PENGELOLAAN DOKUMEN PERBANKAN
Studi Kasus pada Bidang Regional Financing Operation (RFO) 2 PT. Bank Syariah Mandiri Jakarta
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
oleh:
Diah Safitri NIM : 1111025100062
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
i ABSTRAK
Diah Safitri (Nim: 1111025100062). Pengelolaan Dokumen Perbankan: Studi Kasus
pada Bidang Regional Financing Operation (RFO) 2 PT. Bank Syariah Mandiri
Jakarta. Di bawah bimbingan Mukmin Suprayogi, M.Si. Program Studi Ilmu
Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta 2015.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan pengelolaan dokumen perbankan. Pelaksanaan tersebut, meliputi penciptaan, pengorganisasian dan penyusutan dokumen serta upaya dalam mengatasi hambatan yang dihadapi pengelolaan dokumen perbankan dalam bidang RFO 2 BSM. Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data adalah observasi, wawancara dan dokumentasi. Sedangkan, teknik analisis data adalah reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian mengungkapkan bahwa pengelolaan dokumen perbankan pada bidang RFO 2 BSM masih mengalami beberapa hambatan dalam proses pelaksanaannya. Kesimpulan yang diperoleh dari penelitian ini adalah pengelolaan dokumen perbankan pada bidang RFO 2 BSM melakukan kegiatan yang terbagi dalam 3 bentuk yaitu: 1) penciptaan yaitu RFO 2 BSM tidak menciptakan dokumen sendiri tetapi mengelola dokumen dari KC dan KCP; 2) pengorganisasian yaitu menggunakan sistem sentralisasi, meliputi kegiatan: penyimpanan, temu kembali, pemeliharaan dan pencegahan; dan 3) penyusutan yaitu pelaksanaan penyusutan disana belum dilakukan. Pada dasarnya kegiatan tersebut sudah dilakukan dengan baik, tetapi masih ada yang harus diperbaiki karena ada beberapa hambatan dan aspek pengelolaan dokumen perbankan belum dilakukan secara sistematis, khususnya aspek penyimpanan, penyusutan dan pemusnahan dokumen. Namun demikian, pada proses penciptaan, temu kembali, pemeliharaan dan pencegahan telah mengikuti ketentuan kearsipan yang ada. Sedangkan, hambatan yang dihadapi dalam pengelolaan dokumen perbankan, terdiri dari: sistem penyimpanan, fasilitas atau perlengkapan dokumen, dan sumber daya manusia (SDM) kearsipan. Dan upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan, yaitu: memanfaatkan fasilitas atau perlengkapan dokumen secara maksimal, penataan ruang secara teratur dan akan meningkatkan kualitas SDM pada bidang kearsipan dengan cara akan mengirim pegawai untuk mengikuti seminar atau Diklat tentang kearsipan.
Kata Kunci: pengelolaan dokumen perbankan, dokumen perbankan, Bank Syariah
ii ABSTRACT
Diah Safitri (Nim: 1111025100062). Banking Documents Management: Case Study in
The Field of Regional Financing Operation (RFO) 2 PT. Bank Syariah Mandiri
Jakarta. Supervised by Mukmin Suprayogi, M.Si. Departmen of Library and
Information Science Faculty of Adab and Humanities Islamic State University Syarif Hidayatullah Jakarta. 2015.
The aim of this research are to find out the implementation of banking document management. The implementation, including creating, organizing and shrinking the documents and what efforts which are made in overcoming the obstacles faced by banking document management in the field of RFO 2 BSM. The type of this study is descriptive with qualitative approach. The techniques used in collecting the data are observation, interviews, and documentation. Meanwhile, data analysis techniques include: data reduction, data presentation and conclusion. The results of the study revealed that the management of banking documents in the field of RFO 2 BSM still experienced some obstacles in the process of implementation. The conclusion of this study is: the management of banking documents in the field of RFO 2 BSM do the activities which are divided into three forms, they are: 1) creating of that RFO 2 BSM do not create their own documents but manage documents from KC and KCP; 2) organizing that is using a centralized system, including: storage, retrieval, maintenance and prevention; and 3) shrinking implementation there is not yet done. Basically, these activities have been done well, but still have to be fixed because there are some obstacles and the aspects of banking documents management have not been done systematically, especially the aspect of storage, shrinkage and destruction of the documents. However, the process of creation, retrieval, maintenance and prevention has followed the existing archive provisions. While the obstacles faced in banking documents management consist of: storage systems, document facilities or equipments, and human resources (HR) archives. And the efforts that have been done to overcome the obstacles are: utilizing the document facilities and equipments to the maximum, regular spatial planning and will improve the quality of human resources in the field of archives by sending employees to attend a seminar or training on archives.
iii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirabbil ‘Alamiin, segala puji bagi Allah SWT, Sang pencipta langit
dan bumi serta segala isinya yang telah melimpahkan rahmat, hidayah serta memberikan
nikmat jasmani dan rohani, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Shalawat
dan salam tidak lupa penulis curahkan kepada junjungan Nabi Muhammad SAW,
keluarga dan para sahabatnya.
Selain itu, penulis juga ingin mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang
telah banyak membantu dan mendukung penulis dalam penyusunan skripsi, antara lain:
1. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil, M.Ag, selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora.
2. Bapak Prof. Dr. Oman Fathurahman, M.Hum, selaku Dekan Fakultas Adab dan
Humaniora periode 2014-2015.
3. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan dan
Informasi.
4. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan dan
Informasi dan sekaligus Dosen Pembimbing Skripsi yang telah berkenan untuk
memberikan bimbingan dan pengarahan serta meluangkan pikiran, tenaga dan waktu
dalam membantu penyelesaian skripsi ini.
5. Ibu Maryam, M.Hum, selaku Dosen Pembimbing Akademik yang memberikan
bimbingan dan pengarahan dalam penyusunan skripsi ini.
6. Ibu Alfida, MLIS, selaku Dosen Penguji I yang memberikan saran dan komentar
iv
Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta.
7. Ibu Lilik Istiqoriyah, M.Hum, selaku Dosen Penguji II yang memberikan saran dan
komentar dalam proses penyelesaian skripsi, untuk memperoleh gelar sarjana Strata
(S1) pada Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta.
8. Seluruh jajaran Wakil Dekan dan para pegawai FAH UIN Jakarta.
9. Bapak Hendra Gunawan, SH, selaku Kepala RFO 2 BSM yang telah mengizinkan
penelitan, memberikan arahan dan meluangkan waktunya dalam penyusunan skripsi
ini.
10.Bapak Ade Sujana, S.SosPol, selaku CLD Manajer Dokumen RFO 2 BSM yang telah
memberikan arahan dan meluangkan waktunya dalam penyusunan skripsi ini.
11.Bapak Umarudin, SE, selaku CLD Officer RFO 2 BSM yang telah meluangkan
pikiran, tenaga dan waktu dalam membantu penyusunan skripsi ini.
12.Segenap staf RFO 2 BSM, terutama Bapak Ade Sujana, S.SosPol, bapak Umarudin,
SE. dan staf lainnya.
13.Seluruh Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang telah memberikan
banyak ilmu pengetahuan yang tak terhingga. Semoga ilmu yang telah diberikan
dapat bermanfaat. Aamiin YRA.
14.Kedua orangtua, ayahanda Hamid dan ibunda Harpiah. Terima kasih ayah dan ibunda
telah mendidik, membimbing, memberikan bantuan moril dan materil serta
melimpahkan kasih sayang kepada penulis.
v
16.Sahabatku, Bintang Bela Adillah, Nurfitri Dewi, Cici Haryati dan Grecy Astari Puji
Astuti. Terima kasih telah memberikan saran dan mengingatkan ketika ada perilaku
yang salah.
17.Teman-teman seperjuangan Ilmu Perpustakaan dan Informasi 2011, khususnya IPI C
2011. Semoga kita semua dapat menjadi orang-orang yang bermanfaat bagi diri
sendiri orang lain. Aamiin YRA.
