UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
Skripsi
Sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer
Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
Oleh :
Sarika
106091002966
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
iv
Hidayatullah Jakarta)”, telah diuji dan dinyatakan lulus dalam Sidang Munaqosah Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, pada hari Kamis tanggal 17 Maret 2011. Skripsi ini telah diterima sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Komputer pada Program Teknik Informatika
Jakarta, 17 Maret 2011 Tim Penguji, NIP. 19730402 200112 2 001
Penguji II
Herlino Nanang, M.T NIP. 19731209 200501 1 002
Pembimbing I
Yusuf Durrachman M.Sc, MIT NIP. 19710522 200604 1 002
Pembimbing II
Husni Teja Sukmana, Ph.D NIP. 19771030 200112 1 003
Dekan
Fakultas Sains Dan Teknologi
DR. Syopiansyah Jaya Putra, M.Sis NIP. 19680117 200112 1 001
Ketua Program Studi Teknik Informatika
iii Skripsi
Sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer
Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta Oleh:
Sarika 106091002966
Menyetujui,
Mengetahui,
Ketua Program Studi Teknik Informatika,
Yusuf Durrachman, M.sc., M.I.T. NIP.197110522 200604 1 002
Pembimbing II
Husni Teja Sukmana, Ph.D NIP. 19771030 200112 1 003 Pembimbing I
v
PERNYATAAN
DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-BENAR
HASIL KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKANSEBAGAI SKRIPSI
ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI ATAU LEMBAGA
MANAPUN.
Jakarta, Februari 2011
ii Skripsi
Sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer
Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
Oleh :
Sarika
106091002966
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
xvii
Gambar 2.1 Karakteristik Sistem... 18
Gambar 2.2 Siklus Informasi ... ... 22
Gambar 2.3 Pilar-pilar Informasi yang Berguna ………. ... 23
Gambar 2.4 Definisi Sistem Informasi ………. ... 27
Gambar 2.5 Komponen Sistem Informasi ...29
Gambar 2.6 Pengembangan Sistem Informasi ……….. ... 35
Gambar 2.7 Strategi Rapid Application Development (RAD) ...44
Gambar 2.8 Contoh Model Use Case Diagram ... 50
Gambar 2.9. Jenjang dari data ... 56
Gambar 2.10. Tampilan dasar dalam Rational Rose ... 64
Gambar 3.1 Logical Frame Work Penelitian ... 85
Gambar 4.1. Struktur Organisasi Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ... 90
Gambar 4.2. Rich Picture Analisis Sistem yang Berjalan ... 98
Gambar 4.3. Rich Picture Analisis Sistem yang di usulkan ... 98
Gambar 4.4. Use case Diagram data master ... 108
Gambar 4.5. Use case Diagram S.K ... 108
Gambar 4.6. Use case Diagram mencetak S.K...108
xviii
Gambar 4.10. Activity Diagram dari Use Case mengingat ... 125
Gambar 4.11. Activity Diagram dari Use Case tembusan ...126
Gambar 4.12. Activity Diagram dari Use Case pejabat penandatangan ... 127
Gambar 4.13. Activity Diagram dari Use Case S.K golongan ... 128
Gambar 4.14. Activity Diagram dari Use Case S.K Mutasi Pindah ... 129
Gambar 4.15. Activity Diagram dari Use Case kenaikan pangkat ... 130
Gambar 4.16. Activity Diagram dari Use Case S.K Penetapan ... 131
Gambar 4.17. Activity Diagram dari Use Case kenaikan pangkat ... 132
Gambar 4.18. Activity Diagram dari Use Case S.K PNS ... 133
Gambar 4.19. Activity Diagram dari Use Case cetak S.K ... 134
Gambar 4.20. Activity Diagram dari Use Case edit data ... 135
Gambar 4.21. Activity Diagram dari Use Case Level user ... 136
Gambar 4.22. Activity Diagram dari Use Case hapus ... 137
Gambar 4.23. Sequence Diagram untuk membaca ... 138
Gambar 4.24. Sequence Diagram untuk memperhatikan ... 139
Gambar 4.25. Sequence Diagram untuk mengingat ... 141
Gambar 4.26. Sequence Diagram untuk menimbang ... 142
Gambar 4.27. Sequence Diagram untuk S.K Naik Pangkat ... 143
Gambar 4.28. Sequence Diagram untuk S.K Naik Golongan ... 145
xix
Gambar 4.32. Sequence Diagram untuk SK PNS ... 150
Gambar 4.33. Sequence Diagram pejabat penandatangan...151
Gambar 4.34. Sequence Diagram tembusan ... 152
Gambar 4.35. Sequence Diagram leveluser...153
Gambar 4.36. Class Diagram untuk Sistem Informasi yang diusulkan...155
Gambar 4.37. Database Relational (Physical Database Schema)...157
Gambar 4.38. Rancang Halaman Login...169
Gambar 4.39. Rancang Halaman Utama...170
Gambar 4.40. Rancang Halaman Tambah Data...170
Gambar 4.41. Rancang Halaman Tambah SK...171
xx
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 4.1. Cause and Effect Analysis...99
Tabel 4.2. System Improvement Objectives ... .100
Tabel 4.3. Nonfunctional Requirement...103
Tabel 4.4. Requirement Aktor dan Use case ... 106
Tabel 4.5. Spesifikasi Naratif untuk Use Case menambah S.K pada data master Tingkat Perancangan... 110
Tabel 4.6. Spesifikasi Naratif untuk Use Case Melihat S.K pada data master Tingkat Perancangan ... 111
Tabel 4.7. Spesifikasi Naratif untuk Use Case Mengedit data master Surat Keputusan Tingkat Perancangan ... 112
Tabel 4.8. Spesifikasi Naratif untuk Use Case Menghapus S.K pada data master Perancangan ... 113
Tabel 4.9. Spesifikasi Naratif untuk Use Case Menambah S.K pada menu mutasi pegawai Tingkat Perancangan...114
Tabel 4.10. Spesifikasi Naratif untuk Use Case Melihat S.K pada menu Mutasi Pegawai Tingkat Perancangan...115
Tabel 4.11. Spesifikasi Naratif untuk Use Case Mencetak S.K pada Tingkat Perancangan...116
xxi
Tingkat Perancangan...117
Tabel 4.13. Spesifikasi Naratif untuk Use Case Menghapus S.K pada Tingkat Perancangan...118
Tabel 4.14. Spesifikasi Naratif untuk Use Case Melihat S.K pada pegawai di tingkat Perancangan...119
Tabel 4.15. Spesifikasi Naratif untuk Use Case Mencetak S.K pada Tingkat Perancangan...120
Tabel 4.16. Spesifikasi Naratif untuk Use Case Level User S.K pada Tingkat Perancangan...121
Tabel 4.17. Tabel Pegawai ... 158
Tabel 4.18. Tabel riwayat_pangkat ... 159
Tabel 4.19. Tabel unit_kerja ... 159
Tabel 4.20. Tabel naik_pangkat ... 160
Tabel 4.21. Tabel user ... 160
Tabel 4.22. Tabel konten ... 161
Tabel 4.23. Tabel hubungi ... 161
Tabel 4.24. Tabel golongan... 162
Tabel 4.25. Tabel leveluser ... 162
Tabel 4.26. Tabel naik_pangkat ... 163
Tabel 4.27. Tabel penetapan ... 164
Tabel 4.28. Tabel pindah ... 165
xxii
Tabel 4.30. Tabel tanda_tangan ... 166
Tabel 4.31. Tabel tembusan ... 167
Tabel 4.32. Tabel manimbang... 167
Tabel 4.33. Tabel membaca ... 168
Tabel 4.34. Tabel memperhatikan... 168
Tabel 4.35. Tabel mengingat... 168
Tabel 4.36. Daftar Tools Pengembangan Perangkat Lunak Sistem ... 172
Tabel 4.37. Pengujian Mandiri ... 174
xxiv
Use case Sebuah spesifikasi perilaku
suatu entitas dalam interaksi dengan agen di luar
Subject Boundary Classifier yang sifatnya
dideskripsikan dengan use
case
Communication path Penjelasan tentang
sambungan antara class
instances
Generalization Hubungan antara lebih
spesifik dan deskripsi yang lebih umum, digunakan untuk inheritance dan deklarasi tipe polimorfik
Extend menghubungkan sebuah
perluasan use case ke use
case dasar
include menghubungkan use case
xxv
Fork atau join Node dengan satu
input dan beberapa output atau sebaliknya
Intial node Menunjukkan
tempat dimana
Accept action Suatu aksi yang
xxvi
Object node Merepresentasikan
adanya suatu
Expansion region Suatu daerah yang
mengeksekusi satu dari setiap elemen yang diinput
Sub-activity Activity diagram
utama terlalu
xxvii
LifeLine Partisipasi individu
dalam interaksi
Boundary LifeLine Jenis penghubung
yang didefinisikan sebagai stereotip Batas.
