PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
STUDI KASUS
(KANTOR WALIKOTAMADYA JAKARTA TIMUR)
Skripsi
Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
Oleh : DAHLIA 102093026417
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
STUDI KASUS
(KANTOR WALIKOTAMADYA JAKARTA TIMUR)
DAHLIA 102093026417
Skripsi
Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
2008M/1429H
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
STUDI KASUS
(KANTOR WALIKOTAMADYA JAKARTA TIMUR)
SKRIPSI
Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
Oleh : Dahlia 102093026417
Menyetujui,
Pembimbing I Pembimbing II
Nur Aeni Hidayah, MMSI Zainuddin Bey Fananie, MSc NIP : 150 368 820
Mengetahui,
Ketua Program Studi Sistem Informasi
PENGESAHAN UJIAN
Skripsi yang berjudul ”Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian Studi Kasus Kantor Walikotamadya Jakarta Timur” telah diuji dan dinyatakan lulus dalam sidang munaqosah Fakultas Sains dan Teknologi, UIN Syarif Hidayatullah pada hari Kamis, dan skripsi ini telah diterima sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana Strata Satu (S1) Program Studi Sistem Informasi.
Jakarta, 4 Desember 2008
Menyetujui,
Penguji I Penguji II
(Ir. M. Qomarul Huda, M.Kom) (A’ang Subiyakto, M.Kom) NIP : 150 326 908
Pembimbing I Pembimbing II
(Nur Aeni Hidayah, MMSI) (Zainuddin Bey Fananie, MSc) NIP :150 368 820
Mengetahui,
Dekan Fakultas Ketua Prodi SI
PERNYATAAN
DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-BENAR HASIL KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI ATAU LEMBAGA MANAPUN.
Jakarta, Desember 2008
ABSTRAK
Dahlia (102093026417), Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian Studi Kasus Walikotamadya Jakarta Timur, (Di bawah bimbingan Bpk. Muji Haryadi, S.Hut, MT (Alm) dan Bpk. Zainuddin Bey Fananie, MSc) Jumlah Halaman: 120, Jumlah Referensi:10 sumber.
Penggunaan teknologi informasi pada setiap organisasi milik pemerintah maupun swasta sudah sangat diperlukan saat ini. Penggunaan teknologi informasi tersebut memberikan dampak positif yang besar bagi peningkatan produktivitas para pekerja. Pada saat ini pengolahan informasi mengenai kepegawaian pada Walikotamadya Jakarta Timur masih dilakukan secara semi komputer, artinya data-data yang didapat melalui form-form isi lalu diinput menggunakan program aplikasi pengolah data seperti Ms. Word dan Ms. Excel yang hanya bertujuan untuk dokumentasi tanpa adanya sebuah proses lebih lanjut mengenai data yang ada. Dalam pengembangan ini menggunakan metode SDLC melalui tahapa-tahapan seperti survei, analisis, desain, pembuatan, implementasi dan pemeliharaan. SDLC yang peneliti lakukan berupa analisa masalah, perancangan sistem usulan, input-output, basis data, implementasi hingga pemeliharaan sistem. Dengan adanya Sistem Informasi Kepegawaian ini akan mempermudah pelayanan dan pengelolaan data pegawai, data daftar urut kepangkatan, penilaian pegawai, gaji, absensi, pelatihan jabatan, unit kerja, pendidikan, mutasi pegawai, pensiun dan kenaikan pangkat pegawai menjadi lebih cepat, akurat sesuai kebutuhan..
KATA PENGANTAR
Assalamu ‘Alaikum wr. wb.
Puji syukur alhamdulillah kita panjatkan kehadirat Allah SWT, atas rahmat, taufik, hidayah dan karunia-Nya yang telah diberikan, sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini. Shalawat dan salam tidak lupa kita curahkan kepada nabi besar kita Muhammad SAW yang telah membawa umat manusia dari jaman jahiliyyah hingga jaman yang modern ini.
Penyelesaian skripsi ini disusun atas kerja sama yang baik berbagai pihak. Untuk itu pada kesempatan ini, penulis mengucapkan banyak terima kasih dengan setulus hati kepada Bapak (Alm) Muji Haryadi S Hut, MT selaku dosen pembimbing I beserta Ibu Nur Aeni Hidayah, MMSI selaku pengganti dosen pembimbing I, dan Bapak Zainuddin Bey Fananie, MSc selaku dosen pembimbing II yang dengan penuh kesabaran membimbing penulis menyelesaikan skripsi ini. Ungkapan terimakasih juga penulis sampaikan kepada:
1. Bapak DR. Ir. Sopiansyah Jaya Putra, MSis selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi.
2. Bapak Ir. M, Qomarul Huda, M.Kom, selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi atas dukungannya.
4. Bapak Moh. Sultoni beserta seluruh staff kepegawaian pada kantor Walikotamadya Jakarta Timur atas bantuan informasi yang dibutuhkan penulis dan kerja samanya.
5. Kedua orang tua penulis, adik, paman beserta keluarga yang telah memberikan dukungan dengan sepenuhnya baik meteril maupun moril.
6. Sahabat-sahabatku Nofiyanti, Ajeng Syamsiah Hajjar, Wahyu yang telah banyak membantu, mendukung dan mendo’akan. Serta teman-temanku semua dari Sistem Informasi angkatan 2002 maupun teman-teman lainnya, penulis ucapkan terimakasih banyak atas dukungannya.
Penulis menyadari bahwa karya ini belum sempurna, untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik pembaca dan pihak lain dalam penelitian pengembangan selanjutnya yang lebih baik.
Akhir kata, penulis ucapkan terima kasih bagi pihak-pihak yang telah banyak membantu, baik atas semua dukungan yang telah diberikan maupun atas segala respon positif dari para pembaca dalam penulisan skripsi ini.
Wassalamu ‘alkaikum wr.wb.
Jakarta, Desember 2008 Penulis
DAFTAR ISI
DAFTAR LAMPIRAN ……….….. xiv
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah .……….…....1
1.2 Perumusan Masalah ………...2
1.3 Batasan Masalah .……….…………...3
1.4 Tujuan Penelitian……….3
1.5 Manfaat Penulisan ……….…………..4
1.6 Sistematika Penulisan ……….5
BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi………...7
2.1.1 Pengertian Sistem..………...7
2.1.2 Karakteristik Sistem ………...……….7
2.1.3 Pengertian Informasi ………...8
2.1.4 Pengertian Sistem Informasi ………...8
2.1.5 Pengertian Sistem Kepegawaian …………...………..9
2.2 Metode Pngembangan Sistem…..…..………..9
2.3 Alat Bantu Pengembangan Sistem ………12
2.3.2 Data Flow Diagram (DFD).……… ..….….……..13
2.3.3 Entity Relationship Diagram (ERD) ……….15
2.3.4 Normalisasi ………...18
2.3.5 Kamus Data ………...19
2.4 Pengenalan Dasar Aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 .………..20
2.4.1 Devinisi Visual Basic……….20
2.4.2 Komponen Microsoft Visual Basic 6.0………..21
BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Metode Penelitian ..…………..……….22
3.2 Metode Pengembangan Sistem .………25
BAB IV PEMBAHASAN 4.1. Profil Kotamadya Jakarta Timur ………...30
4.1.1. Sejarah Singkat dan Perkembangannya ………30
4.1.2. Visi dan Misi Kotamadya Jakarta Timur ………..32
4.1.3. Struktur Organisasi ………34
4.1.4. Aturan & Prosedur Mengenai System Kepegawaian …...35
4.1.5. Tugas dan Fungsi …….……….42
4.2. Perencanaan Sistem Yang Diusulkan ………...45
4.3 Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan ...45
4.3.1. Uraian Sistem Yang Sedang Berjalan ………...45
4.3.2 Analisa Input ( masukan) ………...………...51
4.3.3 Analisa Proses …....………...………...51
4.3.4 Analisa Output (keluran) ……...………...60
4.3.5 Analisa Kebutuhan Sistem Yang Sedang Berjalan.…...62
