Analisis Sistem Informasi penggajian Karyawan Sales Promotion Girl/Sales Promotion Bot Di CV. Biensi Fesyenindo

(1)

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1LATAR BELAKANG MASALAH

Tujuan utama didirikannya perusahaan oleh pemiliknya adalah untuk memperoleh laba. Walaupun demikian perusahaan tetap diharapkan memperhatikan kepentingan keseluruhan stakeholders, yaitu: pemegang saham, manajemen, karyawan, pelanggan, supplier, pemerintah dan masyarakat. Seperti CV. BI-ENSI FESYENINDO, salah saru perusahaan yang bergerak di bidang retail yang beralamatkan di Jl. Cimencrang No 2B, dengan memproduksi, memasok dan menjual produk fashion kepada pasar sasaran untuk kepuasan pelanggan, pemilik, karyawan serta dengan memperhatikan lingkungan dan peraturan pemerintah. Sesuai dengan visi perusahaan yaitu menjadi perusahaan penyedia fashion yang terdepan dalam kepuasan pelanggan untuk melayani pasar Indonesia dan dunia.

(2)

efektifitas kerja sehingga dapat menghasilkan keluaran yang optimal dan berkualitas.

Dalam hal sistem penggajian Sales Promotion Girl (SPG) / Sales Promotion Boy (SPB), dimana gaji tersebut sangatlah berhubungan dengan produktivitas perusahaan, pembayaran gaji yang tepat waktu bisa meningkatkan kinerja SPG / SPB untuk memproduksi barang yang dihasilkan perusahaan. Penggunaan perangkat lunak sangatlah dibutuhkan untuk menjaga keakuratan data serta ketepatan waktu dalam pembayaran gaji tersebut. Dari sistem yang ada penulis melihat bahwa masih terdapat kekurangan-kekurangan yang bisa di hilangkan. Dari hal tersebut penulis ingin membantu serta mencoba memberikan gagasan dalam mengefisienkan dan mengefektifkan sistem penggajian SPG / SPB agar bisa tepat waktu dan terjaga keakuratan datanya.

Berdasarkan analisis tersebut di atas, maka penulis mencoba untuk mengembangkan sistem yang ada di perusahaan, dan penulis tertarik untuk mengambil judul “ANALISIS SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN SALES PROMOTION GIRL / SALES PROMOTION BOY DI CV. BIENSI FESYENINDO”.

1.1PERUMUSAN MASALAH

(3)

1. Adanya suatu kekurangan proses dari sistem yang sedang berjalan sekarang

2. Analisis ini dibuat agar kekurangan yang ada dapat diperkecil sehingga sistem dapat berjalan lebih maksimal.

1.2MAKSUD DAN TUJUAN 1.2.1 MAKSUD

Adapun maksud dari analisis ini adalah : 1.Mempercepat proses dan akurasi data

2.Melihat kekurangan yang ada pada system sehingga dapat diperbaiki.

1.2.2 TUJUAN

Adapun tujuan dari analisis ini adalah :

1. Mengetahui apakah ada fitur tambahan baru yg dapat dimasukkan ke dalam Sistem Penggajian

2. Dari analisis ini apakah sisitem ini dapat digunakan untuk jangka panjang

3. Dengan adanya analisis ini maka akan memperkecil resiko kegagalan sistem

1.3BATASAN MASALAH

(4)

1. Proses Perhitungan Gaji 2. Proses Perhitungan Lembur

3. Proses Perhitungan tunjangan – tunjangan 4. Proses Absensi

1.4METODE PENELITIAN

Penulis mendapatkan bimbingan dari pihak institusi dalam melakukan kerja praktek. Pada saat kerja praktek, penulis mendapatkan arahan dan bimbingan dalam hal manajemen dan alur kerja institusi.

Dalam penulisan laporan kerja praktek ini penulis menggunakan teknik pengumpulan data sebagai berikut :

1. Metode Wawancara

Merupakan teknik pengumpulan data dengan melakukan wawancara berupa tanya jawab secara langsung dengan pihak instansi tersebut untuk memperoleh data dan informasi yang penulis butuhkan.

2. Metode Studi Pustaka

Merupakan kegiatan pengumpulan data dengan mempelajari buku - buku, website, dan koleksi perpustakaan yang berkaitan dengan materi bahasan dalam penulisan laporan ini.

3. Metode Observasi

(5)

1.5SISTEMATIKA PERMASALAHAN

Dalam penyusunan Laporan Kerja Praktek ini terdiri dari beberapa bab yang akan dibahas, sebelum melakukan penjelasan secara rinci perbab, penulis akan menjelaskan secara singkat tentang pembahasan perbabnya. Adapun bab-bab yang akan dibahas yaitu:

Adapun sistematika penulisan laporan ini adalah sebagai berikut : Bab I Pendahuluan

Pada Bab ini berisi latar belakang, perumusan masalah, tujuan pengembangan sistem, ruang lingkup sistem, sistematika kerja dan sistematika pembahasan.

