TINJAUAN AKTIVITAS PENGIRIMAN PADA PT COCA-COLA DISTRIBUTION INDONESIA-SALES CENTER BANDUNG METRO
Laporan Kerja Praktek
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Mata Kuliah Kerja Praktek Jenjang Studi S-1 Program Studi Akuntansi
Oleh:
Sari Fitriani Sundari
21110074
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
iv
DAFTAR LAMPIRAN ... viii
BAB I PENDAHULUAN
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah Singkat Lahirnya PT Coca Cola Distribution Indonesia ... 7
2.1.1 Sejarah Berdirinya PT Coca Cola Distribution Indonesia ... 8
2.2 Struktur Organisasi PT Coca Cola Distribution Indonesia-Sales Center Bandung Metro ... 10
v
2.4 Aspek Kegiatan PT Coca Cola Distribution Indonesia ... 15
BAB III PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK
3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek ... 18 3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek ... 18 3.3 Pembahasan Kerja Praktek ... 20
3.3.1 Teori-teori yang Berkaitan dengan Aktivitas
Pengiriman ... 20 3.3.2 Aktivitas Pengiriman pada PT Coca Cola Distribution
Indonesia-Sales Center Bandung Metro ... 22 3.3.3 Hambatan Dalam Pelaksanaan Aktivitas Pengiriman
pada PT Coca Cola Distribution Indonesia-Sales Center Bandung Metro ... 23 3.3.4 Dokumen Perusahaan yang Terkait Dengan Aktivitas
Pengiriman pada PT Coca Cola Distribution Indonesia-Sales Center Bandung Metro... 24
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN
4.1 Simpulan ... 29 4.2 Saran ... 30
vi
DAFTAR TABEL
vii
DAFTAR GAMBAR
3.1 Gambar Faktur Penjualan cash ... 24
3.2 Gambar Faktur Penjualan Credit ... 25
3.3 Gambar Delivery list ... 25
3.4 Gambar Load Out / Load In Summary ... 26
3.5 Gambar Estimasi ... 27
viii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Permohonan Kuliah Kerja Praktek Lampiran 2 Surat Penerimaan Kerja Praktek
Lampiran 3 Daftar Kehadiran Kerja Praktek
Lampiran 4 Surat Keterangan Hasil Kuliah Kerja Praktek Dari Perusahaan
Lampiran 5 Surat Keterangan Hasil Kuliah Kerja Praktek Dari Dosen Pembimbing Lampiran6 Struktur Organisasi PT Coca Cola Distribution Indonesia-Sales
Bandung Metro
DAFTAR PUSTAKA
Lilia, Puspitawati dan Sri Dewi.2011.Sistem Informasi Akuntansi.Jakarta : Graha Ilmu.
Romney, Marsahall dan Paul John Steinbart. 2005 .Accounting Information System. Sistem Informasi Akuntansi. Terjemahan Dewi Fitriasari dan Deny
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Nama : Sari Fitriani Sundari
Umur : 21 Tahun
Tempat, Tanggal Lahir : Bandung, 20 Mei 1992 Status Marital : Belum Kawin
Agama : Islam
Tempat Tinggal Sekarang : Jl. Holis No 169 B Rt 08 Rw 07
Menerangkan dengan sesungguhnya:
PENDIDIKAN
i
KATA PENGANTAR
Bismillaahirrahmannirrahiim.
Assalamu’alaikum Wr.Wb.
Segala Puji hanya milik Allah SWT, atas berkat, rahmat dan hidayah-Nya yang telah dilimpahkan kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Hasil Kerja Praktek. Adapun tujuan dari Kerja Praktek ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat untuk menempuh jenjang Strata 1 Program Studi Akuntansi di Universtitas Komputer Bandung.
Penulis menyadari bahwa Laporan Kerja Praktek ini tidak dapat tersusun dengan baik jika tanpa bimbingan, motivasi, saran, do’a dan nasehat, serta bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu Penulis banyak mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu Penulis, sehingga Penulis dapat menyelesaikan Laporan Kerja Praktek ini tepat pada waktunya. Dalam kesempatan ini Penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.
2. Prof. Dr. Hj. Dwi Kartini, SE., S.Pec., Lic., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia
ii
4. Wati Aris Astuti, SE., M.Si., selaku Sekertaris Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.
5. Dr. Lilis Puspita, SE., M.Si.,Ak.,CA. selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktunya dan memberikan pengarahan kepada penulis dalam penyusunan laporan kerja praktek ini.
6. Semua Bapak Ibu Dosen dan Karyawan Universitas Komputer Indonesia Bandung yang tidak mungkin penulis sebutkan satu persatu.
