FUNGSI DAN PERAN SEKRETARIS DALAM MEMPERLANCAR TUGAS PIMPINAN PADA PT. PLN (PERSERO)
PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN UTARA
Oleh
CUT NABILA FEBRILIA 122103146
PROGRAM STUDI D3 KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : CUT NABILA FEBRILIA
NIM : 122103146
PROGRAM STUDI : DIII SEKRETARIS
JUDUL TUGAS AKHIR : FUNGSI DAN PERAN SEKRETARISDALAM MEMPERLANCAR TUGAS PIMPINAN PADA PT. PLN (PERSERO) PEMBANGKITAN
SUMATERA BAGIAN UTARA
Tanggal: Oktober2015 KETUA PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring,SE,MM) NIP. 197410122000032 003
Tanggal :Oktober2015 DEKAN
NAMA : CUT NABILA FEBRILIA
NIM : 122103146
PROGRAM STUDI : DIII SEKRETARIS
JUDUL TUGAS AKHIR : FUNGSI DAN PERAN SEKRETARIS DALAM MEMPERLANCAR TUGASPIMPINAN PADA PT. PLN (PERSERO) PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN UTARA
Medan,Oktober2015 Menyetujui
Pembimbing
i
KATA PENGANTAR
Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah banyak memberi rahmat dan Hidayah-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir yang berjudul “Fungsi Dan Peran Sekretaris Dalam Mempelancar Tugas Pimpinan Pada PT.PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera Bagian Utara” yang dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan studi pada Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan dalam penulisan Tugas Akhir ini, mengingat keterbatasan yang dimiliki Penulis. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan dimasa yang akan datang.
Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, penulis telah banyak mendapatkan bimbingan serta dorongan dari berbagai pihak, baik moril maupun materil. Oleh sebab itu, dengan segala hormat dan kerendahan hati penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu,D.T.M.&H.,M.Sc(C.T.M),&Sp.A.(K) selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Sumatera Utara.
ii
5. Bapak Drs.Ami Dilham, Msi selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
6. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai Khususnya pada Staff Kepegawaian Fakultas Ekonomi dan Bisnis Sumatera Utara.
7. Teristimewa kepada Ayahanda tercinta Teuku Firman Shalahuddin dan ibunda tercinta Rosda Variana yang telah memberikan kasih sayang, perhatian, dorongan, semangat dan doa yang tulus serta materi sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini sampai selesai.
8. Kepada Abang Tersayang, Teuku Fandy Lazuardy yang banyak memberikan dukungan dan semangat bagi penulis.
9. Kepada sahabat-sahabat tersayang penulis yang selalu memberikan dukungan, motivasi, persahabatan yang indah dan keceriaan bagi penulis. 10. Kepada semua teman-teman tercinta D-III Angkatan 2012 terkhusus untuk
anak-anak Sekretaris Grup C terimakasih sudah menjadi teman kompak dikelas semangat buat kalian.
iii
Akhir kata, penulis mempersembahkan Tugas Akhir ini agar dapat bermanfaat dan membantu semua pihak yang memerlukannya.
Medan, September 2015 Penulis
iv
Halaman
KATA PENGATAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 2
C. Tujuan Penelitian ... 3
D. Manfaat Penelitian ... 3
E. Jadwal Survey/Observasi... 4
F. Rencana Isi ... 4
BAB II PT. PLN (PERSERO) KANTOR INDUK PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN UTARA ... 6
A. Sejarah Ringkas PT. PLN (Persero) Kantor Induk KITSBU ... 6
1. Visi PT. PLN (Persero) Kantor Induk KITSBU ... 7
2. Misi PT. PLN (Persero) Kantor Induk KITSBU ... 7
3. Tujuan PT PLN (Persero) Kantor Induk KITSBU ... 8
B. Struktur Organisasi ... 8
C. Job Description ... 10
v
E. Kinerja Usaha Terkini ... 18
F. Rencana Usaha ... 19
BAB III FUNGSI DAN PERANAN SEKRETARIS DALAM MEMPERLANCAR TUGAS PIMPINAN PADA PT. PLN (PERSERO) PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN UTARA ... 20
A. Pengertian Sekretaris ... 20
B. Jenis-jenis Sekretaris ... 21
C. Ruang Lingkup Tugas Sekretaris ... 23
D. Persyaratan Sekretaris ... 26
E. Peran Sekretaris Dalam Mempelancar Tugas Pimpinan ... 27
F. Hubungan Sekretaris Dengan Pimpinan ... 29
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 36
A. Kesimpulan ... 36
B. Saran ... 37
vi
Nomor Judul Halaman
1.1 JadwalSurvey/observasi dan Penyusunan Tugas Akhir ... 4 1.2 Kinerja usaha terkini PT. PLN (Persero) Kantor
vii
DAFTAR GAMBAR
Nomor Judul Halaman
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Seorang sekretaris harus selalu siap sedia membantu meringankan beban pimpinan dan memecahkan persoalan dan mengambil keputusan tingkat awal bagi kepentingan pimpinan. Seorang sekretaris merupakan perantara bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan, atau sebaliknya dia juga berfungsi sebagai Pembina hubungan baik antara perusahaan dengan masyarakat luar. Sekretaris merupakan pembantu pimpinan dalam memulai serta menyediakan suatu pekerjaan. Sekretaris diharapkan bisa mengatasi kesibukan dan memecahkan kesulitan, memberi semangat kepada pimpinan, menyederhanakan cara penyelesaian pekerjaan, serta mempercepat proses penyesuaian pekerjaan sehingga bisa dicapai hasil yang diharapkan.