Control LifeLine Jenis penghubung
yang didefinisikan sebagai stereotip Kontrol.
Entity LifeLine Sebuah jenis
penghubung yang
synchronous call Tipe message yang
merupakan tipe operasi call
return message Tipe message yang
merupakan akhir dari eksekusi dan kembali kepada pemanggilnya
Duration Message Tipe pesan yang
xxviii
Self Message Jenis pesan yang
merupakan pelaksanaan atau operasi memanggil dalam garis hidup yang sama.
Recursive Message Jenis pesan diri
yang dijalankan secara rekursif.
Found Message Jenis pesan mana
terjadinya
peristiwa penerima dikenal.
Lost Message Jenis pesan mana
xxix
Interaction Use Sebuah cara
singkat untuk menyalin isi dari interaksi yang dirujuk.
Frame Sebuah unit yang
mempunyai
Actor Aktor menentukan
peran yang
Concurrent Membuat timeline
xxx
berbeda
Gate Titik sambungan
antara pesan internal dan eksternal dari Frame
Note Sebuah notasi
tekstual yang dapat melekat pada elemen (s).
Anchor Sebuah konektor
antara elemen dan catatan.
Constraint kendala adalah
suatu kondisi atau
xxxi
fisik dengan kemampuan pemrosesan untuk mengeksekusi artefak
Artifact Artefak adalah informasi
yang digunakan atau dihasilkan oleh proses pengembangan perangkat lunak.
Association Sebuah asosiasi yang
menetapkan hubungan semantik yang dapat terjadi antar instansi
xxxii
Blackbox Suatu jenis pengujian perangkat lunak berdasarkan dengan input, output pemakai.
Coding Tahapan dimana pengembangan software melakukan pembangunan aplikasi.
Design Tahapan dimana pengembangan software melakukan perancangan.
Testing Tahapan dimana pengembangan software melakukan uji coba terhadap aplikasi.
UML Unified Modelling Language User Pengguna dari sistem
User Friendly Bersahabat untuk digunakan, sehingga user mudah untuk menggunakan.
vi
MIT dan Husni Teja Sukmana, Ph.D.
Surat Keputusan (SK) adalah aspek yang penting dalam pemberian informasi di Universitas Islam Negri Syarif Hidayatullah Jakarta (UIN Jakarta) terutama pada bagian Subbagian Administrasi Kepegawaian Pusat. Informasi yang dapat diberikan pada surat keputusan bermacam-macam informasi mengenai mutasi pegawai, diantaranya naik pangkat golongan, naik jabatan, pensiun, pindah antar instansi. Penyimpanan surat keputusan yang diterima oleh setiap penerima (Asisten ahli, Lektor, Lektor Kepala, Guru Besar) dilakukan dengan cara simpan data secara manual dengan format yang sudah ada menggunakan Microsoft Office
Word. Dengan penyimpanan menggunakan manual, data dapat memungkinkan
hilang, rusak dan menyulitkan dalam melakukan pencarian data jika suatu saat Surat Keputusan tersebut diperlukan. Dengan melihat latar belakang tersebut dikembangkan suatu sistem informasi yang membantu dalam pengelolaan surat keputusan dan dalam kerja dosen dan staff tata usaha di UIN Jakarta. Sistem informasi yang bernama Sistem Informasi Manajemen Surat Keputusan ini nantinya langsung terintegrasi dengan Sistem Informasi Kepegawaian. Untuk mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut diatas, maka dibutuhkan suatu aplikasi yang mampu menyimpan data kedalam database dan juga dapat menampilkan Surat Keputusan yang di terima oleh setiap dosen dan staff. Selain itu, dapat memberikan fasilitas dalam pembuatan Surat Keputusan yaitu berupa format penulisan surat keputusan. Penyimpanan data kedalam database dapat memudahkan para dosen dan karyawan untuk melakukan pencarian ulang Surat Keputusan yang telah diterima dengan mudah tanpa harus mencari terlebih dahulu pada tumpukan arsip.
Kata Kunci: Sistem Informasi, Manajemen Surat, Surat Keputusan, Rapid
vii
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala karunia, rahmat dan kekuatan, juga segala petunjuk dan kemudahan sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini dengan judul Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Surat Keputusan Studi Kasus: Subbagian Administrasi Kepegawaian Pusat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Shalawat serta salam selalu kita haturkan kepada junjungan kita Nabi besar Muhammad SAW, beserta keluarganya, para sahabatnya, dan para pengikutnya.
Skripsi ini berjudul “Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Surat Keputusan Studi Kasus: Subbagian Administrasi Kepegawaian Pusat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta”, yang disusun untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan program S1 pada Program Studi Teknik Informatika di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
Pada kesempatan yang berbahagia ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan skripsi ini. Mereka yang berdedikasi tinggi diantaranya:
viii
3. Ibu Viva Arifin, MMSI., selaku Sekretaris Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
4. Yusuf Durachman M.Sc, MIT, Husni Teja Sukmana, Ph.D, selaku dosen pembimbing yang senantiasa sabar dan selalu meluangkan waktunya di tengah-tengah berbagai kesibukannya untuk membimbing penulis dalam proses penyusunan skripsi ini.
5. Seluruh Dosen Program Studi Teknik Informatika yang tidak mungkin penulis sebutkan satu persatu.
6. Staff karyawan Fakultas Sains dan Teknologi dan Prodi TI (Ibu Fitroh, Ibu Tari, Pak Amin, Pak Tommy, Niki, dan semuanya).
Akhirnya, penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat. Saran dan kritik untuk kesempurnaan skripsi ini sangat penulis harapkan.
