pustaka, pemrosesan, faktur, dan
2. Pengkatalogan (cataloguing), yaitu semua kegiatan yang dilakukan dalam rangka mempersiapkan cantuman (record) bibliografi untuk pembuatan
catalog yang digunakan sebagai sarana temu balik.
3. pengawasan Informasi (circulation control), yaitu semua kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, biasanya
untuk penggunaan di luar perpustakaan Dengan kata lain, kagiatan ini
berhubungan dengan pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan.
4. Pengawasan serial (serial control), yaitu kegiatan pengawasan koleksi
terbitan berkala seperti majalah,jurnal dan bulletin.
5. Pengelolaan keanggotaan, yaitu sebuah kegiatan penerimaan layanan
keanggotaan, pembuatan kartu tanda anggota, layanan surat keterangan bebas
tagihan, dan lain-lain.
6. Katalog online (OPAC), yaitu penyediaan fasilitas temu balik koleksi
perpustakaan melalui terminal komputer untuk digunakan oleh penggunaan
perpustakaan.
E. Penerapan Sistem Otomasi Perpustakaan
Proses penerapan sistem otomasi perpustakaan dilakukan dengan dua
tahap, yaitu:
1. Identifikasi Perencanaan Pengadaan Sistem Otomasi Perpustakaan
Menurut Rowley10, ada beberapa tahapan dalam pengembangan sistem
otomasi perpustakaan, yaitu:
a) Tahap penetapan tujuan. Tujuan dan sasaran sistem otomasi harus lebih
diuraikan secara jelas agar mendapat sistem yang baik
b) Tahap studi kelayakan. Tahap studi kelayakan dimulai dengan identifikasi
sistem yang ingin dicapai. Ciri tahap ini biasanya menggunakan prinsip
apa, mengapa, bilamana, siapa, dan di mana. Misalnya: Apa yang diminta
perpustakaan? Mengapa diperlukan? Tenggang waktu apa yang
dikehendaki, apakah restrospektif (artinya mencakup suatu masa dari
dahulu sampai sekarang), apakah hanya pada priode tertentu saja?
Siapakah pemakainya? Di mana akan digunakan?. Kelima ciri di atas
(who, why, where, when, what) praktis dapat digunakan dalam setiap
sistem.11 Tahapan studi kelayakan berguna untuk memutuskan apakah
usulan pengguna sistem baru dapat diterima dan pantas untuk diteliti lebih
lanjut. Jadi dalam tahapan ini perpustakaan harus mengkaji kebutuhan
informasi sebanyak-banyaknya tentang sistem yang baru diterapkan.
c) Tahap definisi. Tahap ini merupakan tahap pemberian batasan sistem
yang akan digunakan perpustakaan.
d) Tahap disain/perencanaan. Pada tahap ini secara rinci dideskripsikan
dyang benar-benar sesuai dengan kebutuhan perpustakaan, pustakawan
dan juga pemakai.
e) Tahap implementasi. Yakni perencanaan diubah menjadi pelaksanaaan
oprasional
11
Sulistyo Basuki, Automasi Perpustakaan Perguruan Tinggi, Majalah Ilmu Perpustakaan dan
f) Tahap evaluasi. Setelah sistem dianggap layak dan memenuhi syarat
melalui serangkaian pemeriksaan dan uji coba, perpustakaan masih perlu
mengadakan evaluasi untuk meninjau apakah hasil implementasi sistem
sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Evaluasi juga penting sebagai
sarana untuk memonitor apakah masih ada kelemahan dalam sistem baru
sehingga perpustakaan dapat langsung mengambil tindakan untuk
memperbaikinya. Tahap evaluasi akan dapat dilakukan bila pustakawan
dan pemakai dapat saling bekerja sama melalui pertukaran pendapat agar
dapat diketahui kelebihan dan kekurangan sistem. Untuk mendapatkan
hasil maksimal dalam tahap ini, hendaknya dilakukan secara teratur, baik
secara formal (misalnya kuisioner atau survei) maupun informal (melalui
diskusi atau kotak saran).