Dalam penyusunan skripsi ini, penulis menyadari bahwa skripsi ini masih butuh
penyempurnaan di beberapa bagian, baik dari segi isi maupun susunannya. Oleh karena
itu, segala saran dan kritik akan penulis terima untuk menyempurnakan skripsi ini.
Akhir kata, penulis berharap semoga Allah SWT membalas kebaikan semuanya
dengan rahmat dan ridhanya serta semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi peneliti dan
pembaca. Aamiin YRA.
Jakarta, 29 Juni 2015
vi DAFTAR ISI
ABSTRAK ... i
ABSTRACT ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR TABEL ... ix
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah ... 7
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 7
D. Definisi Istilah ... 9
E. Sistematika Penulisan ... 9
BAB II TINJAUAN LITERATUR A. Bank Syariah 1. Pengertian Bank Syariah ………... 11
2. Bank Berdasarkan Prinsip Syariah (Islam)…...12
B. Pengelolaan Dokumen/Arsip Perbankan 1. Pengertian Pengelolaan Dokumen/Arsip ... ………12
2. Pengertian Dokumen/Arsip ... 13
3. Penciptaan Dokumen ... 15
a. Jenis-Jenis Dokumen ... 15
b. Fasilitas Dokumen ... 16
4. Pengorganisasian Dokumen ... 19
a. Penyimpanan Dokumen ... 20
b. Temu Kembali Dokumen ... 22
vii
1) Pemeliharaan Dokumen ... 24
2) Pencegahan Kerusakan Dokumen ... 26
5. Penyusutan Dokumen ... 27
a. Pemindahan Dokumen ... 27
b. Penyerahan Dokumen ... 27
c. Pemusnahan Dokumen ... 30
6. Hambatan dan Upaya ... 33
C. Penelitian Terdahulu ... 34
BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis dan Pendekatan Penelitian ... 36
B. Sumber Data ... 37
C. Informan ... 37
D. Teknik Pengumpulan Data ... 39
E. Teknik Analisis Data ... 39
F. Jadwal Penelitian ... 41
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Profil RFO 2 BSM 1. Sejarah... 42
2. Tugas Pokok... 43
a. Tujuan ... 43
b. Tanggung Jawab Utama ... 43
c. Tanggung Jawab Umum ... 44
3. Personalia Pengurus ... 45
4. Koleksi dokumen ... 46
5. Fasilitas Dokumen ... 48
6. Waktu Kerja ... 49
viii
B. Hasil Penelitian
1. Pengelolaan Dokumen Perbankan pada Bidang
RFO 2 BSM Jakarta ... 50
2. Hambatan yang dihadapi dan Upaya yang
Dilakukan Pengelolaan Dokumen Perbankan
Bidang RFO 2 BSM Jakarta ... 60
C. Pembahasan... 62
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan ... 74
B. Saran ... 75
DAFTAR PUSTAKA ... 78
LAMPIRAN-LAMPIRAN
ix
DAFTAR TABEL
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Seiring dengan perkembangan teknologi pada zaman sekarang
kebutuhan informasi semakin meningkat. Informasi banyak dibutuhkan oleh
setiap lembaga, baik pemerintah maupun swasta. Perkembangan teknologi
informasi pada saat ini di Indonesia sudah menjadi bagian penting dalam
sebuah bisnis. Hal ini terjadi dikarenakan sebagian besar lembaga di
Indonesia mulai menyadari akan kebutuhan informasi yang sangat penting
untuk mendukung proses bisnis dan perkembangan industri lembaga
tersebut.
Dengan adanya hubungan persamaan persepsi yang saling mendukung
dalam mengelola informasi, maka informasi menjadi suatu commodity yang
mempunyai kekuatan atau modal tersendiri (information is power), artinya
informasi itu adalah sebuah kekuatan atau modal yang dapat dijadikan
sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan. Informasi itu menjadi
kekuatan atau sesuatu yang berharga jika informasi itu benar, relevan untuk
kepentingan bisnis dan pengaturan strategi kebijakan.1 Karena pada
dasarnya keseluruhan kegiatan suatu lembaga membutuhkan informasi
sebagai pendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi
1
manajemen. Salah satu sumber informasi yang dapat menunjang proses
kerja administrasi adalah dokumen.
Dokumen merupakan bukti pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan
administrasi dari suatu organisasi. Oleh karena itu, mengingat penggunaan
dokumen memiliki nilai yang sangat penting, karena dokumen dianggap
sebagai bahan bukti resmi penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan
kehidupan kebangsaan dari seluruh bangsa Indonesia. Demi terpeliharanya
dokumen, maka diperlukan cara pengelolaan, pengaturan dan penanganan
kearsipan yang benar, sehingga dokumen/arsip dapat tertata dengan baik
dan benar untuk memudahkan penemuan kembali dokumen secara cepat,
tepat dan teliti. Agar kegiatan tersebut dapat dilaksanakan dengan efektif
dan efisien, maka perlu ditetapkan standar pelayanan.2
Dokumen berperan sebagai ingatan dan sumber informasi dalam
rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan
kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian,
pengendalian dan pertanggungjawaban dengan setepat-tepatnya. Melalui
dokumen diperoleh data atau keterangan-keterangan yang diperlukan dalam
memecahkan masalah, juga dapat diketahui maju mundurnya suatu
organisasi serta dapat dijadikan sebagai bahan perbandingan atau pengambil
keputusan untuk masa yang akan datang.
Berdasarkan kegunaan dokumen yang sangat penting, maka
diperlukan adanya penataan dokumen yang teratur dan menyeluruh.
Dokumen yang penataannya teratur dan menyeluruh merupakan alat
2
informasi dan referensi sistematik yang dapat membantu pimpinan pada
lembaga-lembaga pemerintah maupun swasta guna memperlancar
kegiatannya. Selain itu, penataan dokumen yang baik dan benar akan
memperlancar komunikasi dan tugas-tugas yang nantinya akan dikerjakan.
Penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan bersih memiliki tiga
unsur pokok yaitu transparansi, akuntabilitas dan tata kelola. Demikian pula
dalam rangka upaya mewujudkan perusahaan yang baik atau Good
Corporate Governance (GCG). Khususnya kinerja perbankan,
membutuhkan penguatan terhadap transparansi, akuntabilitas dan tata kelola
di lingkungan perbankan yang bersangkutan. Dokumen merupakan
instrumen yang sangat penting dalam upaya penguatan ketiga pilar di atas,
mengingat dokumen berfungsi sebagai pusat informasi dan pusat ingatan
organisasi. Dengan kata lain dokumen merupakan tulang punggung
manajemen modern, bahan akuntabilitas kinerja, bukti yang sah, dan
memori kolektif bangsa. Perusahaan wajib menyerahkan arsip statis kepada
lembaga kearsipan berdasarkan tingkatannya sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan sebagaimana dimaksud dalam
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 53 ayat 6.3 Oleh
karena itu, pengelolaan dokumen di setiap organisasi termasuk perbankan
harus dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan
standar kearsipan.4
3
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
4
Secara spesifik dokumen perbankan diatur dalam Undang-Undang
Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan dan dua Peraturan
Pemerintah yaitu: Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata
Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan dan Peraturan
Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen
Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasi sebagai
peraturan pelaksanaan undang-undang tersebut.
Perbankan sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 10
Tahun 1998 tentang Perbankan adalah merupakan segala sesuatu yang
menyangkut tentang bank, mencakup kelembagaan, kegiatan usaha, serta
cara dan proses dalam melaksanakan kegiatan usahanya. Sedangkan bank
adalah badan usaha yang menghimpun dana dari masyarakat dalam bentuk
simpanan dan menyalurkannya kepada masyarakat dalam bentuk kredit
danatau dalam bentuk-bentuk lainnya dalam rangka meningkatkan taraf
hidup orang banyak. Bank merupakan perusahaan yang memegang lisensi
bank, yang bergerak dalam bidang keuangan, yang memiliki fungsi utama
menyediakan jasa menyangkut penyimpanan nilai dan perluasan kredit.