Jakarta, Februari 2011 Penulis
xi
Lembar Persetujuan Pembimbing ... iii Lembar Persetujuan Penguji ... iv Lembar Pernyataan ... v Abstrak ... vi Kata Pengantar ... vii Lembar Persembahan ... ix Daftar Isi ... xi Daftar Gambar. ... xvii Daftar Tabel ... xx Daftar Simbol ... xxiv Daftar Istilah ... xxxii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang ... 1 1.2. Perumusan Masalah ... 4 1.3. Pembatasan Masalah ... 5 1.4. Tujuan Penelitian ... 6 1.5. Manfaat Penelitian ... 6
1.5.1. Bagi Pengguna khususnya Subbagian Administrasi
xii
1.6.1. Metode Pengumpulan Data ... 7 1.6.2. Metode Pengembangan Aplikasi ... 8 1.7. Sistematika Penulisan ... 10
BAB II LANDASAN TEORI ... 12
2.1. Pengembangan Sistem ... 12 2.1.1. Konsep Pengembangan Sistem...13 2.2. Konsep Sistem... 14
xiii
2.7. Defenisi Sistem Informasi Kepegawaian ... 33 2.8. Pengembangan Sistem Informasi Berorientasi Objek ... 34 2.8.1. Pengertian Pengembangan Sistem Informasi ... 34 2.8.2. Pengertian Objek Oriented ... 36 2.8.3. Pengembangan Sistem Berorientasi Objek...40 2.9. Metode Pengembangan Sistem Rapid Application Development ... 42 2.10. Rich Picture ... 45
2.11. Matriks Masalah, Kesempatan, Tujuan dan Batasan (Problems,
Opportunities, Objectives dan Constraints Matrix) ... 45
2.12. Functional dan Nonfunctional Requirement ... 46
xiv
2.17. Bahasa Pemrograman ... 65 2.17.1. HTML ... 65 2.17.2. PHP ... 66 2.17.3. CSS ... 68 2.17.4. MySQL ... 69 2.18. Metode Penelitian ... 70 2.18.1. Penelitian Sejenis ... 71 2.19. Pengujian Perangkat Lunak ... 73
BAB III METODOLOGI PENELITIAN ... 76
3.1. Metode Penelitian ... 76 3.2. Teknik Pengumpulan Data ... 76 3.3. Metode Pengembangan Sistem ... 78 3.4. Rapid Application Development (RAD) ... 79
xv
4.1. Sekilas Tentang UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ... 88 4.1.1. Visi dan Misi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ... 88 4.1.2. Subbag Admnistrasi Kepegawaian UIN Jakarta ... 89 4.1.3. System Operation Processing (Prosedur Tetap) Subbag
Administrasi Kepegawaian...90 4.2. Mendefenisikan Lingkup (Scope Definition) ... 95 4.3. Analisis Sistem (Analysis) ... 96 4.3.1. Analisis Masalah (Problem analysis) ... 97 4.3.2. Analisis Persyaratan (Requirement Analysis) ... 101 4.3.3. Analisis Keputusan (Decision analysis) ... .104 4.4. Perancangan Sistem (System Design) ... 105 4.4.1. Identifikasi Use Case dan Aktor ... 106 4.4.2. Use Case Diagram ... 107
4.4.3. Deskripsi Use Case Tingkat Perancangan ... 109 4.4.4. Activity Diagram ... 122
4.4.5. Sequence Diagram ... 138
xvi
4.5.4. Acceptance Testing (Pengujian Pengujian Penerimaan) ... 191
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 192
5.1. Kesimpulan ... 192 5.2. Saran ... 193
DAFTAR PUSTAKA ...194
1
1.1. Latar Belakang
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk menghasilkan informasi (Jogiyanto, 2005:8).
Surat Keputusan (SK) adalah aspek yang penting dalam pemberian informasi di Universitas Islam Negri Syarif Hidayatullah Jakarta (UIN Jakarta) terutama pada bagian Subbagian Administrasi Kepegawaian Pusat. Informasi yang dapat diberikan pada surat keputusan bermacam-macam informasi mengenai mutasi pegawai, diantaranya naik pangkat golongan, naik jabatan, pensiun, pindah antar instansi.
Penyimpanan surat keputusan yang diterima oleh setiap penerima (Asisten ahli, Lektor, Lektor Kepala, Guru Besar) dilakukan dengan cara simpan data secara manual dan dengan cara input data pada Sistem Informasi Kepegawaian yang sedang berjalan atau dengan format yang sudah ada menggunakan Microsoft Office Word.
Data kegiatan yang di inputkan pada sistem informasi ini diantaranya adalah nomer surat keputusan beserta nama dosen yang menerima surat keputusan tersebut beserta pasal-pasal dan undang-undang yang mengiringi keputusan tersebut keluar. Hal tersebut menyebabkan tidak efisien dalam proses input data dan dapat menyebabkan tumpang tindih pada database. Dengan adanya permasalaha-permasalahan yang muncul pihak Subbagian Administrasi Kepegawaian menghendaki adanya sistem yang terintegrasi antara satu dengan yang lain, agar dapat meminimalkan kerja karyawan di bagian tersebut.
adanya fitur simpan surat keputusan pada aplikasi ini, maka data akan disimpan pada database.
Penataan informasi yang dilakukan secara teratur, jelas, tepat dan cepat serta dapat disajikan dalam sebuah laporan tentunya sangat mendukung kelancaran kegiatan operasional organisasi dan pengambilan keputusan yang tepat.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara penulis dengan Kasubbag Administrasi Kepegawaian, pengolahan Surat Keputusan sudah dilakukan dengan terkomputerisasi. Data-data mengenai kepegawaian sudah berada di dalam suatu database dengan program aplikasi Sistem Pegawai (SIMPEG) berbasis desktop. Namun, aplikasi tersebut masih memiliki kekurangan diantaranya yaitu belum sempurnanya fitur untuk pembuatan Surat Keputusan (SK) terutama dalam hal mutasi pegawai sehingga masih dilakukan dengan menggunakan file-file Excel dan Word.
Oleh karena itu dibutuhkan suatu konsep pengolahan data Surat Keputusan yang sudah terintegrasi dengan Sistem Informasi Kepegawaian, sehingga ketika surat tersebut dibutuhkan, maka akan dapat langsung diproses.
Berdasarkan penjelasan diatas, penulis tertarik untuk melakukan penelitian dalam rangka skripsi dengan tema “Pengembangan Sistem
Informasi Manajemen Surat Keputusan Studi Kasus: Subbagian
Penelitian ini juga berada di bawah Pusat Komputer dan Sistem Informasi (PUSKOM) UIN. PUSKOM merupakan sebuah badan yang bertugas membenahi sistem perguruan tinggi (SIMPERTI) UIN Jakarta dengan membentuk pusat data yang tersentralisasi sebagai pelayanan unit kerja di UIN (Centralize operation and decentralize in service - SOSIS).
Harapan dari penelitian ini adalah agar skripsi ini dapat memberikan solusi sebagai pemecahan masalah pengololaan surat keputusan di Subbagian Administrasi Kepegawaian UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
1.2.Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis mengidentifikasikan masalah yang saat ini dihadapi adalah :
1. Belum sempurnanya fitur untuk pembuatan SK (Surat Keputusan) sehingga untuk membuat SK Mutasi Kepegawaian berkala masih dilakukan secara manual.
2. Sistem yang kurang user friendly dan kesulitan pegawai atau dosen dalam mencari SK yang keluar apabila dibutuhkan sewaktu-waktu.