4.3.6 Kelemahan Sistem Yang Sedang Berjalan ....……...62
4.3.7 Kelebihan System Yang Sedang Berjalan …...…...63
4.3.8 Alternatif Pemecahan Masalah …....………...…...64
4.4 Disain Sistem Yang Diusulkan ...64
4.4.2 Diagram Level 1 Sistem Yang Diusulkan ……….69
4.4.3 Diagram Level 2 Proses 1.0 Sistem Yang Diusulkan …...72
4.4.4 Diagram Level 2 Proses 2.0 Sistem Yang Diusulkan …...75
4.4.5. Diagram Level 2 Proses 3.0 Sistem Yang Diusulkan …...77
4.4.6 Diagram Level 2 Proses 4.0 Sistem Yang Diusulkan …...79
4.4.7. Diagram Level 2 Proses 5.0 Sistem Yang Diusulkan …...80
4.4.8 Kamus Data ...81
4.4.9 Perancangan Basis Data ...84
4.4.10 Normalisasi ...86
4.4.11 Spesifikasi Database ...93
4.4.12 Perancangan Struktur Menu Tampilan ...97
4.5 Tahap Implementasi Sistem ...99
4.6 Tahap Pemeliharaan ...100
BAB V PENUTUP 5.1. Kesimpulan ………101
5.2. Saran ………..101
DAFTAR PUSTAKA ……….. 103
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1. Unary Relationship ………..15
Gambar 2.2. Binary Relationship ………...16
Gambar 2.3. Ternary Relationship ………...16
Gambar 2.5. Kotak Dialog ………...20
Gambar 2.6. Lingkungan Visual Basic 6.0……….. 20
Gambar 3.1. Tahapan Siklus Pengembangan Sistem ………...25
Gambar 4.1. Gambar Kodya Jakarta Timur ……….………31
Gambar 4.2 Struktur Organisasi ...34
Gambar 4.3a. Flowchart Sistem Kepegawaian ………...47
Gambar 4.3b. Flowchart Mutasi ………48
Gambar 4.3c. Flowchart Pensiun ………...49
Gambar 4.3d. Flowchart Kenaikan Pangkat……….. 50
Gambar 4.4. Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan ………...55
Gambar 4.5. DFD Level 1 Sistem Yang Berjalan ………...59
Gambar 4.6. Diagram Konteks Sistem Yang Diusulkan ……….68
Gambar 4.7. DFD Level 1 Sistem Yang Diusulkan ………71
Gambar 4.8. DFD Level 2 Proses 1.0 Sistem Yang Diusulkan …………..74
Gambar 4.9. DFD Level 2 Proses 2.0 Sistem Yang Diusulkan …………..76
Gambar 4.10. DFD Level 2 Proses 3.0 Sistem Yang Diusulkan …………..78
Gambar 4.11. DFD Level 2 Proses 4.0 Sistem Yang Diusulkan …………..79
Gambar 4.12. DFD Level 2 Proses 5.0 Sistem Yang Diusulkan …………..80
Gambar 4.13. ERD Mutasi Yang Belum Dinormalisasikan ………..84
Gambar 4.14. ERD Kenaikan Pangkat Yang Belum Dinormalisasikan ……85
Gambar 4.15. ERD Pensiun Yang Belum Dinormalisasikan ……….85
Gambar 4.16. Bentuk Tidak Normal Mutasi (Unnormalized) …………...86
Gambar 4.17. Bentuk Normal Pertama (1NF) Mutasi ...………..86
Gambar 4.18. Bentuk Normal Kedua (2NF) Mutasi ....………..87
Gambar 4.20. Bentuk Tidak Normal Kenaikan Pangkat ………...88
Gambar 4.21. Bentuk Normal Pertama Kenaikan Pangkat ………..88
Gambar 4.22. Bentuk Normal Kedua Kenaikan Pangkat ……….88
Gambar 4.23. ERD Kenaikan Pangkat Yang Telah Dinormalisasikan ……89
Gambar 4.24. Bentuk Tidak Normal Pensiun ………...89
Gambar 4.25. Bentuk Normal Pertama Pensiun ………….………..90
Gambar 4.26. Bentuk Normal Kedua Pensiun …………..……….90
Gambar 4.27. ERD Pensiun Yang Telah Dinormalisasikan …………..……90
Gambar 4.28. ERD Sistem Kepegawaian ...91
Gambar 4.29. ERD Kedalam Database ...92
Gambar 4.30. Perancangan Menu Keseluruhan ...97
Gambar 4.31. Perancangan Menu Utama...98
Gambar 4.32. Perancangan Menu Master ...98
Gambar 4.33. Perancangan Menu Transaksi ...98
Gambar 4.34. Perancangan Menu Laporan...98
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1. Simbol Flowchart ………..………12
Tabel 2.2. Komponen DFD ………..……..14
Tabel 2.3. Komponen ERD ………..………..15
Tabel 2.4. Simbol Kamus Data ………..………19
Tabel 4.1. Wilayah Jakarta Timur ………..…………32
Tabel 4.2. Gaji pokok Gol I & II ………39
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran A : Wawancara ………..……….104 Lampiran B : Lampiran Perancangan Input Dan Output ………107 Lampiran C : Lampiran Kode Program ………..111
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
STUDI KASUS
(KANTOR WALIKOTAMADYA JAKARTA TIMUR)
Skripsi
Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
2008M/1429H
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
STUDI KASUS
(KANTOR WALIKOTAMADYA JAKARTA TIMUR)
SKRIPSI
Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
Menyetujui,
Pembimbing I Pembimbing II
Nur Aeni Hidayah, MMSI Zainuddin Bey Fananie, MSc NIP : 150 368 820
Mengetahui,
Ketua Program Studi Sistem Informasi
PENGESAHAN UJIAN
Skripsi yang berjudul ”Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian Studi Kasus Kantor Walikotamadya Jakarta Timur” telah diuji dan dinyatakan lulus dalam sidang munaqosah Fakultas Sains dan Teknologi, UIN Syarif Hidayatullah pada hari Kamis, dan skripsi ini telah diterima sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana Strata Satu (S1) Program Studi Sistem Informasi.
Jakarta, 4 Desember 2008
Menyetujui,
Penguji I Penguji II
(Ir. M. Qomarul Huda, M.Kom) (A’ang Subiyakto, M.Kom) NIP : 150 326 908
Pembimbing I Pembimbing II
(Nur Aeni Hidayah, MMSI) (Zainuddin Bey Fananie, MSc) NIP :150 368 820
Mengetahui,
Dekan Fakultas Ketua Prodi SI
PERNYATAAN
DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-BENAR HASIL KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI ATAU LEMBAGA MANAPUN.
Jakarta, Desember 2008
ABSTRAK
Dahlia (102093026417), Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian Studi Kasus Walikotamadya Jakarta Timur, (Di bawah bimbingan Bpk. Muji Haryadi, S.Hut, MT (Alm) dan Bpk. Zainuddin Bey Fananie, MSc) Jumlah Halaman: 120, Jumlah Referensi:10 sumber.
Penggunaan teknologi informasi pada setiap organisasi milik pemerintah maupun swasta sudah sangat diperlukan saat ini. Penggunaan teknologi informasi tersebut memberikan dampak positif yang besar bagi peningkatan produktivitas para pekerja. Pada saat ini pengolahan informasi mengenai kepegawaian pada Walikotamadya Jakarta Timur masih dilakukan secara semi komputer, artinya data-data yang didapat melalui form-form isi lalu diinput menggunakan program aplikasi pengolah data seperti Ms. Word dan Ms. Excel yang hanya bertujuan untuk dokumentasi tanpa adanya sebuah proses lebih lanjut mengenai data yang ada. Dalam pengembangan ini menggunakan metode SDLC melalui tahapa-tahapan seperti survei, analisis, desain, pembuatan, implementasi dan pemeliharaan. SDLC yang peneliti lakukan berupa analisa masalah, perancangan sistem usulan, input-output, basis data, implementasi hingga pemeliharaan sistem. Dengan adanya Sistem Informasi Kepegawaian ini akan mempermudah pelayanan dan pengelolaan data pegawai, data daftar urut kepangkatan, penilaian pegawai, gaji, absensi, pelatihan jabatan, unit kerja, pendidikan, mutasi pegawai, pensiun dan kenaikan pangkat pegawai menjadi lebih cepat, akurat sesuai kebutuhan..
KATA PENGANTAR
Assalamu ‘Alaikum wr. wb.
Puji syukur alhamdulillah kita panjatkan kehadirat Allah SWT, atas rahmat, taufik, hidayah dan karunia-Nya yang telah diberikan, sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini. Shalawat dan salam tidak lupa kita curahkan kepada nabi besar kita Muhammad SAW yang telah membawa umat manusia dari jaman jahiliyyah hingga jaman yang modern ini.
