TUGAS AKHIR
PEMANFAATAN TEKNOLOGI MODERN UNTUK SARANA PENGELOLAAN INFORMASI PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh :
RINA JULIA SIREGAR 072103074
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Penulis mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan berkah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penulisan
tugas akhir ini dengan judul : “PEMANFAATAN TEKNOLOGI MODERN
UNTUK SARANA PENGELOLAAN INFORMASI PADA BAGIAN TATA USAHA“. Salawat dan salam juga penulis sampaikan kepada Nabi Besar Muhammad SAW, beserta keluarga dan para sahabatnya, karena dengan
syafaatnyalah kita dapat keluar dari alam kegelapan ke alam yang terang
benderang, kemudian dari awal yang tidak mengetahui menjadi mengetahui.
Amin.
Pada saat melakukan penulisan tugas akhir ini penulis banyak mendapat
bantuan baik moril maupun materil, serta motivasi, pengarahan dan restu dari
semua pihak, yang tidak mungkin penulis sebutkan satu persatu, tanpa
mengurangi rasa hormat penulis terhadap yang lainnya.
Oleh karena itu penulis bersedia dengan segala senang hati menerima kritikan,
masukan, serta nasehat yang sifatnya membangun dari para pembaca demi
kebaikan dan kesempurnaan Tugas Akhir ini. Maka dalam kesempatan ini dengan
rasa kerendahan hati izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada yang terhormat :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi
2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi, selaku Ketua Program Studi D-III
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA, selaku Sekretaris Program Studi
D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Safrizal Helmi Situmorang, SE, MSi, selaku Dosen Pembimbing dalam
penyelesaian tugas akhir ini.
5. Kepada orang yang paling penulis istimewa, kagumi, dan hormati dalam
kehidupan penulis buat kedua orang tua penulis ayahanda tersayang Yunus
Anis Siregar dan ibunda tersayang Lismah. Dan buat abang rina Mhd. Azhari Srg dan kedua adek saya Sri WulanDari Srg dan Mhd. Zulhfami Srg.
6. Buat temen-temen penulis selama masa perkuliahan : Sylvi Anggraini, Wini
Silvina, Mardiyah Irfah, Irmayanti, Dinda risziyanti, Nurul fadhilah, Oce,
Azdha, Indah, Wahyu, Putri, Rere, Dila, Didar, Amel Teman-temanku
kelompok 14.
Penulis menyadari Tugas Akhir ini masih memiliki banyak kekurangan dan
jauh dari kesempurnaan. Namun harapan penulis semoga Tugas Akhir ini
bermanfaat kepada seluruh pembaca. Semoga kiranya Allah selalu memberikan
rahmat dan hidayah-Nya kepada kita semua. Amin.
Medan, Juni 2010
Penulis,
DAFTAR ISI
BAB II PROFIL INSTANSI ... 11
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 11
B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 13
C. Struktur Organisasi ... 14
D. Job Description... 17
E. Kinerja Usaha Terkini ... 21
F. Rencana Kegiatan ... 22
BAB III PEMBAHASAN... 23
A. Pengertian Teknologi Informasi………... 23
B. Peranan Teknologi Informasi Pada Dunia Pendidikakn ... 26
C. Pemanfaatan Teknologi Modern Untuk Sarana Pengelolaan Informasi Pada Bgaian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Sumatera Utara………..28
D. Tujuan Teknologi Informasi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 36
E. Dampak Kemajuan Teknologi Informasi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara………...38
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 40
A. Kesimpulan ... 40
B. Saran ... 41
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi modern, maka
mengakibatkan pola perkembangan dan kemajuan dibidang perkantoran akan
lebih baik. Kemajuan teknologi modern khususnya dibidang elektronika
membawa kemudahan dalam melaksanakn tugas-tugas perkantoran. Untuk kantor
yang memerlukan pelayanan yang cepat dan memiliki volume kerja yang cukup
banyak penggunaan sarana tersebut akan sangat membantu mempercepat proses.
Pengaruh teknologi modern, menunjukkan atau memungkinkan pemakaian
mesin-mesin serba otomatis seperti yang ada di bagian tata usaha seperti:
komputer, mesin printer dll. Salah satu akibat positif dari kemajuan dibidang
teknologi adalah dimungkinkannya pengiriman dan penyampaian informasi dapat
dilakukan dengan lebih cepat dan mudah. Kecepatan tersebut mengakibatkna pula
bahwa keputusan atau masalah-masalah yang sangay mendesak dapat segera
diselesaikan.
Dengan semakin banyaknya atau besarnya volume data yang harus
dikumpulkan, diolah, dianalisa, diinterprestasikan, disimpan dan didistribusikan
kepada pengguna, maka pada abad teknologi modern seperti sekarang ini, terbukti
bahwa penanganan informasi akan lebih efisien bila dilakukan dengan alat-alat
elektronis.
Modernnya peralatan yang diciptakan,seperti komputer tidak.
tangan atau manual ditinggalkan begitu saja. Komputer adalah rangkaian
peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis,
berdasarkan program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan
keterangan bilamana diperlukan. Ketetapan suatu komputer bekerja tergantung
pada ketetapan manusia dalam memberi umpan informasi.