2. Metode Penerapan Sistem Otomasi Perpustakaan
Menurut John Corbin, ada empat (4) metode atau cara dalam penerapan
sistem otomasi perpustakaan, yakni12:
a) Membeli sistem (Turnkey System)
Sistem ini adalah yang paling umum dilakukan oleh perpustakaan, yaitu
membeli dan menginstal. Turnkey System adalah membeli sistem yang
sudah didesain, diprogram dan diuji oleh beberapa organisasi/perusahaan
lainnya, kemudian dijual kepada perpustakaan secara siap dipasang dan
dioperasikan. Paket Turnkey System ini biasanya terdiri dari, paket
hardware, software, training dan reference manual.
b) Mengadaptasi sistem (Adabted System)
Metode ini dilakukan dengan cara menduplikasikan dan mengadaptasikan
software untuk dipasang dan dioperasikan di perpustakaan.
c) Mengembangkan sistem lokal (Locally Development System)
Yaitu membuat sistem otomasi perpustakaan dengan cara mendesain
program, memasang dan menguji program sendiri
d) Menggunakan sistem bersama (Shared System)
Metode ini adalah penerapan sistem otomasi perpustakaan dengan share
atau berbagai sebuah sistem dengan perpustakaan lain melalui networking. Shared system biasanya dibuat oleh perpustakaan, perusahaan, dan organisasi, kemudian mereka menawarkannya melalui jaringan
BAB III
GAMBARAN UMUM
TENTANG APLIKASI LIBRARY PROJECT (LAP)
Aplikasi Library Automation Project (LAP) adalah program aplikasi data
base perpustakaan yang dibuat dengan menggunakan Software Microsoft Office
Access. Aplikasi ini dikembangkan oleh Julyanus Ginting S.IP (Alumnus UIN Syarif Hidayatullah Jakarta) dimana ilmu dasar pembuatan aplikasi ini didapat
dari salah satu mata kuliah jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta pada saat masih kuliah, yaitu mata kuliah ”ATI (Aplikasi Teknologi
Informasi)”.
Aplikasi ini cukup sederhana dan mudah untuk digunakan, Fasilitas yang
terdapat dalam data base ini cukup membantu Pustakawan dalam mengelola
perpustakaannya, seperti Pengolahan Data, Peminjaman dan Pengembalian
Koleksi (Sirkulasi), Administrasi Anggota dan Penelusuran Koleksi.
Selain menyuguhkan fasilitas untuk mengemas pangkalan data buku
(collections), aplikasi ini juga menyediakan fasilitas untuk melakukan peminjaman dan membuat laporan. Fasilitas lain seperti pembuatan label,
barcode, statistik, kartu anggota, kartu katalog yang sudah disesuaikan dengan
Perpustakaan Nasional Indonesia. Kemudahan dalam mengakses program ini
memberi peluang pada banyak orang (non-programer) mampu untuk
mengembangkan dan memodifikasi bahkan membuat sendiri sebuah aplikasi yang
Ada lima menu penting pada aplikasi LAP ini, dimana ke lima menu
tersebut dapat mempermudah tugas pustakawan (staf perpustakaan) dan juga
pengunjung perpustakaan (User) dalam menelusuri koleksi. Ke lima menu
tersebut adalah:
A. Pengadaan Koleksi
Dalam aplikasi Library Automation Project memiliki fasilitas menu pengadaan koleksi, dimana dengan menggunakan fasilitas tersebut
pustakawan atau pengguna dapat mengisi Form yang telah tersedia.
Dengan demikian pustakawan dalam hal pengadaan buku dapat melihat
laporan pada Form Pengadaan Koleksi yang telah di isi, laporan tersebut menunjukkan judul-judul buku yang akan diadakan, pengarang, penerbit
dan harga dari buku tersebut.
B. Pengolahan Data Koleksi Perpustakaan
Pengolahan Data Koleksi Perpustakaan yaitu tempat untuk
melakukan pengolahan data koleksi seperti pengimputan data,
penghapusan data dan juga di lengkapi dengan laporan statistik data
koleksi, buku induk koleksi, status koleksi serta pencetakan label
punggung buku (Call Number).
