SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PERSEDIAAN
BAHAN HABIS PAKAI LABORATORIUM
SEKOLAH TINGGI FARMASI INDONESIA
SKRIPSI
Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia
RIZKIA AGUSTIN
10107236
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
iii Assalamualaikum Wr. Wb.
Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan hidayahNya
sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul ” Sistem
Informasi Pengendalian Persediaan Bahan Habis Pakai Laboratorium Sekolah Tinggi Farmasi Indonesia ”.
Penulisan Tugas Akhir ini merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan S1 Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Jurusan Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia. Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis sadar akan keterbatasan kemampuan dan pengetahuan sehingga menemui banyak kekurangan.
Penyusunan tugas akhir ini tentunya tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan, arahan, koreksi dan saran. Untuk itu rasa terima kasih yang sedalam-dalamnya penulis sampaikan kepada :
iv
2. Linda Salma A, S.Si, M.T selaku pembimbing, yang telah banyak membantu dalam memberikan arahan, saran dan bimbingan yang sangat membantu penulis dalam pembuatan tugas akhir ini.
3. Kania Evita Dewi, S.Pd., M.Si., selaku penguji1/reviewer yang telah memberikan arahan serta masukan dalam proses penyelesaian tugas akhir ini .
4. Dian Dharmayanti, S.T selaku penguji sidang yang telah memberikan banyak masukan dalam membimbing dalam penyempurnaan tugas ahkir ini.
5. Pihak STFI khususnya Bapak Willi Median S.Farm., Apt selaku pembimbing lapangan yang sudah banyak membantu dalam proses pembuatan sistem informasi persediaan gudang di STFI.
6. Untuk Revi Wahyu Afrianto S.T yang tidak pernah lelah memberi motivasi, dukungan serta doa kepada penulis selama menyelesaikan tugas akhir, serta Agista yang telah banyak membantu dalam proses penyelesaian tugas akhir ini.
7. Rekan-rekan mahasiwa seperjuangan khususnya rekan-rekan IF-6, terimakasih atas masukan serta dukungannya sehingga skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik.
Wasalamu’alaikum Wr. Wb.
Bandung, Agustus 2011
i
SEKOLAH TINGGI FARMASI INDONESIA
Oleh
Rizkia Agustin 10107236
Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi mendorong perkembangan informasi yang kini memegang peranan yang sangat penting dalam berbagai kegiatan. Sekolah Tinggi Farmasi Indonesia adalah salah satu institusi pendidikan yang memiliki bagian pengadaan bahan praktikum (gudang). Masalah yang timbul pada STFI yaitu mengenai stok barang, proses pembuatan laporan, kesalahan pencatatan nama barang dan informasi ketersediaan barang praktikum.
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam pembangunan sistem informasi pengendalian persediaan adalah studi lapangan dan studi pustaka. Perancangan sistem menggunakan model waterfall, sedangkan alat bantu analisis dan perancangan yang digunakan meliputi flowmap (bagan alir dokumen), diagram konteks, DFD (Data Flow Diagram dan Entity Relational Diagram
(ERD). Adapun perangkat lunak pendukung dalam pembangunan sistem informasi pengendalian persediaan adalah Borland Delphi 7.0 sebagai antarmuka dan MySQL sebagai databasenya.
Tersedianya aplikasi sitem informasi pengendalian persediaan dapat mempermudah petugas dalam mengatehui keersediaan barang kebutuhan praktikum, pembuatan laporan, meminimalisir kesalahan pencatatan, dan mengatasi terjadinya kekurangan stok serta diharapkan dapat memberikan pengembangan bagi pihak institusi khususnya bagian gudang.
ii
ABSTRACT
INFORMATION SYSTEMS INVENTORY CONTROL LABORATORY CONSUMABLE MATERIALS AT STFI
by
Rizkia Agustin 10107236
Advancement of science and encourage the development of information technology that now plays a very important role in various activities. College of Pharmacy Indonesia is one of the educational institutions that have the procurement of lab materials (warehouses). Problems that happen at STFI namely the stock of goods, the reporting process, the error of recording the name of goods and information availability practicum.
Data collection methods used in the construction of information systems inventory control is a field study and literature study. Designing the system using waterfall model, while the analysis and design tools used include flow map (flowcharts document), context diagram, DFD (Data Flow Diagram) and ERD (Entity Relational Diagram). As for software support in the development of information systems inventory control is Borland Delphi 7.0 as the interface and MySQL as the database.
Availability of information system applications can simplify inventory control clerk in knowing the availability of supplies, lab work, preparing reports, minimize recording errors, and overcome the shortages of stock and is expected to provide for the development of institutions, especially the warehouse.
1 1.1 Latar Belakang Masalah
Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi mendorong perkembangan informasi yang kini memegang peranan yang sangat penting dalam setiap kegiatan suatu perusahaan, industri, maupun instansi pemerintahan. Informasi tersebut digunakan sebagai pendukung dalam pengambilan keputusan maupun dalam penyelesaian pekerjaan yang bersifat rutinitas.
Sekolah Tinggi Farmasi Indonesia adalah salah satu instansi pendidikan yang memiliki bagian pengadaan bahan praktikum (gudang). Bagian gudang memiliki tugas pengadaan bahan habis pakai sebagai sarana penunjang kegiatan untuk keperluan praktikum mahasiswa. Dengan tersedianya persediaan bahan praktikum maka diharapkan apa yang dibutuhkan oleh dosen hingga mahasiswa dapat terpenuhi sehingga dapat memperlancar kegiatan para pengguna dan dapat menghindari terjadinya kekurangan bahan.
2
Bagian gudang masih menggunakan Microsoft Excel sebagai aplikasi dan mengolah data persediaan barang. Setiap kali melakukan pencatatan stok barang sering terjadi penggandaan (duplicate) nama barang terhadap barang yang berbeda fungsi. Hal tersebut disebabkan oleh tidak adanya pengkodean terhadap masing – masing barang sehingga dapat berpengaruh terhadap pengajuan pengadaan barang. Barang yang digunakan dalam kegiatan praktikum dibedakan menjadi dua kategori yaitu alat dan bahan, hal ini dibedakan agar dapat memudahkan petugas dalam mengelola barang yang ada di gudang. Dalam pembuatan laporan pun pihak gudang membutuhkan waktu yang cukup lama dan hasil yang diperoleh tidak akurat, hal tersebut dikarenakan pihak gudang perlu mengecek satu persatu data dari transaksi yang telah dilakukan.
Hal lain yang dialami pihak gudang di STFI adalah sering kali terjadi kekurangan persediaan bahan praktikum dikarenakan banyaknya data yang mengakibatkan petugas tidak dapat mengetahui stok barang mana yang sudah mencapai stok minimal.
1.2 Rumusan Masalah
Dari penjelasan yang telah diuraikan pada latar belakang, maka dapat dirumuskan masalah yaitu bagaimana membangun sistem informasi pengendalian persediaan bahan habis pakai laboratorium sekolah tinggi farmasi indonesia.
1.3 Maksud dan Tujuan
Pada setiap pembangunan suatu sistem informasi, tentunya mempunyai maksud dan tujuan yang jelas. Maksud dari penulisan skripsi ini adalah untuk membangun sebuah sistem informasi persediaan bahan habis pakai laboratorium di Sekolah Tinggi Farmasi Indonesia.
Tujuan yang akan dicapai dari dibangunnya sistem informasi persediaan bahan habis pakai laboratorium adalah :
a. Mempermudah petugas dalam menyediakan informasi ketersediaan barang kebutuhan praktikum.
b. Mampu meminimalisir kesalahan dalam pencatatan barang, yaitu penggandaan nama barang dengan memberikan kode untuk masing – masing bahan.
c. Mampu mengatasi terjadinya kekurangan barang kebutuhan praktikum dengan menyediakan informasi stok yang sudah mencapai nilai minimal.
