i ABSTRAK
Penelitian yang penyusun lakukan bertujuan untuk merancang sebuah sistem baru yang diharapkan dapat mengatasi permasalahan- permasalahan yang terjadi di hotel Trocadero Bandung, khususnya dalam hal Check In dan Check Out.
Pembuatan sistem informasi Check In dan Check Out di Hotel Trocadero Bandung, menggunakan visual basic 6.0 karena memiliki berbagai kemudahan dalam pembuatan perangkat lunak dan metode pengembangan system yang digunakan adalah metode pengembangan prototype paradigma adapun alat bantu yang digunakan adalah diagram konteks, data flow diagram, kamus data, ERD, dan normalisasi.
Dengan adanya sistem informasi Check In dan Check Out di hotel Trocadero Bandung akan memudahkan untuk menghasilkan informasi yang membantu untuk manajemen dalam menangani suatu informasi, check in dan check out di hotel Trocadero Bandung selain itu data tamu dapat tersimpan lebih teratur dan baik dan proses pencarian informasi akan lebih cepat.
ii ABSTRACT
Research which compiler does aim to design a new system expected able to overcome problems happened in Trocadero Hotel Bandung, especially in the case of Check In and Check Out.
Making of service information systems of guest in Trocadero Hotel Bandung applies visual basic 6.0 because have various amenities in making of software and methodologies applied is method Paradigma Prototype. As for auxiliaries applied is diagram konteks, data flow diagram, data Dictonary, ERD (entity Relational Diagram) and Normalisation.
With existence of service information systems of guest in Trocadero Hotel Bandung causing facilitates to yield information assisting management in handling a handling of information, Checks in, and Checks Out guest in Trocadero Hotel Bandung. Besides guest data earns is on file more good and regularly, as well as seeking process of information would quicker.
1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penelitian
Kemajuan ilmu pengetahuan yang berorientasi pada pengembangan teknologi informasi merupakan bagian dari kehidupan masyarakat dunia saat ini. Seperti sekarang ini komputer menjadi salah satu alat pengolah data yang wajib dimiliki oleh suatu perusahaan atau instansi untuk memperlancar informasi. Pengolahan data yang melibatkan pemakaian komputer tidak akan terlepas dari sistem komputer itu sendiri, yaitu unsur perangkat keras ( Hardware ), Unsur perangkat lunak ( Software ) dan unsur manusia ( Brainware ).
Dengan adanya teknologi komputer yang sedang berkembang pesat pada saat ini memungkinkan bagi instansi atau perusahaan menggunakan teknologi komputer sebagai alat untuk melakukan proses penyimpanan, pengolahan ataupun pembuatan laporan. Oleh karena itu bila suatu perusahaan / instansi menggunakan Sistem Informasi yang berbasis komputer maka proses kerja dapat dilakukan secara cepat, tepat dan akurat.
2 penginapan sekarang sudah mulai berkembang. Konsumen mengharapkan sesuatu yang bukan hanya sekedar menginap, namun mereka lebih mengharapkan hal lain seperti pelayanan, kondisi lingkungan yang menyenangkan, sopan santun dan rasa hormat dari seluruh karyawannya. Kualitas pelayanan sangat berpengaruh bagi kesuksesan sebuah perusahaan yang bergerak dibidang jasa. Dan untuk mendukung pelayanan yang ditawarkan, maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang mampu mengolah data yang berkaitan dengan pelayanan yang ditawarkan.
Sistem komputerisasi sangat membantu dalam meningkatkan kualitas kerja hotel khususnya yang berkaitan dengan pengolahan dan pemeliharaan informasi hasil pengolahan data hotel.
Hotel Trocadero adalah salah satu jenis hotel melati yang ada di bandung dan dilihat dari tingkat huniannya, hotel Trocadero termasuk hotel yang memiliki tingkat hunian yang cukup tinggi terlihat pada tabel 1.1. Hotel Trocadero juga memiliki fasilitas restoran dan laundry bagi tamu yang menginap.
Tabel 1.1 Data Tamu yang Check In Tahun Persentase (Jumlah Tamu per Tahun)
2008 62.5%
2009 75% (Naik 12.5%)
3 Namun dari segi sistem informasinya, hotel Trocadero tidak memiliki suatu sistem informasi yang mendukung dengan tingkat hunian yang ada. Sistem informasi yang diterapkan di Hotel Trocadero adalah sistem informasi yang masih secara umum digunakan, sehingga dalam pengolahan datanya lamban. Disamping itu juga, karyawan hotel sering mengalami kesulitan dalam mencari data yang sudah diolah dan terkadang ada data yang hilang akibat dari tempat penyimpanan yang tidak aman. Faktor-faktor inilah yang menyebabkan informasi di hotel Trocadero terhambat dan tidak tepat waktu.
Untuk memecahkan permasalahan diatas, penulis tertarik untuk menyusun tugas akhir dengan judul :
“SISTEM INFORMASI CHECK IN DAN CHECK OUT PADA HOTEL TROCADERO BANDUNG”
1.2Identifikasi dan Rumusan Masalah
4 1.2.1Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang sudah dijelaskan di atas, maka dapat diidentifikasian permasalahan yang ada yaitu :
1. Sistem informasi check in dan check out yang ada di hotel Trocadero masih menggunakan sistem pencatatan dan penghitungan manual.
2. Sistem informasi yang ada di hotel Trocadero kurang mendukung kegiatan operasional hotel.
1.2.2 Rumusan Masalah
Agar permasalahan jelas dan tidak menimbulkan keragu-raguan dan penafsiran yang berbeda, maka perumusan masalahnya adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana sistem check in dan check out yang ada di hotel Trocadero sekarang ini.
2. Bagaimana merancang sistem informasi check in dan check out di hotel Trocadero.
3. Bagaimana pengujian program aplikasi sistem check in dan check out pada Hotel Trocadero.
5 1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian
Berdasarkan latar belakang di atas maksud dan tujuan dari perancangan sistem informasi check in chek out dan pengolahan data tau tersebut antara lain :
Maksud tujuan penelitian ini adalah :
1. Memecahkan dan mengatasi masalah-masalah dan kendala-kendala yang terdapat pada Hotel Trocadero agar Hotel Trocadero dapat berkembang.
2. Memudahkan dalam pengelolaan Hotel Trocadero. Adapun tujuan penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui sistem informasi check in check out yang sedang berjalan pada Hotel Trocadero Bandung.
2. Untuk membuat perancangan program aplikasi check in check out dan pengelolaan tamu pada Hotel Trocadero Bandung.
3. Untuk mengetahui analisis dan pengujian program aplikasi check in check out dan pengelolaan data tamu pada Hotel Trocadero Bandung.
4. Untuk mengetahui implementasi program aplikasi check in check out dan pengelolaan pada Hotel Trocadero Bandung.
1.4 Kegunaan Penelitian
6 akhir ini diharapkan timbul suatu motivasi untuk meningkatkan kemampuan penguasaan disiplin ilmu yang ditekuni dalam bidang komputer dan dalam pembuatan aplikasi, untuk menambah pengetahuan dan pengalaman dalam ruang lingkup dunia kerja yang sesungguhnya.
1.4.1 Kegunaan Akademis
Bagi pengembangan ilmu sistem informasi yaitu dengan cara membuat aplikasi-aplikasi baru yang berbasis sistem informasi untuk mengatasi masalah-masalah yang sering terjadi pada objek penelitian.
Bagi penulis, penelitian ini merupakan suatu studi kasus tentang bagaimana membuat sebuah sistem informasi pada sebuah perusahaan atau instansi. Dari sini penulis akan mendapatkan pengetahuan yang mungkin belum didapat di kampus dan disini juga akan lebih mengerti tentang sistem informasi yang di buatnya karena sekaligus praktek mengimplementasikannya.