Lisensi bank diberikan oleh otoritas supervisi keuangan yang memberikan
hak untuk melakukan jasa perbankan dasar, seperti menerima tabungan dan
memberikan pinjaman.
Secara umum bank menghasilkan dokumen, seperti: dokumen
akunting (cek, pembayaran cek, dan deposit), kontrak, kredit, laporan dan
lain-lain yang diformat dalam berbagai media, baik kertas, mikrofilm, tape
administrasi perbankan hingga internet banking yang meluas ke seluruh
pelosok wilayah negeri, menghasilkan dokumen elektronik yang semakin
banyak dan perlu pengelolaan khusus dan profesional.5
Dokumen perbankaan termasuk arsip yang masih digunakan secara
langsung oleh organisasi. Adapun arsip yang dimaksud adalah arsip
dinamis. Arsip dinamis memiiki ciri-ciri, yaitu: aktual, berlaku secara
langsung, dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari,
senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya dan bersitat
tertutup.6 Adapun yang termasuk ke dalam arsip dinamis adalah arsip vital,
arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif.
Sesuai dengan namanya “arsip dinamis”, yaitu arsip yang akan terus
mengalami “dinamika”. Seiring dengan perkembangan organisasi, maka
arsip-arsip tersebut akan mengalami perkembangan juga. Dalam mengatasi
perkembangan arsip dinamis, sebaiknya organisasi melakukan pengelolaan
arsip dinamis. Pengelolaan arsip dinamis meliputi: penciptaan arsip,
penggunaan, pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip.7
Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan, pada bidang
Regional Financing Operation (RFO) 2 PT. Bank Syariah Mandiri
(selanjutnya disebut dengan RFO 2 BSM) mengelola berbagai dokumen
berupa dokumen pembiayaan yang terbagi menjadi 2, yaitu: general file
yang memuat data atau informasi penting yang berkaitan dengan kegiatan
5
Ibid., h. 2. 6
Jonner Husagian. “Pengantar Kearsipan” Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara, 2003. Diakses pada tanggal 18 Mei 2015 dari
http://bapersip.jatimprov.go.id/images/artikel/pengantar%20kearsipan%20oleh%20Drs.%20JON NER%20HASUGIAN,%20M.Si.pdf.
7
pemberian pembiayaan kepada nasabah dari tahap permohonan sampai
lunas (selesai)dan legal file yaitu kumpulan dokumen pembiayaan yang
berfungsi sebagai alat pembuktian yang sah secara hukum. Salah satu
contoh jenis dokumen pembiayaan yaitu Sertifikat Hak Milik (SHM),
Sertifikat Hak Guna Bangunan (SHGB), Sertifikat Hak Pakai (SHP),
Sertifikat Hak Guna Usaha (SHGU), Sertifikat Hak Tanggungan (SHT) dan
lain-lain.
Permasalahan yang ada pada bagian RFO 2 BSM yaitu, pengelolaan
dokumen di sana masih mengalami beberapa kendala yang dihadapi
meliputi sumber daya manusia (SDM), fasilitas, pengelolaan dokumen yang
terbilang baru, karena sebelumnya pengelolaan dilakukan di unit bisnis
masing-masing (kantor cabang dan kantor cabang pembantu). Oleh karena
itu RFO 2 BSM ini harus mengatur ulang pengelolaan dokumen yang ada
sebelumnya dengan merubah sistem pengklasifikasiannya dan lain
sebagainya.
Berdasarkan permasalahan di atas, peneliti tertarik untuk melihat
lebih dalam lagi pengelolaan dokumen, meliputi: penciptaan,
pengorganisasian dan penyusutan dokumen di RFO 2 BSM. Kemudian hasil
penelitian tersebut akan dituangkan ke dalam skripsi yang berjudul
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah
1. Dalam penelitian ini, peneliti hanya membatasi masalah pada:
a. Pengelolaan dokumen perbankan yang dilakukan oleh bidang RFO 2
BSM, meliputi: penciptaan, pengorganisasian dan penyusutan
dokumen.
b. Upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan yang dihadapi
dalam pengelolaan dokumen perbankan dalam bidang RFO 2 BSM.
2. Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka dikemukakan
perumusan masalah sebagai berikut :
a. Bagaimana pengelolaan dokumen perbankan yang dilaksanakan di
RFO 2 BSM, meliputi: penciptaan, pengorganisasian dan
penyusutan dokumen?
b. Bagaimana upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan yang
dihadapi dalam pengelolaan dokumen perbankan dalam bidang RFO
2 pada BSM?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Agar sasaran dalam penelitian ini jelas dan sesuai dengan permasalahan
di atas, maka tujuan penelitian ini adalah:
a. Untuk mengetahui pelaksanaan pengelolaan dokumen perbankan di
RFO 2 BSM, meliputi: penciptaan, pengorganisasian dan
b. Untuk mengetahui upaya apa yang dilakukan dalam mengatasi
hambatan yang dihadapi pengelolaan dokumen perbankan dalam
bidang RFO 2 BSM.
2. Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian yang diharapkan dalam penelitian ini adalah:
a. Bagi Instansi Terkait
Penelitian ini diharapkan mampu memberikan motivasi kepada
peneliti untuk memberikan saran dan masukan yang bermanfaat
kepada pihak-pihak yang terkait dengan pengelolaan arsip dalam
bidang RFO 2 BSM. Dengan adanya saran dan masukan dari
peneliti, diharapkan pihak bagian pengelolaan dokumen perbankan
dalam bidang RFO 2 BSM dapat menjadikan saran dan masukan
tersebut untuk dijadikan bahan pertimbangan dan evaluasi terhadap
pengelolaan dokumen perbankan yang baik dalam bidang RFO 2
BSM.
b. Bagi Peneliti
Penelitian ini bermanfaat bagi peneliti untuk meningkatkan
D. Definisi Istilah
Pengelolaan Dokumen Perbankan adalah suatu rangkaian pekerjaan yang dilakukan oleh RFO 2 BSM untuk melakukan pekerjaanyang meliputi:
penciptaan, pengorganisasian dan penyusutan dokumenyang berkaitan
dengan kegiatan keuangan kepada nasabah dan berfungsi sebagai alat
pembuktian yang sah secara hukum. Dokumen ini termasuk jenis arsip
dinamis aktif karena tersimpan pada unit kerja (central file).
Bank Mandiri Syariah adalah lembaga perbankan di Indonesia yang berprinsip syariah dengan aturan perjanjian berdasarkan hukum Islam
antara bank dengan pihak lain untuk menyimpan dana.
E. Sistematika Penulisan
Dalam menyusun proposal penelitian ini, peneliti membagi ke dalam 5
(lima) bab. Adapun sistematika penulisan sebagai berikut :
Bab I : Pendahuluan
Bab ini berisi latar belakang, pembatasan dan perumusan
masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian,
definisi istilah, dan sistematika penulisan.
Bab II : Tinjauan Literatur
Bab ini peneliti membahas kerangka teoritis tentang jenis
instansi, pengertian dokumen, penciptaan,
dihadapi & upaya yang dilakukan pada pengelolaan
dokumen, dan penelitian terdahulu.
Bab III : Metode Penelitian
Bab ini peneliti membahas tentang jenis dan pendekatan
penelitian, sumber data, pemilihan informan, teknik
pengolahan data, teknik analisis data, dan jadwal
penelitian.
Bab IV : Hasil Penelitian Dan Pembahasan
Bab ini membahas tentang Profil Regional Financing
Operation (RFO) 2 BSM, sejarah singkat, struktur
organisasi, serta pengelolaan dokumen perbankanyang
meliputi: penciptaan, pengorganisasian dan penyusutan
dokumen, hambatan-hambatan dalam pengelolaan
dokumen perbankan dan upaya untuk mengatasi hambatan.