4
1.4 Batasan Masalah
Untuk menghindari agar pembahasannya tidak meluas, maka perlu dibatasi masalahnya agar lebih terarah dan sesuai dengan yang diharapkan. Adapun batasan masalah dari sistem informasi persediaan ini adalah sebagai berikut :
1. Proses yang dilibatkan dalam sistem informasi ini adalah sebagai berikut : a. Proses mengolah data master, diantaranya proses pengolahan data bahan
dan alat praktikum , data supplier, data satuan, data spesifikasi, data petugas dan data laboratorium
b. Proses mengolah data pengajuan bahan dan alat.
c. Proses mengolah data pengeluaran dan penerimaan bahan dan alat. 2. Data yang diolah dalam pembangunan sistem informasi persediaan bahan
adalah sebagai berikut :
a. Data bahan dan alat praktikum. b. Data supplier
c. Data satuan barang d. Data spesifikasi barang e. Data Petugas
f. Data laboratorium
g. Data barang masuk dan barang keluar h. Data barang yang diajukan.
a. Informasi mengenai persediaan bahan dan alat yang terdapat di gudang b. Informasi mengenai pengajuan barang oleh laboratorium
c. Informasi mengenai penerimaan dan pengeluaran barang
4. Perangkat lunak yang digunakan adalah Borland Delphi 7 dan database
MySql .
5. Perangkat keras yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :
Tabel 1.1 Spesifikasi Perangkat keras
No Perangkat Keras Spesifikasi
1 Processor Processor Pentium IV 2 GHZ 2 Harddisk Hard Disk berkapasitas 40 GB 3 Memori Memory berkapasitas 512GB
4 VGA VGA onboard
5 Keyboard dan Mouse Keyboard dan Mouse
6 Monitor Monitor SVGA ukuran 14 inci 7 Printer Printer
1.5 Metodologi Penelitian
6
1.6 Tahap Pengumpulan Data
Tahap pengumpulan data dapat diperoleh secara langsung dari objek penelitian. Cara-cara yang mendukung untuk mendapatkan data primer adalah dengan studi lapangan dan studi pustaka.
1. Studi lapangan
Studi lapangan adalah cara mengumpulkan data dengan cara melakukan penelitian langsung dengan objek penelitian. Studi lapangan meliputi kegiatan wawancara dan observasi.
a. Wawancara
Wawancara adalah tahap pengumpulan data dengan cara mengadakan tanya jawab secara langsung kepada kepala bagian untuk memperoleh data yang berhubungan dengan pembangunan aplikasi.
b. Observasi
Observasi adalah tahap pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan secara langsung terhadap objek yang diteliti.
2. Studi Pustaka
1.7 Tahap Pembangunan Perangkat Lunak
Metode yang digunakan dalam pembangunan perangkat lunak adalah metode waterfall. Tahap-tahap yang dilalui pada metode waterfall adalah sebagai berikut:
1. Rekayasa dan Pemodelan (SystemEngginering)
Pada tahap ini, rekayasa informasi mencakup pengumpulan kebutuhan aplikasi perangkat lunak yang akan dibangun.
2. Analisis perangkat Lunak (Software Analysis)
Menentukan apakah kegiatan dari sistem engineering dapat diimplementasikan menjadi sebuah sistem informasi atau tidak dan menentukan prosedur-prosedur yang bekerja. Adapun fungsi-fungsi tersebut meliputi fungsi masukan, fungsi proses dan fungsi keluaran
3. Perancangan perangkat Lunak (Software Design)
Perancangan perangkat lunak merupakan perancangan perangkat lunak yang dilakukan berdasarkan data-data yang telah dikumpulkan pada tahap sebelumnya. Perancangan tersebut meliput perancangan struktur file, stuktur menu, stuktur program, format masukan (input) dan format keluaran (output ). 4. Implementasi perangkat lunak (Coding)
8
5. Pengujian perangkat lunak (Testing)
Pengujian perangkat lunak yaitu memfokuskan pada logika internal dari perangkat lunak, fungsi eksternal, dan mencari segala kemungkinan kesalahan, memeriksa apakah input sesuai dengan hasil yang diinginkan setelah proses. 6. Pemeliharaan (Maintenance)
Pemeliharaan yaitu penerapan secara keseluruhan disertai pemeliharaan jika terjadi perubahan struktur baik dari segi software maupun hardware.
Gambar 1.1 Metode Waterfall
1.8 Sistematika Penulisan
BAB I PENDAHULUAN
Berisi tentang dasar-dasar pemikiran yang berisi tentang latar belakang masalah, rumusan masalah dan batasan masalah, maksud dan tujuan, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Pada tinjauan pustaka memaparkan mengenai profil tempat penelitian yakni STFI serta teori-teori yang menunjang dalam pembuatan dan perancangan serta sebagai acuan dalam pembuatan sistem, sehingga perancangan tersebut sesuai dengan teori yang sudah ada.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Menjelaskan mengenai analisis sistem yang sedang berjalan yang dilakukan untuk dapat merealisasikan sistem informasi persediaan bahan habis pakai laboratorium STFI.
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
Berisi tentang implementasi dari sistem yang telah dirancang dan pengujian terhadap sistem dengan menggunakan beberapa data sebagai bahan pengujian.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
10
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Profil Perusahaan
Profil dari perusahaan yang akan dibahas pada bab II adalah mengenai profil dari Sekolah Tinggi Farmasi Indonesia (STFI). Profil perusahaan meliputi sejarah perkembangan, visi dan misi, logo perusahaan, badan hukum serta struktur organisasi dari Sekolah Tinggi Farmasi Indonesia (STFI) .
2.1.1 Sejarah Singkat Perkembangan Sekolah Tinggi Farmasi Indonesia (STFI)
Sekolah Tinggi Farmasi Indonesia (STFI) berada di bawah penyelenggaraan dan pembinaan Yayasan Hazanah. STFI didirikan berdasarkan Surat Keputusan Ketua Yayasan Hazanah Nomor 001/YHZ/SK/I/2000 pada tanggal 17 Januari 2000 yang berkedudukan di Bandung dan telah mendapat persetujjjuan Pemerintah dengan diterbitkannya Surat Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 140/D/O/2001 tanggal 2 Agustus 2001.
2.1.2 Visi dan Misi Sekolah Tinggi Farmasi Indonesia (STFI) 2.1.2.1 Visi
2.1.2.2 Misi
1. Menghasilkan lulusan tenaga ahli dan professional dengan integritas tinggi dan landasan yang kuat dalam ilmu Farmasi serta aplikasinya, ahli dan terampil di dalam menjalankan profesinya, mampu berkomunikasi secara ilmiah untuk kepentingan ilmu pengetahuan dan kemanusiaan, mampu berkomunikasi dengan masyarakat.
2. Memberikan proses pembelajaran berkualitas tinggi untuk mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dan mengikuti perkembangan kebutuhan masyarakat yang berkaitan dengan masalah kesehatan.
3. Menggiatkan penelitian di bidang kefarmasian dan bidang-bidang yang berkaitan dengan kefarmasian dan kesehatan.
4. Melakukan pengabdian kepada masyrakat khusunya di bidang kefarmasian dan pada umumnya dibidang kesehatan.
12
2.1.3 Logo Sekolah Tinggi Farmasi Indonesia (STFI)
Logo Sekolah Tinggi Farmasi Indonesia (STFI) berdasarkan SK Yayasan Hazanah Nomor 001/YHZ/SK/I/2000 pada tanggal 17 Januari 2000 dan Izin Penyelenggara dari MENDIKNAS RI Nomor 140/D/O/2001 tanggal 2 Agustus 2001 (Gambar 2.1).
Lambang STFI adalah berbentuk segilima yang memiliki makna suatu ciri perguruan tinggi dengan motto almamater perguruan tinggi dan manusia pancasilais sebagai generasi penerus yang berasaskan pancasila (Gambar 2.1).