2
sebagai orang yang dipercaya untuk memegang rahasia dan membantu menyelesaikan tugas atasanya tersebut. Untuk itu sekretaris harus memiliki ketrampilan atau keahlian kerja (skill), mempunyai kepribadian yang menarik dan menguasai pengetahuan yang ada kaitannya dalam fungsi sebagai sekretaris.
Kelancaraan tugas pimpinan tidak dapat terlaksana sebagaimana mestinya karena kurang diperhatikan hal-hal secara terperinci yang sesungguhnya merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari tugas pimpinan. Guna menjamin kelancaran tugas pimpinan tersebut maka diperlukan tenaga seorang sekretaris, sekretaris terdidik, terampil dan mampu mengetahui dengan tepat tugas pokok organisasi dan pimpinannya, serta tugas pokok dan tanggung jawabnya.
Berdasarkan uraian di atas, penulis merasa tertarik untuk mengetahui fungsi dan peran sekretaris dalam mempelancar tugas pimpinan pada PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera Bagian Utara, dalam penulisan tugas akhir ini penulis memilih judul “Fungsi dan Peran Sekretaris Dalam Memperlancar Tugas Pimpinan Pada PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera Bagian Utara”.
B. Rumusan Masalah
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian adalah untuk mengetahui fungsi dan peran sekretaris dalam mempelancar tugas pimpinan pada PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera Bagian Utara.
D. Manfaat Penelitian
1. Untuk memperdalam pengetahuan dan pemahaman penulis mengenai fungsi dan peran sekretaris dalam perusahaan.
2. Bagi perusahaan, memberikan sumbangan pemikiran sebagai bahan masukan bagi PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera Bagian Utara. 3. Bagi pembaca, sebagai referensi tentang fungsi dan peran sekretaris.
E. Jadwal Survey/Observasi
4
Tabel 1.1
Jadwal Survey/Observasi dan Penyusunan Tugas Akhir
No. Kegiatan
1 Pengesahan penulisan Tugas Akhir beberapa sub bab antara lain :
BAB I PENDAHULUAN
BAB II PT. PLN (PERSERO) KANTOR INDUK PEMBANGKIT SUMATERA BAGIAN UTARA
Dalam bab ini dijelaskan mengenai sejarah perusahaan, struktur organisasi, job description, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III PEMBAHASAN
Dalam bab ini penelitian akan menguraikan tentang pengertian dan jenis-jenis sekretaris, ruang lingkup tugas-tugas sekretaris, syarat-syarat sekretaris, peran sekretaris dalam mempelancar pimpinan dan hubungan sekretaris dengan pimpinan.
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
6
BAB II
PT. PLN (PERSERO) KANTOR INDUK PEMBANGKIT
SUMATERA BAGIAN UTARA
A. Sejarah Ringkas PT. PLN (Persero) Kantor Induk KITSBU
Berdasarkan Keputusan Direksi Nomor 111.K/023/DID/1996 tepatnya pada tanggal 18 November 1996, bahwa keberadaan PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera Bagian Utara (KITSBU) sebenarnya berawal dari adanya pemisahan fungsi Pembangkitan dan Penyaluran di tubuh PT. PLN (Persero) Pembangkitan dan Penyaluran (KITLUR) Sumatera Bagian Utara, dengan azas wilayah kerja meliputi Propinsi Nanggroe Aceh Darussalam, Sumatera Utara dan Riau Daratan.
Berdasarkan Keputusan Direksi Nomor 056.T.K/023/DIR tanggal 29 April 1998 bahwa Keberadaan unit ini kemudian dikembangkan dengan satuan organisasi pusat listrik, transmisi dan gardu induk pada sektor-sektor di lingkungan PT. PLN (Persero) KitLur Sumbagut melalui yang ditandai dengan hadirnya Unit Pembangkitan Sektor Belawan, Unit Penyaluran Sektor Glugur dan Gardu Induk Paya Pasir.
konsep usulan rencana pembentukan organisasi dan persiapan pemisahan fungsi pembangkitan dan penyaluran di Sumatera.
Pengoperasian unit PT.PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera Bagian Utara, resmi dilakukan sejak April 2005, setelah dipisah dari fungsi penyaluran melalui Surat Keputusan Direktur Utama Nomor 178.K010/DIR/2004, tertanggal 24 Agustus 2004. Pembangkitan Sumatera Bagian Utara yang berkantor di Jalan Brigjend Katamso Km 5.5 Titi Kuning Medan, dalam menjalankan fungsinya, mengelola pengoperasian mesin – mesin pembangkitan di wilayah Riau daratan, Sumatera Utara dan Aceh.
Berdasarkan informasi yang dilansir melalui website pln.go.id bahwa terdapat visi dan misi dari PT. PLN yaitu :
1. Visi PT. PLN ( Persero) Kantor Induk KITSBU
Visi PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera Bagian Utara adalah diakui sebagai Organisasi kelas dunia yang bertumbuh kembang, unggul dan terpercaya dengan bertumpu pada potensi insani.