Bab V : Penutup
Bab ini merupakan bab penutup yang berisi kesimpulan
dari keseluruhan pokok bahasan dan saran-saran yang
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Bank Syariah
1. Pengertian Bank Syariah
Dalam kamus besar ilmu pengetahuan, secara umum pengertian
bank (banko) adalah lembaga keuangan yang usahanya mencakup
deposito, diskonto, investasi dan beberapa jenis financial lainnya.8
Bank syariah adalah bank yang menjalankan kegiatan usahanya
berdasarkan prinsip syariah dan menurut jenisnya terdiri dari Bank
Umum Syariah (BUS) dan Bank Pembiayaan Rakyat Syariah (BPRS).9
Bank syariah adalah lembaga keuangan yang usaha pokoknya
memberikan kredit dan jasa-jasa lain dalam lalu lintas pembayaran serta
peredaran uang yang beroperasi disesuaikan dengan prinsip-prinsip
syariah.10
Dari pernyataan di atas dapat dijelaskan yaitu bank syariah adalah
bank yang kegiatannya dilakukan berdasarkan prinsip-prinsip syariah.
8
Save M. Dagun. Kamus Besar Ilmu Pengetahuan (Jakarta: Lembaga Pengkajian Kebudayaan Nusantara (LPKN), 1997), h. 96.
9
Undang-Undang Nomor 21 Tahun 2008 tentang Perbankan Syariah
10
Heri Sudarsono. Bank dan Lembaga Keuangan Syariah: Deskripsi dan Ilustrasi
2. Bank Berdasarkan Prinsip Syariah (Islam)
Bank berdasarkan prinsip syariah belum lama berkembang di
Indonesia. Namun di luar negeri terutama di negara-negara Timur
Tengah seperti Mesir atau di Pakistan bank yang berdasarkan prinsip
syariah berkembang pesat sejak lama.
Bagi bank yang berdasarkan prinsip syariah dalam penentuan harga
produknya sangat berbeda dengan bank berdasarkan prinsip
konvensional. Bank berdasarkan prinsip syariah adalah aturan perjanjian
berdasarkan hukum Islam antara bank dengan pihak lain untuk
menyimpan dana atau pembiayaan usaha atau kegiatan perbankan
lainnya.11
Dari pernyataan di atas dapat dijelaskan yaitu bank berdasarkan
prinsip syariah belum lama berkembang di Indonesia berbeda di
negara-negara Timur Tengah sudah berkembang pesat.
B. Pengelolaan Dokumen/Arsip Perbankan
1. Pengertian Pengelolaan Dokumen/Arsip
Pengelolaan adalah penyelenggaraan atau pengurusan agar sesuatu
yang dikelola dapat berjalan dengan lancar, efektif dan efisien.
Menurut Winarno Hamiseno, pengelolaan adalah substantif dari
mengelola. Sedangkan mengelola berarti suatu tindakan yang dimulai
11
dari penyusunan data, merencana, mengorganisasikan, melaksanakan
sampai dengan pengawasan dan penilaian.12
Pengelolaan dokumen yaitu pengurusan suatu dokumen mulai dari
penyusunan data, merencana, mengorganisasikan, melaksanakan sampai
dengan pengawasan dan penilaian dapat berjalan dengan lancar, efektif
dan efisien.
2. Pengertian Dokumen/Arsip
Kata archief diartikan semua dokumen tertulis, gambar dan badan
cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu badan
administratif atau olehsalah seorang pejabatnnya dan sebegitu jauh
dokumen ini dimaksudkan untuk tetap berada dalam pemeliharaan
badan-badan atau pejabat yang bersangkutan.13
Dokumen/arsip adalah segala bentuk informasi yang direkam.
Informasi dapat direkam dengan menggunakan media kertas, microfilm,
kaset audio, kaset video, atau media yang dapat dibaca komputer seperti
pita komputer atau compact disk, atau optical disk.14
Arsip (record) yang dalam istilah bahasa indonesia ada yang
menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan
pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar
ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu
12
Suharismi Arikunto. Pengelolaan Kelas dan Siswa (Jakarta: PT Raja Grafindo Persada. 1996), h. 8.
13
Muller, Samuel. dkk. Manual for Arrangement and Description of Archives. Penerjemah Arthur H. Leavit. (Chicago: The Society of American Archives, 1940), h. 13.
14
subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk
membantu daya ingatan orang (itu) pula.
Dari pengertian di atas, maka yang termasuk dalam pengertian
Dokumen/arsip itu misalnya: surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan,
daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan
lain sebagainya.15
Archives is was drawn up or used in the course of an adminitrative
or excecutive transaction (whether public and private) of which itself
formed a part, and subsequentely preserved in their own custody for
their own information by the person or persons responsible for that
transaction and their legitimate successor.16
Arsip diartikan sebagai dokumen yang disusun atau digunakan
selama transaksi administratif dan eksekutif (pemerintah ataupun
swasta) yang membentuk sebagian, dan kemudian dipelihara di tempat
pemeliharaan guna terjaganya informasi mereka oleh orang-orang yang
bertanggung jawab atas transaksi itu dan penggantinya yang sah.
Dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan
yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka
pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain
maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca,
atau didengar.17
15
Basir Barthos. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara. Swasta, dan Perguruan Tinggi (Jakarta: PT Bumi Aksara. 1989), h. 1.
16
Jenkinson, Hilary. A Manual of Archives Administration. London: Percy Lund, Humhpires & Co Ltd. 1937. Diakses pada tanggal 22 April 2015 dari https://archive.org/stream/manualofarchivea00iljenk#page/n5/mode/2up, h. 11.
17
Dari keterangan di atas dapat dijelaskan bahwa dokumen/arsip
adalah suatu data, catatan baik yang tertulis maupun tidak tertulis dan
mempunyai nilai guna yang sangat penting untuk suatu lembaga.
3. Penciptaan Dokumen
Yaitu suatu tahap dimana dokumen mulai diciptakan sebagai akibat dari
bermacam-macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi atau
perorangan dalam melaksanakan fungsinya. Dokumen yang tercipta
tersebut mengandung data dan informasi. Bentuk fisik dari dokumen
yang tercipta ini tergantung pada jenis media yang digunakan seperti
surat, pita film, rekaman suara dan sebagainya.18
a. Jenis-Jenis Dokumen
Dokumen perbankan sebagai suatu perusahan terdiri dari:
1) Dokumen keuangan yang terdiri dari:
a) Catatan, yang terdiri dari neraca tahunan, perhitungan laba
rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, setiap tulisan
yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta
hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu
perbankan.
b) Bukti pembukuan, terdiri dari: warkat-warkat yang
digunakan sebagai dasar pembukuan yang merupakan
perubahan kekayaan, utang, dan modal.
18
c) Data pendukung administrasi keuangan, merupakan data
administratif yang berkaitan dengan keuangan untuk
digunakan sebagai pendukung penyusunan dan pembuatan
dokumen keuangan, terdiri dari:
- Data pendukung yang merupakan bagian dari bukti
pembukuan.
- Data pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti
pembukuan
2) Dokumen lainnya, terdiri dari data atau setiap tulisan yang berisi
keterangan yang mempunyai nilai guna bagi perbankan meskipun
tidak terkait langsung dengan dokumen keuangan.19
b. Fasilitas Dokumen
Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya
sebahagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam
bidang ketatausahaan pada umumnya, Peralatan yang dipergunakan
terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:
1) Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang
dipergunakan untuk menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map
biasa yang sering disebut stopmap folio, Stopmap bertali
(portapel), map jepitan (snelhechter), map tebal yang lebih
dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan
ordner lebih baik dirak atau lemari, bukan di dalam filing
19
cabinet dan posisi penempatannya bisa tegak. Sedangkan
Stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi
mendatar, atau tergantung (bila yang dipakai snelhechter
gantung) di dalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya
disimpan dalam almari karena dapat memuat banyak lembaran
arsip.