Bab II Tinjauan Pustaka

Pada Bab ini memuat informasi mengenai profil perusahaan tempat kerja praktek, sejarah instansi, logo perusahaan, badan hokum instansi, struktur organisasi dan job description, serta landasan teori yang dipakai.

Bab III Pembahasan

Pada Bab ini berisi gambaran sistem dan deskripsi hasil analisis sistem dalam bentuk uraian maupun menggunakan tools, serta memberikan gambaran sistem yang akan dirancang dan deskripsi sistem hasil perancangan dalam bentuk uraian maupun menggunakan tools.

Bab IV Kesimpulan Dan Saran

Pada Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran untuk pengembangan sistem selanjutnya.

(6)

6 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1PROFILE TEMPAT KERJA PRAKTEK 2.1.1 SEJARAH INSTANSI

Perusahaan CV Biensi fesyenindo berdiri sejak 14 agusus

1997 dan mulai berbadan hukum menjadi CV Biensi Fesyenindo

tahun 1998. pada mulanya perusahaan lebih berorientasi kepada

bisnis manufaktur pakaian dan hanya memiliki beberapa toko retail

pakaian. Pada tahun 2002 perusahaan membuat dan menetapkan

visi dan misi perusaaah sebagai landasan kerja untuk mencapai

cita-cita dan harapannya dimasa yang akan datang .

Pada tahun 2002 akhir perusahaan merubah dan

menentukan strategi baru dengan menciptakan dan membangun

merk sendiri yaitu merek 3 Second. Strategi baru dibuat untuk memenuhi dan menyelaraskan strategi perusahaan dengan visi,

misi yang telah ditetapkan sebelumnya.

Untuk memperluas pasar, maka pada tahun 2004 CV

Bi-ensi Fesyenindo menambah merk pakaiannya dengan menciptakan

merk Greenlight kemudian pada tahun 2007 perusahaan menambah lagi merk terbarunya yaitu Moutley. Saat ini dan di masa yang akan datang CV Biensi Fesyenindo bertekad untuk

mengembangkan 3 merk ini menjadi merk besar dan ternama yang

(7)

Visi Perusahaan yaitu menjadi perusahaan penyedia fashion yang terdepan dalam kepuasan pelanggan untuk melayani pasar Indonesia dan dunia.

Misi Perusahaan yaitu memproduksi, memasok dan menjual langsung produk fashion kepada pasar sasaran untuk kepuasan pelanggan, pemilik, karyawan dengan memperhatikan lingkungan dan peraturan pemerintah

Sampai akhir tahun 2005 Three Second telah membuka toko-toko yang tersebar di beberapa kota yaitu Bandung Super Mal (BSM), Bandung Indah Plaza (BIP), Mal Kelapa Gading Jakarta, Mal Ciputra Jakarta, Plaza Blok M Jakarta, Karawaci Mal, Java Mal Semarang, Surabaya Plaza, Pakuwon Mal serta departement store terkemuka di Indonesia.

2.1.1 LOGO INSTANSI

(8)

2.1.2 STRUKTUR ORGANISASI DAN JOB DESCRIPTION

CV. Biensi Fesyenindo telah menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan dengan jelas mengenai pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian. Setiap bagian melaksanakan kegiatan operasinya sesuai dengan fungsinya masing-masing. Pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal dari direktur ke kepala-kepala Bagian dibawahnya.

Struktur organisasi yang ditetapkan oleh perusahaan tergolong struktur organisasi garis dan staff yang merupakan gabungan dari sistem organisasi dan fungsional dengan menambahkan unsur staff ke organisasi. Dengan struktur yang jelas, maka organisasi akan dapat mengalokasikan sumber daya yang dimilikinya untuk mencapai tujuan perusahaan serta memudahkan pertanggung jawaban organisasi dalam mencapai tujuan. Adapun Struktur Organisasi CV. Biensi Fesyenindo dapat dilihat pada gambar.

Gambar 2.2 Struktur Organisasi

(9)

Gambar 2.3 Struktur Organisasi Divisi Sumber Daya Manusia

Selain harus adanya struktur organisasi yang jelas, hal lain yang mendukung mekanisme atau sistem kerja yang baik adalah dengan adanya uraian tugas yang jelas. Berikut ini adalah penjelasan secara garis besar mengenai job description dari bagian-bagian yang terkait dalam kegiatan personalia di CV Bi-ensi Fesyenindo :

1. Direktur

Mempunyai tugas dan wewenang :

a. Mengelola dan bertanggung jawab atas aktivitas yang dilaksanakan oleh perusahaan secara keseluruhan

b. Merumuskan tujuan perusahaan dan menetapkan garis besar kebijaksanaan perusahaan

c. Memimpin dan mengurus perusahaan sesuai dengan maksud dan tujuan perusahaan dan senantiasa berusaha meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan.