Gambar 2: Form Pengolahan Data Koleksi
C. Pengolahan Data Anggota Perpustakaan
Pengolahan Data Koleksi Perpustakaan yaitu tempat untuk
penginputan dan penghapusan data anggota perpustakaan. Seperti halnya
dilengkapi dengan statistik data anggota, pencetakan kartu anggota dan
buku induk data anggota perpustakaan.
Gambar 3: Form Anggota
D. Peminjaman dan Pengembalian Koleksi (Sirkulasi)
Peminjaman dan Pengembalian Koleksi (Sirkulasi) merupakan
layanan perpustakaan terhadap pengguna perpustakaan. Dalam menu
sirkulasi ini cukup mempermudah pustakawan (staf perpustakaan) dalam
memberikan layanan peminjaman dan pengembalian koleksi. Selain proses
lebih cepat, menu sirkulasi ini juga dilengkapi dengan laporan data
peminjaman, laporan data anggota yang belum mengembalikan koleksi,
Gambar 4: Form Sirkulasi
E. Penelusuran Koleksi Perpustakaan
Penelusuran Koleksi Perpustakaan dapat dilakukan dengan tiga
macam bentuk penelusuran, yaitu penelusuran berdasarkan judul,
penelusuran berdasarkan subyek dan penelusuran berdasarkan nama
pengarang. Dengan ketiga macam bentuk penelusuran ini dapat diketahui
keberadaan letak koleksi dan juga setatus koleksi, seperti status ada, status
Gambar 5: Tampilan Utama dan Penelusuran
Ke lima menu yang ditampilakan pada aplikasi LAP tersebut, sangat
membantu bagi pustakawan atau staf perpustakaan dalam melakukan kerja dan
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Peran Sistem Aplikasi Library Automation Project Dalam
Meningkatkan Efektivitas Kinerja Pustakawan Pada Perpustakaan
Pengguna
Untuk mengetahui bagaimana tanggapan pengguna tentang peran, manfaat
serta kendala sistem Library Automation Project bagi perpustakaan
pengguna/pemakai, maka dalam hal ini penulis memberikan beberapa pertanyaan
langsung kepada pustakawan/pengelola yang menangani atau menggunakan
aplikasi sistem Library Automation Project, pertanyaan tersebut disajikan dalam bentuk wawancara. Wawancara ini penulis lakukan kepada tiga perpustakaan
yang telah menjadi sampel dari penelitian ini, yaitu Perpustakaan Sekolah
(Perpustakaan SIF Al-Fikri Depok) pustakawan/pengelola adalah Ibu Ade
Nurmala SE, Perpustakaan Perguruan Tinggi (Perpustakaan Universitas Satyagama Jakarta Barat) pustakawan/pengelola adalah Bapak. Agus Wijanarko
SIP dan Perpustakaan Lembaga Departemen (Perpustakaan Departemen Perdagangan RI Jakarta) pustakawan/pengelola adalah Ibu Andinta SIP. Hasil
wawancara tersebut penulis transkrip kemudian di sajikan dalam bentuk tabel
Tabel 1
Penerapan Aplikasi Sistem LAP Nama
Perpustakaan
Pustakawan/
Pengelola Pertanyaan Jawaban
Perpustakaan seluruh bagian kerja di perpustkaan, baik untuk pengolahan, sirkulasi,
Sesuai dengan fasilitas yang terdapat pada aplikasi ini, yaitu penerapanya meliputi pengadaan koleksi, pengolahan data koleksi, sirkulasi, dan
penelusuran koleksi. Perpustakaan
Departemen Perdagangan RI Jakarta
Ibu Andinta SIP
Bagaimana penerapan aplikasi
sistem Library Automation Project
di perpustkaan anda?
Penerpan aplikasi ini sesuai dengan fasilitas yang tersedia di dalamnya.