2) Folder merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk
segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau
menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filing
cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak
dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi
tidak dilengkapii dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi
dengan tab, yaitu bagian yang menonjol dari folder yang
berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau indeks yang
menunjukkan isi folder yang bersangkutan.
3) Guide adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang
dipergunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam
penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu tab
guide yang berguna untuk mencantumkan kode-kode,
tanda-tanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide
itu sendiri. Jumlah guide yang diperlukan dalam sistem filing
adalah sebanyak pembagian pengelompokan arsip menurut
subyeknya. Misalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk
menempatkan sub-subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus
lagi, demikian seterusnya.
4) Filing Cabinet (file cabinet) adalah perabot kantor berbentuk
persegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri)
dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing
cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki gawang untuk
tempat rnenyangkutkan folder gantung (bila arsip ditampung
dalam folder gantung). Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada
yang berlaci tunggal, berlaci ganda, horizontal plan file cabinet,
drawer type filing cabinet, lateral filing cabinet, dsb.
5) Almari Arsip adalah almari yang khusus digunakan untuk
menyimpan arsip. Bentuk dan jenisnya bervasi, namun berkas
atau arsip yang disimpan dalam almari arsip sebaiknya
disusun/ditata secara vertical lateral (vertikal berderet
kesamping), sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama
dengan susunan arsip yang disusun ditata di dalam rak arsip.
6) Berkas Kotak (Box file) adalah kotak yang dipergunakan untuk
menyimpan berbagai arsip (warkat). Setiap berkas kotak
sebaiknya dipergunakan untuk menyimpan arsip yang sejenis,
atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya berkas kotak ini
akan ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal
(vertikal berderet ke samping).
7) Rak arsip adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan
ditempatkan dirak susun secara vertikal lateral yang dimulai
selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan, dan
seterusnya kebawah.
8) Rotary Filling adalah peralatan yang dapat berputar,
dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa
kartu).
9) Cardex (Card Index) adalah alat yang dipergunakan untuk
menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan
laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartu yang akan
disipan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat.
10)File yang dapat dilihat (Visible reference record file) adalah alat
yang dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang
bentuknya berupa leflet, brosur, dan sebagainya.20
4. Pengorganisasian Dokumen
Pada tahap ini dokumen secara aktif digunakan untuk berbagai
keperluan informasi yang ada, dan digunakan sebagai bahan untuk
mengambil keputusan, penetapan, kebijakan, perencanaan,
pengendalian, pengawasan dan lainnya.21
Di dalam pengorganisasian dokumen harus diperhatikan pengaturan
arsip dan penanggung jawabnya dengan jelas, agar pembagian tugas dan
wewenang dalam pengelolaan penyimpanan dokumen dapat dilakukan
20
Jonner Husagian. “Pengantar Kearsipan” Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara, 2003. Diakses pada tanggal 18 Mei 2015 dari http://bapersip.jatimprov.go.id/images/artikel/pengantar%20kearsipan%20oleh%20Drs.%20JON NER%20HASUGIAN,%20M.Si.pdf h. 7.
21
dengan tertib. Ada beberapa pengelolaan arsip dalam kantor yang sudah
dikenal, yaitu: sentralisasi, desentralisasi dan kombinasi.
Sentralisasi adalah sistem pengelolaan dokumen yang dilakukan
secara terpusat dalan suatu organisasi, dengan kata lain penyimpanan
dokumen dipusatkan disuatu unit kerja khusus yang lazim disebut
sentral dokumen. Sistem ini lebih menguntungkan bila diterapkan pada
organisasi yang relatif kecil.
Desentralisasi adalah pengelolaan dan penyimpanan dokumen
dilakukan pada setiap unit kerja dalam suatu unit organisasi, dengan
kata lain semua unit kerja mengelola dan menyimpan arsipnya
masing-masing.22
Kombinasi adalah pada sistem ini, masing-masing bagian
menyimpan arsip dinamis di bawah kendali sistem terpusat.23 Biasanya,
asas ini digunakan pada beberapa perusahaan-perusahaan yang memiliki
cabang.
a. Penyimpanan Dokumen
Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa
filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan
penyimpanan dokumen terdiri dari:
22
Syifa Fauziah. “Pelaksanaan Manajemen Kearsipan Di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang” (Skripsi S1 Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah, 2010), h. 28.
23
1) Sistem Abjad
Sistem abjad adalah sistem penataan berkas yang umumnya
digunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai
dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.
2) Sistem Masalah
Sistem masalah adalah sistem penataan berkas berdasarkan
kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah
yang berhubungan dengan administrasi yang mengikuti sistem
ini. Masalah-masalah harus dikelompokan menjadi satu subjek
yang disusun dalam suatu daftar yang disebut “daftar indeks”.
Daftar indeks yaitu daftar yang kode dan masalah-masalah yang
terdapat di dalam kantor/organisasi sebagai pedoman penataan
dokumen berdasarkan masalah.
3) Sistem Nomor
Sistem nomor adalah sistem penataan berkas berdasarkan
kelompok permasalahan yang kemudian mesing-masing setiap
masalah diberi nomor tertentu.
4) Sistem Tanggal
Sistem tanggal adalah sistem penataan berkas berdasarkan
urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya
tanggal yang dijadikan pedoman surat. Surat atau berkas yang
datang paling akhir ditempatkan dibagian paling akhir pula,
5) Sistem Wilayah
Sistem wilayah adalah sistem penataan berkas berdasarkan
tempat atau lokasi. Untuk melaksanakan sistem wilayah ini,
dapat dipergunakan nama daerah atau wilayah sebagai pokok
permasalahan. Pokok permasalahan tersebut dapat
dikembangkan menjadi masalah-masalah.24
b. Temu Kembali Dokumen
Menurut Hadi Abu Bakar tujuan utama dalam menemukan
kembali atau sistem temu kembali dokumen (retrieval system)
adalah menemukan informasi yang terkandung dalam surat atau
dokumen tersebut. Penerimaan kembali dokumen sangat erat
hubungannya dengan sistem penyimpanan (filing system) yang
kita pergunakan, sedangkan jika sistem penyimpanan salah maka
dengan sendirinya penemuan kembali dokumen itu akan sulit.
Sistem penyimpanan yang sederhana pasti tidak
memudahkan menemukan kembali dokumen, tetapi sebaliknya
pula sistem penyimpanan yang sulit pun belum tentu mempercepat
penemuan kembali dokumen. Sebaiknya memang sistem
penyimpanan dokumen harus disesuaikan dengan situasi setempat
dan selaras pula dengan sistem penemuan kembalinya (storage
and retrieval system).25
24
Sedarmayanti. Tata Kearsipan Dengan Memanfatkan Teknologi Modern (Bandung: Mandar Maju. 2003), h.70.
25
Supaya sistem temu kembali dokumen ini mudah dapat
terlaksana, maka syarat-syarat yang harus ditaati, yaitu:
1) Kebutuhan si pengguna harus diteliti terlebih dahulu dan
sistemnya harus mudah diingat.
2) Harus didasarkan atas kegiatan nyata instansi yang
bersangkutan, maka disusunlah kata indeks sebagai tanda
pengenal.
3) Kemudian sistem temu kembali harus logis, konsisten dan
mudah diingat.
4) Sarana dan prasarana yang menunjang kearsipan harus lengkap
yang sesuai dengan panataan dokumen.
5) Harus didukung oleh personil yang terlatih dan harus
mempunyai daya yang tinggi, cepat, tekun, suka kerja, senang
bekerja detail tentang informasi.
