EVALUASI KINERJA FIELD COLLECTOR PADA PT CHRISMALIS ARTHA
TUGAS AKHIR
Program Studi S1 Sistem Informasi
Oleh :
FITRIANA FARISTIA 10410100206
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
ix
KATA PENGANTAR ... viii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xvii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 5
1.3 Pembatasan Masalah ... 5
1.4 Tujuan ... 6
1.5 Manfaat ... 6
1.6 Sistematika Penulisan ... 6
BAB II LANDASAN TEORI ... 8
2.1 Field Collector... 8
2.2 Key Performance Indicator (KPI) ... 9
2.3 Sistem Informasi ... 10
2.4 Monitoring ... 14
2.5 Evaluasi ... 17
2.6 Software Eengineering Body of Knowledge (SWEBOK)... 18
2.7 Internet ... 20
2.5 PHP ... 21
2.6 Dashboard ... 22
2.7 Email... 27
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 28
3.1. Analisis Sistem ... 28
3.1.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan ... 28
x
3.2 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak ... 40
3.2.1 Elisitasi Kebutuhan ... 40
3.2.2 Analisis Kebutuhan... 45
3.2.3 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak ... 49
3.2.4 Desain Arsitektur Perangkat Lunak ... 82
A. Alir sistem ... 82
B. DFD Berdasarkan Business Requirement ... 103
C. DFD Berdasarkan User Requirement ... 110
D. Entity Relationship Diagram (ERD) ... 128
3.2.5 Perancangan Prosedur dan Program Unit ... 137
3.2.6 Desain Uji Coba... 162
3.2.7 Desain Arsitektur ... 187
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM ... 188
4.1. Implementasi Sistem ... 188
4.1.1 Halaman Administrasi Field Collection ... 189
4.1.2 Halaman Field Collector ... 200
4.1.3 Halaman Supervisor Field Collection ... 207
4.2. Uji Coba Fungsional ... 220
4.2.1 Uji Coba FungsionalAdministrasi Field Collection ... 220
4.2.2 Uji Coba Fungsional Field Collector ... 226
4.2.3 Uji Coba FungsionalSupervisor Field Collection ... 228
4.1.4 Halaman PPTA ... 115
4.3. Uji Coba Non-Fungsional... 234
4.4. Evaluasi ... 238
BAB V PENUTUP ... 239
xii
Tabel 3.1 Kebutuhan Informasi Pengguna ... 19
Tabel 3.2 Analisa Kebutuhan Sistem ... 21
Tabel 3.3 Tabel Rumpun Ilmu ... 42
Tabel 3.4 Tabel Bidang Ilmu ... 42
Tabel 3.5 Tabel MK ... 43
Tabel 3.6 Tabel Pendidikan Dosen ... 43
Tabel 3.7 Tabel Jabatan Fungsional ... 44
Tabel 3.8 Tabel Dosen ... 44
Tabel 3.9 Tabel Mahasiswa... 45
Tabel 3.10 Tabel Hari ... 45
Tabel 3.11 Tabel Jam ... 45
Tabel 3.12 Tabel Ruang ... 46
Tabel 3.13 Tabel Jenis Proposal... 46
Tabel 3.14 Tabel Jenis TA ... 47
Tabel 3.15 Tabel Proposal... 47
Tabel 3.16 Tabel TA ... 48
Tabel 3.17 Tabel Nilai TA ... 48
Tabel 3.18 Tabel Penguji Pembimbing ... 49
Tabel 3.19 Tabel Detail Proposal ... 50
Tabel 3.20 Tabel Detail TA ... 50
Tabel 3.21 Tabel Jadwal ... 50
Tabel 3.22 Tabel VektorS ... 51
Tabel 3.23 Tabel VektorV... 52
Tabel 3.24 Tabel Vektor Final ... 52
Tabel 3.25 Data Uji Coba Menu Login ... 71
xiii
Tabel 3.29 Data Uji Coba Rumpun Ilmu ... 76
Tabel 3.30 Rancangan Uji Coba Maintenance Rumpun Ilmu ... 76
Tabel 3.31 Data Uji Coba Bidang Ilmu ... 76
Tabel 3.32 Rancangan Uji Coba Maintenance Bidang Ilmu ... 77
Tabel 3.33 Data Uji Coba Mata Kuliah ... 77
Tabel 3.34 Rancangan Uji Coba Maintenance Mata Kuliah ... 77
Tabel 3.35 Data Uji Coba Pendidikan Akhir Dosen ... 78
Tabel 3.36 Rancangan Uji Coba Maintenance Pendidikan Akhir Dosen ... 79
Tabel 3.37 Data Uji Coba Jabatan Fungsional ... 79
Tabel 3.38 Rancangan Uji Coba Maintenance Jabatan Fungsional ... 80
Tabel 3.39 Data Uji Coba Dosen ... 81
Tabel 3.40 Rancangan Uji Coba Maintenance Dosen ... 81
Tabel 3.41 Data Uji Coba upload data proposal mahasiswa ... 82
Tabel 3.42 Rancangan Uji Coba Upload Data Proposal Mahasiswa ... 82
Tabel 3.43 Data Uji Coba upload data revisi proposal TA ... 83
Tabel 3.44 Rancangan Uji Coba upload data revisi proposal TA... 84
Tabel 3.45 Data Uji Coba upload data TA ... 84
Tabel 3.46 Rancangan Uji Coba Upload Data TA ... 85
Tabel 3.47 Data Uji Coba upload data revisi TA... 85
Tabel 3.48 Rancangan Uji Coba Upload Data Revisi TA ... 86
Tabel 3.49 Rancangan Uji Coba halaman jadwal sidang proposal dan TA mahasiswa ... 86
Tabel 3.50 Rancangan Uji Coba Proposal Masuk Kaprodi ... 87
Tabel 3.51 Rancangan Uji Coba Pemilihan Dosen Penguji ... 87
Tabel 3.52 Rancangan Uji Coba Proposal Masuk PPTA ... 88
xiv
Tabel 3.56 Rancangan Uji Coba Pemilihan Jadwal Sidang Proposal ... 89
Tabel 3.57 Rancangan Uji Coba Jadwal Sidang Proposal Tugas Akhir ... 90
Tabel 3.58 Data Uji Coba Validasi Proposal ... 90
Tabel 3.59 Rancangan Uji Coba Validasi Proposal Tugas Akhir ... 91
Tabel 3.60 Rancangan Uji Coba Data Tugas Akhir ... 91
Tabel 3.61 Rancangan Uji Coba Penentuan Periode Sidang TA ... 91
Tabel 3.62 Rancangan Uji Coba Pembuatan Jadwal Sidang TA ... 92
Tabel 3.63 Data Uji Coba Pemilihan Jadwal Sidang TA ... 92
Tabel 3.64 Rancangan Uji Coba Pemilihan Jadwal Sidang TA... 93
Tabel 3.65 Rancangan Uji Coba Jadwal Sidang Tugas Akhir ... 93
Tabel 3.66 Data Uji Coba Validasi TA ... 94
Tabel 3.67 Rancangan Uji Coba Validasi Tugas Akhir ... 94
Tabel 3.68 Rancangan Uji Coba Input Nilai TA Dosen Pembimbing ... 95
Tabel 3.69 Rancangan Uji Coba Input Nilai TA Dosen Penguji ... 96
Tabel 3.70 Rancangan Uji Coba Input Nilai TA Dosen Penguji ... 96
Tabel 3.71 Rancangan Uji Coba Laporan Dosen Penguji dan Kuota ... 97
Tabel 3.72 Rancangan Uji Coba Laporan Dosen Pembimbing dan Kuota ... 98
Tabel 3.73 Rancangan Uji Coba Laporan Daftar Judul Mahasiswa ... 98
Tabel 4.1 Uji Coba Menu Login ... 127
Tabel 4.2 Uji Coba Login Mahasiswa ... 131
Tabel 4.3 Uji Coba Maintenance Rumpun Ilmu ... 133
Tabel 4.4 Uji Coba Maintenance Bidang Ilmu ... 133
Tabel 4.5 Uji Coba Maintenance Mata Kuliah ... 134
Tabel 4.6 Uji Coba Maintenance Pendidikan Dosen ... 135
Tabel 4.7 Uji Coba Maintenance Jabatan Fungsional ... 136
xv
Tabel 4.11 Uji Coba Upload Data TA ... 141
Tabel 4.12 Uji Coba Upload Data Revisi TA ... 142
Tabel 4.13 Halaman Jadwal Sidang Proposal dan TA Mahasiswa ... 143
Tabel 4.14 Uji Coba Proposal Masuk Kaprodi ... 143
Tabel 4.15 Uji Coba Pemilihan Dosen Penguji ... 144
Tabel 4.16 Uji Coba Proposal Masuk PPTA ... 145
Tabel 4.17 Uji Coba Penentuan Periode Sidang Proposal ... 145
Tabel 4.18 Uji Coba Pembuatan Jadwal Sidang Proposal ... 146
Tabel 4.19 Uji Coba Pemilihan Jadwal Sidang Proposal ... 146
Tabel 4.20 Uji Coba Jadwal Sidang Proposal Tugas Akhir ... 147
Tabel 4.21 Uji Coba Validasi Proposal Tugas Akhir ... 148
Tabel 4.22 Uji Coba Data Tugas Akhir ... 148
Tabel 4.23 Uji Coba Penentuan Periode Sidang TA ... 149
Tabel 4.24 Uji Coba Pembuatan Jadwal Sidang TA ... 149
Tabel 4.25 Uji Coba Pemilihan Jadwal Sidang TA ... 150
Tabel 4.26 Uji Coba Jadwal Sidang Tugas Akhir ... 150
Tabel 4.27 Uji Coba Validasi Tugas Akhir ... 151