1.4.2 Kegunaan Praktis
7 1.5 Batasan Masalah
Mengingat luasnya masalah dalam kegiatan perhotelan pada Hotel Trocadero, maka dalam ruang lingkup dan batasan masalah sistem informasi yang akan dibangun meliputi :
1. Sistem informasi yang dibangun hanya membahas mengenai proses check in dan check out yang meliputi pemesanan kamar, laundry, restoran, melihat status kamar, melihat history data tamu, pembuatan nota, dan pembuatan laporan.
2. Pembayaran yang dilakukan hanya melalui uang tunai / cash.
1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian
Penulis melakukan penelitian skripsi pada Hotel Trocadero Bandung yang beralamat di Jl. Wastukencana No. 48 Bandung 40116 Telp. 022-4230193, adapun jadwal penelitiannya sebagai berikut :
Tabel 1.2
8 BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto ( 2005 : 1 ) terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
2.1.1 Definisi Sistem
Ada dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur didefinisikan oleh Jogiyanto ( 2005 : 1 ) dan pendapatnya itu dikutif oleh yaitu :
“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan , berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan auat menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
9 ” Sistem adalah kumpulan dari elemen – elemen yang berinteraksi untuk
mencapai tujuan tertentu”.
Dari kedua pendekatan tersebut yang paling mudah dilakukan adalah pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponennya karena pendekatan ini akan mempermudah kita dalam mempelajari suatu sistem untuk tujuan analisis dan perancangan suatu sistem dibandingkan dengan pendekatan sistem yang menekankan pada prosedur.
Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan dan ada yang menyebutkan untuk mencapai sasarn ternetu. Tujuan biasanya dihubungkan denganh ruang lingkup yang lebih luas sedangkan sasaran biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih sempit. Seringkali tujuan dan sasaran digunakan bergantian dan tidak dibedakan.
Suatu sistem mempuyai karakteristik atau sipat – sipat tertentu yang tidak dapat dipisahkan antara yang satu dengan yang lainnya. Karateristik sistem menurut dalam bukunya yang berjudul Pengenalan Komputer adalah sebagai berikut:
1. Kemampuan Komponen Sistem (Components)
10 2. Batasan Sistem (Boundary)
Batasan sistem merupakan garis besar abstraksi yang memisahkan antara sistem dan lingkungannya. Batas sistem ini juga menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environtment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apa saja yang ada di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. 4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung sistem merupakan suatu media antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber – sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya.
5. Masukan Sistem (Input)
Masukan atau input merupakan energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan sistem ini bervariasi bisa berupa energi manusia, data model, bahan baku, layanan atau lainnya.
6. Keluaran sisitem (Output)
11 7. Pengolahan Sistem (Proses)
Pengolah atau proses merupakan perubahan dari masukan (input) menjadi keluaran (output). Proses ini mungkin dilakukan oleh mesin, orang (user) atau mesin (komputer).
8. Sasaran Sistem (Objective)
Sasaran dari suatu sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil jika mengenai sasaran atau tujuannya. Karena tujuan ini merupakan target atau sasaran akhir yang akan dicapai oleh suatu sistem.
2.1.2 Definisi Informasi
Informasi ibarat darah yang mengalir didalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting didalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh.
Sedangkan pengertian informasi menurut Jogiyanto (2005:1) adalah sebagai berikut :
“Sistem informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”.
12 Pengolahan data yang menjadi informasi memiliki siklus. Siklus tersebut disebut sebagai siklus informasi atau siklus pengolahan data. Gambaran dari siklus tersebut yaitu :
Suatu informasi agar bermanfaat bagi pemakainya haruslah yang memiliki kualitas dan memiliki arti, sedangkan untuk menghasilkan informasi yang berkualitas tergantung terhadap tiga hal. Ketiga hal tersebut itu yaitu : Akurat, Tepat Waktu dan Relevansi. Akurat yaitu Informasi harus bebas dari kesalahan – kesalahan dan tidak bias dan tidak menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudny. Sedangkan Tepat Waktu berarti Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambnat. Karena yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Dan yang terakhir Relevan ini berarti Informasi tersebut harus mempunyai manfaat dan berdaya guna bagi pemakainya.
Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendaptkannya. Kegunaan informasi adalah untuk
13 mengurangi hal ketidakpastian didalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan.
2.1.3 Nilai Informasi
Menurut Jogiyanto (2000 : 11) nilai informasi ditentukan oleh 2 hal yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Informasi dikatakan bernilai manfaat bila lebih efektif (berhasil guna) di bandingkan biaya untuk mendapatkannya, informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan nilai uang tapi dapat ditaksir dari nilai ke efektifasnya.
2.1.4 Kualitas Informasi
Menurut http://kutukomputer.net23.net/?p=44 kualitas informasi tergantung dari beberapa hal antara lain:
1. Akurat (Accurate)
Dimana Informasi harus bebas dari kesalahan – kesalahan dan tidak menyesatkan. Akurat berarti harus jelas mencerminkan maksudnya.
2. Tepat Waktu (Timeless)
14 3. Relevan (Relevance)
Informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
2.1.5 Definisi Sistem Informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manjemen didlam pengambilan keputusan. Informasi diperileh dari Sistem Informasi. Sistem Informasi didefinisikan oleh Robert A Leitch dan K.Roscoe Davis didalam Jogiyanto (2005 : 1) :
“ Sistem Informasi adalah suatu Sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dna kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan”.
15 2.1.6 Komponen Sistem Informasi
Menurut BILLY N MAHAMUDU didalam http://apr1l-si.comuf.com/komponen.php suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.
Menurut Komponen dari Sistem informasi terdiri dari 6 komponnen yaitu : 1. Komponen Input
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar.
2. Komponen Model
Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Komponen Output
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem. 4. Komponen Teknologi
16 5. Komponen Hardware
Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.
6. Komponen Software
Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.
7. Komponen Basis Data
17 8. Komponen kontrol
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, te,peratur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.2 Definisi Hotel
Hotel adalah suatu usaha yang menggunakan suatu bangunan atau sebagian dari padanya yang khusus disediakan dimana setiap orang dapat menginap dan makan serta memperoleh pelayanan dan fasilitas lainnya dengan pembayaran. Suatu ciri khusus dari hotel adalah mempunyai restoran yang berada di bawah manajemen hotel tersebut. Sumber;http://regional.bps.go.id/⑦jakarta tanggal 2 Februari 2011.
2.3 Definisi Check In
18 2.4 Definisi Check Out
Sedangkan Check out adalah proses tamu hendak keluar dari semua pelayanan hotel dengan melunasi sejumlah transaksi yang telah
didapat selama menginap. Sumber;
http://smipusi.blogspot.com/2011/01/pengertian-perhotelan.html tanggal http://www.artikata.com/arti-353179-tamu.html tanggal 30 Maret 2011. 2.6 Definisi Kamar
Kamar merupakan ruang yg bersekat (tertutup) dinding yg menjadi bagian rumah atau bangunan (biasanya disekat atau dibatasi empat dinding). Sumber; http://www.artikata.com/arti-332667-kamar.html tanggal 30 Maret 2011.
2.7 Definisi Restoran
19 2.8 Definisi Laundry
Menurut Manser (1991, 235) definisi laundry secara umum yaitu: 1. A commercial establishment for laundering clothes or linens.
(suatu usaha yang bersifat dagang untuk mencucikan pakaian-pakaian atau linan-linan)
2. A room or an area, as in a house, for doing the wash.
(suatu ruangan atau suatu daerah, di dalam suatu rumah untuk melakukan kegiatan pencucian)
2.9 Arsitektur Aplikasi
Arsitektur aplikasi merupakan suatu desain aplikasi yang terdiri dari komponen-komponen yang saling berinteraksi satu sama lain. Biasanya juga disebut dengan infrastruktur aplikasi. Cara komunikasi komponen-komponen tersebut melalui network atau jaringan yang saling terhubung 2.9.1 Pengertian Jaringan Komputer
Dengan berkembangnya teknologi komputer dan komunikasi suatu model komputer tunggal yang melayani seluruh tugas – tugas komputasi suatu organisasi kini telah diganti dengan sekumpulan komputer yang terpisah – pisah akan tetapi saling berhubungan dalam melaksanakan tugasnya, sistem seperti ini disebut jaringan komputer.