Penyelesaian skripsi ini disusun atas kerja sama yang baik berbagai pihak. Untuk itu pada kesempatan ini, penulis mengucapkan banyak terima kasih dengan setulus hati kepada Bapak (Alm) Muji Haryadi S Hut, MT selaku dosen pembimbing I beserta Ibu Nur Aeni Hidayah, MMSI selaku pengganti dosen pembimbing I, dan Bapak Zainuddin Bey Fananie, MSc selaku dosen pembimbing II yang dengan penuh kesabaran membimbing penulis menyelesaikan skripsi ini. Ungkapan terimakasih juga penulis sampaikan kepada:
7. Bapak DR. Ir. Sopiansyah Jaya Putra, MSis selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi.
8. Bapak Ir. M, Qomarul Huda, M.Kom, selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi atas dukungannya.
mengajarkan berbagai pengetahuan yang bermanfaat bagi penulis, serta staff TU Akademik Program Studi Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi. 10.Bapak Moh. Sultoni beserta seluruh staff kepegawaian pada kantor
Walikotamadya Jakarta Timur atas bantuan informasi yang dibutuhkan penulis dan kerja samanya.
11.Kedua orang tua penulis, adik, paman beserta keluarga yang telah memberikan dukungan dengan sepenuhnya baik meteril maupun moril.
12.Sahabat-sahabatku Nofiyanti, Ajeng Syamsiah Hajjar, Wahyu yang telah banyak membantu, mendukung dan mendo’akan. Serta teman-temanku semua dari Sistem Informasi angkatan 2002 maupun teman-teman lainnya, penulis ucapkan terimakasih banyak atas dukungannya.
Penulis menyadari bahwa karya ini belum sempurna, untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik pembaca dan pihak lain dalam penelitian pengembangan selanjutnya yang lebih baik.
Akhir kata, penulis ucapkan terima kasih bagi pihak-pihak yang telah banyak membantu, baik atas semua dukungan yang telah diberikan maupun atas segala respon positif dari para pembaca dalam penulisan skripsi ini.
Wassalamu ‘alkaikum wr.wb.
Jakarta, Desember 2008 Penulis
DAFTAR ISI
DAFTAR LAMPIRAN ……….….. xiv BAB I PENDAHULUAN1.7 Latar Belakang Masalah .……….…....1 1.8 Perumusan Masalah ………...2 1.9 Batasan Masalah .……….…………...3
1.10 Tujuan Penelitian……….3
1.11 Manfaat Penulisan ……….…………..4 1.12 Sistematika Penulisan ……….5 BAB II LANDASAN TEORI
2.3.2 Data Flow Diagram (DFD).……… ..….….……..13 2.3.3 Entity Relationship Diagram (ERD) ……….15 2.3.4 Normalisasi ………...18 2.3.5 Kamus Data ………...19 2.4 Pengenalan Dasar Aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 .………..20 2.4.1 Devinisi Visual Basic……….20 2.4.2 Komponen Microsoft Visual Basic 6.0………..21 BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.3 Metode Penelitian ..…………..……….22 3.4 Metode Pengembangan Sistem .………25 BAB IV PEMBAHASAN
4.1. Profil Kotamadya Jakarta Timur ………...30 4.1.1. Sejarah Singkat dan Perkembangannya ………30 4.1.2. Visi dan Misi Kotamadya Jakarta Timur ………..32 4.1.3. Struktur Organisasi ………34 4.1.4. Aturan & Prosedur Mengenai System Kepegawaian …...35 4.1.5. Tugas dan Fungsi …….……….42 4.2. Perencanaan Sistem Yang Diusulkan ………...45 4.3 Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan ...45 4.3.1. Uraian Sistem Yang Sedang Berjalan ………...45 4.3.2 Analisa Input ( masukan) ………...………...51 4.3.3 Analisa Proses …....………...………...51 4.3.4 Analisa Output (keluran) ……...………...60 4.3.5 Analisa Kebutuhan Sistem Yang Sedang Berjalan.…...62 4.3.6 Kelemahan Sistem Yang Sedang Berjalan ....……...62 4.3.7 Kelebihan System Yang Sedang Berjalan …...…...63 4.3.8 Alternatif Pemecahan Masalah …....………...…...64 4.4 Disain Sistem Yang Diusulkan ...64
4.4.2 Diagram Level 1 Sistem Yang Diusulkan ……….69 4.4.3 Diagram Level 2 Proses 1.0 Sistem Yang Diusulkan …...72 4.4.4 Diagram Level 2 Proses 2.0 Sistem Yang Diusulkan …...75 4.4.5. Diagram Level 2 Proses 3.0 Sistem Yang Diusulkan …...77 4.4.6 Diagram Level 2 Proses 4.0 Sistem Yang Diusulkan …...79 4.4.7. Diagram Level 2 Proses 5.0 Sistem Yang Diusulkan …...80 4.4.8 Kamus Data ...81 4.4.9 Perancangan Basis Data ...84 4.4.10 Normalisasi ...86 4.4.11 Spesifikasi Database ...93 4.4.12 Perancangan Struktur Menu Tampilan ...97 4.5 Tahap Implementasi Sistem ...99 4.6 Tahap Pemeliharaan ...100 BAB V PENUTUP
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1. Unary Relationship ………..15 Gambar 2.2. Binary Relationship ………...16 Gambar 2.3. Ternary Relationship ………...16
Gambar 2.5. Kotak Dialog ………...20
DAFTAR TABEL
DAFTAR LAMPIRAN
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi informasi yang mencolok selama dasawarsa ini ditandai dengan semakin pentingnya informasi dan pengolahan data di dalam banyak aspek kehidupan manusia. Seiring dengan lajunya gerak pembangunan, organisasi publik maupun swasta semakin banyak yang mampu memanfaatkan teknologi informasi baru yang dapat menunjang efektifitas, produktivitas dan efisiensi kerja.
Penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan peningkatkan pelayanan publik yang efektif dan efisien membutuhkan pola kebijakan dan perencanaan strategis. Perencanaan strategis dalam konteks pemanfaatan teknologi informasi yang bersifat menyeluruh, terpadu serta terkoordinasi dari tingkat Propinsi sampai pada tingkat Kabupaten bahkan tingkat kecamatan dan kelurahan terkait dengan aspek-aspek managemen kelembagaan, perangkat keras, perangkat lunak, sumber daya manusia, dan jaringan komunikasi data.
Hal ini sangat berguna dalam mempercepat akses ke suatu sistem informasi dan membuat kinerja suatu organisasi lebih baik, semakin banyaknya staf pegawai yang berada pada suatu departemen di perlukan suatu sistem yang handal untuk menangani proses input dan output data. Namun pengolahan data kepegawaian ini masih dilakukan secara semi terkomputerisasi dan masih banyak mengalami kendala antara lain :
1. Data kepegawaian yang kurang terkontrol dan data informasi pegawai yang terbatas.
2. Sulitnya menghimpun data pegawai yang dibutuhkan, seperti data daftar urut kepangkatan pegawai, data penilaian pegawai, data mutasi pegawai, data pensiun pegawai, data kenaikan pangkat, penggajian pegawai, dan data absensi pegawai.
3. Pembuatan laporan data pegawai yang ada dan laporan perubahan jumlah pegawai apabila dibutuhkan.
Untuk mengatasi masalah tersebut diperlukan adanya sistem infomasi yang dapat mengelola data-data kepegawaian yang ada sehingga menghasilkan informasi yang cepat dan akurat.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka dapat disimpulkan masalahnya adalah :
atas : data pegawai, data daftar urut kepangkatan, data penilaian pagawai, data absensi, data gaji, data pendidikan, data unit kerja, data pelatihan jabatan, data mutasi, data pensiun, dan data kenaikan pangkat pegawai. 2. Bagaimana hardware dan software serta sumber daya manusia yang ada
dapat dimanfaatkan dalam mendukung sistem informasi kepegawaian tersebut.
1.3. Batasan Masalah
Penelitian ini dilaksanakan pada Walikotamadya Jakarta Timur khususnya pada bagian kepegawaian dan mengingat luasnya permasalahan Sistem Informasi Kepegawaian Walikota Jakarta Timur, maka penelitian ini dibatasi pada proses yang berkait dengan pendataan data pegawai, daftar urut kepangkatan, penilaian pagawai, absensi, gaji, pendidikan, unit kerja, pelatihan jabatan, mutasi, pensiun, dan kenaikan pangkat pegawai, serta laporan rekapitulasi pegawai baik pada awal bulan maupun akhir bulan.
