M
MANAJEM
Nama NIM Program Jurusan
SE MEN INFO
Oleh : Yas : 06.4 : S1 (S : Sist
EKOLAH T ORMATIKA SURABA 2011
:
er Arafat 41010.0102
Strata Satu emInforma
TINGGI A & TEKN AYA 1
u) asi
NIK KOMPPUTER
STIKOM
ABSTRAK
PT. PAL Indonesia Persero melakukan proses pengadaan material setiap awal pengerjaan proyek. Hal ini akan berakibat pada penumpukan barang di gudang sehingga menambah biaya produksi suatu proyek. Selain itu akan
berdampak pada turunnya kualitas material. Hal ini disebabkan karena proses pengadaan material pada perusahaan ini tidak terjadwal dengan baik.
Sesuai dengan permasalahan di atas, penulis membuat sistem penjadwalan pengadaan material dengan metode Material Requirement Planning (MRP). Sistem ini bermula dari pembuatan Bill of Material (BoM) proyek berdasarkan
master BoM dan data unik pesanan pelanggan. Selain itu Departemen Direktorat Teknologi memberikan inputan Master Production Schedule (MPS) sebagai acuan
produksi. Data BoM dan MPS tadi digunakan untuk proses perhitungan MRP dengan menggunakan teknik Lot for Lot (L4L) sebagai teknik lot sizing sehingga menghasilkan jadwal pengadaan material yang optimal dan terstruktur.
Dengan adanya sistem penjadwalan pengadaan material dengan menerapkan metode MRP, Perusahaan ini dapat menjabarkan apa yang diperlukan
untuk membangun sebuah proyek, kapan diperlukannya, apa yang sudah dimiliki, apa yang belum dimiliki, dan kapan harus membeli. Selain itu sistem ini mampu menghasilkan laporan manajerial serta surat permintaan pengadaan dan surat
pengeluaran material secara otomatis.
Kata Kunci: Penjadwalan, MRP, Pengadaan
STIKOM
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ... vii
KATA PENGANTAR ... viii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xvii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 3
1.3 Pembatasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 4
1.5 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II LANDASAN TEORI ... 6
2.1 Konsep Dasar Manajemen Permintaan ... 6
2.2 Material Requirement Planning (MRP) ... 7
2.2.1 Input dari MRP ... 9
2.2.2 Langkah-Langkah dalam proses MRP ... 11
2.2.3 Output dari MRP ... 15
2.3 Lot Sizing ... 16
2.4 Perancangan Sistem ... 17
2.4.1 Diagram Alir ... 17
2.4.2 Diagram Berjenjang ... 18
STIKOM
BAB III ANALISIS &PERANCANGAN SISTEM ... 20
3.1 Analisis Permasalahan ... 20
3.2 Perancangan Sistem ... 21
3.2.1 Document Flow ... 22
3.2.2 System Flow ... 24
3.2.3 Data Flow Diagram ... 25
3.2.4 Entity Relationship Diagram ... 35
3.2.5 Struktur Database ... 37
3.2.6 Disain Input Output ... 40
3.3 Data Rencana Uji Coba Program ... 51
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 52
4.1 Implementasi Sistem ... 52
4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) ... 52
4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) ... 53
4.2 Penjelasan Sistem Aplikasi ... 53
4.3 Uji Coba dan Evaluasi Sistem ... 67
4.3.1 Uji Coba Form Login & Form Utama... 67
4.3.2 Uji Coba Pembuatan Bill of Material Proyek ... 69
4.3.3 Uji Coba Perhitungan MRP ... 71
4.3.4 Uji Coba Pembuatan Jadwal Pengadaan Material .... 72
4.3.5 Uji Coba Pembuatan Surat dan Laporan Penjadwalan Pengadaan Material Dengan Aplikasi ... 75
4.3.6 DataUji Coba Aplikasi ... 86
STIKOM
5.2 Saran ... 87 DAFTAR PUSTAKA ... 88 LAMPIRAN ... 89
STIKOM
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 3.1 MasterProyek ... 37
Tabel 3.2 MasterMaterial ... 37
Tabel 3.3 MasterProduk ... 38
Tabel 3.4 ArsipBoM ... 38
Tabel 3.5 BoM ... 39
Tabel 3.6 JadwalanPengadaanMaterial ... 39
Tabel 3.7 DataLeadtimePembelian ... 40
Tabel 3.8 DataStockMaterial ... 40
Tabel 3.9 RencanaUjiCobaAplikasi ... 51
Tabel 4.1 Hasil Task CaseLogin ... 69
Tabel 4.2 Pengadaan Material Wood EquipmentuntukproduksiBodytug ... 74
Tabel 4.3 Data Uji Coba Program ... 86
STIKOM
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Aktivitas Pelayanan Pesanan ... 6
Gambar 2.2 Bill of Material ... 10
Gambar 3.1 Document Flow Proses Pengadaan Material ... 20
Gambar 3.2 Document Flow Proses PenjadwalanPengadaan Material ... 22
Gambar 3.3 System Flow Proses PenjadwalanPengadaan Material ... 24
Gambar 3.4 Context Diagram Proses PenjadwalanPengadaan Material ... 26
Gambar 3.5 DFD Level 0 Proses PenjadwalanPengadaan Material ... 28
Gambar 3.6 DFD Level 1 Proses Update Input Data Baru ... 29
Gambar 3.7 DFD Level 1 Proses PembuatanBoM Proyek ... 30
Gambar 3.8 DFD Level 1 Proses PembuatanJadwalPengadaan Material ... 31
Gambar 3.9 DFD Level 1 Proses Pembuatan Surat & Laporan Penjadwalan Pengadaan Material ... 32
Gambar`3.10 DFD Level 1 Proses Pembuatan Bill of Material... 33
Gambar`3.11 DFD Level 2 Proses Perhitungan MRP ... 34
Gambar 3.12 Conceptual Data Model ... 35
Gambar 3.13 Physical Data Model ... 36
Gambar 3.14 Disain Form Login ... 41
Gambar 3.15 Disain Form Master Data Material ... 42
Gambar 3.16 Disain Form Master Data Proyek ... 42
Gambar 3.17 DisainForm Master Data Produk ... 43
Gambar 3.18 Disain Form Update Data Stock ... 43
Gambar 3.19 Disain Form Bill of Material ... 45
Gambar 3.20 Disain Form Input Data MPS ... 46
STIKOM
Gambar 3.22 Disain Form Update Data Leadtime Pembelian... 47
Gambar 3.23 Disain Form Jadwal Pengadaan Material ... 48
Gambar 3.24 Disain Laporan Manajerial (Berdasarkan Periode) ... 49
Gambar 3.25 Disain Laporan Manajerial (Berdasarkan Material) ... 49
Gambar 3.26 Disain Surat Permintaan Pembelian Material ... 50
Gambar 3.27 Disain Surat Permintaan Pengeluaran Material ... 50
Gambar 4.1 Form Login ... 54
Gambar 4.2 Form Utama ... 55
Gambar 4.3 Form Master Data Proyek ... 56
Gambar 4.4 Form Master Data Material ... 56
Gambar 4.5 Form Master Produk ... 57
Gambar 4.6 Form Update Data Stock ... 58
Gambar 4.7 Form Pembuatan Bill of Material ... 59
Gambar 4.8 Form Master BoM ... 60
Gambar 4.9 Form Input MPS ... 60
Gambar 4.10 Form Perhitungan MRP ... 61
Gambar 4.11 Form Jadwal Pengadaan Material ... 62
Gambar 4.12 Jadwal Pengadaan Material (Berdasarkan Barang)... 63
Gambar 4.13 JadwalPengadaan Material (Berdasarkan Periode) ... 63
Gambar 4.14 Laporan Penjadwalan Pengadaan Material (Barang) ... 64
Gambar 4.15 Laporan Penjadwalan Pengadaan Material (Periode) ... 65
Gambar 4.16 SuratPermintaanPembelian Material ... 66
STIKOM
Gambar 4.18 Form Utama 1 ... 68
Gambar 4.19 Form Utama 2 ... 68
Gambar 4.20 Diagram Tree Manual Bill of Material ... 70
Gambar 4.21 Form Pembuatan Bill of Material Proyek ... 70
Gambar 4.22 Perhitungan MRP Manual (Menggunakan MS Exel) ... 71
Gambar 4.23 Form Perhitungan MRP ... 71
Gambar 4.24 Jadwal Pengadaan Material Dengan Sistem ... 72
Gambar 4.25 Form Penjadwal Pengadaan Material ... 76
Gambar 4.26 Surat Permintaan Pengadaan Material ... 77
Gambar 4.27 Surat Permintaan Pengeluaran Material ... 78
Gambar 4.28 Laporan Penjadwalan Pengadaan Material (Barang) ... 79
Gambar 4.29 Laporan Penjadwalan Pengadaan Material (Periode) ... 82
STIKOM
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Jadwal Pengadaan Material (Berdasarkan Barang) ... 89 Lampiran 2 Jadwal Pengadaan Material (Berdasarkan Waktu) ... 90 Lampiran 3 Laporan Manajerial Penjadwalan Pengadaan Material
(Berdasarkan Barang) ... 91 Lampiran 4 Laporan Manajerial Penjadwalan Pengadaan Material
(Berdasarkan Waktu) ... 92
Lampiran 5 Surat Permintaan Pembelian Material ... 93 Lampiran 6 Surat Permintaan Pengeluaran Material ... 94
STIKOM
1.1Latar Belakang Masalah
PT PAL Indonesia Persero adalah perusahaan manufaktur Badan Usaha
Milik Negara (BUMN) yang bergerak dalam bidang produksi kapal beserta
komponen-komponen pendukung lainnya. Seperti perusahaan manufaktur lainya,
proses utama yang dilakukan PT PAL Indonesia Persero adalah proses produksi yang
dimana biaya produksi menjadi faktor utama penentuan harga jual suatu produk. Oleh
karena itu, seluruh perusahaan manufaktur berlomba adu siasat agar harga jual
produknya dapat bersaing dengan para kompetitor lainnya. Salah satu penunjang
proses produksi yang memerlukan biaya cukup besar adalah proses pengadaan
material/bahan baku.
