I.
Analisis sistem ini menguraikan sistem informasi kenaikan pangkat dan golongan pegawai di PMI Cabang Kota Bandung untuk mengidentifikasi masalah dan kebutuhan perbaikan. Analisis dilakukan berdasarkan urutan kejadian dan menghasilkan use case diagram.
4.1.1. Analisis Dokumen
Analisis dokumen mengidentifikasi dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem, meliputi Surat Penilaian Kepribadian, Surat Pengajuan Kenaikan Pangkat/Golongan, Surat Keputusan Kenaikan Pangkat/Golongan, dan Laporan Penggajian. Semua dokumen tersebut dihasilkan oleh bagian kepegawaian dan digunakan dalam proses kenaikan pangkat dan golongan pegawai. Informasi penting seperti penilaian kinerja, pengajuan kenaikan, keputusan kenaikan, dan perubahan gaji tercatat dalam dokumen-dokumen ini. Analisis ini menunjukkan ketergantungan sistem pada dokumen fisik dan potensi masalah dalam pengelolaan arsip.
4.1.2. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan
Analisis prosedur menguraikan alur kerja kenaikan pangkat/golongan. Untuk kenaikan berkala, bagian kepegawaian menyerahkan daftar pegawai dan surat penilaian ke pimpinan untuk persetujuan. Pegawai yang memenuhi syarat akan diproses kenaikannya. Sementara kenaikan golongan, selain penilaian, membutuhkan persyaratan tambahan berupa makalah atau ijazah. Proses ini melibatkan beberapa tahapan persetujuan dan pembuatan surat keputusan, menunjukkan kompleksitas prosedur manual yang rentan kesalahan dan membutuhkan waktu lama.
4.1.3. Use Case Sistem Berjalan
Use case diagram menggambarkan interaksi aktor (bagian kepegawaian, pimpinan, dan bagian keuangan) dengan sistem. Untuk kenaikan pangkat berkala, use case mencakup pembuatan daftar pegawai, penilaian, pengajuan, persetujuan, dan pembuatan SK. Use case kenaikan golongan serupa, namun menambahkan proses pengajuan persyaratan tambahan dan penilaian makalah/ijazah. Diagram ini memberikan gambaran fungsionalitas sistem saat ini, yang menunjukkan alur kerja yang kompleks dan berbasis dokumen fisik.
4.1.3.1. Usecase Kenaikan Pangkat Berkala yang Sedang Berjalan
Use case ini menjabarkan skenario normal kenaikan pangkat berkala. Bagian kepegawaian membuat daftar pegawai dan surat penilaian. Pimpinan meninjau dan mengembalikan ke bagian kepegawaian. Kemudian, bagian kepegawaian menyiapkan surat pengajuan kenaikan pangkat dan laporan gaji. Pimpinan menyetujui dan bagian kepegawaian menerbitkan SK dan laporan gaji. Skenario ini menggambarkan alur kerja yang masih manual dan berpotensi mengalami kendala dalam hal efisiensi dan akurasi data.
4.1.3.2. Usecase Kenaikan Golongan yang Sedang Berjalan
Use case ini mirip dengan kenaikan pangkat berkala, tetapi menambahkan skenario pengajuan persyaratan (makalah/ijazah) oleh pegawai. Proses penilaian meliputi verifikasi makalah/ijazah oleh pimpinan, yang kemudian menentukan persetujuan atau penolakan kenaikan golongan. Alur kerja ini lebih kompleks dan membutuhkan waktu lebih lama dibandingkan kenaikan pangkat berkala karena adanya proses tambahan verifikasi dokumen dan penilaian makalah/ijazah.
4.1.4. Activity Diagram yang Sedang Berjalan
Activity diagram menggambarkan alur kerja kenaikan pangkat. Dimulai dari pengisian data dan syarat kenaikan pangkat, kemudian pemeriksaan data dan syarat, dan dilanjutkan dengan proses pengajuan, pembuatan surat pengantar, pemisahan surat, penerimaan surat yang sah, pembuatan SK, hingga penerimaan SK oleh pegawai. Diagram ini secara visual menunjukan alur kerja yang berbelit dan rentan terhadap kesalahan manusia karena masih manual.
4.1.5. Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan
Evaluasi sistem mengidentifikasi beberapa masalah utama: pencatatan data manual, pencarian data yang lama, pembuatan laporan yang memakan waktu, dan proses penggajian yang lama dan kurang akurat. Semua masalah ini disebabkan oleh sistem yang masih manual dan tidak terintegrasi. Hal ini menyebabkan inefisiensi, rawan kesalahan, dan sulitnya mendapatkan laporan yang akurat dan tepat waktu.