Pengunaan atau penerapan teknologi komputer dalam pekerjaan pada
bagian Tata Usaha adalah merupakan tuntutan dan kewajaran yang dibutuhkan,
walaupun tanpa menghilangkan sistem tangan atau manual. Teknologi komputer,
termasuk salah satu teknologi yang berkembang dengan pesat, oleh sebab iti perlu
segera dimanfaatkan.cpenggunaan komputer dapat meningkatkan efisiensi kerja
dalam rangkakn menunjang kegiatan organisasi. Sehubungan dengan hal tersebut,
yang perlu dipersiapkan dan ditingkatkan dalam proses adaptasi ini adalah bahwa
penggunaan komputer membawa serta metoda barudalam pencatatan dan
penyimpanan informasi, yang mempengaruhi cara bagaimana informasi
dikumpulkan, dikelola, dihasilkan, dan diidstribusikan kepada yang
membutuhkannya.
Dunia perkantoran membutuhkan komputer dalam menunjang pengelolaan
informasi secara terpadu. Komputer mempengaruhi pelaksanaan kerja, secara
elektronis dapat menyimpan data apabila disajikan dalam suatu bentuk atau
format yag dapat diinterprestasikan komputer melalui wujud baca mesin. Kurang
dapat dimanfaatatkannya komputer secara maksimal dapat dikatakan sebagai
Terlihat bahwa teknologi informasi baik secara implisi dan eksplisit tidak
sekedar berupa teknologi computer, tetapi juga mencakup taknologi
telekomunikasi. Dengan kata lain, yang disebut dengan teknologi informasi
adalah gabungan antara teknologi computer dan teknologi telekomunikasi.
Teknologi komputer adalah teknologi yang berhubungan dengan computer,
termasuk peralatan – peralatan yang berhubungan dengan computer seperti printer
dan CD-Rom. Komputer adalah mesin serbaguna yang dapat dikontrol oleh
program, digunakan untuk mengolah data menjadi informasi. Program telah
menambah teknologi baru dan canggih pada sistem informasi. Program adalah
deretan instruksi yang digunakan untuk mengendalikan komputer sehingga
komputer dapat melakukan tindakan sesuai yang dikehendaki pembuatnya. Data
adalah bahan mentah bagi computer yang dapat berupa angka maupun gambar,
sedangkan informasi adalah bentuk data yang telah diolah sehingga dapat
menjadin bahan yang berguna untuk pengambilan keputusan.
Perkembangan yang pesat dari teknologi informasi merupakan akibat dari
banyak faktor, salah satu diantaranya adalah perkembangan ilmu pengetahuan dan
teknologi. Kebutuhan akan informasi dalam berbagai kegiatan manusia baik
kegiatan yang terorganisasi maupun yang tidak terorganisasi menunjukkan adanya
peningkatan. Berbagai kegiatan yang dilaksanakan sangat ditunjang oleh adanya
informasi yang terus menerus, mulai dari persiapan kegiatan sampai pada
berakhirnya kegiatan tersebut. Dengan kata lain informasi sangat dibutuhkan
mulai dari mempersiapkan kegiatan sampai pada pencapaian tujuan yang
dikacaukan dengan pengertian data dan fakta. Banyak istilah yang berhubungan
dengan teknologi informasi karena banyaknya perubahan dan tidak adanya
kesepakatan istilah yang sering digunakan. Beberapa istilah yang sering
digunakan adalah system informasi manajemen, sistem informasi manajemen
berbasis computer, teknologi informasi (TI), teknologi sistem informasi, teknologi
komputer, manajemen informasi dan sistem informasi. Sistem teknologi informasi
juga memberikan lima peran utama di dalam organisasi, yaitu untuk
meningkatkan efisiensi, efektifitas, komunikasi, kolaborasi, dan kompetitif
(Jogiyanto:2003). Efesiensi merupakan suatu ukuran keberhasilan yang dinilai
dari segi besarnya sumber atau biaya untuk mencapai hasil dari kegiatan yang
dijalankan. Efesiansi di dalam sistem teknologi informasi memiliki peran yang
bertujuan untuk menggantikan pengolahan transaksi oleh manusia dengan sistem
teknologi informasi. Peran sistem teknologi informasi yang kedua adalah
efektifitas yang memiliki arti sesuatu yang berhasil digunakan. Untuk
meningkatkan efektifitas pada sistem teknologi dapat dicapai dengan Sistem
Manajeman Informasi (Management Information System), sistem Penunjang
keputusan (Decision Support System), Sistem Pakar (Expert System), sistem
informasi Geografis (Geographic Information System), Jaringan Neural Buatan
(Artificial Neural Network), Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information
System), dan Kelompok Penunjang Keputusan (Group Support Systems).
Sistem-sistem teknologi informasi ini menyediakan informasi bagi para manajer di
organisasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan mereka dengan lebih
komunikasi dan kolaborasi. Pada sistem teknologi informasi komunikasi
bertujuan untuk mengintegrasikan pengguna dengan sistem teknologi informasi
termasuk para manajer secara elektronik. Peningkatan komunikasi dapat dicapai
dengan menggunakan email dan chat. Peningkatan kolaborasi dicapai dengan
menggunakan video conference dan teleconference. Peran kelima dari sistem
teknologi informasi adalah kompetitif yang berarti persaingan, dimana peran ini
bertujuan untuk meningkatkan daya kompetitif yang berarti persaingan, dimana
persaingan ini bertujuan untuk meningkatkan daya kompetisi. Peran ini dapat
dicapai dengan menggunakan Strategic Information System (SIS). SIS merupakan
sistem-sistem teknologi informasi dan teknologi informasi apapun di dalam
organisasi untuk mengimpletasikan strategi untuk keunggulan kompetisi.