Dalam proses produksinya, perusahaan ini bergantung pada pesanan
konsumen (Make to order) sehingga proses pengadaan materialnya juga tergantung
seberapa besar dan banyaknya pesanan konsumen tersebut. Perusahaan ini, dalam
proses pengadaan materialnya ditangani oleh beberapa divisi dan departemen yang
bertanggung jawab langsung. Diantaranya adalah Divisi Direktorat Teknologi
(Dirtek), Departemen Production & Planning Control (PPC), Departemen Dukungan
Pengadaan (DP), Departemen Operasional Pengadaan (OP), Departemen
Pergudangan, dan Manajerial.
Proses pengadaan material pada perusahaan PT PAL Indonesia Persero
berawal dari Departemen Direktorat Teknologi (Dirtek) bekerjasama dengan
STIKOM
Departemen Production & Planning Control (PPC) menyerahkan daftar kebutuhan
material untuk memenuhi proses produksi suatu proyek kepada Departemen
Dukungan Pengadaan (DP) untuk dikabulkan permintaan tersebut. Saat di
Departemen DP, daftar kebutuhan material tadi akan dicek dengan persedian material
di gudang, apabila persediaan di gudang dapat memenuhi kebutuhan material yang
diperlukan baik sebagian maupun semuanya maka Departemen DP akan membuat
surat pengadaan material yang ditujukan untuk Departemen Pergudangan sebagai
surat tembusan untuk mengeluarkan material yang diperlukan dari gudang. Tapi
apabila stock di gudang tidak dapat memenuhi semua atau sebagian kebutuhan
material, maka Departemen DP membuat surat permintaan pembelian material yang
ditujukan ke Departemen Operasional Pengadaan (OP) untuk dilakukan pembelian
material ke supplier / vendor. Setelah Departemen DP membuat berbagai surat yang
digunakan untuk memenuhi pengadaan material maka Departemen DP akan membuat
laporan pengadaan material yang nantinya ditujukan kepada manajerial sebagai
laporan pertanggungjawaban pengadaan material.
Permasalahan yang ada pada proses pengadaan material di atas adalah, PT
PAL Indonesia Persero melakukan pengadaan material setiap awal pengerjaan
proyek, sehingga material-material tersebut akan menumpuk di gudang, hal ini akan
berdampak pada besarnya biaya penyimpanan material dan berpengaruh naiknya
biaya produksi suatu produk. Selain itu material-material yang telah dibeli akan
tertahan lama di gudang, hal ini akan berdampak pada turunnya kualitas material.
Oleh karena itu perlu dibuat suatu sistem penjadwalan untuk menyelesaikan
permasalah pengadaan material di atas.
STIKOM
Salah satu metode penjadwalan yang dapat menangani permasalahan di atas
adalah Material Requirement Planning (MRP). Menurut Falahah (2007:7) konsep ini
muncul dari proses pengolahan bill of material (BoM) atau daftar kebutuhan material
yang harus disediakan untuk memproduksi pesanan dari konsumen. Logika dari MRP
sendiri terdiri dari produk apa yang akan dibuat, apa yang diperlukan untuk membuat
produk tersebut, apa yang sudah dimiliki dan apa yang belum dimiliki. Menurut
Falahah (2007:8) Metode MRP ini sangat cocok diterapkan untuk seluruh perusahaan
manufaktur dalam menyelesaikan masalah pengadaan material. Oleh karena itu
penulis membuat sistem penjadwalan pengadaan material dengan metode MRP di PT
PAL Indonesia Persero untuk membantu menyelesaikan permasalahan di atas.
1.2Perumusan Masalah
Sesuai dengan latar belakang masalah di atas maka dapat dirumuskan
sebagai berikut.
1. Bagaimana menghasilkan sistem penjadwalan pengadaan material yang optimal
agar tidak terjadi penumpukan material di gudang.
2. Bagaimana menerapkan metode MRP dalam sistem penjadwalan pengadaan
material tersebut.
1.3Pembatasan Masalah
Dalam Pembuatan sistem ini penulis membatasi ruang lingkup masalah
sebagai berikut:
1. Sistem tidak membahas masalah pembelian, harga pembelian
STIKOM
2. Sistem tidak membahas hal-hal yang menyangkut aliran dana, tender pengadaan
material dan barang retur atau rusak
3. Sistem hanya mendapatkan inputan Master Production Schedule (MPS) dari
Divisi Direktorat Teknologi (Dirtek).
4. Sistem hanya membahas jadwal kedatangan material.
5. Sistem menggunakan metode Material Requirement Planning (MRP) beserta
sifat-sifatnya sebagai acuan untuk menentukan penjadwalan pengadaan material.
6. Sistem ini menggunakan teknik Lot- for-lot sebagai metode Lot Sizing
7. Sistem tidak membahas metode Manufacturing Resource Planning (MRP II)
beserta sifat-sifatnya.
1.4Tujuan
Sesuai dengan latar belakang masalah di atas maka dapat dirumuskan
sebagai berikut.
1. Menghasilkan sistem penjadwalan pengadaan material yang optimal agar tidak
terjadi penumpukan material di gudang.
2. Menerapkan metode MRP dalam sistem penjadwalan pengadaan material
tersebut.
1.5Sistematika Penulisan
Dalam penulisan tugas akhir ini akan dijelaskan juga sistematika
penyusunan sesuai prosedur yang ada.
STIKOM
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini merupakan gambaran umum penulisan yang berisi latar belakang
masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, dan keterangan mengenai
sistematika penulisan.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan tentang landasan teori yang digunakan oleh penulis
dalam perancangan sistem. Landasan teori yang digunakan adalah: Konsep dasar
manajemen permintaan, material requirement planning (MRP), perancangan sistem
danMetode Lot Sizing.
BAB III : ANALISIS & PERANCANGAN SISTEM
Bab ini menjelaskan mengenai analisis permasalahan, perancangan sistem,
perancangan proses, alur sistem, struktur database, desain input output, dan rencana
uji coba program.
BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
Bab ini menjelaskan tentang implementasi program, berisi langkah-langkah
implementasi perancangan program dan hasil implementasi program, serta analisis
terhadap kinerja program tersebut.
BAB V : PENUTUP
Bab ini berisi kesimpulan yang menjawab pernyataan dalam perumusan
masalah dan beberapa saran yang bermanfaat dalam pengembangan program di
waktu mendatang.
STIKOM
2.1 Konsep Dasar Manajemen Permintaan
“Pada dasarnya manajemen permintaan (demand management)
didefinisikan sebagai suatu fungsi pengelolaan dari semua permintaan
produk untuk menjamin bahwa penyusun jadwal induk (master
scheduler) mengetahui dan menyadari semua permintaan produk itu. Manajemen permintaan akan menjaring informasi yang berkaitan dengan peramalan (forecasting), order entry, order promising, branch warehouse requirements, pesanan antar pabrik (interplant orders), dan kebutuhan untuk service parts.” (Gaspersz, 2004:71)
”Secara garis besar aktivitas-aktivitas dalam manajemen permintaan dapat
dikategorikan ke dalam dua aktivitas utama, yaitu: pelayanan pesanan (order service)
dan peramalan (forecasting)” (Gaspersz, 2004:71). Ilustrasi pada Gambar 2.1
Gambar 2.1 Aktivitas Pelayanan Pesanan
Pada dasarnya pelayanan pesanan (order service) merupakan suatu proses
yang mencakup aktivitas-aktivitas penerimaan pesanan, pemasukkan pesanan (order
entry), serta membuat janji kepada pelanggan (oreder promising) berkaitan dengan
produk dari perusahaan. Proses pelayanan pesanan termasuk pula penerjemahan apa
yang diinginkan oleh pelanggan (customers) ke dalam bentuk-bentuk yang digunakan
STIKOM
oleh pihak pembuat produk (manufacturer) atau pihak distributor. Pelayanan pesanan
biasanya bertanggung jawab untuk menanggapi kebutuhan pelanggan dan
berinteraksi dengan penyusun jadwal induk (master scheduler) guna menjamin
ketersediaan produk.