20 2.9.2 Jenis – jenis Jaringan
Klasifikasi jaringan komputer dibagi atas lima jenis, Menurut Jogiyanto (1995) dalam bukunya Pengenalan Komputer, Klasifikasi jaringan komputer yaitu:
1. Local Area Network (LAN)
Local Area Network (LAN), merupakan jaringan milik pribadi di dalam sebuah gedung atau kampus yang berukuran sampai beberapa kilometer. LAN seringkali digunakan untuk menghubungkan komputer-komputer pribadi dan workstation dalam kantor suatu perusahaan atau pabrik-pabrik untuk memakai bersama sumberdaya (resouce, misalnya printer) dan saling bertukar informasi.
2. Metropolitan Area Network (MAN)
Metropolitan Area Network ( MAN ), pada dasarnya merupakan versi LAN yang berukuran lebih besar dan biasanya menggunakan teknologi yang sama dengan LAN. MAN dapat mencakup kantor-kantor perusahaan yang letaknya berdekatan atau juga sebuah kota dan dapat dimanfaatkan untuk keperluan pribadi (swasta) atau umum. MAN mampu menunjang data dan suara, bahkan dapat berhubungan dengan jaringan televisi kabel.
21 3. Wide Area Network (WAN)
Wide Area Network (WAN), jangkauannya mencakup daerah geografis yang luas, seringkali mencakup sebuah negara bahkan benua. WAN terdiri dari kumpulan mesin-mesin yang bertujuan untuk menjalankan program-program (aplikasi) pemakai.
4. Internet
Sebenarnya terdapat banyak jaringan didunia ini, seringkali menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak yang berbeda – beda. Orang yang terhubung ke jaringan sering berharap untuk bisa berkomunikasi dengan orang lain yang terhubung ke jaringan lainnya. Keinginan seperti ini memerlukan hubungan antar jaringan yang seringkali tidak kampatibel dan berbeda. Biasanya untuk melakukan hal ini diperlukan sebuah mesin yang disebut gateway guna melakukan hubungan dan melaksanakan terjemahan yang diperlukan, baik perangkat keras maupun perangkat lunaknya. Kumpulan jaringan yang terinterkoneksi inilah yang disebut dengan internet.
2.9.3 Topologi Jaringan
22 1. TolopogiPoint to Point (Titik ke-Titik).
Jaringan kerja titik ketitik merupakan jaringan kerja yang paling sederhana tetapi dapat digunakan secara luas. Begitu sederhananya jaringan ini, sehingga seringkali tidak dianggap sebagai suatu jaringan tetapi hanya merupakan komun1ikasi biasa.
Gambar 2.2 Topologi Titik ke titik / Point To Point
Sumber :Syamsuardi, Teknologi Informasi dan Komunikasi, Cikarang Barat 2005 Dalam hal ini, kedua simpul mempunyai kedudukan yang setingkat, sehingga simpul manapun dapat memulai dan mengendalikan hubungan dalam jaringan tersebut. Data dikirim dari satu simpul langsung kesimpul lainnya sebagai penerima, misalnya antara terminal dengan CPU
2. Star Network (Jaringan Bintang).
23 Model jaringan bintang ini relative sangat sederhana, sehingga banyak digunakan oleh pihak per-bank-kan yang biasanya mempunyai banyak kantor cabang yang tersebar dipelbagai lokasi. Dengan adanya konfigurasi bintang ini, maka segala macam kegiatan yang ada di-kantor cabang dapatlah dikontrol dan dikoordinasikan dengan baik. Disamping itu, dunia pendidikan juga banyak memanfaatkan jaringan bintang ini guna mengontrol kegiatan anak didik mereka
Gambar 2.3 Topologi Bintang / Start Network
Sumber : Syamsuardi, Teknologi Informasi dan Komunikasi, Cikarang Barat 2005
3. Ring Networks (Jaringan Cincin)
24 Walaupun demikian, data yang ada tetap bergerak satu arah dalam satu saat. Pertama, pesan yang ada akan disampaikan dari titik ketitik lainnya dalam satu arah. Apabila ditemui kegagalan, misalnya terdapat kerusakan pada peralatan yang ada, maka data yang ada akan dikirim dengan cara kedua, yaitu pesan kemudian ditransmisikan dalam arah yang berlawanan, dan pada akhirnya bisa berakhir pada tempat yang dituju.
Konfigurasi semacam ini relative lebih mahal apabila dibanding dengan konfigurasi jaringan bintang. Hal ini disebabkan, setiap simpul yang ada akan bertindak sebagai komputer yang akan mengatasi setiap aplikasi yang dihadapinya, serta harus mampu membagi sumber daya yang dimilikinya pada jaringan yang ada. Disamping itu, sistem ini lebih sesuai digunakan untuk sistem yang tidak terpusat (decentrali③ed-system), dimana tidak diperlukan adanya suatu prioritas tertentu.
Gambar 2.4 Topologi Cincin / Ring
25 4. Tree Network (Jaringan Pohon)
Pada jaringan pohon, terdapat beberapa tingkatan simpul (node). Pusat atau simpul yang lebih tinggi tingkatannya, dapat mengatur simpul lain yang lebih rendah tingkatannya. Data yang dikirim perlu melalui simpul pusat terlebih dahulu. Misalnya untuk bergerak dari komputer dengan 3 kekomputer node-7 seperti halnya pada gambar, data yang ada harus melewati node-3, 5 dan node-6 sebelum berakhir pada node-7.
Keungguluan jaringan model pohon seperti ini adalah, dapat terbentuknya suatu kelompok yang dibutuhkan pada setiap saat. Sebagai contoh, perusahaan dapat membentuk kelompok yang terdiri atas terminal pembukuan, serta pada kelompok lain dibentuk untuk terminal penjualan. Adapun kelemahannya adalah, apabila simpul yang lebih tinggi kemudian tidak berfungsi, maka kelompok lainnya yang berada dibawahnya akhirnya juga menjadi tidak efektif. Cara kerja jaringan pohon ini relatif menjadi lambat.
Gambar 2.5 Topologi Pohon / Tree
26 5. Bus Network
Konfigurasi lainnya dikenal dengan istilah bus-network, yang cocok digunakan untuk daerah yang tidak terlalu luas. Setiap komputer (setiap simpul) akan dihubungkan dengan sebuah kabel komunikasi melalui sebuah interface. Setiap komputer dapat berkomunikasi langsung dengan komputer ataupun peralatan lainnya yang terdapat didalam network, dengan kata lain, semua simpul mempunyai kedudukan yang sama
Dalam hal ini, jaringan tidak tergantung kepada komputer yang ada dipusat, sehingga bila salah satu peralatan atau salah satu simpul mengalami kerusakan, sistem tetap dapat beroperasi. Setiap simpul yang ada memiliki address atau alam sendiri. Sehingga untuk meng-access data dari salah satu simpul, user atau pemakai cukup menyebutkan alamat dari simpul yang dimaksud
Gambar 2.6 Topologi Bus
27 6. Plex Network (Jaringan Kombinasi)
Merupakan jaringan yang benar-benar interactive, dimana setiap simpul mempunyai kemampuan untuk meng-access secara langsung tidak hanya terhadap komputer, tetapi juga dengan peralatan ataupun simpul yang lain. Secara umum, jaringan ini mempunyai bentuk mirip dengan jaringan bintang. Organisasi data yang ada menggunakan de-sentralisasi, sedang untuk melakukan perawatan, digunakan fasilitas sentralisasi
Gambar 2.7 Topologi Kombinasi / Plex
Sumber : Syamsuardi, Teknologi Informasi dan Komunikasi, Cikarang Barat 2005
2.9.4 Manfaat Jaringan
Banyak Manfaat atau keuntungan yang bisa kita dapatkan dengan dibangunnya sebuah Jaringan Komputer diantaranya yaitu :
1. Berbagi sumber daya komputer. 2. Peningkatan kehandalan. 3. Penghematan.
28 CPU/memori yang sedang diam (idle) dapat "dikaryakan" oleh sistem lain yang sedang sibuk. Disk yang semula tersebar di semua komputer dengan utilitas yang sama kini dapat digabungkan menjadi unit disk yang besar dan dibagi bersama. berbagi sumber daya komputer.
