KATA PENGANTAR
Alhamdulillah Robbil’ Alamin kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat dan
hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini, yang berjudul
“Optimalisasi Peran Sekretaris Pada Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah
Medan”.
Shalawat dan salam dihanturkan kepada junjungan Nabi besar Muhammad
SAW, yang syafaatnya sangat kita harapkan di hari akhirat nanti.
Sebagai manusia biasa, penulis pasti mempunyai kesalahan dan kesilapan
dalam menyelesaikan tugas akhir ini, untuk itu penulis menerima saran dan kritik
yang bersifat membangun dari pembaca sehingga dapat lebih baik kedepannya.
Penulis tidak akan dapat menyelesaikan tugas akhir ini tanpa bantuan dari
berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan
terimakasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Kedua orang tua tercinta, Ayah (Azwar Effendi) yang telah mendidik
mencintai, memberi dukungan, kasih sayang dan pengorbanannya untuk
diriku. Mama (alm) (Gusnelly) yang telah melahirkanku, terima kasih
sayang yang telah diberikan, ku akan selalu mendoakanmu.
2. Buat Ibu Del, terimakasih atas dukungan, semangat, yang telah
membesarkanku, memberi cinta yang tulus.
3. Terimakasih untuk Ayah Izal atas perhatian yang telah diberikan kepada
Dewi
4. Bapak Drs. John Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi
5. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi, selaku Ketua Program Studi D-III
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
6. Ibu Dr. Arlina Nurbaity lubis, SE, MBA, selaku Sekretaris Program Studi
D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan
sekaligus sudah membimbing saya selama Tugas Akhir ini.
7. Seluruh Dosen, Staff dan Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara, atas ilmu dan waktu yang telah diberikan sewaktu
magang, diberi pengarahan.
8. Buat Abak dan uwo sudah mendukung Dewi dalam menyelesaikan studi
ini, diberi do’a semangat, mendidik dan mengasuh Dewi.
9. Buat kakak ku tercinta, kak Ika. Terimakasih atas bantuan do’a dan
semangat serta masukan yang bisa lebih membangun potensi kepada
penulis. Buat adik-adikku tersayang : Ayu Dan Dara. Adik-adik sepupuku
: Vira, Agung, Tari, Dini, Dona, Fanzi, Fitri, Tia, Febi. Yang sudah mau
menemani dan mengusir penat. Terimakasih Ya Allah, telah
mempersatukan kami dalam ikatan persaudaraan.
10.Sahabat-sahabatku : Dea, Hafsah, Eko, Tiwi. Terimakasih atas
persahabatan kalian. Terimakasih atas kesabaran, bantuan, nasehat, kasih
sayang dan cintanya.
11.Sahabat-sahabat di DIII Kesekretariatan : Mika, Ella, Sarah, Citra, Yuni,
Astri. Terimakasih atas persahabatan yang indah dari kalian. Terimakasih
atas bantuan, saran, nasehat, motivasi dan sayang yang kalian berikan.
12.Buat keluarga yang kucintai : Om wah, Om Dedi, Tante Eri, Tante Wen,
Om Jaya. Terimakasih atas dukungannya, mendidik, memberikan kasih
sayangnya kepada Dewi.
13.Buat seluruh mahasiswa sekretaris ’06 USU, semoga ke depannya kita
semua bisa menjadi orang yang sukses. Amin.
14.Untuk teman-teman magang : Rifai, Ningsing, Henny, Rika, Elvan, Rio,
Yessy, Kiki. Terimakasih atas bantuannya dalam magang, dan saran-saran
yang diberikan.
15. Terimakasih untuk Bapak H. Amran Ali sebagai Pimpinan Perusahaan
Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah.
16.Terimakasih untuk Kak Dedek sebagai sekretaris Asuransi Jiwa Bersama
Bumiputera Syariah dan staff di AJB Bumiputera Syariah, yang telah
membantu penulis dalam riset.
Semua kebaikan, bantuan, kesabaran, perhatian, motivasi, kasih sayang, ilmu,
dan waktu yang telah diberikan, tidak akan penulis lupakan. Dan semoga Allah
membalasnya dan senantiasa melimpahkan Rahmatnya pada kita semua. Akhir
kata, semoga Tugas Akhir ini dapat berguna bagi pembaca.
Medan, 06 Mei 2009
DAFTAR ISI
B. Pengertian Kinerja dan Faktor-faktor yang Mempengaruhinya ... 25
C. Upaya Peningkatan Peran Sekretaris ... 27
D. Sekretaris yang Berkompetensi Tinggi ... 32
E. Hubungan Peran Sekretaris dengan Kinerja ... 34
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN ... 35
A. Kesimpulan ... 35
B. Saran ... 35
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian ... 4
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Permohonan Research 2. Surat Izin Research
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam dunia kerja, peran sekretaris sering diabaikan, padahal sekretaris juga
harus memiliki beberapa kriteria yang unik karena ia juga harus berhadapan
dengan public secara tidak langsung. Hal ini dapat dilihat melalui peran sekretaris
sebagai pusat informasi. Peran sekretaris sangat penting sebagai peran pendukung
dalam membantu pimpinan pada kegiatan lembaga utama yang pertama atau
kedua agar pimpinan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Sehingga tidak
jarang disebutkan bahwa sekretaris juga merupakan citra perusahaan. Sekretaris
harus mampu berdiplomasi, ramah, tekun, bijaksana serta memiliki tutur kata
yang halus. Untuk itu penting bagi perusahaan untuk mengoptimalkan peran
sekretaris, yang cukup memegang peranan penting untuk meningkatkan kinerja
perusahaan. (Ratnawati, dkk, 2006:18).