Tabel 4.28 Uji Coba Input Nilai TA Dosen Pembimbing ... 152
Tabel 4.29 Uji Coba Input Nilai TA Dosen Penguji 1 ... 153
Tabel 4.30 Uji Coba Input Nilai TA Dosen Penguji 2 ... 154
Tabel 4.31 Uji Coba Laporan Dosen Penguji dan Kuota ... 156
Tabel 4.32 Uji Coba Laporan Dosen Pembimbing dan Kuota... 156
Tabel 4.33 Uji Coba Laporan Daftar Judul Mahasiswa ... 157
Tabel 4.34 Rating Kepentingan... 158
Tabel 4.35 Perbaikan Rating Kepentingan... 158
xvi
Tabel 4.39 Bobot Jabatan Fungsional ... 159
Tabel 4.40 Hasil Alternatif ... 161
Tabel 4.41 Hasil Pangkat ... 162
Tabel 4.42 Vektor S dan Vektor V... 163
Tabel 4.43 Hasil Perankingan ... 163
Tabel 4.44 Nilai Materi ... 164
Tabel 4.45 Nilai Ujian ... 164
Tabel 4.46 Hasil Akhir Nilai Materi ... 165
xvii
Gambar 2.2 Bagian 1 sd.5 dari SWEBOK ... 19
Gambar 2.3 Bagian 6 sd.10 dari SWEBOK ... 19
Gambar 3.1 Diagram Alir saat ini ... 30
Gambar 3.2 Status nasabah ... 56
Gambar 3.3 Alur sistem barumonitoring dan evaluasi ... 84
Gambar 3.4 Alur sistem baru menyusun draft kunjungan ... 85
Gambar 3.5 Alur sistem baru approval draft kunjungan ... 86
Gambar 3.6 Alur sistem baru mencetak daftar kunjungan ... 89
Gambar 3.7 Alur sistem baru pencatatan data hasil kunjungan ... 91
Gambar 3.8 Alur sistem baru pengecekan pembayaran nasabah ... 94
Gambar 3.9 Alur sistem baru monitoring kinerja field collector ... 95
Gambar 3.10 Alir Sistem Baru Verifikasi lapangan ... 99
Gambar 3.11 Alir Sistem Baru Evaluasi kinerja field collector... 101
Gambar 3.12 Context diagram monitoring & evaluasi kinerja field collector ... 103
Gambar 3.13 DFD Level 0 Monitoring & evaluasi kinerja field collector ... 104
Gambar 3.14 DFD Level 1 Pembuatan draft kunjungan nasabah ... 105
Gambar 3.15 DFD Level 1 Pencatatan data hasil kunjungan nasabah ... 105
Gambar 3.16 DFD Level 1 Pengecekan pembayaran nasabah ... 106
Gambar 3.17 DFD Level 1 Monitoring & evaluasi kinerja field collector ... 106
Gambar 3.18 DFD level 2 Menyusun draft kunjungan nasabah ... 107
Gambar 3.19 DFD level 2 Approval draft kunjungan nasabah ... 107
Gambar 3.20 DFD level 2 Cetak daftar kunjungan nasabah ... 108
Gambar 3.21 DFD level 2 monitoring kinerja field collector ... 109
Gambar 3.22 DFD level 2 evaluasi kinerja field collector ... 109
Gambar 3.23 Context diagram monitoring & evaluasi kinerja field collector .. 110
xviii
Gambar 3.27 DFD Level 1 Pengecekan pembayaran nasabah ... 116
Gambar 3.28 DFD Level 1 Monitoring & evaluasi kinerja field collector ... 117
Gambar 3.29 DFD level 2 Menyusun draft kunjungan nasabah ... 119
Gambar 3.30 DFD level 2 Approval draft kunjungan nasabah ... 120
Gambar 3.31 DFD level 2 Cetak daftar kunjungan & surat tugas ... 121
Gambar 3.32 DFD diagram level 2 Monitoring kinerja field collector ... 123
Gambar 3.33 DFD level 2 Evaluasi kinerja field collector ... 126
Gambar 3.34 Conceptual Data Model (CDM) ... 129
Gambar 3.35 Physical Data Model (PDM) ... 130
Gambar 3.36 Grafik status nasabah ... 181
Gambar 3. 37 Grafik kunjungan harian field collector ... 184
Gambar 3.38 Grafik kunjungan nasabah bulanan ... 185
Gambar 3.39 Grafik pembayaran nasabah bulanan ... 186
Gambar 3.40 Hasil evaluasi kinerja field collector ... 186
Gambar 3.41 Desain Arsitektur... 187
Gambar 4.1 Halaman Login ... 100
Gambar 4.3 Kotak Dialog Isi Semua Field ... 101
Gambar 4.4 Kotak Dialog Username Kosong ... 101
Gambar 4.5 Kotak Dialog Password Kosong ... 101
Gambar 4.6 Kotak Dialog Admin Sukses ... 102
Gambar 4.7 Halaman Master Rumpun Ilmu ... 102
Gambar 4.8 Kotak Dialog Hapus Field... 102
Gambar 4.9 Halaman Master Bidang Ilmu ... 103
Gambar 4.10 Halaman Master Mata Kuliah ... 103
Gambar 4.11 Halaman Master Pendidikan Akhir Dosen ... 104
xix
Gambar 4.16 Halaman Login Mahasiswa ... 107
Gambar 4.17 Kotak Dialog Login Mahasiswa Gagal ... 107
Gambar 4.18 Kotak Dialog Isi Semua Field ... 107
Gambar 4.19 Kotak Dialog NIM Kosong ... 108
Gambar 4.20 Kotak Dialog PIN Kosong ... 108
Gambar 4.21 Kotak Dialog Login Mahasiswa Sukses... 108
Gambar 4.22 Halaman Upload Proposal Mahasiswa ... 109
Gambar 4.23 Kotak Dialog Memilih File ... 109
Gambar 4.24 Kotak Dialog Proposal Tersimpan ... 109
Gambar 4.25 Kotak Dialog Penyimpanan Gagal ... 110
Gambar 4.26 Halaman Upload Revisi Proposal Mahasiswa ... 110
Gambar 4.27 Kotak Dialog Proposal ACC ... 110
Gambar 4.28 Halaman Upload TA Mahasiswa ... 111
Gambar 4.29 Kotak Dialog TA Tersimpan ... 111
Gambar 4.30 Kotak Dialog Penyimpanan Gagal ... 112
Gambar 4.31 Halaman Upload Revisi TA Mahasiswa ... 112
Gambar 4.32 Kotak Dialog TA Revisi Tersimpan... 112
Gambar 4.33 Halaman Jadwal Sidang Proposal dan TA Mahasiswa ... 113
Gambar 4.34 Logout Mahasiswa... 113
Gambar 4.35 Halaman Login Kaprodi ... 114
Gambar 4.36 Halaman Proposal Masuk Kaprodi ... 114
Gambar 4.37 Halaman Pemilihan Dosen Penguji ... 114
Gambar 4.38 Kotak Dialog Dosen Penguji Tersimpan ... 115
Gambar 4.39 Halaman Login PPTA ... 115
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
PT Chrismalis Artha adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang penyedia jasa penagihan kartu kredit. Perusahaan ini memiliki kantor pusat di Surabaya dan terdapat 17 kantor cabang yang tersebar di wilayah Indonesia. PT Chrismalis Artha telah bekerjasama dengan beberapa bank terkemuka di Indonesia. Dalam tugas akhir ini, riset dilakukan pada salah satu klien yaitu PT Bank Mega dikarenakan jumlah nasabah yang paling banyak ditangani berasal dari bank Mega. Setiap bulannya perusahaan mampu melakukan penagihan hingga 1500 nasabah dari berbagai kota di Jawa Timur. Proses penagihan lapangan ditangani oleh subdivisi field collection, dimana terdapat 10 tenaga penagihan (field collector) dengan target kunjungan harian sebanyak 5 nasabah perhari tiap field collector.
Proses bisnis subdivisi collection dimulai dari admin collection mengolah data nasabah dari klien (bank) untuk didistribusikan kepada field collector, kemudian field collector melakukan penagihan kepada nasabah. Setelah melakukan penagihan, field collectorakan mencatat visit report dan form promise to pay (PTP) kedalam buku catatan masing-masing. Visit report merupakan data hasil kunjungan yang berisi tanggal penagihan dan status nasabah sedangkan form PTP merupakan bukti sekaligus estimasi apabila nasabah bersedia melakukan pembayaran. Setiap dua minggu sekali field collector melaporkan PTP dan visit report terakhir nasabah kepada admin untuk dilakukan rekap. Setelah admin
pembayaran nasabah. Admin akan memeriksa data pembayaran nasabah dengan data PTP. Hasil rekap data pembayaran dan rekap data visit report diberikan kepada supervisor collection untuk dilakukan monitoring.