7. Bapak Amin Mujiono, selaku DC Manager Bandung Metro yang telah menerima penulis untuk melakukan kerja praktek di PT Coca Cola Distribution Indonesia-Sales Center Bandung Metro
8. Bapak Odang, Sarta Wijaya, Yusuf Hamdiana., selaku pembimbing dari PT Coca Cola Distribution Indonesia-Sales Center Bandung Metro yang telah memberikan pengarahan dalam kuliah kerja praktek ini.
9. Ayah dan Ibuku tersayang yang selalu memberikan dukungan, do’a dan kasih sayang serta selalu memberikan do’a, saran dan nasehat.
10.Untuk kakek,nenek, saudara-saudaraku, yang telah memberikan semangat dan do’a selama ini.
11.Untuk sahabat-sahabat terbaik saya, Aji Umar Hadi., Aghnia Nur Hadzamie, Gilang Rhamdani, Marisa Hardi, Fariz Ahmad F., Gishela Sucianalasari, Ecep Randi, Mulyani, yang telah memberikan semangat, do’a dalam segala hal, terimakasih atas kebersamaannya selama ini.
iii
13.Seluruh pihak yang telah membantu penulis yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Akhir kata penulis sampaikan rasa terima kasih kepada semua pihak atas terselesaikannya Laporan Kerja Praktek ini. Semoga dapat bermanfaat khususnya bagi penulis dan semua yang membaca laporan kerja praktek ini.
Wassalamualaikum Wr.Wb.
Bandung, Desember 2013
Penulis
Sari Fitriani Sundari
1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Kerja Praktek
Dalam memasuki era globalisasi dunia yang semakin kompetitif seperti saat ini, maka setiap perusahaan dituntut dapat mengelola perusahaan secara baik terutama dalam mencapai tujuan perusahaan. Pada dasarnya perusahaan memiliki tujuan yang sama yaitu untuk memperoleh laba dan menjaga kesinambungan dimasa yang akan datang. Dewasa ini salah satu permasalahan yang cukup penting pada manajemen perusahaan adalah permasalahan distribusi barang.
Dengan jaringan distribusi, produk-produk dari perusahaan dapat sampai ke tangan konsumen walaupun jarak antara lokasi konsumen dengan pabrik sangat jauh. Selain itu, produk-produk dari perusahaan dapat sampai pada konsumen dengan tepat waktu, dan banyak lagi manfaat yang dapat diraih perusahaan dengan pengelolaan distribusi yang baik. Dengan sumber dan tujuan yang banyak serta jarak antar toko dan pusat distribusi yang jauh, produk-produk yang dikirimkan harus tepat atau lebih cepat dari waktu yang seharusnya.
2
luar negeri. Fungsi dari pengiriman tersebut untuk menyerahkan barang sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan. Pengiriman barang yang baik akan menimbulkan efisiensi waktu. Karena cukup vitalnya kegiatan pengiriman barang maka aktivitas pengiriman harus senantiasa di evaluasi dan diperbaiki agar pengiriman dapat memenuhi fungsinya.
PT Coca Cola Distribution Indonesia-Sales Center Bandung Metro, sebagai salah satu perusahaan distribusi yang bergerak dalam distribusi minuman ringan juga memerlukan suatu aktivitas pengiriman yang baik untuk menjaga ketersediaan produknya di pasar, dengan dihadapkannya pada beberapa masalah yang berhubungan dengan pengiriman seperti halnya fasilitas kelayakan kendaraan dan ketepatan waktu pengiriman.
Berdasarkan dari hal – hal tersebut, maka penulis tertarik untuk melaksanakan kerja praktek di PT Coca Cola Distribution Indonesia-Sales Center Bandung Metro yang bergerak dalam bidang jasa dengan maksud ingin menelaah lebih dalam mengenai aktivitas pengiriman sehingga penulis mengambil topik dalam penyusunan Laporan Kerja Praktek dengan judul :
“TINJAUAN AKTIVITAS PENGIRIMAN PADA PT COCA-COLA DISTRIBUTION INDONESIA - SALES CENTER BANDUNG METRO”.
1.2 Maksud dan Tujuan Kerja Praktek
3
maksud dan tujuan yang positif untuk instalasi tempat kerja praktek berlangsung ataupun untuk mahasiswa/i itu sendiri.