Dari tabel wawancara di atas bahwa penerapan aplikasi sistem LAP di
Perpustakaan Perpustakaan SIF Al-Fikri Depok1, Perpustakaan Universitas
Satyagama Jakarta Barat2, dan Perpustakaan Departemen Perdagangan RI
Jakarta3 setidaknya ada lima bagian peran penting sistem aplikasi Library Automation Project dalam meningkatkan efektivitas kinerja pustakawan/pengelola
pada masing-masing perpustakaan pengguna, yaitu: pengadaan koleksi,
1
Ade Nurmala. SE., Pustakawan/Pengelola Perpustakaan SIF Al-Fikri Depok, Wawancara Pribadi, 08 Februari 2010
2
Agus Wijanarko. SIP., Pustakawan/Pengelola Perpustakaan Universitas Satyagama Jakarta Barat, Wawancara Pribadi, 09 Februari 2010
3
pengolahan koleksi, sirkulasi (peminjaman dan pengembalian koleksi),
penelusuran koleksi, dan laporan serta pencetakan.
1. Pengadaan Koleksi
Aplikasi Library Automation Project memiliki fasilitas menu pengadaan koleksi, dengan menggunakan fasilitas tersebut pustakawan atau pengguna dapat
mengisi Form yang telah tersedia. Dengan demikian pustakawan dalam hal
pengadaan buku dapat melihat laporan pada Form Pengadaan Koleksi yang telah diisi, laporan tersebut menunjukkan judul-judul buku yang akan diadakan,
pengarang, penerbit dan harga dari buku tersebut.
Sesuai dengan penjelasan dan tampilan gambar di atas, dapat kita ketahui
bahwa sistem LAP bisa membantu kinerja pustakawan dalam hal pengadaan
koleksi, antara lain adalah:
1) Membantu pustakawan dalam menentukan jenis koleksi yang perlu diadakan
sesuai data Form Pengadaan Koleksi yang telah diisi
2) Membantu pustakawan dalam menentukan Budget (dana) dalam pengadaan
koleksi, di mana pada laporan pengadaan koleksi dapat dilihat total harga
koleksi yang diperlukan sesuai data yang telah diisi.
3) Membantu pustakawan dalam membuat laporan dalam hal pengadaan
koleksi, baik laporan pengajuan dana maupun laporan pemesanan koleksi ke
penerbit, di mana laporan tersebut siap di Print Out.
2. Pengolahan Koleksi
Sistem aplikasi Library Automation Project dilengkapi juga dengan menu
pengolahan koleksi. Dalam menu pengolahan koleksi ini pengelola dapat
melakukan kegiatan pengolahan koleksi secara efektif dan efesien, karena aplikasi
ini dapat menyimpan koleksi yang sudah diolah sehingga tidak perlu pengulangan
pada koleksi yang sama, seperti judul yang sama, subyek yang sama, pengarang
Gambar 7. Form Pengolahan Koleksi
Ada beberapa hal yang dapat membantu dan mempermudah kinerja
pustakawan dalam pengolahan data koleksi perpustakaan pada Form Pengolahan
Koleksi antara lain:
1) Sistem dapat menyimpan data koleksi yang telah diolah, sehingga tidak akan
terjadi pengulangan dalam pengolahan
2) Sistem secara otomatis memberikan pesan terhadap kondisi koleksi-koleksi,
seperti koleksi dalam keadaan pengolhan, perbaikan, rusak dan lainnya.
3) Sistem secara otomstis membuat buku iniduk koleksi, daftar jumlah koleksi,
daftar jenis koleksi, membuat lebel koleksi, katalog koleksi, statistik koleksi
dan lainnya sehingga cukup membantu pustakawan dalam efesiensi waktu
yang digunakan relatif lebih cepat dan mudah.
3. Sirkulasi
Menu sirkulasi koleksi perpustakaan pada aplikasi Library Automation
pengguna perpustakaan dalam hal peminjaman dan pengembalian koleksi. Menu
sirkulasi ini cukup efektif dan efesien bagi kinerja pustakawan, diantaranya
adalah:
1) Pengolahan data anggota, pada aplikasi ini setiapanggota perpustakaan di data
dengan menggunakan Form Input Data Anggota, data yang diinput antara
lain: nomer anggota, nama anggota, nomer induk mahasiswa atau siswa atau
pegawai, kelompok anggota, fakultas/jurusan atau kelas, alamat dan nomer
telepon. Setelah data anggota selesai di input maka sistem secara otomatis
kartu anggota, daftar anggota, statistik anggota yang siap diprint, sehingga hal
ini tentunya cukup membantu dan meringankan tugas pustakawan dalam
pengolahan data anggota perpustakaan.