1.4. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian Sistem Informasi Kepegawaian pada Walikotamadya Jakarta Timur dapat dirumuskan sebagai berikut:
2. Memberikan kemudahan bagi staff kepegawaian untuk mengelola data kepegawaian yang ada dan dapat memberikan informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan akurat.
1.5. Manfaat Penulisan
Dengan diadakannya kegiatan penelitian mengenai Sistem Informasi Kepegawaian pada Walikotamadya Jakarta Timur, adapun manfaat penulisan dari penelitian ini:
1. Bagi Penulis
a. Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Komputer Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
b. Dapat mengimplementasikan ilmu yang didapat dari bangku kuliah untuk kepentingan penulis dan lingkungan sekitar.
2. Bagi Pihak Walikotamadya Jakarta Timur
Dengan mengembangkan pembuatan aplikasi yang dilakukan, dapat membantu kebutuhan akan informasi kepegawaian, yang cepat dalam menampilkan data yang akurat sesuai dengan keadaan yang sesungguhnya.
3. Bagi Perkembangan Ilmu Pengetahuan
1.6. Sistematika Penulisan
Skripsi ini terdiri dari V (Lima) Bab yang diuraikan dalam berbagai sub bab. Adapun sistematika penulisan sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Penulis mengemukakan latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah atau ruang lingkup masalah, tujuan penelitian, manfaat penulisan dan sistematika penulisan sebagai gambaran secara umum tiap-tiap bab.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini penulis membahas teori tentang konsep dasar sistem informasi (pengertian sistem, karakteristik sistem, pengertian informasi, dan pengertian sistem informasi), pengertian sistem kepegawaian, metode pengembangan sistem, alat bantu pengembangan sistem, dan pengenalan dasar aplikasi yang digunakan dalam pengembangan sistem.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Penulis berusaha mengemukakan subyek penelitian, tempat dan waktu penelitian, ruang lingkup penelitian, materi penelitian, alat penelitian, prosedur penelitian, metode-metode pengembangan sistem yang berkaitan dalam perancangan sistem.
BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
input dan perancangan output, pengembangan dan persiapan implementasi sistem yang telah dibuat, serta pelaksanaan implementasi sistem.
BAB V PENUTUP
BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi 2.1.1. Pengertian Sistem
Sistem adalah sebuah tatanan (keterpaduan) yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional (dengan satuan fungsi atau tugas khusus) yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses atau pekerjaan tertentu (Ir. Fathansyah, 1999 : 9).
Menurut McLeod (2001 : 11), mendefinisikan “Sistem adalah sekelompok elemen atau unsur yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan”. Dari dua pengertian di atas maka, penulis dapat menyimpulkan bahwa pengertian sistem adalah suatu kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.1.2. Karakteristik Sistem
2.1.3. Pengertian Informasi
Di dalam pengembangan sistem informasi harus memiliki dasar dari informasi tersebut. Maka, dalam penulisan skripsi ini penulis memasukan pengarang yang bernama Sutabri (2004 : 17), mendefinisikan informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki nilai tambah. Dalam buku Prabowo, dkk (2006 : 19), dituliskan bahwa informasi merupakan data yang diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima dan mempunyai nilai nyata bagi pengambilan keputusan saat ini atau akan datang. Dari dua pengertian diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa pengertian Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan dapat memberikan nilai bagi yang menerimanya.
2.1.4. Pengertian Sistem Informasi
Dalam buku Sutabri (2005 : 42), mendefinisikan sistem informasi sebagai berikut: “Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. Dalam buku Prabowo, dkk (2006 : 18), mendefinisikan sistem informasi adalah suatu sistem yang menerima sumber data sebagai input (masukan) dan mengolahnya menjadi produk informasi sebagai output (keluaran).
dalam mengolah data untuk menghasilkan atau menyediakan Informasi guna mencapai tujuan.
2.1.5. Pengertian Sistem Kepegawaian
”Sistem Informasi kepegawaian atau yang disebut juga dengan Human Resource Information System adalah suatu suatu sistem yang terdiri dari software dan hardware yang dirancang untuk menyimpan dan memproses semua informasi pegawai.” dalam buku Marimin, dkk (2006:50).
2.2. Metode Pengembangan Sistem
Dalam buku Sutabri (2004:56), mendefinisikan siklus hidup pengembangan sistem (Sistem Development Life Cycle / SDLC) merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah pada tahapan tersebut dalam proses pengembangan sistem.
1. Tahap Survei Sistem
Tahap ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan menentukan masalah, menetapkan ruang lingkup sistem dan rencana untuk study kelayakan guna memberikan gambaran mengenai bagaimana memperbaiki masalah yang ada terebut.
2. Tahap Analisis Sistem
Analisis sistem bertujuan untuk mengidentifikasikan kebutuhan sistem yang berjalan secara lebih rinci dan lengkap sehingga dapat dimengerti dengan baik oleh pemakai.
3. Tahap Desain Sistem
Tahap desain sistem bertujuan untuk memberikan informasi tambahan yang diperlukan oleh programer dan manajemen operasi. Adapun tujuan dari perancangan sistem secara umum adalah memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Sedangkan tujuan perancangan sistem lebih rinci lagi adalah untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem serta memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.
4. Tahap Pembuatan Sistem
sumber daya terbesar, terutama dalam hal SDM, biaya dan waktu akhir dari tahap konstruksi biasanya berupa uji coba sistem.
5. Tahap Implementasi Sistem
Tahap ini merupakan prosedur yang harus dilakukan untuk menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen rancangan sistem yang telah disetujui, serta menguji, menginstall dan memulai penggunaan sistem yang baru. Pada tahap ini kegiatan dititik beratkan pada penelitian apakah konsep sistem yang telah disusun dapat dilaksanakan dengan benar atau tidak.
6. Tahap Pemeliharaan Sistem
Tahap ini merupakan tahapan dengan aktivitas, dimana harus ada personel atau divisi perusahaan yang dapat melakukan perubahan atau modifikasi terhadap sistem informasi sejalan dengan perubahan kebutuhan bisnis teramat sangat dinamis, untuk melihat apakah sistem masih sesuai dengan kebutuhan user. Tahap ini bertujuan untuk mengatasi permasalahan-permasalahan yang terjadi pada sistem, menyediakan dukungan yang berkelanjutan dan perawatan terhadap sistem.
2.3. Alat Bantu Pengembangan Sistem 2.3.1. Bagan Alir (FlowChart)
pemasukan data secara manual, proses computer dan proses output. Proses keluaran tersebut didistribusikan ke pemakai untuk membuat keputusan atau menggambarkan sistem Informasi.
Tabel 2.1. Simbol Flowchart (Sumber : Sutabri, 2004: 161)
NO. SIMBOL URAIAN
1. Simbol dokumen menunjukkan input dan output baik
untuk proses manual, mekanik atau computer.
2.
Simbol manual menunjukkan pekerjaan yang dilakukan secara manual.
3.
Simbol simpanan offline
file urut angka
file urut huruf
File urut tanggal
Simbol simpanan offline adalah file non komputer yang diarsip berdasarkan urut angka (numerical), urut huruf (alphabetical), urut tanggal (chronological).
File nonkomputer yang diarsip berdasarkan urut angka (numerical).
File nonkomputer yang diarsip berdasarkan urut huruf (alphabetical).
File nonkomputer yang diarsip berdasarkan urut tanggal (chronological).
4.
Simbol proses berupa kotak menunjukkan kegiatan atau proses yang dilakukan secara komputerisasi.
5.
Simbol database menunjukkan input / output
menggunakan database.
6.
Simbol garis alir menunjukkan arus dari proses. N
A
7.
Simbol decision menunjukkan pengambilan keputusan yang digunakan untuk suatu seleksi kondisi didalam sistem.
8.
Simbol penghubung menunjukkan penghubung ke halaman yang sama atau halaman lain.
2.3.2. Data Flow Diagram (DFD)
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan. Dalam buku Prabowo (2006 : 110), mendefinisikan “Data Flow Diagram adalah salah satu alat analisis dan teknik pemodel terbaik untuk menggambarkan proses dan kebutuhan fungsional dari suatu sistem”.
Untuk mempermudah dalam pembacaan DFD, maka penggambarannya disusun dalam beberapa tingkatan, yaitu tingkatan dari yang paling tertinggi yang mempengaruhi sistem tersebut, biasanya dikenal dengan nama diagram konteks atau diagram level 0 yang menggambarkan proses utama sistem, sampai dengan tingkat yang paling rendah yang tidak dapat diuraikan lagi.