Pemanfaatan teknologi informasi untuk mendukung kegiatan operasional suatu
organisasi baik dalam skala kecil maupun besar, berkembang menjadi kebutuhan
mendasar dalam menghadapi era globalisasi. Berbagai perangkat teknologi
informasi untuk infrastruktur, service maupun aplikasi, saat ini sangat banyak
tersedia di pasaran dalam berbagai bentuk dan fungsinya. Hal ini menyebabkan
banyaknya alternative solusi teknologi informasi yang perlu dipertimbangkan
dalam menentukan kebijakan pengembangan organisasi.
Pemanfaatan atau implementasi teknologi informasi dalam kegiatan
operasional organisasi akan memberikan dampak yang cukup signifikan bukan
hanya dari efisiensi kerja tetapi juga terhadap budaya kerja baik secara personal,
antar unit, maupun keseluruhan institusi. Dengan adanya teknologi informasi,
membuat model bisnis yang sulit ditiru oleh pesaing, karena pada dasarnya
peranan teknologi informasi bagi setiap perusahaan bersifat unik dan spesifik. Hal
tersebut disebabkan karena masing-masing organisasi atau perusahaan memiliki
strategi yang berbeda satu dengan yang lainnya. Pemanfaatan teknologi informasi
akan melibatkan semua karyawan dalam organisasi yang dioperasikan secara rutin
oleh staf administrasi dan bagian teknologi informasi. Karyawan dengan
kualifikasi tertentu baik bagian teknologi informasi maupun bagian lain perlu
dilibatkan selain untuk memberikan masukan juga untuk mempersiapkan
karyawan dalam menghadapi perubahan. Di sisi lain, diperlukan kesadaran
personal lainnya tehadap manfaat sistem bagi dirinya dan kemudahan
penggunaannya secara bertahap akan memberikan motivasi untuk menigkatkan
kemampuan mereka.
Saat ini setiap karyawan dapat menentukan pilihannya karirnya
berdasarkan skill yang dimilikinya. Keadaan ini memacu setiap individu untuk
mengembangkan potensi dirinya dengan harapan mendapatkan jenjang karir yang
lebih tinggi. Pilihan yang efektif dan efisien juga tedapat pada pemanfaatan
teknologi teknologi informasi, yang biasanya telah dimiliki kantor-kantor
pemerintahan maupan swasta. Maka, kinerja pegawai sebagai sumber daya
manusia memiliki peran penting dalam pencapaian kinerja perusahaan. Dalam
peningkatan kompetisi yang efektif, organisasi memerlukan terlabih dahulu model
kompetensinya. Model kompetensi dibangun dengan merujuk pada apa yang ingin
diperlukan oleh setiap jabatan organisasi di dalam organisasi agar tujuan
organisasi secara keseluruhan dapat tercapai.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mengemban visi
menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu
memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global menjadi salah satu alasan
pentingnya pemanfaatan teknologi informasi dalam peningkatan kompetensi dan
kinerja pegawai untuk meningkatkan efesiensi waktu dan mendukung kegiatan
operasional. Dengan kecanggihan zaman dan pemanfaatan teknologi informasi
dalam era globalisasi ini sangat mendukung efisiensi untuk kegiatan administratif
serta operasionalnya dan diharapkan dapat mengembangkan sumber daya manusia
(SDM) yang lebih kreatif dan kompetitif untuk kemajuan organisasi sehingga
mendorong penulis memilih judul “PEMANFAATAN TEKNOLOGI
MODERN UNTUK SARANA PENGELOLAAN INFORMASI PADA BAGIAN TATA USAHA”.
B. Perumusan Masalah
Adapun alasan penulis dalam memaparkan implementasi teknologi
informasi adalah bahwa pemanfaatannya akan sangat membantu efesiensi
pekerjaan bagi seluruh pegawai dan peningkatan kompetensi dalam jenjang karir
setiap pegawai, sehingga permasalahannya yang akan dibahas dalam penulisan
tugas akhir adalah “ Bagaimana Pemanfaatan Teknologi Informasi pada Bagian
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui Pemanfaatan teknologi
informasi pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah :
1. Bagi Penulis
a) Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara
teoritis maupu n aplikasi.
b) Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek
yang sama.
c) Agar penulis lebih memahami pemanfaatan teknologi informasi untuk
peningkatan kompetensi pegawai.
2. Bagi Instansi.
a) Sebagai masukan untuk meningkatkan pemanfaatan teknologi informasi
untuk membantu efesiensi pekerjaan pada bagian Tata Usaha Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sesuai dengan hasil dan analisa
penulis untuk bahan kepentingan Tugas Akhir ini.