5. Misi PT. PLN (Persero) Kantor Induk KITSBU
a. Menjalankan usaha pembangkitan energi listrik yang efisien, andal, dan berwawasan lingkungan.
b. Menerapkan tata kelola pembangkit kelas dunia yang didukung oleh SDM berpengalaman dan berpengetahuan.
8
6. Tujuan PT. PLN (Persero) Kantor Induk KITSBU
a. Transparansi/akuntanbilitas dalam bidang peran, tugas, tanggung jawab dan wewenang.
b. Peningkatan efisiensi dan pengembangan usaha.
B. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi dalam suatu perusahaan mempunyai peran yang sangat penting dalam usaha pencapaian tujuan perusahaan, untuk itulah maka Struktur Organisasi harus dirancang sesuai dengan tingkat kebutuhan dan keadaan perusahaan.
Struktur Organisasi yang diciptakan haruslah mampu menggunakan seluruh sumber daya yang dimiliki perusahaan secara optimal. Dengan demikian struktur organisasi yang baik akan dapat membagi seluruh tugas, wewenang dan tanggung jawab serta mampu mengatur tata hubungan yang harmonis antara unit-unit organisasi yang ada dalam suatu perusahaan.
Gambar 1.1
Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera Bagian Utara
10
C. Job Description
Berikut adalah struktur organisasi dan job description (deskripsi pekerjaan) pada PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera Bagian Utara.
1. General Manager
General Manager bertugas bertanggung jawab untuk memastikan berjalannya kegiatan operasional pembangkit dengan mengoptimalkan sumber daya yang tersedia secara efisien, efektif, dan sinergis.
2. Manajer Enjiniring
Manajer Enjiniring bertugas memastikan berjalannya kegiatan Enjiniring yang dapat menunjang kinerja Operasi dan pemeliharaan serta memastikan ketersediaan spare part tepat waktu, kualitas dan biaya.
3. Manajer Produksi
Manajer Produksi bertugas bertanggung jawab atas perencanaan operasi dan pemeliharaan, pengadaan dan pengendalian bahan bakar serta inventory, pembinaan operasi dan pemeliharaan keselamatan ketenagalistrikan, pencapaian target produksi tenaga listrik dengan efisiensi mutu pembangkit. 4. Manajer Keuangan
5. Manajer SDM dan Umum
Manajer SDM dan Umum bertugas bertanggung jawab menjamin terlaksananya pengelolaan sumber daya manusia melalui pengembangan organisasi, pengembangan SDM, remunerasi dan hubungan industrial untuk mendukung kelancaran kerja organisasi.
6. Pejabat Perencana Pengadaan
Pejabat Perencana Pengadaan bertugas bertanggung jawab terhadap proses perencanaan pengadaan dan melaporkan kepada pengguna barang dan jasa. 7. Sub Bidang Operasi Aplikasi Teknologi Informasi
Sub Bidang Operasi Aplikasi Teknologi Informasi bertugas bertanggung jawab beroperasinya sistem sistem aplikasi serta menjaga terpeliharanya sistem aplikasi, dan menyiapkan pengembangan sistem aplikasi sesuai kebutuhan perusahaan.
8. Deputi Manajer Administrasi Umum dan Fasilitas
Deputi Manajer Administrasi Umum dan Fasilitas bertugas bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan pengelolaan administrasi umum (kesekretariatan, umum, dan rumah tangga), pengelolaan fasilitas kantor, asset non instalasi dan sarana kerja serta keamanan dan k3 untuk kelancaran pelaksanaan operasional perusahaan.
9. Deputi Manajer Pemeliharaan Pembangkit
12
10. Deputi Manajer Perencanaan dan Evaluasi Kerja
Deputi Manajer Perencanaan dan Evaluasi Kerja bertugas menyusun rencana dan evaluasi kinerja pengusahaan pembangkit, menyusun rencana dan evaluasi pengelolaan asset serta menyusun rencana dan evaluasi kinerja manajemen.
11. Sub Senior Officer II / Officer / Assistant Officer Administrasi
Sub Senior Officer II / Officer / Assistant Officer Administrasi bertugas menyusun agenda kegiatan kerja internal dan eksternal, menerima dan mendistribusikan surat sesuai dengan TLSK dan menyusun bahan presentasi sesuai dengan kebutuhan.
12. Sub Senior Specialist I / Senior Specialist II Quality Assurance
Sub Senior Specialist I / Senior Specialist II Quality Assurance berfungsi merancang program kerja pengendalian dan pengembangan manajemen asset sesuai program kerja perusahaan, menyusun langkah perbaikan melalui konsultansi dan supervisor manajemen keuangan, manajemen teknik, dan manajemen SDM sesuai program kerja perusahaan.
13. Sub Senior Specialist I / Senior Specialist II Manajemen Mutu
14. Sub Senior Specialist II / Analyst Analisa dan Evaluasi Pengusahaan
Sub Senior Specialist II / Analyst Analisa dan Evaluasi Pengusahaan bertugas melakukan kajian, analisa dan evaluasi pengusahaan sistem penyediaan tenaga listrik dan melakukan analisa financial kelayakan investasi untuk pengembangan pengusahaan perusahaan.
