BAB I PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan
Perkembangan sistem informasi dari waktu ke waktu mengalami perubahan yang sangat signifikan seiring dengan perkembangan teknologi
informasi. Perubahan dan perkembangan teknologi dan sistem informasi yang
maju semakin banyak dibutuhkan dalam membantu menyelesaikan pekerjaan
manusia di berbagai bidang.
Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi adalah satu unit
dilingkungan Badan Geologi, Departemen Energi dan Sumberdaya Mineral yang
dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri Energi dan Sumberdaya Mineral Nomor
0030 tahun 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Energi dan
Sumberdaya Mineral. Di dunia Internasional agency ini lebih dikenal dengan sebutan Volcanological Survey of Indonesia (VSI).
Pengelolaan data di Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana
Geologi belum menggunakan sistem informasi yang berbasis komputer artinya
data-data yang ada masih dikelola secara manual. Kegiatan-kegiatan yang kurang
optimal yang dialami oleh petugas perpustakaan pada saat ini yaitu: pencatatan
dan penyimpanan data perpustakaan kurang terstruktur dan kurang rapi,
memerlukan waktu yang lama dalam hal pencarian data perpustakaan dan untuk
mengetauhi status buku serta peminjam, adanya redudansi data sehingga data
perpustakaan kurang terstruktur dan rapi. Untuk itu akan dirancang sistem
informasi perpustakaan ini untuk mengatasi hal tersebut di atas. Perancangan
sistem informasi perpustakaan ini dibuat diharapkan dapat membantu petugas
perpustakaan pada Pusat Vulkanologi dan mitigasi bencana geologi dalam
meningkatkan kinerjanya.
1.2Identifikasi dan rumusan masalah a. Identifikasi masalah
Berdasarkan latar belakang di atas maka dapat disimpulkan permasalahan
yang sering kali muncul pada petugas perpustakaan dalam mengelola datanya
adalah sebagai berikut:
1. Pencatatan dan penyimpanan data perpustakaan kurang terstruktur dan
kurang rapi.
2. Belum efektifnya sistem informasi perpustakaan.
3. Masih terdapat kesalahan dalam pembagian kategori bahan pustaka
4. Memerlukan waktu yang lama dalam hal pencarian data perpustakaan dan
untuk mengetahui status buku serta peminjam.
5. Adanya redudansi data sehingga data tidak konsisten.
6. Pemborosan space sehingga memerlukan tempat yang besar untuk menyimpan data perpustakaan.
b. Rumusan masalah
Untuk mengatasi permasalahan tersebut diatas maka pokok perumusan
permasalahannya adalah :
1. Bagaimana Sistem Informasi yang berjalan di perpustakaan Pusat
Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi
2. Bagaimana kendala yang ada pada Sistem Informasi Perpustakaan Pusat
Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi
3. Bagaimana upaya untuk mengatasi kendala- kendala dalam pengolahan
data Sistem Informasi Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan Mitigasi
Bencana Geologi
1.3Maksud dan Tujuan Kerja Praktek
Kegiatan Kerka Praktek ini mempunyai maksud dan tujuan yakni :
a. Untuk melengkapi teori yang didapat dalam perkuliahan dengan keadaan
yang sebenar-benarnya yang ada di dunia kerja nyata selama Kerja Praktek
berlangsung
b. Dapat menambah pengalaman dan pengetahuan lebih jauh mengenai
aktifitas apa yang terjadi dalam melakukan penyimpanan data bahan
pustaka
c. Memperoleh data guna penyusunan laporan kerja praktek
d. Untuk mengetahui bagaimana Sistem Informasi yang berjalan di
perpustakaan Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi
e. Untuk mengetahui Bagaimana kendala yang ada pada Sistem Informasi
f. Bagaimana upaya untuk mengatasi kendala- kendala dalam pengolahan
data Sistem Informasi Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan Mitigasi
Bencana Geologi
g.
1.4Batasan masalah
Dari hasil analisa sistem informasi perpustakaan tersebut, maka
perancangan yang akan dibuat menangani sebagai berikut:
a) Rancangan sistem berbasis komputer untuk menghasilkan sistem informasi
seputar perpustakaan, meliputi:
1. Proses pencatatan atau pendaftaran data (buku, laporan penelitian,
peta, rak / tempat data dan anggota perpustakaan) kedalam
database.
2. Proses kegiatan transaksi.
3. Proses pengelolaan sumber data.
4. Proses mengetahui informasi mengenai data serta tata letak
penempatan data.
5. Proses mencetak laporan.
1.5Lokasi dan Waktu Kerja Praktek
Kegiatan PKL dilaksanakan di Perpustakaan Pusat Vulkanologi, mitigasi dan bencana geologi, Bandung, Indonesia. Telp : 7271402, 7272606; Fax :
7202761; Homepage : www.vsi.dpe.go.id terhitung mulai tanggal 5 juli 2010 – 5
Agustus 2010. Dari jam 08.00-15.30 WIB
Tabel 1.1 Jadwal kerja praktek
NO AKTIVITAS
WAKTU
Mei Juni Juli September
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1
Pengajuan Kerja
Praktek
2
Penerimaan Kerja
Praktek
3
Pelaksanaan Kerja
Praktek
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem
Sistem dapat didefinisikan dengan dua pendekatan, yaitu sitem yang
menekankan pada procedur dan sitem yang menekankan pada elemen atau
komponennya. Menurut kamus lengkap bahasa Indonesia modern :
“Sistem adalah sekelompok bagian yang disusun dan diatur dengan baik
yang bekerja bersama-sama untuk melakukan suatu maksud”.
Berdasarkan pengertian diatas penyusun dapat menyimpulkan bahwa
sistem adalah procedur yang saling berhubungan satu sama lain untuk
melaksanakan suatu kegiatan perusahaan dalam mencapai tujuannya.
Menurut Jogiyanto (2002 : 15) yang dimaksud dengan sistem adalah suatu
jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul
bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu
2.1.1 Elemen Sistem
Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen-elemen yang sama, tetapi
suatu susunan dasar diperlihatkan dalam gambar 2.1. di bawah :
Gambar 2.1 Elemen Sistem
Sumber daya input diubah menjadi sumber daya output. Sumber daya
mengalir dari elemen input melalui elemen transformasi ke elemen output. Suatu
mekanisme pengendalian memantau proses transformasi untuk meyakinkan
bahwa sistem tersebut memenuhi tujuannya. Mekanisme pengendalian ini
dihubungkan pada arus sumber daya dengan memakai suatu lingkaran umpan
balik (feedback loop) yang mendapatkan informasi dari output sistem dan menyediakan informasi bagi mekanisme pengendalian. Mekanisme pengendalian
membandingkan sinyal-sinyal umpan balik dengan tujuan dan mengarahkan
2.1.2 Karakteristik Sistem
Suatu system mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :
a. Komponen Sistem ( Components )
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling
berinteraksi, yang artiya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.
Komponenkomponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu
subsistem atau bagian-bagian dari sistem dimana suatu sistem tidak peduli
betapa pun kecilnya selalu mengandung komponen-komponen atau
subsistemsubsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem
untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem
secara keseluruhan.
b. Batas Sistem ( Boundary )
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu
kesatuan dimana batas suatu sistem menunjukkan ruang ringkup ( scope ) dari sistem tersebut.
c. Lingkungan Luar Sistem ( Environments )
Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari sistem
yang mempengaruhi operasi sistem.Lingkungan luar sistem dapat bersifat
Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan
dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan
luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan kalau tidak maka akan
menggangu kelangsungan hidup dari sistem.
d. Penghubung ( Interface ) Sistem
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu
subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini
memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang
lainnya.Keluaran ( output ) dari satu subsistem akan menjadi masukan ( input ) untuk subsistem yang lainnya dengan melaui penghubung dimana penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang
lainnya membentuk satu kesatuan.
e. Masukan ( Input ) Sistem
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem.
Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input ) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah
energy yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam
f. Keluaran ( Output ) Sistem
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan
diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada
supersistem. Misalnya untuk system komputer panas yang dihasilkan adalah
keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan
sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
g. Pengolah ( Process ) Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan
merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan menolah
masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran
barang jadi.
h. Sasaran (Objective ) atau tujuan ( goal )
Suatu sistem pasti memilki tujuan atau sasaran karena apabila
suatu system tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak akan ada
gunanya.Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang
dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.Suatu system
berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuannya. Perbedaan suatu sasaran
lebih sempit.Bila merupakan suatu system utama maka istilah goal lebih tepat digunakan.
Karakteristik sistem dapatlah digambarkan sebagai berikut:
Gambar 2.2 Karakteristik Sistem 2.1.3 Klasifikasi Sistem
a. Sistem abstrak (abstract system), sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide
yang tidak nampak secara fisik.
b. Sistem alamiah (natural system), sistem yang terjadi dari proses alam, tidak
terjadi karena buatan manusia.
c. Sistem tertentu (deterministic system), sistem yang beroperasi dengan
tingkah laku yang dapat diprediksi.
d. Sistem tidak tentu (probabilistic system), sistem yang kondisi masa
depannya tidak dapat dipredikasi karena mengandung unsur probabilitas.
e. Sistem terbuka (open system), sistem yang berhubungan dan terpengaruh
dengan lingkungan luarnya, oleh sebab itu sistem ini memerlukan
f. Sistem tertutup (close system), sistem yang tidak berhubungan atau
terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
2.2 Pengertian Informasi
Definisi informasi dari berbagai sumber sebagai berikut [http://blog.re.or.id/pengertian-informasi/ 17 Maret 2009] :
1. Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang
lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima.
2. Menurut Davis dalam Abdul Kadir (2003: 31) Informasi adalah data yang
telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan
bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.
3. Menurut Jogiyanto (2005: 8) Informasi adalah data yang diolah menjadi
bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
Dari berbagai pendapat para ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa
informasi merupakan hasil dari pengolahan data ke dalam suatu bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian
(event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang berarti
bagi penerima dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau
mendatang.
Berdasarkan pengertian tersebut diatas penyusun dapat mengambil
data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya
yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (even) yang nyata (fact) yang digunakan untuk mengambil keputusan.
2.2.1 Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu sistem informasi tergantung atas beberapa hal , yaitu :
1. Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan yang biasanya
terjadi dan selain itu harus jelas maksud dan tujuan, sehingga output
(keluaran) bias dipertanggungjawabkan.
2. Tepat Waktu
Informasi yang dating pada si pemakai tidak boleh terlambat
karena informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai lagi didalam
pengambilan keputusan.
3. Relevan
Informasi tersebut mempunyai manfaat dan informasi yang
diterima si pemakai dengan lainnya bisa berbeda-beda.
4. Ekonomis (Economy)
Informasi yang dihasilkan memilki daya jual yang tinggi, serta
biaya operasional untuk menghasilkan informasi tersebut minimal,
informasi tersebut juga mampu memberikan dampak yang luas terhadap
5. Efisiensi (Efficiency)
Informasi yang berkualitas memiliki sintaks ataupun kalimat yang
sederhana namun mampu memberikan makna dan hasil yang mendalam
bagi yang menerimanya
6. Dapat dipercaya (Reliability)
Informasi tersebut berasal dari sumber yang dapat dipercaya.
Sumber tersebut juga telah teruji tingkat kejujurannya. Misalnya output suatu program komputer, bisa dikategorikan sebagai reliability, karena program komputer akan memberikan output sesuai dengan input yang diberikan.
2.2.2 Nilai Informasi
Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif
dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi
tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat
ditaksir nilai efektivitasnya. Pengukurannya dapat menggunakan analisis cost effectiveness atau cost benefit. Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasarkan penggunaannya [Lad05], yaitu sebagai
berikut:
a. Informasi Strategis
Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup
b. Informasi Taktis
Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah, mencakup
informasi penjualan yang dapat digunakan untuk menyusun rencana-rancana
penjualan.
c. Informasi Teknis
Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi
persediaan, retur penjualan dan laporan kas harian
Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna
bagi manajemen, maka analisis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan
informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan untuk
2.3 Pengertian Sistem Informasi
Sistem berasal dari bahasa Latin (systéma) dan bahasa Yunani (sustéma)
adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan
bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi.
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem dalam suatu
organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi,
media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan
jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal
kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan
eksternal sebagai suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.
Tujuan dari sistem informasi yaitu menyediakan informasi seluruh
kejadian atau kegiatan yang diperlukan untuk mengendalikan operasi organisasi.
Kegiatan dari sistem informasi yaitu mengambil, mengolah, menyimpan, dan
menyampaikan informasi yang diperlukan guna mengoprasikan seluruh kegiatan
dalam organisasi.
Informasi didapatkan dari sistem informasi (information system) atau
disebut juga dengan processing system atau information processing systems.
Komponen fisik sistem informasi dibagi menjadi 4 (empat) :
a. Personal (humanware) : pelaksana manajerial, data entry operator
computer operator, programmer, system analyst, data base administrator,
b. Prosedur (organiware) : kebijakan formal dan petunjuk untuk
mengoperasikan sistem. Terdiri dari tatalaksana, prosedur pengolahan
data, dan pedoman pemakai.
c. Perangkat pengolahan data (technoware) : hardware, software, perangkat
pendukung seperti jaringan komputer, sistem komunikasi, dll.
d. Data (inforware) : data base .
Pada prinsipnya, setiap sistem selalu terdiri atas empat elemen:
a. Objek, yang dapat berupa bagian, elemen, ataupun variabel. Ia dapat
bendanfisik, abstrak, ataupun keduanya sekaligus; tergantung kepada sifat
system tersebut.
b. Atribut, yang menentukan kualitas atau sifat kepemilikan sistem dan
objeknya.
c. Hubungan internal, di antara objek-objek di dalamnya.
d. Lingkungan, tempat di mana sistem berada.
2.3.1Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan kumpulan dari sub-sub sistem baik fisik
maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama
secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi
informasi yang berguna.
Komponen sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
a. Hardware dan software yang berfungsi sebagai mesin
c. Data merupakan jembatan penghubung antara manusia dan mesin agar
terjadi suatu proses pengolahan data.
2.4 Metode pendekatan system
Metode pendekatan sistem yang akan digunakan penulis adalah metode
analisis dan perancangan terstruktur. Pendekatan sistem yang penulis ambil adalah
berorientasi pada data, dimana pada analisis dan perancangan terdapat :
a. Flowmap ( Bagan Alir Dokumen )
Flow Map (Bagan Alir Dokumen) merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir yang termasuk
tembusan-tembusannya, juga merupakan penguraian dari suatu sistem informasi
yang utuh ke dalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk
mengidentifikasi serta dapat mengevaluasi suatu permasalahan yang
diharapkan dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
b. Diagram Konteks
Keadaan sistem secara umum dan hubungan-hubungan sistem
tersebut dengan komponen-komponen diluar sistem atau dengan sistem
yang lain dapat digambarkan secara logika dengan diagram konteks atau
contex diagram. Definisi diagram konteks adalah sebagai berikut : Diagram konteks adalah diagram yang tidak detail dari sebuah sistem
sistem. Diagram ini digambarkan dengan sebuah lingkaran yang
menjelaskan tentang batasan sistem yang saling berhubungan dengan
kesatuan luar (external entity) yang akan memberikan masukan dan
menerima keluaran dari sistem tersebut yang dihubungkan dengan aliran
yang menghubungkan sebuah sistem dengan lingkaran sistem [Sid96].
c. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Aliran Data adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi khusus untuk menggambarkan
arus data atau aliran data yang terjadi di dalam sistem. Data Flow Diagram (DFD) memproses sistem dalam komponen-komponen beserta seluruh penghubung antar komponen. Data Flow Diagram (DFD) ini merupakan penurunan atau penjabaran dari diagram konteks.
d. Kamus data
Kamus data merupakan kumpulan data-data tujuannya adalah
untuk memberikan informasi mengenai definisi struktur, pemakaian
masing-masing elemen. Elemen adalah unit data yang terkecil.