1. Untuk mengetahui aktivitas pengiriman pada PT Coca Cola Distribution Indonesia-Sales Center bandung Metro
2. Untuk mengetahui hambatan pelaksanaan aktivitas pengiriman pada PT Coca Cola Distribution Indonesia-Sales Center bandung Metro
3. Untuk mengetahui dokumen-dokumen yang terkait dalam aktivitas pengirimman pada PT Coca Cola Distribution Indonesia-Sales Center bandung Metro
1.3 Kegunaan Kerja Praktek
Adapun kegunaan kerja praktek yang dilakukan adalah berikut :
A. Untuk Mahasiswa
Dapat mengaplikasikan ilmu-ilmu terioritas salah satunya mengenai sistem informasi akuntansi yang didalamnya terdapat siklus pendapatan yang membahasmengenai aktivitas peniriman yang selama ini di dapat dari bangku kuliah.
4
Menambah wawasan dan pengetahuan penulis khususnya mengenai aktivitas pengiriman
Memantapkan penulis untuk bersosialisasi, disiplin, dan bertanggungjawab atas tugas yang diberikan.
B. Untuk Perusahaan
Sebagai salah satu sarana pertimbangan bagi perusahaan dalam hal penilaian kualitas mahasiswa yang pada akhirnnya berhubungan pada penerimaan tenaga kerja baru yang fresh graduate.
Diharapkan dapat dijadikan sebagai salah satu bahan masukan dalam pengiriman
C. Bagi Institusi Pendidikan dan Mahasiswa
Sebagai bahan informasi yang berguna bagi pihak-pihak yang membutuhkan informasi ini dalam rangka melakukan penelitia terutama mengenai aktifitas pengiriman.
Memperoleh masukan guna pengembangan kurikulum yang sesuai dengan kebutuhan lapangan kerja dan sebagai salah satu alat evaluasi terhadap kurikulum yang berlaku.
D. Bagi Pembaca atau Pihak Lain
5
1.4 Metode Kerja Praktek
Dalam menyusun laporan kerja praktek ini, penulis menggunakan metode Block Release yaitu metode yang menyelenggarakan kerja praktek dalam suatu
periode tertentu, Penulis melakukan kerja praktek di PT Coca Cola Distribution Indonesia-Sales Center Bandung Metro selama satu bulan 25 (dua puluh lima) hari kerja, sedangkan teknik pengumpulan data yang digunakan adalah sebagai :
1) Studi Pustaka ( Library Research)
Merupakan suatu teknik pengumpulan data yang dipergunakan untuk memperoleh data secara teoritis yaitu dengan mempelajari buku-buku, catatan kuliah, dan literatur yang lain berkaitan dengan pembahasan laporan kerja praktek ini.
2) Studi lapangan ( Field Research)
Merupakan suatu teknik penngumpulan dengan mengadakan pengamatan langsung terhadap objek penelitian. Dalam hal ini, penulis menggunakan cara diantaranya :
a. Observasi
6
b.Wawancara
Yaitu suatu teknik pengumpulan data dengan melakukan Tanya jawab secara lisan dengan bagian-bagian tertentu yang dianggap berkaitan dengan materi yang dibahas dalam penyusunan laporan kerja praktek ini.
1.5 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek
Lokasi kerja praktek ini dilakukan di PT Coca Cola Distribution Indonesia-Sales Center Bandung Metro yang berlokasi di Jl. Terusan Pasir Koja No.34 Bandung 40222. Adapun waktu kerja praktek tersebut dilaksanakan dari tanggal 22 Juli 2013 sampai dengan 31 Agustus 2013 dengan rincian sebagai berikut :
1. Kerja Praktek dilakukan dari hari Senin sampai dengan Jumat 2. Kerja Praktek dimulai pada pukul 08.00 sampai dengan pukul 16.00
7 BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Singkat Lahirnya PT Coca Cola Distribution Indonesia
Pada tahun 1972 Coca-Cola telah hadir di Indonesia ketika NetherlandIndische Mineral Water Fabriek (Pabrik Air Mineral Hindia Belanda) membotolkan untuk pertama kalinya di Batavia (Jakarta). Produksi Coca-Cola lumpuh pada jaman penjajahan Jepang (1942-1945) tetapi tepat pada sesudah kemerdekaan Republik Indonesia, pemerintah mengambil alih dan pabrik tersebut beroperasi dibawah nama The Indonesia Bottles Ltd Nv (IBL) dengan status perusahaan nasional (PT.CCBI). Pabrik tersebut berkembang dan bergabung dengan pertambahan mitra usaha dan modal membentuk pabrik pembotolan madern pertama di Indonesia dengan nama baru PT. The Jaya Beverages Bottling Company pada tahun 1972. Pabrik ini berdiri sendiri baik segi kepemilikan maupun manajemennya. The Coca-Cola Company di Amerika tidak mempengaruhi pengolahan dan pembotolan serta pemasaran dari Coca-Cola di Indonesia, namun konsentratnya sama (PT.CCBI).