2.10 Pengertian Client Server
Server adalah komputer yang menyediakan fasilitas bagi komputer – komputer lain didalam jaringan . Client adalah komputer – komputer yang menerima atau menggunakan fasilitas yang disediakan oleh server. Server pada jeringan tipe Client Server disebut Dedicated Server karena murni berperan sebagai server yang menyediakan fasilitas kepada Workstation dan server tersebut tidak dapat berperan sebagai Workstation.
Keunggulan :
1. Kecepatan akses yang lebih tinggi karena penyediaan fasilitas jaringan dan pengelolaannya dilakukan secara khusus oleh sat komputer ( server ) yang tidak dibebani dengan tugas lain sebagai Workstation.
2. Sistem keamanan dan administrasi jaringan lebih baik, karena terdapat seorang pemakai yang bertugas sebagi administrator jaringan, yang mengelola administrasi dan sistem keamanan jaringan.
29 Kelemahannya :
1. Biaya Operasional relatif mahal
2. Diperlukan adanya satu komputer khusus yang berkemampuan lebih untuk ditugaskan sebagai server
3. Kelangsungan jaringan sangat tergantung pada server. Bila server mengalami gangguan maka secara keseluruhan jaringan akan terganggu.
2.11 Perangkat Lunak Pendukung
Yaitu perangkat lunak (Software) yang akan digunakan dalam membangun maupun mengembangkan aplikasi sistem informasi.
2.5.1 Sekilas Tentang Visual Basic 6.0
Definisi Microsoft Visual Basic menurut Agung Novian dalam bukunya yang berjudul Panduan Microsoft Visual Basic 6.0, menyebutkan bahwa:
”Visual Basic adalah sebuah bahasa pemograman yang digunakan untuk membuat
30 Windows. Visual Basic merupakan salah satu bahasa pemrograman komputer yang mendukung object (Object Oriented Programming = OOP).
2.5.2 Keunggulandan Kelemahan Microsoft Visual Basic 6.0 Keunggulan Microsoft Visual Basic 6.0, yaitu:
1. Mempunyai fasilitas toolbox yang dapat secara langsung mendesain program yang akan dibuat sesuai keinginan.
2. Mempunyai jendela properties dimana dapat mengedit properti suatu objek terpilih yang berada dalam suatu aplikasi.
3. Tampilannya yang bisa di edit sebagaimana dengan keinginan kita dan lebih bagus dibanding dengan yang program yang lain.
31 BAB III
OBJEK DAN METODE PENELITIAN
Metodologi penelitian merupakan suatu cara atau teknik yang sistematik untuk mengerjakan suatu kasus. Ada dua metode pendekatan yang dapat dilakukan. Pertama, penelitian ditunjukan semata – mata untuk menghasilkan produk dan yang kedua penelitian yang menghasilkan produk juga melibatkan individu sebagai objek penelitian.
3.1 Objek Penelitian
Objek dalam penelitian ini adalah proses perhotelan di Hotel Trocadero yang beralamat di JL. Wastukencana No. 48 Bandung.
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Trocadero hotel yang terletak di Jl. Wastukencana No. 48 merupakan tempat yang sangat strategis di kota bandung. Dahulu kala, bangunan ini merupakan bangunan yang dibuat oleh orang Belanda dan dijadikan markas tentara Belanda. Setelah revolusi kemerdekaan tahun 1945 makan bangunan ini diserahkan pemerintah Belanda ke pemerintah RI dan dijadikan Mes tentara RI.
32 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Berikut ini adalah visi dan misi Hotel Trocadero :
1. Visi
Visi adalah pandangan ideal masa depan yang ingin dicapai dan diwujudkan dan secara potensial untuk terwujud kemana dan apa yang diwujudkan satuan pendidikan di masa depan.
Visi Hotel Trocadero adalah : “THE FAMILY AND BUSINESS HOTEL” 2. Misi
1. Menjadikan Hotel Trocadero menjadi hotel tujuan untuk keluarga dengan harga yang terjangkau.
2. Menjadikan Hotel Trocadero menjadi hotel tujuan untuk para pengusaha yang memiliki pangsa pasar di daerah Watukencana dengan harga yang terjangkau.
33 3.1.3 Struktur Organisasi Hotel
Dalam melakukan kegiatan sehari-harinya perusahaan dalam hal ini perlu menyusun suatu struktur organisasi, karena dengan adanya struktur organisasi dapat membantu perusahaan dalam melakukan penetapan pembagian kerja,pendelegasian wewenang dan penetapan pegawai pada posisi tertentu agar dapat berjalan secara efektif dan efisien
Dengan adanya struktur organisasi,maka dapat dengan jelas wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian, sehingga menimbulkan kesimpang siuran data pembagian tugas dan pemberian perintah.
Adapun strukur organisasi tersebut adalah sebagai berikut:
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Hotel Trocadero Sumber : Dokumentasi Hotel Trocadero
34 3.1.4 Deskripsi Tugas
Deskripsi tugas menerangkan tentang tugas dan tanggung jawab pihak-pihak yang menduduki posisi tertentu dalam perusahaan.
1) General Manager
Bertanggung jawab atas kelancaran baik operasional maupun administratif Hotel Trocadero secara keseluruhan, serta menerima dan memeriksa laporan dari tiap bagian dibawahnya yaitu :
A. Food & Beverage Manager
B. Room Division Manager
C. Accounting Manager
2) Food & Beverage Manager
a. Penyediaan dan pengadaan semua jenis makanan yang akan dihidangkan kepada para tamu hotel.
b. Menyediakan bahan-bahan dasar makanan yang diperlukan oleh hotel. c. Mengolah bahan-bahan dasar makanan.
d. Menyiapkan hasil makanan yang telah diolah sehingga dapat dijual. e. Menyiapkan makanan sesuai pesanan tamu.
f. Menjaga kepuasan tamu dalam segala hal dan berusahan memenuhi semua keinginan tamu.
g. Mengkoordinir terhadap semua staff atas tugas dan tanggung jawab di masing-masing bagian.
35 3) Room Division Manager
Merupakan rangkaian penting dalam usaha pelayanan menjual kamar hotel. Yang menyangkut bagian kantor depan (front office) sebagai penerima tamu hingga terjadi transaksi kemudian tata usaha (house keeping) yang bertanggung jawab atas kebersihan,kerapihan kamar juga mencangkup laundry,room division melakukan koordinasi dengan petugas terkait untuk pencapaian hasil kerja lebih baik dan menerima laporan dari bagian-bagian tertentu.
4) Executive Housekeep
Bagian di dalam hotel yang menangani hal-hal berkaitan dengan keindahan, kerapihan, kebersihan, kelengkapan, dan kesehatan seluruh kamar dan juga area lainnya di hotel, agar seluruh tamu maupun karyawan dapat merasa nyaman dan aman berada dalam hotel.