Elemen-elemen yang dapat menyusun sebuah sistem tersebut, terdiri dari :
1. Tujuan, merupakan tujuan dari sistem tersebut
2. Batasan, merupakan batasan-batasan yang ada untuk mencapai tujuan
3. Kontrol, merupakan pengawas dari pelaksanaan pencapaian tujuan
sistem
4. Input, merupakan bagian dari sistem yang memberikan data masukan ke
dalam sistem.
5. Proses, merupakan bagian yang memproses masukan data menjadi
informasi yang sesuai dengan keinginan penerima.
6. Output, merupakan keluaran atau tujuan akhir dari sistem.
7. Umpan Balik, merupakan elemen sistem yang mempunyai tugas untuk
melihat kembali apakah sistem telah berjalan sesuai dengan yang
diinginkan.
Kamus data atau Data dictionary berisi keterangan tentang arus data, alias, bentuk data, penjelasan, periode, volume dan struktur data yang
merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi
dari suatu sistem informasi.
e. Perancangan basis data
Basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan yang
disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi)
yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Basis data ditujukan
untuk memecahkan masalah yang dihadapi oleh perusahaan atau organisasi
sehari – hari, yaitu penyimpanan dan pengambilan data. Jika data tidak
terorganisir dengan baik dalam basis data, maka tidak akan bisa mengambil
dilakukan dengan melakukan pendekatan normalisasi data dan teknik entity
relationship.
Keuntungan Data Base adalah :
a. Mereduksi redudansi
b. Data dapat di share antar aplikasi
c. Standarisasi data dapat dilakukan
d. Batasan sekurity dapat diterapkan
e. Mengelola integritas (ketrjaminan akurasi) data
f. Menyeimbangkan kebutuhan yang saling konplik
g. Independensi data (obyektif DBS).
Struktur sistem Data Base:
a. File manager : mengelola space dan struktur data.
b. Database manager : menyediakan antar muka dengan data fisik
c. Query processor : menterjemahkan query ke instruksi yang dimengerti
database manager
d. DML precompiler : mengkonpersi perintah DML menjadi Calls normal
Perancangan basis data dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu Langsung
membuat hubungan entitas (Entity Relationship) atau dengan menerapkan normalisasi terhadap struktur tabel yang telah diketahui.
a. Normalisasi adalah proses yang berkaitan dengan model data relational
untuk mengorganisasikan himpunan data dengan ketergantungan dan
keterikatan yang tinggi atau erat
Adapun bentuk umum yang digunakan dalam proses normalisasi adalah
sebagai berikut :
1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam,
tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu dapat saja data
tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya
sesuai dengan kedatangan data.
2. Bentuk Normal Kesatu (1NF/First Normal Form)
Pada tahap ini dilakukan penghilangan beberapa group elemen yang berulang agar menjadi satu harga tunggal yang
berinteraksi diantara setiap baris pada suatu tabel, dan setiap tabel
harus mempunyai nilai data yang atomic (bersifat atomic value). Atom adalah zat terkecil yang masih memiliki sifat induknya, bila
dipecah lagi maka ia tidak memiliki sifat induknya. Syarat normal
a. Setiap data dibentuk dalam flat file, data dibentuk dalam satu record demi satu record nilai dari fieldberupa “atomic value”. b. Tidak ada set attribute yang berulang atau bernilai ganda. c. Telah ditentukannya primary key untuk tabel/relasi tersebut. d. Setiap atribut hanya memilki satu pengertian
3. Bentuk Normal Kedua (2NF/Second Normal Form)
Bentuk normal kedua didasari atas konsep full function dependency (ketergantungan fungsional sepenuhnya) yang dapat didefinisikan sebagai berikut:
Jika A dan B adalah atribut-atribut dari suatu relasi, B
dikatakan full functional dependency (memilki ketergantungan fungsional sepenuhnya) terhadap A, jika B adalah tergantung
fungsional terhadap A, tetapi tidak secara tepat memiliki
ketergantungan fungsional dari subset (himpunan bagian) dari A. Syarat normal kedua (2-NF) adalah sebagai berikut :
a. Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu b. Attribute bukan kunci (non-key) haruslah memiliki
4. Bentuk Normal Ketiga (3NF/Third Normal Form)
Walaupun relasi 2-NF memiliki redudansi yang lebih sedikit daripada relasi 1-NF, namun relasi tersebut masih mungkin mengalami kendala bila terjadi anomaly peremajaan (update) terhadap relasi tersebut. Syarat normal ketiga (Third Normal Form / 3-NF) adalah sebagai berikut :
a. Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kedua.
b. Attribute bukan kunci (non-key) haruslah tidak memiliki ketergantungan transitif, dengan kata lain suatu atribut bukan
kunci (non-key) tidak boleh memiliki ketergantungan fungsional (functional dependency) terhadap atribut bukan kunci lainnya, seluruh atribut bukan kunci pada suatu relasi
hanya memiliki ketergantungan fungsional terhadap primary key relasi itu saja
b. Tabel Relasi adalah menunjukan hubungan diantara sejumlah entitas yang
berasal dari himpunan entitas yang berbeda kumpulan semua relasi diantara
entitas entitas yang terdapat pada himpunan entitas entitas tersebut
2.5 Definisi Perpustakaan
Bagi banyak orang bila mendengar istilah perpustakaan dalam benak
mereka akan tergambar sebuah gedung atau ruangan yang dipenuhi rak buku.
Anggapan demikianlah tak selalu salah karena apabila dikaji lebih lanjut , kata
dasar perpustakaan adalah pustaka dalam kamus umum bahasa Indonesia ,
Pustaka artinya kitab, buku. Dalam bahasa inggris, pembaca tentunya mengenal
istilah library. Istilah ini berasal dari kata latin liber / libri artinya buku. Dari kata
tersebut terbentuklah istilah “ librarius “, istilah ini berasal dari bahasa yunani
artinya tentang buku, alkitab.
Dengan demikian batasan perpustakaan ialah sebuah ruangan , bagian dari
sebuah gedung untuk menyimpan buku dan terbitan lainya yang disimpan
menurut tata susuanan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual.
Dalam pengertian buku dan terbitan lainya termasuk didalamnya semua bahan
cetak dan berbagai media audio visual.
Definisi diatas menyatakan bahwa koleksi perpustakaan digunakan untuk
pembaca. Definisi ini menunujukan perbedaan utama antara perpustakaan dan
toko buku. Bila toko buku menyusun buku yang dijualnya dengan tujuan utama
mencari untung maka perpustakaan bertujuan mendayagunakan koleksinya untuk
2.5.1 Maksud dan Tujuan pendirian perpustakaan
Aktifitas utama dari perpustakaan adalah menghimpun informasi dalam berbagai bentuk atau format untuk pelestarian bahan pustaka dan sumber
informasi sumber ilmu pengetahuan lainnya. Maksud pendirian perpustakaan
adalah Menyediakan sarana atau tempat untuk menghimpun berbagai sumber informasi untuk dikoleksi secara terus menerus, diolah dan diproses.