2.2 Material Requirement Planning (MRP)
“Material Requirement Planning (MRP) atau perencanaan kebutuhan material adalah konsep yang muncul dari proses pengelolaan
bill of material (BoM) atau daftar kebutuhan material yang harus tersedia untuk membuat suatu produk tertentu. Logika pengadaan material dirancang agar dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:
1. Produk apa yang akan dibuat?
2. Apa yang diperlukan untuk membuat produk tersebut?
3. Apa yang sudah dimiliki?
4. Apa yang harus dibeli?
Logika ini disebut sebagai persamaan manufaktur universal. Logika ini dapat diterapkan pada produk apa saja. Baik untuk membuat pesawat, sampai membuat makanan cepat saji.” (Falahah, 2007:7)
Dalam situasi manufaktur, permintaan akan bahan baku, komponen, sub
rakitan, dan sebagainya bergantung pada rencana produksi untuk produk akhir.
Karena itu untuk menentukan berapa banyak komponen atau bagian yang akan
dibutuhkan dalam setiap periode mendatang dalam cakupan waktu perencanaan kita
harus mengetahui produksi untuk produk akhir. Kebutuhan produk akhir ditentukan
oleh ramalan penjualan (forecast). MRP memanfaatkan informasi tentang
kebergantungan pada permintaan ini untuk memanajemen persediaan untuk
komponen.
Metode ini dikembangkan secara spesifik dengan tujuan berhadapan dengan
kompleksitas penempatan waktu dan hubungannya dengan inventori. Persediaan
STIKOM
pengendalian ini memperhatikan hubungan antar item persediaan, sehingga dapat
meningkatkan efisiensi dalam menentukan hubungan setiap item secara cepat dan
tepat.
Perencanaan akan menjadi input yang sangat baik untuk sistem produksi
baik sistem produksi dengan product layout atau flowshop. Hal ini disebabkan lead
time produksinya pendek. Tetapi pada sistem produksi jobshop (process layout)
dimana aliran produk menjadi lebih kompleks dan komponen berbeda harus berbagi
mesin yang sama sehingga sering timbul antrian yang cukup besar, maka lead time
produksinya pada umumnya panjang, sehingga kontrol aliran produk dan utilisasi
sumber-sumber yang digunakan menjadi lebih sulit dan lebih rinci. Tujuan utama dari
MRP adalah untuk merancang suatu sistem yang mampu menghasilkan informasi
untuk melakukan aksi yang tepat dalam pembelian bahan maupun produksi, baik
merupakan keputusan yang baru atau perbaikan atas keputusan yang lalu.
Keberhasilan suatu sistem manufaktur sangat tergantung pada kemampuan untuk
mengontrol aliran bahan yang tepat pada saat yang tepat untuk memenuhi jadwal
pengiriman kepada konsumen, menekan jumlah persediaan seminimum mungkin,
memelihara tingkat pembebasan atas pekerjaan dan mesin, dan pada akhirnya untuk
mencapai efisiensi produksi yang optimum. Kebutuhan dalam tiap level dari struktur
produk mempunyai dua macam komponen yaitu jumlah dan waktu.
Prinsip dasar pendekatan MRP berkenaan dengan permintaan. Kebutuhan
permintaan dibagi menjadi dua yaitu:
STIKOM
1. Permintaan Independen (tidak tergantung)
Permintaan disebut independen apabila kebutuhan permintaan untuk item tersebut
tidak tergantung dengan jumlah item yang lain. Yang termasuk dalam permintaan
independen ini adalah produk akhir karena berasal dari sumber yang independen
di luar sistem produksi. Biasanya didapat dari hasil peramalan, sales order, dan
distributions order.
2. Permintaan Dependen (tergantung)
Permintaan disebut dependen apabila kebutuhan /permintaan untuk item tersebut
tidak tergantung dengan jumlah item lain pada level yang lebih tinggi. Yang
termasuk dalam kebutuhan jenis ini adalah sub-assemblies, komponen dan bahan
baku yang jumlahnya didapatkan dari perkalian antara perencanaan produksi pada
level akhir dengan kebutuhan tiap komponen. Permintaan yang dependen dapat
dihitung dengan peramalan.
2.2.1 Input dari MRP
Ada beberapa inputan yang dibutuhkan untuk proses Material Requirement
Planning (MRP) diantaranya adalah:
A. Master Production Schedule (Jadwal Induk Produksi)
Jadwal Induk Produksi didasarkan pada peramalan atas kebutuhan
permintaan dependen dari setiap produk akhir yang akan dibuat. MPS merupakan
proses alokasi untuk membuat sejumlah produk yang diinginkan dengan
memperhatikan kapasitas yang dimiliki.
B. Item Master (Status Persediaan)
STIKOM
Menggambarkan status semua item yang ada dalam persediaan. Setiap item
persediaan harus didefinisikan untuk menjaga kekeliruan perencanaan.
Pencatatan-pencatatan itu harus dijaga agar selalu menggambarkan keadaan yang
paling akhir dengan selalu melakukan pencatatan tentang transaksi-transaksi yang
terjadi, seperti penerimaan, pengeluaran produk gagal, lead time, persediaan
cadangan, dan catatan-catatan penting lainnya dari semua item.
C. Bill of Material
Bill of Material adalah suatu (sub assembly) yang dibutuhkan untuk
memenuhi kebutuhan apabila perusahaan mampu memproduksi sendiri sub assembly
nya (Katherine, 2003). Struktur dari BOM dapat dilihat pada Gambar2.2.
Gambar 2.2 Bill of Material
D. Lead Time
Yang dimaksud dengan lead time dari suatu item atau komponen dapat
dibedakan menjadi dua yaitu:
STIKOM
D.1 Lead Time Purchasing
Lead Time Purchasing yaitu selang waktu antara barang mulai dipesan dari
suplier sampai dengan barang diterima di pabrik (apabila material dipesan dari pabrik
lain).
D.2 Lead Time Manufacturing
Lead Time Manufacturing yaitu selang waktu antara barang mulai
diproduksi sampai barang tersebut jadi dan siap untuk digunakan (untuk material
yang diproduksi sendiri).
2.2.2 Langkah-Langkah Dalam Proses MRP
Ada beberapa urutan langkah dalam proses MRP diantaranya adalah:
A. Syarat Pendahuluan
Syarat-syarat pendahuluan yang harus tersedia pada proses MRP ini adalah:
1. Ada dan tersedianya jadwal rencana dan jumlah pesanan dari item/produk.
2. Item persediaan mempunyai identifikasi khusus.
3. Tersedianya struktur produk pada saat perencanaan.
4. Tersedianya catatan tentang persediaan untuk semua item, yang menyatakan
keadaan sekarang dan yang akan datang/direncanakan.
B. Asumsi-Asumsi
Asumsi-asumsi dari sistem MRP yang standar adalah sebagai berikut:
1. Adanya data file yang terintegrasi.
2. Lead time untuk semua bahan diketahui.
STIKOM
3. Setiap bahan persediaan selalu ada dalam pengendalian.
4. Semua komponen untuk suatu perakitan dapat disediakan pada saat perakitan
akan dilakukan.
5. Pengadaan dan pemakaian komponen bersifat diskrit.
6. Proses pembuatan suatu item tidak bergantung terhadap pembuatan item lainnya.
C. Perhitungan
Proses perhitungan untuk mendapatkan kebutuhan bersih yang biasanya
merupakan selisih kebutuhan kotor dengan keadaan persediaan. Beberapa rumus
perhitungan dan keterangan yang digunakan dalam MRP sistem untuk tiap periode
selama horison peremcaan adalah:
C.1 Gross Requirement (GR = Kebutuhan Kotor)
Total permintaan yang diharapkan dari suatu item atau bahan baku untuk
masing-masing periode waktu. Untuk produk akhir (independent demand item),
jumlah kebutuhan kotor diperoleh dari MPS, sedangkan untuk komponen-komponen
penyusun (dependent demand item), jumlah kebutuhan kotor ditentukan dari rencana
pemesanan (planned order release) item induk atau item yang memiliki item yang di
atasnya dikalikan dengan kelipatan tertentu sesuai dengan struktur produk dan
kebutuhan. Rumus gross requirement untuk produk akhir adalah:
GRt = MPS (GRt)
Sedangkan rumus gross requirement untuk komponen-komponen penyusun
adalah:
STIKOM
GRt = PORelt
C.2 On Hand Inventory (OHI = Persediaan Awal)
Menyatakan jumlah persediaan yang tersedia pada suatu periode waktu
tertentu. Nilai persediaan pada awal periode diinputkan sesuai dengan jumlah
persediaan saat itu. Nilai-nilai OHI pada periode berikutnya ditetapkan dengan rumus
sebagai berikut:
OHIt = OHIt-1 + PORt - GRt
Apabila didapatkan nilai OHI yang negatif maka OHI = 0.