Prosedur penemuan kembali dokumen melalui
langkah-langkah sebagai berikut:
1) Menentukan pokok masalahya
Pokok masalah dokumenyang akan dikeluarkan (dipinjam)
dapat diketahui melalui kartu atau lembar pinjam dokumen.
2) Menentukan kode
Dengan diketahui kode arsipnya, selanjutnya dapat diketahui di
dalam laci mana, di belakang guide apa, dan di dalam folder
3) Pengambilan dokumen
Setelah diketahui kodenya, selanjutnya dapat diketahui di mana
arsip yang diperlukan disimpan. Sebagai gantinya kita
masukkan lembar pinjam dokumen, untuk mengetahui bahwa
dokumen sedang dipinjam.26
c. Pemeliharaan dan Pencegahan Kerusakan Dokumen
1) Pemeliharaan dokumen
Tanggung jawab seorang petugas dokumen yaitu menjaga
dokumen dari kerusakan dan mengatasi dokumen yang terkena
bencana. Pemeliharaan dokumen adalah kegiatan
membersihkan dokumen secara rutin untuk mencegah
kerusakan dokumen.27
Upaya pemeliharaan dokumen pada dasarnya terbagi 2
aspek, yaitu: Pemeliharaan terhadap bahan dokumen yang
secara langsung bersentuhan dengan berbagai musuh dokumen
dan pemeliharaan terhadap lingkungan penyimpanan
dokumen.28
a) Jamur dan lumut
Jamur dan lumut dapat merusak setiap jenis dokumen. Hal
tersebut terjadi karena kurang pengawasan terhadap
26
Ingatius Wursanto. Kearsipan 2 (Yogyakarta: Kanisius. 1991), h. 114 27
Sedarmayanti. Tata Kearsipan dengan Memanfatkan Teknologi Modern, h.109. 28
Boedi Martono. Sistem Kearsipan Praktis: Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip
kelembaban dan tingkat suhu ruangan. Untuk
penyimpanan dokumen kelembaban berada sekitar 50%
sedangkan suhu ruangan berkisar antara 180 dan 240
Celcius. Ventilasi menghambat pertumbuhan spora jamur.
Jamur tumbuh pada bahan yang lembab dalam waktu 48
jam.
b) Serangga dan tikus
Serangga dan tikus dapat merusakkan dokumen dalam
waktu singkat. Bilamana terjadi kerusakan pada dokumen,
maka kerusakan tersebut harus dipastikan, bilamana ada
bagian yang binasa maka bagian tersebut tidak dapat
diganti. Bagian selebihnya diperbaiki dan bilamana perlu
direproduksi.29
c) Pengaturan ruangan
Ruangan penyimpanan dokumen harus dijaga agar tetap
kering (temperature ideal antara 60° - 75°F, dengan
kelembaban antara 50-60%), terang (terkena sinar
matahari tidak langsung), mempunyai ventilasi yang
merata, dan terhindar dari kemungkinan serangan api, air,
serangga dan sebagianya.
d) Tempat penyimpanan dokumen
Tempat penyimpanan dokumen hendaknya diatur secara
renggang, agar ada udara di antara berkas yang disimpan.
29
e) Penggunaan bahan pencegah kerusakan dokumen
Salah satunya dengan meletakkan kamper di tempat
penyimpanan, atau melakukan penyemprotan bahan kimia
secara berlanjut.30
2) Pencegahan Kerusakan Dokumen
Ada beberapa cara untuk mencegah kerusakan pada, antara
lain :
a) Penggunaan Air Conditioner (AC)
Agar kelembapan dan kebersihan udara dalam ruangan
penyimpanan dapat diatur dengan baik.
b) Fumigasi
Merupakan penyemprotan bahan kimia untuk mencegah
atau membasmi serangga atau bakteri.
c) Restorasi
Yaitu memperbaiki dokumen yang telah rusak, sehingga
dapat digunakan kembali dalam waktu yang lebih lama
lagi. Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu :
- Tradisional yaitu dengan cara melapiskan kertas
“handmade” dan “chiffon”.
- Laminasi yaitu pekerjaan menutup dokumen diantara
dua lembar plastik.
30
d) Mikrofilm
Merupakan suatu proses fotografi, dimana arsip direkam
pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk
memudahkan penyimpanan dan penggunaan.31
5. Penyusutan Dokumen
Pada tahap ini dokumen sudah jarang diperlukan sebagai berkas kerja
karena urusannya telah selesai. Untuk selanjutnya sudah harus
dipikirkan proses penyusutannya agar terjadi efisiensi.32
a. Pemindahan Dokumen
Pemindahan dokumen perusahaan dari unit pengolahan ke unit
kearsipan di lingkungan perusahaan, dilakukan berdasarkan
keputusan pimpinan perusahaan yang pelaksanaannya disesuaikan
dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.
b. Penyerahan Dokumen
Setiap perusahaan yang dalam kegiatan usahanya memiliki
dokumen yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional
wajib menyerahkan dokumen tersebut kepada Arsip Nasional.
a) Pimpinan perusahaan secara berkala wajib melakukan
penyiangan dan penilaian terhadap dokumen perusahaan yang
dibuat atau diterima oleh perusahaan yang bersangkutan
untuk menentukan:
31
Ibid,. h.112. 32
i. dokumen perusahaan yang wajib diserahkan kepada Arsip
Nasional; dan
ii. dokumen perusahaan yang dapat dimusnahkan sesuai jadwal retensi.
b) Dalam pelaksanaan penilaian pimpinan perusahaan dapat
membentuk panitia yang bertugas melakukan penilaian atas
dokumen perusahaan yang akan diserahkan atau
dimusnahkan.33
c) Tata cara penyerahan dokumen
i. Penyerahan dokumen perusahaan dilakukan sekurang
kurangnya 1 (satu) kali dalam waktu 10 (sepuluh) tahun.
ii.Dalam hal perusahaan dinyatakan pailit, penyerahan
dokumen perusahaan dilakukan setelah ketetapan pailit
dari pengadilan mempunyai kekuatan hukum tetap.
iii.Dalam hal perusahaan dilikuidasi, penyerahan dokumen
perusahaan dilakukan setelah pemberesan selesai
dilaksanakan.
iv.Dalam pelaksanaan penyerahan dokumen perusahaan,
pimpinan perusahaan wajib memberitahukan terlebih
dahulu kepada Kepala Arsip Nasional.
33
v. Kepala Arsip Nasional wajib memberikan jawaban atas
Surat pimpinan perusahaan paling lambat 60 (enam puluh)
hari sejak tanggal diterimanya Surat pemberitahuan
penyerahan dokumen perusahaan yang dengan rinci
menyebutkan:
i. waktu penerimaan;
ii. tempat penerimaan; dan
iii. pejabat yang ditunjuk untuk menerima penyerahan
dokumen; dan
iv. rincian dokumen yang dapat diterima.
vi. Apabila setelah lewat jangka waktu 60 (enam puluh) hari,
Kepala Arsip Nasional tidak memberikan jawaban, maka
pimpinan perusahaan dapat langsung menyerahkan
dokumen perusahaan.
vii.Dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilai guna
bagi kepentingan nasional wajib diserahkan kepada Arsip
Nasional Republik Indonesia berdasarkan keputusan
pimpinan perusahaan.
viii.Penyerahan dilaksanakan dengan pembuatan berita acara
yang sekurang-kurangnya memuat:
- keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun
dilakukan-nya penyerahan;
- tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menyerahkan
dan pejabat yang menerima penyerahan.
ix. Pada berita acara penyerahan dilampirkan daftar pertelaan
dokumen yang akan diserahkan.
x. Dalam hal Arsip Nasional menilai bahwa Dokumen
Perusahaan yang diserahkan kepada Arsip Nasional
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 bukan merupakan
dokumen yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional
sesuai dengan ketentuan Undang-Undang No. 7 Tahun
1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan,
maka Arsip Nasional dapat menyerahkan kembali
dokumen tersebut kepada perusahaan untuk
dimusnahkan.34
c. Pemusnahan Dokumen
1) Pemusnahan catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung
administrasi keuangan dilaksanakan berdasarkan keputusan
pimpinan perusahaan.
