i Lutfan Zulwaqar
Penyiangan Koleksi di Perpustakaan Universitas Prof. Dr. HAMKA Limau Jakarta Selatan.
Tujuan penelitian ini untuk mengetahui kebijakan dan proses penyiangan koleksi pada Perpustakaan UHAMKA Limau. Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah metode deskriptif dengan menggunakan pendekatan penelitian kualitatif. Data dalam penelitian ini diperoleh melalui observasi, wawancara dan kajian pustaka.
Dari hasil penelitian dapat diketahui bahwa Perpustakaan UHAMKA Limau telah memiliki kebijakan tertulis tentang kegiatan penyiangan, meskipun masih terdapat kekurangan dalam kebijakan tersebut. Kebijakan tersebut berisi koleksi yang disiangi, yakni koleksi teks dan elektronik (CD & DVD). Kriteria koleksi yang disiangi yakni: dari kandungan informasi koleksi tersebut, dari keadaan fisik koleksi, keterpakaian koleksi. Jangka waktu penyiangan yang dibagi menjadi dua bagian, yakni: penyiangan harian, dan penyiangan jangka panjang. Dalam melakukan kegiatan penyiangan, Perpustakaan UHAMKA Limau mengalami beberapa hambatan seperti anggapan bahwa koleksi yang akan disiangi masih akan digunakan oleh pemustaka dimasa yang akan datang, dan anggapan bahwa semakin banyak koleksi, perpustakaan itu memiliki kelengkapan koleksi.
ii Assalamu’alaikum Wr. Wb
Segala puji bagi Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat, karunia serta bimbinganNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir Kuliah (Skripsi) ini dengan lancar dan tepat pada waktunya dengan judul “Penyiangan di Perpustakaan Universitas Prof. Dr. HAMKA Limau Jakarta Selatan”. Shalawat serta salam semoga selalu tercurah kepada Junjungan Nabi besar Muhammad SAW.
Pada proses penulisan skripsi ini banyak hambatan yang dihadapi penulis namun itu semua merupakan proses pembelajaran. Tersusunnya penulisan skripsi tidak terlepas dari bantuan dan partisipasi dari berbagai pihak, oleh karena itu penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Oman Fathurahman, M.Hum, selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Bapak Pungki Purnomo, MLIS dan selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dan Bapak Mukmin Suprayogi, M.Hum selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dan sebagai dosen pembimbing akademik. 3. Ibu Nurul Hayati M.Hum, sebagai dosen pembimbing skripsi yang telah
iii kepada penulis.
5. Ibu Endang Sri Setijawati S.Pd, selaku Kepala Perpustakaan UHAMKA Limau yang telah banyak membantu penulis selama melakukan penelitian di Perpustakaan Universitas Prof. Dr. HAMKA Limau Jakarta Selatan. 6. Septian Nur Hakim S.IP, Diva Artumarta, dan Bapak Muhidin selaku staff
perpustakaan yang banyak membantu penulis selama melakukan penelitian di Perpustakaan Universitas Prof. Dr. HAMKA Limau Jakarta Selatan. 7. Kedua orangtuaku Dadan Haerurohmana dan Tati Ahyati, adikku Sultan
Arif Nurrahman dan Latifah Aulia Rahman, khusus untuk Intan Mayasari terimakasih untuk setiap untaian doa, kasih sayang, perhatian, dukungan, semangat, dan motivasi yang begitu besar sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Tanpa dorongan semangat dari kalian skripsi ini tidak akan pernah ada.
8. Seluruh teman-teman Jurusan Ilmu Perpustakaan 2010, terima kasih atas segala kebersamaan, kekompakkan dan kenangan yang telah menjadi bagian dalam perjuangan hidup kita, saat ini dan yang akan datang. Tetap jaga rasa kekeluargaan di Jurusan Ilmu Perpustakaan.
9. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang telah membantu menyelesaikan skripsi ini.
iv
sempurnanya penulisan skripsi ini. Penulis berharap skripsi ini dapat memberi manfaat dan menambah wawasan bagi pembacanya.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb
Jakarta, 10 November 2014
v
ABSTRAK ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL ... ix
DAFTAR GAMBAR ... x
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah... 5
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 5
D. Metode Penelitian... 6
1. Jenis dan Pendekatan Penelitian ... 6
2. Sumber Data ... 7
3. Informan ... 7
4. Instrumen Penelitian yang Digunakan ... 7
5. Teknik Pengumpulan Data ... 7
6. Teknik Analisis Data ... 8
E. Sistematika Penulisan ... 9
vi
3. Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 13
4. Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 16
B. Penyiangan (weeding) Koleksi ... 21
1. Pengertian Penyiangan (weeding) Koleksi.………...21
2. Tujuan dan Manfaat Penyiangan (weeding) Koleksi………23
3. Kebijakan dan Kriteria Penyiangan (weeding) Koleksi…….25
4. Prosedur Penyiangan (weeding) Koleksi ………..39
5. Kendala Penyiangan (weeding) Koleksi……….……...43
6. Tindak Lanjut Koleksi yang Disiangi (weeding)………...44
C. Penelitian Terdahulu ... 45
BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS PROF DR HAMKA LIMAU JAKARTA SELATAN A. Sejarah Berdirinya Perpustakaan Universitas HAMKA Limau Jakarta Selatan ... 48
B. Visi, Misi Perpustakaan ... 49
C. Struktur Organisasi ... 50
D. Koleksi Perpustakaan ... 50
E. Sistem Pelayanan Perpustakaan ... 55
F. Keanggotaan ... 57
vii
I. Gedung dan Perlengkapan Perpustakaan ... 63
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Pelaksanaan Penelitian ... 66
1. Jangka Waktu Penelitian Informan 1 ... 66
2. Informan 1 ... 66
3. Informan 2 ... 67
4. Informan 3 ... 67
B. Hasil Penelitian dan Pembahasan 1. Kebijakan Penyiangan (weeding) di Perpustakaan Universitas Prof. Dr. HAMKA Limau Jakarta Selatan ... 67
a. Kebijakan Penyiangan (weeding) ... 67
b. Jangka Waktu Penyiangan (weeding) ... 77
c. Anggaran Penyiangan (weeding) ... 79
2. Proses Kegiatan Penyiangan (weeding) di Perpustakaan Universitas Prof. Dr. HAMKA Limau Jakarta Selatan ... 80
a. Prosedur Penyiangan (weeding) ... 80
b. Kendala Penyiangan (weeding) ... 85
c. Tindak Lanjut Kolesi yang Disiangi ... 88
BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ... 90
ix
x
1 BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Di era keterbukaan informasi saat ini, informasi begitu dahsyatnya berkembang setiap jam, menit, bahkan detik, sehingga semakin mudah dan cepat pencarian atau pengumpulan informasi itu dilakukan, demikian pula dengan jenis penyimpanan informasi tersebut. Di era saat ini penyimpanan informasi tidak melulu hanya pada kertas (tercetak), namun berkembang dengan pesat seiring berkembangnya teknologi, ada dalam bentuk visual, audio visual, CD Room dan elektronik.
Dengan era keterbukaan informasi saat ini, informasi berkembang dengan cepat dan kebutuhan informasi dirasakan sangat penting bagi masyarakat. Informasi merupakan kebutuhan pokok setiap orang bagi pengembangan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta merupakan bagian penting bagi ketahanan nasional.1 Dengan demikian menjadi sebuah tantangan tersendiri bagi perpustakaan yang menjawab tantangan dengan menyediakan informasi-informasi yang berkualitas baik tercetak maupun digital. Hal itu dilakukan dengan mencari, mengumpulkan, mengelola dan menyebarkan atau melayankan kepada seluruh masyarakat akademis pada khususnya dan masyarakat luas secara umumnya.
Kualitas suatu lembaga pendidikan, perguruan tinggi/lembaga riset
1
dan ilmu pengetahuan dapat dilihat dari jasa yang diberikan oleh perpustakaannya. Apapun jenisnya, perpustakaan memiliki peran sebagai penghimpun, pengolah dan penyampai informasi ke pemakainya.
Di dalam menyelenggarakan perpustakaan, salah satu hal yang utama adalah mengupayakan agar koleksi bahan pustaka dan layanan perpustakaan dapat berjalan baik2. Salah satu hal yang menjadi indikator baik atau buruknya suatu perpustakaan adalah kelengkapan jumlah koleksi baik dari keragaman koleksi, jenis koleksi, keterbaruan informasinya, dan jumlah koleksi yang dimilikinya. Sehingga pengguna perpustakaan tersebut bisa terpenuhi kebutuhan informasinya, baik dari kualitas informasi dan kuantitas atau keragaman sumber informasi tersebut.