15. Sub Senior Engineer II / Engineer Analisa dan Evaluasi Pemanfaatan Energi Primer
Sub Senior Engineer II / Engineer Analisa dan Evaluasi Pemanfaatan Energi Primer bertugas menganalisis penggunaan energi primer di semua unit pembangkit dan mengevaluasi laporan penggunaan/pemanfaatan setiap energi primer untuk unit pembangkit.
16. Deputi Manajer Perencanaan dan Evaluasi Kinerja Pengusahaan dan Pembangkit
Deputi Manajer Perencanaan dan Evaluasi Kinerja Pengusahaan dan Pembangkit bertugas menyusun rencana dan evaluasi operasi dan pemeliharaan pembangkit serta merencanakan dan menetapkan strategi Pemeliharaan yang Efisien, optimal dan efektif.
17. Deputi Manajer Pemeliharaan Pembangkit
14
18. Deputi Manajer Operasi Pembangkit
Deputi Manajer Operasi Pembangkit bertugas menjamin pencapaian target produksi pembangkit bulanan dan tahunan, mengevaluasi dan menetapkan schedule (jadwal) operasi dan pemeliharaan pembangkit agar berjalan
optimal guna menjaga keandalan sistem.
19. Sub Senior Specialist I / Senior Specialist II Manajemen Risiko Fungsional Sub Senior Specialist I / Senior Specialist II Manajemen Risiko Fungsional bertugas menyusun peta risiko ( Enterprise Risk Map) dan menyusun identifikasi risiko.
20. Deputi Manajer Anggaran dan Keuangan
Deputi Manajer Anggaran dan Keuangan bertugas mengkoordinasikan penyusunan Anggaran Perusahaan (RKAP) untuk ditetapkan oleh PLN Pusat dan mengkoordinasikan usulan target kinerja keuangan untuk ditetapkan oleh PLN Pusat Menganalisis dan mengkoordinasikan penetapan Alokasi Anggaran Operasi dan Investasi serta Cash Budget untuk kantor Induk dan Unit Pelaksana.
21. Deputi Manajer Logistik dan Energi Primer
Deputi Manajer Logistik dan Energi Primer bertugas memantau dan mengendalikan kontrak agar sesuai dengan Quality, Quantity, Cost,
Delivery, and Source (QCDS) yang dipersyaratkan serta Memantau
22. Deputi Manajer Akuntansi
Deputi Manajer Akuntansi bertugas mengkoordinasikan penyusunan Laporan Keuangan Konsolidasi serta mengidentifikasi dan memverifikasi transaksi sesuai standar akuntansi dan kebijakan akuntansi perusahaan (terkait dengan posting kode perkiraan)
23. Deputi Manajer Pengembangan SDM
Deputi Manajer Pengembangan SDM bertugas menggagas pelaksanaan rekrutmen pegawai sesuai ketentuan dan mengevaluasi pembinaan serta pengelolaan karir pegawai termaksud kaderisasi pejabat.
24. Deputi Manajer Administrasi SDM
Deputi Manajer Administrasi SDM bertugas merancang, merencanakan, dan mengendalikan biaya kepegawaian dan pensiunan.
25. Deputi Manajer Hukum dan Hubungan Masyarakat
Deputi Manajer Hukum dan Hubungan Masyarakat bertugas menggagas produk hokum dan menjamin kesesuaian penerapan prosedur dengan peraturan internal Perusahaan dan peraturan perundangan yang berlaku.
26. Sub Supervisor Pengendalian Keuangan
Sub Supervisor Pengendalian Keuangan bertugas melakukan Monitoring dan Evaluasi Pengelolaan sumber daya keuangan, mengevaluasi dan memastikan pelaksanaan program kerja keuangan.
27. Sub Supervisor Pengendalian Anggaran
16
28. Sub Supervisor Pengelolaan Remunerasi dan Benefit
Sub Supervisor Pengelolaan Remunerasi dan Benefit bertugas mengkoordinir pengelolaan administrasi gaji, emolument dan tunjangan lainnya serta Mengkoordinir pengelolaan administrasi Iuran Pekerja dan Iuran pemberi kerja.
29. Sub Supervisor Akuntansi Aktiva Tetap dan PDP
Sub Supervisor Akuntansi Aktiva Tetap dan PDP bertugas mengevaluasi dan Menganalisa saldo dan mutasi buku besar Aktiva tetap dan PDP, Memvertifikasi mutasi Aktiva Tetap dan Pekerja dalam pelaksanaan
30. Sub Supervisor Akuntansi Umum dan Biaya
Sub Supervisor Akuntansi Umum dan Biaya bertugas mengevaluasi dan menganalisa saldo dan mutasi buku besar, Mengkoordinasi penyusunan Laporan Keuangan Konsolidasi.
31. Sub Assistant Officer / Junior Officer Fasilitas dan Sarana Kerja
Sub Assistan Officer / Junior Officer Fasilitas dan Sarana Kerja bertugas melaksanakan pengelolaan fasilitas kerja dan kendaraan serta Mengusulkan kebutuhan fasilitas kerja dan memonitor realisasinya.
32. Sub Supervisor Pengelolaan Administrasi Pegawai
D. Jaringan Usaha
PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera Bagian Utara adalah unit usaha PLN yang bergerak dalam kegiatan pembangkitan tenaga listrik dengan menggunakan pembangkit PLTA, PLTU, PLTD, PLTG, dan PLTGU yang tersebar di tiga provinsi yaitu Nanggroe Aceh Darussalam, Sumatera Utara, dan Riau.