C.3 Net Requirement (NR = Kebutuhan Bersih)
Jumlah kebutuhan yang sebenarnya yang dibutuhkan pada masing-masing
periode waktu untuk memenuhi kebutuhan item pada gross requirement. Rumus yang
digunakan untuk mendapatkan net requirement adalah:
NRt = GRt - PORt - OHIt-1
Bila nilai NR negatif maka ini berarti pada periode tersebut tidak perlu
dilakukan pemesanan.
C.4 Planned Order Receipts (POR = Rencana Penerimaan)
Rencana penerimaan merupakan jumlah dari pemesanan yang direncanakan
(belum tiba) dalam suatu periode. Rencana penerimaan pada periode t ini akan ada
dengan sendirinya jika terdapat kebutuhan bersih (NRt) suatu sistem pada periode
STIKOM
tersebut, dimana jumlah POR ini bergantung pada ukuran lot yang dipergunakan.
Adapun rumus untuk menentukan planned order receipts adalah:
PORt = NRt
Keterangan: Rumus ini hanya bisa digunakan apabila sistem menggunakan metode
Lot for lot
C.5 Planned Order Release (PORel = Rencana Pemesanan)
Rencana pemesanan pada suatu level atau tingkat menentukan kebutuhan
kotor pada level di bawahnya. Rencana pemesanan merupakan informasi terpenting
dari sistem Material Requirements Planning yang menunjukkan item apa, berapa
banyak dan kapan dibutuhkan. Nilai dari rencana pemesanan tergantung dari teknik
lot sizing yang digunakan dan nilainya sama dengan nilai Planned Order receipts
pada periode t + lead time. Lead time di sini sebagai waktu. Rumus yang digunakan
untuk penempatannya adalah:
PORelt = PORt + L
Keterangan :
GR : Gross Requirement (Permintaan Kotor)
OHI : On Hand Inventory (Persediaan Digudang)
NR : Need Requirement (Kebutuhan Bersih)
POR : Planned order receipts (Rencana kedatangan pesanan)
PORel : Planned order release (Rencana Pemesanan)
t : Time (Periode ke)
STIKOM
2.2.3 Output dari MRP
Ada beberapa jenis laporan yang dapat dihasilkan oleh proses MRP ini,
diantaranya adalah:
A. MRP Action / Exception Report
MRP Action Report memberikan informasi kepada perencana tentang
item-item yang perlu mendapatkan perhatian segera dan merekomendasikan tindakan yang
perlu diambil. Informasi ini berisi tentang:
1. Pengeluaran suatu pesanan
2. Reschedule in (expedite)
3. Reschedule out (de-expedite)
4. Pembatalan pesanan
Reschedule terjadi apabila terjadi kemunduran atau kemajuan dari proses
MRP. Reschedule terbagi menjadi 2 karena penyebab internal dan eksternal. Yang
internal biasa disebabkan oleh adanya kerusakan mesin, dan lain-lain yang terjadi
karena adanya kesalahan dari mesin atau perusahaan itu sendiri, sedangkan yang
eksternal terjadi karena keterlambatan pengiriman, dan lain-lain yang berada di luar
kontrol perusahaan.
B. MRP Pegging Report
MRP Pegging Report memberikan informasi untuk mempermudah
penelusuran sumber dari kebutuhan kotor, sehingga perencana akan dapat
menentukan kebutuhan yang diakibatkan oleh adanya pesanan. Ada 2 macam pegging
report yaitu:
STIKOM
B.1 Single- level Pegging Report
Berisi laporan yang terperinci mencakup proses secara keseluruhan
mengikuti BOM.
B.2 Full Pegging Report
Menunjukkan kebutuhan sepenuhnya sampai MPS end item.
2.3 Lot Sizing
Lot sizing adalah suatu metode perhitungan yang digunakan untuk
menentukan jumlah dan waktu order suatu material, dilakukan sehingga biaya
inventori perusahaan dapat diminimumkan. Menurut Soegihardjo (1999:151) metode
Lot for lot adalah metode penentuan jumlah persediaan bahan baku ditetapkan
sedemikian rupa untuk memenuhi kebutuhan bersih satu periode tunggal.
Menurut Soegihardjo (1999:153) Teknik Lot for lot ini cukup baik dipakai
jika order cost (setup cost) / biaya pembelian produk tersebut sangat kecil
dibandingkan dengan holding cost / biaya penyimpanan (termasuk perawatan) yang
besar. Teknik ini cukup baik digunakan untuk produksi yang kontinyu dengan
volume yang besar atau untuk komponen-komponen yang mahal dengan frekuensi
kebutuhan yang jarang. Hal ini sesuai dengan kebutuhan penjadwalan pengadaan
material di PT PAL Indonesia Persero mengingat mahalnya perawatan setiap material
yang dibutuhkan.
STIKOM
2.4 Perancangan Sistem
Menurut Hartono (1999:197), perancangan atau disain sistem dapat
diartikan sebagai Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional sebagai
gambaran untuk persiapan rancang bangun implementasi bagaimana suatu sistem
dibentuk. Merencanakan sketsa atau mengatur beberapa elemen yang terpisah ke
dalam satu kesatuan yang utuh dan fungsional untuk mengkonfigurasikan
komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem. Tujuan dari
perancangan sistem ini adalah untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem dan
memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap pada
pemrograman komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat. Langkah-langkah
2.4.1 Diagram Alir
Diagram alir (Flowchart) adalah diagram yang menunjukkan aliran di dalam
program atau prosedur sistem secara logika (Hartono, 1999:796). Diagram alir
digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan dokumentasi. Ada lima macam
diagram alir yaitu:
1. Diagram alir sistem (System flowchart)
2. Diagram alir dokumen (Document flowchart)
3. Diagram alir skematik (Schematic flowchart)
4. Diagram alir program (Program flowchart)
5. Diagram alir proses (Proses flowchart)
STIKOM
Dua macam diagram alir yang digunakan dalam sistem ini diantaranya
adalah: Diagram alir sistem (System flowchart) dan Diagram alir dokumen
(Document flowchart)
2.4.2 Diagram Berjenjang
Diagram berjenjang sering kali disebut HIPO (Hierarchy plus
Input-Proses-Output). Menurut Hartono (1999:787), HIPO adalah metodologi yang dikembangkan
sebagai alat dokumentasi program tetapi sekarang banyak digunakan sebagai alat
perancangan dan dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem. HIPO berbasis
pada fungsi, yaitu tiap modul dalam sistem digambarkan oleh fungsi utamanya.
2.4.3 Data Flow Diagram
Data flow diagram (DFD) adalah diagram yang menggunakan suatu notasi
untuk menggambarkan arus dari data sistem. DFD sering digunakan untuk
menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan
dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik, dimana data
tersebut mengalir, missal melalui telepon, surat, dan sebagainya. Selain itu, DFD juga
digunakan untuk menggambarkan sistem tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik
dimana data tersebut disimpan, missal file, kartu, microfilm, hard disk, tape, disket
dan sebagainya (Hartono, 1999:700).DFD merupakan alat yang digunakan pada
metodologi pengembangan sistem yang tersetruktur (structured analysis and design).
STIKOM
2.4.4 Diagram Entity-Relationship
Menurut Fathansyah (1999:64), Model Entity-Relationship yang berisi
komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing
dilengkapi dengan atribut-atribut yang merepresentasikan seluruh fakta dari “dunia
nyata” yang kita tinjau. Relasi antar entitas dalam sistem dapat digambarkan lebih
sstematik dengan menggunakan Diagram Entity-Relationship.