Saat ini sudah ada sekitar 11 perusahaan Coca-Cola yang berdiri di Indonesia, karena adanya penanaman modal bisnis dari pengusaha-pengusaha nasional. Daftar pabrik Coca-Cola yang telah berdiri di Indonesia dapat dilihat pada table berikut :
Tabel 2.1 Daftar Pabrik Coca-Cola di Indonesia
No Perusahaan Tempat Tahun
8
2 PT. Multi Bintang Indonesia Medan 1973
3 PT. Tirtalina Bottling Company Surabaya 1976 4 PT. Pan Java Bottling Company Semarang 1976 5 PT. Merannu Bottling Company Ujung Pandang 1981 6 PT. Tirta Mukti Indah Bottling Company Bandung 1983 7 PT. Eka Tikma Bottling Company Balikpapan 1983 8 PT. Tribina Jaya Nusantara Bottling Company Padang 1985 9 PT. Banyu Agung Sejahtera Bottling Company Denpasar 1985 10 PT. Swarna Dwipa Mekar Bottling Company Tanjung Karang 1985 11 PT. Bangun Wenang Beverages Bottling
Company
Manado 1991
Sumber : PT. Coca-Cola Bottling Indonesia, 2003 2.1.1 Sejarah Berdirinya PT Coca Cola Distribution Indonesia
9 asing, dalam hal I ini Allied Manufacturing and Trading Industries limited atau biasa disingkat Amatil.
Pemasaran dan penjualan produk PT. Tirta Mukti Indah Bottling Company diserahkan kepada PT. Ranca Agung Luhur sebagai distributor tunggal sejak tanggal 22 September 1983 yang kemudian berganti nama menjadi PT. Coca Cola Banyu Argo Unit Jawa Barat pada tanggal 8 November 1991 bersamaan dengan pergantian nama PT. Tirta Mukti Indah Bottling Company menjadi PT. Coca Cola Tirtalina Bottling Company. Baik PT. Coca Cola Banyu Argo maupun PT. Coca Cola Tirtalina Bottling Company pada tahun 1995 berafiliasi dengan Coca Cola Amatil, satu grup perusahaan Coca Cola di kawasan Asia Pasifik dan Eropa Timur yang bermarkas di Sydney Australia. Dan pada tanggal 1 Januari 2000, terjadi merger perusahaan Coca Cola di seluruh Indonesia dengan pergantian nama menjadi PT Coca Cola Amatil Indonesia Bottling untuk perusahaan pembotolan dan PT. Coca Cola Amatil Indonesia untuk perusahaan distributornya.
10 2.2 Struktur Organisasi PT Coca Cola Distribution Indonesi-Sales Center
Bandung Metro
Struktur Organisasi merupakan suatu kerangka dasar dalam manajemen perusahaan, dimana dengan mempelajari struktur organisasi perusahaan maka dengan mudah pula mempelajari fungi, wewenang, hubungan antara karyawan serta tanggung jawab masing-masing. Struktur organisasi juga memudahkan pimpinan perusahaan dalam mengkoordinasikan unit kerja yang terlibat didalam organisasi.
Salah satu cara untuk menciptakan suatu tata kerja yang baik, teratur, dan rapi adalah dengan menyusun struktur organisasi perusahaan sebagai hirarki dalam pemisahan tugas, tanggung jawab, dan wewenang yang jelas dan tegas pada setiap bagian yang ada dalam perusahaan. Struktur organisasi PT Coca Cola Distribution Indonesia-Sales Center Bandung Metro yang berkaitan dengan akitivitas pengiriman yaitu DCM (distribution center manager) sebagai kepala koordinasi keseluruhan yang di bantu oleh para supervisor diantaranya administration
supervisor, warehouse supervisor dan delivery supervisor. Masing-masing
supervisor memiliki tanggung jawab untuk mengkoordinasi bagian-bagian
dibawahnya. Administration supervisor mengkoordinasikan bagian-bagian distribution cantre administrator, cashier, office boy/girls dan security. Warehouse
supervisor mengkoordinasikan bagian warehouse operator 1 dan operator
2/loader. Sedangkan untuk bagian delivery supervisor mengkoordinasi bagian
11 berhubungan dengan aktivitas pengiriman di PT Coca Cola Distribution Indonesia-Sales Center Bandung Metro bisa dilihat pada lampiran.