Sekretaris adalah orang, pegawai atau karyawan yang diberi tugas dan
pekerjaan berhubungan dengan masalah negara atau perusahaan. Bekerja secara
profesional harus memiliki pengetahuan (knowledge), kemampuan (capability),
sikap (attitude), serta tingkah laku yang baik. (Wursanto, 2006:6). Tugas utama
sekretaris adalah membantu pimpinan dalam pekerjaan detail pemimpinnya, baik
itu yang bersifat rutin seperti surat menyurat ataupun yang bersifat insidental dan
yang kreatif. Tugas pimpinan dalam bidang apapun sangat kompleks sehingga
sekretaris harus dapat menyesuaikan diri dengan tugas-tugas pimpinannya
serta kemampuan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kinerja
dinyatakan baik dan sukses jika tujuan yang diinginkan dapat tercapai dengan baik
(Mangkunegara, 2006:20).
Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja sekretaris diantaranya
keterampilan yang dimiliki seperti pengetahuan bidang tugas pekerja yang
bersangkutan, keterampilan dalam menggunakan alat-alat komunikasi modern,
ketekunan dan ketaatan dalam bekerja, loyalitas terhadap perusahaan dan
kemampuan. Berdasarkan hal diatas, bahwa keterkaitan antara keduanya sangat
erat sekali dan menarik untuk diulas lebih jauh.
Faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja organisasi/perusahaan itu sendiri
diantaranya sumber daya menyangkut fasilitas yang memadai, kepemimpinan
dalam sikapnya membangun hubungan kerja yang harmonis, penghargaan yang
diberikan perusahaan, struktur yang jelas di dalam perusahaan, job design
mengenai uraian jabatan.
Pada Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah Medan, Manajer berperan
aktif dan memiliki tugas serta tanggung jawab yang sangat besar. Manajer
menghadiri rapat atau pertemuan di luar perusahaan. Dua hal tersebut menjadikan
salah satu faktor kuat yang mengharuskan sekretaris manajer harus mampu dan
berkompetensi tinggi dalam membantu pimpinan.
B. Perumusan Masalah
Adapun perumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana
C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana optimalisasi
peran sekretaris pada AJB Bumiputera Syariah Medan.
Adapun manfaat penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Bagi Perusahaan
Sebagai bahan masukan yang dapat dipergunakan untuk lebih
meningkatkan kualitas peran sekretaris pada AJB Bumiputera Syariah
Medan.
2. Bagi Peneliti
a. Menambah pengetahuan dan wawasan mengenai peranan sekretaris
pada AJB Bumiputera Syariah Medan.
b. Untuk mengetahui langkah-langkah apa yang diambil perusahaan untuk
meningkatkan peranan sekretaris pada AJB Bumiputera Syariah Medan.
3. Bagi Peneliti Berikutnya
Sebagai bahan rujukan bagi penulis lainnya jika ingin memperdalam
penelitiannya dibidang sekretaris.
D. Jadwal Kegiatan Penelitian
Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis membuat jadwal kegiatan, agar waktu
yang digunakan dapat disesuaikan dengan kegiatan yang dilakukan. Penyelesaian
tugas akhir ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya sesuai dengan yang kita
Survei dilakukan pada tanggal 18 Mei sampai 29 Mei pada Perusahaan
Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah. Dalam survei tersebut dilakukan
persiapan dan pengumpulan data mengenai sistem komunikasi dan informasi.
Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan penelitian dapat dilihat pada Tabel 1.1
berikut ini :
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian
E. Sistematika Penulisan
Berikut ini merupakan rincian sistematika penulisan yang akan disajikan pada
penulisan Tugas Akhir ini :
BAB I PENDAHULUAN
Pada Bab ini berisi tentang latar belakang masalah, perumusan masalah,
tujuan dan manfaat, serta memaparkan jadwal kegiatan dan sistematika
BAB II PROFIL PERUSAHAAN
Hal-hal yang di bahas dalam profil AJB Bumi Putera Syariah Medan yaitu
mengetahui sejarah ringkas dari Perusahaan, struktur organisasi, uraian
tugas dari masing-masing unit, jaringan usaha/kegiatan perusahaan, kinerja
perusahaan terkini, dan rencana kegiatan ke depan dari AJB Bumiputera
Syariah Medan.
BAB III PEMBAHASAN
Dalam pembahasan ini akan menjelaskan tentang pengertian dan peranan
sekretaris, pengertian kinerja dan faktor-faktor yang mempengaruhinya,
upaya peningkatan peran sekretaris, sekretaris yang berkompetensi,
dibahas juga tentang hubungan peran sekretaris dengan kinerja.
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
Isi dari kesimpulan dan saran ini menjelaskan kesimpulan menyeluruh
sesuai dengan pembahasan dan kemudian menguraikan saran yang relevan
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Ringkas
AJB Bumiputera didirikan di Magelang 12 Februari 1912, oleh : M. Ng.
Dwidjosewojo, M. Adimidjojo, dan M. KH. Soebroto. Bergabung dalam
Persatuan Guru Hindia Belanda (PGHB) dan merupakan pengurus Gerakan
Nasional Budi Utomo yang berlandaskan : Idealisme, Nasionalisme, dan
Profesionalisme. Bertujuan untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan
meningkatkan harkat martabat bangsa Indonesia melalui usaha jasa asuransi jiwa.
Gagasan pendirian perusahaan asuransi ini didorong oleh keprihatinan yang
mendalam terhadap nasib para guru Bumiputera (Pribumi).
Tidak seperti perusahaan berbentuk PT, yang kepemilikannya hanya oleh
pemodal tertentu. Sejak awal pendiriannya, Bumiputera sudah menganut sistem
kepemilikan dan kepenguasaan yang unik yakni bentuk Badan usaha “ Mutual”
atau “Usaha Bersama”. Semua pemegang polis adalah pemilik perusahaan yang
mempercayakan wakil-wakil mereka di Badan Perwakilan Anggota (BPA) untuk
mengawasi jalannya perusahaan.