Supervisor akan melakukan monitoring kinerja field collector dengan cara memantau kunjungan dan status nasabah setiap dua minggu sekali dan pemantauan pembayaran nasabah setiap akhir bulan. Pemantauan status nasabah terbagi menjadi dua yaitu non-skip dan skip. Non-skip adalah status dimana nasabah bersedia melakukan pembayaran dan akan tetap ditangani oleh field collector. Sedangkan skip adalah status nasabah yang sudah tidak dapat ditangani, meliputi pindah alamat, tidak terdapat tunggakan, kasus, meninggal, low balance dan ditolak. Nasabah akan ditolak apabila selama tiga kali kunjungan berturut-turut alamat nasabah tidak ada (invalid) dan nasabah tidak ada di tempat serta dalam tiga kali kunjungan nasabah berstatus salah alamat, meninggalkan pesan, tidak bisa ditemui dan tidak mau membayar. Nasabah dengan status ditolak masih bisa dilakukan penagihan sesuai dengan keputusan supervisor. Data nasabah skip selanjutnya akan dilakukan penarikan dan dilaporkan sebagai data reject kepada klien. Sedangkan pemantauan pembayaran nasabah dilakukan dengan memeriksa laporan total perolehan pembayaran nasabah tiap field collector.
beberapa kendala. Kendala pertama yaitu field collector hanya melaporkan kondisi terakhir nasabah sehingga tidak terdapat informasi history visit report serta pelaporan hanya dilakukan dua minggu sekali dikarenakan luasnya wilayah kerja field collector sedangkan supervisor membutuhkan laporan visit report setiap hari untuk memantau kunjungan harian field collector. Hal ini menyebabkan supervisor tidak dapat mengetahui perkembangan nasabah dan tidak dapat memutuskan siapa saja nasabah yang ditolak. Selama ini keputusan ditentukan langsung oleh field collector. Kesalahan dalam proses monitoring tersebut menyebabkan tidak tepatnya evaluasi. Supervisor hanya melakukan evaluasi kinerja berdasar target kunjungan bulanan dan total perolehan pembayaran nasabah. Dalam menentukan routing, supervisor mengambil keputusan berdasar laporan lisan dari field collector, sedangkan penentuan withdrawal hanya berdasarkan laporan visit report terakhir tanpa melakukan
analisa history visit report nasabah. Hal ini menyebabkan kesalahan dalam pengambilan keputusan serta keterlambatan penanganan nasabah.
Kendala kedua yaitu terjadi kelalaian field collector dalam menangani nasabah yang melewati tanggal jatuh tempo PTP disebabkan tidak terdapat pengingat waktu jatuh tempo PTP nasabah, sedangkan untuk mengetahui informasi status pembayaran nasabah yang belum lunas atau belum melakukan pembayaran field collector harus menanyakan terlebih dahulu kepada admin melalui telepon.
sebesar Rp 111.684.000 dan pada bulan September sebesar Rp 146.269.000 dimana target pencapaian bulanan adalah sebesar Rp 150.000.000. Apabila selama tiga periode berturut-turut subdivisi collection tidak dapat memenuhi target maka klien akan memutuskan kerjasamanya sehingga mengakibatkan perusahaan kehilangan klien.
Solusi yang dapat menangani permasalahan pada subdivisi collection yaitu dengan membangun sistem informasi yang dapat melakukan proses pelaporan data visit report dan PTP secara langsung bagi field collector saat berada dilapangan. Hasil pelaporan nantinya akan digunakan supervisor untuk melakukan monitoring dan evaluasi kinerja field collector secara real-time sesuai dengan indikator yang telah ditentukan. Sistem juga dapat memberikan notifikasi jatuh tempo PTP nasabah yang ditangani melalui email, menampilkan informasi nasabah, history visit report, hasil evaluasi, jumlah target dan jumlah pembayaran nasabah yang diterima. Sistem yang dibangun menggunakan website yang dapat diakses secara mobile bagi field collector.
Pembuatan sistem informasi monitoring dan evaluasi kinerja field collector diharapkan dapat menyelesaikan permasalahan yang ada pada subdivisi field collection dan mengurangi kesalahan dalam evaluasi sehingga penanganan nasabah menjadi lebih optimal dan perusahaan dapat memenuhi target.
1.2 Perumusan Masalah
subdivisi field collection.
1.3 Pembatasan Masalah
Batasan permasalahan dalam tugas akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Sistem yang dibuat tidak menangani perhitungan komisi field collector. 2. Sistem yang dibuat pada proses penagihan dan pelaporan disesuaikan
dengan prosedur klien (Bank Mega).
3. Sistem yang dibuat tidak menangani kegiatan negosiasi antara nasabah dengan field collector yang tidak sesuai dengan prosedur klien dan perusahaan.
4. Sistem yang dibuat hanya memonitoring aktifitas penagihan field collector. 5. Sistem yang dibuat tidak membahas proses tindak lanjut dari hasil
monitoring dan evaluasi.
6. Sistem yang dibuat hanya digunakan oleh 10 field collector, admin dan supervisor pada kantor pusat Surabaya.
7. Indikator kinerja yang harus dicapai field collector telah ditentukan oleh perusahaan.
1.4 Tujuan
Hasil tugas akhir ini diharapkan dapat memberikan manfaat yaitu: a. Manfaat Teoritis
1. Dapat dijadikan sebagai acuan dan pertimbangan bagi penelitian selanjutnya khususnya yang berkaitan dengan pengembangan sistem informasi monitoring dan evaluasi kinerja pegawai ataupun karyawan.
b. Manfaat Praktis
1. Membantu supervisor field collection dalam melakukan monitoring dan evaluasi kinerja field collector.
2. Membantu field collector dalam proses penagihan nasabah serta pelaporan visit report dan form PTP nasabah kepada supervisor.
3. Membantu admin collection dalam manajemen data nasabah dan data pembayaran nasabah kepada field collector.
1.6 Sistematika Penulisan
Penyusunan laporan tugas akhir ini secara sistematis diatur dan disusun dalam lima bab, yang masing-masing terdiri dari beberapa sub bab. Adapun urutan dari bab pertama sampai bab terakhir adalah sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini membahas mengenai berbagai macam teori yang mendukung dalam pembuatan rancang bangun Sistem Informasi Monitoring dan Evaluasi Kinerja Field Collector pada PT
Chrismalis Artha.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini membahas bagaimana awal proses penelitian dilakukan hingga menghasilkan sebuah perancangan yang diperoleh melalui beberapa tahapan seperti pengumpulan data, identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, solusi permasalahan serta dilanjutkan sampai dengan perancangan sistem yang berisi document flow, system flow, data flow diagram, entity relationship diagram, struktur basis data dan desain input / output.
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM
Bab ini membahas mengenai implementasi program yang sudah dibuat berdasarkan hasil analisis hingga perancangan dan akan dilakukan uji coba fungsional dan non-fungsional terhadap perangkat lunak yang dibangun. Sedangkan evaluasi sistem berisi validasi dan uji coba sistem agar terhindar dari error serta berjalan sesuai yang diharapkan.
BAB V PENUTUP
LANDASAN TEORI
2.1 Field Collector
Field collector adalah tenaga penagihan hutang yang bertugas untuk mengingatkan sekaligus melakukan penagihan kepada pemilik hutang yang dalam hal ini merupakan nasabah pemilik kartu kredit yang mengalami kredit macet dengan berkomunikasi dengan cara bertatap muka langsung. Dalam surat edaran Bank Indonesia No. 14/17/DASP disebutkan bahwa tenaga penagihan (field collector) harus dipastikan telah memperoleh pelatihan yang memadai terkait dengan tugas penagihan dan etika penagihan sesuai dengan ketentuan berikut: a. Menggunakan kartu identitas resmi yang dikeluarkan Penerbit Kartu Kredit,
yang dilengkapi dengan foto diri yang bersangkutan.
b. Penagihan dilarang dilakukan dengan menggunakan cara ancaman, kekerasan dan/atau tindakan yang bersifat mempermalukan Pemegang Kartu Kredit.
c. Penagihan dilarang dilakukan dengan menggunakan tekanan secara fisik maupun verbal.
d. Penagihan dilarang dilakukan kepada pihak selain Pemegang Kartu Kredit. e. Penagihan menggunakan sarana komunikasi dilarang dilakukan secara terus
menerus yang bersifat mengganggu.
f. Penagihan hanya dapat dilakukan di tempat alamat penagihan atau domisili Pemegang Kartu Kredit.
wilayah waktu alamat Pemegang Kartu Kredit dan penagihan di luar tempat dan/atau waktu sebagaimana dimaksud pada huruf f) dan huruf g) hanya dapat dilakukan atas dasar persetujuan dan/atau perjanjian dengan Pemegang Kartu Kredit terlebih dahulu (Bank Indonesia, 2012).