2) Peminjaman koleksi, kelebihan aplikasi ini adalah adanya hubungan antara
satu entri dengan entri lainnya (integrated library system). Untuk melakukan peminjaman yaitu dengan memunculkan data anggota yang meminjam dan
memasukkan nomer induk buku yang dipinjam pada kolom nomer induk
buku, maka sistem akan menyimpan data peminjaman mulai dari tanggal
peminjaman dan tanggal batas akhir peminjaman dan denda peminjaman bila
melebihi batas waktu peminjaman (batas waktu peminjaman dan denda
peminjaman dapat diatur sesuai kebijakan perpustakaan). Setelah proses
selesai sistem akan menyimpan data peminjaman buku, sistem akan
mengelompokkan data peminjaman sesuai kelompok anggota, dan diurutkan
sesuai tanggal peminjaman. Sistem juga secara otomatis menghitung denda
peminjaman perharinya bila peminjam belum mengembalikan pinjamannya
sampai batas akhir peminjaman, sistem akan mencatat daftar peminjam yang
belum mengembalikan pinjaman dan daftar peminjam yang terlambat
mengembalikan pinjamannya. Kemudian sistem juga mencatat daftar buku
yang dalam kondisi dipinjam, sehingga informasi kondisi koleksi tersebut
bermanfaat nantinya dalam penelusuran koleksi.
3) Pengembalian koleksi, cara dalam pengembalian koleksi hampir sama dengan
cara peminjaman yaitu, dengan memunculkan data peminjam lewat pencarin
nama anggota, maka akan tampil data peminjam serta nomer induk koleksi
yang dipinjam, denda peminjaman bila pengembalian terlambat. Selanjutnya
kita tinggal klik duakali pada kolom nomer induk maka nomer induk yang
pada status semula begitu juga dengan status anggota. Sederhana, mudah dan
cepat, inilah yang membuat kinerja pustakawan lebih efektif dan efesien.
Gambar 9. Form Sirkulasi
4. Penelusuran
Penelusuran koleksi pada aplikasi Library Automation Project ini terdapat pada tampilan utama aplikasi ini. Penelusuran koleksi perpustakaan dapat
dilakukan dengan tiga jenis, yaitu: penelusuran melalui judul koleksi, subyek
koleksi dan pengarang. Pilih salah satu bentuk penelusuran tersebut sesuai dengan
keinginan kita. Setelah memilih bentuk penelusuran maka akan tampil Form
menunjukkan detail penelusuran dan katalog koleksi, dari katalog tersebut
menunjukkan lokasi koleksi, jumlah eksemplar, jenis koleksi (buku, majalah,
referensi dan lainnya) dan juga status koleksi (status dipinjam atau tidak).
Dengan demikian dapat diketahui bahwa sistem aplikasi Library Automation
Project dapat memberikan efektifitas dan efesiensi kinerja pustakawan dalam kegiatan penelusran koleksi, di antaranya yaitu: Pustakawan/pengelola dapat
meningkatkan layanan kepada pengguna perpustakaan di bidang penelusuran
Gambar 10. Menu Utama, Penelusuran Judul,Subyek dan Pengarang
Gambar diatas adalah tampilan pada tahap penelusuran koleksi
perpustakaan, mulai dari tampilan menu utama, tampilan bentuk penelusuran,
hasil penelusuran dan katalog koleksi.
5. Laporan dan Pencetakan
Sebagaimana yang telah disampaikan sebelumnya, bahwa salah satu
keunggulan dari sistem aplikasi Library Automation Project ini yakni memiliki fasilitas laporan dan pencetakan. Fasilitas ini merupakan output atau hasil dari
kegitan-kegitan keseharian yang ada di perpustakaan (library houskeeping),
seperti pengadaan koleksi, pengolahan koleksi, keanggotaan, sirkulasi dan
penelusuran koleksi. Laporan dan pencetakan yang dihasilkan aplikasi Library Automation Project ini antara lain:
1) Laporan dan pencetakan buku induk.