II.
Perancangan sistem ini bertujuan untuk mengatasi masalah yang diidentifikasi pada analisis sistem yang sedang berjalan. Perancangan sistem baru ini diharapkan dapat meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kecepatan proses kenaikan pangkat dan golongan serta penggajian pegawai.
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem yang Diusulkan
Tujuan perancangan sistem adalah untuk menyediakan sistem yang memenuhi kebutuhan pengguna, memberikan informasi data kepegawaian secara periodik, mempercepat pencarian data, dan menghasilkan laporan yang cepat, tepat, dan akurat. Sistem baru ini bertujuan untuk mengatasi kekurangan sistem lama yang berbasis manual dan rentan terhadap kesalahan, serta meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam pengelolaan data kepegawaian.
4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Sistem yang diusulkan akan mencakup penginputan data pegawai, pengolahan pengajuan kenaikan pangkat, pengolahan gaji, dan pembuatan laporan. Perancangan sistem ini dirancang untuk memenuhi kebutuhan pengguna dan memberikan gambaran yang jelas kepada programmer. Sistem terintegrasi yang dirancang ini akan mampu mengurangi potensi kesalahan yang terjadi dalam sistem manual sebelumnya.
4.2.2.1. Diagram Use Case yang Diusulkan
Diagram use case yang diusulkan menggambarkan interaksi antara aktor (user dan admin) dengan sistem. Aktor user dapat login, mengubah password, melihat data pribadi dan gaji, mengajukan kenaikan pangkat/golongan, dan mencetak data. Aktor admin memiliki akses lebih luas, termasuk mengelola data pegawai, proses kenaikan pangkat/golongan, penggajian, dan pembuatan laporan. Diagram ini menunjukkan pembagian peran yang jelas dan terstruktur dalam sistem yang baru.
4.2.2.2. Skenario Use Case yang Diusulkan
Skenario use case menjelaskan alur interaksi untuk setiap use case, seperti login, ubah password, mengelola data pegawai, mengelola kenaikan pangkat/golongan, mengelola penggajian, dan melihat laporan. Setiap skenario menjabarkan aksi aktor dan respon sistem secara detail, memastikan fungsionalitas sistem tercakup dan terdokumentasi dengan baik untuk memudahkan pengembangan dan pemeliharaan sistem selanjutnya.
4.2.2.3. Activity Diagram yang Diusulkan
Activity diagram menjelaskan alur kerja sistem untuk login, ubah password, mengelola data pegawai, kenaikan pangkat/golongan, dan penggajian. Diagram ini memberikan gambaran visual yang jelas tentang alur proses pada setiap fitur, memudahkan pemahaman dan analisis proses bisnis. Setiap diagram activity menyederhanakan alur kerja yang kompleks di sistem sebelumnya menjadi alur yang lebih terstruktur dan efisien.
4.2.3.4. Sequence Diagram yang Diusulkan
Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek dalam sistem untuk setiap use case. Diagram ini menunjukkan urutan pesan yang dikirim dan diterima antar objek, memberikan gambaran yang detail tentang bagaimana sistem akan beroperasi. Hal ini memastikan bahwa interaksi antar komponen sistem terdefinisi dengan baik dan konsisten.
4.2.4. Perancangan Basis Data
Perancangan basis data mencakup diagram kelas yang menampilkan kelas-kelas (pegawai, kenaikan_pangkat, penilaian, gaji, gaji_pokok) dan relasinya. Skema pengkodean untuk golongan, NAP, dan SK juga dijelaskan. Perancangan ini memastikan integritas dan efisiensi data, memudahkan pengolahan dan pengambilan informasi yang dibutuhkan untuk sistem.
4.2.5. Perancangan Antar Muka
Perancangan antarmuka mencakup struktur menu, perancangan input (login, menu utama, data pegawai, daftar kenaikan pangkat/golongan, logout), dan perancangan output (laporan data pegawai, laporan kenaikan pangkat, laporan penggajian). Antarmuka dirancang untuk menjadi komunikatif dan mudah digunakan, memastikan kemudahan akses dan pemahaman bagi pengguna.
4.2.6. Perancangan Arsitektur Jaringan
Perancangan arsitektur jaringan menjelaskan konfigurasi jaringan yang diusulkan, termasuk spesifikasi perangkat keras untuk server dan client. Arsitektur ini menjamin ketersediaan dan aksesibilitas sistem, serta stabilitas dan keamanan data. Spesifikasi perangkat keras yang disarankan memastikan sistem dapat berjalan dengan optimal dan efisien.