Gambar 2.1 Lambang STFI
2.1.4 Struktur Organisasi Sekolah Tinggi Farmasi Indonesia (STFI)
Struktur Organisasi Sekolah Tinggi Farmasi Indonesia (STFI) berdasarkan SK Yayasan Hazanah Nomor 001/YHZ/SK/I/2000 pada tanggal 17 Januari 2000 dimana struktur organisasi terdiri dari :
1. Yayasan 2. Kopertis
3. Senat Akademik
4. Ketua STFI dan Pembantu Ketua. 5. Pembantu Ketua I, yang membawahi :
c. Pustaka d. Komputasi
6. KA.Prodi, yang terdiri dari : a. Kelompok Dosen
b. Laboratorium
7. Laboratorium terdiri dari : a. Asisten Laboratorium b. Laboran
c. Penanggungjawab Gudang 8. LPMM
9. Pustaka 10.Komputasi
11.KA.BAG.T.U , yang membawahi: a. KASUBBAG Umum
b. KASUBBAG Keuangan c. KASUBBAG Akademik
14
2.1.4.1 Deskripsi Tugas
Penjabaran tugas-tugas yang berkaitan dengan bagian gudang di Sekolah Tinggi Farmasi adalah sebagai berikut:
1. Petugas Gudang
a. Melakukan pemeriksaan stok bahan dan alat yang ada di gudang b. Melakukan pengecekan barang ketika barang datang dari supplier. c. Memasukkan data bahan dan alat yang masuk dan keluar gudang d. Melayani permintaan dari setiap asisten laboratorium (distribusi bahan
dan alat)
e. Melaporkan persediaan bahan dan alat 2. Kasubag Umum
Menandatangani daftar kekurangan alat dan pengajuan bahan serta melakukan perencanaan pengadaan berdasarkan daftar persediaan yang dterima dari pihak gudang.
3. Ketua Prodi
Berwenang untuk mengetahui dan memutuskan perencanaan pengadaan bahan dan alat.
4. Pembantu Ketua I
5. Yayasan
Pihak yayasan bertugas melakukan pemesanan bahan dan alat kepada supplier, serta melakukan pembayaran kepada supplier sesuai dengan barang yang telah diterima oleh bagian gudang.
2.2 Landasan Teori
Dalam pembangunan sistem informasi pengendalian persediaan bahan habis pakai, terdapat beberapa teori yang mendukung dalam pembangunan sistem yang dianggap sesuai dengan pokok bahasan.
2.2.1 Pengertian Sistem
Pengertian suatu sistem tentu mempunyai beberapa persyaratan umum, persyaratan umum tersebut adalah bahwa sistem harus mempunyai unsur lingkungan, interaksi unsur dengan suatu tujuan yang akan dicapai.
Menurut Jogiyanto yang dimaksud dengan sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur–prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama–sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Dan definisi lainnya yang dimaksud dengan sistem adalah kumpulan dari elemen– elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. [1]
2.2.1.1 Karakteristik Sistem
16
1. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem, atau bagian-bagian dari sistem.
2. Batas Sistem (boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung Sistem (Interface)
subsistem yang lainnya. Dengan penghubung, satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Masukan Sistem (Input)
Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan Perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal
input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem
tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran Sistem (Output )
Merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
7. Pengolah Sistem (Process)
Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan.
8. Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
2.2.2 Pengertian Informasi
18
informasi sangatlah erat sebagaimana hubungan antara sebab dan akibat. Bahwa data merupakan bentuk dasar dari sebuah informasi, sedangkan informasi merupakan elemen yang dihasilkan dari suatu bentuk pengolahan data.
Menurut Jogiyanto, “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk
yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya, yang
menggambarkan suatu kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu
dalam pengambilan sebuah keputusan.” [1]
2.2.2.1 Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya, dan relevan. [1]
1. Akurat (accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapar merubah atau merusak informasi tersebut.
2. Tepat pada waktunya (timeliness)
3. Relevan (relevance)
Informasi dikatakan berkualitas jika mempunyai manfaat bagi pemakainya dan relevansi informasi untuk tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
2.2.3 Pengertian Sistem Informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi atau disebut juga information processing systems.
Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis, “ Sistem informasi adalah
suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan
kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan laporan-laporan yang diperlukan.”
2.2.3.1 Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen, yaitu blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, dan blok kendali. Sebagai suatu sistem keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. [1]
1. Blok Masukan (input block)
20
2. Blok Model (model block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di dasar data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran (output block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta user.
4. Blok Teknologi (technology block)
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5. Blok Basis Data (database block)
Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Blok Kendali (control block)
2.3 Pengertian Inventory
Inventory merupakan kata lain dari persediaan, istilah persediaan disini
maksudnya menunjukkan barang-barang yang dimiliki perusahaan. Persediaan dapat mengambil bentuk yang tergantung pada jenis usaha yang ditekuni oleh perusahaan yang bersangkutan. Pada perusahaan yang bergerak dibidang penjualan produk, persediaan barang merupakan salah satu unsur yang paling efektif dalam operasional perusahaan barang harian yang dapat disajikan dalam bentuk laporan persediaan barang.
Laporan persediaan barang adalah suatu laporan yang menyajikan tentan data-data barang yang masuk dan data-data barang yang keluar dalam suatu perusahaan. Hal ini sangat penting sekali bagi perusahaan yang bergerak dibidang penjualan barang untuk melakukan pemeriksaan barang yang tersedia dan barang-barang yang habis persediaannya.
Menurut Freddy Rangkuti, “Inventory adalah serangkaian kebijaksanaan dan pengendalian yang memonitor tingkat persediaan dan menentukan tingkat
persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus diisi, dan berapa besar
pesanan harus dilakukan”.
2.3.1 Pengertian Sistem Inventory
22
2.4 Pengertian Basis Data (database)
Basis Data (database) adalah kumpulan file-file yang saling berhubungan, hubungan tersebut biasa ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Dalam satu file terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, merupakan satu kumpulan entity yang seragam. Satu entity terdiri dari field-field yang saling berhubungan untuk menunjukkan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan direkam dalam satu record. Untuk menyebut isi dari field maka digunakan atribut atau merupakan judul dari satu kelompok entity tertentu, misalnya entity nama barang menunjukkan entity nama barang dari barang. Entity adalah suatu objek yang nyata dan akan direkam.
Merancang database merupakan suatu hal yang sangat penting. Perancangan model konseptual perlu dilakukan disamping perancangan model fisik. Unsur-unsur konsep pembangun database adalah:
1. Field atau Atribut
Field atau atribut adalah identitas yang mewakili satu jenis
data.Misalnya Field nama pelanggan, alamat dan nomor tlp pada tabel data toko buku.
2. Record
Record adalah kumpulan elemen yang saling terkait yang
menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap. Suatu record
3. File
File adalah kumpulan record-record sejenis yang mempunyai panjang elemen yang sama, atribut yang sama namun berbeda data value nya.
4. Tabel
Tabel adalah sebuah file yang menampung data-data dalam kelompok tertentu.
2.5 Pemodelan Rekayasa Perangkat Lunak
Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai beberapa pemodelan rekayasa perangkat lunak yang akan digunakan untuk mendukung dalam perancangan sistem yang akan dibangun. Pemodelan rekayasa perangkat lunak meliputi Diagram alir dokumen (flowmap), Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD),
Entity Relationship Diagram (ERD) dan Kamus Data.
2.5.1 Diagram Alir Dokumen (flowmap)
Diagram alir adalah diagram yang menunjukkan alir di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Diagram alir digunakan terutama sebagai alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Diagram alir dokumen (flowmap) digunakan untuk menggambarkan prosedur kerja secara fisik dan mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses (manual atau berbasis komputer) dan aliran data dalam bentuk dokumen keluaran dan masukan.
Flowmap bermanfaat untuk menganalisis pengendalian suatu sistem atau
24
antar unit yang sekaligus menunjukkan arus dokumen ditunjukkan dengan tanda panah. [1]
2.5.2 Diagram Konteks
Konteks diagram merupakan proses yang mewakili proses dari semua sistem. Konteks diagram menggambarkan hubungan input dan output antara sistem dengan entitas luarnya. Diagram konteks adalah hubungan antara sistem dengan entitas luarnya yang berfungsi sebagai transformasi dari suatu proses yang melakukan transformasi data input menjadi data output .