2) Laporan dan pencetakan pengadaan koleksi.
3) Laporan dan pencetakan statistik (statistik anggota, koleksi dan sirkulasi)
4) Laporan dan pencetakan keanggotaan.
5) Laporan dan pencetakan pemijaman.
Gambar 12. Pencetakan Lebel Punggung Buku (Call Number)
Dan Laporan Daftar Pengadaan Koleksi
Berdasarkan penjelasan di atas dapat diketahui bahwa sistem aplikasi Library Automation Project dapat memberikan efektivitas dan efesiensi kinerja pustakawan dalam kegitan menyusun/membuat laporan dan pencetakan dengan
B. Manfaat Sistem Library Automation Project Bagi Pengguna/Pustakawan Dalam Menjalankan Tugasnya
Tabel 2
Penggunaan Aplikasi Database Perpustakaan Nama
Perpustakaan
Pustakawan/
Pengelola Pertanyaan Jawaban
Perpustakaan SIF Al-Fikri Depok
Ibu. Ade Nurmala
SE Belum.
Ibu. Andinta SIP
Apakah perpustakaan pernah menggunakan aplikasi atau database perpustakaan selain aplikasi ini kami masih manual.
Dari tabel wawancara diatas dapat kita lihat bahwa masing-masing
perpustakaan sebelum menggunakan aplikasi sistem LAP, pengolahan
perpustakaan dilakukan secara manual (belum menggunakan sistem otomasi
perpustakaan) sehingga perpustakaan pengguna aplikasi LAP tidak bisa
membedakan tentang perbedaan fungsi dan manfaat aplikasi sistem LAP dengan
aplikasi yang lainnya.
Tabel 3
Penggunaan Aplikasi Sistem LAP Dalam Kegiatan Rutinitas Perpustakaan Nama
Perpustakaan
Pustakawan/
Pengelola Pertanyaan Jawaban
Perpustakaan SIF Al-Fikri Depok
Ibu. Ade Nurmala SE
Perpustakaan
Ya, sesuai dengan harapan kami aplikasi ini dapat membantu kami
Ibu. Andinta SIP
Apakah anda menggunakan sistem
aplikasi ini dalam melakukan kegiatan
rutinitas perpustakaan?
Ya, aplikasi ini membantu kami dalam melakukan pekerjaan rutinitas kami di
perpustakaan
Hasil wawancara di atas menunjukkan bahwa masing-masing
perpustakaan pengguna aplikasi sistem LAP menggunakan aplikasi tersebut dalam
melakukan kegitan rutinitas di perpustakaan. Hal ini menunjukkan bahwa aplikasi
sistem LAP sudah menjadi sarana bagi pustakawan/pengelola dalam melakukan
tugas dan kinerja mereka di perpustakaan. Kegitan rutinitas yang dimaksud adalah
kegiatan sehari-hari yang rutin dilakukan di perpustakaan seperti pengolahan data
koleksi, layanan peminjaman dan pengembalian koleksi (sirkulasi), penelusuran/
Tabel 4
Manfaat Penggunaan Aplikasi LAP Nama
Perpustakaan
Pustakawan/
Pengelola Pertanyaan Jawaban
Perpustakaan SIF Al-Fikri Depok
Ibu. Ade Nurmala SE
Aplikasi ini sudah membantu kami, dalam pengolahan data koleksi kami, sehingga dapat diselesakan dengan lebih cepat, layanan sirkulasi jadi lebih mudah dan cepat, dan penelusuran koleksi juga cukup membantu kami.
Selain itu aplikasi ini juga sangat membantu kami dalam membuat laporan, baik laporan pengolahan, sirkulasi dan lainnya.
