BAB III
GAMBARAN UMUM APOTEK SAMIREJO FARMA
A. Waktu dan Tempat
Praktik Kerja Lapangan dilakukan di Apotek Samirejo Farma di Jl. Delanggu – Polanharjo No. 41 Rejosari, Sabrang, Delanggu, Klaten. Praktek dilakukan pada 25 Juli – 29 Agustus, yang dibagi menjadi dua shift, yaitu :
Shift pagi : pukul 08.00 – 14.00 WIB
Shift siang : pukul 14.00 – 20.00 WIB
B. Sejarah dan Latar Belakang
Apotek Samirejo Farma terletak di Jl. Delanggu-Polanharjo No. 41 Rejosari, Sabrang, Delanggu, Klaten. Apotek ini berdiri di bawah naungan PT. PRABAWATAMA INDONESIA. Apotek Samirejo Farma berdiri pada tanggal 01 Agustus 2006 atas prakarsa Pemilik Sarana Apotek (PSA) dr. Muhammad Husein Prabawa. Pada awalnya didirikan sebuah praktek umum dr. Muhammad Husein Prabawa dimana kebutuhan obat-obatnya berasal dari apotek-apotek terdekat, kemudian berkembang menjadi Poliklinik dan Rumah bersalin Rejosar Husada sehingga kebutuhan obat semakin bertambah banyak. Untuk memudahkan penyediaan obat maka didirikanlah Apotek Samirejo Farma yang berfungsi untuk memenuhi kebutuhan obat-obatan dan alat-alat kesehatandari Poliklinik dan Rumah Bersalin Rejosari Husada dengan Apoteker Pengelola Apotek (APA) adalah Ibu Yuni Lianawati, S.Farm., Apt. Kemudian ditahun 2013 PT. PRABAWATAMA INDONEISA menaungi Apotek Samirejo Farma, Poliklinik dan Rumah Bersalin Rejosari Husada dan RH Skin Care.
C. Stuktur Organisasi
Apotek Samirejo Farma masih berada di bawah naungan PT. PRABAWATAMA INDONESIA dengan dr. Ika Puspitasari sebagai direkturnya dan dr. Muhammad Husein Prabawa sebagai komisarisnya. Selain menaungi Apotek Samirejo Farma, PT ini juga menaungi Rumah Bersalin, Poliklinik Pratama Rejosari Husada dan RH Skin Care.
Apotek Samirejo Farma sendiri mempunyai stuktur organisasi agar dalam pelayanan kesehatan lebih maksimal
E. Standar Prosedur Kerja
1. Penerimaan Resep a. Cek keabsahan resep.
b. Cek kelaziman dosis dan pemakaian obat.
c. Tanyakan nama pasien jika kurang jelas, dan tanyakan umur bila perlu. 2. Menghitung Harga Obat
a. Obat bukan racikan: kasir dapat langsung menghitung.
b. Obat racikan: Tenaga Teknis Kefarmasian/ Apoteker menentukan jumlah obat yang diperlukan kemudian kasir menghitung harga.
3. Tenaga Teknis Kefarmasian bagian peracikan menyiapkan obat, mencocokkan dengan resep, memasukkan obat dalam pengemas dan menulis etiket.
4. Apoteker/ Tenaga Teknis Kefarmasian menyerahkan obat kepada paien, menjelaskan aturan pakai dan menanyakan alamat/ nomor telepon pasien dan mencatat pada lembar resep.
F. Sistem Pengelolaan Obat
1. Perencanaan
Perencanaan pengadaan obat di Apotek Samirejo Faema didasarkan pada pertimbangan pola penyakit (penyakit yang diderita masyarakat sekitar pada saat itu) dan melihat stok obat yang menipis/ habis dengan melihat sistem data base komputer.
2. Pengadaan Barang
Kegiatan pengadaan barang obat-obatan, alat kesehatan, alat kontrasepsi, dan alat pelengkap lainnya dilakukan dengan memesan ke PBF sesuai dengan Surat Pesanan. Surat Pesanan ditandatangani oleh APA (Apoteker Pengelola Apotek) dan dibuat tiga rangkap, satu untuk PBF dan lainnya untuk arsip.
Proses pengadaan barang di Apotek Samirejo Farma dilakukan dengan langkah sebagai berikut :
a. Persiapan
Melakukan pengumpulan data-data obat yang akan dipesan, ini didapatkan dari bagian gudang maupun peracikan termasuk obat-obat baru yang akan dibeli. b. Pemesanan
dilampirkan sesuai dengan yang dipesan dan harus dilampirkan dengan faktur pada waktu pengiriman barang.