3. Bagi Peneliti yang Akan Datang
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini
dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini :
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN MINGGU KE
I II III
1 Persiapan
2 Pengumpulan
Data
3 Penulisan
Laporan
F. Sistematika Penulisan
Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan
terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4)
bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap
penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar
penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya
BAB 1 : PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan
penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal
survey/observasi dan sistematika penulisan.
BAB 2 : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi,
struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini
dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB 3 : PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian,
fungsi, tujuan dan manfaat teknologi informasi pada bagian Tata Usaha
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB 4 : PENUTUP
Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian
terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data
dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan
yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dimasa
BAB II
PROFIL PERGURUAN TINGGI A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di
luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan
tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda
Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota
Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap
memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan
bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan
penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas
Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).
Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari
Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka
memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan
Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang
diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam
lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku
surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No
0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi
No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu
Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangka n Program Diploma-III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas
Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar
dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
Berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang
bertaraf nasional dn internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap
perkembangan/ perubahan.
B. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan
Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang
dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan
tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai tahu
akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan
sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan
tanggung jawab akan lancar hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya.
Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat
diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui
kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian
kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran
tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat
D. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha
dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :
1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
fakultas.
f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/
pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas.
2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan
pertanggung jawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang
telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
c. Melakukan urusan mutasi pegawai.
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan
jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan
lingkungan.
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi dan misi yang harus
dijalankan sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu untuk
mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas
dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan
kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap
mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya
bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat,
serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,
kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan
Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’
Mi’raj,Dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan
norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan
Yang maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
b. Perkuliahan semester genap/ganjil.
c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil.
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Tekhnologi Informasi
Teknologi informasi (information technology) biasa disebut TI, IT, atau
infotech. Berbagai definisi tentang informasi diberikan dengan maksud dapat
memberikan gambaran lebih lanjut tentang teknologi informasi.
Berbagai definisi teknologi informasi:
1. Menurut Haag dan Keen (1996) Teknologi informsi adalah seperangkat
alat yang membantu anda bekerja dengan informasi dan melakukan
tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi.
2. Menurut Martin (1999) Teknologi informasi tidak hanya terbatas pada
teknologi komputer (perangkat keras atau perangkat lunak) yang
digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga
mencakup teknologi informasi untuk mengirimkan informasi.
3. Menurut Williams san Sawyer (2003) Teknologi informasi adalah
teknologi yang menggunakan komputasi (komputer) dengan jalur
komunikasi berkecepatan tinggi yang membawa data, suara, dan video.
Dari definisi diatas terlihat bahwa teknologi informasi baik secara implisit
maupun eksplisit tidak sekedar berupa teknologi komputer, tetapi juga mencakup
teknologi telekomunikasi. Dengan kata lain, yang disebut teknologi informasi
Penjelasan atas dua teknologi yang mendasari teknologi informasi adalah
sebagi berikut.
a. Teknologi komputer
Teknologi komputer adalah teknologi yang berhubungan dengan
komputer, termasuk peralatan-peralatan yang berhubungan dengan
komputer seperti printer, pembaca sidik jari, dan bahkan CD-ROM.
Komputer adalah mesin serbaguna yang dapat dikontrol oleh program,
digunakan untuk mengolah data menjadi informasi. Program adalah
deretan instruksi yang digunakan untuk mengendalikan komputer
sehingga komputer dapat melakukan teindakan sesuai yang dikehendaki
pembuatnya. Data adalah bahan mentah bagi komputer yang dapat berupa
angka maupun gambar, sedangkan informasi adalah bentuk data yang
telah diolah sehinnga dapat menjadi bahan yang berguna untuk
pengambilan keputusan.
b. Teknologi komunikasi
Teknologi komunikasi atau biasa juga disebut teknologi komunikasi
adalah teknologi yang berhubungan dengan komunikasi jarak jauh.
Termasuk dalam kategori teknologi ini adalah telepon, radio, dan televisi.
Perlu diperhatikan bahwa komputer tidak harus berupa seperti PC yang
anda jumpai dirumah atau kantor, tetapi juga bisa berupa
peralatan-peralatan yang lain seperti mesin pembuat kopi, oven mikro gelombang
Peralatan-peralatan seperti itu pada masa kini bergantung pada komputer dalam
bentuk cip (chip) yang disebut mikroprosesor.