Keberadaan mesin pembangkit listrik merupakan tulang punggung sektor ketenagalistrikan yang merupakan tugas PLN Pembangkitan Sumbagut, sebab dari sinilah semua rangkaian tugas penyediaan tenaga listrik diawali. Sumber energi listrik diproduksi dengan memanfaatkan berbagai energi primer seperti minyak, gas alam, air (atau kombinasi diantara berbagai energi primer tersebut) ditransformasi menjadi energi mekanis yang selanjutnya menggerakkan generator pembangkit listrik. Energi primer : gas alam, HSD/MFO dan air ditransformasikan menjadi energi mekanis untuk memutar turbin generator. Dengan demikian, produktivitas pembangkit listrik di Sumatera Utara sangat tergantung dengan ketersediaan pasokan energi primer tersebut.
E. Kinerja Usaha Terkini
18
Tabel 1.2
Kinerja usaha PT. PLN (Persero) Kantor Induk Pembangkitan Sumbagut Tahun 2008
Perspektif Indikator Kinerja
Pencapaian Kinerja Bisnis Internal Faktor
Kesediaan Ekuivalen
1. Percepatan pemulihan pembangkit yang mengalami gangguan
2. Pelaksanaan Har tepat waktu pemeliharaan
3. Menekan angka gangguan pembangkit
4. Menekan angka derating Radio Energy
dengan BBM
1. Memaksimalkanpengoprasian mesin pembangkit berbahan bakar gas dan PLTA
2. Meningkatkan keandalan pembangkit berbahan bakar non BBM dan PLTA
Pemakaian Sendiri
1. Meningkatkan keandalan pembangkit PLTA
2. Mengoptimalkan pemeliharaan alat-alat bantu agar tetap efisien
Pelayanan Pelanggan
EFOR 1. Mengoptimal pemeliharaan pembangkit
2. Mengoptimalkan pola operasi pembangkit
Pembelajaran Perbaikan kualitas dan Kuantitas SDM
1. Mempercepat pemulihan pembangkit yang mengalami gangguan
2. Melakukan predictive maintenance Efektivitas
Organisasi dan Sistem SDM
1. Melakukan mapping kompetensi 2. Melakukan rekrutmen
3. Menyusun Training Need Analisis (TNA)
Pengawasan Aspek Pengawasan
Semua proses dilaksanakan sesuai peraturan yang ditetapkan dan sesuai dengan proses administrasi
F. Rencana Usaha
Adapun rencana kegiatan PT.PLN (Pesero) Kantor Induk Pembangkitan Sumbagut pada 2009 adalah :
1. Merehabilitasi prasarana dan sarana kelistrikan yang mengalami kerusakan akibat gempa bumi di Sumatera Bagian Utara.
2. Meremajakan peralatan-peralatan yang sparepartnya sudah tidak berproduksi 3. Menjaga kondisi lingkungan disekitar Pembangkit Listrik Tenaga Air (PLTA) 4. Mengoptimalkan pola operasi pembangkit (merit order)
5. Meningkatkan keandalan pembangkit PLTA
6. Melakukan retrofit terhadap peralatan-peralatan yang sudah tidak efisien 7. Melakukan predictive maintenance
8. Memperkuat fungsi engineering di sektor/ unit-unit pembangkitan 9. Pelaksanaan program peduli lingkungan tepat waktu dan tepat sasaran 10. PT. PLN (Persero) Kantor Induk Pembangkitan Sumatra Bagian Utara akan
20 BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Sekretaris
Dalam Wursanto (2006:2) dijelaskan bahwa kata sekretaris yang biasa kita baca dan temui pada berbagai literatur dari bahasa latin, yaitu sebagai berikut:
1. Secretarium yang mempunyai arti rahasia.
2. Secretarium atau secretaries yang mempunyai arti orang yang memegang rahasia.
3. Sedangkan dari bahasa Perancis, kata sekretaris disebut dengan kata secretarie yang mempunyai arti sekretaris.
4. Dalam bahasa Inggris kata sekretaris disebut dengan kata secretary yang berarti sekretaris.
Sedangkan secara definisi kata sekretaris dapat kita pahami dari beberapa definisi menurut ahli sebagai berikut:
2. Menurut Gie dalam Wursanto (2006:25) mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termaksud menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau suatu organisasi.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa seorang sekretaris pada dasarnya asisten yang membantu segala hal pelaksanaan tugas agar pimpinannya dapat bertindak secara efektif dalam menjalankan manajemennya. Seiring dengan perkembangan dunia usaha dan teknologi saat ini, tugas sekretaris sebagai pembantu pimpinan tidak lagi dibatasi dalam bidang tata usaha, namun ruang lingkupnya lebih luas lagi seperti menyiapkan meja kerja pimpinan, menyusun pelaksanaan rapat, melaksanakan kearsipan dan lain-lain. Bahkan sekretaris kini melakukan tugas aktifitas manajemen yaitu perencanaan, pengarahan, pengkoordinasian, pengontrolan sampai kepada penyempurnaan.
Adapun pengertian Sekretaris pada PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera Bagian Utara adalah seorang pembantu pimpinan dalam mengerjakan tugas-tugas perusahaan karena dianggap dapat dipercaya untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja pimpinan dan perusahaan.