Surat Pesanan ada empat macam :
1. Surat Pesanan untuk Obat Keras, Obat Bebas Terbatas, Obat Bebas 2. Surat Pesanan untuk Psikotropik
3. Surat Pesanan untuk Narkotik 4. Surat Pesanan untuk Obat
c. Penerimaan
Penerimaan barang dilakukan oleh petugas apotek, petugas apotek harus mencocokkan barang / obat yang diterima dengan faktur dan surat pesanan dari apotek. Dilakukan pula pemeriksaan jumlah barang yang diterima, jumlah merk barang/obat, harga satuan, discount, dan perhitungannya sudah benar atau belum. Apabila barang yang diterima sudah sesuai dengan faktur kemudian ditandatangani oleh petugas apotek yang menerima barang disertai nama terang dan cap apotek.
d. Penyimpanan
Penyimpanan obat dan perbekalan farmasi obat diapotek dilakukan sesuai dengan indikasi obat untuk OWA (Obat Wajib Apotek) yang paten sedangkan untuk OWA yang generik disesuaikan dengan abjad. Pengeluaran barang dari gudang dengan system FIFO (First In First Out) dan FEFO .
Tujuan penyimpanan barang adalah supaya barang aman, mudah diawasi , menjaga stabilitas obat dan menjamin kelancaran pelayanan. Ruang penyimpanan harus betul-betul diperhatikan dari segi keamanannya, tidak terkena sinar matahari langsung, sejuk kering, dan tidak bocor. Kegiatan penyimpanan barang dilakukan oleh petugas, barang yang datang dicek keadaan fisik, tanggal ED, jumlah sesuai dengan surat pesanan.
Kartu stock berfungsi untuk mencatat barang masuk dan keluar, tanggal kadaluarsa, no. batch dan sisa barang di apotek. Setiap satu tahun sekali dilakukan stock opname barang/obat untuk mengetahui fisik barang apakah cocok dengan saldo barang pada kartu stock.
e. Pencatatan
anggaran yang ditetapkan atau tidak. Faktur-faktur ini kemudian dimasukkan dalam map sesuai dengan PBFnya dan menunggu jatuh tempo untuk dilunasi. f. Pembayaran
Bila sudah jatuh tempo maka tiap faktur dikelompokkan per debitur atau PBF masing-masing dibuatkan bukti kas keluar atau cek maupun giro. Apabila sudah dibayar baik dengan uang, giro maupun cek, maka faktur yang asli dari supplier diminta oleh apotek untuk arsip dan pembukuan tahunan.
3. Penjualan
Penjualan obat bebas (HV) atau tanpa resep dokter dilakukan pada obat-obatan yang termasuk dalam daftar obat bebas, obat bebas terbatas, obat wajib apotek, alat kontrasepsi tertentu, beberapa macam alat kesehatan, kosmetika. Pembelian obat bebas dilakukan secara langsung, membayar dan diserahkan kepada pasien.
Rumus harga penjualan obat bebas adalah : Harga obat bebas : (HNA + PPN) + 10%
Harga OWA : (HNA + PPN) + 15% (bias berubah sesuai dengan ketentuan apotek.
Keterangan :
HNA : Harga Netto Apotek PPN : Pajak Pertambahan Nilai
Penjualan obat dengan resep dokter. Resep yang masuk dperiksa keabsahannya, kelengkapan dan ketersedian obatnya oleh apoteker, pengelola apoteker, asisten apoteker, lalu obat dibawa keruang racikan dan dipersiapkan. Resep yang diberi tanda cito atau P.I.M harus didahulukan. Obat disiapkan lalu diberi etiket, dikemas dan diperiksa kebenarannya oleh APA atau APA . Resep yang telah diracik diserahkan ke pasien disertai informasi mengenai penggunaan obat tersebut.
Rumus pemberian harga obat resep adalah : HT = HJA + TS
Keteranagan :
HT : Harga total yang dibayar HJA : Harga Jual Apotek TS : Tuslah
4. Administrasi
Membuat laporan harian, penjualan tunai, dan penjualan kredit.
Untuk obat-obat yang sudah kadaluarsa dikumpulkan terlebih dahulu dan ditempatkan dalam dus kemudian baru dimusnahkan dengan cara dibakar atau ditimbun dengan membuat BAP (Berita Acara Pemusnahan). Untuk obat-obat narkotika dan psikotropika pemusnahannya harus disaksikan oleh pihak yang berwenang dan dibuat BAP (Berita Acara Pemusnahan).
5. Perpajakan dan Keuangan a. Perpajakan
Pajak yang dikeluarkan meliputi: 1) Pajak pendapatan
2) Pajak reklame
3) Pajak Pertambahan nilai (PPn) 4) Pajak kendaraan
5) Pajak listrik
6) Pajak Bumi Bangunan (PBB).
Untuk perhitungan pajak menggunakan norma (pajak pendapatan), dan pembayaran pajak dibayarkan setiap satu bulan sekali.
b. Keuangan a. Pemasukan
Pemasukan berasal dari penjualan obat, baik obat dengan resep (obat paten & obat racikan), penjualan obat HV, penjualan OWA dan pemasangan display.
b. Pengeluaran
Pengeluaran meliputi pembelian obat, pembayaran gaji karyawan dan biaya lainnya.