3. Tidak adanya pengarsipan atau penyimpanan yang rapih, sehingga apa bila penyimpanan manual dapat beresiko hilang atau rusaknya data-data tersebut.
Sehingga penulis merumuskan bahwa permasalahan yang akan diselesaikan dengan penelitian ini adalah bagaimana mengembangkan Sistem Informasi Manajemen Surat Keputusan yang dapat menyelesaikan permasalahan pada sistem yang berjalan saat ini.
1.3. Pembatasan Masalah
Dalam pengembangan Sistem Informasi Manajemen Surat Keputusan ini, penulis membatasi masalah sebagai berikut :
1. Analisis dan perancangan database yang akan menampung keseluruhan data pegawai UIN Syarif Hidayatullah Jakarta menggunakan MySQL versi 5.0.67 sebagai tools-nya.
2. Analisis dan perancangan aplikasi berbasis web menggunakan bahasa pemrograman HTML dan PHP versi 5.2.6.
3. Perancangan penyajian format laporan terkait kepegawaian yang sesuai dengan kebutuhan manajerial.
4. Perancangan dan pembuatan fitur Surat Keputusan (SK) Mutasi di khususkan pada bagian kenaikan pangkat, ketetapan jabatan, mutasi pindah, naik golongan, dan penetapan PNS.
5. Dalam melakukan perancangan sistem, penulis menggunakan UML. 6. Pengguna sistem ini nantinya adalah pegawai, subbag administrasi
1.4. Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai penulis dari penelitian ini adalah:
a. Menganalisis sistem yang ada (current system) pada Subbagian Administrasi Kepegawaian Pusat UIN Jakarta.
b. Mengembangkan aplikasi manajemen surat keputusan yang masih belum teroganisir dengan baik pada Subbagian Administrasi Kepegawaian Pusat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
c. Merancang aplikasi manajemen surat keputusan yang dapat menunjang aktivitas administrasi kepegawaian.
d. Menguji aplikasi manajemen surat keputusan yang baru dengan metode
blackbox testing.
1.5. Manfaat Penelitian
1.5.1. Bagi Pengguna Sistem khususnya Subbagian Administrasi
Kepegawaian UIN Jakarta
Manfaat yang dapat dipetik oleh Subbagian Administrasi Kepegawaian Pusat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dari penelitian ini antara lain:
a. Tersedianya aplikasi manajemen surat keputusan yang didukung oleh database untuk penyimpanan data-data surat dan untuk mengolah data tersebut menjadi informasi yang dibutuhkan.
c. Memudahkan manajemen, mengintegrasikan data kepegawaian, dan mempublikasikan informasi yang dihasilkan.
d. Untuk memudahkan integrasi dengan SIMPEG.
1.5.2. Bagi penulis
Banyak sekali manfaat yang bisa penulis petik dalam penelitian skripsi ini, diantaranya adalah sebagai berikut :
a. Menambah wawasan penulis tentang teknologi informasi, khususnya dalam membangun sistem informasi berbasis web. b. Dapat mengimplementasikan ilmu yang didapat di bangku kuliah.
1.5.3. Bagi Akademik
a. Mengetahui kemampuan mahasiswa dalam penguasaan materi dan penerapan ilmu yang telah di dapat di bangku kuliah.
b. Memberikan gambaran tentang kesiapan mahasiswa dalam menghadapi dunia kerja dari hasil yang diperoleh selama pembelajaran pada masa kuliah.
1.6. Metodologi Penelitian
Metode penelitian yang digunakan dan diterapkan dalam penulisan tugas akhir ini meliputi :
1.6.1. Metodologi Pengumpulan Data
a. Observasi, yakni proses pengambilan data dalam penelitian di mana peneliti atau pengamat melihat langsung keadaan permasalahan penelitian yaitu sistem pegawai yang telah ada. b. Wawancara, yakni mengumpulkan data melalui tanya jawab dan
diskusi dengan pihak-pihak bagian kepegawaian.
c. Studi Pustaka, yakni mengumpulkan data melalui buku maupun artikel yang berhubungan dengan penulisan skripsi ini.
d. Studi Literatur, yakni mengumpulkan data melalui jurnal-jurnal penelitian yang terkait dengan penelitian skripsi.
1.6.2. Metodologi Pengembangan Aplikasi
Pada penelitian ini penulis menggunakan RAD (Rapid
Application Developtment). Sebagai strategi pengembangan aplikasi
digunakan RAD (Rapid Application Development), yaitu sebuah strategi pengembangan sistem yang menekankan kecepatan pengembangan melalui keterlibatan pengguna yang ekstensif dalam konstruksi, cepat, berulang dan bertambah serangkaian prototipe yang bekerja pada sebuah sistem dan pada akhirnya berkembang ke dalam sistem final (Whitten, 2007:98).
Adapun sembilan tahap siklus pengembangan RAD adalah sebagai berikut:
dipelajari, dianalisis, didesain, dikonstruksi, diimplementasikan pada pengembangan Sistem Informasi Manajemen Surat Keputusan.
b. Analisis Sistem (Analysis), pada tahap ini sebuah teknik pemecahan masalah yang menguraikan sebuah sistem menjadi bagian-bagian komponen dengan tujuan mempelajari seberapa baik bagian-bagian tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan.
c. Perancangan Sistem (Design), pada tahap ini menekankan pada pendekatan gambar model sistem untuk mendokumentasikan aspek teknis dan implementasi dari sebuah sistem.
1.7. Sistematika Penulisan
Dalam skripsi ini, penulis menjabarkan penelitian dalam Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Surat Keputusan dalam 5 (lima) Bab, yaitu :
BAB I PENDAHULUAN
Pendahuluan memberikan uraian mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini berisi pembahasan teori-teori yang digunakan sebagai panduan dasar dalam pengembangan sistem ini.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini berisi metodologi penelitian yang digunakan serta langkah-langkah yang digunakan terkait dengan penelitian yang dilakukan.
BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
12
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengembangan Sistem
Defenisi Pengembangan Sistem menurut Jogiyanto adalah menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu:
1. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa ketidak beresan sistem yang ada dan pertumbuhan organisasi.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan. 3. Adanya instruksi-instruksi.
Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan pada sistem yang baru. Peningkatan yang diharapkan berupa :
1. Performance (kinerja)
Peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari :
a. Throughput, yaitu jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan
b. Response time, yaitu rata-rata waktu yang tertunda diantara dua
pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pakerjaan tersebut.
2. Economy (ekonomis)
Peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.
3. Control (pengendalian)
Peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi.
4. Efficiency (efisiensi)
Peningkatan terhadap efesiensi operasi, yaitu bagaimana sumber daya digunakan dengan pemborosan yang paling minimum.
5. Service (pelayanan)
Peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.
2.1.1 Konsep Pengembangan Sistem
Menurut William S. Davis, siklus hidup pengembangan sistem terdiri dari :
1. Defenisi masalah (problem definition). 2. Studi kelayakan (feasibility study). 3. Analisis (analysis).
6. Implementasi (implementation). 7. Perawatan (maintenance).
Dalam hal ini SIMPEG yang ada saat ini terdapat beberapa kekurangan yaitu belum terdapatnya modul Surat Keputusan atau SK Mutasi Pegawai yang masih dilakukan dengan Aplikasi Microsoft Word karena format SK yang disediakan sistem belum sesuai. Aplikasi SIMPEG yang saat ini sedang berjalan sudah menggunakan aplikasi berbasis web. Sehingga mempermudah
admin dalam maintenance.