2.2 Kinerja
Kinerja adalah suatu hasil kerja yang dicapai seseorang dalam melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya yang didasarkan atas kecakapan, pengalaman, kesungguhan dan waktu (Hasibuan, 2003).
Kinerja merupakan suatu fungsi dari motivasi dan kemampuan untuk menyelesaikan tugas atau pekerjaan seseorang sepatutnya memiliki derajat kesediaan dan tingkat kemampuan tertentu (Veithzal Rivai, 2009).
2.2.1 Kinerja Karyawan
Kinerja karyawan adalah perilaku nyata yang ditampilkan setiap orang sebagai prestasi kerja yang dihasilkan oleh karyawan sesuai dengan perannya dalam perusahaan (Veithzal Rivai, 2009).
2.2.2 Pengukuran Kinerja Karyawan
Menurut Ivancevich dan Faustino Cardoso Gomes, terdapat delapan dimensi atau kriteria yang perlu mendapat perhatian dalam melakukan penilaian atau pengukuran terhadap kinerja karyawan yang berdasarkan deskripsi perilaku yang spesifik, yaitu:
Aktifitas penagihan nasabah (Visit report) / hari: > 5 nasabah
Perolehan total pembayaran nasabah/ bulan: > Rp 10.000.000,00 kesesuaian dan kesiapannya.
c. Job Knowledge yaitu luasnya pengetahuan mengenai pekerjaan dan keterampilannya.
d. Creativeness yaitu keaslian gagasan yang dimunculkan dan tindakan-tindakan untuk menyelesaikan persoalan-persoalan yang timbul.
e. Cooperation yaitu kesediaan untuk bekerjasama dengan orang lain
f. Dependability yaitu kesadaran dan dapat dipercaya dalam hal kehadiran dan penyelesaian pekerjaan
g. Initiative yaitu semangat untuk melaksanakan tugas-tugas baru dan dalam memperbesar tanggung jawabnya.
h. Personal qualities yaitu menyangkut kepribadian, kepemimpinan, keramah-tamahan, dan integrasi pribadi (Umi Narimawati, 2009).
2.3 Key Performance Indicator (KPI)
Key Performance Indicator adalah metric dan pengukuran yang
mengindikasi apakah perusahaan hidup atau mati. Mengukur dan merawat KPI adalah sasaran utama dari beberapa solusi Business Intelligence (Scheps, 2008).
Kinerja field collector akan dievaluasi berdasarkan Key Performance Indicator (KPI) yang telah ditetapkan oleh perusahaan pada subdivisi collection
yaitu:
a. Aktifitas penagihan nasabah (visit report)/hari:
Status nasabah selama 3 kali kunjungan = Alamat tidak ada
Status nasabah selama 3 kali kunjungan = Tidak ada ditempat Status nasabah selama 3 kali kunjungan =
Salah alamat / Meninggalkan pesan / Tidak bisa ditemui / Tidak mau bayar
Jumlah penanganan nasabah/bulan: > 150 nasabah d. Kunjungan nasabah:
Dalam melakukan evaluasi baik atau tidaknya kinerja field collector akan diprioritaskan berdasarkan perolehan target pembayaran nasabah terlebih dahulu selanjutnya dilihat berdasarkan jumlah penanganan nasabah. Pada KPI mengenai kunjungan nasabah apabila status nasabah mencapai indikator tersebut diatas maka nasabah akan dikelompokkan kedalam status nasabah Ditolak dan perlu dilakukan evaluasi.
2.4 Sistem Informasi
Sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan komponen yang saling terkait yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Fungsi sistem adalah untuk menerima masukan dan mengubahnya menjadi output (Bocij, 2008).
2.4.2 Informasi
Definisi informasi yang umum digunakan yaitu: a. Data yang telah diolah sehingga menjadi bermakna. b. Data yang telah diolah untuk suatu tujuan.
c. Data yang telah dipahami dan dimengerti oleh penerima.
Terdapat tiga hal penting yang dapat ditarik dari definisi diatas. Pertama, terdapat proses yang jelas dan logis yang digunakan untuk menghasilkan informasi. Proses ini melibatkan pengumpulan data untuk sebuah proses transformasi dalam rangka menciptakan informasi. Kedua, informasi melibatkan dan menempatkan beberapa inisial data dalam bentuk konteks yang bermakna sehingga dapat dipahami dan ditindaklanjuti. Ketiga, informasi yang dihasilkan untuk suatu tujuan yaitu untuk melayani kebutuhan informasi dari beberapa jenis.
Dimensi waktu menggambarkan jangka waktu yang berhubungan dengan informasi dan frekuensi di mana informasi tersebut diterima.
a. Ketepatan waktu (Timeliness). Informasi harus tersedia saat dibutuhkan. Jika informasi yang diberikan terlalu dini, hal itu mungkin tidak lagi sama ketika digunakan. Jika informasi yang diberikan terlambat, maka tidak akan ada gunanya.
b. Keadaan saat ini (Currency). Informasi harus mencerminkan keadaan pada saat informasi diberikan. Agar informasi up-to-date, informasi juga harus menunjukkan daerah-daerah atau kondisi yang terjadi untuk diubah saat informasi tersebut digunakan.
c. Frekuensi (Frequency). Selain menjadi tersedia bila diperlukan, informasi juga harus tersedia sesering yang diperlukan. Ini berarti bahwa informasi harus diberikan secara berkala, misalnya beberapa organisasi mungkin memerlukan laporan penjualan mingguan sementara yang lainnya hanya perlu laporan bulanan.
Dimensi konten menggambarkan ruang lingkup dan isi informasi
a. Akurasi (Accuracy). Informasi yang berisi kesalahan hanya memberikan hasil yang terbatas pada organisasi.
b. Relevansi (Relevance). Informasi yang diberikan harus relevan dengan situasi tertentu dan harus memenuhi informasi yang diperlukan oleh penerima. Informasi yang terlalu detil dapat membahayakan atribut lain dari kualitas informasi, seperti keringkasan.
c. Kelengkapan (Completeness). Semua informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi dari penerima harus disediakan. Informasi lengkap dapat membahayakan atribut lain dari kualitas informasi, seperti ruang lingkup dan akurasi.
d. Keringkasan (Conciseness). hanya informasi relevan dengan kebutuhan informasi dari penerima saja yang harus disediakan. Selain itu, informasi yang harus disediakan bentuk yang paling kompak mungkin. Sebagai contoh, angka penjualan biasanya disediakan untuk bentuk grafik atau tabel akan menjadi tidak biasa bagi penerima apabila berupa laporan teks. e. Cakupan (scope). Ruang lingkup informasi yang disediakan harus sesuai
Dimensi Bentuk menggambarkan bagaimana informasi tersebut disajikan kepada penerima.
a. Kejelasan (Clarity). Informasi harus disajikan dalam bentuk yang sesuai dengan penerima yang dimaksud. Penerima harus dapat menemukan item tertentu dengan cepat dan harus dapat memahami informasi dengan mudah.
b. Detil (Detail). Informasi memuat tingkat yang benar detail dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi penerima. Sebagai contoh, dalam beberapa kasus informasi yang sangat rinci akan membutuhkan sementara di lain informasi ringkasan akan diperlukan.
c. Berurutan (Order). Informasi harus diberikan dalam urutan yang benar. Sebagai contoh, laporan manajemen biasanya berisi ringkasan singkat di awal. Hal ini memungkinkan manajer untuk mencari dan memahami aspek yang paling penting dari laporan sebelum memeriksa detailnya sebagai tingkat yang lebih tinggi.
d. Presentasi (Presentation). Informasi harus disajikan dalam bentuk yang sesuai dengan penerima yang dimaksud. Metode yang berbeda dapat digunakan untuk membuat informasi yang lebih jelas dan lebih mudah diakses oleh penerima. Misalnya secara umum informasi numerik ditampilkan dalam bentuk grafik atau tabel.
video (Bocij, 2008).
2.5 Monitoring
Monitoring adalah kegiatan pemantauan atau pengamatan yang
berlangsung selama kegiatan berjalan untuk memastikan dan mengendalikan keserasian pelaksanaan program dengan perencanaan yang telah ditetapkan (Hedwig, 2007).
Monitoring adalah proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi
dan manajemen tercapai. Seperti yang terlihat dalam kenyataan, langkah awal proses monitoring adalah langkah perencanaan, penetapan tujuan, standar atau sasaran pelaksanaan suatu kegiatan. Proses monitoring juga membantu penilaian apakah perencanaan, pengorganisasian, penyususan personalia, dan pengarahan telah dilaksanakan secara efektif (Handoko, 2000).
Adapun tipe-tipe dari monitoring antara lain:
1. Monitoring pendahuluan: pengawasan yang dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan.
kegiatan yang telah diselesaikan.