Tabel 2.2. Komponen DFD (Sumber : Sutabri, 2004:163)
NO. SYMBOL URAIAN
1.
External entity
Symbol ini digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data
2.
Proses
Symbol ini digunakan untuk proses pengolahan atau transfor-masi data.
3.
Data store
Komponen data store (penyimpanan data) digunakan untuk menggambarkan data flowyang sudah disimpan atau diarsipkan.
4.
Data flow
Komponen data flow (alur data) digunakan untuk menerangkan perpindahan data yang sedang berjalan.
2.3.3. Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak. ERD juga merupakan model jaringan yang menekankan pada struktur dan relationship data. Tujuan ERD untuk menunjukkan obyek data (Entity) dan relationship yang ada pada obyek tersebut. Langkah-langkah pembuatan ERD :
1. Tentukan entity yang diperlukan. 2. Tentukan hubungan antara entity. 3. Tentukan cardinality ratio.
Komponen utama ERD adalah :
Tabel 2.3. Komponen ERD
NO. SYMBOL URAIAN
1.
Entitas
Entitas adalah suatu kumpulan obyek atau sesuatu yang dapat dibedakan atau diidentifikasikan secara unik.
2.
Relationship
Relationship merupakan hubungan yang terjadi antar
instance dari satu atau lebih tipe entitas.
3.
Attribute
Attribut merupakan sifat atau karakteristik suatu entitas yang menyediakan penjelasan detail tentang entitas tersebut.
Relationship memiliki beberapa derajat relationship, yaitu jumlah entitas yang berpartisipasi dalam satu relationship. Ada tiga relationship yang sering digunakan dalam ERD, yakni :
1. Unary (berderajat satu) Relationship
Relationship Unary (Gambar 2.1.) sering juga disebut Relationship Rekursif, yaitu relationship antara instansi-instansi dari suatu entity.
2. Binary (berderajat dua) Relationship
Relationship Binary (Gambar 2.2.) adalah suatu relationship yang menghubungkan dua entity yang berbeda.
Gambar 2.2. Binary Relationship
3. Ternary (berderajat tiga) Relationship
Relationship Ternary (Gambar 2.3.) adalah suatu relationship yang menghubungkan tiga entity yang berbeda satu sama lainnya.
Gambar 2.3. Ternary Relationship
4. N-ary (berderajat banyak) Relationship
Hubungan antara entity melalui relationship dikenal dengan istilah Cardinality Ratio Constraint / Kardinalitas Relasi yang menunjukkan jumlah maksimum entitas yang berinteraksi dengan entitas pada himpunan lain.
Kardinalitas relasi dapat berupa : a) One to One Relationship
Hubungan antara file pertama dan file kedua adalah satu berbanding satu, untuk menunjukkan relasi keduanya dengan diwakili angka 1.
b) One to Many Relationship
Hubungan antara file pertama dan file kedua adalah satu berbanding banyak, untuk banyak diwakili dengan huruf M dan untuk satu diwakili angka 1.
c) Many to Many Relationship
Hubungan antara file pertama dan file kedua adalah banyak berbanding banyak, untuk menunjukkan relasi keduanya dengan diwakili angka M.
2.3.4. Normalisasi
1. Bentuk tidak normal (Unormalized Form)
Merupakan kumpulan data yang dikumpulkan apa adanya, tidak mengikuti suatu format tertentu, data yang dikumpulkan dapat tidak lengkap dan terduplikasi.
2. Bentuk normal pertama (1st Normal Form)
Dibentuk tabel-tabel yang menampung data yang ada dan dikelompokkan berdasarkan suatu karakteristik terentu. Pada tahap ini harus diusahakan tidak ada field dalam satu tabel yang berulang.
3. Bentuk normal kedua (2nd Normal Form )
Penentuan field kunci dari masing-masing tabel kunci tersebut harus unik dan dapat mewakili tabel.
4. Bentuk normal ketiga (3th Normal Form)
Penentuan relasi antar tabel, sehingga akan ditentukan adanya field kunci sekunder pada tabel-tabel tersebut.
2.3.5. Kamus Data
Pada tahap perancangan, kamus data digunakan untuk merancang input, laporan-laporan dan database. Pembentukan kamus data didasarkan alur data yang terdapat pada DFD. Dalam buku Sutabri (2004 : 172), adapun sismbol-simbol kamus data yang digunakan sebagai berikut:
Table 2.4. Simbol Kamus Data (Sumber : Sutabri, 2004 : 172)
NO. SIMBOL URAIAN
1 = Terdiri dari, mendefinisikan, diuraikan menjadi, artinya.
2 + Dan
3 ( ) Opsional (boleh ada atau boleh tidak)
4 { } Pengulangan kata
5 [ ] Memilih salah satu dari sejumlah alternative, seleksi
6 ** Komentar
7 @ Identifikasi attribute kunci
8 ! Pemisah sejumlah alternative pilihan antara symbol [ ]
2.4. Pengenalan Dasar Aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 2.4.1. Devinisi Visual Basic
ketika pertama kali membuka Visual Basic 6.0, kita dapat memilih Standard EXE untuk memulai pembuatan program aplikasi standar, lalu klik Open.
Gambar 2.5. Kotak Dialog
Toolbar Project Explorer
Tool Box Form Window Properties
Gambar 2.6. Lingkungan Visual Basic 6.0
2.4.2. Komponen Microsoft Visual Basic 6.0
1. Toolbar : Toolbar adalah tombol-tombol yang mewakili suatu perintah tertentu dari Visual Basic.
2. Toolbox : Toolbox adalah sebuah “kotak piranti” yang mengandung semua objek atau control yang dibutuhkan untuk membentuk suatu program aplikasi.
3. Form Window : Form Window atau jendela Form adalah daerah kerja utama, dimana kita dapat membuat program-program aplikasi Visual Basic. 4. Project Explorer : Jendela Project Explorer adalah jendela yang
mengandung semua file di dalam aplikasi Visual Basic.
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
Pada bab ini akan diuraikan metode penelitian yang akan digunakan pada penulisan tugas akhir ini dengan menggunakan tahap-tahap pengembangan sistem, yaitu:
3.1. Metode Penelitian
1. Lokasi dan Waktu Penelitian
Lokasi penelitian dilakukan pada bagian kepegawaian kotamadya Jakarta Timur yang beralamat Jl. Sentra Primer Baru Timur Jakarta. Penelitian ini dilakukan pada bulan Agustus sampai bulan November 2006.
2. Ruang Lingkup Penelitian
3. Materi Penelitian
Materi yang digunakan dalam penelitian ini berupa antara lain : 1) Profil Walikotamadya Jakarta Timur.
2) Struktur Organisasi Walikotamadya Jakarta Timur.
3) Prosedur kerja kepegawaian yang sedang berjalan pada bagian kepegawaian Walikotamadya Jakarta Timur.
4) Permasalahan dan kendala yang dihadapi Walikotamadya Jakarta Timur.
4. Alat Penelitian
Pada tahap ini dilakukan penelitian melaui studi kasus yang dilakukan pada Bagian Kepegawaia Walikotamadya Jakarta Timur dengan cara wawancara dan observasi. Metode pengumpulan data-data yang diperlukan adalah sebagai berikut:
a. Metode Observasi
Dilakukan dengan cara melihat secara langsung di bagian kepegawaian selama penyusunan skripsi ini. Adapun observasi yang peneliti lakukan adalah:
1) Mengamati setiap proses pelayanan yang diberikan bagian kepegawaian.
2) Mengamati apakah aplikasi yang digunakan memudahkan pegawai.
b. Metode Wawancara
Dilakukan dengan mewawancarai staff kepegawaian yang mengerti bahasan penelitian yang berguna untuk mencari masukan data pendukung untuk penyusunan skripsi ini. Tema dari setiap wawancara yang peneliti ingin dapatkan antara lain:
1) Profil Walikotamadya Jakarta Timur 2) Prosedur kerja
3) Alternatif Pemecahan masalah
c. Metode Kepustakaan
Metode kepustakaan dengan teknik pengumpulan data dengan cara membaca atau mencari literatur baik berupa buku, artikel yang ada kaitannya dengan penelitian ini untuk membantu penulisan tugas akhir.
5. Prosedur Penelitian
Pelaksanaan penelitian ini dilakukan dengan beberapa tahapan secara berurutan yang meliputi :
a. Analisis Sistem Lama
dibuat suatu pemecahan masalah untuk kemudian mencoba membuat desain sistem baru.
b. Mendesain Sistem Baru
Tahap ini dilakukan untuk membuat suatu sistem baru yang didasarkan pada hasil analisis dan disesuaikan dengan kebutuhan user. Pada tahap ini pula akan dibuat desain sistem mulai dari Logical Desgn, Phisycal Design, dan Sistem GUI yang dibutuhkan.