2.3 Job Description PT Coca Cola Distribution Indonesia-Sales Center Bandung Metro
Berdasarkan pada struktur organisasi yang ada pada PT Coca Cola Distribution Indonesia-Sales Center Bandung Metro, berikut adalah job description dari masing-masing jabatannya yang terlibat dengan aktivitas pengiriman pada PT Coca Cola Distribution Indonesia-Sales Center Bandung Metro :
1. DCM (Distribution Center Manager)
Distribution Center Manager merupakan koordinator yang paling tinggi,
fungsi dan tanggung jawab dari Distribution Center Manager : a) Mengkoordinir setiap kegiatan distribusi
b) Mengkoordinir serta bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pemasaran promosi, pengelolaan pasar (baik ke pengecer maupun ke konsumen) c) Menilai hasil yang diperoleh perusahaan serta menetapkan tindak lanjut
perbaikan yang diperlakukan untuk masalah yang dihadapi oleh perusahaan.
2. Administration Supervisor
a) Ikut serta dalam mengkoordinir arus keluar masuknya keuangan dengan bagian keuangan
b) Menyimpan data data keuangan perusahaan
12 a) Mengkoordinir ketersediaan barang digudang
b) Bertanggung jawab atas setiap aktivitas persediaan digudang c) Memberikan pengarahan kepada warehouse opration
4. Delivery Supervisor
a) Supervisor harus memiliki target penjualan b) Memberikan pengarahan setip pagi hari c) Menarik RSL setiap pagi hari
d) Supervisor memastikan absent para deliveryman
e) Merekap ulang pengiriman, dikhawatirkan adanya pengiriman tidak sempurna
f) Seminggu dua kali melakukan roadraiding
g) Melakukan konfirmasi ke outlet yang dianggap adanya ketidak sempurnaan dalam pengiriman
5. Warehouse Operator1
a) Menghitung produk yang tersedia digudang
b) Mengecek dan mendata setiap produk yang masuk maupun keluar c) Menyimpan setiap data yang bersangkutan dengan aktivitas gudang d) Menyusun barang digudang
6. Deliveryman
13 a) Memastikan produk dimuat ke truk sesuai dengan dokumen pendukungnya b) Memastikan ketersediaan tools kit, p3k
c) Melakukan pengecekan kelayakan truk (barometer) sebelum truk meninggalkan distribution center
d) Mengirimkan produk kepasa pelanggan sesuai dengan urutan(delivery sequences)
e) Mengkonfirmasikan jumlah produk yang dipesan, nilai transaksi(termasuk diskon, bila ada) sesuai dengan invoice kepada pelanggan
f) Meletakan dan menyusun produk ditempat penyimpanan /gudang pelanggan sesuai dengan prinsip FEFO (first expired first out)
g) Menerima pembayaran dari pelanggan, mencatat difotai reason code di invoice (pengiriman tidak sempurna) dan mencatatkan transaksi kedalam
ROAM
h) Melaporkan setiap pengiriman yang tidak sempurna kepada supervisor DM/dispecter
i) Memastikan susunan produk dalam truk, baik full maupun empties sesuai dengan kelompoknya dan bersih dari benda asing, sebelum memasuki distribution center
j) Membuat laporan administrasi pengiriman produk secara rapih dan akurat sesuai SOP CCAI
14 7. Cashier
a) Menghitung jumlah setoran yang diterima dari salesman dan deliveryman setiap harinya
b) Mengakomodasikan pengeluaran uang yang telah disetujui oleh koordinator administrasi dan keuangan
c) Membuat laporan keuangan
d) Melakukan pembayaran upah gaji insentif
e) Memberikan informasi mengenai saldo petty cash pada koordinator administrasi setiap hari
f) Menghitung dan menyerahkan setoran uang pada pihak bank
g) Mengeluarkan faktur-faktur yang akan ditagih oleh salesman pada hari itu 8. Warehouse Operator 2
a) Membantu menjalankan tugas shipper dalam melakukan pengecekan barang yang akan dimuat ke dalam truk oleh deliveryman
b) Membantu meracik barang sesuai dengan order dari pelanggan
9. Helper
a) Menjadi pendamping deliveryman selama proses pengantaran maupun pengambilan barang
b) Membantu tugas deliveryman di sepanjang perjalanan
c) membantu delveryman meletakan dan menyusun produk di outlet
15 10.Office Boy/Girls
a) Menjaga kebersihan kantor perusahaan
b) Memberikan pertolongan kepada karyawan perusahaan 11. Security
a) Menjaga keamanan di dalam perusahaan b) Memastikan setiap adanya tamu
c) Mencatat setiap kendaraan/truk pengiriman barang yang keluar maupun masuk
d) Menerima pengiriman produk dari pabrik bila karyawan gudang tidak ada di tempat
2.4 Aspek Kegiatan PT Coca Cola Distribution Indonesia
Pada umumnya kegiatan yang terjadi pada PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Bandung Metro ini secara keseluruhan merupakan pusat distribusi dan penjualan untuk wilayah Bandung dan sekitarnya. Namun selain itu, pada PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Bandung Metro ini juga merupakan pusat dari kegiatan penagihan untuk wilayah Bandung dan beberapa tertentu untuk daerah Jawa barat yang lokasi penagihannya disentralisir atau dipusatkan pada satu tempat.