Perpustakan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan, baik perustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademi maupun perpustakaan sekolah tinggi. Tujuan utamanya adalah membantu perguruan tinggi dalam menjalankan program pengajaran dan pendidikan.3
Sehubungan dengan peran perpustakaan perguruan tinggi tersebut, segala informasi yang dicari, dikumpulkan dan diolah kemudian dilayankan harus sesuai dengan kebutuhan informasi pengguna (civitas akademika) dan lingkungan perguuan tinggi. Kebutuhan informasi yang dibutuhkan pemakai tentunya sangat beragam dan kebutuhan tersebut banyak dipengaruhi oleh latar belakang pendidikan, perkembangan ilmu pengetahuan dan sosial
2
Sutarno NS, Tangung JawabPerpustakaan : alam mengembangkan masyarakat informasi, (Jakarta: Panta Rei, 2005), h. 101.
3
budaya masyarakat. Perpustakaan perguruan tinggi harus bisa menjadi “jantung perguruan tinggi”4, dengan demikian perpustakaan harus dapat menjadi sebuat tempat yang dapat memenuhi dan mendukung civitas akademika dalam hal informasi yang dibutuhkan. Hal itu tentunya bukan sesuatu yang mudah untuk dilakukan, terutama dalam hal penyiangan (weeding).
Menurut Standar Nasional Perpustakaan (SNP) 010:2011 tentang Perpustakaan Perguruan Tinggi, pertumbuhan koleksi di perpustakaan perguruan tinggi 1% dari total koleksi judul yang sudah ada, atau minimal 1 judul untuk 1 mata kuliah, diplih yang lebih besar.5 Hal menjadikan koleksi berkembang dengan cepat baik dari jumlah, bentuk, maupun dari kandungan informasi yang dimuat dalam koleksi sesuai dengan perkembangan bidang keilmuannya.
Dengan berkembangnya koleksi pada sebuah perpustakaan maka seorang pustakawan tidak mungkin mampu mengetahui kondisi koleksi secara mendetail secara menyeluruh, baik bentuk fisik maupun isi dari informasi tersebut. Maka dari itu penyiangan menjadi hal yang sangat diperlukan untuk mengurangi serta menjaga koleksi yang dimiliki perpustakaan, dan juga untuk mengetahui kondisi fisik dan isi informasi dari suatu koleksi. Koleksi tersebut mungkin ada yang rusak baik disengaja (disobek, penggunaan yang tidak semestinya) ataupun tidak disengaja (faktor alam, lembab, basah, rayap, sinar matahari).
4
A. Ridwan Siregar,Perpustakaan: energi pembangunan bangsa, (Medan: USU Press, 2004), h. 1 5
Dengan demikian upaya penyiangan ini dapat menentukan koleksi yang masih sesuai dengan kebutuhan, koleksi dan yang perlu diperbaiki sehingga koleksi tersebut bisa lebih lama digunakan, dan juga mengurangi biaya pembelian koleksi yang relatif cukup mahal. Maka dengan demikian penyiangan (weeding) sangat dipelukan.
Koleksi perpustakaan secara berkala seharusnya perlu disiangi agar koleksi bahan pustaka yang sudah kadaluarsa informasinya (out of date) bisa digantikan dengan yang mutakhir (update), dan juga memisahkan koleksi yang tingkat penggunaannya masih tinggi akan tetapi kondisi koleksi tersebut rusak, sehingga memerlukan upaya pelestarian bahan pustaka. Seperti buku yang rusak jilidnya, sehingga memerlukan penjilidan, penjilidan memungkinkan buku tetap berada dalam kondisi prima.6
Pada saat melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di perpustakaan UHAMKA penulis mengamati beragamnya material koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan tersebut, dan juga pada penulis menemukan koleksi dengan subjek tentang teknologi yang sudah out of date kandungan informasinya, seperti buku yang membahas tentang Microsoft Word 2003 selain daripada itu penulis menemukan koleksi yang keadaan fisiknya sudah rusak sedangkan buku itu sering digunakan oleh pemustaka, hal ibi terlihat dari lembar keterangan peminjaman yang terdapat pada cover belakang koleksi tersebut. Dengan mengamati hal itu membuat penulis ingin mengetahui bagaimana kebijakan dan proses penyiangan di perpustakaan tersebut.
6
Mengingat pentingnya penyiangan bahan pustaka dalam perpustakaan. Maka penulis merasa tertarik untuk melakukan penelitian tentang “Penyiangan Bahan Pustaka Perpustakaan Universitas Prof. Dr. Hamka Limau Jakarta Selatan”
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah
Agar pembahasan masalah yang akan dibahas dalam skripsi ini lebih terarah serta tidak meluas, maka penulis memberikan pembatasan masalah yang meliputi : kebijakan Perpustakaan Universitas HAMKA Limau dalam melaksanakan penyiangan, proses kegiatan penyiangan, serta kendala yang dihadapi dalam penyiangan.
Dari latar belakang dan pembatasan masalah di atas, maka permasalahan yang akan dibahas dapat dirumuskan sebagai berikut:
1. Bagaimana kebijakan Perpustakaan UHAMKA Limau dalam melaksanakan penyiangan bahan pustaka?
2. Bagaimana proses kegiatan penyiangan bahan pustaka di Perpustakaan UHAMKA Limau ?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui kebijakan penyiangan bahan pustaka yang dilaksanakan oleh Perpustakaan UHAMKA Limau
Manfaat yang diharapkan dalam penelitian ini terbagi menjadi 2 yaitu: manfaat akademis dan manfaat praktis.
1. Manfaat Akademis
a. Menambah khazanah pengetahuan ilmu perpustakaan, khususnya dalam bidang penyiangan bahan pustaka perpustakaan.
b. Penelitian ini diharapkan dapat dijadikan rujukan bagi penelitian selanjutnya yang memiliki kesamaan sengan topik penelitian ini.
2. Manfaat Praktis
a. Dapat menjadi masukan bagi pihak Perpustakaan UHAMKA Limau dalam pelaksanaan kegiatan perpustakaan, khususnya dalam penyiangan bahan pustaka.
b. Menambah wawasan baik bagi penulis maupun masyarakat pada umumnya.
D. Metode Penelitian
1. Jenis dan Pendekatan Penelitian
Jenis dari penelitian ini bersifat deskriptif, penelitian deskriptif dirancang untuk memberikan gambaran secermat mungkin mengenai situasi-situasi atau kejadian-kejadian tertentu.7
Pendekatan penelitian yang digunakan dalam penelitian ini yaitu pendekatan kualitatif. Pendekatan kualitatif yaitu penelitian yang analisis datanya bersifat penyelidikan, peneliti harus mendengarkan informasi
7
dari informan berdasarkan keterangan mereka. 2. Sumber Data
a. Data Primer, yaitu data yang berasal dari narasumber yang ditemui langsung di lapangan (lokasi penelitian) yakni staf penyiangan Perpustakaan Universitas HAMKA Limau.
b. Data Sekunder, yaitu sumber data penelitian yang diperoleh peneliti secara tidak langsung melalui media perantara. Data sekunder umumnya berupa bukti, catatan atau laporan historis yang telah tersusun dalam arsip yang dipublikasikan dan tidak dipublikasikan.
3. Informan
Informan adalah orang yang dimanfaatkan untuk memberikan informasi tentang situasi dan kondisi latar penelitian.8 yaitu sumber data penelitian yang diperoleh melalui narasumber yang bersangkutan, dalam hal ini adalah staf pepustakaan yang melaksanakan kegiatan penyiangan. 4. Instrumen Penelitian Yang Digunakan
Instrumen penelitian yaitu alat-alat perlengkapan penelitian9. Alat-alat tersebut berguna dalam pengumpulan informasi, seperti Alat-alat perekam suara (HP), kamera, kertas, bolpoint, dan daftar pertanyaan.