3.2. Metode Pengembangan Sistem
Seperti pada uraian sebelumnya, dalam mengembangkan sistem informasi kepegawaian ini menerapkan tahap-tahap yang ada pada siklus hidup pengembangan sistem (System Development Life Cycle) menurut Tata Sutabri (2004 : 63) yaitu : tahap survey sistem, tahap analisis sistem, tahap desain sistem, tahap implementasi sistem, dan tahap pemeliharaan sistem yang digambarkan dibawah ini:
Gambar 3.1. Tahapan Siklus Pengembangan Sistem (sumber : Tata Sutabri, 2004 : 63) Desain Sistem
Pemeliharaan Sistem Survei Sistem
Analisis Sistem
Pembuatan Sistem
1. Tahap Survei Sistem
Tahap perencanaan merupakan tahap untuk merencanakan pengembangan sistem yang akan dilakukan. Pada tahap ini dilakukan investigasi untuk memperoleh data-data atau bahan yang diperlukan dalam pengembangan sistem dengan cara wawancara kepada pihak-pihak yang terkait (staf kotamadya Jakarta Timur) dan observasi langsung untuk mengetahui proses sistem yang sedang berjalan pada kotamadya Jakarta Timur.
2. Tahap Analisis Sistem
Pada tahap ini dilakukan penelitian melalui studi kasus yang dilakukan pada kotamadya Jakarta Timur yang berlokasi di Pondok Kopi. Adapun hasil analisa sistem ini berupa :
a. Profile kotamadya dan struktur organisasi
Tujuannya yaitu mengetahui gambaran umum kotamadya serta untuk mempelajari urutan tugas masing-masing bagian yang berkaitan dengan sistem.
b. Identifikasi permasalahan yang ada
c. Data Flow Diagram dan FlowChart sistem yang sedang berjalan pada kotamadya Jakarta Timur.
Yang bertujuan untuk mengetahui prosedur sistem yang sedang berjalan sehingga dapat lebih mudah untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan dari sistem yang ada yang telah di identifikasi.
d. Penyelesaian dari masalah yang dihadapi
Penyelesaiannya dengan membangun sistem yang sedang berjalan dengan perbaikan dari permasalahan yang telah di identifikasi.
3. Tahap Desain Sistem
Tahap selanjutnya dari SDLC setelah menganilisis masalah pada sistem yang berjalan, dan memberikan usulan penyelesaian masalah adalah tahap perancangan sistem yang bertujuan untuk mengatasi permasalahan-permasalahan yang ada. Pada tahap ini gambaran sistem yang diusulkan dengan menggunakan tools sebagai berikut :
a. Perancangan System
pengertian yang sama tentang aliran data yang masuk dan keluar, serta penyimpanannya.
b. Perancangan Database
ERD dan Normalisasi digunakan penulis dalam membantu perancangan database untuk menggambarkan hubungan antar entity yang ada pada DFD dan membentuk tabel normal. Setelah tabel dalam bentuk normal, kemudian dilakukan perancangan input / output.
c. Perancangan Input /Output
Setelah perancangan database maka penulis merancang input / output dengan membuat rancangan layar tampilan.
4. Tahap Pembuatan Sistem
Pada tahap ini penulis melakukan konstruksi yang merupakan transfer hasil perancangan ke coding bahasa pemrograman dengan Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai aplikasinya dan Microsoft Access 2003 sebagai databasenya. Kemudian dilakukan uji coba sistem untuk menmgetahui apakah sistem informasi kepegawaian ini dapat berjalan dengan baik atau tidak.
5. Tahap Implementasi Sistem
Timur. Tahap ini bertujuan memastikan bahwa personil yang terlibat dapat mengoperasikan sistem baru yang dapat berjalan secara baik dan benar.
6. Tahap Pemeliharaan Sistem
B IV PEMBAHASAN
4.1. Profil Kotamadya Jakarta Timur
4.1.1. Sejarah Singkat dan Perkembangannya
Walikotamadya Jakarta Timur secara administratif dibagi menjadi 10 Kecamatan, 65 Kelurahan, 697 Rukun Warga, dan 7.812 Rukun Tetangga serta dihuni penduduk sebanyak 2,141,228 jiwa, terdiri dari 1,135,474 jiwa laki-laki, dan 1,005,754 jiwa perempuan sampai dengan akhir bulan Juni 2006 atau sekitar 10% dari jumlah penduduk DKI Jakarta dengan kepadatan mencapai 10.445 jiwa /km2. Pertumbuhan penduduk 2,4 persen/ tahun dengan pendapatan perkapita sebesar Rp. 5.057.040,00.
Kotamadya Jakarta Timur mempunyai beberapa karakteristik khusus antara lain, memiliki beberapa kawasan industri yaitu Pulo Gadung, memiliki beberapa pasar jenis induk diantaranya Pasar Sayur-mayur Kramat Jati, Pasar Induk Cipinang, memiliki Bandara Halim Perdana Kusuma, dan memiliki objek wisata diantaranya TMII dan Lubang Buaya.
Posisi yang melengkapi wilayah Jakarta Timur ini yakni dengan batasan-batasan beberapa daerah seperti :
1. Sebelah Utara : Jakarta Pusat dan Jakarta Utara. 2. Sebelah Barat : Jakarta Selatan.
3. Sebelah Selatan : Kabupaten Daerah Tingkat II Bogor. 4. Sebelah Timur : Kabupaten Daerah Timgkat II Bekasi.
Gambar 4.1. Kodya Jakarta Timur (Sumber : http://www.jakartatimur.co.id)
tahun sampai dengan maksimum bulan Januari. Wilayah Jakarta Timur memiliki Kecamatan , Luas Wilayah, Jumlah Kelurahan sebagai berikut :
Tabel 4.1. Wilayah Jakarta Timur
Kecamatan Luas Wilayah Jumlah Kelurahan
1. Matraman 485,13 6
2. Jatinegara 1.063,52 8
3. Pasar Rebo 1.294,60 5
4. Kramat Jati 1.333,45 7
5. Pulo Gadung 1.572,15 7
6. Cakung 4.248,08 7
7. Ciracas 1.608,30 5
8. Cipayung 2.729,59 8
9. Makasar 2.163,01 5
10. Duren Sawit 2.270,60 7
Jumlah 18.767,43 65
4.1.2. Visi dan Misi Kotamadya Jakarta Timur
Visi adalah suatu gambaran yang menantang tentang keadaan masa depan yang diinginkan dengan melihat potensi dan kebutuhan walikotamadya. Maka berdasarkan dari keadaan wilayah Jakarta Timur, visi walikotamadya Jakarta Timur adalah ”Menjadikan Jakarta Timur sebagai pusat produk unggulan dan tujuan wisata yang dihuni oleh masyarakat yang sejahtera dan berkualitas untuk mensejajarkan Jakarta dengan kota-kota besar dunia”.
1. Membangun Jakarta Timur berbasis pada masyarakat.
2. Membangun Jakarta Timur sebagai daerah produsen serta wisata dengan pelayanan prima.
3. Mengembangkan lingkungan kehidupan perkotaan yang berkelanjutan. 4. Meningkatkan sumber daya manusia.
4.1.3. Struktur Organisasi
STRUKTUR ORGANISASI
BAGIAN KEPEGAWAIAN SETKODYA JAKARTA TIMUR TAHUN : 2006
Gambar 4.2. Struktur Organisasi ( Sumber : Bag. Kepegawaian)
Dra. USDIYATI (III/c)
TOTO BONDAN, S.Sos, M.Si (II/c)
Dra. HJ. NIRWANA MAYA, MM
(IV/a)
Kasubag Pengemb. Karir
IQBAL AKBARUDIN,S.Sos (III/c)
Kasubag Info & Peng. Data
Dra. BUDI ELY LUSIATI (III/d)
Kasubag Kesj. Pegawai
H. CHAERUDIN HASAN, SH (III/d)
Kasubag Umum
SUS CHRISTINE S, SH (III/d) Kasubag Mutasi
Drs. DIAN PURFANTO (III/c)
HJ. SRI LESTARI MUJIAWATI (III/b)
4.1.4. Aturan dan Prosedur Mengenai Sistem Kepegawaian 1. Daftar Urut Kepangkatan
Daftar urut kepangkatan adalah salah satu bahan untuk melaksanakan pembinaan karier Pegawai Negeri Sipil (PNS) berdasarkan sistem karier dan sistem prestasi kerja. Dalam daftar urut kepangkatan tidak boleh ada 2 (dua) nama pegawai yang sama nomor urutnya, maka untuk menetapkan nomor urut yang tepat dalam satu daftar urut kepangkatan dapat diurutkan melalui Kepangkatan, Jabatan, Masa Kerja, Latihan Jabatan, dan Pendidikan.