(10)

2. Kepala Divisi Sumber Daya Manusia

Mempunyai tugas dan wewenang :

a. Merencanakan, mengkoordinir dan mengawasi pekerjaan yang meliputi kegiatan-kegiatan umum, humas, masalah perjanjian dan lain-lain yang berkaitan dengan Departemen Umum.

b. Mempelajari kebijakan yang ada dan yang telah berjalan untuk mempelajari kemungkinan penyempurnaan kebijakan yang ditetapkan. c. Mewakili Direktur dalam menyelenggarakan hubungan ke luar terutama

dalam persoalan yang berhubungan dengan kegiatan di bidang umum. 3. Payroll

Mempunyai tugas dan tanggung jawab :

a.Memeriksa, mencatat (input), menghitung absensi karyawan, mutasi karyawan, jam lembur karyawan, insentif karyawan, subsidi, hasil kerja, dokumen pendukung absensi dan lain-lain.

b.Menghitung dan membuat laporan penggajian karyawan.

c.Menyimpan dan memelihara data-data karyawan (employee action dan lain-lain)

d.Melakukan koordinasi dan komunikasi internal dan eksternal. e.Update data karyawan (golongan, pangkat dan lain-lain). f. Memeriksa, menyusun potongan, struk gaji dan lain-lain. 4. Koordinator Bagian Sumber Daya Manusia

Mempunyai tugas :

(11)

b.Bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir setiap karyawan atau laporan absensi karyawan.

c.Bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon pegawai baru, memutuskan penempatan karyawan baru, dan menentukan mutasi dan pemberhentian karyawan.

5. Kepala Divisi Keuangan

Mempunyai tugas :

a.Bertanggung jawab atas kegiatan keuangan perusahaan b.Membuat cek atau giro untuk keperluan pembayaran

c.Melakukan pengecekan atas faktur pembelian yang akan dibayar d.Melakukan penerimaan kas

e.Membantu dan mengambil keputusan dengan analisa budget, neraca dan laporan Laba/Rugi untuk memberikan analisa posisi keuangan.

2.2LANDASAN TEORI

Adapun beberapa landasan teori yang dipakai dalam penyusunan Laporan Analisis dan Perancangan Aplikasi Sistem Merit diantaranya:

2.1.1Konsep Dasar Sistem

(12)

“Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. “

2.1.2Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai beberapa karakteristik, diantaranya : a. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk sustu kesatuan.

b. Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

c. Lingkungan Luar Sistem (Environments)

Lingkungan luar sistem adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem yang berpengaruh terhadap operasi sistem.

d. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya.

e. Masukan Sistem (Input)

Masukan sistem adalah data ataupun energi yang dimasukkan ke dalam sistem baik berupa masukan perawatan maupun sinyal.

f. Keluaran Sistem (Output)

(13)

g. Pengolahan Sistem

Pengolah akan mengubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan-bahan baku menjadi keluaran berupa barang jadi.

h. Sasaran dan Tinjauan (Objectives and Goal)

Suatu sistem harus mempunyai sasaran tertentu yang harus dicapai. Sasaran ini dijadikan sebagai tolak ukur baik tidaknya sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil apabila sasaranya tercapai.

2.1.3Konsep Dasar Sistem Informasi

Informasi sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Informasi sangat penting artinya bagi suatu sistem sehingga dapat didefinisikan sebagai berikut :

(14)

Kualitas Informasi

Suatu informasi dikatakan berkualitas apabila informasi itu memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

1. Akurat, informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak keluar jalur yang diharapkan tetapi sebaliknya mencerminkan maksud dan tujuannya. 2. Tepat waktu, informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat

karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. 3. Relevan, informasi tersebut empunyai manfaat bagi pemakainya. 2.1.4Nilai Informasi

Nilai dari informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya, suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan.

2.1.5Komponen Sistem Informasi

Berikut ini adalah beberapa komponen penyusun sistem informasi. 1. Blok Masukan

(15)

2. Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di dasar data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem keseluruhan.

5. Blok Basis Data

Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management System)

6. Blok Kendali

(16)

2.1.6Konsep Pemodelan Waterfall

Waterfall model merupakan model lama namun sangat beralasan digunakan ketika kebutuhan dari sistem telah dipahami dengan baik. Gambaran dari konsep pemodelan waterfall dapat dilihat pada gambar 2.5.

Gambar 2.5 Pemodelan Waterfall

1. Requirements analysis and definition: Mengumpulkan kebutuhan secara lengkap kemudian kemudian dianalisis dan didefinisikan kebutuhan yang harus dipenuhi oleh program yang akan dibangun. Fase ini harus dikerjakan secara lengkap untuk bisa menghasilkan desain yang lengkap.