Sebagai sarana atau wahana untuk melestarikan hasil budaya manusia
( ilmu pengetahuan, teknologi dan budaya ) melalui aktifitas pemeliharaan dan
pengawetan koleksi. Sebagai agen perubahan ( Agent of changes ) dan agen
kebudayaan serta pusat informasi dan sumber belajar mengenai masa lalu,
sekarang, dan masa akan datang. Selain itu, juga dapat menjadi pusat
penelitian, rekreasi dan aktifitas ilmiah lainnya. Tujuan pendirian perpustakaan
untuk menciptakan masyarakat terpelajar dan terdidik, terbiasa membaca,
berbudaya tinggi serta mendorong terciptanya pendidikan sepanjang hayat (
Long life education ).
2.5.2 Jenis – Jenis Perpustakaan
Jenis – jenis perpustakaan yang ada dan berkembang di Indonesia menurut
penyelenggaraan dan tujuannya dibedakan menjadi :
a. Perpustakaan Digital adalah Perpustakaan yang berbasis teknologi digital atau mendapat bantuan komputer dalam seluruh aktifitas di
perpustakaannya secara menyeluruh. Contohnya : Buku atau informasi
b. Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, selanjutnya disebut Perpustakaan Nasional, adalah Lembaga Pemerintah Non Departemen
(LPND) yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang perpustakaan
sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, yang
berkedudukan di Ibukota Negara.
c. Perpustakaan Provinsi adalah Lembaga Teknis Daerah Bidang Perpustakaan yang diselenggarakan oleh Pemerintah Daerah Provinsi yang
mempunyai tugas pokok melaksanakan pengembangan perpustakaan di
wilayah provinsi serta melaksanakan layanan perpustakaan kepada
masyarakat.
d. Perpustakaan Kabupaten/Kota adalah Lembaga Teknis Daerah Bidang Perpustakaan yang diselenggarakan oleh Pemerintah Daerah
Kabupaten/Kota, yang mempunyai tugas pokok melaksanakan
pengembangan perpustakaan di wilayah Kabupaten/Kota serta
melaksanakan layanan perpustakaan kepada masyarakat umum.
e. Perpustakaan Umum : Perpustakaan yang ada di bawah lembaga yang mengawasinya. Perpustakaan umum terbagi atas :
- Perpustakaan Umum Kecamatan, adalah Perpustakaan yang berada di
Kecamatan sebagai cabang layanan Perpustakaan Kabupaten/Kota yang
layanannya diperuntukkan bagi masyarakat di wilayah masing-masing.
- Perpustakaan Umum Desa/Kelurahan adalah perpustakaan yang berada
yang layanannya diperuntukkan bagi masyarakat di desa/kelurahan
masing-masing.
f. Perpustakaan Khusus : Perpustakaan yang diperuntukkan untuk koleksi- koleksi tokoh terkenal. Contohnya : Perpustakaan Bung Hatta.
Perpustakaan lembaga Pendidikan : Perpustakaan yang berada di
lingkungan lembaga pendidikan (SD, SMP, SMA, PT, dan LSM).
Contohnya : perpustakaan Universitas. Pada perpustakaan tingkat PT,
perpustakaan dapat dibagi kembali menjadi dua, yaitu : perpustakaan pusat
dan perpustakaan tingkat fakultas.
g. Perpustakaan Lembaga Keagamaan : Perpustakaan yang berada di lingkungan lembaga keagamaan. Contohnya : Perpustakaan Masjid,
perpustakaan Gereja, dll
h. Perpustakaan Pribadi : Perpustakaan yang diperuntukkan untuk koleksi sendiri dan dipergunakan dalam ruang lingkup yang kecil. Contohnya :
Perpustakaan keluarga.
2.5.3 Peranan, Tugas, dan Fungsi Perpustakaan
1. Peranan Perpustakaan
Setiap perpustakaan dapat mempertahankan eksistensinya apabila dapat
menjalankan peranannya. Secara umum peran – peran yang dapat dilakukan
adalah :
a. Menjadi media antara pemakai dengan koleksi sebagai sumber informasi
b. Menjadi lembaga pengembangan minat dan budaya membaca serta
pembangkit kesadaran pentingnya belajar sepanjang hayat.
c. Mengembangkan komunikasi antara pemakai dan atau dengan
penyelenggara sehingga tercipta kolaborasi, sharing pengetahuan maupun
komunikasi ilmiah lainnya.
d. Motivator, mediator dan fasilitator bagi pemakai dalam usaha mencari,
memanfaatkan dan mengembangkan ilmu pengetahuan dan pengalaman.
e. Berperan sebagai agen perubah, pembangunan dan kebudayaan manusia.
Tugas Perpustakaan
Setiap perpustakaan memiliki kewajiban yang sudah ditentukan dan
direncanakan untuk dilaksanakan. Tugas setiap jenis perpustakaan berbeda – beda
sesuai dengan kewajiban yang ditetapkan.
2. Fungsi Perpustakaan
Pada umumnya perpustakaan memiliki fungsi yaitu :
a. Fungsi penyimpanan, bertugas menyimpan koleksi (informasi) karena
tidak mungkin semua koleksi dapat dijangkau oleh perpustakaan.
c. Fungsi informasi, perpustakaan berfungsi menyediakan berbagai
informasi untuk masyarakat.
d. Fungsi pendidikan, perpustakaan menjadi tempat dan menyediakan
e. Fungsi rekreasi, masyarakat dapat menikmati rekreasi kultural dengan
membaca dan mengakses berbagai sumber informasi hiburan seperti :
Novel, cerita rakyat, puisi, dan sebagainya.
f. Fungsi kultural, Perpustakaan berfungsi untuk mendidik dan
mengembangkan apresiasi budaya masyarakat melalui berbagai aktifitas,
seperti : pameran, pertunjukkan, bedah buku, mendongeng, seminar, dan
BAB III
PROFIL PERUSAHAAN
3.1 Tinjauan Umum Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi
Wilayah Indonesia terdiri dari beberapa pulau, memiliki beberapa gunung
api aktif (mencapai 128 buah) yang tersebar mulai dari Aceh sampai Sulawesi
melalui Jawa, Nusatenggara dan Maluku. Gunung api berbahaya tersebut
sewaktu–waktu menelan korban jiwa atau sekurang–kurangnya memusnahkan
harta benda, seperti perkebunan, pertanian, rumah dan ternak.
Melihat pada kemungkinan bencana tersebut, maka penyelidikan gunung
api yaitu oleh Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi dipandang perlu
dilakukan untuk mengetauhi perilaku gunung api sehingga jumlah korban dapat
ditekan sampai sedikit mungkin.
Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi adalah satu unit
dilingkungan Badan Geologi, Departemen Energi dan Sumber daya Meneral yang
dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri Energi dan Sumberdaya Mineral Nomor
0030 tahun 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Energi dan
Sumberdaya Mineral. Di dunia internasional agency ini lebih dikenal dengan sebutan Volcanological Survey of Indonesia (VSI)
Organisasi ini terbentuk setelah beberapa kali berganti nama yang berawal
setelah meletusnya Gunung Kelut di Jawa Timur tahun 1919 yang menimbulkan
Vulkaan Bewakings Dients (Dinas Penjagaan Gunungapi) di bawah naungan Dients Van Het Mijnwezen dan pada tahun 1922 diresmikan menjadi Volcanologische Onderzoek (VO), yang tahun 1939 di dunia international dikenal sebagai Volcanological Survey. Sejak tahun 1920 – 1941 Volcanologische Onderzoek ini telah membangun beberapa pos penjagaan gunung api, yaitu
Pos Gunung Krakatau di Pulau Panjang, Pos Gunung Tangkuban Parahu,
Pos Gunung Papandayan, Pos Kawah Kamojang, Pos Gunung Merapi (Babadan,
Krinjing, Plawangan, Ngepos), Pos Gunung Kelut, Pos Gunung Semeru dan Pos
Kawah Ijen. Pada saat pendudukan Jepang, kegiatan penjagaan gunungapi ditangani oleh Kazan Chosabu selama periode 1942-1945.