Kendala yang biasa dihadapi dalam mengimplementasikan aplikasi berbasis web yaitu masalah keamanan sistem dan kecepatan aplikasi yang bergantung pada kecepatan jaringan dan kemampuan web server.
2.2. Konsep Sistem
atau subsistem-subsistem merupakan defenisi yang lebih luas. komponen pada subsistem tidak dapat berdiri lepas sendiri-sendiri. Komponen-komponen atau subsistem-subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran suatu sistem tersebut dapat tercapai.(Jogiyanto,2005:3)
2.2.1. Definisi Sistem
Secara umum sistem menerima input dari lingkungannya, kemudian memproses input tersebut menjadi output yang berguna dan bernilai bagi pengguna sistem atau lingkungan sistem tersebut. Menurut cara pandang sistem komputer sistem adalah sekumpulan komponen yang mengimplementasikan model dan fungsionalitas yang dibutuhkan. Komponen-komponen tersebut saling berinteraksi didalam sistem guna mentrans-formasi input yang diberikan kepada sistem tersebut menjadi output yang berguna dan bernilai bagi actor-nya (Irwanto, 2006 : 2). Sebuah sistem dapat berinteraksi dengan lingkungan sistem yang lain. Oleh karena itu, setiap sistem memiliki interface yang memungkinkan sistem berinteraksi dengan sistem lain maupun pengguna sistem itu sendiri. Sebuah batasan dari sistem itu sendiri sangat penting karena menetukan kompleksitas sebuah sistem dan pemodelannya.
dalam menentukan kompleksitasnya untuk mencapai hasil tujuan yang berguna bagi pengguna sistem itu sendiri.
2.2.2. Karakteristik Sistem
Sebuah sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebuah sistem (Sutabri, 2005 : 11). Karakteristik- karakteristik tersebut adalah:
a. Komponen sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem yang mempunyai sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
b. Batasan sistem (Boundary)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem yang dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini menunjukkan ruang lingkup dari sistem itu sendiri.
c. Lingkungan luar sistem (Environtment)
Lingkungan luar dari sistem merupakan apapun yang ada di luar lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut.
d.Penghubung sistem (Interface)
Penghubung sistem atau interface merupakan media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lainnya untuk dapat berinteraksi membentuk suatu kesatuan.
e. Masukan sistem (Input)
Masukan sistem adalah energy yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan sistem dapat berupa pemeliharaan (maintenance
input) dan sinyal (signal input). Maintenance input merupakan
energy yang dimasukkan agar sistem tersebut dapat beroperasi. Sedangkan, signal input adalah energy yang diproses untuk menghasilkan keluaran.
f. Keluaran sistem (Output)
Keluaran sistem adalah hasil energy yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan yang berguna bagi subsistem yang lain.
g. Pengolah sistem (Proses)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.
h.Sasaran sistem (Objective)
Gambar 2.1 Karakteristik Sistem (Sumber: Jogiyanto, 2005)
2.2.3. Klasifikasi Sistem
Setiap sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi dalam sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang sebagai berikut:
a. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik.
b. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem
buatan manusia.
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi karena proses alam tidak dibuat oleh manusia melainkan oleh Allah SWT misalnya sistem pergantian siang dan malam. Sedangkan, sistem buatan manusia yaitu sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dan mesin disebut man-machine-system. Sebagai contoh adalah Sistem Informasi karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
c. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic
system) dan sistem tak tentu (probabilistic system).
Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Sistem komputer adalah sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat diprediksi berdsarkan program yang dijalankan. Sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsure probabilitas, misalnya sistem politik.
d. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem
terbuka.
benar-benar tertutup yang ada hanya relatively closed system (secara relative tertutup namun tidak benar-benar tertutup). Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem lainnya.
2.3. Konsep Dasar Informasi
2.3.1. Definisi Informasi
Informasi memiliki peranan yang penting dalam organisasi ibarat darah yang mengalir didalam tubuh suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan sulit berkembang bahkan dapat menjadi mati.
Sebelum mendifinisikan informasi, penulis memaparkan definisi dari data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kesatuan nyata adalah berupa suatu objek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. Untuk pengambilan keputusan bagi manajemen, maka faktor-faktor tersebut harus diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu informasi (Ladjamudin, 2005: 8).
sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang (Mulyanto, 2009: 17).
Dari beberapa penjabaran definisi informasi diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.
2.3.2. Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak, sehingga harus diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf-huruf atau alphabet, angka-angka, bentuk-bentuk suara, sinyal-sinyal, gambar-gambar dan sebagainya (Jogiyanto, 2005). Jadi pada intinya adalah bahwa hasil dari pengolahan data adalah informasi yang sangat diperlukan oleh penerimanya. Ini dapat dilihat dari Gambar 2.2 yang dikemukakan oleh Ladjamudin, berpendapat bahwa untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan informasi (Ladjamudin, 2005). Siklus informasi atau siklus pengolahan data seperti Gambar 2.2.
Gambar 2.2. Siklus Informasi
(Sumber: Ladjamudin, 2005:11)
2.3.3. Kualitas Informasi
Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal pokok, yaitu akurasi (acuracy), relevansi (relevancy), dan tepat waktu (timeliness) (Mulyanto, 2009 : 20).
a. Akurat (accuracy)
Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
b. Tepat waktu (timeliness)
Tepat pada waktunya berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat karena informasi yang sudah using tidak memiliki nilai lagi karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan.
c. Relevansi (relevancy)
Relevan berarti informasi memiliki manfaat untuk penerimanya karena relevansi informasi untuk setiap penerima berbeda-beda.
Bruch dan Grudnitski menganalogikan kualitas informasi sebagai pilar-pilar dalam bangunan yang menentukan baik tidaknya pengambilan keputusan.
Gambar 2.3. Pilar-pilar Informasi yang Berguna
(Sumber: Jogiyanto, 2008: 38)
2.3.4. Nilai Informasi
Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya (Ladjamudin, 2005: 12).
Nilai suatu informasi didasarkan atas 10 (sepuluh) sifat, yaitu (Sutabri, 2005: 31) :
1. Mudah diperoleh
2. Luas dan lengkap
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup/ cakupan yang luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak lengkap menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik.
3. Ketelitian
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi/akurat. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan.
4. Kecocokan
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan.
5. Ketepatan waktu
6. Kejelasan
Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi.
7. Fleksibilitas/ keluwesan
Nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi. Fleksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer / pimpinan pada saat pengambilan keputusan.
8. Dapat dibuktikan
Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi bergantung pada validitas data sumber yang diolah.
9. Tidak ada prasangka
Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi. 10. Dapat diukur
Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang sempurna.
2.4. Konsep Dasar Sistem Informasi
2.4.1. Definisi Sistem Informasi
dengan menggunakan masukan, proses dan keluaran dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan dan dapat digunakan untuk membantu pengambilan keputusan yang tepat (Jeffrey L. Whitten, 2006 : 45).
Menurut James Alter (1992) dalam buku Information System: A
Management Perspective, mendefinisikan sistem informasi sebagai
kombinasi antarprosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi (Mulyanto, 2009:28).
Lebih lanjut lagi, Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan (Sutabri, 2005: 42).