B. Jenis-Jenis Sekretaris
22
Sekretaris organisasi disebut juga sekretaris instansi, sekretaris perusahaan, business secretary, excecutive secretary. Seorang sekretaris organisasi disamping menjalankan tugas atas perintah pimpinan, juga memiliki kedudukan sebagai manajer yang mengelola suatu unit kerja dalam bidang kesekretariatan. Oleh karena itu, seorang sekretaris organisasi memiliki peran dan fungsi manajerial, meliputi membuat perencanaan, melakukan pengorganisasian, membimbing dan mengarahkan, mengotrol serta mengambil keputusan atas berbagai masalah yang dihadapi dalam bidang pekerjaan kesekretariatan.
b. Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran, untuk membantu seseorang, dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi seseorang yang diangkat dan digaji oleh perorangan. c. Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan adalah seorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas-tugas perkantoran untuk seorang pimpinan tertentu. d. Sekretaris Junior
dalam bidang sekretaris, misalnya korespondensi, mengetik, menerima dikte, dan sebagainya.
e. Sekretaris Senior
Sekretaris Senior adalah sekretaris yang memiliki masa kerja, pengalaman kerja, kemampuan, dan prestasi kerja sebagai sekretaris yang mandiri, tidak tergantung pada perintah pimpinan. Dan mampu mengatasi berbagai masalah yang dihadapi sehingga benar-benar mampu menunjukan diri sebagai seorang sekretaris yang profesional.
D. Ruang Lingkup Tugas Sekretaris
Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor, seperti menerima tamu, menerima telepon, mengambil dikte dan mengurus surat-menyurat, dan sebagainya. Karena itu seorang pimpinan mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh sekretaris dalam melaksanakan pekerjaannya dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
Dalam melaksanakan tugasnya, seorang sekretaris adalah seorang yang berdiri sendiri. Kemungkinan sekali dia tidak mempunyai seseorang yang mengawasi pekerjaannya.
24
1. Tugas-tugas Rutin, yaitu tugas-tugas yang dikerjakan sehari-hari tanpa perintah pimpinan. Tugas ini meliputi :
- Menyusun/membuat surat - Menata arsip
- Mengurus dan mengendalikan surat - Menerima dan melayani tamu - Menerima dan melayani telepon
- Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan - Mempersiapkan laporan
2. Tugas-Tugas Khusus, yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaian secara khusus. Tugas ini meliputi :
a. Mengkonsep surat perjanjian kerja sama dengan relasi b. Menyusun surat-surat rahasia atau confidential
c. Menyusun acara pertemuan bisnis
3. Tugas-tugas Istimewa, yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan. Tugas ini meliputi :
a. Tugas yang menyangkut keperluan pimpinan
b. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya
c. Menghadiri rapat-rapat dinas,sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis
Tugas ini meliputi :
a. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon
b. Menerima tamu yang akan bertamu dengan pimpinan c. Mencatat janji-janji untuk pimpinan
5. Tugas Keuangan Tugas ini meliputi :
a. Menangani urusan keuangan pimpinan
b. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan menyediakan dana keperluan sehari-hari
6. Tugas Sosial : Tugas ini meliputi :
a. Mengurus kegiatan seputar kantor
b. Mengatur penyelenggaran resepsi untuk kantor pimpinan beserta mengurus undangannya
7. Tugas Insidental Tugas ini meliputi :
a. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau persyaratan pimpinan
b. Mengoreksi bahan cetakan yang dikonsep pimpinan
c. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan 8. Tugas Sekretaris dalam Bussiness Meeting
26
a. Menentukan waktu dan tempat
b. Menyediakan peralatan yang diperlukan saat meeting c. Mempersiapkan makanan dan minuman
Berdasarkan website pln.go.id, adapun tugas sekretaris di PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera Bagian Utara adalah :
1. Membina hubungan dengan investor/mitra bisnis dan anak perusahaan.
2. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran serta mengevaluasi kebijakan dibagian kesekretariatan.
3. Memberikan masukan dan analisis atas perkembangan usaha serta mewakili perusahaan dalam rangka pengembangan dan kinerja sama operasi perusahaan.
4. Memantau kepatuhan distrik, unit, dan bagian terhadap hukum dan praturan undang-undang.
5. Membina dan menjalin hubungan dengan instansi luar seperti Instansi pemerintahan, BUMN, swasta, media massa dan masyarakat dalam rangka mengumpulkan dan mempublikasikan informasi.
E. Persyaratan Sekretaris
Menurut Wursanto (2006) Adapun kriteria yang harus dimiliki seorang sekretaris professional adalah :
1. Persyaratan Umum
Pada dasarnya syarat syarat itu secara umum terdiri dari : sifat sifat mental, kemampuan berbicara, perbendaharaan bahasa yang cukup, tidak gugup, kesehatan yang baik.
2. Persyaratan Khusus Hal ini meliputi :
a. Dapat membuat surat/dokumen yang baik b. Dapat memelihara sistem pengarsipan yang baik c. Mampu mengoperasikan komputer dengan baik
Adapun syarat-syarat khusus untuk menjadi sekretaris pada PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera Bagian Utara yang bersumber website pln.go.id adalah :
a. Minimal ijazah DIII dan memahami dengan cukup bidang Hukum, Ekonomi, Teknik, Manajerial, dan Komunikasi.
b. Golongan VI-A.
c. Mahir berbahasa Inggris baik lisan maupun tulisan dan menguasai Teknologi Informasi (TI).