Setelah Indonesia merdeka dibentuk Dinas Gunung Berapi (DGB) di
bawah Jawatan Pertambangan, kemudian 1966 dirubah menjadi Urusan
Vulkanologi di bawah Direktorat Geologi dan selanjutnya pada tahun 1976
berubah lagi menjadi Sub Direktorat Vulkanologi di bawah Direktorat Geologi,
Departemen Pertambangan. Berdasarkan Keputusan Menteri Pertambangan dan
Energi No. 734 Tahun 1978 terbentuklah Direktorat Vulkanologi di bawah
Direktorat Jenderal Pertambangan Umum, Departemen Pertambangan dan Energi.
Perkembangan organisasi Departemen Pertambangan dan Energi berdasarkan
Keputusan Menteri Pertambangan dan Energi Nomor 1092 Tahun 1984 dan
Keputusan Menteri Pertambangan dan Energi Nomor 1748 Tahun 1992 terbentuk
Direktorat Vulkanologi di bawah Direktorat Jenderal Geologi dan Sumberdaya
Sejak tahun 2001 sampai 2005, berdasarkan Keputusan Menteri Energi
dan Sumberdaya Mineral Nomor 1915 Tahun 2001, urusan gunung api, gerakan
tanah, gempa bumi, tsunami, erosi dan sedimentasi ditangani oleh Direktorat
Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi, lalu setelah bergabung dengan
Badan Geologi, Direktorat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi berubah
nama institusinya menjadi Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi
(PVMBG), Centre of Volcanology and Geological Hazard Mitigation.
3.1.1 Visi Misi Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi
Visi dari Pusat Vulkanologi, Mitigasi dan Bencana Geologi yaitu:
“ Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi mempunyai visi
secara umum mencakup pengelolaan informasi potensi kegunungapian
dan pengelolaan mitigasi bencana alam geologi. “
Sedangkan misinya yaitu:
” Meminimalkan korban jiwa manusia dan kerugian harta benda dari
bencana geologi. ”
Program Pemantauan, Penyelidikan, dan Pemetaan dalam menunjang misi Pusat Vulkanologi, Mitigasi dan Bencana Geologi yaitu:
1. Pemantauan dan penyelidikan gunungapi dalam rangka peringatan dini
dan pemberian rekomendasi teknis sebagai upaya meredam ancaman
2. Pemantauan dan pemeriksaan gerakan tanah, gempabumi, tsunami,
sebagai upaya meredam ancaman bencana gerakan tanah, gempabumi,
dan tsunami.
3. Inventarisasi dan pemetaan kawasan rawan bencana letusan gunungapi,
zona kerentanan gerakan tanah, rawan bencana gempabumi dan rawan
bencana tsunami sebagai bahan pertimbangan untuk Pemerintah
Provinsi/Kabupaten/Kota dalam rangka mitigasi bencana dan penataan
kawasan rawan bencana.
4. Identifikasi dan evaluasi kebakaran batubara.
5. Penyusunan standar, kriteria, dan pedoman bidang kebencanaan.
6. Sosialisasi dan penyuluhan dalam upaya penyebarluasan informasi
bencana geologi.
Pengembangan basis data, sistem informasi dan dokumentasi bencana gunungapi
3.2 Tinjauan Umum Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi
Sejak tahun 1984 Direktorat Vulkanologi dilengkapi dengan sub
Direktorat (Sub Dit) Penyuluhan dan Dokumentasi yang semula bernama Sub Dit.
Publikasi dan Dokumentasi. Seksi penyuluhan gunung api dalam Sub Dit. tersebut
dan sekarang berubah menjadi Pusat Vulkanologi, Mitigasi dan Bencana Geologi
dirasa perlu sehubungan dengan pentingnya penyampaian hasil pengamatan
gunung api berbahaya kepada masyarakat luas dan wartawan.
3.2.1 Visi dan Misi Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi
Visi dari Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi yaitu:
1. Memenuhi segala informasi yang berguna bagi karyawan/pegawai
intern.
Sedangkan misinya yaitu:
1. Menyediakan data dan informasi yang memiliki keterkaitan dengan
gunung api.
2. Memuat kebutuhan informasi secara lengkap baik media cetak maupun
3.2.2 Tugas dan Fungsi Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi
Tugas perpustakaan yaitu:
1. Melaksanakan urusan perpustakaan dan mendokumentasikan hasil–hasil
penelitian gunung api dan informasi tentang pemboran panas bumi.
2. Gempa bumi dan gunung api yang berupa bahan pustaka tercetak
maupun non cetak.
3. Membantu Sub Direktorat Penyuluhan dan Dokumentasi dalam
melaksanakan tugasnya sehari–hari.
Dengan demikian perpustakaan ini melaksanakan fungsinya sebagai
sumber informasi bagi para pegawai khusus bagi instansi Pusat Vulkanologi dan
3.3 Struktur Organisasi
Skema struktur organisasi Direktorat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana
Geologi dapat dilihat pada gambar diatas . Berdasarkan keputusan mentri
pertambangan dan energy No.1748 thn 1992, Direktorat Vulkanologi dan Mitigasi
Bencana Geologi merupakan unit Eselon II/A yang dipimpin oleh seorang
Direktur. Direktorat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi terdiri dari lima
sub Direktorat dan satu bagian tata usaha yang setingkat dengan Eselon III. Setiap
sub Direktorat membawahi empat seksi dengan unsur teknis, sedangkan bagian
tata usaha membawahi tiga sub bagian yang berfungsi sebagai unsur penunjang
yang memberi layanan administrasi. Seksi dan sub bagian merupakan satuan kerja
setingkat Eselon IV/A yang berhubungan langsung dengan staf pelaksana.
3.4 Deskripsi Kerja 1. Bagian tata usaha
Bertugas melaksanakan urusan kepegawaian, keuangan, perlengkapan
rumah tangga, surat menyurat, pengarsipan.
2. Sub bagian kepegawaian
Bertugas melaksanakan urusan kepegawaian dan pembuatan daftar gaji
pegawai.
3. Sub bagian keuangan
4. Sub urusan dalam
Bertugas melaksanakan urusan perlengkapan, pemeliharaan, keamanan,
angkutan dan rumah tangga, surat-menyurat dan kearsipan.
5. Sub direktorat pengamatan
Bertugas melaksanakan kegiatan pengamatan gunung berapi, kecuali
gunung berapi di Yogyakarta.
6. Sub direktorat pemetaan
Bertugas melaksanakan kegiatan pemetaan geologi, topograpi, daerah
bahaya serta penyelidikan gunung berapi menggunakan penafsiran, hasil
teknik penginderaan jauh.
7. Sub direktorat penyelidikan
Bertugas melaksanakan penyelidikan dan inventarisasi panas bumi, serta
pengujian dan analisis uap panas bumi.
8. Sub direktorat analisis
Bertugas melaksanakan pengamatan dan penyelidikan gunung merapi,
pengolahan laboratorium lapangan gunung merapi.
9. Sub direktorat bimbingan dan informasi
Bertugas melaksnakan pembinaan kegiatan penyuluhan, publikasi,
penyimpanan, pengadaan, dan penyebaran informasi yang berhubungan
10.Balai penyelidikan dan pengembangan teknologi kegunung apian
Bertugas melaksanakan pene.litian aspek ilmu kebumian dan
mengembangakan konsepsi serta metoda penelitian.
11.Seksi publikasi
Bertugas menyiapkan bahan publikasi dan mengadakan peta dasar gunung
api dan panas bumi.