STIKOM
3.1Analisis Permasalahan
Sesuai dengan latar belakang masalah di atas diketahui permasalahan yang
ada selama ini adalah proses pengadaan material dilakukan setiap awal proyek
dikerjakan sehingga terjadi penimbunan material di gudang yang nantinya akan
mengakibatkan tingginya biaya penyimpanan material dan menurunnya kualitas
material tersebut. untuk lebih jelasnya dapat dilihat document flow pada gambar 3.1
[image:30.595.51.516.333.704.2]
Gambar 3.1 Document Flow Proses Pengadaan Material
STIKOM
Pada gambar 3.1 terlihat proses pengadaan material dimulai dari Direktorat
Teknologi menyerahkan data proyek kepada Departemen Production & Planning
Control (PPC) untuk dibuatkan daftar kebutuhan material, yang nantinya akan
diserahkan ke Departemen Dukungan Pengadaan (DP). Departemen DP, akan
mengecek stock material yang dibutuhkan, apabila stock material tidak memenuhi
kebutuhan maka Departemen tersebut akan membuat surat permintaan pembelian
material yang nantinya akan diserahkan ke Departemen Operasional Pengadaan (OP)
untuk dilakukan tender pembelian material kepada supplier/vendor, setelah
Departemen OP menyelesaikan proses tender pengadaan material maka surat
pertanggung jawaban akan diserahkan ke Departemen DP untuk mengupdate data
stock material. Setelah stock di gudang terpenuhi, Departemen DP akan membuat
surat permintaan pengadaan material untuk dikirim ke Departemen pergudangan
sebagai surat pengambilan material. Selain itu, surat permintaan pengadaan material
juga digunakan untuk membuat laporan pertanggung jawaban pengadaan material ke
manajerial.
3.2Perancangan Sistem
Sebelum membuat program aplikasi, terlebih dahulu dilakukan proses
perancangan sistem. Hal ini dilakukan dengan tujuan supaya aplikasi yang dibuat
dapat berfungsi sesuai dengan yang diharapkan yaitu mampu membantu
menyelesaikan permasalahan dengan hasil perhitungan data yang akurat.
Dalam perancangan sistem ini ada beberapa tahapan-tahapan yang harus
dilakukan. Adapun tahapan-tahapan dalam perancangan sistem yang dilakukan adalah
STIKOM
pembuatan Document Flow (sistem baru), System Flow, Data Flow Diagram (DFD),
Entity Relationship Diagram (ERD), dan Struktur Database yang digunakan dalam
program aplikasi ini.
3.2.1 Document Flow
Pembuatan Document Flow ini menggambarkan skema sistem baru
penjadwalan pengadaan material yang akan diterapkan PT PAL Indonesia Persero
untuk mengatasi masalah pengadaan materialnya. Adapun document flow nya dapat
dilihat gambar 3.2
Document Flow Proses Penjadwalan Pengadaan Material PT PAL Indonesia Persero
Manajerial Departemen Pergudangan Departemen Operasional Pengadaan Departemen Dukungan Pengadaan
Departemen PPC Direktorat Teknologi Bill of Material Data Proyek Pembuatan Bill of Material Selesai Acc Surat Pengadaan Material Bill of Material Material Laporan ACC Mulai Selesai Surat Jalan Acc Laporan Data Prosedure Produksi Pembuatan Prosedur Produksi Pembuatan Jadwal Pengadaan Material (Perhitungan MRP) Data Pesanan MPS Jadwal Pengadaan Material Pembuatan Surat & Laporan
Penjadwalan Pengadaan Material Surat Permintaan Pengadaan Material Surat Permintaan Pengeluaran Material Laporan Jadwal Pengadaan Material Tender Pengadaan Material Laporan Tender Pengadaan Material Update Data Leadtime Update Data Stock Data Leadtime Pembelian Data Stock Material
Gambar 3.2 Document Flow Proses Penjadwalan Pengadaan Material
STIKOM
Document flow proses penjadwalan pengadaan material dimulai dari
Direktorat Teknologi memberikan data proyek, MPS, dan data pesanan yang berisi
data unik pesanan pelanggan kepada Departemen Production & Planning Control
(PPC). Di Departemen PPC, data pesanan tersebut digunakan untuk proses
pembuatan Bill of Material (BoM) dengan acuan data BoM yang telah ada
sebelumnya. Proses tersebut menghasilkan data BoM yang nantinya digunakan
sebagai inputan proses pembuatan jadwal pengadaan material (Perhitungan MRP).
Dalam proses pembuatan jadwal pengadaan material, selain data BoM juga
diperlukan data proyek dan Master Production Schedule (MPS) dari Direktorat
Teknologi untuk menghasilkan jadwal pengadaan material dengan acuan data stock
material dan data leadtime proses pembelian. Jadwal pengadaan material tadi
nantinya akan dikirim ke Departemen Dukungan Pengadaan sebagai acuan untuk
melakukan proses pengadaan material.
Di Departemen Dukungan Pengadaan, dokumen jadwal pengadaan tadi akan
digunakan untuk membuat surat permintaan pengadaan material yang nantinya akan
dikirim ke Departemen Operasional Pengadaan, surat permintaan pengeluaran
material yang akan dikirim ke Departemen Pergudangan dan Laporan Penjadwalan
Pengadaan Material yang nantinya akan diserahkan kepada manajerial sebagai
laporan pertanggungjawaban atas proses penjadwalan pengadaan untuk proses yang
telah ditentukan. Selain itu dokumen jadwal pengadaan tadi akan digunakan sebagai
acuan untuk mengurangi stock yang ada di gudang.
STIKOM
3.2.2 System Flow
Pembuatan system flow ini berguna untuk menunjukkan arus kerja dari
sistem yang bersangkutan (jalannya sistem) secara menyeluruh. Untuk lebih jelasnya
dapat dilihat pada gambar 3.3.
Gambar 3.3 System Flow Proses Penjadwalan Pengadaan Material
System flow penjadwalan pengadaan material pada PT PAL Indonesia
Persero ini menggambarkan alur sistem yang akan dibuat untuk mengatasi masalah
pengadaan material. Dalam sistem ini terdapat enam entitas yang berperan,
diantaranya adalah Direktorat Teknologi, Departemen Production & Planning
Control (PPC), Departemen Dukungan Pengadaan, Departemen Operasional
Pengadaan, Departemen Pergudangan, dan Manajerial.
Sistem ini dimulai dari Direktorat Teknologi menyerahkan data material,
data produk, data proyek, dan data BoM, kepada Departemen PPC, di Departemen
STIKOM
PPC data-data tersebut diinputkan ke sistem untuk disimpan ke dalam tabel Master
Material, tabel Master Produk, tabel Master Proyek, dan Arsip BoM. Data pada
tabel-tabel tersebut nantinya digunakan untuk proses Pembuatan Data BoM ditambah
dengan Data Pesanan Proyek sebagai data unik permintaan konsumen. Output dari
proses tersebut ditambah dengan Data MPS yang diberikan oleh Direktorat Teknologi
serta tabel Data Stock Material dan tabel Data Leadtime Pembelian digunakan
sebagai inputan untuk proses Penjadwalan Pengadaan Material yang nantinya hasil
dari proses ini akan dimasukkan ke dalam tabel Data Jadwal Pengadaan Material.
Oleh Departemen Dukungan Pengadaan, tabel Data Jadwal Pengadaan
Material tersebut akan digunakan untuk Proses Pembuatan Surat & Laporan
Penjadwalan Pengadaan Material yang nantinya akan diserahkan ke Departemen
Operasional Pengadaan untuk diadakan, Departemen Pergudangan Untuk dikeluarkan
dari gudang, serta Manajerial sebagai laporan untuk jadwal pengadaan material.
3.2.3 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD)adalah gambaran aliran informasi yang terdapat
dalam suatu sistem. Diagram ini menjelaskan lebih lanjut proses yang terdapat pada
diagram berjenjang dengan alur data yang terjadi pada setiap proses. Data flow
diagram (DFD) berfungsi untuk menggambarkan proses aliran data yang terjadi di
dalam sistem dari tingkat yang tertinggi sampai yang terendah sehingga
memungkinkan untuk dilakukan proses dekomposis, partisi atau pembagian sistem ke
dalam bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih sederhana. Adapun penjelasan dari
DFD dapat dilihat sebagai berikut:
STIKOM
A. Context Diagram
Context diagram merupakan diagram pertama dalam rangkaian DFD yang
menggambarkan entitas-entitas yang berhubungan dengan suatu sistem. Pada context
diagram sistem penjadwalan pengadaan material PT PAL Indonesia Persero terdapat
4 external entity , yaitu: Direktorat Teknologi, Departemen Operasional Pengadaan,
Departemen Pergudangan, dan Manajerial. Masing–masing dari entity tersebut
memberikan input dan oleh sistem akan diberikan keluaran atau output yang berupa
laporan atau lainnya.