Selain adanya tipe-tipe monitoring seperti yang sudah disebutkan di awal, dalam melakukan suatu kegiatan monitoring diperlukan juga beberapa tahapan-tahapan yang harus dilakukan, beberapa tahapan-tahapan tersebut adalah:
1. Penetapan standar
Standar adalah suatu pengukuran yang dapat digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil tujuan, sasaran, kuota dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar. Standar juga mempunyai tiga bentuk umum antara lain:
a. Standar-standar physic, yang meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau kualitas pelayanan.
b. Standar-standar moneter, yang di tunjukan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja.
c. Standar-standar waktu, yang meliputi kecepatan pelayanan atau batas waktu suatu pekerjaan yang harus diselesaikan.
2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat. Tahap ini melibatkan beberapa pertanyaan yang dapat digunakan seperti: Berapa kali pelaksanaan seharusnya di ukur?, dalam bentuk apa pengkuran dilakukan?, dan siapa saja yang terlibat?
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan
otomatis dan 4) melakukan inspeksi.
4. Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan
Tahap ini merupakan tahap ditemukannya penyimpangan dan dari standar yang ditentukan yang selanjutnya penyimpangan tersebut dianalisis agar ditemui mengapa standar tidak dapat tercapai.
5. Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan
Tindakan koreksi dapat di lakukan jika dari hasil analisa memang di haruskan untuk segera mengambil tindakan. Dan tindakan koreksi tersebut bisa berupa mengubah standar mula-mula (terlalu tinggi atau terlalu rendah), mengubah pengukuran pelaksanaan (inspeksi terlalu sering frekuensinya atau sebaliknya), dan mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-penyimpangan (Handoko, 2000).
Kinerja field collector akan dimonitoring oleh supervisor berdasarkan persentase nasabah yang ditangani, status nasabah, history visit report, form PTP dan jumlah pembayaran nasabah tiap field collector. Berikut adalah tahapan dari status nasabah:
Evaluasi adalah upaya menilai kualitas program dan hasil-hasilnya secara berkala dengan menggunakan pendekatan yang tepat. Evaluasi penelitian berarti upaya menggali informasi terhadap proses dan hasil penelitian untuk menilai kualitasnya dengan menggunakan pendekatan yang tepat (Hedwig, 2007).
Evaluasi adalah kegiatan untuk mengumpulkan informasi tentang bekerjanya sesuatu, yang selanjutnya informasi tersebut digunakan untuk menentukan alternatif yang tepat dalam mengambil sebuah keputusan. Fungsi utama evaluasi dalam hal ini adalah menyediakan informasi-informasi yang berguna bagi pihak decision maker untuk menentukan kebijakan yang akan diambil berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan (Arikunto dan Cepi, 2008:2).
Evaluasi perlu di lakukan untuk segala jenis dan ukuran organisasi, maka evaluasi seharusnya mampu merangsang sikap kritis terhadap ekspektasi dan asumsi yang ada, sehingga dapat memicu pengkajian ulang atas tujuan dan nilai-nilai, serta mampu memberikan alternatif dan merumuskan kriteria.
Kegiatan evaluasi seharusnya di jalankan secara berkelanjutan, tidak hanya pada akhir periode atau setelah munculnya permasalahan. Dengan melakukan evaluasi yang berkala atau berkelanjutan memungkinkan penolok ukuan kemajuan dan pemonitoran yang lebih efektif (Fred R David, 2009)
2.7 Software Eengineering Body of Knowledge (SWEBOK)
Software Engineering Body of Knowledge (SWEBOK) adalah disiplin
koordinasi rekayasa perangkat lunak yang disponsori oleh Institute of Electrical and Electronics Engineers (IEEE) computer society. Didalam SWEBOK terdapat
10 KAs yaitu:
1. Software requirements 2. Software design
3. Software construction 4. Software testing 5. Software maintenance
6. Software configuration management 7. Software engineering management
8. Software engineering process
9. Software engineering tools and methods 10. Software quality
Gambar 2.3 Bagian 6 - 10 dari SWEBOK serta disiplin ilmu yang berkaitan SWEBOK mempunyai panduan yanng disebut guide to swebok. Panduan ini dibuat untuk lima tujuan yaitu:
1. Untuk memperlihatkan kesamaan pandangan tentang rekayasa perangkat lunak diseluruh dunia.
2. Untuk memperjelas tempat dan menetapkan batas dari rekayasa perangkat lunak dan hubungannya dengan disiplin ilmu lain seperti ilmu komputer, manajemen proyek, teknik komputer da matematika.
3. Untuk memberi karakter isi dari disiplin ilmu rekayasa perangkat lunak. 4. Untuk memberikan akses topik ke SWEBOK.
5. Untuk memberikan pengetahuan dasar bagi pengembangan kurikulum dan sertifikasi serta perizinan (Pressman, 2004).
Internet adalah komunikasi berbasis komputer yang lebih besar dibandingkan dengan komunikasi lainnya, dan telah melahirkan aplikasi khusus, seperti intranet dan ekstranet. Bisa disebut juga sebagai sekumpulan jaringan yang dapat disatukan bersama. Jadi internet dapat didefinisikan sebagai penghubung jaringan global sehingga penyebaran data dan program dapat terjadi (McLeod dan Schell, 2008).
Word Wide Web sering disingkat dengan www atau web adalah informasi
yang dapat diakses melalui internet dimana dokumen-dokumen hypermedia (file-file komputer) disimpan dan kemudian diambil dengan cara-cara yang menggunakan metode penentuan alamat yang unik (McLeod dan Schell, 2008). Web merupakan salah satu layanan internet yang paling banyak digunakan dibanding dengan layanan lain seperti ftp, gopher, news atau bahkan email (Nugroho, 2004).
Adapun cara kerja web adalah sebagai berikut:
1. Informasi web disimpan dalam dokumen dalam bentuk web page. 2. Halaman web tersebut disimpan dalam komputer server web.
3. Sementara dipihak pemakai ada komputer yang bertindak sebagai komputer client dimana ditempatkan program untuk membaca halaman web yang ada
di server web (browser).
4. Browser membaca halaman web yang ada di server web.
Kelebihan menggunakan aplikasi berbasis web adalah sebagai berikut:
melalui browser tanpa harus melakukan Instalasi software. 3. Tidak membutuhkan spesifikasi komputer yang tinggi. 4. Tidak memerlukan lisensi.
5. Dapat diakses dari berbagai media seperti komputer dan handphone.
2.9 PHP
PHP Hypertext Preprocesor merupakan bahasa yang hanya dapat berjalan pada server yang hasilnya dapat ditampilkan pada klien. PHP merupakan bahasa berbentuk skrip yang ditempatkan dalam server dan diproses di server. Hasilnya akan dikirimkan ke client, tempat pemakai menggunakan browser. PHP dikenal sebagai sebuah bahasa scripting, yang menyatu dengan tag-tag HTML, dieksekusi di server, dan digunakan untuk membuat halaman web yang dinamis seperti halnya Active Server Pages (ASP) atau Java Server Pages (JSP). PHP merupakan sebuah software open source. hal inilah yang membedakan ASP dengan PHP (Swastika, 2006).
2.10 Dashboard
Dashboard adalah satu kategori dari aplikasi business intelligence yang secara real time akan memonitoring berbagai informasi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi atau perusahaan dengan berbagai macam format seperti graphical gadgets, typically, gauges, charts, indicators, dan color-coded maps yang memungkinkan mereka membuat keputusan secara cepat (Kusnami, 2009).
Tampilan visual disini mengandung pengertian bahwa penyajian informasi harus dirancang sebaik mungkin, sehingga mata manusia dapat menangkap informasi secara cepat dan otak manusia dapat memahami maknanya secara benar. Dashboard adalah sebuah tampilan pada satu monitor komputer penuh yang berisi informasi yang bersifat kritis, agar dapat dilihat secara menyeluruh sehingga dengan melihat dashboard itu saja sudah dapat diketahui hal-hal yang dibutuhkan. Dashboard biasanya kombinasi dari teks dan grafik, tetapi lebih ditekankan pada
grafik (Few, 2006).
Tujuan dalam penggunaan dashboard yaitu : a. Mengkomunikasikan strategi:
Mengkomunikasikan strategi dan tujuan yang dibuat oleh eksekutif kepada semua pihak yang berkepentingan sesuai dengan peran dan levelnya dalam organisasi.
b. Memonitor dan menyesuaikan pelaksanaan strategi:
Memonitor pelaksanaan dari rencana dan strategi yang telah dibuat. Memungkinkan eksekutif untuk mengidentifikasi permasalahan kritis dan membuat strategi untuk mengatasinya.
c. Menyampaikan wawasan dan informasi ke semua pihak:
a. Model pemrosesan yang berdasarkan kejadian yaitu menangkap kejadian setiap saat dari beberapa sistem yang mencakup dan mempengaruhi proses bisnis.
b. Aturan bisnis yang kuat yaitu mengijinkan penggunanya membuat peringatan, target, ambang untuk nilai kerja individu.
c. Dashboard bisnis yang user friendly yaitu memperbarui nilai sebagai aliran kejadian melalui sistem dan menempatkan nilai tersebut dalam hubungan dengan menghubungkan ke pencapaian bisnis.
d. Sebuah sistem aliran kerja yang bergabung dan bekerja sama yang mengijinkan penggunanya untuk melalui proses secara formal dan informasi, yang dengan proses itu pengguna dapat berkolaborasi mendiskusikan hasilnya.