12.Seksi penyimpanan informasi
Bertugas melakukan penyimpanan, penyebaran informasi, peragaan
gunung api dan panas bumi, serta menyiapkan bahan tukar menukar
BAB IV
ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN
Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh
kedalam bagian – bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan
mengevaluasi permasalahan dan hambatan yang terjadi, dengan kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
Kegiatan yang paling penting dalam proses analisa guna memahami seluruh
informasi yang terdapat pada suatu kasus adalah menganalisis sesuatu untuk
mengetahui apa yang sedang terjadi. Analisis sistem diperlakukan untuk memenuhi
kebutuhan akan data dan prosedur suatu sistem yang sedang berjalan, penganalisisnya
terdiri dari :
a. Flow map
b.Diagram konteks
c.Data flow diagram
d.Evaluasi sistem
Langkah-langkah analisis sistem antara lain :
1. Identify, yaitu memahami masalah.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
4.1 Analisis sistem yang berjalan
Sebelum melakukan perancangan sistem informasi yang baru pada suatu
organisasi, maka harus dilakukan analisis sistem yang berjalan terlebih dahulu
untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai kelebihan dan kekurangan
sistem yang sedang berjalan. Analisis terhadap sistem yang sedang berjalan
bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana kerja suatu sistem dan
mengetahui masalah yang dihadapi sistem untuk dapat dijadikan landasan usulan
perancangan sistem. Tahap analisa ini merupakan tahapan yang sangat penting di
dalam merancang suatu sistem. Analisa sistem yang dilakukan untuk memenuhi
masalah apa yang sedang dihadapi oleh instansi.
Sistem yang sedang berjalan diartikan sebagai sistem yang sedang dipakai,
sedangkan analisa sistem yang sedang berjalan diartikan sebagai cara untuk
memahami terlebih dahulu masalah yang dihadapi oleh sistem, seperti
mendefinisikan kebutuhan-kebutuhan fungsional dari sistem sehingga dapat
diketahui apa saja kebutuhan-kebutuhan pemakai yang belum terpenuhi oleh
sistem yang sedang berjalan tersebut.
Tujuan dari analisa sistem untuk menentukan bentuk dari rancangan
sistem
yang akan diterapkan. Analisa tersebut juga dapat menentukan langkah-langkah
perancangan yang akan dibuat sehingga rancangan sistem sesuai dengan
kebutuhan pemakai dan sistem mempunyai unjuk kerja yang efisien dan efektif,
Berdasarkan pengamatan dan wawancara yang penulis lakukan, kegiatan
pengolahan data di Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan mitigasi Bencana
Geologi Bandung masih menggunakan pengolahan data manual . Permasalahan
yang sering kali muncul pada petugas perpustakaan dalam mengelola datanya
adalah sebagai berikut :
1. Pencatatan dan penyimpanan data perpustakaan kurang terstruktur dan
kurang rapi.
2. Memerlukan waktu yang lama dalam hal pencarian data perpustakaan dan
untuk mengetahui status buku serta peminjaman.
3. Adanya redudansi data sehingga data tidak konsisten.
4. Pemborosan space sehingga memerlukan tempat yang besar untuk
menyimpan data perpustakaan.
5. Pelaporan data perpustakaan kurang terstruktur dan rapi.
4.1.1 Analisis Dokumen
Dalam merancang sistem yang harus ditentukan lebih dahulu adalah
analisis dokumen, dimana kumpulan dokumen ini merupakan satu kesatuan data
untuk diproses lebih lanjut sehingga menghasilkan informasi yang digunakan
sesuai dengan prosedur yang ditetapkan sebelumnya.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menguraikan dokumen yang
dipakai dalam sistem adalah nama yang digunakan, fungsi-fungsi dan penjelasan
dari dokumen tersebut. Penggunaan dokumen secara lengkap dilakukan untuk
terlibat di dalam sistem pengolahan data di Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan
Mitigasi Bencana Geologi. Berikut adalah dokumen yang digunakan dalam
sistem:
1. Buku besar
a. Nama dokumen : buku besar
b. Fungsi : menjadi salah satu acuan dalam pengklasifikasian kode
buku
c. Sumber : bahan pustaka
d. Distribusi : dari proses pendataan bahan pustaka yang baru dating
ke petugas perpustakaan
e. Rangkap : 1 rangkap
f. Deskripsi : buku baru dicatat ke dalam buku besar, kemudian dari
mana asalnya lalu diklasifikasikan untuk menentukan kode buku
2. Kartu peminjaman dan pengembalian
a. Nama dokumen : kartu peminjaman dan pengembalian
b) Fungsi : sebagai syarat bagi pegawai Vulkanologi untuk melakukan
peminjaman bahan pustaka
c) Sumber : petugas perpus
d) Distribusi : dari proses proses peminjaman dan pengembalian
bahan pustaka, dari pengunjung kemudian diperiksa oleh petugas
perpus
f) Deskripsi : mencatat buku yang dipinjam, dikembalikan dan
identitasnya
3. Label buku
a. Nama dokumen : label buku
b. Fungsi : sebagai kode identifikasi (jenis bahan pustaka), yang
ditaruh atau ditempel pada punggung buku agar mempermudah
pembaca atau pengunjung dalam mencari buku yang dimaksud
c. Sumber : kartu katalog
d. Distribusi : dari proses membuat kartu katalog yang berasal dari
buku besar setelah melewati analisa kategori bahan pustaka oleh
petugas perpustakaan
e. Rangkap : 1 rangkap
f. Deskripsi : pembeda bahan pustaka, dilihat dari kode
identifikasinya. Berada dipunggung buku
4. Kartu katalog
a. Nama dokumen : kartu katalog
b. Fungsi : menjadi acuan pengunjung dalam mencari bahan pustaka
c. Sumber : buku besar
d. Distribusi : dari proses pendataan atau analisa bahan pustaka
berdasarkan kategori bahan pustaka oleh petugas perpustakaan
f. Deskripsi : alat bantu pengunjung dalam mencari bahan pustaka,
berada di lemari katalog
5. Surat teguran
a. Nama dokumen : surat teguran
b. Fungsi : menjadi sebagai bentuk sangsi atau denda, bagi anggota
yang melewati batas waktu pengembalian
c. Sumber : kartu peminjaman dan pengembalian
d. Distribusi : dari dilihatnya batas waktu pengembalian dari anggota
oleh petugas perpustakaan, disertai dengan adanya tembusan dari
seksi kepegawaian
e. Rangkap : 1 rangkap
f. Deskripsi : merupakan bentuk sangsi atau denda, bagi anggota yang
melewati batas waktu pengembalian, disertai dengan adanya
tembusan dari seksi kepegawaian
6. Surat tagihan
a. Nama dokumen : surat teguran
b. Fungsi : sebagai bentuk sangsi atau denda, bila mana bahan
pustaka yang dipinjam hilang
d. Distribusi : dari dilihatnya batas waktu pengembalian bahan
pustaka yang sudah terlampau lama sekali oleh petugas perpus dari
anggota
e. Rangkap : 1 rangkap
f. Deskripsi : merupakan bentuk sangsi atau denda, bagi anggota
yang menghilangkan bahan pustaka, disertai dengan tembusan dari
seksi kepegawian
7. Laporan data peminjaman
a. Nama dokumen : laporan data peminjaman
b. Fungsi : sebagai bahan data-data peminjaman selama periode,
berupa laporan untuk dilaporkan ke koordinator perpustakaan
c. Sumber : kartu peminjaman
d. Distribusi : dari proses pendataan peminjaman bahan pustaka oleh
petugas, kemudian diberikan ke koordinator perpus
e. Rangkap : 1 rangkap
f. Deskripsi : berbentuk sebuah data laporan peminjaman bahan
pustaka selama periode yang dibuat oleh petugas untuk diberikan
kepada koordinator perpus
8. Laporan data pengembalian
b. Fungsi : sebagai bahan data-data pengembalian selama periode,
berupa laporan untuk dilaporkan ke koordinator perpus
c. Sumber : kartu pengembalian
d. Distribusi : dari proses pendataan pengembalian bahan pustaka
oleh petugas perpus untuk kemudian diberikan ke koor perpus
e. Rangkap : 1 rangkap
f. Deskripsi : berbentuk sebuah data laporan pengembalian bahan
pustaka selama periode yang dibuat oleh petugas untuk diberikan ke
koordinator perpus
9. Laporan data bahan pustaka
a. Nama dokumen : laporan data bahan pustaka
b. Fungsi : sebagai bahan data-data bahan pustaka yang ada selama
periode, berupa laporan untuk dilaporkan ke koordinator perpus
c. Sumber : buku besar
d. Distribusi : dari proses pendataan bahan pustaka yang ada oleh
petugas perpus, untuk kemudian diberikan ke koordinator perpus
e. Rangkap : 1 rangkap
g. Deskripsi : berbentuk sebuah data laporan bahan pustaka selama
periode yang dibuat oleh petugas untuk diberikan ke koordinator
4.1.2 Analisis prosedur yang berjalan
Prosedur yang sedang berjalan di Perpustakaan Pusat Vulkanologi dan
Mitigasi Bencana Geologi adalah sebagai berikut :
a. Anggota menyerahkan bahan pustaka kepada petugas perpustakaan pada
saat akan menyumbangkan bahan pustaka kemudian petugas melakukan
pendataan bahan pustaka tersebut untuk di catat ke dalam buku besar.