Tanggung jawab Executive Housekeep :
a. Memilih dan menentukan cleansing equipment dan cleaning material yang sesuai dengan kebutuhan.
b. Selalu mengadakan inventarisasi terhadap semua barang.
c. Mengusahakan ruangan yang terjamin kebersihan dan keamanannya. 5) Accounting Manager
36 6) Front Office
Front office merupakan salah satu pusat kegiatan disebuah hotel yang secara operasionalnya berhubungan langsung dengan tamu,oleh karena itu kegiatan di front office harus berjalan baik disamping itu kegiatan di front office harus ditunjang dengan kelengkapan peralatan dan kerja sama yang baik antara karyawan hotel. Front office dalam suatu hotel merupakan cermin mutu hotel itu sendiri kesan pertama seorang tamu terhadap hotel bermula dari kesannya terhadap front office hotel tersebut.
Fungsi front office : a. Menjual kamar.
b. Menyediakan informasi tentang pelayanan hotel. c. Mengkoordinasi semua pelayanan kepada tamu. d. Mendata dan melaporkan status kamar.
e. Menyiapkan bill-bill tamu.
f. Mendata file tentang sejarah tamu yang menginap di hotel. 7) Laundry
Bagian laundry bertugas mencuci peralatan yang dipakai berupa selimut, seprai, dan mencuci pakaian baik itu milik tamu atau karyawan, dan mencatat semua laundry yang masuk ke dalam log book, kemudian membuat laporan. 3.2. Metode Penelitian
37 menganalisa faktor-faktor yang berhubungan dengan pokok-pokok permasalahan sehingga akan didapat suatu kebenaran atas data yang diperoleh.
3.2.1. Desain Penelitian
Proses perancangan diperlukan untuk menghasilkan suatu rancangan system yang baik, karena dengan adanya rancangan yang tepat akan menghasilkan system yang stabil mudah dikembangkan di masa mendatang.alat bantu yang digunakan oleh penulis dalam perancangan system diantaranya:
1. Bagan alir dokumen ( flow map) 2. Diagram konteks
3. Diagram arus data ( data flow diagram) 4. Kamus data
5. Desain database
a. ERD (entity relationship diagram) b. Normalisasi
c. Relasi tabel
d. Struktur file ( file structure)
3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Sumber dan metode yang di gunakan untuk pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan cara:
3.2.2.1. Sumber Data primer
38 2. Observasi, yaitu pengamatan secara langsung pelaksanaan kegiatan perhotelan
sehingga dapat diketahui permasalahan dari objek yang diteliti. 3.2.2.2. Sumber Data Sekunder
Sumber data sekunder dalam penelitian ini penulis peroleh dari dokumentasi – dokumentasi di Sumber data sekunder dalam penelitian ini penulis peroleh dari dokumentasi – dokumentasi Hotel Trocadero dan juga pencarian data dari internet maupun Perpustakaan dan juga pencarian data dari internet maupun Perpustakaan. Data-data yang dilampirkan berupa data tamu dan billing.
3.2.3. Metode Pendekatan Dan Pengembangan Sistem
Metode pendekatan sistem merupakan salah satu cara dalam menyelesaikan masalah dengan melakukan identifikasi terhadap sejumlah kebutuhan-kebutuhan. Sedangkan pengembangan sistem dapat dilihat sebagai sebuah proses. Lebih jauh pengembangan sistem pada dasarnya adalah proses perubahan, penghalusan, transformasi atau tambahan pada produk yang sudah ada. Dalam penelitian ini, penulis menggunakan metode pendekatan dan pengembangan sistem berorientasi objek yang merupakan paradigma pemrograman yang berorientasikan kepada objek.
3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem
39 tepat waktu, sesuai dengan anggaran biaya pengembangan, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik.
3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem
Penelitian ini menggunakan pendekatan pengembangan perangkat lunak dengan metode prototype paradigma. Oleh karena itu metode ini berfungsi sebagai sebuah mekanisme untuk mengidentifikasi kebutuhan perangkat lunak. prototype paradigma adalah suatu proses yang memungkinkan pengembangan system informasi untuk menciptakan suatu model dari system informasi yang harus dikembangkan adapun langkah-langkah aktivitas cara kerja metode prototype paradigm yaitu terdiri dari:
1. Pengumpulan kebutuhan yaitu: pengembang dan pelanggan bertemu kemudian pengembang mengidentifikasi kebutuhan pelanggan.
2. Perancangan yaitu: dilakukan perancangan kilat,berfokus pada penyajian dari aspek-aspek perangkat lunak yang akan nampak bagi pelanggan
3. Evaluasi prototype yaitu: di evaluasi oleh pelanggan dan dipakai untuk menyaring kebutuhan pengembangan perangkat lunak agar pengembang dapat memahami secara lebih baik apa yan harus dilakukan
40 Gambar 3.2Prototype Paradigma
Sumber : http://aroemfcs.blog.ugm.ac.id/2011/03/prototype.jpg
3.2.3.3. Alat Bantu Analisis Dan Perancangan Sistem
Berikut merupakan alat bantu analisis dan perancangan sistem terdiri dari:
1) Flow Map
41 2) Diagram Konteks
Diagram konteks adalah modul atau gambar yang menghubungkan hubungan sistem dengan lingkungan sistem. Diagram konteks didesripsikan dengan data apa saja yang dibutuhkan oleh sistem dan dari mana sumber data tersebut, serta informasi apa saja yang akan dihasikan oleh sistem tersebut dan kemana sistem informasi tersebut akan diberikan. Diagram konteks adalah kasus khusus dari DFD (Data Flow Diagram) yang berfungsi memetakan modul lingkungan yang dipresentasikan dengan lingkungan tunggal yang mewakili keluaran sistem. 3) Data Flow Diagram
Salah satu alat dalam perancangan sistem yang menggunakan symbol-simbol untuk menggambarkan aliran data melalui serangkaian proses yang saling berhubungan.
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DFD merupakan alat yang cukup populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas. 4) Kamus Data
42 digunakan pada metodologi berorientasi data dengan menjelaskan lebih detail lagi hubungan entitas, seperti atribut-atribut suatu entitas.
Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada data flow diagram. Arus data yang ada di data flow diagram bersifat global dan hanya menunjukkan nama arus datanya saja. Untuk keperluan ini maka kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut :
1. Arus data
Arus data menunjukkan darimana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data untuk memudahkan mencari arus data didalam data flow diagram (DFD).
2. Nama arus data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow diagram, maka nama dari arus data juga harus dicatat dikamus data, sehingga yang membaca data flow diagram (DFD) dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.
3. Tipe data
43 4. Struktur data
Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang tersendiri dari item-item atau elemen-elemen data.
5. Alias
Alias atau nama lain dari data juga harus dituliskan. Alias perlu dituliskan karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen lainnya.
6. Volume
Volume yang perlu dicatat didalam kamus data adalah volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu sementara volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak.
7. Periode
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data. Periode perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
8. Penjelasan
44 5) Perancangan Basis Data
Perancangan basis data diperlukan agar bisa memiliki data yang kompak dan efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah dalam pemanipulasian (Insert, Delete, Update) data.