Karakteristik dashboard menurut Hariyanti, yaitu :
a. Synergetic: Ergonomis dan memiliki tampilan visual yang mudah dipahami oleh pengguna. Dashboard mensinergikan informasi dari berbagai aspek yang berbeda dalam satu layar.
b. Monitor: Menampilkan KPI yang diperlukan dalam pembuatan keputusan dalam domain tertentu, sesuai dengan tujuan pembangunan dashboard tersebut.
memberikan alert (seperti bunyi alarm, blinker, email) untuk mendapatkan perhatian pengguna terhadap hal-hal yang kritis.
e. Timely: Menampilkan informasi teknik yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.
f. Interactive: Pengguna dapat melakukan drill down dan mendapatkan informasi yang lebih detail, analisis sebab akibat dan sebagainya.
g. More Data History: Melihat tren sejarah KPI contohnya perbandingan jumlah pencapaian penjualan periode saat ini dengan beberapa tahun yang lalu, untuk mengetahui apakah kondisi sekarang lebih baik atau tidak.
h. Personalized: Penyajian informasi spesifik untuk setiap jenis pengguna sesuai domain, tanggung jawab, hak akses, dan batasan akses data.
i. Analitycal: Fasilitas untuk melakukan analisis, seperti analisis sebab akibat. j. Collaborative: Fasilitas pertukaran catatan (laporan)
k. Trackability: Memungkinkan setiap pengguna untuk mengkustomisasi nilai yang akan dilacaknya.
Adapun klasifikasi dashboard akan dijelaskan sebagai berikut: 1. Dashboard untuk tujuan Strategi
a. Mendukung manajemen level strategis.
b. Informasi untuk membuat keputusan bisnis, memprediksi peluang, dan memberikan arahan pencapaian tujuan strategis.
c. Fokus pada pengukuran kinerja high-level dan pencapaian tujuan strategis organisasi.
f. Informasional disajikan dengan mekanisme yang sederhana, melalui tampilan yang “unidirectional”.
g. Tidak didesain untuk berinteraksi, dalam melakukan analisis yang lebih detail.
h. Tidak memerlukan realtime. 2. Dashboard untuk Taktikal
a. Mendukung manajemen level taktikal.
b. Memberikan informasi yang diperlukan oleh analis untuk mengetahui penyebab suatu kejadian.
c. Fokus pada proses analisis untuk menemukan penyebab dari suatu kondisi atau keadian tertentu.
d. Dengan fungsi drill-down dan navigasi yang baik.
e. Memiliki konten informasi yang lebih banyak (analisis perbandingan, pola/tren, evaluasi kinerja).
f. Menggunakan media penyajian yang “cerdas”, yang memungkinkan pengguna melakukan anlisis terhadap data yang kompleks.
g. Didesain untuk berinteraksi dengan data. h. Tidak memerlukan data realtime.
3. Dashboard untuk operasional
a. Mendukung manajemen level operasional.
konstan.
d. Informasi disajikan spesifik, tingkat detailnya cukup dalam. e. Media penyajian sederhana.
f. Alert disajikan dengan cara yang mudah dipahami, dan mampu menarik perhatian pengguna.
g. Bersifat dinamis, sehingga memerlukan realtime.
h. Didesain untuk berinteraksi dengan data, untuk mendapatkan informasi yang lebih detail, maupun informasi pada level yang lebih tinggi (Hariyanti, 2008).
Untuk penyajian di sistem informasi monitoring dan evaluasi kinerja field collector pada PT Chrismalis Artha, dashboard yang akan digunakan adalah jenis operasional karena dalam hal ini PT Chrismalis Artha membutuhkan data yang realtime yang dapat digunakan untuk memonitoring kinerja field collector, sehingga bila diketahui ada indikator yang belum terpenuhi dapat segera dilakukan evaluasi guna untuk mengambil keputusan.
2.11 Email
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini dijelaskan tentang identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, solusi permasalahan dan perancangan sistem dalam membangun sistem informasi monitoring dan evaluasi kinerja field collector pada PT Chrismalis Artha.
3.1 Elisitasi dan Analisis Permasalahan
Elisitasi adalah teknik pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan secara terarah dan langsung kepada narasumber untuk menemukan titik permasalahan utama yang terjadi pada perusahaan. Elisitasi dilakukan pada saat proses wawancara dan setelah wawancara. Setelah dilakukan wawancara, tahapan selanjutnya adalah melakukan analisis permasalahan. Analisis permasalahan digunakan untuk mendefinisikan suatu permasalahan dan memberikan solusi untuk menyelesaikan masalah tersebut.
3.1.1 Elisitasi Kebutuhan (Requirement Elicitation)
Salah satu prinsip dasar yang baik pada proses elisitasi adalah melakukan komunikasi secara efektif antara berbagai pemangku kepentingan. Elemen penting lain dari persyaratan elisitasi adalah bagaimana ruang lingkup dari proyek yang akan dikerjakan.
Proses elisitasi ini didapatkan beberapa dokumen mengenai peran (role), tanggungjawab (responsibility), aturan (rule), kebijakan (policy), pengguna (stakeholder) yang terlibat dan dokumen pendukung lain yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem.
terdapat tiga stakeholder yang berperan yaitu Administrasi field collection, field collector dan supervisor field collection.
Berikut ini adalah data-data yang telah diperoleh berdasarkan wawancara dan observasi kepada stakeholder terkait yang akan digunakan untuk keperluan pengembangan perangkat lunak:
A. Data Nasabah.
Data Nasabah merupakan data dari nasabah yang akan dilakukan penagihan tunggakan. Data nasabah digunakan untuk melakukan penyusunan draft kunjungan nasabah
Tabel 3.1 Tabel contoh data nasabah
Tabel 3.2 Tabel contoh detail nasabah
No Data Nasabah Keterangan
1 No. Card 4201 9100 5778 3002 2 Nama Nasabah Ricky Subandi
3 Jenis Kelamin Male (M) 4 Tanggal Lahir 25-05-1983
5 Alamat Nasabah Kutisari Indah Barat 3/63, Kutisari, Trenggilis, Surabaya 60291
6 Telepon Nasabah 0334-882881 7 Selular Nasabah 031-60715151 8 Nama Perusahaan Karya Multikarsa PT
11 Nama Relasi Agustinus Wilantoro
12 Alamat Relasi Medokan Ayu Rl Surabaya 60291 13 Telepon Relasi 031-8711885
14 Open Date 31-03-2007
15 Limit 4.000.000
16 Outstanding 53.225.265 17 Date WO 01-09-2008 18 Principle / Cardpro 5.161.282
B. Data Kunjungan Nasabah
Data Kunjungan Nasabah digunakan bagi field collector dalam melakukan penagihan dan untuk mengetahui jumlah nasabah yang ditangani.
Tabel 3.3 contoh data kunjungan nasabah No Nama Nasabah Field collector 1 Gunawan Hidayat Alfiyanto 2 Anita Yayu Rahmawati Alfiyanto
3 Roy Gosal M Aziz
4 Yuni Dwi Indiarti Aziz 5 Indah Purwani Iwan 6 Anik Agustin Iwan C. Data Pembayaran nasabah.
Data Pembayaran nasabah digunakan untuk mengetahui siapa saja nasabah yang melakukan pembayaran dan jumlah pembayaran nasabah.
Tabel 3.4 Tabel contoh data pembayaran nasabah
No Nama Nasabah Field collector Tgl Bayar Jumlah Bayar 1 Ricky Subandi Alfianto 20-01-2015 2.000.000 2 Robertus Aryanto Aziz 22-01-2015 1.000.000 3 Maria Ulfa Aziz 22-01-2015 1.200.000
D. Data visit report.
1 Gunawan Hidayat Prospek Prospek Janji Bayar 2 Anita Yayu
Rahmawati
Salah alamat Pindah 3 Rindang
Sudjaswanti
Salah alamat Tidak mau bayar Janji Bayar 4 Njo Hendro
Sunyoto
Tidak ada di tempat
Prospek Janji Bayar
5 Ma'ah Abd Pindah - -
E. Data Promise to Pay (PTP)
Data PTP merupakan data nasabah yang bersedia dan berjanji untuk melakukan pembayaran. Form PTP berisi data nasabah, jumlah cicilan pembayaran dan tanggal jatuh tempo pembayaran. Data PTP digunakan untuk monitoring pembayaran dan pemberian notifikasi jatuh tempo PTP nasabah kepada field collector yang menangani.