Laporan Manajerial Sistem Penjadwalan Pengadaan
Surat Permintaan Pengeluaran Material Laporan Tender Pengadaan Material
Surat Permintaan Pengadaan Material Data Material
Data BoM
Data Proyek
MPS
Data Produk
Data Pesanan Proyek
0
Sistem Penjadwalan Pengadaan Material PT PAL Indonesia
+
Direktorat Teknologi
Departemen Operasional Pengadaan
Departemen Pergudangan Manajerial
Gambar 3.4 Context Diagram Proses Penjadwalan Pengadaan Material
Pada gambar 3.4 Context Diagram Proses Penjadwalan Pengadaan Material
menjelaskan Direktorat Teknologi memberikan inputan berupa data proyek, data
material, data produk, data pesanan, data BoM dan Master Production Schedule
STIKOM
(MPS). Sedangkan sistem mengeluarkan output berupa surat permintaan pembelian
material untuk Departemen Operasional Pengadaan, surat permintaan pengadaan
material untuk Departemen Pergudangan, dan laporan penjadwalan pengadaan
material untuk Manajerial. Selain itu Departemen Operasional Pengadaan juga
memberikan inputan ke sistem berupa laporan tender pengadaan material.
B. DFD Level 0
Setelah context diagram maka digambarkan diagram yang lebih rinci, yang
disebut dengan DFD Level 0. DFD level 0 membentuk semua aliran proses input dan
output yang ada pada context diagram sebelumnya. Tiap-tiap proses tersebut akan
membuat hubungan yang saling terkait sehingga membentuk aliran proses yang
menggambarkan proses penjadwalan pengadaan material pada PT PAL Indonesia
Persero yang akan diterapkan. Level 0 proses penjadwalan pengadaan material
terdapat 5 sub proses yang membantu mendeskirpsikan proses tersebut diantaranya
adalah proses Input Data Baru, Pembuatan BoM Proyek, Pembuatan Jadwal
Pengadaan Material, Pembuatan Surat & Laporan Penjadwalan Pengadaan Material,
dan Update Data Stock & Leadtime Baru. Selain itu terdapat juga beberapa data store
yang berguna untuk menyimpan data-data diantaranya adalah MasterMaterial,
MasterProduk, MasterProyek, ArsipBoM, BoM, Jadwal Pengadaan Material, Data
Stock Material, dan Data Leadtime Pembelian. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat
pada gambar 3.5 DFD level 0 Proses Penjadwalan Pengadaan Material.
STIKOM
View Data Leadtime View Data Stock
View Data Proyek
View Data Leadtime View Data Stock
Data Stock Baru Data Leadtime Baru
Data Stock Baru
Laporan Tender Pengadaan Material Surat Permintaan Pengadaan Material Surat Permintaan Pengeluaran Material
Laporan Manajerial Sistem Penjadwalan Pengadaan View Jadwal Pengadaan Material
Jadwal Pengadaan Material View Data BoM
MPS
Data BoM Proyek Data Pesanan Proyek
Insert Data BoM
Insert Data Proyek
Insert Data Produk
Insert Data Material Data BoM Baru
Data Proyek Baru
Data Produk Baru Data Material Baru Data BoM Data Material Data Produk Data Proyek Direktorat Teknologi Departemen Operasional Pengadaan Departemen Pergudangan Manajerial 1 Input Data Baru + 1 MasterMaterial 2 MasterProduk 3 MasterProyek 4 ArsipBoM
2 Pembuatan BoM Proyek + 5 BoM 3 Pembuatan Jadwal Pengadaan Material +
6 Jadwal Pengadaan Material
4
Pembuatan Surat & Laporan Penjadwalan
Pengadaan Material
+
7 Data Leadtime Pembelian
8 Data Stock Material 5 Update Data Stock & Leadtime Baru +
Gambar 3.5 DFD level 0 Proses Penjadwalan Pengadaan Material
STIKOM
C. DFD L
P
Input Data
Proses ini
proses dan
pada gamb
Level 1 Pros
Pada DFD le
a Baru yang
menjelaska
n beberapa d
bar 3.6 DFD
Gam
ses Input D
evel 1 prose
g terdapat p
an bagaima
data store y
D Level 1 Pr
mbar 3.6 DF
Data Baru
es input dat
pada DFD le
ana aliran s
yang mendu
roses Input D
FD Level 1 P
ta baru ini a
evel 0 Penj
sistem yang
ukung. Untu
Data Baru.
Proses Inpu
adalah sub
adwalan Pe
g tersusun
uk lebih jela
ut Data Baru
proses dari
engadaan M
dari bebera
asnya dapat
u
Proses
Material.
apa sub
t dilihat
STIKOM
D. DFD L P Proses Sis Proses ini proses dan pada gamb
E. DFD L
P
sub proses
Level 1 Pros
Pada DFD le
stem Penjad
menjelaska
n beberapa d
bar 3.7 DFD
Gambar
Level 1 Pros
Pada DFD le
s dari Prose
ses Pembua
evel 1 Prose
dwalan Pen
an bagaima
data store y
D Level 1 Pr
r 3.7 DFD L
ses Pembua
evel 1 Prose
es Sistem Pe
atan BoM P
es pembuata
ngadaan Ma
ana aliran s
yang mendu
roses Pembu
Level 1 Pros
atan Jadwa
es Pembuata
enjadwalan
Proyek
an BoM pro
aterial yang
sistem yang
ukung. Untu
uatan BoM P
ses Pembuat
al Pengadaa
an Jadwal P
Pengadaan
oyek ini adal
terdapat p
g tersusun
uk lebih jela
Proyek.
tan BoM Pro
an Materia
Pengadaan M
n Material y
lah sub pros
pada DFD l
DFD level
beberapa s
dapat dilih
Material.
Gam
F. DFD L Materi
P
Pengadaan
Material y
sistem yan
l 0. Proses
sub proses d
hat pada ga
mbar 3.8 DF
Level 1 Pro ial
Pada DFD
n Material in
yang terdapa
ng tersusun
ini menjel
dan beberap
ambar 3.8 D
FD Level 1 P
oses Pembu
level 1 P
ni adalah su
at pada DFD
n dari beb
laskan baga
pa data store
DFD Level
Proses Pemb
uatan Sura
Proses Pemb
ub proses da
D level 0. P
berapa sub
aimana alira
e yang men
1 Proses P
buatan Jadw
at & Lapor
buatan Sur
ari Proses Si
Proses ini m
proses dan
an sistem y
ndukung. Un
Pembuatan J
wal Pengada
ran Penjadw
rat & Lapo
istem Penja
menjelaskan
n beberapa
yang tersusu
ntuk lebih je
Jadwal Pen aan Material walan Peng oran Penja adwalan Pen n bagaimana
a data store
mendukun
Pembuatan
Gambar 3.
G. DFD L
P
sub proses
DFD level
beberapa s
dapat dilih
ng. Untuk le
n Surat & La
9 DFD leve Material
Level 1 Pros
Pada DFD l
s dari Prose
l 0. Proses
sub proses d
hat pada gam
ebih jelasnya
aporan Penj
el 1 Proses P
ses Update
evel 1 Pros
es Sistem Pe
ini menjel
dan beberap
mbar 3.10 D
a dapat dilih
jadwalan Pe
Pembuatan S
Stock & D
ses Update
enjadwalan
laskan baga
pa data store
FD level 1 U
hat pada ga
engadaan M
Surat & Lap
Data Leadtim
Stock & D
Pengadaan
aimana alira
e yang men
Update Stoc
ambar 3.9 D
Material.
poran Penja
me Baru
ata Leadtim
n Material y
an sistem y
ndukung. Un
ck & Data L
DFD level 1
adwalan Pen
me Baru ini
yang terdap
yang tersusu
ntuk lebih je
H. DFD L
P
yang yang
yang dima
atau produ
GRt = PO
rumus OH
Proses Me
Proses Pla
Menghitun
Gambar 3
Level 2 Pros
Pada DFD le
berperan di
ana proses i
uk level 0. S
ORelt, Prose
HIt = OHIt-1+
enghitung N
anned Orde
ng Planned
.10 DFD Le
ses Perhitu
evel 2 prose
iantaranya a
ini menggu
Sedangkan u
s Menghitu
+PORt-GRt a
Net Require
er Release
Order Rele
evel 1 Prose
ungan MRP
es perhitung
adalah: Pros
unakan rumu
untuk komp
ung Onhand
apabila terd
ment (NR)
(POR) den
ease (PORe
es Pembuata
P
gan MRP ini
ses Menghit
us GRt = M
ponen penyu
d Inventory
dapat OHIt-1
dengan rum
ngan rumus
el) dengan
an Bill of M
i terdapat be
tung Gross
MPS(GRt) u
usunnya me
(OHI) den
1 yang negat
mus NRt =
s PORt =
rumus POR Material eberapa sub Requiremen untuk produ enggunakan ngan mengg
tive maka O
GRt-PORt
-NRt, dan
Relt = POR b proses
nt (GR)
uk akhir
n rumus
gunakan
OHIt=0,
-OHIt-1,
Proses
Rt + L.