5. Teknik Pengumpulan Data
Untuk memperoleh data lapangan, penulis menggunakan teknik field research (penelitian lapangan). Peneliti merumuskan gagasan dan topik, selanjutnya peneliti memilih kelompok sosial atau lokasi untuk
8
Lexy J. Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif, (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2007), h.132 9
diteliti dan akhirnya melakukan penelitian dilokasi yang telah ditentukan tersebut. Dalam teknik ini, penulis menggunakan beberapa cara yaitu sebagai berikut:
1. Wawancara, penulis mengadakan tanya jawab dengan pihak yang berkaitan dengan objek penelitian penulis.10 Wawancara mendalam merupakan suatu cara mengumpulkan data atau informasi dengan cara langsung bertatap muka dengan informan, dengan maksud mendapatkan gambaran lengkap tentang topik yang diteliti. Wawancara mendalam dilakukan secara intensif dan berulang- ulang. 2. Observasi adalah penelitian yang pengambilan datanya bertumpu pada
pengamatan langsung terhadap objek penelitian.11
3. Kajian kepustakaan adalah penelitian yang datanya diambil terutama atau seluruhnya dari kepustakaan (buku, dokumen, artikel, laporan dan sebagainya).12
6. Teknik Analisis Data
Data akan dianalisa melalui tiga tahapan yaitu : reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan
1. Reduksi data
Reduksi data merujuk pada proses pemilihan, pemokusan, penyederhanaan, abstraksi, dan pentransformasian “data mentah” yang terjadi dalam catatan-catatan lapangan tertulis. Jadi, reduksi data adalah suatu bentuk analisis yang mempertajam, memilih,
10
Masri Singarinbun, Metode Penelitian Survey, (Jakarta: LP3ES, 1989), h. 92 11
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 63 12
memfokuskan, membuang dan menyusun data dalam suatu cara dimana kesimpulan akhir dapat digambarkan dan diverifikasikan13 2. Penyajian data
Setelah data direduksi penulis melakukan penyajian dalam bentuk teks naratif14.
3. Penarikan kesimpulan
Data–data yang terangkum dan dijabarkan dalam bentuk naratif penulis buatkan kesimpulan. Kesimpulan digunakan untuk menjawab rumusan masalah15.
E. Sistematika Penulisan
Dalam penulisan skripsi ini penulis menggunakan pedoman penulisan skripsi, tesis, dan disertasi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Sistematika penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut:
Bab I Pendahuluan
Pendahuluan yang berisi tentang uraian permasalahan yang didalamnya tercakup latar belakang masalah, rumusan dan pembatasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian dan sistematika penulisan.
Bab II Tinjauan Literatur
Pada bab ini membahas tentang pengertian perpustakaan perguruan tinggi, fungsi perpustakaan perguruan tinggi, tujuan perpustakaan
13
Krisyanto. Teknik Praktis Riset Komunikasi (Jakarta: Prenada Media Group, 2006) h. 129-130 14
Ibid., h. 131 15
perguruan tinggi, fungsi perpustakaan perguruan tinggi, peran perpustakaan perguruan tinggi, pengertian penyiangan (weeding), tujuan dan fungsi weeding, dan prosedur penyiangan bahan pustaka.
Bab III Gambaran Umum Perpustakaan Universitas Hamka Limau Dalam bab ini membahas tentang sejarah, visi, misi dan tujuan Perpustakaan Universitas HAMKA Limau, Sumber Daya Manusia. koleksi, keanggotaan, dan layanan yang ada.
Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan
Dalam bab ini membahas tentang hasil penelitian mengenai penyiangan yang dilakukan di Perpustakaan Universitas HAMKA Limau, kebijakan, dan kendala-kendalanya.
Bab V Penutup
11 BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Perpustakaan Perguruan Tinggi
1. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Pada dasarnya semua perpustakaan memiliki peran yang sama yaitu memberikan layanan informasi yang cepat, tepat dan akurat yang dibutuhkan oleh pemustakanya. Namun pada perkembangan selanjutnya tumbuh beberapa jenis perpustakaan sehingga kemudian terdapat perbedaan antara satu perpustakaan dengan perpustakaan yang lain.16 Salah satu jenis perpustakaan yang ada adalah perpustakaan perguruan tinggi.
Definisi perpustakaan perguruan tinggi menurut Sulistiyo Basuki ialah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannnya.17 Definisi lain menyebutkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi pada hakekatnya merupakan bagian integral dari perguruan tinggi induknya ang bekerja sama dengan unit kerja lainnya tetapi dalam peranan yang berbeda, bertugas membantu perguruan tinggi yang bersangkutan dalam melaksanakan program Tri Dharma Perguruan tinggi.18
Teori ini digunakan untuk memahami tentang pengertian dan cirri
16
Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan : suatu pendekatan praktik, (Jakarta: Samitra Media Utama, 1991), h. 12
17
Sulistyo-Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1991), h. 51 18
khas perpustakaan perguruan tinggi.
2. Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Sebagai bagian dari institusi perguruan tinggi, perpustakaan diselenggarakan dengan tujuan untuk menunjang pelaksanaan program perguruan tinggi sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian serta pengabdian kepada masyarakat yang dapat dijabarkan sebagai berikut:19
1. Dalam menunjang pendidikan dan pengajaran maka perpustakaan perguruan tinggi bertujuan untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi untuk mahasiswa dan dosen sesuai dengan kurikulum yang berlaku.
2. Dalam menunjang penelitian maka kegiatan perpustakaan perguruan tinggi adalah mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi peneliti baik intern institusi atau ekstern di luar institusi.
3. Dalam menunjang pengabdian kepada masyarakat maka perpustakaan perguruan tinggi melakukan kegiatan dengan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi masyarakat.
4. Pada dasarnya tugas perpustakaan perguruan tinggi secara umum adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah dan merawat pustaka serta mendayagunakan
19
Rismayeti, Perpustakaan Perguruan Tinggi: Pedoman pengelolaan dan standarisasi.
untuk kepentingan civitas akademika pada khususnya dan masyarakat pada umumnya.
Teori ini digunakan untuk mengetahui tujuan perpustakaan perguruan tinggi yang tentu saja memiliki ciri khas tersendiri.
3. Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Adapun fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai berikut:20
Sedangkan Rismayeti merinci fungsi-fungsi perpustakaan menjadi sebagai berikut :21
a. Fungsi Edukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar para civitas akademika, oleh karena itu perpustakaan harus mampu mendukung pencapaian tujuan menyediakan bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksana evaluasi pembelajaran.
b. Fungsi Informasi 20
Lasa HS, Kamus Kepustakawanan Indonesia, (Yogyakarta: Pustaka Book Publisher, 2009), h. 278
21
Rismayeti, Perpustakaan Perguruan Tinggi: Pedoman pengelolaan dan standarisasi.
Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi.
c. Fungsi Riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni. d. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan.
e. Fungsi Publikasi
Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni civitas akademika dan staf non-akademik.
f. Fungsi Deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.
g. Fungsi Interpretasi
Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan
dharmanya.
pengetahuan, teknologi, komunikasi dan budaya serta peningkatan kebutuhan pemustaka maka fungsi perpustakaan perguruan tinggi dikembangkan lebih rinci sebagai berikut:22
1. Studying Center, artinya bahwa perpustakaan merupakan pusat belajar maksudnya dapat dipakai untuk menunjang belajar (mendapatkan informasi sesuai dengan kebutuhan dalam jenjang pendidikan)
2. Learning Center, artinya berfungsi sebagai pusat pembelajaran (tidak hanya belajar) maksudnya bahwa keberadaan perpustakaan di fungsikan sebagai tempat untuk mendukung proses belajar dan mengajar. (Undang-undang No 2 Tahun 1989 Ps. 35: Perpustakaan harus ada di setiap satuan pendidikan yang merupakan sumber belajar).
3. Research Center, hal ini dimaksudkan bahwa perpustakaan dapat dipergunakan sebagai pusat informasi untuk mendapatkan bahan atau data atau nformasi untuk menunjang dalam melakukan penelitian. 4. Information Resources Center, maksudnya bahwa melalui
perpustakaan segala macam dan jenis informasi dapat diperoleh karena fungsinya sebagai pusat sumber informasi.
5. Preservation of Knowledge center, bahwa fungsi perpustakaan juga sebagai pusat pelestari ilmu pengetahuan sebagai hasil karya dan tulisan bangsa yang disimpan baik sebagai koleksi deposit, local content atau grey literature.
22
Yuniwati Yuventia , “Standarisasi “ Perpustakaan Perguruan Tinggi.