Mengingat keadaan seperti ini, banyak yang berpendapat bahwa istilah
komputer kurang tepat. Komputer tidak sekedar untuk melaksanakan
komputerisasi seperti yang tersirat pada namanya. Sebagaimana dikatakan oleh
Jhon Von Neuman, pelopor teknologi komputer, bahwa yang disebut komputer itu
seharusnya tidak namakan seperti itu, tetapi lebih tepat kalau dipanggil ‘mesin
serbaguna’ (Williams dan Swyer, 2003)
Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) mencakup dua aspek, yaitu
Teknologi Informasi dan Teknologi Komunikasi. Teknologi Informasi, meliput i
segala hal yang berkaitan dengan proses, penggunaan sebagai alat bantu,
manipulasi, dan pengelolaan informasi. Teknologi Komunikasi merupakan segala
hal yang berkaitan dengan penggunaan alat bantu untuk memproses dan
mentransfer data dari perangkat yang satu ke lainnya. Karena itu, Teknologi
Informasi dan Teknologi Komunikasi adalah suatu padanan yang tidak
terpisahkan yang mengandung pengertian luas tentang segala kegiatan yang
terkait dengan pemrosesan, manipulasi, pengelolaan, dan transfer/pemindahan
informasi antar media. Dari pembahasan diatas tersirat bahwa teknologi informasi
tidak harus secara spesifik berupa komputer yang terhubung ke komputer lain
malalui alat komunikasi, tetapi juga dapat berupa peranti seperti ponsel ataupun
peralatan elektronika lain yang berhubungan dengan penyajian informasi
(misalnya televisi). Hal yang terpenting adalah bahwa teknologi informasi itu
B. Peranan Teknologi Informasi Pada Dunia Pendidikan
Teknologi informasi dan komunikasi dalam hal ini khususnya internet telah
banyak digunakan sebagai simber informasi dalam dunia pendididkan Saat ini
komputer bukan lagi merupakan barang mewah, alat ini sudah digunakan di
berbagai bidang pekerjaan seperti halnya pada bidang pendidikan. Pada awalnya
komputer dimanfaatkan di sekolah sebagai penunjang kelancaran pekerjaan
bidang administrasi dengan memanfaatkan software Microsoft word, excel dan
access.
Dengan masuknya materi Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam
kurikulum baru, maka peranan komputer sebagai salah satu komponen utama
dalam TIK mempunyai posisi yang sangat penting sebagai salah satu media
pembelajaran. Teknologi informasi juga dapat melahirkan fitur-fitur baru dalam
dunia pendidikan pada zaman sekarang. Sistem pengajaran berbasis multimedia
(teknologi yang melibatkan teks, gambar, suara, dan video) dapat menyajikan
materi yang lebih menarik, tidak monoton, dan memudahkan penyampaian. Murid
dan mahasiswa dapat mempelajari materi tertentu sacara mandiri dengan
menggunakan komputer yang dilengkapi dengan program berbasis multimedia.
Kini telah banyak perangkat lunak yang tergolong sebagai edutainment yang
merupakan perpaduan antara pendidikan (education) dan hiburan (entertaiment).
Pada dunia pendidikan di Indonesia, komputer sudah diperkenalkan dan
digunakan di sekolah-sekolah mulai dari pendidikan dasar hingga perguruan
Teknologi informasi mempunyai kemudahan bagi mahasiswa dalam
mencari dan menyediakan bahan-bahan pembelajaran juga bisa didapatkan,
misalnya dengan adanya konsep perpustakaan elektronik (e-library) atau buku
elektronik (e-book). Ditambah lagi dengan adanya internet dimungkinkan untuk
mencari koleksi perpustakaan berupa buku-buku, modul, jurnal, makalah,
majalah, surat kabar, dan lain sebagainya. Universitas Sumatera Utara telah
menerapkan pembelajarannya melalu
buku-buku atau modul yang disajikan secara menarik baik dalam bentuk teks atau
dimungkinkan untuk setiap mahasiswanya berkomunikasi dengan
berinteraksi langsung.
Pesatnya Perkembangan Teknologi Informasi, khususnya internet,
memungkinkan pengembangan layanan informasi yang lebih baik dalam suatu
institusi pendidikan. Dilingkungan perguruan tinggi, pemanfaatan Teknologi
Informasi lainnya yaitu diwujudkan dalam suatu sistem yang disebut electronic
university. Pengembangan Universitas bertujuan untuk mendukung
penyelenggaraan pendidikan, sehingga perguruan tinggi dapat menyediakan
layanan informasi yang lebih baik kepada komunitasnya, baik didalam maupun
diluar perguruan tinggi tersebut melalui internet. Layanan pendidikan lain yang
bisa dilaksanakan melalui sarana internet yaitu dengan menyediakan materi kuliah
secara online dan materi kuliah tersebut dapat diakses oleh siapa saja yang
Sistem informasi yang diterapkan pun bervariasi sesuai dengan kebutuhan
masing-masing organisasi.
C. Pemanfaatan Teknologi Modern Untuk Sarana Pengelolaan Informasi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan sivitas akademik serta melaksanakan urusan tata usaha fakultas.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang merupakan instansi
pemerintah tentulah mempunyai bagian/unit tata usaha. Agar tercapainya
optimalisasi tata kerja instansi diperlukan teknologi modern untuk sarana
pengelolaan informasi, sehingga tata usaha dapat berjalan sesuai dengan fungsi
dan tugasnya. Adapun rincian tugas bagian tata usaha Fakultas Ekonomi adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT.
2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaasn dan alumni,
kepegawaian, dan perlengkapan.
4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
fakultas.
6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
7. Melaksanakan urusan kemahasiswaasn dan hubungan alumni fakultas.
8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
10. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas.
11. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas.
Dalam menjalankan kegiatan ketatausahaan diperlukan barang-barang
pendukung pekerjaan, agar efektifitas kerja dapat terlaksana. Begitu pula pada tata
usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, diperlukan peralatan
penunjang kerja, agar pekerjaan yang dilakukan tata usaha dapat berjalan lancar.