Diagram konteks terdiri dari sebuah simbol proses tunggal yang
menggambarkan sebuah sistem dan menunjukan data aliran utama untuk dan dari
terminator. Diagram konteks dapat mendefinisikan jangkauan proses penurunan
sistem informasi yaitu menentukan apa yang menjadi bagian dari sistem informasi
dan apa yang tidak menjadi bagian sistem informasi.
2.5.3 Data Flow Diagram (DFD)
Menurut Jogiyanto[2], “Diagram aliran data atau data flow diagram (DFD) adalah sebuah teknik grafis yang menggambarkan aliran informasi yang
diaplikasikan pada saat bergerak dari input menjadi output. Data flow diagram
merupakan gambaran secara logika dan tidak tergantung pada hardware,
software, struktur data, ataupun organisasi file yang digunakan”.
tersebut akan disimpan. Beberapa simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram (DFD) antara lain: [1]
1. Proses (Process)
Proses adalah simbol pertama data flow diagram. Proses dilambangkan
dengan lingkaran, dimana proses ini menunjukan bagian dari sistem yang 29
mengubah satu atau lebih input dan output. Nama proses dituliskan dengan satu
kata, singkatan atau kalimat sederhana.
2. Aliran Data (Flow)
Aliran Data digambarkan dengan tanda panah dari proses. Aliran data
juga digunakan untuk menunjukan bagian – bagian informasi dari satu bagian ke
bagian lain. Pembagian nama untuk aliran ini menunjukan sebuah arti untuk
sebuah aliran. Untuk kebanyakan sistem yang dibuat, aliran data sebenarnya
mengambarkan data yakni angka, huruf, pesan, dan macam - macam informasi
lainnya.
3. Simpanan Data (Storage)
Simpanan data digunakan sebagai penyimpanan bagi paket – paket data.
Notasi penyimpanan data digambarkan dengan garis horizontal yang pararel.
Simpanan data merupakan simpanan data dari data yang berupa suatu file atau
database di sistem komputer ataupun berupa arsip atau catatan manual. Nama dari
simpanan data menunjukan nama filenya.
4. Kesatuan Luar (External Entity)
Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan
suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar merupakan kesatuan
26
lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau
output dari sistem.
2.5.4 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram atau ERD merupakan notasi grafis dalam
pemodelan data k
onseptual yang mendeskripsikan hubungan antara penyimpanan. ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relatif kompleks. ERD dapat digunakan untuk menguji model dengan mengabaikan proses yang harus dilakukan. ERD menggunakan sejumlah notasi dan symbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data. ERD terdiri atas elemen–elemen yaitu Entitas, Atribut, Relasi dan Kunci (Key). Berikut ini merupakan penjelasan dari elemen–elemen tersebut:
1. Entitas
Entitas adalah suatu objek dasar atau individu yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dengan yang lainnya. Himpunan entitas adalah sekumpulan entitas dengan berbagai atribut yang sama.
2. Atribut
Atribut merupakan sifat–sifat atau karakteristik yang melekat dalam sebuah entitas.
3. Relasi
memiliki atribut. Sebuah kelas hubungan dapat melibatkan banyak kelas entitas.
4. Kunci (Key)
Kunci merupakan suatu atribut yang unik yang dapat digunakan untuk membedakan suatu entitas dengan lain dalam suatu himpunan entitas. Terdapat tiga macam kunci, yaitu :
a. Super key, adalah himpunan yang terdiri dari satu atau lebih yang dapat membedakan setiap baris data dengan unik pada sebuah table.
b. Candidate key, adalah himpunan atribut minimal yang dapat membedakan setiap baris data dengan unik dalam sebuah table.
c. Primary key, merupakan kunci yang paling unik, lebih ringkas, dan digunakan sebagai acuan.
2.5.4.1 Kardinalitas Relasi
Kardinalitas Relasi adalah jumlah maksimum entitas yang mana entitas tersebut dapat berelasi (berhubungan) dengan entitas pada himpunan entitas yang lain.
1. Satu ke satu (1-1)
28
Dosen 1 Kepalai 1 Jurusan
Gambar 2.3 Kardinalitas Relasi satu ke satu (1-1)
2. Satu ke banyak (1-N)
Suatu entitas di dalam himpunan entitas A dihubungkan dengan lebih dari satu entitas di dalam himpunan entitas B, dan entitas di dalam himpunan entitas B hanya dapat dihubungkan dengan paling banyak satu entitas dalam himpunan entitas A. Kardinalitas relasi satu ke banyak (1-N) dapat dilihat pada Gambar 2.4.
Dosen 1 Ajar N Kuliah
Gambar 2.4 Kardinalitas Relasi satu ke banyak (1-N)
3. Banyak ke satu (N-1)
Suatu entitas di dalam himpunan entitas A dihubungkan dengan paling banyak satu entitas di dalam himpunan entitas B dan entitas di dalam himpunan entitas B dapat dihubungkan dengan lebih dari satu entitas dalam himpunan entitas A. Kardinalitas Relasi banyak ke satu (N-1) dapat dilihat pada Gambar 2.5.
Dosen N Ajar 1 Kuliah
4. Banyak ke banyak (M-N)
Suatu entitas di dalam himpunan entitas A dapat dihubungkan dengan lebih dari satu entitas di dalam himpunan entitas B, dan entitas di dalam himpunan entitas B dapat dihubungkan dengan lebih dari satu entitas dalam himpunan entitas A. Kardinalitas Relasi Banyak ke banyak (M-N) dapat dilihat pada Gambar 2.6.
Mahasiswa M Belajar N Kuliah
Gambar 2.6 Kardinalitas Relasi banyak ke banyak (M-N)
2.5.5 Kamus Data
Kamus data menurut Jogiyanto [1], ”merupakan katalog data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi”. Adapun elemen-elemen yang disebut dengan item data tersebut, dapat digambarkan dengan menyebutkan nama dari item-item datanya. Untuk menunjukan informasi tambahan di dalam kamus data digunakan notasi yang dijelaskan pada Tabel 2.1.
Tabel 2.1 Notasi Kamus Data
Notasi Arti
= Terbentuk dari
+ And
[ ] Salah satu dari elemen-elemen data di dalam kurung braket ini. { }n Iterasi ( pengulangan ke-n)
( ) Data optional (elemen data dalam kurung paratheis sifatnya optional, dapat ada dan tidak ada)
30
2.6 Perangkat Lunak Pendukung
Pada bagian ini akan dijelaskan tentang beberapa perangkat lunak dan bahasa pemrograman yang digunakan untuk mendukung dalam pembangunan aplikasi yang dibuat. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Pascal dan perangkat lunak yang digunakan yaitu Borland Delphi7 dan MySQL Server 5.1.
2.6.1 Borland Delphi 7
Delphi merupakan generasi lanjutan dari Turbo Pascal yang telah dikenal sebagai bahasa pemrograman yang terstruktur yang diluncurkan oleh Borland
International Incoorporation pada tahun 1983. Seiring dengan perkembangannya
Borland Delphi memiliki kelebihan dibandingkan dengan aplikasi pemrograman visual berbasis windows yang lain diantaranya :
1. Borland Delphi menyediakan fasilitas yang luas mulai dari fungsi membuat form hingga untuk menggunakan format file berbasis data yang popular seperti Dbase dengan paradoks.
2. Dalam Borland Delphi template aplikasi dan template format yang dapat digunakan untuk membuat semua aplikasi dengan lebih cepat.
3. Borland Delphi dapat diatur sesuai dengan kebutuhan dan menunjukkan bagaimana memiliki Borland Delphi di lingkungan dengan pekerjaan lebih produktif.