F. Peran Sekretaris Dalam Mempelancar Tugas Pimpinan
28
harus dikerjakan oleh pimpinan maka seorang pimpinan harus memiliki seorang sekretaris yang profesional.
Berdasarkan website pln.go.id, peran sekretaris dalam mempelancar tugas pimpinan pada PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera Bagian Utara adalah :
1. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi organisasi yang ingin berhubungan dengan pimpinan. 2. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi
fungsi tugas dan tanggung jawab.
3. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
4. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan seminar pimpinan bagi bawahan.
5. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan.
6. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
G. Hubungan Sekretaris Dengan Pimpinan
Sifat utama yang mendaftar dari pekerjaan sekretaris adalah harus berhubungan langsung dengan pimpinan dengan dasar saling percaya. Sekretaris diharapkan melakukan segala tindakan yang akan menunjang rencana dan langkah-langkah pimpinan demi suksesnya misi perusahaan. Hal ini bisa menyelesaikan pekerjaan dengan kesadaran dan inisiatif sendiri. Didalamnya termasuk pekerjaan mengatur waktu dan bertindak sebagai pemisah sekaligus penghubung antara pimpinan dengan dunia luar perusahaan. Sekretaris melakukan segala sesuatu untuk membantu pimpinanya agar memperoleh waktu yang cukup untuk berfikir dan bertindak, tanpa terganggu oleh pekerjaan yang kurang mendukung tugas pimpinan. Tindakan semacam ini hanya mungkin dilakukan bila sekretaris memahami hal-hal yang disukai dan mengerti harapan pimpinan terhadap sekretarisnya.
Dalam Sunarto dan Ratnawati (2006:20) ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris tersebut mendapat nilai plus dimata pimpinan antara lain :
1. Tanggung Jawab Hukum Seorang Sekretaris
30
sekretaris mempunyai wewenang ini maka ia harus bertindak dengan hati-hati dan bertanggung jawab.
2. Mengenal Sifat Pekerjaan Sekretaris
Banyak tugas sekretaris yang tidak dapat dilakukan dengan baik tanpa adanya pengetahuan yang memadai. Sehubungan dengan hal tersebut, sebagai seorang sekretaris profesional perlu memperhatikan hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan sekretaris.
3. Minat
Jika seorang tidak berminat pada suatu pekerjaan, maka tidak akan pernah berhasil dalam pekerjaan tersebut.
4. Masa Penyesuaian Sebagai Sekretaris Junior
Setelah mempelajari sifat pribadi pimpinan dan tata cara dalam perusahaan maka perlu penyesuaian kebiasaan-kebiasaan seorang sekretaris dengan pekerjaan dan tidak perlu membuat sekretaris junior jera bahkan harus selalu mencoba.
5. Sikap Percaya diri
diri yang berlebihan tidaklah bijaksana untuk diperhatikan. Menolak tugas yang sukar bukanlah hal yang bijaksana, tetapi berkata terus terang, “Saya belum pernah mengetik laporan statistik sebelumnya pak, tetapi saya yakin saya dapat mengerjakan pekerjaan itu”. Keberhasilan dalam melaksanakan tugas baru akan menambah kepercayaan diri.
6. Belajar Mandiri
Rasa tanggung jawab dapat ditunjukan dengan bekerja tanpa dibantu. Pekerjaan sekretaris tidak seluruhnya bersifat rahasia. Ia memerlukan informasi tambahan dari orang lain dan upayakan memperoleh bahan itu dengan usaha sendiri, dengan menggunakan inisiatif, pimpinan tidak repot-repot membuat pembetulan sendiri dan hal ini menunjukan bahwa sekretaris mau bekerja dengan baik, tidak hanya menunggu petunjuk dari pimpinan.
Selain itu sekretaris juga harus bersikap baik kepada semua orang bila ingin bekerja dengan lancar. Apabila seorang sekretaris dapat bekerja sama dengan orang lain, maka ia akan lebih cepat mendapatkan kepercayaan oleh pimpinan.
32
Hal ini tidak dapat disepelekan karena memulai sesuatu kerja sama dengan dilaksanakan dari mulai staff yang terendah.
Hubungan sekretaris dengan beberapa pihak PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera Bagian Utara :
1. Dengan Pemegang Saham
Sekretaris perusahaan merupakan penghubung dalam komunikasi antara Direksi dengan pemegang saham terutama yang berkaitan dengan kinerja perusahaan, perkembangan bisnis dan hal-hal penting lainnya menyangkut perusahaan. Sekretaris perusahaan memastikan bahwa seluruh informasi yang relevan dengan kepentingan pemegang saham apabila diminta telah disampaikan direksi dengan cukup akurat secara tepat waktu, kecuali untuk informasi dimana Direksi memiliki alasan yang dapat dipertanggung jawabkan untuk tidak memberikannya.