Langkah pertama dalam membangun database adalah membangun database adalah membangun tabel dengan benar. Tabel-tabel dengan desain yang baik akan mengurangi kompleksitas aplikasi, juga menambah fleksibilitas. Agar data mentah dalam dunia nyata dapat mencapai database model relasional diperlukan proses normalisasi.
a. Normalisasi Data
Normalisasi merupakan sebuah teknik logical desain basis data /database,teknik pengelompokan atribut suatu relasi sehingga membentuk struktur relasi yang baik (tanpa redudasi)
1. Normalisasi pertama
a. Mendefinisikan atribut kunci b. Tidak adanya group berulang
c. Semua atribut buka kunci tergantung pada atribut kunci 2. Normalisasi kedua
a. Sudah memenuhi dalam bentuk normal kesatu
45 3. Normalisasi ketiga
a. Sudah berada dalam bentuk norma kedua
b. Sudah tidak ada ketergantungan transitif (dimana field bukan kunci tergantung pada field bukan kunci lainnya)
b. Tabel Relasi
Tabel Relasi Merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan tabel yang lainnya, yang berfungsi untuk mengatur operasi suatu database. Hubungan yang dapat dibentuk dapat mencakupi 3 (tiga) macam hubungan yaitu :
1. One-To-One (1 – 1)
Yaitu suatu entity yang berada di himpunan X berhubungan dengan paling banyak dengan satu entity pada himpunan Y, dan entity pada himpunan Y berhubungan dengan paling banyak satu entity di himpunan X, digambarkan sebagai :
Gambar 3.3 One-To-One
46 2. One –To-Many (1 – ∞)
Yaitu suatu entity pada himpunan X dapat berhubungan dengan sejumlah entity pada himpunan Y, tetapi entity yang berada pada himpunan Y hanya dapat berhubungan dengan hanya satu entity dari himpunan X atau sebaliknya. Digambarkan sebagai berikut :
Gambar 3.4 One –To-Many
Sumber : http://msdn.microsoft.com/en-us/library/aa697428(VS.80).aspx
3. Many-To-Many (∞ – ∞)
Yaitu suatu entity yang berada di himpunan X dapat berhubungan dengan banyak entity di himpunan Y, dan sebaliknya.
Gambar 3.5 Many-To-Many
47 3.2.4. Pengujian Software
Penggujian perangkat lunak adalah elemen kritis dari jaminan kualitas perangkat lunak dan mempresentasikan kajian pokok dari spesifikasi,desain dan pengkodean. Metode pengujian perangkat lunak yang penyusun pakai dalam pengujian perangkat lunak system informasi check in dan check out Hotel Trocadero bandung adalah metode black box yang mana perangkat lunak di uji setelah perangkat lunak selesai di buat.
Menurut Sumber : http://whaysworld.wordpress.com/2010/06/18/white-box-testing-dan-black-box-testing/, black box testing berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak dengan demikian memungkinkan perekayasa yang sepenuhnya menggunakan semua persyaratan fungsional untuk suatu program. Pengujiam black box berusaha menentukan kesalahan dalam kategori ;
(1) Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang (2) kesalahan interface
(3) kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal (4) kesalahan kerja
48
BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1 Analisis Sistem yang Berjalan
Analisis sistem memberikan gambaran tentang sistem yang diamati yang saat ini sedang berjalan. Kelebihan dan kekurangan sistem tersebut dapat diketahui dan diidentifikasi sehingga dalam membangun perangkat lunak lebih mudah.dari sistem lama maka akan ditemukan beberapa data dan fakta yang akan dijadikan bahan uji dan analisa menuju pengembangan dan penerapan sebuah aplikasi sistem yang diusulkan. Dalam analisis dokumen akan dijelaskan hal-hal berikut :
a. Nama dokumen : Untuk menjelaskan nama dokumen tersebut.
b. Fungsi : Untuk menjelaskan kegunaan informasi yang digunakan. c. Sumber : Asal dokumen.
d. Rangkap : Jumlah salinan dokumen.
e. Bentuk : Dokumen yang digunakan dalam bentuk apa.
4.1.1 Analisis Dokumen
49
Tabel4.1. Analisis dokumen dalam prosedur penjualan kamar yang sedang berjalan pada Hotel Trocadero.
1. Data Tamu
Nama Dokumen : Data tamu Fungsi : Mengetahui Kamar yang Kosong
Sumber : Front Office Rangkap : 1 (satu) Bentuk : Dokumen
2. Kwitansi
Nama Dokumen : Kwitansi
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran pemakaian kamar dan lain-lain Sumber : Front Office
Rangkap : 2 (dua) Bentuk : Dokumen
3. Buku Besar Tamu
Nama Dokumen : Buku Besar Tamu
Fungsi : Untuk Membuat Laporan Kepada Manager
Sumber : Front Office Rangkap : 1 (satu) Bentuk : Dokumen
50
Fungsi : Untuk Laporan Kepada Manager
Sumber : Front Office Rangkap : 2 (dua) Bentuk : Dokumen
4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
Analisa prosedur penjualan kamar yang sedang berjalan adalah menganalisa proses yang sedang berjalan pada sistem pembelian kamar yang ada pada Hotel Trocadero. Dengan ini, maka akan diketahui kelemahan atau kesalahan dari sistem yang sedang berjalan.
Prosedur merupakan urutan kegiatan yang tepat dari tahapan-tahapan yang menerangkan mengenai proses apa yang dikerjakan siapa yang mengerjakan proses tersebut, bagaimana proses itu dapat dikerjakan dan dokumen apa saja yang terlibat, urutan prosedur check in dan check out hotel yang sedang berjalan sebagai berikut;
1. Prosedur Check In
a. Tamu Check In kamar dengan cara berbicara ke Front Office (FO). b. Kemudian FO memeriksa ketersediaan kamar.
c. Bila jenis kamar yang diminta tidak tersedia FO akan mengkonfirmasikannya kapada tamu dan menawarkan Fasilitas lain. d. Selanjutnya FO mencatat data itu pada form registrasi kemudian
51
e. Kemudian FO akan membuat bukti pembayaran berupa kwitansi dengan rangkap 2 diminta lembar pertama diserahkan pada tamu dan yang lembar kedua disimpan sebagai arsip.
f. Selanjutnya FO membuat laporan transaksi 2 rangkap. lembar pertama dilaporkan kepada manager unit dan lembar kedua disimpan sebagai arsip. 2. Prosedur Check Out
a. Tamu datang ke Front Office untuk memberikan kunci.
b. Jika tamu belum membayar biaya penginapan dan ada tagihan lainnya makan Front Office menghitung pembayaran dan membuat kwitansi 2 rangkap. Rangkap pertama diberika ke tamu sedangkan satu lagi diarsipkan untuk dibuat laporan.
c. Kemudian Front Office membuat buku besar tamu berdasarkan form registrasi dan kwitansi.
d. Dari buku besar tamu kemudian dibuat laporan transaksi sebanyak 2 rangkap, yang satu diarsipkan dan yang satu lagi diserahkan kepada manager.
52
4.1.2.1 Flowmap Check In dan Check Out sedang Berjalan
53
54
4.1.2.2 Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan gambaran global mengenai suatu sistem. Dalam diagram konteks menerangkan secara garis besar hubungan antara entitas-entitas yang ada pada sistem. Berikut ini adalah diagram konteks dari sistem informasi Check In Check Out kamar hotel yang sedang berjalan :
Identitas Tamu
Data Kamar yang Dipesan
Form Tagihan Laundry
Gambar 4.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Check In dan Check Out Hotel yang sedang Berjalan
4.1.2.3 Diagram Aliran Data (Data Flow Diagram)
Data Flow Diagram yang menggambarkan fungsi logika dari sebuah sistem. Dalam DFD terdapat aliran data dan proses yang terjadi dalam sistem. Adapun DFD dari sistem informasi check in dan check out hotel yang sedang berjalan seperti yang terlihat pada gambar 4.3.
55
Gambar 4.3 Data Flow Diagram Level 1 Sistem Informasi Check In dan Check Out yang sedang Berjalan
4.1.3 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan
56
Tabel 4.2 Tabel Evaluasi Sistem yang Berjalan
No. Permasalahan Usulan
1. Sistem pemesanan yang sedang berjalan sekarang masih manual sehingga sering terjadi kesalahan pencatatan dalam buku pesanan.
Membuat sistem informasi terotomatisasi sehingga kesalahan dalam pencatatan dapat diminimalisir.
2. Sulit mengetahui kamar yang kosong.
Membuat sistem informasi yang dapat memberikan informasi tentang kamar yang kosong beserta fasilitasnya dengan mudah. 3. Lambatnya dalam
penghitungan pembayaran
Membuat sistem informasi yang mempermudah Front Office dalam penghitungan pembayaran.