Tabel 3.6 contoh data PTP No Nasabah Balance Down
Payment
DP Due Date
RTP Ten
or
PTP Due Date 1 Anita Yayu
Rahmawati
16.000.000 3.000.000 30-12-2015
13.000. 000
13 30-05-2016 2 Rindang
Sudjaswanti
2.450.000 1.000.000 22-01-2016
1.450.0 00
3 22-04-2016 3 Njo Hendro
Sunyoto
48.400.000 8.000.000 30-03-2016
40.400. 000
10 30-08-2016 F. Data PTP paid off
1 Anita Yayu Rahmawati
Alfianto 20-01-2015 6.000.000
2 Rindang Sudjaswanti
Aziz 22-01-2015 4.000.000
3 Njo Hendro
Sunyoto
Aziz 22-01-2015 12.000.000
G. Data Verifikasi.
Data Verifikasi merupakan data hasil pemantauan lapangan secara langsung oleh supervisor. Data verifikasi berfungsi sebagai informasi keputusan dan tindakan penanganan supervisor terhadap nasabah yang diverifikasi.
Tabel 3.8 contoh data Verifikasi
No Nasabah Field collector Hasil Verifikasi 1 Gunawan Hidayat Alfiyanto Reject
2 Anita Yayu Rahmawati Alfiyanto Extend
3 Rindang Sudjaswanti Aziz Extend
4 Njo Hendro Sunyoto Aziz Reject
5 Ma'ah Abd Iwan Reject
H. Data Status
Data status merupakan penggolongan hasil kunjungan yang terdapat pada status visit report nasabah. Status nasabah terdiri dari 3 status yaitu status 1, status 2 dan status 3.
Tabel 3.9 contoh data status
No Status keterangan
1 Status 1 Alamat tidak ada 2 Status 1 Tidak ada ditempat
3 Status 1 Ada
4 Status 2 Skip
5 Status 2 Prospek
6 Status 2 Janji bayar
7 Status 3 Pindah
Data Karyawan terdiri dari data nama-nama karyawan beserta peranan untuk memberikan hak akses pengguna pada sistem.
Tabel 3.10 Data karyawan
No Nama Karyawan Jabatan Peranan
1 Sulis Administrasi Field collection
Administrasi field collection bertanggung jawab dalam pengelolaan data nasabah & data pembayaran, penyusunan draft kunjungan, mencetak daftar kunjungan dan surat tugas nasabah 2 Alfianto Field collector Field collector bertanggung jawab
dalam melakukan penagihan nasabah dan pelaporan data hasil kunjungan nasabah
3 Andri 4 Aziz 5 Andi 6 Bagus 7 Edi 8 Hendro 9 Handoko 10 Iwan 11 Mulyono
12 Sam Supervisor field collection
Supervisor field collection bertanggung jawab dalam melakukan persetujuan maupun revisi daftar kunjungan, monitoring, verifikasi dan evaluasi kinerja field collector serta pengambilan keputusan dilapangan
Secara garis besar proses bisnis monitoring & evaluasi kinerja field collector dimulai dari penyusunan draft kunjungan, approval draft kunjungan,
1 Menyusun Draft kunjungan nasabah Administrasi Field collection 2 Approval draft kunjungan nasabah Supervisor field collection 3 Mencetak daftar kunjungan per-nasabah
yang telah di Acc supervisor
Administrasi Field collection 4 Pencatatan data hasil kunjungan nasabah Field collector
5 Pembuatan laporan visit report & PTP Administrasi Field collection 6 Pengecekan pembayaran nasabah Administrasi Field collection 7 Monitoring kinerja field collector Supervisor field collection 8 Membuat catatan hasil verifikasi lapangan Supervisor field collection 9 Evaluasi kinerja field collector Supervisor field collection
Tabel 3.12 Rule proses bisnis berdasarkan Stakeholder
Stakeholder Proses Bisnis Phase Rule Administrasi
Field collection
Menyusun Draft kunjungan nasabah
1 Penyusunan dilakukan setiap periode setelah menerima data nasabah dari klien (Bank Mega) (Bank Mega)
Mencetak daftar kunjungan
per-nasabah yang telah di Acc supervisor
3 Daftar kunjungan dapat dicetak apabila sudah mendapat persetujuan dari supervisor field collection
Pembuatan laporan visit report & PTP
5 Pelaporan visit report dilakukan dua minggu sekali setelah mendapat data visit report & ptp dari field collector
Pengecekan
pembayaran nasabah
6 Pengecekan dilakukan setelah menerima data pembayaran dari klien (Bank Mega)
Field collector
Pencatatan data hasil kunjungan nasabah
4 Pencatatan status disesuaikan dengan kondisi nasabah saat ini Supervisor
field collection
Approval draft kunjungan nasabah
2 Supervisor dapat melakukan perubahan draft kunjungan nasabah
Monitoring kinerja field collector
7 Monitoring kunjungan dan monitoring status nasabah dilakukan setiap dua minggu sekali setelah menerima laporan dari admin field collection. Membuat catatan hasil
verifikasi lapangan
8 Verifikasi dilakukan apabila terdapat laporan nasabah bermasalah dan perlu dilakukan verifikasi lapangan
Evaluasi kinerja field collector
evaluasi target kunjungan minimum 150 nasabah dan evaluasi perolehan pembayaran minimum nasabah sebesar 10.000.000 rupiah dalam satu bulan. Hasil dari evaluasi adalah briefing, routing dan withdrawal.
3.1.2 Alir sistem saat ini
Gambar 3.1 merupakan proses bisnis secara umum yang dilakukan oleh sub
divisi field collection PT Chrismalist Artha dalam melakukan monitoring & evaluasi
kinerja field collector.
Proses Monitoring & Evaluasi Kinerja Field Collector
Admin Field Collector Field Collector
Klien(Bank) Supervisor Field Collection
Phase
Daftar perolehan penagihan Field
Collector Daftar perolehan penagihan Field
Collector Mulai
1. Menentukan nasabah yang ditangani Per-field
collector Data
Nasabah
list kunjungan nasabah
5. Mengisi Form PTP(Promise to
Pay)
7. Membuat laporan PTP &
Visit Report
Daftar perolehan penagihan Field
Collector 1
Data Nasabah
Data Pembayaran Nasabah
Laporan PTP & Visit Report
16. Evaluasi Hasil evaluasi
5 Nasabah
ditolak?
Y 2 Data Field
Collector
2. Aproval list kunjungan nasabah
kepada Spv
ACC ?
List Kunjungan
nasabah acc Y 1
T
Laporan PTP & Visit Report
4. Melakukan penagihan List Kunjungan
nasabah acc
List kunjungan nasabah acc
Laporan PTP & Visit Report Laporan PTP &
Visit Report
8. Pengecekan
Pembayaran Data Pembayaran
Nasabah
9. Pengecekan Field Collector
Data Nasabah
Extend Data Nasabah
Reject
Data Nasabah Reject
4
Nasabah lunas?
Y 14. Membuat
data nasabah baru
T
List nasabah lunas
3
10. Membuat list nasabah lunas
3
List nasabah lunas
Daftar perolehan penagihan Field
Collector
nasabah? Y 17. Routing
T
Daftar Routing Field Collector Visit reportVisit report
Form PTP Form PTP Daftar Routing
Field Collector
15. Verifikasi Hasil verifikasi
Gambar 3.1 Diagram Alir saat ini
1
1 Menentukan nasabah yang ditangani per-field collector (Distribusi
Proses ini menjelaskan tentang penyusunan dan pembagian data kunjungan nasabah kepada masing-masing field collector yang didapat dari klien (Bank Mega) setiap bulan.
List
Proses ini menjelaskan persetujuan tentang pembuatan list kunjungan
nasabah.
List
Kunjungan nasabah Acc
Decision:
Proses ini menjelaskan tentang persetujuan tentang penyusunan liat kunjungan nasabah. Jika tidak disetujui maka akan dilakukan penyusunan dan pembagian ulang list kunjungan nasabah.
List
Kunjungan nasabah Acc
3 3 Membuat dan mencetak
daftar
Kunjungan & surat tugas pernasabah
Proses ini menjelaskan tentang pembuatan list kunjungan dan surat tugas field collector untuk selanjutnya dibagikan kepada masing-masing field collector.
- Daftar
Data hasil kunjungan nasabah
Proses ini menjelaskan tentang tugas field collector setelah menerima daftar kunjungan dan surat tugas yaitu melakukan penagihan dengan mendatangi nasabah.
- Visit report
- PTP
Decision: Nasabah mau bayar?
Data hasil kunjungan nasabah
Proses ini menjelaskan tentang status nasabah apakah mau membayar atau tidak setelah proses penagihan. Jika tidak maka field collector akan mengisi visit report dan melakukan penagihan ulang di waktu yang
- Visit report
bersedia membayar. 5 Mengisi form
PTP
Data hasil kunjungan nasabah
Proses ini menjelaskan tentang kesanggupan nasabah dalam membayar tunggakan kartu kredit. Field collector akan mengisi form PTP sebagai bukti dan estimasi bahwa
nasabah bersedia melakukan pembayaran.
- Form PTP - Visit
report
6 Membuat visit report
Data hasil kunjungan nasabah
Proses ini menjelaskan apabila nasabah belum bersedia melakukan pembayaran atau tidak bisa
ditemui field collector akan mencatat visit report dan menyetorkan kepada admin.
Visit report
5 7 Membuat laporan Visit report & PTP
- Form PTP - Visit
report
Proses ini menjelaskan tentang pengumpulan data visit report dan PTP dari seluruh field collector untuk dibuat laporan Visit report & PTP kepada supervisor dan klien (Bank Mega).