Perjalanan Bumiputera kini mencapai 9 dasawarsa. Sepanjang itu tentu saja
tidak lepas dari pasang surut memasuki millenium ketiga, Bumiputera mempunyai
jaringan lebih dari 600 kantor asset, 7 juta pemegang polis, 3000 pegawai, dan
Visi Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah
Dengan berpedoman kepada falsafah perusahaan Profesionalisme, Idealisme
dan Mutualisme, maka visi AJB Bumiputera Syariah adalah ”AJB Bumiputera
Syariah menjadi perusahaan asuransi jiwa nasional yang kuat, modern dan
menguntungkan yang didukung oleh Sumber Daya Manusia (SDM) profesional
yang menjunjung tinggi nilai-nilai idealisme serta mutualisme”.
Misi Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah
1. Menyediakan pelayanan dan produk jasa asuransi jiwa berkualitas sebagai
wujud partisipasi dalam pembangunan nasional melalui peningkatan
kesejahteraan masyarakat Indonesia.
2. Menyelenggarakan berbagai pendidikan dan pelatihan untuk menjamin
pertumbuhan kompetensi karyawan, peningkatan produktivitas dan
peningkatan kesejahteraan, dalam kerangka peningkatan kualitas
pelayanan perusahaan kepada pemegang polis.
3. Mendorong terciptanya iklim kerja yang motivatif dan inovatif untuk
mendukung proses bisnis internal perusahaan yang efektif dan efisien.
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan susunan pembagian kerja, wewenang dan
sistem komunikasi dalam mewujudkan tujuan kantor atau organisasi. Dengan
demikian kegiatan yang beraneka ragam dalam suatu perusahaan disususn secara
teratur sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan baik. Struktur
perusahaan lain sehingga untuk menetapkan suatu struktur organisasi harus
melihat kepada kebutuhan dan jenis perusahaan yang menggunakannya.
Struktur organisasi yang dipakai oleh Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera
Syariah adalah struktur organisasi lini dan staf dimana secara vertikal jenjang
wewenang dan tanggung jawab mengalir dari atas ke bawah yang berupa perintah
dan dari bawah ke atas berupa laporan. Sedangkan secara horizontal terdapat
koordinasi di antara karyawan setingkat.
Untuk lebih jelasnya struktur organisasi pada Asuransi Jiwa Bersama
Bumiputera dapat dilihat pada Gambar 2.1 :
1. Struktur Organisasi pada Kantor Cabang
C. Job Description
Uraian Tugas Bagian Administrasi Asuransi Jiwa Syariah Bumiputera yaitu :
1. Menyusun rencana dan melaksanakan jadwal kerja harian, yang ditetapkan
oleh pemimpin operasional
2. Melaporkan aktivitas kerja dalam bentuk laporan lisan dan tulisan kepada
pemimpin
3. Menyusun rencana perekrutan & seleksi calon agen
4. Menyusun rencana pelatihan dan pembinaan
5. Menyusun rencana penagihan
6. Menyusun penagihan angsuran pinjaman polis
7. Mengisi daftar agen
8. Mencatat hasil kegiatan harian
9. Membuat laporan kegiatan/mencatat dan melaporkan penggunaan blangko
10. Membuat laporan tertulis hasil kegiatan pengutipan
11. Mengarsip laporan produksi
Uraian tugas para agen (orang yang mencari nasabah untuk masuk ke asuransi) pada Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah Medan yaitu : a. Melakukan perencanaan dan pengaturan kerja
1) Menguasai pengetahuan tentang pasar, produk, perusahaan pesaing,
2) Mengatur waktu operasional produksi, penagihan premi lanjutan serta
pelayanan dalam bentuk jadwal kegiatan harian, mingguan dan bulanan
3) Melakukan analisis kegiatan untuk meningkatkan keberhasilan operasi
berikutnya
4) Menyiapkan sarana operasional yang disediakan kantor, antara lain :
a) Surat penawaran
b) Sales proposal dan brosur
c) Kliping – kliping yang dapat mendukung usaha penjualan
b. Melakukan penjualan
1) Mengenali potensi pasar
2) Membuat desain produk dan membuat desain presentasi
3) Melakukan presentasi penjualan
4) Membantu calon pemegang polis dalam menyelesaikan Medical Check
Up untuk melengkapi syarat penutupan c. Melakukan penagihan premi
1) Menyusun dan membuat daftar nama pemegang polis yang potensial
secara up to date
3) Membantu memberikan pelayanan kepada pemegang polis
d. Memelihara hubungan baik dengan pemegang polis dengan jalan :
1) Melakukan kunjungan berkala diluar jadwal penagihan
2) Membantu keperluan pemegang polis yang tidak bertentangan dengan
kepentingan perusahaan
3) Menangani dan menyelesaikan keluhan-keluhan pemegang polis
e. Melakukan pengamatan perkembangan pasar
1) Mencari dan mendapatkan informasi tentang perusahaan, produk dan
layanan pesaing
2) Mencari dan mendapatkan informasi aktual tentang perkembangan
lingkungan usaha dan potensi lain di wilayah pasarnya.
D. Jaringan Usaha / Kegiatan
Jaringan Usaha pada Perusahaan Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah
meliputi usaha atau beberapa kegiatan, diantaranya :
1. Produk Asuransi Mitra Mabrur
Produk ini dirancang sesuai permintaan pasar akan kebutuhan Asuransi
Dana Haji yang dulu pernah dipunyai oleh perusahaan dengan nama
2. Produk Mitra Iqra’
Produk Mitra Iqra’ ini dirancang secara khusus dapat menjamin para
pemegang Polis tersedianya sejumlah dana pendidikan sejak
putra-putrinya masuk taman kanak-kanak sampai dengan lulus perguruan tinggi,
dari kemungkinan terjadinya resiko yang tidak terduga.
3. Produk Mitra Askum
Produk Askum dengan prinsip syariah, bersifat Taylor Made, maksudnya
produk baru dibuat/dirancang setelah ada kesepakatan dengan Customer
terhadap manfaat yang diinginkan atau dibutuhkan.