2. System and software design: Desain dikerjakan setelah kebutuhan selesai dikumpulkan secara lengkap.

(17)

4. Integration and system testing: Penyatuan unit-unit program kemudian diuji secara keseluruhan (system testing).

5. Operation and maintenance: mengoperasikan program dilingkungannya dan melakukan pemeliharaan, seperti penyesuaian atau perubahan karena adaptasi dengan situasi sebenarnya.

Kekurangan yang utama dari model ini adalah kesulitan dalam mengakomodasi perubahan setelah proses dijalani. Fase sebelumnya harus lengkap dan selesaisebelum mengerjakan fase berikutnya.

Masalah dengan waterfall :

1. Perubahan sulit dilakukan karena sifatnya yang kaku.

2. Karena sifat kakunya, model ini cocok ketika kebutuhan dikumpulkan secaralengkap sehingga perubahan bisa ditekan sekecil mungkin. Tapi pada kenyataannya jarang sekali konsumen/pengguna yang bisa memberikan kebutuhan secara lengkap, perubahan kebutuhan adalah sesuatu yang wajar terjadi.

2.1.7Konsep Basis Data

Basis data terdiri dari dua kata yaitu basis dan data. Basis dapat diartikan sebagai , markas atau gudang, tempat bersarang / berkumpul, sedangkan data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai), peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, symbol, teks, gambar.

(18)

menghasilkan informasi yang dapat digunakan untuk membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali.

Basis data sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang :

a. Himpunan kelompok data (arsip) yang salng berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah. b. Kumpulan data yang saling behubungan yang disimpan secara sedemikian rupa

dan tanpa pengulangan yang tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan. c. Kumpulan file/ arsip/ tabel yang saling berhubungan yang disimpan dalam

media penyimpanan elektronis.

Untuk mempermudah pengelolaan databese, digunakan Database Management System (DBMS) yang merupakan proses pengelolaan data dan data program

bersifat independent. DBMS merupakan software yang tugas utamanya membantu, meng-update,dan menyajikan informasi yang ada dalam database.

Beberapa fungsi DBMS, yaitu :

1. Menyediakan layanan penyimpanan, meng-update dan mengakses database 2. Menyediakan mekanisme untuk pengendalian proses concurrent, integrity dan

security untuk suatu database

3. Menyediakan mekanisme untuk mengakses karakteristik suatu database (cara interprestasi dan deskripsi lainnya).

Kekurangan:

(19)

2. Bila ada akses yang tidak benar, kerusakan dapat terjadi 3. Lebih mahal

4. Karena semua data di tempat terpusat, kerusakan softwaredan hardware dapat terjadi

5. Proses pemeliharaan dapat memakan waktu karena ukurannya yang besar 6. Proses back up data memakan waktu

2.1.8DFD (Data Flow Diagram)

“Data Flow Diagram adalah sebuah teknis grafis yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi yang diaplikasikan pada saat data bergerak dari input menjadi output. “

DFD dapat digunakan untuk menyajikan sebuah sistem atau perangkat lunak pada setiap abstraksi. DFD dapat dipartisi ke dalam tingkat-tingkat yang merepresentasikan aliran informasi yang bertambah dan fungsi ideal.

DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. Selain itu, DFD juga cukup popular sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur.

Notasi dasar digunakan dalam DFD :

1. External Entity/ Entitas Luar (kesatuan luar)

(20)

Gambar 2.6 Entitas luar

2. Data Flow (arus data)

Arus data merupakan data yang menjadi input atau output ke atau dari proses. Arus data ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity).

nama arus data Gambar 2.7 Arus data 3. Process (proses)

Proses merupakan kegiatan transfer informasi (fungsi) yang diaplikasikan ke data store (atau kontrol) dan mengubahnya dengan berbagai macam cara.

Gambar 2.8 Proses

4. Data Store (simpanan data)

Data store merupakan penyimpanan data yang ditunjukan (file/ database) untuk penggunaan selanjutnya. Simpanan data di DFD di simbolkan dengan sepasang garis horizontal.

nama entitas

(21)

Gambar 2.9 Data Store

2.1.9ERD (Entity Relational Diagram)

Entity Relational Diagram adalah suatu model jaringan yang menjelaskan penyimpanan data pada abstraksi level tinggi. Karena ERD memodelkan struktur data dan hubungan antar data, maka pengujian model dengan ERD dilakukan dengan tanpa mengabaikan proses yang dilakukan, komponen yang penting dalam pembuatan ERD adalah :

Tabel 2.1 Komponen – komponen ERD

No. Simbol Keterangan

1 Entity/Tipe Objek merupakan sekumpulan objek dunia nyata yang masing – masing mempunyai karakteristik sebagai berikut :

1. Memiliki identitas yang unik

2. Mempunyai peranan dalam sistem, sehingga sistem tidak dapat bekerja tanpa mengakses anggotanya

3. Dapat dilukiskan oleh satu atau lebih elemen 2 Relationship (keterhubungan) menggambarkan

(22)

3 Atribut merupakan fungsi pemetaan dari entity ke domain

4 Primary Key merupakan kandidat key yang dipilih untuk membedakan setiap entity dengan entity lain dalam entity set

2.1.10 Kamus Data

Kamus data merupakan sebuah daftar yang terorganisasi dari elemen data yang berhubungan dengan sistem, dengan definisi yang tegar dan teliti sehingga pemakai dan analis sistem akan memiliki pemahaman yang umum mengenai input, output, komponen penyimpanan, dan bahkan kalkulasi inter-mediate.