Gambar 2.4. Definisi Sistem Informasi
(Sumber: Mulyanto, 2009: 30)
2.4.2. Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. Komponen-komponen tersebut adalah hardware, software, prosedur, orang,
database, jaringan komputer dan komunikasi data (Kadir, 2003):
a. Perangkat keras (hardware)
Mencakup peranti-peranti fisik seperti komputer dan printer.
b. Perangkat lunak (software) atau program
c. Prosedur
Sekumpulan aturan yang diapakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.
d. Orang
Semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi.
e. Basisdata (database)
Sekumpulan tabel, hubungan dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.
f. Jaringan komputer dan komunikasi data
Sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.
Menurut Ladjamudin (2005) ke enam komponen sistem informasi tersebut dapat diklasifikasikan menjadi tiga bagian yaitu sebagai berikut:
1. Hardware (perangkat keras) dan Software (perangkat lunak) yang berfungsi
sebagai mesin.
2. People dan Procedures yang merupakan manusia dan tatacara menggunakan
mesin.
Gambar 2.5. Komponen Sistem Informasi (Sumber: Ladjamudin, 2005)
2.5. Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen didefenisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa (McLeod,2008: 12). Sistem informasi manajemen menurut McLeod dapat menghasilakn informasi melalui dua jenis piranti lunak salah satunya piranti lunak pembuat laporan (report-writing software) yang menghasilkan laporan berkala maupun laporan khusus. Laporan berkala dikodekan dalam suatu bahasa pemrograman dan disiapkan sesuai jadwal tertentu. Sistem manajemen basis data dewasa ini memiliki fitur-fitur yang dapat dengan cepat membuat laporan sebagai respons atas permintaan akan data atau informasi tertentu.
2.5.1. Konsep Sistem Informasi Manajemen
Database yang disediakan digunakan perangkat lunak untuk menghasilkan laporan periodik. Suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi pengguna suatu komunikasi untuk
Surat adalah suatu komunikasi yang digunakan untuk menyanpaikan informasi tertulis oleh suatu pihak ke pihak lain. Surat merupakan lembaran kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organisasi untuk berbagai kepentingan. Komunikasi tetulis dengan media surat sampai saat ini masih sangat dibutuhkan dan belum tergantikan media lain.
Surat memiliki keunggulan sebagai bukti otentik yang memiliki kekuatan hukum yang sah karena surat yang asli tentunya memiliki identitas yang jelas,yaitu tanda tangan asli dan atau stempel (identitas resmi lembaga) asli.
Hal-hal khusus yang dimiliki oleh surat yaitu:
1. Penggunaan kertas (baik,bersih,ukuran ketebalannya,bergaris maupun polos).
2. Penggunaan model atau bentuk. 3. Pemakaian bahasa yang khas.
4. Pencantuman tanda tangan dan stempel organisasi. Fungi surat.
1. sebagai alat untukmenyampaikan pemberitauan, permintaan atau permohonan, buah pikiran / gagasan.
4. sebagai bukti historis. 5. sebagai pedoman kerja.
2.5.2. Jenis Surat
Jenis surat dibagi menjadi :
Jenis surat dilihat dari sisi,bentuk,isi dan bahasanya,antara lain :
1. Surat resmi / Dinas 2. Surat tidak resmi / Pribadi 3. Surat setengah Resmi
Jenis surat menurut isinya,antara lain : 1. Surat Keluarga / Pribadi
2. Surat Sosial 3. Surat Dinas
4. Surat setengah resmi 5. Surat niaga
Jenis surat menurut tujuannya,antara lain : 1. Surat perintah
2.6. Konsep Kepegawaian Negara
Pegawai merupakan kekayaan utama suatu perusahaan, karena tanpa keikutsertaan mereka, aktifitas tidak akan terjadi. Kepegawaian merupakan suatu badan yang mengurusi administrasi pegawai. Dimana keberadaan kepegawaian ini hanya lebih berfungsi pada urusan administrasi seperti pengangkatan, kepangkatan, penggajian, mutasi, pemberhentian, dan pemensiunan.
2.6.1. Definisi Pegawai
Pegawai Negeri adalah setiap Warga Negara Indonesia yang telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas-tugas dalam jabatan negeri, atau diserahi tugas Negara lainnya, dan digaji berdasarkan peraturan perundangan yang berlaku (UU No. 43 Tahun 1999 Pasal 1). Sedangkan Pegawai Negeri Sipil (PNS) adalah salah satu jenis Kepegawaian Negeri di samping Anggota TNI dan Anggota Polri (UU No 43 Th 1999).
2.7. Definisi Sistem Informasi Kepegawaian
Sistem Informasi Kepegawaian adalah suatu sistem yang terdiri dari
software dan hardware yang dirancang untuk menyimpan dan memproses
semua informasi pegawai. Data kepegawaian tersimpan secara utuh didalam suatu komputer yang dapat diakses kesemua penggunanya.
Sistem Informasi Pegawai didefinisikan sebagai Sistem Informasi terpadu, yang meliputi pendataan pegawai, pengolahan data, prosedur, dan tata kerja, sumber daya manusia, dan teknologi informasi untuk menghasilkan informasi yang cepat, lengkap, dan akurat dalam rangka mendukung administrasi kepegawaian (Gecko, 2008).
Sistem Informasi Kepegawaian mempunyai tiga keuntungan diantaranya:
1. Memungkinkan Departemen SDM berperan aktif dalam perencanaan strategis perusahaan.
2. Mengintegrasikan dan menyimpan semua informasi SDM dalam suatu database, yang sebelumnya tersimpan di beberapa local fisik yang terpisah.
2.8.Pengembangan Sistem Informasi Berorientasi Objek
2.8.1. Pengertian Pengembangan Sistem Informasi
Pengembangan sistem (sistem development) dapat berarti menyusun sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang sudah ada dengan harapan bahwa sistem yang baru dapat mengatasi sistem yang lama (Jogiyanto, 2005). Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut (Jogiyanto, 2005):
1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa ketidakberesan dalam sistem yang lama yang menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Dan juga pertumbuhan organisasi, yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru. Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data yang semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi atau pengolahan data yang baru.
informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh pihak manajemen.
3. Adanya instruksi-instruksi (directives), penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi.
Karena adanya permasalahan, kesempatan atau instruksi, maka sistem yang baru perlu dikembangkan untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang timbul, meraih kesempatan-kesempatan yang ada atau memenuhi instruksi yang diberikan.
Proses pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari mulai sistem direncanakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Ketika dalam operasinya sistem mengalami permasalahan, maka perlu dikembangkan kembali suatu cara atau tehnik yang sistematis untuk menyelesaikan permasalahan yang ada, ini disebut juga metodologi pengembangan sistem informasi. Dari beberapa metode pengembangan sistem yang digunakan, proses pengembangan sistem yang utama adalah analisis sistem, desain sistem dan implementasi sistem.
Metode yang digunakan pada penulisan skripsi ini adalah pengembangan sistem informasi berorientasi objek. Metode orientasi objek menganalogikan sistem aplikasi seperti kehidupan nyata. Sistem yang dibangun dengan teknologi objek memiliki fleksbilitas yang tinggi terhadap perubahan karena menggunakan konsep komponen yang bisa digunakan kembali. Berikut dijelaskan lebih lanjut tentang pengembangan sistem informasi berorientasi objek.