Perpustakaan
Manfaat yang kami rasakan dalam
penggunaan aplikasi ini yaitu, dalam melakukan pekerjaan kami dapat kami lakukan dengan baik dan lebih cepat
dibandingkan dengan bekerja secara manual. Kemudian aplikasi ini juga bermanfaat dalam dokentasi penyimpanan
Ibu. Andinta SIP
Apa saja manfaat yang telah
Manfaat yang telah kami rasakan selama ini, pengolahan data koleksi lebih cepat, sirkulasi koleksi lebih mudah, penelusuran koleksi juga cukup mudah, ya sesuai dengan fasilitas aplikasi ini, sudah cukup
Dari tabel wawancara di atas dapat kita lihat bahwa aplikasi sistem Library Automation Project cukup bermanfaat dan cukup efektif dan efesien untuk digunakan oleh perpustakaan dalam mengelola perpustakaan. Dari tabel di atas
menunjukkan bahwa masing-masing perpustakaan pengguna aplikasi sistem
Library Automation Project menyatakan bahwa aplikasi tersebut cukup bermanfaat bagi mereka dalam mengelola perpustakaan. Adapun manfaat yang
dimaksud adalah:
1) Aplikasi sistem Library Automation Project membantu kinerja
pustakawan/pengelola dalam pengadaan bahan koleksi perpustakaan,
pengolahan data koleksi perpustakaan, peminjaman dan pengembalian
koleksi (sirkulasi), penelusuran data koleksi dan pembuatan dan pencetakan
laporan kerja.
2) Aplikasi sistem Library Automation Project mempermudah dan
mempercepat kinerja pustakawan/pengelola perpustakaan
3) Aplikasi sistem Library Automation Project membantu dalam penyimpanan
data dan laporan perpustakaan.
C. Kendala dan Kelemahan Dalam Pelaksanaan Pengelolaan Perpustakaan Dengan Menggunakan Sistem Aplikasi Library Automation Project.
Tabel 5
Penggunaan Aplikasi Sistem LAP Nama
Perpustakaan
Pustakawan/
Pengelola Pertanyaan Jawaban
Perpustakaan SIF Al-Fikri Depok
Ibu. Ade Nurmala
Perpustakaan Universitas Satyagama Jakarta Barat
Bapak. Agus
Wijanarko SIP Sejak tahun 2007
Perpustakaan Departemen Perdagangan RI Jakarta
Ibu. Andinta SIP
Sejak kapan
Sejak tahun 2007
Hasil wawancara di atas menunjukkan bahwa usia penggunaan aplikasi
sistem Library Automation Project masih terlihat muda, yaitu antara 3 atau 4 tahun. Seperti yang terlihat pada tabel di atas, Perpustakaan SIF Al-Fikri Depok
menggunakan aplikasi Library Automation Project baru 4 tahun yaitu sejak tahun 2006 sampai sekarang, Perpustakaan Universitas Satyagama Jakarta Barat
menggunakan aplikasi Library Automation Project baru 3 tahun yaitu sejak tahun 2007 sampai sekarang dan Perpustakaan Departemen Perdagangan Jakarta
menggunakan aplikasi Library Automation Project baru 4 tahun yaitu sejak tahun 2007 sampai sekarang.
Tabel 6
Alasan Menggunakan Aplikasi Sistem LAP Nama
Perpustakaan
Pustakawan/
Pengelola Pertanyaan Jawaban
Perpustakaan
Apa alasan anda memilih aplikasi Library Automation
Project untuk di terapkan di perpustakaan anda?
Perpustakaan Departemen Perdagangan RI Jakarta
Ibu. Andinta SIP
Harga aplikasi ini cukup murah
dibandingkan dengan aplikasi yang pernah ditawarkan kepada kami, selain itu menu-menu di dalamnya cukup membantu pekerjaan
pustakawan/pengelola.
Sesuai dengan tabel wawancara di atas bahwa alasan masing-masing
perpustakaan memilih aplikasi sistem Library Automation Project untuk
diterapkan di perpustakaan adalah:
1) Harga aplikasi cukup murah
2) Aplikasi tersebut mudah untuk digunakan
3) Fasilitas menu dalam aplikasi tersebut cukup membantu kinerja
pustakawan/pengelola perpustakaan.