Kamus data terdiri dari dua macam, yaitu kamus data komposit dan kamus data elementer. Sebagian besar kamus data berisi informasi sebagai berikut:

1. Name – nama sebenarnya dari data atau item kontrol, penyimpanan data atau entitas eksternal.

2. Alias – nama lain yang digunakan untuk entri pertama.

3. Where-used/how-used – suatu daftar dari proses yang menggunakan data atau item kontrol dan bagaimana dia digunakan (misalnya, input ke proses, output dari proses, sebagai suatu penyimpanan, sebagi suatu entitas eksternal).

4. Content description – suatu notasi untuk merepresentasikan isi.

5. Supplementary information – informasi lain mengenai tipe data, harga perset (bila diketahui), batasan, dll.

(23)

2.1.11 Spesifikasi Proses

(24)

24

ANALISIS SISTEM

3.1. Jadwal Kerja Praktek

Berdasarkan surat balasan kerja praktek dari CV. Biensi Fesyenindo Bandung

tertanggal 05 Agustus 2010, Bahwa penulis telah melaksanakan Kerja Praktek

pada tanggal 01 Oktober 2010 sampai dengan 30 Oktober 2010, yang

dilaksanakan setiap hari Senin sampai dengan hari Jumat, dimulai pada pukul

08.00 WIB sampai dengan pukul 15.00 WIB, atau tergantung situasi dan

kebutuhan.

3.2. Cara/Teknik Kerja Praktek

Cara pelaksanaan kerja praktek adalah dengan datang langsung ke CV. Biensi

Fesyenindo Bandung. Adapun teknik pengumpulan data yang dilakukan oleh

penulis adalah sebagai berikut :

1. Wawancara (Interview). Penulis melakukan tanya jawab secara langsung kepada staf tentang hal-hal yang berhubungan dengan Sistem Penggajian

yang ada di Institusi.

2. Pengamatan Langsung (Observasi). Penulis mengamati dan mempelajari secara langsung data-data di Bagian Sumber Daya Manusia.

3. Pustaka (Library Research). Dalam mengerjakan laporan kerja praktek ini, penulis melakukan library research, untuk memperoleh informasi yang berhubungan dengan materi laporan kerja praktek melalui buku-buku,

bahan kuliah dan bacaan lainnya yang memiliki relevansi laporan yang

(25)

3.3 Analisis Sistem Berjalan

Analisis merupakan suatu tahapan pemahaman terhadap aplikasi yang

dibangun. Tahapan ini bertujuan untuk mengetahui mekanisme dan cara kerja

dari aplikasi, proses-proses yang terlibat dalam aplikasi serta

hubungan-hubungan antar proses yang terjadi.

Analisis yang dilakukan dibuat menggunakan diagram alir Aplikasi, diagram

alir ini dapat memberikan gambaran mengenai proses-proses yang terjadi di

dalam aplikasi yang dapat berupa proses alir data dan prose-proses lainnya.

3.3.1 Flowmap Sistem Berjalan

Flowmap menunjukan alur dokumen-dokumen, berupa laporan dan

formulir dan tembusannya serta prosedur-prosedur yang terjadi yang

(26)

(27)

3.3.2 Uraian Tekstual Sistem Berjalan

Untuk mengetahui prosedur dari sistem yang sedang berjalan dan

mempelajari sistem yang ada, diperlukan suatu gambaran naratif melalui

prosedur dari sistem yang saat ini berjalan, yaitu sebagai berikut:

1. Setiap SPG /SPB diwajibkan untuk memasukan kartu pada mesin

pencatat waktu sebelum dan sesudah bekerja

2. Kemudian staff sdm mengumpulkan absensi setiap SPG /SPB dan

memeriksa serta mentotal jumlah jam kerja, dan jam lembur untuk

dimasukan kedalam jurnal harian.

3. Jurnal harian tersebut tersebut diserahkaan kepada koordinator

bagian sdm untuk memindahkan data yang ada ke laporan absensi

harian, setelah itu melaporkanya ke kepala divisi SDM setiap akhir

periode.