6. Dissemination of Information Center, bahwa fungsi perpustakaan tidak hanya mengumpulkan, pengolah, melayankan atau melestarikan namun juga berfungsi dalam menyebarluaskan atau mempromosikan informasi.
7. Dissemination of Knowledge Center, bahwa disamping menyebarluaskan informasi perpustakaan juga berfungsi untuk menyebarluaskan pengetahuan (terutama untuk pengetahuan baru). Teori ini digunakan untuk mengetahui fungsi perpustakaan perguruan tinggi yang dijadikan sebagai acuan penelitian.
4. Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Jenis-jenis koleksi yang ada di perpustakaaan bermacam-macam bentuknya, dari jenis bentuk bahan pustaka itu dapat dibedakan menjadi: 23
a. Karya cetak : yaitu hasil pikiran manusia yang dituangkan kedalam bentuk cetak seperti buku.
b. Karya non cetak : yaitu hasil pikiran manusia yang dituangkan tidak dalam bentuk cetak seperti buku dan majalah, melainkan dalam bentuk lain.
c. Bentuk mikro : yaitu suatu istilah yang digunakan untuk menunjukan semua bahan pustaka yang menggunakan media film dan tidak dapat dibaca dengan mata biasa, melainkan harus memakai alat yang dinamakan mikro reader
Sedangkan menurut Rizal Saiful Haq dan kawan-kawan secara umum
23
koleksi perpustakaan mencakup dua kategori:24
a. Koleksi setempat/lokal (local collection), yaitu bahan-bahan secara fisik dimiliki atau berada di perpustakaan seperti buku-buku, relia, peta, globe, model, sumber daya visual, bahan-bahan elektronik dan lain-lain
b. Koleksi bergerak (remote collection), Yaitu koleksi atau bahan- bahan yang secara fisik tidak dimiliki atau berada di perpustakaan tetapi dapat digunakan oleh pemakai seperti internet, atau unit informasi lain.
Koleksi perpustakaan merupakan sumber informasi yang menjadi acuan sejauhmana perpustakaan tersebut dapat memenuhi kebutuhan pemustakanya. Koleksi perpustakaan perguruan tinggi harus memenuhi unsur-unsur dari fungsi perpustakaan tersebut, berikut koleksi perpustakaan perguruan tinggi. Disebut buku rujukan karena merupakan buku yang didesain untuk dikonsultasi atau diacu dari masa ke masa untuk mencari informasi
24
Rizal Saiful Haq, dkk, Perpustakaan dan Pendidikan : Pemetaan Peranserta Perpustakaan Dalam Proses Belajar Mengajar, (Jakarta : Fakultas Adab dan Humaniora, 2005) h. 15. 25
Perpustakaan Nasional RI, Kamus Istilah Perpustakaan Online.
khusus.26
Lazimnya buku referens tidak dibaca terus menerus seperti halnya buku teks, atauun fiksi. Adapun yang termasuk buku referens atau rujukan adalah: 27
i. Buku panduan dan pedoman j. Bibliografi
k. Majalah indeks l. Majalah abstrak 3. Jurnal
Jurnal merupakan publikasi ilmiah yang memuat informasi tentang hasil kegiatan dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi minimal harus mencakup kumpulan/kumulasi pengetahuan baru, empiris, dan pengembangan gagasan/usulan.28 4. Majalah
26
Sulistyo -Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1991), h. 437
27
Ibid, h. 440 28
Majalah adalah terbitan berseri yang diencanakan terbit untuk jangka waktu yang tidak terbatas, secara berkala, dan umumnya lebih sering daripada setahun sekali; setiap terbitan biasanya memuat pelbagai karangan; surat kabar/harian tidak tergolong majalah; majalah biasanya memiliki judul yang jelas dan khas, tetapi kebanyakan majalah diterbitkan oleh suatu himpunan atau lembaga, dan memuat berita, laporan konferensi, serta kegiatan berkala lainnya; judulnya biasanya terdiri atas istilah umum seperti buletin, laporan,pewarta, dan warta.29
5. Prosiding
Prosiding adalah kumpulan dari paper-paper akademis yang dipublikasikan dalam suatu acara seminar akademis. Biasanya didistribusikan sebagai buku cetakan setelah seminar usai.
6. Surat Kabar
Surat kabar biasa disebut koran atau harian, karena terbit setiap hari, sebutanh ini untuk membedakan dengan terbitan lain yang terbit tiap minggu, bulan dan triwulan.30
7. Peta (atlas)
Satu jilid yang terdiri dari beberapa peta, tanpa atau dengan uraian tercetak, dapat diterbitkan mandiri atau sebagai bahan tambahan suatu teks; dapat juga merupakan:31
29
Perpustakaan Nasional RI, Kamus Istilah Perpustakaan Online.
http://pnri.go.id/IstilahPerpustakaanAdd.aspx?id=798ditelusur pada 13 April 2014 Pukul 21.14 WIB.
30
Lasa HS, Kamus Istilah Perpustakaan, (Yogyakarta: Kanisius, 1990), h. 56 31
Perpustakaan Nasional RI, Kamus Istilah Perpustakaan Online.
a. satu jilid peta yang terdiri atas gambar, etsa, dan sebagainya.
b. kertas gambar berukuran 26,5 X 34 inci.
c. satu jilid berukuran folio seperti satu jilid peta yang halamannya disebut folio atlas.
8. Bola Dunia (globe)
Bola dunia (globe) adalah model benda angkasa, biasanya bumi atau lingkaran angkasa, dilukiskan pada permukaan bola.32 9. Grey Literature (literatur kelabu).
Grey literature merupakan terbitan yang dihasilkan oleh lembaga pemerintah, atau lembaga pendidikan biasanya tidak didistribusikan secara luas. Umumnya grey literature berisi berbagai macam hasil penelitian sehingga informasinya sangat diperlukan. Bentuk grey literature meliputi skripsi, tesis, disertasi, artikel, atau laporan penelitian.33
b. Koleksi Tidak Tercetak (elektronik)
Bahan tidak tercetak (elektronik) merupakan koleksi perpustakaan. Koleksi tersebut berkembang akibat dampak kemajuan teknologi informasi yang pesat. Adapun koleksi perpustakaan tidak WIB
32
Perpustakaan Nasional RI, Kamus Istilah Perpustakaan Online.
http://pnri.go.id/IstilahPerpustakaanAdd.aspx?id=338 ditelusur pada 13 April 2014 Pukul 22.18 WIB
33
tercetak meliputi: CD, CD-ROOM, Kaset, VCD, CD, DVD, Film, Slide, dan Database online (e-Journal, e-book).34
B. Penyiangan (Weeding) Koleksi
Perkembangan informasi yang pesat saat ini membuat informasi yang ada pada saat ini sangat menjadi beragam baik dari material koleksi, jenis koleksi, jumlah koleksi maupun dari tingkat kerelevansianya. Hal tersebut pun membuat kebutuhan pemustaka semakin meningkat dari waktu ke waktu, maupun dengan koleksi perpustakaan yang dimiliki semakin bertambah seiring dengan kemajuan dan perkembangannya, hal ini mengakibatkan terbaasnya daya tamping perpustakaan itu sendiri. Untuk mengatasi masalah tersebut pustakawan sebagai perpanjangan dari perpustakaan harus bisa mengurangi koleksi yang nilai kegunaannya sudah tidak ada lagi, baik karena informasi tersebut telah out of date ataupun telah memiliki edisi terbarunya.