Peralatan dan perlengkapan kantor tata usaha disesuaikan dengan pekerjaan
kualitas pegawai yang mengerjakan, metode dan prosedur yang dipergunakan
dalam pekerjaan. Pimpinan tata usaha juga pandai memilih yang terbaik, karena
fasih harus yang cukup memadai akan memberikan efisiensi yang bisa bagi kantor
itu sendiri. Peralatan dan perlengkapan kantor sangat dibutuhkan dalam
pelaksanaan pekerjaan tata usaha agar berjalan dengan lancar. Untuk menjadikan
seyogyanya kita harus menyadari hubungan antara manusia dan teknologi itu
sendiri.
Bila bagian tata usaha tidak dilengkapi dengan peralatan dan perlengkapan
yang memadai, mugkin saja bagian tata usaha akan menghadapi hambatan dalam
pelaksanaan tugasnya. Selain itu, pekerjaan yang dibantu peralatan dan
perlengkapan kantor dalam pengerjaannya akan tampak baik, bermutu, dan
professional. Bila standar peralatan dan perlengkapan tata usaha disebut dapat
dipenuhi pada setiap meja, maka akan dapat dihindari terjadinya peminjaman
alat tata usaha antara pegawai yang lainnya karena bila terjadi peminjaman
alat-alat tersebut maka akan mengakibatkan terjadi gangguan pada pegawai yang
meminjamkan alat tersebut. Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi kerja
dari pegawai tersebut, karena itu harus meminta kembali alat-alat tata usaha yang
dipinjam pegawai lain, ini berarti pemborosan dari segi waktu.
Tetapi apabila setiap meja terutama meja di bagian tata usaha tersedia
lengkap semua, maka setiap pegawai kantor tersebut akan dapat bekerja dengan
tenang dan tidak terganggu. Beberapa peralatan modern yang ada dan digunakan
dalam kegiatan tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara
lain :
a) Komputer
b) Printer
c) Faximilie
Namun terkadang penggunaan teknologi modern ini belum digunakan
secara optimal, disebakan karena pegawai dan karyawan yang bekerja pada bagian
Tata usaha masih kurang memahami cara penggunaannya. Selain juga karena
kurangnya pemahaman akan penggunaan peralatan tersebut, peralatan yang
digunakanpun masih sering ada kerusakan sehingga menyebabkan pekerjaan tidak
dapat dilakukan dengan baik.
Adapun sistem yang terdapat dan biasa digunakan oleh bagian Tata Usaha
Fakultas Ekonomi USU adalah:
1. Sistem Informasi Akademik
Dalam sistem ini, informasi yang disediakan oleh perguruan tinggi anatra
lain:
a. Registrasi mahasisiwa baru
Sistem informasi dapat mencetak kartu mahasiswa secara
langsung. Selain itu, juga dihasilkan laporan yaitu data induk
mahasiswa, daftar mahasiswa, rekap mahasiswa per fakultas per
jurusan dan daftar mahasiswa baru per jurusan.
b. Registrasi mahasiswa lama
Demikian juga sistem informasi dapat langsung mencetak kartu
mahasiswa per fakultas per jurusan, daftar SPP dan pratikum
mahasiswa dan terakhir rekap mahasiswa yang cuti dan pindah.
c. Penyelenggaraan Akademik
Informasi yang dihasilkan masih dibedakan untuk tiga kelompok.
Untuk, informasi yang dibutuhakn antara lain jadwal kuliah, daftar
hadir kuliah, daftar hadir ujian, kartu kemajuan studi dan transkip.
Kemudian, untuk dosen disediakan informasi berupa jadwal kuliah,
daftar serta kuliah, daftar hadir dosen, daftar isiian nilai dari daftar
prestasi nilai akademik. Terakhir, yaitu fakultas, membutuhkan
informasi mengenai daftar mahasiswa, daftar dosen, daftra mata
kuliah, daftar prestasi mahasiswa, sejarah kemajuan studi dan sejarah
prestasi.
d. Lulusan/ Alumni
Informasi yang dihasilkan antara lain transkip akademik.
Sementara itu untuk kebutuhan manajemen perguruan tinggi dapat
disediakan daftar lululsan dan rekap penyelesaian studi.
e. Pembinaan kurikulum
Informasi yang dapat disediakan baik itu mahasiswa, dosen
maupun universitas adalah daftar kuliah.
2. Sistem Informasi Sarana dan Prasarana
Ada dua kelompok informasi yang bisa ditemukan dalam sistem ini
disetiap perguruan tinggi yaitu buku induk(identitas dan pengelolahan).
Dalam kelompok informasi pengelolahan, mahasiswa dan dosen
mendapatkan jadwal kuliah.
Informasi yang dapat disediakan antara lain:
a. Untuk kebutuhan menejemen Universitas:
2) Daftar kapasitas uang kuliah
3) Daftar ruang dosen
4) Daftar ruang perpustakaan
5) Daftar ruang laboratorium
6) Rekap jumlah barang inventaris dan non-inventarisasi
7) Rekap jumlah ruang per fakultas
8) Rekap jumlah ruang Laboratorium per fakultas
9) Rekap ruang perpustakaan per fakultas
3. Sistem Informasi Ketenagaan / Kepegawaian
Dalam system infomasi ini, ada dua kelompok informasi, yaitu data induk
dan pengelolaan. Informasi yang dapat disediakan untuk memenuhi
kebutuhan manajemen universitas adalah:
a. daftar urut kepangkatan
b. daftar pegawai calon naik golongan
c. rekap pegawai menurut jenjang pendidikan
d. rekap pegawai menurut golongan
e. daftar pegawai calon pension
f. daftar gaji
g. daftar gaji pegawai
Adapun informasi yang dibutuhkan oleh direktorat jenderal adalah rekap
pegawai menurut jenjang pendidikan dan daftar pegawai calon pensiun.