2. Penilaian Pegawai
Hasil Penilaian pelaksanaan pekerjaan, dituangkan dalam daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan. Dalam daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan unsur-unsur yang dinilai adalah Kesetiaan, Prestasi Kerja, Tanggung Jawab, Ketaatan, Kejujuran, Kerjasama, Prakarsa, dan Kepemimpinan.
Nilai Pelaksanaan pekerjaan dinyatakan dengan sebutan dan angka sebagai berikut :
a. Amat baik = 91 – 100 b. Baik = 76 – 90
c. Cukup = 61 – 75
e. Kurang = 50 Ke bawah
3. Mutasi
Mutasi Kepegawaian adalah segala perubahan mengenai seseorang Pegawai Negeri Sipil, seperti pengangkatan, pemindahan, pemberhentian, pemensiunan, perubahan susunan keluarga, dan lain-lain. Aturan mutasi pegawai dilakukan dengan cara promosi dan dapat dilakukan juga untuk menempati unit kerja yang kosong. Untuk dapat memiliki surat keputusan mutasi kerja yaitu dengan mengajukan permohonan ke bagian kepegawaian, untuk mengetahui apakah keputusan mutasi diterima atau ditolak. Lalu pegawai yang mengajukan permohonan tersebut memperoleh surat mutasi dari BKD (Badan Kepegawaian Daerah) Pusat.
Kriteria dari mutasi pegawai yaitu :
1) Pegawai mempunyai golongan yang sesuai dengan jabatan yang akan diisi.
2) Pegawai mempunyai pendidikan yang sesuai dengan jabatan yang akan diisi.
4. Pensiun
Pensiun adalah jaminan hari tua dan sebagai balas jasa terhadap Pegawai Negeri yang telah bertahun-tahun mengabdikan dirinya kepada Negara. Aturan pegawai untuk memasuki masa pensiun yaitu pada usia 56 tahun, pensiun awal diajukan ketika usia pegawai 54 tahun dan diberikan MPP (Masa Persiapan Pensiun) selama 2 tahun.
Prosedur untuk mengajukan masa pensiun yaitu:
Pemberitahuan kepada pegawai yang bersangkutan dari BKD (Badan Kepegawaian Daerah) Pusat, lalu diajukan ke BKN (Badan Kepegawaian Negara), Taspen dan Badan Asuransi.
5. Kenaikan Pangkat
Pemberian kenaikan pangkat pada kotamadya Jakarta Timur dilaksanakan berdasarkan :
1) Sistem kenaikan pangkat regular atau pegawai yang dinaikan pangkatnya tanpa terikat jabatan.
2) Sistem kenaikan pangkat pilihan atau pegawai yang menduduki jabatan.
Syarat-syaratnya antara lain ialah prestasi kerja, disiplin kerja, kesetiaan, pengabdian, pengalaman, jabatan, latihan jabatan dan syarat-syarat obyektif yang dikeluarkan melalui DP3 (Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekeraan ) pegawai yang ditelaah selama 2 (dua) tahun terakhir.
Aturan kerja dalam kenaikan pangkat yaitu :
Pegawai mendapat surat pemberitahuan dari Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Pusat lalu ke Kotamadya kemudian ke pegawai yang bersangkutan dan melampirkan berkas seperti : Surat Keputusan terakhir, DP3, dan Kartu Pegawai lalu dikembalikan bagian kepegawaian Kotamadya lalu disampaikan ke BKD Pusat kemudian BKD Pusat mengeluarkan surat keputusan tersebut.
6. Absensi
Absensi pegawai dihitung pada masa kerja berlangsung yaitu senin sampai dengan hari jum’at. Jadwal kerja yang diterapkan yaitu : Senin s/d Kamis : pkl. 07.30 – pkl. 15.00
Jum’at : pkl. 07.30 – 16.30
7. Penggajian
Dalam pemberian penggajian pegawai disesuaikan dengan golongan dan masa kerja pegawai.
Daftar Penyesuaian Gaji Pokok PNS Menurut PP No.9 Tahun 2007
Table 4.2. Gaji pokok Gol I & II
11 896.000 936.000 975.000 1.088.000 1.135.000 1.183.000 1.233.000
12 871.000
13 918.000 957.000 998.000 1.113.000 1.161.000 1.210.000 1.261.000
14 891.000
15 939.000 979.000 1.025.000 1.139.000 1.187.000 1.238.000 1.290.000 16 912.000
17 961.000 1.002.000 1.044.000 1.155.000 1.215.000 1.266.000 1.320.000 18 933.000
19 983.000 1.028.000 1.068.000 1.192.000 1.242.000 1.295.000 1.350.000 20 954.000
21 976.000 1.048.000 1.093.000 1.219.000 1.271.000 1.325.000 1.361.000 22 976.000
23 1.029.000 1.072.000 1.118.000 1.247.000 1.300.000 1.355.000 1.413.000 24 998.000
25 1.052.000 1.097.000 1.143.000 1.276.000 1.330.000 1.386.000 1.445.000 26 1.021.000
27 1.077.000 1.122.000 1.170.000 1.305.000 1.361.000 1.418.000 1.478.000
28 -
29 1.335.000 1.392.000 1.451.000 1.512.000
30
31 1.360.000 1.424.000 1.484.000 1.547.000
32
Tabel 4.3. Gaji pokok Gol III& IV
GOL III GOL IV
MK
A B C D A B C D E
0 1.200.000 1.251.000 1.304.000 1.359.000 1.417.000 1.477.000 1.539.000 1.604.000 1.672.000
1
2 1.228.000 1.280.000 1.334.000 1.390.000 1.449.000 1.510.000 1.574.000 1.641.000 1.711.000
3
4 1.256.000 1.309.000 1.65.000 1.422.000 1.482.000 1.545.000 1.611.000 1.679.000 1.750.000
5
6 1.285.000 1.339.000 1.396.000 1.455.000 1.517.000 1.581.000 1.648.000 1.717.000 1.790.000
7
8 1.314.000 1.370.000 1.428.000 1.488.000 1.551.000 1.617.000 1.685.000 1.751.000 1.831.000
9
10 1.345.000 1.401.000 1.461.000 1.523.000 1.587.000 1.654.000 1.724.000 1.797.000 1.872.000
11
12 1.375.000 1.434.000 1.494.000 1.560.000 1.623.000 1.692.000 1.764.000 1.838.000 1.916.000
13
14 1.407.000 1.467.000 1.529.000 1.593.000 1.661.000 1.731.000 1.804.000 1.881.000 1.960.000
15
16 1.439.000 1.500.000 1.554.000 1.630.000 1.699.000 1.771.000 1.848.000 1.924.000 2.005.000
17
18 1.472.000 1.535.000 1.600.000 1.667.000 1.736.000 1.812.000 1.888.000 1.963.000 2.051.000
19
20 1.506.000 1.570.000 1.635.000 1.706.000 1.778.000 1.853.000 1.932.000 2.013.000 2.099.000
21
GOL III GOL IV
MK
Gol A B A B A B
23
24 1.576.000 1.643.000 1.713.000 1.785.000 1.861.000 1.939.000 2.021.000 2.107.000 2.196.000
25
26 1.612.000 1.681.000 1.752.000 1.826.000 1.903.000 1.984.000 2.068.000 2.155.000 2.247.000
27
28 1.650.000 1.715.000 1.792.000 1.868.000 1.947.000 2.029.000 2.115.000 2.205.000 2.298.000
29
30 1.687.000 1.759.000 1.833.000 1.911.000 1.992.000 2.075.000 2.164.000 2.255.000 2.351.000
31
32 1.726.000 1.799.000 1.875.000 1.955.000 2.038.000 2.124.000 2.214.000 2.307.000 2.405.000 Keterangan : MK GOL = Masa Kerja Golongan
4.1.5. Tugas dan Fungsi
1. Ka. Bag. Kepegawaian a. Tugas :
Menyelenggarakan pengelolaan kepegawaian yang meliputi penyusunan program, pembinaan, pengembangan, mutasi, kesejahtaraan pegawai dan tata usaha kepegawaian.
b. Fungsi :
1) Perencanaan dan penyusun formasi pegawai.