Petugas menganalisa bahan pustaka yang telah dicatat didalam buku besar
berdasarkan kategori bahan pustaka.
b. Petugas membuat kartu katalog yang datanya berasal dari hasil analisa
sebelumnya. Petugas membuat label buku, kemudian menempelkan label
tersebut sesuai dengan kode identifikasinya dan bahan pustaka yang telah
selesai di beri label ditaruh di rak yang telah disediakan untuk dipinjamkan
kepada pengunjung.
c. Anggota menanyakan kepada petugas perpustakaan tentang referensi
bahan pustaka yang dibutuhkan. Petugas memberitahu kepada anggota
lewat kartu katalog yang ada di lemari katalog.
d. Anggota mencatat kode katalog di kertas yang telah disediakan, kemudian
kertas tersebut diserahkan kepada petugas perpustakaan untuk mencari
bahan pustaka yang di butuhkan.
e. Petugas menyerahkan bahan pustaka tersebut kepada Anggota. Jika
pengunjung hendak meminjam bahan pustka tersebut dan status
pengunjung adalah pegawai pusat vulkanologi (anggota) maka bahan
petugas yang data peminjam dan data pustaka dicatat pada kartu
peminjaman. Dan jika status anggota bukan pegawai pusat vulkanologi ,
maka bahan pustaka tersebut hanya boleh untuk dibaca di tempat dan
boleh untuk di-copy-kan oleh petugas.
f. Anggota mengembalikan bahan pustaka yang telah dipinjam, petugas
melakukan pengecekan apakah anggota tersebut terlambat atau tidak
dalam mengembalikan bahan pustaka. Jika tidak tepat waktu maka
anggota akan petugas akan memberikan surat teguran untuk anggota
yang melebihi batas waktu peminjaman ( 2 minggu ) dengan tembusan
dari seksi kepegawaian. Jika bahan pustaka tersebut hilang maka petugas
perpus akan memberikan surat tagihan terus menerus dengan surat
tembusan dari seksi kepegawaian.
g. Petugas membuat laporan data bahan pustaka, laporan peminjaman buku,
laporan pengembalian buku untuk diserahkan kepada Koordinator
Perpustakaan
h. Koordinator perpustakaan merekap semua laporan yang diterima dari
petugas perpustakaan sebagai laporan tahunan, kemudian diserahkan
4.1.2.1 Flowmap yang sedang berjalan
Kode katalog bahan pustaka Mencari berdasarkan
bahan pustaka Laporan data peminjaman bahan pustaka
Laporan data peminjaman bahan pustaka
Bahan pustaka Bahan pustaka Cek pinjam dan catat data penegembalian
4.1.2.2 Diagram Kontek
Diagram kontek merupakan gambaran secara umum untuk mengenai sebuah
system yang dirancang secara global, yaitu suatu diagram yang mempresentasikan
atau menggambarkan hubungan antara sistem dengan lingkungan luar sistem yang
mempengeruhioperasi sistem. Sistem ditunjukan dalam satu lingkaran yang
menggambarkan keseluruhan proses dalam system dan hubungannya dengan entitas
lain
SI PERPUSTAKAAN PUSAT VULKANOLOGI DAN MITIGASI
BENCANA GEOLOGI ANGGOTA
KOORDINATOR PERPUSTAKAAN
SEKSI KEPEGAWAIAN Bahan pustaka
Lap . Bahan pustaka
Lap.peminjaman
Lap.pengembalian
Surat tagihan
Surat teguran Bahan pustaka, surat tagihan, surat teguran
Lap.bahan pustaka, lap. Peminjaman Lap. Pengembalian, surat teguran,
Surat tagihan
4.1.2.3 Data Flow Diagram
Anggota Bahan pustaka 1.0 Menyerahkan
dt_bahan pustaka Buku besar
dt_bahan pustaka
Lap_ data bahan pustaka
Lap_bahan
Gambar 4.3 DFD proses pendataan bahan pustaka level 0
anggota Dt_bahan pustaka
Gambar 4.5 DFD proses peminjaman bahan pustaka level 0
Petugas BP hanya dpt dibaca di tempat dan dicopy
saja anggota
anggota Bahan pustaka
1.0 Mengembalikan
BP yg dipinjam
Dt_bahan pustaka Kartu peminjaman Petugas perpus
2.0 dan dicatat pd kartu pengembalian
Gambar 4.7 DFD proses pengembalian level 0
anggota
Kepala perpus
Dt_laporan
1.0 Merekapitulasi lap.BP,lap.peminjaman,l
ap.pengembalian
Dt_laporan
2.0 Cetak rekapitulasi lap.BP,lap.peminjaman,la
p.pengembalian
Lap_rekapitulasi Seksi
kepegawaian
Gambar 4.9 DFD proses rekapitulasi laporan level 0
4.1.3 Evaluasi Sistem yang sedang berjalan
Manajemen suatu perpustakaan memiliki peranan penting dalam
kelangsungan perpustakaan. Kegiatan pengolahan data dan pelayanan informasi
merupakan suatu komponen manajemen yang dapat menunjang bidang-bidang
lainnya yang berhubungan langsung dengan anggota perpustakaan. Setelah
menganalisa flowmap sistem yang sedang berjalan, penyusun mengetahui terdapat
banyak kelemahan pada sistem yang ada. Kelemahan-kelemahan yang ada
menimbulkan permasalahan yang signifikan pada sistem manajemen perpustakaan
dan membutuhkan suatu solusi yang tepat sebagai pemecahnya. Ada pun
permasalahan-permaslahan itu dapat dirinci, sebagai berikut :
1. Permasalahan yang dihadapi :
b. Pengecekan data pustaka yang dipinjam tidak optimal sehingga ada
pustaka yang tidak kembali setelah dipinjam.
c. Peminjaman dan pengembalian diproses secara manual sehingga waktu
yang dibutuhkan relatif lama. Dan Pengelolaan data dilakukan secara
manual sehingga dapat menimbulkan terjadinya duplikasi data tersebut.