5. Kelebihan dalam menggunakan Delphi 7.0 yaitu Delphi 7.0 merupakan bahasa pemrograman dengan fasilitas-fasititas yang menjadikannya memiliki struktur dan format yang lebih efisien dan efektif untuk pemrograman sehingga dapat dengan mudah membuat suatu aplikasi yang sesuai dengan apa yang kita butuhkan.
Delphi mempunyai kelebihan yang tidak dimiliki oleh bahasa lain, diantaranya :
1. Form dan komponen-komponennya dapat dipakai ulang dan dikembangkan.
2. Tersedia application template dan form template.
3. Memikili lingkungan pengembangan visual yang dapat diatur sesuai kebutuhan.
4. Menghasilkan file terkompilasi yang berjalan lebih cepat 5. Kemampuan mengakses data dari bermacam-macam format.
2.6.2 MySql
MySQL adalah Relational Database Management Sistem (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public Lisense). Dimana setiap orang bebas untuk menggunakannya, tetapi tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial.
32
data, yang kemungkinan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis.
Keandalan suatu sistem database (DBMS) dapat diketahui dari cara kerja optimizernya dalam melakukan proses perintah-perintah SQL, yang dibuat oleh user maupun program-program aplikasi sebagai database server. Hal ini terbukti untuk query yang dilakukan oleh singel-user, kecepatan Query MySQL bisa sepuluh kali lipat lebih cepat dari postgreSQL dan lima kali lebih cepat dibanding interbase. Berikut beberapa keistimewaan yang dimiliki oleh MySQL :
1. Portabilitas. MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi seperti Windows, Linux, FreeBSD, Mac Os X Server, Solaris, Amiga, dan masih banyak lagi.
2. Multi-user. MySQL dapat digunakan oleh beberapa pengguna dalam waktu yang bersamaan tanpa mengalami masalah atau konflik.
3. Performance tuning', MySQL memiliki kecepatan yang menakjubkan dalam menangani query sederhana, dengan kata lain dapat memproses lebih banyak SQL per satuan waktu.
4. Ragam tipe data. MySQL memiliki ragam tipe data yang sangat kaya, seperti signed / unsigned integer, float, double, char, text, date, timestamp, dan lain-lain.
6. Keamanan. MySQL memiliki beberapa lapisan keamanan seperti level subnetmask, nama host, dan izin akses user dengan sistem perizinan yang mendetail serta sandi terenkripsi.
7. Skalabilitas dan Pembatasan. MySQL mampu menangani basis data dalam skala besar, dengan jumlah rekaman (records) lebih dari 50 juta dan 60 ribu tabel serta 5 milyar baris. Selain itu batas indeks yang dapat ditampung mencapai 32 indeks pada tiap tabelnya.
8. Konektivitas. MySQL dapat melakukan koneksi dengan klien menggunakan protokol TCP/IP, Unix soket (UNIX), atau Named Pipes (NT).
9. Lokalisasi. MySQL dapat mendeteksi pesan kesalahan pada klien dengan menggunakan lebih dari dua puluh bahasa. Meski pun demikian, bahasa Indonesia belum termasuk di dalamnya.
10. Antar Muka. MySQL memiliki antar muka (interface) terhadap berbagai aplikasi dan bahasa pemrograman dengan menggunakan fungsi API (Application Programming Interface).
11. Klien dan Peralatan. MySQL dilengkapi dengan berbagai peralatan (tool) yang dapat digunakan untuk administrasi basis data, dan pada setiap peralatan yang ada disertakan petunjuk online.
34
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem
Analisis sistem merupakan kegiatan penguraian suatu sistem yang utuh dan nyata kedalam bagian-bagian atau komponen-komponen komputer yang bertujuan untuk mengidentifikasi serta mengevaluasi masalah dan hambatan yang mungkin terjadi pada sistem dan kebutuhan – kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan pada sistem tersebut dan menyusun sistem baru.
Tahapan analisis harus dilakukan dengan teliti agar diketahui detail yang ada dalam sistem yang berjalan saat ini. Hal-hal yang akan dianalisis terdiri dari :
1. Analisis Masalah
2. Analisis Prosedur yang berjalan 3. Analisis Kebutuhan Non Fungsional 4. Analisi Basis Data
5. Analisis Kebutuhan Fungsional
3.1.1 Analisis Masalah
Analisis masalah menguraikan tentang permasalahan yang terdapat pada laboratorium Sekolah Tinggi Farmasi Indonesia yang tentunya permasalahan yang ada akan sangat berpengaruh terhadap kegiatan praktikum di laboratorium.
kekurangan yang menyebabkan pengolahan data cukup sulit dilakukan. Beberapa masalah tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Dalam pengolahan data persediaan barang sudah menggunakan sistem yang terkomputerisasi yaitu excel, namun masih mengalami kesulitan dalam pengolahan datanya.
b. Masih kurangnya informasi yang dihasilkan dari proses pengolahan data yang ada pada sistem yang sedang berjalan saat ini.
c. Sering terjadi penggandaan nama dikarenakan pengkodean terhadap barang praktikum yang kurang efektif.
d. Gudang sering mengalami kehabisan bahan ketika ada yang mengajukan barang kebutuhan praktikum.
3.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
Prosedur merupakan urutan dari langkah-langkah yang terjadi atau yang dilakukan dalam suatu sistem. Sistem yang sedang berjalan memiliki batasan prosedur yaitu hanya mengolah persediaan yang ada di gudang, prosedur pembelian tidak termasuk didalam sistem. Sistem tersebut juga terbagi menjadi beberapa prosedur yang masing-masing mempunyai entitas dan langkah-langkah tersendiri. Prosedur yang berjalan di Sekolah Tinggi Farmasi Indonesia adalah sebagai berikut :
36
Penjelasan tentang prosedur-prosedur yang berjalan, entitas-entitas yang bersangkutan, dan dokumen yang mengalir di setiap prosedur adalah sebagai berikut :
3.1.2.1 Prosedur Pengeluaran Bahan Dan Alat
Prosedur pengeluaran bahan dan alat adalah prosedur yang dilakukan oleh petugas bagian gudang untuk mengeluarkan bahan dan alat dikarenakan adanya pengajuan bahan dan alat dari asisten lab untuk proses kegiatan praktikum di STFI dan digambarkan dengan flowmap Gambar 3.1. Proses-proses yang dilakukan pada prosedur pengeluaran bahan dan alat sebagai berikut :
a. Petugas bagian gudang memberikan lembar pengajuan zat dan alat pada asisten lab untuk diisi dengan zat dan alat yang dibutuhkan untuk praktikum.
b. Setelah lembar pengajuan terisi, asisten lab akan memberikan lembar pengajuan zat dan alat ke bagian gudang.
c. Petugas akan melakukan proses pengecekan zat dan alat yang diajukan melalui buku data persediaan bahan dan dat persediaan alat, apakah zat dan alat yang diajukan tersedia atau tidak.
d. Jika zat atau alat yang diajukan tidak tersedia, maka petugas akan memberikan keterangan mengenai ketersediaan zat dan alat yang diajukan pada lembar pengajuan.
zat dan alat yang diajukan. Kemudian lembar pengajuan akan disimpan oleh petugas gudang.
f. Dari bagian gudang, petugas akan memberikan bukti pengeluaran bahan dan alat ke bagian umum untuk ditandatangani. Setelah itu, bagian umum akan mengembalikan bukti pengeluaran yang telah ditandatangani ke petugas bagian gudang. Kemudian bukti pengeluaran tersebut diberikan oleh petugas gudang kepada asisten lab untuk ditandatangani.
g. Setelah bukti pengeluaran ditandatangani, asisten lab akan mengembalikannya pada petugas bagian gudang untuk diserahkan ke masing-masing bagian. Lembar satu akan diberikan kepada bagian umum, lembar kedua diberikan ke asisten lab beserta zat dan alat yang diajukan dan lembar ketiga akan disimpan oleh petugas bagian gudang.
a. Kemudian petugas akan memperbaharui (update) data persediaan zat/bahan dan alat dari buku data persediaan bahan dan buku data persediaan alat berdasarkan bukti pengeluaran.