4. Di akhir periode setelah laporan absensi harian di tanda tangani

oleh kadiv SDM maka staff sdm bagian payroll akan menghitung

jumlah gaji yang harus dibayarkan, berdasarkan data yang ada pada

laporan absensi harian, potongan serta data SPG /SPB untuk

menentukan standar gaji kepada bagian keuangan.

5. Setelah bagian SDM selesai melakukan perhitungan, maka bagian

sdm membuat laporan upah global dan laporan gaji bulanan untuk

(28)

6. Laporan upah global dan laporan gaji bulanan kemudian diperiksa

dan di buat laporan transfer upah dan di tanda tangani oleh bagian

keuangan yang kemudiah laporan upah global dan laporan transfer

upah tersebut diserahkan ke direktur untuk di otorisasi.

7. Setelah diotorisasi laporan transfer upah tersebut kembali ke bagian

payroll untuk mentransfer gaji SPG /SPB ke bank sesuai dengan

yang ada di laporan transfer upah. Laporan upah global dan laporan

gaji SPG /SPB bulanan diarsip di bagian keuangan. Dan bagian

payroll mendistribusikan slip gaji ke SPG /SPB, untuk SPG /SPB

periode 1 minggu sekali, penggajian dilakukan langsung tidak

melalui transfer.

8. Bank memberikan duplikat bukti setor dan bagian keuangan

memeriksa keabsahan bukti setor tersebut. bukti setor kemudian di

berikan kebagian akuntansi untuk dijurnal dan posting kebuku

besar.

9. Untuk SPG /SPB bagian produksi, periode penggajian dilakukan 1

minggu per periode dan langsung dibayarkan oleh kasir, sementara

(29)

3.3.3 Analisa Kebutuhan Perangkat Lunak

Kebutuhan perangkat keras untuk menunjang rancangan ini adalah

sebagai berikut:

Server:

a. Processor Pentium 4 (2.66 GHz)

b. Mainboard (Support Pentium 4)

c. Ram 2GB

d. VGA Card 64b

e. Keyboard

f. Monitor

g. Hardisk min 80 GB

h. Mouse

i. DVD RW 52x

Workstation sebanyak dua buah spesifikasi nya adalah sebagai berikut:

a. Processor 1,8 GHZ (Pentium 4 atau AMD)

b. Mainboard (Support Pentium 4 atau AMD)

c. Ram 1 Mb

d. Keyboard

e. Monitor

f. Hardisk min 40 Gb

g. Mouse

(30)

Printer:

Suatu alat yang digunakan untuk mengeluarkan cetakan karakter

maupun gambar dengan menggunakan media misalnya kertas. Printer

yang diusulkan adalah jenis Printer HP Deskjet D2566 Sebanyak 1

unit

Perangkat keras pendukung:

a. 1 unit hub yang memiliki RJ-45 sebanyak 8 port

b. Kabel UTP

c. Connector RJ-45

Kebutuhan perangkat lunak yang dibutuhan untuk menunjang

rancangan ini adalah sebagai berikut:

Server:

a. NOS (Network Operating Sistem) : Windows NT 2000 Server

b. Software Database : MS SQL2000

Workstation:

a. Operating Sistem : Windows XP

b. Language Software : PowerBuilder 9

(31)

Struktur sistem atau topologi yang digunakan dalam perancangan ini

adalah topologi star:

Gambar 3.2 Rancangan Topologi Star

3.4 Perancangan Sistem

3.4.1 Perancangan Database

Sebagai penunjang sistem pengolahan data dengan bantuan computer,

maka harus menentukan rancangan database adapun gambar rancangan

(32)

Gambar 3.3 Skema Relasi

3.4.2 Perancangan Tabel

Nama Tabel: SPG /SPB

Tabel 3.1

Rancangan Database Tabel SPG /SPB

TABEL : SPG /SPB

Nama Field Deskripsi Type Data Ukuran Keterangan

NIK Nomor Induk SPG /SPB

Text 6 Format : 999999 Contoh: 999.999

No Urut SPG /SPB Kode SPG /SPB JenisKelamin Jenis Kelamin Text 10 Row Source : "Laki-laki"; _"Perempuan" TempatLahir Tempat Lahir Text 35

(33)

Tinggal

kota Kota Text 20

KodePos Kode Pos Text 10

TeleponRumah Telepon Rumah Text 20 (9999)9999-9999 Handphone Handphone Text 20

Agama Agama Text

JumlahAnak Jumlah Anak Number Size : Byte, Input Mask : 99 "Orang" NoKTP NoKTP Text 30

PendidikanTerakhir Pendidikan

Terakhir Text

Row Source : "SD";"SMP";"SMA";"D1"; "D3";"S1";"S2";"S3";"Lain-lain" TanggalMasukKerja Tanggal Masuk

Kerja Date/Time

dd mmmm yyyy

StatusSPG /SPB Status SPG /SPB Text Row Source : "Tetap";"Kontrak" KodeJabatan Kode Jabatan Text 30