2) Pemusnahan data pendukung administrasi keuangan
berdasarkan jadwal retensi.
3) Pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab atas
pemusnahan dokumen perusahaan atau pejabatlain yang
34
ditunjuk, bertanggung jawab atas segala kerugian perusahaan
dan atau pihak ketiga dalam hal:
a) pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan sebelum
habis jangka waktu wajib simpan
b)pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan, sedangkan
diketahui atau patut diketahui bahwa dokumen perusahaan
tersebut masih tetap harus disimpan, karena mempunyai
nilai guna baik yang berkaitan dengan kekayaan, hak, dan
kewajiban perusahaan maupun kepentingan lainnya.
4) Pemusnahan dokumen yang dialih mediakan
Pemusnahan dokumen perusahaan yang telah dialihkan ke
dalam mikrofilm atau media lainnya, dapat segera dilakukan
kecuali ditentukan lain oleh pimpinan perusahaan.
5) Pemusnahan dilaksanakan dengan pembuatan berita acara
yang sekurang-kurangnya memuat :
a) keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun
dilakukan-nya pemusnahan;
b)keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan; dan
c) tanda tangan dan nama jelas pejabat yang melaksanakan
pemusnahan.
6) Pada berita acara pemusnahan dilampirkan daftar pertelaan
dokumen yang akan dimusnahkan.35
35
7) Menurut Sulistyo Basuki pemusnahan arsip dapat dilakukan
dengan beberapa cara yaitu :
a) Pencacahan. Metode ini lazim digunakan di Indonesia
untuk memusnahkan dokumen dalam bentuk kertas
dengan menggunakan alat pencacah yang dinamakan
shredden. Alat ini menggunakan metode untuk
memotong, menarik, dan merobek kertas menjadi sampai
dengan 2,5 cm.
b) Pembakaran. Metode ini sangat popular pada masa lalu
karena dianggap paling aman. Namun terkadang
dokumen yang terbakar terlempar dari api pembakaran
sehingga mungkin dokumen yang rahasia dapat diketahui
orang lain.
c) Pemusnahan kimiawi. Metode ini memusnahkan
dokumen dengan menggunakan bahan kimiawi yang
dapat melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan.
d) Pembuburan Dokumen yang akan dimusnahkan
dimasukkan ke dalam bak penampungan yang diisi air,
kemudian dicacah dan dialirkan melalui saringan. Metode
6. Hambatan dan Upaya
a. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap dokumen
apabila sewaktu-waktu dapat diperlukan, baik oleh pihak pimpinan
organisasi yang bersangkutan maupun oleh organisasi lainnya.
b. Hilangnya dokumen sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang
kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan penanganan yang
kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian dokumen oleh
pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangaka waktu
lama, sehingga dokumen lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.
c. Bertambahnya terus menerus dokumen kedalam bagian kearsipan
tanpa diikuti dengan penyingkiran dan penyusutan yang
mengakibatkan tempat penyimpanan tidak mencukupi.
d. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu
kearsipan modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan
kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pemimpinan dan
dari para ahli kearsipan.
e. Peralatan kearsipan yang kurang memadai, tidak mengikuti
perkembangan ilmu kearsipan modern, karena kurangnya dana
yang tersedia serta karena pegawai kerarsipan yang tidak cakap.
f. Kurang adanya kesadaran dari para pegawai terhadap peranan dan
pentingnya dokumen bagi organisasi sehingga sistem
penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan kurang mendapat
Dari penyataan di atas dapat dijelaskan bahwa
masalah-masalah kearsipan timbul karena berbagai macam faktor yaitu
sistem penyimpanan yang digunakan, bertambahnya dokumen
yang semakin banyak, tata ruang kearsipan, peralatan yang
digunakan dan pegawai-pegawai kearsipan itu sendiri. Untuk
mengatasi hambatan-hambatan tersebut di atas maka perlulah
dipelajari, diatur dan dikembangkan mengenai:
1) Sistem penyimpanan dokumen yang tepat bagi instansi
2) Penataan ruang kearsipan yang sesuai dan teratur
3) Penggunaan peralatan yang tepat
4) Diadakannya penataran atau Diklat bagi pegawai kearsipan36
C. Penelitian Terdahulu
Penelitian terdahulu dengan judul penelitian serupa diantaranya
diambil Skripsi yang berjudul Penerapan Sistem Otomasi Manajemen Rekod Inaktif Berdasarkan Persyaratan Sistem Manajemen Rekod: Studi Kasus Pada Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia yang disusun oleh Aisya Khoirunnisa, Program Studi Ilmu Perpustakaan,
Fakultas Ilmu Sosial Budaya, Universitas Indonesia 2012. Tujuan
Penelitian ini adalah untuk mengidentifikasikan sistem otomasi
manajemen rekod apakah telah memenuhi persyaratan sistem manajemen
rekod. Metode dan pendekatan yang digunakan adalah metode deskriptif
dengan pendekatan kualitatif. Sedangkan, yang membedakan skripsi
36
tersebut dengan skripsi penulis, yaitu tujuan penelitian, tempat penelitian,
cakupan penelitian dan pembahasan.
Management Practices of the Banking Industry in the Kingdom of Bahrain, penulis : Aaron Paul M Pineda. Proquest journal. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui praktek-praktek pengelolaan industri
perbankan di Kerajaan Bahrain dan tingkat efektivitas. Peneliti
menggunakan jenis penelitian kualitatif dan kuantitatif dalam analisis
data.Sedangkan, yang membedakan dengan skripsi penulis, yaitu tujuan
penelitian, tempat penelitian, cakupan penelitian dan pembahasan.
Penelitian relevan selanjutnya adalah artikel ilmiah yang berjudul
Kondisi Pengelolaan Dokumen/Arsip Perbankan di Indonesia. Artikel ini ditulis oleh Gayatri Kusumawardani seorang arsiparis muda di Pusat
Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan ANRI. Dalam artikel ini
membahas bagaimana kondisi pengelolaan dokumen/arsip perbankan di
Indonesia. Menurut artikel ini di Indonesia, bank sangat kurang
memperhatikan dokumen/arsip mereka karena mereka menganggap hal
tersebut kurang penting. Sedangkan banyak dokumen perbankan yang
terdiri dari data penting nasabah mereka yang harus disimpan sebagai
arsip penting. Sedangkan yang membedakan dengan skripsi penulis, yaitu
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian
Dalam penelitian ini, penulis menggunakan jenis penelitian
deskriptif karena peneliti berusaha sebanyak mungkin memperoleh
informasi mengenai pengelolaan dokumen perbankan bidang RFO 2
BSM, dengan memberikan gambaran atau deskripsi tentang keadaan
secara apa adanya. Penelitian deskriptif merupakan penelitian yang
mendeskripsikan dan memberi penjelasan mengenai keadaan yang terjadi
di lapangan seperti apa adanya.37
Sedangkan pendekatan yang digunakan yaitu pendekatan
penelitian kualitatif. Pendekatan kualitatif adalah pendekatan yang
bertujuan untuk mengetahui “makna” (meaning) yang sebenarnya di balik
fakta-fakta.38 Karena penelitian ini menghasilkan penemuan-penemuan
yang tidak dapat dicapai dengan menggunakan prosedur-prosedur
statistik. Kajian pustaka (literatur) dimanfaatkan sebagai pemandu agar
fokus penelitian sesuai dengan fakta di lapangan (RFO 2 BSM). Selain itu
kajian pustaka (literatur) juga bermanfaat untuk memberikan gambaran
umum tentang latar penelitian dan sebagai bahan pembahasan hasil
penelitian.