1. Pengertian Penyiangan (Weeding) Koleksi
Penyiangan dalam kata lainnya biasa disebut dengan weeding. Penyiangan koleksi atau weeding menurut Standar Nasional Perpustakaan adalah kegiatan mengeluarkan bahan perpustakaan yang sudah tidak dipakai.35
Menurut Astuni dan Elva (weeding) adalah upaya pemberdayaan koleksi bahan pustaka terhadap koleksi lama, agar tempat penyimpanan
34
Darmono, Perpustakaan Sekolah: pendekatan aspek, manajemen dan tata kerja.(Jakarta: Grasindo 2004) h. 67
35
bahan pustaka dapat dioptimalkan dan bermanfaat bagi pemustaka dengan memisahkan koleksi yang sudah rusak, eksemplar yang terlalu banyak, sudah ada edisi terbaru, kurang pragmatis, dan bahasa yang digunakan sulit dipahami oleh pemustaka. Kegiatan penyiangan dilakukan agar tidak menumpuknya koleksi lama di perpustakaan, dan tempat yang digunakan sebelumnya dapat dimanfaatkan untuk koleksi terbaru. Sehingga koleksi yang ada di perpustakaan selalu berdaya guna dan diminati oleh pemustaka. 36
Tidak jauh berbeda sutarsyah menjelaskan Weeding atau penyiangan bahan pustaka adalah suatu kegiatan penyisihan bahan pustaka dari perpustakaan dikarenakan koleksinya telah rusak, jarang dipakai, dan sudah tidak dimanfaatkan lagi, serta karena faktor hukum atau aturan. Kegiatan ini perlu dilakukan agar mutu maupun fisik koleksi pustaka tetap terjaga dengan baik. Langkah selanjutnya yaitu memberikan koleksi kurang relevan dan jarang digunakan kepada perpustakaan yang membutuhkannya.37
Sedangkan menurut Gardner penyiangan adalah praktek membuang atau mentransfer koleksi yang berlebih ke penyimpanan (tandon), buku yang jarang digunakan, dan koleksi yang tidak lagi berguna.38
Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa
36
Astuni Rahayu, Elva Rahmah, “ Kegiatan Penyiangan Bahan Pustaka (Weeding) di
Perpustakaan Universitas Negeri Padang”Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, Vol. 2, No. 1, September 2013, seri A, h. 13
37
Sutarsyah, Tips Dan Triks Mengelola Perpustakaan Khusus: Studi kasus di Perpustakaan Kebun Raya Bogor . Visi Pustaka, Vol. 11, No. 3, Desember 2009, h. 23.
38
penyiangan koleksi adalah suatu kegiatan untuk mengeluarkan koleksi perpustakaan baik yang tidak dipakai, rusak, ataupun informasi koleksi tersebut sudah kadaluarsa. Agar koleksi yang ada diperpustakaan tersebut memiliki daya guna dan diminati oleh pemustakanya.
Teori ini digunakan untuk mengetahui pengertian dari penyiangan koleksi perpustakaan agar peneliti memiliki gambaran umum tentang pengertian penyiangan.
2. Tujuan dan Manfaat Penyiangan (Weeding) Koleksi
Penyiangan yang dilakukan di perpustakaan mempunyai empat tujuan yang akan dicapai, diantaranya :39
a. Memperoleh tambahan tempat untuk koleksi baru.
b. Membuat koleksi lebih dapat dimanfaatkan sebagai sumber informasi yang akurat, relevan, up to date, serta menarik.
c. Memberikan kemudahan pada pemakai dalam menggunakan koleksi. d. Memungkinkan staf perpustakaan mengelola koleksi secara efektif dan
efisien.
Sedangkan fungsi dari penyiangan itu sendiri adalah:40
a. Menghemat Tempat.
Biaya penyediaan ruangan dan rak tidak lebih rendah dari biaya yang sebenarnya untuk pembelian rak tambahan untuk pengerakan lebih banyak buku. Suatu perawatan koleksi yang baik akan menghemat biaya
39
Teguh Yudi Cahyono. Prosedur Pengembangan Koleksi Perpustakaan, Medan: Perpustakaan UM, 2010) h. 12.
40
pengerakan buku, mengurangi debu dari buku yang tidak satupun digunakan dan membuat ruang lebih banyak untuk pergeseran buku.
b. Menghemat Waktu
Menghemat waktu baik bagi pengguna maupun staf dan yang terbaik bagi semuanya. Rak-rak penuh sesak dengan buku compang-camping dan memerlukan waktu untuk memeriksa tanda-tanda yang tak terbaca. Pengguna yang mencari buku tertentu harus memilah-milah buku yang jelas tidak diinginkan. Staf mencoba untuk mengesampingkan buku yang kembali harus bergeser dan buku tersebut disusun kembali untuk membuat ruang.
c. Membuat Koleksi Lebih Menarik
Dengan mengganti buku compang-camping, tercoreng dengan penjilidan kembali yang menarik dan buku-buku baru yang tidak menarik.
d. Meningkatkan Reputasi Perpustakaan
Penyiangan juga dimaksudkan untuk kehandalan dan kemutakhiran dan membangun kepercayaan publik. Pelanggan berharap bahwa bahan pustaka yang dipilih oleh para ahli adalah informasi yang up-to-date dan dapat diandalkan.
e. Mengetahui Kebutuhan Koleksi
dan menjamin hitungan volume yang lebih akurat.
f. Mendapat Masukan Yang Konstan Pada Kekuatan dan Kelemahan Koleksi.
Informasi ini dapat membantu ketika meminta sumbangan dan membuat keputusan tentang pembelian. Misalnya, mengetahui bahwa buku bisnis out-of- date, pustakawan bisa mendekati kelompok terorganisir atau individu dan permintaan bantuan khusus dalam mengembangkan pada bidang kepentingan khusus dan kegunaannya bagi mereka.
Teori ini digunakan untuk mengetahui fungsi dan manfaat penyiangan bagi perpustakaan pada umumnya, sehingga peneliti memiliki pengetahuan dasar ketika melakukan penelitian.
3. Kebijakan dan Kriteria Penyiangan (Weeding) Koleksi a. Kebijakan Penyiangan (Weeding) Koleksi
Penyiangan haruslah memiliki acuan koleksi mana saja yang akan disiangi, maka perpustakaan harus memiliki kebijakan koleksi yang akan disiangi. Dalam sebuah buku yang berjudul , Less Is More: a practical guide to weeding school library collection dijelaskan bahwa kebijakan penyiangan harus berisi hal-hal sebagai berikut:41
1. Who weeds the collection?
Kebijakan penyiangan koleksi berisi tentang SDM yang akan
41
melakukan kegiatan penyiangan koleksi. 2. What is the purpose the weeding?
Kebijakan penyiangan koleksi berisitentang alasan atau tujuan dilakukannya kegiatan tersebut.
3. What criteria applied ?
Kebijakan penyiangan koleksi, berisi tentang kriteria koleksi yang akan dijadikan acuan, untuk menentukan koleksi yang akan disiangi. 4. What professional tools are used an evaluating the collection and its
material ?
Kebijakan penyiangan koleksi berisi alat bantu yang akan digunakan dalam menunjang kegiatan penyiangan yang akan dilaksanakan. 5. How regularly is weeding to take place?
Kebijakan penyiangan koleksi berisi tentang koleksi yang disiangi akan dipindahkan atau disimpan kemana.
6. What is done with material removed from the collection?
Kebijakan penyiangan koleksi berisi tentang tindak lanjut koleksi yang telah disiangi atau dikeluarkan dari jajaran koleksi.
7. What are step-by-step procedures to be followed in weeding?
Kebijakan penyiangan koleksi berisi tentang prosedur atau langkah-langkah dalam melaksanakan kegiatan penyiangan. Tujuannya agar pelaksana kegiatan penyiangan melaksanakan pekerjaannya secara sistematis.
b. Kriteria Penyiangan
tidaknya suatu koleksi perpustakaan disiangi. Kriteria tersebut bisa dilihat dari keadaan fisik koleksi, isi koleksi tersebut (out of date), dan koleksi yang tidak digunakan.
Dalam buku berjudul CREW: A Weeding Manual for Modern Libraries karya Jeanette Larson, koleksi perpustakaan disiangi dengan mempertimbangkan kriteria sebagai berikut:
1. Penyiangan berdasarkan konten42
a. Outdated and obsolete information especially on subjects that
change quickly or require absolute currency, such as computers,
law, science, space, health and medicine, technology, travel.
Koleksi yang informasinya usang, terutama pada mata pelajaran yang berubah cepat, atau mutlak memerlukan kemutakhiran, seperti subjek tentang ilmu komputer, hukum, sains , kesehatan dan obat-obatan, teknologi, panduan perjalanan (traveling)
b. Trivial subject matter, including topics that are no longer of
interest or that were dealt with superficially due to their
popularity at a specific point in time, as well as titles related to
outdated popular culture.
Materi keilmuan atau subjek yang tidak terlalu dibutuhkan, termasuk topik-topik yang tidak lagi menarik dalam waktu yang lama, serta koleksi dengan judul yang berhubungan budaya yang populer akan tetapi telah usang
42
c. Mediocre writing style, especially material that was written
quickly to meet popular interest that has passed
Gaya penulisan koleksi tersebut sederhana, terutama materi yang ditulis populer akan tetapi materi itu telah usang.
d. Inaccurate or false information, including outdated information
and sources that have been superseded by new titles or editions.