Kegiatan unit kerja ini anatara lain menyelenggarakan KKN(kuliah kerja
nyata) bagi mahasiswa. Informasi yang dapat disediakan anatara lain :
a. Daftar nilai untuk mahasiswa dan jadwal bimbingan serta daftar
bobot kredit bimbingan untuk dosen.
b. Bagi manajemen perguruan tinggi dapat disediakan daftar judul
pengabdian, rekap kegiatan pengbdian per fakultas dan asal dana,
rekap kegiatan pengabdian per jenis kegiatan dan lokasi, serta
rekap pengabdian per jenis kegiatan dan bidang ilmu.
5. Sistem Informasi Kemahasiswaan dan Alumni
Sistem kemahsiswaan dan alumni terdiri dari empat modul, yaitu kegiatan
kemahasiswaan, kesejahteraan mahasiswa, kelembagaan mahasiswa dan
informasi khusus, dan lulusan. Dengan demikian, informasi yang
disediakan oleh perguruan tinggi antara lain :
a. Laporan aktifitas kegiatan
b. Daftar penyeleasaian kegiatan
c. Rekapitulasi aktifitas kegiatan
d. Daftar fungsionaris kegiatan
e. Daftar mahasiswa dan aktifitasnya
f. Laporan aktifitas lembaga mahasiswa
g. Rekapitulasi aktifitas lembaga
h. Daftar fungsionaris lembaga
i. Daftar informasi khusus
k. Rekapitulasi informasi khusus
l. Daftar pengurus dan fasilitas asrama
m. Daftar calon/penerimaan beasiswa per jenis beasiswa
n. Rekapitulasi calon/penerimaan beasiswa per fakultas
o. Laporan kemajuan IPK penerimaan beasiswa
p. Daftar perincian dana ID
q. Daftra penerimaan dana/asuransi
r. Daftar jumlah anggota koperasi mahasiswa
s. Daftar pengurus koperasi mahasiswa
t. Daftar instansi lulusan.
6. Sistem Informasi Perpustakaan
Subsitem perpustakan, terdiri dari atas tiga kegiatan, yaitu
inisialisasi buku, keangggotan dan pelayanan perpustakan. Informasi yang
dapat sediakan oleh perguruan tinggi antara lain adalah :
a. Pencetakan katalog bahan pustaka
b. Rekapitulasi bahan pustaka per jenis penerbitan
c. Rekapitulasi pengujung dan peminjam per fakultas
d. Rekapitulasi bahan pustaka yang dipinjam
e. Peminjam yamg terlambat mengembalikan bahan pustaka
7. Sistem Informasi Keuangan
Sistem informasi keuanagan, terdiri dari :
a. Anggaaran
c. SPJ , SPP, dan SPM
d. Pengkajian
Dengan demikan, informasi yang dapat disediakan adalah
a) Anggaran belanja per tahun
b) Kegiatan anggaran belanja
c) Daftar surat perintah membayar
d) Daftar surat pertanggung jawaban
e) Rekapitulasi realisasi daftar perincian kegiatan bidang-bidang
f) Rekapitulasi anggaran rutin per unit kerja
g) Rekapitulasi anggaran pembangunan per unit kerja
h) Rekapitulasi SPP per unit kerja
i) Rekapitulasi anggaran rutin per fungsi
j) Rekapitulasi anggaran pembangunan per fungsi
k) Rekapitulasi anggaran DRK per fungsi
l) Rekapitulasi perolehan SPP per semester
m) Daftar gaji pegawai
D. Tujuan Teknologi Informasi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU
Tujuan Teknologi Informasi dan Komunikasi Pada Bagian Fakultas
Ekonomi USU yaitu agar para pegawai dapat dan terbiasa menggunakan
perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat dan optimal untuk
mendapatkan dan memproses informasi dalam kegiatan tata usaha, bekerja, dan
imaginatif, mengembangkan kemampuan eksplorasi mandiri, dan mudah
beradaptasi dengan perkembangan baru di lingkungannya Melalui pemanfaatan
Teknologi Informasi dan Komunikasi diharapkan pegawai dapat terlibat pada
perubahan pesat dalam kehidupan yang mengalami penambahan dan perubahan
dalam penggunaan beragam produk teknologi informasi dan komunikasi. Pegawai
menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk mencari,
mengeksplorasi, menganalisis, dan saling tukar informasi secara efisien dan
efektif. Dengan menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi, pegawai
akan dengan cepat mendapatkan ide dan pengalaman dari berbagai kalangan.
Penambahan kemampuan pegawai karena penggunaan Teknologi Informasi dan
Komunikasi akan mengembangkan sikap inisiatif dan kemampuan belajar
mandiri, sehingga pegawai dapat memutuskan dan mempertimbangkan sendiri
kapan dan dimana penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat
dan optimal, termasuk apa implikasinya saat ini dan dimasa yang akan datang.