4.2 Perancangan Sistem
57
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Perancangan sistem digambarkan dengan rancangan sistem yang akan dibangun sebelum dilakukan pengkodean kedalam suatu bahasa pemograman. Dalam perancangan suatu sistem tidak lepas dari hasil analisa, karena dari hasil analisa sistem baru dapat dibuat suatu rancangan sistem.
Pada tahapan ini dijelaskan tentang pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh, berfungsi dan bermanfaat. Perancangan sistem dibagi 2, yaitu desain konseptual atau desain secara umum atau desain secara logika dan desain secara terperinci atau desain secara fisik. Desain umum yang akan diaplikasikan bertujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada pengguna tentang sistem yang akan dibangun.
Desain umum mengidentifikasi komponen-komponen sistem informasi yang akan di desain secara terperinci. Tahap desain ini akan dimulai dengan pembuatan diagram konteks yang diusulkan, DFD yang diusulkan dan kamus data.
4.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
58
Dalam penerapannya sistem digunakan di lingkungan dalam sistem maupun lingkungan luar sistem itu sendiri. Adapun pemakai sistem dalam yaitu bagian Front Office, sedangkan lingkungan luar sistem yang mendapatkan hasil dari sistem yaitu tamu Hotel dan Manajer Hotel. Selain itu, sistem tersebut dapat mengolah semua data masukan yang ada dalam sistem kemudian dapat menghasilkan suatu keluaran yang sesuai dengan kebutuhan seperti data Reservasi data tamu Check-In, data tamu Check-Out, data Pelanggan, data kamar serta laporan-laporan yang berhubungan dengan sistem informasi check in dan check out Hotel.
4.2.3 Perancangan Prosedur Sistem yang Diusulkan
Perancangan prosedur merupakan tahap awal dari perancangan sistem informasi yang dilakukan sebagai pemecahan masalah yang ada pada proses sistem informasi check in dan check out Hotel yang sedang berjalan sebelum bagan alir dokumen (Flow Map) dibuat. Bagan alir dokumen tersebut merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasikan serta untuk mengevaluasi suatu permasalahan yang diharapkan dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Adapun deskripsi dari sistem informasi check in dan check out Hotel yang diusulkan dibagi menjadi dua prosedur seperti berikut :
1. Prosedur Check In
a. Tamu ke bagian Front Office
59
c. Tamu memilih spesifikasi kamar dan memberikan Identitas Tamu berupa KTP atau SIM kepada Front Office.
d. Front Office mengecek kamar sesuai dengan spesifikasi kamar yang dipilih tamu melalui sistem informasi.
e. Jika tidak ada kamar tamu yang kosong atau sesuai maka Identitas Tamu dikembalikan dan proses Check In dibatalkan sesuai keinginan tamu.
f. Jika kamar yang dipilih tersedia maka Front Office mengisi form registrasi untuk disimpan dalam database.
g. Jika tamu membayar uang muka atau membayar full maka Front Office akan mencetak kwitansi yang diberikan ke tamu beserta kunci kamar.
2. Prosedur Check Out
a. Tamu menyerahkan Kunci Kamar kepada Front Office.
b. Front Office menerima kunci kamar dan mengecek status pembayaran di database.
c. Jika sebelumnya tamu belum melakukan pelunasan, maka Front Office akan melakukan penghitungan pembayaran dan tagihan, kemudian memasukan data tersebut kedalam database dan mencetak kwitansi. d. Front Office menyerahkan kwitansi beserta identitas tamu kepada
tamu.
60
4.2.3.1 Flow Map Check In Diusulkan
61
62
4.2.3.2 Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan gambaran global mengenai suatu sistem. Dalm diagram konteks menerangkan secara garis besar hubungan antara entitas-entitas yang ada pada sistem. Berikut ini adalah diagram konteks dari sistem informasi Check In dan Check Out kamar hotel yang diusulkan :
Identitas Tamu, Id Kamar Data Kamar yang Dipesan
Laporan Laundry
Gambar 4.5 Diagram Konteks
4.2.3.3 Diagram Aliran Data (Data Flow Diagram)
63
Gambar 4.6 DFD Level 1 Sistem Informasi Check in dan Check Out
64
DFD Level 2 Proses 2.0
Gambar 4.8 DFD Level 2 Proses 2.0 (Check Out)
4.2.3.4 Kamus Data
Kamus data yaitu daftar semua elemen data yang terhubung dengan sistem dan terdefinisi dengan tepat sehingga pemakai dan sistem analisis mempunyai pengertian yang sama tentang input dan output.
65
Kamus data berfungsi sebagai berikut :
1. Menjelaskan arti dari aliran data dan penyimpanan dalam DFD 2. Menjelaskan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran 3. Menjelaskan komposisi penyimpanan data
Kamus data untuk data yang mengalir pada DFD (Data Flow Diagram) yang penulis usulkan adalah sebagai berikut :
1. Nama Arus Data : Registrasi
Deskripsi : Berfungsi untuk menginputkan data tamu yang memesan kamar.
Aliran Data : Proses 1.2 – Database, Database – Proses 1.3 Atribut : No_Registrasi, Nama_Tamu, Jenis_Identitas,
No_Identitas, Alamat, Kota, Jenis_Kelamin, Telepon, Jam_Registrasi, Lama_Inap, Jenis_Harga, Id_Kamar, Nomor_Kamar, Tgl_Check_In, Tgl_Check_Out. 2. Nama Arus Data : Kwitansi
Deskripsi : Berfungsi sebagai kwitansi pembayaran. Aliran Data : Proses 1.3 – Tamu, Proses 2.3 – Tamu.
66
3. Nama Arus Data : Tamu
Deskripsi : Berfungsi untuk mengetahui data tamu Hotel. Aliran Data : Database – Proses 2.3.
Atribut : Id_Tamu, Jenis_Identitas, No_Identitas, Nama_Tamu, Jenis_Kelamin, Alamat, Kota, Telepon.
4. Nama Arus Data : Kamar
Deskripsi : Berfungsi untuk mengetahui status kamar. Aliran Data : Database – Proses 1.1, Proses 1.1 – Proses 1.2.
Atribut : Nomor_Kamar, Tipe_Kamar, Weekday, Weekend, Status. 5. Nama Arus Data : Laporan Transaksi.
Deskripsi : Membuat Laporan Transaksi yang akan diberikan kepada Manager.
Atribut : Nama_Tamu, Alamat, Tgl_Check_In, Tgl_Check_Out. 6. Nama Arus Data : Tagihan Laundry
Deskripsi : Berisi data tamu yang menggunakan fasilitas laundry. Aliran Data : Laundry – Proses 1.4, Proses 1.4 - Database
Atribut : Kode_Laundry, Id_Tamu, Nama_Tamu, Nomor_Kamar, Total_Laundry.
7. Nama Arus Data : Tagihan Restaurant
Deskripsi : Berisi data tamu yang menggunakan fasilitas restaurant. Aliran Data : Restaurant – Proses 1.4, Proses 1.4 – Database
67
4.2.4 Perancangan Basis Data
Perancangan basis data ( database ) adalah perancangan yang digunakan pada pembuatan sistem informasi perangkat lunak ( software ) ini. Basis data itu sendiri dapat didefinisikan sebagai berikut :
1. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.
2. Kumpulan data yang saling berhubungan disimpan secara sedemikian rupa dan tanda perulangan (redundancy) yang tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
3. Kumpulan file/ tabel / arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik.
Perancangan basis data terdiri dari normalisasi, relasi tabel, ERD ( Entity Relationship Diagram ) dan Stuktur file.
4.2.4.1 Normalisasi
Normalisasi merupakan peralatan yang digunakan untuk melakukan proses pengelompokkan data menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya.
68
beberapa lagi, dan dilakukan proses normalisasi kembali sampai diperoleh tabel yang optimal.