16 1. Proses Order
Proses order yang terjadi pada PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Bandung Metro dilakukan oleh bagian penjualan, yaitu untuk proses di lapangan dilakukan oleh Sales Representative (SR). SR akan melakukan presentasi pada outlet-outlet mengenai produk apa saja yang tersedia untuk dijual bagi outlet baru. Selain itu juga menginformasikan mengenai promo-promo penjualan, dan beberapa hal lain yang terkait dengan penjualan misalnya seperti informasi diskon dan lain-lain. Proses penjualan ini dilakukan secara roam dengan menggunakan alat yang difasilitasi oleh perusahaan, sehingga data dari proses order yang berhasil terjadi di lapangan akan langsung masuk dalam system.
2. Proses Pengiriman
17 3. Proses Penagihan Piutang
18
BAB III
PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK
3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek
Dalam pelaksanaan Kerja Praktek di PT Coca Cola Distribution Indonesia-Sales Center Bandung Metro yang dimulai sejak tanggal 22 Juli 2013 samapai 31 Agustus 2013. Selama kerja praktek penulis ditempatkan pada bagian delivery. Pelaksanaan Kerja Praktek ini dimaksudkan untuk mengetahui aktivitas pengiriman dan mengetahui dokumen perusahaan yang terkait dengan judul penulis pada PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Bandung Metro. 3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek
Berikut ini merupakan tabel berupa uraian teknik pelaksanaan kerja praktek selama berada di PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Bandung Metro.
Tabel 3.1 Teknik Pelaksanaan Kerja Praktek pada PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Bandung Metro
Hari/Tanggal Keterangan
Senin, 22 Juli 2013 Perkenalan mengenai perusahaan dengan pembimbing secara umum, serta penjelasan mengenai aktivitas-aktivitas yang terjadi setiap harinya
Mendapat berbagai pengarahan dalam melakukan beberapa pekerjaan di bagian pengiriman, selama tiga hari karena belum dikhususkan pemilihan penempatan, sehingga memulai kerja praktek pada bagian pengiriman. Kamis, 25 Juli 2013 Mendapatkan pengarahan awal dibagian
19 Kamis, 26 Juli 2013 Membantu melakukan pekerjaan khusus
dibagian Account Receivable
Memisahkan antara faktur kredit dan tunai.
Mengelompokan faktur-faktur kredit dengan Daily Credit Summary sesuai dengan nama Deliveryman yang tercantum pada kedua dokumen tersebut.
Selasa, 30 Juli 2013 Mendapatkan pengarahan awal dalam membantu melakukan pekerjaan khusus dibagian General Trade (GT).
Rabu, 31 Juli 2013 Mengamati kegiatan pada saat mengerjakan system ATB yang data awalnya diterima dari bookkiper setiap harinya
Mengecek ulang atas setiap pembayaran kredit, apakah sesuai dengan yang ada pada system ataukah tidak
Memisahkan tanggal jatuh tempo pada setiap outlet
Kamis, 1 Agustus 2013 Mendapatkan pengarahan awal dalam membantu melakukan pekerjaan khusus dibagian foodstore
Senin, 5 Agustus 2013 Mendapatkan pengarahan lebih spesifik mengenai kegiatan di bagian delive
Senin, 19 Agustus 2013 Belajar menarik data (Pick Slip) yang di buat oleh Nasional Office dari sistem
Memasukan estimasi pada hari tersebut
Melakukan pencatatan pada daily report board
Mempelajari sistem BASIS bersama pembimbing
Memisahkan masing masing pickslip sesuai dengan deliveryman
Belajar membuat LOSLIS (Load Out / Load In Summary)
20 Kamis,, 29 Agustus 2013 Ikut serta dalam mengantar barang bersama
deliveryman dengan tujuan agar megetahui secara langsung kegiatan di lapangan, dan agar mengetahui apa saja yang menjadi kendala saat proses pengiriman
Jumat, 31 Agustus 2013 Meminta izin permintaan data kepada pihak yang berwewenang di perusahaan dan perpisahan dengan karyawan
3.3 Pembahasan Hasil Kerja Praktek
Setelah melakukan kerja praktek selama satu bulan, penulis dapat mengetahui aktivitas pengiriman di PT Coca Cola Distribution Indonesia-Sales Center Bandung Metro. Sehingga penulis dengan mudah mengetahui dokumen perusahaan yang terkait dengan judul penulis pada PT Coca Cola Distribution Indonesia-Sales Center Bandung Metro.