KodeRuang Kode Ruang Text 5 Input Mask : 99999 JenisSPG /SPB Jenis

SPG /SPB Text 5

Row Source : "S1"; "S2";"S3” TglInput Tgl Input Date/Time dd mmmm yyyy StInfo St Info Text 30

Tanggal Tanggal Date/Time Mmmm yyyy NIK No induk SPG JumMasuk Jumlah Masuk Number Byte

JumTerlambat Jumlah

(34)

Nama Tabel : Lembur

Tabel 3.3

Rancangan Database Tabel Lembur

TABEL : LEMBUR

Tanggal Tanggal Date/Time Mmmm yyyy NIK No induk SPG JamLembur Jam Lembur Number Byte

UangLembur Uang Lembur Currency Format : "Rp. "#,##0.00 UangMakanLembur Uang Makan

Lembur Currency Format : "Rp. "#,##0.00 Lain-lain Lain-lain Currency Format : "Rp. "#,##0.00 Keterangan Keterangan Text 30

JamLembur Jam Lembur Number Byte

Nama Tabel : Potongan

Tabel 3.4

Rancangan Database Tabel Potongan

TABEL : POTONGAN

(35)

Nama Tabel : Jabatan

Tabel 3.5

Rancangan Database Tabel Jabatan

TABEL JABATAN

Kode Jabatan Kode Jabatan Text 10 Nama Jabatan Nama Jabatan Text 30

GajiPokok Gaji Pokok Currency "Rp. "#,##0.00 UangMakan Uang Makan Currency "Rp. "#,##0.00 TunjanganJabatan Tunjangan

Jabatan Currency "Rp. "#,##0.00 TunjanganTransportasi Tunjangan

Transportasi Currency "Rp. "#,##0.00

Nama Tabel : Ruang

Tabel 3.6

Rancangan Database Tabel Ruang

TABEL JABATAN

(36)

Uraian Item Data

Tabel 3.7 Intergritas Data

Keterangan: I: Insert, S: Select, U: Update, D:Delete

3.4.3 Context Diagram

(37)

3.4.4 DFD Level 0

Gambar 3.5 DFD Level 0

3.4.5 Uraian Sistem Rinci Pertransaksi

Sub bab ini berisi tentang uraian rinci setiap proses atau transaksi dalam system baru

yang diusulkan. Digambarkan dalam DFD Level 1 yang dilengkapi batas otomatisasi

(38)

!

Gambar 3.6 DFD Level 1 Proses 2.0

Penjelasan :

Pada DFD level 1 proses 2.0 yang telah mengalami perubahan yaitu yang telah

terkomputerisasi dapat terlihat pada gambar diatas yang telah diberi lingkaran. Pada

proses membuat rekap kehadiran SPG /SPB dalam proses tersebut dilakukan secara

terkomputerisasi baik itu proses penginputan jumlah kehadiran SPG /SPB maupun

(39)

" #

! $

" % !

#& & %

" " % & &

' ( & )

( )

Penjelasan :

proses menghitung gaji dilakukan secara terkomputerisasi dengan menginput absensi

harian, lembur dan jumlah potongan ke dalam database. Dalam proses ini pembuatan

rekap laporan laporan upah global, laporan gaji bulanan SPG /SPB, dan slip gaji

(40)

#&

Penjelasan :

saat membuat dan mencetak laporan transfer upah dilakukan secara terkomputerisasi.

3.4.6 Kamus Data

1. Laporan Absensi Harian

Data Dictionary : Data store

Nama : Laporan Absensi Harian

Keterangan : Berfungsi untuk mengetahui prestasi dan kehadiran kerja SPG /SPB

Volume : 3 Dokumen per bulan

Akses : Setiap Periode Penggajian selesai.

Retensi : 6 Bulan, dapat dimusnahkan setelah 5 tahun

(41)

Tanggal + NIK + Nama + Bagian + Jabatan + Jam_Lembur_(jam)+ Jumlah_Jam

kerja_(jam)

2. Rekapitulasi Daftar Potongan

Nama : Rekapitulasi Daftar Potongan

Keterangan : Berfungsi untuk mengetahui jumlah potongan SPG /SPB

Volume : 3 dokumen per bulan

Akses : Setiap Periode Penggajian

Struktur Data

NIK + Nama + Piutang_kasbon + Piutang_Baju+ Uang_Makan+ BAKB + Jamsostek

+ Lain-lain + Jumlah

3. Laporan Upah Global

Nama : Laporan Upah Global

Keterangan : Berfungsi untuk mengetahui jumlah gaji keseluruhan SPG /SPB di

setiap Divisinya

Akses : setiap periode penggajian

(42)