Oleh karena itu langkah-langkah yang harus ditempuh dalam penjualan
produk Askum ini terlebih dahulu dilakukan silahturahmi/pertemuan dengan
berbagai pihak, antar penjual dengan pembeli jasa.
Kelompok Usaha Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera terdiri dari :
a. Anak Perusahaan (Subsidiary Companie )
1) PT Bank Bumiputera Indonesia (Perbankan)
2) PT Mardy Mulyo (Penerbitan dan Percetakan)
3) PT Wisma Bumiputera (Properti dan sewa bangunan)
4) PT Bumida 1967 (Asuransi kerugian)
5) PT Bumiputera Mitrasarana (Kontraktor bangunan)
6) PT Bumi Wisata (Perhotelan)
7) PT Informatic Oase (Otomasi dan Software)
8) PT Eurasia wisata (Jasa Tour dan Travel)
b. Badan Penyertaan /Asosiasi
1) PT Bumiputera Bot Finance (Leasing dan pembiayaan)
2) PT Bumiputera J Hancock (Asuransi Jiwa)
3) PT Bapido Bumi Sekuritas (Penjamin Emisi dan Efek)
4) PT Jakarta Kyoai Medical (Klinik Kesehatan)
c. Yayasan (Foundation )
1) Dharma Bumiputera (Pendidikan dan pelatihan)
2) Bumiputera Sejahtera (Kesejahteraan Karyawan)
3) Dana Pensiun Bumiputera (Pengolaan Dana Pensiun)
4) STIE Dharma Bumiputera (Perguruan Tinggi)
Berikut akan dipaparkan kegiatan-kegiatan serta program-program yang
sedang dilakukan perusahaan saat ini guna memberikan pelayanan jasa kepada
masyarakat khususnya pemegang polis asuransi, yaitu :
1. Asuransi Mitra Barokah
Asuransi ini diperuntukkan bagi guru, pegawai, dan, karyawan melalui
Bumiputera, kantor cabang Syariah.
Pemberian Asuransinya yaitu, jika pemegang Polis :
a. Meninggal dunia, misalnya di tahun ke-5 dibayarkan sebesar
Rp.16.640.347.- (Akumulasi Dana + Santunan Kebajikan).
b. Apabila anggota organisasi selaku peserta, berhenti dari kepesertaan
dapat mengambil akumulasi dana, misalnya di tahun ke-10 dibayarkan
c. Besarnya Manfaat Awal (MA) setiap peserta/per-orang adalah untuk
Barokah sebesar Rp.3.600.000.- (tiga juta enam ratus ribu rupiah)
yang meningkat 50% setiap tahun.
d. Besarnya pembayaran premi setiap bulannya per-orang/peserta adalah
Rp.100.000.- (seratus ribu rupiah).
d. Syarat kepesertaan adalah kepala sekolah, guru dan staf di kota Medan
dan dalam keadaan sehat.
2. Program Asuransi Ekawarsa Plus Kecelakaan
Asuransi ini diperuntukkan bagi siswa SLTP dan SLTA melalui Asuransi Jiwa
Bersama Bumiputera Syariah, Kantor Cabang Syariah Medan.
a. Penggantian biaya pengobatan/perawatan akibat kecelakaan maksimal
sebesar Rp. 500.000.- berdasarkan kuwitansi dari :
1) Rumah sakit,
2) Puskesmas atau,
3) Balai pengobatan dimana saja.
a) Santunan cacat tetap akibat kecelakaan (tidak berfungsinya dua
anggota tubuh) sebesar Rp. 4.000.000.-
b) Santunan Cacat Sebahagian dari anggota tubuh akibat kecelakaan
4) Santunan meninggal dunia akibat kecelakaan sebesar Rp. 5.000.000.-
5) Santunan meninggal dunia biasa (bukan akibat kecelakaan) sebesar
Rp.1.000.000.-
E. Kinerja Usaha Terkini
Kinerja usaha terkini yaitu kegiatan-kegiatan serta seperangkat hasil kerja apa
saja yang telah dicapai perusahaan pada saat ini guna memberikan pelayanan jasa
kepada masyarakat khususnya pemegang polis asuransi.
Berikut akan penulis paparkan perkembangan kerja yang sedang dilakukan
oleh AJB Bumi Putera Syariah Medan.
Tabel 2.1 Perkembangan AJB Bumi Putera Syariah Medan
Keterangan Tahun 2009 Tahun 2008 Tahun 2007 Tahun 2006
Pendapatan Premi 2.038 Tr 1.671 Tr 1.322 Tr 1.387 Tr Pembayaran Klaim 1.262 Tr 1.193 Tr 1.052 Tr 1.063 Tr Kekayaan (Assets) 5.801 Tr 5.163 Tr 4.729 Tr 4.115 Tr Pemegang Polis 9.657.920 8.697.879 7.493.013 6.517.303
Kantor Pelayanan 472 437 538 488
Berdasarkan tabel, dapat dilihat bahwa premi dan kepercayaan masyarakat
meningkat dari tahun ke tahun. Pembayaran klaim terbayar, sebagai bukti bahwa
Bumiputera mengutamakan kewajibannya serta tertinggi dalam memenuhi
kewajibannya.
Dilihat dari segi asset, kekayaan perusahaan AJB Bumiputera dinilai baik.
Masyarakat/pemegang polis tidak perlu ragu, terbukti bahwa manajemennya baik.
Dilihat dari segi jumlah pemegang polis dan kantor pelayanannya yang terus
tinggi kepada perusahaan serta perusahaan terbukti sangat mengutamakan
pelayanan.
Berikut adalah Penghargaan dan Apresiasi yang telah diraih oleh AJB Bumiputera Syariah Medan:
Gambar 2.2 Penghargaan Merk Terbaik tahun 2002
Sumber : AJB Bumiputera Syariah
Gambar 2.3 Pelayanan terbaik tahun 2002
Gambar 2.4 Merk Terbaik tahun 2003
Sumber : AJB Bumiputera Syariah
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera Syariah pada masa
yang akan datang yaitu,
1. Pada bidang Pemasaran, AJB Bumi Putera berencana lebih mengenal
potensi pasar serta mengembangkan dan menertibkan database pasar yang
menjadi prospek Asuransi perorangan Syariah yaitu pasar birokrat TNI
Polri, BUMN, BUMD, Swasta dan Prospek Asuransi Kumpulan Syariah
(sasaran), yaitu pasar lembaga keuangan Syariah dan pasar Pemerintah.