3.3.1 Teori – Teori yang Berkaitan dengan Aktivitas Pengiriman
Siklus Pendapatan adalah rangkaian aktiviitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa kenapa pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.
Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai (Romney, Paul 2005:5).
21 Memicu proses pengambilan dan pengepakan. Para pekerja bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang untuk mengidentifikasi produk mana dan jumlah setiap produk untuk mengeluarkannyadari persediaan. Para pekerja bagaian gudangmencatat jumlah setiap barang yang diambil, baik dalam kartu pengambilan barang itu sendiri jika menggunakan dokumen kertas, maupun dengan memasukan data kedalam sistem jika formulir elektronik yang digunakan. Persediaan kemudian akan dipindahkan ke departemen pengiriman.
2. Mengirim pesanan tersebut
Departemen pengiriman membandingkan perhitungan fisik persediaan dengan jumalh yang ditunjukan dalam kartu pengambilan barang dan dengan jumlah yang ditunjukan dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung ke bagian pengiriman dari entri pesanan penjualan (Romney, Paul, 2005:16).
Pengiriman barang yaitu mengirimkan barang dari suatu tempat ke tempat yang lain untuk memenuhi keinginan konsumen sehingga memperoleh kepuasan. Pengiriman merupakan suatu prosedur dari serangkaian siklus penerimaan, dimana sebelum terjadinya pengiriman akan adanya pemesanan produk dari pelanggan terlebih dahulu. untuk mengirimkan semua pesanan bagian pengiriman berhubungan terlebih dahulu dengan bagian gudang.
22 dipesan oleh konsumen (Lilis, Sri, 2011:170). Untuk dapat melihat flowchart prosedur pengiriman barang dapat dilihat di bagian lampiran.
3.3.2 Aktivitas Pengiriman pada PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Bandung Metro
Aktifitas Pengiriman Pada PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Bandung Metro sebagai berikut :
1. Penarikan data dari basis system, yang sebelumnya dikirim oleh sales menggunakan roam yaitu suatu alat pemesanan untuk dikirim ke supervisor 2. Hasil data diprint agar berbentuk pickslip, yang dipisahkan masing-masing pesanan sesuai dengan kode outlet dan deliveryman yang akan diserahkan ke bagian gudang.
3. Memasukan data estimasi yang akan dibawa oleh deliveryman kedalam system untuk keesokan harinya.
4. Mencatat atau memindahkan estimasi pengiriman untuk keesokan harinya ke daily report board.
5. Mencatat atau memindahkan estimasi pengiriman sebelumnya ke daily report board.
6. Pickslip yang telah dipisahkan diberikan kepada shipper terlebih dahulu untuk diracik. Jika terjadi kekurangan maka di adjust menggunakan basis system dan bagian shipper mengeluarkan invoice yang menyatakan adanya
23 7. Bagian deliveryman mengantarkan pesanan sesuai dengan delivery list yang harus dibawa (PO) serta mengirimkan produk kepada outlet sesuai dengan delivery sequences.
8. Bagian deliveryman mengkonfirmasi jumlah produk sesuai pesanan termasuk jika terjadi adannya discount. Dengan tanda bukti tanda tangan pelaggan tersebut pada invoice yang telah disediakan oleh bagian gudang. 9. Apabila outlate membayar secara cash maka bagian deliveryman mencatat
pembayaran pada difotai reason code di invoice. Namun apabila outlet membayar secara kredit maka outlet membayar pesanan kepada bagian sales.
10.Melaporkan setiap pengiriman yang tidak sempurna kepada bagian supervisor deliveryman.
11.Bagian deliveryman menyerahkan uang cash pembayaran yang diterima dari outlet ke bagian casir dan faktur rangkap disetorkan kepada bagian bookkiper, sedangkan untuk faktur asli diserahkan kepada bagian A/R untuk
faktur yang berbentuk kredit, giro dll.
12.Bagian supervisor merekap ulang apakah adanya pengiriman yang tidak sempurna
3.3.3 Hambatan Dalam Pelaksanaan Aktivitas Pengiriman pada PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Bandung
24 delivery list yang mengakibatkan waktu yang tidak efektik dan bahan bakar
minyak yang tidak efisein.