2. Dengan Komisaris
Sekretaris perusahaan merupakan penghubung dalam komunikasi antara Direksi dengan Komisaris terutama yang menyangkut fungsi pengawasan terhadap perusahaan. Sekretaris perusahaan memastikan bahwa seluruh informasi yang relevan dengan kepentingan pemegang saham apabila diminta telah disampaikan Direksi dengan cukup akurat secara tepat waktu, kecuali untuk informasi dimana Direksi memiliki alasan yang dapat dipertanggungjawabkan untuk tidak memberikannya.
dilakukan dan diarsipkan oleh sekretaris perusahaan. Dalam pelaksanaan tugas penyelenggaraan rapat dan penyampaian informasi, sekretaris perusahaan dapat berkoodinasi dengan dewan Komisaris.
3. Dengan Direksi
a. Penyelenggara rapat Direksi
Penyelenggaraan Rapat Direksi dan Komisaris, merupakan tugas Protokoler sekretaris perusahaan yang meliputi :
a. Menyusun jadwal dan agenda rapat, serta tata tertib rapat.
b. Menyediakan bahan rapat, termaksud data-data pendukung yang diperlukan.
c. Menyiapkan dan menyampaikan undangan rapat. d. Menyediakan daftar hadir peserta rapat.
e. Membuat notulen rapat.
f. Menyampaikan risalah rapat kepada ketua rapat dan salah seorang anggota Direksi yang hadir dalam rapat untuk mendapatkan persetujuan.
34
b. Korespondensi Direksi
Mengelola administrasi, surat menyurat, arsip dan perpustakaan perusahaan. Konsep surat Direksi beserta data pendukungnya diperiksa sekretaris perusahaan dan memastikan surat tersebut telah dikirim kepada yang dituju dan mengarsipkannya.
c. Mewakili Direksi
Mewakili Direksi dalam keadaan dimana Direksi berhalangan hadir/menugaskan kepala bagian sekretaris perusahaan. Hal yang dapat diwakili oleh sekretaris perusahaan:
a. Rapat Direksi dan instansi pemerintahan
b. Kegiatan serimonial lainnya yang ditugaskan Direksi c. Rapat internal perusahaan
d. Jumpa pers kepada media massa e. Tugas lain yang relevan
4. Dengan Bagian/Unit lain
Dengan kewenangan/akses informasi perusahaan, sekretaris perusahaan membangun hubungan baik dengan bagian lain/unit lain dilingkungan perusahaan agar dapat memperoleh informasi/data penting dari masing-masing bagian/unit kerja.
5. Dengan Publik/Stakeholders lainnya
kepentingan publikasi perusahaan, kepentingan investor dan pelayanan terhadap keluhan pelanggan.
Sekretaris perusahaan bertanggungjawab menyediakan informasi untuk menanggapi keluhan dan mempublikasikannya kepada publik secara tepat waktu. Aktifitas sekretaris perusahaan dalam berkomunikasi dengan stakeholders dapat dilakukan dengan menyampaikan statement of
corporate intent, annual report, company profile, company policy, dan
36 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1) Kantor PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera Bagian Utara adalah perusahaan yang bergerak dibidang Kelistrikan.
2) Struktur organisasi pada PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera Bagian Utara adalah Garis/Lini, dimana pelimpahan wewenang langsung secara vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya. Bentuk imi juga disebut bentuk lurus atau bentuk jalur.
3) Peran sekretaris di PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera Bagian Utara adalah sangat penting disamping sebagai pembantu pimpinan, sekretaris juga merupakan penghubung antara pimpinan dan pekerjaan-pekerjaan serta seluruh staff dan publik dimana peran penghubung ini menyebabkan bahwa sekretaris dapat menciptakan dan memelihara bisnis kantor dengan lancar.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas dan melihat kenyataan yang terjadi pada PT. PLN (Persero), maka penulis mencoba memberikan beberapa saran yang mungkin dapat berguna bagi beberapa pihak.
1) Meningkatkan dan mempertahankan lagi pelaksanaan tugas-tugas kesekretariatan dan hubungan kerja yang baik dengan cara menganalisa dan memperbaiki pekerjaan yang salah supaya tidak terulang lagi. Serta lebih terbuka dalam menerima kritik dan saran pimpinan atau orang lain yang lebih berpengalaman.
2) Hendaknya sekretaris berusaha menambah pengetahuan tentang mengoperasikan komputer serta menambah kemampuan dalam berbahasa asing yang cukup menunjang didalam pelaksanaan tugas-tugas sekretaris. 3) Ada baiknya hubungan kerjasama antara sesama karyawan maupun
dengan pimpinan yang berada dalam lingkungan perusahaan hendaknya tetap terpelihara demi kelancaran bagi perusahaan dalam rangka pencapaian tujuan bersama secara efektif.
DAFTAR PUSTAKA
Fathoni, A, 2006, Tugas dan Pengembangan Sekretaris, Mandar Maju, Bandung.
Rose, La, 2003,Top Secretary,Gelora Aksara Pratama, Jakarta.
Sendarmayanti, 2000, Tugas dan Pengembangan Sekretaris, MandarMaju, Bandung.
Sunarto dan Ratnawati, E, 2006, Sekretaris Profesional, Amus, Yogyakarta.
Surat Keputusan Direksi PLN: Nomor 056.T.K/023/DIR. --- Nomor 111.K/023/DID/1996. --- Nomor 193.K/010/DIR/2003. --- Nomor 223.K/010/DR/2003. --- Direktur Utama: Nomor 178.K010/DIR/2004. Wijasa,T, 2003, Tugas Sekretaris, Pradnya Paramita, Jakarta.