37
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 60. 38
B. Sumber Data
a. Data Primer
Data primer merupakan data yang diperoleh secara langsung dari
sumbernya dan tanpa melalui perantara.39Sumber data primer adalah
dari hasil wawancara dengan pengelola dokumen perbankan pada
bidang RFO 2 BSM yaitu kepala RFO 2 BSM, manajer dokumen dan
officer dokumen.
b. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang diperoleh secara tidak langsung dari
objek penelitian dengan memanfaatkan data-data yang sudah ada
tentang pengelolaan dokumen perbankan padabidang RFO 2 BSM.
Dalam penelitian ini, yang dijadikan sebagai data sekunder adalah
laporan tahunan bidang kearsipan disebut dokumen pembiayaan,
struktur organisasi, catatan dokumentasi, artikel (cetak/non-cetak),
peraturn-peraturan lain yang terkait dengan pengelolaan dokumen
perbankan pada bidang RFO 2 BSM.
C. Pemilihan Informan
Informan adalah orang yang diwawancarai dan dijadikan sebagai
narasumber untuk memberikan informasi yang dibutuhkan. Berikut ini
beberapa informan beserta kriteria yang dimiliki, diantaranya :
39
1. Kepala RFO 2 BSM
Kepala RFO 2 BSM bernama Hendra Gunawan, SH. Alasan peneliti
menjadikannya sebagai informan, karena informan tersebut yang
mengetahui segala hal yang berkaitan tentang pengelolaan dokumen di
bidang RFO 2 BSM, mempunyai kewenangan dalam menentukan
kebijakan di RFO 2 BSM dalam membawahin KC dan KCP, serta
bertanggung jawab langsung kepada kepala bidang technology &
operation.
2. Manajer Dokumen
Manajer Dokumen RFO 2 BSM bernama Ade Sujana, S.SosPol.
Alasan peneliti menjadikannya sebagai informan, karena informan
tersebut yang bertanggung jawab kepada Kepala RFO untuk
menangani dokumen pembiayaan di bidang RFO 2 BSM.
3. Officer Dokumen
Officer Dokumen RFO 2 BSM bernama Umarudin, SE. Alasan
peneliti menjadikannya sebagai informan karena, informan tersebut
merupakaan Officer yang membawahi SDI umum, asuransi & notaris
dan bertanggung jawab langsung kepada manager dokumen dalam
D. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengolahan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah :
1. Observasi
Observasi yang dimaksud disini yaitu melakukan suatu studi yang
dengan sengaja/terencana dan sistematis melalui pengamatan
terhadap pengelolaan dokumen perbankan di RFO 2 BSM.
2. Wawancara
Dalam penelitian ini, penulis melakukan wawancara untuk
mengetahui pengelolaan arsip dengan mewawancarai para informan
yang telah disebutkan diatas.
3. Dokumentasi
Dalam penelitian ini, penulis mengumpulkan data melalui
dokumen-dokumen yang terdapat di bagian dokumen-dokumentasi yang berupa laporan
tahunan dan foto-foto dokumen yang peneliti ambil sendiri setelah
meminta izin dari pihak instansi terkait dengan tujuan sebagai
dokumen yang sewaktu-waktu diperlukan dalam penyusunan
penelitian ini.
E. Teknik Analisis Data
Setelah melakukan teknik pengumpulan data, langkah selanjutnya adalah
menganalis data. Analisis data adalah proses menyusun, mengkategorikan
data, mencari pola atau tema dengan maksud untuk memahami maknanya.
Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan teknik analisis data kualitatif.
dokumen-dokumen yang penuis peroleh, akan diteliti dan dianalisis terlebih dahulu,
kemudian diolah dan disajikan dalam bentuk deskriptif yang bertujuan
untuk mengemukakan permasalahan dan menemukan solusi terhadap
permasalahan yang terjadi disertai dengan alasan-alasan yang mendukung.
Analisis data yang dilakukan, diantaranya :
1. Reduksi Data
Pada tahap ini, dilakukan pemilihan tentang relevan tidaknya antara
data dengan tujuan penelitian. Data-data yang peneliti peroleh dari
hasil observasi, wawancara dan dokumentasi tidak semuanya peneliti
gunakan. Tetapi, data tersebut dipilah-pilah lagi yang relevan dengan
tema penelitian.
2. Penyajian Data
Dalam penelitian ini, penulis menyajikan data dalam bentuk teks yang
bersifat naratif.
3. Penarikan Kesimpulan
Setelah data-data terangkum dan dijabarkan, penulis akan membuat
kesimpulan yang nantinya dapat digunakan untuk menjawab rumusan
F. Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian ini berlangsung mulai Februari 2015 sampai dengan April
2015, dilakukan peneliti di RFO 2 BSM Wisma Antara Lantai 4. Jl.
Medan Merdeka Selatan No. 17 Jakarta Pusat 10110, telp: 021-34832329
/ 34832365, Fax: 34830760 (CLD), 34830732 (LMA),
021-34830736/021-34830878 (FCLA), Mobile: 082124091183.
Tabel 1. Jadwal Penelitian
No. Kegiatan Bulan
Feb Mar Apr Mei Jun Jul 1. Survey awal
2. Penyusunan proposal
3. Pengajuan proposal
4. Bimbingan skripsi
5. Penelitian
6. Penyusunan skripsi
7. Pengajuan sidang
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil RFO 2 BSM
1. Sejarah
Sejak Bank Syariah Mandiri atau biasa dikenal dengan sebutan
BSM, didirikan pada tanggal 1 November 1999. Pengelolaan pencairan
dan penyimpanan dokumen legal dilakukan secara desentralisasi atau
dilakukan di unit bisnis masing-masing (Kantor Cabang dan Kantor
Cabang Pembantu), pada tahun 2010 Bank Syariah Mandiri ingin
melakukan perubahan dan perbaikan dengan cara mengikuti sistem
pengelolaan pencairan dan penyimpanan dokumen legal dengan
mengikuti Bank Mandiri yang merupakan induk dari PT. Bank Syariah
Mandiri.
Pada tanggal 01 maret 2012 terbit Surat Edaran Pembiayaan nomor
14/005/Pem perihal implementasi proses baru pembiayaan yang
mengatur sentralisasi pencairan dan pengeloaan dokumen yang
dilakukan sentralisasi atau terpusat. Maka dibentuklah bagian yang
melakukan pengelolaan pencairan dan pengelolaan dokumen tersebut
dengan nama Financing Operation Center (FOC) di bawah Operation
Division.
Pada tanggal 17 Februari 2014 Financing Operation Center
manjadi divisi sendiri dan terpisah dari Operation Division menjadi
mempunyai Regional Financing Operation (RFO) yang melayani
cabang-cabang sesuai dengan kantor wilayah di seluruh Indonesia.
Penamaan RFO 2 BSM Wisma Antara Jakarta, karena BSM
tersebar di seluruh Indonesia dan dibagi menjadi 5 kanwil (kantor
wilayah) yaitu kanwil I: RFO - Medan, kanwil II: RFO 1 - Jakarta
Hasanudin dan RFO 2 - Jakarta Wisma Antara, kanwil III: RFO -
Bandung, kanwil IV: RFO - Surabaya, dan Kanwil V: RFO - Makasar.
Karena Jakarta masuk kanwil II dan pada kanwil II terdapat RFO 1 -
Jakarta Hasanudin dan RFO 2 - Jakarta Wisma Antaraatau RFO 2
Wisma Antara Jakarta.
2. Tugas Pokok
a. Tujuan :
Memastikan terselenggaranya tata kelola dokumen agunan dan
dokumen legal dengan tertib
b. Tanggung Jawab Utama
1) Memastikan keamanan semua dokumen legal dan agunan.
2) Memastikan up dating data jaminan.
3) Memantau masa laku bukti kepemilikan agunan.
4) Memastikan penutupan asuransi/penjaminan telah sesuai
dengan persyaratan pembiayaan.
5) Memastikan keamanan dan ketertiban lalu lintas dokumen