38
Asisten Lab Petugas Bagian Gudang Bagian Umum
Data Persediaan Bahan
Pengecekan Zat dan Alat
Tersedia?
Pemberian Keterangan Ketersediaan pada
lembar pengajuan
A1
Pembuatan Bukti Pengeluaran Bahan dan Alat
1
Bukti Pengeluaran Bahan dan Alat
2 3
3 2 1
Bukti Pengeluaran Bahan dan Alat
Yang Telah ditandatangani
3 1
Bukti Pengeluaran Bahan dan Alat
2
Penandatanganan Bukti Pengeluaran Ya
Update data persediaan
bahan
Data Persediaan Bahan
A3
3
Bukti Pengeluaran Bahan dan Alat Lembar Pengajuan
Zat dan Alat Lembar Pengajuan
Zat dan Alat
Pengisian lembar Pengajuan zat dan
alat
Lembar Pengajuan Zat dan Alat
Telah terisi
Lembar Pengajuan Zat dan Alat
Tidak Bahan dan Alat
Yang Telah ditandatangani
1
Bukti Pengeluaran Bahan dan Alat
2 3 1
Bukti Pengeluaran Bahan dan Alat
2 3 Bahan dan Alat Telah ditandatangani
1
Bukti Pengeluaran Bahan dan Alat 2
Bukti Pengeluaran Bahan dan Alat
A2
A1 : Arsip Lembar Pengajuan Zat dan Alat A3 : Arsip Persediaan Bahan A2 : Arsip Bukti Pengeluaran Bahan dan Alat A4 : Arsip Persediaan Alat
Lembar Pengajuan Zat dan Alat
Telah terisi Data Persediaan Alat
Lembar Pengajuan Zat dan Alat
Lembar Pengajuan Zat dan Alat tersedia
Data Persediaan
Bahan
Data Persediaan Alat
Data Persediaan Alat 3
2 1
Bukti Pengeluaran Bahan dan Alat
Update data persediaan
alat
A4
3.1.2.2 Prosedur Pemesanan Bahan dan Alat
Prosedur pemesanan bahan dan alat merupakan proses pemesanan bahan dan alat yang dilakukan oleh pihak yayasan dimana laporan yang berupa daftar kekurangan alat, daftar pengajuan bahan dan daftar stok zat bahan akan menjadi dasar bagi pihak yayasan dalam pemesanan. Prosedur pengadaan bahan dan alat digambarkan dengan flowmap Gambar 3.2. Proses-proses yang dilakukan pada prosedur pemesanan bahan dan alat sebagai berikut :
a. Bagian gudang membuat daftar stok zat bahan rangkap dua sesuai dengan data yang ada pada buku persediaan bahan. Kemudian petugas gudang akan membuat daftar pengajuan zat bahan rangkap dua berdasarkan daftar stok zat bahan yang telah ada.
b. Petugas juga akan membuat daftar kekurangan alat rangkap dua berdasarkan data yang ada pada buku persediaan alat. Rangkap kedua dari daftar pengajuan zat bahan, kekurangan alat dan stok zat bahan akan diarsipkan oleh petugas gudang.
c. Kemudian daftar pengajuan zat bahan, kekurangan alat dan stok zat bahan rangkap pertama akan diberikan bagian umum untuk dilakukan perencanaan pengadaan bahan dan alat.
d. Selanjutnya daftar kekurangan alat, daftar pengajuan zat bahan serta daftar pengadaan bahan dan alat akan ditandatangani oleh bagian umum.
40
disetujui, maka daftar kekurangan, pengajuan bahan dan daftar pengadaan akan diberikan pada pembantu ketua I untuk di tandangani.
f. Setelah ditandatangani, ketiga daftar tersebut dikembalikan kepada bagian umum. Selanjutnya, ketiga daftar tersebut akan diberikan kepada yayasan sebagai dasar dalam pemesanan bahan dan alat ke supplier.
g. Kemudian pihak yayasan melakukan pemesanan bahan dan alat dengan membuat purchasing order (PO) rangkap dua berdasarkan daftar pengajuan zat bahan dan daftar kekurangan alat .
h. Purchasing order (PO) rangkap kedua akan diberikan kepada supplier.
Pembuatan Stok Zat Bahan
2 1
Daftar Stok Zat Bahan
Pembuatan Daftar Pengajuan
Zat Bahan
2 1
Daftar Pengajuan Zat Bahan 2
1 Daftar Stok
Zat Bahan
A7
perencanaan pengadaan
Daftar Kekurangan Alat telah ditandatanngani
Daftar Pengajuan Zat Bahan telah
ditandatangani Daftar
Pengadaan Bahan dan Alat Daftar Bahan dan Alat
Telah ditandatangani
perencanaan pengadaan
Setuju?
Daftar Pengadaan Bahan dan Alat
tidak disetujui
T
ida
k
Daftar Pengadaan Bahan dan Alat
tidak disetujui
Daftar Pengadaan Bahan dan Alat
disetujui
Daftar Kekurangan Alat telah ditandatanngani
Daftar Pengajuan Zat Bahan telah
ditandatangani Daftar Pengadaan Bahan dan Alat
Telah ditandatangani
Daftar Kekurangan
Alat telah ditandatanngani
Daftar Pengajuan Zat Bahan telah ditandatangani Daftar Pengadaan
Bahan dan Alat Telah ditandatangani Daftar
Kekurangan Alat
Daftar Pengajuan Zat Bahan telah ditandatangani Daftar
Pengadaan Bahan dan Alat
Daftar Stok Zat Bahan
Daftar Pengajuan Zat Bahan Bahan dan Alat
Pembuatan
Pembuatan faktur pesanan
Daftar Pengajuan Zat Bahan
Daftar Pengadaan Bahan dan Alat
A5 : Arsip Daftar Stok Zat Bahan A6 : Arsip Daftar Kekurangan Alat A7 : Arsip Daftar Pengajuan Zat Bahan
42
3.1.2.3 Prosedur Penerimaan Bahan dan Alat
Prosedur penerimaan bahan dan alat adalah prosedur yang dilakukan oleh bagian gudang ketika bahan dan alat yang dipesan sampai di gudang untuk keperluan persediaan gudang. Prosedur penerimaan bahan dan alat digambarkan dengan flowmap Gambar 3.3. Proses-proses yang dilakukan prosedur penerimaan bahan dan alat sebagai berikut :
a. Supplier datang memberikan Purchasing Order (PO) yang berasal dari yayasan dan faktur pesanan rangkap dua kepada petugas bagian gudang. b. Kemudian petugas gudang melakukan pengecekan faktur pesanan bahan
dan alat yang dipesan melalui Purchasing Order (PO) yang berasal dari yayasan. Jika faktur yang diberikan tidak sesuai PO, maka petugas akan mengembalikan faktur beserta barang yang dikirim kepada supplier.
c. Jika faktur pesanan sesuai dengan PO, maka petugas akan menandatangani faktur pesanan.
d. Kemudian faktur lembar pertama yang sudah ditandatangani beserta PO akan diberikan kepada supplier untuk dilakukan penagihan ke pihak yayasan. Sedangkan faktur pesanan lembar kedua akan disimpan oleh petugas bagian gudang.
e. Faktur pesanan lembar kedua akan digunakan oleh petugas bagian gudang untuk memperbaharui (update) barang yang masuk ke dalam buku data persediaan bahan dan buku data persediaan alat.
Supplier Petugas Bagian Gudang
Pengecekan faktur Pesanan berdasarkan
purchasing order
Sesuai?