Koleksi tersebut berisi informasi yang tidak akurat atau salah informasi, termasuk informasi yang telah usang dan sumber yang telah digantikan oleh judul atau edisi yang baru.
e. Unused sets of books (although you may keep specific volumes if
they meet local needs and are used)
Koleksi buku yang berseri yang sudah tidak digunakan (meskipun kita dapat menyimpan volume tertentu apabila akan digunakan dimasa yang akan datang dan untuk digunakan oleh pihak perpustakaan)
f. Repetitious series, especially series that are no longer popular or
that were published to meet a popular demand that no longer
exists.
Koleksi berseri yang isinya berulang-ulang, terutama koleksi berseri yang tidak lagi populer, atau yang diterbitkan untuk memenuhi permintaan yang tidak lagi popular.
g. Superseded editions (in general, it is unnecessary to keep more
Koleksi yang sudah ada edisi penggantinya. Koleksi ini adalah koleksi yang telah dimiliki edisi terbarunya dari koleksi tersebut, sehingga edisi yang lama tidak perlu disimpan lagi.
h. Resources that are not on standard lists
Bahan pustaka yang tidak ada pada daftar standar (daftar kebutuhan koleksi)
i. Material that contains biased, racist, or sexist terminology or
views
Koleksi yang isi informasinya tidak berimbang atau sesuai fakta, rasis, atau koleksi yang minim akan istilah-istilah.
j. Unneeded duplicates, especially if they are worn or tattered
Koleksi yang tidak dibutuhkan duplikatnya, terutama jika koleksi yang digunakan sudah compang-camping (rusak).
k. Self-published or small press materials that are not circulating,
especially if they were added as gifts
Bahan pustaka terbitan pribadi atau terbitan yang tidak untuk disirkulasikan, terutama jika terutama koleksi-koleksi yang didapatkannya melalu pemberian (hadiah).
sebagai berikut: 43
a. When information is dated
Koleksi yang nilai kandungan informasinya sudah kadaluarsa (out of date).
b. When the books is poorly written
Buku-buku yang ditulis dengan gaya penulisan yang kurang baik baik (gaya bahasa).
c. When information is incorrect
Koleksi perpustakaan yang isi informasinya terdapat kesalahan, sehingga akan menyesatkan pemustaka yang menggunakannya. d. When improved edition exist
Koleksi perpustakaan yang sudah beredar edisi terbarunya ataupun edisi revisinya, sehingga koleksi tersebut perlu digantikan dengan yang terbarunya.
e. Earlier titles in repetitious fiction series.
Koleksi fiksi yang judulnya sama dengan judul koleksi fiksi yang baru diadakan.
f. Books that are harmful or useless
Koleksi-koleksi buku yang berisi tentang informasi yang tidak memiliki nilai guna dan berbahaya atau menyesatkan.
g. Sexist materials.
Buku yang berisi bahan atau informasi yang minim akan
43
sumber.
h. Old conservative books.
Koleksi buku yang sudah tua dan langka yang akan dilestarikan dan akan dipertahankan bentuk aslinya.
i. Sport rules that have been changed.
Koleksi perpustakaan yang berisi tentang peraturan olahraga yang telah berubah atau tidak berlaku lagi.
j. Etiquette books where patterns of etiquette have changed
Buku-buku yang berisi tentang tentang pola etika atau sopan santun yang telah berubah dan tidak berlaku lagi.
k. Books on textiles, shop, and crafts where changes have
occurred.
Buku-buku yang berisi tentang tekstil, toko, dan kerajinan tangan yang sudah ketinggalan jaman.
l. Social sciences when they manifest outdated theories and
practices.
Koleksi perpustakaan yang berisi tentang ilmu-ilmu sosial yang berisi pandangan, teori, dan praktek yang sudah usang atau ketinggalan jaman.
m. Materials not related to pupils needs.
Koleksi-koleksi yang tidak berhubungan dengan kebutuhan pemustaka, sehingga koleksi ini hanya menjadi pajangan.
n. Uninteresting material.
o. Books with cultural bias.
Buku-buku dengan isi informasi yang bertentangan antara budaya satu dengan budaya yang lain.
p. Books with condescending attitude toward one or another
group.
Buku-buku yang berisi informasi tentang sikap yang merendahkan orang lain atau kelompok.
2. Penyiangan Berdasarkan Keadaan Fisik.
Kriteria yang selanjutnya biasa dipakai adalah kriteria yang dilihat dari tampilan fisik koleksi yang akan disiangi. Dalam buku CREW: A Weeding Manual for Modern Libraries disebutkan bahwa kriteria penyiangan koleksi dilihat dari keadaan fisiknya adalah sebagai berikut:44
a. Worn out, ragged items
Bahan pustaka yang sudah usang, atau sudah compang-camping.
b. Poorly bound or poorly printed editions
Penjilidan koleksi atau edisi yang dicetak buruk. Terdapat kekurangan dalam pencetakannya.
c. Rebound editions that are wornand shabby or have torn pages
Koleksi yang sudah ada edisi terbarunya, dan koleksi tersebut sudah usang dan lusuh atau sobek halaman
44
d. Items that are dirty
Bahan pustaka yang kotor, kusam, melengkung, banyak kerusakan, disobek, atau dicoret-coret oleh pemustaka.
e. Books with very small print or poor quality pictures
Buku yang dicetak cetak sangat kecil atau gambar yang kualitasnya buruk.
f. Scratched CDs or DVDs brittle film or magnetic tape (in the
case of video and audiocassettes)
CD atau DVD yang sudah tergores atau rusak, dan juga film atau pita magnetiknya rapuh (dalam kasus video dan kaset) g. Media that is beaten up from wear or has broken or missing
parts
h. Media yang sudah rusak parah atau koleksi tersebut secara fisiknya sudah ada yang hilang pada bagian tertentu, sehingga tidak dapat digunakan lagi.
i. Books with yellowed, brittle, torn, taped, or missing pages
Buku yang sudah mulai menguning, rapuh, halaman koleksi tersebut ada robek, atau hilang
j. Books with dust jackets or cover art that is dated
Koleksi yang jaketnya sudah terlepas atau gambar covernya rusak.
berikut:45
a. Books of antiquated appearance that might discourage use.
Koleksi buku kuno atau langka yang memang dicegah untuk digunakan oleh pemustaka.
b. Badly bound volumes with soft pulpy paper or shoddy binding.
Buku-buku yang bervolume-volume kemudian dijilid, akan tetapi kertas buku tersebut mudah rusak atau rentan dan juga penjilidannya yang buruk. dikhawatirkan koleksi tersebut rusak ketika digunakan oleh pemustaka.
c. Badly printed works, including those will small print, dull or
faded print, cramped margins, poor illustrations, or paper that
is translucent so that the print shows through.
Koleksi tercetak yang buruk cetakannya, dicetaknya terlalu kecil (tulisannya), cetakan tulisan yang kusam atau pudar, margin yang terlalu sempit sehingga kurang nyaman ketika dibaca, dan juga cetakan yang kertasnya terlalu tipis sehingga cetakannya menembus kehalaman belakangnya.
d. Worn-out volumes whose pages are dirty. Brittle, or yellow, with
missing pages, frayed binding, broken backs, or dingy or dirty
covers.
Koleksi yang bervolume yang halamannya kotor atau usang, rapuh dan juga menguning kertasnya, halamannya hilang atau
45
copot, punggung buku yang rusak, jilidan yang terlepas atau rusak dan jaket buku yang usang atau rusak.
e. Audio cassettes with poor sound.
Koleksi kaset yang suaranya tidak enak untuk didengar atau sudah rusak.
f. Dog-eared volumes.
Koleksi tercetak bervolume yang ujung dari kertasnya telah berlipat-lipat.
g. Material that looks unappealing.
Koleksi-koleksi yang terlihat tidak menari, sehingga tidak pernah digunakan oleh pemustaka.
h. Tatty materials.
Koleksi-koleksi yang kotor baik oleh pemustaka maupun oleh cuaca ataupun faktor lainnya.
i. Book with cracked spines.
Buku-buku dengan jilidan yang usang atau rusak. j. Filmstrips with scratches or torn sprockets.
Filmstrips yang sudah tergores ataupun ujung dari sisi filmstrips yang sudah sobek.
k. Compact discs with chips, cracks, deep scratches, or warps.
