BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Sekretaris adalah seorang pejabat yang memperoleh kepercayaan dari pimpinannya untuk mengurus hal-hal yang bersifat rahasia, misalnya membuat dan menyimpan surat-surat yang bersifat rahasia.Tugas sekretaris tidak hanya mengurus hal-hal yang bersifat rahasia, melainkan sudah meliputi ketatausahaan. Tata usaha itu sendiri adalah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja. (Hendarto dan Tulusharyono, 2003:4)
Sekretariat adalah satuan organisasi atau lembaga yang melaksanakan jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan.Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan atau sebuah kantor. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi atau kantor. (Saiman, 2002:24)
Menurut Hendarto dan Tulusharyono (2003:6) Peran sekretaris adalah membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama pada kegiatan administrasi, hal ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi dalam prakteknya cukup berat karena apapun pekerjaan atasan yang berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan perusahaan seorang sekretaris harus membantunya.
baik untuk dokumen kertas penting dan juga untuk yang elektronik, menginformasikan kepada dewan direksi tentang pertemuan dan agendanya, mengirim laporantahunan, mengedarkan surat tentang kebijakan perusahaan, dan rapat. (Hendarto dan Tulusharyono, 2003:6)
Salah satu tanggung jawab utama seorang sekretaris organisasi adalah mengatur jadwal pertemuan sesuai dengan Perusahaan dan memastikan pertemuan secara efektif terorganisir. Selain itu menurut Rosidah & Sulistiyani (2005:13-14) menjaga catatan administrasi misalnya: menjaga rincian kontak up-to-date (yaitu nama,alamat dan nomor telepon) untuk komite manajemen dan anggota biasa dari organisasi, menyusun daftar nama dan alamat yang berguna untuk organisasi, termasul pejabat yang sesuai atau petugas dari organisasi sukarela, membuat catatan tentang kegiatan organisasi.
Peran Sekretaris organisasi pemerintah menurut Supriyadi dan Guno (2009:39) adalah sekretaris yang bekerja pada lembaga pemerintahan dan pemerintah daerah.Selain itu peran sekretaris organisasi pemerintah adalah pengantar Kantor Kabinet, Penasehat Peran dan Sekretariat Layanan.
Sekretaris dalam perusahaan adalah seorang karyawan senior di sebuah organisasi sektor publik dengan status direktur dan bertugas sebagai pengolah administrasi dan hukum, biasanya dalam bentuk posisi manajerial di atas.
Tugas sekretaris perusahaan adalah bertindak dengan itikad baik untuk kepentingan perusahaan, untuk menghindari konflik kepentingan, tidak untuk membuat keuntungan dari transaksi rahasia untuk atau atas nama perusahaan. (Hendarto dan Tulusharyono, 2003:8)
Fenomena/kendala yang terjadi di Sekretariat Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara adalah dalam Proses Penyusunan APBD. Sebagai salah satu instansi pemerintahan yang memiliki kewajiban untuk menyelenggarakan Penyusunan APBD, penulis menemukan beberapa masalah yang kadang terjadi pada Sekretariat Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara yaitu :
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, maka perumusan masalah dijawab dari laporan ini adalah, Bagaimana tugas dan tanggung jawab sekretaris pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara ?
C. Tujuan Penelitian
Tujuan penulisan laporan Tugas Akhir ini adalah Untuk mendiskripsikan tentang tugas dan tanggung jawab sekretaris pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah: Penulisan Tugas Akhir ini diharapkan dapat memberikan manfaat kepada beberapa pihak, sehingga dapat dipergunakan dengan sebaik-baiknya.
Adapun manfaat Tugas Akhir ini antara lain :
1.Bagi Instansi
a. Sebagai bahan pertimbangan yang mungkin berguna untuk mendukung kelancaran kegiatan-kegiatan perusahaan.
b. Sebagai masukan untuk perbaikan sekretaris Pada Badan Pendidikan dan pelatihan Provinsi sumatera utara, sesuai dengan hasil dan analisa penulis serta bahan untuk kepentingan Tugas Akhir ini.
2. Bagi Peneliti
3. Bagi Peneliti yang akan datang
Sebagai bahan referensi tugas akhir bagi peneliti lainnya.
E. Sistematika Penelitian
Untuk mengumpulkan data-data yang diperlukan dalam penulisan tugas akhir ini, Penulis menggunakan metode penelitian sebagai berikut:
1. Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian dilaksanakan di Kantor Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara di Jln.Imam Bonjol No.61. Penelitian berlangsung selama empat minggu, yaitu dari tanggal 16 Februari 2015 sampai dengan 27 Maret 2015.Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 di bawah ini.
F. Sistematika Penulisan
Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah, maka Penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam 4 (empat) BAB, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir ini dan dapat lebih terarah dan sistematis.
BAB I : PENDAHULUAN
Menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Sistematika Penelitian yang terdiri dari Jadwal Penelitian dan Metode Penelitian, serta Sistematika Penulisan.
BAB II : PROFIL INSTANSI
Memaparkan secara ringkas mengenai Sejarah Ringkas, Struktur Organisasi, Job Description, Jenis Usaha/Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan Perusahaan.
BAB III : PEMBAHASAN
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