2. kinerja sistem yang diharapkan
a. mempercepat waktu pencarian bahan pustaka
b. data yang dihasilkan menjadi lebih akurat, lengkap dan cepat
c. tidak ada lagi bahan pustaka dan data yang hilang
4.2 Usulan Perancangan Sistem
Pada tahap perancangan sistem ini, penulis mencoba untuk membuat
rancangan pemecahan masalah yang dihadapi pada sistem informasi perpustakaan
pusat vulkanologi dan mitigasi bencana geologi . Tahap perancangan sistem ini
merupakan tahap kelanjutan dari analisis sistem. Dalam tahap ini dilakukan
perubahan-perubahan dan perbaikan perbaikan dari sistem yang sedang berjalan.
Perancangan sistem dapat diartikan sebuah sistem baru atau pengganti atau
tambahan terhadap sistem yang sedang berjalan.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan dari pembuatan perancangan sistem ini adalah untuk mengatasi
kekurangan–kekurangan yang ada pada sistem sebelumnya yang sedang berjalan
laporan yang akurat. Proses yang akan dirancang juga bertujuan untuk
memperbaiki kinerja sistem, sehingga kelemahan yang ada pada sistem dapat
diperbaiki. Mengurangi kesalahan yang biasa disebabakan oleh manusia (human error) dan memperlancar proses operasional. Mempercepat proses pembuatan
laporan dan menjaga keamanan data perusahaan. Perancangan proses ini
mencakup flowmap, diagram konteks, data flow diagram, dan kamus data yang dapat menjelaskan aliran data yang diproses sehingga menghasilkan informasi
yang diinginkan.
4.2.2.Perancangan prosedur yang diusulkan
Prosedur merupakan tahapan-tahapan instruksi yang harus dilakukan untuk
mencapai tujuan. Perancangan prosedur merupakan hasil dari perubahan dan
pengkoreksian dari sistem yang sedang berjalan, dimana sistem yang diusulkan
diharapkan dapat menutupi kekurangan dari sistem yang sedang berjalan. Pada tahap
perancangan prosedur ini akan dibuat flowmap yang akan menggambarkan prosedur
yang akan berlangsung pada sistem yang diusulkan.
1. Petugas perpustakaan menerima bahan pustaka baru , kemudian petugas
menginputkan data bahan pustaka berdasarkan kategori bahan pustaka ke dalam
formulir bahan pustaka di database.
2. Petugas membuat formulir katalog dan menginputkan data bahan pustaka yang
terdiri atas nama pengarang, judul, daerah dan subjek dan kategori bahan pustaka
3. Petugas membuat label buku kemudian menempelkan label tersebut sesuai
dengan kode identifikasinya dan bahan pustaka yang telah selesai diberi label
ditaruh di rak yang telah disediakan berdasarkan kategori bahan pustaka kemudian
membuat laporan bahan pustaka untuk diserahkan kepada koordinator
perpustakaan .
4. Anggota mengisi daftar Anggota di buku daftar pengunjung perpustakaan
5. Anggota menginputkan data bahan pustaka di komputer katalog yang
terhubung dengan database untuk mengetahui apakah bahan pustaka tersedia atau
tidak . Jika bahan pustaka statusnya tersedia kemudian anggota mencari bahan
pustaka yang dimaksud di rak.
6. Jika anggota hendak meminjam bahan pustaka dengan status anggota adalah
pegawai pusat vulkanologi maka bahan pustaka tersebut dapat dipinjam atau
di-copy-kan oleh petugas. Tetapi jika status anggota perpustakaan bukan pegawai
pusat vulkanologi ( umum ) maka bahan pustaka tersebut hanya boleh untuk
dibaca ditempat atau dapat juga di copy-kan oleh petugas.
7. Petugas menginputkan data bahan pustaka yang akan dipinjam beserta data
peminjam kedalam database
8. Anggota menyerahkan bahan pustaka yang dipinjam saat pengembalian bahan
pustaka kemudian petugas menginpukan data pengembalian ke data base. Petugas
memeriksa status peminjaman dan denda keterlambatan di database. Jika anggota
tidak tepat waktu mengembalikan bahan pustaka maka petugas perpustakaan
peminjaman ( maksimal 2 minggu ) dengan tembusan dari seksi kepegawaian.
Jika bahan pustaka tersebut hilang maka petugas perpustakaan akan memberikan
surat tagihan terus menerus dengan surat tembusan dari seksi kepegawaian.
9. Petugas membuat laporan data bahan pustaka, laporan peminjaman buku,
laporan pengembalian buku untuk diserahkan kepada Koordinator Perpustakaan
10. Koordinator perpustakaan merekap semua laporan yang diterima dari petugas
perpustakaan sebagai laporan tahunan, kemudian diserahkan kepada seksi
4.2.2.1 Flowmap yang diusulkan
ANGGOTA PETUGAS PERPUSTAKAAN KOORDINATOR
PEPRPUSTAKAAN SEKSI KEPEGAWAIAN
Bahan
pustaka Input data bahan pustaka
database
4.2.2.2 Diagram Kontek
SI PERPUSTAKAAN PUSAT VULKANOLOGI DAN MITIGASI
BENCANA GEOLOGI ANGGOTA
KOORDINATOR PERPUSTAKAAN
SEKSI KEPEGAWAIAN Bahan pustaka
Lap . Bahan pustaka
Lap.peminjaman
Lap.pengembalian
Surat tagihan
Surat teguran Bahan pustaka, surat tagihan, surat teguran
Surat teguran, surat tagihan, lapran tahunan
4.2.2.3 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram adalah representasi dari suatu sistem yang menggambarkan bagian-bagian dari sistem tersebut beserta seluruh keterlibatan
diantara bagian yang ada. Arus data pada DFD dapat berupa masukan untuk
sistem ataupun keluaran yang disampaikan kepada pengguna sistem.
Petugas perpustakaan
Data bahan pustaka
1.0 Input dt_BP
F.Bahan pustaka Data bahan pustaka
2.0 Proses pendataan
koleksi BP
Data bahan pustaka
3.0 Cetak laporan
BP
Data bahan pustaka F.katalog
Lap_BP Koordinator
perpus
Rekapitulasi laporan Seksi
kepegawaian
2.1 Proses pemilihan
jenis klasifikasi BP
F.BP Data bahan pustaka
Kode bahan pustaka
2.2 Penyimpanan
data_BP
Gambar 4.13 DFD level 1 proses 2.0
Anggota dt_BP
1.0 Cari bahan
pustaka
F.katalog
dt_BP
2.0 Cek status Bahan Pustaka
Bahan pustaka tidak ada
Bahan pustaka ada
3.0 Cek status
peminjam Petugas
perpustakaan
3.1 Proses cek status anggota
Pegawai 3.2
Pinjam BP dt_BP F.peminjaman
Bukan_pegawai
3.3 BP hanya dapat dibaca di tempat/
dicopi
Petugas
perpustakaan dt_peminjaman
dt_anggota
anggota Bahan pustaka
1.0 Mengembalikan
BP yg dipinjam
Dt_bahan pustaka F.peminjaman Petugas perpus
2.0 dan dicatat pd kartu pengembalian
anggota
Gambar 4.17 DFD level 1 proses pengembalian (cek keadaan status bahan pustaka)
4.2.2.4 Kamus data
Kamus data (data dictionary) merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem. Kamus data dibuat berdasarkan
arus data yang ada pada diagram aliran data. Dengan menggunakan kamus data,
analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir pada sistem secara
lengkap. Kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan dan
database.
Kamus data yang dibutuhkan untuk membuat apliksi pengolahan data
perpustakaan, yaitu :
1. Data Anggota
Data anggota merupakan sebuah data yang menjadi acuan terhadap
proses peminjaman bahan pustaka, dimana nama peminjam yang mengacu
data anggotanya.
Nama dokumen : data anggota
Fungsi : untuk data pegawai
Sumber : bagian kepegawaian
Jumlah : 1 rangkap
Periode pembuatan : setiap satu bulan sekali
Item data : no_anggota, nama_anggota, tempat_lahir,