Secara umum proses normalisasi dibagi dalam tiga tahap, yaitu tahap tidak normal (Unnormal), normalisasi tahap 1, normalisasi tahap 2 dan normalisasi tahap 3. pada tahap yang ketiga biasanya sudah akan diperoleh tabel yang optimal. Adapun normalisasi pada sistem informasi Check in dan Check Out Hotel adalah sebagai berikut :
1. Unnormalisasi
Bentuk Tidak normal atau Unnormali ed Form, merupakan sekumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tersebut tidak lengkap maupun terduplikasi. Data dikumpulkan dengan apa adanya sesuai dengan kedatangannya. Berikut ini merupakan bentuk tidak normal atau Unnormali ed Form dari sistem informasi check in dan check out pada Hotel yaitu sebagai berikut :
69
2. Bentuk Normal Pertama (1st NF)
Suatu relasi dikatakan mempunyai bentuk normal form pertama bila semua domain adalah sederhana (anomatic). Artinya, setiap atribut mempunyai domain tunggal. Adapun bentuk normal pertama yaitu :
✁ No_Registrasi, Nama_Tamu, Jenis_Identitas, No_Identitas, Alamat, Kota, Jenis_Kelamin, Telepon, Jam_Registrasi, Lama_Inap, Jenis_Harga, Nomor_Kamar, Tgl_Check_In, Tgl_Check_Out, Harga_Kamar, Total_Bayar, Id_Tamu, Tipe_Kamar, Telepon, Weekday, Weekend, Status, Kode_Laundry, Total_Laundry, Kode_Restaurant, Total_Restaurant ✂ 3. Bentuk Normal Kedua (2nd NF)
Bentuk normalisasi tahap kedua (2NF) terpenuhi jika pada sebuah table semua atribut yang tidak termasuk key primary memiliki ketergantungan fungsional pada key primary secara utuh. Sebuah tabel dikatakan tidak memenuhi 2NF, jka ketergantungannya hanya bersifat parsial (hanya tergantung pada sebagian dari key primer), seperti terlihat tabel dibawah ini :
Tabel Kamar : ✄ Nomor_Kamar*, Tipe_Kamar, Weekday, Weekend,Status ✂
Tabel Tamu : ✄ Id_Tamu*, Nama_Tamu, Jenis_Kelamin,
Alamat, Kota, Telepon ✂
Tabel Registrasi : ✄ No_Registrasi*, Id_Tamu**, Nomor_Kamar**, Jam_Registrasi, Lama_Inap, Jenis_Harga,
70
Tabel Tagihan : ☎ No_Registrasi** , Harga_Kamar, Total_Bayar ✆ Tabel Laundry :☎ Kode_Laundry*, No_Registrasi**,
Total_Laundry ✆
Tabel Restaurant : ☎ Kode_Restaurant*, No_Registrasi**,
Total_Restaurant ✆
4.2.4.2 Relasi Tabel
71
Gambar 4.9 Relasi Tabel
4.2.4.3 Entity Relationship Diagram
72
Tamu Melakukan Registrasi Memiliki Kamar
Tagihan
Gambar 4.10 Entity Relationship Diagram
4.2.4.4 Struktur File
Stuktur file merupakan suatu objek sistem perangkat lunak yang merupakan elemen-elemen dari sistem perangkat lunak yang dirancang, salah satu yang harus didokumentasikan oleh sistem untuk membuat informasi.
Struktur file menunjukan arus data yang terdiri dari item – item data atau field data. Struktur data menerangkan property yang dimiliki oleh tiap – tiap item data atau field data. Struktur Field yang dikembangkan adalah sebagai berikut:
1. Nama File : Kamar Field Kunci : Id_Kamar Media : Harddisk
Tabel 4.3 Struktur File Kamar
73
2. Nama File : Tamu Field Kunci : Id_Tamu Media : Harddisk
Tabel 4.4 Struktur File Tamu
No. Nama Field Type Length Keterangan
1. Id_Tamu* Varchar 10 Primary Key*
2. Nama_Tamu Varchar 30 Nama Tamu Hotel
3. Jenis_Kelamin Varchar 10 Jenis Kelamin Tamu 4. Jenis_Identitas Varchar 10 Jenis Identitas Tamu 5. No_Identitas Varchar 15 Nomor Identitas Tamu
6. Alamat Varchar 55 Alamat Tamu
7. Telepon Varchar 15 Nomor Telepon Tamu
8. Kota Varchar 15 Kota Tamu Hotel
3. Nama File : Registrasi Field Kunci : No_Registrasi Media : Harddisk
Tabel 4.5 Struktur File Registrasi
No. Nama Field Type Length Keterangan
1. No_Registrasi* Varchar 10 Primary Key*
2. Id_Tamu** Varchar 10 Foreign Key**
3. Nomor_Kamar** Varchar 10 Foreign Key**
4. Jam_Registrasi Datetime 8 Jam Registrasi Tamu
5. Lama_Inap Int 4 Lama Tamu Menginap
6. Jenis_Harga Varchar 10 Weekday / Weekend
74
4. Nama File : Tagihan Field Kunci : - Media : Harddisk
Tabel 4.6 Struktur File Tagihan
No. Nama Field Type Length Keterangan
1. No_Registrasi** Varchar 10 Foreign Key**
2. Harga_Kamar Float 8 Harga Kamar Disewa
Berdasarkan Jenis Harga 3. Total_Bayar Float 8 Jumlah Uang yang Dibayar
Setelah Ditambah Biaya Laundry dan Restaurant
5. Nama File : Laundry Field Kunci : Kode_Laundry Media : Harddisk
No. Nama Field Type Length Keterangan
1. Kode_Laundry* Varchar 10 Primary Key*
2. No_Registrasi** Varchar 10 Foreign Key** 3. Total_Laundry Float 8 Total Pembayaran Laundry
6. Nama File : Restaurant Field Kunci : Kode_Restaurant Media : Harddisk
No. Nama Field Type Length Keterangan
1. Kode_Restaurant* Varchar 10 Primary Key*
2. No_Registrasi** Varchar 10 Foreign Key**
75
4.2.4.5 Kodifikasi
Sistem pengkodean ini dibuat guna mengidentifikasi suatu objek secara singkat. Dengan adanya sistem pengkodean ini diharapkan dapat mengklasifikasikan data. Kode dapat dibentuk dari kumpulan huruf, angka, dan karakter khusus. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat sebagai berikut :
76
4.2.5 Perancangan Antar Muka
Perancangan antar muka ini bertujuan untuk memberikan tentang desain program yang akan dibuat. Hal ini dilakukan untuk mempermudah pengguna dalam mengetahui proses input dan output yang terdapat pada program aplikasi sistem informasi check in dan check out hotel pada Hotel Trocadero Bandung. Untuk lebih jelasnya perancangan antar muka dapat dilihat dibawah ini.
4.2.5.1 Struktur Menu
77
Gambar 4.11 Struktur Menu 4.2.5.2 Perancangan Input
Desain input merupakan awal dimulainya suatu proses informasi. Data yang diinputkan merupakan masukan untuk sistem informasi yang akan diproses agar menghasilkan suatu informasi yang akurat. Jika data yang dimasukan kurang baik maka informasi yang dihasilkan tidak akan akurat dalam menunjang suatu pengambilan keputusan.
78
oleh karena itu perlu dirancang desain untuk menginputkan data ke dalam sistem, antara lain sebagai berikut :
1. Form Login
Sebelum masuk ke dalam menu utama, pengguna terlebih dahulu harus mengisi form login. Dimana form login ini digunakan untuk otorisasi terhadap pemakai (user). Menu ini akan meminta User Name dan Password sebelum masuk ke sistem. Jika sudah diisi kemudian tekan enter pada Keyboard. Desain form Login dibuat seperti pada gambar dibawah ini.
System Login System Login
Login Batal User name
Password
Gambar 4.12 Perancangan Form Login 2. Design Form Menu
79