Tabel 7
Kendala Dalam Penerapan LAP Nama
Perpustakaan
Pustakawan/
Pengelola Pertanyaan Jawaban
Perpustakaan SIF Al-Fikri Depok
Ibu. Ade Nurmala SE
Kendala kami masih terbentur dengan anggaran dana, kami masih belum bisa menambah unit komputer,
sehingga kami belum bisa
memanfaatkan aplikasi ini secara maksimal. Saat ini kamputer di
masih menggunakan satu unit komputer saja, dan ini kurang efektif bagi kami, dan satu lagi yang menjadi kendala kami apabila terjadi
pemadaman lampu kami tidak bisa bekerja, karena semua kegiatan rutinitas kami menggunakan
Kendala kami dalam menggunakan aplikasi ini adalah: komputer kami masih kurang, sehingga komputer untuk
penelusuran koleksi masih menggunakan komputer sirkulasi. Kemudian aplikasi LAP ini belum terhubung dengan media internet, sehingga kami masih belum dapat bergabung dengan jaringan
Ibu. Andinta SIP
Apa saja kendala atau masalah
Kendalanya, kami masih kekurangan komputer, kemudian kami juga masih kekurangan SDM untuk mengelola
perpustakaan kami, sehingga perkembangan perpustakaan kami cukup lamban.
Tabel wawancara di atas dapat kita lihat bahwa kendala dan kelemahan
yang dihadapi oleh pustakawan/pengelola dalam pelaksanaan pengolahan
perpustakaan dengan menggunakan sistem aplikasi Library Automation Project
1) Kurangnya perangkat komputer terutama untuk penelusuran (OPAC), sehingga untuk penelusuran koleksi dilakukan dengan komputer pengolahan
atau komputer sirkulasi
2) Aplikasi Library Automation Project belum terkoneksi pada jaringan internet, sehingga akses dari aplikasi ini terbatas pada perpustakaan pengguna saja,
belum dapat membuat jaringan keluar.
3) Kurangnya pemahaman pustakawan/pengelola tentang Software Microsoft
Office Access sehingga pengembangan sistem aplikasi Library Automation Project ini tidak pernah dilakukan oleh perpustakaan pengguna.
4) Apabila terjadi pemadaman listrik sistem Library Automation Project tidak dapat digunakan.
5) Kurangnya anggaran dana yang dimiliki perpustakaan untuk perawatan
(maintenance) sistem.
6) Kurangnya SDM dalam pengelolaan perpustakaan
Tabel 8
Rencana Untuk Mengganti Aplikasi Nama
Perpustakaan
Pustakawan/
Pengelola Pertanyaan Jawaban
Perpustakaan SIF Al-Fikri Depok
Ibu. Ade Nurmala SE
Untuk saat ini belum, karena aplikasi ini masih cukup efektif dan efesien untuk kami gunakan dalam
Jakarta Barat Bapak Agus
Wijanarko SIP
2011 nanti. Karena perguruan tinggi, dan sepertinya aplikasi LAP ini kurang mendukung untuk
Ibu. Andinta SIP
Apakah ada aplikasi lain? Apa
alasannya?
Rencana kami memang ada, kami ingin menggunakan aplikasi yang lebih unggul dari aplikasi LAP ini, tapi mungkin itu rencana jangka panjang kami.
Tabel wawancara di atas menunjukkan bahwa masing-masing
perpustakaan pengguna aplikasi sistem Library Automation Project dalam jangka pendek ini belum mempunyai rencana untuk beralih atau mengganti aplikasi
tersebut dengan aplikasi yang lain, karena sampai saat ini aplikasi sistem Library Automation Project menurut mereka masih efektif dan efesien digunakan dalam pengolahan perpustakaan. Rencana jangka panjang Perpustakaan Universitas
Satyagama dan Perpustakaan Departeman Perdagangan ingin beralih/mengganti
aplikasi tersebut dengan aplikasi yang berbasis WEB dengan alasan ingin
mengembangkan perpustakaan dan bergabung dengan jaringan perpustakaan lain,
sedangkan Perpustakaan SIF Al-Fikri belum mempunyai rencana baik rencana
jangka pendek maupun jangka panjang untuk beralih atau menggati aplikasi