Secara khusus, tujuan memanfaatkan Teknologi Informasi dan Komunikasi adalah
:
1. Menyadarkan pegawai akan potensi perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang terus berubah sehingga pegawai dapat termotivasi untuk
mengevaluasi dan mempelajari Teknologi Informasi dan Komunikasi.
2. Memotivasi kemampuan pegawai untuk bisa beradaptasi dan
sehingga pegawai bisa melaksanakan dan menjalani aktifitas kehidupan
sehari-hari secara mandiri.
3. Mengembangkan kompetensi pegawai dalam menggunakan Teknologi
Informasi dan Komunikasi untuk mendukung kegiatan belajar dan bekerja.
4. Mengembangkan kemampuan berbasis Teknologi Informasi dan
Komunikasi, sehingga proses tata usaha dapat lebih optimal.
E. Dampak Kemajuan Teknologi Informasi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Dampak dari Kemajuan Teknologi Informasi pada bagian Tata Usaha
Fakultas Ekonomi USU Sebagai contoh misalnya tentang potret sebuah
Universitas yang telah dilengkapi dengan peralatan/ fasilitas penyajian media.
Para pegawai juga dilatih tentang cara-cara merancang dan mengembangkan suatu
pekerjaan ke dalam media tertentu, seperti computer. Selanjutnya, melakukan
pemanfaatan teknologi modern dalam kegiatan setiap pekerjaan di fakultas.
Dalam konteks kegiatan pekerjaan yang demikian ini, seorang pegawai dapat
menghemat sebagian dari waktu (lebih efisien) yang disediakan untuk kegiatan
pekerjaan di samping menghemat energi dalam melaksanakan suatu pekerjan
Manakala pegawai telah mengelola kegiatan pekerjaannya dengan
menggunakan jenis Teknologi Informasi tertentu seperti komputer, maka
setidak-tidaknya pegawai mamperlihatkan bahwa dirinya sudah mulai memahami makna
Tidak hanya sekedar memahami tetapi pegawai juga telah mulai menerapkan
pemanfaatan Teknologi Informasi dalam membelajarkan para mahasiswanya.
Dari beberapa sampel potret kegiatan tata usaha yang telah dikemukakan
di atas, ada makna penting yang dapat ditarik, yaitu:
1. Pegawai lebih efisien dalam mengelola kegiatan tata usaha
2. pegawai lebih aktif bekerja mengerjakan kegiatan tata usaha sehingga
kegiatan kerja menjadi lebih menarik dan tidak membosankan
Perubahan kemajuan Teknologi Informasi ini melanda semua aspek
kehidupan manusia, termasuk pendidikan/ pembelajaran. Pendapat Rosenberg
(2001) sebagaimana dikutip oleh Muhammad Surya mengemukakan bahwa
pergeseran paradigma dalam proses pembelajaran adalah :
a. Dari pelatihan ke penampilan
b. Dari ruang kelas ke di mana dan kapan saja,
c. Dari kertas ke “online” atau saluran
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan dan penerapan di atas, maka penulis mengambil
beberapa kesimpulan :
1. Adapun beberapa peranan pokok tata usaha pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara, antara lain :
a. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif fakultas.
b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk
membuat keputusan/melakukan tindakan yang cepat terhadap suatu
permasalahan yang terjadi.
c. Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu
keseluruhan.
2. Tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai
peranan yang sangat penting maka dari itu sangat diperlukan sekali
fasilitas yang berteknologi modern demi kelancaran pelaksanaan pekerjaan
secara efisien dan efektif. Karena bagian tata usaha merupakan pusat
informasi bagi fakultas.
3. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan tata usaha Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara antara lain : pengolahan data, korespondensi,
pengelolaan arsip, melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di
lingkungan fakultas, pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan
B. Saran
Penulis mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi
tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :
1. Dengan mengingat pentingnya Pemanfaatan Teknologi Informasi pada
bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka
sebaiknya fasilitas yang digunakan sebaiknya berteknologi tinggi agar
pelaksanaan kegiatan ketatausahaan dapat dilakukan dengan baik dan
benar, agar efektifitas kerja dapat dicapai secara efektif dan mudah.
Melihat pentingnya peralatan penunjang kerja, maka sebaiknya peralatan
kerja setiap bidang/karyawan dapat terpenuhi, agar efektifitas kerja dan
efisiensi waktu tidak terganggu.
2. Karena tata usaha merupakan satu kesatuan pekerjaan yang melibatkan
semua bidang secara umum, maka sebaiknya koordinasi setiap bidang
terpelihara dengan baik, sehingga setiap bidang dapat bekerja sesuai
dengan tugasnya masing-masing, agar kinerja Fakultas Ekonomi secara
DAFTAR PUSTAKA
Abudul Kadir, Terra Ch. Triwahyuni . 2003. Pengenalan Teknologi Informasi, Yogyakarta : Andi.
Ike Janite Dewi. 2005. Integrasi Teknologi Informasi dengan Strategi. Cetakan I. Yogyakarta : Amara Books.
Paulus, Andi Khrisbianto, Erwin Budi Setiawan. 2005. Sistem Informasi. Cetakan II. Bandung : Informatika Bandung.
Sedermayanti. 2001. Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen
