2016
PR TB HIV Aisyiyah
PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN KEUANGAN SR/SSR
I. PENDAHULUAN
Assalamualaikum wr wb
Dengan mengucapkan Alhamdulillah dan dengan rahmat serta karunia Allah SWT maka tim keuangan dapat menyelesaikan petunjuk teknis pengelolaan keuangan SR/SSR-NFM. Kami juga mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya atas dukungan dan bimbingan yang diberikan oleh pihak manajemen selama proses pembuatan dokumen ini.
Kami berharap dengan petunjuk teknis ini dapat membantu para pengelola keuangan dalam meyiapkan laporan keuangan yang baik dan akuntabel sebagaimana yang tercantum dalam PPP.
Petunjuk teknis ini merupakan dokumen resmi dan dijadikan sebagai pedoman dalam pembuatan laporan keuangan dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari PPP. Tentunya tidak ada sesuatu yang sempurna di dunia ini, demikian juga Petunjuk Teknis ini. Oleh karena jika diperlukan adanya perubahan atau perbaikan atas dokumen ini maka kami akan melakukannya sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang berlaku di PR.
Akhirnya sekali lagi kami berharap bahwa dokumen ini dapat membantu pengelolaan keuangan agar pelaksanaan tugas menjadi lebih mudah dan akuntabel demi kesuksesan program secara keseluruhan.
Wassalamualaikum wr wb
Jakarta, MaretFebruari 2016 Tim Keuangan PR TB Aisyiyah
Disetujui oleh:
DAFTAR ISI
I. Pendahuluan………..1
II. Administrasi Umum dalam Pengelolaan Keuangan………...3
III. Dokumen Pendukung Transaksi………7
IV. Pembayaran unit cost SBU 2015………..11
V. Matrik Transaksi………...14
VI. Pengeloaan Aktiva Tetap
VII. Lampiran-Lampiran
a. Chart of Account GL NFM
b. Form -–FForm Laporan Keuangan c. SBU 2015 seluruh propinsi RI
d. Memo Internal – Aturan Transport Lokal untuk R-NFM
II. ADMINISTRASI UMUM DALAM PENGELOLAAN KEUANGAN
Administrasi umum dalam manajemen keuangan proyek merupakan hal yang sangat penting karena dengan administrasi yang baik maka transaksi yang dilakukan dapat akuntable dan transparan. Administrasi umum dalam manajemen keuangan proyek ini meliputi aturan detail tentang aturan administrasi umum, administrasi Voucher. dokumen pendukung yang diperlukan dan pedoman mendasar tentang dasar pembayaran suatu biaya.
II.1 ADMINISTRASI UMUM
1. Batas waktu pengiriman laporan keuangan
Laporan keuangan disusun dan dikirim ke PR secara bulanan dengan ketentuan sebagai berikut : a. Laporan dari SR ke PR
Laporan keuangan SR ke PR dikirim paling lambat tanggal 10 untuk soft copy dan tanggal 15 untuk hard copy setiap bulan berikutnya. Laporan keuangan dikirim ke email IC masing-masing dan di CC tim keuangan PR team.finance@pr-tbaisyiyah.or.id dan CC ke email laporan@pr-tbaisyiyah.or.id
b. Laporan dari SSR ke SR
Laporan keuangan SSR ke SR dikirim paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya untuk soft copy dan tanggal 10 untuk hard copy setiap bulan berikutnya. Laporan keuangan dikirim ke email staf keuangan SR(baik senior/junior staf) dan di CC tim SR
c. Pengiriman laporan keuangan dalam kondisi khusus
Jika terjadi masalah serius di SR sehingga dapat mengakibatkan keterlambatan pengiriman laporan keuangan ke PR baik hard copy maupun soft copy maka SR harus memberi tahu ke PR secara tertulis 5 hari sebelum berakhirnya periode tutup buku bulan yang bersangkutan.
Jika terjadi masalah serius di SSR sehingga dapat mengakibatkan keterlambatan pengiriman laporan keuangan ke SR baik hard copy maupun soft copy maka SSR harus memberi tahu ke SR secara tertulis 7 hari sebelum berakhirnya periode tutup buku bulan yang bersangkutan.
Jika terjadi masalah yang sangat serius di SR dan SSR sehingga dapat mengakibatkan keterlambatan pengiriman laporan keuangan ke PR baik hard copy maupun soft copy seperti kebakaran, kebanjiran dll maka SR dan SSR harus memberi tahu ke PR secara tertulis atau telpon atau SMS dalam waktu 2x duapuluh empat jam.
2. Komponen Laporan keuangan yang dikirim a. Laporan Soft Copy
Laporan soft copy yang dikirim meliputi:
1. Scan rekening Koran bulan yang bersangkutan
2. Scan atas rekonsiliasi rekening Koran yang sudah ditanda tangani lengkap
3. Scan cash opname atas dana kas kecil pada akhir bulan yang bersangkutan dan sudah ditanda tangani lengkap
5. File GL yang telah terisi lengkap, dengan saldo di neraca sudah sama dengan dokumen hard copy rekening Koran, buku bank, rekonsiliasi bank; cash opname, buku kas dan advance register
6. Data soft copy komponen laporan keuangan harus sudah ada nama filenya dan bisa dibaca jelas, dengan Format: SR-SSR-dok-bulan tahun, missal: SR jateng-SSR kbm-rek koran-jan16
b. Laporan Hard copy
1. Laporan hard copy yang dikirim ke PR adalah laporan hard copy asli baik untuk SR maupun SSR. Adapun susunan Laporan Hard Copy untuk setiap entitas SR dan SSR tersebut adalah sebagai berikut (urut dari A paling atas ke J paling bawah):
a. Buku Bank sesuai dengan rekening Koran dan sudah ditanda tangani lengkap b. Rekening Koran periode awal bulan s/d akhir bulan yang bersangkutan
c. Rekonsiliasi Bank sesuai dengan rekening Koran dan sudah ditanda tangani lengkap
d. Advance register yaitu Outstanding Advance (advance yang belum diselesaikan sampai dengan akhir bulan/tutup buku), other payable register (other payable yang belum diselesaikan sampai dengan akhir bulan/tutup buku) dan sudah ditanda tangani lengkap serta disusun urut sesuai dengan urutan di buku kas e. Voucher-voucher transaksi bank (beserta seluruh dokumen pendukungnya
seperti kwitansi PRq dll ) yang sudah ditanda tangani lengkap dan disusun urut sesuai dengan urutan di buku Bank
f. Buku Kas bulan ybs dengan saldo akhir yang sesuai dengan cash opname akhir bulan ybs dan sudah ditanda tangani lengkap
g. Cash opname (perhitungan fisik uang cash) pada akhir bulan yang bersangkutan dan sudah ditanda tangani lengkap
h. Voucher-voucher transaksi kas (beserta seluruh dokumen pendukungnya sepert kwitansi PRq dll) yang sudah ditanda tangani lengkap dan disusun urut sesuai dengan urutan di buku kas
2. Laporan hard copy yang dikirim ke PR harus sudah dilubangi dalam satu ukuran yang sama, caranya :
a. Jika memiliki pembolong yang ada penggarisnya maka lubangilah kertas tersebut di angka “12”tepat berada di tengah (diukuran penggarisnya)
b. Untuk mendapatkan lubang kertas dengan cara yang sama dapat juga dilakukan dengan cara: lipatlah kertas menjadi dua (2) kemudian, garis lipatan yang tepat ditengah-tengah kertas digunakan sebagai ukurannya.
3. Pastikan laporan keuangan hard copy tersebut (SR dan SSR) sudah difotocopy terlebih dahulu sebelum dikirim ke PR dan SSR juga memfoto copy belum dikirim ke SR (Pilihlah tempat foto copy yang bagus sehingga hasilnya jelas sehingga akan memudahkan mencari jika ada hal-hal yang ditanyakan oleh PR pada saat proses review)
3. Penyusunan hard copy voucher dan bukti pendukung voucher
a. Bukti pendukung berupa kwitansi asli dan bukti pendukung lainnya(asli) disusun dan dibuat voucher untuk setiap transaksi mutasi baik melalui bank maupun kas. Apabila transaksi mutasi terdiri dari beberapa kode kegiatan makan pencatatan harus detail sesuai dengan kode kegiatan tersebut.
b. Kwitansi-kwitansi yang disusun dalam setiap voucher harus ditempel sempurna dan disusun sejajar pada lembaran kertas, tidak boleh disusun secara bolak balik dan tidak boleh disusun menumpuk satu kwitansi menutup kwitansi lainnya.
d. Menggunakan kertas dalam ukuran yang sama, misal A4 maka kertas ukuran A4 juga digunakan untuk lembar voucher, lembar kertas yang digunakan untuk menempel kwitansi, dan lembar dokumen pendukung lainya seperti PO dan lain-lain, kecuali untuk dokumen yang diterima dari pihak ke-3.
e. Penyusunan rekap P ERTUM ertum sesuai bukti transaksi, bukan mengikuti PUM. SR harus punya soft copy rekapan biaya (Pertum), hard copy rekapan dikirim ke PR disusun di belakang form Pertum.
4. Periode Pelaporan Keuangan
a. Laporan dibuat setiap BULAN baik hard copy & soft copy. Untuk pencatatan saldo awal di GL dilakukan setiap awal bulan.
Saldo Awal yang di catat adalah:
1. Saldo awal Petty Cash (Opening balance Cash in Safe) 2. Saldo awal Bank (Opening balance Cash in Bank ) 3. Saldo awal Advance (Opening balance Advance )
4. Saldo awal Other Payable (Opening balance current liabilities)
b. Pisah batas (cut off) Laporan Akhir Round
Pada saat akhir Round yang diperbolehkan hanya saldo Kas & Bank saja. Untuk Saldo Advance & Other liabilities harus 0 (nol) artinya semua Advance & Other Liabilities harus di selesaikan pada periode tersebut.
5. Pembulatan Pembayaran
Pembulatan biasanya dilakukan untuk transaksi kas dimana jumlah yang dibayarkan memiliki angka pecahan yang sulit untuk didapatkan. Pembulatan hanya dapat dilakukan dengan batas pembayaran 100 (seratus) rupiah. Jika pembayaran kurang dari 100 rupiah maka pembayaran dapat dilakukan pembulatan ke atas atau ke bawah.
6. Kas Kecil
a. Tujuan Pengelolaan Kas Kecil
Kas kecil merupakan pengeloaan dana secara kas yang digunakan untuk segala macam biaya dengan batas maksimal setiap transaksi sampai dengan Rp 1,000,000 (satu juta rupiah). Hal ini bermaksud untuk mendukung kelancaran program karena berdasarkan pengalaman ternyata ada beberapa kegiatan program yang memiliki budget kurang dari Rp 1,000,000 dan akan menyulitkan jika pengambilan dana kegiatan tersebut harus ke bank. b. Batas Saldo Kas Kecil
Batas maksimal saldo kas kecil yang berlaku di PR adalah Rp 10,000,000,- dan untuk SR/SSR adalah Rp 5,000.000,-. Artinya setiap entitas SR/SSR dapat menetukan besarya saldo kas kecil disesuaikan dengan pengalaman dan kebutuhan yang bersangkutan asalkan tidak melebihi Rp 5,000,000,-. Namun SR/SSR diharapkan konsisten dengan penerapan batas tersebut dan jika terdapat perubahan batasan harus mendapat persetujuan coordinator SR/SSR dan kepala SR/SSR yang dinyatakan dalam surat keterangan resmi.
7. Surat Tugas atau Undangan Kegiatan a. Tujuan :
Surat tugas diperlukan dalam melakukan kegiatan untuk memastikan bahwa petugas yang melaksanakan kegiatan sesuai dengan kebijakan pimpinan dan sesuai dengan prosedur yang diharapkan.
b. Penggunaan :
fee, hotel dll. Dikecualikan untuk kegiatan-kegiatan yang bersifat rutin seperti pembelian ATK, ke bank dll tidak diperlukan surat tugas
c. Undangan :
Undangan dapat dijadikan sebagai pengganti surat tugas sesuai dengan konteks kegiatan
.
II.2 2. Jenis dan Kode Voucher
Pemisahan jenis voucher dan pemberian kode voucher merupakan hal yang sangat penting karena dengan jenis dan kode voucher akan memudahkan dalam melakukan tracking/pelacakan/penelusuran transaksi baik di soft copy laporan maupun hard copy laporan. Penomoran voucher dimulai setiap tahun sekali (1 Jan-31 Desember) dan nomor akan kembali ke nomor satu pada satu januari tahun berikutnya. Berikut ini adalah keterangan detail tentang jenis dan kode voucher yang belaku di PR TB Aisyiyah:
JENIS DAN KODE VOUCHER
1 JENIS - JENIS VOUCHER
1 Voucher Pengeluaran adalah voucher untuk segala transaksi pembayaran baik kas maupun bank
2 Voucher Pemasukan adalah voucher untuk segala transaksi penerimaan baik kas maupun bank
3 Voucher Pemindah bukuan adalah voucher untuk segala transaksi perpindahan dana dari kas ke bank atau sebaliknya
4 Voucher Memorial Jurnal
adalah voucher untuk mencatat transaksi pertanggung jawaban uang muka dimana antara uang muka dengan pertanggung jawabannya bernilai sama atau apabila diperlukan jurnal koreksi atas kesalahan pencatatan
2 KODE VOUCHER
1 Kas Masuk (KM) adalah kode voucher untuk segala transaksi penerimaan kas, termasuk pengembalian sisa PERTUM yang dimasukan ke kas
2 Kas keluar (KK)
adalah kode voucher untuk segala transaksi pengeluaran kas, termasuk pembayaran kekurangan PERTUM yang dilakukan melalui kas
3 Bank Masuk (BM ) adalah kode voucher untuk segala transaksi penerimaan bank, termasuk pengembalian sisa PERTUM yang dimasukan ke bank
4 Bank Keluar (BK)
adalah kode voucher untuk segala transaksi pengeluaran bank, termasuk pembayaran kekurangan PERTUM yang dilakukan melalui Bank
5 Pemindah bukuan (PB) adalah kode voucher untuk pengisian kas kecil 6 Memorial Jurnal (MJ) adalah kode voucher untuk transaksi dimana
adjusment/penyesuaian
3 PENOMORAN VOUCHER
A Kas Masuk ( contoh DKI )
untuk kas masuk maka nomor vuocher sebagai berikut
Transaksi di SR KM-DKI-1
Transaksi di SSR Jakbar KM-JKB-1 Transaksi di IU Jaksel KM-IU-JKS-1 B Untuk Kas Keluar ( contoh DKI )
untuk kas keluar maka nomor vuocher sebagai berikut
Transaksi di SR KK-DKI-1
Transaksi di SSR Jakbar KK-JKB-1
Transaksi di IU Jaksel KK-IU-JKS-1
C Untuk Bank Masuk (Contoh DKI )
untuk bank Masuk maka nomor vuocher sebagai berikut
Transaksi di SR BM-DKI-1
Transaksi di SSR Jakbar BM-JKB-1
Transaksi di IU Jaksel BM- IU-JKS-1
D Untuk Bank Keluar
untuk bank keluar maka nomor vuocher sebagai berikut
Transaksi di SR BK-DKI-1
Transaksi di SSR Jakbar BK-JKB-1
Transaksi di IU Jaksel BK- IU-JKS-1
E Untuk Pemindahbukuan
untuk Pemindahbukuan maka nomor vuocher sebagai berikut
Transaksi di SR PB-DKI-1
Transaksi di SSR Jakbar PB-JKB-1
III. DOKUMEN PENDUKUNG TRANSAKSI
Adalah dokumen yang harus dilampirkan dalam sebuah voucher baik untuk transaksi pembayaran/penerimaan dana. Pada dasarnya TOR untuk semua kegiatan sudah disediakan oleh PR hanya dalam penggunaan TOR harus disesuaikan dengan situasi dan kondisi ybs. Jika TOR kegiatan sudah disiapkan PR maka dalam setiap akhitfitas pembayaran kegiatan baik melalui PUM atau tidak harus disertakan TOR tsb.A
III.I Transaksi pengadaan Barang dan Jasa
1. Purchase request /PRq
a. PRq adalah dokumen yang disiapkan sebelum pembayaran atas suatu transaksi dilakukan. PRq dibuat agar semua pembelian barang dan jasa yang telah direncanakan di setujui sebelum dilakukan pembayaran. Hal ini untuk meghindari barang dibeli atau pembayaran dilakukan tanpa sepengetahuan pihak yang berwenang.
dapat membantu memberikan informasi harga barang yang diminta tersebut dan staf keuangan menindaklanjuti informasi tersebut dengan survey atau melihat kewajaran atas perkiraan harga tersebut. Pastikan PRq telah ditandatangani lengkap sebelum uang muka dikeluarkan
c. PRq dapat dibuat untuk beberapa item (kumpulan jenis barang) sehingga jika pembelian lebih dari satu macam barang secara bersamaan maka PRq cukup dibuat satu saja. Dan jika pelaksanaan pembelian dalam 1(satu) PRq tersebut tidak dapat dilakukan sekaligus maka foto copy atas PRq ybs dapat dilakukan untuk pembelian ke-2 dst. Namun jika PRq berbeda maka PRq yang dilampirkan harus asli. PRq juga hanya digunakan untuk 1 (satu) kali permintaan dan tidak diperbolehkan menggunakan PRq yang sama untuk permintaan yang berbeda.
2. Kwitansi/Invoice asli dari penjual atau penyedia jasa
a. Periksalah setiap kwitansi sebelum dilakukan pembayaran, jangan sampai ada salah perhitungan atau salah pembayaran. Sehingga jumlah uang yang dibayar harus sama dengan jumlah barang yang diterima serta pastikan tidak ada kesalahan perhitungan atau penulisan di kwitansi. Jika terjadi kesalahan penulisan di kwitansi mintalah perbaikan kwitansi tersebut dengan segera ke penjual atau vendor ybs.
b. Pastikan kwitansi telah ditulis dengan informasi yang jelas dan benar. Jangan sampai ada kwitansi yang tulisannya kurang jelas sehingga sulit di baca atau ditulis namun tidak benar seperti pembelian kertas A4 di tulis kertas Folio dsb
c. Pastikan kwitansi telah memenuhi standar yang wajar yaitu terdapat: 1. KOP surat yang berisi alamat, telp, nama toko.
2. Tanda tangan dan nama penjual 3. Stempel
4. Atau bentuk lain dari hal diatas namun mencakup seluruh informasi di atas 5. Kwitansi di buat oleh penjual bukan di buat oleh pembeli
d. Batasan atau limit harga dan prosedur pembayarannya
PPP memiliki prosedur yang diberlakukan dan harus dipenuhi dalam setiap batasan pembayaran yaitu:
1. Pembayaran lebih dari Rp 1,000,000 baik ditingkat PR-SR dan SSR maka dibutuhkan dokumen tambahan berupa Purchase Order (PO). Jadi pengeluaran satu juta dan seterusnya sudah harus ada PO. PO ini harus sudah ditandatangani baik oleh pemesan maupun penerima pesanan
2. Pembayaran lebih dari Rp 2,500,000 baik ditingkat PR-SR dan SSR maka membutuhkan dokumen tambahan berupa Penawaran dari 3 toko yang berbeda dan bid analis yaitu analisis pemilihan toko mana yang terpilih.
III.2 Transaksi Pembayaran uang muka kegiatan/Perjalanan Dinas
Dalam melakukan pembayaran uang muka kegiatan atau perjalanan dinas, pastikan telah terdapat bukti pendukung
1. Form pengajuan uang muka (PUM) yang telah diisi dengan benar sesuai dengan TOR, Jadwal dan budget serta telah ditandatangani lengkap
2. Budget kegiatan, pastikan kegiatan/perjalanan dinas tersebut ada dalam budget atau POA dan telah dibuat sesuai dengan POA serta telah dihitung secara benar
3. Unit cost, pastikan uang muka kegiatan/perjalanan dinas tersebut telah dibuat sesuai dengan unit cost yang telah ditentukan
4. TOR /Proposal, pastikan bahwa budget dibuat sesuai dengan TORnya 5. Undangan/Surat tugas
6. Copy Cek/Bukti transfer bank atau tanda terima dari penerima dana
III.3 Transaksi Pertanggungjawaban Uang Muka Kegiatan/Perjalanan Dinas
Dalam melakukan penyelesaian atau pertanggung jawaban uang muka, pastikan telah terdapat bukti pendukung:
2. Seluruh kwitansi pembayaran (spt ATK, konsumsi, perdiem, nara sumber, transport dll) yang relevan dan benar
3. Laporan ringkasan kegiatan ybs 4. Foto copy PUM ybs
5. Lembar voucher yang telah di isi dan di otorisasi lengkap
6. Bukti transfer atau pengembalian pengiriman uang, untuk uang muka (PUM) ≠ pertanggungjawaban (PERTUM)
7. Bukti tanda terima dari kasir atau bagian keuangan jika pengembalian/pembayaran selisih PUM dan PERTUM dilakukan secara kas
8. CV dari fasilitator dan narasumber 9. Daftar Hadir
III.4 Transaksi Pembayaran Listrik, air, telepon, sewa ruang yang dibayarkan ke organisasi a. Besarnya pembayaran
Pembayaran ini adalah pembayaran yang dilakukan ke organisasi dalam bentuk “kontribusi” artinya bahwa pembayaran yang dilakukan tidak sejumlah 100% seperti yang tertera di kwitansi asli.Besarnya kontribusi yang diberikan diatur dalam kesepakatan antara SR/SSR dan Oganisasi yang bersangkutan yang biasanya telah direview oleh FO PR yang memang mengetahui kondisi lapangan dari setiap SR dan SSR.
b. Pencatatan dan dokumen pendukung yang diperlukan
Untuk pembayaran Listrik,air dan telp yang dibayarkan ke organisasi dalam bentuk kontribusi sehingga kwitansi yang di dapatkan adalah kwitansi dari organisasi bukan dari pihak ketiga (PLN atau Telkom) dan usahakan untuk mendapatkan fotocopy atas kwitansi dari pihak ke-3 tersebut. Mohon di keterangan atau di kwitansi diberi keterangan/deskripsi “Biaya kontribusi listrik, telepon untuk periode…….” Dan mintalah kwitansi resmi dan distempel dari pihak organisasi
c. Batas pembayaran (paling lambat) untuk keperluan running office/biaya operasional, ATK dll termasuk tunjangan kepala SR/SSR dll adalah pada akhir quarter ybs. Misal pembayaran running office/operasional cost untuk periode Jan-Mar adalah 31 Maret. Jadi ketika biaya tersebut diklaim setelah melewati quarter maka tidak diperbolehkan kecuali untuk tagihan seperti kartu hallo dll yang memang tagihan baru ditagih pada bulan berkutnya
III.5 Transaksi Pembentukan dan Pengisian Kas Kecil a. Pembentukan kas Kecil
Pada saat pertama kali kas kecil dibetuk maka terlebih dahulu disepakati berapa jumlah yang akan dikelola dalam kas kecil oleh SR-SSR. Adapun dokumen pendukung yang diperlukan adalah:
1. Surat pernyataan/keterangan tentang jumlah yang akan dikelola dalam kas kecil 2. Foto copy cheque
3. Lembar Surat Permintaan Pengisian Kas Kecil 4. Lembar voucher pembentukan kas kecil b. Pengisian kas kecil harus dilengkapi dengan:
1. Surat Permintaan Pengisian Kas Kecil
Kas kecil dapat diisi setelah memiliki saldo minimum mendekati (± Rp. 500.000,-) dan perhatikan pula batas maksimal kas kecil yang berlaku
Contoh :
Saldo maksimal kas kecil di SR/SSR adalah sebesar Rp 5,000,000. Apabila saldo kas kecil sama dengan Rp 500,000 maka pengisian adalah sebesar Rp 4,500,000,-. Sehingga jumlah total kas kecil tetap sebesar Rp
5,000,000,-2. Foto Copy Cheque
3. Lembar voucher pengisian kas kecil dengan kode voucher Pemindah Bukuan (PB)
III.6 Transaksi Pembayaran Reward Kader
b. Bukti tanda terima atau kwitansi pembayaran dari setiap kader c. Lembar Voucher kas/bank yang telah di otorisasi lengkap
III.7 Transaksi Pembayaran Transport Untuk Pasien Kurang Mampu
Dalam melakukan pembayaran transport untuk pasien kurang mampu harus disertai dengan: a. Bukti persetujuan/surat keterangan yang disahkan SR-SSR atas pasien yang disetujui sebagai
pasien tidak mampu (form yang sudah disiapkan oleh divisi terkait)
b. Tanda Terima atau kwitansi dari setiap pasien tersebut atau kader yang mewakili. Jika uang diserahkan ke kader yang mewakili maka kader tersebut harus memiliki surat kuasa dari pasien yang bersangkutan untuk memastikan bahwa kader ybs memang miliki wewenang untuk hal tersebut.
III.8 Transaksi pembayaran perdiem, fee narasumber/fasilitator local transport, snack yang berasal dari kegiatan seperti sosialisasi, meeting dll yang dilakukan diluar mekanisme PUM-PERTUM maka HARUS disertai dengan:
a. Surat undangan/surat tugas b. Daftar hadir
c. Agenda/jadwal kegiatan
d. Kwitansi asli dan bukti pendukung asli lainnya (termasuk CV untuk pembayaran fee) e. Ringkasan kegiatan
f. Pembayaran transport lokal untuk kepala SR/SSR yang mengikuti kegiatan harus disertai surat undangan/surat tugas
g. Pembayaran klaim bensin untuk suatu kegiatan harus disertai dengan form transport yang sudah disetujui oleh Koordinator SR atau level diatasnya (contoh form terlampir ) dan list/log book penggunaan kendaraan tsb
III.9 Transaksi pembayaran Gaji dan THR SR/SSR
a. Gaji Bulanan diberikan kepada pegawai yg sudah bekerja satu bulan setiap tanggal 25 bulan yang bersangkutan sebesar nilai yang tertera di dalam kontrak dan untuk pegawai yang pada tanggal 25 belum ada satu bulan kerja di hitung secara prorate dengan dokumen yang perlu dilampirkan:
1. Pengajuan jumlah gaji oleh FA dan sudah di otorisasi lengkap
2. Foto Copy SPK (untuk pegawai baru) yang asli di arsip di SR/SSR ybs 3. Foto copy cek
4. Bukti transfer masing2 penerima gaji
b. Tunjangan Hari Raya ( THR )
Diberikan kepada pegawai yang telah bekerja lebih dari 3 (bulan) dengan perhitungan secara prorata dan satu bulan gaji bagi pegawai yg telah bekerja lebih dari 1 tahun dengan dokumen yang perlu dilengkapi :
1. Pengajuan jumlah THR oleh FA dan sudah diotorisasi lengkap. Perhitungan tersebut harus detail menyebutkan periode mulai kerja staf ybs dan besarnya THR yang diterima
2. Foto copy cek
3. Bukti Transfer masing2 penerima THR
III.10 Transaksi Pemberian insentif dan Nutrisi bagi Pasien TB MDR a. Insentif Pasien Supporter
Pemberian insentif kepada pelaksana Pasien supporter TB MDR di laksanakan sesuai tanggal yang tertera di dalam kontrak yang telah di sepakati dan dokumen yg dilampirkan;
1. Kuitansi tanda terima yang telah diisi dan ditangani lengkap
2. Form pendampingan yang sudah di review dan disetujui oleh SR/SSR
b. Pemberian Nutrisi Pasien TB MDR
di rumuskan bersama agar pasien memperoleh gizi yang seimbang dan dokumen yang dilampirkan:
1. Kuitansi pembelian barang 2. PRq yang sudah diotorisasi
3. Tanda terima package barang ter ysebutb oleh yang bersangkutan
III.11 Hierarkhi Persetujuan untuk semua dokumen pembayaran
Tingkatan tertinggi persetujuan di SR/SSR adalah Koordinator SR/SSR dan Kepala SR/SSR (lihat struktur organisasi). Persetujuan diberikan dengan prinsip tidak ada pihak yang menyetujui untuk pembayaran sendiri sehingga untuk fungsi koord program SR/SSR dan kepala SR/SSR dapat saling mengganti. Sedangkan untuk staf lainnya harus disetujui oleh pihak yang memiliki otoritas yang lebih tinggi. Maka:
1. Jika yang mengajukan ME/ACSM/staf lainnya maka pemeriksa bisa dilakukan oleh FA SR/SSR dan disetujui oleh Koord Program SR/SSR, Diketahui oleh Kepala SR/SSR 2. Jika yang mengajukan oleh Koordinator Program SR/SSR maka diperiksa olef FA SR/SSR
namun yang berhak menyetujui adalah Kepala SR/SSR demikian sebaliknya.
III.12 Voucher untuk pembayaran bunga, biaya admin atau pajak dll yang bersifat pemotongan langsung dari bank maka:
Dalam hal ini harus dibuat 3 voucher yang terdiri dari a. Voucher Biaya Admin kode Bank Keluar
Berisi seluruh biaya bank dalam satu bulan yang diambil langsung dari rekening, dengan bukti pendukung berupa rekening Koran bulan yang bersangkutan (mohon distabilo pada angka yang dimaksud).
b. Voucher bunga kode Bank Masuk
Voucher ditulis sejumlah bunga yang diterima dalam bulan ybs, dengan bukti pendukung berupa rekening Koran bulan bersangkutan (mohon distabilo pada angka yang dimaksud) c. Voucher Pajak kode Bank Keluar
Voucher ditulis sejumlah pajak yang diterima dalam bulan ybs, dengan bukti pendukung berupa rekening Koran bulan bersangkutan (mohon distabilo pada angka yang dimaksud)
III.13 Pembayaran penghargaan untuk KMP, Kader dan Religious leader dengan kinerja terbaik Dokumen pendukung yang diperlukan adalah:
a. Bukti asli pembelian barang yang dijadikan sebagai hadiah
b. Surat keterangan dari SR/SSR yang menerangkan bahwa kader, KPM atau Religious leader tersebut terpilih sebagai kader, KPM atau Religious leader terbaik berserta alasannya.
c. Bukti asli tanda terima award dari kader, KPM atau Religious leader yang terpilih
IV. PEMBAYARAN UNIT COST SBU PEMERINTAH. IV.1 Definisi (Ref:PERMENKEU 2015)
1. FULL BOARD :
Satuan biaya yang disediakan untuk paket kegiatan rapat yang diselenggarakan di luar kantor sehari penuh dan bermalam/menginap. Komponen paket fullboard mencakup minuman selamat datang, akomodasi 1 malam, Makan (3 kali), Rehat Kopi dan Snack (2 kali), Ruang Pertemuan (termasuk OHP, Podium, Flip Chart, white Board, Standard Sound System, Mikropon, AlatTulis, Air Mineral dan Permen).
2. FULL DAY MEETING:
Podium, FIip Chart, White Board, Standard Sound System, Mikropon, Alat Tulis, Air Mineral dan Permen).
3. HALF DAY MEETING:
Satuan biaya yang disediakan untuk paket kegiatan rapat/pertemuan yang dilakukan di luar kantor selama setengah sehari (minimal 5 jam). Komponen biaya mencakup minuman selamat datang, makan 1 kali (siang), rehat kopi dan snack (1 kali), Ruang Pertemuan (termasuk OHP, Podium, Flip Chart, white Board, Standard Sound System, Mikropon, Alat Tulis, Air Mineral dan Permen).
IV.2 Pelaksanaan SBU 2015
Pelaksanaan pembayaran SBU 2015 (Permenkeu) yang sudah ditetapkan dijadikan sebagai batas maksimal besarnya biaya yang dikeluarkan. Namun dalam hal tertentu PR memiliki kebijakan terkait hal tersebut dengan batasan jumlah yang sesuai dengan ketetapan PR. Sehingga pelaksanaan pembayaran perdiem, local transport, fee fasilitator dan narasumber disesuaikan dengan kebijakan internal PR yang tertuang dalam PPP, POA dan petunjuk teknis ini.
1. Uang Harian dan Uang Saku a. Uang Harian
Adalah sejumlah uang yang dibayarkan ke masing-masing staf yang bertugas sebagai pengganti biaya hidup selama bertugas diluar kota. Staf yang menerima uang harian tidak berhak menerima /melakukan klaim biaya makan dan snack. Uang harian dibayarkan sesuai dengan surat tugas dan dengan mempertimbangkan efektifitas kegiatan. Jumlah maximal uang harian disesuaikan dengan SBU 2015
b. Uang Saku
Uang saku diberikan untuk kegiatan yang menggunakan paket meeting baik dalam kota maupun luar kota dan untuk kegiatan dimana disediakan snack dan makan oleh panitia. Dalam pembayaran uang saku petugas atau staf berhak mendapatkan makanan dan snack. Uang saku dibayarkan sesuai dengan surat tugas dan dengan mempertimbangkan efektifitas kegiatan. Jumlah maximal uang saku disesuaikan dengan SBU 2015
2. Paket Meeting Full Board Dalam Kota, Full Board Luar Kota dan Full/Half Day Dalam Kota dan sewa ruang.
Pemilihan penggunaan paket meeting atau sewa ruang disesuaikan dengan POA yang ada. Jika terdapat rencana yang tidak sesuai dengan POA harus mendapat persetujuan terlebih dahulu dari FO PR secara tertulis.
3. Hotel Perjalanan Dinas
4. Hotel perjalanan dinas uuntuk : 5.
a. Level PR-SR adalah mengacu pada SBU 2015 untuk Pejabat Eselon III/Golongan IV
b. Llevel SR-/SSR adalah mengacu pada SBU 2015 untuk hotel golongan Pejabat Eselon IV/Golongan III.
Penggunaan hotel harus memperhatikan efisiensi yaitu menggunakan 1 kamar hotel untuk 2 orang yang sesama jenis. Diluar ketentuan ini harus mendapatkan persetujuan staf FO PR untuk level SR-SSR, dan mendapatkan persetujuan AS/PM untuk staf PR.
4. Expert Fee Narasumber dan Fasilitator
Expert fee hanya dapat diberikan kepada narasumber atau fasiliator yang memberikan materi sesuai dengan kebutuhan kegiatan dan bagi mereka yang tidak mendapatkan gaji baik dari Pemerintah, Aisyiyah atau amal usaha Aisyiyah. Expert fee juga tidak boleh diberikan kepada staf/orang yang menerima gaji dari project GF. Besarnya expert fee disusun berdasarkan kebijakan PR yaitu:
1,400,000,-Expert Fee Umum Rp 900,000,-SR/SSR Umum Rp
500,000,-Fasilitator Fee PRSR/SSR UmumUmum Rp 700,000,-Rp
300,000.-5. Transport Lokal
Transport lokal dibayarkan maximal sejumlah ketentuan PR dan dengan dilampiri Surat tugas/undangan kegiatan ybs. Untuk transport lokal ke bank dan pembelian ATK yang bersifat rutin hanya boleh diklaim sepanjang tidak melebihi budget running office bulan yang bersangkutan. Transport lokal hanya dapat diberikan 1x dalam 1 hari dengan mempertimbangkan efektiftas kegiatan. Artinya jika staf atau kader melakukan kegiatan dibeberapa daerah dalam satu hari yang sama dan masih dalam kabupaten yang sama maka transport hanya bisa diklaim 1x saja.
Adapun besarnya transport Lokal harus mengikuti Memo Internal PR tentang Aturan transport lokal RNFM.
6. Transport Bandara
Transport untuk taksi bandara diberikan hanya jika perjalanan menggunakan pesawat dengan jumlah maksimum seperti yang tercantum dalam SBU 2015 (PP).
7. Sewa Mobil
Sewa mobil dapat diberikan sebagai pengganti unit cost transport luar kota yang seharusnya dibayarkan dan hanya bisa dibayarkan jika jumlah unit cost per orang tidak melebihi budget unit cost transport local, sehingga biasanya dilakukan secara berkelompok atau dalam tim. Dengan demikian untuk staf yang melakukan kegiatan dengan sewa mobil maka tidak diperbolehkan meng-klaim transport local secara individu karena biaya menjadi tidak efisien.
Adapun besarnya sewa mobil maksimum harus mengikuti Memo Internal PR tentang Aturan Tarif Expert Fee, Hotel, Sewa Mobil RNFM
8. Konsumsi Rapat
Konsumsi rapat hanya bisa dilakukan jika kegiatan tersebut secara budget (POA) memiliki alokasi biaya konsumsi dan besarnya ditentukan sesuai dengan ketentuan PR dalam POA yang mengacu pada ketentuan (maksimal) dalam SBU 2015. Bukti Pembelian (kwitansi) konsumsi (snack-lunch) harus menyebutkan secara rinci nama setiap jenis makanan dan harga setiap jenis makanan tersebut serta tidak diperbolehkan hanya menulis “paket snack/lunch” dalam kwitansi pembayaran.
9. ATK(Stationery)
ATK biasanya dibeli untuk keperluan running office dan keperluan kegiatan. Budget ATK termasuk dalam budget running office yang besarnya telah ditentukan dalam POA. Dalam setiap pembelian ATK harus mempertimbangkan kebutuhan dan efisiensi. ATK untuk kegiatan tidak selamanya harus dibelanjakan sesuai dengan budget yang disedikan karena jenis setiap kegiatan tidak sama dan jika kegiatan lebih dari satu hari maka ATK yang dibelikan cukup 1x saja khususnya untuk ATK yang tidak habis pakai seperti ballpoint, block note dll.
10.Paket Nutrisi untuk Pasient MDR
diberikan dalam waktu 6 bulan sekali ke rumah sakit atau pasien supporter yang langsung diberikan ke pasien yang bersangkutan dan tidak semua pasien membutuhkanya
a. Pembayaran kepada konsultan dapat dibayarkan sepanjang ada dalam budget (POA). Pembayaran kepada konsultan dibayarkan berdasarkan kontrak standar yang ditanda tangani oleh Kepala SR/SSR yang bersangkutan dan bermaterai Rp 6,000,- dengan mengacu pada TOR kegiatan yang bersangkutan sehingga dapat dinilai output yang dihasilkan.
b.
c. Pembayaran dapat dilakukan dalam beberapa termin sehingga pada saat pembayaran pertama tidak dibolehkan melakukan pembayaran sekaligus 100% (maximal 50%) dan kpntrak juga harus disertai dokumen pendukung kontrak yang lengkap dengan mengikuti prosedur pembelian barang dan jasa lainnya (misalnya dibutuhkan PRq, PO, Penawaran 3 supplier yang berbeda, Bid analis, invoice/kwitansi dll). Pelunasan pembayaran hanya dapat dilakukan ketika hasil yang dicapai telah sesuai dengan output yang diinginkan (sesuai yang tercantum dalam kontrak) dan dibuktikan dengan dokumen pendukung berupa berita acara yang menerangkan bahwa hasil kegiatan konsultan tersebut telah diterima dan telah sesuai dengan hasil yang diinginkan dalam kontrak serta disertai dengan kwitansi asli.
12.Biaya Equipment Maintenance, Networking cost dan Running Office
a. Equipment maintenance adalah biaya yang dikeluarkan dengan tujuan untuk perbaikan dan pemeliharaan peralatan yang digunakan staf SR/SSR misal computer/laptop, printer, scanner, penggantian lampu/kabel ruang SR-SSR, penggantian mouse dll. Jika perbaikan dilakukan untuk seluruh gedung dimana ruang kantor SR/SSR juga ikut diperbaiki maka biaya ini harus sharing sesuai dengan kontribusi wajar dan tidak boleh melebihi total budget biaya equipment maintenance bulan yang bersangkutan.
b. Networking Cost adalah biaya yang dikeluarkan SR/SSR dengan tujuan untuk pembuatan jaringan/network guna meningkatkan kinerja SR-SSR. Pertanggungjawaban atas penggunaan budget ini sama dengan pertanggungjawaban kegiatan lainnya misal meeting maka harus ada notulensi, absensi, daftar hadir, kwitansi snack dll seperti biasanya.
c. Running Office adalah biaya yang dikeluarkan untuk kepentingan kelancaran kegiatan kantor SR/SSR sehari-hari. Biaya ini biasanya berupa ATK, kontribusi sewa kebersihan kantor, transport admin/keuangan ke bank, biaya pengiriman laporan, support biaya telepon staf SR/SSR dll yang bersifat mendukung operasional kantor sehari-hari.
V. MATRIK TRANSAKSI (terlampir)
NO JENIS TRANSAKSI JURNAL DOKUMEN PENDUKUNG
1
Opening Balance : Dana
di Petty cash Debit Cash in Safe tidak perlu voucher maupun
supporting dokumen namun pastikan jumlah yang ditulis adalah sebesar saldo akhir buku kas/cash in safe GL periode/bulan sebelumnya
Mencatat saldo awal kas Kredit Opening Balance-Cash in Safe
Jumlah
saldo buku kas periode/bulan sebelumnya=saldo cash in safe di balance sheet GL bulan/periode sebelumnya 2 Opening Balance : Dana
di Bank Debit Cash in Bank
tidak perlu voucher maupun supporting dokumen namun pastikan jumlah yang ditulis adalah sebesar saldo akhir buku bank/cash in bank GL
periode/bulan sebelumnya Mencatat saldo awal bank Kredit Opening Balance-Cash in Bank
sebelumnya=saldo cash in bank di balance sheet GL bulan/periode sebelumnya
3
Opening Balance :
Advance Debit Cash Advance tidak perlu voucher maupun
supporting dokumen namun pastikan jumlah yang ditulis adalah sebesar saldo akhir advance register/cash in advance GL periode/bulan sebelumnya advance di balance sheet GL bulan/periode sebelumnya
4
Opening Balance : Other
Payable Debit
Opening Balance-Other
Payable tidak perlu voucher maupun supporting dokumen namun pastikan bahwa jumlah yang ditulis adalah sebesar saldo akhir other payable register /other payable di GL periode/bulan sebelumnya payable di balance sheet GL bulan/periode sebelumnya
5
Penerimaan dana dari PR
Debit Cash in Bank 1. Lembar voucher yang telah di isi dan di otorisasi lengkap
Kredit Remittance from PR 2. Rekening koran dan berilah tanda pada angka yang dimaksud
Jumlah Sejumlah uang yang diterima di rek bank SR 3. Daftar budget yang sesuai dengan pengiriman dana tersebut
6
Pengiriman uang ke SSR
Debit Remittance to SSR 1. Lembar voucher yang telah di isi dan di otorisasi lengkap Kredit Cash in BankSR- 2. Bukti transfer /foto copy cek
Jumlah Sejumlah dana yang dikirim ke SSR
3. Daftar budget yang sesuai dengan pengiriman dana tersebut 4. Surat permintaan pengiriman dana oleh SSR ke SR
7
Pengambilan dana dari bank untuk kas kecil
Debit Cash in Safe 1. Lembar voucher PB yang telah di isi dan di otorisasi lengkap
Kredit Cash in Bank 2. Cash opname dan buku kas pada posisi sesaat sebelum pengisian Kas kecil
Jumlah Sejumlah uang yang diambil
3. Surat Permintaan Pengisian Kas Kecil
4. Foto copy cek 8 Pengiriman Dana ke
Implementing Unit (IU) Debit Cash Advance- 1. Form Pengajuan Uang Muka(PUM) telah diisi dan ditanda tangani lengkap+
Kredit Cash in Bank 2. Budget kegiatan Jumlah Sejumlah uang yang dikirim
ke IU 3. TOR /Proposal4. Undangan/Surat tugas
6. Lembar voucher Bank Keluar
Debit Cash Advance- 1. Form Pengajuan Uang Muka (PUM) yang telah ditandatangai lengkap
Kredit Cash in Bank 2. Budget kegiatan
Jumlah
sejumlah uang muka yang di transfer=jumlah yang tertera di PUM=jumlah yang tertulis di cek
3. TOR /Proposal
4. Undangan/Surat tugas
5.Foto Copy Cheque / Bukti transfer
6.Lembar voucher BK yang telah di isi dan di otorisasi lengkap 7. Khusus untuk kas
Lembar voucher KK yang telah di isi dan di otorisasi lengkap
sejumlah uang muka yang di serahkan ke staf ybs=jumlah yang tertulis di PUM=Jumlah uang kas yang diterima
10 Penyelesaian uang muka(misal: untuk keg
training kader) Debit
Kredit Cash advance- 2. Seluruh kwitansi pembayaran (spt ATK, konsumsi, perdiem, nara sumber, transport dll) sesuai dengan ketentuan yang berlaku
3. Daftar Hadir (peserta, fasilitator, panitia, nara sumber)
4. Form Ringkasan Kegiatan 5. Foto copy PUM
6. Lembar voucher yang telah di isi dan di otorisasi lengkap 8. CV dari fasilitator dan narasumber
b Jika uang muka>jumlah
pertanggungjawaban Debit Cadre Training Implementation in Sub-District Level (New Cadres)
Debit Cash in Safe / Cash in Bank Kredit Cash
+jumlah uang yang
Debit Cadre Training Implementation in Sub-District Level (New Cadres)
Kredit Cash in Safe- Cash in Bank Kredit Cash
Advance-Jumlah
Jumlah PERTUM(kwitansi)= jumlah advance+jumlah cash /bank yang dibayarkan sebagai kekurangan atas PERTUM
10 Transaksi pendebetan langsung dari Bank
Aa
Bunga Bank Debit Cash in Bank 1. Lembar voucher yang telah di isi dan di otorisasi lengkap
Kredit Interest Income- 2. Foto Copy rekening koran dan berilah tanda pada angka yang dimaksud
Jumlah
Sebesar jumlah bunga yang terdapat di rekening koran bulan ybs
B
Pajak bank
Debit Interest Income- 1. Lembar voucher yang telah di isi dan di otorisasi lengkap
Kredit Cash in Bank 2. Foto Copy rekening koran dan berilah tanda pada angka yang dimaksud
Jumlah Sebesar jumlah pajak yang terdapat di rekening koran bulan ybs
CD
Biaya Adminnistrasi bank Debit Bank Administrtation-Bank charges- 1. Lembar voucher yang telah di isi dan di otorisasi lengkap
(Jumlahkan semua biaya
adm bank menjadi satu) Kredit Cash in Bank 2. Foto Copy rekening koran dan berilah tanda pada angka yang dimaksud
Jumlah Sebesar Total seluruh biaya bank
11
Dana Pinjaman/Talangan Hanya Untuk
Pembukaan Rekening Bank
Debit Cash in Bank 1. Lembar voucher yang telah di isi dan di otorisasi lengkap
A Menerima Dana Pinjaman (hanya untuk SR baru untuk membuka rekening )
Kredit Other Payable- 2. Foto Copy rekening koran dan berilah tanda pada angka yang dimaksud
Jumlah Sejumlah dana yang disetorkan/dana yang dipinjam=jumlah
dikwitansi=jumlah yang di bukti setor
4. Bukti transfer/kwitansi tanda terima uang
Debit Other Payable 1. Lembar voucher yang telah di isi dan di otorisasi lengkap
Kredit Cash in Bank 2. Foto Copy rekening koran dan berilah tanda pada angka yang dimaksud
3. Bukti Transfer kepada staf yang meminjami uang tsb
Debit Jenis biaya sesuai dengan kode nya 1. TOR
Kredit Cash in Bank 7. Budget/Aanggaran
Jumlah Sejumlah biaya yang dikeluarkan 8. PRq4. PO, penawaran 3 toko, Bid Analis ( sesuai transaksinya) 5. Kwitansi/invoice asli
6. Copy Check dan bukti transfer 7. Lembar voucher BK
Debit Jenis biaya sesuai dengan kode nya 1. TOR(jika diluar running office/maintenance )
Kredit Cash in safe 2. Budget/Aanggaran ((jika diluarrunning office/maintenance ))
Jumlah Sejumlah biaya yang dikeluarkan
3. PRq
4. PO,penawaran 3
toko/vendor ,Bid analis(sesuai transaksinya)
5.Kwitansi/invoice asli 6.Lembar voucher BK
14 Adjusment atas kesalahan pencatatan atau kesalahan bayar a Biaya yang dicatat terlalu
besar saat melakukan koreksi dan belum ada
penyelesaian Debit Advance
Dokumen pendukung di voucher asli dibiarkan sesuai adanya dan dokumen pendukung di voucher koreksi merupakan fotocopy
JUmlah Sejumlah yang salah catat saat melakukan koreksi
penyelesaian dengan tambahan dokumen
pendukung Debit Biaya
Jumlah Sejumlah penyelesaian saat melakukan koreksi
penyelesaian dengan
pengembalian uang Debit Kas/Bank Kredit Advance
Jumlah Sejumlah penyelesaian
b
Kesalahan kode akun Misal:Transaksi awal
PUM
Debit Advance (training PMO) Kredit Bank
Jumlah Sejumlah penyelesaian PERTUM =PUM
Debit Biaya Penyuluhan Kredit Advance
Jumlah Sejumlah penyelesaian Karena saat PERTUMertum dicatat sebagai biaya penyuluhan maka jurnal penyesuaiannya adalah :