2) Pengkoordinasian pengumpulan dan pengolahan data serta penyusunan program pembinaan dan pengembangan karir pegawai.
3) Pelaksanaan pembinaan disiplin dan karir pegawai. 4) Pelaksanaan peningkatan kesejahteraan pegawai. 5) Penyelenggaraan administrasi kepegawaian.
2. Kasubag Mutasi
a. Mengelola dan meneliti berkas pengajuan kenaikan pangkat dan berkas seluruh pegawai di lingkungan Kotamadya Jakarta Timur. b. Meneliti dan mengurus pindah kerja pegawai.
d. Mengurus, menyiapkan dan menyelesaikan gaji berkala pegawai usulan pegawai yang habis masa pensiun, usulan mutasi jabatan pegawai.
e. Mengajukan dan mengusulkan permohonan untuk pencatatan dan penyesuaian ijazah bagi para pegawai di tingkat Kotamadya Jakarta Timur.
3. Kasubag Pengembangan Karir
a. Menyusun program kebutuhan pendidikan dan pelatihan.
b. Meneliti, menilai dan mengusulkan calon peserta pendidikan dan pelatihan.
c. Memonitor dan mengevaluasi hasil pelaksanaan pendidikan dan pelatihan.
d. Memproses usul kepangkatan dalam jabatan pegawai di lingkungan Kotamadya Jakarta Timur.
e. Mengumpulkan bahan, meneliti dan merumuskan perencanaan karir pegawai.
4. Kasubag Info & Pengolahan Data
a. Mengelola dan memelihara system informasi dan manajemen data pegawai.
b. Menyusun dan mengembangkan data kepegawaian.
d. Membantu koordinasi teknis pengelolaan program system. e. Menyelenggarakan pengelolaan tata naskah dan arsip pegawai.
5. Kasubag Kesejahteraan Pegawai
a. Menyusun program kesejahteraan pegawai dan keluarganya. b. Melaksanakan pembinaan kesejahteraan pegawai.
c. Melaksanakan proses pemberian cuti, tunjangan, penghargaan dan tanda jasa.
d. Mengurus penyelesaian klaim asuransi, taspen, kartu akses, uang pensiun, program cendana bakti santunan dan uang duka.
6. Kasubag Umum
a. Melaksanakan pengumpulan bahan-bahan pembinaan pegawai. b. Menghimpun peraturan perundang-undangan kepegawaian.
c. Mengurus dan meneliti serta mengusulkan penyelesaian administrasi pensiun.
d. Mengkoordinasikan dan mendistribusikan laporan pajak-pajak pribadi (LP2P) dan daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3) pegawai. e. Memproses pembuatan karis dan karsu.
4.2. Perencanaan Sistem yang Diusulkan
Tahap perencanaan sistem ini bertujuan untuk merencanakan sistem yang akan dikembangkan. Pada tahap perencanaan sistem ini penulis mengajukan permintaan untuk mengkaji dan mempelajari sistem yang ada pada Walikotamadya Jakarta Timur khususnya bagian kepegawaian. Kemudian merencanakan strategi bagaimana sistem kepegawaian ini dapat memfasilitasi kemudahan bagi pegawai Walikotamadya atau yang berkepentingan.
4.3. Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan 4.3.1. Uraian Sistem Yang Sedang Berjalan
Dalam sistem yang berjalan ini terdapat tujuh entitas diantaranya adalah pegawai, kepala sub bagian, kepala bagian, kepala Walikota Jaktim, sub bagian kepegawaian, BKD Pusat dan BKN.
Pada tahap pendataan pegawai seperti biodata, daftar urut kepangkatan, penilaian pegawai, absensi pegawai dan gaji pegawai sub bagian kepegawaian (Kasubag Umum) langsung memperoleh data kepegawaian ketika pegawai tersebut resmi diterima bekerja atau mutasi dari tempat lain. Kemudian data tersebut diberikan ke kasubag informasi dan pengolahan data untuk disimpan dan dibuatkan laporan yang akan diserahkan kebagian kepegawaian.
untuk ditandatangani, lalu formulir (isi) tersebut diberikan kepada sub bagian kepegawaian untuk diserahkan kepada BKN.
4.3.2. Analisa Input ( masukan)
Tujuan dari analisa input ini adalah untuk mengetahui data apa saja yang akan di input atau dimasukkan pada sistem yang sedang berjalan.
Masukan sistem yang sedang berjalan adalah : 1. Surat permohonan mutasi
Surat pengajuan yang dibuat oleh pegawai dan diajukan kepada pimpinan yang lebih tinggi setingkat, surat ini dikelompokkan sebagai dokumen.
2. Formulir pensiun
Formulir yang menyatakan bahwa seorang pegawai mengajukan pensiun. Formulir pensiun dikelompokan sebagai dokumen.
3. Formulir kenaikan pangkat
Formulir yang menyatakan bahwa seorang pegawai mengajukan kenaikan pangkat. Formulir ini dikelompokan sebagai dokumen.
4.3.3. Analisa Proses
Penganalisaan proses dilakukan untuk merepresentasikan aliran
data dan informasi yang mengalir pada sistem informasi kepegawaian Walikotamadya Jakarta Timur.
a. Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan
Entitas pegawai memberi masukan kedalam sistem yaitu permohonan mutasi kepada kepala sub bagian, formulir pensiun (isi) dan formulir kenaikan pangkat (isi) kepada kepala Walikota Jaktim. Sedangkan sistem memberi masukan berupa mutasi disetujui atau mutasi ditolak, Sk. Pensiun/laporan pensiun ditolak, Sk. Kenaikan pangkat/laporan kenaikan pangkat ditolak, formulir pensiun (kosong), formulir kenaikan pangkat (kosong).
Entitas kepala sub bagian mendapat masukan dari sistem berupa permohonan mutasi, mutasi disetujui/mutasi ditolak dari kepala bagian, formulir pensiun (kosong), formulir kenaikan pangkat (kosong), Sk. Pensiun/laporan pensiun ditolak, Sk. Kenaikan pangkat/laporan kenaikan pangkat ditolak. Sedangkan memberi masukan kedalam sistem berupa mutasi disetujui/mutasi ditolak, permohonan mutasi kepada kepala bagian, formulir pensiun (isi), formulir kenaikan pangkat (isi), dan laporan mutasi pegawai disetujui.
(isi), formulir kenaikan pangkat (isi), dan laporan mutasi pegawai disetujui.
Entitas sub bagian kepegawaian menerima masukan dari sistem berupa formulir pensiun (isi) ditandatangani, formulir kenaikan pangkat (isi) ditandatangani, formulir pensiun (kosong), formulir kenaikan pangkat (kosong), laporan mutasi pegawai disetujui, Sk. Kenaikan pangkat/laporan kenaikan pangkat ditolak, Sk. Pensiun/laporan pensiun ditolak. Sedangkan memberi masukan ke sistem berupa formulir pensiun (isi) ditandatangani, formulir kenaikan pangkat (isi) ditandatangani, formulir pensiun (kosong), formulir kenaikan pangkat (kosong), Sk. Kenaikan pangkat/laporan kenaikan pangkat ditolak, Sk. Pensiun/laporan pensiun ditolak, dan laporan mutai pegawai disetujui.
Entitas BKD Pusat menerima masukan dari sistem berupa laporan mutasi pegawai disetujui, permohonan mutasi, formulir kenaikan pangkat (isi), formulir pensiun (isi), Sk. Kenaikan pangkat/laporan kenaikan pangkat ditolak, Sk. Pensiun/laporan pensiun ditolak, formulir kenaikan pangkat (kosong), formulir pensiun (kosong). Sedangkan memberi masukan ke sistem berupa mutasi disetujui/mutasi ditolak, laporan mutasi pegawai disetujui, formulir kenaikan pangkat (kosong), formulir pensiun (kosong). Sedangkan memberi masukan ke sistem berupa mutasi disetujui/mutasi ditolak, laporan mutasi pegawai disetujui, formulir kenaikan pangkat (kosong), formulir pensiun (kosong), formulir pensiun (isi) ditandatangani, formulir kenaikan pangkat (isi) ditandatangani, Sk. Kenaikan pangkat/laporan kenaikan pangkat ditolak, Sk. Pensiun/laporan pensiun ditolak.
Keterangan :
Sk : Surat keterangan Lap : Laporan