- Laporan PTP - Laporan
visit report
6 8 Pengecekan Pembayaran nasabah oleh klien (Bank Mega)
Proses ini menjelaskan tentang pengecekan data hasil penagihan nasabah yang dilakukan oleh bank untuk memberikan laporan kepada perusahaan apabila
nasabah melakukan pembayaran tunggakan kreditnya kepada bank.
Data
pembayaran nasabah
9 Pengecekan field collector
- Laporan
Proses ini menjelaskan bahwa admin akan mencocokkan data pembayaran dengan form
PTP dan siapa field collector yang menangani nasabah.
Daftar perolehan penagihan field collector yang sudah dibayar
Proses ini menjelaskan tentang nasabah yang sudah melunasi tunggakan kepada bank. Jika ya maka
collector laporan siapa saja nasabah yang sudah melunasi tunggakan kartu kredit.
10 Membuat list nasabah lunas
Daftar perolehan penagihan field collector
Proses ini menjelaskan tentang pembuatan laporan nasabah yang sudah melunasu tunggakan kartu kredit untuk diserahkan kepada supervisor dan bank
Daftar
nasabah lunas
7 11 Monitoring Data PTP dan visit report
Proses ini menjelaskan tentang proses monitoring kinerja field collector oleh supervisor. Didalam visit report hanya terdapat laporan mengenai status terbaru nasabah dan tidak terdapat history.
- Data Nasabah skip?
Data PTP dan visit report
Proses ini menjelaskan tentang hasil penagihan nasabah apakah nasabah yang ditangani berstatus skip atau non-skip. Apabila skip data nasabah akan ditarik dan dikembalikan ke bank sedangkan apabila berstatus non-skip nasabah akan tetap dilakukan penagihan.
- Data
Proses ini menjelaskan tentang hasil penagihan nasabah non-skip. Nasabah non-skip akan tetap dilakukan penagihan dan dimonitoring.
Proses ini menjelaskan tentang hasil penagihan nasabah apakah nasabah berstatus skip tersebut masuk dalam level ditolak atau tidak. apabila masuk dalam level ditolak nasabah masih bisa dilakukan penagihan dengan melakukan evaluasi terlebih dahulu
13 Withdrawal - Data withdra wal
Proses ini menjelaskan tentang penarikan data nasabah dari field collector dan mengembalikan ke bank dalam bentuk laporan data nasabah reject.
data nasabah reject
Proses ini menjelaskan tentang pencapaian target penagihan field collector. Apabila belum mencapai target maka kinerja field collector akan dievaluasi berdasarkan status dari nasabah yang ditangani dan jumlah perolehan penagihan.
Hasil evaluasi (Briefing, data routing nasabah, data withdrawal nasabah)
14 Membuat data nasabah baru
Data nasabah reject
Proses ini menjelaskan pembuatan data nasabah baru oleh klien (Bank Mega)
Data Nasabah
8 15 Verifikasi Data verifikasi
Proses ini menjelaskan tentang proses verifikasi lapangan yang dilakukan supervisor berdasarkan laporan hasil monitoring. Hasil dari verifikasi adalah keputusan apakah nasabah
akan dilakukan perpanjangan atau withdrawal
Data hasil verifikasi
9 16 Evaluasi Kinerja
Data target Proses ini menjelaskan tentang evaluasi kinerja field collector berdasarkan total perolehan penagihan dan status nasabah yang ditangani. Hasil dari evaluasi bisa berupa perpindahan (routing), briefing dan withdrawal.
Hasil evaluasi (Briefing, data routing nasabah, data withdrawal nasabah)
17 Routing Data Routing nasabah
Proses ini menjelaskan tentang perpindahan penanganan nasabah antar field collector.
Berdasarkan gambaran alir sistem saat ini, maka selanjutnya dilakukan sebuah analisis sistem untuk mengetahui permasalahan yang terjadi pada masing masing stakeholder. Analisis sistem yang dilakukan terdiri dari dua, yaitu: melakukan analisis terhadap kelemahan sistem yang ada pada sistem saat ini dan melakukan analisis terhadap kebutuhan pada masing-masing stakeholder. Dari hasil analisis sistem ini ditemukan proses yang harus dieliminasi, proses-proses yang dapat berintregrasi menjadi satu fungsi maupun membangun fungsi baru. Meskipun terjadi proses eliminasi dan integrasi, tujuan dari sistem disesuaikan dengan tugas pokok dan fungsi stakehoder (Jogiyanto, 2005).
A. Analisis pada alir sistem Administrasi field collection
Berdasarkan alir sistem yang dilakukan oleh administrasi field collection terdapat beberapa permasalahan diantaranya:
1) Pada proses pembuatan daftar kunjungan nasabah admin harus menunggu approval list kunjuungan nasabah dari supervisor. Proses ini membutuhkan waktu yang lama mengingat list kunjungan nasabah diserahkan kepada supervisor dalam bentuk hardcopy sedangkan supervisor tidak berada di kantor setiap hari. Hal ini menyebabkan terjadinya keterlambatan pembagian daftar kunjungan nasabah kepada field collector sehingga penagihan nasabah menjadi tertunda.
aplikasi ms. Excel. Proses tersebut tentu tidak efisien karena membutuhkan waktu yang lama dan rawan terhadap kesalahan dalam memasukkan data. 3) Admin mengalami kesulitan pada saat pengecekan pembayaran nasabah.
Admin melakukan pengecekan dan penyesuaian data pembayaran nasabah dengan data PTP, namun sering terjadi pembayaran nasabah yang dilakukan tanpa PTP terlebih dahulu, sehingga admin juga harus mengecek pembayaran dari data visit report. Selain itu admin juga kesulitan mengetahui informasi sisa pembayaran nasabah dan nasabah yang sudah lunas. Hal tersebut digunakan untuk meberikan informasi kepada field collector dan memastikan bahwa data nasabah tersebut sudah dilakukan
withdrawal
Hasil analisa dari proses tersebut adalah dilakukannya otomasi pada tahap proses penentuan nasabah yang ditangani field collector karena sistem akan secara otomatis melakukan pembagian nasabah yang terpilih kepada masing-masing field collector. Kemudian dilakukan eliminasi pada proses pengecekan penanganan
field collector dikarenakan sistem akan secara otomatis melakukan pengecekan penanganan nasabah oleh field collector sesuai dengan data pembayaran yang diupload, serta dilakukan eliminasi pada proses pembuatan laporan visit report, laporan ptp dan laporan nasabah lunas.
B. Analisis pada alir sistem Field collector
field collector selesai melakukan penagihan akan dicatat kedalam buku catatan masing-masing tanggal penagihan, nama nasabah dan status nasabah. Pada kunjungan selanjutnya, field collector harus mencari catatan nasabah tersebut untuk melakukan update penagihan dan mencatat status terakhir nasabah. Hal ini akan membingungkan apabila dalam sehari field collector melakukan penagihan kepada lebih dari 10 nasabah dan jumlah nasabah yang ditangani diatas 100 nasabah maka akan membutuhkan waktu yang lama dalam pencarian data nasabah.
2) Terjadi kelalaian field collector dalam menangani nasabah yang melewati tanggal jatuh tempo PTP. Saat ini Field collector harus mengingat tanggal jatuh tempo PTP dari tiap nasabah kemudian untuk mengetahui informasi status pembayaran nasabah yang belum lunas atau belum melakukan pembayaran field collector harus menanyakan terlebih dahulu kepada admin melalui telepon.
Hasil analisa dari proses tersebut adalah dilakukannya eliminasi pada proses pelaporan data hasil kunjungan kepada administrasi field collection, kemudian dilakukan otomasi pada pencatatan data hasil kunjungan dan nantinya field collector dapat memperoleh informasi daftar kunjungan, pembayaran nasabah,
jatuh tempo PTP nasabah dan target kinerja masing-masing.
C. Analisis pada alir sistem Supervisor field collection
perusahaan sehingga monitoring tidak dapat dilakukan setiap hari melainkan hanya dilakukan setiap dua minggu sekali. Supervisor tidak dapat melakukan pemantauan perkembangan penagihan harian field collector sehingga penentuan nasabah skip dan nasabah non-skip hanya berdasarkan laporan visit report terakhir tanpa dilakukan analisa nasabah.
2) Dalam proses monitoring terdapat perhitungan untuk menentukan nasabah yang perlu dilakukan verifikasi namun saat ini belum dijalankan dikarenakan tidak terdapat informasi history visit report akibatnya penentuan nasabah yang harus diverifikasi dan harus dievaluasi menjadi tidak akurat.
3) Supervisor hanya melakukan evaluasi kinerja berdasar target kunjungan bulanan dan total perolehan pembayaran nasabah. Dalam menentukan routing, supervisor mengambil keputusan berdasar laporan lisan dari field
collector, sedangkan penentuan withdrawal hanya berdasarkan laporan visit report terakhir tanpa melakukan analisa history visit report nasabah. Hal ini
menyebabkan kesalahan dalam pengambilan keputusan serta keterlambatan penanganan nasabah.