STIKOM
Proses-pro
MPS, Tab
Leadtime.
nantinya a
Untuk lebi
oses ini men
bel Master
Sedangkan
akan digun
ih jelasnya d
Gamb
ndapat bebe
Data Proy
n output dar
nakan dalam
dapat dilihat
bar 3.11 DF
erapa inputa
yek, Tabel
ri proses in
m Proses P
t pada gamb
FD Level 2 P
an diantaran
Data Stock
ni adalah da
Pembuatan
bar 3.11.
Proses Perh
nya adalah:
k Material,
ata perhitun
Jadwal Pen
itungan MR
: Data BoM
, dan Tabe
ngan materia
ngadaan M
RP
M, Data
el Data
al yang
Material.
STIKOM
3.2.4 Entitas Relationship Diagram
ERD merupakan suatu desain sistem yang digunakan untuk
menggambarkan / menginterpretasikan, menentukan dan mendokumentasikan
kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan database. ERD juga menyediakan
bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan dari data user dan menunjukkan
hubungan (relasi) antar tabel. Dalam ERD data-data tersebut digambarkan dengan
menggambarkan simbol entity. Dalam perancangan sistem ini terdapat beberapa
entity yang saling terkait untuk menyediakan data-data yang dibutuhkan oleh sistem
yaitu :
A. Conceptual Data Model
Gambar 3.12. Conceptual Data Model
Conceptual Data Model (CDM) menggambarkan secara keseluruhan konsep
struktur basis data yang dirancang untuk suatu program atau aplikasi. Pada CDM
belum tergambar jelas bentuk tabel-tabel penyusun basis data beserta field-field yang
Arsi p BoM
P arent BoM Proyek
BoM Produk
BoM Mat eri al J adwal Pengadaan Proyek
J adwal Pengadaan Produk
J adwal Pengadaan Material
Data Stock Mat eri al
Data Leadt ime Material
Mast erMat erial ID_Material Nama_Material Spes if ik as i Sat uan
Mast erProduk ID_Produk Nama_Produk Periode_Produk si Kapas itas _Produk s i Sat uan
Mast erProy ek ID_Proy ek Nama_Proy ek Kons umen Mulai_Proy ek Pes anan J umlah_Pes anan
Ars ipBoM ID_Child Nama_Child Kebutuhan BoM Nama_BoM Kebutuhan Stoc k Leadtime Lev el J adwal Pengadaan Mat erial
Periode Leadtime Sat uan Kebutuhan Stoc k Pem belian Periode_Pembelian
Data Leadtime Pembelian Leadtime
Data Stoc k Mat erial Sat uan
Stoc k
STIKOM
terdapat pada setiap tabel. Tabel-tabel penyusun tersebut sudah mengalami
relationship atau hubungan tetapi tidak terlihat pada kolom yang mana hubungan
antar tabel tersebut. Pada CDM juga sudah didefinisikan kolom mana yang menjadi
primary key. CDM yang dirancang untuk aplikasi ini bisa dilihat pada Gambar 3.12.
B. Physical Data Model
Physical Data Model (PDM) menggambarkan secara detail konsep
rancangan struktur basis data yang dirancang untuk suatu program aplikasi. PDM
merupakan hasil generate dari Conceptual Data Model (CDM). Pada PDM tergambar
jelas tabel-tabel penyusun basis data beserta field-field yang terdapat pada setiap
tabel. Adapun PDM untuk aplikasi dapat dilihat pada gambar 3.13.
Gambar 3.13 Physical Data Model
ID_CHILD = I D_CHILD
ID_CHILD = ARS_ID_CHILD ID_PROYEK = ID_PROYEK
ID_PRODUK = ID_PRODUK
ID_MATERIAL = ID_MAT ERIAL ID_PROYEK = ID_PROYEK
ID_PRODUK = ID_PRODUK
ID_MATERIAL = I D_MAT ERIAL
ID_MATERIAL = ID_MAT ERIAL
ID_MATERIAL = ID_MAT ERIAL
MASTERMATERI AL ID_MATERI AL c har(6) NAMA_MATERI AL c har(50) SPESI FI KASI c har(150) SATUAN c har(10)
MASTERPRODUK ID_PRODUK c har(6) NAMA_PRODUK c har(50) PERIODE_PRODUKSI integer KAPASITAS_PRODUKSI integer
SATUAN c har(10)
MASTERPROY EK ID_PROY EK char(6) NAMA_PROY EK char(50) KONSUMEN char(50) MULAI _PROY EK dat e PESANAN char(50) JUMLAH_PESANAN integer
ARSIPBOM ID_CHILD c har(6) ARS_I D_CHI LD c har(6) NAMA_CHILD c har(50) KEBUTUHAN integer
BOM ID_MATERI AL char(6) ID_PRODUK char(6) ID_PROY EK char(6) ID_CHILD char(6) NAMA_BOM char(50) KEBUTUHAN integer STOCK integer LEADTIME integer LEVEL integer J ADW AL_PENGADAAN_MATERI AL
ID_MATERI AL c har(6)
ID_PRODUK c har(6)
ID_PROY EK c har(6)
PERIODE integer
LEADTIME integer
SATUAN c har(10)
KEBUTUHAN integer
STOCK integer
PEMBELIAN integer
PERIODE_PEMBELI AN integer
DATA_LEADTIME_PEMBELI AN ID_MATERI AL char(6)
LEADTIME integer
DATA_STOCK_MATERIAL ID_MATERI AL c har(6) SATUAN c har(10) STOCK integer
STIKOM
3.2.5 Struktur Database
Berikut ini adalah rancangan seluruh tabel yang digunakan dalam aplikasi:
1. Nama Tabel : MasterProyek
Primary Key : ID_Proyek
Foregn Key : -
Fungsi : Menyimpan data-data proyek
Tabel 3.1. MasterProyek
No Field Type Length Key
1 ID_Proyek Varchar 6 Primary Key
2 Nama_Proyek Varchar 50
3 Konsumen Varchar 50
4 Mulai Proyek Date
5 Pesanan varchar 50
6 Jumlah_Pesanan Integer
2. Nama Tabel : MasterMaterial
Primary Key : ID_Material
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data-data Material
Tabel 3.2 MasterMaterial
No Field Type Length Key
1 ID_Material Varchar 6 Primary Key
2 Nama_Material Varchar 50
3 Spesifikasi Varchar 150
4 Satuan Varchar 6
STIKOM
3. Nama Tabel : MasterProduk
Primary Key : ID_Produk
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data-data Produk
Tabel 3.3 MasterProduk
No Field Type Length Key
1 ID_Produk Varchar 6 Primary Key
2 Nama_Produk Varchar 50
3 Periode_Produksi Integer
4 Kapasitas_Produksi Integer
5 Satuan Varchar 50
4. Nama Tabel : ArsipBoM
Primary Key : ID_Child
Foreign Key : ID_Parent
Fungsi : Menyimpan Data-data dan hirarki Bill of Material
Tabel 3.4 ArsipBoM
No Field Type Length Key
1 ID_Parent Varchar 6
2 ID_Child Varchar 6 Primary Key
3 Nama_Child Varchar 50
4 Kebutuhan Integer
5. Nama Tabel : BoM
Primary Key : ID_BoM
Foreign Key : ID_Proyek, ID_Produk, ID_Material, ID_Parent
Fungsi : Menyimpan data-data Bill of Material dari suatu proyek
STIKOM
Tabel 3.5 BoM
No Field Type Length Key
1 ID_BoM Varchar 6 Primary Key
2 Kebutuhan Integer
3 Level Integer
4 Stock Integer
5 Leadtime Integer
6 ID_Proyek Varchar 6 Foreign Key
7 ID_Produk Varchar 6 Foreign Key
8 ID_Material Varchar 6 Foreign Key
9 ID_Parent Varchar 6 Foreign Key
6. Nama Tabel : JadwalPengadaanMaterial
Primary Key : -
Foreign Key : ID_Material, ID_Produk, ID_Proyek
Fungsi : Menyimpan data jadwal pengadaan material
Tabel 3.6 JadwalPengadaanMaterial
No Field Type Length Key
1 ID_Material Varchar 6 Foreign Key
2 ID_Produk Varchar 6 Foreign Key
3 Periode Integer
4 Leadtime Integer
5 Satuan Varchar 10
6 Kebutuhan Integer
7 Stock Integer
8 Pembelian Integer
9 ID_Proyek Varchar 6
10 Periode_Pembelian Date
7. Nama Tabel : DataLeadtimePembelian
Primary Key : -
STIKOM
Foreign Key : ID_Material
Fungsi : Menyimpan data leadtime pembelian material
Tabel 3.7 DataLeadtimePembelian
No Field Type Length Key
1 ID_Material Varchar 6 Foreign Key
2 Leadtime Integer
8. Nama Tabel : DataStockMaterial
Primary Key : -
Foreign Key : ID_Material
Fungsi : Menyimpan data stock material
Tabel 3.8 DataStockMaterial
No Field Type Length Key
1 ID_Material Varchar 6 Foreign Key
2 Satuan Varchar 10
3 Stock Integer
3.2.6 Disain Input Output
Setelah membuat Sistem Flow, Data Flow Diagram, ER-Diagram dan
perancangan database, maka dapat dibuat suatu disain input dan output untuk
menggambarkan jalannya sistem tersebut. Disain Input dan Output adalah suatu
rancangan dari form-form yang mengimplementasikan input dan rancangan output
yang berupa laporan-laporan dimana laporan-laporan tersebut akan digunakan
sebagai dokumentasi. Adapun disain input dan output tersebut antara lain adalah :
STIKOM
1. Disain Form Login
Disain Form login pada gambar 3.14 ini memiliki satu combobox yang
berguna untuk memilih departemen mana sebagai otoritas dan satu textbox yang
berguna untuk memasukkan Password sebagai validasi user serta button login untuk
masuk ke dalam aplikasi dan batal untuk membatalkan login.