Penandatanganan Faktur Pesanan
A3
Data Persediaan
Bahan
Update Data Persediaan bahan
A3 A4
A3 : Arsip Data Persediaan Bahan A4 : Arsip Data Persediaan Alat A8 : Arsip Faktur Pesanan
Yayasan
Faktur pesanan tidak sesuai
Tidak
2 1
Faktur pesanan yang tidak sesuai
2
1
Faktur pesanan sesuai
Faktur pesanan Yang telah ditandatangani
Faktur pesanan Yang telah ditandatangani
Data Persediaan
Bahan
Update Data Persediaan alat
Data
44
3.1.3 Analisis Kode Yang Digunakan
Pengkodean digunakan untuk mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam arsip dan untuk mengetahui informasi yang diperlukan, sehingga dapat lebih efektif dan efisien dalam mengolah data. Kode yang digunakan di gudang STFI saat ini adalah sebagai berikut :
1. Kode Laboratorium XX
Menunjukkan singkatan dari nama laboratorium Contoh kode yang digunakan adalah TS berarti nama laboratorium tersebut adalah Teknologi Steril.
2. Kode Barang X9
Menunjukkan barang dengan huruf depan A urutan satu Contoh kode yang digunakan adalah A1 yang berabti Alkohol.
3.1.4 Analisis Kebutuhan Non-Fungsional
Analisis non fungsional adalah sebuah tahap dimana seorang pembangun perangkat lunak menganalisis sumber daya yang akan menggunakan perangkat lunak yang dibangun. Analisis non fungsional yang dilakukan dibagi dalam tiga tahap, yaitu :
1. Analisis pengguna (user)
3.1.4.1 Analisis Pengguna (User)
Analisis pengguna dimaksudkan untuk mengetahui siapa saja pengguna yang terlibat beserta karakteristiknya sehingga dapat diketahui tingkat pengalaman dan pemahaman pengguna terhadap komputer. Sistem yang akan dibangun digunakan oleh dua orang pengguna, yaitu petugas bagian gudang dan admin. Spesifikasi pengguna yang dibutuhkan untuk mengoperasikan aplikasi ini dapat dilihat pada tabel 3.1 .
Tabel 3.1 Analisis Pengguna (User)
Pengguna Petugas bagian gudang dan admin
Tugas Melakukan pengolahan data barang, data supplier, data
pemohon, data penerimaan dan data pengeluaran bahan dan alat
Hak Akses Menjalankan aplikasi dan seluruh proses didalamnya
Tingkat Pendidikan Minimal SMA, SMK dan sederajat
Tingkat Kemampuan Mampu menggunakan sistem operasi Windows.
3.1.4.2 Analisis Perangkat Keras (Hardware)
Hanya terdapat satu perangkat keras yang saat ini digunakan di bagian gudang. Spesifikasi perangkat keras tersebut adalah sebagai berikut :
1. Processor Pentium IV 2 GHZ 2. Hard Disk berkapasitas 80 GB 3. Memory berkapasitas 512 MB 4. VGA onboard
46
6. Monitor SVGA ukuran 14 inci 7. Printer
Berdasarkan spesifikasi perangkat keras yang telah dipaparkan sebelumnya, spesifikasi tersebut sudah memenuhi kebutuhan perangkat keras yang akan digunakan dalah menggunakan sistem informasi yang dibangun.
Aplikasi sistem informasi baru yang diusulkan memerlukan beberapa spesifikasi perangkat keras yang mendukung. Spesifikasi minimum perangkat keras yang diperlukan di bagian gudang adalah sebagai berikut :
1. Processor Intel Pentium III 2,2 GHz 2. Hard Disk berkapasitas 40 GB 3. Memory berkapasitas 256 GB
4. VGA onboard
5. Keyboard dan Mouse
6. Monitor SVGA ukuran 14 inci 7. Printer
3.1.4.3 Analisis Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak yang digunakan di bagian gudang STFI saat ini adalah sebagai berikut:
1. Sistem operasi : Microsoft Windows XP 2. Software lainnya: Microsoft office 2007
pendukung akan disertakan pada saat instalasi aplikasi sistem informasi yang akan dibangun.
3.1.5 Analisis Basis Data (ERD)
Untuk memodelkan relasi data dalam model analisis perangkat lunak terstruktur digunakan alat bantu berupa sebuah diagram yang disebut diagram E-R
(Entity-Relationship). Entitas-entitas yang terdapat pada diagram ER dari Sistem
48 Supplier N Penerimaan
telp Alamat
3.1.6 Analisis Kebutuhan Fungsional
Analisis kebutuhan fungsional dilakukan untuk memberikan gambaran aliran data yang ada pada program aplikasi yang akan dibangun. Kebutuhan fungsional pada aplikasi sistem informasi pengendalian persediaan yang akan dibangun di Sekolah Tinggi Farmasi Indonesia meliputi diagram konteks, data
flow diagram (DFD), spesifikasi proses dan kamus data.
3.1.6.1 Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan gambaran sistem secara umum yaitu hubungan sistem dengan lingkungan sistem. Terdapat dua entitas yang terhubung langsung dengan sistem yaitu petugas bagian gudang dan admin yang bertugas mengolah data petugas. Diagram konteks dari sistem yang akan dibangun dapat dilihat pada Gambar 3.5.
SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PERSEDIAAN
BAHAN HABIS PAKAI LABORATORIUM STFI
Petugas Bag.Gudang
- data login - data barang - data spesifikasi - data satuan - data supplier - data laboratorium - data pengeluaran barang - data penerimaan barang - data pengajuan barang - data detail pengeluaran - data detail penerimaan - data detail pengajuan
- info login invalid - info supplier - info laboratorium - info barang - info spesifikasi - info satuan - info pengeluaran - info detail pengeluaran - info penerimaan - info detail penerimaan - info pengajuan - info detail pengajuan - info laporan persediaan barang - info laporan penerimaan barang - info laporan detail penerimaan barang - info laporan pengeluaran barang - info laporan detail pengeluaran barang - info laporan pengajuan barang - info laporan detail pengajuan barang
Admin - data login
- data petugas
- info login invalid - info petugas
Gambar 3.5 Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Bahan Habis Pakai
50
3.1.6.2 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram alir yang dipresentasikan
dalam bentuk lambang-lambang tertentu yang menunjukan aliran data, proses, tempat penyimpanan data, dan entitas eksternal.
3.1.6.2.1 DFD Level 1
DFD Level 1 dilakukan untuk lebih memperinci diagram konteks pada Gambar 3.6.
3 Pengolahan Data Transaksi
4 Pelaporan Petugas
Bag.Gudang - Info barang - Info spesifikasi - Info satuan - Info supplier - Info laboratorium - Data spesifikasi - Data satuan - Data barang - Data supplier - Data laboratorium
Barang
Pengolahan Data Master
laboratorium
Pengeluaran
Penermaan Data laboratorium
Data laboratorium
- Data pengeluaran - Data penerimaan - Data pengajuan - Data detail pengeluaran - Data detail penerimaan - Data detail pengajuan
- info pengeluaran - info detail pengeluaran - info penerimaan - info detail penerimaan - info pengajuan - info detail pengajuan
Data pengeluaran
Data penerimaan data penerimaan data pengeluaran
Data penerimaan barang Data pengeluaran barang
Data barang data detail pengeluaran
Data detail penerimaan Data detail pengeluaran
data detail penerimaan Satuan Data pengajuan
data pengajuan
Detail Pengajuan Data detail pengajuan
Info detail pengajuan
Data detail penerimaan Data detail pengeluaran Data detail pengajuan
Data pengajuan Admin
Info Login Invalid Info Login invalid
Data Login
Data Login Data Login
- info laporan persediaan barang - info laporan penerimaan barang - info laporan detail penerimaan barang - info laporan pengeluaran barang - info laporan detail pengeluaran barang - info laporan pengajuan barang - info laporan detail pengajuan barang
3.1.6.2.2 DFD Level 2 Proses 2 (Pengolahan Data Master)
Proses yang terdapat pada DFD level 2 proses 2 adalah pengolahan data master yang terdiri atas proses 2.1 pengolahan data spesifikasi, 2.2 pengolahan data barang, 2.3 pengolahan data laboratorium, 2.4 pengolahan data supplier, 2.5 pengolahan data satuan dan 2.6 pengolahan data petugas. DFD level 2 untuk proses 2 dapat dilihat pada Gambar 3.7.