Compact disc yang sudah retak , tergores , atau sudah melengkung.
l. Video cassettes damage or worn beyond repair.
tersebut masih bisa diperbaiki.
m. Computer software with floppy disks that do not work.
Perangkat lunak komputer dengan floppy disk yang tidak bekerja .
n. Art reproduction that are faded, scratched, warped or otherwise
shabby; frames that are worn, damage or separating; or mats
soiled or water damaged.
Reproduksi karya seni yang sudah pudar atau usang, kepingan CD yang tergores, melengkung, terbelah, dan juga yang sudah kotor dikarenakan air.
3. Kriteria Keterpakaian Koleksi
Kriteria selanjutnya adalah kriteria dalam hal keterpakaian koleksi, kriterianya sebagai berikut:46
a. Items that have not circulated within the past 3-5 years
Koleksi yang dalam 3-5 tahun terakhir tidak disirkulasikan b. Duplicate copies that are no longer needed, regardless of
condition
Koleksi tersebut terdapat banyak eksemplarnya, terlepas dari kondisi koleksi tersebut .
c. Periodicals that are not indexed
46
Koleksi yang terbit berkala akan tetapi tidak pernah dicari oleh pemustaka
d. Periodicals that are available in full-text databases
Koleksi yang terbit berkala yang dimiliki full teksnya di dalam database (OPAC) perpustakaan.
e. Unused volumes in sets or series
Koleksi bervolume atau berseri yang tidak digunakan. f. Unneeded titles in subject areas that are less frequently used
Koleksi dengan judul yang tidak atau kurang dibutuhkan dibidang studinya
g. Unneeded titles in subject areas that are less frequently used
Koleksi yang kandungan informasinya berisi topic yang populer yang sudah usang nilai informasinya
h. More books than are needed on any single subject
Koleksi yang jumlah eksemplarnya banyak atau lebih dari cukup dari yang dibutuhkan pada setiap subjek
i. Formats that are no longer popular in your community
Format atau material koleksi yang tidak lagi populer dikalangan pemustaka, terutama jika teknologi yang dibutuhkan untuk menggunakan format atau material koleksi tersebut tidak dimiliki oleh pemustaka umumnya
j. Material that is no longer important to the collection because of
changes in local demographics, school curricula, or other
Bahan yang tidak lagi penting untuk koleksi karena perubahan lokal demografi, kurikulum sekolah, atau faktor-faktor lainnya
4. Kriteria Usia Koleksi
Stanley J. Stole memasukan kriteria usia koleksi dalam kriteria penyiangan yang dilakukan dalam perpustakaan, berikut kriteria penyiangan koleksi ditinjau dari segi usia koleksi:47
a. Books held 30 years.
Buku yang telah diadakan lebih dari 30 tahun yang lalu. b. Books over 20 years old.
Buku yang sudah berumur lebih dari 20 tahun. c. Books not in standard list and over 10 years old.
Buku yang tidak ada dalam daftar katalog lebih dari 10 tahun. d. Fiction best seller of ephemeral value after 10 years.
Koleksi fiksi best seller yang sudah melampaui 10 tahun. e. Out of date books and pamphlets.
Buku-buku dan pamplet yang sudah usang. f. Books over 5 years old.
Buku-buku lama yang telah berusia 5 tahun. g. Early volumes of serials.
Buku atau koleksi serial yang telah ada gantinya ataupu volume awal serial tersebut.
h. Books in which the last copyright date is more than 8 years old.
47
Buku-buku yang hak ciptanya sudah tidak berlaku lagi setelah 8 tahun.
Teori ini digunakan sebagai acuan dan pemahaman tentang kriteria-kriteria koleksi yang akan disiangi baik dari keadaan fisik koleksi, isi atau kontennya, dan juga usia dari koleksi tersebut.
4. Prosedur Penyiangan (Weeding) Koleksi
Astuni Rahayu dan Elva Rahmah menyatakan bahwa prosedur penyiangan dilakukan sebagai berikut 48
a. Melihat dari perubahan kurikulum;
b. Melihat pembahasan yang menarik perhatian masyarakat;
c. Melihat dari bidang koleksi yang memperoleh banyak kegunaan;
d. Bidang yang menarik perhatian pemustaka dan ahli tentang hal itu dan didukung oleh sejumlah pengetahuan mengenai bidang tersebut;
e. Memilih sebuah rak secara teracak. Mulai dari rak mana saja, sebab weeding akan memberi space atau tempat yang luas untuk koleksi yang dibutuhkan;
f. Mulailah sejak dini, agar koleksi yang tidak digunakan lagi tidak bertumpuk di rak.
Sedangkan dalam buku berjudul CREW: A Weeding Manual for Modern Libraries yang diterjemahkan oleh Syakirin Pangaribuan, dikatakan ada sepuluh langkah dalam melakukan penyiangan. Sepuluh langkah tersebut
48
adalah sebagai berikut: 49
a. Langkah Pertama
Membuat penyiangan bagian dari kebijakan. Kebijakan menentukan keputusan dan tindakan. Hal ini juga membantu staf memperhatikan isu-isu yang akan timbul selama melakukan kegiatan penyiangan. Kebijakan yang sebaiknya dibicarakan dan ditetapkan di tempat sebelum terjadi masalah. Sebuah kebijakan penyiangan harus bagian dari kebijakan standar untuk setiap perpustakaan umum. Semua kebijakan harus disetujui oleh dewan perpustakaan (apakah itu adalah majelis atau dewan penasehat) dan oleh otoritas yang mengatur perpustakaan (jika otoritas itu bukan majelis).
b. Langkah Kedua
Mengumpulkan statistik penggunaan koleksi perpustakaan. Dimaksudkan agar pustakwan pelaksana kegiatan penyiangan dapat menganalisa dari statistik penggunaan koleksi dengan penggunaan yang tinggi.
c. Langkah Ketiga
Menjadwalkan penyiangan ke dalam kalender kerja. Dengan menjadwalkan kegiatan penyiangan pustakawan akan mengetahui kapan kegiatan itu akan dilakukan dan mengetahui koleksi mana yang menjadi prioritas dalam penyiangan, serta mengetahui waktu lamanya melakukan kegiatan penyiangan.
49
d. Langkah Keempat
Mengumpulkan bahan peralatan berikut pada sebuah troli buku di rak-rak yang akan dianalisis:
1. Sebuah print out komputer dari bagian yang ditinjau
2. Sebuah catatan panel dan catatan tempel yang kosong (seperti Post-It Notes)
3. Sebuah pena dan / atau pensil warna 4. Sebuah penanda rak
5. Manual atau salinan dari Bagan Ikhtisar Rumus CREW 6. Sebuah keranjang kosong buku
7. Pasokan slip pembuangan e. Langkah Kelima
Pelajari daerah yang akan anda siangi secara keseluruhan. Periksa setiap bahan pustaka yang pada gilirannya untuk memeriksa kondisi fisik, tanggal sirkulasi terakhir, tanggal hak cipta, dan kesesuaian untuk koleksi.
f. Langkah Keenam
g. Langkah Ketujuh
Periksa buku menarik terhadap indeks standar dan sumber bibliografi di koleksi referensi perpustakaan atau dalam database yang tersedia untuk pengguna. Jika yakin untuk membuang buku atau menggantikannya jika lusuh, proses ini akan mengingatkan pustakawan untuk bahan pustaka yang mungkin banyak digunakan oleh staf referensi. h. Langkah Kedelapan
Memproses buku sesuai dengan aturan yang telah dibuat sebelumnya. Maksudnya adalah memproses buku untuk dilakukan penyiangan,apakah buku tersebut membutuhkan penjilidan, memperbaiki koleksi, membuang atau membuat form untuk menghapus dari kepemilikan perpustakaan, dan juga menghapus data dari OPAC (online public access catalog), penggantian koleksi dengan edisi yang terbaru jika ada.
i. Langkah Kesembilan
Memeriksa dan memesan penggantian. dari data yang diperoleh maka bisa dilihat koleksi mana saja yang masuk dalam kriteria usang nilai informasinya (out of date). Perpustakaan dengan pertimbangan pengadaan koleksi bisa mengambil data ini untuk diadakan edisi terbarunya atau koleksi yang mutakhir.
j. Langkah Kesepuluh
membutuhkan koleksi tersebut, akan tetapi tidak mengetahui koleksi tersebut terdapat diperpustakaan tersebut.