2.8.2. Pengertian Object Oriented
Object oriented atau berorientasi objek, merupakan suatu
perancangan dengan menekankan pada state, perilaku (behavior) dan interaksi objek dalam model tersebut.
Metode object oriented menganalogikan sistem aplikasi seperti kehidupan nyata yang didominasi oleh objek. Manusia adalah objek, komputer adalah objek. Objek memiliki atribut: manusia memiliki nama, pekerjaan, rumah dan lain-lain. Mobil memiliki warna, merk, sejumlah roda dan lain. Komputer memiliki kecepatan, sistem operasi dan lain-lain. Objek dapat beraksi dan bereaksi. Manusia dapat berjalan, berbicara, makan, minum; mobil dapat berjalan, mengerem; komputer dapat mengolah data, menampilkan gambar dan lain-lain.
Keunggulan teknologi objek dengan demikian adalah bahwa model yang dibuat akan sangat mendekati dunia nyata yang masalahnya akan dipecahkan oleh sistem yang dibangun. Sistem yang dibangun dengan teknologi objek memiliki fleksibilitas yang tinggi terhadap perubahan karena menggunakan konsep komponen yang bisa digunakan kembali (Hermawan, 2004).
Terdapat beberapa cara untuk menentukan karakteristik dalam pendekatan berorientasi objek, tetapi secara umum mencakup Polimorfisme,
Inheritance (Pewarisan) dan Encapsulation (Pembungkusan).
a) Polimorfisme, yaitu konsep yang menyatakan bahwa suatu fungsi
b) Inheritance, pewarisan ini pada dasarnya adalah berbagi atribut dan
operasi antarkelas berdasarkan hierarki kelas. Pewarisan akan sangat mengurangi perulangan penulisan kode dan mungkin merupakan salah satu keunggulan utama rekayasa perangkat lunak, karena memungkinan penulisan kode yang lebih sedikit tanpa mengorbankan esensi perangkat lunak secara keseluruhan.
c) Encapsulation, Pembungkusan berarti meninggalkan aspek eksternal
dari objek yang dapat diakses oleh objek lain dan memfokuskan diri pada implementasi internal suatu objek. Keuntungan pembungkusan adalah memungkinkan seseorang menggunakan (memanfaatkan fungsi-fungsi serta layanan) suatu komponen yang diciptakan dengan konsep pembungkusan tanpa mengetahui rincian implementasinya. Pemahaman dasar konsep pemodelan objek yang akan digunakan akan dijelaskan sebagai berikut:
1) Objek
Sebuah objek memiliki keadaan (state) dan perilaku (behavior).
State dari sebuah objek adalah kondisi objek tersebut atau himpunan dari
Behavior suatu objek mendefinisikan bagaimana sebuah objek
bertindak (beraksi) dan memberikan reaksi. Behavior ditentukan oleh himpunan semua atau beberapa operation yang dapat dilakukan dalam objek itu sendiri. Behavior dari sebuah objek dicerminkan oleh interface,
service dan methode dari objek tersebut.
Interface adalah pintu untuk mengakses service objek. Service
adalah fungsi yang bisa diemban objek. Methode adalah mekanisme internal objek yang mencerminkan perilaku (behavior) objek tersebut. Sebagai contoh, jika printer merupakan sebuah objek maka perilaku (behavior) atau servisnya mencetak apapun yang dia terima.
2) Kelas (Class)
Kelas (Class) adalah definisi umum (pola, template atau cetak biru) untuk himpunan objek sejenis. Kelas menetapkan spesifikasi perilaku (behaviors) dan atribut objek-objek tersebut. Class adalah absraksi dari entitas dalam dunia nyata. Objek adalah contoh dari sebuah kelas. Sebagai contoh, atribut untuk kelas binatang adalah berkaki empat dan memiliki ekor. Perilakunya adalah makan dan tidur. Contoh yang mungkin dari kelas binatang ini adalah kucing, gajah dan kuda.
3) Association dan Aggegation
Association (asosiasi) adalah hubungan antar objek yang saling
merupakan bagian dari objek lainnya. Sebagai contoh, objek tanggal dapat disusun dari objek hari, objek bulan dan objek tahun.
2.8.3. Pengembangan Sistem Berorientasi Objek
Terdapat beberapa metode strategi alternatif dalam pengembangan sistem, salah satunya adalah pengembangan model-driven (model-driven
development). pengembangan model-driven adalah sebuah startegi
pengembangan sistem yang menekankan pembuatan gambar model-model sistem untuk membantu visualisasi dan analisis masalah, mendefinisikan persyaratan bisnis dan mendesain sistem informasi (Whitten, 2007). Dalam pengembangan model-driven terdapat beberapa pemodelan, (Whitten, 2007) yaitu:
a. Pemodelan proses (process modeling) b. Pemodelan data (data modeling) c. Pemodelan objek (object modeling)
Menurut Jeffrey L. Whitten (2007), teknik analisis berorientasi objek merupakan alat terbaik yang dapat digunakan untuk sebuah proyek yang akan mengimplementasikan sistem yang menggunakan teknologi objek untuk membangun, mengelola dan merakit objek-objek menjadi aplikasi komputer yang berguna.
interaksi-interaksinya. Pemodelan objek adalah basis atau dasar dari metodologi-metodologi analisis dan desain berorientasi objek. Teknik pemodelan objek menyajikan penggunaan metodologi dan notasi diagram yang sama sekali berbeda dengan teknik lainnya (Whitten, 2007).
Terdapat beberapa kelebihan dalam penggunaan teknik permodelan berorientasi objek, di antaranya:
a. Jika terjadi perubahan pada sistem, maka hanya perlu mengubah objek dan fungsinya yang dikehendaki tanpa akan mempengaruhi objek lain yang tidak dikehendaki terjadinya perubahan. Hal ini dikarenakan setiap objek berdiri secara mandiri (Whitten, 2007). b. Jika terjadi perubahan pada sistem, maka akan lebih mudah
mengubahnya, meskipun pada sistem yang besar sekalipun (Whitten, 2004).
c. Pendekatan objek menuntun penggunaan ulang (reuse) komponen-komponen program selanjutnya (Hariyanto, 2004).
d. Perangkat lunak yang dikembangkan dengan berorientasi objek mempermudah pemeliharaan (Hariyanto, 2004).
e. Sistem berorientasi objek lebih mudah diadaptasi dan diskala menjadi sistem lebih besar karena sistem-sistem lebih besar dibuat dengan merakit subsistem-subsistem yang dapat diguna ulang (Hariyanto, 2004).
80-an d80-an awal tahun 90-80-an, digunak80-an beberapa metode berorientasi objek yang berbeda-beda. Yang paling terkenal adalah Metode Booch dari Grady Booch, Object Modeling Technique (OMT) dari James Rumbaugh dan
Object Oriented Software Engineering (OOSE) dari Ivar Jacobson.
Banyaknya metode dan teknik berorientasi objek yang ada menjadi industri pengembangan berorientasi objek membatasi kemampuan untuk memakai model-model pada proyek lain dan tim pengembang. Masalah ini dan yang lainnya mendorong dilakukannya usaha untuk mendesain bahasa pemodelan standard (Whitten, 2007).