2.2 Pengolahan Data
Barang
2.4 Pengolahan Data
Supplier Petugas Bag.Gudang
- Info barang - Info spesifikasi - Info satuan
Data barang
Pengolahan Data laboratorium
Pengolahan Data Spesifikasi Data spesifikasi
Info spesifikasi data spesifikasi
Data spesifikasi
Satuan 2.5
Pengolahan Data Satuan Pengolahan Data
Petugas
52
3.1.6.2.3 DFD Level 2 Proses 3 (Pengolahan Data Transaksi)
Proses yang terdapat pada DFD level 1 proses 3 adalah pengolahan data transaksi yang terdiri atas proses 3.1 pengolahan data pengajuan barang, 3.2 pengolahan data pengeluaran barang dan 3.3 pengolahan data penerimaan barang . DFD level 2 untuk proses 3 dapat dilihat pada Gambar 3.8.
3.3 Pengolahan Data
Penerimaan - Data penerimaan
- Data detail penerimaan
- info penerimaan - info detail penerimaan
Data pengeluaran
Data penerimaan
data penerimaan data pengeluaran 3.2
Pengolahan Data Pengeluaran
Barang - Data pengeluaran
- Data detail pengeluaran
- info pengeluaran - info detail pengeluaran
Barang data detail pengeluaran
Data detail penerimaan Data detail pengeluaran
data detail penerimaan Data barang 3.1
Pengolahan Data
Pengajuan Barang pengajuan
- Data pengajuan - Data detail pengajuan
- info pengajuan - info detail pengajuan
Data pengajuan
data pengajuan
laboratorium Data laboratorium
Data petugas
Detail_pengajuan data detail pengajuan
data detail pengajuan Data barang
Data pengajuan data detail pengajuan
data detail pengajuan
3.1.6.2.1 DFD Level 2 Proses 4 (Pelaporan)
Proses yang terdapat pada DFD level 1 proses 4 adalah pelaporan yang terdiri atas proses 4.1 tampil laporan persediaan barang, 4.2 tampil laporan pengajuan barang, 4.3 tampil laporan penerimaan barang dan 4.4 tampil laporan pengeluaran barang. DFD level 2 untuk proses 3 dapat dilihat pada Gambar 3.9.
3.3 Tampil Laporan
Penerimaan Data penerimaan
3.1 Tampil Laporan Persediaan Barang
Barang Data barang
3.4 Tampil Laporan
Pengeluaran Barang
Data pengeluaran 3.2
Tampil Laporan pengajuan Barang
pengajuan Data pengajuan
Detail Pengajuan Data detail pengajuan
Detail penerimaan Data detail penerimaan
Detail pengeluaran Data detail pengeluaran
info laporan persediaan barang
- info laporan pengajuan barang - info laporan detail pengajuan barang
- info laporan penerimaan barang - info laporan detail penerimaan barang
- info laporan pengeluaran barang - info laporan detail pengeluaran barang
Gambar 3.9 DFD Level 2 Proses 4 (Pelaporan)
3.1.6.2.2 DFD Level 3 Proses 2.1 (Pengolahan Data Spesifikasi)
54
2.1.1 Tambah Data spesifikasi
2.1.3 Ubah Data spesifikasi
2.1.2 Cari Data spesifikasi
Spesifikasi Petugas
Bag.Gudang
Data spesifikasi
Info spesifikasi
Data spesifikasi
Data spesifikasi
data spesifikasi
data spesifikasi
Data spesifikasi Data spesifikasi Data spesifikasi
Info spesifikasi
Info spesifikasi data spesifikasi
Gambar 3.10 DFD Level 3 Proses 2.1 (Pengolahan Data Spesifikasi)
3.1.6.2.3 DFD Level 3 Proses 2.2 (Pengolahan Data Barang)
2.2.1 Tambah Data barang
2.2.3 Ubah Data barang
2.2.2 Cari Data barang
Barang Petugas
Bag.Gudang
Data barang
- Info barang - info spesifikasi - info satuan
Data barang
Data barang
data barang
Data barang
Data barang
Data barang Data barang
Info barang
Info barang
Data barang Satuan Spesifikasi
Data spesifikasi
Data satuan
Gambar 3.11 DFD Level 3 Proses 2.2 (Pengolahan Data Barang)
3.1.6.2.4 DFD Level 3 Proses 2.3 (Pengolahan Data Laboratorium)
56
Data laboratorium laboratorium
Petugas
Data laboratorium Data laboratorium
Info laboratorium
Info laboratorium data laboratorium
Gambar 3.12 DFD Level 3 Proses 2.3 (Pengolahan Data Laboratorium)
3.1.6.2.5 DFD Level 3 Proses 2.4 (Pengolahan Data Supplier)
Proses yang terdapat pada DFD level 3 proses 2.4 adalah pengolahan data supplier yang terdiri atas proses 2.4.1 tambah data supplier, 2.4.2 cari data petugas dan 2.4.3 ubah data supplier. DFD level 3 untuk proses 2.4 dapat dilihat pada Gambar 3.13.
2.4.1
Data supplier Supplier
Petugas
Data supplier Data supplier
Info supplier
Info supplier Data supplier
3.1.6.2.6 DFD Level 3 Proses 2.5 (Pengolahan Data Satuan)
Proses yang terdapat pada DFD level 3 proses 2.5 adalah pengolahan data satuan yang terdiri atas proses 2.5.1 tambah data satuan, 2.5.2 cari data satuan dan 2.5.3 ubah data satuan. DFD level 3 untuk proses 2.5 dapat dilihat pada Gambar 3.14.
2.5.1 Tambah Data satuan
2.5.3 Ubah Data satuan
2.5.2 Cari
Data satuan satuan
Petugas Bag.Gudang
Data satuan
Info satuan
Data satuan
Data satuan
data satuan
data satuan
Data satuan
Data satuan Data satuan
Info satuan
Info satuan data satuan
Gambar 3.14 DFD Level 3 Proses 2.5 (Pengolahan Data Satuan)
3.1.6.2.7 DFD Level 3 Proses 2.6 (Pengolahan Data Petugas)
58
2.6.1 Tambah Data petugas
2.6.3 Ubah Data petugas
2.6.2 Cari
Data petugas petugas
Admin
Data petugas
Info petugas
Data petugas
Data petugas
data petugas
data petugas
Data petugas
Data petugas Data petugas
Info petugas
Info petugas Data petugas
Gambar 3.15 DFD Level 3 Proses 2.6 (Pengolahan Data Petugas)
2.1.1 Tambah Data pengajuan
2.1.3 Ubah Data pengajuan
2.1.2 Cari
Data pengajuan Pengajuan
Petugas Bag.Gudang
Data pengajuan
- Info pengajuan - Info detail pengajuan
Data detail pengajuan
Data pengajuan
data pengajuan
data pengajuan
Data pengajuan Data pengajuan Data pengajuan
Info pengajuan
Info pengajuan data pengajuan
Detail_pengajuan Barang
Laboratorium Data laboratorium
Petugas Data petugas
Data barang
Satuan Data satuan
Data pengajuan
data detail pengajuan
Gambar 3.16 Level 3 Proses 3.1 (Pengolahan Data Pengajuan Barang)
60
- Data pengeluaran - Data detail pengeluaran
- Info pengeluaran - info detail pengeluaran - info detail pengajuan
Data pengeluaran
Data pengeluaran
data pengeluaran
Data pengeluaran
Data pengeluaran Data pengeluaran Data pengeluaran
Info pengeluaran
Info pengeluaran Data pengeluaran
Detail_pengeluaran
Data detail pengajuan
Satuan Data satuan
Pengajuan
Data pengajuan
Data detail pengeluaran
detail pengeluaran Data detail pengajuan
Gambar 3.17 DFD Level 3 Proses 3.2 (Pengolahan Data Pengeluaran Barang)