Struktur Data

NPP + Nama + Divisi + Jabatan+ Hari_Kerja+ Gaji_pokok + Jumlah_Pendapatan +

Jumlah_diterima + Jumlah_Potongan + Total_Bayar

4. Laporan Gaji SPG /SPB Bulanan

Nama : Laporan Gaji SPG /SPB Bulanan

Keterangan : Berfungsi untuk mengetahui jumlah rinci gaji SPG /SPB setiap

bulannya

Struktur Data

No +NIK + Nama_Lengkap + Gaji_Pokok + Tunjangan_Jabatan+ Uang_Makan+

Uang _Makan_Lembur + Tunjangan_transportasi + Lain_Lain + Jumlah_Penghasilan

+ Kasbon + Pembelian_SPG /SPB + Pantry + BAKB +Jamsostek +

Jumlah_Potongan + Total_Pendapatan

5. Laporan Transfer Upah Sistem

Nama : Laporan Transfer Upah

(43)

penerima gaji.

Volume : 2 dokumen perbulan

Struktur Data

No +NIK + Nama_Lengkap + No_Rekening + Total_Gaji+ Potongan_ADM+ Bruto

(44)

44

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 KESIMPULAN

Berdasarkan hasil analisis permasalahan maka penulis dapat menarik kesimpulan

sebagai berikut:

1. Pada dasarnya sistem yang ada di perusahaan sudah cukup bagus tetapi

masih ada fitur yang harus ditambahkan seperti Pengajuan cuti SPB / SPB,

Absensi secara langsung di sistem dan lain-lain.

2. Pembuatan laporan yang dihasilkan di sistem lama masih menggunakan

cara manual, maka saat ini dibuat proses pembuatan laporan pendukung

sistem penggajian secara komputerisasi sehingga dapat meningkatkan

kecepatan proses dan akurasi data yang dihasilkan.

4.2 SARAN

Beberapa saran yang penulis sampaikan dari hasil yang merupakan akhir

penyelesaian yang ada adalah sebagai berikut:

1. Perlu pelatihan dan pengenalan system yang diusulkan terhadap bagian

yang terkait sebelum system ini di implementasikan.

2. Agar perusahaan lebih siap dalam menghadapi era globalisasi sebaiknya

(45)

DI CV. BIENSI FESYENINDO

KERJA PRAKTEK

Diajukan untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Kerja Praktek

Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Universitas Komputer Indonesia

TOMY SETYAWAN

10109790

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

(46)

45

DAFTAR PUSTAKA

[1] Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Sistem Informasi. Penerbit PT Gramedia

Pustaka Utama. Jakarta.

[2] Davis, Gordon B. 1984. Sistem Informasi Manajemen. Penerbit PT Pustaka

Binaan Pressindo. Jakarta.

[3] Margianti E.S.; dan Suryadi D. 1995. Seri diktat kuliah : Sistem Informasi

Manajemen. Penerbit GunaDarma. Jakarta.

[4] Hamidin, Dini. 2005. Modul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

(ANSI). Bandung.

[5] Husni. 2004. Pemograman Database dengan Delphi. Yogyakarta. Graha Ilmu.

[6] Jogiyanto, H.M. 1991. Analisis Dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan

terstruktur Teori Dan Aplikasi Bisnis. Penerbit Andi. Yogyakarta.

[7] Kristanto, Harianto. 1994. Konsep dan Perancangan Database. Andi Offset.

Jakarta.

[8] Susanto, Azhar. 2002. Sistem Informasi Manajemen Edisi 2. Penerbit Lingga

(47)

Tempat Lahir : Magelang

Tanggal Lahir : 23 Mei 1985

Jenis Kelamin : Laki – Laki

Agama : ISLAM

Kewarganegaraan : Indonesia

Alamat : Sarijadi Blok 7 No. 72

Bandung 40151

Status Perkawinan : Belum Menikah

No. Handphone : 085-624-238313

Email : tomy13@gmail.com

2003 – 2006 : Jurusan Teknik Informatika Politeknik Pos Indonesia, Bandung

IPK : 3.33 (Skala 4.00)

2000 – 2003 : SMU Negeri 2 Magelang

1997 – 2000 : SLTP Negeri 1 Magelang

1991 – 1997 : SD Negeri Potrobangsan 1 Magelang

Sistem Operasi : Windows 9X, Windows 2000 & 2003 Server, Windows XP

Database : MySQL, Ms. Access, Ms. SQL Server 2000

Desain Grafis : Adobe Photoshop CS, Macromedia Fireworks

Arsitektur Software : Power Designer 6.0

Multimedia : Ulead 10, Cool Edit Pro

Spesialisasi : - Jaringan Berbasis Local Area Network (LAN).

- Troubleshooting Hardware dan Software. - Internet Environment.

Feb 2006 –Apr 2006 : Kerja Praktek di Direktorat Metrologi Bnadung

Agustus 2006 –September 2007 : Direktorat Metrologi Bandung

Desember 2007 – Sekarang : CV. Biensi Fesyenindo Bandung