Pada tahun 1994, Grady Booch dan James Rumbaugh sepakat bergabung untuk menggunakan metode pengembang berorientasi objek dengan tujuan membuat proses standard tunggal untuk mengembangkan sistem berorientasi objek. Ivar Jacobson bergabung pada tahun 1995 dan mereka bertiga fokus membuat bahasa pemodelan objek standard sebagai ganti dari pendekatan atau metode berorientasi objek yang sebelumnya. Berdasarkan hasil kerja mereka dihasilkanlah Unified Modeling Language (UML) versi 1.0 yang dirilis tahun 1997 (Whitten, 2007).
2.9. Metode Pengembangan Sistem Rapid Aplication Developtment
pada sebuah sistem yang pada akhirnya berkembang ke dalam sistem final (Whitten, 2007).
Sebagai respon pada kemajuan ekonomi pada umumnya, rapid application
development (RAD) atau pengembangan aplikasi cepat telah menjadi rute yang
populer untuk mengakselerasi pengembangan sistem. Gagasan-gagasan RAD adalah (Whitten, 2007):
1. Lebih aktif melibatkan para pengguna sistem dalam aktifitas analisis, desain, konstruksi.
2. Mengorganisasikan pengembangan sistem ke dalam rangkaian seminar yang intensif dan berfokus dengan para pemilik, pengguna, analis, desainer, pembangun sistem.
3. Mengakselerasi fase-fase analisis dan desain persyaratan melalui pendekatan konstruksi berulang.
4. Memperpendek waktu yang diperlukan sebelum para pengguna mulai melihat sebuah sistem yang bekerja.
2.10.Rich Picture
Rich Picture digunakan pada waktu penyeleksian sistem untuk
menyatakan secara keseluruhan dalam memahami proses dari tahapan proyek pengembangan sistem. Rich picture secara khusus mendeskripsikan masalah sistem dan sekaligus penguasaan aplikasi.
Rich picture tidak didasari pada suatu catatan khusus tetapi seharusnya
memberikan penyesuaian mengenai aspek yang dideskripsikan pada proyek (Mathiassen, 2000).
2.11.Matriks Masalah, Kesempatan, Tujuan dan Batasan (Problems,
Opportunities, Objectives and Constraints Matrix)
Analisis masalah dalam tahapan RAD menggunakan Matriks Masalah, Kesempatan, Tujuan dan Batasan, yang dijabarkan dalam dua tabel yaitu Analisis Sebab Akibat (Cause and Effect Analysis) dan tabel Tujuan-tujuan Perbaikan Sistem (System Improvement Objectives). Cause and Effect Analysis merupakan sebuah tehnik tempat masalah-masalah dipelajari untuk menentukan penyebab-penyebab dan akibat-akibatnya (Whitten, 2007).
pengguna sistem harus secara aktif berpartisipasi dalam proses analisis sebab akibat.
Setelah diberikan pemahaman akan lingkup, masalah dan kesempatan sistem, maka dapat menentukan tujuan-tujuan perbaikan sistem. Tujuan dari tugas ini adalah menentukan kriteria di mana semua perbaikan pada sistem akan diukur dan untuk mengidentifikasi semua batasan yang membatasi fleksibilitas perbaikan tersebut (Whitten, 2007).
Dalam tabel ini terdiri dari dua hal yaitu tujuan (objective) sistem, yaitu ukuran keberhasilan, sesuatu yang ingin diraih jika diberikan sumber-sumber daya yang cukup dan batasan (constraint) sistem, yaitu sesuatu yang akan membatasi fleksibilitas dalam mendefinisikan suatu solusi untuk tujuan-tujuan dan pada dasarnya batasan-batasan ini tidak dapat diubah.
2.12. Functional dan Nonfunctional Requirement
Tahapan analisis persyaratan yang menentukan persyaratan bisnis bagi sistem yang baru. Maka dalam tahapan ini digunakan functional dan
nonfunctional requirement merupakan teknik yang digunakan dalam penelitian ini
untuk mendeskripsikan persyaratan bagi pengembangan sistem usulan. Tugas dari
functional dan nonfunctional requirement ini adalah menerjemahkan
sasaran-sasaran sistem yang telah diidentifikasi pada tahapan analisis masalah ke dalam
outline persyaratan sistem yang diperlukan untuk mencapai tujuan pengembangan
Persyaratan fungsional sering diidentifikasi dalam istilah input, output, proses dan data tersimpan yang dibutuhkan untuk memenuhi sasaran peningkatan sistem. Sedangkan persyaratan nonfungsional yaitu persyaratan sistem yang menetapkan properti atau kualitas yang harus dimiliki oleh sistem. Pada persyaratan nonfungsional akan digunakan kerangka kerja PIECES merupakan alat (tools) untuk menggolongkan persyaratan sistem. PIECES merupakan singkatan untuk memudahkan mengingatnya, terdiri atas (Jogiyanto, 2005): a. Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang
baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan
response time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat
dilakukan suatu saat tertentu. Respon time adalah rata-rata waktu yang tertunda di antara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut.
b. Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang
disajikan.
c. Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.
d. Control (pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi.
e. Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi
sumber daya yang digunakan, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. f. Services (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh
sistem.
2.13. UML (Unified Modelling Language)
Pada bagian sebelumnya, telah dibahas tentang pengembangan
model-driven yang di dalamnya terdapat pemodelan berorientasi objek. Teknik
pemodelan objek menyajikan penggunaan metodologi dan notasi diagram yang sama sekali berbeda dengan teknik lainnya. UML merupakan pemodelan standard berorientasi objek yang telah dikembangkan oleh Grady Booch, James Rumbaugh dan Ivar Jacobson (Whitten, 2007).
Menurut Jeffrey L. Whitten (2007) UML merupakan satu kumpulan konvensi pemodelan yang digunakan untuk menentukan atau menggambarkan sebuah sistem software yang terkait dengan objek.
UML menawarkan diagram yang dikelompokan menjadi beberapa perspektif berbeda untuk memodelkan suatu sistem; seperti satu set cetak biru (blueprint) yang digunakan untuk membangun sebuah rumah (Whitten, 2004).
Beberapa diagram UML yang digunakan dalam pengembangan Sistem Informasi Penjadwalan ini yaitu: usecase diagram, activity diagram; class
2.13.1.Use Case Model Diagram
Use case adalah teknik untuk merekam persyaratan fungsional sebuah
sistem. Use case mendeskripsikan interaksi tipikal antara para pengguna sistem dengan sistem itu sendiri, dengan memberi sebuah narasi tentang bagaimana sistem tersebut digunakan (Fowler, 2005).
Use case diagram merupakan diagram yang menggambarkan interaksi
antara sistem dengan sistem eksternal dan pengguna Dengan kata lain, secara grafis menggambarkan siapa yang akan menggunakan sistem dan dengan cara apa pengguna mengharapkan untuk berinteraksi dengan sistem (Whitten, 2007).
Simbol-simbol yang digunakan dalam usecase diagram adalah sebagai berikut:
a. Use case
Pemodelan usecase mengidentifikasi dan menggambarkan fungsi-fungsi sistem dari sudut pandang pengguna eksternal dan dalam sebuah cara dan terminologi yang mereka pahami. Usecase merupakan urutan langkah-langkah yang secara tindakan saling terkait (scenario), baik otomatis maupun secara manual (Whitten, 2007).
b. Actor (Pelaku)
Actor merupakan segala sesuatu yang perlu berinteraksi dengan sistem