2. Keadaan lalu lintas yang macet mengakibatkan keterlambatan dalam pengiriman barang
3. Fasilitas kendaraan yang kurang memadai seperti halnya kendaraan yang dipergunakan kendaraan yang cukup tua dan srawan mogok
4. Outlet yang melakukan order terkadang menolak atau meminta ganti barang karena tidak sesuai dengan pesanan
3.3.4 Dokumen Perusahaan Yang Terkait Dengan Aktivitas Pengiriman Pada PT Coca Cola Distribution Indonesia – Sales Center Bandung Metro
Berikut ini merupakan dokumen-dokumen yang digunakan dalam Aktivitas Pengiriman pada PT Coca Cola Distribution – Sales Center Bandung Metro:
1. Faktur Penjualan, yaitu dokumen yang digunakan sebagai bukti barang sudah diterima oleh outlet. Faktur penjualan terdapat dua macam yaitu faktur penjualan cash dan faktur penjualan credit.
25
Gambar 3.2 Faktur Penjualan Credit
2. Delivery List adalah Dokumen yang dibawa oleh delivery man saat mengantarkan barang, atau dengan kata lain dokumen yang berisi daftar barang pesanan dan alamat outlet yang dituju
26 3. Load Out / Load In Summary, terdiri dari 2 dokumen, yaitu Load Out / Load In Summary (LOSLIS) dan Load Out / Load In Summary Manual. Dokumen ini digunakan sebagai bukti jika barang yang dipesan outlet jadi diambil sesuai pesanan atau tidak, dokumen ini mengacu pada hasil dari Pick Slip
Gambar 3.4 Load Out / Load In Summary
27
5. Pick Slip, yaitu dokumen yang digunakan sebagai acuan untuk shipper dan loader dalam meracik barang yang akan di pesan oleh outlet, sehingga
28
29 BAB IV
SIMPULAN DAN SARAN
4.1 Simpulan
Berdasarkan hasil kerja praktek yang penulis lakukan pada PT Coca Cola Distribution Indonesia-Sales Center Bandung Metro, maka penulis menarik simpulan mengenai aktivitas pengiriman, Hambatan dan dokumen yang terkait di PT Coca Cola Distribution Indonesia - Sales Center Bandung Metro.
1. Dalam aktivitas yang dilakukan oleh PT Coca Cola Distribution Indonesia-Sales Center Bandung Metro terdapat beberapa aktivitas yang saling berkaitan dimulai dari pemesanan barang hingga sampainya barang ke tangan konsumen. Pemesanan barang dari pihak pelanggan yang berawal dari pengiriman pesanan melalui roam oleh pihak sales merupakan awal dari adanya pengiriman, hingga Supervisor menarik data barang yang dipesan untuk disediakan oleh pihak
warehouse yang nantinya akan dikirim oleh pihak deliveryman ke masing-masing
outlet sesuai dengan list order. Setelah deliveryman selesai mengantarkan setiap pesanan maka bagian deliveryman menyetor pembayaran dari pihak outlet yang membayar cash ke bagian cashir, sedangkan untuk pemabayaran credit pihak sales yang menagih ke outlet dan untuk pengiriman tidak sempurna dilaporkan pada bagian supervior untuk di adjust kembali.
30 yang bersangkutan dengan outlet maupun fasilitas pengiriman yang diberikan oleh pihak perusahaan masih tergolong kurang memadai.
3. Dokumen yang terkait dalam aktivitas pengiriman antara lain Faktur Penjualan Cash dan Faktur Penjualan Credit, Delivery List, Load Out / Load In Summary, Estimasi, Pick Slip, dan dokumen transaksi lain-lain.
4.2 Saran
Dari hasil tinjauan kerja praktek yang dilakukan oleh penulis di PT Coca Cola Distribution Indonesia-Sales Center Bandung Metro, penulis memiliki saran yaitu
1. Aktivitas pengiriman pada PT Coca Cola Distribution Indonesia-Sales Center Bandung Metro akan lebih baik apabila kedisiplinan dan tanggung jawab dari setiap pihak-pihak yang terkait dalam aktivitas pengiriman lebih di tingkatkan sehingga akan tercipta keadaan yang lebih kondusif, efektif dan efisien.
2. Untuk mengatasi hambatan aktivitas pengiriman pada PT Coca Cola Distribution Indonesia-Sales Center Bandung Metro maka ketersediaan fasilitas pengiriman harus lebih diperhatikan seperti halnya kelayakan kendaraan yang digunakan oleh deliverman untuk mengantarkan pesanan.