2. Keagenan, Pemberdayaan Agen lama dan Agen Khusus, yaitu : conselling,
Retraining dan refreshing agen pelaksanaan kepala cabang. Pemenuhan
agen baru (agen khusus atau askum), yaitu : Rekrut calon agen untuk
semua kantor cabang Syariah, utamakan Agen khusus/askum minimal 10
orang per cabang, yang memiliki kriteria akses yang kuat dengan pejabat,
diutamakan yang memiliki kendaraan roda 4, berpenampilan menarik dan
KWJP prospek (non over lapping), setiap minggu dilakukan evaluasi rapat
produksi mengadakan Sales Talk di Kantor Cabang secara berkala.
3. Kontribusi prospek ASKUM, yaitu : perencanaan terhadap pembagian dan
penetapan prospek Tim penggarap Askum, Pelaksanaan KWJP prospek
(non over lapping), setiap minggu dilakukan evaluasi rapat produksi,
penggarapan prospek secara sinergi Organisasi Asper.
4. Pengendalian pembagian agar efektif, yaitu : setiap awal bulan melaporkan
total tanggung jawab, setiap awal bulan distribusi kuitansi, setiap tanggal
25 dilakukan pemeriksaan dan pengembalian kuitansi, setiap minggu
dilakukan evaluasi rapat konservasi.
5. Disiplin Kendali (bukan hemat) biaya, yaitu : merencanakan pengeluaran
biaya berorientasi pada anggaran, patuh pada batas kewenagan,
membudayakan peduli lingkungan.
6. Pengendalian Klaim, yaitu : Rechek produksi sesuai ketentuan
underwriring, memeriksa berkas sebelum diusulkan/diputuskan,
koordinasi dengan kantor Cabang Asper Rechek Klaim, Penanganan Klaim
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian dan Peranan Sekretaris
1. Pengertian Sekretaris
Kata sekretaris berasal dari bahasa latin yaitu “Secretum”, yang artinya
“rahasia”, atau berasal dari bahasa Medieval latin yakni “Secretaries”
(secretarium) yang berarti “ pejabat pemegang rahasia” sedangkan dalam bahasa
prancis disebut “secretaire” yang artinya “rahasia”. (Ratnawati, dkk, 2006:8).
Berdasarkan asal kata tersebut, maka dapat diuraikan bahwa sekretaris
merupakan orang yang memegang rahasia. Fungsi sekretaris adalah meringankan
dan memperlancar tugas-tugas pimpinan baik secara eksternal maupun internal.
Beberapa defenisi sekretaris seperti uraian dibawah ini. Menurut beberapa
pendapat sebagai berikut :
a. Menurut (Wursanto, 2004:1), sekretaris adalah :
“Seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam
menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya”.
b. Menurut (Wursanto, 2004:1), sekretaris adalah :
“Seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima
pendiktean, menyiapkan surat menyurat, menerima tamu, memeriksa atau
mengingatkan kepala atau pimpinannya mengenai kewajibannya yang
resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang
Didalam Perusahaan AJB Bumi Putera Syariah terdapat dua macam sekretaris
berdasarkan kemampuan dan pengalaman bekerja adalah :
a. Sekretaris Junior
Didalam AJB Bumi Putera Syariah yaitu sekretaris yang baru bekerja atau
baru mulai kariernya sebagai sekretaris. Karena masih belum mempunyai
banyak pengalaman dalam melaksanakan pekerjaannya, maka sekretaris
junior biasanya masih memerlukan bimbingan dan masih harus banyak
belajar.
b. Sekretaris Senior
Pada perusahaan terdapat pula sekretaris senior, yaitu sekretaris yang
sudah mempunyai kemampuan bekerja dengan baik, dapat bekerja sendiri
atau tanpa harus selalu dibimbing dan mempunyai cukup banyak
pengalaman kerja.
Pada dasarnya peranan kedua sekretaris itu sama yaitu sebagai pembantu
pimpinan dalam suatu perusahaan. Meskipun peranan itu pada azasnya hanya
sebagai pembantu, namun sama sekali tidak berarti bahwa fungsi itu tidak penting
bagi setiap pelaksanaan tugas pimpinan. Dengan demikian, bahwa tanpa
sekretaris, pimpinan cenderung repot dalam melaksanakan tugasnya sebagai orang
yang bertanggung jawab atas suksesnya organisasi yang dipimpinnnya.
2. Peranan Sekretaris Pada AJB Bumi Putera Syariah
Peranan sekretaris adalah membantu, memperlancar tugas-tugas pimpinan
Beberapa peranan sekretaris dalam membantu pelaksanaan tugas pimpinan
dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Pusat Informasi
Sebagai pusat informasi, sekretaris di perusahaan dituntut untuk
mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri, diantara lain : mengenai
surat-surat, laporan dan berkas-berkas yang berkaitan dengan pemasaran.
Berdasarkan pengamatan, sekretaris di AJB Bumiputera Syariah sudah
mampu melaksanakan tugas-tugas sebagai pusat informasi tersebut.
b. Resepsionis
Yaitu sebagai resepsionis, sekretaris di perusahaan harus mengetahui cara
menerima tamu dengan baik yakni tetap berlaku sopan santun, tanpa
membeda-bedakan apakah tamu tersebut datang atas dasar perjanjian dan
tamu yang datang tanpa perjanjian.
c. Pemberi Bantuan
Disini sekretaris berperan sebagai pemberi bantuan atau pelayanan kepada
satuan kerja yang ada didalam organisasi dalam bidang kesekretariatan.
Seperti pekerjaan surat-menyurat, menyelenggarakan rapat,
menyelenggarakan hal-hal yang bersifat rahasia dan menyelenggarakan
pengaturan penerimaan tamu/kunjungan.
Seperti yang dijelaskan sebelumnya peran sekretaris sangat penting dalam
perusahaan. Sebagai pusat informasi, sekretaris AJB Bumiputera Syariah Medan
melakukan tugasnya, seperti menangani surat-surat atau berkas-berkas lainnya
yang diperlukan pimpinan sehingga memperlancar kerja, termasuk diantaranya
mengingatkan pimpinan akan rapat yang harus dihadiri.
Sekretaris juga memastikan kelancaran arus dan pendistribusian informasi
perusahaan, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan. Kemudian menyimpan
rahasia penting tentang perusahaan dari pihak luar.
Peranan sekretaris sebagai resepsionis juga dijalankan dengan baik oleh
sekretaris AJB Bumiputera Syariah Medan. Bersikap sopan, santun dan ramah
serta memberikan informasi yang dibutuhkan oleh tamu seperlunya dengan tetap
menjaga rahasia perusahaan. Tamu yang datang bermaksud bertemu dengan
atasan terlebih dahulu ditanya apa tujuannya dan apakah sudah memiliki janji
sebelumnya dengan atasan. Atasan yang sibuk membuat sekretaris harus mampu
mengelompokkan tamu berdasarkan prioritasnya tanpa bermaksud
membeda-bedakan tamu.
3. Tugas Sekretaris Pada AJB Bumiputera Syariah
a. Surat Menyurat Kantor Wilayah
Tugas yang dilakukan sekretaris yaitu membuat surat keluar dan surat
masuk. Dengan mengirimkan surat keluar kepada perusahaan-perusahaan
luar serta pemegang polis juga menerima surat masuk yaitu berupa surat
keluhan dari pemegang polis untuk disampaikan kepada pimpinan, sesuai
b. Customer Service
Tugas sekretaris dalam hal ini yaitu memberikan pelayanan kepada
nasabah yaitu memberikan penjelasan tentang AJB Bumiputera Syariah
kepada calon pemegang polis. Serta menerima keluhan-keluhan dari
pemegang polis ke perusahaan.
c. Tugas Kreatif
Sekretaris harus bisa lebih kreatif dalam menjalankan tugasnya. Tugas
kreatif adalah yang terinpirasi dalam diri sekretaris sendiri yang
dimaksudkan agar bantuan yang diberikan kepada pimpinan dapat lebih
berarti dan bermutu, diantaranya :
1) Mengirim bunga/ucapan terimakasih
2) Membuat kliping iklan/artikel
3) Membuat perencanaan kerja
4) Mengumpulkan brosur
5) Mempelajari organisasi, peraturan kerja, dll
6) Mengikuti pelatihan, seminar, dll.
B. Pengertian Kinerja dan Faktor-Faktor yang Mempengaruhinya
1. Pengertian Kinerja
Pengertian kinerja menurut beberapa ahli :
a. Menurut Stolovitch, kinerja merupakan seperangkat hasil yang dicapai dan
merujuk pada tindakan pencapaian serta pelaksanaan sesuatu pekerjaan
b. Menurut Hersey dan Blanchard, kinerja merupakan suatu fungsi dari
motivasi dan kemampuan untuk menyelesaikan tugas atau pekerjaan,
seseorang harus memiliki derajat kesediaan dan tingkat kemampuan
tertentu, kesediaan dan keterampilan seseorang tidaklah cukup efektif
untuk mengerjakan sesuatu tanpa pemahaman yang jelas tentang apa yang
dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya. (Rivai, dkk, 2005:15)
Sehingga dapat disimpulkan bahwa kinerja adalah prestasi yang dicapai oleh
seseorang dalam melaksanakan tugasnya atau pekerjaannya sesuai dengan standar
dan kriteria yang ditetapkan untuk perjanjian itu. (Rivai, dkk, 2005:17)
2. Faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja karyawan dan perusahaan
Ada beberapa faktor yang mempengaruhi kinerja karyawan, antara lain
adalah :
1. Kemampuan
Menyangkut kemampuan dalam menyelesaikan pekerjaan, dorongan untuk
melakukan yang terbaik, kebutuhan dan sifat karyawan terhadap tugas dan
tanggung jawab yang diberikan.
2. Keinginan
Menyangkut keinginan yang tinggi untuk mengerjakan serta mengetahui
pekerjaannya. Disamping itu imbalan yang diharapkan karyawan dari
perusahaan atas tugas dan pekerjaannya, kemudian persepsi terhadap
3. Lingkungan
Menyangkut persepsi terhadap tugas, dorongan dari pihak perusahaan.
4. Kepribadian
Seperti aktualisasi diri kemampuan menghadapi tantangan, kemampuan
menghadapi tekanan.
5. Status dan senioritas
Makin tinggi hierarkis didalam perusahaan lebih mudah individu tersebut
untuk puas.
6. Kecocokan dengan minat
Semakin cocok minat individu, semakin tinggi kepuasan kerjanya.
7. Kepuasan Individu dalam hidupnya
Yaitu individu yang mempunyai kepuasan yang tinggi terhadap
elemen-elemen kehidupannya yang tidak berhubungan dengan kerja, biasanya
akan mempunyai kerja yang tinggi.
Sedangkan faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja perusahaan itu sendiri,
diantaranya :
1. Sumber Daya
Menyangkut kualitas sumber daya karyawan dan fasilitas kerja yang relatif
memadai
2. Kepemimpinan
Sikap pimpinan dalam membangun hubungan kerja harmonis, iklim kerja
3. Penghargaan
Penghargaan yang diberikan perusahaan terhadap baik atau meningkatnya
kinerja karyawan memberikan motivasi bagi karyawan untuk selalu
cenderung meningkatkan mutu kinerjanya. Penghargaan berupa kenaikan
gaji, kompensasi, atau fasilitas dinilai mampu menjadi motivator
karyawan.
4. Struktur
Sturktur yang jelas didalam perusahaan memudahkan karyawan dalam
bekerja karena lebih menimbulkan efesiensi kerja.
5. Job Design
Seperti uraian jabatan dan target kerja yang jelas dalm perusahaan.
C. Upaya Peningkatan Peran Sekretaris
Untuk meningkatkan peran sekretaris, perusahaan AJB Bumiputera Syariah
melakukan pelatihan dan pengembangan. Pelatihan tersebut dilakukan dengan
cara mengajarkan sekretaris/karyawan baru dan yang ada sekarang, keterampilan
dasar yang mereka butuhkan untuk menjalankan pekerjaan mereka .
Sedangkan pengembangan merupakan upaya apa saja yang dilakukan untuk
meningkatkan kinerja sekarang ini, atau masa depan dengan menanamkan
pengetahuan, mengubah sikap atau meningkatkan keterampilan.
Berdasarkan pengamatan penelitian sekretaris pada perusahaan AJB
Bumiputera Syariah telah melakukan pelatihan dan pengembangan, yang
1. Untuk mengembangkan keahlian dan pengetahuan, sehingga pekerjaan
dapat diselesaikan dengan lebih cepat dan efektif.
2. Untuk mengembangkan keterampilan kepemimpinan, motivasi, loyalitas,
sikap yang lebih baik dan aspek lainnya yang ditampilkan oleh karyawan
dan manajer yang berhasil.
3. Untuk membantu meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja.
4. Untuk membantu mendorong dan mencapai pengembangan diri sendiri
dan kepercayaan diri.
5. Untuk meningkatkan karir karyawan sehingga dapat menduduki jabatan
yang lebih tinggi karena dengan mengikuti pelatihan, maka keahlian,
keterampilan dan prestasi kerjanya sudah lebih baik dibandingkan
sebelumnya.
6. Untuk membantu pelaksaan kerja yang lebih efesien.
7. Untuk meningkatkan mekanisme perusahaan yang lebih fleksibel dan tidak
kaku dalam menggunakan teknologi baru.
Dalam proses pelatihan dan pengembangan diperusahaan ada beberapa
langkah-langkah, yaitu :
a. Menganalisis kebutuhan. Hal ini mencakup pengetahuan, keterampilan dan
kemampuan apa yang dibutuhkan serta mengapa pelatihan tersebut harus
dilakukan.
b. Rancangan instruktursional merupakan pemilihan dan perancangan
cara yang dapat digunakan dalam melakukan program pelatihan dan
pengembangan misalnya :
1) Program pelatihan yang dilakukan sambil bertugas dalam organisasi
dimana atasan dapat langsung membimbing karyawan atau membujuk
salah seorang karyawan senior untuk membimbing karyawan yang
mengikuti pelatihan.
2) Program pelatihan yang mengajarkan teori-teori yang diperlukan.
3) Praktek yaitu program latihan yang dilakukan dengan cara peragaan
dan penjelasan bagaimana cara-cara pengerjaan suatu pekerjaan dan
bila perlu dicoba untuk mempraktikannya.
4) Magang yaitu latihan dengan melibatkan suatu penugasan kerja
dimana peserta magang berfungsi sebagai orang sedang belajar dengan
mempelajari pekerjaan disepanjang waktu kerja.
c. Keabsahan yaitu apakah hasil yang akan dicapai absah atau valid atau
sesuai dengan rencana perusahaan.
d. Implementasi yaitu penerapan dan pelaksanaan program pelatihan tersebut
sesuai dengan apa yang telah dirancang sebelumnya sehingga arah dan
tujuan dapat dicapai dengan efektif.
e. Evaluasi yaitu untuk mengukur seberapa jauh program pelatihan tersebut
dapat memberikan dampak positif bagi perkembangan dan kemajuan
perusahaan atau meningkatkan kemampuan pesertanya. Evaluasi pelatihan
1) Reaksi, bagaimana reaksi peserta pelatihan terhadap program pelatihan
yang diikutinya.
2) Pembelajaran, menilai sejauh mana tambahan pengetahuan yang
diperoleh setelah mengikuti pelatihan tersebut.
3) Perilaku, sejauh mana perubahan tingkah laku peserta mengikuti
pelatihan.
4) Hasil, bermanfaat bagi peserta dan pencapaian tujuan organisasi
tersebut.
Pengetahuan penunjang yang harus dimiliki sekretaris AJB Bumiputera
Syariah :
1. Pengetahuan tentang Penerimaan Tamu
a. Prinsip dasar adalah menghormati setiap tamu yang datang di kantor,
setiap manusia yang datang bertemu di kantor ingin disambut dan
dilayani dengan baik sekaligus ingin dihormati. Sekretaris harus
pandai-pandai berbicara agar tamu yang datang tidak tersinggung
perasaannya.
b. Melayani tamu menurut kepentingannya
a). Tamu yang datang untuk minta dana/sumbangan
b). Tamu yang datang untuk menawarkan barang dan jasa
c). Tamu yang datang untuk meminta informasi : wartawan, mitra
d). Tamu aparat pemerintah
1. Yang bersifat kunjungan rutin
e). Tamu-tamu teman pimpinan
2. Pengetahuan tentang pengaturan tata ruang kerja
3. Pengetahuan tentang pengaturan informasi (data, kliping koran,
pengarsipan surat)
4. Pengetahuan tentang penampilan yang positif
5. Pengetahuan berkomunikasi
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam perusahaan AJB Bumiputera
Syariah :
1. Datang lebih awal, pulang lebih akhir dari Pimpinan.
2. Jadilah bagian dari diri Pimpinan, terutama untuk kerahasiaan informasi.
3. Memahami issu/tema/topik utama pekerjaan Pimpinan hari ini, minggu ini,
dan bulan ini. Cepat menyediakan informasi/data terkait bila diperlukan.
4. Selalu ceria, karena tampilan ceria merupakan penyelesaian 50%
permasalahan pimpinan.
5. Hendaknya selalu menyatakan “siap” untuk setiap penugasan, walaupun
bukan kompetensinya. Namun setelah itu harus cari jalan keluarnya,
mungkin dengan bantuan pihak lain. (Seorang Pimpinan ketika
menyampaikan penugasan kepada orang lain (termasuk sekretaris), maka
yang diperlukan adalah penyelesaian tugas tersebut, bukan permasalahan
baru, misalnya jawaban : “Pak untuk itu data siapa yang saya hubungi...?”
D. Sekretaris yang Berkompetensi Tinggi
Setelah melalui pelatihan dan pengembangan, maka akan diperoleh sekretaris
yang berkompetensi tinggi. Ciri-ciri sekretaris yang berkompetensi tinggi pada
AJB Bumiputera Syariah terbagi atas dua, yaitu yang menyangkut dengan skill
atau keahlian dibidang kesekretariatan dan yang menyangkut sikap kepribadian,
tingkah laku, dan kecakapan pribadi.
Yang menyangkut dengan skill atau keahlian dibidang kesekretariatan, ada 10
kompetensi keterampilan yang harus dimiliki oleh sekretaris profesional, yaitu:
1. Kemampuan menangani telepon
2. Kemampuan menangani tamu
3. Kemampuan mengelola kas kecil
4. Kemampuan menangani alat tulis dan perlengkapan kantor
5. Kemampuan menangani dikte
6. Kemampuan mengatur pertemuan/rapat
7. Kemampuan mengatur perjalanan dinas
8. Kemampuan menngelola dokumen
9. Kemampuan menangani laporan
10.Kemampuan menangani kegiatan humas dan keprotokolan
Sedangkan yang menyangkut sikap kepribadian, tingkah laku dan kecakapan
pribadi, ciri-cirinya antara lain :
1. Mau memahami perasaan orang lain.
2. Dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan.
4. Dapat mengendalikan emosi.
5. Bersikap sopan, ramah, dapat dipercaya, dapat bekerjasama.
6. Bertanggung jawab terhadap pekerjaan dan tugas yang diberikan.
7. Mau menyatakan pujian kepada orang lain.
8. Tidak gugup, berbicara dengan jelas, tidak monoton, cukup didengar tidak
terlalu lemah, dan harus bersemangat. Suara juga harus diimbangi dengan
ekspresi karena merupakan salah satu tanda kepribadian.
9. Kesehatan yang baik akan mempengaruhi prestasi kerja, serta mampu
membangkitkan gairah atau semangat kerja yang tinggi.
10.Seorang sekretaris didalam melaksanakan tugasnya harus selalu
menunjukkan sikap simpati terhadap siapa pun.
11.Sikap dan tingkah laku yang baik hati, bijaksana, objektif, taktis, penuh
inisiatif penuh perhatian, cepat dan rajin dalam bekerja.
12.Cara berpakaian yang baik.
13.Memiliki kecakapan pribadi seperti Resourcefull (panjang akal), ambisi,
inisiatif (prakarsa), kerapian dan kebersihan dalam melaksanakan tugas.
Peran para sekretaris saat ini perlu ditingkatkan terutama dalam hal :
1. Mempelancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik
intern maupun ekstern,
2. Mengamankan rahasia perusahaan/organisasi.
3. Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan/organisasi yang
E. Hubungan Peran Sekretaris dengan Kinerja
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, peningkatan peran sekretaris berbanding
lurus dengan peningkatan kinerja perusahaan. Sebagai karyawan diperusahaan
sekretaris juga memiliki andil penting dalam meningkatkan kinerja perusahaan.
Pengoptimalan peran sekretaris melalui program pelatihan dan pengembangan
membuat pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih cepat dan efesien sehingga
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan dan penjelasan pada bab-bab sebelumnya, maka
dapat ditarik kesimpulan :
1. Sekretaris pada AJB Bumiputera Syariah memiliki peranan sebagai
pusat informasi dan sebagai pembantu pimpinan dalam suatu
perusahaan. Tanpa sekretaris, pimpinan cenderung repot dalam
melaksanakan tugasnya sebagai pimpinan.
2. Untuk meningkatkan peran sekretarisnya, pihak Asuransi melakukan
pelatihan dan pengembangan untuk meningkatkan kinerja kerja mereka
pada akhirnya akan meningkatkan kinerja perusahaan.
3. Sekretaris AJB Bumiputera Syariah setelah melalui proses pelatihan
dan pengembangan, akan memproleh sekretaris yang berkompetensi
tinggi untuk membantu kerja pimpinan.
B. Saran
Adapun saran-saran yang dapat di berikan penulis adalah sebagai berikut :
1. Sekretaris diharapkan lebih mengetahui informasi-informasi terbaru yang
terjadi didalam dan diluar perusahaan agar dapat membantu pimpinan
dalam melaksanakan tugasnya.
2. Pihak perusahaan AJB Bumiputera Syariah sebaiknya lebih fokus dalam
memberikan pelatihan dan pengembangan kepada sekretaris, guna
3. Sekretaris harus memiliki skill atau keahlian dibidang kesekretariatan dan
mematuhi peraturan-peraturan yang berlaku di AJB Bumiputera Syariah
agar dapat menjadi sekretaris yang profesional sehingga dapat
DAFTAR PUSTAKA
Prabu Mangkunegara, Anwar.2006.Evaluasi Kinerja SDM.Refika
Aditama.Bandung
Ratnawati, Eti dan Sunarto.2006.Sekretaris Profesional Edisi
3.Amus.Yogyakarta
Rivai, Zeithzal dan Ahmad Fawzi mohd.Basri.2005.Performanse Appraisal,
Sistem yang Tepat untuk Menilai Kinerja Karyawan dan Meningkatkan Daya
Saing Perusahaan.PT.Raja Grafindo Persada.Jakarta