Gambar 3.14. Disain Form Login
2. Disain Form Master Data Material
Disain form master data material pada gambar 3.15 ini memiliki beberapa
textbox yang digunakan untuk mengisi data-data id_material, nama_material, dan
spesifikasi serta satu combobox yang berguna untuk memilih jenis satuan. Selain itu
terdapat juga tiga button yang terdiri dari insert untuk menginsert data baru, button
update untuk mengupdate data yang lama, serta button delete untuk mendelete data
[image:51.595.43.545.169.688.2]yang telah ada sebelumnya.
Gambar 3.15 Disain Form Master Data Material
FORM DATA MATERIAL ID_Material :
Nama _Material : Spesifikasi : Satuan :
Insert Update Delete
Departemen :
Password :
Login Batal
STIKOM
3. Disain Form Master Data Proyek
Disain form master data proyek pada gambar 3.16 ini memiliki beberapa
textbox untuk memasukkan data id_proyek, nama_proyek, dan konsumen, serta satu
date time picker berguna untuk memasukkan tanggal mulai proyek, dan tiga button
yang terdiri dari insert untuk menginsert data baru, button update untuk mengupdate
data yang lama, serta button delete untuk mendelete data yang telah ada sebelumnya.
Gambar 3.16 Disain Form Master Data Proyek
4. Disain Form Master Data Produk
Disain Form Data Produk pada gambar 3.17 ini memiliki tiga textbox untuk
memasukkan data id_produk, nama_produk, dan spesifikasi, serta dua numeric
updown yang berguna untuk memasukkan nilai periode produksi dan kapasitas
produksi, dan tiga button yang terdiri dari insert untuk menginsert data baru, button
update untuk mengupdate data yang lama, serta button delete untuk mendelete data
yang telah ada sebelumnya.
FORM DATA PROYEK Id_Proyek :
Nama _Proyek : Mulai Proyek : Konsument :
Insert Update Delete
STIKOM
Gambar 3.17 Disain Form Master Data Produk
5. Disain Form Update Stock
Disain form update stock pada gambar 3.18 ini memiliki satu combobox
yang digunakan untuk mencari id material, satu textbox untuk menampilkan satuan
material yang otomatis terisi apabila user memilih id_material dan numericupdown
jumlah stock yang digunakan untuk mengisi jumlah stock yang tersedia sekarang,
serta dua button untuk mengupdate jumlah stock material dan button batal untuk
membatalkan proses update data stock.
Gambar 3.18 Disain Form Update Data Stock
6. Disain Form Bill of Material
Disain Form Bill of Material pada gambar 3.19 ini memiliki beberapa
bagian diantaranya adalah header yang bertuliskan “Data BoM” dan terdapat dua
button diantaranya adalah button baru yang berguna untuk memasukkan data BoM
FORM UPDATE DATA STOCK ID Material :
Satuan :
Jumlah Stock :
Update Batal
FORM DATA PRODUK Id_produk :
Nama_produk : Periode_Produksi : Kapasitas_Produksi :
Insert Update Delete
STIKOM
baru dan button arsip yang berguna untuk mencari data BoM yang sudah pernah
dibuat sebelumnya sebagai referensi untuk membuat data BoM yang baru, selain itu
terdapat juga combobox yang hanya aktif apabila user menekan button arsip yang
berisi nama produk yang telah dibuatkan data BoM nya.
Bagian kedua dari form ini adalah bagian tengah yang berguna untuk
melihat data-data anggota BoM yang terdiri dari data grid view yang berguna
menampilkan data-data anggota dari data BoM, dan treeview yang berguna untuk
menampilkan bagian-bagian anggota pembentuk bill of material, dan button simpan
data BoM yang berguna untuk menyimpan data-data BoM yang telah lengkap.
Bagian terakhir dari form ini adalah bagian bawah yang berguna untuk
mengedit anggota BoM terdiri dari header bertuliskan “edit data BoM” dan combobox
yang berguna untuk memilih jenis data BoM yang terdiri produk dan material,
groupbox yang berguna untuk memilih data proyek sebagai acuan untuk membuat
data BoM terdiri dari combobox id proyek dan textbox nama proyek, groupbox yang
berguna untuk mengedit data anggota BoM, dan tiga button yang terdiri dari button
insert, update dan delete yang berguna untuk menginsert, update, dan delete data
anggota BoM. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.19.
STIKOM
Gambar 3.19 Disain Form Bill of Material
7. Disain Form Input Data MPS
Disain Form Input Data MPS pada gambar 3.20 ini memiliki beberapa
bagian diantaranya adalah bagian atas terdapat header dari form tersebut, bagian
sebelah kanan yang berguna untuk memilih proyek mana yang akan diinputkan data
MPSnya, bagian kiri atas adalah data grid view yang berisi daftar anggota BoM dan
bagian kiri bawah tersebut adalah data grid view yang berguna untuk menginputkan
data MPS dari setiap anggota BoM yang dipilih. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat
pada gambar 3.20.
Data BOM Nama Produk: NamaBoM LT OHI Need Level Parent
ID Proyek :
Nama Proyek :
Simpan BoM
Baru Arsip
Edit Data BoM Jenis BoM : ID BoM:
Nama: Leadtime: Onhand: Kebutuhan: Level: ID Parent :
Insert
Update
Delete
STIKOM
Gambar 3.20 Disain Form Input Data MPS
8. Disain Form Perhitungan MRP
Disain Form Perhitungan MRP pada gambar 3.21 ini memiliki combobox
yang berguna untuk memilih proyek mana yang akan dihitung MRP nya, dan
beberapa button pilihan metode yang berguna untuk memilih metode mana yang akan
diterapkan dalam perhitungan MRP tersebut, selain itu terdapat juga data grid view
yang berguna untuk menampilkan perhitungan MRP, dan button simpan di bawah
data grid view yang berguna untuk menyimpan data perhitungan MRP dalam
database. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada gambar 3.21.
INPUT DATA MASTER PRODUCTION SCHEDULE Data Proyek
ID Proyek:
Nama Proyek:
Data BoM
NamaBoM LT OHI Need Level Parent
Gross Requirement
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
SIMPAN
STIKOM
Gambar 3.21. Disain Form Perhitungan MRP
9. Disain Form Update Data Leadtime Pembelian Material
Disain form update data leadtime pembelian material pada gambar 3.22 ini
terdapat combobox untuk memilih ID_Material yang akan diupdate leadtime nya,
textbox nama material, dan numericupdown yang berguna untuk memasukkan data
leadtime terbaru. Selain itu ada juga button update untuk mengupdate data leadtime
dan button quit untuk ke luar dari form ini. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada
gambar 3.22.
Gambar 3.22. Disain Form Update Data Leadtime Pembelian Material
FORM UPDATE DATA LEADTIME PEMBELIAN MATERIAL ID_Material :
Nama_Material : Leadtime :
FORM PERHITUNGAN MRP Pilih Proyek: Pilih Metode:
Produk/Material Bulan 0 1 2 3 4 5 6 7 Kapal Escord Tug GR
LT: 1 SR
OHI
NR
POR
PORel
L4L EOQ POQ
SIMPAN
UPDATE
QUIT
STIKOM
10.Disain Form Jadwal Pengadaan Material
Disain form jadwal pengadaan material pada gambar 3.23 ini terdapat
combobox pilihan penjadwalan berdasarkan “kapan - apa saja” dan “apa – kapan
saja”, apabila memilih “kapan – apa saja” maka akan aktif combobox pilihan periode
yang akan dilihat jadwalnya, sedangkan apabila user memilih “apa – kapan saja”
maka akan muncul combobox pilihan material kapan saja diperlukan, serta data grid
view untuk memunculkan data yang diperlukan. Selain itu ada button cetak yang
digunakan untuk mencetak laporan ataupun surat sesuai jadwal pengadaan yang
dipilih. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.23.
<