5. Kendala Penyiangan (Weeding) Koleksi
Penyiangan merupakan sebuah kegiatan yang penting untuk dilakukan perpustakaan meskipun melakukan penyingan bukanlah sebuah kegiatan yang mudah. Penyiangan melalui proses yang panjang dan tentu saja membutuhkan waktu yang tidak sebentar. Dalam sebuah buku yang berjudul Weeding Library Collection: library weeding methods kendala atau pengahambat proses penyiangan adalah sebagai berikut: 50
a. Emphasis on number. the number of books in a library is often
considered a criterion of the quality of a library.
Penekanan pada jumlah. jumlah buku di perpustakaan sering dianggap sebagai kriteria kualitas perpustakaan.
b. Professional work pressures. weeding has generally been considered a
profesional task.
Tekanan kerja profesional. penyiangan secara umum telah dianggap sebagai tugas profesional. Sehingga pustakawan merasa takut melakukan kesalahan ketika proses penyiangan
c. Public displeasure. generally, clients don't like to see a library to weed
its collection and find it "throwing out".
Ketidak senangan publik umumnya, Pustakawan tidak ingin
50
melihat perpustakaan menyaring koleksi dan merasa "membuangnya". d. Sacredness of collection. there are emotional and intellectual block
againts removing books from a collection.
Keengganan menyiangi koleksi. Terkadang timbul rasa enggan menyiangi koleksi tersebut dan juga merasa buku tersebut masih diperlukan meurut pribadi pustakawan tersebut.
e. Conflicting criteria. hard to apply and sometimes conflicting criteria
have often made weeding and arduous and disturbing task.
Kriteria yang saling bertentangan. sulit untuk menerapkan dan kadang-kadang bertentangan dengan kriteria yang dibuat untuk penyiangan sehingga sulit untuk ditentukan dan mengganggu pustakawan yang melakukan penyiangan.
6. Tindak Lanjut Koleksi yang Disiangi (Weeding)
Setelah pelaksana kegiatan penyiangan mengeluarkan koleksi yang telah disiangi, koleksi tersebut tidak semata-mata hanya didiamkan saja. Jeanette Larson mengemukakan bahwa ada 5 hal yang dapat dilakukan untuk menindak lanjuti koleksi yang telah disiangi tersebut. Yaitu:51
a. Sell It
Koleksi yang telah disiangi dapat dijual kepada masyrakat umum ataupun kepada instansi yang membutuhkan koleksi tersebut.
b. Donate It
Perpustakaan dapat menyumbangkan koleksi yang telah disiangi
51
kepada pihak yang membutuhkan, baik perorangan maupun instansi. c. Trade It
Perpustakaan dapat melakukan pertukaran koleksi yang telah disiangi kepada instansi yang melakukan kerjasama, perorangan, ataupun ditukarkan kepada agen buku bekas dengan harapan koleksi yang ditukarkan tersebut dapat menjadi koleksi perpustakaan.
d. Recycle It
Koleksi yang telah disiangi dapat dikemas ulang kembali, dengan bekerja sama dengan pihak lain, sehingga koleksi tersebut dapat bermanfaat kembali.
e. Destroy It
Koleksi yang sudah tidak dapat diperbaki dan sudah tidak ada yang memerlukannya, koleksi tersebut dapat dimusnahkan dengan cara dipotong kecil-kecil, apabila koleksi tersebut memang akan dimusnahkan maka koleksi tersebut diusahakan tidak dibuang ke tempat pembuangan sampah, karena apabila ada yang melihat mungkin akan terjadi kesalah pahaman tentang pemusnahan koleksi tersebut.
C. Penelitian Terdahulu
Hasil penelitian terdahulu yang memiliki tema serupa dengan penelitian yang akan dilaksanakan oleh peneliti. berikut beberapa penelitian dalam bentuk skripsi yang memiliki tema serupa:
fakultas adab dan humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Skripsi ini bertujuan untuk mengetahui kebijakan penyiangan perpustakaan tersebut, proses penyiangan yang dilakukan, dan kendala yang dihadapi ketika proses penyiangan. Hasil penelitian tersebut menunjukan bahwa perpustakaan SMP/SMA Al-Azhar belum memiliki kebijakan penyiangan yang legal dan juga pada kegiatan penyiangan berlangsung kegiatan tersebut dibarengi dengan kegiatan stock opname sehingga waktu dan tenaga yang dikeluarkan lebih efisien, sedangkan kendala yang dihadapi cukup beragam seperti anggaran, waktu kerja penyiangan, tempat dan hambatan psikologis pustakawan dalam melaksanakan penyiangan.
2. Evaluasi Penyiangan Koleksi di Perpustakaan Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia, skripsi ini diajukan oleh Asrina Meutia mahasiswi jurusan ilmu perpustakaan fakultas ilmu pengetahuan budaya universitas Indonesia. Skripsi ini bertujuan untuk mengetahui alasan, hambatan dari penyiangan yang dilakukan oleh perpustakaan tersebut serta untuk mengetahui tindak lanjut dari bahan koleksi yang telah disiangi. Hasil penelitian ini menunjukan bahwa penyiangan yang dilakukan tidak dilakukan secara rutin, penyiangan dilakukan sesuai dengan ketersediaan dana yang dimiliki oleh perpustakaan tersebut. Dan koleksi yang telah disiangi kemudian disimpan ke gudang, didisplay untuk diambil pemakai yang berminat atau diberikan kepada badan atau instansi yang memerlukan.
48 BAB III
GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS HAMKA LIMAU JAKARTA SELATAN
A. Sejarah Berdirinya Perpustakaan Universitas HAMKA Limau Jakarta Selatan
Universitas Prof. DR. HAMKA Limau Jakarta Selatan (selanjutnya disebut UHAMKA) merupakan salah satu perguruan tinggi swasta milik perserikatan Muhammadiyah yang berkedudukan di Jakarta. UHAMKA adalah perubahan bentuk dari institute keguruan dan ilmu pendidikan (IKIP) Muhammadiyah Jakarta dengan nama awal Perguruan Tinggi Pendidikan Guru (PTPG). PTPG ini diresmikan pada tanggal 25 Rabiul Awal 1377 H/ 18 November 1957 M. Sejalan dengan kebijakan pemerintah, pada tahun 1958 PTPG berubah menjadi fakultas keguruan dan ilmu pendidikan (FKIP) yang menginduk kepada Universitas Muhammadiyah Jakarta (UMJ). Pada tahun 1965 FKIP UMJ berdiri sendiri dengan nama IKIP Muhammadiyah Jakarta (IKIP-MJ). Pada tahun 1997 IKIP Muhammadiyah Jakarta berubah menjadi Universitas Muhammadiyah Prof. DR HAMKA (UHAMKA).
di Jalan Baru Ciracas.52 B. Visi, Misi Perpustakaan
1. Visi Perpustakaan Universitas Prof Dr. HAMKA Limau Jakarta Selatan53
Sebagai pusat layanan seluruh informasi ilmiah berbasis teknologi informasi bagi seluruh UHAMKA Jakarta.
2. Misi Perpustakaan Universitas Prof Dr. HAMKA Limau Jakarta SelatanMendukung seluruh kegiatan civitas akademika dalam:54
a. Menyediakan dan mengelola bahan-bahan informasi yang aktual, lengkap dan akurat, khususnya bahan pustaka guna mendukung kegiatan universitas muhammadiyah Prof. DR. Hamka dalam proses belajar mengajar, penelitian dan pengembangan ilmu, serta pengabdian masyarakat.
b. Menyediakan jasa layanan berupa pemakaian dan pengadaan bahan-bahan pustaka, serta penyediaan fasilitas sarana-prasarana lainnya yang diperlukan dalam rangka mendukung kegiatan seluruh sivitas akademika UHAMKA.
c. Menjaga, melestarikan dan mengembangkan bahan-bahan informasi yang merupakan kekayaan koleksi perpustakaan UHAMKA.
d. Menyebarluaskan informasi sehingga dapat dimanfaatkan secara optimal bagi penyelenggaraan caturdarma perguruan tinggi.
52
Universitas Muhammadiyah Prof. Dr. HAMKA, Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Prof. Dr. HAMKA: Perpustakaan, (Jakarta: 2012), h. 1-3
53
Universitas Muhammadiyah Prof. Dr. HAMKA, Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Prof. Dr. HAMKA: Perpustakaan, (Jakarta: 2012), h. 4
54
